Gestió del temps als despatxos professionals… o com guanyar 80 minuts al dia, per a anar de canyesamb els amicsLlorenç Maristany

Economista. Censor Jurat de Comptes

Què veurem?

... i vosaltres, també sou d’aquests?

GESTIÓ EFICAÇ DE LES TASQUES

Fonts

Fases per a trossejar (1)

Fases per a trossejar (2)

Fases per a trossejar (3)

Fases per trossejar (4)

Què fem amb totes les classificacions anteriors?

Tasques que haguem de resoldre necessàriament aquell dia

Tasques que desitgem resoldre aquell dia

Tasques en funció del context– Situació

– Temps disponible

– Energia disponible

– Prioritat

Rutina setmanal

Un dia a la setmana, revisarem la totalitat de la informació (la que tenim al sistema, i la que encara no), amb la finalitat de:

– Incorporar al sistema, totes aquelles coses que estiguin fora d’aquest

– Processar de nou la informació, ja sigui per a clasificar les noves incorporacions, ja sigui per canviar etiquetes del que ja teníem

• Àrea clau (despatx, família, amics…)

• Acció següent, a l’espera...

• Context (e-mail, telèfon...)

• Data

EINES PER A GESTIONAR EFICAÇMENT LES TASQUES

Eines que ens ajuden a trossejar el nostre elefant i a menjar-nos-el (1)

Aplicacions informàtiques– Principis

• Adaptades al mètode GTD (almenys 4 etiquetes de classificació)

• Accés des de PC / MAC

• Accés des de Tablet / SmartPhone

• Sincronització a tots els aparells

• Baix cost

• Que la introducció d’una tasca sigui gairebé tan fácil / rápida, com si utilitzéssim un llapis i un paper

– Aplicacions• Full de càlcul (Excel, Google Sheets + Complements como AppSheet…)

• Toodledo / Microsoft Outlook

• Google calendar / Microsoft Outlook

• Pocket informant (per a integrar Toodledo, Google calendar i Evernote a una sola app)

• Google sites (per a integrar Toodledo, Google calendar i Evernote a una sola app)

• Complements / connectors (Toodledo, Google Calendar, Excel, IFTTT, Zapier…)

FEM QUE LES MÀQUINES TREBALLIN PER A NOSALTRES

Fem que les màquines treballin per a nosaltres

– Eines per accel·lerar la nostra escriptura

– Eines per a focalitzar-nos en la nostra feina

– Bases de dades: Gestió eficaç d’aquestes

– Xarxes socials corporatives (vs. e-mail)

– Automatització de procesos

– Gestió eficaç del correu electrònic

– Accel·leració de la búsqueda del coneixement al nostre propi ordinador

– Hardware necessari

Eines per a accel·lerar l’escriptura

.

Eines per a focalitzar-nos a la nostra feina

.

Bases de dades: Gestió eficaç (1)

– Principis per a mantener una base de dades

• Evitar duplicitats

• Que la información sigui correcta

• Que la informació estigui actualitzada

• Que la informació sigui rellevant

• Que la informació sigui fàcil d’arxivar

• Que la informació sigui fàcil de buscar / trobar

• Que sigui fàcil accedir a la informació

Bases de dades: Gestió eficaç (2)

– Compartir bases de dades

• Ens facilita el manteniment de les dades

• Evitem interrupcions (per a sol·licitar informació / per a donar informació)

• Ens permet accedir a les bases de dades des de qualsevol dispositiu (compartir amb nosaltres mateixos)

• Podem limitar què compartim i què no

– Què podem compartir per exemple?

Bases de dades: Gestió eficaç (3)

La gran base de dades: Google

Xarxes socials corporatives (vs. e-mail) (1)

Xarxes socials corporatives (vs. e-mail) (2)

Xarxes socials corporatives (vs. e-mail) (3)

• Alguns exemples de xarxes socials corporatives

Automatització de processos

Gestió eficaç del nostre correu electrònic (1)

Gestió eficaç del nostre correu electrònic (2)

Accel·leració de la recerca del coneixement dintre del nostre propi ordinador

Aprofitar el coneixement que tenim al nostre ordinador– Sincronitzar aplicacions al núvol per a poder disposar de la información en qualsevol moment i a

qualsevol lloc

– Utilitzar eines de recerca d’informació dintre del nostre propi ordinador

Hardware necessari

Ordinador (a casa i al despatx)• Connexió ràpida a internet• Millor dues pantalles que una

Telèfon amb connexió a internet– Aplicacions que permetin la predicció en l’escriptura

– Sincronització amb la resta de dispositius

Tablet– Prèvia: Per a treure un alt rendiment de la Tablet és necessari, prèviament:

• Haver-nos adaptat a treballar al núvol (en cas contrari, no li treurem tot el rendiment que podríem)• Hem de saber que, avui per avui, amb una taulet correctament configurada, podem treballar pràcticament igual que com ho

faríem amb un ordinador

– Treballar amb teclat– Sincronització amb la resta de dispositius