EL CONTROL

CONTROL ADMINISTRATIVO E INDICADORES DE GESTIÒN

Marketing – Finanzas –

Producción y Operaciones –

Talento Humano

ORGANIZACIÒN

DIRECCIÒN

CONTROL

PLANEACIÒN

1. Concepto de Control adtivo

2. Enfoques sobre control administrativo

3. Elementos básicos del control adtivo

4. El control y los sistemas integrales de evaluación de gestión 5. Clasificación de

Indicadores

6. Componentes de los indicadores

7. Herramientas de control adtivo

8. El tablero de mando como sistema de

control adtivo

9. La cultura de autocontrol en las

organizaciones

Concepto:

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• El proceso administrativo es el proceso de PLANEAR (definir la misión, los objetivos y las estrategias para el logro de los respectivos objetivos a partir de las competencias y las exigencias del entorno), ORGANIZAR (definir la estructura organizacional y los procedimientos, asignar recursos, etc.), DIRIGIR (Ejecutar lo planeado para lograr los resultados previstos por la compañía) y CONTROLAR (Evaluar y retroalimentar las actividades de la organización o compañía en función de lo planeado).

• El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemàtico de regular o medir las actividades que desarrolla la organizaciòn para que èstas coincidan con los

objetivos y expectativas establecidos en sus planes.

• De acuerdo con Konntz, en tèrminos clàsicos, el CONTROL es el proceso que consiste en supervisar las actividades que se desarrollan en una organizaciòn para garantizar que se

realicen segùn lo planeado y corregir cualquier desviaciòn significativa.

• IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Enfoques sobre Control Administrativo

Preventivo

(ANTES)

CONCURRENTE

(DURANTE)

RETROALIMENTACIÒN (POSTERIOR)

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Se realiza antes de que los procesos se implementen.

Se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una determinada actividad.

Se realiza sobre procesos ya efectuados.

ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Elementos del

Control Adtivo

Claridad sobre los objetivos de la organización

Establecimiento de estándares o indicadores de

desempeño

Medición de resultados

Comparación de medición de

resultados con estándares

Evaluación de resultados y toma

de acciones

Retroalimentación y reinicio del

proceso de control

Hitt, Black y Porter Retroalimentación

El Control y los Sistemas Integrales de Evaluación de Gestión

• Los indicadores de gestión en general son medios que hacen posible la evaluación de la organización en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Por ello, estos indicadores contribuyen a garantizar que los objetivos de las organizaciones se definan de forma clara y precisa para así poder evaluar su logro, pero también para conocer con relativa certeza las variables que afectan a los procesos organizacionales como consecuencia de los cambios internos y externos.

• UN BUEN SISTEMA DE INDICADORES DEBE PERMITIR CONOCER CON CLARIDAD EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL EN EL CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO.

Los indicadores deben permitir medir el uso que

la organización está haciendo de sus recursos y

capacidades.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN INDICADOR

• Precisión: son entendidos de forma clara por las personas de la organización

• Relevancia: Reflejan información prioritaria y critica.

• Apropiados: realmente reflejan información relevante.

• Prácticos: son fáciles de medir y en el momento que se requiere.

LOS INDICADORES SON PARTICULARES DE CADA ORGANIZACIÒN, POR CUANTO LOS OBJETIVOS Y

ESTRATEGIAS SON DIFERENTES DE UNA ORGANIZACIÒN A OTRA.

CLASIFICACIÒN DE LOS INDICADORES Indicadores que permiten evaluar el desempeño total o global de la empresa. Entre los cuales podemos mencionar: La rentabilidad organizacional, el índice de crecimiento organizacional, la participación en el mercado la satisfacción de los clientes.

DE GESTIÒN CORPORATIVA

Evalúan el desempeño de las unidades estratégicas de negocios de las organizaciones. Rentabilidad, satisfacción de los clientes.

DE GESTIÒN POR UNIDAD ESTRATEGICA DE

NEGOCIO

Son diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la organización. Ej: Indicadores financieros, de marketing, de producción y operaciones, de gestión humana, de investigación y desarrollo.

DE GESTIÒN UNIDADES FUNCIONALES

Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado período de tiempo por parte de la organización.

DE EFICIENCIA

Evalúan el grado de cumplimiento o el logro de los objetivos organizacionales.

DE EFICACIA

Evalúan el impacto en los indicadores de cada actividad.

DE EFECTIVIDAD

Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el mercado.

DE COMPETITIVIDAD

COMPONENTES DE LOS INDICADORES

COMPONENTES

Nombre

Objetivo

Fórmula

Unidad de Medición

Frecuencia de Medición

Período de tiempo en que

se mide

Responsable de la medición

Forma de REGISTRO

Fuente de la Información

EJEMPLO

Índice LIQUIDEZ

Determinar la LIQUIDEZ

Activo Corriente/Pasivo

Corriente

Pesos

Una vez por año

Diciembre de cada año

Director Financiero

Registros contables

Balance General.

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Presupuestos

Sistema de Información Gerencial

FINANCIERAS

MARKETING

PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE CONTROL

Estados Financieros

Análisis Financiero

Evaluación del desempeño

PRODUCCIÒN Y CALIDAD

Herramientas de control de calidad

Control de Producción

Ventas Clientes

Participación en el mercado

Ejemplos de Herramientas de Control Administrativo

FINANCIERAS

•Presupuesto de Ingresos, de gastos, de efectivo, etc.

•Balance General, Estado de Perdidas y Ganancias

•EVA (Valor Económico Agregado

PRODUCCIÒN Y

CALIDAD

• Círculos de calidad

• Benchmarking

• Six Sigma

• Normas Internacionales ISO

• Gobierno Corporativo

COMERCIALES

• Control de ventas

• Control de comisiones

• Control de clientes fidelizados.

El Cuadro de Mando Integral como Sistema de Control Administrativo –

Balanced Scorecard

• Es una herramienta que permite traducir la Visión de la Organización, expresada a través de su estrategia,

en un conjunto coherente de indicadores.

(Kaplan y Norton )

El Cuadro de Mando Integral es una herramienta útil para dirigir empresas de forma proactiva en el corto y en el largo plazo.

PERSPECTIVAS

Clientes

Procesos Internos

Tablero de Control

Financiera

Aprendizaje Crecimiento

A QUE PREGUNTAS DA RESPUESTA.-

Perspectiva

Financiera

• ¿Qué indicadores tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa se transformen realmente en valor ?

Perspectiva Del Cliente

•¿Qué indicadores tienen que ir bien para reflejar el posicionamiento de la empresa en el mercado o en los segmentos de mercado donde se quiere competir?

Perspectiva Proceso Interno

•Recoge indicadores de procesos internos que son críticos para el posicionamiento en el mercado y para llevar la estrategia a un buen desarrollo.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

• Responde la pregunta de que tanto se ha invertido en la mejora y el desarrollo de los recursos humanos

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Financiera

Aprendizaje Crecimiento

Clientes

Procesos Internos

“Potenciación del talento humano”

“Nos permitirá mejorarlos”

“Esto provocará un efecto positivo en nuestros clientes

“Mejores resultados para nuestra organización en lo financiero”

Causa y Efecto

GRACIAS