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EL CONTROL INTERNO Y LA GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CPCC. Andrés Moreno Aguilar
1 Setiembre - 2016
COSAS QUE SE DICEN DEL CONTROL INTERNO
• La responsabilidad del control interno es del Auditor y no de los funcionarios
• Implementar el Sistema de Control Interno en la Entidad es muy costosa, no tenemos presupuesto para implementarlo.
• Requiere la contratación de consultores o una empresa de Consultoría
• Tenemos muchas cosas que hacer.
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CONTROL INTERNO
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El Diccionario de la Real Academia define el control como la acción y
efecto de comprobar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir. Por su parte, WordReference, establece que el
control implica comprobar e inspeccionar una cosa (ejem. control
de calidad, sanidad, etc.), tener dominio o autoridad sobre alguna cosa (ejem. perder el control del
coche) o limitar o verificar una cosa (ejem. control de gastos, control de
velocidad, etc.).
A nivel académico, respecto de los estudios del ciclo gerencial y sus
funciones, el control se define como “la medición y corrección del
desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para
alcanzarlos” . En la misma línea, el control como actividad de la
administración “es el proceso que consiste en supervisar las
actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir
cualquier desviación significativa”
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a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales y mejora el rendimiento.
b. El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una gestión óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la entidad, en todos los niveles, así como en todos los procesos, sub procesos y actividades en donde se implemente.
c. El Control Interno es una herramienta que contribuye a combatir la corrupción.
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d. El Control Interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos.
e. El Control Interno facilita el aseguramiento de información financiera confiable y asegura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias.
En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
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La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces:
a. La adopción de decisiones frente a desviaciones de indicadores.
b. La mejora de la Ética Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e incompatibles.
c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementación de indicadores que la promuevan.
d. La aplicación, eficiente, de los planes estratégicos, directivas y planes operativos de la entidad, así como la documentación de sus procesos y procedimientos.
e. La adquisición de la cultura de medición de resultados por parte de las unidades y direcciones.
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La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces:
f. La reducción de pérdidas por el mal uso de bienes y activos del Estado.
g. La efectividad de las operaciones y actividades.
h. El cumplimiento de la normativa.
i. La salvaguarda de activos de la entidad.
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Como se ha visto en el acápite anterior, el Control Interno puede proporcionar información administrativa sobre las
operaciones de la entidad y apoyar a la toma de decisiones de una manera informada,
ayudando con el logro de sus objetivos. Sin embargo, frecuentemente, se tiene
expectativas mayores de lo que puede brindar.
Un sistema de Control Interno, aun cuando haya sido bien diseñado, puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- del logro de los objetivos
por parte de la administración. La probabilidad de conseguirlos está
afectada por limitaciones inherentes al entorno del sistema de Control Interno.
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a. Los juicios en la toma de decisiones pueden ser
defectuosos.
b. Pueden ocurrir fallas por simples errores o equivocaciones.
c. Los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas y la administración podría sobrepasar
el sistema de control interno.
d. El diseño de un sistema de Control Interno puede hacerse sin considerar el adecuado costo-beneficio, generando
ineficiencias desde el diseño.
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Si bien a partir de la definición general, y para fines prácticos de supervisión y evaluación el significado de Control Interno se ha descompuesto en acciones, actividades, planes, etc. por cada tipo de objetivo, es necesario recordar que el Control Interno no debe ser un hecho o circunstancia aislada, sino una serie de acciones que están relacionadas intrínsecamente con las actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de la entidad continuamente y son inherentes a la manera en la que la gerencia administra la entidad.
El Control Interno, por lo tanto, no debe ser visto como un hecho adicionado a las actividades de la entidad o como una obligación. El Control Interno debe ser incorporado a las actividades de la entidad y es más efectivo cuando se construye dentro de la estructura organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización.
El Control Interno debe ser diseñado desde la propia gestión, no por encima de las actividades, sino como parte del ciclo de gestión. Al diseñar el Control Interno desde adentro, éste se vuelve parte integrada de los procesos de planificación, ejecución y seguimiento de la entidad.
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Este objetivo está relacionado con los controles internos que adopta la entidad pública para asegurar que se ejecuten las
operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía.
La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programadas.
La eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos
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La economía se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible.
Estos controles comprenden los procesos de planeación, organización, dirección y control de las operaciones de la entidad, así como los sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
Este control interno en el sector público debe permitir promover mejoras en las actividades que desarrollan las entidades públicas y proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los servicios.
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Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la entidad pública para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o apropiaciones indebidas, que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de dispendio, irregularidad o uso ilegal de recursos.
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Este objetivo está relacionado con el hecho que la entidad pública, mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos, asegura que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos y 21 concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental; así como con el cumplimiento de sus competencias y funciones
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Este objetivo está relacionado con las políticas, métodos y
procedimientos dispuestos por la entidad
pública para asegurar que su información
elaborada sea válida y confiable y revelada
razonablemente en los informes.
Una información es válida y confiable
porque se refiere a operaciones o
actividades que ocurrieron realmente y porque cumple con las condiciones necesarias para ser considerada
como tal.
Una información confiable es aquella que
brinda confianza a quien la utiliza.
CONTROL GUBERNAMENTAL
Ley N 27785 “Artículo 6º.- Concepto
El control gubernamental consiste en
la supervisión, vigilancia y verificación
de los actos y resultados de la
gestión pública, en atención al grado
de eficiencia, eficacia, transparencia y
economía en el uso y destino de los
recursos y bienes del Estado, así
como del cumplimiento de las normas
legales y de los lineamientos de
política y planes de acción, evaluando
los sistemas de administración,
gerencia y control, con fines de su
mejoramiento a través de la adopción
de acciones preventivas y correctivas
pertinentes.
CONTROL INTERNO
CONTROL EXTERNO
Es Integral y
Permanente
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Control Interno Gubernamental
CONTROL INTERNO
PREVIO SIMULTANEO POSTERIOR
Preventivo
Comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior
que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus
recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
Compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y servidores públicos de las
entidades según sus responsabilidades y
funciones
Ejercido por los responsables superiores
del servidor o funcionario ejecutor y por el
Órgano de Control Institucional
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Control Externo Gubernamental
CONTROL EXTERNO
PREVIO
SIMULTANEO
POSTERIOR Podrá
ser
Conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete
aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de
ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de
los recursos y bienes del Estado. Se realiza mediante acciones de control
- Cuando se determine
taxativamente por la presente
Ley.
- Por normativa expresa.
- Ello en ningún caso conlleve
injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo
de la administración de la
entidad, o interferencia en el
control posterior que
corresponda. 26
CONTROL PREVIO DE LA CGR
Adquisiciones y contrataciones con caráter secreto, secreto militar o de orden interno
Ejecución y pago de presupuestos adicionales de obra pública y mayores prestaciones de supervisión.
Endeudamiento y garantías
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NORMATIVA VIGENTE
Ley Orgánica del
Sistema Nacional
de Control y de la
Contraloría General
Define el Control
Gubernamental, lo
clasifica en interno
y externo, en
previo, simultáneo
y posterior
Ley 27785
Ley de Control
Interno de las
Entidades del
Estado
Definición,
objetivos,
componentes
R.C. N° 320-2006-
CG, Aprueba las
Normas de Control
Interno
R.C. N° 458-2008-CG,
aprueba la Guía para
la implementación del
Sistema de Control
Interno de las
entidades del Estado
Establece disposiciones del Art. 10 de la Ley
28716 que posterga la
implementación del SCI
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Control Interno
Es un proceso integral,
efectuado por el titular, funcionarios y servidores
Diseñado para enfrentar a los riesgos
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Control Interno
Proporciona seguridad
razonable
Logro de la misión y los objetivos
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Limitaciones a la eficacia del Control Interno
- No garantiza por sí misma una
gestión eficaz y eficiente, con
registros e información financiera
íntegra, precisa y confiable
• No está libre de errores,
irregularidades o fraudes.
• La eficacia del control interno
puede verse afectada por
limitaciones en los recursos
humanos y materiales, tanto como a
cambios en el ambiente externo e
interno
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Ley N 28716 - Ley de Control Interno de las
Entidades del Estado
Principales disposiciones:
• Art. 3 .- Sistema de Control Interno
• Define 7 componentes
• Art. 4 .- Implantación del Control Interno
• Art. 5 .- Funciones del Control Interno
• Art. 6 .- Obligaciones del Titular y Funcionarios
• Art. 7 .- Responsabilidad del SNC
• Art. 8 .- Responsabilidad
• Art. 10.- Competencia normativa de la CGR 32
NORMAS DE CONTROL INTERNO RC N° 320-2006-CG
• Las Normas de Control Interno constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las Entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de información y de valores éticos, entre otras. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las Entidades del Estado.
• Aplicación
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NORMAS DE CONTROL INTERNO
Las Normas de Control interno se encuentran agrupadas en cinco (5) componentes y suman un total de 37:
COMPONENTES Cantidad
1.- Ambiente de Control 8
2.- Evaluación de Riesgos 4
3.- Actividades de Control Gerencial 10
4.- Información y Comunicación 9
5.- Supervisión 6
TOTAL 37
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NORMAS DE CONTROL INTERNO
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1.1 Filosofía de la Dirección
1.2 Integridad y Valores Éticos
1.3 Administración Estratégica
1.4 Estructura Organizativa
1.5 Administración de los RRHH
1.6 Competencia profesional
1.7 Asignación de Autoridad y responsabilidad
1.8 Órgano de Control Institucional
1. NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL
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2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos
2.2 Identificación de Riesgos
2.3 Valoración de los Riesgos
2.4 Respuesta al Riesgo
2. NORMA GENERAL PARA LA EVALUACION DE RIESGOS
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3.1 Procedimientos de autorización y aprobación
3.2 Segregación de Funciones
3.3 Evaluación Costo - Beneficio
3.4 Controles sobre acceso a los recursos y archivos
3.5 Verificaciones y conciliaciones
3.6 Evaluación del desempeño
3.7 Rendición de cuentas
3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas
3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas
3.10 Controles para las T.I. y comunicaciones
3. NORMA GENERAL PARA ACTIVIDADES DE CONTROL
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4.1 Funciones y características de la Información
4.2 Información y responsabilidad
4.3 Calidad y suficiencia de la información
4.4 Los sistemas de información
4.5 Flexibilidad al cambio
4.6 Archivo institucional
4.7 Comunicación Interna
4.8 Comunicación Externa
4.9 Canales de Comunicación.
4. NORMA GENERAL PARA INFORMACION Y COMUNICACIÓN
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5.1 Normas Básicas para actividades de prevención
y seguimiento.
- Prevención y Monitoreo
- Monitoreo oportuno del Control Interno
5.2 Normas básicas para el seguimiento de resultados
- Reporte de Deficiencias
- Seguimiento e implantación Medidas
5.3 Normas básicas para compromisos de mejoramiento
- Autoevaluación
- Evaluaciones Independientes
5. NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN
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GUÍA DE IMPLEMENTACION Sistema de Control Interno
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Metodología de Implementación
Aprueba la Normas de Control Interno Aprueba la
Guía para la implementación del SCI
Ley N. 28716
R.C. N 320-2006-CG
R.C. N 458-2008-CG
Implementación del SCI 42
Plazos y Entregables antes del DU - 067
12 Primeros Meses (30.Oct.2009)
Informe de Avance de la
Implementación
Informe de Autoevaluación
OCI
12 Meses Siguientes (30.Oct.2010) Plazo Máx. para implementación del SCI
Informe Final de implementación
CGR
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OBJETIVOS
Principal: Proveer una metodología para la implementación
de los componentes que conforman el SCI.
Además:
• Servir de referencia para la implementación de las NCI
• Promover la aplicación de una estructura de CI uniforme
que se adapte a cada entidad
• Exponer con mayor amplitud los criterios utilizados en
las NCI
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FASES
Evaluación Ejecución Planificación
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PLANIFICACION
- Acta Compromiso
- Constitución del Comité Control Interno - Diagnóstico - Plan de Trabajo
-Implementación en el nivel de Entidad - Implementación a nivel de Procesos
-Evaluación a nivel de Entidad. -Evaluación a nivel de Procesos
EJECUCION
EVALUACION
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PLANIFICACION
- ACTA DE COMPROMISO - CONSTITUCION DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO - DIAGNOSTICO - PLAN DE TRABAJO
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COMPROMISO - Acta Compromiso - Constitución del Comité Control Interno
- Programa de Trabajo
- Recopilación de Información - Análisis de Información (identificar debilidades) - Análisis Normativo (con relación NCI) - Identificación Debilidades (causas) - Fortalezas - Informe de Diagnóstico
Descripción de Actividades * Personas Responsables * Tiempos y Plazos * Cronograma de Ejecución - Desarrollo del Plan de Trabajo * Estructura Organizativa: D / OyF / E * Cronograma General: Resumen P.T. * Elaboración Detallada del P.T.
DIAGNOSTICO
PLAN DE TRABAJO
PLANIFICACION
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COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION
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COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION
• Suscribir y difundir el Acta de Compromiso • Invocar a servidores y funcionarios para que participen activamente en la implementación del Acta de SCI • Conformación de comité encargado de dirigir la implementación del SCI
• Dependencia directa del Titular • Miembros titulares y suplentes • Propondrá capacitación al personal de la entidad • Diagnóstico sobre el SCI de la entidad • Coordinador de acciones para la implementación e informe de seguimiento. • OCI en calidad de veedor
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COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION
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2. DESIGNACION DEL COMITE
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3.- DIAGNOSTICO
2.- RECOPILACION DE LA
INFORMACION
1.- PROGRAMA DE TRABAJO
6.- INFORME DEL DIAGNOSTICO
5.- IDENTIFICACION DE LAS
DEBILIDADES Y FORTALEZAS
4.- ANALISIS NORMATIVO
3.- ANALISIS DE LA INFORMACION
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1.- PROGRAMA DE TRABAJO
• Objetivos del diagnóstico
• Alcance del diagnóstico: Controles a
nivel entidad o general
bajo el marco de las NCI
• Descripción de las actividades a
desarrollar
• Cronograma de trabajo (con fechas
programadas de inicio
y término)
• Responsable de cada actividad. 54
2.- RECOPILACION DE LA INFORMACION
Se deberá identificar, clasificar y seleccionar la
información interna de tipo documental que regule
o contenga información relacionada con los
controles establecidos en la entidad, así como
sobre sus procesos.
Documentos a consultar:
-Organigrama
- Manuales
-Políticas institucionales
-Acuerdos, Oficios
-Directivas internas, procedimientos establecidos
-Evaluaciones, informes institucionales, etc.
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2.- RECOPILACION DE LA INFORMACION - TECNICAS
VERBALES
OCULARES
DOCUMENTALES
ESCRITAS
•Obtención Información Oral . •Indagaciones •Encuestas.
•Observación. •Comparación o confrontación •Revisión Selectiva
•Comprobación •Revisión Analítica
•Análisis •Confirmación •Tabulación
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3.- ANALISIS DE LA INFORMACION
PRUEBAS SELECTIVAS
ENTREVISTAS
ENCUESTAS
CUESTIONARIOS Y LISTAS DE
VERIFICACION
•Selección de muestras •Aplicación de Técnicas de muestreo
•A nivel personal o grupal
•Obtener información estadística sobre una muestra representativa
•Será con base en criterios, normas de control, buenas prácticas y otros que el evaluador considere
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LISTA DE VERIFICACION
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LISTA DE VERIFICACION
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LISTA DE VERIFICACION
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4.- ANALISIS NORMATIVO
• Análisis de la Normativa Interna con
respecto a las Normas de Control Interno.
• Normativa interna: Resoluciones, directivas,
reglamentos, etc.
• Se debe considerar los objetivos de cada
componente
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ANALISIS NORMATIVO
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5.- IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS
• Se mostrará los resultados de forma
agrupada, por cada componente, identificando
las debilidades (con sus causas) y las
fortalezas del Sistema de Control Interno
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6.- INFORME DEL DIAGNOSTICO
•El nivel de desarrollo, organización y vigencia del
SCI actual
•Los elementos de control que conforman el SCI
•Las deficiencias, vacios y oportunidades de mejora
•Ajustes o modificaciones que deben efectuarse
•Identificación de los principales procesos y áreas
críticas
•Normas pendientes de implementar
•Estimación de recursos económicos, materiales y
personal requerido para la implementación.
•Lineamientos para el Plan de Trabajo. 65
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PLAN DE TRABAJO
• Documento por el cual se definirá el curso de acción a seguir para la implementación del SCI
• Insumo Principal: Resultados del Informe de Diagnóstico
• Las acciones del Plan de Trabajo deben guardar correlación con los planes operativos de la Entidad.
• Consta de dos fases:
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4.- PLAN DE TRABAJO
- Personas Responsables - Tiempos y Plazos - Cronograma de Ejecución
- Estructura Organizativa - Cronograma General: Resumen P.T. - Elaboración Detallada del P.T.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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ELABORACIÓN DETALLADA DEL PLAN DE TRABAJO
REGLAMENTO DE FUNCIONES
PROVISIÓN DE RECURSOS
CAPACITACIÓN
SENSIBILIZACIÓN Y SOCIALIZACION DEL CONTROL INTERNO
Se establece los objetivos y las funciones de sus integrantes, definiendo la metodología y documentación a emplear, así como el lugar, periodicidad y horario de sus reuniones de trabajo.
El Equipo de trabajo determinará objetivamente los recursos que requerirá para cada actividad
El Equipo definirá las necesidades de capacitación para dar cumplimiento a los objetivos y actividades del Plan.
El equipo de trabajo con apoyo de la Alta Dirección lleve a cabo un proceso de sensibilización y socialización con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal en la implementación del control interno.
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