El estudio de factibilidad

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

El estudio de factibilidad

¿Qué es un estudio de Factibilidad?

Un estudio de factibilidad es una versión comprimida del proceso total de análisis y diseño del sistema.El estudio comienza clarificando la definición del problema. Se confirma o se corrige la definición inicial de alcances y objetivos, y se identifica cualquier restricción impuesta sobre el sistema.Una vez que se ha generado una definición aceptable del problema, el analista desarrolla un modelo lógico del sistema. Luego comienza la búsqueda de soluciones alternativas, usando este modelo como referencia.Después se analizan cuidadosamente las alternativas para verificar su factibilidad. Al menos se pueden considerar tres tipos diferentes de factibilidad:

1. Técnica: ¿Puede implementarse el sistema usando la tecnología actual?

2. Económica: ¿Los beneficios superan los costos?3. Operacional u organizacional: ¿Puede implementarse el

sistema en esta organización? O a que nivel esta el personal

Para cada solución factible, el analista prepara una planificación preliminar de la implementaron.Los resultados del estudio de factibilidad se presentan al gerente y al usuario. Casi siempre se requiere un informe escrito, y son comunes las presentaciones orales. Una recomendación posible es “abandone el proyecto”. Asumiendo que el analista ha encontrado una solución factible, el estudio de factibilidad debe proporcionar un sentido de dirección técnica para el proyecto; por ejemplo: un plan de avanzar.¿Cuánto tiempo debe gastarse para el estudio de factibilidad? La respuesta depende del alcance del proyecto. Para un cambio menor, en el formato de un informe existente, puede ser adecuada una breve conversación telefónica. Sobre un proyecto estimado de unos cuantos miles de pesos para desarrollar un nuevo sistema contable, un estudio de factibilidad de algunas semanas es probablemente razonable. Para el desarrollo de un nuevo software para la compañía, en un paquete millonario, puede tener sentido gastar seis meses o un año diseñando t probando un prototipo del sistema. El costo del estudio de factibilidad debe ser aproximadamente del 5 al 10% del costo estimado total del proyecto.En las próximas páginas, describimos los pasos involucrados en un estudio típico de factibilidad. Utilice esta descripción como un lineamiento general, pero recuerde que no hay dos sistemas iguales. Los pasos describen un estudio de factibilidad de varios días de duración.

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Los pasos en un estudio típico de factibilidad

1. Definir los alcances y objetivos del sistema. Durante la definición del problema, se preparó una definición de alcances y objetivos. El analista debe confirmar la definición del problema, el alcance anticipado del proyecto, y los objetivos del sistema. Cualquier restricción debe identificarse claramente. Se requerirá realizar entrevistas con personal clave y alguna revisión del material escrito. Esencialmente, el analista intenta responder una pregunta muy simple: ¿Estoy trabajando en el problema correcto?. Debe hacerse la pregunta

2. Estudio del sistema existente (si hay uno). El sistema existente es una fuente de información. Obviamente, si un sistema se usa, debe estar realizando algún trabajo útil, y sus funciones básicas deben incorporarse al nuevo sistema. Por otro lado, si el sistema existente hace un trabajo correcto, no tendríamos necesidad de un nuevo sistema; así, cualquier problema identificado en el sistema viejo debe ser corregido. Finalmente, el costo de operación del sistema existente representa un nuevo objetivo económico; si el nuevo sistema no proporciona beneficios adicionales y/o reducción de costos, debe mantenerse el viejo sistema.Analicemos cuidadosamente los procedimientos y la documentación escrita. Entendamos también el sistema informal. Sigamos el flujo de trabajo; un buen punto de comienzo es la lista de distribución de los informes generados por el sistema. Aprendamos que hace el sistema, y porque lo hace así. Obtengamos datos de costos; sepamos el costo de operar el sistema actual. Considere necesario entrevistar gente. Recuerde que la relación entre un Analista de Sistemas y un usuario es similar a la que existe entre un doctor y un paciente. El usuario frecuentemente describe síntomas y no problemas reales, y el analista debe interpretar esa información.Un error común es gastar mucho tiempo en analizar el sistema existente. El objetivo no es documentar lo que se hace, sino entender lo que se hace. El analista no debe interesarse en como trabaja el sistema, debe concentrarse en qué es lo que hace.Construya un diagrama de flujo de datos y un diccionario de datos del sistema viejo; otra posibilidad es un diagrama de flujo de datos del sistema de alto nivel. No gaste mucho tiempo en detalles de implementación; por ejemplo, evite dibujar diagramas de lógica de programas a menos que este tratando de definir un algoritmo importante.Pocos sistemas existen en el vacío; muchos hacen interfaz con otros. Defina estas interfaces; ellas representan restricciones muy importantes para el diseño del nuevo sistema.

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3. Desarrolle un modelo lógico de alto nivel del sistema propuesto. En este momento, el analista debe tener un buen sentido de las funciones y restricciones del sistema nuevo. Un modelo lógico del sistema nuevo puede construirse usando un diagrama de flujo de datos y tal vez un diccionario de datos. Más adelante, este modelo lógico puede usarse en el diseño del sistema nuevo.

ViejoLógico 1

Nuevo 3

Físico 2 4

Fig. 1: Un buen diseño comienza con el sistema físico existente, desarrolla un modelo lógico de este sistema, usa el modelo para construir un modelo lógico del sistema propuesto, y luego basa el sistema físico nuevo en este modelo lógico.

4. Redefinir el problema a la luz de los nuevos conocimientos. Desarrollando un modelo lógico del sistema propuesto, el analista esta diciendo: “Esto es lo que yo pienso que el sistema debe hacer”. ¿Esta el usuario de acuerdo? Esto es fácil de descubrir. Pregunte.En esta etapa, el analista debe revisar la definición del problema, el alcance y los objetivos con el personal clave, usando el diagrama de flujo de datos lógico y el diccionario de datos como una base para la discusión. Si el analista no ha comprendido, o el usuario ha pasado por alto algo, ahora es el momento de descubrirlo. Piense a los primeros cuatro pasos del estudio de factibilidad como un todo. El analista define el problema, lo analiza, desarrolla una solución tentativa, redefine el problema, lo reanaliza, revisa la solución, y continúa este proceso cíclico hasta que el modelo lógico reúne los objetivos del sistema.

5. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas. Dado un modelo lógico del sistema propuesto, el analista puede comenzar a generar alternativas de soluciones físicas de alto nivel. ¿Cómo hace un analista para generar estas alternativas? Tal vez la propuesta más fácil es comenzar con la factibilidad

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técnica, y pensar una variedad de formas en que el problema pueda ser resuelto. Por ejemplo, a través del proceso de identificar fronteras de automatización sobre un diagrama de flujo de datos. Cada una de estas fronteras de automatización representan una posible solución física; el analista puede definir varios conjuntos de fronteras de automatización, y luego determinar como puede implementarse el sistema con cada conjunto.Otra opción es usar una técnica conocida como Brainstorming. Dado el modelo lógico del sistema y una o dos horas de tiempo interrumpido, el analista y unos pocos colegas técnicos se reúnen para soñar posibles soluciones. Las reglas son simples. Todos contribuyen con posibles soluciones al problema. A nadie se le permite criticar, y no se evalúan las sugerencias. La cuestión es compilar simplemente una lista de ideas. Una sesión de Brainstorming puede terminar en un tiempo predeterminado, o cuando se ha generado un cierto número de alternativas. Después de la sesión, el analista debe evaluar las sugerencias y seleccionar unas pocas que parezcan razonables.Muchos analistas prefieren usar una lista de control. Por ejemplo, se pueden desarrollar diferentes tipos de sistemas sobre diferentes tipos de computadoras; unos pocos representativos se resumen en la fig. 2. Cada bloque en la matriz es un tipo particular de sistema, un sistema batch sobre un microcomputador, un sistema batch sobre un mainframe, un sistema interactivo sobre un minicomputador, etc.Usando la matriz como guía, el analista puede determinar un sistema para cada bloque. Siempre deben considerarse dos alternativas adicionales, el sistema existente y un sistema manual.

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ComputadorOrigen Tipo Microcom-

putadorMinicomputa-

dorMain frame

Servicio de computación

Servicio de Tiempo

compartido

InternoBatchInteractivoTiempo real

ExternoBatchInteractivoTiempo real

Pre-planeado

BatchInteractivoTiempo real

Sistema Existente ______________________Sistema Manual ______________________

Fig. 2: Un listado de control de tipos de sistemas.

Una vez que se ha generado un conjunto de alternativas básicas, la elección inicial puede hacerse sobre la base de la factibilidad técnica. Si, por ejemplo, un sistema requiere un tiempo de respuesta de entre 3 y 4 segundos, puede desecharse cualquier alternativa batch. Si los programadores no están entrenados en programación interactiva, deben descartarse los sistemas interactivos. Al final de este proceso, el analista debe tener un conjunto de alternativas técnicas factibles.Después debe considerarse la factibilidad operacional y organizacional. Por ejemplo, el usuario puede oponerse por principio a un servicio computarizado externo o un servicio de tiempo compartido. Otra organización puede tener un prejuicio contra un vendedor particular de hardware, o por un tipo particular de sistema. La política de la compañía puede estar a favor o en contra de una situación particular. Básicamente, el analista debe controlar cada alternativa remanente contra el modo en que la organización hace el trabajo, y eliminar cualquiera que pueda ser operacionalmente inaceptable.Consideremos después la factibilidad económica. Estimemos el costo de desarrollo y operación de cada alternativa remanente. Estimemos los ahorros de costos y/o incrementos

Solo debemos considerar en mayor profundidad aquellas alternativas que producen un retorno positivo de la inversión.Finalmente, desarrollemos un plan de implementaron, para cada alternativa que pase las pruebas de factibilidad técnica, operacional y económica. Este plan no tiene que ser detallado; vincúlelo al ciclo de vida del sistema, y estime la fecha de terminación para cada fase.

6. Decidir sobre un curso de acción a recomendar. La decisión clave que surge del estudio de factibilidad es si se continua o se

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abandona el proyecto. Indique claramente esta recomendación clave de “seguir / no seguir”. Asumiendo que la recomendación es continuar con el proyecto, el analista debe seleccionar la mejor alternativa, y justificar la elección.

7. Esbozar un plan de desarrollo. Asumiendo que la gerencia aceptó el curso de acción recomendado, se debe desarrollar un plan de implementación. Estimar requerimientos de personal, e indicar cuando serán necesarios analistas, programadores y otro personal técnico. Estimar el costo de cada etapa en el ciclo de vida del sistema. Finalmente, provea un plan claro y detallado y un conjunto de estimaciones de costo para la próxima etapa, el análisis.

8. Redactar el estudio de factibilidad. Un modelo de un estudio de factibilidad típico se ilustra en la fig. 3. Recuerde que todos los estudios de factibilidad son diferentes; este modelo puede usarse solo como una guía.

9. Presentar los resultados a la gerencia y usuario. La decisión de asignar fondos al proyecto debe ser tomada por la gerencia, y no por el analista.

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A. Página del Título. Nombre del proyecto, título del informe, autor(es), fecha.

B. Contenidos. Una lista de las secciones del informe con números de páginas.

C. Definición del problema. Una descripción del problema clara, concisa y en una página.

D. Resumen ejecutivo. Un resumen del estudio de factibilidad claro, conciso y en una página, los resultados y las recomendaciones. Incluye autorizaciones necesarias, fuentes claves de información, alternativas consideradas, y alternativas rechazadas. Resalta los costos, beneficios, restricciones, y tiempo planificado asociado con la alternativa recomendada.

E. Método de estudio. Una descripción razonablemente detallada de la estrategia y procedimientos usados en la conducción del estudio de factibilidad. Mencione sus fuentes y referencias, e identifique al personal clave. Describa brevemente el sistema existente (si es apropiado). Gran parte de los detalles están en el apéndice: incluya solo aquellos directamente relevantes al estudio o a sus conclusiones.

F. Análisis. Un análisis de alto nivel del sistema lógico propuesto. Incluya una definición de los objetivos del sistema, restricciones, y alcances; debe ser mas detallado que el desarrollado durante la definición del problema. Incluye un diagrama de flujo de datos lógico y tal vez un diccionario de datos elemental para el sistema propuesto. Identifique interrelaciones claves con otros sistemas.

G. Alternativas consideradas. Para cada alternativa seriamente considerada, incluya una definición de su factibilidad técnica, operacional y económica, una estimación del plan de implementación, un diagrama de flujo de sistema de alto nivel u otra descripción del sistema. Sea completo, pero no exagere, gran parte del detalle esta en el apéndice.

H. Recomendaciones. Establezca claramente el curso de acción recomendado. Provea material para soportar y justificar sus recomendaciones; en particular, provea un análisis de costo/beneficio.

I. Plan de desarrollo. Incluya un plan proyectado y los costos proyectados para cada etapa en el ciclo de vida del sistema, asumiendo que se seguirá el curso de acción recomendado. Proporcione estimaciones de tiempo y costo detallados para la próxima etapa en el proceso, el análisis.

J. Apéndice. Cuadros, gráficos, estadísticas, listas de entrevistas, resúmenes de entrevistas seleccionadas, diagramas, memos, notas, referencias, contactos, etc.; en resumen, los detalles que soportan el estudio. Considere tener el apéndice disponible cuando se necesite.

Fig. 3. Un modelo de un estudio de factibilidad típico.

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FASES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

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DEFINIR ALCANCES Y OBJETIVOSFASE 1

ESTUDIO DEL SISTEMA EXISTENTEFASE 2

DESARROLLAR UN MODELO LÓGICO DEL SISTEMA ACTUAL

FASE 3

REDEFINIR EL PROBLEMAFASE 4

DESARROLLAR Y EVALUAR SOLUCIONES ALTERNATIVAS

FASE 5

DECIDIR SOBRE UN CURSO DE ACCION A RECOMENDAR

FASE 6

ESBOZAR UN PLAN DE DESARROLLOFASE 7

REDACTAR EL ESTUDIO DE FACTIBILIDADFASE 8

PRESENTAR EL RESULTADO A LA GERENCIA Y AL CLIENTEFASE 9

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