El futuro de los archivos de informacin estn en la web afirm el
experto en archivstica, Dr. Julio Cerd Daz, de la Universidad de
Alcal, Espaa, quien estuvo de visita en la Universidad de Costa
Rica (UCR) y considera que el tradicional archivo, el fichero e
incluso los estantes para libros quedarn, muy pronto, en el
pasado.
El concepto de archivo est evolucionando rpidamente y la
informacin se basa cada vez ms en el concepto de red, ms que en la
organizacin de documentos fsicos. El pensamiento en red, la
rapidez, la economa y la desmaterializacin son los nuevos valores
que deben guiar la labor de los profesionales de la informacin,
manifest.
Los archivos en la era digital preparados para el futuro? es el
ttulo de la conferencia que ofreci el Dr. Cerd a profesores,
estudiantes y profesionales de la archivstica de la UCR, invitado
por la Facultad de Ciencias Sociales y la Escuela de Historia, en
colaboracin con la Direccin General del Archivo Nacional Aunque es
optimista al anunciar que estos cambios llegarn en las prximas
dcadas, reconoce que existe una brecha digital difcil de superar,
no slo en el acceso a internet, sino en la capacidad de las
personas para utilizarla, por lo tanto los verdaderos cambios
debern venir con planes formativos que eduquen a las personas para
el uso de las tecnologas.
El elemento clave para este cambio es el factor humano,
especialmente los gestores y los archivistas son los que van a
promover, impulsar y liderar el cambio social y cultural en las
prximas dcadas. Para ello, debern tener actitud positiva para
cambiar los mtodos tradicionales de organizar la informacin, segn
explic.
El Dr. Julio Cerd realiz su tesis doctoral sobre el tema de los
archivos municipales en Espaa en los dos ltimos siglos.
l opina que las instituciones que manejan archivos pblicos deben
incorporarse lo ms pronto posible a esta tendencia mundial y
ofrecer en la web toda la informacin pblica, pues las sociedades
que no cuentan con archivos abiertos son democracias deficitarias.
Es triste que hayan sistemas de archivo que no busquen integrarse a
redes, pues crear acceso global al conocimiento local es la
metaDesde los aos 60 los rpidos avances en las tecnologas de la
informacin han llegado a muchos mbitos, y han afectado tambin a los
archivos. En este campo se comenz a utilizar la informtica para
gestionar los grandes volmenes de informacin que se generaban;
despus empez a crecer el nmero de documentos creados directamente
en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato
electrnico en el que haban sido originados, dando lugar a
documentos electrnicos de archivo.Los archivos tambin han sufrido
cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para
acoger a los nuevos documentos electrnicos. ElCIA(Consejo
Internacional de Archivos)determina que las funciones del archivo
son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar
que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se
incluyen en la funcin del archivo comienzan en la primera etapa del
ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo,
y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es
asegurar la creacin y la preservacin del valor probatorio de las
actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos.Al tratarse de documentos electrnicos, la funcin del
archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la
creacin de los documentos, su valoracin y seleccin, su preservacin,
su acceso y su uso.No se puede decir todava que se ha llegado a la
oficina sin papeles, pero s que cada vez son ms los documentos que
nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.Qu es un documento electrnico de archivo?Siguiendo las
indicaciones delConsejo Internacional de Archivos, definiremos
documento sin ms como: informacin registrada, producida o recibida
en el inicio, en el proceso o en la resolucin de una actividad de
una institucin o de un particular, y que consta del contenido, del
contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad
de valor probatorio. Hay que aclarar que el contexto se refiere a
los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo quin
firma, la relacin que tiene con otros documentos (del mismo
expediente o de otros), la funcin que ejerce...Respecto al
documento electrnico, la normativa australiana de gestin de
documentos1 propone como definicin la siguiente: unidades
estructuradas de informacin registrada, publicada o no publicada, y
gestionada como unidades discretas en sistemas de informacin. En
esta definicin se atiende a dos caractersticas: Son unidades
estructuradas de informacin registrada. Los documentos electrnicos
tienen una estructura lgica de relaciones entre pequeos elementos
de datos que comprenden el total del documento. Un documento
electrnico se convierte en documento de archivo cuando toma parte
en una transaccin de la organizacin Son gestionados como unidades
individuales en sistemas de informacin. Un documento electrnico se
distingue de otros documentos electrnicos (incluso de otras
versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y
usado como una unidad
