El Informe de El Informe de Auditoría y la Auditoría y la Redacción de Redacción de hallazgoshallazgos Edgardo Castro Rivera

Ayudante EjecutivoAdiestramiento Auditores Internos del Gobierno

2 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

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OBJETIVOS

• Compartir información sobre la redacción de informes en la OCPR.

• Proveer información sobre normas básicas para la redacción de hallazgos.

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Normas de redacción en la OCPR

• Normas de Auditoría del Contralor (N-DA-1, V.3) Normas Generales

Normas de Trabajo de Campo

Normas para la presentación del Informe

Normas de Redacción de Informes de Auditoría (N-DA-2, V.1)

INFORMES DE AUDITORÍA

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PROCESO DE AUDITORÍA

¿Cómo se realiza? Normas adoptadas por el Contralor

Etapas Planificación Trabajo de campo Comunicaciones con la gerencia Informe final

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Informe de auditoría -PROPÓSITO

Documento oficial con valor legal

Propósito• Informar los hallazgos

– Entidad– Otras agencias o partes interesadas

• Explicar la interpretación de los hechos• Emitir la opinión del auditor• Hacer recomendaciones• Servir de punto de partida para referimientos a

otras agencias

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Comunicaciones con la gerencia

• Tipos de comunicaciones • Solicitud de información

• Cartas a la gerencia

• Borrador de informe

• Informe final

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Carta de trámitePeríodo auditadoOperaciones examinadasFecha para contestar la carta

Hallazgos preliminaresTítuloSituaciónCriterioEfectoNo se incluye la causas ni recomendaciones

Contenido de la Carta a la Gerencia

Dirigido al jefe de la agencia. Confidencial

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Primera parte/carta de trámite

(8 secciones)

• Base legal

• Datos sobre la unidad auditada

• Alcance y metodología

• Comentarios especiales

• Opinión

• Recomendaciones

• Comunicaciones con la gerencia

y la contestación a éstas

Relación detallada

de los hallazgos

• Todos los

atributos

• Contestaciones

de la gerencia

Anejo de

funcionarios

principales

Otros anejos

Contenido del Informe FinalInforme Público

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•Base Legal• Indica qué se realizó (auditoría, evaluación,

estudio)• Base legal para efectuar la auditoría,

estudio, etc.• Datos de las áreas examinadas

•Datos sobre la unidad auditada• Breve descripción de la unidad (creación,

funciones, organización)• Datos financieros generales• Litigios o demandas

Cont. Contenido del informe...

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• Alcance y metodología• Declaración de Cumplimiento con Normas de Auditoría• Período auditado• Métodos utilizados

• Comentarios especiales• No necesariamente implican violaciones a leyes• Situaciones significativas para las operaciones de la

unidad• Se incluye sólo si lo amerita

• Opinión: Dictamen sobre el resultado de las pruebas.

Cont. Contenido del informe...

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• Recomendaciones• Remedio para corregir las situaciones señaladas.• Dirigidas al funcionario responsable la acción• Dirigidas a la causa del hallazgo

• Comunicaciones con la gerencia y contestación• Cartas a la gerencia y otras comentarios de la

gerencia. Indicación si no se recibieron comunicaciones

• Relación detallada de los hallazgos• Todos los atributos• Contestaciones de la gerencia

Cont. Contenido del informe...

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Cont. Contenido del informe...

•Anejo de funcionarios principales• Nombre de los funcionarios más

importantes• Puesto ocupado• Período

•Otros anejos• Gráficas, análisis, listas, tablas, etc.

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Informe de auditoría - Características

1. Completo • Contiene toda la información

• Promueve la comprensión

2. Objetivo • Imparcial, sin exagerar

• Datos correctos

• Sin juicios valorativos

• Motiva a atenderlo

3. Formal • Primera persona plural (nosotros)

4. Persuasivo • Convincente

• Conclusiones lógicas

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Cont. Características

5. Claro • Fácil de leer y entender• Organización, estilo y presentación

6. Preciso • Datos correctos, concretos, medibles

7. Conciso • No más extenso que lo necesario

8. Positivo • Expresiones asertivas

REDACCIÓN DE REDACCIÓN DE HALLAZGOSHALLAZGOS

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Incluye toda aquella información necesaria para que:

el lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe

cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados

Contenido de un hallazgo

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Barreras que impiden la redacción eficiente

• Desconocimiento del asunto o falta de información

• Percepción de que la redacción es una tarea compleja e ineficiente

• Hábitos y actitudes

• Miedo a comprometerse con la información

• Limitación de tiempo

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Atributos y Clasificación de los Hallazgos

Atributos1. Título

2. Situación

3. Criterio

4. Efecto

5. Causa

6. Recomendación

Clasificación1. Principales

2. Secundarios

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Título - Informa de qué se trata. Describe brevemente y de forma objetiva y específica el asunto

Falta de un programa subsidiario de las cuentas por cobrar

Falta de intervención a los documentos relacionados con las ventas de licencias de vehículos de motor

Procedimientos operacionales sin aprobar por el Director Ejecutivo

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Situación - describe o relata lo que

sucedió. Comunica los hechos

concretos que revelan que no se

cumplió con las normas requeridas.

– Introducción

– ¿Qué no se hizo correctamente?

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Estructura de la Situación– Breve introducción para ubicar al lector

• Datos sobre qué se examinó • Información de fechas, importes, cantidades• Descripción de transacciones o procesos

– Asunto objeto de señalamiento• Frase introductoria: El examen reveló que...• Específico (no mezclar dos situaciones en un

párrafo)

Establece la pertinencia y materialidad del asunto.

Ubica al lector.

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Cont. Atributos del Hallazgo Evitar Palabras imprecisas

Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones

En el futuro, en el pasado

Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca

Determinar cantidad

Precisar fecha

Términos absolutos, definir

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Criterio - norma utilizada para evaluar la situación. Debe ser específica al asunto señalado Estándares

Leyes Reglamentos Guías Acuerdos Contratos

Indirectos o implícitos Experiencia Opinión de un perito Normas de sana

administración y de control interno

Metas y objetivos programáticos

Uso y costumbre en la industria

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Cont. Atributos del Hallazgo

Referencia a leyes o reglamentación

...Artículo 33, Sección 6 del Reglamento XXX aprobado por el Director Ejecutivo el 25 de enero de 2005…

...Ley Núm. 91 del 29 de junio de 1954, Ley de Contribuciones sobre Ingresos, según enmendada...

...Memorando Núm. 31 emitido el 23 de noviembre de 1983 por el Secretario de Hacienda...

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Efecto - el resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello significa para el interés público

– Pérdida de ingresos– Gasto indebido– Ineficacia al realizar un trabajo – Desmoralización del personal

– Pérdida de imagen o de prestigio

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Cont. Atributos del Hallazgo

• Causa - la razón fundamental que motivó al incumplimiento

– Falta de supervisión adecuada – Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes

o reglamentos– Falta de planificación y de organización– Ausencia de comunicación de las decisiones y de

las normas– Falta o deficiencia en el control interno– Guías inadecuadas, obsoletas o impracticas– Deshonestidad, descuido o negligencia del

personal

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Cont. Atributos del Hallazgo RECOMENDACIONES

• Propósito– Mejorar las operaciones de la unidad – Indicar que se cumpla con las recomendaciones

de auditorías anteriores– Indicar que hay que cumplir con las leyes y los

reglamentos

• Deben ser – específicas, claras, precisas– Ser prácticas – costo/beneficio– Dirigidas al funcionario con autoridad para

resolver o implantar la recomendación0

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Conclusión

Tenemos que brindar igual atención y dedicación a la

redacción del informe, que la que brindamos a los procesos de

auditoría.

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¿Preguntas?¿Preguntas?

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Información adicional

División de Auditorías de:

• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080

• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248

• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...