El munlclplo .omo. todo. 1720 - pedroaguirrecerda.cl Normativo/Decreto... · Se ha considerado en este manual como anexo los procedimientos la Norma ... CECOF, abasteciéndolos

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El munlclp lo omo todo

DECRETO EXENTO Ndeg 1720 PEDRO AGUIRRE CERDA 2 8 JUL 201~

VISTOS Estos Antecedentes El DFL Ndeg34-18992 publicado en el 2~~ti)o~~ fm~la~r Memorando Ndeg 3102014 de la Direccioacuten Juriacutedica que ie e~rl Julio de 1991

adjunta para su aprobacioacuten Manual de Procedimientos para la Organizacioacuten y la Atencioacuten Farmaceacuteutica de Faacutermacos e Insumos Terapeacuteuticos y Odontoloacutegicos desde Bodega Centralizada Comunal Bodega Dental a los Centros de Salud de la Comuna de Pedro Aguirre Cerda y las atribuciones que me confiere la Ley Ndeg18695 Orgaacutenica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones

DE C RE T O

- APRUEBASE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACiOacuteN Y LA ATENCION FARMACEUTICA DE FARMACOS E INSUMOS TERAPEUTICOS y ODONTOLOGICOS DESDE BODEGA CENTRALIZADA COMUNAL BODEGA DENTAL A LOS CENTROS DE SALUD DE LA COMUNA DE PEDRO AGUIRRE CERDA el cual se adjunta y entiende parte integrante del presente Decreto

ANOTESE COMUNIQUESE CUMPLASE y HECHO ARCHIVESE

CNJHVCjclshyDISTRIBUCION

1 Alcaldiacutea 2 Secretariacutea Municipal (2) 3 SECPLAN 4 Direccioacuten de Control 5 Direccioacuten Juriacutedica 6 Direccioacuten de Administracmiddotoacuten y Finanzas 7 Direccioacuten de Desarroll Comunitario 8 Departamento de S d 9 Oficina de Partes

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e-iexcl~ MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA

DIRECCION DE SALUD ASESORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA ORGANIZACiOacuteN Y LA ATENCION F=ARMACEUTICA

DE FARMACOS E liNSUMOS TERAPEUTICOS y ODONTOLOGICOS

DESDE BODEGA CENTRALIZADA COMUNAL BODEGA DENTAL

A LOS CENTROS DE SALUD DE LA COMUNA

DE PEDRO AGUIRRE ECRDA

2013

Este Manual de procedimientos detallado a continuacioacuten forma parte como anexo a los procedimientos teacutecnicos del Reglamento de Inventarios y Bodega y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones enviado con memoraacutendum 555 del antildeo 2011 por la Direccioacuten de Finanzas de la Municipalidad de Pedro Aguirre Cerda

Se ha considerado en este manual como anexo los procedimientos la Norma Teacutecnica W 12 que regula la organizacioacuten y funcionamiento de la Atencioacuten Farmaceacuteutica en los Establecimientos de atencioacuten primaria de salud (Decreto Exento 1089 del 31 de octubre de 1995)

MUNICIPALIDAD PEDRO AGUlRRE CERDA DIRECCION DE SAlUD

ASESORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS

Los servicios farmaceacuteuticos integrados a la atencioacuten de salud del paciente y comunidad comprenden las siguientes actividades

SELECCION DE MEDICAMENTOS

2 PROGRAMACION DE NECESIDADES Y SU FINANCIAMENTO

3 ADQUISICION

4 RECEPC ION ALMACENAMIENTO y CONSERVACION

5 DISTRIBUCION

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eJ~ MUNICIPALIDAD PEDRO AGUlRRE CERDA

DIRECCION DE SALUD ASES ORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

1 SELECCION DE MEDICAMENTOS

La multiplicidad de medicamentos disponibles en el mercado debido al avance cientiacutefico y tecnoloacutegico hacen necesario racionalizar su uso y los recursos disponibles por esta razoacuten se debe iniciar el proceso de racionalizacioacuten a traveacutes de una seleccioacuten de medicamentos de calidad y disponibilidad garantizada

Para tal efecto es necesario el funcionamiento del Comiteacute de Farmacia y Terapeacuteutica siendo una de sus funciones la elaboracioacuten difusioacuten y actualizacioacuten de las listas de medicamentos o arsenales farmacoloacutegicos locales

Este Comiteacute de Farmacia y Terapeacuteutica definiraacute y seleccionaraacute teacutecnicamente los productos farmaceacuteuticos tomando como base el Arsenal Farmaceacuteutico para la Atencioacuten primaria de Salud (APS) del Servicio de Salud Metropolitano Sur

Pudiendo este Arsenal tener maacutes productos que el Arsenal Base del SSMS pero nunca menos que eacuteste y ser decretado por la municipalidad para que la comunidad se informe de la oferta de faacutermacos en la Direccioacuten del Centro de Salud y en las farmacias comunales

El Comiteacute de Farmacia y Terapeacuteutica Comunal tendraacute las siguientes funciones

a La elaboracioacuten y actualizacioacuten del Arsenal Farmacoloacutegico b Discusioacuten de eliminacioacuten o incorporacioacuten de faacutermacos seguacuten evidencia

cientiacutefica que lo respalde

Usando los siguientes criterios para definir y actualizar el Arsenal

Criterio Farmacoloacutegico

b1 El Formulario Nacional de Medicamentos

b2 Normas o esquemas de tratamiento para las patologiacuteas de mayor prevalencia contenidos en los programas de salud del Ministerio de Salud o vigentes localmente

b3 Capacidad de resolucioacuten de los centros de salud determinado por el equipamiento recurso humano y criterios de referencia y contra referencia que eXistan

bA Disponibilidad presupuestaria para la inversioacuten en productos farmaceacuteuticos

b5 Los esquemas de tratamiento de las guiacuteas ministeriales GES

c La Difusioacuten a las diferentes unidades del Centro de Salud en especial a los profesionales que prescriben mediante todos los medios de informacioacuten correos electroacutenicos papel impreso reuniones cliacutenicas La farmacia dispondraacute de un Control de Expendio documento que les facilitaraacute el

despacho de productos farmaceacuteuticos ya que alliacute se resumen las decisiones del Comiteacute de Farmacia de los Servicios de Salud y Ministeriales tanto en la seleccioacuten como en la dispensacioacuten a los beneficiarios del o los productos

d La publicacioacuten por Decreto Municipal del Arsenal Farmaceacuteutico disponible por cada antildeo para los usuarios inscritos en la Comuna de Pedro Aguirre Cerda

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e~ MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA



La determinacioacuten de las necesidades de medicamentos e insumos terapeacuteuticos representa uno de los desafios baacutesicos a tener en cuenta por su infiuencia en la programacioacuten la adquisicioacuten y oportunidad en la disponibilidad de los productos

Cada establecimiento deberaacute definir sus reales requerimientos en cantidad y calidad de acuerdo a la demanda efectiva de la poblacioacuten (Poblacioacuten inscrita validada y Poblacioacuten Bajo Control en los diferentes programas en los centros de salud) y al consumo real de cada producto registrado en las planillas electroacutenicas de estadiacutesticas diarias

Los nuevos productos incorporados en las reuniones de los Comiteacute de Farmacia Comunal seraacuten en las cantidades acotadas para observar el comportamiento de su consumo y evitar un sobre stock

Para realizar todo lo anterior las unidades de farmacia de los Centros de Salud llevan el registro de las estadiacutesticas diarias de despacho de los productos farmaceacuteuticos e insumos meacutedicos en planillas electroacutenicas que constituyen la herramienta de gestioacuten y comunicacioacuten entre los establecimientos y la Unidad de Farmacia Comunal perteneciente al Departamento de Salud

El Quiacutemico Farmaceacuteutico del Departamento de Salud y Jefe de la Unidad de Farmacia Comunal seraacute la persona encargada de recepcionar todas estas planillas electroacutenicas mensualmente y consolidar en una planilla comunal los consumos y requerimientos de los Establecimientos de Salud de la Comuna

Con estos datos de los Centros de Salud se procederaacute a la elaboracioacuten del Plan de Compras Anual en unidades y valores considerando los siguientes factores la poblacioacuten inscrita validada la Poblacioacuten BaJo Control actual proyectada para el antildeo siguiente el iacutendice de Precios al Consumidor anual y el esperado y los valores unitarios de cada producto

El Plan Anual de Compras seraacute modificable de acuerdo a los movimientos de ingresos y egresos de los productos farmaceacuteuticos en los Centros de Salud Comunales producido por cambios en la prescripcioacuten meacutedica dado por la demanda asistencial los cambios de terapia farmacoloacutegica esquemas de tratamiento nuevos caducidad de productos etc Evitando asiacute el desabastecimiento o sobre stock en las bodegas de los establecimientos y Unidad de Farmacia Comunal

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MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA DIRECCION DE SALUD


3 ADQUISICION

El Quiacutemico Farmaceacuteutico comunal ejecutaraacute el programa de adquisiciones de medicamentos e insumas terapeacuteuticos para los centros de salud comunales y CECOF abastecieacutendolos en forma centralizada desde el Departamento de Salud Municipal

Realizando los siguientes hitos

a Optimizar el proceso de adquisicioacuten de los medicamentos e insumas terapeacuteuticos y considerando una racional seleccioacuten de los proveedores teniendo en cuenta criterios de costo calidad

b Realizaraacute sus adquisiciones considerando las opciones de mercado recurriendo a la mejor opcioacuten seguacuten fundamento teacutecnico precio y la urgencia en la compra del producto en cuestioacuten

b1 Mercado Publico Convenio Marco b2 Mercado Publico Licitaciones b3 Mercado Puacuteblico Convenio Suministro bACentral de Abastecimiento b5 Servicio de Salud Metropolitano Sur

c El Quiacutemico Farmaceacuteutico Comunal y en quien el delegue deberaacuten contar con la autorizacioacuten para operar en el Mercado Puacuteblico en las calidades de Operador yo Supervisor la cual estaraacute acreditada en Portal Chile Compra

Cada tres antildeos se someteraacuten a la prueba de evaluacioacuten realizada por Chile Compra para ver las competencias y experticias de los funcionarios fiscales tanto en su nivel de usuario Operador o Supervisor

d La adquisicioacuten de productos farmaceacuteuticos e insumas meacutedicos estaacuten definidos y reglamentadas en la ley de Compras Puacuteblicas (W 19886) y en sus puntos b1 b2 Y b3 del Reglamento de dicha ley

b1 Mercado Publico Convenio Marco

Esta modalidad de adquisicioacuten realizada en el Portal Chile Compra es utilizado para las compras habituales en un Cataacutelogo Electroacutenico permite realizar una licitacioacuten en un tiempo relativamente corto ya que de las etapas del abastecimiento no se consideran la publicacioacuten y la evaluacioacuten de criterios

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e~ MUNICIPALIDAD PEDRO AGUIRRE CERDA

DIRE CC ION DE SALUD ASESORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

QF1 Procedimientos para realizar una compra por Convenio Marco

1- Hacer la solicitud de adquisicioacuten indicando los productos farmaceacuteuticos e insumos meacutedicos que se necesitan en las cantidades y unidades de medida requeridas

2- Esta solicitud de adquisiCioacuten debe obligatoriamente ser firmada y timbrada por el Director de Salud yo su subrogante y por el Quiacutemico Farmaceacuteutico de la Direccioacuten de Salud Comunal

3- El operador yo supervisor debe ingresar al Portal Chile Compra a la seccioacuten Cataacutelogos Electroacutenicos y buscar el producto requerido

4- Una vez seleccionado el producto debe emitir una orden de compra la cual debe quedar guardada en el Portal y no enviada al Proveedor en espera de la Obligacioacuten Presupuestaria Municipal que lleva las firmas de respaldo del Jefe de Contabilidad y del Director de Administracioacuten y Finanzas

5- La orden de compra guardada en el Portal Chile Compra se enviacutea junto a la solicitud de pedido a la Direccioacuten de Admin istracioacuten y Finanzas Municipal para que sea imputada al presupuesto de Salud y emitan la Obligacioacuten Presupuestaria

6- Esta obligacioacuten presupuestaria es enviada por la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas -Departamento de Contabilidad a la Unidad de Farmacia Centralizada

7- La Unidad de Farmacia Centralizada una vez recibida la obligacioacuten presupuestaria procederaacute a enviar Ila orden de compra guardada al proveedor seleccionado

8- Ingresaraacute en la seccioacuten archivos la documentacioacuten que respalda la adquisicioacuten como solicitud de pedido y obligacioacuten presupuestaria

b2 Mercado Publico Licitaciones

Licitacioacuten o Propuesta Puacuteblica Procedimiento administrativo de caraacutecter concursal mediante el cual la Administracioacuten de Salud Municipal realiza un llamado puacuteblico convocando a los interesados para que sujetaacutendose a las bases fijadas formulen propuestas de entre las cuales seleccionaraacute y aceptaraacute la maacutes conveniente

Los Tipos de licitacioacuten puacuteblica seraacuten de acuerdo al monto de la adquisicioacuten o contratacioacuten

- Licitaciones puacuteblicas para contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM

- Licitaciones puacuteblicas para contrataciones superiores a 100 UTM e inferiores a las 1000 UTM

- Licitaciones puacuteblicas para contrataciones iguales o superiores a 1000 UTM

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QF2 Procedimientos para realizar una compra por Licitacioacuten Publica

1- La Unidad de Farmacia Comunal creara la necesidad manifestaacutendola en una Solicitud de AdquisiCioacuten

2- Esta Solicitud de Adquisicioacuten firmada por el Quiacutemico Farmaceacuteutico Comunal seraacute enviada a la Direccioacuten de Salud para que sea autorizada mediante su firma por el Director de Salud o subrogante de eacuteste

3- El operador o Supervisor de la Unidad de Farmacia Comunal ingresaraacute al Portal Chile Compra y completaraacute el formulario de adquisiCioacuten generando un nuacutemero de ID de la adquisicioacuten

4- ID que contendraacute los datos del Organismo demandante del Contacto las Etapas de la Licitacioacuten Requisitos de los Oferentes y Requerimientos legales Criterios de Evaluacioacuten Montos y Duracioacuten Garantiacuteas si es necesario Requerimientos Teacutecnicos y el listado de los Bienes y Servicios

5- Una vez completado el punto 4- procederaacute a autorizar y publicar la adquisicioacuten

6- La apertura de la licitacioacuten se realizara en las fechas establecidas en las etapas de la licitacioacuten respetando las bases publicadas

7- En la Apertura de la Licitacioacuten el Operador o Supervisor podraacute

a- Aceptar o Rechazar Requisitos Administrativos

b-Aceptar o Rechazar Requisitos Teacutecnicos

c- Si realiza alguacuten rechazo debe colocar el motivo de eacuteste

8- Cuadro comparativo de precios Portal Chile Compra

Con la aceptacioacuten o rechazo de la apertura administrativa o teacutecnica se podraacute acceder a la apertura econoacutemica y realizar un cuadro comparativo de precios del Portal Chile Compra ordenado por liacutenea de productos o proveedores

Se utiliza el de linea de productos ya que nos informa del iacutetem que debemos evaluar y ademaacutes nos entrega los datos administrativos del y su valor ofertado

9- Criterios de Evaluacioacuten

Estos son realizados en planilla Excel por el Supervisor con la finalidad de adjudicar en base a lo publicado en el Portal Chile Compra ya sea en sus ponderaciones de precio plazo vencimiacuteentos u otros requisitos

De esta evaluacioacuten de los Criterios resulta la o las empresas a las cuales se le adjudicaraacute los productos o servi cios la cual seraacute destacada del resto de los oferentes

Tambieacuten se debe considerar en estos Criterios de Evaluacioacuten los Criterios Teacutecnicos mediante el cual un profesional determina adjudicar a un oferente justificando con su firma su decisioacuten respecto al criterio teacutecnico utilizado

La responsabilidad de adjudicacioacuten es meramente teacutecnica y el profesional deberaacute avalar su decisioacuten por escrito y firmado de su puntildeo y letra la responsabilidad asum ida

10- Enviar a Administracioacuten y Finanzas Municipal para la obtencioacuten de la Obligacioacuten Presupuestaria los siguientes documentos

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MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA DIRECC ION DE SALUD

ASESORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMAC IA

ashy Licitacioacuten o ID correspondiente

bshy Cuadro Comparativo de Precios

cshy Criterios de Evaluacioacuten del o los productos

dshy Anexos teacutecnicos y administrativos ingresados por el solicitante y oferente

eshy Solicitud de Pedido

11 shy Administracioacuten y Finanzas Municipal remitiraacute a la Unidad de Farmacia Centralizada toda la documentacioacuten maacutes el Cuadro Comparativo Municipal y la Obligacioacuten Presupuestaria

12 shy El supervisor yo operador revisa y escanea todos los documentos creando previamente un archivo de Chile Compra donde identifica los ID guardando alli todos los documentos escaneados

13shy Ingresa al licitacioacuten

ID de la licitacioacuten en la seccioacuten archivos todos los documentos de la

14shy Se adjudica cada producto para un oferente igualo diferente existiendo para cada oferente una Obligacioacuten Presupuestaria

15shy La adjudicacioacuten generaraacute una o varias 6rdenes de Compra

16shy La Orden de Compra debe ser gestionada por el funcionario autorizado ingresando los datos obligatorios aunque algunos vienen precargados y que se pueden editar

Los datos a completar para generar la orden de compra son los siguientes

ashy Informacioacuten de la Orden de Compra Se selecciona el nombre del producto adquirido y su descripcioacuten (muy Importante) ya que aqui se determina donde seraacuten entregados los bienes adquiridOS y el horario de atencioacuten

Avenida Clotario Blest 6035 Farmacia Comunal Horario de Atencioacuten de Lunes a Viernes de 8 a 14 y de 15 a 1630 horas

b- Especificaciones de los Bienes y Servicios

b1 Se seleccionan los bienes y servicios a adquirir

b2 Editar especificaciones y precio de los Bienes y Servicios

c- Otras especificaciones como meacutetodo de despacho direccioacuten de despacho y fecha de entrega

d- Ingresar Anexos de la Orden de Compra

Incluir todos los anexos referidos a la generacioacuten de la Orden de Compra

e- Datos del Comprador Como Nombre del Organismo Unidad de Compra razoacuten social RUT direccioacuten de Unidad de Compra

f- Datos del Contacto para esta Compra que son los datos del funcionario a cargo del proceso de compra

g- Datos de Pago y Facturacioacuten sirve para orientar al proveedor respecto a la forma de pago y facturacioacuten

h- Datos de la Licitacioacuten Se ingresan los datos vinculados a la licitacioacuten a la que pertenece la Orden de Compra que se estaacute creando

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DIRECCION DE SALUD ASESOR lA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

i- Ingresar los datos del proveedor al cual se le haraacute el enviacuteo de la orden de compra

j- Datos de Aprobacioacuten Son aquellos datos que autorizan la Orden de Compra para contar con el respaldo en un documento formal de autorizacioacuten del proceso

k- Autorizar y Aprobar desde la lista de autorizadores

L- Enviacuteo de la Orden de Compra al Proveedor

b3 Convenio de Suministro

Seguacuten el Art 2 de la ley Ndeg 19886 de Contratos Administrativos de Suministro y Prestacioacuten de Servicios o ley de Compras Puacuteblicas el Convenio o Contrato de Suministro tiene por objeto la compra o el arrendamiento de producto o bienes muebles

~k MUNICIPALIDAD PEDRO AGUIRRE CERDA


QF3 Procedimiento administrativo para realizar una licitacioacuten de un Convenio de Suministro

Para la ejecucioacuten de este Convenio de Suministro de Faacutermacos la Unidad Centralizada de Farmacias de la Comuna de Pedro Aguirre Cerda seguiraacute el siguiente procedimiento

1- Elaboraraacute las Bases Teacutecnicas y Administrativas las que seraacuten enviadas junto a la Disponibilidad Presupuestaria a la Direccioacuten de Juriacutedico para su correccioacuten y posterior aceptacioacuten

Disponibilidad Presupuestaria que hace reserva de los fondos a ocupar en esta licitacioacuten y para la ejecucioacuten de este Convenio de Suministro El certificado de Disponibilidad Presupuestaria es obtenido en la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas Departamento de Contabilidad

2- Una vez corregidas y aceptadas las bases por la Direccioacuten de Juriacutedico seraacuten enviadas a Secretaria Municipal quien emitiraacute un Decreto Alcaldicio de Publicacioacuten de la Licitacioacuten

3- Con este Decreto Alcaldicio el funcionario estaraacute respaldado y autorizado para publicar la licitacioacuten en el Portal Chile Compra obteniendo en este proceso las Etapas y Plazos Obligatorios desde la publicacioacuten hasta la Apertura

4- Este documento debe ser remitido a Secretaria Municipal para informar al Secretario Municipal sobre estas fechas y proceder seguacuten los plazos en la Apertura de la Licitacioacuten

5- Seguacuten el monto de la compra seraacute la publicacioacuten y se clasifica de acuerdo al punto b2

6- Seguir todos los procedimientos que se utilizan para realizar una compra por Licitacioacuten Puacuteblica

7- La apertura de la Licitacioacuten y por el caraacutecter de esta (LP) se realizaraacute con el Secretario Municipal y un representante del Departamento de Salud

8- El Secretario Municipal velaraacute porque se cumplan los requisitos administrativos y en especial que se hubiesen depositado las Garantiacuteas necesarias para la postulacioacuten a la llicitacioacuten Aquellos que no cumplan los requisitos de las bases administrativas no podraacuten continuar y seraacuten eliminados de la postulacioacuten a la licitacioacuten

9- El Secretario Municipal emitiraacute un informe al Departamento de Salud y que seraacute muy importante para el proceso de adjudicacioacuten

10- El funcionario Supervisor continuara con el proceso de adjudicacioacuten de acuerdo a los puntos b2-3 y del 7 al 9 de los Procedimientos para realizar una compra por Licitacioacuten Puacuteblica

11- La Unidad Teacutecnica de Farmacia Comunal revisara los antecedentes teacutecnicos y dejaraacute fuera de la licitacioacuten a todos aquellos oferentes que no cumplan requisitos imprescindibles para postular como Autorizacioacuten Sanitaria Registro del ISP de productos Farmaceacuteuticos bioequivalentes etc Estos requisitos se encuentran en las Bases Teacutecnicas de la Licitacioacuten

12- La Unidad Teacutecnica de Farmacia Comunal una vez analizadas las ofertas y confeccionados la planilla Excel con los Criterios de Evaluacioacuten enviaraacute una Proposicioacuten de adjudicacioacuten al COFIM (Comiteacute Financiero Municipal) quien analizaraacute los antecedentes enviados para su aprobacioacuten o rechazo

13- Si se aprueba la Proposicioacuten de Adjudicacioacuten Secretaria Municipal emitiraacute un decreto Alcaldicio para la adjudicacioacuten a los proveedores y comunicaraacute a cada uno de ellos la determinacioacuten para firmar los contratos notariales respectivos Si no se aprueba la Proposicioacuten se deben hacer las correcciones respectivas y solicitar las autorizaciones a la Direccioacuten Juriacutedica Municipal

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eTx MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA


14- La Direccioacuten Juridica Municipal enviara al Departamento de Salud y a la Unidad Teacutecnica los convenios ya firmados para proceder al Convenio de Suministro para ese adjudicado lo mismo se haraacute para cada proveedor adjudicado

15- Se realiza el inicio del convenio con un documento formal entre el proveedor y la unidad teacutecnica comunal

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DIRECC ION DE SALUD ASESORIA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

QF4 Procedimientos para realizar una compra por Convenio de Suministro

Para solicitar un producto por Convenio de Suministro se debe seguir el siguiente protocolo

ashy Entrar al Mercado Publico

bshy Nombre de la Orden de Compra y Descripcioacuten de ella

cshy Seleccionar el producto

dshy Ingresar anexos de compra (Convenio de Suministro y decreto Alcaldicio para ese proveedor)

e- Ingresar datos del comprador y del contacto

f- Ingresar datos de pagos y facturacioacuten

g- En datos de la licitacioacuten ingresar el Ndeg de la ID que genero la licitacioacuten

10- En datos del proveedor se desplegaran todos los proveedores adjudicados

11 - Elegir el que por convenio obtiene el primer lugar por los Criterios de Evaluacioacuten

12- En los datos de aprobacioacuten marcar que proviene de una licitacioacuten puacuteblica colocando los datos de la Orden de Compra como su nuacutemero y proveedor seleccionado

13- Autorizar la Orden de Compra

14- Enviar al proveedor

La diferencia con otras licitaciones es que este tipo de licitaciones de Suministro no necesita solicitud de pedido ni Obligacioacuten Presupuestaria por este monto ya que esta imputado para todo el Convenio

b4 Central de Abastecimiento

La Central de Abastecimiento actuacutea como ente intermediario entre los laboratorios y los servicios de Salud Puacuteblicos como Hospitales y Comunas con el objetivo de obtener el mejor precio y un despacho oportuno

Anualmente se realizan las Programaciones de las necesidades y una vez al antildeo se puede Reprogramar de manera de ajustar los stocks a lo requerido por la poblacioacuten demandante

Programacioacuten de la Central de Abastecimiento

MUNICIPALIDAD PEDRO AGUIRRE CERDA DIRECCION DE SALUD

ASESOR lA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

QF5 Procedimiento para Programar la Central de Abastecimiento

Para realizar una Programacioacuten se debe seguir el siguiente procedimiento

1- Tener consolidado el antildeo anterior al que se va a Programar con las necesidades por producto e ingresar con los productos ya definidos todos aquellos productos nuevos determinados en el Comiteacute de Farmacia Comunal en el Arsenal del SSMS o en el GES Estos deben ser ingresados con un stock minimo por no tener historial y aumentados o disminuidos en la Heprogramacioacuten

2shy Tener el inventario actualizado de la Bodega de Farmacia Municipal

3shy Con estos dos elemento Consumos Anuales mensuales de cada producto y el stock actualizado de la bodega de farmacia se procede a Programas las necesidades para el antildeo siguiente

4shy Hacer uso de la paacutegina web wwwcenabastcI y entrar con identificacioacuten usuario y clave al sitio de clientes

5shy Se desplegaraacute el productos como

menuacute correspondiente a la Intermediacioacuten y al cataacutelogo de

F aacutermacos-I nsumos-Sueros-Psicotroacutepi cos-Refrigerados

6shy Para cada producto del cataacutelogo se deben ingresar sus necesidades mensuales de enero a diciembre del antildeo a Intermediar

7- Hacer finalmente la confirmacioacuten de la Programacioacuten con la aceptacioacuten del Director de Salud Comunal de la Refrendacioacuten Presupuestaria y el Mandato de Compra Esta confirmacioacuten se haraacute en unidades y valores en pesos por mes y anual

REPROGRAMACION DE LA CENTRAL DE ABASTECIMIENTO

Una vez al antildeo en el mes de abril se realiza la Reprogramacioacuten de las necesidades a la Central de Abastecimiento con el fin de ajustar el stock para el alza o la baja no maacutes allaacute de un 25 de lo programado

El procedimiento es el mismo que para la Programacioacuten con la uacutenica diferencia que se deben tener los consumos de los tres primeros meses de los Centros de Salud en un Consolidado Comunal y el stock actualizado de la Unidad de Farmacia Centralizada

Con esta informacioacuten se sigue el mismo procedimiento hasta el punto 7 de la Programacioacuten



b5 Servicio de Salud Metropolitano Sur El Servicio de Salud Metropolitano Sur abastece a Ias Unidades de Farmacia Comunales

con una serie de productos farmaceacuteuticos e insumos iexclpara los programas de Cardiovascular EPOC e IRA Parkinson y Salud Mental

QF6 Procedimiento para abastecer de productos farmaceacuteuticos desde el SSMS

Para acceder al abastecimiento de estos productos ya definidos por el SSMS se debe seguir el siguiente procedimiento

1- El SSMS enviacutea una calendarizacioacuten de despachos por mes asignando el dia para cada comuna

2- Dos diacuteas antes de cumplirse el plazo del despacho se debe enviar en una planilla Excel de pedidos confeccionada por el SSMS Asesoriacutea de Farmacia que iacutencluye todos los productos farmaceacuteuticos de los programas mencionados

3- En esta planilla se den incluir el stock actual los consumos y las necesidades para un mes

4- Enviar viacutea correo electroacutenico a Asesoriacutea de Farmacia del SSMS quien autorizara el pedido y lo enviara para su despacho a la Bodega del SSMS

5- Una vez retirados los productos desde la bodega del SSMS con guiacutea foliada seraacuten ingresados a la bodega de farmacia comunal

6- El administrativo o Auxiliar de Farmacia ingresaraacute a las Planillas Electroacutenicas Estadiacutesticas la totaliacutedad de los productos entregados con el nuacutemero de la guia de ingreso para ajustar el stock correspondiente

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DIRECCION DE SALUD ASESOR lA TECNICA UNIDAEJ CENTRALIZADA DE FARMACIA

4 RECEPCION ALMACENAMIENTO y CONSERVACION

Para realizar una buena recepcioacuten almacenamiento y conservacioacuten de los medicamentos e insumos terapeacuteuticos la Unidad Centralizada debe

41 Cumplir con las normas y procedimientos sobre recepcioacuten almacenamiento y conservacioacuten de medicamentos e insumos terapeacuteuticos en bodegas centralizadas de farmacia dependientes de las Municipalidades (Fuente de Abastecimiento)

42 Establecer los niveles de existencia para cada producto y vigilar su cumplimiento

43 Mantener un aacuterea de almacenamiento con sus caracterlsticas

44 Mantener las existencias maacuteximas miacutenimas y criacuteticas

44 Hacer rotacioacuten de existencias y controlar las fechas de expiracioacuten

45 Ejecutar inventarios selectivos y totales

Todos los medicamentos que a cualquier tiacutetulo ingresen a la Bodega de Farmacia seraacuten recepcionados almacenados y conservados en ella hasta su distribucioacuten La Unidad de Farmacia Centralizada debe utilizar meacutetodos de control de existencia registrando los medicamentos e insumos en tarjeta de control de existencia (Bincard) u otros meacutetodos como Planillas EIectroacutenica yo software de farmacia donde a ro menos se registre la cantidad de medicamento recibido consumos y saldos respectivos Para nuestra comuna el sistema de registro son Planillas Electroacutenicas

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DIRECCIONDE SALUD ASE SORIA TECNICA UNI DAD CENTRALIZADA DE FARMAC IA

A QF8 Procedimiento de Recepcioacuten de medicamentos e Insumos meacutedicos

A 1- Los medicamentos e insumos meacutedicos pueden provenir de los diferentes meacutetodos de adquisicioacuten y para los cuales son validos los mismos procedimientos

fl2 - Cualquier medicamento e insumo que ingrese a la Unidad de Farmacia Centralizada o Bodega de Farmacia Municipal debe estar acompantildeada de una guia de despacho foliada o factura de la fuente de abastecimiento

A3- Si es por una factura existen dos opciones

A3-1 Si la fuente de abastecimiento es el Convenio con la Central de Abastecimiento el auxiliar de farmacia o TENS que recepcioriacutea debe recurrir a la programacioacuten del antildeo en curso buscar el producto en el listado y comparar las cantidades programadas con la factura entrante

Obligatoriamente deben coincidir las unidades programadas con las entregadas mensualmente y si no es asiacute y estaacuten al alza se debe rechazar el pedido entrante

A3-2 SI la fuente de abastecimiento es por una licitacioacuten por Conveniacuteo Marco licitacioacuten Normal o Convenio de Suministro el bodeguero que recepciona el pedido debe buscar la Orden de Compra generada desde esta unidad adjuntarla a ella y compararla con la factura de ingreso con ello puede detectar las siguientes situaciones

a- Que la factura y la orden de compra sean ideacutenticas en sus unidades con el mismo valor unitario y total con IVA

Se revisan las unidades ingresadas y su fecha de vencimiento y si estaacute conforme se ingresan a la Unidad Centralizada Comunal

b-Que la factura y la orden de compra sean diferentes pueden ocurrir las sigu ientes situaciones

b1- Entregas parciales por faltas de stock del proveedor la factura seraacute de menor valor que la orden de compra por entregar menos unidades Para ello el auxiliar comunicara esta situacioacuten al Quiacutemico Farmaceacuteutico para hacer los reclamos al proveedor y coordinar la fecha de despacho que completara la orden de compra

b2- Proveedor con quiebre de stock y no entrega maacutes productos se reciben junto a la factura y se solicita un correo electroacutenico formal al proveedor para proceder al enviacuteo de la factura a Administracioacuten y Finanzas Municipal

b3- Que la factura sea mayor en valores a la orden de compra no se recepcionan los productos por no respetar el precIo unitario del Mercado Publico o Convenio de Suministro

C-rtt MUNICIPALIDAD PEDRO AGURRE CERDA


Para todas las formas de recepcioacuten el Auxiliar de Farmacia o TENS debe

QF9 Procedimientos para antes de la recepcioacuten de productos e insumos

Antes de la recepcioacuten el Auxiliar de Farmacia o TEN S debe

1--Revisar el estado fiacutesico de los productos fechas de vencimiento y cotejar con la guia de despacho o factura

2-Visualizar deterioro visible de los envases de empaque

3-Revisar envases manchados por derrame de Ifquido

4-Asegurar inviolabilidad de los envases

5-Revisar la rotulacioacuten de los envases conforme a normas establecidas

6-Asegurar la conservacioacuten durante el transporte y

l-Fecha de caducidad

8-Productos rasgados quebrados filtrados soluciones turbias o con elementos extrantildeos en los jarabes o ampollas no deben ser recepcionados 9-Productos con una fecha de vencimiento mayor a lo indicado en las bases teacutecnicas de licitacioacuten seraacuten recepcionados y fechas de vencimiento menores no seraacuten recibidas

1O-La recepcioacuten debe quedar registrada en la factura o guiacutea de despacho con el nombre completo del auxiliar y la fecha de recepcioacuten

11-lngresar en la planilla electroacutenica de bodega del mes en curso las unidades laboratorio

proveedor nuacutemero de factura o guiacutea de despacho y la fecha de vencimiento del producto

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8 - QF10 Procedimiento de Almacenamiento y Conservacioacuten de los medicamentos e Insumos

81- Todos los medicamentos que se recepcionen en la Unidad de Farmacia deben ubicarse en el aacuterea de almacenamiento seguacuten ordenamiento establecido

82- El orden seraacute de acuerdo a la capacidad de la bodega y para ello debe cumplir con ciertas exigencias como

821 Disponer de estanteriacuteas suficientes cuya construccioacuten y ubicacioacuten permita mantener los productos en forma inalterada limpia y ordenada Todos aquellos productos refrigerados como insulinas productos oftalmoloacutegicos y otros deben conservarse con cadena de frio en unidades de frio como refrigeradores u otros artefactos electroacutenicos

822 Ofrecer seguridad y proteccioacuten a los productos almacenados

823 Disponer de espacio suficiente iexclpara dar el ordenamiento loacutegico a los medicamentos para impedir el riesgo de confusioacuten o error

83- El orden establecido es de acuerdo a la capacidad de las estanteriacuteas y generalmente de la siguiente forma Medicamentos de alta rotacioacuten (Croacutenicos) Medicamentos de menor rotacioacuten e Insumos

84 Los medicamentos que se mantienen almacenados deben conservar la identificacioacuten del laboratorio productor o importador la fecha de vencimiento nuacutemero de serie y lote de cada partida de medicamento recibido durante el periacuteodo de almacenamiento y hasta el momento de su distribucioacuten

85 Cada producto se debe conservar en oacuteptimas condiciones respetando las indicaciones del envase sus caracteriacutesticas de fragilidad condiciones especiales de luz ventilacioacuten temperatura humedad u otro factor

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DIRECCION DE SALUD ASESORIA TEC NICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMAC IA

Normas para la Distribucioacuten

1- La bodega de Farmacia distribuye

Medicamentos alas Unidades de Farmacia de los Centros de Salud Insumos terapeacuteuticos a las Unidades de Farmacia de los Centros de Salud

2-Se deben distribuir los artiacuteculos cuya fecha de vencimiento esteacute maacutes proacutexima a caducar

3- La distribucioacuten se deberaacute realizar mediante una guiacutea foliada que permita comprobar las cantidades entregadas y recibidas por el solicitante

4- Los artiacuteculos se distribuiraacuten en sus envases originales y cumpliendo las normas de conservacioacuten respectivas En caso que sea necesario sacar algunos productos del envase original para proceder a su distribucioacuten en otros envases eacutestos deberaacuten rotularse indicando

nombre geneacuterico del medicamento forma farmaceacuteutica y dosis de presentacioacuten cantidad despachada nuacutemero de lote o serie laboratorio productor o importador para cada cantidad despachada fecha de expiracioacuten condiciones de almacenamiento

MUNICIPALIDAD PEDRO A GUIRRE CERDA DIRECCION DE SALU[)


QF11 Procedimientos para la Distribucioacuten de medicamentos e insumas

a- La distribucioacuten se realizara en el orden que lleguen las planillas electroacutenicas por correo con un maacuteximo de dos centros por diacutea y de acuerdo a la disponibilidad de transporte

b- Los primeros diacuteas del mes los Centros de Salud y CECOF comunales enviaran a la Unidad Centralizada de Farmacia las planillas electroacutenicas que incluye el pedido mensual

c- Estas Planillas Electroacutenicas en lo referente al pedido mensual contiene los siguientes datos Saldo del mes anterior consumo mensual diacuteas de permanencia del producto para la atencioacuten de usuarios asignacioacuten teoacuterica y real

d- Con esta informacioacuten el Auxiliar de Farmacia o TENS realizaraacute las asignaciones a los Centros de Salud respetando al maacuteximo las cantidades asignadas por la Planilla Electroacutenica pero a la vez entregando cajas cerradas y no unidades sueltas

e- El retiro de las estanteriacuteas de la bodega de farmacia debe ser por proacutexima caducidad que se encuentran marcadas en las cajas y en primera fila para su distribucioacuten

f- La entrega solamente se haraacute a Auxiliares de Farmacia o TENS nunca a un chofer o a una persona no calificada para ello

g- El Auxiliar o TENS debe verificar el estado de los productos en la entrega como total de unidades fechas de vencimiento estado fiacutesico de los productos Si hubiese alguna observacioacuten a lo que se entrega debe procederse al cambio

h- El Auxiliar o TENS debe cotejar la guiacutea de entrega que debe estar foliada con las unidades entregadas y colocar un VOB o en cada producto

1- El Auxiliar de Farmacia o TENS debe registra la fecha y firma de la recepcioacuten conforme a la entrega de productos farmaceacuteuticos e insumas meacutedicos por parte de la Unidad de Farmacia Comunal

j- El Auxiliar de Farmacia de la Unidad de Farmacia Comunal debe hacer los ingresos de las salidas del pedido del Centro de Salud en las Planillas Electroacutenicas de bodega para actualizar el stock comunal

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QF12 Procedimiento para la toma de inventarios de farmacias y bodegas comunales

El Quiacutemico farmaceacuteutico comunal y las Directoras de los Centros de Salud fijan fecha hora y funcionarios que participaran con el fin de decretar las horas extras

1 - Listado de productos 8-Se les enviara por medio de correo electroacutenico y formato papel un listado completo con los productos farmaceacuteuticos e insumas meacutedicos a inventariar

b- Este tiene cinco columnas 1- Producto Farmaceacuteutico o Insumo Medico 2- Unidad de medida 3- Unidades por inventario fiacutesico 4- Unidades por estadiacutestica 5- Diferencias

2- Procedimiento

8 - El inventario se debe tomar por barrido de estanteriacuteas y no por producto en el formato papel enviado Posteriormente deben ser ingresados al archivo Excel enviado (Columna 3)

b Las bodegas anexas deben ser inventariadas aparte y sumadas al inventario de la sala de atencioacuten de puacutebliacuteco c- Respecto a aquellos productos que no vengan en el formato o archivo estos se deben agregar en los espacias finales de los medicamentos o insumas no agregar en otro lugar ya que se altera la consolidacioacuten comunal d- Los medicamentos o insumas meacutedicos encontrados en el inventario ffsico deben ser transformados a la unidad de medida de la segunda columna ya que el valor $ seraacute de acuerdo a esta unidad de medida y ademaacutes necesario para la consolidacioacuten e informe fina l e- Una vez finalizado el inventario fiacutesico se debe proceder a ingresar los datos estadiacutesticos respecto a los saldos de cada producto farmaceacuteutico o insumo meacutedico f- La diferencia de inventario apareceraacute automaacuteticamente por esta razoacuten se solicita no escribir en la columna 4

3- Finalizacioacuten y enviacuteo de resultados

8- Una vez ingresados los datos fiacutesicos y teoacutericos al archivo Excel debe procederse a la revisioacuten del inventario en especial en aquellos productos que existan diferencias

b- Estas diferencias pueden ser en maacutes o menos productos lo que debe ser revisado en las planillas de estadiacutesticas diarias y recetas correspondientes para posteriormente realizar nuevamente el conteo respectivo

c-El inventario una vez finalizado se debe enviar a los correos omarespinapedroaguirrecerda cl yo ofarmaciacuteapacgmailcom dentro del plazo de entrega previamente estipulado

4- Consolidacioacuten de inventarios

Una vez consolidados los inventarios se procederaacute a la verificacioacuten de la informacioacuten mediante consultas o visitas del Qulmico Farmaceacuteutico Comunal a las diferentes farmacias de los CESFAM y CECOF Terminadas las correcciones respectivas se enviaran a los directores de los CESFAM y Direccioacuten de Salud los resultados de esta actividad

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QF13 Procedimientos para entrega de faacutermacos en sobres teacutermicos

Para conservar la cadena de friacuteo la Unidad de Farmacia Comunal ha dispuesto del siguiente procedimiento para la entrega de productos que necesitan ser transportados

1- La Unidad de Teacutecnica Comunal obtendraacute en el REM la informacioacuten del nuacutemero de pacientes que usen Insulina y otros faacutermacos que usen cadena de frio por cada Centros de Salud y CECOF

2- Basado en esta informacioacuten el Quiacutemico Farmaceacuteutico Comunal procederaacute al despacho de sobres teacutermico a los centros de salud

3- Los sobres teacutermicos incluyen los siguientes elementos Sobre plateado con espacio para rotular el nombre del paciente e indicaciones y un gel refrigerante en su interior

4- Estas unidades deberaacuten ser retiradas desde la Unidad de Farmacia Comunal con la unidad refrigerante (caja) que traen desde el Centro de salud

5- La farmacia del Centro de Salud debe

a- Congelar solamente el gel refrigerante

b- Los sobres plateados lo maacutes cercano posible al gel refrigerante

6- Una vez solicitado por el paciente el producto que necesita cadena de frio con la receta correspondiente o cartolas de croacutenicos el TENS o Auxiliar de Farmacia debe

a- Revisar la receta si estaacute actualizada o si el paciente ha venido continuamente a sus controles meacutedicos Si estaacute vigente la receta debe revisar la dosis diaria para entregar la unidad o las unidades solicitadas

b- Retirar desde la unidad de frio de la farmacia la unidad o unidades de insulina u otro medicamento solicitado junto a un gel refrigerante y un sobre teacutermico

c-Colocar el nombre del paciente en el sobre teacutermico

d- Ubicar el gel refrigerante dentro del sobre teacutermico y posteriormente el producto y sellar retirando la banda blanca que trae un pegamento para ello

e- Indicar al paciente que una vez que llegue a su hogar debe colocar en la parte central del refrigerador Solo la insulina El sobre teacutermico debe ser guardado para el proacuteximo retiro y el gel refrigerante debe ser congelado

No colocar el sobre teacutermico a refrigerar ya que pierde la adherencia con el pegamento para el sellado

f- Indicarles que debe llegar lo antes posible a su hogar para no perder la cadena de frio del producto

g- Cuando retire nuevamente debe traer el sobre teacutermico y el gel debe estar congelado indicarles que es fundamental y que sin este medio de transporte no podraacute existir despacho del producto por no exislir cadena de frio

h-Aquellos pacientes que por el uso o perdida no tiene este medio de transporte por uso se les debe cambiar cuando no se peguen los sobres y el pegamento este vencido oacute por perdida entregando otra unidad de transporte


DIRECCION DE SALUD ASE SOR lA TECNICA UNIDAD CENTRALIZADA DE FARMACIA

QF14 Procedimiento para la recepcioacuten y entrega de productos de Paternidad Responsable

Cada tres meses se realizaran los inventarios de los productos de paternidad responsables para el Control Perinatal y su vez los pedidos al SSMS para la reposicioacuten de los productos

La Unidad de Farmacia Comunal el Quiacutemico Farmaceacuteutico Comunal realizaraacute el siguiente procedimiento para el abastecimiento de estos productos

1- Realizaraacute visitas cada tres meses durante el antildeo y en los inicios del mes para realizar los inventarios fiacutesicos y teoacutericos de estos productos

2-En un archivo llamado PR del escritorio del PC de la farmacia se ingresan las estadiacutesticas del Centro de Salud

3- Esta informacioacuten seraacute ingresada en una planilla especial por Centro de Salud enviada por eIDTS

3- Se enviacutea las planillas con los datos estadisticos y los pedidos resultantes para cada Centro de Salud y CECOF a Control Perinatal del SSMS

4- La Unidad de Farmacia Comunal recepciona los productos en la bodega del SSMS con personal de la Unidad Centralizada de Farmacia quienes deben seguir los protocolos de recepcioacuten de productos

5- Una vez recepcionados los productos de Paternidad Responsable seraacuten trasladados hasta las farmacias de cada Centro de Salud y entregados seguacuten las normas de distribucioacuten

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MUNICIPALIDAD PEDRO AGURRE CERDA DIRECCION DE SALUD


QF15 Procedimientos para la licitacioacuten y recepcioacuten de insumos de equipamientos y artiacuteculos Odontoloacuteqicos

1- La encargada de la farmacia odontoloacutegica desarrolla la solicitud de adquisicioacuten con el detalle y especificaciones teacutecnicas de los insumos equipamientos o artiacuteculos dentales que son necesarios adquirir

2- Colocar el iacutetem asociado al programa criterios y ponderaciones para evaluar las ofertas de los proveedores y firmas de autorizacioacuten del Director del Centro Odontoloacutegico Villa Sur encargado de los Programas Odontoloacutegicos y la del Director de Salud en ejercicio o su reemplazante

()Los criterios que generalmente se usan son precio tiempo de entrega fecha de vencimiento o garantiacutea y en algunos casos calidad seguacuten el producto Las ponderaciones se realizan de acuerdo a los producto repartidos entre los criterios elegidos completando el 100

3- Esta solicitud es enviada al encargado del Portal Chile Compra en el Centro de Salud Odontoloacutegico o en el caso de otros productos que sean diferentes a lo odontoloacutegico al encargado en el Municipio quienes son los funcionarios autorizado y validado para licitar el o los productos

4- Publicada y cerrada la licitacioacuten con el tiempo y plazos que el Portal otorga de acuerdo al tipo de compra el o los autorizados del Centro de Salud Villa Sur o Municipio realiza la apertura de las ofertas de los proveedores

5- Posteriormente se entregan los antecedentes al equipo teacutecnico del Villa Sur integrado por el Director del Centro Dental un odontoacutelogo la encargada de la farmacia dental y la secretaria coordinadora administrativa

5-Este equipo teacutecnico revisaraacute y traspasara los datos de las ofertas a la planilla con los Criterios de Evaluacioacuten establecidos en las bases de la licitacioacuten y por foacutermulas matemaacuteticas se obtendraacuten los puntajes del proveedor adjudicado

7- Una vez obtenido el proveedor adjludicado esta informacioacuten es enviada con memoraacutendum conductos a la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas Municipal para la obtencioacuten de la Disponibilidad Presupuestaria para esa licitacioacuten)

8- La Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas enviacutea la documentacioacuten al Departamento de Adquisiciones Municipal para obtener el Resumen de la Oferta Econoacutemica y desde aquiacute es derivado a Contabilidad

9- El Departamento de Contabilidad Obliga al iacutetem correspondiente entregando la Obligacioacuten Presupuestaria con firma de Contabilidad y del Director de Administracioacuten y Finanzas Municipal a la Unidad solicitante Centro Dental Villa Sur

10- En este Centro de Salud se adjudica al proveedor y se obtiene la Orden de Compra para que se proceda al despacho de los productos

11- Una vez aceptada por el proveedor la Orden de Compra la encargada de la Farmacia Odontoloacutegica y bodega dental se contacta con el proveedor para el despacho a este Centro de los artiacuteculos

12- Una vez recepcionados los productos en el Centro de Salud Odontoloacutegico ya sea farmacia o bodega se hace el certificado de conformidad a la factura y con toda la documentacioacuten recopilada en el proceso de licitacioacuten se enviacutea por memo conductor a Administracioacuten y Finanzas Municipal para el pago correspondiente al proveedor

~~ MUNICIPALIDAD PEDRO AGUlRRE CERDA


13 SI es un equipamiento y su valor es superior a una UTM se adjunta el Acta de Inventario a toda la documentacioacuten de la licitacioacuten

14 Si el producto solicitado no es un insumo dental sino artiacuteculos de escritorio o mobiliario la solicitud de adquisicioacuten con Las indicaciones detalladas en el punto 1 son enviadas directamente a Finanzas donde autorizan la compra seguacuten el iacutetem y remitida al departamento de adquisiciones del municipio para la licitacioacuten por el supervisor del Portal funcionario de salud quien ademaacutes evaluacutea las ofertas y adjudique y continuacutee el proceso desde el punto 6 adelante

15 Estos productos son recibidos directamente en el Centro de Salud quien haraacute el Acta de Inventario Certificado de Conformidad a la factura y la enviaraacute al Municipio para el pago correspondiente



QF16 Procedimientos de solicitud y despacho de insumos odontoloacutegicos para el abastecimiento del Centro Odontoloacutegico Villa Sur y CESFAM Comunales

1 Para la entrega de Insumas en el Centro de Salud Villa Sur

11 Cada Box de atencioacuten dental enviacutea una solicitud de pedido semanalmente mediante una receta a la Encargada de Farmacia

12 Esta receta de pedido debe estar foliada la cual debe estar firmada y timbrada por el Odontoacutelogo y el nombre del Teacutecnico responsable del box

13 Esta receta es recibida por la Encargada de Farmacia la que despacharaacute los insumos al Teacutecnico del box correspondiente de acuerdo al stock disponible en la bodega de insumos

14 La encargada del despacho visa la solicitud con la cantidad entregada 15 Posteriormente realiza el registro de salida del producto en la Planilla Mensual

de Registro de Consumos de Insumos Odontoloacutegicos 16 En esta planilla se registran Entrada del Producto la factura de recepcioacuten la

fecha de entrada y salida del producto el consumo mensual y el stock correspondiente

17 En un formulario disentildeado con el detalle de cada producto el teacutecnico odontoacutelogo responsable de cada Box Odontoloacutegico realiza el pedido calculando el consumo aproximado para una semana los que seraacuten entregados por la encargada de la farmacia y bodega dental Estos despachos seraacuten entregados el dia viernes de cada semana

18 En el Box de Urgencia la encargada de farmacia y bodega dental realizaraacute un catastro de los insumos los que seraacuten repuestos diariamente para el equipo de turno

2 Para la entrega de Insumas a los CESFAM Comunales

21 Cada Centro de Salud realiza una solicitud mensual la que es enviada mediante memo impreso desde la Direccioacuten de cada Cesfam a la Direccioacuten del Centro de Salud Odontoloacutegico

22 La Encargada de la Farmacia y Bodega dental y la Secretaria Coordinadora Administrativa recibiraacute estas peticiones mediante correo electroacutenico para acelerar el proceso de despacho

23 Estos insumos son contabilizados y retirados desde el Centro de Salud VillaSur por el odontoacutelogo que determine cada Coordinador

241nsumos que seraacuten despachados mediante una guiacutea de despacho fol iada adjunto a un memo conductor dirigido a los directores correspondientes La recepcioacuten de esta guiacutea en el Centro de Salud Villa Sur debe ser firmada por el odontoacutelogo que retira los insumos

25 Si se produce alguna necesidad dentro del mes se realiza un repaso realizando los procedimientos ya mencionados anteriormente

26 La Encargada de Farmacia visa la solicitud de insumas con la cantidad despachada

27 Posterior a este despacho la Encargada de Farmacia debe realizar la salida de estos productos en la Planilla Mensual de Registro de Consumo de Insumos Odontoloacutegicos para actualizar los stock correspondientes

MUNICIPALIDAD PEDRO AGURRE CERDA DIRECCION DE SALlJD


QF17 Procedimientos de Abastecimiento y despacho de productos farmaceacuteuticos para el Centro de Salud Villa Sur

1- Abastecimiento de faacutermacos

11 El Encargado de Farmacia del Centro de Salud Villa Sur enviara sus necesidades mensuales a la Unidad de Farmacia Comunal Centralizada mediante Planilla Electroacutenicas

12 Estas Planilla Electroacutenicas contienes los saldos de arrastre del mes anterior entradas de productos guiacuteas foliadas die entrada diacuteas del mes para las salidas correspondientes consumos y saldos para el mes

13 Una de estas Planilla Electroacutenicas es para la realizacioacuten del pedido mensual a la Unidad Centralizada de Farmacias que contiene saldo del mes anterior consumos del mes diacuteas trabajados del mes y que el faacutermaco ha sido utilizado

14 La planilla de Pedido Mensual calcula con estos datos automaacuteticamente el pedido de reposicioacuten considerando para ello un abastecimiento para 15 meses

15 La Encargada de Farmacia debe llenar esta planilla electroacutenica de Pedidos Mensuales con los datos solicitados y enviarla a la Unidad Centralizada de Farmacias

16 Desde la Unidad Centralizada de Farmacias se haraacuten los despachos correspondientes con guiacuteas foliadas y aproximaacutendose al pedido solicitado dependiendo de los stocks que se tengan en el momento deldespacho

17 Estos pedidos son recepcionados por la Encargada de Farmacia del Centro de Salud Villa Sur manifestando su conformidad en la guiacutea de recepcioacuten

18 Una vez recibidos los pedidos la Encargada de Farmacia del Centro de Salud Villa Sur haraacute los ingresos en las planillas electroacutenicas de estadiacutesticas diarias en el producto mes y diacutea correspondiente activaacutendose automaacuteticamente los saldos actualizados

2- Despacho de faacutermacos

21 Se realiza contra receta del profesional Odontoacutelogo

22 Este profesional Odontoacutelogo manifestaraacute en una receta su peticioacuten para un paciente beneficiario de un producto farmaceacuteutico del Arsenal Farmacoloacutegico autorizado para su prescripcioacuten

23 Este paciente se dirigiraacute a la farmacia dental a retirar el faacutermaco el cual seraacute despachado por la Encargada de Farmacia del Centro de Salud Villa Sur

24 La Encargada de Farmacia del Centro de Salud Villa Sur diariamente haraacute las rebajas correspondiente en la Planillas Electroacutenicas de Estadiacutesticas Diarias en el producto diacutea y mes correspondiente

25 Estos saldos una vez rebajados los productos entregados a los pacientes seraacuten automaacuteticamente actualizado en sus saldos

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QF18 Procedimientos para la entrega de condones de adolescentes (15 a 19 antildeos) en las farmaCias de los Centros de Salud Comunales

Estos condones son diferentes a los utilizados en el Programa de Regulacioacuten de Fecundidad del Programa de la Mujer por lo que deben ser ingresados a farmacia de forma separada a eacuteste y deben ser informados trimestralmente de forma paralela al programa de la Mujer

1- Las Unidades de farmacia de cada centro seraacuten abastecidas trimestralmente desde el SSMS posterior a las visitas de control realizadas por la unidad teacutecnica comunal y entrega de los informes a Control Perinatal del Departamento Teacutecnico en Salud

2- La unidad de farmacia del CESFAM debe entregar un stock inicial de nueve condones con sus respectivos sobres (para 3 adolescentes) para que el profesional les entregue directamente al adolescente

3- Cada sobre debe contener 3 condones las que llevan impresas las recomendaciones e instrucciones de uso como apoyo a la informacioacuten entregada en la conserjeriacutea

4- Los condones debe ser repuestos contra receta seguacuten la necesidad

5-La receta debe sentildealar Nombre del adolescente edad sexo programa

6- Si la receta no dice el programa del adolescente no debe efectuarse la entrega

7- Aquellos adolescentes entre 10 y 14 antildeos que soliciten conserjeriacutea o educacioacuten no se les puede excluir y debe realizarse la entrega contra receta de matrona

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA ORGANIZACiOacuteN Y LA ATENCION F=ARMACEUTICA

DE FARMACOS E liNSUMOS TERAPEUTICOS y ODONTOLOGICOS

DESDE BODEGA CENTRALIZADA COMUNAL BODEGA DENTAL

A LOS CENTROS DE SALUD DE LA COMUNA

DE PEDRO AGUIRRE ECRDA

2013

Este Manual de procedimientos detallado a continuacioacuten forma parte como anexo a los procedimientos teacutecnicos del Reglamento de Inventarios y Bodega y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones enviado con memoraacutendum 555 del antildeo 2011 por la Direccioacuten de Finanzas de la Municipalidad de Pedro Aguirre Cerda

Se ha considerado en este manual como anexo los procedimientos la Norma Teacutecnica W 12 que regula la organizacioacuten y funcionamiento de la Atencioacuten Farmaceacuteutica en los Establecimientos de atencioacuten primaria de salud (Decreto Exento 1089 del 31 de octubre de 1995)







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