LIBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO

El libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en caja del negocio o en las cuentas bancarias. El libro caja pertenece a la contabilidad completa, y es obligatorio su registro para los contribuyentes sean personas naturales y jurídicas, sujetas al régimen general del Impuesto a la Renta.

El formato del libro caja fue autorizado por SUNAT mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT ha establecido disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, las cuales estarán vigentes a partir del 1 de enero de 2010.

De acuerdo al código de comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble.

VALIDEZ LEGAL

Para que el Libro Caja tenga validez legal, es necesario legalizarlo ante un Notario Público o Juez de Paz, antes de comenzar a registrarlo.

NATURALEZA Y USO COMO CONTROL DE EFECTIVO

El registro de libro caja y bancos permite al contribuyente un mayor control sobre los ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos fundamentales:

Manejo eficiente del efectivo

Anticipación a las necesidades de endeudamiento.

FORMATOS TRIBUTARIOS DEL LIBRO CAJA

Los registros deben ser los movimientos mensuales de efectivo ó equivalentes de efectivo, clasificándolos en movimientos de dinero en efectivo y movimientos de efectivo en cuentas bancarias.

Por tal motivo el libro consta de 2 formatos:

FORMATO 1.1 “Libro caja y bancos – detalle de los movimientos en efectivo”

FORMATO 1.2 “Libro caja y bancos – detalle de los movimientos de la cuenta corriente

FORMATO 1.1 “Libro caja y bancos – detalle de los movimientos en efectivo”

Características:

1. Numero correlativo del registro o código único de la operación

2. Fecha de la operación

3. Descripción de la operación registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en la columna. En caso de operaciones que se encuentren centralizadas en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios será necesario únicamente referenciarse

4. Código y denominación de las cuentas contables asociadas que sean de origen o destino de la operación, según el plan de cuentas utilizado, tratándose de libros o registros llevados en forma manual.

5. Saldos y movimientos

FORMATO 1.2 “Libro caja y bancos – detalle de los movimientos de la cuenta corriente”

Características:

Se deberá incluir como datos de cabecera adicionales en la siguiente información:

1.1 Nombre de la entidad financiera

1.2 Código de la cuenta corriente

2. Número correlativo del registro o código único de la operación

3. Fecha de la operación

4. Medio de pago utilizado (según tabla 1)

5. Descripción de la operación, opcionalmente se podrá consignar en esta columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no será necesario utiliza la columna señalada para registrar la información que corresponde al inciso V.

6. Apellidos y nombres, denominación o razón social del girador o beneficiario. En esta columna se indicaran los saldos inicial o final y de tratarse de operaciones múltiples se podrá consignar como concepto o el termino varios.

7. Número de transacción bancaria, numero de documento sustento o número de control interno de la operación

8. Código y denominación de las cuentas contables asociadas que sean el origen o destino de la operación, según el plan de cuentas utilizado, tratándose de contabilidad manual

9. Saldos y movimientos.

CENTRALIZACIÓN DE LIBRO CAJA Y BANCOS

Las anotaciones registradas en el libro caja, al término del mes deben ser trasladadas al libro principal DIARIO mediante dos formas:

a) Mediante dos asientos: uno por los INGRESOS y otro por los EGRESOS.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la cuenta 10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101 caja con abono a todas las cuentas que están anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS)

Para registrar los egresos de Caja en el Libro Diario, se cargan todas las cuentas que están anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con abono a la cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja.

b) Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual al HABER, se completará con el registro de la cuenta 101 Caja registrando lo que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.

Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16, etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al menos ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de la clase 6 y 7 se aprovisionan el Libro Diario.

PLAZO DE ATRASO

De acuerdo al numeral 1 del anexo 2 de la Resolución N° 234-2006/SUNAT tendrá el siguiente plazo de atraso:

a. Tres (3) meses desde el día hábil del mes siguiente en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo. De llevarse con atraso mayor al indicado no se aplicara la sanción tifiada en el numeral 5 del artículo 175 del Código Tributario

IMPORTANCIA:

Es importante porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa, llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valore, para luego determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parte integrante de la contabilidad completa, por lo tanto es obligatorio su registro.