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EL PEDIDO, EXPEDICIÓN Y EL PEDIDO, EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE LAS ENTREGA DE LAS
MERCANCÍASMERCANCÍAS
UNIDAD 3UNIDAD 3
1. El pedido
Se puede definir como la solicitud de solicitud de compra compra que realiza un empresario o
profesional a un proveedor, para que le suministre unas determinadas
mercancías o le preste un servicio.
La correcta cumplimentación del pedido es una garantíagarantía frente a posibles errores o
pretextos del deudor a la hora de pagar la factura, constituyéndose, llegado el caso, en
prueba de la existencia de un contrato.
Formalización del pedidoFormalización del pedido
Encargado de su realización:Encargado de su realización: el departamento de comprasel departamento de compras..
Se comienza Se comienza formalizandoformalizando el pedido y se el pedido y se continúa haciendo un continúa haciendo un seguimientoseguimiento hasta que hasta que
la mercancía llega al almacénla mercancía llega al almacén
Es necesario respetar totalmente las condiciones pactadas
Formas de realizar un pedidoFormas de realizar un pedido
Por carta, fax o correo electrónicoPor carta, fax o correo electrónico. Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las
condiciones de la operación
Con una nota de pedidoCon una nota de pedido.. Se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios para facilitar, al
máximo, la compraventa.
Por teléfono. Cuando se realice un pedido por teléfono, es conveniente confirmarlo mediante comunicación
escrita tras la llamada.
Mediante agente comercial. El agente comercial cumplimenta el pedido, el cliente firma el original aceptando las condiciones de la venta y el precio, y se queda con una
copia. En el reverso de los pedidos se suelen indicar las condiciones generales de venta.
Clases de pedidosClases de pedidos
PEDIDO EN FIRMEPEDIDO EN FIRME
PEDIDO CONDICIONAL
PEDIDO CONDICIONAL
Atendiendo al conocimiento que las Atendiendo al conocimiento que las partes tengan de las condiciones de la partes tengan de las condiciones de la
operación:operación:
PEDIDO EN FIRMEPEDIDO EN FIRME
Cuando el comprador y el vendedorcomprador y el vendedor están de acuerdo acuerdo en las condiciones de la operación
(por lo que no se espera que haya modificación alguna), o bien cuando se ha negociado previamente y se han plasmado
en algún tipo de contrato.
El documento utilizado se denomina El documento utilizado se denomina pedido o pedido o nota de pedidonota de pedido
En este tipo de pedidos el documento que En este tipo de pedidos el documento que se utiliza se denomina se utiliza se denomina propuesta de propuesta de
pedidopedido
PEDIDO CONDICIONAL
PEDIDO CONDICIONAL
Surge cuando el Surge cuando el comprador expone unas comprador expone unas condicionescondiciones al vendedor, por ejemplo: un al vendedor, por ejemplo: un
descuento y un plazo de entrega concretos, descuento y un plazo de entrega concretos, seguros y transportes pagados, etc. en estos seguros y transportes pagados, etc. en estos
casos la validez del pedido depende de la casos la validez del pedido depende de la aceptación de las condiciones por parte del aceptación de las condiciones por parte del
vendedorvendedor..
La nota de pedidoLa nota de pedido
Es un impreso en el que se Es un impreso en el que se detallan los artículos detallan los artículos
solicitados, así como los solicitados, así como los principales condiciones de la principales condiciones de la
operación, salvo que ya operación, salvo que ya estuviesen pactados en un estuviesen pactados en un contrato de compraventa o contrato de compraventa o
suministro.suministro.
Contenido de los impresos de pedido.Contenido de los impresos de pedido.
• Identificación del comprador y del vendedor.• Número de pedido.• Fecha de emisión.• Dirección en la que debe entregarse la mercancía.• Unidades y descripción de los artículos solicitados.• Precios unitarios.• Condiciones, forma y plazo d pago.• Fecha de entrega.• Descuentos solicitados.• Medio de transporte utilizado.• etc.
..\MODELO PEDIDO 1.doc
..\MODELO PEDIDO 2.doc
el comprador se queda con una copia, para el comprador se queda con una copia, para que cuando reciba las mercancías contraste que cuando reciba las mercancías contraste lo que figura en la nota de pedido con las lo que figura en la nota de pedido con las mercancías realmente recibidasmercancías realmente recibidas..
NÚNERO DE COPIASNÚNERO DE COPIAS
Al menos DOS Al menos DOS
El original, firmado y sellado, se envían al comprador
El original, firmado y sellado, se envían al comprador Una se la queda el vendedor
Una se la queda el vendedor
IncidenciasIncidencias En las relaciones comerciales se pueden presentar En las relaciones comerciales se pueden presentar
situaciones que provocan modificaciones o situaciones que provocan modificaciones o anulaciones de los pedidos que se han realizado.anulaciones de los pedidos que se han realizado.
a) Las modificacionesa) Las modificaciones de los pedidos se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia, antes de que envíe la mercancía, explicándoles muy claramente las
causas que originan la modificación
b) Las anulacionesb) Las anulaciones pueden deberse a múltiples causas, unas atribuibles al proveedor (retrasos,
diferencias de calidad, mercancías deterioradas, etc.) o al comprador (errores, dificultades para pagar, no
recibir las mercancías, etc.).
En cualquier caso, si se opta por anular En cualquier caso, si se opta por anular el pedido, las causas deben explicarse el pedido, las causas deben explicarse
con toda claridad para llegar a un con toda claridad para llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.acuerdo que satisfaga a ambas partes.
Denegación de los pedidosDenegación de los pedidos
En las relaciones comerciales existen circunstancias En las relaciones comerciales existen circunstancias que ocasionan la denegación del envío de alguna que ocasionan la denegación del envío de alguna
mercancía mercancía
Las circunstancias que ocasionan la denegación de algún pedido pueden ser muy diferentes, por ejemplo:
a) Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
b) b) No poder cumplir las condicionesNo poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.
c) c) Tener conocimiento de informes poco favorablesTener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador, por ejemplo: morosidad, impagos, poca seriedad en los negocios, etc.
Estas denegaciones deben realizarse con mucho con mucho tactotacto, , tratando de que el comprador no se sienta comprador no se sienta molestomolesto por las razones expuestas o por la forma
de hacerlo.
Se ha de valorarvalorar que, cuando las circunstancias sean más favorables, a quien se deniega el
pedido puede convertirse en un buen cliente.puede convertirse en un buen cliente.
Los presupuestos de obras o Los presupuestos de obras o servicios servicios
Es común que en algunos sectores se haga uso del presupuesto, como la prestación de servicios a como la prestación de servicios a domicilio, realización de obras y reparacionesdomicilio, realización de obras y reparaciones, etc.
Se trata de un documento previo al contratodocumento previo al contrato, creado por el oferente del servicio y en el que se hace constar
todas las condiciones específicas relativas a la operación.
a) El cliente puede pedir un presupuesto previopedir un presupuesto previo por por escritoescrito, para comparar diversas ofertas.
b) El prestador se lo entregará antes de la realización del servicio, salvo renuncia expresa
escrita por parte del cliente, con la frase «renuncio «renuncio al presupuesto».al presupuesto».
Consideraciones:
e) Si durante la prestación del servicio se advirtiera la Si durante la prestación del servicio se advirtiera la presencia de averías o defectos ocultospresencia de averías o defectos ocultos en la obra, serán puestos en conocimiento del cliente por escrito lo antes
posible, con indicación del incremento del coste del servicio. Además, estos imprevistos solo podrán
subsanarse si el usuario da su conformidad.
c) La aceptación del presupuesto por parte del cliente equivale la EXISTENCIA DE UN CONTRATO.EXISTENCIA DE UN CONTRATO. Se procederá a la realización del servicio cuando el
consumidor haya firmado el presupuesto, y reciba una copia del mismo.
d) Los gastos de desplazamientoLos gastos de desplazamiento solo podrán cobrarse UNA VEZ, aunque para la realización del presupuesto
se hayan realizado varios viajes.
Ejercicio 2. página 47
2. El transporte de las
mercancías
El transporte constituye una parte una parte importante en las compraventasimportante en las compraventas, puesto que de él depende el éxito o fracaso de
las operaciones
Para transportar mercancías existen Para transportar mercancías existen varias opciones:varias opciones:
- - Utilizar los vehículos del vendedor o del compradorUtilizar los vehículos del vendedor o del comprador
- Contratar a un transportista o a una agencia de transporte
- Utilizar agencias de mensajería y paquetería cuando los envíos son urgentes y poco
voluminosos
El transporte incideincide no solamente en la rapidez rapidez de la puesta a disposición de los
productos a los consumidores, sino también en el precioprecio que estos van a alcanzar en el
mercado, ya que dependiendo del medio de trasporte, del volumen y del valor de lo
transportado la repercusión en el precio del la repercusión en el precio del producto puede ser importanteproducto puede ser importante
RapidezRapidez PrecioPrecio
Contratamos con una empresa de Contratamos con una empresa de
transportes transportes
El contrato de transporte El contrato de transporte
Un servicio de transporte constituye un contrato en virtud del cual una persona, el porteador, se
compromete a trasladar personas o cosas entre dos puntos determinados por un precio cierto.
a)a) Que el transportista sea comercianteQue el transportista sea comerciante
b) Que los b) Que los objetos transportadosobjetos transportados sean mercancías
Para que un contrato de transporte sea Para que un contrato de transporte sea mercantil se requiere:mercantil se requiere:
Clase de transporte Documento utilizado
Carretera Carta de porte por carretera
FerrocarrilCarta de porte por ferrocarrilNota de consignación
Marítimo Conocimiento de embarque o conocimiento marítimo
Aéreo Carta de embarque aéreo o conocimiento
El contrato de transporte se formaliza por escritopor escrito en un documento que, según el medio de transporte
empleado, tiene una denominacióndenominación diferente
Destinatario o consignatarioDestinatario o consignatario.. Es la persona que ha de recibir la mercancía.
PersonasPersonas que intervienen en el transporteque intervienen en el transporte
Remitente, cargador o expedidorRemitente, cargador o expedidor. Es la persona que contrata y entrega la mercancía a transportar.
Transportista o porteador.Transportista o porteador. Es la persona que realiza el transporte y conserva la mercancía transportada para entregarla en su destino dentro del plazo convenido.
El transportista, el cargador y, en su caso, El transportista, el cargador y, en su caso, el destinatario, deberán conservar una el destinatario, deberán conservar una
copia de la documentación del transporte, a copia de la documentación del transporte, a disposición de la Inspección del Transporte disposición de la Inspección del Transporte
Terrestre, Terrestre, durante al menos un año.durante al menos un año.
Conservación de las cartas de porteConservación de las cartas de porte
Modalidades de pago del transporteModalidades de pago del transporte
El pago de los servicios de transporte ha de estar indicado en el documento del transporte. Según el
momento en que se efectúe y la persona que realiza el pago, existen las siguientes modalidades:
Portes pagadosPortes pagados El pago lo efectúa el remitente El pago lo efectúa el remitente en el en el momento del envío de la mercancíamomento del envío de la mercancía..
Portes debidosPortes debidos Paga el destinatario en el plazo Paga el destinatario en el plazo máximo de las máximo de las veinticuatro horas veinticuatro horas
después de la entrega de la mercancía.después de la entrega de la mercancía.
ReembolsoReembolso El destinatario, El destinatario, al recibir la mercancíaal recibir la mercancía, , paga las mercancías y el porte.paga las mercancías y el porte.
Transporte de mercancías: Transporte de mercancías: 21% (El 18% hasta el 30/08/2012)
Transporte de viajeros y sus equipajes:Transporte de viajeros y sus equipajes: 10 %.10 %.(El 8% hasta el 30/08/2012)
Transporte internacional:Transporte internacional: exento.exento.
El IVA en el transporteEl IVA en el transporte
El transporte es un servicio sujeto al El transporte es un servicio sujeto al Impuesto sobre el Valor Añadido. Los tipos Impuesto sobre el Valor Añadido. Los tipos impositivos que se han de aplicar son los impositivos que se han de aplicar son los
siguientes:siguientes:
Debes calcular el importe final del transporte, una vez aplicado el IVA, en los siguientes casos:a) Mercancías cuyo precio de transporte asciende a 700 €, IVA sin incluir.b) Mercancías con destino a Alemania, ascendiendo el precio del transporte a 4 700 €.c) El transporte de un viajero y de su equipaje ascendió a 75 €, IVA sin incluir.
Caso práctico Pagina 50 nº 3.
CALCULA LOS IMPORTES SIGUIENTES:
a)El importe de transporte de una mercancía con IVA incluido asciende a 3.200 €. Calcula el importe del transporte sin IVA
b) El transporte de un viajero y de su equipaje ascendió a 120 € (IVA incluido). Calcula el importe del transporte antes de aplicar el IVA
Obligaciones y responsabilidades en el Obligaciones y responsabilidades en el transportetransporte
La responsabilidad del La responsabilidad del porteador o transportistaporteador o transportista comienza desde el momento en que recibe las mercaderías y está obligado a entregarlas en el
mismo estado en que estaban al recibirlas
a) a) Son por cuenta del transportista Son por cuenta del transportista todas las todas las pérdidas o averíaspérdidas o averías que experimenten los que experimenten los
géneros durante el transporte.géneros durante el transporte.
.
b) b) Podrá reclamarse contra el transportistaPodrá reclamarse contra el transportista,, dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de las
mercaderías, por los daños o averías detectados al abrir los bultos.
- Si las señales de los daños o averías aparecen en la parte exterior de los bultos solo se admitirá la
reclamación en el acto de la entrega.
- Transcurridos los plazos o pagados los portes, no se admitirá reclamación alguna contra el porteador
sobre el estado en que entregó los géneros.
c) c) Si no se entregan las mercancías dentro Si no se entregan las mercancías dentro del plazo fijado,del plazo fijado, el porteador pagará la
indemnización pactada en la carta de porte.
El transporte es efectuado el día 6 de noviembre por la empresa Transportes Veloz. c/ Javea Nº 71 Sevilla CP 41045 CIF B2522221 Tf 952-352542)Los artículos A estaban embalados en 3 cajas; los artículos B, en 5 cajas; los artículos C, en 9 cajas; y los artículos D, en 1 caja. Cada caja pesa 12 kg.El precio del transporte de las mercancías es de 2,50 €/kg,sin incluir el precio del seguro.El seguro de transporte asciende a 45 €Portes debidos.
ELABORA LA CARTA DE PORTE SIGUIENTE
La empresa Industrias Béticas SL de Sevilla (CIF A4141414 – c/ Los Naranjos 58 - Sevilla CP 41040) envió las siguientes mercancías a la empresa Comercial del Cantábrico, S.L. (CIF B2325325 c/ Limonero nº 32 - Avilés CP 33433):
300 unidades del producto A500 unidades del producto B900 unidades del producto C100 unidades del producto D
3. El albarán o nota de entrega
3. El albarán o nota de entrega
El albarán,, también denominado nota de nota de entrega,entrega, es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al
comprador.
JUSTIFICAJUSTIFICA
La prestación del servicio
La prestación del servicio
El albarán NO es un documento de uso El albarán NO es un documento de uso obligatorio pero es recomendableobligatorio pero es recomendable
Se puede enviar en su defecto la factura
Pero por ejemplo, si un cliente recibe en un mes varios envíos, pero solo paga una vez al
mes, la forma más adecuada es justificar cada entrega con un albarán, y finalmente una
factura que recapitule los albaranes enviados.
Mediante el albarán se Mediante el albarán se acreditanacreditan los los siguientes hechos:siguientes hechos:
SalidaSalidade las mercancías del almacén del vendedor.
RecepciónRecepción de la mercancía por el comprador.
RealizaciónRealización del transporte.
.
El cliente firma el albarán y ambas partes se quedan con copia, así se puede justificar la entrega de la mercancía, para posteriormente cobrar la factura
El albarán es LA PRUEBA para acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio
prestado a un cliente
La facturaLa factura por sí sola no probará la realización de la operación comercial y precisará siempre del albaránprecisará siempre del albarán
debidamente firmado por el cliente dando su conformidad con el género entregado o servicio
prestado.
Datos que figuran en el albarán Datos que figuran en el albarán
Como mínimoComo mínimo, el albarán deberá contener los datos siguientes:
Número del albarán
Número de pedido
Identificación del vendedor y del comprador
Lugar y fecha de emisión
Lugar de entrega de la mercancía
Medio de transporte utilizado y su pago, Descripción de la mercancía y unidades de
mercancía que se envían
Clases de albaranesClases de albaranes
Albarán valoradoAlbarán valorado
En él figuran los precios En él figuran los precios unitarios y el total de la unitarios y el total de la
operación.operación.
Albarán sin valorarAlbarán sin valorar
Solo refleja la descripción Solo refleja la descripción y la cantidad de la y la cantidad de la
mercancía enviada, pero mercancía enviada, pero no los preciosno los precios.
Copias de los albaranes (3)Copias de los albaranes (3)
Copia para el vendedorCopia para el vendedor
Justifica la salida de las mercancías del almacén y para que en el departamento de ventas realicen la factura
Copia para ser firmada por el compradorCopia para ser firmada por el comprador
El comprador comprueba que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del
pedido que realizó, si es correcto, se devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y sellada.
Copia para el compradorCopia para el comprador
El comprador se queda con una de las copias para justificar que ha recibido la mercancía y contrastar los
datos cuando reciba la factura
Continuando con el Caso práctico 1 en el cual la empresa Comercial del Cantábrico S.L., envió el día 3 de noviembre de 201_, la nota de pedido número 1 234, a la empresa Industrias Béticas de Sevilla, Calle
Los Naranjos 58, CP 41040.El día 6 de noviembre Industrias Béticas remitió las mercancías
acompañadas del correspondiente del albarán valorado número 727.
EJERCICIO PAGINA 59 Nº 2
Comprobación de las mercancías Comprobación de las mercancías recibidas recibidas
La puesta a disposición y entrega del género al comprador queda justificadaqueda justificada si el mismo, o su representante legal, empleado, socio o familiar
debidamente identificado, firman el albaránfirman el albarán en prueba de conformidad con el material entregado.
Desde ese mismo momento, nace la obligación de pago y el cómputo de los plazos de
reclamación o devolución.
:si la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba prevista
Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes operaciones
que la mercancía recibida es la que figura que la mercancía recibida es la que figura en el pedidoen el pedido
que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán
que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones
Comprobar
Verificar
Comprobar
Contrastar
- AceptarlaAceptarla,, pero exigiendo un descuento comercial o una rebaja en el precio
pactado.
El comprador podrá
Si existen problemasSi existen problemas (como mal estado o daños en la mercancía, discrepancias en calidad o cantidad,
incumplimiento del plazo de entrega),
- Rechazar la mercancíaRechazar la mercancía y resolver el contrato de compraventa devolviendo la
mercancía defectuosa.
Si, a pesar de la existencia de problemasa pesar de la existencia de problemas, se acepta la mercancía, se dejará constancia en el albarán y se
notificará al departamento de compras para que realicen las oportunas reclamaciones.
Se deja constancia en el albaránSe deja constancia en el albarán
Se notificará al departamento de comprasSe notificará al departamento de compraspara que realice las oportunas reclamacionespara que realice las oportunas reclamaciones
el comprador queda obligado al comprador queda obligado al pagopago
Transcurrido los plazos sin efectuar
ninguna reclamación
Plazos para poder reclamar
defectos ocultos o mercancía en mal
estado
Los 30 días siguientes a su entrega
Por defectos en la calidad o cantidad
Al mismo tiempo de recibir la mercancía, o en su caso a los 4
días siguientes si se entrega embalada
4. Archivo y organización
4. Archivo y organización
de los documentosde los documentos
Organización de los archivos de Organización de los archivos de «pedidos de clientes» «pedidos a «pedidos de clientes» «pedidos a
proveedores» proveedores»
Se dispondrá de un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente
para guardar los pedidos que se han realizado a nuestros proveedores. Uno se denominará:
««pedidos de clientespedidos de clientes»» y otro ««pedidos a pedidos a proveedoresproveedores».».
b) Debemos llevar en soporte informático o papel una FICHA DE CONTROL DE PEDIDOS para ir anotando para ir anotando
datos de cada pedido:datos de cada pedido: la fecha, el número del pedido, el nombre del proveedor (o cliente) y su
importe para poder localizarlos
Se organizan de la siguiente forma:
a) Se asigna a cada pedido un númeroasigna a cada pedido un número que sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden.
Organización del archivo de los albaranes
a) Albaranes de las compras. Es necesario tener un archivador de «Albaranes de proveedores» para guardarlos agrupados por proveedores y, dentro de estos, por fechas.
b) Albaranes de las ventas. Los albaranes que han firmado los clientes como comprobante de la entrega de la mercancía se
guardan en un archivador de «Albaranes de clientes»; se ordenarán por clientes, y dentro de estos por fechas
Los albaranes, o bien se destruyen una vez verificada la factura, o bien se grapan a la
factura y se archivan con esta.
