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El plan de empresa

No he conocido a nadie que quiera crear una empresa para fracasar, todas los

Licenciados que empiezan a desarrollar su actividad profesional en el campo de la

oficina de farmacia, ya sea por adquisición o por nueva apertura, tienen mucha

ilusión y desean que su nuevo negocio constituya un éxito, tanto a nivel económico

como de desarrollo personal y profesional; pero paradójicamente, me encuentro

con que nadie se encuentra dispuesto a realizar un esfuerzo en conocer cómo crear

y gestionar una empresa. Ya decía Eisenhower "Los planes no son nada, la

planificación lo es todo"

Espero que este capítulo contribuya a favorecer el éxito empresarial de aquellos

farmacéuticos que con todo el empeño y ganas de hacer una sociedad más

dinámica y prospera, se afrontan a la creación de una actividad empresarial; en

ocasiones se encuentran tan emocionados con la idea, que cualquier propuesta de

reflexión es vista como una pérdida de tiempo, sólo desean hacerse cargo

rápidamente del negocio, y no quieren perder tiempo meditando acerca de su

futura gestión.

Es difícil poder predecir quién tendrá éxito en su nueva etapa y quién no, pero la

experiencia nos dice, que suelen tener éxito los farmacéuticos que al hacerse cargo

de la oficina de farmacia, presentan las siguientes características: una persona

con espíritu emprendedor, con gran motivación, alto compromiso personal,

perseverancia, capacidad para movilizar recursos y con un proyecto bien

diseñado y coherente.

Un plan de puesta en marcha de la farmacia, que incluya todos los factores, desde

el estrictamente económico, hasta los de naturaleza social, desde organizar la

inauguración, a plantear las reformas que sean necesarias, la negociación con los

proveedores, la política de personal, la gestión de compras, el plazo de pago a los

proveedores etc., estará abocado al éxito.

¿Qué es un Plan de Empresa?

En mi opinión, la utilidad del Plan de Empresa no es tanto la elaboración del

documento final, sino todo el proceso de recapitulación que el futuro empresario se

ve obligado a realizar; por ello intento en este capítulo estimular la reflexión del

 

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empresario, conociendo cuales son las preguntas que nos deberíamos formular en

un primer momento. Más que dar una receta mágica, el análisis que se provoca

durante la confección del Plan de Empresa es muy válido, y es el mejor punto de

partida para la obtención del éxito empresarial de la actividad que queremos

comenzar.

El Banco necesita conocer la viabilidad del negocio, el negocio de las Instituciones

Bancarias no es ejecutar propiedades, sino obtener intereses de negocios que

funcionan. Por muchos inmuebles que aportes, si estas en paro, y el crédito es para

comprar un Ferrari, no concederán el crédito, por tanto es preciso presentarles un

proyecto empresarial coherente.

¿Para qué sirve el Plan de Empresa?

Es un documento que utilizará el emprendedor para planificar el proyecto que

desea poner en marcha, en ocasiones el empresario quiere ponerse manos a la

obra y no quiere oír hablar de más papeles, sin embargo, es un ejercicio muy útil,

escribir, negro sobre blanco, el proyecto empresarial que tiene entre manos.

Hay muchos empresarios que dicen tener el proyecto "en la cabeza", por que llevan

mucho tiempo analizándolo, pero el inconveniente de tenerlo sólo "en la cabeza" es

que es muy difícil para los demás evaluarlo, y además se corre el riesgo de

olvidarse de partes importantes, y que únicamente puede ser transmitido por el

propietario de la cabeza. Hacer el ejercicio de pasarlo "de la cabeza" al papel,

puede ser de lo más enriquecedor, ya que nos permitirá ordenar ideas, y

comprobaremos cómo afloran muchas dudas y cuestiones que no habíamos

descubierto antes.

¿La confección de un Plan de Empresa es garantía de éxito?

Evidentemente el Plan de Empresa no garantiza nada, pero invertir un cierto tiempo

y dedicación en analizar por adelantado el proceso, puede hacernos ahorrar muchos

recursos cuando aparezcan los problemas; hay que tener en cuenta quelos errores

sobre el papel son mucho más baratos que en la realidad.

Podría decir que planificar es un proceso mental que nos indica qué es posible

hacer, y donde pueden surgir los problemas.

 

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Tampoco se puede calcular hasta el más mínimo detalle, ya que esto sería un

trabajo, que por su minuciosidad, nos llevaría demasiado tiempo, y que nos

conduciría a una parálisis. A medio camino entre la parálisis por el análisis y la no

planificación estaría la planificación selectiva, que es la más recomendable, y la que

propongo se lleve a cabo.

¿Para quién tiene utilidad el plan de empresa?

Su utilidad es doble, sirve internamente al emprendedor como instrumento de

trabajo y externamente como tarjeta de presentación del proyecto para las

Instituciones Bancarias.

¿Cuáles son los errores más frecuentes que se han de evitar en la nueva

empresa?

Por mi experiencia, he podido comprobar que los errores más frecuentes que se

cometen en el proceso de la creación de una empresa, son los siguientes:

El mal de piedra: Esta enfermedad se da en los nuevos empresarios, consiste en

hacer grandes inversiones en ladrillos, olvidándose del verdadero corazón del

negocio; así, en ocasiones muchos farmacéuticos adquieren importantes bienes

inmuebles, olvidando que cuando los recursos son escasos, estos se han de dirigir a

aquellos que ofrezcan una ventaja competitiva en el mercado, y a dar soluciones a

los verdaderos sostenedores de nuestra empresa: los clientes. Por ello, a veces es

más rentable tener la farmacia en un local con un contrato de arrendamiento que

nos ofrezca seguridad, y con una farmacia con ventas elevadas, que una farmacia

con ventas reducidas, incluida en un gran inmueble de nuestra propiedad.

Comenzar con recursos inadecuados: Tanto por la falta de recursos, como, lo

que es peor, por una mala estrategia financiera, no saber financiar de la manera

más adecuada la oficina de farmacia que estamos adquiriendo, suele ser una buena

fuente de problemas, así financiar a corto plazo recursos de activo fijo material

constituye un error bastante frecuente, por lo que se necesita un asesoramiento

financiero que oriente sobre la receta de la "mezcla" de herramientas de

financiación que permita a la empresa funcionar desahogadamente.

 

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Carecer de estrategia: En ocasiones hay farmacéuticos que no tienen nuevas

ideas, y la filosofía de la adquisición de la oficina de farmacia es seguir funcionando

como el anterior propietario, dejándose llevar por la inercia; esta postura reactiva

no es la más conveniente en la creación de una empresa; por el contrario, se debe

adoptar una postura más proactiva, marcándonos unos objetivos, ya sea en

incrementar servicios, horarios, reducir costes , en suma, incrementar el nivel de

satisfacción del cliente.

Desconocimiento del mercado: El sector farmacéutico es como un pequeño

mundo habitado por clientes, proveedores, competidores, etc., que tiene sus

propias reglas y su forma de funcionamiento particular. Intentar entrar a competir

en un sector económico que se desconoce, pensando que las farmacias son "habas

contadas", es un error. Por ello, y para la primera instalación es condición

imprescindible contar con un profesional realmente capaz, que asesore e introduzca

al farmacéutico en este sector.

Despreciar la competencia: En ocasiones se tiende a pensar que las otras

farmacias dan un mal servicio, que no tienen buena presencia, llegando a creer que

no existe competencia. Por ello, y pensando que las demás farmacias ya tienen sus

propios clientes, es más sensato intentar estudiarlas, y descubrir sus posibles

puntos débiles, que despreciarla.

Escoger malos compañeros de viaje: Para que el viaje resulte agradable,

además de escoger una ruta interesante y un vehículo adecuado, es fundamental

escoger bien las personas que van a compartir muchas horas y situaciones

diversas.

Un error frecuente es incorporar en la fase de entusiasmo inicial de la creación de

empresas, a participantes que en base a amistad o relaciones de parentesco, pero

llegado el momento no aportarán el nivel esperado a la hora de la verdad.

Posteriormente, con la empresa en funcionamiento, cuando se han establecido

lazos jurídicos y personales, resulta particularmente turbulento y traumático

intentar corregir estos errores, de tal forma que muchos empresarios que han

pasado por estas situaciones nunca más quieren oír hablar de socios.

La fiebre del fundador: Con frecuencia, la fase previa a la creación de la

empresa, el emprendedor se ve atacado por una especie de fiebre y euforia. Si bien

 

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un cierto grado de ilusión es muy recomendable, no se debe perder el sentido de la

realidad.

¿Cuál debe ser la definición del producto o servicio?

En el caso de la oficina de farmacia, sobre el producto tenemos poco margen de

maniobra, sin embargo pensando en servicios, se pueden ofrecer algunos, que

pueden ayudar a posicionarnos adecuadamente en el entorno.

El enfoque de nuestro negocio no será pensar que vendemos medicamentos, sino

que "somos solucionadores de los problemas de nuestros clientes", así cualquier

problema de nuestro cliente lo veremos como un problema propio.

También será positivo conocer el volumen de ventas que será necesario para cubrir

costes, así como nuevas ideas sobre productos o servicios que seguirán a los

actuales, manteniendo siempre una orientación al mercado, es decir, con una

postura flexible que nos permita amoldarnos en todo momento a las necesidades

de los usuarios.

¿Qué política de precios aplicaremos en la oficina de farmacia?

Debemos analizar primero quienes serán nuestros clientes, cual será el potencial de

crecimiento, sus características personales, hábitos de consumo, comportamiento

como consumidores etc. Analizaremos qué ventajas e inconvenientes tiene nuestra

oficina de farmacia sobre la competencia, intentaremos minimizar el impacto de los

puntos débiles y potenciar nuestros puntos fuertes, valorando las oportunidades y

amenazas.

Asimismo, y ahora que los precios de venta de los productos

parafarmacéuticos están liberalizados, tendremos que diseñar una política

de precios que sea coherente con el mercado que tenemos, analizando la

demanda en todo momento, podemos elegir tres políticas de precios:

• Precios elevados: Ofreciendo un servicio de calidad y esmerado, con un

nivel de instalaciones y servicios que sitúen nuestra oficina de farmacia en la

gama alta.

 

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• Política de precios bajos en productos "gancho":(Por ejemplo gel de

baño, preservativos etc.) de tal manera que el cliente tenga la percepción de

que todo está de oferta, y que la política de precios de esta oficina de

farmacia es muy agresiva. Pero cargaremos un mayor margen en aquellos

productos en que existe baja elasticidad de la demanda (por ejemplo en la

cosmética de tratamiento, ortopedia etc.).

• E.D.L.P: "Every Day Low Prices": Es la opción más honesta, pero la que

requiere una gestión de compras más profesional al titular de la oficina de

farmacia, para que pueda revertir en ventajas económica para el

consumidor. Al final será la que permanecerá en un futuro, cuando la moda

de las ofertas puntuales y pasajeras desaparezca, como ya ha ocurrido en

los países más adelantados. En USA y los países más desarrollados, el tema

de las "ofertitas" ya no es admitido por una clientela informada, culta y

exigente.

¿Cómo financiaremos la adquisición de la oficina de farmacia?

Debemos estudiar el capital necesario, no sólo para la propia adquisición, sino

necesidades de capital que se precisarán en el devenir de la empresa, ya sean

necesidades de activo fijo o por incremento de las necesidades en capital de

trabajo, incremento de stocks, deudas de clientes, o disminución en el plazo de

pago a proveedores.

Llevaremos a cabo un estudio de la rentabilidad, de los beneficios que nos

proporcionará la oficina de farmacia a nivel teórico, tanto a medio como a largo

plazo. Así como una previsión de los cobros y pagos que modificaran nuestros flujos

de caja.

La confección de un balance previsional (no confundir con provisional), después de

cada ejercicio nos dará una idea nítida de cual ha sido el origen de la necesidad

financiera, así como la modificación de las distintas masas patrimoniales.

¿Qué marco jurídico será más interesante?

Sobre la forma jurídica que daremos a nuestra oficina de farmacia, la legislación no

nos ofrece aquí mucho margen de maniobra.

 

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Si bien la legislación vigente nos permite detraer las ventas de productos

parafarmacéuticos de la farmacia, y estableciendo una sociedad mercantil, que

mediante un control informático nos desviará las ventas a la oficina de farmacia o a

la sociedad que hayamos creado para la comercialización de los productos

parafarmacéuticos que se dispensen en nuestra oficina de farmacia, de tal manera

que los productos que no son estrictamente de oficina de farmacia, se facturan por

una sociedad limitada radicada en la misma farmacia; de esta manera, la carga

impositiva sobre estos productos es del 30%, y no del 45%, además de todas las

ventajas añadidas de operar con una S.L. ¿por qué nuestra oficina de farmacia

tributa por un producto parafarmacéutico un 45%, y la pharmashopping de al lado

al 30%?, no sería justo, y daría una ventaja competitiva vía fiscal a la tienda de

parafarmacia.

Caso de que la propiedad de la oficina de farmacia pertenezca a más de una

persona, podremos optar por una Comunidad de Bienes, por una Sociedad Civil

Particular u otras sociedades civiles en comandita, disponer de unas nociones

básicas de contabilidad y de gestión empresarial, nos facilitará también el

desarrollo económico de nuestra empresa, que en la actualidad resulta casi

imprescindible.

Un estudio sobre el tipo de asesoramiento que necesitará la empresa, será

fundamental para solucionar las contingencias a nivel fiscal o económico que

pudieran derivarse del funcionamiento de nuestro negocio.

¿Cómo se debe escribir el Plan de Empresa?

Puede adquirir diversas formas en función del destinatario, ya sea un socio

potencial, un banquero, un inversor privado, una empresa de capital riesgo etc.

Pero a pesar de ello, existen unas coincidencias de tipo práctico que es conveniente

tener presente:

• Normalmente, las personas que lo van a leer o valorar están muy ocupadas,

por ello, debe ser breve, máximo de 25-30 paginas.

 

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• La información que contenga debe ser de calidad y relevante. Se

suministrarán datos verdaderos y comprobables, no opiniones, y huiremos

aún más de la autoadulación.

• Debe dar una imagen global de todas las áreas que se ven involucradas: los

recursos humanos, las finanzas, el marketing, la gestión de la información,

así como todas las implicaciones a nivel económico y fiscal que sean

relevantes.

• No delegue la confección de su plan de empresa, nadie puede sustituir al

empresario en la tarea de la planificación de la mima, y la experiencia y

"brainstorming" acumulado en este proceso puede ser algo muy valioso e

intransferible.

• Contraste el plan con personas expertas: que posean conocimientos del

sector donde usted se quiere introducir y que puedan aportar otro punto de

vista.

• Elabore un sistema de control, para conocer donde se están produciendo las

desviaciones sobre las previsiones

¿Qué es y cómo se desarrolla la red de contactos o "network" de una

nueva empresa?

Los diccionarios traducen la palabra inglesa "network" al español por red, y ponen

como referencia la red de carreteras, de emisoras de radio etc.

Cuando la palabra "network" es utilizada en administración y dirección de

empresas, no se refiere a una red de cosas sino de personas, a las relaciones entre

individuos.

El emprendedor que crea una nueva empresa puede construir una red de relaciones

con otras personas que le pueden ayudar, en distintos momentos del proyecto, a

hacerla realidad.

Cuando una persona emprendedora esta planificando una actividad empresarial,

pronto descubre que hay personas con las que es importante establecer relaciones

 

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en el futuro, pues sus conocimientos pueden ser de gran utilidad para el éxito en el

devenir de su proyecto.

En el caso de la oficina de farmacia esta red debe estar formada por:

• Profesionales expertos en el ámbito de la normativa jurídica, fiscal o

laboral: se debe buscar a los profesionales que, con estos conocimientos,

asesoren a la nueva oficina de farmacia, ya que difícilmente una farmacia

media podrá tener en nómina a profesionales expertos encargados de

mantenerla al día de las constantes novedades que en estos ámbitos se

producen. No elegiremos a estos profesionales por su cercanía, sino a

aquellos que realmente sean capaces, hoy, con las nuevas tecnologías, o

incluso con el simple teléfono se puede asesorar adecuadamente, lo

importante es que el que está al otro lado sea un profesional

verdaderamente capaz y avezado, la mera presencia física no genera valor

en la consultoría actual, al contrario, supone una perdida de tiempo.

• Clientes: Lógicamente, conocerlos, mimarlos y cuidarlos es la base de

cualquier empresa, por ello se debe establecer una relación lo más fluida,

estrecha y profesional.

• Proveedores: No debemos verlos como la parte contraria, sino que ambos,

mayoristas o laboratorios, juntamente con la oficina de farmacia,

constituyen distintos eslabones de la cadena de distribución; estamos en el

mismo barco, y por tanto se les debe considerar socios y amigos, más que

competidores o enemigos.

• Competidores : Parece que se empiezan a desterrar las miopes estrategias

que consistían en ignorarlos o despreciarlos, puesto que resulta más eficaz

conocerlos, y poder analizarlos, para conocer sus puntos débiles y poder

aprender en base a carencias ajenas.

• Entidades financieras: Conviene tener una relación fluida dentro de un

marco estable, teniéndolas informadas de la marcha de nuestra oficina de

farmacia, para intentar prever posibles problemas y evitar situaciones de

emergencia que siempre tienen un alto coste para la empresa.

 

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• Los auxiliares y personal colaborador: Debemos procurar una buena

relación, manteniéndolos motivados, y lograr que presten sus servicios en la

oficina de farmacia de una manera satisfactoria y con agrado; esto siempre

termina percibiéndolo el cliente.

Esta red de contactos es algo único y personal del empresario, las relaciones se

establecen entre personas y no entre instituciones. Con este network, o red de

relaciones, el empresario emprendedor debe construir alrededor de su nueva

empresa, una red de relaciones personales que le sirvan como lanzadera para

ayudarla a crecer y desarrollarse.