EL PROCESO CONTABLE GENERAL

El proceso contable general, o ciclo contable anual, es el conjunto ordenado de tareas desarrolladas por el contable a lo largo de un ejercicio.

El objetivo del Proceso Contable es que la información contable refleje una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa: que cada elemento patrimonial se encuentre correctamente valorado.

La correcta valoración de los EP se consigue aplicando los PRINCIPIOS CONTABLES (normas básicas que buscan la imagen fiel) y las NORMAS DE VALORACIÓN (aplicación de los PC a elementos patrimoniales concretos).

Algunas operaciones del PC vienen “directamente inducidas” por hechos económicos muy obvios como compras, ventas, cobros y pagos.

Otras se deben a la aplicación de principios contables a hechos económicos menos obvios. Es el caso de las amortizaciones, periodificaciones, etc. O a razones técnicas como los traspasos a resultados. De aquí la importancia de conocer en detalle el proceso contable general.

Identificación, Valoración y Registro de los hechos contables del ejercicio.

Control

CUENTASLIBRO

MAYORBALANCE

EMPRESA (PATRIMONIO)

INVENTARIOFÍSICO

HECHO CONTABLE

ASIENTOSLIBRODIARIO

ESTADO DE RESULTADOS

TRASPASO DE SALDOS DE

INGRESOS Y GASTOS A PY G

DECISOR EXTERNO

ASIENTO DE APERTURA

ASIENTO DE CIERRE

Del asiento de cierre del ejercicio anterior

Al asiento de apertura del próximo

ejercicio

Antes de elaborar los estados contables:Los saldos de las cuentas deben representar adecuadamente el valor de los Elementos patrimoniales = diferentes actividades (periodificación, amortización…)Después:Asientos por los que se saldan las cuentas

FASES DEL PROCESO CONTABLE

La fase de registro ocupa prácticamente la totalidad del ejercicio, consiste principalmente en:

Identificar, valorar y registrar los hechos contables originados en las transacciones con el exterior al recibir o remitir los documentos acreditativos de las transacciones (normalmente facturas). Este comportamiento establece un criterio claro sobre el momento en el que deben efectuarse las anotaciones y hace que éstas se registren cuando se disponen de los datos necesarios aunque nos obliga a realizar “ajustes de devengo” como la periodificación

Identificar, valorar y registrar las pérdidas ocasionadas por circunstancias extraordinarias (accidentes, robos, catástrofes).

Elaborar periódicamente el balance de comprobación o de sumas y saldos.

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: la fase de registro

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: El cierre del ejercicio

Durante el cierre del ejercicio se efectúan una serie de actividades encaminadas a elaborar el estado de resultados y el balance y a cerrar la contabilidad.

a) Reconocimiento de operaciones no formalizadas

b) Periodificación de ingresos y gastos

c) Clasificación correcta (p.e. traspasos de deudas de L/p a C/P)

d) Adecuación de saldos (ajuste de existencias iniciales/ finales)

e) Correcciones valorativas: amortizaciones, deterioros, otras (valor

razonable, coste amortizado)

f) Elaboración del estado de resultados

g) Traspaso de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a

pérdidas y ganancias.

h) Elaboración del balance

i) Cierre de los libros contables

EMPRESA

PAGOS: corriente financiera

Bienes/ servicios:corriente real

COBROS: corriente financiera

Bienes/ servicios:corriente real

REGISTRO DE GASTOS E INGRESOS: EL PRINCIPIO DEL DEVENGO Y LA PERIODIFICACIÓN

EL REGISTRO CONTABLE DE GASTOS E INGRESOS SE PRODUCE DE ACUERDO CON LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) CON INDEPENDENCIA DE LA CORRIENTE FINANCIERA ASOCIADA (PAGO/COBRO)

EMPRESA

PAGOS: corriente financiera

Consumo de Bienes/ servicios:corriente real:

COBROS: corriente financiera

Venta de Bienes o prestación de servicios: corriente real

EJEMPLO

01/01/01 CONSUMO EL GASOIL A CREDITO

31/01/01 PAGO EL GASOIL

01/01/01 REGISTRO EL GASTO

05/01/01 VENDO PASAJES A CREDITO

27/01/01 COBRO LOS PASAJES

05/01/01 REGISTRO EL INGRESO

Vamos a analizar algunas situaciones relacionadas con el principio de devengo que se pueden producir AL FINAL DEL EJERCICIO

31/12. FIN DE EJERCICIO

PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) CONSUMO en el EJERCICIO 2

Puede que la empresa sin haber prestado cierto servicio lo cobre; o que, sin haber consumido determinada prestación, la pague.

COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio) LO PRESTO en el EJERCICIO 2

AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE FINANCIERA(FACTURA/ COBRO/ PAGO)

AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE REAL(DEVENGO)

SON HECHOS CONTABLES Y DEBO REGISTRARLOS EL EJ1

PERO EL GASTO O INGRESOCORRESPONDEN AL EJ2

CONTABLEMENTE ENTONCES:

1.- DEBEREMOS REGISTRAR LA FACTURA, EL COBRO O EL PAGO EN EL EJERCICIO 1 PORQUE SON HECHOS CONTABLES QUE ALTERAN EL PATRIMONIO

2.- DEBEREMOS TRASLADAR EL GASTO O INGRESO AL EJERCICIO 2 QUE ES DONDE SE DEVENGAN

3.- PARA ELLO UTILIZAREMOS CUENTAS de PERIODIFICACIÓN

3.1) Una que expresa ingresos no devengados cuyos importes han sido recibidos/facturados. Es una cuenta de pasivo, al representar la obligación que tiene la empresa de prestar en un futuro ciertos servicios que ya ha cobrado o facturado.

3.2) Una que refleja gastos no devengados cuyas cuantías han sido satisfechas, indica el derecho que tiene la organización de consumir ciertos servicios por los que ya ha pagado o que le han sido facturados, por lo que forma parte del activo.

PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) CONSUMO en el EJERCICIO 2

PERIODIFICACIÓN DE GASTOS

100 Arrendamientos (gasto)

a

Tesorería (o acreed. x ptac. de serv) 100

100 Gastos Anticipados (Activo)

a

Arrendamientos 100

100 Arrendamientos

a

Gastos Anticipados (Activo) 100

Arrendamientos

100 100

Gastos Anticipados

100

Arrendamientos

100

Gastos Anticipados

100 100

COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio) LO PRESTO en el EJERCICIO 2

PERIODIFICACIÓN DE INGRESOS

100 Tesorería (o Clientes) a

Ingreso x prest. de servicios 100

100 Ingreso x Prest. de servicios

a

Ingresos Anticipados (pasivo) 100

100 Ingresos Anticipados (pasivo)

a

Ingreso x Prest. de servicios 100

Ing. X prest.Servicios

100 100

Ingresos Anticipados

100

Ing. X prest.Servicios

100

Ingresos Anticipados

100 100

PERIODIFICACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS

ALGUNAS PRECISIONES:

En ocasiones alguno de los gastos e ingresos facturados y/o pagados/ cobrados en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente. La periodificación se realizará por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio siguiente).

Si periodificamos intereses utilizamos cuentas específicas denominadas:

a) Intereses pagados por anticipado. Es una cuenta de activo que representa los intereses, pagados durante el ejercicio, que se devengarán en un ejercicio posterior.

b) Intereses cobrados por anticipado. Es una cuenta de pasivo ajeno que representa los intereses, cobrados durante el ejercicio, que se devengarán en un ejercicio posterior.

La periodificación requiere un seguimiento a partir de datos extracontables que nos permita determinar periodos de devengo y compararlos con compras y pagos

RECONOCIMIENTO DE OPERACIONES NO FORMALIZADAS 

Es práctica habitual que los hechos contables se registren al recibir o emitir los

documentos acreditativos de las transacciones.

Las facturas se formalizan normalmente varios días después de realizar las

compras, ventas o prestaciones de servicios, el reconocimiento contable de

activos, pasivos ajenos, ingresos y gastos suele demorarse.

Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a

la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en

el ejercicio, la empresa deberá asentar las operaciones no formalizadas, es

decir, aquellas realizadas en los días inmediatamente anteriores al cierre del

ejercicio y de las que no se ha recibido o emitido factura u otro documento

acreditativo similar.

La situación ahora es la siguiente

31/12. FIN DE EJERCICIO

CONSUMO en el EJERCICIO 1 ME FACTURAN en el EJ. 2

Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en el ejercicio es necesario registrar antes del cierre estas operaciones (ej.1)

PRESTO el servicio en el EJERCICIO 1 LO FACTURO en el EJ. 2

AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE REAL(DEVENGO)

AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE FINANCIERA

EL GASTO O INGRESOCORRESPONDEN AL EJ1

ESTOS HECHOS CONTABLES DEBO REGISTRARLOS EL EJ2

CONSUMO en el EJERCICIO 1 (alquiler) FACTURA en el EJERCICIO 2

GASTOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS

100 Arrendamientos (gasto)

a

Acreed. x ptac. de servicios facturas

Ptes (pasivo) 100

100 Acreedores por prest. de servicios

a

acreedores por prestación de serv 100

Arrendamientos

100

Acreedores x Prestac. Serv FP

100

Acreedores x Prestac. Serv FP

100 100

A Pérdidas y Ganancias

Acreedores x Prestac. Serv

100

PRESTO EL SERVICIO EL EJ.1 LO FACTURO en el EJERCICIO 2

INGRESOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS

100 Clientes facturas pendientes de emitir (activo)

a

Ingreso x prest. de servicios 100

100 Clientes

a

Clientes facturas ptes. emitir 100

Ing. X prest.Servicios

100

Clientes Facturas Ptes.

100

Clientes Facturas Ptes

100 100

A Pérdidas y Ganancias

Clientes

100

ALGUNAS PRECISIONES:

En ciertas ocasiones algunos gastos e ingresos pendientes de facturar en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente.

Por ejemplo. Si pago el alquiler de mis oficinas cada tres meses y el trimestre diciembre/enero/febrero lo pago a finales de febrero. El ajuste se realizará por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio actual) En el ejemplo 1/3 del gasto se devenga en diciembre y 2/3 en el ejercicio siguiente

Por ejemplo si facturo un servicio cada dos meses y la factura correspondiente a diciembre/enero la emito en enero, ½ del ingreso se devenga en diciembre y ½ en el ejercicio siguiente.

Si periodificamos intereses utilizamos cuentas específicas denominadas

a) Intereses a corto plazo de deudas. Cuenta de pasivo ajeno representativa de deudas por intereses en contra devengados y no pagados.

b) Intereses a corto plazo de inversiones financieras. Cuenta de activo representativa de derechos por intereses a favor devengados y no cobrados.