El proyecto como herramienta de gestión. Victor M. Sierra. Universidad CES

Víctor Manuel Sierra N.

EL PROYECTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN

Victor Manuel Sierra N. [email protected]

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Un proyecto puede ser considerado como una serie de actividades y tareas que:

• Tienen un objetivo definido que debe completarse dentro de ciertas especificaciones.

• Tiene fechas de iniciación y fecha de terminación definidas.

• Tiene sus limitaciones o fronteras definidas.

• Consume recursos

¿QUÉ ES UN PROYECTO?


• Es un esfuerzo complejo, compuesto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por varias organizaciones o departamentos dentro de una organización, con objetivos, programas y presupuestos bien definidos.

• Es también, la acción orientada hacia un objetivo requerido para poder realizar una idea, una propuesta, un paso evolutivo o algo parecido.

• El desarrollo de un proyecto requiere planeación y monitoreo.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?


• Proyectos de infraestructura – Edificación

– Urbanización

– Caminos

– Puentes

– Túneles

– Comunicaciones

– Puertos

– Vías férreas

– Aeropuertos

– Canales

– Embalses y represas

– Industriales

– Energía

• Proyectos de investigación – Científicos

– Tecnológicos

– Económicos

– Sociales

• Proyectos de productos – Productos de consumo masivo

– Comerciales

– Intangibles

– Financieros

TIPOS DE PROYECTOS


• Proyectos de informática

– Sistemas de información

– Sistemas de control

– Sistemas de Control Automático

– Creación de software

• Proyectos institucionales

– Salud

– Educación

– Gobierno

TIPOS DE PROYECTOS


La gerencia de proyectos exitosa es aquella que ha logrado alcanzar los objetivos del proyecto dentro de los límites del tiempo, costos, al nivel de rendimiento deseado, al nivel tecnológico requerido y, todo esto, mediante la utilización efectiva y eficiente de los recursos disponibles.

La definición de éxito de un proyecto incluye el logro de sus resultados:

• Dentro de los períodos de tiempo determinados.

• Dentro del costo presupuestado.

• Al nivel apropiado de rendimiento y especificación.

• Aceptados por el cliente / usuario con acuerdos mutuos sobre los cambios.

• Sin causar disturbios con el flujo del trabajo principal de la organización.

• Mejorando la cultura corporativa.

LA EXCELENCIA EN LA GERENCIA DE PROYECTOS SE DEFINE COMO EL LOGRO CONTINUADO DE UNA SERIE DE PROYECTOS EXITOSOS.

¿CUÁNDO SE PUEDE CONSIDERAR QUE UN PROYECTO ES EXITOSO?


• Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas con el objeto de cumplir o sobrepasar las necesidades y expectativas que tienen todas las personas involucradas en un proyecto.

• Necesidades y expectativas:

• Calidad (Útil)

• Costo (Económico)

• Tiempo (Oportuno)

¿QUÉ ES LA GERENCIA DE PROYECTOS?


CONOCIMIENTOS HABILIDADES TECNICAS HERRAMIENTAS

Campo de las ciencias Cap comunicar. Mercadeo masivo Publicidad

- Básicas negociar Negociar ( Win/win) Juego de actores

Junta de negocios

- Del comportamiento - Motivación. - Liderazgo. - Efecto pigmaleón. - Factores de Higiene

Manejo adecuado del poder

Acuerdos programáticos

Planes de gobierno

- Economía Tomador de decisiones

Planear (programación PDM.PERT)

Sistemas de información en gestión de proyectos

- Ingeniería creativo Crear : árbol de problema, espina de pescado

Prototipos-Patentes

CAMPOS DEL GERENTE DE PROYECTOS


• Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos de la compañía por un tiempo corto y para el cual se han establecido objetivos y metas específicas. Más aún, la Gerencia de Proyectos utiliza el enfoque de sistemas porque involucra personal funcional (jerarquía vertical) asignado a un proyecto específico (jerarquía horizontal).

• Es un modelo de administración y control relativamente reciente, se caracteriza principalmente por la introducción de nuevos métodos de reestructuración gerencial y la adaptación de algunas técnicas, con el propósito de obtener mejor control en el uso de los recursos de la organización, ya ha sido aplicado en diversas organizaciones.

GERENCIA DE PROYECTOS


• Es una metodología de trabajo orientada a hacer el mejor uso de los recursos disponibles, mediante un esquema particular de organización, cuyo sistema de planificación y de control, permite alcanzar con éxito objetivos, métodos o soluciones específicas.

GERENCIA DE PROYECTOS


Fases intermedias (Unas o Varias)

Fase Final

Fase Inicial

Costo y Personal Ocupado

Inicio Tiempo Final

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Variación del nivel de costos y de personal ocupado a través

del tiempo.


Competidores

Clima Económico

Proveedores Dueño

Gobierno

Finanzas

Grupos Comunitarios

Agencias regulatorias

Medio

Nivel III ADMINISTRACION

TECNICA

Es responsable delcontenido técnico del proyecto

PROYECTO Nivel I

ADMINISTRACION DE NIVEL ALTO

Trata con los asuntos del mundo exterior

MUNDO EXTERIOR

LOS TRES NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


• Organizaciones y personas involucradas en un proyecto

• Influencias organizacionales

• Tópicos claves de la administración general

• Influencias socio-económicas

EL PROYECTO Y SU CONTEXTO DE DESARROLLO


ORGANIZACIONES Y PERSONAS INVOLUCRADAS EN UN PROYECTO

• Importancia de su identificación • Expectativas desarrolladas • Involucrados claves:

• Gerente del proyecto • Usuarios o clientes del producto del proyecto • Organización que ejecuta el proyecto • Patrocinadores del proyecto • Comunidades afectadas por la puesta en marcha del proyecto • Proveedores y contratistas • Agencias gubernamentales • Ciudadanos individuales


INFLUENCIAS SOCIO-ECONÓMICAS

• Incluye un amplio conjunto de asuntos y temas: • Estándares: Reglas (guías o características de un

producto, proceso o servicio, cuyo cumplimiento no es obligatorio. V gr.: el tamaño de los diskettes de computador)

• Regulaciones: (Documentos que establecen la obligatoriedad de cumplir ciertas condiciones de construcción, de manejo ambiental, de uso del terreno, entre otras).

• Influencias Culturales


ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

• Son los procesos que hacen parte de la gerencia de proyectos.

1. Administración del contexto 2. Administración de la integración del proyecto 3. Administración del alcance 4. Administración del tiempo 5. Administración de los costos 6. Administración de la calidad 7. Administración del recurso humano 8. Administración de las comunicaciones 9. Administración del riesgo 10. Administración de las adquisiciones


INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES

• Influencia de las organizaciones sobre los proyectos que adelantan. • Organizaciones basadas en la realización de

proyectos • Organizaciones basadas en producción continua • Culturas organizacionales y estilos de dirección • Estructuras organizativas

• Funcional • Matricial • Por proyectos


Las cajas sombreadas representan al personal asignado al proyecto

Coordinación del proyecto

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Ejecutivo Superior

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL



Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Ejecutivo Superior

Gerente de Proyectos

ORGANIZACIÓN POR PROYECTOS

Gerente de Proyectos Gerente de Proyectos



Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Gerente de proyecto 1



Gerente de proyectos

Ejecutivo Superior

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Las cajas representan al personal asignado al proyecto


ENFOQUE FUNCIONAL

• Flujo vertical (jerárquico)

• Orientado a la tarea

• Quién cometió el error?

• Comprender mi trabajo

• Evaluar los individuos

• Los empleados son el problema

• Cambiar el empleado

• Dificultad en la evaluación y seguimiento de la gestión

• Dificultad para construir indicadores

• Hacer mi trabajo

ENFOQUE por PROYECTOS

• Flujo horizontal

• Orientado al usuario

• Qué permitió el error?

• Comprender el proyecto

• Evaluar el proyecto

• El proyecto tiene problemas

• Mejorar el proyecto

• Facilita la evaluación y seguimiento de la gestión

• Fácil construcción de indicadores

• Trabajar en equipo



ESTRATEGIAS PROYECTOS

¿De dónde surgen los proyectos?

Entorno

Oportunidades

Problemas

Necesidades


POLÍTICAS

PLAN PLAN

PROGRAMAS PROGRAMAS

PROYECTOS PROYECTOS


CICLO DEL PROYECTO

FORMULACIÓN

EVALUACIÓN

Fuente: Elaboración propia a partir de la bibliografía

PROGRAMACIÓN

EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

Viabilidad del proyecto

Presupuesto del proyecto


CONCEPCIÓN

PREPARACIÓN EVALUACIÓN

EJECUCIÓN EX POST


ETAPAS DEL PROYECTO


Ciclo de proyecto de la Comisión Europea

PROGRAMACIÓN

EVALUACIÓN

EJECUCIÓN

FINANCIACIÓN

INSTRUCCIÓN

IDENTIFICACIÓN


Esquema del ciclo de un proyecto según la AECI (Agencia Española de Cooperación Internacional)

PROGRAMACIÓN Plan Director Plan Anual

EVALUACIÓN

Informes de Evaluación

FINALIZACIÓN Informe Final

SEGUIMIENTO Informes de Seguimiento

EJECUCIÓN

FORMULACIÓN Documento

del Proyecto

IDENTIFICACIÓN Ficha de

Identificación

Ciclo de la intervención

Líneas de influencia


El ciclo del proyecto BID

Identificación de ideas de

proyecto

Definición de objetivos

Diseño

Análisis y aprobación

Ejecución

Evaluación ex post

1

2

3

4

5

6


El ciclo de vida del proyecto (The project cycle)

ETAPAS DEL CICLO DE UN

PROYECTO

Evaluación Implementación

Preparación


FORMULACIÓN

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

• Nombre

• Tipo

• Descripción

• Objetivos

• Beneficios

• Alcance

• Etapas

• Estimaciones (tiempo, recursos, costos) Genérico inicialmente

ENTORNO DEL PROYECTO

• Dueño

• Sector

• Expectativas del sector

• Relaciones con otros proyectos

• Aspectos que pueden afectar el proyecto

• Responsables e involucrados

El análisis de alternativas Fuente: Elaboración propia a

partir de la bibliografía


Costos vs. Incertidumbre

Incertidumbre

Costos

Idea Perfil Prefactibildad Factibilidad

Incertidumbre

Costos


El análisis de alternativas

• Se trata de identificar las opciones de proyecto, valorar sus posibilidades de llevarlas a la práctica y acordar una estrategia de proyecto

• Se identifican las ramas como posibles proyectos y se traza una separación.

• Se selecciona una de las opciones


Viabilidad del proyecto

Ejecutar el proyecto

Formular el proyecto

¿Se justifica ejecutar el

proyecto?

¿La junta Directiva o Comité de

Gobierno decide invertir en el

proyecto?

Se archiva el proyecto

Actualizar el proyecto

El proyecto espera nueva decisión de

invertir

NO

NO

SI

SI

Controlar la ejecución del

proyecto

Banco de proyectos

Estudios de viabilidad:

Técnica (académica), financiera, administrativa, legal, mercado, pertinencia institucional


El problema de la viabilidad

PROYECTOS

Utilización de Recursos

Generación de Servicios

Costos Beneficios

¿EXCEDENTE?

-Identificar

-Cuantificar

-Valorar

¿Existe otra alternativa?


PROGRAMACIÓN

Presupuestos Riesgos

Suposiciones Tamaño

Localización Cronograma

Herramienta sugerida - Microsoft project

Fuente: Elaboración propia a


../../DIRECCIÓN%20FINANCIERA%20-%20VICTOR/ICEBERG/SII%20USB%20Colombia%20(Linea%20de%20Base%20Ajustado%20Agosto%206%202004-con%20capacitación-opción3).mpp


Enfoque de un proyecto de inversión

1 2 3 4 5 ........................................n

Ingresos

(+)

Costos

(-)

ETAPA DE INVERSIÓN

ETAPA DE OPERACIÓN


Métodos de evaluación financiera de un proyecto

1. Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

2. Métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo.


Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo

• Periodo de recuperación – PR. FN=FP

• EEPI – SUM ING / SUM GTOS

• TRC – PROM ING / SUM GTOS

• (IN – D) / D -

• IN / VL


Métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo

• VPN

• TIR

• TUR – VR

• B/C

• CUE ó CAE ó SNU

• VFFE

• TCP


FLUJO DE EFECTIVO NETO

Para efectuar la evaluación financiera de un proyecto es necesario definir su flujo de efectivo.

Modelo

FLUJO DE EFECTIVO NETO.xls


Tasa de interés para la evaluación financiera

Información numérica a precios constantes, corresponde tasa de interés en términos constantes.

Información numérica a precios corrientes, corresponde tasa de interés en términos corrientes (afectada por la inflación).

1 + i mdo = (1+i real) (1+i inf)


VPN

El valor presente neto es el valor actual de los flujos de caja netos menos la inversión inicial.

< 0, no se justifica

VPN = 0, es indiferente

> 0, se justifica el proyecto


Análisis de sensibilidad

Un proceso de evaluación tiene cierto nivel de incertidumbre en los resultados, por esto es necesario determinar la variación en los resultados al alterar las variables que intervienen en los cálculos.


TASA INTERNA DE RETORNO

Tasa de interés que hace que el VPN sea igual a cero.

< TMRR, no se justifica

TIR = 0, es indiferente

> TMRR, se justifica el proyecto


RELACIÓN BENEFICIO - COSTO

Valor presente de los ingresos netos entre la sumatoria del valor presente de los egresos netos.

< 1, no se justifica

B / C = 1, es indiferente

> 1, se justifica el proyecto


COSTO ANUAL EQUIVALENTE

Útil para evaluar proyectos que esencialmente constituyen fuentes de egresos.

Este método se utiliza en proyectos que no es posible determinarles la rentabilidad ya que básicamente están conformados por desembolsos.


EJECUCIÓN

MATERIALIZACIÓN DEL PROYECTO

APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS

• Organización

• Planeación

• Dirección

• Control


SEGUIMIENTO

El seguimiento es una acción transversal en el ciclo de

vida de un proyecto.

Existirán formatos para cada etapa.


Informes de Seguimiento

• Informes periódicos

• Bimensual

• Trimestral

• Semestral

• Informe final

• Resumen de proyectos

• Resultados

(logros- indicadores)

• Actividades realizadas

• Informe financiero (gastos/ remesas)

Tiempo Medición de objetivos


EVALUACIÓN (Ex – post)

“La evaluación se refiere tanto al futuro como al pasado: Es una vía para valorar los resultados de las acciones pasadas, en aras a incorporar dicho aprendizaje en la planificación futura. Manteniendo una mirada crítica de lo ocurrido, la evaluación puede: - Determinar hasta que punto se han logrado los objetivos y las metas. - Valorar la relevancia, la efectividad, el impacto y la viabilidad de lo que se ha logrado. - Reconsiderar, a la luz de la experiencia, la validez de los supuestos del plan original. -Indicar que puntos de vista internos pueden ser ofrecidos para mejorar una práctica y una política más amplia”.

Fuente: Eade, D. and Williams, S.: The Oxfam Handbook of Development and Relief. An Oxfam publication Vol. 1. Oxford, 1995. Pág. 415.


Tres funciones de la evaluación ex-post en los proyectos

CONTROL APOYO A LA GESTIÓN APRENDIZAJE

FUTUROS PROYECTOS

EVALUACIÓN

INFORMACIÓN

Fuente: Elaboración propia a



Principales diferencias entre el Seguimiento y la Evaluación

INFORMACIÓN EJECUCIÓN INFORMACIÓN PARA APRENDIZAJE Y TOMA DE

DECISIONES FUTURAS

Proyecto en ejecución Finalizando el proyecto

Planes y calendarios Revisión de funciones,

actividades y productos Percepciones

Relación gastos / presupuesto

RESULTADOS EFICIENCIA

PERTINENCIA EFICACIA

SOSTENIBILIDAD IMPACTO

SEGUIMIENTO EVALUACIÓN EX - POST

Objetivo

Periodo de referencia

Necesidad de análisis

Usuarios primarios

Dependencia o Facultad ejecutora Directivos

Dependencia o Facultad ejecutora Directivos

Estamentos Universitarios Población beneficiada

Población no beneficiada - entorno



“UNIRSE ES UN COMIENZO;

SEGUIR UNIDOS ES PROGRESAR;

TRABAJAR UNIDOS ES TENER

ÉXITO”

Henry Ford


Victor Manuel Sierra N.

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