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Elaboración de
Procedimientos
(Folgar, 1999. Los Procedimientos)
Un procedimiento es un documento
Formalidades mínimas de un documento:
Debe ser útil para hacer, no hacer o probar algo.
Debe ser reconocido como documento por todos los individuos
La información contenida en él debe ser consistente.
Ej. Boleto de colectivo
Hay dos tipos de documentos:
Los que contienen información histórica, es decir de acontecimientos ocurridos en el pasado, llamados registros. Ej: remito
Los que contienen requisitos a ser cumplidos en el futuro, como los códigos, normas, especificaciones y procedimientos.
Documentos de requisito
CódigosSon documentos que fijan requisitos de cumplimiento
obligatorio, impuestos por un sistema legislativo
gubernamental. Cuando un código es legislado, debe darse
cumplimiento a sus requisitos a pesar de que el individuo o
la empresa no estén de acuerdo con él. No cumplirlo implica
infringir la ley. No implica la aplicación de un acuerdo
consensual entre partes.
Ej. Código Alimentario Argentino (ley 18284)
NormasEste documento si representa el concepto de acuerdo consensual.
Como con los códigos, tanto técnicos como expertos e industriales
son convocados para desarrollar las normas con las que
finalmente podrán o no estar de acuerdo y proceder en
consecuencia. Basado en este acuerdo, el documento consensual
o norma es editado luego por un organismo promotor.
En general las normas establecen requisitos mínimos a ser cumplidos
por los que adhieren a ellas.
El uso de la norma puede luego ser impuesto por el comprador al
vendedor por via del contrato o por imposición del mercado.
Ej. Normas IRAM, ISO 9000 y 14000.
Solamente en casos particulares una norma es impuesta a la manera
de una ley (ej. normas IRAM para matafuegos)
Especificaciones
La especificación es un documento impuesto por una organización
de diseño de fabricación o de compra, en la cual se fijan que
requisitos deben ser cumplidos.
Dado que se determinan dentro de una compañía, no es necesario
el acuerdo consensual.
Una especificación, al igual que un procedimiento, se aplica a un
artículo, servicio o proceso en particular.
Procedimientos
Un procedimiento explica o describe una forma de proceder.
Inicialmente no es un documento escrito sino una manera de mostrarcomo hacer algo. La característica generalizada de esta formade proceder es la transmisión oral o por vía del ejemplo y laimitación.
Cuando a una forma de proceder se la formula por escrito se lallama procedimiento.
En estos documentos se fijan los como para el logro de losrequisitos (qué) establecidos en las especificaciones, en lasnormas o en las políticas de una empresa.
Estos documentos son elaborados dentro de la empresa y allí son deaplicación obligatoria.
Documento Exigibilidad Ámbito de
aplicación
Código Fuerza de ley Territorio para el cual fue
legislado
Norma Tanto por los clientes
particulares como por el
mercado en general
El mercado (salvo casos
particulares)
Especificaciones y
procedimientos
Interno a la empresa.
Externo solo con relación
contractual
La empresa y sus
proveedores
Generalidades de un procedimiento
Las exigencias de un procedimiento deben ser comprendidas y
apoyadas por todos en la empresa, especialmente la dirección
Es imprescindible que una vez emitido, sea cumplido
Debe poder ser revisado y modificado de ser necesario
Debe ser aplicable
Debe servir a los que tienen que aplicarlo, por eso es importante
que participen en su elaboración
Un procedimiento permite realizar un trabajo de la misma manera
siempre, aún cuando cambien las personas
Estructura de un procedimiento
Autores y revisores
Fecha de aprobación y última revisión
ObjetoSe describen las razones que existen para redactar el procedimiento.
La mayor parte de las veces estas razones sirven para identificar las necesidades, las
responsabilidades y los métodos para llevar a cabo la actividad
AlcanceEsta sección permite calificar el procedimiento. Define a que parte de la organización, se
aplica el procedimiento.
En algunos casos un procedimiento es de aplicación temporal, hasta salvar una
determinada situación, por ej. se aplica solo para el transporte nocturno de equipo, O:
se aplica solo en la estación de lluvias, de noviembre a marzo del año siguiente.
Deben dejarse claro los limites espaciales y temporales del mismo.
ReferenciasSe mencionan los antecedentes que sirvieron para desarrollar el procedimiento,
incluídos códigos, normas, especificaciones e informes técnicos.
DefinicionesSe incluye un glosario de los términos empleados
ProcedimientoEsta sección es la instrucción misma, en donde se dice como, quién, con qué,
donde, etc. se efectuará una tarea.
La instrucción debe ser clara y fácil de entender.
La manera más común de redactarlo es la forma secuencial narrativa, en la queel redactor simplemente describe lo que sucede en cada paso, unodespués del otro, según ocurre el proceso. Es efectiva pero en generalrequiere que se tenga que leer mucho para llegar a la parte que al que loaplica le interesa.
Una segunda forma de redactar es la secuencial sinóptica, en la que se utilizancolumnas en las que se consignan datos específicos como: Sectorinterviniente, puesto afectado, número de paso o etapa, descripción de latarea. Esta alternativa tiene menor detalle que la forma narrativa pero esmás fácil encontrar un tema dado.
Todo procedimiento debería responder a
Que: fijar las tareas que se deben desarrollar
Quien: definir claramente las personas que deben
desarrollar las tareas
Como: establecer el método para la ejecución de las tareas
Donde: determinar el lugar físico o etapa del proceso en que
se realizará cada tarea, en que registrar la información
resultante, donde buscar la información necesaria, donde
proveerse de instrumentos y materiales.
Con qué: establecer con que equipos e instrumentos
desarrollar la tarea
A quien: decidir a que personas se deberá informar o
proveer algo.
ResponsabilidadesIncluye las responsabilidades de todos los participantes en la aplicación del
procedimiento.
Debe tenerse presente que las responsabilidades son inherentes a las
personas que ocupan un puesto y no a un sector, departamento o gerencia
en forma general e impersonal, por lo tanto cuando se establecen
responsabilidades se debe hacer referencia al puesto al que se le han
conferido.
RegistrosEsta sección define que registros deben confeccionarse, donde guardarse, y
por cuanto tiempo si corresponde.
Adjuntos o anexosEn general se incluyen tablas con valores de referencia, o formularios tipo a ser
llenados, etc.