Embed Size (px)
Citation preview
ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos TecnológicosSEP
R
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
“ELABORACIÓN DE UN PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA
PARA SUPER KIOSKO S.A. DE C.V”
Villa de Álvarez, Col., Septiembre de 2013
OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA SILVIA MELINA PÉREZ PÉREZ
ASESOR LIC. ROSA MARGARITA DUEÑAS BARAJAS
ii
ÍNDICE.- Índice.- _______________________________________________________________________ ______ii
Datos del Alumno.- ________________________________________________________________ ___iv
Introducción.-______________________________________________________________________ ___1
CAPÍTULO. I.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
1.1.- Descripción del Problema._______________________________________________________ ___2
1.2.- Justificación.___________________________________________________________________ __4
1.3.- Hipótesis.____________________________________________________________________ ___5
1.4.- Objetivos.___________________________________________________________________ ____5
1.5.- Problemas a Resolver._________________________________________________________ ___ 6
1.6.- Alcances y Limitaciones.______________________________________________________ _____ 6
1.7.- Estudio de Factibilidad._______________________________________________________ _____7
1.7.1.- Factibilidad Económica.______________________________________________________ ___7
1.7.2.- Factibilidad Técnica._________________________________________________________ ____8
1.7.3.- Factibilidad Operativa.______________________________________________________ _____8
1.7.4.- Factibilidad Legal.___________________________________________________________ ___ 8
1.8.- Análisis Costo-Beneficio._______________________________________________________ ___9
1.9.- Propuesta de Solución.________________________________________________________ ___ 10
1.10.- Análisis de Requerimientos.___________________________________________________ ____11
1.11.- Análisis de Alternativas._______________________________________________________ ___11
1.12.- Ventajas Competitivas.________________________________________________________ ___12
CAPÍTULO II.- MARCO TEÓRICO.
2.1.- Definición de la Auditoría Administrativa (Diferentes Autores)._____________________________ 13
2.2.- La Auditoría Administrativa._______________________________________________________ _ 17
2.3.- Antecedentes Históricos de la Auditoría Administrativa.__________________________________ 18
2.4.- Definición.___________________________________________________________________ _ _ 19
2.5.- Objetivos.___________________________________________________________________ __ _ 19
2.6.- Alcance.____________________________________________________________________ _ __ 20
2.7.- Campo de Aplicación._________________________________________________________ __ _ 21
2.8.- Tipos de Auditoría Interna.____________________________________________________ _ _ __ 23
iii
2.9.- Estructura de la Auditoría Administrativa.___________________________________ _ _ _ 24
2.10.- Beneficios de la Auditoría Interna._______________________________________________ _ _ 25
2.11.- Diferencias entre Auditoría Interna y Externa._______________________________________ __ 25
2.12.- Propósitos e importancia de la Auditoría Administrativa.____________________________ ___ _ 26
CAPÍTULO III.-HISTORIA DE LA EMPRESA.
3.1 Historia._________________________________________________________________________ 28
3.2 ¿Quiénes somos?. ________________________________________________________________ 28
CAPÍTULO IV.- ACTIVIDADES REALIZADAS.
4.1.- Descripción de las Actividades._____________________________________________________ 30
4.2.- Cronograma de Actividades._________________________________________ _________ _ ___ 32
CAPÍTULO V.- MÉTODOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
INTERNA. _________________________________________________________________________ 33
CAPÍTULO. VI.- DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO) APLICADO AL PROCESO DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA INTERNA. __________________________________________________________ 48
CAPÍTULO VII.- SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL.______________________________ _________ __49
CAPÍTULO VIII.- DIAGNÓSTICO PRELIMINAR._________________________________________ ___50
CAPÍTULO IX.- INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.
9.1.- Interpretación de Resultados._______________________ _____________________________ _ 56
9.2.- Otras Propuestas de Mejora. ___________________ _______________________________ ___ 60
CAPÍTULO X. CONCLUSIONES.________ _______________________________________________ 62
Glosario.-________________________________________________________________________ _ _ 63
Anexos.-_________________________________________________________________________ __ 64
Anexo 1.- Formatos de Auditoría Administrativa Interna.-___________________________________ __ 65
Anexo 2.- Proceso de Auditoría Administrativa Interna.-____________________________________ __ 71
iv
Datos del Alumno.-
Número de control:
07460450.
Nombre:
Silvia Melina Pérez Pérez.
Carrera:
Administración de Empresas, Especialidad de Recursos Humanos.
Dirección:
Melchor Ocampo #38. Col. Centro, Cuauhtémoc, Col., C.P. 28500.
Ciudad de residencia:
Colima, Col.
Teléfono particular: (312) 3 28 05 60; Celular: 044 312 103 13 73
Correo electrónico: [email protected]
Institución de seguridad social a la que se encuentra afiliada: Ninguna.
1
Introducción.-
El presente documento se elaboró con la finalidad de aplicar los conocimientos
adquiridos a lo largo de los pasados semestres de mi carrera de Administración con la
especialidad en Recursos Humanos en el Instituto Tecnológico de Colima. Siendo la
Residencia un requisito más para concluir con mis estudios profesionales, la cual se
lleva a cabo en una dependencia privada o gubernamental, en donde los alumnos
próximos a egresar desarrollan un proyecto en cualquiera de las áreas establecidas
para que con ello el alumno defina la problemática y proponga una solución viable,
misma que en mi búsqueda y aplicación de conocimientos fue la elaboración del
Proceso de Auditoría Administrativa Interna para la empresa SUPER KIOSKO, S.A. de
C.V., la cual después de haber concluido con mis estudios se me ofrece como opción
de Residencia Profesional.
Ahora más que nunca es importante la especialización, y esa es una de las razones
que me llevó a realizar este Proceso de Auditoría Administrativa Interna, para que fuese
más específica y objetiva.
Determiné apoyarme en herramientas extras como lo fueron el estudio mediante
Observación y Entrevista a los responsables de realizar los procedimientos, para con
ello poder determinar los formatos adecuados para la aplicación del mismo y así mismo
definir aciertos y fallas de los procedimientos analizados en la organización.
El Proceso de Auditoría Administrativa Interna se realizó en SUPER KIOSKO, S.A.
de C.V.
Con este trabajo quiero dejar constancia de mis conocimientos con respecto a la
Auditoría Administrativa Interna, ya que ésta provee una evaluación objetiva, imparcial y
competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar
continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante
cambio.
2
CAPÍTULO I.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
1.1.- Descripción del Problema.
Para determinar el problema y su contexto se utilizó el método deductivo, es decir
de lo general a lo particular.
La Auditoría Interna es aquella cuyo ámbito de su ejercicio se da por auditores que
dependen o son empleados de la misma organización en que se practica. El resultado
de su trabajo es con propósitos internos o de servicio para la misma organización.
El objetivo de la Auditoría Administrativa Interna es apoyar a los miembros de la
organización en el desempeño de sus actividades.
Además, la Auditoría Interna permite determinar si los sistemas y procedimientos
establecidos son efectivos; hace recomendaciones para el mejoramiento de las
políticas, procedimientos, sistemas, etc.; permite verificar continuamente la efectividad
de los controles establecidos.
La Auditoría Administrativa Interna, independientemente de ser ella misma parte
integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la
revisión y evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior;
es decir, un medio para obtener y mantener el control; segundo, es el medio principal
para la medición y evaluación de resultados.
Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores y otros
interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes, y para
garantizar la adecuada marcha del sistema. Por ello es necesario que exista un
Proceso de Auditoría Administrativa Interna.
Hoy en día el porcentaje de empresas sin Proceso de Auditoría Interna es muy alto,
en general se trata de empresas medianas y otras veces grandes, que son dirigidas por
3
una persona o por familiares de ésta. En nuestro medio se encuentra un error, que es el
ubicar esta función en un nivel sub departamental que depende de contabilidad.
Lo más recomendable es que la unidad de Auditoría Interna se ubique a un nivel
jerárquico más alto, y que dependa del Gerente General o del Consejo de
Administración.
La Auditoría Administrativa se tornó necesaria y benéfica, ya que la idea era, a
parte del estudio y evaluación de los problemas administrativos, dar la solución,
detectando la causa del problema, dando soluciones precisas, oportunas y establecer
recomendaciones para lograr la eficiencia en la empresa.
La empresa SUPER KIOSKO S.A. DE C.V., en la cual las oficinas generales de
Colima se encuentran ubicadas en Av. Tecomán Sur Nº 99 Int. F Col. El Moralete,
Colima, Col., dedicada a la venta de productos y servicios y la cual lleva
aproximadamente 8 años sirviéndole a la comunidad colimense.
Esta empresa actualmente presenta una problemática en la mayoría de sus áreas
debido a las deficiencias administrativas y operativas, por el incumplimiento de los
procesos establecidos, lo cual ha generado pérdidas económicas. Esto porque no
existe un Proceso de Auditoría Administrativa Interna que permita resolver lo ya
mencionado.
La problemática anteriormente descrita genera lo siguiente:
- Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades.
- Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.
- El no tener en qué basarse para aplicar una Auditoría Interna de políticas,
procedimientos y controles para el logro de metas y objetivos.
A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:
- ¿Cuáles son los principales problemas que generan pérdidas económicas en la
empresa?
4
- ¿Conoce el empleado los pasos que deben ser realizados para llevar a cabo sus
funciones?
- ¿Con qué frecuencia se realiza cada procedimiento?
- ¿Utilizan los formatos autorizados para cada procedimiento?
- ¿Se están archivando adecuadamente los documentos?
- ¿Se está controlando la información requerida?
- ¿Se cumplen cabalmente los procesos?
Concluyendo así que el problema nace de la carencia de un Proceso de Auditoría Administrativa Interna, así como de la aplicación de dicho proceso.1
1.2.- Justificación.-
Siempre se ha creído que la tecnología de la información ha progresado, pero
parece ser que habrá una gran demanda de información respecto al desempeño de los
organismos sociales. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha
crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información
administrativa, así como su exactitud.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de contar con alguien que sea
capaz de llevar a cabo la evaluación de los procesos por los cuales operan las
empresas y además de tener un proceso y equipo propio para realizar las evaluaciones.
La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde tiempos más
remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los
servicios, entre otros. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una
necesidad de examinar y evaluar los factores internos de la organización y ello debe
hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional que permita
el conocimiento y aplicación de herramientas complementarias a las tradicionalmente
1http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#AUADMI
5
utilizadas, ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos
puedan surgir durante la continuidad de la operación.
A través de un adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en
posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a impactar de
manera negativa los resultados de la organización.
Por lo que el objetivo de la propuesta de este proyecto es apoyar en la elaboración
del Proceso de Auditoría Interna de SUPER KIOSKO S.A. DE C.V. lo que nos permitirá
conocer el análisis, evaluación, recomendaciones e información concerniente a las
actividades revisadas y de este modo poder solucionar sus pérdidas económicas y de
cualquier otro tipo.
1.3.- Hipótesis.-
La empresa SUPER KIOSKO, S.A. de C.V., cumple al 100% sus objetivos de
trabajo siguiendo el Manual de Políticas y Procedimientos que se siguen en la empresa.
1.4.- Objetivos.-
a) General:
Elaboración de un proceso de auditoría interna en SUPER KIOSKO S.A. DE C.V.
b) Específicos:
- Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos.
- Verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos.
- Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para eliminar los problemas que
puedan surgir.
- Revisar y evaluar los resultados deseados.
- Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar duplicidades (conocer con
qué frecuencia se realizan las actividades).
- Generar un histórico que documente los cambios en los procesos.
- Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las actividades.
6
- Detectar vicios que se generan por la ceguera de taller.2
- Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
1.5.- Problemas a Resolver.-
Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna se pretende resolver los siguientes problemas:
- Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades.
- Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.
- No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.
- No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de políticas,
procedimientos y controles para el logro de metas y objetivos.
- Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de cada puesto.
- Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.
- Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo.
1.6.- Alcances y Limitaciones.-
El alcance de la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna debe
cubrir la adecuación y eficiencia de control de métodos, sistemas y procedimientos de la
organización, así como la calidad de ejecución en el desempeño de las
responsabilidades asignadas.
El alcance de la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa interna para la
empresa incluye:
- Establecer su Proceso de Auditoría Interna.
- Realización adecuada de los procesos de la empresa.
- Construcción de una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.
2 Ceguera de taller: Considerar que todo lo que se haga del propio trabajo es correcto, cuando se pierde la capacidad de la autocrítica. Global News.
7
Limitaciones:
En la realización de cualquier proyecto, se presentan algunas limitaciones que
truncan de alguna manera la realización de objetivos y metas. Algunas de éstas estarán
determinadas por la disponibilidad y claridad de cierta documentación.
1.7.- Estudio de Factibilidad.-
Antes de llevar a cabo el Proceso de Auditoría Administrativa Interna a SUPER
KIOSKO S.A. DE C.V., es conveniente hacer un estudio de factibilidad para comprobar
si este proyecto realmente se puede llevar a cabo según su factibilidad económica,
técnica, operativa y legal.
1.7.1.- Factibilidad Económica.
Es conveniente, antes de llevar a cabo el proceso de auditoría interna a SUPER
KIOSKO S.A. DE C.V., hacer un estudio de factibilidad económica para comprobar si
este proyecto realmente se puede llevar a cabo. Existe toda la disponibilidad en este
aspecto, ya que es un proyecto apoyado por la empresa y por lo mismo no tendrá costo
elevado para el residente y además se realiza porque es un requisito de la institución
educativa.
REQUERIMIENTOS DISPONIBILIDAD
Computadora Será proporcionada por la empresa.
Excel Éste programa ya se encuentra instalado en la computadora que será proporcionada.
Word Éste programa ya se encuentra instalado en la computadora que será proporcionada.
Impresora La compañía ya cuenta con una impresora, y se autorizó acceso a la misma.
Tinta Será proporcionada por la empresa.
Papelería Será proporcionada por la empresa.
Copiadora La empresa ya cuenta con una copiadora, y se autorizó su uso para este fin.
Disponibilidad de Personal El asesor de éste proyecto tiene conocimiento sobre el mismo y aseguró facilidades para la participación de los empleados que sean necesarios.
8
1.7.2.- Factibilidad Técnica.
La factibilidad técnica está cubierta, ya que el equipo de investigación cuenta con
las herramientas, los conocimientos, las habilidades y la experiencia necesaria para
hacer proyectos; además de contar con asesores y el apoyo de algunos Profesores del
Instituto Tecnológico de Colima.
1.7.3.- Factibilidad Operativa.
Para determinar la factibilidad operativa se revisó la disponibilidad de los
empleados, tanto de mandos medios como de mandos altos, y la autorización del Jefe
de Calidad, Rodolfo Enrique Ríos Martínez, para llevar a cabo las observaciones
pertinentes de las diferentes actividades realizadas en las áreas. No está de más
resaltar que la investigación fue solicitada al banco de proyectos del I.T.C., lo que hace
más fácil la recolección de información y el acceso a la empresa.
1.7.4.- Factibilidad Legal.-
La factibilidad legal está vigente ya que la empresa permite la realización del
presente proyecto, ya que no se afectará a los aspectos ambientales, publicidad, títulos
de propiedad, ni registro de marcas, ya que será un documento confidencial.
Como se puede observar las condiciones son las óptimas y necesarias a fin de dar
cumplimiento al proyecto.
9
1.8.- Análisis Costo-Beneficio.-
La empresa SUPER KIOSKO S.A. DE C.V. se verá beneficiada, ya que ésta no
tendrá la necesidad de contratar a un equipo de auditores para realizar este proyecto,
ya que recibirá el apoyo de tipo administrativo de carácter prácticamente gratuito.
Si dicho proyecto fuese realizado por una empresa externa de Auditoría, los costos
fueran bastante altos, dependiendo de la profundidad del proyecto y de sus alcances.
El beneficio para el alumno será el ampliar los conocimientos en el ámbito laboral y
social con la empresa, teniendo en cuenta el cumplimiento del proyecto para la
culminación de la carrera.
A continuación se mencionan los requerimientos para este proyecto:
Requerimientos Costo
Electricidad En el costo por la electricidad no se notará un cambio relevante por la realización de este proyecto de lo que actualmente paga la empresa por sus operaciones normales.
Impresora En el caso de la impresora, no se generará ningún costo para este proyecto, ya que la empresa cuenta con impresora.
Tinta El costo por las tintas no será muy relevante ya que la compañía los tiene contemplados en su requisición de papelería.
Papelería El costo por la papelería requerida para este proyecto no será muy relevante ya que la compañía la tiene contemplada en su requisición de papelería.
Copiadora La empresa no cuenta con una copiadora propia, aunque el costo no será muy elevado.
Conexión a Internet En el costo por la conexión de internet no se notará un cambio relevante por la realización de este proyecto de lo que actualmente paga la empresa por sus operaciones normales, aunque la computadora de practicantes no está conectada a internet.
Computadora En el costo por la computadora no se notará un cambio relevante, ya que la empresa cuenta con una computadora para practicantes, la cual se prestará para la realización de éste proyecto.
Proceso de Auditoría Administrativa El proceso de Auditoría Administrativa Interna no generará un costo relevante para la compañía ya que éste será realizado como apoyo a SUPER KIOSKO, S.A. de C.V. para la realización de mi residencia profesional.
10
De acuerdo a los resultados obtenidos por la tabla anteriormente expuesta, se
concluye que los costos de este proyecto no generarán un cambio perceptible en los
pagos que actualmente realiza la empresa SUPER KIOSKO, S.A. de C.V., por sus
operaciones normales. En contraste, el beneficio obtenido será el poder determinar si
se requiere agregar o eliminar procedimientos para la adecuada realización de las
actividades, si algunos procedimientos ya están obsoletos o no se realizan como se
indica en los manuales, si se necesita una reorganización de actividades de puestos o
si existe personal excedente, recayendo esto en ahorros de sueldos e impuestos, etc.
1.9.- Propuesta de Solución.-
Con base en las observaciones realizadas con anterioridad, algunas alternativas
para solucionar la problemática planteada, tomando en cuenta que no existe éste
proceso en la empresa, la solución de esto sería:
- Proceso de Auditoría Administrativa Interna: Que funcionará para determinar si los
sistemas y procedimientos establecidos son efectivos, además permite verificar
continuamente la efectividad de los controles establecidos y es la principal
herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.
El punto más importante de este proyecto será el Proceso de Auditoría Administrativa
Interna, ya que la empresa no cuenta con esto.
11
1.10.- Análisis de Requerimientos.-
Para el buen desarrollo del presente proyecto es necesario e indispensable el
siguiente listado de material:
Requerimientos Descripción
Equipo de Cómputo Es necesario para la elaboración del proyecto, debido a que por medio de éste, se capturará o registrará todo tipo de información durante el desarrollo de la residencia.
De Información Archivos o documentos de la empresa SUPER KIOSKO, S.A. de C.V. y de trabajadores o del mismo Instituto Tecnológico de Colima.
Artículos de Papelería Hojas Bond blancas para la impresión de reportes, formatos y para el producto final. CD para la grabación de toda la información obtenida y recolectada para el proyecto.
Recursos Económicos (Monetarios) Para el traslado a la empresa para hacer la recolección de información para el desarrollo del proyecto.
1.11.- Análisis de Alternativas.-
La empresa tiene la alternativa de continuar como hasta el momento, sin un
Proceso de Auditoría Administrativa Interna formalmente estructurado, y que las
actividades que se realizan sigan sin efectuarse correctamente y sin orden, lo cual les
ocasiona pérdida de tiempo, deficiencias administrativas y operativas por el
incumplimiento de los procesos establecidos y sobre todo pérdidas económicas.
Por otra parte, la empresa podría contratar a un servicio de auditores, en lugar de la
elaboración de este proyecto, con costos realmente exagerados. O puede contratar a
un administrador por tiempo indefinido para que forme parte de su plantilla laboral.
Es probable que se pueda considerar que la elaboración de un Proceso de
Auditoría Administrativa Interna implique un gran esfuerzo, pero no difícil de lograr.
12
1.12.- Ventajas Competitivas.-
Algunas ventajas que el proceso de Auditoría Administrativa Interna proporcionará a la
empresa son:
- Evitar deficiencias Administrativas y Operativas.
- Evitar pérdidas económicas.
- Conocer con qué frecuencia se realiza cada procedimiento.
- Conocer si se realizan los formatos autorizados y si la información se está
archivando adecuadamente.
- Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.
Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de
reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la organización, lo cual
se podría traducir en una dualidad de deberes y un aumento innecesario de personal.
13
CAPÍTULO II.- MARCO TEÓRICO.
2.1.- DEFINICIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA (DIFERENTES AUTORES).
Los diferentes autores sobre el tema han aportado distintos conceptos que se
plantean a continuación:
William P. Leonard:
La Auditoría Administrativa puede definirse como el examen comprensivo y
constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, una sección del
gobierno o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus
métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.
Se lleva a cabo una revisión y consideración de la organización con el fin de precisar:
- Pérdidas y deficiencias.
- Mejores métodos.
- Mejores formas de control.
- Operaciones más eficientes.
- Mejor uso de los recursos físicos y
humanos.
“La Auditoría Administrativa pretende ayudar y complementar a la Administración en
determinadas áreas que requieren economías y prácticas mejoradas.”
José Antonio Fernández Arena:
La Auditoría Administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa, de:
I. De la satisfacción de los objetivos institucionales.
II. Con base en los niveles jerárquicos de la empresa.
III. En cuanto a su estructura.
IV. De la participación individual de los integrantes de la institución.
I.- Auditar consiste en escuchar. El concepto moderno del término es más amplio
pues además de oír, implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos.
14
Referido a la Administración, pretende evaluar las actividades de acuerdo con los
principios de su disciplina.
La Administración abarca toda la empresa y cubre los actos que buscan la solución
a problemas derivados del objeto de la institución, o sea, fabricación, compra, venta u
ofrecimiento de servicios.
Pero se necesita una revisión basada en el Método Científico:
1) De carácter objetivo, ausente de impresiones personales que contengan
desviaciones de apreciación o inclinación extrema hacia ciertas áreas. El alcance
de la revisión debe ser universal, con la posibilidad de validación por quien
quiera que desee investigar.
2) Medición precisa de los fenómenos, los sistemas y procedimientos que resulten
más apropiados, para tener una certeza casi completa de lo que se ha
registrado.
3) Estudio exhaustivo que cubra todos los ángulos del problema para evitar una
falla por omisión, la cual dificultaría el desarrollo del trabajo o incluso haría nulas
las conclusiones y recomendaciones determinadas.
II.- De la satisfacción de objetivos institucionales. Todas las empresas requieren de
la satisfacción de tres tipos de objetivos que a su vez cumplan con los grupos que se
enumeran a continuación:
1) Objetivo de servicio:
Consumidores o Usuarios: Buenas ofertas a los que satisfacen sus necesidades con
productos o servicios de la empresa.
2) Objetivo social:
Colaboradores: Buen trato económico y motivación al empleado y obreros que prestan
sus servicios en la empresa. También son grupo importante los familiares o
dependientes de aquellos.
15
Gobierno: Cumplimiento de las tasas tributarias para permitir la realización de las
actividades gubernamentales.
Comunidad: Actividades de buen vecino y miembro de la localidad.
Ecología: Cuidado del medio ambiente.
3) Objetivo económico:
Inversionistas: Pago de un dividendo razonable que sea proporcional al riesgo asumido.
Acreedores: Reinversión de una cifra proporcional de la utilidad y que garantice el buen
crecimiento de la industria.
III.- Es una revisión de los niveles jerárquicos de la empresa, los cuales permiten la
actuación de la misma. Se consideran cuatro niveles sujetos a revisión:
1) Dirección, encargada de la coordinación de la empresa en los problemas a corto
y largo plazos. Representa el cuerpo doctrinal de la institución.
2) Vigilancia para evitar desviaciones de los planes y cualquier tipo de abusos o
actividades ilegales.
3) Planeación y control de los resultados obtenidos por los departamentos,
comparándolos con los planes y programas que sirvieron como antecedentes del
trabajo. El control es general y no se refiere a una sola función o a un sistema,
por lo que es erróneo basar el control financiero sólo por medio de los
presupuestos.
4) Departamentos derivados de los objetivos. Son órganos que le sirven de
instrumento para realizar su objetivo, es decir, las actividades comunes a una
función, tal es el caso de: Producción, Comercialización, Finanzas, etc. Los
departamentos tienen a su cargo la realización del trabajo que se encamina a la
satisfacción de los objetivos de la empresa. Este trabajo se lleva a cabo
estableciendo en forma clara las políticas departamentales.
16
IV.- Los niveles jerárquicos se evalúan en cuanto a su estructura, cubriendo los
aspectos de organización e integración. La estructura demanda recursos de tres tipos:
1) Humanos.
2) Materiales.
3) Técnicos.
En la etapa de organización se establece la idea de aprovechar al máximo los
recursos. Se requieren organigramas completos, asignación de autoridades y
responsabilidades, dinero que se necesita para equipo e instalaciones, e incluso los
sistemas que se resolverán en forma más ventajosa el cúmulo de operaciones
efectuadas por la institución.
La integración se encarga de recabar lo que esbozó la organización y, en forma
equilibrada, compaginarlo con los lineamientos teóricos.
Los departamentos con buena estructura realizarán un trabajo armónico y con
resultados satisfactorios.
V.- No basta analizar la estructura. Se necesita la intensidad de la participación
individual en la aplicación del Proceso Administrativo.
Los departamentos están integrados por individuos que hacen efectiva la
Administración. Cada uno tiene una tarea específica y debe realizarla teniendo en
cuenta:
- Planear. - Implementar. - Controlar.
De donde es necesario precisar la oportunidad e intensidad de aplicación de cada
uno de los elementos del Proceso Administrativo.
Cada departamento está compuesto por varios integrantes y se demanda la
participación individual. Realizar una encuesta personal resultaría difícil en muchas
instituciones.
17
En cambio, es factible promediar la intensidad de la participación, sobre todo en
casos en que la estructura de la empresa ayuda o reprime la participación.3
2.2 La Auditoría Administrativa.-
Una Auditoría Administrativa no se produce en el vacío. Forma parte de una
estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel
y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización tenga capacidad
para transformarse y crecer de manera efectiva. Parte del convencimiento de que no
constituye un fin en sí misma, sino que está ligada a todo un proceso de desarrollo
institucional, razón por la cual la aportación de distintos puntos de vista y experiencias,
la toma de conciencia generalizada y el ejercicio de una autocrítica en todos los niveles;
son determinantes para que esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.
Esta base de información debe permitir combinar la historia, el presente y el futuro,
articular el concepto con los hechos, las intenciones con los objetivos, la visión con las
posibilidades y los escenarios con las áreas de influencia. Es el marco desde el cual
deben partir las inferencias, las apreciaciones y las acciones probatorias de la situación
que guarda una organización.
La Auditoría Administrativa ha sido, es y será un fértil campo para la Administración;
suceso lógico pues está ubicada en sus raíces mismas, es la herramienta más versátil y
consecuente con la realidad de una organización. Practicar la Auditoría Administrativa
nos obliga a investigar, a penetrar en lo más recóndito de su esencia para asimilar las
experiencias y convertirlas en conocimiento, para entender dónde está una
organización, cómo llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde quiere llegar.
3La Auditoría Administrativa (Texto Básico), José Antonio Fernández Arena, Segunda Edición, Febrero de 1992, 3ª. Impresión, Julio de 1994, México
D.F., ED Diana.
18
2.3 Antecedentes históricos de la Auditoría Administrativa.
Los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una
propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; una propuesta que
incluía una reseña específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como
mecanismo de evaluación. Con el nacimiento de la escuela del “Pensamiento
Administrativo” en 1916, la Auditoría adquiere una relevancia singular para realizar el
estudio de las funciones de una empresa, en particular del control. Prueba de esto es la
mención que en 1933 Lyndall F. Urwick hacía de la importancia de los controles para
estimular la productividad de las empresas.
Dos años después, en 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él
llamó “Auditoría Administrativa”; la cual consistía en “Una evaluación de una empresa
en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”.
En 1949, Billy E.Goetz declaraba que la Auditoría Administrativa “Es la más
comprensiva y poderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en
una forma general, descubrir y corregir errores de Administración.”
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organización a
través de una auditoría. Es importante señalar que Terry propone cuatro procedimientos
para llevar a cabo esta evaluación:
1) Apreciación en conjunto: Análisis de la estructura para determinar si cumple con
las condiciones de eficacia requeridas.
2) Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de
mejoramiento.
3) Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica de la empresa
con las de otras similares o competidoras. (Benchmarking o Controles generales
y Auditorías Administrativas).
4) Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo
revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse.
19
Los trabajos sobre Auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados
que sólo hemos consignado los más significativos y algunos de los más difundidos,
para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la
preocupación por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que
la generación de obras en torno a la Auditoría continuará acrecentándose día con día.
2.4 Definición.
Una Auditoría Administrativa es el examen integral o parcial de una organización
con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
2.5 Objetivos.
La Auditoría Administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qué áreas
se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar
deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al
funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en
forma congruente los hechos con las ideas.
Es necesario fijar el marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas
a logros específicos. Entre los más sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
- De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la Auditoría y
poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
- De productividad: Encauzan las acciones de la Auditoría para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica Administrativa
instituida por la organización.
- De organización: Determinan que el curso de la Auditoría apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo de equipo.
20
- De servicio: Representan la manera en que la Auditoría puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
- De calidad: Disponen que la Auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
- De cambio: Transforman a la Auditoría en un instrumento que hace más permeable
y receptiva a la organización.
- De aprendizaje: Permiten que la Auditoría se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias
y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
- De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y resultados de la Auditoría
en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
2.6 Alcance.
El área de influencia que abarca una Auditoría Administrativa comprende la totalidad
de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas
de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:
- Naturaleza jurídica.
- Criterios de funcionamiento.
- Estilo de Administración.
- Proceso Administrativo.
- Sector de actividad.
- Ámbito de operación.
- Número de empleados.
- Relaciones de coordinación.
- Desarrollo tecnológico.
- Sistemas de comunicación e
información.
- Nivel de desempeño.
- Trato a clientes (internos y
externos).
- Entorno.
- Productos y/o servicios.
- Sistemas de calidad.
21
2.7 Campo de aplicación.
La Auditoría Administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización
productiva, sea ésta pública, privada o social. Por su extensión y complejidad, es
necesario entender cómo están ordenadas estas organizaciones para responder a las
demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qué manera
se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisionomía, área de influencia y dimensión.
A continuación se presenta la información por sector específico:
Sector Público: En este sector la Auditoría se emplea en función de la figura jurídica,
atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación,
sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base a estos criterios las
instituciones se clasifican en:
- Dependencia del Ejecutivo Federal
(Secretaría de Estado).
- Entidad Paraestatal.
- Organismos Autónomos.
- Gobiernos de los Estados (Entidades
Federativas).
- Comisiones Intersecretariales.
- Mecanismos Especiales.
Sector privado: Por lo que toca a este sector, la Auditoría se utiliza tomando en
cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y
relación comercial, sobre la base de las siguientes características:
- Tamaño de la empresa.
- Sector de actividad.
- Naturaleza de sus operaciones.
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se clasifica en:
- Microempresa.
- Empresa pequeña.
- Empresa mediana.
- Empresa grande.
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el
cual puede quedar enmarcado básicamente en:
22
1. Telecomunicaciones.
2. Transportes.
3. Energía.
4. Servicios.
5. Construcción.
6. Petroquímica.
7. Turismo.
8. Cinematografía.
9. Banca.
10. Seguros.
11. Maquiladora.
12. Electrónica.
13. Automotriz.
14. Editorial.
15. Arte gráfico.
16. Manufactura.
17. Autopartes.
18. Textil.
19. Agrícola.
20. Pesquera.
21. Química.
22. Forestal.
23. Farmacéutica.
24. Alimentos y bebidas.
25. Informática.
26. Siderurgia.
27. Publicidad.
28. Comercio.
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:
1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas
También tomando en cuenta las modalidades de:
1. Exportación.
2. Acuerdo de Licencia.
3. Contratos de Administración.
4. Sociedades en Participación y
Alianzas Estratégicas.
5. Subsidiarias.
Sector social: En este sector, la Auditoría Administrativa se aplica considerando dos
factores:
1. Tipo de organización. 2. Naturaleza de su función.
Por su tipo o figura de las organizaciones que forman el sector son:
1) Fundaciones.
2) Agrupaciones.
3) Asociaciones.
4) Sociedades.
5) Fondos.
6) Empresas de
solidaridad.
7) Programas.
8) Proyectos.
9) Comisiones.
10) Colegio
23
Por su función se les ubica en las siguientes áreas:
1. Educación.
2. Cultura.
3. Salud y seguridad
social.
4. Política.
- Obrero.
- Campesino.
- Popular.
5. Empleo.
6. Alimentación.
7. Derechos
humanos.
8. Apoyo a
marginados y
discapacitados.
2.8 Tipos de Auditoría Interna.-
1. Auditoría realizada por el presidente.
2. Auditoría realizada por el jefe de unidad.
3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad.
4. Auditoría mutua de control de calidad.
La Auditoría Administrativa Interna, independientemente de ser ella misma parte
integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la
revisión y evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior;
es decir, un medio para obtener y mantener el control; segundo, es el medio principal
para la medición y evaluación de resultados.
Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y
otros interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes, y para
garantizar la adecuada marcha del sistema.
La Auditoria Administrativa, como función interna, puede verse desde el punto de
vista de la organización como:
1. Una extensión de la Auditoría Interna Financiera.
2. Función independiente de la Administración Financiera.
3. Forma departamental con la Auditoría Interna.
4. Órgano asesor del Consejo de Administración.
24
2.9 Estructura de la Auditoría Administrativa.
Una unidad de Auditoría Administrativa se estructura de la manera siguiente:
1. Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente
dicha de la Auditoría Administrativa y está encargado de elaborar el “Plan de
Auditoría”, y de autorizar los procedimientos y programas de revisión.
Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la
administración, con suficiente experiencia y capacidad.
2. Auditor por áreas. Es aquél profesional a quien después de dominar las
técnicas de la Auditoría Administrativa, se le clasifica y se le especializa por
áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente:
Auditor de alta gerencia.
Auditor de asesoría.
Auditor de personal.
Auditor de producción.
3. Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor
y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas
pequeñas puede coordinar actividades.
4. Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan
trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el
desarrollo de su trabajo.
El grupo de Auditoría Administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la
empresa de donde pueda operar en forma debida, además puede formar parte de las
actividades de la gerencia general, contraloría, control administrativo, planeación, etc.
25
2.10 Beneficios de la Auditoría Interna.
El propósito de la Auditoría Interna es proporcionar un medio de control interno y
determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, la Auditoría Interna
puede considerarse como un control nuestro sobre las demás formas de control.
Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoría efectivo,
pero son tres los que sobresalen:
1. La Auditoría Interna permite determinar si los sistemas y procedimientos
establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el
cumplimiento de las políticas establecidas.
2. La Auditoría Interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las
políticas, procedimientos, sistemas, etc.
3. La Auditoría Interna suministra un medio de proveer un mayor grado de
delegación de autoridad y si es necesario, un medio para facilitar la
descentralización de las operaciones.
El éxito de la Auditoría Interna depende no solo de la actitud de la dirección
superior, sino también del grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de
Auditoría por los niveles medio y bajo de la empresa.4
2.11 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa.-
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa,
algunas de las cuales se pueden detallar a continuación:
- En la Auditoría Interna existe vínculo laboral entre el auditor y la empresa.
- En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor está destinado para la empresa;
en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se designa generalmente para
terceras personas.
- La Auditoría Interna está inhabilitada para dar fe pública, debido a su vinculación
Contractual laboral.5
4Auditoría Administrativa, Enrique Benjamín Franklin Fincowsky, Editorial McGraw-hill.
5Auditoría Administrativa, un enfoque científico; Eduardo J. Mancillas Pérez: ED Trillas, 1999.
26
2.12 Propósitos e importancia de la Auditoría Administrativa.
La Auditoría Administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competente
de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los
esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio.
También ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la
empresa que fueron examinadas. De esta manera a la dirección se le facilita lograr una
administración más eficaz y eficiente.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad
de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización.
Esto se logra a través de la Auditoría Administrativa, que se puede llevar a cabo por
diferentes métodos.
Con el desarrollo de la tecnología y de la informática, también es necesario evaluar
lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección para la
planeación (estratégica y operacional) de la organización, la toma de decisiones, el
control y demás funciones administrativas de alto nivel.
Cualquier tipo de información sea pública o privada, grande, mediana o pequeña
tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales
trabaja son los óptimos de acuerdo a la realidad. Mediante la Auditoría Administrativa
se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el
crecimiento de la empresa.
Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas,
encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. La globalización
está obligando a cada vez más empresas a evaluar solamente los factores internos de
la misma, también los externos: factores económicos, políticos, comerciales,
ambientales, etc.
27
Este análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse
de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere
mejorar realmente la organización.
En la mayoría de las empresas se lleva a cabo un mantenimiento preventivo de las
instalaciones y maquinaria para su óptimo funcionamiento y para evitar los costosos
paros en la producción o reparaciones mayores.
Así mismo, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la
empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prácticas
ineficientes, mejorar los métodos y desempeño administrativo y como consecuencia,
disminuir los costos.
La Auditoría Administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administración
en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administración,
que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las
oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de
tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles, observa si se
sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos, determinando si la
empresa está operando con las utilidades que debería.6
6Auditoría Administrativa, José Antonio Fernández Arenas, ED Diana, México D.F. 1992.
28
CAPÍTULO III.- Historia de la Empresa. 3.1 Historia de la Empresa.
SUPER KIOSKO, S.A. de C.V.
VISIÓN
“Ser la mejor cadena de tiendas de conveniencia, reconocida por su excelencia operativa, valores de su gente y compromiso con la comunidad”.
MISIÓN
“Ofrecer la mejor experiencia de compra en tiendas de conveniencia”.
VALORES
Los Valores que compartimos en SUPER KIOSKO, S.A. de C.V. nos hacen ser una empresa única: Integridad, Servicio, Compromiso, Innovación y Creatividad, Trabajo en Equipo, Imagen, son los valores que nos hacen ser la empresa que somos en la actualidad.
FILOSOFÍA
En SUPER KIOSKO S.A. de C.V. proporcionamos servicios y productos de alta calidad, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes de manera eficiente y rentable, a través de un ambiente laboral sano.
3.2.- ¿Quiénes somos?
SUPER KIOSKO S.A. DE C.V., es una empresa grande fundada en el año 2003
dedicada a la venta de productos y servicios.
Actualmente cuenta con 250 trabajadores de base aproximadamente ubicados en
puestos diferentes; el personal de tienda no cuenta ya que son comisionistas.
29
De acuerdo a la información proporcionada por la Empresa; la parte contable de la
empresa es controlada por la C.P. Magali Arlette Evangelista Martínez, mientras que el
Área de Recursos Humanos la controla el Jefe de Desarrollo Organizacional Lic. Jorge
Arturo Huerta Rangel.
En total en el estado existen 160 tiendas. Se pretende que el proceso de Auditoría
Administrativa Interna se realice en todas sus tiendas, esto con la intención de asegurar
que se cumplan cabalmente los procesos.
30
CAPÍTULO IV.- ACTIVIDADES REALIZADAS.
4.1.- Descripción de las actividades.-
1. Se elaboraron los formatos necesarios para que la empresa SUPER KIOSKO, S.A.
de C.V. pueda realizar su Proceso de Auditoría Administrativa Interna, los cuales son:
Planeación de Actividades de Auditoría, Aplicación de Auditoría, Control de Auditorías e
Informe de Resultados, los cuales se describen a continuación:
a. Formato de Planeación de Auditoría, el cual sirve para planear con anticipación las
áreas susceptibles a evaluar y así poder llevar un control sobre las mismas. El
formato mencionado contiene los siguientes datos: Nombre del proceso,
procedimiento al que pertenece, área responsable, responsable de Auditoría, folio
de la Auditoría, procedimientos a auditar (clave), lugar de la Auditoría, tipo de
verificación (observación o entrevista), participantes a observar o entrevistar, fecha
de inicio y fecha de terminación.
b. Formato de Aplicación de Auditoría (Proceso de Auditoría Administrativa Interna), es
el formato que la empresa utilizará para realizar sus auditorías y además para
determinar hallazgos y sugerencias de mejora continua y observaciones generales
de la Auditoría. Este formato contiene los siguientes datos: Nombre de la Auditoría,
proceso auditado (nombre y clave), procedimiento auditado (nombre y clave), área
propietaria, responsable de Auditoría, número de revisión auditada, folio de
Auditoría; en la parte de los datos. En el contenido, se observa lo siguiente:
Frecuencia (se cumple o no se cumple), responsable específico (se cumple o no se
cumple), actividad a realizar (se realiza o no se realiza), documentos y/o formatos
(se utilizan o no se utilizan, se archivan o no se archivan), procesos relacionados (se
relacionan o no se relacionan). En la parte de hallazgos y sugerencias de mejora
continua se enlista lo siguiente: Hallazgos de acuerdo a (frecuencia, responsable,
actividades, documentos y/o formatos, procedimientos relacionados), actividades
31
relacionadas, descripción. Al final del formato se llenan los datos de la persona que
lo elaboró y que revisó la Auditoría.
c. Formato de Control de auditorías. Este formato sirve para llevar un control de las
auditorías que se han realizado. Sirve para poder capturarlo en el sistema y tener un
registro de los mismos. Contiene los siguientes datos: Área propietaria, proceso
auditado, procedimiento auditado, folio de Auditoría, N° de revisión auditada, fecha
de Auditoría y nombre del responsable.
d. Formato de informe final de Auditoría. Es el último formato que se utiliza en el
Proceso de Auditoría, pues son los datos que ésta arrojó. El formato contiene los
siguientes datos: Nombre del auditor, zona auditada, área auditada, proceso o
procedimiento, hallazgo, consecuencia y propuesta de mejora.
2. Al tener los formatos terminados, se realizó una prueba piloto en la tienda Kiosko
1951, Nuevo Milenio de los mismos para comprobar su eficacia y poder hacerles los
ajustes necesarios para su fácil uso.
3. Se realizaron los ajustes necesarios y enseguida se programó el Proceso de
Auditoría del proceso de Control de Inventarios en 5 tiendas: En la zona norte; 1951
Nuevo Milenio, 1929 Hospital Regional, 1953 Palma Terra, y en la Zona sur; 1905
Niños Héroes y 1916 Rey Colimán. A continuación se describe el cronograma de
actividades.
32
4.2.- Cronograma de Actividades. A continuación se presenta el tiempo en que se
realizaron las actividades en SUPER KIOSKO, S.A. de C.V.
Además como parte adicional a lo anterior, se realizó un proceso de Auditoría
Administrativa Interna, para poder utilizar los formatos ya mencionados. (Anexo 2)
N° ACTIVIDAD DURACIÓN
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
S.1
S.2
S.3
S.4
S.1
S2 S.3
S.4
S.1
S.2
S.3
S.4
S.1
S.2
S.3
S.4
1
Elaboración de formatos de auditoría: Planeación de Auditoría, Aplicación de Auditoría, Control de Auditorías e Informe de Auditorías.
Dos semanas
2
Aplicación de Auditoría Interna en Kiosko 1951 Nuevo Milenio con el Proceso de Control de Inventarios. (PRUEBA PILOTO
DE FORMATOS)
Una semana
3 Informe de Resultados (DE
PRUEBA PILOTO) Una
semana
4 Corrección de Formatos. Una
semana
5
Inicio de Aplicación de Auditoría Interna al proceso de: -Control de Inventarios en las siguientes tiendas: Zona Norte: 1952 Nuevo Milenio, 1929 Hospital Regional, 1953 Palma Terra, y Zona Sur: 1905 Niños Héroes, 1916 Rey Coliman.
Siete semanas
6 Informe de Resultados y Término de proyecto.
Tres semanas
33
CAPÍTULO V.- MÉTODOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA.
La metodología de la Auditoría Administrativa tiene el propósito de servir como
marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios y delimiten la
profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento
de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias,
transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su examen, informe y
seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una
de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las
iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:
1) Planeación:
Refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la
Auditoría Administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las
fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de Auditoría y el diagnóstico
preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.
Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la
Auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que
tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Investigación Preliminar: Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia
lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar
para determinar la situación administrativa de la organización.
34
Esto conlleva a la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del
campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar
una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de
ejecución.
Así mismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisión, ya que la
información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusión en la interpretación de su contenido. Para realizar esta tarea en forma
adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:
- Determinación de las necesidades específicas.
- Identificación de los factores que requieren de atención.
- Definición de estrategias de acción.
- Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
- Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
- Especificación del perfil del auditor.
- Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.
Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la Auditoría, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el
programa de trabajo.
Asignación de la responsabilidad: Para iniciar formalmente el estudio, la
organización designará al auditor o equipo de auditores que estime conveniente,
atendiendo a la magnitud o grado de complejidad de la Auditoría.
La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control
interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea
de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los
35
conocimientos y experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativas.
La organización puede optar también por la contratación de servicio externo
especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo
que incluya tanto a personal de la organización como personal externo.
Diagnóstico preliminar: El diagnóstico, en esta fase, debe precisar claramente los
fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a
emplear y la programación que va orientar el curso de acción de la Auditoría.
Con esta perspectiva, el auditor está obligado a prever la realización de los
siguientes pasos:
1) Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la Auditoría.
2) Afinar el objetivo general.
3) Definir objetivos tentativos específicos por área.
4) Complementar la estrategia global.
5) Ajustar y concretar el proyecto de Auditoría.
6) Determinar las acciones a seguir.
7) Delimitar claramente el universo a examinar.
8) Proponer técnicas para la captación y en análisis de la información.
9) Plantear alternativas de medición.
10) Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias.
11) Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen.
12) Contribuir en la elaboración del informe.
13) Proponer mecanismos de seguimiento.
2) Instrumentación:
Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de
recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de
la Auditoría, la medición que se empleará, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
36
Recopilación de información: Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de
hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede
incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la
información, reprogramar la Auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Así mismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre
presente el objetivo de estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación,
para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de recolección: Para recabar la información requerida en forma ágil y
ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental.
- Observación directa.
- Acceso a redes de información.
- Entrevista.
- Cuestionarios.
- Cédulas.
En el caso de la elaboración del Proceso de Auditoría Interna de SUPER KIOSKO,
S.A de C.V. se utilizará la Investigación documental, acceso a redes de información y
Cédulas o Formatos. Y para la realización de la Auditoría como ejemplo (evidencia) se
utilizará la observación directa y la entrevista, ya que son los medios que más se
facilitan para su realización.
Evidencia: La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos
durante el ejercicio de la Auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para
fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto
que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que
debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que
durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
37
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
- Física. Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros,
mapas o muestras materiales.
- Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en
cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicación producto del trabajo.
- Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la
aplicación de la Auditoría.
- Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de
la información por áreas, apartados o componentes.
En el caso del presente trabajo las evidencias que se tienen son los formatos
utilizados en la aplicación de la Auditoría. (Anexo 2)
Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos:
- Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones del Auditor.
- Competente. Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido
validada.
- Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho
en forma lógica y patente.
- Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la Auditoría.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto de las siguientes
situaciones:
38
1) Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros
incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación
inadecuada o alterada.
2) Transacciones realizadas fuera del curso normal.
3) Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
4) Registros incongruentes con las operaciones realizadas.
5) Condiciones de las áreas para suministrar evidencias.
En todas las oportunidades, el Auditor deberá proceder con prudencia, preservando
su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los
elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
3) Supervisión del trabajo:
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisión sobe el trabajo que realizan los auditores,
delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el Auditor que
encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los
elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función
de los objetivos de la auditoría.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la Auditoría, comprende:
- Revisión del programa de trabajo.
- Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
- Aclaración oportuna de dudas.
- Control del tiempo invertido en función del estimado.
- Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
- Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
están completos y cumplen con su propósito.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea, es
conveniente observar los siguientes criterios:
39
- Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de
investigación en todo el equipo de auditores.
- Monitorear constantemente el trabajo de los Auditores para atender cualquier duda
o aclaración.
- Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes.
- Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no
se apliquen las líneas de investigación definidas.
- Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los Auditores e
instruirlos para mejorar su desempeño.
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
- Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del
Auditor responsable.
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión
y no se aprueben en tanto no lo autorice el Auditor responsable.
- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del Auditor líder del equipo,
para garantizar el contenido de las conclusiones.
- Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento de los auditores.
- Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo
de la Auditoría.
- Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
4) Examen:
El examen de los factores de la Auditoría consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de
su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de
las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.
Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto
40
a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de
decisión óptimos.
Procedimiento: El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos,
diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los
efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
- Conocer el hecho que se analiza.
- Describir ese hecho.
- Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.
- Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado,
haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando
individualmente y en conjunto.
- Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
- ¿Qué trabajo se hace?: Naturaleza o tipo de labores que se realizan.
- ¿Para qué se hace?: Propósitos que se pretenden alcanzar.
- ¿Quién lo hace?: Personal que interviene.
- ¿Cómo se hace?: Métodos y técnicas que se aplican.
- ¿Con qué se hace?: Equipos e instrumentos que se utilizan.
- ¿Cuándo se hace?: Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este
momento, el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan
41
abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para
respaldar las conclusiones y juicios del Auditor.
Técnicas de análisis administrativo: Constituyen los instrumentos en que el Auditor
se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:
- Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del Proceso Administrativo.
- Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.
- Examinar los resultados que está obteniendo la organización.
- Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
- Verificar los niveles de efectividad.
- Conocer el uso de los recursos.
- Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un
apoyo valioso para el Auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales:
- Administración por
objetivos.
- Análisis de sistemas.
- Análisis de costo-
beneficio.
- Análisis de
estructuras.
- Análisis de criterio
múltiple.
- Análisis factorial.
- Análisis FORD.
- Análisis marginal.
- Análisis de
decisiones.
- Árbol de decisiones.
- Autoevaluación.
- Benchmarking.
- Control total de
calidad.
- Desarrollo
organizacional.
- Diagrama de
afinidad.
- Diagrama de causa y
efecto.
- Diagrama de Pareto.
- Diagrama de
relaciones.
- Empowerment.
- Ergonomía.
- Estudio de
factibilidad.
- Estudio de viabilidad.
- Inteligencia
emocional.
- Reingeniería
organizacional.
- Reorganización
Delphi.
- Teoría de las
restricciones.
- Teoría de la
atribución.
42
Cuantitativas:
- Análisis de serie de
tiempos.
- Cadenas de eventos.
- Correlación.
- Modelos de
inventario.
- Modelos integrados
de producción.
- Muestreo.
- Números índices.
- Programación
dinámica.
- Programación lineal.
- Simulación.
- Teoría de colas o de
líneas de espera.
- Teoría de los grafos.
- Teoría de las
decisiones.
- Teoría de los juegos.
5) Informe:
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la Auditoría, identificando claramente el área,
sistema, programa, proyecto, etc., auditado, el objetivo de la revisión, la duración,
alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, así como las
conclusiones y recomendaciones de la Auditoría, es indispensable que se brinde
suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se
presentan, dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en función de
las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que tanto los
hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del Auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
deberán reunir atributos tales como:
- Objetividad: Visión imparcial de los hechos.
- Oportunidad: Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
- Claridad: Fácil comprensión del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
- Calidad: Apego a las normas de calidad y elementos del sistema de calidad en
materia de servicios.
43
- Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja
abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para
determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos
probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la Auditoría. Así
mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e
instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia
relevante, el informe tendrá que ajustarse.
Propuesta de implantación: La implantación de las recomendaciones constituye un
paso clave para impactar en forma efectiva a la organización, ya que constituye el
momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el
propósito de la Auditoría.
La implantación se efectúa en tres fases:
1) Preparación del programa.
Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos:
- Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realización.
- Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la implantación.
- Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
- Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución.
Métodos de implantación: Los métodos de implantación aceptados para traducir las
recomendaciones en acciones específicas son:
1. Instantáneo.
2. Proyecto piloto.
3. Implantación en paralelo.
4. Implantación por aproximaciones
sucesivas.
5. Combinación de métodos.
2) Integración de recursos.
44
Estructurado el programa de implantación, se deben reunir los recursos para
ponerlo en marcha.
Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar
técnica y normativamente la implantación y, en su caso, el acondicionamiento físico de
las instalaciones.
Finalmente, de acuerdo con los requerimientos de la Auditoría y con el programa de
implantación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a
colaborar en su ejecución.
3) Ejecución del programa. Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implantar el estudio empleando el
método seleccionado y realizando las actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en la implantación, reciba la información
y orientación oportunas para interactuar en condiciones óptimas.
En forma simultánea, se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los
avances que se vayan obteniendo.
Presentación del informe:
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la
Auditoría convencerá al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido, en
caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizará los
ajustes necesarios para depurarlo.
Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:
- Titular de la organización.
- Órgano de gobierno.
- Niveles directivos.
- Mandos medios y nivel operativo.
- Grupo(s) de filiación,
corporativo(s) o sectoriales.
- Dependencia globalizadora (en
caso de instituciones públicas).
45
Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación,
convención sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer
extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objetivo de
fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de cómputo,
láminas o material audiovisual.
6) Seguimiento:
Las observaciones que se producen como resultado de la Auditoría deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas
detectadas, sino también a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o
deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace
posible:
46
- Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven
a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el
responsable del área, función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin
de alcanzar los resultados esperados.
- Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
- Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al
grado y forma como éstas se atendieron.
CÉDULAS Y GRÁFICOS.
El uso de cédulas y gráficos durante las Auditorías Administrativas, fortalece en
gran medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y
representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances obtenidos como la
interrelación entre los instrumentos empleados y resultados alcanzados.
En el caso de las cédulas, la captación de información se amplía, al abrir el rango
de respuesta para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos
percibidos, comentarios, el análisis comparativo de actividades y la evaluación del
proceso administrativo y elementos complementarios.
Por su parte los gráficos facilitan enormemente la visualización de la información, al
mostrarla de manera condensada en formas y cuadros, lo que permite el seguimiento y
presentación de resultados de manera ágil y accesible.
El empleo de estos dos instrumentos, aunado a los cuestionarios, con base en los
parámetros definidos y las escalas seleccionadas, hacen posible que la información se
agrupe de manera natural y fluida, para que el Auditor consigne en forma comprensible
y lógica sus registros.
Elementos de diseño: Para definir la estructura de una cédula, es necesario
precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo
de información que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla
y los resultados que se esperan obtener.
47
Por sus características, la cédula facilita el enriquecimiento de la información que se
recaba al asociar las variables conceptuales con las prácticas, las variables generales
con las particulares y relacionar los avances con los objetivos de la Auditoría.
Para que las cédulas logren el efecto esperado, en su diseño, deben observar los
criterios siguientes:
1) Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la
organización, título, fecha y número de página.
2) De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la
información.
3) Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y utilidad.
4) El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del
contenido, así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.
5) Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones
diversas y datos de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y
de quien la autoriza.
6) Las cédulas que se utilizan para agrupar información evaluatoria deben
prepararse de acuerdo con los requerimientos específicos de su objetivo.
Por su parte, el diseño de gráficos debe desarrollarse en función de las
necesidades de la Auditoría, de forma que simplifique el registro de la información y las
alternativas para integrar los resultados.
La periodicidad con que se utilicen las cédulas y los gráficos está sujeta a las
condiciones particulares de la Auditoría y a la decisión de realizar auditorías de
seguimiento.
48
CAPÍTULO VI.- DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO) APLICADO AL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA.
El Desarrollo Organizacional es un proceso de cambio planificado a largo plazo,
guiado y apoyado por la alta dirección para el mejoramiento de las estrategias,
estructuras, procesos, las personas y la cultura organizacional con el objeto de mejorar
el desempeño de una organización.
Existen tres componentes básicos en todos los programas de Desarrollo
Organizacional (DO):
- Diagnóstico.
- Acción.
- Administración del Programa.
El componente diagnóstico representa una recopilación continua de datos acerca
del sistema total o de sus subunidades y acerca de sus procesos y la cultura del
sistema y de otros objetos de interés.
El segundo componente, la acción, consiste en las actividades diseñadas para
mejorar el desempeño de la organización. El último componente, la Administración del
programa, abarca las actividades diseñadas, para asegurar el éxito del programa.
En el diagnóstico del sistema, se recopila y analiza información válida acerca del
estado actual de la organización, en el cual se basará el programa de acción. El
diagnóstico nos permite conocer cuáles son los puntos fuertes, áreas del problema y
oportunidades del sistema que se analiza.
Por lo común la información se recopila mediante diferentes métodos: Entrevistas,
cuestionarios, observaciones y registros de la organización.7
En este caso solo se utilizarán las Entrevistas y la Observación, ya que la SUPER
KIOSKO, S.A. de C.V. no cuenta con ningún registro porque no existía el Proceso de
Auditoría Administrativa Interna y nunca se había realizado una de este tipo.
7www.do_auditoría/.123.123.aud_do.httm
49
CAPÍTULO VII.- SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL.
El emprender acciones de mejoramiento mediante un Sistema de Administración de
Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización
donde se pretende implantar. Este Proceso de Auditoría se lleva a cabo por alguien que
no participa en el sistema que se está revisando para poder conocer los aspectos
fuertes o débiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada.
Para conocer el avance y el mejoramiento logrado con un programa de calidad, se
realizan auditorías de calidad periódicamente, llevadas a cabo generalmente de manera
independiente a la compañía. Uno de los propósitos de las Auditorías de calidad es dar
a los Directores información que está libre de los prejuicios de los departamentos que
informan sobre sí mismo, estas auditorías pueden ser de procedimientos, cuando se
evalúa la adhesión a los métodos y procedimientos de la calidad o de productos cuando
se evalúa la conformidad del producto con las especificaciones.
Para la Auditoría de calidad exitosa, se necesitan los siguientes ingredientes: poner
énfasis y concluir basándose en hechos, actitud de servicio por parte de los auditores,
identificación de las oportunidades de mejora, tomar conciencia de los aspectos de
relaciones humanas y además, los auditores deben ser competentes. El auditor podrá
en la medida posible, utilizar los estándares de referencia comunes que incluyen:
- Políticas escritas que apliquen a la calidad.
- Objetivos establecidos para programas, contratos, etc.
- Especificaciones de calidad de clientes y la compañía.
- Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes.
- Estándares de calidad de la compañía.
- Guías publicadas para conducir Auditorías de calidad.
- Instrucciones de calidad por departamento.
- Literatura general sobre Auditoría.8
8www.monografías_doc.sistemasdecalidad.doc_total/.325.mnc
50
CAPÍTULO VIII.- DIAGNÓSTICO PRELIMINAR.
Actualmente la empresa SUPER KIOSKO S.A. DE C.V. enfrenta una deficiencia
dentro de los procedimientos con que cuenta, ya que existe incumplimiento dentro de
ellos, generando fallas operativas que se traducen en pérdidas económicas. Debido a
que el crecimiento o expansión de esta organización ha sido muy rápida, han surgido
deficiencias las cuales hacen necesaria la realización del Proceso de Auditoría.
Estas deficiencias existen ya que nunca se ha realizado una Auditoría Interna la
cual valide el cumplimiento y eficiencia de los procesos existentes, que provoca algunos
de los problemas operativos, tales como: encarecimiento de las rutas internas de
suministro de mercancías del CEDI, desabastos y control de niveles de inventario,
retraso en los tiempos de respuesta a la atención de reportes de mantenimiento,
deficiencias por mantenimiento de equipos y edificios y en algunos casos duplicidad de
funciones, sumado a esto una falta de actualización adecuada de los procedimientos.
Anteriormente el Área de Calidad la cual es la responsable de la Administración de
los Procesos se encontraba saturada de actividades, las cuales dificultaban el
implementar un programa sistemático de Auditoría Interna. Hasta inicios del presente
año el área de Calidad ha comenzado una reestructura, en las que se contempla el
ingreso de personal adicional el cual tiene como única responsabilidad el administrar
los procesos de la empresa, la implementación de un programa sistemático de Auditoría
Interna es otro de los factores que integra la reestructuración del área la cual tiene
como principal objetivo la implementación de un sistema de mejora continua.
Por este motivo es indispensable implementar un programa Auditoría Interna que
defina claramente la frecuencia y responsable de su ejecución dentro de la empresa,
teniendo como responsabilidad el validar que los procedimientos se cumplan tal como
están establecidos en los procesos de operación, y que estos se mantengan
funcionales. El programa de Auditoría deberá estar diseñado para detectar errores, el
origen y las consecuencias de ellos, lo que permita para tomar acciones de mejora
continua.
51
Para esto no se cuenta con un antecedente dentro de la empresa, el cual sirva
como referencia para aplicar una Auditoría Interna de políticas, procedimientos y
controles, el cual contribuya al logro de metas y objetivos.
Primero que nada, se realizó un diagnóstico el cual tiene como objetivo identificar la
situación actual de la empresa, este documento nos muestra el status de todos los
procedimientos que se tienen detectados (Documentados, en Actualización y No
Documentados), las fechas de la última revisión y el número de revisiones que se
llevan, esto para servirá para identificar cuáles procesos pueden ser sujetos ya a una
Auditoría.
Se tuvo acceso a fuentes de informaciones internas y externas, las cuales
contribuyeron a comenzar a realizar la investigación preliminar, la cual permitió definir el
proyecto de Auditoría, el cual tuvo como base la propuesta técnica y el programa de
trabajo.
La propuesta técnica quedó estructurada con los siguientes componentes:
1) Naturaleza del estudio: Auditoría Administrativa.
2) Alcance de metodología: Todas las áreas de la empresa.
3) Alcance del proyecto: Área de Operaciones.
4) Antecedentes: No existen.
5) Objetivos:
- Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos.
- Verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos.
- Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para eliminar los problemas que
puedan surgir.
- Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las actividades.
- Detectar vicios que generan por la ceguera de taller.
- Generar un histórico que documente los cambios en los procesos.
- Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar duplicidades (conocer con
qué frecuencia se realizan las actividades), y,
52
- Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
- Documentar el Proceso de Auditoría.
- Estandarizar los procedimientos en todas las regiones.
6) Estrategia:
Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para estimular el
trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos.
7) Justificación:
Siempre se ha creído que la tecnología de la información ha progresado, pero
parece ser que habrá una gran demanda de información respecto al desempeño de los
organismos sociales. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha
crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información
administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad
de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo la evaluación de los procesos por
los cuales operan las empresas y además de tener un proceso y equipo propio para
realizar las evaluaciones.
La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde tiempos más
remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los
servicios, entre otros. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una
necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello
debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
En la actualidad es trascendental un cambio de Cultura Organizacional que permita
el conocimiento y aplicación de herramientas complementarias a las tradicionalmente
utilizadas, ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos
puedan surgir durante la continuidad de la operación. A través de un adecuado Proceso
de Auditoría Administrativa Interna, se estará en posibilidad de detectar a tiempo
sucesos futuros que puedan llegar a impactar de manera negativa los resultados de la
organización.
53
Por lo que el objetivo de la propuesta de este proyecto es apoyar en la elaboración
del Proceso de Auditoría Interna de SUPER KIOSKO S.A. DE C.V. lo que nos permitirá
conocer el análisis, evaluación, recomendaciones e información concerniente a las
actividades revisadas y de este modo poder solucionar sus pérdidas económicas y de
cualquier otro tipo.
8) Acciones:
- Formalizar la aplicación de la Auditoría.
- Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución.
- Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del proceso.
- Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su
seguimiento.
9) Recursos:
Equipo de auditores y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos
necesarios.
10) Costo:
No tendrá ningún costo para la empresa.
11) Resultados esperados:
Proceso de Auditoría Administrativa Interna.
Se elaboraron las herramientas de aplicación o ejecución de la Auditoría, es decir
los siguientes formatos (Los cuales se encuentran en anexos):
1. Plan de actividades o programa de trabajo.
Sirve para poder planear con anticipación las áreas susceptibles a evaluar y llevar
un control. El cual contiene los siguientes datos: Nombre del proceso, procedimiento al
que pertenece, área responsable, responsable de Auditoría, folio de la Auditoría,
procedimientos a auditar (clave), lugar de la Auditoría, tipo de verificación (Observación
o Entrevista), participantes a observar o entrevistar, fecha de inicio y fecha de
terminación.
54
2. Formato de Aplicación de Auditoría.
Es el formato que se utilizará para realizar la Auditoría y además para determinar
hallazgos y sugerencias de mejora continua y observaciones generales de la Auditoría.
Este formato contiene los siguientes datos: Nombre de la Auditoría, proceso auditado
(nombre y clave), procedimiento auditado (nombre y clave), área propietaria,
responsable de Auditoría, número de revisión auditada, folio de auditoría; en la parte de
los datos. En el contenido, se observa lo siguiente: Frecuencia (se cumple o no se
cumple), responsable específico (se cumple o no se cumple), actividad a realizar (se
realiza o no se realiza), documentos y/o formatos (se utilizan o no se utilizan, se
archivan o no se archivan), procesos relacionados (se relacionan o no se relacionan).
En la parte de hallazgos y sugerencias de mejora continua se enlista lo siguiente:
Hallazgos de acuerdo a (frecuencia, responsable, actividades, documentos y/o
formatos, procedimientos relacionados), actividades relacionadas, descripción. Al final
del formato se llenan los datos de la persona que lo elaboró y que revisó la auditoría.
3. Control de auditorías.
Este formato como su nombre lo dice, sirve para llevar un control de las auditorías
que se han realizado. Contiene los siguientes datos: Área propietaria, proceso auditado,
procedimiento auditado, folio de Auditoría, N° de revisión auditada, fecha de Auditoría y
nombre del responsable.
4. Formato de informe de resultados.
Es el último formato que se utiliza en el Proceso de Auditoría, pues son los datos
que ésta arrojó. El formato contiene los siguientes datos: Nombre del auditor, zona
auditada, área auditada, proceso o procedimiento, hallazgo, consecuencia y propuesta
de mejora.
Cabe mencionar que para comprobar la eficiencia de estos formatos se aplicó una
prueba piloto, auditando el proceso de Control de Inventarios en el Kiosko 1951 Nuevo
Milenio, y con base a estos resultados se podrán implementar ajustes al Proceso de
Auditoría hasta llegar a la metodología adecuada.
55
La propuesta y el programa se presentaron al Jefe de Calidad, quien decidió
implementar una prueba para conocer qué tan eficiente es o si tiene que modificarse
hasta tener el formato adecuado para enseguida empezar a realizar el Proceso de
Auditoría en los procesos y procedimientos que ya están terminados, ya que existen
otros que aún están en revisión.
Cabe mencionar que el personal de la empresa contratado realizará la Auditoría en
todas las áreas de la empresa y yo solamente en el área de operaciones y en un
Proceso “Control de Inventarios” con sus respectivos procedimientos (6) y en 5 tiendas
ubicadas en el Estado de Colima, debido al tiempo, los cuales menciono a continuación:
1) Control de inventarios:
• Planeación de toma de inventarios.
• Toma de Inventarios elaborado por promotores.
• Control de venta de tarjetas telefónicas.
• Inventario diario de artículos riesgosos.
• Inventario de productos generales.
• Toma de inventarios elaborado por auditores.
La Auditoría solo se aplicará a este procedimiento para realizar la retroalimentación
del presente trabajo.
A continuación se mencionan las tiendas en las que se llevó a cabo el proceso de
Auditoría:
Zona Nombre(s) de la(s) Tienda(s)
N° de Tienda
Norte
- Nuevo Milenio. - Hospital Regional. - Palma Terra.
-1952 -1929 -1953
Sur
- Niños Héroes. - Rey Coliman.
-1905 -1916
56
CAPÍTULO IX.- INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.
Enseguida se presenta un cuadro con los resultados de la aplicación del Proceso
de Auditoría Administrativa Interna en las distintas tiendas (Zonas Norte y Sur), y con el
procedimiento de Control de Inventarios:
Área: Operaciones (tienda)
Proceso: CONTROL DE INVENTARIOS PR-KI-001
# Tiendas aplicado: Zona Norte: 1952 Nuevo Milenio, 1929 Hospital Regional, 1953 Palma Terra. Zona Sur: 1905 Niños Héroes y 1916 Rey Coliman.
Procedimiento: I.- PEO-KI-001-1 PLANEACIÓN DE TOMA DE INVENTARIOS.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -Las actividades se realizan, pero no con la frecuencia indicada.
2.- Responsable: -(Ningún hallazgo)
3.- Actividades:
-Algunas actividades no se realizan como se indica en el procedimiento.
4.- Documentos y/o formatos: - No se archivan.
5.- Procesos relacionados: - (Ningún hallazgo)
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuestas de Mejora: 1.- Proporcionar un Manual de Procedimientos impreso o en archivo al comisionista de cada tienda para que conozca la importancia de los procedimientos y tenga un amplio conocimiento sobre ellos. 2.- Verificar que se realice correctamente el procedimiento para poder corregir fallas en caso de existir. 3.- Dar un curso de inducción al comisionista o demás integrantes de la tienda para que conozcan la forma en la que tienen que trabajar y cómo tienen que organizar a sus empleados. 4.- Dar seguimiento correcto a cada procedimiento para verificar que todos los formatos se utilicen de manera formal y que se tengan archivados para poder comparar resultados.
Procedimiento: 2.- PEO-KI-001-2 TOMA DE INVENTARIOS ELABORADO POR LOS PROMOTORES.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -(Ningún hallazgo)
2.- Responsable: -(Ningún hallazgo)
3.- Actividades: -Algunas actividades no se realizan porque no es necesario. -Una actividad no se realiza con la frecuencia indicada. -En la decisión, cambia el sentido de la respuesta (Sí en lugar de No
57
y No en lugar de Sí).
4.- Documentos y/o formatos: -En algunas actividades no se utilizan los formatos correspondientes. -Los formatos que se utilizan no se archivan.
5.- Procesos relacionados: -El procedimiento no se relaciona con el proceso indicado.
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuestas de Mejora: 1.- Revisar constantemente los procedimientos para verificar si existe o no algún error de escritura. 2.- Revisar que se estén utilizando los formatos correctos. 3.- Dar a conocer al comisionista o a los integrantes de la tienda que los procedimientos se tienen que realizar correctamente para evitar errores.
Procedimiento: 3.- PEO-KI-001-3 CONTROL DE VENTA DE TARJETAS TELEFÓNICAS.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -Las actividades se realizan pero la frecuencia cambia, no se realiza como se indica.
2.- Responsable: - Las actividades no solamente las realiza el indicado, sino que cualquier integrante de la tienda tiene accesos a realizarlas. -Algunas actividades no las realiza el responsable.
3.- Actividades: -Algunas actividades se omiten porque se cree que no es necesario. -Algunas actividades se realizan pero no completamente porque creen que es más fácil omitir algunos pasos. -Algunos pasos los realizan a su manera. (No como se les indica).
4.- Documentos y/o formatos:
-No se utiliza el formato que se indica y por el mismo motivo no se archiva. -No se archivan los formatos o documentos que se utilizan. -En algunas actividades no se utilizan formatos o prefieren realizarlo manualmente (en la libreta) que en el formato correcto.
5.- Procesos relacionados: -No se relaciona con el proceso indicado.
58
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuesta de Mejora: 1.- Dar a conocer al comisionista que los procedimientos se tienen que realizar al menos con la frecuencia que se indica. 2.- Informar al comisionista que todos los integrantes deben saber cómo se realizan los procedimientos aunque no sean los responsables, pero también darles a conocer que no cualquier persona puede hacer uso de ellos. 3.- Dar a conocer al equipo que es importante realizar los procedimientos lo mejor posible y no “a su manera” tal vez por flojera o por no perder el tiempo, ya que se tienen que cumplir los objetivos de la empresa. 4.- Proporcionar al comisionista los formatos necesarios y formales, y darle a conocer que tienen que utilizarse y guardarse para el momento de las auditorías o que tengan revisión.
Procedimiento: 4.- PEO-KI-001-4 INVENTARIO DE ARTÍCULOS RIESGOSOS.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -Las actividades no se cumplen con la frecuencia indicada en el procedimiento. -Se propone cambiar la frecuencia para mejores resultados. -Las actividades se realizan más seguido.
2.- Responsable: -Algunas actividades no las cumple el responsable que se indica.
3.- Actividades: - Algunas actividades las realizan pero a su manera para mejores resultados. -Omiten muchas actividades porque se cree que no es necesario realizarlas. -Algunas actividades no se realizan al 100%.
4.- Documentos y/o formatos:
-No se integran en el armado de documentos como se indica. -No se utilizan los formatos que se indica. -No se utilizan y no se archivan. -Se utiliza una libreta en lugar del formato.
5.- Procesos relacionados: -(Ningún hallazgo)
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuestas de Mejora: 1.- Verificar si es posible o no que se cambie la frecuencia del procedimiento. 2.- Dar a conocer la importancia de que el procedimiento se realice con la frecuencia indicada, el responsable indicado y correctamente. 3.- Brindar la información necesaria al comisionista y al equipo para que conozca la
59
importancia que tiene realizar completamente las actividades. 4.- Brindar la información necesaria para que sepa que los formatos indicados se integren en el armado de documentos para dar resultados correctos. 5.- Proporcionar los formatos necesarios y la importancia de utilizarlos formalmente.
Procedimiento: 5.- PEO-KI-001-5 INVENTARIO DE ARTÍCULOS GENERALES.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -No se cumple con la frecuencia indicada. -No se tiene un día específico para realizar las actividades.
2.- Responsable: -Algunas actividades las realiza otra persona y no el responsable. -Las actividades las puede realizar cualquier integrante de la tienda.
3.- Actividades: -Algunas actividades no se realizan. -Algunas actividades se realizan pero no frecuentemente, solo algunas veces para comparar resultados. -Algunas actividades se tienen que hacer cuidadosamente para no tener problemas. -No se tiene seguimiento con las actividades. -Algunas actividades no se realizan ya que se cree que no es necesario.
4.- Documentos y/o formatos: -No se utilizan los formatos necesarios y no se archivan. -Los formatos que se utilizan no se archivan.
5.- Procesos relacionados: -(Ningún hallazgo)
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuestas de Mejora: 1.- Tener un orden o calendario para saber el día correcto en que se tengan que realizar los procedimientos. 2.- Dar a conocer la importancia que tiene el que las actividades las realice el responsable específico o en algún caso que algún encargado de turno tenga el conocimiento para el día que tenga que hacerlo por urgencia. 3.- Tener un seguimiento con las actividades y verificar si realmente es necesario omitir algunas. 4.- Proporcionar los formatos necesarios y dar a conocer la importancia que es el archivarlos o utilizarlos de manera formal.
Procedimiento: 6.- PEO-KI-001-6 TOMA DE INVENTARIOS ELABORADO POR
60
AUDITORES.
Hallazgos de acuerdo a:
1.- Frecuencia: -(Ningún hallazgo)
2.- Responsable: -(Ningún hallazgo)
3.- Actividades: -(Ningún hallazgo)
4.- Documentos y/o formatos: -Se utilizan pero no se archivan.
5.- Procesos relacionados: - (Ningún hallazgo)
Consecuencia: Incumplimiento de los Objetivos SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
Propuesta de Mejora: 1.- Dar a conocer la importancia que tiene el archivar o guardar los formatos que se utilizan en el procedimiento para el momento de poder comparar resultados o de dar resultados en una auditoría o revisión.
9.1 Otras propuestas de mejora:
- Llevar a cabo cursos de inducción al Personal de Super Kiosko, S.A de C.V., para
que los trabajadores conozcan las líneas de mando, sus actividades, responsabilidades,
derechos y obligaciones, ya que en el estudio realizado con anterioridad se detectó que
los empleados realizaban actividades que no les correspondían, ya que no existe
personal para realizarlas y ellos tenían que hacerlas.
- Llevar un control (por parte del comisionista) para asegurarse que realmente se
lleven a cabo todas las actividades por parte del Promotor y Jefe de Zona que les
corresponde.
- Realizar cursos de motivación personal, para con ello lograr un mejor desempeño
laboral en cada uno de los empleados, y estos no sientan que realizan más actividades
de las que no les corresponden, sino al contrario hacerlos sentir que sin su esfuerzo la
compañía no sería lo que es en la actualidad.
- Proporcionar manuales de procedimientos, manuales de políticas, manuales de
calidad para facilitar las tareas al personal, ya que no conocen correctamente los
procedimientos y políticas que se realizan dentro de la compañía, se recomienda que
se realicen este tipo de manuales ya que estos son para culturizar a todo el personal,
con respecto a las actividades que desempeña dentro de la compañía, mejorando la
satisfacción del personal y la calidad de vida en el trabajo, para conocer por medio de
éstos cuáles son sus obligaciones, derechos, evitando así duplicidad de actividades.
61
- Evaluar el desempeño laboral de cada empleado, analizando así tiempos y
movimientos de cada actividad y contratar más personal o al personal correcto si así lo
creyera conveniente la empresa.
- Elaborar reglamento interno de información, para los empleados y la fuerza de
ventas. Dicha información incluye memorando, circulares, oficios, cartas y notas
informativas, los cuales se les da a conocer por medio de un tablero informativo para
con estos todos estén enterados al día de los hechos e información proporcionada por
SUPER KIOSKO S.A. de C.V.
- Realizar programas motivacionales en donde se realicen convivencias familiares,
recordar los cumpleaños de los empleados con una tarjeta, un pastel o dándoles el día
para que compartan con su familia, colocando cada mes una lista de los empleados
festejados, así como seleccionar el empleado del mes, para que éste se sienta
satisfecho de ser parte de esta empresa.
- Realizar programas de capacitación, que incluyan de manera detallada los
procedimientos realizados para cada puesto, esto con la finalidad de que cada puesto
esté enterado de sus funciones y labores, y no entorpezca las funciones que realmente
son importantes.
62
CAPÍTULO X.- CONCLUSIONES.
10.- Conclusiones.-
Con este trabajo se sugiere buscar la mejora del Proceso que permita verificar las
fallas en las operaciones o actividades de la empresa a un número que razonablemente
pueda ser un medio en términos de eficiencia y economicidad en un tiempo también
prudente o razonable, y con base a esto medir de una mejor manera la eficiencia de los
procesos y procedimientos de la empresa, la cual debe aplicarse formalmente en todas
las áreas de la empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en
empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser
secuencial para lograr la eficiencia, siendo así el resultado de este trabajo la
elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna , ya que en la mayoría de
sus tiendas se detectó que los procedimientos que se tienen estructurados no se
realizan completamente o que algunos pasos ya están obsoletos y por tal motivo es
necesario reestructurar los procedimientos.
63
Glosario.-
1.- Auditoría Interna:
La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema
de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. 2.- Auditoría Externa:
Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de
una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la
misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento. 3.- Auditoría Administrativa Interna:
Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases o elementos del Proceso Administrativo y lo que
incide en ellos es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su
conjunto.
64
Anexos 1. FORMATOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA.
2. PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA.
65
1.- Formato de Planeación de Auditoría.- (PEO-KI-01)
FORMATO DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Programa de Mejora Continua
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
RESPONSABLE DE AUDITORÍA:
FOLIO DE LA AUDITORÍA:
Procedimientos a Auditar (Clave)
Lugar de la Auditoría
Tipo de Verificación Participantes a
Fecha de inicio Fecha de Terminación Observación Entrevista Observar Entrevistar
66
2.- Formato de Auditoría Interna.- (PEO-KI-02)
FORMATO DE AUDITORÍA INTERNA Programa de Mejora Continua
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PROCESO AUDITADO: (NOMBRE Y CLAVE)
PROCEDIMIENTO AUDITADO: (NOMBRE Y CLAVE)
AREA PROPIETARIA:
RESPONSABLE DE AUDITORÍA:
N° DE REVISIÓN AUDITADA:
Fecha: Folio de
Auditoria
1- Monitoreo y verificación del procedimiento
FRECUENCIA: A)
SE CUMPLE:
RESPONSABLE
ESPECÍFICO (B)
SE CUMPLE
: ACTIVIDAD A REALIZAR: C) SE
REALIZA:
DOCUMENTOS Y/O FORMATOS
D): SE UTILIZA
SE ARCHIVAN
PROCESOS RELACIONA
DOS E)
SE RELACIONAN:
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
PAG DE
2.- HALLAZGOS Y SUGERENCIAS DE MEJORA CONTINUA: (LLENADO A MANO)
67
2- Hallazgos y Sugerencias de Mejora Continua
Hallazgos de acuerdo a: Descripción
Frecuencia
Responsable
Actividades
Documentos y/o Formatos
68
Procedimientos relacionados
3- Observaciones Generales
ELABORÓ:
REVISÓ:
PAG.
DE
69
3.- Formato de Control de Auditorías: (PEO-KI-03)
FORMATO DE CONTROL DE AUDITORÍAS
ÁREA PROPIETARIA
PROCESO AUDITADO
PROCEDIMIENTO AUDITADO
FOLIO DE AUDITORÍA
N° DE REVISIÓN AUDITADA
FECHA DE AUDITORÍA
RESPONSABLE
70
4.- Formato de Informe Final de Auditoría.- (PEO-KI-04)
INFORME FINAL DE AUDITORÍA
NOMBRE DEL AUDITOR: FECHA:
ZONA AUDITADA:
ÁREA AUDITADA:
PROCESO/PROCEDIMIENTO HALLAZGO CONSECUENCIA PROPUESTA DE MEJORA
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 71 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
PROCESO DE AUDITORÍA
1. PROPÓSITO:
Implementar un programa de Auditoría Interna que defina claramente la frecuencia
y responsabilidad de su ejecución dentro de la empresa, teniendo como base el validar
que los procedimientos se cumplan tal como están establecidos en los procesos de
operación, y que estos se mantengan funcionales. Además de detectar los errores, el
origen y las consecuencias de los procedimientos, lo que permita tomar acciones de
mejora continua.
2. ALCANCE:
Todas las áreas de SUPER KIOSKO S.A. DE C.V.
3. RESPONSABLE:
Auditor Kiosko.
ÍNDICE
Número Procedimiento Pagina
I Auditoría Administrativa Interna 3
Anexos
I Formato de Planeación de Auditoría 10
II Formato de Auditoría interna 11
III Formato de Control de Auditorías 15
IV Formato de Informe Final de Auditoría 16
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 72 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
PEO-KI-CAL-005-01 I. Procedimiento de Auditoría Administrativa Interna.
- Frecuencia: Una vez al año.
A. PROPÓSITO: Realizar el Proceso de Auditoría Administrativa Interna en todas las áreas de Kiosko.
B. DEFINICIONES:
Auditoría Interna: Denominada como de primera parte, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría. Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos de la Auditoría.1
1 Fuente: ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 73 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
C. FORMATOS:
Código Nombre Registro
FM-KI-01 Formato de Planeación de Auditoría. -
FM-KI-02 Formato de Auditoría Interna. -
FM-KI-03 Formato de Control de Auditorías. -
FM-KI-04 Formato de Informe Final de Auditoría. -
Nº de nota
Paso Descripción
1 1. Designar al Auditor.
1.1.- El Jefe del Área de Calidad designa al Auditor.
2 2. Capacitar al Auditor. 2.1 El Jefe del Área de Calidad indica las actividades que se tienen que realizar, mostrándole los procedimientos que auditará.
3 3. Elaborar Plan de Auditoría.
3.1 Elabora el Plan de Auditoría anual donde incluye la clave del proceso y procedimiento que se auditará, el área a auditar, responsables de Auditoría y folio. Este debe incluir el tipo de verificación; ya sea observación o entrevista, el nombre de los participantes a observar o entrevistar, la fecha de inicio de la Auditoría y la fecha tentativa a terminarla. Esto para tener un programa de las actividades que se harán.
4 4. Preparar Plan de Auditoría.
4.1 El Auditor prepara el Plan de Auditoría considerando: Los objetivos de la Auditoría, el alcance, los criterios y la duración estimada, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. Además toma en cuenta la responsabilidad para auditar procesos, funciones, o actividades específicas.
5 5. Revisar documentación y prepara auditoría.
5.1 Antes de iniciar las actividades en el área a auditar se debe revisar la documentación necesaria, así como el alcance y los objetivos de la Auditoría. 5.2 Si la documentación es inadecuada, el
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 74 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
Auditor debe informar al auditado/a y decidir si se continúa o se suspende la Auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. 5.3 Si la documentación es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la Auditoría.
6 6. Realizar la Auditoría.
6.1 Confirma el Plan de Auditoría, proporciona un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría, y presta al auditado/a la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. En la realización de la Auditoría se utiliza el formato de Auditoría Interna, donde se cubren los datos necesarios para lograr el objetivo de la auditoría.
7 7. Revisa información, prepara y autoriza informe de Auditoría y envía.
7.1 Antes de la reunión de cierre se revisan los hallazgos y sugerencias de Mejora continua, las consecuencias que ésta puede tener y así poder dar las propuestas de mejora correctas, además de acordar las observaciones generales, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la Auditoría si ese estuviese considerado en los objetivos. 7.2 Evalúa la evidencia de la Auditoría con respecto a los criterios de la misma para generar las propuestas de mejora. 7.3 Prepara el informe de Auditoría que rendirá en la reunión de cierre. 7.4 Revisa el informe elaborado y sí se proporciona un registro completo de la Auditoría, lo aprueba y firma para su distribución. 7.5 Realiza entrega del informe de Auditoría al Jefe del Área de Calidad. 7.6 Se pone de acuerdo con el/la auditado/a en el intervalo de tiempo necesario para que el/la auditado/a presente un plan de acciones correctivas o preventivas.
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 75 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
8 8. Recibe informe final de Auditoría.
8.1 Recibe el Informe final de Auditoría y establece acuerdo sobre el intervalo de tiempo para presentar las propuestas de mejora que atenderán a las áreas de oportunidad derivadas de la Auditoría. Nota: La Auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de Auditoría se hayan realizado y el Informe de la Auditoría aprobado haya sido distribuido.
9 9. Determina las propuestas de mejora.
9.1 Promueve propuestas para que el auditado logre el objetivo deseado o en algunos casos para que el procedimiento sea un poco más entendible para su fácil realización. 9.2 Implementa actividades definidas en las propuestas de mejora.
10 10. Entrega al Jefe de Calidad el informe final de Auditoría.
10.1 El Jefe de Área recibe el Informe de Auditoría para revisar los hallazgos, consecuencias y propuestas de mejora otorgadas por el Auditor, esto para poder determinar si se llevará a cabo el seguimiento de las propuestas de mejora.
11 11. Recibe el Informe Final de Auditoría y evalúa la eficacia de las propuestas.
11.1 El Jefe de Calidad da seguimiento a las propuestas implementadas y supervisa que se hayan realizado. 11.2 Evalúa la eficacia de las propuestas implementadas en primera instancia con el seguimiento de las actividades determinadas para cada acción y por último considerándolas en la siguiente Auditoría Interna. Si: Se corrigió el área de oportunidad pasa a la siguiente etapa (cumplió con todas las actividades definidas en la acción correctiva) No: No se corrigió el área de oportunidad se regresa a la etapa 9.
12 12. Cierra las propuestas de mejora.
12.1 Una vez terminadas las actividades definidas en las propuestas de mejora se
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 76 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
cierra la Auditoría y prepara informe para la revisión por la dirección.
13 13. Llenar el formato de Control de Auditoría.
13.1 Una vez realizado el cierre de la Auditoría, el auditor llena el Formato de Control de Auditorías, esto para tener un control o registro en el sistema de los procesos y procedimientos que se han auditado, tener un número de revisión, la fecha en que se auditó el proceso y el responsable y un folio para su fácil búsqueda en el sistema.
14 FIN DE LA AUDITORÍA. Dictamen.
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 77 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
PROCESO: Auditoría de Procesos.PROCEDIMIENTO: Auditoría Administrativa Interna.FRECUENCIA: Anualmente.
JEFE DEL ÁREA DE CALIDAD AUDITOR
Fase
INICIO
Designar al auditor
(1)
Capacitar al auditor
(2)
Elaborar Plan de
Auditoría. (3) FM-KI-01
Planeación de
Auditoría
Preparar Plan de
Auditoría. (4) FM-KI-01
Planeación de
Auditoría
Preparar los documentos
de trabajo para llevar a
cabo la auditoría.
SI
Decidir si se suspende o
no la auditoría, hasta que
los problemas de la
documentación se
resuelvan.
NO
Revisar
documentación y
preparar auditoría. (5) FM-KI-02 Auditoría
Interna.
¿La documentación es
adecuada?
A
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 78 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
PROCESO: Auditoría de Procesos.PROCEDIMIENTO: Auditoría Administrativa Interna.FRECUENCIA: Anualmente.
JEFE DEL ÁREA DE CALIDAD AUDITOR
Fase
Realizar la Auditoría. (6)
FM-KI-01
Planeación de
Auditoría
FM-KI-02 Auditoría
Interna.
Revisa información,
prepara y autoriza informe
de auditoría y envía. (7)FM-KI-04 Informe
de Auditoría
Recibe Informe Final de
Auditoría. (8)
FM-KI-04 Informe
de Auditoría
Determinar las
Propuestas de mejora. (9)
FM-KI-04 Informe
de Auditoría
A
Entregar al Jefe de
Calidad el Informe Final
de la Auditoría. (10)FM-KI-04 Informe
de Auditoría
B
PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INTERNA SISTEMA DE CALIDAD PR-KI-CAL-005
Responsable de Impresión: Jefatura de Calidad Kiosko
PR-KI-001 Copia 0 Emitido: Fecha de última remisión: Página 79 de 9 Fecha de última revisión: CLASIFICACIÓN: “Confidencial” Revisión: 0
PROCESO: Auditoría de Procesos.PROCEDIMIENTO: Auditoría Administrativa Interna.FRECUENCIA: Anualmente.
JEFE DEL ÁREA DE CALIDAD AUDITOR
Fase
Recibe el Informe Final
de Auditoría y evalúa la
eficacia de las
propuestas. (11) FM-KI-04 Informe
de Auditoría
Cierra las propuestas de
mejora. (12)FM-KI-04 Informe
de Auditoría
Llenar el Formato de
Control de Auditoría.
(13)FM-KI-03 Control
de Auditorías.
FIN
¿Fueron adecuadas las
propuestas?
Pasa a la siguiente
etapa.
SI
Se regresa a la
etapa 9.NO
B
