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ALCALDIA DE POPAYÁN I-GMC-01

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Versión: 01

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CONTENIDO

1. OBJETIVO: .......................................................................................................................... 2

2. RESPONSABLE: ................................................................................................................ 2

3. ALCANCE: .......................................................................................................................... 2

4. TERMINOS Y DEFINICIONES: ......................................................................................... 2

5. CONTENIDO. ...................................................................................................................... 4

5.1 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. .................................................................... 4

5.1.1 ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS DEL S.I.G.M.C. ......................................... 4

Figura 1. ............................................................................................................................... 4

5.1.2 ENCABEZADO PARA OFICIOS, CERTIFICACIONES, CIRCULARES Y ACTOS

ADMINISTRATIVOS. ............................................................................................................. 5

Figura 2. ............................................................................................................................... 5

5.2 PIE DE PÁGINA DE LOS DOCUMENTOS DEL S.I.G.M.C. ............................................ 5

5.3 PIE DE PÁGINA DE OFICIOS, CIRCULARES Y CERTIFICACIONES. ......................... 6

6 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS S.I.G.M.C. ................... 6

Figura 3. Ejemplo de codificación de documentos. ............................................................... 7

Tabla No. 1. Códigos tipo de documento. ............................................................................. 7

Tabla No. 2. Códigos Procesos y Subprocesos S.I.G.M.C...................................................... 8

Tabla No 3. Códigos proceso Gestión Salud. ......................................................................... 9

Tabla No 4. Códigos de Unidades Administrativas o Instancias de Gestión Encabezados de,

oficios, certificaciones circulares y actos administrativos. ................................................... 10

6.1 CODIFICACIÓN DOCUMENTOS DEL PROCESO GESTIÓN EDUCATIVA

INTEGRAL: ........................................................................................................................... 11

Figura 4. Ejemplo de codificación de documentos Gestión educativa Integral ..................... 11

Tabla No 5. Códigos proceso Gestión Educativa Integral, Estructura por Macroprocesos,

Procesos y Subprocesos. ..................................................................................................... 12

7. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS S.I.G.M.C. ...................................................... 16

Tabla No 6. ......................................................................................................................... 17

8 ANEXOS. ........................................................................................................................... 18

9 CONTROL DE ACTUALIZACIONES. ............................................................................. 18



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1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para la elaboración, control, estructura y codificación de los documentos que forman parte del sistema de gestión MECI calidad de la entidad

2. RESPONSABLE:

Es responsabilidad de los Líderes y funcionarios de los procesos e Integrantes del grupo operativo, el cumplimiento y aplicación de este procedimiento.

3. ALCANCE:

Aplica a todos los documentos del sistema Integrado de Gestión MECI CALIDAD 4. TERMINOS Y DEFINICIONES:

Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del

Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad de la Alcaldía de Popayán, originados en una optimización de una actividad o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentación.

Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación de las

actividades contenidas en el documento revisado previamente.

Caracterización: Es el documento orientador que resume en términos generales lo que

es y contiene un proceso entradas, actividades, salidas recursos (PHVA, forma de medir el proceso, riesgos, documentos, alcance, normas que le aplican, entre otros).

Código: Es la nomenclatura y números que identifican los Proceso del Sistema Integrado

de Gestión MECI-Calidad. Ejemplo: F-GS-SP-01.

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

digital, óptico o electrónico, muestra patrón o una continuación de éstos.

Documento Externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecución de los procesos de la administración municipal, ejemplos: Constitución Política, Guía para la Implementación del MECI.

Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su

eliminación pierde su vigencia.

Copia controlada: Son aquellos documentos internos aprobados y controlados por la alta dirección y que hacen parte del SGC, de los cuales está prohibida su reproducción



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por parte de los funcionarios de la administración municipal, así como su uso y manejo inadecuado.

Especificación: Documento que establece requisitos.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.

Instructivo: 1) Documento que describe en detalle la secuencia lógica de pasos para que

una persona pueda ejecutar una actividad específica. 2) Descripción detallada de cómo realizar una tarea.

Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de la administración municipal, agrupando varias actividades de un proceso y/o que trata los elementos sustanciales de un esquema organizacional, Ejemplo: manual de contratación, manual de calidad

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión MECI-

Calidad de la Alcaldía de Popayán.

Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, otros), que correspondan a la implementación de nuevas actividades o controles exigidos por cambios de normatividad interna o externa, que afectan a un proceso.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una serie de actividades de un

proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién lo hace qué hace, dónde, cuándo, por qué y cómo lo hace.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Subproceso: es un proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un proceso más

grande.

Plan: Documento que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a

políticas y objetivos de la entidad, que buscan dar conformidad con los requisitos propios o de organismos externos regulatorios.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas.



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5. CONTENIDO.

5.1 Presentación de los documentos.

5.1.1 Encabezado de los documentos del S.I.G.M.C.

Los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión MECI CALIDAD deben cumplir en su encabezado con la siguiente presentación, en todas las páginas que lo conforman. Para su presentación se utiliza el tipo de letra o fuente “Arial” y tamaño 12. (Ver Figura No 1.)

Figura 1.

1. Logo: Corresponde al escudo de Popayán este debe utilizarse en todos los documentos

S.I.G.M.C.

2. Nombre de la Entidad: En esta casilla se cita el nombre de la entidad en letras mayúsculas. “ALCALDIA DE POPAYAN.”

3. Nombre del Documento: Se establece el nombre del documento, en letras mayúsculas.

4. Código: Se emplea en todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión MECI-

Calidad un código alfanumérico que permite determinar los documentos de cada proceso y subproceso que integran el S.I.G.M.C. Relacionados en las tablas 1-2-3 y 5. (Ver Tablas (1), (2), (3) y (5).

5. Versión: Especifica las actualizaciones de cada documento y se identifican con un

consecutivo que inicia en 01 a partir de su creación.

6. Paginación: Define el número de páginas que contiene el documento, con el fin de controlar

la cantidad de páginas que se generan del documento. Nota 1: Se excluyen de esta condición el formato de caracterización de los procesos, las tablas y

los cuadros, escritos o anexos en los documentos estos pueden tener el tipo y tamaño de letra que se ajuste a la necesidad. Nota 2: El formato F-GD-01 plantilla para oficios, certificados, circulares no presenta el código

del documento. Este documento se codifica conforme a las directrices del punto 5.1.2 Nota 3: La fecha de aprobación y actualización de los formatos con los cambios de versión

quedan registrados en el Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

ALCALDIA DE POPAYAN x- xxx- xxx- xx

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5.1.2 Encabezado para oficios, certificaciones, circulares y actos administrativos.

El encabezado de los oficios, certificaciones, circulares y actos administrativos elaborados por la entidad, deben elaborarse bajo la siguiente presentación definida en la plantilla:

Figura 2.

ALCALDIA DE POPAYAN DPE-190

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

Versión: XX

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1. Logo: Corresponde al escudo de Popayán este debe utilizarse en todos los documentos

del S.I.G.M.C.

2. Nombre de la Entidad: En esta casilla se cita el nombre de la entidad en letras mayúsculas “ALCALDIA DE POPAYAN.”

3. Nombre de la Unidad Administrativa, oficina o Instancia de Gestión: En los oficios y

circulares se cita en letras mayúsculas el nombre de la unidad administrativa, oficina asesora o instancia de gestión. Para actos administrativos como Decretos y Resoluciones, llevara en esta casilla encabezado el nombre de la Unidad administrativa (Oficina Asesora o Secretaria) de la estructura Orgánica de la Administración Central del Municipio de Popayán, establecida en el Decreto 121 de 2001,acuerdo 16 de 2011, acuerdo 29 de 2012 y acuerdo 7 del 2013.

4. Código: La codificación de los oficios, certificaciones, circulares y actos administrativos,

llevaran un código alfanumérico, que identifican el proceso con el código establecido por las tablas de retención documental vigentes de la entidad relacionada en la tabla No 4. Ver Tabla No 4.

5. Paginación: Define el número de páginas que contiene el documento, con el fin de

controlar la cantidad de páginas que se generan del documento.

6. Versión: Especifica las actualizaciones que sufre la plantilla de Oficios, certificaciones, circulares y actos administrativos.

5.2 Pie de página de los documentos del S.I.G.M.C.

Se encontrará al final de los documentos como manuales, procedimientos e instructivos el siguiente pie de Página. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA

1

2

4

5

6



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5.3 Pie de Página de Oficios, Circulares y Certificaciones.

El pie de página de los oficios, certificaciones y circulares, debe incorporar el slogan de la administración vigente y la marca establecida para la ciudad, con toda la información pertinente de la entidad para fortalecer el contacto los ciudadanos: Ciudad, dirección, código postal, correo electrónico, número telefónico de atención para la ciudadanía, y la nombre de la página web de la entidad. La presentación de esta información se realiza debajo del slogan vigente separada por una línea delgada, en tipo de letra Times New Román, tamaño 9. Como se establece en el

siguiente ejemplo:

_______________________________________________________________________________ Popayán © Edificio C.A.M. Carrera 6 # 4-21, Código Postal: xxxxx, teléfono: xxxxx. E- mail: xxxxxxx

www.popayan.gov.co

El pie de página de Oficios, certificaciones y circulares puede acompañarse por slogan o marcas de otras organizaciones en casos excepcionales para apoyar programas, proyectos o eventos especiales y representativos en los cuales la administración tenga una participación directa e impacto en la región. Previo consentimiento de la oficina de prensa y comunicaciones de la entidad.

6 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS S.I.G.M.C.

Se empleara en todos los documentos del S.I.G.M.C. un código alfanumérico que permite determinar el tipo de documento (Ver tabla No 1), el proceso y el subproceso al que pertenece (Ver tabla No 2 y 3), separados por un guion. Para mayor ilustración observe detenidamente la figura 3 con los respectivos ejemplos 1 y 2. Los códigos que se deben incorporar en la plantilla para elaboración de Oficios, certificaciones, circulares y actos administrativos se establecen en la tabla No 4 (Ver tabla No 4). Los documentos del proceso gestión educativa integral, se codificaran conforme a los Macroprocesos, procesos y subprocesos definidos en la cadena de valor establecida por el Ministerio de Educación Nacional, contemplados en la tabla No 5.(Ver Tabla No 5).

LOGO DE LA

ADMISTRACION

LOGO MARCA

POPAYAN

http://www.popayan.gov.co/



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Figura 3. Ejemplo de codificación de documentos.

Codificación de procesos que No tienen subprocesos

Ejemplo 1: Procedimiento (P), Proceso Gestión

Jurídica (GJ) y consecutivo número (02)

Codificación de procesos que tienen definidos subprocesos.

Ejemplo 2. Formato (F) Gestión de Salud (GS), Subproceso Salud Pública (SP) y consecutivo número (01)

Tabla No. 1. Códigos tipo de documento.

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Manual M

Caracterización C

Procedimiento P

Instructivo I

Formato F

Plan PN

Programa de Gestión. PG

Tramites TR

Servicios S

Otros Documentos OD



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Tabla No. 2. Códigos Procesos y Subprocesos S.I.G.M.C.

PROCESOS SUBPROCESOS

Código Nombre Código Nombre

DPE Direccionamiento y Planeación Estratégica

PD Plan de Desarrollo

BP Banco de proyectos

CI Cooperación Internacional

SIS SISBEN

GOT Gestión de Ordenamiento Territorial

CU Control urbanístico

CUR Curadurías urbanas

PJ Procesos jurídicos

EST Estratificación

GMC Gestión de Mejora Continua N/A N/A

GCI Gestión de control interno. N/A N/A

GDET Gestión de Desarrollo Económico y turismo. EMP Emprendimiento

TUR Turismo

GI Gestión de Infraestructura.

VR Vías rurales

VU Vías urbanas

SP Servicios públicos

VIV Vivienda

IBP Infraestructura de bienes públicos y solicitudes de otras dependencias

GSCC Gestión de Seguridad y Convivencia

Ciudadana

SCC Seguridad y convivencia ciudadana

PC Protección al consumidor

EP Recuperación control y preservación del espacio publico

OAC organización de acción comunal

AGE Atención a grupos especiales

GR Gestión Municipal del Riesgo.

CR Conocimiento del riesgo

RR Reducción del riesgo

RD Respuesta para desastres o calamidad publica

GM Gestión de Movilidad.

ST Servicios de tránsito

CV Contravensional

TP Transporte

TTO Tránsito

GA Gestión Agroambiental. AM Ambiental

AGR Agropecuario

GCD Gestión Cultura y Deporte CUL Cultura

DEP Deporte

GAC Gestión de Atención a la Comunidad.

TS Identificación de trámites y servicios.

AC Atención al ciudadano

PQRD Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Felicitaciones

SC Medición de satisfacción al ciudadano.

GBS Gestión de Bienes y Servicios. BM Bienes muebles

BIM Bienes inmuebles

GF Gestión Financiera

CONT Contabilidad

PPTO Presupuesto

ATR Administración Tributaria y Rentas

TES Tesorería

GC Gestión de contratación.

PRC Precontractual

CT Contractual

PSC Poscontractual

TIC Tecnología de la información y las

comunicaciones

ST Servicios tecnológicos

PGL Proyectos y gobierno en línea

IT Infraestructura Tecnológica

GTH Gestión del talento humano. ATH Administración del talento humano

GSST Gestión para la salud y seguridad en el trabajo

GD Gestión Documental. N/A N/A

GCP Gestión de Comunicación Pública. N/A N/A

GJ Gestión Jurídica N/A N/A



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Tabla No 3. Códigos proceso Gestión Salud.

PROCESO SUBPROCESO DIMENSIONES DE SUB PROCESOS

Código Nombre Código Nombre Código Nombre

GS

GESTION SALUD

DSS

Desarrollo de

Servicios de Salud

GA Gestión de Aseguramiento

IVC Inspección vigilancia y control

SP

Salud Publica

SA Dimensión Salud Ambiental

SA01 Alimentos

SA02 Ambiente

SA03 Zoonosis

VSET Dimensión vida saludable y enfermedades transmisibles

VSET01 Enfermedades transmitidas por vectores

VSET02 Salud oral

VSET03 Epidemiologia

CSS Dimensión Convivencia Social Salud Mental

SAL Dimensión Salud y Ámbito laboral

SAN Dimensión Seguridad Alimentaria y Nutricional

DSR Dimensión derechos sexuales y reproductivos

ED Dimensión emergencias y desastres

VSENT Dimensión Vida Saludable y Enfermedades no Transmisibles

SACS

Servicios Atención a la

Comunidad en Salud

N/A

N/A



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Tabla No 4. Códigos de Unidades Administrativas o Instancias de Gestión Encabezados de, oficios, certificaciones circulares y actos administrativos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA - INSTANCIA DE GESTIÓN CODIGO

CONSEJO DE GOBIERNO DPE-100

DESPACHO DEL ALCALDE - SECRETARIA PRIVADA DPE-103

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DPE-190

Gestión de Ordenamiento Territorial. GOT-192

Control Urbanístico GOT-191

Estratificación GOT-193

SISBEN DPE-193

Sistema de Gestión MECI - Calidad GMC-194

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO GCI-200

OFICINA ASESORA DE GESTIÓN DEL RIESGO GMR-230

OFICINA ASESORA JURÍDICA GJ-180

SECRETARIA GENERAL GBS 110

Gestión de Bienes y Servicios GBS-111

Gestión del Talento Humano GTH-112

Control Interno Disciplinario GTH-114

Gestión Documental GD-113

Atención a la Comunidad GAC-115

Oficina Sistemas TIC-102

SECRETARIA DE HACIENDA GF-130

Presupuesto GF-131

Tesorería GF-132

Contabilidad GF-133

Administración Tributaria Rentas GF-134

SECRETARIA DE GOBIERNO. GSCC-120

Seguridad y Convivencia Ciudadana. GSCC-121

Protección al Consumidor GSCC-122

SECRETARIA DE TRANSITO. GM-150

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA. GI-140

SECRETARIA DE EDUCACIÓN. GEI-170

SECRETARIA DE SALUD. GS-160

UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA (UMATA).

GA-210

SECRETARIA DE CULTURA Y DEPORTE GCD-220

OFICINA DE PRENSA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PÚBLICA. GCP-101



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6.1 Codificación documentos del proceso Gestión Educativa Integral:

Para codificar los documentos del proceso Gestión Educativa Integral, se tiene en cuenta los códigos de la cadena de valor establecida exclusivamente para las secretarias de educación por el ministerio de educación Nacional, con los siguientes aspectos:

1. Tipo de documento. 2. Código del proceso G.E.I. 3. Los Macroprocesos se identifican con las letras mayúsculas de la A hasta la N. 4. Los procesos se identifican manteniendo la letra del Macroprocesos al cual pertenecen y

adicionando dos dígitos consecutivos. VER TABLA 5 5. Los subprocesos se identifican manteniendo la letra del Macroprocesos, los dos dígitos

del proceso, un guion y adicionando otros dos (2) dígitos en forma consecutiva

6. El numero consecutivo del documento.

Figura 4. Ejemplo de codificación de documentos Gestión educativa Integral

Ejemplo 3: Codificación de un formato (F), del proceso Gestión Educativa Integral (GEI), el cual

pertenece al Macroprocesos Gestión estratégica (A),y al proceso Formulación y Aprobación del Plan de desarrollo Educativo (02), subproceso (04) y el consecutivo número 01.



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Tabla No 5. Códigos proceso Gestión Educativa Integral, Estructura por Macroprocesos, Procesos y Subprocesos.

CÓDIGO NOMBRE MACROPROCESO CÓDIGO NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO NOMBRE DEL SUBPROCESO

A Gestión Estratégica

01 Análisis de la información estratégica educativa. 01 Análisis de la información estratégica

del sector

02 Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo

01 Análisis y definición de estrategias para el sector educativo

02 Definición del plan de inversiones

03 Aprobación y divulgación del plan de

desarrollo educativo

04 Formulación y aprobación del plan indicativo

05 Definición y aprobación de planes de acción por área

06 Formulación del plan operativo anual

de inversiones (POAI).

B Gestión de Programas y Proyectos

01 Análisis, formulación e

inscripción de programas y proyectos.

01 Registro y análisis de viabilidad de

programas y proyectos

02 Formulación detallada y registro en el banco de proyectos

02 Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos.

01 Inicio de programas y proyectos 02 Ejecución de programas y proyectos

03 Control y seguimiento a la ejecución de programas y proyectos

04 Control de cambios de programas y

proyectos 05 Cierre de programas y proyectos

C Gestión de la Cobertura

del Servicio Educativo

01

Establecer las directrices,

criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de

cobertura del servicio educativo.

01 Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la

gestión de matrícula oficial

02 Proyectar cupos 01

Proyectar e identificar estrategias de Ampliación de Oferta y requerimientos básicos.

02 Identificar Estrategias de Acceso y Permanencia.

03 Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales.

01 Solicitar reserva (pre matrícula) y reservar cupos para alumnos antiguos

02 Asignar Cupos a niños procedentes de Entidades de Bienestar Social o

Familiar

03 Inscribir Alumnos Nuevos

04 Asignar Cupos

04 Registrar matricula del alumno. 01 Registrar matrícula de Alumnos

Antiguos y Nuevos. 02 Novedades de Matrícula.

05 Seguimiento a la gestión de matrícula 01 Auditoría de Matrícula.



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D Gestión de la calidad del servicio educativo EPBM

01 Gestión de la Evaluación Educativa.

01 Garantizar el operativo de la

aplicación de las pruebas SABER en instituciones oficiales y no oficiales.

02 Establecer y aplicar el proceso para la evaluación de desempeño de Docentes y Directivos Docentes en

instituciones oficiales

03 Orientar la ruta de mejoramiento institucional

04 Elaborar la caracterización y el perfil del sector educativo.

02 Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos.

01 Gestionar el Plan de Apoyo al

Mejoramiento PAM

02 Apoyar la gestión del Proyecto

Educativo

03 Apoyar la gestión de los planes de mejoramiento institucional PMI

04 Definir, ejecutar y hacer seguimiento a los Planes Territoriales de Formación Docente

05 Orientación de estrategias pedagógicas para implementar Proyectos Pedagógicos

Transversales

06 Promover la articulación de los niveles educativos

07 Gestionar el uso y apropiación de medios y tecnologías de información

y comunicación TIC.

08 Fortalecimiento de experiencias significativas

E Atención al Ciudadano. 01 Gestionar solicitudes y

correspondencia 01 Atender, direccionar y hacer

seguimiento a solicitudes. 02 Recibir y enviar correspondencia.

02 Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano 01 Medir la Satisfacción del Cliente.

F Gestión de la inspección y vigilancia

de EE.

01 Inspección y vigilancia con fines de control. 03 Realizar control al servicio educativo

en EPBM y ETDH.

02 Habilitación del ingreso de

prestadores del servicio educativo.

02 Verificar las novedades de los

establecimientos educativos en EPBM y ETDH

03 Habilitar establecimientos educativos

Oficiales de EPBM

04 Habilitar establecimientos educativos

privados de EPBM

05 Habilitar establecimientos educativos de ETDH

G Gestión de la información

01 Gestión del sistema de

información.

01 Recibir, planear y distribuir requerimientos de información

02 Recopilar y verificar información

03 Generar y analizar reportes de información.

02 Gestionar comunicaciones institucionales.

01 Planear comunicaciones.

02 Desarrollar comunicaciones.

03 Evaluar comunicaciones.



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H Gestión del Talento Humano

01 Administrar la planta de personal.

01

Establecer la necesidad de planta, distribuir o asignar planta entre EE o

modificar la planta de personal docente, directivo docente y administrativo del sector educativo.

02 Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo docente y administrativo del sector educativo.

03 Administrar las novedades de planta de personal docente, directivo docente y administrativo del sector

educativo.

02 Provisión del personal e inducción.

01 Vincular a la carrera administrativa y especial docente.

03 Provisión temporal de personal. 04 Nombramiento de personal. 05 Inducción de personal.

03 Desarrollo de personal. 01 Evaluación del desempeño. 02 Capacitación. 03 Bienestar Laboral.

04 Apoyar a la administración de la carrera.

01 Inscripción y ascenso en escalafón

docente.

02 Apoyar la inscripción y actualización del registro público de carrera

administrativa o carrera docente

05 Manejo del fondo prestacional.

01 Trámite de las prestaciones sociales y económicas

02 Administración de reclamaciones por salud.

03 Afiliación de docentes al FNPSM (fondo nacional de prestaciones sociales del magisterio).

04 Prevención de los riesgos laborales del magisterio.

05 Funcionamiento del comité regional

de prestaciones y salud.

06 Seguimiento a incapacidades, remisiones médicas y valoraciones

laborales

06 Administración de la nómina. 01 Administración de novedades 02 Liquidación de pre nómina y nómina. 03 Generación de reportes

07 Administración de las hojas de vida.

01 Actualización del sistema de información

02 Generación de certificados

I Gestión Administrativa

de bienes y Servicios.

01 Adquirir bienes y servicios.

01 Elaborar y hacer seguimiento al plan de compras.

02 Manejar requisiciones. 03 Administrar etapa precontractual 04 Administrar etapa contractual

05 Realizar seguimiento y administrar convenios y contratos

06 Liquidar convenios y contratos

07 Evaluar y realizar seguimiento a

proveedores

02 Gestionar recursos físicos.

01 Manejar almacén 02 Administrar activos fijos 03 Gestionar servicios públicos

04 Realizar mantenimiento de

infraestructura

05 Atender servicios generales



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J Gestión Financiera

01 Presupuesto. 01 Elaborar presupuesto.

02 Ejecutar el presupuesto.

03 Realizar seguimiento al presupuesto.

02 Tesorería

01 Elaborar y realizar seguimiento al plan anualizado y mensual izado de caja PAC.

02 Elaborar flujo de caja. 03 Efectuar pagos. 04 Administrar inversiones.

03 Contabilidad

01 Realizar Procesos Contables. 02 Efectuar Cierre Contable. 03 Realizar Conciliaciones.

04 Generar Informes y Estados

Financieros.

05 Verificar y Consolidar Información de las Instituciones Educativas (Fondos

de Servicios Educativos)

K Control Interno. 01 Autocontrol

01 Desarrollo y mantenimiento de la

cultura del autocontrol.

02 Autoevaluación de control.

03 Seguimiento a planes de

mejoramiento institucional.

04 Administración de requerimientos de entes externos de control.

L Gestión de la Tecnología Informática

01 Formulación y ejecución del plan de tecnología e

informática.

01 Formulación 02 Ejecución

02 Mantenimiento y soporte

técnico de la infraestructura tecnológica.

01 Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo

02 Mantenimiento preventivo

03 Administración de la plataforma

tecnológica informática.

01 Administración de hardware 02 Administración de software 03 Administración de comunicaciones.

04 Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma

tecnológica.

01 Administración de copias de

seguridad.

02 Administración de sistemas de

acceso. 03 Administración de contingencias.

M Gestión de Asuntos Legales y Públicos.

01 Atender asuntos disciplinario 01 Hacer investigación del proceso y

emitir fallo.

02 Tramitar acciones judiciales y

litigios

01 Atender Peticiones. 02 Conciliaciones Extrajudiciales. 03 Tramitar Acciones Judiciales.

03 Prestar asesoría jurídica. 01 Revisar actos administrativos.

02 Analizar y expedir conceptos u orientaciones de tipo jurídico.

N

Administración del sistema de Gestión de

la Calidad

01 Seguimiento, análisis y mejora

01 Auditoría interna de calidad.

02 Acciones correctivas y preventivas

04 Control de producto no conforme

05 Planificación de la realización del producto/servicio



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7. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS S.I.G.M.C.

Los documentos del proceso de gestión educativa Integral tiene la estructura establecida por el ministerio de educación para las secretarias de educación del País. Los documentos de los demás procesos del S.I.G.M.C. de la alcaldía de Popayán como manuales, procedimientos e instructivos tiene la siguiente estructura:

1. OBJETIVO: Describe el propósito o finalidad por el cual la organización ha establecido el

documento.

2. RESPONSABLE: Indica los cargos o roles que aseguran la implementación del

documento.

3. ALCANCE: El alcance aplica para las caracterizaciones, procedimientos e instructivos,

describe en forma general donde inician y terminan las actividades del proceso o procedimiento del Sistema Integrado de Gestión MECI-Calidad.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES: Explica en forma clara las palabras o expresiones

técnicas utilizadas en el documento, listadas en orden alfabético.

5. ASPECTOS GENERALES: Se utiliza para aclarar generalidades del contenido del

documento. Especificar las normas, metodologías, guías y demás documentos de apoyo o de referencia que sirven para la ejecución del procedimiento.

6. DESCRIPCIÓN O CONTENIDO: Describe los pasos en secuencia lógica, necesarios

para llevar a cabo actividades. La elaboración de los procedimientos se realiza utilizando una tabla que consta de cuatro columnas con Flujograma, descripción, responsable y registro. Mientras que, los manuales, planes y demás documentos tienen su propia estructura de contenido de acuerdo a las necesidades del proceso

No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Nombre de la

actividad Describe la actividad

¿Quién? Responsable de realizar la actividad. Describe el Cargo

Establezca el Formato que evidencia dicha actividad Si

Aplica

2 Nombre de la

actividad Describe la actividad

¿Quién? Responsable de realizar la actividad. Describe el Cargo

Establezca el Formato que evidencia dicha actividad Si

Aplica



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7. FLUJOGRAMA: El Flujograma se construye con cuatro símbolos básicos y dentro del

símbolo se incorpora la actividad del procedimiento:

SIMBOLO SIGNIFICADO SIMBOLO SIGNIFICADO

Inicio - Fin.

Decisión.

Actividad.

Conector.

8. ANEXOS: Enuncia los documentos que requiere el procedimiento para su ejecución,

tales como formatos, tablas, procedimientos, instructivos, etc. que se anexan o agregan al documento como referencia del documento.

9. CONTROL DE ACTUALIZACIONES: Describe el historial de modificaciones del

documento y comprende la versión, fecha de aprobación y la descripción de cambios. En el caso especial de formatos, los cambios realizados en estos deben describirse en el listado maestro de registro. Las versiones vigentes de los documento se encuentran publicados en el punto de uso en medio magnético.

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

DD / MM / AAAA

Nota: Los demás documentos del sistema integrado de gestión MECI-CALIDAD tienen su propia

estructura de contenido de acuerdo a las necesidades del proceso. Convenciones: X = Requerido O = Opcional N.A = No Aplica

Tabla No 6.

Estructura del Documento

Tipo de Documento.

Caracterización (C)

Instructivo (I)

Formato (F)

Plan (PN)

Programa Gestión

(PG)

Tramites (T)

Servicio (S)

Otros Documentos

(OD)

1. Objetivo X X N.A. O O O. X O

2. Responsable X X N.A. O O O. X O

3. Alcance X X N.A. O O O. X O

4. Términos y Definiciones N/A X O. O O O. O. O

5. Aspectos Generales N/A O N.A. O O O O O

6. Contenido X X X X X X X X

7. Flujograma N/A. O N.A. O O O O O

8. Anexos N/A. O O O O O O O

9. Control de actualizaciones

N/A. X N.A N.A N.A N.A N.A N.A



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8 ANEXOS.

Norma Técnica de calidad en la gestión pública NTC GP1000-2009

Manual de calidad M-GMC-01

Procedimiento para elaboración y control de documentos P-GMC-01

9 CONTROL DE ACTUALIZACIONES.

Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio

01

20 febrero 2016

Este instructivo se elabora para establecer las directrices específicas para la elaboración de los documentos del S.I.G.M.C. Conforme al procedimiento de elaboración y control de documentos que se actualizo en el año 2015. Se incorporan los códigos de los subprocesos y procesos del S.I.G.M.C. igualmente articula la cadena de valor del Proceso Gestión Educativa integral con los respectivos códigos.

Elaborado por: Carlos Andrés Muñoz

Revisado por: Luis Alberto Molano

Aprobado por: Francisco Zúñiga Bolívar.

Cargo: Profesional Univ. Oficina S.I.G. MECI Calidad.

Cargo: Profesional Univ. Oficina Control Interno

Cargo: Jefe Oficina Asesora De Planeación

Fecha:29 /Ene /2016 Fecha: 07/ Marzo/2016 Fecha: 8/marzo/2016

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ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 18popayan.gov.co/funcionarios/sites/default/files/files/I-GMC-01... · Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios