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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-040/2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Suministro e instalación de equipos de maniobra, control y protección en las
subestaciones del sistema eléctrico de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P., de igual
forma se aplicará la Normatividad Regulatoria aplicable.
Las Normas aplicables serán: NORMA ICONTEC 2050 (Código Eléctrico
Colombiano), NORMA NESC (National Electric Safety Code), NEC (Nacional
Electrical Code), IEC (Internacional Electrotecnical comisión, ANSI (American
National Standard Institute, ASTM (American Society for Testing and Materials,
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers, NEMA (National Electrical
Manufacturer`s Association), ICEA (Insulated Cable Engineers Association),
UL(Underwriters Laboratories), AWS (American Welding Society, SSPC (Steel
Structures Painting Council), AISC (American Institute of Steel
Construction),ASME (American Society of Mechanical Engineers), Basic Practice
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Exxon (BPEXXON),RETIE (Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas),
Código Colombiano Para Construcciones Sismorresistentes, Normas técnicas De
Construcción Y Ensayos Del Ministerio De transporte.
Estas Normas Aplicaran en su versión vigente, primando sobre cualquier tipo de
definición técnica, y seleccionando siempre la Norma más ajustada y apropiada a
las condiciones específicas.
Las Normas nacionales e internacionales para materiales, construcción y montaje,
que se mencionan en las especificaciones forman parte de éstas; en cuanto a las
especificaciones que se refieran a dichas normas se aplicará su última edición, a
menos que se estipule cosa diferente. Se aceptarán Normas equivalentes
debidamente reconocidas y que, en opinión del Interventor o de
ELECTROHUILAS.A. E.S.P., sean aplicables y aseguren una calidad igual o mejor
del proyecto.
1.3 FORMULARIO DE PRECIOS - LISTADO DE EQUIPOS Y MANO DE
OBRA
Ver ANEXO No. 6
Nota:
- Los valores unitarios de la oferta económica deben llevar IVA incluido.
Los valores deben ser en números enteros, sin decimales y en pesos
colombianos.
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1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO
La apertura de la invitación será el día 15 de marzo de 2016, en la página
www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 12 de
marzo de 2016.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 19
de marzo de 2016 y hasta el día 23 de marzo de 2016, las cuales serán
resueltas hasta el 29 de marzo de 2016.
Correo electrónico: [email protected]
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
VALOR DEL DERECHO A PARTICIPAR
El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no
reembolsable de ocho millones de pesos ($8.000.000) M/Cte, conforme a lo
anterior la persona natural o jurídica que haya consignado la suma en mención no
podrá exigir el reintegro de dicha suma frente a la decisión de no participar en el
proceso o cualquier otra circunstancia. Deberán consignarse a nombre de la
Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número 390-01009-8 del
Banco Popular, indicando en el comprobante: “DERECHO A PARTICIPAR EN LA
INVITACION PUBLICA EHUI-SD-040-2016”. Con copia del recibo de consignación
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se obtendrá el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-040-2016. El
plazo máximo para consignar e l valor y adquir i r e l derecho a part ic ipar
será hasta el día 17 de marzo de 2016.
VISITA
Se realizará la visita al sitio de la obra el día 18 y 19 de marzo de 2016 a partir de
las 08:00 AM. El sitio de encuentro será en la División de Operación y
Mantenimiento, Sede El Bote ubicada en Km 1 Vía Neiva - Palermo. El transporte
a los sitios determinados para la visita correrá por cuenta de cada proponente.
Será requisito para participar en la visita presentar el documento que acredite la
compra de los pliegos, carta en donde se acredite la representación de la
compañía que compró los pliegos, presentar los documentos de seguro de salud y
riesgos profesionales.
Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero Electricista, que
deberá acreditar por escrito dicha representación y demostrará su condición
profesional con las fotocopias de su tarjeta profesional, cédula de ciudadanía y
presentar los documentos de seguridad social y riesgos profesionales. Se expedirá
certificación de asistencia a la visita, documento que será requisito indispensable
para presentar la propuesta.
Los participantes a la visita deberán portar los elementos de protección personal
para ingreso a las subestaciones (casco y botas dieléctricas).
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1.5 PRESUPUESTO
Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03051502002565 denominado “Materiales Eléctricos SDL” del presupuesto de
ingresos y gastos de la vigencia 2016.
1.6 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o
indirectamente de la presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán
dirimidas por la jurisdicción ordinaria.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva. Lo
anterior sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno
de los mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
1.7 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
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1.8 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del
respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que
imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a
través de Tribunal de Arbitramento.
c. Consorcios o Uniones Temporales.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
e. Los oferentes que no cuenten con la certificación ISO 9001: 2008, ISO
14.001: 2004 e ISO 18.001: 2007 vigentes a la fecha de presentación de la
oferta.
f. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P
haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido
acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de
contrato.
g. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra
Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren
iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento
de contrato.
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1.9 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 07 de abril de 2016 a las
15:00:00 H.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
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2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
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proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y Aseguradora).
Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso, pesos
colombianos y en números enteros, sin decimales.
d. Certificación ISO 9001: 2008, ISO 14.001: 2004 e ISO 18.001: 2007 vigentes
a la fecha de presentación de la oferta.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO
SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la
propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración,
complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos
anteriores que hubiesen sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable
(Excel), en pesos colombianos y en número enteros, sin decimales.
f. Certificado de existencia y representación legal.
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La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre
de 2015 (Balance General y Estado de Resultado).
i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
j. Copia de la consignación de compra del derecho a participar.
k. Constancia de asistencia a la visita.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá
solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de
presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité
evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión
de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
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2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el
nombre o razón social, dirección y correo electrónico del oferente, debidamente
selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de
recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio
“El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para
la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
numeral 1.9 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de
recibo de la misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
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controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
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3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y
financiera
200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones expedidas por la persona natural o jurídica
contratante o actas de liquidación de contratos que el oferente presente
ejecutados en los últimos (5) cinco años, relacionados con el suministro,
instalación, coordinación de protecciones, pruebas y puesta en servicio de equipos
IED´s integrados a sistemas Scada ABB y/o SURVALENT. Para tal efecto se
asignará a cada propuesta una calificación así:
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- Al oferente que acredite una experiencia especifica acorde con lo
solicitado igual o superior a 15.000 SMMLV se le asignaran 300 puntos.
- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 7.500 SMMLV
y menor a 15.000 SMMLV, tendrá entre y doscientos cincuenta (1 - 250)
puntos, siguiendo una relación lineal.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 7.500 SMMLV tendrá
cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) más representativas a
la fecha de liquidación del contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,
objeto, fecha de inicio, fecha de liquidación y valor real ejecutado de manera clara,
en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará
como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo.
Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar
claramente el valor real ejecutado y la fecha de liquidación del contrato.
No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto
certificaciones.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya
evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de
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liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el
oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese
valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales
legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para
lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:
ítem No
contrato objeto Valor* TRM
Valor ejecutado en
pesos
Fecha liquidación
SMMLV Valor
expresado en SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los
oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos
años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma
Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-
evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de
atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será
considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo
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estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas
por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación
de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir
con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el
mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general
del último periodo contable (31 de diciembre de 2015), debidamente firmado por el
representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
- INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una
relación lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.
- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
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NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
- CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo
Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 8.155 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 4.077 SMMLV y 8.155 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50)
puntos, siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 4.077 SMMLV, Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
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El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido
errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán
corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios
contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente. El
PROPONENTE, debe presentar su oferta en pesos colombianos, para lo cual el
componente importado lo convertirá a pesos colombianos usando una TRM de
$3.300,00.
Para los pagos parciales y/o final, el componente importado de la oferta se
convertirá a pesos colombianos con la TRM vigente a la fecha de elaboración de
la factura. Esto con el fin de no trasladar el riesgo de cambio al PROPONENTE.
3.2 NEGOCIACIÓN ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
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3.3. CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá escoger la oferta económicamente más
favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
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3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
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c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
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4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá ejecutarse a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el
interventor y el proveedor, sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2016; el acta
deberá ser suscrita en un término no mayor a diez (10) días calendarios, una vez
legalizado el contrato y aprobadas las pólizas correspondientes.
En el caso que este plazo sea excedido por situaciones imputables al contratista,
este deberá asumir los sobrecostos ocasionados para el pago del contrato de
interventoría.
4.2 LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO
Las obras que se pretende ejecutar están localizadas en subestaciones del
Sistema Eléctrico del Huila dentro del Departamento del Huila, acorde con el
detalle en los anexos técnicos de equipos e IEDs.
4.3 ASPECTO AMBIENTAL
El Proponente organizará los trabajos de tal forma que los procedimientos
aplicados sean compatibles, no solo con los requerimientos técnicos necesarios,
sino con las disposiciones legales vigentes.
Cualquier contravención a los preceptos anteriores será de responsabilidad del
Proponente favorecido y el Interventor por esta causa, podrá ordenar la
modificación de procedimientos o la suspensión de los trabajos.
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4.4 COSTOS DE LA PROPUESTA
Serán a cargo del Proponente todos los costos asociados a la preparación y
presentación de su propuesta y La Electrificadora del Huila S.A. - E.S.P. en ningún
caso será responsable de los mismos.
4.5 PRECIOS DE LA PROPUESTA
Los precios unitarios serán fijos y deberán cubrir los costos de Equipos, IEDs,
ingeniería, materiales, transportes, cargue y descargue, suministro y colocación de
los mismos, mano de obra en trabajos diurnos y nocturnos o en días feriados,
prestaciones sociales, impuestos y contribuciones decretados por los gobiernos
locales y nacional vigentes a la fecha, herramientas, maquinaria, ensayos de
control de calidad y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento
satisfactorio del contrato, inclusive los imprevistos, gastos de administración y
utilidades del Contratista; estos precios no estarán sujetos a revisiones ni cambios.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente. El
PROPONENTE, debe presentar su oferta en pesos colombianos, para lo cual el
componente importado lo convertirá a pesos colombianos usando una TRM de
$3.300,00.
Para efectos de cancelación, el componente importado de la oferta se convertirá a
pesos colombianos con la TRM vigente a la fecha de elaboración de la factura”
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4.6 FORMA DE PAGO.
ELECTROHUILA S.A E.S.P pagará el valor del contrato así: a) Un anticipo del
30% del valor inicial del contrato dentro de los 30 días calendarios siguientes a la
presentación de la cuenta de cobro, previa presentación por el proveedor de la
garantía única del contrato. Igualmente el plan de inversión del anticipo, acta de
inicio, cronograma de importación, llegada de equipos y actividades, listado de
personal, programa de salud ocupacional y afiliaciones de los trabajadores. El
valor del anticipo se convertirá en USD con la TRM del día del pago. b) Un 65%
será pagado mediante actas de recibo parcial, a los 30 días calendarios siguientes
a la correcta presentación de la factura que cumpla los requisitos de Ley,
acompañada del informe de interventoría de las actividades realizadas, el ingreso
al almacén general y el formato de verificación de bienes y servicios, pagos de
nómina, seguridad social y parafiscales. c) El 5% restante será cancelado con la
liquidación del contrato, a los 30 días siguientes a la correcta presentación de la
factura que cumpla los requisitos de Ley, acompañada del acta de liquidación final.
Del valor de cada acta se descontará el 30% para amortizar el anticipo.
Para el pago parcial y/o final, el componente importado de la oferta se convertirá a
pesos colombianos con la TRM vigente a la fecha de elaboración de la factura.
ELECTROHUILA, pagará el valor de los equipos instalados con la TRM vigente a
la fecha de elaboración de la factura.
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4.7 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
4.8 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS
4.8.1 Información general
Anexos
4.8.2 Medios de Transporte, Seguridad Industrial, Equipos, Herramientas y
Elementos de Oficina
Será responsabilidad del proveedor la adquisición y suministro de todos los
medios de transporte a utilizar, equipos, herramientas, elementos de oficina y
demás que sean requeridos para el desarrollo del contrato. El proveedor
transportará el personal bajo su responsabilidad observando la reglamentación
que para el efecto expidan las autoridades competentes. Los vehículos deberán
estar en buen estado.
El proveedor deberá garantizar la implementación total del programa de salud
ocupacional, el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:
Subprograma de medicina preventiva y del trabajo
Subprograma de seguridad industrial
Subprograma de higiene industrial
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Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional - COPASO
Panorama de riesgos
Al inicio del contrato el proveedor deberá garantizar el suministro total de los
elementos de protección personal que en cada sitio de trabajo sea necesario para
proteger su integridad.
Previo a la ejecución del contrato, el proveedor deberá suministrar a Electrohuila
S.A. E.S.P. el listado del personal contratado para la ejecución del contrato. El
personal deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,
pensiones y riesgos profesionales).
El proveedor se obliga a cumplir con las normas de seguridad de Electrohuila S.A.
E.S.P. y atender las instrucciones que en tal sentido se le impartan de la
Interventoría en este sentido.
La interventoría al inicio del contrato velará que el contratista cumpla con los
programas de salud ocupacional, medicina preventiva y del trabajo, así como con
las normas de protección ambiental.
4.8.3 Identificación del Personal
El personal del proveedor deberá poseer su dotación (ropa de trabajo) en la que
este claramente identificada la firma proveedor y la leyenda "Proveedor -
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.” e igualmente un carnet de doble faz que lo
identifique y lo autoriza para ejecutar los trabajos contratados. El carnet debe
portarse en un lugar visible.
27
El proveedor reportará a Electrohuila S.A E.S.P la entrega y restitución de carnés
que deberán estar debidamente codificados y numerados.
4.8.4 Condiciones Contractuales del Personal
La asignación salarial no deberá ser inferior al salario mínimo legal.
Desde el inicio, durante su desarrollo y hasta la terminación del contrato, el
proveedor se obliga a mantenerse a paz y salvo en el pago de salarios
correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de
seguridad social integral y aportes parafiscales.
Finalizada la ejecución parcial y cuando el proveedor presente las facturas para el
cobro de actas de recibo parcial, deberá antes del día 20 de cada mes reportar a
Electrohuila S.A. E.S.P., a través de la Interventoría, la relación completa de la
nómina correspondiente al mes inmediatamente finalizado de ejecución del
contrato donde conste su pago a cada trabajador y novedades de carácter laboral
(vinculaciones y desvinculaciones).
El proveedor deberá considerar dentro de su oferta que para la afiliación del
personal a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, todos los
trabajadores de carácter operativo se clasifiquen en categoría cuatro (4) y todo el
personal de apoyo y oficina se clasifique en categoría uno (1) conforme al Decreto
1295 de 1994 y en consecuencia se apliquen las tablas establecidas en el Decreto
Reglamentario 1772 de 1994.
El Proveedor será responsable como único patrono, de los salarios, prestaciones
sociales y mantendrá al día y disponibles para la inspección de Electrohuila S.A.
E.S.P. todos los documentos que requiera para verificar el cumplimiento de sus
28
obligaciones laborales. Al finalizar el contrato o al momento del retiro de cualquier
trabajador del proveedor, éste deberá efectuar la liquidación.
El personal calificado con el cual cuenta EL CONTRATISTA para el desarrollo las
actividades, deberá participar durante todo el proyecto sin interrupción para
garantizar la continuidad en la ejecución de los trabajos
4.9 GARANTÍAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días
más.
b. Buen manejo e inversión del anticipo. Equivalente al 100% de la suma
anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el plazo del
mismo y 180 días más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más. Para la presente póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista;
29
Asegurado: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. y Beneficiario:
Electrohuila S.A. E.S.P. y Terceros afectados.
e. De calidad de los materiales. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 1 año más.
f. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a
ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División de Servicios
Administrativos para su aprobación.
4.10 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15
de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedó
establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.
30
4.11 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
4.12 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
31
4.13 DESVIACIONES TÉCNICAS
Se entiende como desviaciones técnicas, las características que poseen los
equipos y que difieren de las especificaciones de estos términos de referencia.
Estas desviaciones deben ser declaradas específicamente por los oferentes en
hoja aparte.
Las desviaciones técnicas no declaradas corresponden a las desviaciones
presentes en la oferta y no consignadas en los formularios del presente pliego y
que han sido detectadas por LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en
el proceso del análisis técnico de las ofertas. Si las desviaciones no han sido
declaradas y no son substanciales, se aceptarán, pero exigiendo sin costo
adicional para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en caso de
adjudicación, el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas.
De todas maneras, en caso de existir desviaciones declaradas o no declaradas,
LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. se reserva el derecho de
aceptarlas o rechazarlas.
Las desviaciones técnicas declaradas por el oferente y aceptadas por LA
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., serán la base para suscribir el
contrato.
4.14 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
32
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la
corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá
modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo
a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de
referencia.
4.15 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos
de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no
satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean
convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta
no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación
final.
4.16 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y
protección ambiental para el contratista.
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4. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos
contenidos.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo
de __________________ ( ) meses, contados a partir de la fecha del
acta de inicio suscrita entre el interventor y el contratista.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
9. El valor de la propuesta es de:
___________________________
10. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico ______________________________
Teléfono: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
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ANEXO No. 2
EQUIPOS
36
ANEXO No. 3
IEDS
37
ANEXO No. 4
COORDINACIÓN PROTECCIONES
38
ANEXO No. 5
ESPECIFICACIONES BANCOS DE BATERIAS
39
ANEXO No. 6
FORMULARIO DE PRECIOS - LISTADO DE EQUIPOS Y MANO DE OBRA
40
ANEXO No. 7
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
41
ANEXO No. 8
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
SERVICIOS COMPRASACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 119.000 803.000
ALTAMIRA 5*1000 119.000 803.000
LA ARGENTINA 8*1000 8*1000 1 1
BARAYA 7*1000 148.765 892.590
CAMPOALEGRE 5*1000 114.909 114.909
COLOMBIA 10*1000 689.455 689.455
ELIAS 4*1000 119.000 803.000 GARZON 5*1000 1.034.183 1.034.183
GIGANTE 3*1000 1 1
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 119.000 803.000
NATAGA 5*1000 119.000 803.000
NEIVA 5*1000 149.000 893.000
PAICOL 4*1000 119.000 803.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 148.765 892.590
PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000
SALADOBLANCO 5*1000 206.836 689.455
SAN AGUSTIN 6*1000 1.378.910 1.378.910
SANTA MARIA 4*1000 172.364 344.728
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1
PALESTINA 8*1000 1.333.529 1.333.529
BASEMUNICIPIOS TARIFA
SOBRETASA
BOMBERIL
AVISOS Y
TABLEROS
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ANEXO No. 9
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
ELABORADO 19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en
formato de inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el
cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.
43
4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se
deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de
antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN
actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada
en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación
únicamente vía email al correo
[email protected], detallando en el asunto
INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
44
ANEXO No. 10
MANUAL DE INTERVENTORIA
45
ANEXO No. 11
MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCION AMBIENTAL PARA
CONTRATISTAS
