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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-GG-110-2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Suministro de servicios para el desarrollo de la Auditoría Externa de Gestión y Resultados.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
El desarrollo de los trabajos de la auditoría externa de gestión y resultados
comprende:
a) Cumplir con las obligaciones previstas en la ley 142 de 1994, art. 51, la
normatividad emanada de la Comisión de Regulación de Energía y Gas, las
disposiciones de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y en
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general las normas de carácter imperativo que regulen la función de la
Auditoría Externa de Gestión y Resultados.
b) Evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, programas y proyectos
consagrados en el CMI – PLAN DE GESTIÓN de la Electrificadora del Huila S.
A.-E.S.P.
c) Evaluar el Sistema de Control Interno de la Organización en contexto con el
Plan de Acción Corporativo.
d) Verificar mediante pruebas el funcionamiento de los sistemas de información
computarizados que arrojan los datos para el cálculo de los indicadores
corporativos.
e) Analizar periódicamente y conceptuar de manera oportuna sobre la viabilidad
financiera de la Empresa.
1.3.1 CRITERIOS DE LOS PROPONENTES DE AUDITORIA EXTERNA DE
GESTIÓN Y RESULTADOS:
Mediante Resolución SSPD 12295 del 18 de abril de 2006, expedida por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, se fijaron los criterios en
relación con las personas jurídicas que desarrollan la labor de Auditorías Externas
de Gestión y Resultados, entre ellos los requisitos mínimos y características que
deberán reunir las citadas personas jurídicas que efectúen tal Auditoría están
contenidos en el Artículo 3º que a continuación se transcribe:
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“ARTÍCULO 3o. AUDITORÍAS EXTERNAS DE GESTIÓN Y RESULTADOS POR
PERSONAS JURÍDICAS PRIVADAS ESPECIALIZADAS. Para efectos de la
aplicación del artículo 51 de la Ley 142 de 1994, se entiende por personas
jurídicas privadas especializadas, las que reúnan como mínimo los
siguientes requisitos:
Estar constituidas como personas jurídicas cuyo objeto social contemple los
servicios de auditoría en empresas de servicios públicos domiciliarios.
Acreditar formación y entrenamiento en procedimientos y técnicas de auditoría.
Comprobar experiencia en la ejecución de auditorías externas revisorías
fiscales y servicios en contaduría pública en empresas de servicios públicos
o en asesorías en el sector de servicios públicos.
Contar con infraestructura tecnológica para interactuar con el Sistema Único de
Información, SUI…”
Los anteriores requisitos son de obligatorio cumplimiento por parte del proponente,
en caso contrario su oferta no será considerada dentro del proceso de evaluación.
1.3.2 PERFIL DEL PERSONAL
El oferente deberá presentar una relación detallada de las personas con las cuales
prestará el servicio de auditoría especificando las áreas en las que se
desempeñaran tales como administrativa, financiera, legal, contable, control
interno, sistemas, técnica-operativa, comercial o específica en la que se
desempeñarán dentro del ejercicio de la auditoría externa de gestión y resultados.
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Se deberá adjuntar las hojas de vida de las anteriores personas, describiendo su
perfil profesional y experiencia, anexándose copia de los títulos profesionales el
registro y en general de las capacitaciones que posean.
El proveedor deberá suministrar los auditores que se requieran para cumplir con el
plan por él elaborado, con un mínimo de tres (3) profesionales que cubran todas
las disciplinas solicitadas, uno de los cuales estará de tiempo completo en las
instalaciones de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3.3 VINCULACIÓN DEL PERSONAL
El personal empleado por el proveedor carecerá de vínculo laboral o cualquier otro
de carácter contractual con la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
El proveedor deberá cumplir con la totalidad de las obligaciones laborales en
relación con el personal que vincule mediante contrato de trabajo. Igualmente se
compromete a reintegrar a Electrohuila S.A. E.S.P. o a quien corresponda los
valores que estos llegaren a cancelar en virtud de fallos judiciales, sanciones
administrativas, fiscales y demás que se deriven directa o indirectamente por
acción u omisión del contratista.
1.3.4 GASTOS
Todos los gastos que se ocasionen en la preparación y ejecución del contrato
serán por cuenta del proveedor por consiguiente la Electrificadora del Huila S.A.-
E.S.P. no tendrá más obligación que la de pagar los precios convenidos. En
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consecuencia los gastos de alimentación, alojamiento, transporte, salarios,
prestaciones, equipos y sostenimiento de los mismos, etc., estarán a cargo de la
Auditoría.
1.3.5 MANEJO Y DIRECCION DEL PERSONAL
La dirección, coordinación y supervisión del personal de la Auditoría Externa de
Gestión y Resultados estará a cargo del proveedor y éste atenderá las solicitudes
y disposiciones del interventor del contrato.
1.4 CODICIONES DEL SERVICIO
1.4.1 SEDE DEL CONTRATO Y SITIO DE TRABAJO
La sede del contrato es la ciudad de Neiva - Huila y las funciones se
desarrollarán en las instalaciones de la empresa, entendiéndose por estas las
diferentes sedes de la Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. en las que se destinará
el respectivo sitio de trabajo para la ejecución del contrato, especialmente en la
labor de levantamiento de la información, la que será suministrada totalmente al
proveedor. Los enseres, equipos de cómputo, útiles de oficina y demás que se
requieran para el desarrollo del contrato serán suministrados por el proveedor.
La Auditoria deberá garantizar la presencia permanente en sus instalaciones de
mínimo uno de los profesionales presentados en la oferta.
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Electrohuila S.A. E.S.P. facilitará a la Auditoria Externa de Gestión y Resultados
una oficina ubicada en su sede principal del edificio El Bote en el Km 1, vía Neiva-
Palermo.
1.4.2 INFORMACIÓN
La Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. suministrará al proveedor a través de la
Oficina de Planeación Corporativa, la información necesaria para el logro de los
objetivos propuestos en el plan de la Auditoría.
1.4.3 PLAN DE AUDITORÍA
El proponente que de este proceso resulte contratado, dentro de su plan de
trabajo contemplará las actividades de empalme que considere necesarias con la
firma que actualmente suministra los servicios a contratar.
1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO
APERTURA
La apertura de la invitación será el día veintisiete (27) de Octubre de 2015, en
la página www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el día
veinticuatro (24) de Octubre de 2015.
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FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día
veintisiete (27) de Octubre de 2015 y hasta el día veintiocho (28) de Octubre
de 2015, las cuales serán resueltas el día veintinueve (29) de Octubre de 2015.
Correos electrónicos: [email protected]
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
1.5 PRESUPUESTO
Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03051201001211 denominado “Honorarios” del Presupuesto de Ingresos y Gastos
de las vigencias 2015, 2016 y 2017
1.6 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
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b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.7 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del
respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que
imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido contra Electrohuila la resolución de conflictos a
través de Tribunal de Arbitramento.
c. Consorcios o Uniones Temporales.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
e. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P
haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido
acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de
contrato.
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f. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra
Electrohuila S.A E.S.P convocatoria a conciliación extrajudicial o hubieren
iniciado acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento
de contrato.
1.8 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 05 de Noviembre de 2015, a las
3:00:00 p.m.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
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2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
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proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y Aseguradora)
Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en pesos colombianos y en medio
impreso en números enteros.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b y c) se consideran “NO SUBSANABLES”
de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será
rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación
o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen
sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
d. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable
(Excel).
e. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90
días anteriores a la presentación de la propuesta.
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f. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
g. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre
de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).
h. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá
solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de
presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité
evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión
de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el
nombre o razón social, dirección y correo electrónico del oferente, debidamente
selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de
recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio
“El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para
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la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
numeral 1.8 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de
recibo de la misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
Certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio “El Bote” kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
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3 EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Valor económico de la oferta 700
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos ejecutados
que el oferente presente, relacionadas con auditoría externa, revisorías fiscales y
servicios en contaduría pública en empresas de servicios públicos o en asesorías
en el sector de servicios públicos, se asignará a cada propuesta una calificación
así:
- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 200 SMMLV
se le asignaran 300 puntos.
- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 100 SMMLV y
menor a 200 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1 - 150)
puntos, siguiendo una relación lineal.
- Al oferente que acredite una experiencia menor a 100 SMMLV tendrá
cero (0) puntos.
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EXPERIENCIA DE LA FIRMA EN LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE
GESTIÓN Y RESULTADOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS O EN
ASESORÍA O GESTIÓN EN EL SECTOR DE SERVICIOS PÚBLICOS
(CONTRATOS EJECUTADOS)
No. EMPRESA CIUDAD FECHA
INICIACIÓN
FECHA
TERMINACIÓN
VALOR
CONTRATO
1
2
3
4
5
TOTAL ($)
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (700 puntos)
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 700 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 700
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido
errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán
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corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios
contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más
favorable.
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3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
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Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
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4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION
El contrato deberá ejecutarse durante un término de dieciocho (18) meses,
contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el interventor y el
contratista hasta el 30 de abril de 2017. El acta de inicio deberá ser suscrita en un
término no mayor a diez (10) días calendarios una vez firmado el presente
contrato y aprobadas las pólizas correspondientes.
4.1.1 PLAZO PARA ENTREGA DE INFORMES
1.1 INFORMES 1.2 PLAZO DE ENTREGA
Informe No. 1 primer semestre 2015 No Aplica
Informe No. 2 anual 2015 30 de abril de 2016 Informe No. 3 primer semestre 2016 30 de septiembre de 2016 Informe No. 4 septiembre-octubre 2016 31 de Diciembre de 2016 Informe No. 5 anual 2016 30 de abril de 2017 Informes adicionales requeridos por la SSPD en función de la auditoría
En la fecha que determine la SSPD
4.2 FORMA DE PAGO.
ELECTROHUILA S.A.- E.S.P, pagará al CONTRATISTA el valor del contrato de la
siguiente manera: mediante mensualidades. La cancelación se hará mes vencido
de servicio, previa presentación de la factura, constancia de cumplimiento
expedida por el Interventor y paz y salvo por concepto del pago de los aportes a la
seguridad social, dentro de los treinta (30) días siguientes a su presentación. Para
el pago de la última factura se requiere acta de liquidación final del contrato.
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PARAGRAFO: Para efectos del pago efectivo de los siguientes años la empresa
ajustará los valores con el IPC real certificado por el DANE.
4.3 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
4.4 GARANTIAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días
más.
b. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
c. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más.
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d. De calidad del servicio. Equivalente al 30% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a
ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División Servicios
Administrativos para su aprobación.
4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Así mismo se debe indicar el
concepto que se está facturando, especificando además en qué municipio se
prestó el servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es
del 1 al 15 de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que
quedó establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta
presentada.
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4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
4.7 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
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este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la
corrección aritmética el valor de la oferta aumenta, el proponente deberá
modificar el valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta de acuerdo
a las condiciones y al porcentaje establecido en los presentes términos de
referencia.
4.9 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y
protección ambiental para el contratista.
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4. Conozco los demás documentos de la invitación y acepto los requisitos en
ellos contenidos.
5. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
6. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo
estipulado de dieciocho (18) meses, contados a partir de la fecha del acta
de inicio suscrita entre el interventor y el contratista hasta el 30 de abril de
2017.
7. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
Ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
8. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
9. El valor de la propuesta es de:
___________________________
10. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________ Nit o C.C. No : __________________ De_________________ Matrícula No: _________________________ Dirección: ______________________________ Teléfono: ______________________________ Correo Electrónico ______________________________ Ciudad: _________________________________ ______________________________ FIRMA
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ANEXO No. 2
EVALUACIÓN ECONÓMICA COSTOS DE PERSONAL
CARGO/ ESPECIALIDAD
SUELDO BASICO
FACTOR PRESTACIONAL
DISPONIBILIDAD VALOR
MENSUAL
VALOR MENSUAL OFERTADO ($)
VALOR TOTAL AÑO y SEIS (6) MESES ($)
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ANEXO No. 3
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
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ANEXO No. 4
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
MUNICIPIOS TARIFA SOBRETASABOMBERIL AVISOS Y TABLEROS
SERVICIOS COMPRAS
ACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 113.000 764.000
ALTAMIRA 5*1000 113.000 764.000
ARGENTINA
8*1000 Compras y
Honorarrios /
7*1000 Servicios 1 1
BARAYA 5*1000 1 1
CAMPOALEGRE 5*1000 98.250 98.250
COLOMBIA 10*1000 589.500 589.500
ELIAS 4*1000 113.000 764.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250
GIGANTE 3*1000 452.000 3.056.000
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 113.000 764.000
NATAGA 5*1000 113.000 764.000
NEIVA 5*1000 134.000 805.000
PAICOL 4*1000 113.000 764.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 141.000 818.000
PALESTINA 10*1000 1 1
PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000
SALADOBLANCO 5*1000 176.850 589.500
SAN AGUSTIN 6*1000 1.232.000 1.232.000
SANTA MARIA 4*1000 161.163 322.325
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1
BASE PARA FUERA DEL
MUNICIPIO
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ANEXO 5
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES
ELABORADO 19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en
formato de inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el
cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.
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4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se
deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de
antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN
actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada
en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación
únicamente vía email al correo
[email protected], detallando en el asunto
INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
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ANEXO 6
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.
MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA
S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y
control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones
técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades
administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al
presupuesto asignado.
DEFINICIONES
Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.
Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,
encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de
éste se deriven.
Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de
interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado
en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.
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Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o
por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de
interventoría.
Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan
obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes
aspectos: Denominación de las partes, objeto, valor, alcance, plazos y
compromisos de las partes.
Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá
ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.
Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.
Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al
proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o
durante su desarrollo.
Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el
fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de
anticipo.
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Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los
requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y
deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el
que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a
partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.
Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor
acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.
Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el
proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y
ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el
cese de su desarrollo.
Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el
acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del proveedor.
Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el
proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los
servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de la
Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan
declararse a paz y salvo.
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Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta
de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de
Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato
los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como:
Copia del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le
servirán de soporte para desarrollar la interventoría.
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes
a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad
contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el
efecto se deberá:
Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o servicios que se
estipule en el contrato.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado.
Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de
construcción y/o fabricación.
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Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas
de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se
dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.
Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.
Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.
Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa
cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:
Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la
Empresa.
Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los
compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la
programación establecida.
Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la
correcta ejecución del contrato.
Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la
información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.
La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,
que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado.
2. Solicitud de ofertas.
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3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.
4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor.
6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice
trabajos o actividades adicionales.
10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
11. Informes de interventoría.
12. Acta de Recibo y Liquidación.
13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:
Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.
Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Asegurar la amortización total del anticipo.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del
valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.
LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del
Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:
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Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
establecidos.
Controlar la vigencia de las garantías.
Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y
ambientales que sean aplicables.
Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre
afiliado al régimen de seguridad social.
Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la
aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.
Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato.
Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.
Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las
correspondientes soluciones.
Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
