Emilio AriasConsultor. Director de proxectos de Edan Xestión,

s.l.

Organización do traballo

Presentación

A xestión eficaz do tempo son as medidas e actuacións que se realizan para conseguir os

obxectivos marcados no menor tempo posible, optimizando este recurso na

realización de tarefas.

Presentación

Metas da xestión eficaz de tempos:

Conseguir tempo para o desfrute persoal;

Ser máis eficaz na realización de tarefas, (traballar máis intelixentemente e produtivamente);

Combater o estrés.

Presentación

O valor da vida profesional

Tarefa importante e urxente

Tarefa importante pero non urxente

Tarefa non importante e

urxente

Tarefa non importante nin

urxente

Presentación

Calidade de vida e no traballo:

Ter claro o noso propósito xeral, no uso do noso tempo.

Relación cos principios de vida e coa escala de valores de cada un.

Esa meta non que estar definida, senón que pode ir evolucionando.

A familia

O traballo

Un/ha mesmo/a

Presentación

Os propósitos vivenciais

Presentación

O estrés:

Aparecen deficiencias no funcionamento racional: erros, dificultade de concentración, distracción, falla de memoria.

Estrés positivo?

Traballar por obxectivos

Os obxectivos son o punto de partida dunha xestión eficaz do tempo.

A identificación de obxectivos sinala o máis importante, asigna prioridades.

Traballar por obxectivos

Tipos de obxectivos:

fundamentais,

instrumentais,

complementarios.

Traballar por obxectivos

Outros puntos a ter en conta:

O dilema entre o urxente e o importante;

Descompoñer os obxectivos en tarefas

1. Lista de tarefas2. Establecer prioridades3. Ordear secuencialmente as tarefas4. Calcular o tempo necesario para esas tarefas

Planificar

O calendario: compromiso por escrito de realizar as tarefas nun tempo determinado.

Un calendario permite visualizar os recursos temporais dos que se dispón e un plan para

asignalos ás distintas actividades.

Planificar

Recomendacións (i):

Planificar só unha parte do día;

Planificar 1º o traballo de alta prioridade;

Evitar as reunións consecutivas;

Pasar as tarefas non completadasa períodos próximos libres;

Planificar cara atrás.

Planificar

Recomendacións (ii):

Ter sempre o calendario á vista;

Dispoñer dunha lista de tarefas complementaria;

Escribir as tarefas ao final do día anterior ou ao comezo do día.

Ter tempo

Ter tempo

Causas dunha xestión ineficaz do tempo:

Carencia de prioridades, falta de disciplina, exceso de tarefas asignadas, ...

Consecuencias dunha xestión ineficaz do tempo:

Estrés, esforzo innecesario, ...

Ter tempo

O aprazamento. Razóns para o mesmo:

tarefa desagradable ou pouco interesante;

medo ao fracaso;

non sabe por ónde empezar;

Ter tempo

Evitar a sobrecarga:

Ser consciente de cáles son os obxectivos propios e as responsabilidades clave;

Resistir o impulso de intervir e asumir responsabilidades;

Non presupoñer que se debe facer todo;

Aprender a dicir non.

Delegar

Encargar unha tarefa ou proxecto determinado a outra persoa.

Non só se transfire o traballo, senón que tamén se transfire a responsabilidade de

realizar ese traballo.

Delegar

Beneficios de delegar:

redúcese a carga de traballo propia e de estrés;

coñécense mellor as aptitudes persoais e profesionais das outras persoas;

mellora o nivel de confianza entre as partes;

oportunidade para a a mellora do nivel de organización.

Delegar

Preparación eficaz para delegar:

Tarefas a delegar

Análise das tarefas

Elección da persoa na que delegar.

Ter vida persoal

A maioría das persoas actúan a reacción no uso do seu tempo persoal, posto que no se

tratan os obxectivos persoais do mesmo modo que os profesionais.

Ter vida persoal

Pasos para programar a vida persoal:

Poñer en claro os obxectivos persoais

Asignar prioridades aos obxectivos

Identificar qué se debe facer.

Ter vida persoal

Regras básicas respecto a ...

... número de posesións,

... compromisos sociais,

... relacións tóxicas.

Ter vida persoal

Equilibrio vida persoal e profesional:

Uso das tecnoloxías;

Protocolos de presentacións e reunións áxiles e flexibles;

Teletraballo, horarios, ....