EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARIILLADO DE BOGOTA E

ACUEDUCTO DE BOGOTA SECRETARIA GENERAL DIRECCIÓN CONTRATACIÓN Y COMPRAS

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2013 1

EMPRESA DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO DE

BOGOTA E.S.P.

INFORME DE GESTIÓN

DIRECCIÓN DE

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Sandra Milena Santafé Patiño

Directora de Contratación y Compras

Enero de 2014



EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA E.S.P. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

INFORME DE ACTIVIDADES PERÍODO ENERO A DICIEMBRE 2013 INTRODUCCIÓN La Dirección de Compras y Contratación de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá - E.S.P., por razón de competencia, le corresponde tramitar las solicitudes de contratación que requiere la Empresa a través de todas las Gerencias, tanto para su funcionamiento y operación (compras y servicios), como para la inversión en obras de infraestructura y cobertura, de rehabilitación, renovación y mantenimiento de redes existentes y las interventorías respectivas que garanticen la calidad y entrega oportuna de las mismas, construcción de colectores, intereceptores y demás obras de infraestructura necesarias para ampliar las coberturas de los servicios de acueducto y alcantarillado. En el presente informe se describen las principales actividades desarrolladas por parte de la Dirección de Contratación y Compras en el periodo comprendido entre el 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2013, tales como:

Asesorar a las áreas usuarias en la preparación de los términos de referencia y condiciones y términos de invitación.

Realizar seguimiento y actualización al plan de contratación de la Empresa

Mantener actualizado el Sistema de Avaluó de Infraestructura SAI

Adelantar los procesos de contratación y modificaciones a contratos que requiera la Empresa en los términos previstos en el Manual de Contratación.

Administrar y actualizar en la página Web de la EAAB – ESP, en el link denominado Sistema de Contratación la información de cada proceso de contratación en invitaciones públicas.

Revisar minutas de contratos, convenios y modificaciones y actas de liquidación

Revisar y aprobar las pólizas de contratos y modificaciones contractuales

Archivar todos los documentos generados en los procesos de contratación y en los respectivos contratos

Atender oportunamente los requerimientos presentados por los diferentes entes de control en materia de contratación.

Realizar Seguimiento y mejora al Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Contratación y Compras

Entrenar a las áreas en el proceso de contratación en lo relacionado con procesos, formatos y políticas de contratación.



A continuación se presenta un informe detallado de las actividades desarrolladas por la Dirección de Contratación y Compras durante el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2013, enfocadas a adelantar oportunamente los requerimientos de todas las áreas del Acueducto de Bogotá y desempeñar cabalmente las actividades inherentes a la gestión de contratación que adelanta mediante los grupos de trabajo que la conforman:

GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS

GRUPO ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS

GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS

GRUPO GESTION DOCUMENTAL

RELACION DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS



GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS



GRUPO EJECUCIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN El Grupo de Ejecución de Procesos tiene como principales funciones adelantar el trámite de contratación de las solicitudes radicadas por parte de las diferentes áreas de la Empresa; elabora condiciones y términos de invitación, atiende las solicitudes de aclaraciones a las mismas, consolida y elabora las modificaciones y aclaraciones si a ello hay lugar, evalúa jurídica, financiera, técnica y económicamente las ofertas recibidas, consolida los documentos de evaluación, elabora y consolida las respuestas a las observaciones, así como la aceptación de oferta y los contratos respectivos, lo anterior conforme a la normatividad aplicable y vigente. A continuación se describe de manera detallada la información sobre los procesos tramitados por el Grupo de Ejecución de Procesos del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013: RESUMEN GENERAL DE PROCESOS TRAMITADOS

PROCESOS RECIBIDOS PARA TRAMITE DEL 01 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

ACTIVIDAD No DE PROCESOS

DIRECTO A UN INVITADO 471

OTROS CONTRATOS 34

PROCESO <100 SMMLV 897

PUBLICA 149

URBANIZADORES 74

TOTAL 1625

PROCESOS CONTRATADOS DEL 01 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013



OTROS CONTRATOS 34


PUBLICA 128

URBANIZADORES 74

TOTAL 1524



PROCESOS DEVUELTO Y/O TERMINADOS DEL 01 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013




PUBLICA 21

TOTAL 101

ROCESOS EN CURSO Los procesos en curso son aquellos procesos que se encuentran en trámite en la Dirección de Contratación y Compras en cualquiera de las siguientes etapas:

- Procesos en Preparación - Procesos en Invitación Abierta - Procesos en Evaluación y Aceptación de Oferta - Procesos en Perfeccionamiento del Contrato

Los procesos fallidos son aquellos procesos que no generan como producto final un contrato, ya sea por la no presentación de ofertas (desierto) o cuando las ofertas recibidas no cumplen con los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y/o económicos (fallidos). PROCESOS DEVUELTOS Los procesos devueltos son aquellos procesos que una vez radicados y efectuada la revisión de fondo presentan inconsistencias, las cuales generan solicitudes de aclaración por parte de la Dirección, solicitudes que no son atendidas por las áreas en forma oportuna, ocasionando la devolución del proceso.



PROCESOS CONTRATADOS

ACTIVIDAD TOTAL

GERENCIA AMBIENTAL 167


OTROS CONTRATOS 11


PUBLICA 15

GERENCIA DE TECNOLOGÍA 237


OTROS CONTRATOS 3


PUBLICA 10

GERENCIA FINANCIERA 95



PUBLICA 1

GERENCIA GENERAL 24


OTROS CONTRATOS 6


GERENCIA GESTIÓN HUMANA 212


OTROS CONTRATOS 2


PUBLICA 9

GERENCIA JURÍDICA 93



GERENCIA PLANEAMIENTO 49



GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 289


OTROS CONTRATOS 5


PUBLICA 70

GERENCIA SISTEMA MAESTRO 190


OTROS CONTRATOS 4


PUBLICA 23



RESUMEN GENERAL DE MODIFICACIONES RADICADAS EN EL 2013

A continuación se presenta un informe general de las solicitudes de modificaciones contractuales radicadas por cada una de las áreas, durante el año 2013, entre las cuales se tienen tipificadas las adiciones, las prorrogas, las adiciones - prorrogas y otros.

GERENCIA Número de Modificación

GERENCIA AMBIENTAL 45

ADICION 1

ADICION Y PRORROGA 30

OTROS 1

PRORROGA 13

GERENCIA GENERAL 20

ADICION 5


OTROS 2

PRORROGA 6

GERENCIA DE TECNOLOGÍA 59

ADICION 9


OTROS 14

PRORROGA 17

GERENCIA GESTIÓN HUMANA 86

ADICION 4


OTROS 1

PRORROGA 13

GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 49

ADICION 2

SECRETARÍA GENERAL 91


OTROS CONTRATOS 3


UEL ACUEDUCTO 3


URBANIZADORES 74

URBANIZADORES 74

TOTAL 1524




OTROS 15

PRORROGA 15

GERENCIA PLANEAMIENTO 13

ADICION 1


OTROS 1

PRORROGA 1

GERENCIA SISTEMA MAESTRO 55

ADICION 6


OTROS 5

PRORROGA 27

GERENCIA FINANCIERA 1


GERENCIA JURÍDICA 30


UEL ACUEDUCTO 1

ADICION 1

SECRETARÍA GENERAL 32

ADICION 10


OTROS 3

PRORROGA 5

TOTAL 391

ACUEDUCTO DE BOGOTA GERENCIA JURIDICA DIRECCIÓN CONTRATACIÓN Y COMPRAS


GRUPO DE ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS



1. GESTION DE MATERIALES

1.1. GESTION DE PRECIO

1.1.1. Asignación de Precios Fiscales

Se realizo el proceso de actualizando de precios con el recibo de las listas de precios la cual alimenta la base de precios unitarios y los precios del SAI.

1.2. CREACION DE MATERIALES 2013

Según el acuerdo 11 de 2013 por el cual se modifico la estructura organizacional de la EAB ESP, la actividad de creación de materiales quedó a cargo de la Dirección de Activos Fijos en su División de Almacenes. Teniendo en cuenta que la directiva se suscribió en el segundo semestre de 2013, la Dirección de Contratación siguió realizando dicha actividad. En el año 2014 se realizarán con la División de Almacenes mesas de trabajo a efecto de entrenar al personal que determine dicha área, para que realice esta actividad. En el año 2013, se atendieron 66 solicitudes de servicio para la creación y/o modificación de materiales, dentro de los cuales se crearon 1306 y se modificaron 20 materiales. Para un total de 1.326 materiales creados y/o modificados.

1

10

100

1000

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

5

8

139

9

711

17 15

9

4

11

5

8 13 99 7

11 17 15

9

4

11

40

247 230

85 8866

77

513 424

65

23

77

Creación de Materiales

Avisos recibidos Avisos Atendidos Materiales atendidos

*Distribución mensual de creación o modificación de materiales para el año 2012.



1.3. REVISION DE PRESUPUESTOS

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 19 de la Resolución 730 de 2013 los Gerentes de las dependencias interesadas en los procesos de contratación, son los responsables de la aprobación de los presupuestos, sin embargo en el Sistema de Gestión de Infraestructura, aplicativo diseñado para que las áreas formulen y estructuren sus proyectos se encuentra predeterminado para que la Dirección de Contratación y Compras de su aval, el cual consiste en la verificación de los valores según las resoluciones aprobadas por la EAB para la consolidación de presupuestos. Se recibieron en el año 2013 para revisión de presupuesto 18 solicitudes de proyectos de funcionamiento , las cuales fueron aprobadas en los tiempos determinados por la Dirección. Las áreas utilizaron de una manera más efectiva los precios del Sistema de Avalúo de Infraestructura SAI, herramienta a través de la cual el área de origen genera presupuestos de obras, presupuestos que se cargan y revisan a través del Sistema de Gestión de Infraestructura. Se realizó la revisión de presupuesto de aproximadamente 528 componentes de proyecto de inversión en el Sistema de Gestión de Infraestructura (SGI), como control de gestión se estableció para el Grupo de Adquisiciones Estratégicas un tiempo máximo de 3 días hábiles para cada revisión de presupuestos.

1.4. ESTUDIOS DE MERCADO Estudios de mercado proceso de planificación:

El Grupo de Adquisiciones Estratégicas, durante el primer semestre del año fiscal, establece a través de consulta realizada a la Base de Datos de Proveedores, las firmas a las cuales se debe contactar para obtener los precios de los materiales utilizados efectivamente en la planificación de la vigencia anterior; quien una vez determinados los proveedores, coordina con el Líder de Contratación y Compras el envío de comunicaciones dirigidas a las firmas seleccionadas, solicitando información de los Ítems especificados y definidos por la Empresa, una vez recibidas las listas de precios se ingresan los datos en la Base de Precios Unitarios en la cual se realiza la ponderación de los mismos y posteriormente su cargue a SAP.

En el año 2013 se actualizaron los precios de aproximadamente 3680 materiales y se cargaron en el sistema SAP 1214 precios. Se realizaron cuatro (4) estudios de mercado específicos solicitados por las ARS



CONSECUTIVO OBJETO

GAE-001 SUMINISTRO TUBERÍA GRP, BASE GRANULAR BG A, BG B, BG C, SUBBASE GRANULAR SBG A, SBG B Y SBG C, CONSTRUCCIÓN PAVIMENTO FLEXIBLE EN MD-12 Y MD-20

GAE-002

REALIZAR UN ESTUDIO DE MERCADO PARA CONOCER LOS PRECIOS DE LOS EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES REALIZADOS POR LA EAAB-ESP A SUS EMPLEADOS

GAE-003

CONOCER LOS PRECIOS DEL MERCADO DE LOS SERVICIOS DE LABORATORIO DE AGUAS DE LA DIRECCION DE SERVICIOS TECNICOS”

GAE-004

REALIZAR UN ESTUDIO DE MERCADO PARA CONOCER EL COSTO UNITARIO DE LA LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA, PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Y LA ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES: VACACIONES, HORAS EXTRAS, PERMISOS NO REMUNERADOS, LICENCIAS, PAGO DE CESANTÍAS, INCAPACIDADES Y PRESTAMOS DE BIENESTAR PARA UNA PLANTA DE PERSONAL DE 3071

1.5. PLAN DE CONTRATACIÓN A continuación se muestra el estado en el cual terminó el plan de contratación del año 2013.

ESTADO GENERAL PLAN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS 2013 – FUNCIONAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Gerencia de Radicación (Todas)

Cuenta de Grupo Plan de Compras

Estado Contratación Total

RECIBIDO 56,26%

REZAGO CRITICO 4,99%

RECIBIDO PARCIAL 37,17%

ELIMINADO 1,58%

Total general 100,00%





ESTADO GENERAL PLAN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS 2013 – INVERSION AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Gerencia de Radicación (Todas)

Cuenta de Grupo Plan de Compras

Estado Contratación Total

RECIBIDO 57,31%

REZAGO CRITICO 13,84%

RECIBIDO PARCIAL 15,93%

ELIMINADO 12,92%

Total general 100,00%



GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS



:

Las funciones de revisión de contratos y modificaciones se encuentran inmersas dentro del reporte realizado por el Grupo Ejecución Procesos. Este capítulo se encuentran las actividades realizadas por el grupo de apoyo de atención entes de control y partes interesadas, que entre otras realiza se encarga de las siguientes funciones:

En lo que a la Dirección de Contratación y Compras compete, se proyecta respuesta a Tutelas, Acciones de Repetición e Incidentes de Desacato.

De igual forma la Dirección proyecta respuesta a las demandas que se

adelantan en contra del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ, con ocasión de procesos precontractuales y/o contratos en litigio.

Dar respuesta a solicitudes de información, derechos de petición,

requerimientos del Concejo y demás Organismos de Control.

Asistencia a las reuniones en la Gerencia General del grupo de respuesta inmediata al cual pertenecemos a rendir informes sobre las respuestas entragadas por esta Dirección a los organismos de Control.

Atención de visitas Administrativas generadas por los Entes de Control a la

Dirección de Compras y Contratación.

Poner a disposición de los Organismos de Control (Especialmente la Contraloría de Bogotá), todos los documentos solicitados con ocasión del desarrollo de las auditorias regulares y abreviadas que se realizan en la EAAB en todo lo que compete a esta Dirección.

De igual forma la Dirección proyecta respuesta a las demandas que se adelantan en contra del ACUEDUCTO DE BOGOTÁ, con ocasión de procesos precontractuales y/o contratos en litigio.



RELACIÓN DE ACTIVIDADES



ATENCIÓN REQUERIMIENTOS ENTES DE CONTROL

A partir del 1 de Enero de 2013 al 31 de Diciembre de 2013 se radicaron en la Dirección de Contratación y Compras 494 oficios, para que sean tramitados por el grupo Atención Organismos de Control y Partes interesadas; a los cuales se han dado la correspondiente gestión y seguimiento según la tema e información requerida y se han contestado dentro de los términos establecidos para cada solicitud. A continuación se relacionan la información según origen y destino del requerimiento.

RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU ORIGEN.

ORIGEN DEL REQUERIMIENTO

Total

Areas Acueducto 307

Concejo de Bogotá 18

Contraloría Distrital 17

Fiscalias 5

Juzgados 12

Otros 114

Personería Distrital 11

Procuraduría General 5

Veeduría 5

Total general 494



ATENCIÓN REQUERIMIENTOS ENTES DE CONTROL

RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU DESTINO.

DESTINO DEL REQUERIMIENTO

Total

Areas Acueducto 282


Fiscalias 5

Juzgados 9

Otros 120


Procuraduría General 6

Veeduría 4

Informativo 14

Total general 494



ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS

ATENCIÓN DE VISITAS

ADMINISTRATIVAS NO.

ENERO 3

MARZO 2

ABRIL 2

MAYO 3

JUNIO 4

JULIO 2

AGOSTO 1

SEPTIEMBRE 0

OCTUBRE 2

NOVIEMBRE 3

DICIEMBRE 1

TOTAL 23

ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS NO.



Veeduría 2

Fiscalía 1

Procuraduría 2

TOTAL 23



HALLAZGOS AUDITORÍAS CONTRALORÍA DE

BOGOTÁ



Este es el informe de avance de los Planes de Mejoramiento, suscritos con la Contraloría de Bogotá, en donde se registra la labor realizada, con corte a 31 de Diciembre de 2013 por parte de la Dirección de Contratación y Compras. De igual forma esta Dirección solicitó a la Oficina de Control Interno que respecto a los hallazgos relacionados con las auditorias especiales (VISITA FISCAL UEL. CONTRALORIA DE BOGOTA 31/07/2012 y VISITA FISCAL CONTRATOS SUSPENDIDOS CORTE A MAYO DE 2012) que corresponden a la vigencia 2012 con ejecución en 2013, se generé el cierre de los respectivos hallazgos correspondientes para ese periodo; para lo cual se remitieron las evidencias físicas de ejecución de los mismos.

AREA

RESPONSABLE

AUDITORIA HALLAZGOS AVANCE

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

VISITA FISCAL UEL.

CONTRALORIA DE

BOGOTA 31/07/2012

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON

INCIDENCIA FISCAL Y DISCIPLINARIA

100%

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

VISITA FISCAL

CONTRATOS

SUSPENDIDOS

CORTE A MAYO DE

2012

3,1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON

PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

por cuanto existen debilidades en la

informacion y la administracion documental.

Pag. 7-10

100%

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

VISITA FISCAL

CONTRATOS

SUSPENDIDOS

CORTE A MAYO DE

2012

3,2 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON

PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

por debilidades de quienes administran la

informacion contractual interventores y/o

dIreccion de Contratacion y Compras. Pag.

10-11

100%

PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria Especial

Evaluación a la

Gestión al Proceso

Prestación Directa y

Propia de la Gestión

Comercial y Operativa

de Acueducto.

2.1.4.2. Hallazgo administrativo con

incidencia fiscal y presunta disciplinaria

pag. 22-28



PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria Especial

Evaluación a la

Gestión al Proceso

Prestación Directa y

Propia de la Gestión

Comercial y Operativa

de Acueducto.

2.2.2. Hallazgo administrativo

pag. 47-49

PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria

Gubernamental con

Enfoque Integral

Modalidad Regular

Ciclo I PAD 2013

Vigencia 2012

2.5.2.1.2 1. 20%

2. 60%

PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria

Gubernamental con

Enfoque Integral

Modalidad Regular

Ciclo I PAD 2013

Vigencia 2012

2.5.2.2.1 20%

PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria

Gubernamental con

Enfoque Integral

Modalidad Regular

Ciclo I PAD 2013

Vigencia 2012

2.5.2.2.2 20%

PLANEAMIENTO /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria

Gubernamental con

Enfoque Integral

Modalidad Regular

Ciclo I PAD 2013

Vigencia 2012

2.5.2.4.1 20%

SERVICIO AL

CLIENTE /

DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

Auditoria

Gubernamental con

Enfoque Integral

Modalidad Regular

Ciclo I PAD 2013

Vigencia 2012

2.5.2.4.2. 2. 100%



SISTEMA MAESTRO

/ DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

2.1 OBSERVACIÓN

ADMINISTRATIVO

CON INCIDENCIA

DISCIPLINARIA

PAG. 18-19

2.1,2-La interventoría certifica rendimientos

financieros por valor de $23.387.000,

generados por Correval, sin embargo esta

auditoría no evidenció los soportes

correspondientes que avalen dichos

rendimientos, sin embargo se solicitaron

por escrito a la EAAB, al no obtener una

respuesta por parte de la interventoría

100%

SISTEMA MAESTRO

/ DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

2.1 OBSERVACIÓN

ADMINISTRATIVO

CON INCIDENCIA

DISCIPLINARIA

PAG. 18-19

2.1,3.-El valor certificado por la

interventoría de los rendimientos

consignados a la EAAB por valor de

$303.366.693 suma esta que difiere en

$5.728.409 del valor establecido por la

contraloría por $298.087.127..

50%

SISTEMA MAESTRO

/ DIRECCION DE

CONTRATACION Y

COMPRAS

2.2 OBSERVACIÓN

ADMINISTRATIVO

CON PRESUNTA

INCIDENCIA

DISCIPLINARIA.

PAG. 19

Se presenta incumplimiento por parte del

contratista CONSORCIO CANOAS,

contratista al PARAGRAFO SEGUNDO: El

anticipo deberá consignarse en cuenta

rentable o de ahorros. Los rendimientos

financieros generados se consignarán en la

cuenta del ACUEDUCTO DE BOGOTA,

que disponga el Tesorero del mismo,

dentro de los treinta (30) días siguientes a

la fecha de abono en la respectiva cuenta

rentable o de ahorros...

0


ADMINISTRACIÓN PÁGINA WEB


1. ADMINISTRACIÓN PÁGINA WEB El objetivo del Administrador de la Pagina WEB es Publicar y divulgar la información originada en las diferentes etapas del proceso de contratación y demás información referente al Sistema de Contratación en la página Web de la EAB – ESP. Dentro de los restos establecios para el 2013 fue la implementación del Sistema Integrado de Licitaciones, el consiste en la creación de una plataforma amigable para el usuario y el administrador. En el año 2012 fue implementada la fase I del aplicativo, para el año 2013 los siguientes fueron los avances: La Fase II del SIL (Sistema de Información de licitaciones) fue desplegada el 11 de Mayo de 2013 dentro de esa fase se incluyeron las siguientes funcionalidades: Invitación Directa (está desplegada en producción pero se realizó el cambio solicitado para que se puedan ver las directas del 2013, esto se podrá ver con el despliegue de fase 3). Pliegos en Discusión (Fase I del SIL (Sistema de Información de licitaciones)) Componente ético (Fase I del SIL (Sistema de Información de licitaciones)) Publicar (Fase I del SIL (Sistema de Información de licitaciones)) Parámetros generales Reportes.

La Fase III del SIL (Sistema de Información de licitaciones) está en pruebas finales, se espera el despliegue en producción una vez la Dirección de Compras y Contratación de la aprobación final, esta fase contiene las siguientes funcionalidades: Registro de proponente Marco legal del registro de proponentes Administración de proponentes Invitación Privada ( Aunque no se utilizará se deja lista) Contratos Celebrados (Administrativo y público). El programa SIL (Sistema de Información de licitaciones) está en producción un 95% para poder llegar a un 100 % en productivo de este software dinámico este año toca realizar versiones de actualizaciones de software para cumplir con el nuevo manual de Contratación y Compras.

Administrar y actualizar en la página Web de la EAAB – ESP, en el link denominado Sistema de Contratación la información de cada proceso de contratación en invitaciones directas y públicas. Desde el 1-01-2013 al 31-12-2013 se ha publicado ciento cuarenta y nueve (149) procesos públicos, los cuales se visualizan en el sistema en el siguiente enlace http://www.acueducto.com.co/waspre/SILWeb/publicsil.html) de la página web.


De igual manera se han publicado mil tres cientos seis ocho (1368) procesos directos, los cuales se pueden visualizar en el siguiente enlace: http://web.acueducto.com.co/contratacion/licitaciones/invpub/invDirecta.htm


Este es el promedio de los proceso de de los pliegos públicos y directas trabajados, y también los promedios a las observaciones de los pliegos de observación a los borradores y pliegos definitivos

2. PUBLICACION EN EL SECOP.

Por orden de la secretaria general de la alcaldía de Bogotá se esta publicado en el secop a partir de agosto del 2013 como se puede ver en las imágenes se han publicado unos 300 contratos de régimen especial



3. INFORME

Los informes que se realizan son los siguientes: 1.- SIVICOF. 2.- SIGIA. 3.- TRIBUTARIO. 4.-SECRETARIA DE HACIENDA_ALCALDIA. 5.-BIMENSUAL - AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. 6.-TRIMESTRAL- VEEDURIA DISTRITAL. 7.- ANUAL - VEEDURIA DISTRITAL CIRCULAR No.12. 8.- PUBLICACION EN LA PÁGINA WEB

9.- PUBLICACION EN EL SECOP. 1.- SIVICOF

Este reporte se presenta a la contraloría de Bogotá el cual se presenta en los primeros siete días hábiles de cada mes. Este reporte consta de varios formatos que están divididos en contratación nueva, modificaciones, de novedad, información integrante uniones temporales y consorcios. En este momento se han certificado los meses de enero, febrero y marzo del año en curso, este reporte es para dar cumplimiento a la resolución Reglamentaria No 0238 de abril 12 del 2012, 013 de Mayo 4 del 2011 que modifica Resolución 034 de 2009, (existe una nueva resolución que es de 10 de enero del 2013 que se implementa en abril) el informe se presenta de toda la EAAB-ESP y de la UEL. Existe un programa (SIVICOF) de la contraloría de Bogotá que le hace validación al reporte en línea cumpliendo con unos lineamientos que ellos piden y el último reporte se presento el 09/04/2013. 2.- SIGIA.

Este reporte se presenta a la Alcaldía de Bogotá el cual se presenta en los primeros cinco días hábiles de cada mes. Este reporte consta de un solo formato que están dividido en registro contratistas de prestación de servicios profesionales este informe se presenta vía e-mail a los siguiente E-mails [email protected], [email protected]. En este momento se han reportado los meses de Enero, Febrero y Marzo del año en curso y el último reporte fue el 05/04/2013. 3.- TRIBUTARIO.

Este reporte se presenta a la Tributaria por vía E-mail (Lotus) al señor Eduardo Efraín Ustariz el cual se presenta en los primeros tres primeros días hábiles del mes.


Este reporte consta de varios formatos que están divididos en formato 20.1 que es identificación del sujeto vigilado, control a la contratación de sujetos, contratación de urgencia manifiesta y vigencias futuras, otro formato es modificación si existieron prorrogas, adiciones o adiciones-prorrogas, Y un tercer formato que es consorcios y uniones temporales. En este momento se han reportado los meses de Enero y Febrero del año en curso y el último reporte se presento el 11/03/2013. 4.-SECRETARIA DE HACIENDA ALCALDIA.

Este reporte se presenta a la Secretaria de Hacienda de Bogotá el cual se presenta en los primeros seis días hábiles bimestral. Este reporte consta de un solo formato que está dividido en Reporte de información correspondiente a los contratos, concesiones y sus adiciones, dando cumplimiento al, establecido en el artículo 1º literal a) de la Resolución SDH-000326 del 21 de agosto de 2012, “Por medio de la cual se adoptan los formatos para el reporte de la información a que hace referencia el Decreto Distrital 243 de 2012”

5.- BIMENSUAL-AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO 20.1 ACCIONES DE CONTROL A LA CONTRATACIÓN DE SUJETOS La información a reportar, relacionada con la contratación de los sujetos vigilados por las Contralorías, debe ser consolidada y verificada por cada Contraloría antes de ser remitida a la Auditoría General de la República por el enlace en el SIREL. (Incluir la información de Entidades y puntos de control). La información se reporta bimestralmente. 6.- TRIMESTRAL- VEEDURIA DISTRITAL. Cumplimiento circular NO 03 del 2013 se reportan dos últimos trimestres. En atención a su solicitud mediante la cual se solicita a esta Dirección remitir la Relación de Convenios suscritos por la EAAB de acuerdo a la Circular No. 03 de la Veeduría Distrital, atentamente se remite vra e-mail [email protected] con la información correspondiente a los convenios suscritos desde el 01 de Julio de 2013 al 31 de Diciembre de 2013.

7.- ANUAL - VEEDURIA DISTRITAL CIRCULAR No.12.

En razón a que el Concejo de Bogotá, mediante el Acuerdo 131 del 7 de diciembre de 2004, modificado por el Acuerdo 380 del 30 de junio de 2009, le asigna la Veeduría Distrital la función de definir el procedimiento metodológico para la realización del proceso de rendición de cuentas de la gestión contractual y


administrativa a cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas. Y con el fin de dar cumplimiento a la normativa contenida '3n el artículo primero del citado Acuerdo, solicitamos a ustedes se sirvan entregar a la Veeduría Distrital, a más tardar el día 31 de enero del 2014, el reporte de la información contractual realizada en cada una de sus Entidades con cargo a los recursos de la vigencia 2013, tan lo de inversión como de funcionamiento, en medio magnético y forma Impresa, certifica con la con la firma del Representante Legal de la Entidad, quien avalará que las cifras allí registradas son las que corresponden a la totalidad de la Información solicitada y son las correctas.


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


INFORME DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008

Para el año 2013 la Empresa se certifico en la Norma ISO 9001:2008 de manera integral, es decir los procesos de apoyo que se encontraban certificados pasaron a ser parte del sistema integrado de gestión. Por lo anterior, la Dirección de Contratación y Compras a partir del mes de noviembre debe garantizar el cumplimiento del numeral 7.4 de la Norma ISO 9001:2008. AVANCES EN EL SISTEMA Auditorías Internas. El 27 de agosto de 2013 se realizó la audiotria interna para el proceso de Gestión contractual, de la cual los siguientes fueron los hallazgo:

TIPO DE HALLAZGO

ORIGEN DESCRIPCIÓN

No conformidad real

Informes de auditoría interna

La matriz de riesgos del proceso no se encuentra cargada con la última versión en el sistema de información; adicionalmente no se esta considerando una matriz única para la totalidad del proceso Gestión de contractual.

No conformidad real


No se evidenció la toma de acción correctiva a partir del concepto errado en la calificación de los proponentes, que se genero para la adjudicación del contrato de suministro de materiales para las plantas de abastecimiento (Grupo 405) que se adelantó en septiembre de 2012.

No conformidad real


No se cumplen las disposiciones establecidas en el manual de interventoría resolución 0681 del 3-08-2007 respecto a las auditorias semestrales que se deben realizar a los proyectos, aspecto corroborado para el proyecto de Rehabilitación del Tramo 1 TIBITOC - CASABLANCA.

No conformidad real


No se evidencio el acta de modificación de los requisitos del contrato denominado limpieza de canales zona 1, con base en la movilidad del acuapunto por los diferentes frentes de obra. (PROYECTO LIMPIEZA DE CANALES ZONA 1)

No conformidad real


En el proyecto Rehabilitación del Tramo 1 (TIBITOC - CASABLANCA) no se evidencio el certificado de calibración del nivel y flexometros, por un laboratorio acreditado, además del certificado de los patrones como lo exige el manual de interventoría y el procedimiento de planificación FB0201P V3.

Observación


Revisar el esquema de seguimiento y control a la ejecución del plan de contratación y compras para que se logre mejorar el cumplimiento del plan de acuerdo con las fechas planeadas.

Observación


Fortalecer la difusión y comunicación hacia las diferentes áreas, de los ajustes realizados a los procedimientos y los plazos para manejar la transición de estos cambios, con el propósito de asegurar su entendimiento y aplicación por los ordenadores del gasto.


Observación


Asegurar que se generen y mantengan los soportes de aprobación de la información relacionada con los datos de compra por parte de los solicitantes para asegurar que las especificaciones técnicas de las compras o contratación sean las requeridas por el solicitante.

Observación


Fortalecer el control que se realiza por parte de interventores y supervisores al cumplimiento de los planes de calidad definidos por los contratistas para el desarrollo de los contratos, con el propósito de asegurar la gestión del proyecto.

Observación


Fortalecer la planeación de las actividades de interventoría y supervisión para asegurar su eficacia en el control de los requisitos del contrato y los resultados en el proyecto obra contratada y minimizando el riesgo de incumplir el requisito 7.4.3 de las normas NTC-ISO 9001 Y NTC-GP 1000.

Observación


Asegurar el seguimiento y verificación por parte de interventores a implementación de los planes de calidad que se presentan los interventores y subcontratistas, tomando en consideración que forman parte de los requisitos que se deben cumplir como parte del contrato.

Observación


Se debe asegurar la competencia del personal nombrado como supervisor de los proyectos, específicamente en el conocimiento de los requisitos aplicables del sistema de gestión de calidad, para que su verificación forme parte de los controles y seguimientos realizados, no limitando estos únicamente a la ejecución de la obra.

Observación


La actualización del manual de interventoría, considerando que allí existen disposiciones que se tornan obsoletas o no aplicables a la fecha, aspectos que dificultan su cumplimiento de manera eficaz.

Observación


Contemplar los aspectos relacionados con el balance de carga de trabajo para los supervisores de contrato en las matrices de riesgo del proceso, ya que se pudo evidenciar que existen supervisores con muchas responsabilidades, las cuales pueden ocasionar el en el seguimiento y control a los requisitos contractuales.

Los planes de mejoramiento para los hallazgos anteriormente descritos se encuentran en implementación. ENTRENAMIENTOS: A todas las personas que ingresan a la Dirección independientemente del tipo de vinculación que tengan con el Acueducto, se les debe aplicar un plan de inducción y entrenamiento al cargo, el cual debe contener los siguientes aspectos:

a. Inducción al proceso de contratación y compras: El Coordinador de Calidad de la Dirección da a conocer el flujo grama del proceso y sus particularidades, igualmente entrega la documentación que sea necesaria de acuerdo al puesto de trabajo a desempeñar.

b. Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Contratación: El Coordinador del SGC realiza la inducción al Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Contratación y Compras”. Este entrenamiento tiene como propósito


INDICADORES DE GESTIÓN:

fundamental dar a conocer las generalidades del Sistema y generar conciencia de la importancia del cumplimiento de los procedimientos para el logro de los objetivos de calidad. Como mínimo esta inducción debe incluir los siguientes ítems:

Generalidades de la Norma ISO 9001: 2008. Mapa de procesos. Manual de Calidad, Política y Objetivos de Calidad de la EAAB. Procedimientos del sistema de Gestión de la Calidad. Documentos relacionados con el (los) proceso(s) en el cual participa. Ubicación de la Documentación. Indicadores del Sistema

c. Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Interventoría: la Auxiliar de Calidad

del SGC de Contratación realiza un entrenamiento a las personas contratadas a través de contrato de prestación de servicios, sobre el SGC de Interventoría con el fin de enfatizar la importancia del cumplimiento del mismo para el logro de los objetivos de calidad de la empresa. Esta inducción incluye:

Planificación entrega del producto Informes de Gestión Formatos establecidos en el SGC de Interventoría Indicadores del Sistema

d. En las labores a ejecutar: El Profesional Especializado de Grupo o una

persona que éste designe es el responsable de realizar una inducción, cuyo objetivo es profundizar en los documentos relacionados con el proceso y la aplicación operativa de los mismos, capacitar en las herramientas de trabajo con que cuenta el proceso y sensibilizar de la importancia del cumplimiento de los objetivos de calidad.

e. Por parte de la Dirección de Calidad y Procesos se llevaron a cabo talleres de capacitación durante el mes de Enero de 2013, dirigidos a todos los interventores de la Direccion de Contratación y Compras con el fin de reforzar los temas de gestión contractual y la importancia de revisión de los informes de gestión.

Los indicadores de percepción del usuario, oportunidad en la prestación del servicio

y costos en la prestación del servicios, son reportados por la Dirección de Rentabilidad Costos y Gastos en el aplicativo de Acuerdos de Gestión, cuyos resultados de muestran a continuación:


PERCEPCIÓN DEL CLIENTE INTERNO

PERCEPCIÓN CLIENTE EXTERNO

OPORTUNIDAD EN LA ANTENCIÓN DE ENTES DE CONTROL



MEJORAMIENTO CONTINUO

HALLAZGOS AUDITORIAS INTERNAS

ACCIONES IMPLEMENTADAS


COMPARATIVO


INVITACIONES PÚBLICAS SUSCRITAS

Durante el periodo de la actual administración distrital, se ha dado un mayor énfasis en las invitaciones públicas, al pasar de 49 en el año 2011 a 63 en el 2012 y 128 para el 2013; lo anterior representa un crecimiento del 161%, lo que ha generado, gracias a la apertura de la modalidad de contratación pública, mayor confianza y disminución de la contratación directa, de grandes proyectos.

Con referencia al año 2012, en funcionamiento se incremento en el 38% mientras que en inversión el crecimiento fue del 84%. PARTICIPACIÓN DE OFERENTES


Con políticas claras dirigidas a dar mayor participación de oferentes en los procesos de invitaciones públicas, mediante resolución 0730 del 16 de noviembre de 2012, la EAB aplica un nuevo manual de contratación, en el cual se destaca el no cobro de pliego de condiciones. De igual forma mediante la aplicación de un modelo de evaluación económica transparente, se obtiene una mayor participación de oferentes, es así como las ofertas presentadas en los procesos de contratación públicas suscritas, pasan de 311 ofertas, presentadas en el 2011 a 525 en el 2012 y 1669 para el 2013, lo anterior representa un incremento del 19% y 217% respectivamente. La participación de oferentes en consorcios o uniones temporales es significativa al pasar de 259 en el año 2011 a 290 en el 2012 y a 1071 en el 2013, presentándose un incremento de 12% y del 219% entre 2012 a 2013. En relación con el total de participantes en los procesos de contratación pública, es decir los oferentes que presentaron ofertas individualmente o conformando consorcios o uniones temporales, las cifras pasan de 750 en el 2011 a 933 para el 2012 y 3299 para el 2013, es decir un incremento del 19% y 254% respectivamente. PRESUPUESTO El presupuesto ejecutado en los procesos de contratación pública suscritos, paso de $304.445 a $307.714 para el 2012 y $545.111 millones de pesos para el 2013, se presenta un incremento 1% y 77% respectivamente.


INFORME CONTRATACION CUARTO TRIMESTRE EN CADA AÑO

NUMERO DE INVITACIONES PÚBLICAS SUSCRITAS CUARTO TRIMESTRE


Al efectuar un análisis sobre el número de invitaciones públicas en el cuarto trimestre de cada año tenemos: El 36% de invitaciones públicas suscritas, corresponde al cuarto trimestre es decir 28 procesos del total para el 2011. Durante el año 2012, el 42% es decir 45 procesos corresponden al cuarto trimestre, entre tanto para el año 2013, el 89%, 114 procesos de invitación pública de un total de 128 corresponden al cuarto trimestre. PARTICIPACIÓN DE OFERENTES

Para el cuarto trimestre, las ofertas presentadas creció al pasar de 159 en el año 2011 a 345 en el año 2012 y a 1607 en el año 2013, lo que representa un incremento en la presentación de ofertas del 365% entre 2012 y 2013. Con referencia al total de participantes, a los cuales se les efectuó evaluación jurídica, técnica y financiera, pasa de 610 en el año 2012 a 3.222 para el año 2013, lo que representa un incremento del 428%. Los 3.222 oferentes en el año 2013, independientes o como integrantes en consorcios o uniones temporales, participaron en 114 procesos de invitación pública suscritos durante el cuarto trimestre del año, es decir en promedio 28 oferentes por proceso.


PRESUPUESTO

El presupuesto ejecutado en los procesos de contratación pública suscritos durante el cuarto trimestre, paso de $175.391 a $235.526 millos de pesos para el 2012 y $415.261 millos de pesos para el 2013, se presenta un incremento del 76% del 2012 a 2013.

Documents

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARIILLADO DE BOGOTA E