Ensayo  instrucciones  

Pregunta  F  

«  Acaba  de  par+cipar  de  una  reunion  importante  con  tu  superior.  Como  te  aseguras  que  cada  parte  de  

las  instrucciones  que  recibiste  llegara  de  forma  adecuada  a  cada  subordinado,  proveedor  y  cliente,  los  cuales  se  encuentran  en  diferentes  

partes  del  mundo  ?  »  

Indice  

a)  Obje3vos  b)  Principios  generales  c)  Deficiencias  a  evitar  en  la  comunicación  d)  Comunicación  interna/externa  e)  Formatos  de  comunicación  f)  Control  de  la  difusion  de  las  instrucciones  g)  Instrucciones  des3nadas  a  subordinados  h)  Instrucciones  des3nadas  a  proveedores  i)  Instrucciones  des3nadas  a  clientes  j)  Resumen  

Obje3vos  

•  Cuando  se  controla  la  transmisión  de  instrucciones  hay  que:  

 Asegurarse  que  las  instrucciones  han  llegado  a  las  personas  adecuadas  

 Asegurarse  que  las  personas  han  entendido  perfectamente  cada  parte  de  las  instrucciones  

Principios  generales  

•  Poner  todo  por  escrito  

•  Presentar  datos  claros  

•  Exigir  un  acuse  de  recibo  

Deficiencias  a  evitar  en  la  comunicación  

•  Falta  de  comunicación  

•  Mala  comunicación  

•  Problemas  de  comunicación  

 Trabajo  ex-­‐ante  tan  importante  como  ex-­‐post  

Comunicación  interna/externa  

•  Interna  (  en  general  será  más  formal)  :  Subordinados  

•  Externa  (en  general  será  más  informal)  :  Proveedores  y  clientes  

  Determina  el  3po  de  comunicación  y  el  grado  de  formalidad  

Formatos  de  comunicación  

•  Llamadas  telefónicas  •  Mensajes  

•  Google  chat  

•  Google  doc  •  Facebook  •  Correo  electrónico  •  Videoconferencia  

(Móvil  y  teléfono)  (Normales  o  3po  BBM,  whatsapp,  iMessage)  

(O  similar  con  uso  de  la  red  interna)  

(U3lización  del  cloud)  (Para  conversaciones  en  grupo)  

Control  de  la  difusión  de  las  instrucciones  

•  Poner  obje3vos  claros    

•  Asegurarse  de  tener  un  feedback  en  el  plazo  especificado  previamente  

•  Dividir  las  instrucciones  en  dis3ntas  partes  si  es  necesario  

Instrucciones  des>nadas  a  subordinados  I  

Instrucciones  des>nadas  a  subordinados  II  

Instruciones  des>nadas  a  subordinados  III  

B.  Si  comunicamos  con  varias  personas  

1.  Mismas  condiciones  que  al  comunicar  con  una  persona  

2.  Según  las  instrucciones,  uso  de  herramientas  dis3ntas  (google  chat,  mail  conjunto,  facebook,  google  doc  con  accesos  específicos)  

3.  Nombrar  un  responsable  si  muchas  personas  involucradas    

4.  Dividir  las  tareas  de  manera  clara  

Instrucciones  des>nadas  a  proveedores  I  

1.  En  general:  mismos  conceptos  que  para  los  subordinados  

2.  Pero:  Control  más  complicado  en  la  prác3ca  

  Muy  importante  poner  todo  por  escrito    Instrucciones  muy  claras  y  detalladas    Mantenerse  en  contacto  con  el  representante  (  comunicación  más  

formal;  uso  de  mails  más  frecuente  que  mensajes  o  chat)    Asegurase  que  el  proveedor  ha  enten3do  lo  que  le  pedimos  

Instrucciones  des>nadas  a  clientes  

•  Ningún  control  directo    

•  Uso  del  marke3ng  

1.  Encuestas  (grado  de  sa3sfacción,  de  comprensión,…)  

2.  U3lizar  datos  disponibles  (feedback  a  través  ventas,  reclamaciones,…)  

3.  U3lizar  las  nuevas  posibilidades  de  la  web  2.0  (facebook,  twicer,…)  para  recibir  más  feedback  

Resumen  

•  Dis3ntas  herramientas  permiten  controlar  ex-­‐post  si  las  instrucciones  han  sido  recibidas  (mail,  móvil,  mensajes,  chat,  google  docs,…)  

•  Trabajo  ex-­‐ante  tan  o  más  importante  (instrucciones  claras,  detalladas,  bien  explicadas)  

•  Mucho  más  fácil  controlar  ex-­‐post  cuando  el  trabajo  ha  sido  bien  echo  ex-­‐ante  

•  Importante  asegurarse  que  han  recibido  las  instrucciones  pero  también  que  las  han  entendido  

•  Si  instrucciones  muy  importantes:  desplazarse  para  mejor  control  (vice-­‐presidente  Apple  en  China  para  controlar  embalaje  iPhones,…)