FASES INICIALES DE UN PROYECTO

La gerencia de Tecnología Educativa se direcciona en la adopción de las Tecnologías de la

Información y la Comunicación (TIC) en el campo educativo y orienta los pasos ordenados y

eficaces para obtener lo que se propone en un determinado proyecto enmarcado en recursos,

tiempo, costos y calidad. Hay que tener en cuenta los pasos correspondientes de cada

proceso para cumplir con el objetivo.

Todo proyecto empieza con una fase de Iniciación en donde se da la autorización formal del

proyecto mediante un acta que será presentada por una entidad patrocinadora del proyecto.

Esta entidad debe ser externa al proyecto y puede ser una empresa, una entidad

gubernamental o un organismo externo que pueden financiar el proyecto. Luego se desarrolla

una fase de planificación del proyecto que aborde todas las áreas del proyecto, estas áreas

son: Integración, Alcance, Tiempo y Costo.

La planificación de integración está conformada por todos los procesos y actividades que se

necesitan para direccionar el proyecto. La integración unifica, consolida y articula todas las

actividades necesarias para una buena finalización del proyecto. Es importante durante el

desarrollo de un proyecto que siempre se esté supervisando y controlando el trabajo para

poder hacer las respectivas correcciones, esta supervisión debe liderarla el director del

proyecto. El cierre del proyecto es una fase donde se da por finalizadas todas las actividades

que se desarrollan a cabalidad durante el proyecto y se dan por aceptadas a satisfacción del

cliente en el tiempo determinado y presupuestado.

Es aplicable esta fase de la integración dentro de los proyectos educativos ya que por medio de

un proyecto se contextualiza y relaciona cada una de las áreas del conocimiento formando una

interdisciplinaridad que es lo que se pretende con la inclusión de las TICs en el proceso de

enseñanza-aprendizaje.

La planeación del alcance de un proyecto es el área donde se define certeramente el proyecto.

En primer lugar hay que analizar la información que contiene el acta de la conformación del

proyecto y esta información debe concordar con los objetivos del proyecto y para este fin se

debe definir una 1 “Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)” PMBOK (2008), que se encarga

de la organización y el alcance final del proyecto, fraccionando el trabajo del proyecto en partes

más pequeñas con el fin de mejorar el manejo y el control. Para que un EDT funcione

correctamente es necesario tener en cuenta tres aspectos importantes: El primero hace

referencia a la inclusión de cada uno de los procedimientos de la organización de esta manera

se logra un impacto en el proyecto. El segundo aspecto se refiere al enunciado del alcance del

proyecto, es importante saber hasta donde el proyecto es capaz de tener un impacto, esto es

posible cuando se tiene clara la idea que se propone llevar a cabo con el desarrollo del

proyecto. Y el tercer aspecto no menos importante es la creación de un plan de gestión del

alcance del proyecto en el cual se determina en que forma y como se va a lograr dicho alcance,

teniendo siempre en cuenta la financiación, la planificación y el control para lograr con

efectividad el alcance de dicho proyecto.

La manera más efectiva de idear un buen EDT es construir una planilla en la cual se defina y

se organice dicha EDT. En la planilla se debe definir los objetivos con sus respectivos

responsables capases de llevar a cabo y a un determinado tiempo el proyecto planteado.

Dentro de una Institución Educativa al iniciar labores durante cada año escolar se debe

desarrollar una planeación escolar institucional con todos los integrantes de la comunidad

educativa, donde se debate sobre la organización tanto administrativa, académica, financiera y

de proyección a la comunidad. Es aquí donde es importante la organización, la planeación y la

forma como se ejecutara los diferentes proyectos programados, para luego durante el año

lectivo hacerles un seguimiento para corregir o continuar su proceso y al finalizar se tiene que

hacer una evaluación para así determinar las debilidades y fortalezas que en el próximo año

estudiarlas con detenimiento.

La planificación del tiempo de un proyecto se refiere a todos los elementos que son necesarios

para la culminación del respectivo proyecto. Para lograr que el proyecto sea entregado en un

determinado tiempo y de una forma correcta se tiene que desarrollar los siguientes pasos

2 “ Comprobar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del proyecto, Evaluar el

rendimiento para ejecutar una acción correctiva o preventiva cuando sea necesario, Efectuar el

seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto, Suministrar proyecciones para actualizar la

información del coste actual y del cronograma actual, Supervisar la implementación de los

cambios aprobados cuando y a medida que éstos se produzcan. Elementos de supervisión y

control”. Nota de fuente: Adaptado de PMBOK, Referencia original PMBOK (2008). Estos

pasos son los que se encargan de indicar la ruta correcta para gestionar el proyecto en el

cronograma.

Para la realización del cronograma debe tenerse en cuenta todas las actividades del proyecto

desde el inicio hasta su culminación o cierre, es importante desarrollar los pasos: Definir,

publicar, monitorear y actualizar el cronograma. Dentro de los modelos de cronogramas más

usados en los proyectos tenemos: El diagrama de red, la ruta crítica y el diagrama de Gantt.

En una Institución Educativa es de vital importancia realizar cada inicio de año lectivo un

cronograma de actividades ya que mediante este instrumento se debe priorizar y puntualizar

las actividades que se deben desarrollar en un determinado tiempo y espacio y esto ayuda a

toda institución educativa con su organización y control de todos sus entes que la conforman.

Para finalizar este proceso se tiene la fase de la planificación de costos que es bien complejo

ya que de los costos depende la aprobación o el rechazo de un proyecto. Es importante

calcular bien los costos al inicio de cualquier proyecto para no tener percances que afecten el

buen desarrollo del proyecto propuesto. Para gestionar los costos se deben tener en cuenta

tres aspectos importantes que son los siguientes: 3 “Estimación de los costos, Determinación

del presupuesto y Control de costo” PMBOK (2009). Estos tres aspectos actúan entre si para

hacer un análisis profundo de un proyecto.

En un Institución Educativa es vital esta fase de la planeación de los costos ya que para el

funcionamiento, académico y administrativo se debe hacer un presupuesto bien calculado

porque deben desarrollarse todas las actividades programadas, para así al finalizar el año

escolar la evaluación sea satisfactoria para toda la comunidad educativa.