ENTENDIMIENTOS SOBRE LA GESTIÓN DE CAMAS EN LOS …fundages-heac.com/9/4. Entendimientos sobre Gestión de Camas.pdfAlta con cama ocupada: Una vez que el médico decidió dar de alta

SECRETARÍA DE SALUD

SUBSECRETARIA DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD

DIRECCIÓN GENERAL DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE SEGUNDO NIVEL DE ATENCIÓN

Marzo 2015 Tegucigalpa, Honduras

CÓDIGO DT-GP-GP-1-D

N° DE PÁGINAS 17

FECHA 18/03/2015

DOCUMENTO TÉCNICO

ENTENDIMIENTOS SOBRE LA GESTIÓN

DE CAMAS EN LOS HOSPITALES CON

BASE EN EL NUEVO MODELO DE

GESTIÓN HOSPITALARIA

Primera Edición, Marzo 2015





CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1

2. OBJETIVO ....................................................................................................................... 2

3. GLOSARIO ...................................................................................................................... 2

4. ENTENDIMIENTOS BÁSICOS ........................................................................................ 2

5. MONITOREO DEL FUNCIONAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO ................................... 5

6. ANEXOS ......................................................................................................................... 6

Anexo 1: Ejemplo de Mapeo de camas ............................................................................... 6

Anexo 2: Ejemplo de Tablero electrónico del mapeo de camas (hoja excel) ....................... 7

Anexo 3: Instructivo para construir y modificar el Tablero electrónico del mapeo de camas (hoja

excel) .................................................................................................................................. 8

Anexo 4: Instrumento de Solicitud de ingreso a internamiento .......................................... 13

Primera Edición, Marzo 2015 | 1





1. INTRODUCCIÓN

El proceso de implementación del nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria se realiza con el propósito de mejorar la

eficacia, eficiencia y la calidad en la gestión y provisión de los servicios de salud que brindan a la población estos

hospitales asegurando la participación social en la gestión y el control de los mismos, todo con la finalidad de contribuir

con el objetivo del Sistema de Salud, de asegurar servicios con equidad, calidad y mejorando el acceso a los servicios

de salud a la población, especialmente la más vulnerable y excluida.

Para dar paso a este proceso, se ha venido realizando un trabajo de desarrollo metodológico operativo de rediseño

organizacional y funcional de todos los sistemas que funcionan en un hospital, como la base para instrumentar e

implementar el Modelo de Gestión Hospitalaria.

Como parte del resultado del rediseño de los procesos y procedimientos de los sistemas definidos para el hospital, se

presenta en este documento técnico, los entendimientos sobre la Gestión de Camas que forma parte del Sistema de

Gestión de Pacientes en el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria.

El criterio general a utilizar para la gestión de camas es considerar que las camas son del hospital y no de los servicios.

Por lo tanto un paciente podrá ser internado en una cama libre del hospital siempre que no existan restricciones

médicas preestablecidas que impidan cumplir con este criterio general. Lo anteriormente planteado, obliga a ver la

gestión de camas desde una perspectiva diferente, retomando al usuario como centro y eje de la acción hospitalaria,

tal y como se establece en el Modelo de Gestión Hospitalaria (MGH), de tal manera que con base en criterios y

lineamientos específicos generados en la Gestión Clínica, las camas puedan ser ocupadas por aquellos pacientes que

lo necesiten independientemente del servicio donde se ubique físicamente la cama.

En la gestión de camas intervienen varios actores e instancias que deben trabajar coordinadamente para asegurar el

uso eficiente de este recurso hospitalario. La gestión de camas si bien es un procedimiento de Gestión de Pacientes,

inicia con la Gestión Clínica ya que son los profesionales médicos quienes generan el requerimiento de internamiento

de un paciente que ha sido valorado por ellos; luego de esto se activa toda la cadena de actividades y acciones

realizadas en la Unidad de Admisión y Archivo para que de manera efectiva se mantenga un control sobre la

disponibilidad de camas en tiempo real y asignar las mismas a quienes lo requieran.

Para esto es fundamental la labor realizada por médicos y enfermeras de las salas de internamiento (ordenando las

prealtas) quienes deben facilitar la información oportuna a la Unidad de admisión y archivo, el personal es el

responsable de garantizar el control y la actualización de la disponibilidad y asignación de camas del hospital. En los

manuales de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de Pacientes de definen de manera explícita las

actividades para realizar la gestión de camas en los hospitales.

Se definen en este documento los entendimientos básicos sobre la gestión de camas, su marco conceptual, conceptos

y definiciones, las descripciones técnicas para qué sirve y los aspectos clave de la implementación.






2. OBJETIVO

Brindar entendimientos básicos sobre la gestión de camas en los hospitales con el fin de garantizar la implementación

de los procedimientos de disponibilidad y asignación de camas del Sistema de Gestión de Pacientes.

3. GLOSARIO

Alta: Es la salida del paciente de una sala de internamiento por la decisión médica cuando considera que su

problema ya se ha resuelto o se encuentra en proceso de resolución y que ya no necesita permanecer dentro del

hospital.

Alta con cama ocupada: Una vez que el médico decidió dar de alta al paciente, sin embargo este por algún

motivo continúa ocupando la cama.

Cama ocupada: Es cuando un paciente, en cualquiera de las salas de internamiento está haciendo uso del

recurso cama.

Cama vacía: Es cuando el recurso cama que está en cualquiera de las salas de internamiento, está disponible.

Pre-alta: Es cuando existe la probabilidad de alta de un paciente en las siguientes 24 horas por su mejoría

notable.

4. ENTENDIMIENTOS BÁSICOS

La Gestión de Camas es una actividad importante que debe realizarse en los hospitales. En el mapa de procesos del

sistema de Gestión de Pacientes se definieron dos procedimientos básicos relacionados con la gestión de camas:

• Disponibilidad de camas

• Asignación de camas

Para implementar estos procedimientos los hospitales deben tener conformada su Unidad de Admisión y Archivo

Disponibilidad de camas: Consiste en el control y actualización diaria de las camas que se encuentran libres en el

hospital para ser ocupadas por pacientes que requieran internamiento. Para que este procedimiento funcione

correctamente se requiere lo siguiente:

• Que el hospital realice la numeración de camas en las salas de internamiento en base a lo definido por la

Secretaria de Salud1

1 Fuente: Documento del área de sistemas de información de la SESAL






o Servicio Medicina: Camas numeradas desde 100 en adelante

o Servicios de Cirugía y Ortopedia: Camas numeradas desde 200 en adelante

o Servicio de Pediatría: Camas numeradas desde 300 en adelante.

o Servicio de Obstetricia: Camas numeradas desde 500 en adelante

o Servicio de Ginecología: Camas numeradas de 700 en adelante

• Contar con una aplicación informática (en excel) que facilite la visualización diaria (mapa de camas ver anexo

1) del número de camas ocupadas, camas con prealtas y vacías del hospital.

• El mapa de camas es actualizado diariamente por la Unidad de Admisión y Archivo y estará visible para las

instancias del hospital que deben tomar decisiones diariamente.

• Realizar la recolección diaria de información de prealtas y altas. Para esto los hospitales lo pueden realizar de

dos formas: una que el personal de la Unidad de Admisión y Archivo hagan una ronda diaria a primera hora

de la mañana para recolectar la información, y la segunda es que las enfermeras de las salas de

internamiento notifiquen posterior a la visita médica las prealtas y altas. El hospital identificara la mejor opción

que corresponda.

Las decisiones de inhabilitación temporal de camas serán determinadas por el Departamento de Gestión de Pacientes

y la Dirección Ejecutiva del Hospital. Cuando una cama esté temporalmente fuera de uso (por ejemplo al estar en

mantenimiento) será informado por escrito a la Unidad de Admisión y Archivo para que actualice el mapa de camas.

Cuando la cama esté nuevamente en condiciones de ser utilizada también se le informará por escrito a la Unidad de

Admisión y Archivo.

La eliminación definitiva de una o más camas será decidida por el Director Ejecutivo del Hospital con base en la recomendación emitida por el Subdirector Asistencial. Esta eliminación de camas deberá ser aprobada por la instancia correspondiente del nivel central de la SESAL para que se haga efectiva. Las causales de disminución definitiva de camas pueden ser: disminución de la necesidad de camas por la implementación de programas de cirugía ambulatoria, implementación de hospital de día, disminución de población asignada al hospital, entre otros.

Asignación de camas: Consiste en la correcta asignación de la cama que es requerida para un paciente que tiene

orden de ingreso a internamiento.

Para asegurar la asignación de las camas en cada hospital, es necesario garantizar los siguientes aspectos:

• Que los médicos llenen la solicitud de internamiento y registren todos los datos que se solicitan (Ver anexo 4)

• Que la Unidad de Admisión y Archivo realice las actividades que tiene definido el procedimiento

La Unidad de Admisión y Archivo realizara la asignación de camas a pacientes de acuerdo a la disponibilidad de

camas y considerando la indicación médica, siempre teniendo en cuenta el principio general de que las camas

pertenecen al hospital y no a la sala y por lo tanto no justifica rechazar un ingreso si el hospital tiene disponibilidad de

camas.

En base a lo anterior los pacientes se registrarán como atendidos por el servicio a cargo y no por el servicio donde está

ubicada la cama que ocupan. Por ejemplo: Un paciente ingresado por medicina interna puede ser ingresado en sala de

cirugía por falta de camas en el primer servicio, pero se registrara siempre como ingreso de medicina interna en el

censo diario de este servicio.

En la asignación de camas, la Unidad de Admisión y Archivo considerara siempre los criterios de internamiento

relacionados con aislamiento de casos específicos.






Ante situaciones de emergencia y/o desastres la actuación de los hospitales es obligadamente diferente ya que al

haber aumento marcado de población de responsabilidad, brotes epidémicos, etc., la dinámica de la necesidad de

internamiento de pacientes se ve afectada para darle espacio a este tipo de urgencias.

Por lo anterior, la Subdirección Asistencial emitirá las alertas correspondientes con el fin de tomar las decisiones de

organización que sean necesarias.

Se enuncian algunas decisiones que debe tomar la Subdirección Asistencial:

Evaluar la situación para establecer prioridades de ingreso teniendo en cuenta la saturación de los servicios

Decidir altas anticipadas para aquellos pacientes que pueda seguir su tratamiento en casa

Aumentar la disponibilidad de camas por emergencias y/o desastres

Cancelar ingresos programados, con previa notificación a los pacientes y al médico tratante

Considerar la reducción de cirugías programadas para aumentar la disponibilidad de camas

Los hospitales para iniciar la gestión de camas deben realizar lo siguiente:

El Departamento de Gestión de Pacientes presentara la propuesta de nueva numeración de camas, para que

la Subdirección Asistencial solicite la aprobación. Para ello mediante un recorrido por los servicios/salas se

establecerá el número de camas reales existentes en el hospital.

Una vez que está aprobada la propuesta se procede a socializar la nueva numeración con los actores

involucrados.

La Unidad de Admisión y Archivo implemente los procedimientos de Disponibilidad de camas y Asignación de

camas.






5. MONITOREO DEL FUNCIONAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

Para realizar el monitoreo al procedimiento se han definido indicadores que deben ser medidos por quien conduce el

proceso/procedimiento.

Estándar Indicador

Fórmula para

construcción

del indicador

Entendimiento Fuente Periodicidad Responsable

Tablero electrónico

de situación de

camas

hospitalarias

actualizado dos

veces al día

# de

notificaciones

de prealtas y

altas que

realizan las

salas de

internamiento

# de

notificaciones

de prealtas y

altas que

realizan las

salas de

internamiento

Es la

actualización

diaria de la

disponibilidad de

cama del

hospital.

Registro de

la admisión y

archivo

(Mapeo de

camas)

Mensual Responsable de

la Unidad de

Admisión y

Archivo

Subdirector de

Gestión de la

información

% del mapeo

de camas

actualizado

diariamente

Informe de

mapa de camas

diario emitidos

por la Unidad

de Admisión y

Archivo

Archivo

físico de

mapas de

camas

Mensual

Toda asignación

de camas a

pacientes que

ameritan ingreso

es realizada por la

unidad de

admisión y archivo

% de ingresos

cuya cama es

asignada por la

unidad

admisión y

archivo

# de ingresos

cuya cama es

asignada por la

unidad de

admisión y

archivo /Total

de ingresos x

100

A todo ingreso

realizado por

admisión se le

asigna cama en

base a la

disponibilidad

según el mapa

de camas

Verificación

de ingresos

en base al

mapa de

camas en

los servicios

el día de la

medición

Mensual Responsable de

la Unidad de

Admisión y

Archivo

Subdirector de

Gestión de la

información






GINECOLOGIA

PEDIATRIA

MED. HOMBRES

CIRUGIA DE HOMBRES

CIRUGIA DE MUJERES

PATOLÓGICO PUERPERIO NORMAL SÉPTICO DE GINECOLOGIA

MEDICINA DE

HOMBRES

ESTACIÓN DE ENFERMERIA MEDICINA Y

CIRUGÍA

AISLADO DE MEDICINA

NEONATOLOGÍA

500

501

502

503

505

506

507

508

509

510

511

512

513

514

515

516

517

518

520

521

522

523

524

525

526

527

528

529

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

GINECOLOGIA PUERPERIO QUIRURGICO

PUERPERIO NORMAL ADOLESCENTE

530

531

SALA EDUCATIVA

ESTACIÓN DE ENFERMERIA GINECOLOGÍA

CIRUGÍA PEDIÁTRICA

MEDICINA PEDIÁTRICA

LACTANTES II LACTANTES I

ESTACIÓN DE ENFERMERIA

PEDIATRÍA

CIRUGÍA DE MUJERES

AISLADO DE CIRUGÍA

PROCEDIMIENTOS

UTILERÍA

532

533

MEDICINA DE MUJERES

200

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

316315

314

313

312

317

311

310

309

308

307

306

305

304

303

302

301

300

318

319

320

322 323 324

325

326

327

329

504 519

211

212

213

321

328

6. ANEXOS

Anexo 1: Ejemplo de Mapeo de camas






Anexo 2: Ejemplo de Tablero electrónico del mapeo de camas (hoja excel)

500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 1 = CAMA VACIA

2 = ALTA, CAMA OCUPADA

512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 3 = CAMA OCUPADA

524 525 526 527 528 529 530 531 532 533

100 101 102 103 14 CAMAS VACIAS

0 ALTAS, CAMAS OCUPADAS

50 CAMAS OCUPADAS

104 105 106 107 108 109 110 111 64 TOTAL CAMAS ADULTOS

112 113 114 115

78.13% Porcentaje de ocupación

Adultos

200 201 202 203 204

205 206 207 208 209

210 211 212 213

9 CAMAS VACIAS

300 301 302 303 304 305 306 307 0 ALTAS, CAMAS OCUPADAS

21 CAMAS OCUPADAS

30 TOTAL CAMAS PEDIATRÍA

308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 70.00% Porcentaje de ocupación

Pediatría

318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329

AISLADO DE CIRUGÍA

PEDIATRÍA

NEONATOLOGÍA

LACTANTES

GESTIÓN DE CAMAS HEAC

ADULTOS

PEDIATRIA

GINECO-OBSTETRICIA

MEDICINA INTERNA

HOMBRES

MEDICINA INTERNA

MUJERES

MEDICINA INTERNA

AISLADO

CIRUGIA HOMBRES

CIRUGÍA MUJERES






Anexo 3: Instructivo para construir y modificar el tablero electrónico del mapeo de camas (hoja excel)

El tablero electrónico del mapeo de camas se construye en un archivo excel, en el cual se utilizan en funciones y

formulas básicas para su buen funcionamiento, a continuación se detalla cómo se construye y modifica:

1. Abrir un libro y hoja de excel

2. En la Celda A1 se escribe el nombre de Gestión de Camas y el nombre del Hospital






3. Es necesario diferenciar las camas para adultos y las pediátricas, para ver los porcentajes de ocupación de ambos

4. En la columna A, tiene que escribir las salas de internamiento con que cuenta el hospital (Ginecología, Cirugía de

hombre, Cirugía de mujeres…)

5. A partir de la celda B4 se debe de escribir los números de camas por cada sala de internamiento según lo definido

por el área de sistemas de información de la SESAL lo cual se describe a continuación.

• Servicio Medicina: Camas numeradas desde 100 en adelante

• Servicios de Cirugía y Ortopedia: Camas numeradas desde 200 en adelante

• Servicio de Pediatría: Camas numeradas desde 300 en adelante

• Servicio de Obstetricia: Camas numeradas desde 500 en adelante

• Servicio de Ginecología: Camas numeradas de 700 en adelante

6. Una vez definido el número y cantidad de camas por salas, se han establecido tres criterios para el estado de las

camas: (ver el apartado 3 de este documento “GLOSARIO”)

7. Para automatizar estos criterio se utiliza la función de excel del formato condicional de celda

100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110

111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121

150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160

161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171

200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210

211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221

250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260

261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271

500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510

511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521

700 701 702 703 704 705 706 707 708 709 710

711 712 713 714 715 716 717 718 719 720 721

300 301 302 303 304 305 306

311 312 313 314 315 316 317 318 319 320

321 322 323 324 325

Lactantes

Pediatría

Neonatología

Gestión de Camas Hospital…

Pediatría

Medicina de

Hombres

Medicina de

Mujeres

Cirugía de

Hombre

Cirugía de

Mujeres

Obstetricia

Ginecología

Adultos

1 = CAMA VACIA

2 = ALTA, CAMA OCUPADA

3 = CAMA OCUPADA






8. Dar clic en administrar reglas, lo primero que se hará e determinar los colocares para los tres estados: se da clic

en nueva regla y se selecciona el primer tipo de regla, Aplicar formato a todas las celdas según sus valores

luego en el estilo de regla se seleccionada Escala de 3 colores, luego se selecciona número para las tres

opciones (Mínima, Punto medio y Máxima), luego se escoge en valor y color de la siguiente forma: (1=verde,

2=amarillo y 3=rojo) y aceptar y se selecciona el rango a aplicar que será todas las celdas que están en color

blanco debajo de cada número de cama.

9. Luego es necesario agregar los iconos a utilizar, para ello se da clic en nueva regla, y se selecciona el primer tipo

de regla, Aplicar formato a todas las celdas según sus valores, en estilo de formato se escoge conjunto de

iconos, y seleccionamos Mostrar iconos únicamente, luego se seleccionan los iconos y valores y tipo como se

muestra a continuación: y luego aceptar

10. Una vez definidos los colores y número para cada estado, se procese a realizar los cálculos por estado de camas y

el porcentaje de ocupación. Tanto para las camas para adultos y las pediátricas.






11. Para contar las camas se utiliza la fórmula CONTAR.SI como aparece en la imagen, se selecciona el rango y el

criterio que se utilizará para contar las diferentes celdas.

En la celda N9 la formula será la siguiente: CONTAR.SI(B5:L27,1)



En la Celda N12 se hará una sumatoria de las celdas N9 a la N11

12. Para calcular el porcentaje de ocupación de suman las celdas (N10 y N11) / N12






Su suman las altas, con camas ocupadas y las camas ocupadas y el resultado de esta suma se divide entre el total

de camas

13. Esta mismas

formulas se tienen que utilizar para hacer el cálculos de las camas pediátricas

14. Si es necesario agregar más camas al tablero lo puede hacer de la forma tradicional de insertar filas o copiar y

pegar filas y luego sustituir el nombre de la sala y el número de camas correspondiente, pero siempre debe tener

en cuenta los criterios que se mencionan en los puntos anteriores para que estas nuevas camas puedan contarse

tanto en el total de camas vacías, altas cama ocupada y camas ocupadas






RESPONSABLE DE LA SOLICITUD :______________________________________________________

FECHA:_____________

Nombre del Paciente:_______________________________________________________________ Mujer

Número de Identidad (Expediente):____________________________________________________ Hombre

Medicina Interna Ginecología

Cirugía y ortopedia Obstetricia

Pediatría Otro Especifique:

Fecha de ingreso:________________ Hora:_______________ Tiempo previsto de internamiento: _______ (días)

El Paciente requiere la asignación de una cama en especial: SI_____ NO_____

Médico que solicita el ingreso:_____________________________________

Nuevo Internamiento no quirúrgico Consulta Externa

Reingreso Internamiento quirúrgico Urgencia

Servicio

solicitante:

Sexo

Tipo de

ingreso:Ingreso a

Unidad Clínica que

solicita ingreso

MUNICIPIO/DEPARTAMENTO

Secretaria de Salud

HOSPITAL

SOLICITUD DE INGRESO A INTERNAMIENTO

Anexo 4: Instrumento de Solicitud de ingreso a internamiento






Instructivo para el llenado de la Solicitud de Ingreso a Internamiento

Descripción del instrumento: Este instrumento debe ser llenado correctamente por el médico que solicita un ingreso

de pacientes a cualquier sala de internamiento del hospital, con el objetivo de facilitar la gestión de camas.

Cada campo deberá llenarse correctamente:

Hospital: Nombre del hospital en donde se realiza el internamiento.

Municipio/Departamento: es donde está ubicado el hospital

Responsable de la Solicitud: Nombre del Médico solicitante

Fecha: anotar el Día/mes/año de solicitud

Nombre del paciente: Nombre completo (nombres y apellidos).

Sexo: marcar con una “X” el que corresponda

Número de Identidad (expediente): anotar el Número de ID del paciente, (en caso de un recién nacido sin registro se

inscribe con el número de ID de la madre)

Servicio solicitante: anotar el Servicio que solicita el ingreso. Marcando con una “X” el que corresponda y en caso de

“Otro” especifique cual

Fecha ingreso: Anotar día/mes/año del ingreso.

Hora: Anotar en forma exacta la horas en que se efectúa el ingreso identificando si es AM o PM. (Ejemplo: 10:00 am,

10:00 pm).

Tiempo previsto de internamiento: es anotar por la médica los días que estima el paciente permanecerá ingresado.

Si el paciente requiere la asignación de una cama en especial, marque con una “X” en el SI o el NO.

Médico que solicita el ingreso: Anotar Nombres y apellidos del médico que indicó el ingreso del paciente.

Tipo de ingreso: Marcar con una X la opción correspondiente

Nuevo: Paciente que ingresa por primera vez por esa patología.

Reingreso: Paciente que ingresa por la misma patología.

Ingreso A: Marcar con una X si es internamiento quirúrgico o internamiento no quirúrgico.

Unidad Clínica que solicita ingreso: Marcar con una X si el ingreso procede de consulta externa o urgencia.

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