Entrevista No Estructurada

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTAIX SEMESTRE DE CONTADURÍA PÚBLICA

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA REALIZADA AL ADMINISTRADORQUE TRABAJABA PARA LA ASOCIACIÓN CIVIL ALTAMAR

FECHA: Sábado, 21 de enero de 2012.

1. ¿Existe en el Departamento de Administración y Contaduría de la

Asociación Civil Altamar alguna guía o manual que permita como por

ejemplo a una Asistente Administrativo nueva en la empresa, realizar sin

inducción alguna, todo el proceso para pago de la nómina?

Hasta donde yo se, no había ningún manual o guía. La única manera de

que la Asistente Administrativo nueva en la empresa pueda realizar sin

problema alguno este proceso, es que ella conozca de antemano el

Sistema para el pago de la nómina, de lo contrario, la Asistente

Administrativo saliente tendría que instruirla.

2. En cuanto a la elaboración de la nómina, ¿quién era el encargado de

realizar los cálculos (inasistencias, asignaciones, deducciones, etc.)

respectivos a cada uno de los trabajadores; el administrador o la asistente

administrativo?

La responsabilidad recae sobre la asistente administrativo encargada de la

nomina del personal.

3. ¿Quién es el que autoriza el pago de la nómina?

Yo, luego de haber verificado junto con la asistente administrativo que los

cálculos estuvieran correctos.



4. Luego de autorizar el pago de la nómina. ¿Cuáles son los pasos a seguir

para que cada empleado reciba su justa remuneración?

La asistente administrativo procede a imprimir un listado definitivo de lanómina correspondiente a cada área de la Asociación Civil Altamar

(Administrativo, Maestras, Obreros, Docentes y Directivos). Luego ella

procede a elaborar los archivos .TXT, empleado el Sistema para el pago

de la nómina que tiene la Asociación Civil Altamar. Donde procesará la

información para el pago de cada uno de los empleados.

5. ¿Este Sistema para el pago de la nómina es difícil de utilizar?

Más o menos, si no se recibe una inducción aunque sea superficial,

entonces será difícil realizar el procedimiento para el pago de la nómina.

6. ¿Cómo es el procedimiento para el pago de los empleados con este

Sistema?

No conozco el manejo de este Sistema como tal, en vista de que antes de

mi estaba otro administrador, y el junto con la asistente administrativo

saliente fueron los que recibieron la inducción cuando instalaron el

Sistema. La asistente administrativo saliente es la que se encargaba de

todo el procedimiento para pagar a los empleados, luego de que yo

aprobara el pago para ellos. Tampoco me tome la molestia de saber su

manejo.




ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA REALIZADA A LA ASISTENTEADMINISTRATIVO QUE TRABAJABA PARA LA ASOCIACIÓN CIVILALTAMAR

FECHA: Miércoles, 25 de enero de 2012.

1. ¿Existe en el Departamento de Administración y Contaduría de la

Asociación Civil Altamar alguna guía o manual que me permita a una

Asistente Administrativo nueva en la empresa, realizar sin inducciónalguna, todo el proceso para pago de la nómina?

No hay ninguna guía o manual. Si conoce el proceso y el sistema no

habría problema, de lo contrario si tendría que ser instruida.

2. En cuanto a la elaboración de la nómina, ¿quién era el encargado de

realizar los cálculos (inasistencias, asignaciones, deducciones, etc.)

respectivos a cada uno de los trabajadores; el administrador o la asistente

administrativo?

Yo, ya que era la asistente administrativo que entre su responsabilidades

tenía la del pago de la nómina.

3. ¿Quién es el que autoriza el pago de la nómina?

El administrador autorizaba el pago luego de que verificara si los cálculos

estaban correctos.



4. Luego de haber realizado la revisión y su posterior aprobación por parte

del Administrador, para el pago de la nómina. ¿Cuáles son los pasos a

seguir para que cada empleado reciba su justa remuneración?

Se procede a imprimir el listado definitivo por área (Administrativo, obrero,

etc.) con su respectivo recibo de pago donde le indica al trabajador lo que

se le está pagando y descontando. Luego se elaboran los archivos .TXT

correspondiente a los pagos de los empleados, utilizando el Sistema para

el pago de la nómina que está en la computadora del Departamento de

Administración y Contaduría, donde serán enviados y procesados por el

Banco, a través de la página Web del Banco Corpbanca, que es donde la

Asociación Civil Altamar tiene la Cuenta de Nómina de sus empleados.

5. ¿Es complicado el manejo de este Sistema?

Al principio es un poco complicado, pero después de un tiempo, todo el

procedimiento se hace rutinario. Además, para este procedimiento solo se

utilizan dos opciones del Sistema, el de mantenimiento de pagos y el de

generar archivo.

6. Con este Sistema ¿Cómo es el procedimiento para el pago de los

empleados?

Luego de ingresar al Sistema utilizando el usuario y contraseña que te fue

asignada, vas al Módulo de Archivo y escoges la Opción Mantenimiento

de Pagos; Ahí es donde vas a procesar a cada empleado, registrando el

pago uno por uno. Donde puedes agregar, modificar o eliminar un registro

de un empleado. En el Módulo de Procesos, la Opción Generar Archivo,

donde se genera los archivos .TXT correspondiente a los pagos de la

nómina, en este punto se fijará la fecha, tipo de archivo (Obrero “O”,

Administrativo “A”, etc.) y el nombre del archivo, como por ejemplo:



OBRERO2daQUINCENAENERO, seguidamente aparecerá un listado el

cual el monto a pagar debe coincidir con el del listado definitivo que se

imprimió anteriormente, si los montos son iguales entonces se procede a

imprimirlo, guardando el archivo en la carpeta del Sistema para el pago de

la nómina (SIPMTMCB). A continuación, el sistema dará la opción de

ingresar o no a la Página Web del Banco para realizar el paso final para el

pago de la nómina. Indicando fecha y hora en que será procesada el pago

a los empleados.

7. ¿Cuándo se les entrega a los empleados su recibo de pago?

Luego de haber verificado a través del portal del Banco si fue aprobada la

solicitud para el pago de la nómina, posteriormente los empleados

deberán firmar una planilla donde conste que se les está pagando su

quincena.

8. ¿Quién, además de Ud. sabía como se manejaba este Sistema?

Cuando se instaló el Sistema hace como 6 años, un Administrador anterior

y mi persona fuimos los únicos en recibir la inducción del sistema. El

siguiente Administrador, ahora saliente, no conocía el Sistema, dejando la

responsabilidad en mi persona, trayendo como consecuencia que al

momento en que me encontrara fuera de la empresa, el manejo de las

diferentes operaciones administrativas-contables (envío de nómina, pagos

a proveedores, pagos de servicios, caja chica, etc.) que realizaba

quedaban a la deriva.




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