Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
09/04/2013
1
EP1001201
Protocol de nous procediments electrònics a la UIB
27 de març de 2013
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Index
Què és l’administració
electrònica?
Procediments electrònics a
la UIB. Implantació
Procediments electrònics a
la UIB. Conceptes generals
09/04/2013
2
1
Què és administració
electrònica?
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Definició d’administració
electrònica
Ús de les tecnologies de la informació i comunicacions (TIC) a las Administracions Públiques, combinat amb canvis
organitzatius i noves aptituds, amb la finalitat de millorar els serveis públics, els processos democràtics i reforçar les polítiques públiques.
http://www.youtube.com/watch?v=_r3MHptHmVk
09/04/2013
3
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Procediment administratiu no
electrònic
2. Omplir el formulari del procediment
1. Anar a l’administració corresponent
3. Adjuntar la documentació
6. Tramitar la petició
4. Signar la sol·licitud
5. Registrar l’entrada de la petició
9. Notificar la resolució a l’interessat
7. Signar la resolució de la petició
8. Registrar la sortida de la resolució
10. Arxivar la documentació
Participació del ciutadà sol·licitant del tràmit
Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Reconeix el dret dels ciutadans a relacionar-se amb les administracions públiques per
mitjans electrònics i regula els aspectes bàsics de la utilització de les tecnologies de la
informació en l’activitat administrativa, en les relacions entre les administracions
publiques així com en les relacions dels ciutadans amb aquestes amb la finalitat de
garantir els seus drets, un tractament comú davant les administracions i la validesa i
eficàcia de l’activitat administrativa en condicions de seguretat jurídica.
Article 1. 2. Àmbit de la lleiLes administracions públiques han d’utilitzar les tecnologies de la informació d’acord
amb el que disposa aquesta Llei, i assegurar la disponibilitat, l'accés, la integritat,
l’autenticitat, la confidencialitat i la conservació de les dades, les informacions i els
serveis que gestionin en l’exercici de les seves competències.
Article 1. 1. Objecte de la llei
09/04/2013
4
Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
• Dret a la protecció de dades de caràcter personal.
• Accés a la informació de manera segura y comprensible. Accés
universal i tots els canals i entorns .
• Garanties jurídiques.
• Interoperabilitat dels sistemes i solucions. Reconeixement de
documents electrònics i dels medis d’identificació i autenticació .
• Proporcionalitat, mesures adequades al tràmit. Requeriment de
les dades estrictament necessàries pel tràmit.
• Simplificació administrativa. Reducció de temps i terminis, i major
eficàcia i eficiència a la activitat administrativa.
• Transparència i publicitat.
Article 1. 4. Principis generals
Plataforma d’administració
electrònica
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Administració electrònica. Consisteix en automatitzar processos administratius amb
eines TIC amb transparència, seguretat tècnica i seguretat jurídica.
Plataforma. Sistema que serveix de base per fer funcionar determinats mòduls de hardware o
de software amb els que es compatible.
Font: CENATIC
Qualsevol persona física, jurídica o entitat que es relacioni, o sigui susceptible de relacionarsusceptible de relacionarsusceptible de relacionarsusceptible de relacionar----sesesese, amb les Administracions Públiques.
Estructures o medis, a través dels quals els usuaris poden accedir als serveisaccedir als serveisaccedir als serveisaccedir als serveis.S’inclou el canal presencial, telefònic i electrònic, així com d’altres que existeixen o puguin existir.
Àrea on es troben els recursos amb els que els ciutadans poden establir contacte directe o interacció directa, per a realitzar els tràmits. Objectiu: oferir a l’usuarioferir a l’usuarioferir a l’usuarioferir a l’usuari, de forma fàcil i integrada, l’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de ’accés a una sèrie de recursos i de serveisserveisserveisserveis dirigits a resoldre necessitats específiques o l’accés a la informació i serveis.
Recursos i sistemes de suport que permeten als empleats públics la gestió de les tasques gestió de les tasques gestió de les tasques gestió de les tasques administrativesadministrativesadministrativesadministratives associades als tràmits.
09/04/2013
5
Accés i lecturaAccés i lecturaAccés i lecturaAccés i lectura
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Procediment administratiu
electrònic
2. Omplir el formulari del procediment
1. Anar a l’administració corresponent
3. Adjuntar la documentació
6. Tramitar la petició
4. Signar la sol·licitud
5. Registrar l’entrada de la petició
10. Arxivar la documentació
7. Signar la resolució de la petició
8. Registrar la sortida de la resolució
9. Notificar la resolució a l’interessat
Accedir a la seu Accedir a la seu Accedir a la seu Accedir a la seu electrònicaelectrònicaelectrònicaelectrònica
Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel
procedimentprocedimentprocedimentprocediment
Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel
procedimentprocedimentprocedimentprocediment
Possibilitat de Possibilitat de Possibilitat de Possibilitat de conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les conèixer l’estat de les
peticionspeticionspeticionspeticions
Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació Nivell d’identificació segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel segons exigit pel
procedimentprocedimentprocedimentprocediment
Signada digitalmentSignada digitalmentSignada digitalmentSignada digitalment
Participació del ciutadà sol·licitant del tràmit
http://www.youtube.com/watch?v=7mMTDxUGxsQ&list=UU4li3bPhK6ImHeWrd0_q7vQ&index=9&feature=plcp
2
Procediments
electrònics a la UIB
Conceptes generalsUniversitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
09/04/2013
6
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Procediment electrònic vs.
Tramitació a través d’ESTEL
2. Omplir la sol·licitud
1. Accedir a UIBDigital
3. NO
6. Tramitar la petició
4. Automàtic amb usuari/clau d’UIBDigital
5. NO HI HA REGISTRE, retornar número
10. NO
7. Automàtic amb usuari/clau d’UIBDigital
8. NO HI HA REGISTRE
9. Avís per correu de la finalització
2. Omplir el formulari del procediment
1. Anar a l’administració corresponent
3. Adjuntar la documentació
6. Tramitar la petició
4. Signar la sol·licitud
5. Registrar l’entrada de la petició
10. Arxivar la documentació
7. Signar la resolució de la petició
8. Registrar la sortida de la resolució
9. Notificar la resolució a l’interessat
Tràmits a través d’ESTELConceptes generals (i)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Procediments amb tramitació inclosa (ESTEL)
09/04/2013
7
Tràmits a través d’ESTELConceptes generals (ii)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Sol·licitud. Inici d’un tràmit, o seguiment dels tràmits iniciats per una persona.
Resolució. Participació d’una persona en una de les fases d’un tràmit que no ha iniciat.
Tràmits a través d’ESTELInteroperatibilitat amb aplicacions internes (i)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
09/04/2013
8
Tràmits a través d’ESTELInteroperatibilitat amb aplicacions internes (ii)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (i)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
0
20000
40000
2008 2009 2010 2011 2012
Núm. Sol·licituds
0
20
40
60
2008 2009 2010 2011 2012
Tipus sol·licituds
Sol·licitud 2012
Guàrdies i permisos a compte de guàrdies - PAS 6d 22h 33m (2008) 4d 11h 32m
Vacances - PAS 7d 20h 20m (2008) 3d 0h 45m
Incidència horària- PAS 9d 19h 48m (2008) 4d 5h 21m
Permís d’absència per treballs exteriors - PDI 2d 14h 22m
Definició de places d'alumne col·laborador - PDI 8d 19h 26m
Sol·licitud d'alumne col·laborador - Alumne 25d 13h 46m (2011) 15d 16h 8m
Informe final de la plaça d'alumne col·laborador -
Alumne
23d 12h 13m
09/04/2013
9
Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (ii)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Alumne col·laborador
• Estalvi aproximat en tràmits administratius
de 3 mesos/persona1.
• En menys de dues convocatòries s’ha
aconseguit el retorn de la inversió (Temps de
desenvolupament < Temps estalviat en
tràmits).
• Estalvi al voltant de les 8.900 fulles de
paper2.
• Estalvi de 877 desplaçaments d’alumnes als
serveis administratius i al registre de la
universitat.
(1) Càlcul sobre 15 minuts de mitja per sol·licitud, que inclou la recepció i captació de la documentació, registre, organització, enviament, recepció als tutors de la
documentació, i publicació. 6 hores/dia laborable.
(2) Càlcul sobre 4 pàgines/sol·licitud (1 pàgina/sol·licitud, 3 pàgines/extracte) + 1 pàgina/llista_tutor.
970
1406
2117
0
500
1000
1500
2000
2500
2009-10 2010-11 2011-12
Inici de la sol·licitud
Tràmits a través d’ESTELResultats obtinguts (iii)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Absència per treball exterior
Previsions• Al voltant de 3.000 sol·licituds anuals.
• Estalviar 4.500 sol·licituds en paper més
possibles còpies.
• Estalviar 1.5001 hores de feina entre els
participants.
(1) S’ha calculat una ½ hora de tramitació per sol·licitud actual.
Resultats reals• 180 hores de feina. En menys de 5 mesos s’ha aconseguit el retorn de la inversió (Temps de
desenvolupament < Temps estalviat en tràmits).
227
238
87
122 126 126
0
50
100
150
200
250
Oct Nov Des Gen Feb Mar
09/04/2013
10
3
Procediments
electrònics a la UIB
ImplantacióUniversitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procediments Metodologia
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Definició del procés Definició de la interfície Formulari executable
BPM (Bussines Process Management)
Conjunt d’eines, tecnologies, tècniques, mètodes i
disciplines de gestió per a la identificació, modelització,
anàlisi, execució, control i millora dels processos de negoci.
09/04/2013
11
Implantació de procedimentsSol·licitud
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Projecte TIC
Visió estratègica
Planificació projectes anuals del CTI
Aprovació per part del Consell de Direcció
Servei
Visió funcional
Planificació tasques anuals de l’equip d’Administració
Electrònica
Aprovació per part de l’equip d’Administració Electrònica
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsPrincipis
Que diu la llei
L’aplicació de medis electrònics a la gestió dels procediments,
processos i serveis anirà sempre precedida de la realització d’un
anàlisi de redisseny i funcional i simplificació del procediment, procés
o servei, en el que es considerarà especialment:
• Supressió o reducció de la documentació requerida als ciutadans,
mitjançant la seva substitució por dades, transmissions de dades o
certificacions, o la regularització de la seva aportació al finalitzar la
tramitació.
• La previsió de mitjans i instruments de participació, transparència i
informació.
• Reducció dels terminis i temps de resposta.
09/04/2013
12
Responsables funcionals
• Coneixement
• Dedicació
• Implicació dels responsables i tècnics
• Actitud de millora del procés actual
• Criticidad
• Participació puntual externa
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsEquip de treball
Dil. Dim. Dic. Dij. Div. Dis. Diu.
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
Juny
Julio
l
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (i)
Representació gràfica del procediment. Utilitzam el Bizagi
Process Modeller.
Participants
Inici del
procediment
Finalitzacions
del
procediment
Tasques Comportes
Tasques especialsFluxes
09/04/2013
13
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (ii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment. Relació Participants-Temps.
Eliminació d’intermediaris.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea. Relació Nivell-Temps.
• Control de tasques. Automàtiques o manuals. Amb temps limitat.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
Procediments de molt llarga durada.
• Canvi al workflow.
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (iii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
3 rols diferents
Participació del
sol·licitant
09/04/2013
14
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (iv)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Mateixa sol·licitud per diferents
col·lectius
Resolvent predefinit
Resolvent calculat
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (v)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
El Director de Departament no
pot resoldre’s a ell mateix
Concessió i vist i plau a la
vegada
Actors indirectes (Serveis
Administratius i Servei de
Recursos Humans-PDI)
09/04/2013
15
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (vi)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Resolvents d’un mateix servei
2 àrees del mateix Servei
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (vii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Resolvents de diferents serveis
1 tasca vs. 2 tasques, del mateix
Servei
09/04/2013
16
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (viii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Interrupció de peticions per part d’un tercer
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (ix)
Control del fluxe
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
09/04/2013
17
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (x)
Control del fluxe, segons dates
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xi)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Eliminació d’errors
09/04/2013
18
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xiii)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
09/04/2013
19
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xiv)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició del procediment (xv)
Aspectes importants
• A quin col·lectiu va dirigit el procediment.
• Qui hi participa al procediment.
• Nivell de detall de les tasques dins l’àrea.
• Control de tasques.
• Unificar vs diversificar.
• Divisió dels procediments en fases independents.
• Canvi al workflow.
09/04/2013
20
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(i)
Organització dels camps específics Ordre Apartat Apartado Notes
1 Dades de la previsió d´hores Datos de la previsión de horas
Origen dels camps calculats i entrables C/T: Camp / Text E/C: Calculat / Entrable N?: Nul? Apt. Ord. C/T E/C Català Castellà N? Origen Observacions 1 1 T
1 2 T 1 3 C E Concepte o motiu Concepto o motivo No 1 4 C E Hores estimades
per realitzar Horas estimadas a realizar
No
1 5 T Periodo estimado 1 6 C E El / del dia El / del día No 1 7 C E al dia al día
1 8 C E Persones que hi intervindran
Persones que intervendrán
No
Text visualitzat en la pantalla AO: ApartatOrdre AO Tipus Notes Idioma Text 1.1 Paràgraf Català Excepcionalment i sempre que sigui per necessitats urgents del servei, els
responsables dels serveis o unitats administratives poden sol·licitar prèviament a la Gerent l'autorització per fer hores fora de la jornada de treball.
Castellà Excepcionalmente y siempre que sea por necesidades urgentes del servicio, los responsables de los servicios o unidades administrativas podrán solicitar previamente a la Gerente la autorización para realizar horas fuera de la jornada de trabajo.
1.5 Negreta Català Període estimat Castellà Periodo estimado
2.2 Avís Català Recordau que aquestes hores no es poden fer abans que la Gerència les hagi autoritzades
Castellà Recordad que estas horas no se pueden realizar antes de que la Gerencia las haya autorizado.
Documentació del disseny
Generació de plantilles
Usabilitat
Document del disseny Plantilla del disseny
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(ii)
Diferenciar blocsRelació
Informació-Item
Informació
09/04/2013
21
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(iii)
Variar la informació respecte dels
valors seleccionats
Formulari actual
Formulari antic
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(iv)
Relació
Informació-Item
Clarificar conceptes
09/04/2013
22
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(v)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(vi)
09/04/2013
23
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(vii)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(viii)
09/04/2013
24
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de la interfície(ix)
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació
Implantació de procedimentsDefinició de l’executable
09/04/2013
25
Gràcies per la vostra
atenció
Universitat de les Illes Balears Centre de Tecnologies de la Informació