Epik EAFIT Fecha y hora de creación 15/03/2018 8:53:00 · Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo

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Guía de formación

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Tabla de contenido Epik EAFIT .................................................................................................................. 1

Epik EAFIT .......................................................................................................................... 1 Proceso Gestión de Becas y Descuentos .......................................................................................... 1

Funcionalidades Proceso Gestión de Becas y Descuentos ........................................................................... 4 Módulo Finanzas .................................................................................................................................... 5

Asignación Exenciones ...................................................................................................................... 5 Contabilización de Alumno ................................................................................................................ 7 Contabilización de Grupos ............................................................................................................... 12 Corrección de Transacciones ........................................................................................................... 16 Crg Masiva Exenciones.................................................................................................................... 19 Entrada de datos de grupo ................................................................................................................ 24 Identificación Cargos Alumno ......................................................................................................... 26 Revisión de Transacciones ............................................................................................................... 29 Revisión de Facturas (Estudiante) .................................................................................................... 31 Transacciones Selección Masiva ...................................................................................................... 33

Crear Grupo de Contabilización Según Archivo ......................................................................... 34 Crear Grupo de Contabilización Según Consulta ........................................................................ 44

Módulo Registro Académico ................................................................................................................ 51 Consulta Aceptar Matrícula ............................................................................................................. 52

Consultar Tabla Aceptar Políticas y Reglamentos ....................................................................... 53 Reversar Confirmación de Horario y Generación de Factura ...................................................... 54

Funcionalidades Generales ................................................................................................................... 57 Visor de Consultas ........................................................................................................................... 57

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Proceso Gestión de Becas y Descuentos

Proceso Gestión de Becas y Descuentos

El objetivo de este proceso es aplicar y hacer seguimiento a los beneficios económicos y académicos que la Universidad ofrece a un estudiante sujeto a aprobación, según políticas y condiciones definidas por las diferentes dependencias de la Universidad.

A continuación es posible consultar la siguiente información sobre el proceso 'Gestión de Becas y Descuentos':

Alcance (#1)

Responsable (#2)

Entrada y Proveedor (#3)

Salida y Dependencia/Proceso (#4)

Actividades del proceso (#5)

Imagen del Flujo del proceso (#6)

Alcance

Este proceso contempla desde la solicitud de beca o descuento por parte del estudiante o la dependencia responsable de otorgar la beca, la asignación de la exención (beca o descuento) y la generación de la factura hasta su posterior seguimiento en los casos que sea otorgada.

Responsable

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Dirección de Desarrollo Humano

Dependencias que otorgan Becas y descuentos

Entrada y Proveedor

Entrada

Información necesaria para ejecutar el proceso

Proveedor

Dependencia o proceso que entrega la información de entrada

Listado de estudiantes para beca de bilingüismo

Dirección de Desarrollo Humano

Listado de estudiantes ser pilo paga Área de Cartera

Listado de fondo lengua extranjera Dirección de Desarrollo Humano

Solicitud de descuento Estudiante

Salida y Dependencia/Proceso

Salida

Información que sale de la ejecución del proceso

Dependencia o Proceso

Al que se le entrega la información de salida

Factura por derechos de matrícula Departamento Tesorería y Cartera

Aplicación de la exención Dirección Desarrollo Humano

Factura por incumplimiento políticas de beca Dirección de Idiomas

Estudiante

Actividades del proceso

Actividad ¿Cómo se soporta? Reportes

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Recibir solicitudes de becas o descuentos

No se soporta en Epik EAFIT

Ingresar beca o descuentos

Funcionalidad - Asignación exenciones Funcionalidad - Crg Masiva Exenciones

Reversar matrícula financiera

Funcionalidad - Consulta aceptar matrícula

Confirmar horario y generar factura nuevamente

Autoservicio Estudiante

Realizar matrícula

Autoservicio Estudiante

Realizar inscripción

Ver Procedimiento

Identificar estudiantes con curso perdido

Funcionalidad - Visor de consultas EA_NI020_HISTORIAL_CLASES_ESTUDIANTESBECA

Identificar estudiantes que se les generará factura por incumplimiento

No se soporta en Epik EAFIT

Contabilización del cargo por incumplimiento

Funcionalidad - Contabilización de alumnos Funcionalidad - Reversión de cargo Funcionalidad - Transacciones selección masiva Funcionalidad - Entrada de datos de grupo Funcionalidad - Contabilización de grupos Funcionalidad - Revisión de transacciones Funcionalidad - Corrección de transacciones Funcionalidad - Reversión de grupos

Generar factura Funcionalidad - Identificación Cargos Alumnos

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Funcionalidad - Creación Petición facturación Funcionalidad - Cancelación de Facturas Funcionalidad - Revisión Cancelación facturas Funcionalidad - Revisión de Facturas Funcionalidad - Resumen de Facturas de Alumno

Imagen del Flujo del proceso

Volver al Inicio (#HOME)

Funcionalidades Proceso Gestión de Becas y Descuentos

Funcionalidades Gestión de Becas y Descuentos

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En este componente se relacionan las funcionalidades que permiten ejecutar algunas actividades del proceso de Gestión de Becas y Descuentos, las cuales se encuentran en las próximas sesiones del manual agrupadas por los módulos en que se distribuye Epik EAFIT.

Módulo Finanzas

Módulo Finanzas

En este componente se agrupan las funcionalidades que se caracterizan por contribuir a un objeto en común, es decir, tienen una relación sobre la temática que soportan en el sistema.

En el módulo Finanzas del alumnado se agrupan las funcionalidades que permiten:

Gestionar las diferentes operaciones financieras en las que se puede ver inmerso un estudiante durante su proceso de formación.

Soportar la generación de facturas, aplicación de exenciones, reembolsos de matrículas y pagos por servicios académicos y transversales, gestión de cobros, gestión y mantenimiento de la información de la cuenta financiera de los estudiantes.

Asignación Exenciones

Asignación Exenciones

Este proceso permite asignar un tipo de exención a un alumno por ciclo lectivo para un Grado académico específico.

Paso a Paso

1. Ingresar a la siguiente ruta:

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Exenciones > Localización > Asignación Exenciones

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2. El sistema abre la página 'Asignación Exenciones' donde se debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar la información requerida en los campos 'Institución Académica', 'Unidad Negocio', 'Grado Académico'.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Añadir'.

3. El sistema abre una página adicional, donde se debe hacer clic en el icono al final de la lista.

Se adiciona una nueva línea donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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ID Persona

Se debe seleccionar el ID del estudiante al que se va a crear la beca o descuento.

Ciclo

Se debe seleccionar el ciclo lectivo para el cual se va a asignar la beca o descuento.

Código Beca / Descuento

Se debe seleccionar el código de exención que se desea asignar.

Luego de ingresar la información en los campos antes mencionados, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

Al dar clic en guardar, se completa la fecha de aprobación y el ID usuario que asigno la exención.

Tenga en cuenta: Para eliminar una exención ya asignada, se debe

hacer clic en el icono y luego en el botón 'Guardar'.


Contabilización de Alumno

Contabilización de Alumno

Esta funcionalidad permite la aplicación de transacciones financieras en las cuenta de un alumno, por ejemplo, se puede registrar la información de un cargo y pago.

Paso a Paso

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Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Contabilización de Alumno

2. En la página 'Contabilización de Alumno' diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de Negocio a la cual pertenece el estudiante.

ID

Buscar y seleccionar el ID del estudiante al cual se le va a contabilizar un cargo.

Tipo de Cuenta

Buscar y seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se le aplicara al estudiante.

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Ejemplo:

ACA Académico

ADM Admisión

MAT Matricula

Tipo Ítem

Seleccionar el Tipo de ítem del cargo o pago que va a contabilizar.

Ejemplo de cargos:

Cargo administrativo Matrícula Idiomas Belén

Incumplimiento Becas no formal

Matrícula Idiomas Medellín

Matrícula Idiomas Balsos

Matrícula Idiomas Sur

Matrícula Idiomas Laureles

Ejemplo de pagos:

Becas

Descuento idiomas

Pagos tarjeta crédito

Bancos

Traslado saldo a favor

Pago deducción de nomina

ID usuario

El sistema muestra de manera informativa el usuario que está realizando la contabilización.

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Fecha/Hora Línea Grupo

El sistema muestra de manera informativa la fecha y hora actual.

N° Secuencia Línea

Es un consecutivo que genera el sistema.

Luego de diligenciar los campos descritos anteriormente se debe hacer clic en 'Añadir.

3. El sistema abre la página 'Contzn Alumno' donde se visualiza la Unidad de negocio, ID y Nombre del alumno y el Saldo de la cuenta del estudiante.

En esta página se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Cuentas Alumno

Este link permite obtener mayor información de los movimientos y saldos del alumno.

En caso de ingresar al link se debe hacer clic en el botón 'Volver' , de esta forma el sistema regresa a la página 'Contzn Alumno' para proceder con el registro del cargo.

Importe

Ingresar el valor del cargo a cobrar o pago sin decimales.

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Moneda

El sistema trae la moneda por defecto y es COP Peso Colombiano.

Ciclo

Seleccionar el ciclo lectivo al que corresponde el cargo o pago a contabilizar.

Pasarela Local

En esta sección es posible seleccionar el 'Tipo Selección Programa Académico', para esto se debe marcar el campo 'Información académica' u 'Otro'. El sistema muestra al que el estudiante está inscrito por defecto.

Grado Académico

Seleccionar el Grado Académico al cual pertenece el estudiante. Este campo es obligatorio.

Tenga en Cuenta: El estudiante debe estar activo para el Grado Académico seleccionado.

Programa Académico

Seleccionar el Programa Académico al cual pertenece el estudiante. Este campo es obligatorio.

Número Referencia

Este campo permite detallar (en 30 caracteres) el cargo que se está contabilizando, se debe dar una descripción del cargo o pago que se le está ingresando al estudiante de forma informativa para el área según las necesidades.

Tenga en Cuenta:

* En caso de que se haya realizado una deducción se debe diligenciar el número de documento del empleado.

* Para el caso de una contabilización de una reversa de nómina, se debe diligenciar el documento de identidad de la persona a la cual se le esta aplicando la contabilización.

Fecha Efectiva Ítem

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Se debe indicar el día de la contabilización del cargo o el pago generado al alumno.

F Vecim

Debe ser una fecha posterior a la del día de la contabilización del cargo o pago generado al alumno.

Información Académica

Este link permite acceder a una visualización, solo informativa, de la historia académica del alumno.

Contzn

Se debe hacer clic en el botón 'Contzn', de esta forma el sistema guarda el registro e inmediatamente el campo 'Saldo' ubicado en el encabezado de la página se actualiza con el valor registrado.

Adicionalmente al final de la pagina se grisan los siguientes campos posterior a la contabilización de cargo o el pago del alumno: 'Fecha Contzn' 'Fecha Efectiva Ítem', 'F Vencim'.

Tenga en Cuenta: La fecha Contzn debe coincidir con el envío a la contabilidad en Sofsin, cuando se corra el proceso que corresponde.

Nueva Transacción

Este botón permite registrar mas cargos para el mismo u otro alumno.


Contabilización de Grupos

Contabilización de Grupos

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Esta funcionalidad permite contabilizar , cargos y pagos, para un grupo de alumnos u organizaciones.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > Contabilización de Grupos

2. El sistema abre la página 'Contabilización Transacciones', donde se debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' y en el campo 'ID Control Ejecución' ingresar el ID sin espacios o caracteres especiales.


3. El sistema abre la página 'Contabilización Trns' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Unidad de Negocio

Se selecciona la unidad de negocio correspondiente.

Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo grupo de contabilización según corresponda, por ejemplo: Matrículas, Contratos terceros o varios cartera.

ID Grupo inicial

Hace referencia al número del grupo creado a contabilizar, este es generado por el sistema previamente en la ejecución de la funcionalidad Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo

ID Grupo Final

Hace referencia al número del grupo creado a contabilizar (rango de grupos), este es generado por el sistema. previamente en la ejecución de la funcionalidad Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo

ID Usuario

Seleccionar el usuario de quien ejecuta el proceso.

Asignado a ID Usuario

Se debe diligenciar si se requiere enviar la información a otra persona.

Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

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4. Luego de Guardar, se debe hacer clic en el botón 'Ejecutar' y el sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos'.

En 'Lista Procesos' se debe seleccionar 'Contabilización de Grupos', de cualquiera de los dos 'Tipo Proceso': 'COBOL SQL' o 'SQL COBOL'

Posteriormente se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.

5. El sistema regresa a la página 'Contabilización Trns' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.

Ubicarse en la pestaña 'Lista de Procesos' y seleccionar el último proceso ejecutado. Tener en cuenta las siguientes variables:

Estado Ejec

Debe quedar en estado 'Correcto'.

Estado Distribución

Debe quedar en estado 'Enviado'. Si el estado se visaliza en 'En cola' se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede en 'Correcto'.

Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y revisar que en el mensaje se valide la carga del archivo.

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Corrección de Transacciones

Corrección de Transacciones

Esta funcionalidad permite consultar y actualizar los detalles de una transacción de un grupo de alumnos antes de contabilizar.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Proceso de Grupos > Corrección de Transacciones

2. El sistema abre la página 'Corrección de Transacciones', donde se pueden encontrar todos los grupos y su estado.

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Se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Se debe seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatoria)

ID Grupo

Se debe diligenciar manualmente en caso de ser requerido un ID especifico, de lo contrario el sistema trae la lista de todos los ID grupo existentes para a unidad de negocio seleccionada.

Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Buscar'.

3. El sistema arroja el listado de todos los campos con errores. Se puede encontrar: 'No Contzado' y 'Errores', ninguno de estos dos estados refleja movimiento en la cuenta del cliente.

Tenga en Cuenta: El usuario administrativo siempre debe realizar esta consulta para validar si hubo errores en la contabilización del grupo.

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4. Luego de seleccionar el registro deseado, el sistema abre la página 'Corregir Transacciones' donde es posible corregir los errores que se requieran cambiar, como por ejemplo tipo de cuenta, tipo de ítem, importe, ciclo, grado académico, programa, entre otros.

Después de realizar las modificaciones necesarias se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

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Crg Masiva Exenciones

Crg Masiva Exenciones

Este proceso permite asignar masivamente un tipo de exención a un grupo de alumnos por ciclo lectivo para una Institución, Unidad de negocio y Grado académico específicos.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Exenciones > Localización > Crg Masiva Exenciones

2. El sistema abre la página 'Crg Masiva Exenciones', donde se debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar el 'ID Control Ejecución', el cual no debe contener espacios, caracteres especiales, acentos o la letra 'ñ'.


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3. El sistema abre una página adicional donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Añadir Anexo

Desde este botón es posible seleccionar el archivo de EXCEL que contiene los registros para la asignación masiva de becas y/o descuentos.

Tener en cuenta las siguientes observaciones respecto al archivo a cargar:

Los datos del estudiante que debe contener el archivo son los siguientes, en el mismo orden en que son mencionados: 'Emplid ID', 'Código del País', 'Tipo de documento', 'Número de documento'.

El archivo debe estar guardado en formato delimitado por comas (CSV).

Eliminar Archivo

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Este botón se habilita luego de cargar un archivo, y permite retirar el archivo cargado.

Ver anexo

Este botón se habilita luego de cargar un archivo, y permite visualizar el archivo cargado.

Institución

Seleccionar el valor 'EAFIT'.

Grado Académico

Seleccionar según corresponda.

Ciclo Lectivo

Seleccionar el ciclo en el cual se va a registrar la exención.

Unidad Negocio


Código Beca / Descuento

Seleccionar la beca y/o descuento a aplicar.

Valor

Este campo se comporta de la siguiente forma:

Si la exención es de tipo Porcentaje o Fijo, el sistema trae el valor de forma automática, y no es posible editarlo.

Si la exención es de tipo Variable, el valor es posible editarlo.

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4. Luego de diligenciar los campos antes mencionados, se debe hacer clic en el botón 'Ejec' para ejecutar el proceso.

El sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos' donde se debe seleccionar el proceso 'EACAREXE' y hacer clic en el botón 'Aceptar'.

5. Después de aceptar el proceso, el sistema regresa a la página principal, donde se debe hacer clic en el botón 'Monitor Procesos' para validar la finalización del proceso.


Estado Ejec

Debe quedar en estado 'Correcto', si el estado se visualiza en 'En cola' se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede en 'Correcto'.


Debe quedar en estado 'Enviado'.

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Es posible verificar si la carga del archivo fue efectiva haciendo clic en el enlace 'Detalles', de esta forma el sistema abre la página 'Detalle Proceso', donde se debe hacer clic en el enlace 'Registro/Rastreo'.

El sistema abre la página 'Registro/Rastreo' donde se debe seleccionar de la 'Lista de Archivos' el último archivo, este descarga en EXCEL el detalle de la carga masiva de las exenciones.

El archivo contiene un campo de observaciones, donde se puede revisar si la carga fue o no efectuada de forma correcta.

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Tenga en cuenta: Para verificar si la exención quedó aplicada, se debe

ingresar a la ruta Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Exenciones > Localización > Asignación Exenciones, allí se

debe buscar el estudiante y el sistema muestra las exenciones que tenga relacionadas.


Entrada de datos de grupo

Entrada de datos de grupo

Este proceso define el estado de los datos de transacciones guardados masivamente en espera hasta que el grupo de alumnos se haya contabilizado.

Paso a paso

1. Acceda a Epik y luego ingrese a la siguiente ruta

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de grupos > Entrada de datos grupo

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2. Una vez se ingresa a la ruta descrita anteriormente, debe completar los filtros con la información que posea y dar clic en el botón "Buscar"

3. Luego de dar clic en el botón "Buscar" el sistema abre una ventana con la información del grupo ingresado en los filtros, dicha ventana se encuentra dividida en 2 pestañas: Entrada de Grupo y Entrada Línea Grupo.

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En la primera pestaña (Entrada de Grupo) el sistema muestra la información general del importe total a contabilizar de todas las personas que se encuentran en el grupo, esta información se debe dejar tal cual la carga el sistema.

En la segunda pestaña (Entrada Línea Grupo) el sistema muestra el detalle de cada una de las líneas (personas) que están incluidas en el grupo a contabilizar, en esta ventana se puede ver entonces por ejemplo el importe cargado, el tipo de cuenta y el tipo de ítem de cada uno de los integrantes del grupo.

4. Luego de visualizar y comprobar los datos que requiera, finalice la transacción dando clic en el botón "Guardar".

Volver al inicio. (#Inicio)

Identificación Cargos Alumno

Identificación Cargos Alumno

Esta funcionalidad permite identificar los cargos pendientes por facturar para un alumno específico.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema de Alumnos > Identificación Cargos Alumno

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2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar la 'Unidad Negocio' según corresponda y hacer clic en el botón 'Buscar'.

3. El sistema abre automáticamente la página 'Identificación Cargos Alumno' donde se deben diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente imagen:

ID

Se diligencia el ID del alumno si se conoce o se busca en la lupa

Tipo Dirección

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Se debe diligenciar el campo Tipo de dirección 'HOME' siempre esta opción.

ID Facturación

En el campo ID facturación se elige la requerida dependiendo de los ítems a facturar. Ejemplo: FACTACAD.

En la sección 'Fecha/Días Vencim', se selecciona la 'F Vencim', el campo 'Días Vencim' no es muy utilizado.

Tenga en Cuenta: El campo F Vencimiento no es obligatorio, sin embargo, es necesario digitarlo

4.Se selecciona la línea correspondiente del ítem a facturar en la sección 'Info Cuenta'. Si el estudiante tiene más de un cargo se debe seleccionar el que no tenga valor en el campo 'Impt Facturado'.

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5. Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar' y con esto queda generada la factura.

Volver al Inicio (#Inicio)

Revisión de Transacciones

Revisión de Transacciones

Esta funcionalidad permite consultar la información de grupos después de la contabilización.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Proceso de Grupos > Revisión de Transacciones

2. El sistema abre la página 'Revisión de Transacciones', donde se pueden encontrar todos los grupos y su estado.

Para realizar una búsqueda se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Unidad Negocio

Se debe seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatoria)

ID Usuario

Se selecciona el usuario autorizado de ser requerido un ID específico.

ID Grupo

Se debe diligenciar manualmente en caso de ser requerido el ID especifico, dado por el sistema en la funcionalidad “Entrada de datos de grupo”.

3. Luego de seleccionar el registro deseado, se debe validar en la 'Información Control' que los valores de los campos 'Total Contzdo' y 'Recuento Contabilizado' sean los correspondientes al archivo cargado.

Total contzdo

Indica el valor en pesos a contabilizar.

Rcto Contabilizado

Indica la cantidad de líneas a contabilizar

Ejemplo: En caso de ser un archivo de Asobancaria se debe tener claridad sobre el valor total a contabilizar y la cantidad de líneas, con el fin de validar la información correspondiente.

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Tenga en cuenta: en caso de no estar contabilizado el grupo estos dos campos aparecerán en cero (0).


Revisión de Facturas (Estudiante)

Revisión de Facturas (Estudiante)

Herramienta para consultar la actividad de facturación de la cuenta de un alumno, por ID se consulta la información de historial de facturación de un alumno.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema de Alumnos > Revisión de Facturas

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2. El sistema abre la página 'Revisión de Facturas' donde se deben diligenciar los criterios de búsqueda: 'Nº Factura', 'ID', Estado Facturación'.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar'.

3. El sistema una página donde muestra el detalle de las facturas asociadas al estudiante, en la pestaña 'ID Empleado Info Factura' se puede revisar el 'Número de Factura', 'Estado de Facturación', 'Total Facturado' 'Fecha de Vencimiento', entre otros datos informativos.

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4. En la pestaña 'Detalle de Factura' se puede revisar todos los ítems facturados.

5. En la pestaña 'Mensajes de Facturación' se puede visualizar los mensajes que por defecto trae la factura impresa, son mensajes informativos parametrizados.


Transacciones Selección Masiva

Transacciones Selección Masiva

La selección Masiva de Transacciones permite crear masivamente entradas de grupo de alumno.

Con esta funcionalidad es posible ejecutar las siguientes acciones en el sistema:

Crear Grupo de Contabilización Según Archivo

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Crear Grupo de Contabilización Según Consulta

Ruta

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Procesos de Grupos > Transacciones Selección Masiva




Volver a la Funcionalidad

Permite crear masivamente entradas de grupo de alumnos a partir de un archivo plano que identifique a los destinatarios de un contrato específico o de una contabilización masiva especifica.

Paso a Paso


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2. El sistema abre la página 'Transacciones Selección Masiva', allí es necesario ubicarse en la pestaña 'Añadir un valor', y digitar el 'ID Control Ejecución', el cual no puede contener caracteres especiales, espacios o puntuación.

3. El sistema abre la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se deben diligenciar los campos que componen las siguientes secciones:

Parámetros

Selección Integrantes

Detalles Línea / Parámetros Reversión

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Parámetros

En esta sección se deben diligenciar los siguientes campos:

Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatorio)

Tipo Grupo

Seleccionar el tipo grupo de contabilización según corresponda. (Obligatorio)

C - Contrato Terceros (Siempre que sea organización se debe escoger este tipo de grupo)

M - Matriculas

V- Varios cartera

ID Origen

Seleccionar el ID Origen según corresponda. (Obligatorio)

EST - Estudiante

ORG - Organización

Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo de grupo según corresponda:

Grupo Alumnos

Gp Org Externa

Tipo Transacción

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Tipo transacción es una lista desplegable que muestra las opciones de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior 'Tipo Grupo'.

En caso de haber seleccionado 'Grupo Alumnos' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos personales

Seleccionar si se va a cargar una deuda.

Pagos Personales

Seleccionar si se le va a asignar un pago al estudiante, por ejemplo, una exención.

Reversión Cargo Pers

Seleccionar si se va a reversar un cargo asignado a un grupo de estudiantes.

En caso de haber seleccionado 'Gp Org Externa' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos CPTV (corporativos)

Seleccionar si se va a cargar un cargo.

Pagos Corporativos

Seleccionar si se va a asignar un pago a la corporación.

Cuadrar Grupo

Se debe desmarcar este campo, por defecto viene marcado.

Notificación

Permite notificarle al estudiante por medio de un correo que tiene una nueva factura.

Tener en Cuenta: Solo se habilita cuando se está realizando una carga para incumplimiento de política de becas.

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Total Control

Indicar el valor total en pesos del archivo que se va a cargar, este campo no es obligatorio (control).

Recuento Control

Indicar la cantidad de líneas a registrar en la carga, este campo no es obligatorio (control).

Creación Nuevo Cargo

El sistema trae este campo marcado por defecto siempre y cuando sea un cargo diferente a matrícula o contrato a tercero y se debe mantener de esta forma.

Tener en Cuenta: Para los demás cargos no se debe habilitar.

Selección de integrantes

En esta sección se deben especificar los IDs que se van a procesar en una transacción determinada.

Herram Selección

Este campo tiene las siguientes opciones:

Motor Ecuaciones

Esta opción no se va a usar para la Universidad EAFIT.

PS Gestor de Consultas

Permite realizar de manera masiva consultas sobre la información que gestiona 'Epik' a un grupo de estudiantes en específico.

Archivo Externo

Tener en cuenta las siguientes condiciones que debe cumplir el archivo a cargar:

o Debe ser con extensión 'txt'.

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o Debe contener solo el ID del estudiante o los estudiantes si tienen el mismo valor, si tienen diferentes valores se debe incluir otra columna con el valor.

o No se debe nombrar las columnas para no generar error en la carga.

o Debe contener solamente el ID de la organización, si tienen el mismo valor, si tienen diferentes valores se debe incluir otra columna con el valor.

Al seleccionar 'Archivo Externo' el sistema habilita las opciones para gestionar el archivo a cargar.

o Cargar Archivo

Este botón permite seleccionar el archivo que se va a cargar.

o Creación Mapa Campos

Se debe hacer clic en este enlace para indicarle al sistema los campos que trae el archivo, de forma automática se abre la página 'Mapa Archivo Selec Integrantes' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Mapa Archivos

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Ingresar nombre del mapa para identificarlo, este no debe contener espacios o caracteres especiales.

Público

Este campo se puede o no seleccionar. Si se activa cualquier persona puede ver el mapa en la misma funcionalidad.

Tipo de Archivo

Se puede seleccionar Separado o Plano.

* Separado: Indica que es un archivo separado por algún carácter, en el campo 'Separador Campo' se debe seleccionar el valor 'Punto y coma'.

* Plano: El archivo a cargar debe contener los campos listados en la sección 'Mapa Campos'.

Por ejemplo, si el archivo contiene el campo 'EMPLID', en 'Posición Inicial' se debe ingresar el valor '1' y en 'Longitud Campo' se debe ingresar el valor '10'.

Los demás campos se diligencian de acuerdo a la estructura o secuencia del archivo que se requiere subir al sistema.

Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Aceptar' y el sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva',

Mapa Campos

El sistema trae de forma automática el nombre creado en la definición de Mapa de Campos detallada anteriormente.

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Vista Previa Resultados Selec

Una vez se carga y se crea el mapa de campos, el sistema habilita el enlace 'Vista Previa Resultados Selec', el cual permite visualizar la estructura del archivo a cargar.

Detalles Línea / Parámetros Reversión

Tipo Cuenta

Seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se va a parametrizar en la cuenta del alumno, para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo tipo de cuenta, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de cuenta que corresponda.

Tener en cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'CTC - Contrato terceros comercial'.

Tipo Ítem

Seleccionar según corresponda, para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo tipo de ítem, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de ítem que corresponda.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'Facturación Matriculas Empresa' si se trata de un tipo Transacción 'Cargos personales', si es 'Pagos Personales' se debe seleccionar 'Pago con Contrato Comercial'.

Descripción

El sistema trae la descripción según el ítem seleccionado.

Importe Ítem

Se debe diligenciar solo cuando el valor del cargo aplica igual para todos los estudiantes.

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Ciclo



El sistema trae por defecto la fecha del día actual.

F Vencim

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Cargos Personales'.

Se debe diligenciar dependiendo del tipo ítem. Por ejemplo, para un ítem de 'Incumplimiento Beca' no se tiene fecha de vencimiento, pero para el ítem 'Carné' se debe tener una fecha establecida para el pago de factura.

Restringir Pago a Cuenta

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Pagos Personales'.

Este campo se debe marcar para indicar la aplicación del pago a una cuenta específica.

Tener en Cuenta: La carga masiva de pagos no se recomienda por no permitir la restricción de la factura.

Nº Referencia

Se debe describir el tipo de carga que se está realizando, este campo es opcional diligenciarlo.

Grado Académico

Seleccionar según corresponda. para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo grado académico, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el grado académico que corresponda.

Programa Académico

Seleccionar según corresponda. para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo Programa académico, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de programa académico que corresponda.

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Código Motivo Línea

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Reversión Cargo Pers'.

Seleccionar según sea el motivo de la reversa, puede ser 'EDIG' error de digitación, 'FECH' error en fecha, entre otros.

Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.


En 'Lista Procesos' se debe seleccionar el proceso 'LC_SSFGR_PS' y luego hacer clic en el botón 'Aceptar'.

5. El sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.


Estado Ejec



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Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y en la opción 'Reg Mensajes' indica el grupo que se creó.





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Permite crear masivamente entradas de grupo de alumnos a partir de la ejecución de una consulta predefinida que identifique a los destinatarios de un contrato específico o de una contabilización masiva específica.

Paso a Paso



2. El sistema abre la página 'Transacciones Selección Masiva', allí es necesario ubicarse en la pestaña 'Añadir un valor', y digitar el 'ID Control Ejecución', el cual no puede contener caracteres especiales, espacios o puntuación.

3. El sistema abre la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de negocio según corresponda.

Tipo Grupo

Seleccionar el tipo grupo de contabilización según corresponda:

C - Contrato Terceros (Siempre que sea organización se debe escoger este tipo de grupo)

M - Matriculas

V- Varios cartera

ID Origen

Seleccionar el ID Origen según corresponda:

EST - Estudiante

ORG - Organización

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Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo de grupo según corresponda:

Grupo Alumnos

Gp Org Externa

Tipo Transacción

Tipo transacción es una lista desplegable que muestra las opciones de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior 'Tipo Grupo'.

En caso de haber seleccionado 'Grupo Alumnos' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos personales

Seleccionar si se va a cargar una deuda.

Pagos Personales

Seleccionar si se le va a asignar un pago al estudiante, por ejemplo, una exención.

Reversión Cargo Pers

Seleccionar si se va a reversar un cargo asignado a un grupo de estudiantes.

En caso de haber seleccionado 'Gp Org Externa' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos CPTV (corporativos)

Seleccionar si se va a cargar un cargo.

Pagos Corporativos

Seleccionar si se le va a asignar un pago a la corporación.

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Cuadrar Grupo

Se debe desmarcar este campo, por defecto viene marcado.

Notificación

Permite notificarle al estudiante por medio de un correo que tiene una nueva factura.

Tener en Cuenta: Solo se habilita cuando se está realizando una carga para incumplimiento de política de becas.

Total Control

Indicar el valor total en pesos del archivo que se va a cargar, este campo no es obligatorio (control).

Recuento Control

Indicar la cantidad de líneas a registrar en la carga, este campo no es obligatorio (control).

Creación Nuevo Cargo

El sistema trae este campo marcado por defecto siempre y cuando sea un cargo diferente a matrícula o contrato a tercero y se debe mantener de esta forma.

Tener en Cuenta: Para los demás cargos no se debe habilitar.

Herram Selección

Seleccionar la opción 'PS Gestor de Consultas'.

Nombre Consulta

Ingresar la consulta diseñada para la carga masiva. En el enlace Inicio Gestor de consultas se visualizan las consultas existentes

Tipo Cuenta

Seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se va a parametrizar en la cuenta del alumno.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'CTC - Contrato terceros comercial'.

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Tipo Ítem

Seleccionar el tipo de ítem al cual se va a contabilizar el cargo.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'Facturación Matriculas Empresa' si se trata de un tipo Transacción 'Cargos personales', si es 'Pagos Personales' se debe seleccionar 'Pago con Contrato Comercial'.

Descripción

El sistema trae la descripción según el ítem seleccionado.

Importe Ítem

Se debe ingresar el valor del cargo.

Ciclo



El sistema trae por defecto la fecha del día actual.

F Vencim

Se debe diligenciar dependiendo del tipo ítem. Por ejemplo, para un ítem de 'Incumplimiento Beca' no se tiene fecha de vencimiento, pero para el ítem 'Matrícula' se debe tener una fecha establecida para el pago de factura.

Nº Referencia

Se diligencia con información que permita identificar la consulta realizada, este campo es opcional diligenciarlo.

Grado Académico


Programa Académico


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Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.


En 'Lista Procesos' se debe seleccionar el proceso 'LC_SSFGR_PS' y luego hacer clic en el botón 'Aceptar'.

5. El sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.


Estado Ejec




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Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y en la opción 'Reg Mensajes' indica el grupo que se creó.



Módulo Registro Académico

Módulo Registro Académico

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En este componente se agrupan las funcionalidades que se caracterizan por contribuir a un objeto en común, es decir, tienen una relación sobre la temática que soportan en el sistema.

En el módulo de Registro Académico se agrupan las funcionalidades que permiten:

Introducir, evaluar y procesar toda la información académica de los estudiantes activos en los programas académicos, mejorando la calidad y control de la información.

Configurar los cursos, requisitos de inscripción, activación y cargas de trabajo de los docentes, activación de estudiantes, programas y periodos académicos, inscripciones y cancelaciones de clase, entre otros.

Consulta Aceptar Matrícula

Consulta Aceptar Matrícula

Esta funcionalidad permite consultar el estado de aceptación de matrícula que fue generado ya sea por un estudiante o un administrativo, con la funcionalidad se puede adicionalmente conocer el número de la factura asociada a una inscripción de clase confirmada. Con la funcionalidad consultar aceptar matrícula se puede hacer reversas de matrículas financieras y académicas cuando se requieran hacer modificaciones en el estado de matrícula del estudiante, ejemplo cuando se presenten cancelaciones, cambios de grupos, errores en la generación de factura, entre otros.

A través de esta funcionalidad es posible ejecutar las siguientes acciones en el sistema:

Consultar Tabla Aceptar Políticas y Reglamentos

Reversar Confirmación de Horario y Generación de Factura

Ruta

Menú Principal > Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Consulta Aceptar Matrícula

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Permite validar que el estudiante o administrativo haya confirmado la matrícula.

Paso a Paso



2. El sistema abre la página 'Consultar Matrícula' donde se deben ingresar los criterios de búsqueda para los cuales se tenga información.


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3. Después de seleccionar el registro requerido, el sistema abre una página adicional con los detalles relacionados.

El campo 'Fecha Ejecución' corresponde a la fecha de aceptación de las Políticas y Condiciones.





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Permite liberar las reservas de cupos y la factura generada cuando se confirmó una matrícula.

Paso a Paso



2. El sistema abre la página 'Consultar Matrícula' donde se deben ingresar los criterios de búsqueda para los cuales se tenga información.


3. Luego de seleccionar el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se deben realizar las acciones descritas debajo de la siguiente imagen:

Seleccionar la línea de la factura que se necesita reversar, marcando la caja que se encuentra al inicio de esta .

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Tenga en cuenta: En caso de no marcar la factura, el sistema permite continuar pero la reversión no se efectúa.

Desmarcar o dejar marcado el campo 'Baja Académica' según corresponda de la siguiente forma:

Desmarcar

Se debe desmarcar el campo 'Baja Académica' si se requiere que el estudiante siga activo en la parte académica.

Dejar marcado

Se debe dejar marcado el campo 'Baja Académica' si se requiere que el estudiante permanezca inscrito en el mismo grupo (para no perder cupo) pero que se cancele la aceptación de matricula y que esta pase a pendiente.

En el campo 'Motivo de Reversión' siempre se debe especificar la razón por la que se está realizando la reversa financiera y/o académica.

Financiera

Especificar los montos de devolución.

Académica

Especificar si se trata de cambio de clase o si corresponde a una liberación total de una reserva de cupo.

4. Luego de seleccionar las acciones requeridas, se debe hacer clic en el botón 'Reversar', el sistema arroja un mensaje de confirmación al que se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.

Después de esto, el botón 'Reversar' pasa a grisado .

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Funcionalidades Generales

Funcionalidades Generales

Hace referencia a aquellas funcionalidades que no están relacionadas a un módulo de Epik EAFIT específico.

Visor de Consultas

Visor de Consultas

Esta funcionalidad permite generar reportes financieros, académicos, y de cualquier otro tipo de información contenida en Epik, de forma que los usuarios puedan acceder a informes preestablecidos y hacer consultas de información. Los Informes son previamente creados vía Query, donde se puede manipular los filtros y variables de información para construir el informe deseado.

Paso a Paso


Menú Principal > Herramientas de Informes > Consultas > Visor de Consultas

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2. El sistema abre la página del Visor de Consultas donde se debe escribir el nombre de la consulta o en su defecto usar un nombre y adicionar un comodín, por ejemplo (%EA).

Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar', lo cual permite que el sistema liste todas las consultas posibles con los criterios dados.

3. En el resultado de búsqueda en la opción 'Vista Carpeta' es posible seleccionar la carpeta a visualizar Ejemplo FINANZAS.

O seleccionar la opción 'Todas las Carpetas', la cual permite ver todas las consultas que se tienen creadas en el sistema.

Luego se debe hacer clic en la consulta requerida en el formato en el que se desea ver el resultado de la consulta:

Ejecutar en HTML

Ejecutar en Excel

Ejecutar en XML

El sistema muestra los criterios Id SET, Unidad de negocio, Tipo de ítem, Ciclo Lvo Cta, entre otros, sean obligatorios o no.

Ejecutar en HTML

En esta opción se abre otra página para diligenciar filtros como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta, allí se puede descargar el

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resultado de la consulta seleccionada, en 'Hoja de cálculo Excel', 'Archivo Texto CSV' o 'Archivo XML'.

Ejecutar en Excel

Esta opción abre directamente la página de Excel. Diligenciar los filtros que pide la consulta en caso de que aplique como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.

Esta opción descarga el resultado en un archivo de Excel.

Ejecutar en XML

Si se selecciona XML, abre otra página en la cual permite diligenciar filtros como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.

Añadir a Favoritos

Esta opción va agregando las consultas en la parte inferior de la página, en una lista llamada 'Mis Consultas favoritas'.


Documents

Epik EAFIT Fecha y hora de creación 15/03/2018 8:53:00 · Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo