Erp

SELECCIÓN Y DEFINICIÓN DE UN PROVEEDOR Y PLATAFORMA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN ERP

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Datos de la Empresa

ACME ENTERPRISE es una de las principales plataformas logísticas del Mediterráneo. Ubicada en el del Puerto de Barcelona, esta moderna terminal desarrolla una amplia actividad de tráfico intermodal de contenedores para el Sur de Europa.

Tiene presencia en 6 países (España, Turquía, México, Brasil, Colombia, Perú), donde existen un total de 6 ubicaciones. Cada una de las terminales tiene un ERP diferente.

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Selección del ERP – CRITERIOS

Especificación de criterios para hacer una primera preselección de las ofertas. Tipos de Criterios ponderados de Evaluación.

Criterios FuncionalesFunciones que cumple el Sistema y procesos que contempla.

Criterios TécnicosNecesidades de Hardware y equipamiento técnico necesarios para utilizar el producto.

Criterios EconómicosRelacionados con el costo de las licencias, servicios de mantenimiento y de implementación.

Criterios de ServicioPuntos específicos del servicio que brinda el proveedor en términos de implementación y soporte.

Criterios de ProveedorPermiten la evaluación en términos de crecimiento, facturación anual, ubicación, otros clientes y experiencia.

Criterios EstratégicosPlanes de negocio y plan estratégico de la compañía.

ITEM DESCRIPCIONPROVEED

ORPONDER

ADOVALOR

Propósito principalÁrea funcional en la que se especializa o enfoca el sistema. El sistema en general tendrá una orientación contable o logística, determinar si la fortaleza del sistema está en los módulos que la empresa necesita.

8 4

Áreas soportadas

Áreas o funciones de la empresa que son comprendidas y soportadas por el ERP. Grado de cobertura de los requerimientos. Se reflejarán en los diferentes módulos que se pueden implementar. Por ejemplo: Contable, financiera, control de gestión, comercial, logística, producción, recursos humanos, entre otros. Tener en cuenta cuales son imprescindibles.

8 3

Adaptabilidad y flexibilidadNivel de parametrización en general. En este punto se debería evaluar cuanto de la empresa viene comprendido en el estándar, cuanto se puede parametrizar y cuanto se debe desarrollar por fuera del estándar y si esto es posible.

8 4

Facilidad de parametrizaciónEvaluar si la necesidad de un cambio o el mantenimiento de la parametrización en general no es una tarea muy compleja

10 4

Facilidad para hacer desarrollos propios

Posibilidad de desarrollar aplicaciones sobre el sistema que interactúen con la funcionalidad estándar.

10 3

Interacción con otros sistemasInterfaces estándares que permitan comunicación con otros sistemas o posibilidad de desarrollo de las mismas.

5 3

Soporte específico de algunos temas

Por ejemplo normas ISO-9000, e-bussiness, agregar algún punto que pueda ser importante por la actividad de la empresa.

5 1

Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 3

LocalizacionesPosibilidad de adecuar el cálculo de impuesto y presentaciones a las normas impositivas del país. Requerimientos impositivos, reportes de carácter provincial y nacional: Percepciones de cada provincia, libro IVA compras, IVA Ventas, SICORE.

8 3

Presentaciones legales.Herramienta para extracción de libro diario para posterior digitalización.Estructuras de balance adaptables

5 3

Comunicación con BancosComunicación electrónica con bancos para manejo de depósitos, boletas, acreditaciones en cuenta, por ejemplo sistema Datanet

5 4

Ajuste por inflaciónContempla procesos de ajuste por inflación en caso de situación inflacionaria tanto para cuentas contables como stocks y activos fijos

5 2

Operaciones multimonedaManejo de múltiples monedas, manejo de múltiples cotizaciones, presentaciones de balances en varias monedas

5 3

Herramientas amigables de reporting para el usuario

Permite el análisis matricial de la información. Herramientas que le permitan al usuario editar sus propios reportes en base a librerías predefinidas.

5 2

Esquematización de la estructura de la empresa

Flexibilidad de las estructuras de datos para adaptarlas a la estructura de la empresa. Soporta estructuras multi-sociedades es decir varias empresas en un mismo sistema. Posibilidad de diferenciar las operaciones y de hacer análisis conjuntos. Esquematizar a la empresa por unidades de negocio.

8 3

TOTAL 100% Z = ∑Ponderación del grupo 30% P1 = Z * 0.30=

CRITERIOS FUNCIONALES

CRITERIOS TECNICOS

ITEM DESCRIPCIONPROVEE

DORPONDERADO

VALOR

Adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente

Es posible montar el ERP en el HW que posee el cliente 20 4

Distintos AmbientesEl ERP gestiona y permite trabajar con una estructura de servidores para desarrollo, calidad y producción. Posibilidad de tener distintos ambientes de trabajo.

10 4

Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es posible que se ejecute en varias plataformas 10 3

Instalación remota¿Permite instalación y trabajo del personal técnico en forma remota, sin estar en el lugar físico en donde está el servidor?

5 3

Cliente / servidor Trabaja con una estructura cliente servidor 5 3

Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar el ERP, ¿es el ERP multi-motor de BD? 10 2

Herramientas y lenguaje de programación

Lenguaje de programación del propio ERP que sirva para adaptar el sistema a las funcionalidades requeridas.

5 3

Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de datos. 5 4

Back-up Metodología de backups y de restore 2 3

AuditoriaSistema de auditoría que guarde y permita evaluar accesos al sistema, transacciones realizadas, actualizaciones, con fecha, hora y usuario.

5 1

Gestor de configuracionesPosee herramientas que administran las distintas versiones de los desarrollos y la parametrización.

5 4

DocumentaciónEl ERP posee: Documentación, help on line en el idioma necesario, página de Internetpara mayor ayuda en línea.

3 3

Documentación técnica Documentos sobre estructura de la base de datos, diseños, programas fuentes. 5 2Conectividad externa Soporta conexiones externas del tipo: Internet, EDI, Accesos remotos 5 3Compatibilidad con correo electrónico

Permite derivar desde algunas aplicaciones mensajes al e-mail. 5 1


CRITERIOS DEL PROVEEDOR

ITEM DESCRIPCION PROVEEDORPONDERADO

VALOR

Características del proveedor

Solidez del proveedor: evolución histórica, clientes, ganancias, cantidad de empleados. 25 4

Perspectivas de evolución

Perspectivas del proveedor en el mercado deben ser buenas ya que si al proveedor le vamal compraremos un ERP que quedará sin soporte.

25 4

Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la misma ciudad donde se ubican las oficinas. 20 4

Otras Implementaciones

Otros clientes del mismo rubro que usen el ERP, pedir contactos para poder consultaren etapas posteriores. Cantidad de implementaciones.

10 2

Experiencia Experiencia del ERP en general y en la industria de la empresa en particular 10 2

Confianza Criterio no cuantificable que queda a criterio de los miembros del equipo. 10 3


CRITERIOS ECONOMICOSITEM DESCRIPCION PROVEEDOR

PONDERADO

VALOR

Costos del ERPEn función del presupuesto que se tiene y de los otros presupuestos recibidos evaluar el costo del sistema.

15 3

Costo del HWEn función de los requerimientos de HW y de lo que ya posee la empresa, evaluar el costo que implica adquirir el equipamiento necesario para el ERP.

15 3

LicenciasComo se pagan las licencias, por única vez al momento de la compra; o cuando ya se implementó o una vez por año?

10 3

Método de precioComo cobra el proveedor el ERP? Por ejemplo por cantidad de usuarios o módulos activos o posibilidad de armar paquetes corporativos.

5 3

Financiación Existen políticas de financiación. 5 4

Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo con el departamento de legales. 5 3

Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 3

Costo de capacitación Tener en cuenta la posibilidad de seleccionar a otro proveedor para la implementación 10 3

Costo de implementación

Costo estimado de consultoría 10 3

Costo de interfaces Costo estimado de consultoría, programadores y recursos. 5 3

Upgrade Costo del Upgrade. Se deben abonar nuevas licencias? Costo del proyecto de migración 5 3

PaqueteExiste algún convenio entre el proveedor de ERP, el de consultoría y el de HW de manera de adquirir algún paquete de los 3 productos juntos. De existir consultar por beneficios técnicos y económicos.

5 3

TOTAL 100% Z = ∑

Ponderación del grupo 20% P1 = Z * 0.20=

CRITERIOS ESTRATEGICOS

ITEM DESCRIPCION PROVEEDORPONDERADO

VALOR

Plan estratégico de la empresa

Incluir en este punto proyectos de negocio que tenga la empresa que deban sersoportados por el SW con el fin de verificar que estén cubiertos

0 0

Perspectivas de crecimiento

Si la empresa planea crecer en operaciones con clientes se debe tener en cuenta el volumen soportado por el sistema.

34 4

Nuevos proyectos en mira

Incorporar actividad CRM, apertura de nuevas sucursales u oficinas. Verificar que la futura estructura sea soportada tanto a nivel de HW como de estructura funcional - lógica dentro del sistema

25 4

Estimar necesidad de información futura

Futuros negocios, Nuevos proyectos 0 0

Evaluar el horizonte temporal

Evaluar objetivos a corto y mediano plazo. Adquirir una herramienta en una versión que no se vuelva obsoleta en poco tiempo

25 3

Prever reestructuración de personal

Se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el ERP la cantidad de usuarios que se conectarán al sistema. Si la empresa planea reducir o ampliar su plantel considerar un número realista. Si la empresa tiene una forma de trabajar en grupo, verificar que el ERP se ajuste a ella

8 4

MudanzasEl ERP soporta el trabajo descentralizado? Si la empresa planea mudar sus oficinas contemplar la posibilidad que las oficinas del proveedor no estén cerca y si da soporte remoto

8 4


Análisis por Módulos

0 = Ítem no evaluado

1 = Ítem evaluado no soportado por el ERP

2 = Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta

3 = Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones factibles

4 = Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta

5 = Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo

Observación: Se colocó X para los criterios que no aplican análisis.

Posteriormente se desarrolló la misma calificación del software, pero analizando cada uno de los módulos por separado y realizando una calificación al final. Las calificaciones de esta ponderación son las siguientes:


GENERALMulticompañía 4Multimoneda 1Multiplataforma simultánea 4Multilenguaje - varios idiomas 1Ayudas en pantalla en el idioma de trabajo de la empresa 4Manuales en el idioma de trabajo de la empresa 4Componentización (posibilidad de instalar módulos por separado) 4Procesamiento completo en tiempo real 4Auditoría 1Herramientas para monitoreo de recursos 1Acceso directo a base de datos 4Integración dinámica con planillas de calculo 2Apreciación global del producto 4Confianza 4Conocimiento del producto por parte del proveedor 4Calidad de atención 4Respuesta a las consultas 4Presentación general 4


COMPRASMaestro con capacidad y flexibilidad para adaptar a los datos de los proveedores 4Maestro de los artículos y servicios que compra la empresa, flexible y con suficientes clasificaciones disponibles. 4Circuito de compras separado en etapas donde cada usuario ingresa en el sistema su operación 2Herramienta que permita llevar un stock de los materiales stockeables. 4Existe una operación que permite a usuarios de las distintas áreas ingresar una necesidad al sistema para luego ser evaluadas por el departamento de compras

4

La necesidad ingresada contiene un precio sugerido y la suficiente especificación para que compras pueda negociar con los proveedores.

4

La necesidad que el usuario ingresa al sistema es direccionada al comprador que corresponde según algún circuito parametrizable.

1

Los usuarios no podrán ingresar necesidades de cualquier material sino los relacionados a su actividad 2Los usuarios tendrán un presupuesto disponible por año para compras de su área que será actualizado en línea. 2El requerimiento ingresado por el área solicitante es sometido a una aprobación definida por la empresa antes de ser dirreccionado al departamento de compras.

2

Los usuarios podrán controlar el grado de avance del flujo de aprobación de sus requerimientos. 2El departamento de compras posee una herramienta flexible para poder analizar los requerimientos hechos por las áreas y clasificarlos en los distintos estados dentro del circuito de compras

1

El departamento de compras en función de los requerimientos ingresados emitirá un documento para solicitar cotización a los proveedores del material a comprar.

1

El sistema permite automáticamente enviar al proveedor la solicitud de cotización por mail, fax o imprimirla para enviarla por correo.

1

Al recibir los presupuestos de los proveedores se podrán ingresar al sistema y podrán ser comparados automáticamente según criterios indicados por el comprador

1

La herramienta de análisis de presupuestos permite realizar gráficos y reportes con tablas comparativas. 1El comprador podrá generar la orden de compra en función del presupuesto enviado o de la solicitud ingresada por el usuario.

2

El precio pactado figura en la orden de compra. 4El sistema evalúa la última compra realizada de dicho material y sugiere el mismo precio pactado en ese momento.

1


COMPRASLa orden de compra ingresa en un circuito de aprobación dentro del sistema antes de ser enviada al proveedor. 1Los criterios del circuito de aprobación son adaptables a la necesidad de cada empresa. XEl sistema permite utilizar el mail para rutear la orden de compra que esta en el circuito de aprobación. 1El sistema posee una herramienta que permite al comprador y al área solicitante ir siguiendo la cadena de aprobación de la orden

1

El sistema avisa al comprador cuando una orden esta completamente aprobada para enviarla a proveedor 1El sistema no permite enviar al proveedor una orden no aprobada. 1Si la orden es modificada el circuito de aprobación se reinicia. 1El sistema permite parametrizar que modificaciones y tolerancias reinician la estrategia de liberación 3La orden de compra puede ser enviada al proveedor por mail, fax o ser impresa para enviarla por correo. 2La orden de compra puede ser impresa en original, duplicado y todas las copias necesarias identificando en el documento cual es cada una.

4

El envío de la orden de compra al proveedor compromete presupuesto. 1El sistema controla la fecha de entrega pactada con el proveedor. 3Al recepcionar el área solicitante la mercadería o servicio comprado el sistema permite ingresar el remito de dicha entrega.

4

Al ingresar el remito el material es automáticamente ingresado a stock si dicho material es stockeable. 4El sistema controla que la cantidad ingresada en el remito sea igual o menor que la solicitada en la orden de compra.

1

El sistema prevé la posibilidad de ingresar el grado de conformidad del servicio prestado o compra realizada. 1Cuando el proveedor envía la factura, cuantas a pagar podrá controlar que el remito de dicha compra se haya ingresado antes de asentar la factura en el sistema.

2

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el proveedor para reclamar el pago.

2

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el usuario para reclamar la entrega del material.

2

El sistema permite programar compras frecuentes 1El sistema contiene una herramienta que permite pactar una compra anual con un plan de entregas periódico. 1


COMPRASEl sistema controla disponibilidad de ciertos materiales indicados y notifica al área cuando el stock llega a un nivel prefijado.

1

El sistema no permite ingresar una orden que exceda el presupuesto del área. 1El sistema tiene una herramienta con acceso vía Internet que permite a los proveedores notificarse de las compulsas nuevas, de las peticiones de oferta, del estado de sus facturas, del estado de sus pagos.

1

El sistema posee una herramienta de reporting flexible que permite al comprador analizar las compras realizadas. 3Existe un reporte que permite comparar precios de distintas compras 4Existe un reporte que permite comparar compras hechas a un proveedor 4Existe un reporte que permite comparar compras hechas de un mismo material donde se listen precios pagados por unidad, proveedor, cantidad comprada.

4

Existe un reporte para comparar compras hechas por las distintas áreas. 2Evaluación de los proveedores 1El módulo posee reportes interactivos y flexibles. 3


FINANZAS - CONTABILIDAD GENERAL¿Soporta la división del área contable en las distintas funciones de tesorería, cuentas a pagar, a cobrar, balance, activos fijos?

1

Permite llevar al sistema las figuras jurídicas y legales que tenga la empresa. 1Permite armar un plan de cuentas según estándares internacionales. 1Plan de cuentas flexible pero que se adecua a normas legales. 1Herramientas de reporte flexibles y amigables para armar estructuras de balance 1Concepto de posiciones abiertas y compensadas de las cuentas contables. 1Compensación automática de las posiciones de una cuenta según criterios parametrizables. 1

Todos los movimientos de los demás módulos se ven reflejados en las cuentas contables. 1

La parametrización que indica a que cuenta debe ir cada movimiento es sencilla y no demanda de un experto en sistemas, puede ser gestionado directo por el usuario contable. 1

Gestiona ajuste manuales a la contabilidad, identificables por tipos de asientos. 1Gestiona asientos en distintas monedas. 1Conversión automática de tipo de cambio en caso de trabajar con monedas distintas a la del país. 1

Permite al usuario contable administrar los tipos de cambio 1Ajustes por inflación 1Cruza fácilmente la información contable con la proveniente de otras áreas que le dio origen. 1

Armado de balances para distintos países 1Armado de cuadro de resultados para distintos países 1Definición de N balances para la sociedad 1Definición de N cuadros de resultados para la misma sociedad 1


FINANZAS - CUENTAS A PAGARMaestro con capacidad y flexibilidad para adaptar a los datos de los proveedores 4Gestiona de manera sencilla la deuda con el proveedor y los vencimientos. 4Alta variedad de reportes para manejar los pagos a los proveedores. 2¿Soporta realizar un pago en varios medios (bonos, pesos, etc.)? 4Herramientas para armar archivos para informar pagos a los bancos y que ellos se encarguen de la emisión de cheques y certificados.

2

¿Soporta correctamente temas impositivos? 4¿Soporta el uso de retenciones de IIBB, maneja distintos porcentajes dependiendo la zona? X

¿Provee reportes legales impositivos en el formato adecuado? 4Permite emitir certificados de retención XPermite pagar varias facturas con un pago. 2Corrida de pagos que en base a varios parámetros genere una propuesta de lo que se debe pagar. 1

Emisión automática de órdenes de pago. 3Circuito de autorización de los pagos antes de ser emitidos 1Conexión vía Internet para que el proveedor pueda verificar el estado de la cuenta. 1Gestiona anticipos 2Conciliación automática de movimientos 4Contempla el pago en otras monedas 3Contempla las facturas de proveedores extranjeros 2Posee herramientas de control de duplicidad de facturas 4Bloqueo de facturas por defecto en las facturas o problemas con el proveedor 1


FINANZAS - TESORERIAConciliación bancaria 4Permite emitir cheques desde el sistema en formularios preimpresos. 4Gestión de chequeras externas, es decir si se le envía al banco un archivo con los pagos que debe realizar y este emite los cheques, la numeración de los mismos cuando ingresen en el ERP no será consecutiva sino externa dentro de un rango.

1

Definición de N flujos de fondos diferentes 4Control de fondos 4Pagos electrónicos 4Posición de tesorería 1Previsión de tesorería 1Presupuesto de tesorería 1Administración de riesgo de mercado 1Cartera de cheques para las cobranzas en cheques. 4La cartera de cheques permite gestionar varios estados de los valores. 4Cheques en custodia y diferidos 2Administración de cheques rechazados por diferentes motivos 2


FINANZAS - CUENTAS A COBRARMaestro con capacidad y flexibilidad para almacenar datos de los clientes. 4Esquema de clientes padres e hijos, o pagadores y solicitantes con varios puntos de entrega. 3

Compensación de documentos en las cuentas de los deudores 4Deuda refinanciada o deuda que se gestiona por cobranza externa 3Facturas con distintos vencimientos 3Pagos en otras monedas. 3Facturas en otras monedas. 3Gestiona clientes que también son proveedores y manejar cuentas únicas 1Control de duplicidad de facturas 4Asignación de deuda por distintos rangos de vencimiento para analizar la deuda 2Clasificación de la deuda del cliente en distintos estados y distinta representación contable 2

Herramientas de aviso de tipo calendario para gestionar la deuda. 1Herramientas para emitir cartas de reclamos de pago en forma automática 1Cobros parciales 4Control de riesgo para todo tipo de clientes 2Control de crédito 4


FINANZAS - CONTROL DE GESTIONFacturación interna por servicios entre distintas áreas 1Distribución de gastos en varios centros de costos 1Distribución por cantidades, por importes, por porcentajes, por volumen de venta, por cantidad de personas.

1

Manejo de presupuestos por áreas. 1Gestión de presupuestos en diferentes estados (en creación, aprobado, definitivo). 1Modificación con cadena de aprobación de un presupuesto aprobado. 1Presupuestos por centro de costos 1Presupuestos por periodo 1Integración de los presupuestos en un presupuesto global. 1Control presupuestario en línea 1Cálculo de desviaciones 1Alarmas automáticas para gestión de desvíos. 1Aplicación automática de tolerancias. 1Administración de ordenes de trabajo 1Determinación de costos en base a la actividad 1Análisis de rentabilidad 1


FINANZAS - ADMINISTRACION DE INVERSIONESPlanificación de la inversión 1Gestión de ordenes de inversión 1Presupuesto y control de la inversión 1Proyecciones. 1Simulaciones. 1Comparación con planes de inversión de años previos. 1Cálculo de amortizaciones para simulación 1


FINANZAS - ACTIVOS FIJOSGestiona maestro de activos con capacidad para guardar datos necesarios 1Cuadro de amortización especifico para cada país según requisitos legales 1Seguimiento del ciclo de vida del activo 1Registro de adquisición 1Registro de baja por venta u otra causa 1Simulación y registro de amortizaciones 1Registro de amortizaciones por procesos colectivos. 1Cálculo de intereses 1Ajustes por inflación 1Integración con administración de proyectos 1Integración con módulo de mantenimiento para registrar mejoras de activos. 1Administración de bienes alquilados 1Administración de activos en construcción. 1Procesamiento en masa de diferentes funcionalidades 1Informes y reportes interactivos y flexibles. 1


COMPRASMaestro con capacidad y flexibilidad para adaptar a los datos de los proveedores 4Maestro de los artículos y servicios que compra la empresa, flexible y con suficientes clasificaciones disponibles. 4Circuito de compras separado en etapas donde cada usuario ingresa en el sistema su operación 2Herramienta que permita llevar un stock de los materiales stockeables. 4Existe una operación que permite a usuarios de las distintas áreas ingresar una necesidad al sistema para luego ser evaluadas por el departamento de compras

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La necesidad ingresada contiene un precio sugerido y la suficiente especificación para que compras pueda negociar con los proveedores.

4

La necesidad que el usuario ingresa al sistema es direccionada al comprador que corresponde según algún circuito parametrizable.

1

Los usuarios no podrán ingresar necesidades de cualquier material sino los relacionados a su actividad 2Los usuarios tendrán un presupuesto disponible por año para compras de su área que será actualizado en línea. 2El requerimiento ingresado por el área solicitante es sometido a una aprobación definida por la empresa antes de ser dirreccionado al departamento de compras.

2

Los usuarios podrán controlar el grado de avance del flujo de aprobación de sus requerimientos. 2El departamento de compras posee una herramienta flexible para poder analizar los requerimientos hechos por las áreas y clasificarlos en los distintos estados dentro del circuito de compras

1

El departamento de compras en función de los requerimientos ingresados emitirá un documento para solicitar cotización a los proveedores del material a comprar.

1

El sistema permite automáticamente enviar al proveedor la solicitud de cotización por mail, fax o imprimirla para enviarla por correo.

1

Al recibir los presupuestos de los proveedores se podrán ingresar al sistema y podrán ser comparados automáticamente según criterios indicados por el comprador

1

La herramienta de análisis de presupuestos permite realizar gráficos y reportes con tablas comparativas. 1El comprador podrá generar la orden de compra en función del presupuesto enviado o de la solicitud ingresada por el usuario.

2

El precio pactado figura en la orden de compra. 4El sistema evalúa la última compra realizada de dicho material y sugiere el mismo precio pactado en ese momento.

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COMPRASLa orden de compra ingresa en un circuito de aprobación dentro del sistema antes de ser enviada al proveedor. 1Los criterios del circuito de aprobación son adaptables a la necesidad de cada empresa. XEl sistema permite utilizar el mail para rutear la orden de compra que esta en el circuito de aprobación. 1El sistema posee una herramienta que permite al comprador y al área solicitante ir siguiendo la cadena de aprobación de la orden

1

El sistema avisa al comprador cuando una orden esta completamente aprobada para enviarla a proveedor 1El sistema no permite enviar al proveedor una orden no aprobada. 1Si la orden es modificada el circuito de aprobación se reinicia. 1El sistema permite parametrizar que modificaciones y tolerancias reinician la estrategia de liberación 3La orden de compra puede ser enviada al proveedor por mail, fax o ser impresa para enviarla por correo. 2La orden de compra puede ser impresa en original, duplicado y todas las copias necesarias identificando en el documento cual es cada una.

4

El envío de la orden de compra al proveedor compromete presupuesto. 1El sistema controla la fecha de entrega pactada con el proveedor. 3Al recepcionar el área solicitante la mercadería o servicio comprado el sistema permite ingresar el remito de dicha entrega.

4

Al ingresar el remito el material es automáticamente ingresado a stock si dicho material es stockeable. 4El sistema controla que la cantidad ingresada en el remito sea igual o menor que la solicitada en la orden de compra.

1

El sistema prevé la posibilidad de ingresar el grado de conformidad del servicio prestado o compra realizada. 1Cuando el proveedor envía la factura, cuantas a pagar podrá controlar que el remito de dicha compra se haya ingresado antes de asentar la factura en el sistema.

2

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el proveedor para reclamar el pago.

2

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el usuario para reclamar la entrega del material.

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El sistema permite programar compras frecuentes 1El sistema contiene una herramienta que permite pactar una compra anual con un plan de entregas periódico. 1


COMPRASEl sistema controla disponibilidad de ciertos materiales indicados y notifica al área cuando el stock llega a un nivel prefijado.

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El sistema no permite ingresar una orden que exceda el presupuesto del área. 1El sistema tiene una herramienta con acceso vía Internet que permite a los proveedores notificarse de las compulsas nuevas, de las peticiones de oferta, del estado de sus facturas, del estado de sus pagos.

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El sistema posee una herramienta de reporting flexible que permite al comprador analizar las compras realizadas. 3Existe un reporte que permite comparar precios de distintas compras 4Existe un reporte que permite comparar compras hechas a un proveedor 4Existe un reporte que permite comparar compras hechas de un mismo material donde se listen precios pagados por unidad, proveedor, cantidad comprada.

4

Existe un reporte para comparar compras hechas por las distintas áreas. 2Evaluación de los proveedores 1El módulo posee reportes interactivos y flexibles. 3


RECURSOS HUMANOSDefinición de estructuras organizativas 2Planificación de las necesidades de personal. 2Soporte al proceso de evaluación y selección de personal (registro de curricula vitae, gestión de pruebas de evaluación, clasificación de candidaturas, etc.).

2

Control de presencia (gestión de turnos de trabajo y de horarios, así como de períodos vacacionales, bajas por enfermedad, permisos, etc.), relacionado generalmente con el módulo de producción.

3

Soporte a la contratación de personal (registro y modificación de los distintos tipos de contratos laborales). 4Gestión de las acciones formativas. 4Registro de gastos de representación y de dietas por desplazamientos. 4Soporte a la generación de nóminas. 4


LOGISTICA Y ABASTECIMIENTOEl sistema permite gestionar un maestro de materiales con capacidad de varios campos para almacenar de datos de los materiales

3

El sistema permite estructurar la empresa en centros de abastecimiento, depósitos, almacenes, puntos de entrega, etc.

3

El sistema permite asociar los materiales y productos a los distintos puntos de la estructura definida. 1

Maneja diferentes unidades de medida para almacenamiento 3Maneja diferentes unidades de medida para compras 3Maneja diferentes unidades de medida para consumo 3Maneja diferentes unidades de medida para facturación 3Permite definir la relación entre diferentes unidades 1Gestiona materiales en distintos estados: disponibles, en transito, en control de calidad, bloqueado, reservado y otros estados definidos por el usuario según la industria.

3

Soporta el análisis ABC 1El sistema prevé una herramienta para controlar el stock 2Rotación de stocks 2Herramientas de aviso para notificar cuando haya piezas o materiales que estén faltando. 1Posee herramientas para planificar disponibilidad analizando consumos previos 1Maneja stock de seguridad 1Disponibilidad por almacén 2El stock se actualiza automáticamente con el ingreso de los remitos por compra 2El stock se actualiza automáticamente con la baja por consumo de producción o por venta 2

Gestiona ajustes de distintos tipos. 3Gestiona asignación de números de lote 1Permite la administración de rutas y recorridos 3Posee herramientas para optimizar los circuitos de camiones o cualquier medio de transporte. 1

Gestiona flota de camiones, autos o cualquier medio de transporte. 2Permite administrar un maestro de chóferes o personas relacionadas a los medios de transporte. 1

Posibilidad de implementar sistema de lectura por código de barras. 4


COMERCIALPosee flexibilidad para armar la estructura de la empresa en diferentes categorías, niveles, divisiones, unidades, oficinas de ventas, puestos de expedición, puestos de carga, etc. 4

Permite gestionar las divisiones en unidades de negocio si existieran 3Permite gestionar las ventas según las vías de ventas o el canal, minorista, mayorista, etc. 3Permite gestionar las ventas según el sectores 1Administra pedidos de clientes 4Cotización al clientes según distintos criterios. 3Orden de venta 2Despacho de la mercadería 4Planes de entrega 1Verificación de disponibilidad 3Procesamiento de devoluciones. 2Facturación según normas legales 4Representa las transacciones arriba nombradas como operaciones diferentes y distinguibles. 3Permite registrar actividades de preventa o marketing. 1Descuentos y promociones 4Permite registrar los llamados o visitas de los clientes a la empresa. 1Permite clasificar dichos "contactos" según su motivo y estado. 2Gestiona el status de los contactos y su ciclo de vida. 1Permite a través de los contactos gestionar la relación con el cliente para emitir estadísticas. 1Administra consulta hechas por los clientes 1Permite gestionar la cartera de clientes con diferentes ponderaciones 1Determinación de precios. 3Controlar y gestionar precios 2Planificación de transporte. 1Comercio exterior: mantiene datos para exportaciones, licencias, declaraciones, guías etc. 1Posee herramientas de reporting flexibles que permiten analizar las ventas por diferentes características. 2Permite sacar estadísticas de ventas 2Permite analizar a través de reportes comportamientos y tendencias almacenando información histórica 3Procesamiento cruzado entre compañías. 1Contratos y acuerdos de ventas 1


PRODUCCIONHerramientas para controlar y planificar la producción 1Integrado al Módulo de ventas para poder planificar en función de las ventas 1Planificación de requerimiento de materiales 1Pronósticos 1Planificación de recursos de fabricación 1Planificación de capacidad 1Control de la actividad de producción 1Colector de datos de planta 1Control de piso de planta 1Determinación de costos 1Administración de proyectos 1Administración de recursos 1Administración de recetas 1Planificación de procesos 1Programación de procesos 1Ejecución de procesos 1Administración de procesos 1Enlaces con sistemas LIMS, PCS y DMS 1Administración de información de producción 1


MANTENIMIENTOPlanificación de costos para el manteniendo de equipos en planta 1Administración objetos técnicos y equipos 1Estructura con almacenes, sitios técnicos, emplazamientos, etc. 1Gestión de maestro de maquinaria 1Relación entre las ubicaciones técnicas y los equipos. 1Programación del mantenimientos 1Planificación del mantenimiento de equipos. 1Registro de operaciones sobre equipos, inspecciones, certificaciones, auditorias, etc. 1Registro de alarmas y necesidades de reparación 1Planificación de servicios. 1Administración de antecedentes 1sistemas de reporting de mantenimiento para sacar estadísticas 1


CONTROL DE CALIDAD

Planificación de la calidad inspección de calidad 1

Control de calidad 1

Notificaciones de calidad 1

Certificados de calidad 1

Sistema de reporting y estadística para administración de la calidad 1

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Selección del ERP – CONCLUSIONES

• De las tres soluciones analizadas, podríamos decir, que la del proveedor del ERP3 es la que más se ajusta a las necesidades de la empresa. Ya que ofrece gran cantidad de módulos específicos a su aplicación, la casa desarrolladora posee muchos años de experiencia en la creación de este tipo de productos y además éste software tiene un alto nivel de parametrización, ya que es una compañía global de consultoría de gestión, servicios tecnológicos y outsourcing, trabajando en varios países del continente europeo y América Latina. Otra ventaja, es que el proveedor, esta constantemente generando nuevos módulos que amplian la funcionalidad del ERP, estos nuevo módulos, no requieren un alto costo en la implementación

• La implementación del ERP es directa con el fabricante de software, y la metodología de implementación está basada en la norma CMM.

• La empresa para efectos de los sistemas ERP ha privilegiado aspectos relativos a las compras, administración financiera y de personal por sobre los aspectos de producción.

• Los procesos asociados a Control y Auditoria se ven privilegiados en términos de acceso a los datos para efectos de planificación de Auditorias. Así, uno de los mayores beneficios obtenidos con el uso del sistema ERP es la capacidad de integrar diversas áreas de la organización para un mayor control sobre ellas, actividad facilitada por la existencia de una base de datos centralizada, íntegra y actualizada

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Selección del ERP – SHORT LISTLos criterios de decisión final del proveedor vendrán normalmente determinados por:

• Las garantías del servicio que se ofrezcan. • Penalizaciones que se asumen en el contrato por incumplimiento de los SLA.

• Consideraciones ante situaciones de recuperación de catástrofes (“disaster recovery”). • Grado de autonomía en la provisión total del servicio. En muchas circunstancias el ASP tiene

sus propios proveedores: fabricantes de software, fabricantes de hardware, proveedores de telecomunicaciones, etc... con los que tendrá establecidos acuerdos de servicio (SLA) que afectarán sin duda al servicio comprometido con la empresa. Convendría conocer que garantías se subordinan indirectamente en nuestro contrato fruto de estas relaciones del ASP con sus proveedores.

• Copias de seguridad frecuencia, procedimientos, armarios ignífugos, copias de seguridad externas (conviene solicitar siempre una adicional para las instalaciones del clientes del servicio), ...

• Capacidad de absorber picos de consumo de ancho de banda. Dado que el servicio se provisiona empleando Internet si la capacidad de salida no admite picos de acceso (caso de lanzamiento por parte del cliente del servicio de nuevos productos, estacionalidad anual, semanal, mensual, diaria, horaria, etc..).

• Capacidad de recibir un servicio personalizado e individualizado. Aunque en muchas ocasiones vaya en contra de los ahorros de coste del servicio.

• Capacidad de reacción por parte del ASP ante los cambios en mis necesidades de negocio: flexibilidad.

• Garantías de confidencialidad de la información. LORTAD. • Garantías adicionales de seguridad para la protección del cliente.

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