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1
(Sánchez, 2012)
FACULTAD DE INGENIERÍA Y NEGOCIOS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
INGENIERÍAS
TESIS
Diseño de sistema de gestión documental para mejorar el área de
ventas de empresa de publicidad exterior
Caso: Arco Publicidad Exterior S.A.
Para optar Título Profesional de
INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
Autor:
Bach. ARTURO FERNANDO CORNEJO ECHEVARRÍA
Lima – Perú – 2016
2
A mis padres por el apoyo, amor y paciencia incondicional, pero sobre todo por ser el gran
motor en todos los años de estudio y hacer de me una persona de bien.
Este logro es para ustedes. Nunca terminare de agradecerles.
A todos mis maestros que hicieron de mí un excelente profesional, preparado y listo para
afrontar todos los problemas de la vida, gracias a todos.
A todas las personas quienes transmitieron sus conocimientos y experiencias con el fin de
hacer de los estudiantes excelentes profesionales consecuentemente eficientes y útiles a la
sociedad y que de una u otra forma colaboraron con la consecución de esta tesis.
Agradecimentos
Cornejo Echevarría Arturo Fernando
3
PRESENTACIÓN
Señores del Jurado:
Cumpliendo con el Reglamento de Grados y Títulos vigente en la Facultad de Ingeniería de la
Universidad Privada Norbert Wiener.
Presento a vuestra consideración la tesis titulada:
Diseño de un sistema de gestión documental para mejorar el área de ventas de empresa de
publicidad exterior. Caso Arco Publicidad Exterior S.A.
La misma que es el resultado de una investigación tecnológica o aplicada desarrollada bajo la
modalidad de investigación en las ciencias del diseño, con la cual aspiro obtener el Título Profesional
de INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA que otorga esta casa superior de estudios.
Admito la posibilidad de algunas pequeñas deficiencias por lo que recurro a su elevado juicio de
maestros para saberlas dispensar.
Lima, 29 de septiembre de 2016
Bach. Arturo Fernando Cornejo Echevarría
4
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Por el presente documento yo, tesista de la Escuela Académico Profesional de INGENIERÍA DE
SISTEMAS E INFORMÁTICA de la Universidad Privada Norbert Wiener identificados como:
Cornejo Echevarría Arturo Fernando
Declaro como autor de la tesis: Diseño de un sistema de gestión documental para mejorar el área de
ventas de empresas de publicidad exterior. Caso: Arco Publicidad Exterior S.A. formulada para
optar el título profesional de INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA que la he elaborado
íntegramente, que no existe plagio alguno de un documento o tesis existente previamente y que los
datos, referencias, citas y bibliografía son veraces.
Lima, 29 de septiembre de 2016
………………………………….
Cornejo Echevarría Arturo Fernando
DNI N° 70389823
5
RESUMEN
En los últimos años la cantidad de documentos e información han aumentado considerablemente.
La presente investigación detalla la problemática que sufre la empresa Arco Publicidad Exterior
S.A. la pérdida económica por la ineficiencia en la gestión documental realizada manualmente
del área de ventas que originan sobrecostos, pérdidas y redundancia, con relación a los
documentos del área de ventas.
El diseño del Sistema se realizará mediante RUP, que es una metodología de desarrollo de
software que intenta integrar todos los aspectos a tener en cuenta durante todo el ciclo de vida
del software, y que además proporciona herramientas para todos los pasos del desarrollo, así
como documentación en línea para sus clientes.
El sistema también contribuirá a modernizar y normalizar las políticas de la gestión documental
en la empresa lo que significará optimizar los tiempos de respuesta, evitar pérdidas y
redundancia de información. También permitirá brindar una respuesta a la necesidad de la
empresa de controlar de forma sistemática, todos aquellos aspectos relacionados con la creación,
recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y disposición de los
documentos.
Palabras Clave: Documentos, Información, Sistema de Gestión Documental, Optimizar,
Metodología, RUP.
6
INDICE DE CONTENIDOS
Agradecimientos .............................................................................. 1
Presentación ................................................................................... 3
Declaración de Autenticidad .................................................................. 4
Resumen ....................................................................................... 5
Indice de Contenidos .......................................................................... 6
Indice de Tablas ............................................................................... 9
Indice de Graficos ............................................................................ 10
Capítulo I: Diseño del Artefacto ............................................................. 12
1.1 Ámbito de investigación .............................................................. 12
1.2 Situación problemática ............................................................... 20
1.3 Problema de investigación ........................................................... 23
1.4 Justificación ........................................................................... 24
1.5 Antecedentes de la investigación ..................................................... 24
1.6 Objetivos .............................................................................. 25
1.7 Alternativas de solución .............................................................. 26
1.8 Desarrollo de alternativas ............................................................ 27
1.9 Selección de alternativas ............................................................. 30
1.10 Alternativa elegida .................................................................... 31
1.11 Revisión de literatura / Marco teórico ............................................... 31
1.12 Planteamiento del diseño ............................................................. 34
1.13 Diseño del artefacto .................................................................. 35
1.13.A. Identificacion del Problema .................................................... 35
1.13.B. Informacion Requerida ......................................................... 35
1.13.C. Planteamiento y Metodologia del Diseño ...................................... 36
1.13.D. Diseño Preliminar .............................................................. 41
1.13.D.1 Objetivos del Negocio ................................................. 41
1.13.D.2 Actores del Negocio ................................................... 42
1.13.D.3 Actividades del Negocio .............................................. 43
1.13.D.4 Modelo del Dominio................................................... 43
1.13.E. Analisis y Ajustes ............................................................... 44
1.13.E.1 Requerimientos No Funcionales ....................................... 44
1.13.E.2 Requerimientos Funcionales ........................................... 44
1.13.E.3 Reglas de Negocio ..................................................... 45
1.13.E.4 Requisitos del Sistema ................................................. 46
7
1.13.E.5 Modelo de Negocio .................................................... 46
1.13.F. Diseño Definitivo ................................................................ 47
1.13.F.1 Arquitectura de Negocio ............................................... 47
1.13.F.2 Arquitectura del Sistema ............................................... 48
1.13.F.3 Marcos de Trabajo ..................................................... 50
1.13.F.4 Diseño Detallado ....................................................... 53
Capítulo II: Programación ................................................................... 54
2.1 Cronograma del proyecto............................................................. 54
2.2 Ruta crítica. ........................................................................... 55
2.3 Estimación de riesgos. ................................................................ 57
Capítulo III: Evaluación del Artefacto ...................................................... 59
3.1 Evaluación técnica .................................................................... 59
3.1.A. Factibilidad Economica .......................................................... 59
3.1.B. Factibilidad Financiera .......................................................... 60
3.1.C. Factibilidad Tecnologica ........................................................ 61
3.1.D. Factibilidad Ambiental .......................................................... 62
3.1.E. Factibilidad Social ............................................................... 62
3.1.F. Factibilidad del Periodo de Ejecucion ........................................... 62
3.1.G. Factibilidad Legal ................................................................ 62
3.1.H. Factibilidad de Recursos Humanos ............................................. 63
3.1.I. Usabilidad ......................................................................... 63
3.1.J. Conclusiones de Evaluacion Tecnica ............................................ 63
3.2 Evaluación económica ................................................................ 64
3.2.A. Resumen de Evaluacion Economica ............................................ 64
3.2.B. Criterios de Evalucacion Aplicables ............................................ 66
3.2.C. Resultados de Evaluacion Aplicados ............................................ 68
3.2.D. Analisis de Resultados ........................................................... 68
3.2.E. Conclusion ....................................................................... 68
3.3 Evaluación financiera. ................................................................ 69
3.3.A. Resumen de Evaluacion Financiera ............................................. 69
3.3.B. Criterios de Evalucacion Aplicable ............................................. 69
3.3.C. Resultados de Evaluacion Aplicados ............................................ 72
3.3.D. Analisis de Resultados ........................................................... 72
3.3.E. Conclusion ....................................................................... 73
Capítulo IV: Conclusiones y Recomendaciones ............................................ 74
4.1 Conclusiones .......................................................................... 74
8
4.2 Recomendaciones ..................................................................... 75
Referencias ................................................................................... 76
Anexos ........................................................................................ 78
Anexo 1: Enunciado del Alcance ....................................................... 78
Anexo 2: Project Charter ................................................................ 80
Anexo 3: Caso de Negocio .............................................................. 84
Anexo 4: WBS .......................................................................... 88
Anexo 5: Riesgos ........................................................................ 89
9
INDICE DE TABLAS
Tabla 1: Elaboración de Documentos por mes ...................................................... 20
Tabla 2: Costo de Elaboración de Cotizaciones ..................................................... 20
Tabla 3: Costo de Elaboración de Contratos ........................................................ 20
Tabla 4: Costo de Elaboración de Facturas.......................................................... 21
Tabla 5: Tiempos Óptimos de Gestión Documental ................................................ 21
Tabla 6: Tiempo de Búsqueda de Cotizaciones ..................................................... 21
Tabla 7: Tiempo de Búsqueda de Contratos ........................................................ 21
Tabla 8: Tiempo de Búsqueda de Facturas .......................................................... 22
Tabla 9: Documentos Perdidos ...................................................................... 22
Tabla 10: Documento mal Elaborados .............................................................. 22
Tabla 11: Costo redundancia de Documentos ....................................................... 23
Tabla 12: Inversión diseño CRM .................................................................... 27
Tabla 13: Costo de operación CRM ................................................................. 27
Tabla 14: Tiempo de implementación CRM ........................................................ 27
Tabla15: Inversión diseño SGD ..................................................................... 28
Tabla 16: Costo operación SGD ..................................................................... 28
Tabla 17: Tiempo implementación SGD ............................................................ 28
Tabla 18: Inversión compra ERP .................................................................... 29
Tabla 19: Costo de operación ERP .................................................................. 29
Tabla 20: Tiempo implementación ERP ............................................................ 29
Tabla 21: Comparación por Inversión ............................................................... 30
Tabla 22: Comparación por Costo de Operación ................................................... 30
Tabla 23: Comparación por Tiempo de Implementación ........................................... 30
Tabla 24: Resumen Selección de Alternativas ...................................................... 31
Tabla 25: Inversión SGD ............................................................................ 59
Tabla 26: Fuente de Inversión Interna ............................................................... 60
Tabla 27: Fuente de Inversión Externa .............................................................. 60
Tabla 28: Tecnología a Utilizar ...................................................................... 61
Tabla 29: COK Fuente Interna ....................................................................... 64
Tabla 30: COK Fuente Externa ...................................................................... 64
Tabla 31: Matriz Flujo de Caja sin Artefacto ....................................................... 64
Tabla 32: Matriz Flujo de Caja con Artefacto ....................................................... 65
Tabla 33: Matriz Flujo de Caja del Artefacto ....................................................... 65
Tabla 34: VANE ..................................................................................... 66
10
Tabla 35: TIRE ....................................................................................... 66
Tabla 36: BCE........................................................................................ 67
Tabla 37: PRE ........................................................................................ 67
Tabla 38: Resumen Resultados Vane ................................................................ 68
Tabla 39: COK Financiero Inversión ................................................................ 69
Tabla 40: Matriz Flujo DE Caja Financiero del Artefacto .......................................... 69
Tabla 41: VANF ..................................................................................... 69
Tabla 42: TIRF ...................................................................................... 70
Tabla 43: BCF ........................................................................................ 70
Tabla 44: PRF ........................................................................................ 71
Tabla 45: BNI ........................................................................................ 71
Tabla 46: IRA ........................................................................................ 71
Tabla 47: FAE ........................................................................................ 72
Tabla 48: Resumen Resultados Evaluación Financiera ............................................. 72
11
INDICE DE FIGURAS
Figura 1: Alineamiento Estratégico ARCO ......................................................... 16
Figura 2: Participación de mercado publicidad exterior ............................................ 17
Figura 3: Organigrama ARCO ....................................................................... 19
Figura 4: Metodología RUP ......................................................................... 38
Figura 5: Objetivos del negocio ..................................................................... 41
Figura 6: Actores del negocio ....................................................................... 42
Figura 7: Actividades del negocio ................................................................... 43
Figura 8: Modelo de negocio ........................................................................ 43
Figura 9: Requerimientos no funcionales ........................................................... 44
Figura 10: Requerimientos funcionales ............................................................. 44
Figura 11: Reglas del negocio ....................................................................... 45
Figura 12: Requisitos del sistema.................................................................... 45
Figura 13: modelo de negocio ....................................................................... 46
Figura 14: Áreas de negocio ......................................................................... 47
Figura 15: Procesos de negocio ...................................................................... 47
Figura 16: Arquitectura de negocio .................................................................. 48
Figura 17: Arquitectura conceptual .................................................................. 48
Figura 18: Arquitectura física ........................................................................ 49
Figura 19: Arquitectura dinámica del sistema ....................................................... 49
Figura 20: Arquitectura estática del sistema ........................................................ 50
Figura 21: Arquitectura de Struts .................................................................... 50
Figura 22: Arquitectura de Hibernate ............................................................... 51
Figura 23: Arquitectura de Spring .................................................................. 51
Figura 24: Integración de Struts con Spring ........................................................ 52
Figura 25: Integración de Struts con Hibernate ..................................................... 52
Figura 26: Integración de Struts con Spring e Hibernate ........................................... 53
Figura 27: Traza de gestión de clientes .............................................................. 53
Figura 28: Cronograma del proyecto ................................................................ 54
Figura 29: Ruta crítica del proyecto ................................................................. 55
Figura 30: Identificación de riesgos ................................................................. 57
Figura 31: Análisis cualitativo de riesgos ........................................................... 58
12
Capítulo I: Diseño del Artefacto
1.1 Ámbito de investigación
Arco Publicidad Exterior S.A. es una empresa dedicada a la publicidad exterior, con 25 años de
presencia en el mercado peruano. Ofrece a sus clientes un servicio personalizado a precios
competitivos, satisfaciendo las necesidades de sus clientes, con algunos de los cuales mantiene
vínculos desde hace más de 20 años.
La empresa se dedica al alquiler y venta de elementos publicitarios como: señalizadores de calle,
gigantografías, avisos luminosos, paneles monumentales y unipolares, ubicados en los diversos
distritos de Lima y en las ciudades más importantes al interior del país.
a. Datos generales
Razón social: Arco Publicidad Exterior S.A.
RUC: 20101319017
Dirección: Jr. Héctor Arellano 121 La Victoria
Fecha de Actividades: 20/09/1989
Actividad Comercial: Alquiler y Venta de Publicidad Exterior
Tipo de Empresa: Sociedad Anónima
13
b. Misión
Mantener el compromiso de puntualidad con nuestros clientes, brindándoles calidad y
servicio personalizado, para satisfacer sus necesidades de comunicación e imagen en vía
pública.
c. Visión
Estar dentro de las diez empresas de publicidad exterior con mayor participación de
mercado a nivel nacional y ser reconocida por brindar valor a la marca de nuestros clientes.
d. Valores
-Calidad: Ofrecer servicios que cumplan las expectativas del cliente.
-Vocación de Servicio: Asesoría personalizada y trato directo.
-Puntualidad: Ofrecer servicios en el tiempo ofrecido al cliente
e. Evolución histórica
Arco Publicidad Exterior S.A., se fundó el 29 de agosto de 1989, con un capital social de
S/.500.00, por su Director Gerente y accionista mayoritario: Arturo Cornejo Obando, quien
había trabajado durante 11 años en NAPSA (Negocios Andinos de Publicidad S.A., luego
Paneles NAPSA), bajo el cargo de: encargado de licencias y autorizaciones municipales; y
luego se desempeñó como sub-administrador, para ello culminó estudios de administración
en IPAE.
Por tanto, luego de haber adquirido amplia experiencia, el fundador de Arco Publicidad
Exterior S.A. encontró una oportunidad de negocio en el rubro de la publicidad exterior y
la aprovechó, por lo cual decide retirarse de NAPSA para crear su propia empresa.
14
La empresa Arco Publicidad Exterior S.A. empezó sus operaciones con tres clientes: Fábrica
de Colchones Komfort S.A., Fábrica de Zapatillas y Sandalias S.A. (fabricantes de slaps y
zapatillas marca Niva) y Panificadora Alfonso Ugarte (línea de panetones Todinno). La
fuerza laboral estaba conformada por dos empleados en planilla y contaban con dos
contratistas, cada uno de ellos con tres ayudantes. El primer local de Arco Publicidad S.A.
era alquilado y se ubicaba en Jr. Felipe Santiago Crespo N° 150 – San Luis.
En el año 1994, adquieren un terreno en el Jr. Héctor Arellano N°121 – La Victoria, donde
trasladaron las operaciones del taller. En 1995 construyen las oficinas, quedando habilitadas
para noviembre del mismo año.
La empresa Arco Publicidad Exterior S.A. empezó sus operaciones con tres clientes: Fábrica
de Colchones Komfort S.A., Fábrica de Zapatillas y Sandalias S.A. (fabricantes de slaps y
zapatillas marca Niva) y Panificadora Alfonso Ugarte (línea de panetones Todinno).
La fuerza laboral estaba conformada por dos empleados en planilla y contaban con dos
contratistas, cada uno de ellos con tres ayudantes.
Para conocer la historia y desarrollo de Arco, a continuación, se listan las empresas y marcas
que formaron parte de la cartera de clientes de Arco:
Año 1990: se incorporaron como clientes Baterías ETNA, condimentos Phuros y jabones
Neko.
Año 1991: Fordan Jeans y Champagne Valdivieso.
Año 1992: Valvosanitaria S.A. (línea ferretera) y la empresa Mundo Naútico S.A.
Año 1993: las marcas Giusseppe Ferraro, Bally y Jeans Carola´s.
Año 1994: la marca Sanyo (Denky S.A.), Lubricantes Cam2 y Valquimic S.A. (ahora
pinturas Valqui).
15
Año 1995: la marca Toshiba (importadora Yi Chang), Lubricantes Specialty Oil (Quaker
State) y Sport Paradise.
Año 1996: Renova, Valvosanitaria Industrial, Aditivos Kemoly, Lubricantes Pennzoil,
Lubricantes Valvoline y Jeans AMK.
Año 1997: Hitachi, Filtros Lys.
Año 1998: Metal Tubo S.A. (termas Sole), Tecnosanitaria S.A. (griferías Italgrif), Industrias
Record (línea lavaderos) y Cierres Rey.
Año 1999: la marca Sankey y Calimod (Juan Leng Delgado S.A.C.).
Año 2000: Radio Asia, Caman (línea camisas), y Motos Vespa.
Año 2001: Otto Kunz (Supemsa).
Año 2003: Auto Delta (distribuidora de Nissan).
Año 2004: Chevron, Decor Center, UCV (Universidad Cesar Vallejo).
Año 2007: Hipermercados Metro
Año 2010: Everlast, Gerpal, Maestro, Deltron (Advance)
Año 2013: Viajes Falabella.
Al cierre del 2013 tuvo como principal cliente al grupo VAINSA, conformado por las
empresas Valvosanitaria Industrial, Metal Tubo, Tecnosanitaria e Inversiones CYS. Todas
ellas juntas representaron el 70% de la facturación anual de Arco.
Información Recopilada y otorgada por la Empresa Arco Publicidad Exterior S.A.
16
f. Situación actual
En la actualidad, la empresa sigue operando en su local ubicado en el distrito de La Victoria
y tiene dos camionetas pick up que se utilizan para labores operativas.
Dentro de las principales herramientas de trabajo tienen: tres motosoldadoras, cinco
generadores, dos demoledoras eléctricas y tres soldadoras.
Las actividades de producción e instalación de elementos publicitarios, no se encuentran
dentro del organigrama por ser actividades tercerizadas, realizadas por personal calificado
y contratado para dichas operaciones. Como son las actividades de construcción e
instalación de avisos luminosos, unipolares, estructuras en pisos y techos, torres de soporte
(en piso y en techo), construcción de zapatas de unipolares e instalación de gigantografías.
Figura N° 1: Alineamiento de valores, misión y visión
Fuente: Arco Publicidad Exterior S.A.
17
Figura N° 2: Estimado de participación de mercado de la industria de publicidad exterior
Fuente: ARCO.
El valor de vocación de servicio, es el factor diferenciador que Arco espera reforzar, y que
el mismo sea reconocido por los clientes, de este modo se espera cubrir sus necesidades de
comunicación mediante la asesoría personalizada, que permita orientarlos y definir o
redefinir sus requerimientos.
Información Recopilada y otorgada por la Empresa Arco Publicidad Exterior S.A.
g. Actividad económica
Según el CIIU del INEI ARCO PUBLICIDAD EXTERIOR S.A. se encuentra clasificada en
la Clase: 7310 – Publicidad descrita como sigue:
Esta clase comprende el suministro de toda una gama de servicios de publicidad (mediante
recursos propios o por subcontratación), incluidos servicios de asesoramiento, servicios
creativos, producción de material publicitario y utilización de los medios de difusión.
34.00%
27.00%
9.00%
8.00%
5.00%
5.00%
1.50%10.50%
Punto Visual Clear Channel Petty JMT
F & G Panel Shock Arco otros
18
Se incluyen las siguientes actividades:
Creación y realización de campañas publicitarias: creación e inserción de anuncios en
periódicos, revistas, programas de radio y de televisión, Internet y otros medios de difusión;
creación y colocación de anuncios de publicidad al aire libre; por ejemplo, mediante carteles,
tableros, boletines y carteleras, decoración de escaparates, diseño de salas de exhibición,
colocación de anuncios en automóviles y autobuses, etcétera; representación de medios de
difusión, a saber, venta de tiempo y espacio en diversos medios de difusión interesados en la
obtención de anuncios; publicidad aérea; distribución y entrega de materiales o muestras de
publicidad; alquiler de espacios de publicidad en vallas publicitarias, etcétera; y creación de
puestos y otras estructuras y lugares de exhibición.
Realización de campañas de comercialización y otros servicios de publicidad dirigidos a
atraer y retener clientes: promoción de productos; comercialización en el punto de venta;
publicidad directa por correo; y consultoría de comercialización.
El negocio de las empresas de publicidad exterior consiste en el alquiler de espacios
publicitarios en puntos estratégicos de la vía pública. Para ofrecer estos espacios, la empresa
debe realizar primero; la búsqueda de la ubicación, que sea atractiva y de alto flujo de
personas y tránsito.
En el caso de Arco Publicidad Exterior S.A. tiene como principal fuente de ingresos el
alquiler de elementos publicitarios, tales como: señalizadores de calle, gigantografías,
murales publicitarios, identificación de locales, paneles monumentales y unipolares. Estos
elementos constituyen la oferta permanente de la empresa y se ubican en puntos fijos dentro
de los diversos distritos de Lima y en las ciudades más importantes al interior del país.
De manera complementaria, se ofrece la venta de gigantografías y el servicio de instalación
de las mismas, según el requerimiento de sus clientes, como pueden ser campañas
publicitarias por temporada, relanzamiento de marca, entre otros. Otra fuente de ingresos,
menos frecuente, es la venta de avisos luminosos y de neón.
19
Como servicio complementario, también se realiza la gestión de trámites municipales y
licencias de anuncios de todo tipo de elementos publicitarios (hayan sido o no
comercializados o alquilados por la empresa), además de la gestión de otros trámites
municipales en general.
Información Recopilada y otorgada por la Empresa Arco Publicidad Exterior S.A.
h. Estructura orgánica
Figura N° 3: Organigrama actual de Arco Publicidad Exterior S.A.
Fuente: Gerencia General
Las actividades de producción e instalación de elementos publicitarios, no se encuentran
dentro del organigrama por ser actividades tercerizadas, realizadas por personal calificado y
contratado para dichas operaciones. Como son las actividades de construcción e instalación
de avisos luminosos, unipolares, estructuras en pisos y techos, torres de soporte (en piso y
en techo), construcción de zapatas de unipolares e instalación de gigantografías.
La impresión del banner o vinil, también se terceriza a una empresa especializada en la
impresión de este material, con la misma que Arco viene trabajando desde hace más de 7
años. Así mismo, en el organigrama actual se puede apreciar que el gerente administrativo
tiene a su cargo al gerente de operaciones y al gerente de ventas, lo cual no es usual ni
funcionalmente adecuado.
Gerente General
Gerente Administrativo
Asistente de Gerencia
Gerente de Operaciones Gerente de Ventas
20
1.2 Situación problemática
En el ámbito de investigación se tiene la siguiente problemática:
Tabla Nº 1:
Elaboración de Documentos por mes.
Fuente: Elaboración propia
Tabla Nº 2:
Costo de elaboración de cotizaciones anuales.
Fuente: Elaboración propia
Tabla Nº 3:
Costo de elaboración de contratos anuales.
Fuente: Elaboración propia
Cotizacion 0.5 20 10
Factura 0.5 20 10
Contrato 24 4 96
Tiempo de
Elaboracion (Horas)Cantidad X Mes TOTAL (HORAS X MES)
Gerente General 15000.00 240.00 62.50 0.30 300.00
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.83 0.70 233.33
TOTAL ANUAL 6400.00
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion
Busqueda del
Documento
Costo Mensual
Busqueda de
Contratos
Asistente de Gerencia 2500.00 240.00 10.42 0.50 52.08
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.83 0.50 104.17
TOTAL ANUAL 1875
Costo Mensual
de Elaboracion
de Cotizaciones
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion en la
Elaboracion del
Documento (%)
21
Tabla Nª 4:
Costo de elaboración de facturas anuales.
Fuente: Elaboración propia
Tabla Nº 5:
Tiempos Óptimos de gestión documental.
Fuente: Elaboración propia
Pérdida de tiempo de atención a clientes originado por desorden en la documentación.
Tabla Nº 6:
Tiempo de Búsqueda de Cotizaciones.
Fuente: Elaboración propia
Tabla Nº 7:
Tiempo de Búsqueda de Contratos.
Fuente: Elaboración propia
Cotizacion 0.25 0.5 0 1
Factura 0.25 0 0 0.5
Contrato 20 2 0 0.25
Cantidad deseada X
Mes Documentos
Perdidos
Cantidad deseada
X Mes Documentos
Mal Elaborados
Tiempo deseado
de Elaboracion
(Horas)
Tiempo
deseado de
busqueda
Asistente de Gerencia 2500.00 240.00 10.42 0.50 52.08
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.83 0.50 104.17
TOTAL ANUAL 1875
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion en la
Busqueda del
Documento (%)
Costo Mensual
Busqueda de
Cotizaciones
Gerente General 15000.00 240.00 62.50 0.30 300.00
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.83 0.70 233.33
TOTAL ANUAL 6400.00
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion
Busqueda del
Documento
Costo Mensual
Busqueda de
Contratos
Asistente de Gerencia 2500.00 240.00 10.42 0.90 93.78
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.84 0.10 20.84
TOTAL ANUAL 1375.44
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion
en la
Elaboracion
Costo de
Elaboracion de
Facturas
22
Tabla Nº 8:
Tiempo de Búsqueda de Facturas.
Fuente: Elaboración propia
Perdida de información por falta de control en la documentación.
Tabla Nº 9:
Documentos Perdidos.
Fuente: Elaboración propia
Sobrecostos por la elaboración errónea o imprecisa de la documentación.
Tabla Nº 10:
Documentos mal elaborados.
Fuente: Elaboración propia
Asistente de Gerencia 2500.00 240.00 10.42 0.90 93.78
Gerente de Ventas 5000.00 240.00 20.84 0.10 20.84
TOTAL ANUAL 1375.44
SueldoHoras
Laborales
Costo Hora
Laborable X
Empleado
Participacion
en la
Elaboracion
Costo de
Elaboracion de
Facturas
Cotizacion 31.25 10 0.5 156.25
Factura 31.25 3 0.5 46.88
Contrato 31.25 1 24 750.00
TOTAL ANUAL 11437.5
Promedio
Costo Hora
Laborable
Costo Mensual
X Perdida
Cantidad X Mes
Documentos
Perdidos
Tiempo de
Elaboracion x
Documento (Horas)
Cotizacion 31.25 2 0.5 31.25
Factura 31.25 1 0.5 15.63
Contrato 31.25 0.5 24 375.00
TOTAL ANUAL 5062.5
Costo Hora
Laborable
Promedio
Costo Mensual
de Elaboracion
Erronea
Cantidad X Mes
Documentos
Mal Elaborados
Tiempo de
Elaboracion x
Documento (Horas)
23
Sobrecostos en atención a clientes originados por redundancia en la de documentación.
Tabla Nº 11:
Costo Redundancia de Documentos.
Fuente: Elaboración propia
1.3 Problema de investigación
En el análisis del ámbito de investigación, se ha determinado que el problema de investigación es la
pérdida económica por la ineficiencia en la gestión documental realizada manualmente del área de
ventas.
¿En qué medida un sistema puede mejorar el proceso del área de ventas?
1.4 Justificación
-El diseño del Sistema de Gestión Documental permitirá brindar una respuesta a la necesidad de
la empresa de controlar de forma sistemática, todos aquellos aspectos relacionados con la
creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y disposición de los
documentos.
-El sistema también contribuirá a modernizar y normalizar las políticas de la gestión documental
en la empresa lo que significará optimizar los tiempos de respuesta, evitar pérdidas y
redundancia de información.
Cotizacion 15.63 15.63
Factura 11.46 0
Contrato 33.33 33.33
TOTAL MENSUAL 60.42 48.96
TOTAL ANUAL 1312.544
Costo
Mensual de
Elaboracion
Costo Mensual X
Busqueda
24
1.5 Antecedentes de la investigación
Landa M. Luz (2002) expresa en su informe profesional Gestión de Documentos: Caso del
Consorcio SMS como conclusión que dicho Programa de Gestión Documental (PGD)
implementado por la empresa Sondotécnica S.A. en el Consorcio SMS ha contribuido
eficientemente en el control y administración de documentos técnicos, que recepcionó y emitió
la institución; esto fue posible con el apoyo y participación de todas las autoridades y personal
de la institución, quienes influyeron directamente en la eficiente y efectiva implementación de
este PGD. Asimismo, Landa M. Luz (2002) también menciona que las deficiencias que se
presentaron en la aplicación del PGD se debieron al número insuficiente de profesionales de la
información que se encargaron de su puesta en marcha y aplicación; y, al mínimo conocimiento
en archivística por parte del personal del área de Mesa de Partes. Se demuestra también que el
software DOCPR aportó beneficios al inventario y registro de los documentos ingresados al
Archivo Técnico. Se concluye también que el PGD ha permitido mejorar y agilizar el proceso
de intercambio de información entre las empresas involucradas en el Programa SBP, y detectar
rápidamente los errores de las empresas consultoras en la presentación de documentos técnicos.
Gracias a la aplicación del PGD, el Consorcio SMS ha cumplido con los servicios de supervisión
ofrecidos al Gobierno Peruano en el tiempo estimado.
Liberato y Marcial (2014) en su tesis “Desarrollo de un Sistema de Gestión Documental, fichas
de resumen y listas de publicación para el proyecto PROCAL-PROSER” tiene como objetivo
general: “Analizar, diseñar, e implementar un Sistema de Gestión Documental, Fichas de
Resumen y Listas de Publicación para el Proyecto ProCal-ProSer, aplicable al Grupo de
Investigación y Desarrollo en Ingeniería de Software GIDIS-PUCP. Así, se obtuvieron como
resultado las siguientes conclusiones: Se logró la realización del modelado de procesos de
gestión documental y de grupos de trabajo, se desarrolló el módulo de administración de usuarios
y grupos de trabajo, y con ello se logró una adecuada gestión de los usuarios con los permisos
de accesos requeridos para cada grupo. Con ello se logró que se muestre la información más
relevante para el investigador de acuerdo al criterio de búsqueda especificado.
25
Rojas (2011) en su tesis Implementación del Sistema de Gestión Documental para Gobiernos
Locales bajo Plataforma de Software Libre define como objetivo general: Desarrollar un Sistema
de Gestión Documental para Gobiernos Locales bajo plataforma de Software Libre que permita
minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una administración y servicios más eficientes
a los ciudadanos en la municipalidad. Al término de la investigación se establecieron las
siguientes conclusiones: La primera y más importante es la seguridad, GNU/LINUX es un
sistema operativo muy robusto, es por esto que esta plataforma se usa con frecuencia para
servidores donde se ejecutan aplicaciones de misión crítica; La plataforma LAPP es muy fiable,
manteniendo un nivel específico de funcionamiento en caso de errores del software; Por último
la plataforma LAPP es muy eficiente ya que proporciona un desempeño adecuado a la cantidad
de recursos utilizados.
1.6 Objetivos
a) Objetivo general
Optimizar la gestión documental para mejorar los procesos de elaboración de documentos del
área de ventas. Analizar los sobrecostos, pérdidas y redundancia de información con relación
a los documentos del área de ventas y como reducirlos al Diseñar un sistema informático para
gestionar la documentación generada y recibida en la empresa Arco publicidad Exterior S.A.
en el área de Ventas para un óptimo desarrollo de sus funciones y actividades para mejorar el
control de los documentos de forma eficiente y contribuir a mejorar el servicio de sus usuarios
(trabajadores, clientes y proveedores).
b) Objetivos específicos
Determinar los efectos de un sistema de gestión documental en el proceso del área de ventas
para la reducción de sobre costos, por el desorden de la información.
Determinar los efectos del diseño de un Sistema de Gestión Documental para mejorar la
pérdida de tiempo de atención a clientes y proveedores.
26
Proporcionar a la empresa una herramienta que le permita controlar los procesos por los
cuales pasa el documento desde su creación hasta su conservación en materia de gestión
documental, posibilitando la eficiencia administrativa de su gestión en cada momento.
Agilizar la gestión documental al interior de la empresa para responder a las necesidades de
eficacia de sus procesos mediante la correcta recuperación de los documentos.
Optimizar los tiempos de respuesta en el caso de solicitudes de documentos digitales por parte
de clientes y proveedores al tener un control total de estos.
1.7 Alternativas de solución
a. 1ra alternativa: Diseñando un Sistema CRM que permita una gestión, atención, control de la
información y automatización de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing de
estos.
b. 2da alternativa: Diseñando un Sistema de Gestión Documental que permita que cualquier
persona del área de ventas se encuentre en la posibilidad de gestionar correcta y eficazmente
la documentación del área de ventas mediante su software de gestión documental (DMS) y
tecnologías relacionadas para su funcionamiento que permita su aplicación dentro del área
de la empresa y sus necesidades.
c. 3ra alternativa: Implementando un Sistema ERP que permita integrar todas las áreas de la
empresa, sus recursos, personal, clientes, producción, logística, distribución, inventario,
envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. .
27
1.8 Desarrollo de alternativas
a. 1ra alternativa: Diseñando un Sistema CRM.
A continuación, se detalla el costo de la elaboración de un sistema CRM, este proyecto de diseño
se estima culminarlo en 6 meses.
1.- Inversión
Tabla Nº 12:
Inversión para el diseñar un sistema informático CRM.
Concepto Cantidad Costo Monto
Selección de Participantes 2 S/. 500.00 S/. 10,000.00
Equipo de Computo 2 S/. 4,500.00 S/. 19,000.00
Ejecución S/. 1,682.00
Total S/. 31,682.00
Fuente: Elaboración propia
2.- Costo de operación
Tabla Nº13:
Costo de Operación Mensual.
Tipo Monto Mantenimiento S/. 9,800.00 Total S/. 9,800.00
Fuente: Elaboración Propia.
3.- Período de ejecución
Tabla Nº 14:
Tiempo de implementación para el diseño.
Tiempo Unidad
6 Meses
Fuente: Elaboración Propia.
28
b. 2da alternativa: Diseñando un Sistema de Gestión Documental (SGD).
Se diseña un sistema de gestión documental que permita que cualquier persona del área de
ventas se encuentre en la posibilidad de gestionar correcta y eficazmente la documentación
del área de ventas mediante su software de gestión documental (DMS) y tecnologías
relacionadas para su funcionamiento que permita su aplicación dentro del área de la empresa
y sus necesidades. Esta alternativa es la más eficiente puesto que su implementación futura
solo es una y permanece en el tiempo a largo plazo solo sujeta a mantenimiento y posibles
mejoras con respecto a la evolución de la misma empresa.
1.- Inversión
Tabla Nº 15:
Inversión en diseño de un SGD.
Tipo de Usuario Cantidad Costo Monto
Usuario Desarrollo 2 S/. 5,000.00 S/. 10,000.00
Implementación S/. 2,8000.00 S/. 28,000.00
Total S/. 38,000.00
Fuente: Elaboración Propia.
2.- Costo de operación
Tabla Nº16:
Costo de Operación Mensual.
Tipo Monto Mantenimiento S/. 17,906.57 Total S/. 17,906.57
Fuente: Elaboración Propia.
3.- Periodo de ejecución
Tabla Nº 17:
Tiempo de implementación de un SGD.
Tiempo Unidad
6 Meses
Fuente: Elaboración Propia.
29
c. 3ra alternativa: Implementación un Sistema ERP.
Implementación de un sistema integrado que incluya todo el software relacionados con el
gestionamiento de la empresa, sus recursos, personal, clientes. Si bien es la alternativa más
completa, es la más cara y difícil de aplicar más aun en una empresa de este tamaño, se podría
considerar esta opción la más inviable. A continuación, se detalla el costo de la
implementación de un ERP a medida que consiste en implementar aquellos módulos que se
necesitan para llevar a cabo los procesos de nuestra empresa.
1.- Inversión
2.- Costo de operación
Tabla Nº 19:
Costo de Operación Mensual.
Tipo Monto Mantenimiento S/. 27,050.00 Total S/. 27,050.00
Fuente: Elaboración Propia.
3.- Periodo de ejecución
Tabla Nº 20:
Tiempo de implementación de un ERP.
Tiempo Unidad
12 Meses Fuente: Elaboración Propia.
Tabla Nº 18:
Inversión de compra de un ERP.
Tipo de Usuario Cantidad Costo Monto
Usuario Desarrollo 1 S/. 22,080.00 S/. 22,080.00
Usuario Profesional 1 S/. 11,776.00 S/. 11,776.00
Base de Datos 1 S/. 11,857.92 S/. 11,857.92
Implementación S/. 11,776.00 S/. 11,776.00
Total S/. 57,489.92
Fuente: Elaboración Propia.
30
1.9 Selección de alternativas
a. Según la inversión
Tabla Nº 21:
Comparación por Inversión.
Alternativa S/.
1ra alternativa: Diseñar un sistema CRM. 31,682.00
2da alternativa: Compra de un sistema de Gestión
Documental. 38,000.00
3ra alternativa: Implementación por un tercero un
sistema ERP SAP. 57,489.92
Fuente: Elaboración Propia.
Según la inversión se observa que los costos de un ERP son los más altos.
b. Según Costo de Operación.
Tabla Nª 22:
Comparación por Costo de Operación.
Alternativa S/.
1ra alternativa: Diseñar un sistema CRM. 9,800.00
2da alternativa: Compra de un sistema de Gestión
Documental. 17,906.57
3ra alternativa: Implementación por un tercero un
sistema ERP SAP. 27,050.00
Fuente: Elaboración Propia.
El costo de operación de la primera alternativa es el más económico.
c. Según la duración
Tabla Nº 23:
Comparación por Tiempo de Implementación.
Alternativa Meses
1ra alternativa: Diseñar un sistema CRM. 6
2da alternativa: Compra de un sistema de Gestión
Documental. 6
3ra alternativa: Implementación por un tercero un
sistema ERP SAP. 12
Fuente: Elaboración Propia.
La segunda alternativa es junto con la primera la más viable en lo que tiempo de implementación
se refiere.
31
1.10 Alternativa elegida
Tabla Nº 24:
Resumen de Selección de Alternativa.
Factor de comparación Alternativa elegida
Según la inversión 1ra alternativa
Según la duración 1ra y 2da alternativa
Según costo de operación 1ra alternativa
Fuente: Elaboración Propia.
Se elige la 2da Alternativa, si bien no es la más económica, cumple con el objetivo de la
investigación al resolver de forma eficiente la situación problemática permitiendo un control
inmediato de la documentación del área de ventas, también logrando otorgar una nueva
herramienta que gracias a esta no solo la documentación actual, también la futura será
mantenida y gestionada de forma eficiente en la empresa.
1.11 Revisión de literatura / Marco teórico
Sistema:
“ Un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente;
puede ser material o conceptual” (Bunge, 1999, p. 196).
Sistema de Información:
Se puede definir sistema de información como la combinación de recursos humanos y materiales
que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una
gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones (Samuelson, 1977).
Otros autores reflejan definiciones que permiten enmarcar su posible descripción (Burt, 1990;
Sánchez y Valdés, 2008) un sistema de información es una combinación de fuentes de
información junto con una serie de mecanismos de recuperación, manipulación y uso.
32
Gestión del Conocimiento:
Bustelo y Amarilla (2001) nos dicen que Gestión del Conocimiento “es todo el conjunto de
actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una
organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución
de sus objetivos.”
Gestión Documental:
“La gestión de documentos se entiende como el conjunto de tareas y procedimientos orientados
a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las
organizaciones” (Cruz, 2006, p. 17).
Gestión de Documentos o Gestión Documental es definida por García-Morales Elisa (2013)
como la parte del sistema de información de la empresa desarrollada con el propósito de
almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñada para coordinar y controlar todas
aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción,
almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características
estructurales, y contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad.
Un programa de gestión documental se puede definir según Llansó S. Joaquim (2006) como el
conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos.
Desde el punto de vista de García y Martín (2001) en la actualidad la gestión documental es
entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una
organización. Es por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la
Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la
recuperación de cualquier tipo de información.
33
Sistema de Gestión Documental:
Casellas E. Lluis (2009) Sistema de Gestión Documental (SGD), se refiere al conjunto de
operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis
de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la
planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los
documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir
una gestión eficaz y rentable.
Alvarado A. Mabel (2007) menciona que un SGD pretende simplificar los sistemas de creación
de documentación con el fin de evitar la producción masiva o la confección de documentos
inútiles y organizarlos para facilitar la recuperación de la información.
Russo G. Patricia (2009) menciona que “existen una serie de tecnologías las cuales permiten la
elaboración de un SGD. Sin embargo, se debe recordar que las tecnologías son sólo un medio
para el desarrollo del SGD, y por ello que estas tienen como objetivo dar apoyo al uso que se
hace de la documentación en cualquier proceso de trabajo. El nombre de las herramientas
tecnológicas que se aplican a la gestión documental reciben el nombre de gestión electrónica de
documentos (GED), estas son herramientas pensadas para todo tipo de empresas que manejan y
gestionan grandes volúmenes de documentación”.
34
1.12 Planteamiento del diseño
a. Flujograma del proceso de investigación en la modalidad de ciencias del diseño:
C
I
E
N
C
I
A
S
D
E
L
D
I
S
E
Ñ
O
EVALUACION
EVALUACION DE RESULTADOS
IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD / PROBLEMA
DISEÑO DEFINITIVO
ANALISIS Y AJUSTES
DISEÑO PRE LIMINAR
RECOPILACION DE INFORMACION
PRODUCCION DEL ARTEFACTO
OPERACIÓN NORMAL
PLANEAMIENTO DEL DISEÑO
INSTALACION / IMPLANTACION
APROBACION
FINANCIAMIENTO
35
1.13 Diseño del artefacto
1.13. A. Identificación de las necesidades o problemas
En el análisis del ámbito de investigación, se ha determinado que el problema de investigación es la
pérdida económica por la ineficiencia en la elaboración de la documentación del área de ventas.
¿En qué medida un sistema de gestión documental mejora el proceso del área de ventas?
1.13. B. Información requeridos
Para el desarrollo del artefacto se requiere contar con la siguiente información mínima:
Información del área de Ventas
Información del área de Operaciones
Información de clientes
Información de servicios
Información de materiales
Información del personal
Detallándose a continuación:
1) Las fuentes de ingreso que Arco tiene como principal fuente de ingreso el alquiler de elementos
publicitarios, señalizadores de calle, gigantografías, paneles monumentales y Unipolares.
Instalación de gigantografías, venta de elementos publicitarios, que es muy poco frecuente.
2) Los recursos clave son Las ubicaciones estratégicas distribuidas en Lima Metropolitana y las
ciudades más importantes al interior del país. La experiencia del gerente general y su especialización
en trámites municipales. También se cuenta con técnicos con experiencia en la construcción e
instalación de estructuras metálicas y elementos publicitarios.
36
3) Las actividades clave son la búsqueda de los puntos estratégicos para colocación de los elementos
publicitarios, para luego gestionar y obtener las licencias de anuncios. La construcción e instalación
de las estructuras metálicas y elementos publicitarios, por personal especializado y con experiencia.
4) Arco trabaja con contratistas especialistas en los siguientes servicios:
Construcción estructuras metálicas para paneles y paneles monumentales.
Construcción de estructuras metálicas para unipolares.
Construcción de zapatas.
Impresión en banner.
Instalación de gigantografías.
Mantenimiento de estructuras.
5) Los Documentos del Negocio son:
Contratos de Alquiler/Venta de Espacio Publicitario.
Cotizaciones y Proformas.
Facturas de Ventas y Compras.
Letras de Cambio.
Pagares.
Guías de Remisión.
Órdenes de Compra.
1.13. C. Planteamiento o metodología del diseño
Cervantes, Velasco-Elizondo y Castro (2015) encuentran que el desarrollo de un sistema de software
puede verse como una transformación hacia la solución técnica de determinada problemática u
oportunidad con el fin de resolverla. Durante la transformación, que inicia en el dominio del
problema y culmina en el de la solución, se llevan a cabo distintas actividades técnicas:
Requerimientos, diseño, construcción, pruebas e implantación.
Sánchez, Sicilia y Rodríguez (2012) describen un proceso de software como un conjunto coherente
de políticas, estructuras organizativas, tecnologías, procedimientos y artefactos que se necesitan para
concebir, desarrollar, implantar y mantener un producto software.
Sánchez et al. (2012) también muestran que el ciclo de vida de un desarrollo de software es el periodo
de tiempo que comienza cuando se toma la decisión de desarrollar un producto de software y que
concluye cuando se entrega el software.
37
Asimismo, Sánchez et al. (2012) detallan que un proyecto de ingeniería de software es un proyecto
cuyo objetivo es obtener un producto de software que satisfaga ciertos requisitos, en el plazo previsto
y dentro del presupuesto.
Pantaleo y Rinaudo (2015) afirman que, una metodología es un marco de trabajo que puede ser
utilizado como guía de las actividades a llevar a cabo. Por tanto, una metodología de desarrollo de
software no es más que una forma de trabajo para desarrollar software, donde se especifica las tareas
a llevar a cabo, los artefactos a generar y las relaciones entre ambos. (p. 54).
Pantaleo y Rinaudo (2015), definen que una metodología es conducida por planes lo que estamos
expresando es que la disciplina de los miembros del grupo de desarrollo está basada en la elaboración
y seguimiento de planes y documentación en forma previa a desarrollar todas y cada una de las
tareas comprendidas en el desarrollo del proyecto. (p. 86).
Larman, Craig (2003) conceptualiza que el proceso unificado combina las practicas comúnmente
aceptadas como “buenas prácticas”, tales como el ciclo de vida iterativo y desarrollo dirigido por el
riesgo, en una descripción consistente y bien documentada.
Pantaleo y Rinaudo (2015) para el proceso unificado presenta tres pilares básicos:
Proceso conducido por casos de uso
Proceso centrado en la arquitectura
Proceso iterativo e incremental
Pantaleo y Rinaudo (2015) también presenta seis tareas de ingeniería:
Modelado de negocio
Modelado de requisitos
Modelado de análisis y diseño
Modelado de implementación
Modelado de pruebas
Modelado de distribución
38
FIGURA N° 4: Metodología RUP a utilizar.
Fuente: Pantaleo y Rinaudo (2015).
Kruchten, Philippe (2001) define el Rational Unified Process (RUP) como un proceso de ingeniería
del software. Que proporciona un acercamiento disciplinado a la asignación de tareas y
responsabilidades en una organización de desarrollo. Asegura la producción de software de alta
calidad que se ajuste a las necesidades de sus usuarios finales con unos costos y calendario
predecibles. En definitiva, el RUP es una metodología de desarrollo de software que intenta integrar
todos los aspectos a tener en cuenta durante todo el ciclo de vida del software, con el objetivo de
hacer abarcables tanto pequeños como grandes proyectos software. Además, Rational proporciona
herramientas para todos los pasos del desarrollo, así como documentación en línea para sus clientes.
Martínez A. y Martínez R. (2011) en Guía a Rational Unified Process describen que las
características principales de RUP son:
Guiado/Manejado por casos de uso: La razón de ser de un sistema software es servir a usuarios ya
sean humanos u otros sistemas; un caso de uso es una facilidad que el software debe proveer a sus
usuarios. Los casos de uso reemplazan la antigua especificación funcional tradicional y constituyen
la guía fundamental establecida para las actividades a realizar durante todo el proceso de desarrollo
incluyendo el diseño, la implementación y las pruebas del sistema.
39
Centrado en arquitectura: La arquitectura involucra los elementos más significativos del sistema y
está influenciada entre otros por plataformas software, sistemas operativos, manejadores de bases
de datos, protocolos, consideraciones de desarrollo como sistemas heredados y requerimientos no
funcionales. Es como una radiografía del sistema que estamos desarrollando, lo suficientemente
completa como para que todos los implicados en el desarrollo tengan una idea clara de qué es lo que
están construyendo, pero lo suficientemente simple como para que si quitamos algo una parte
importante del sistema quede sin especificar. Se representa mediante varias vistas que se centran en
aspectos concretos del sistema, abstrayéndose de lo demás. Todas las vistas juntas forman el llamado
modelo 4+1 de la arquitectura, recibe este nombre porque lo forman las vistas lógicas, de
implementación, proceso y despliegue, más la de casos de uso que es la que da cohesión a todas.
Iterativo e Incremental: Para hacer más manejable un proyecto se recomienda dividirlo en ciclos.
Para cada ciclo se establecen fases de referencia, cada una de las cuales debe ser considerada como
un mini proyecto cuyo núcleo fundamental está constituido por una o más iteraciones de las
actividades principales básicas de cualquier proceso de desarrollo. En concreto RUP divide el
proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias iteraciones en número variable según
el proyecto y en las que se hace un mayor o menor hincapié en las distintas actividades.
También Martínez A. y Martínez R. (2011) en su trabajo destacan algunas características
principales:
Desarrollo basado en componentes: La creación de sistemas intensivos en software requiere dividir
el sistema en componentes con interfaces bien definidas, que posteriormente serán ensamblados para
generar el sistema. Esta característica en un proceso de desarrollo permite que el sistema se vaya
creando a medida que se obtienen o que se desarrollan y maduran sus componentes. · Utilización de
un único lenguaje de modelado: UML es adoptado como único lenguaje de modelado para el
desarrollo de todos los modelos.
Proceso Integrado: Se establece una estructura que abarque los ciclos, fases, flujos de trabajo,
mitigación de riesgos, control de calidad, gestión del proyecto y control de configuración; el proceso
unificado establece una estructura que integra todas estas facetas. Además, esta estructura cubre a
los vendedores y desarrolladores de herramientas para soportar la automatización del proceso,
soportar flujos individuales de trabajo, para construir los diferentes modelos e integrar el trabajo a
40
través del ciclo de vida y a través de todos los modelos. La estructura estática del proceso unificado
se define en base a cuatro elementos, que son: los roles (antes workers), que responde a la pregunta
¿quién?, las actividades (activities), que responden a la pregunta ¿cómo?, Fases, iteraciones y
disciplinas productos (artefactos), que responden a la pregunta ¿qué?, y los flujos de trabajo
(workflows), que responden a la pregunta ¿cuándo?
Siguiendo con el trabajo de Martínez A. y Martínez R. (2011) la definición de algunos términos es:
Roles: Un rol define el comportamiento y responsabilidades de un individuo, o de un grupo de
individuos trabajando juntos como un equipo. Una persona puede desempeñar diversos roles, así
como un mismo rol puede ser representado por varias personas. Las responsabilidades de un rol son
tanto el llevar a cabo un conjunto de actividades como el ser el ‘dueño’ de un conjunto de artefactos.
Actividades: Una actividad de un trabajador en concreto es una unidad de trabajo que una persona
que desempeñe ese rol puede ser solicitado a que realice. Las actividades tienen un objetivo
concreto, normalmente expresado en términos de crear o actualizar algún producto. · Productos: Un
producto o artefacto es un trozo de información que es producido, modificado o usado por un
proceso. Los productos son los resultados tangibles del proyecto, las cosas que va creando y usando
hasta obtener el producto final.
Flujos de trabajo: La mera enumeración de rolos, actividades y artefactos no define un proceso,
necesitamos definir la secuencia de actividades realizadas por los diferentes roles, así como la
relación entre los mismos, que nos producen unos resultados observables. El RUP define varios
flujos de trabajo distintos, entre los que distingue entre dos grupos, los de proceso, y los de apoyo.
41
1.13. D. Diseño Preliminar
1.13. D.1 Objetivos del Negocio
Figura N°5: Objetivos del Negocio
Fuente: Elaboración Propia.
Obj-Gral-01 Optimizar el control de documentos para el área de Venta
Descripción El sistema debe permitir una eficiente gestión documental
Estabilidad Alta
Comentario Ninguno
Obj-Esp-01 Reducir tiempo de respuesta en solicitud de documentos
Descripción El sistema debe mejorar los tiempos de respuesta
Estabilidad Alta
Comentario Ninguno
Obj-Esp-02 Asegurar la disposición de documentos
Descripción El sistema debe ser confiable en la disponibilidad y fiabilidad de los
documentos
Estabilidad Alta
Comentario Ninguno
Obj-Esp-03 Disminuir la insatisfacción de Clientes y Proveedores
Descripción Distribuir correctamente la documentación para evitar conflictos y
generar insatisfacción.
Estabilidad Alta
Comentario Ninguno
Obj-Esp-04 Reducir los Sobrecostos
Descripción Evitar sobrecostos al evitar redundancia y falta en la documentación.
Estabilidad Alta
Comentario Ninguno
42
1.13. D.2 Actores del Negocio
Figura N°6: Actores del Negocio
Fuente: Elaboración Propia.
Asistente de Gerencia
Encargado del área de Sistemas del Negocio
Se responsabiliza de toda el área de sistemas de la empresa.
Gerente de Ventas
Es el encargado de las ventas del negocio, contratos, facturas,
cotizaciones, documentos bancarios (letras, pagares, etc.)
Gerente General
Director general de la empresa, es el que interactúa al ser el firmante de
los contratos.
Cliente
El Cliente es el que inicia el proceso del negocio al solicitar una
cotización por la ubicación del Alquiler del Panel Publicitario.
43
1.13. D.3 Actividades del Negocio
Figura N°7: Actividades del Negocio
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. D.4 Modelo del Dominio
Figura N°8: Modelo del Dominio
Fuente: Elaboración Propia.
44
1.13. E. Análisis y Ajustes
1.13. E.1 Requerimientos no Funcionales
Figura N°9: Requerimientos no Funcionales
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. E.2 Requerimientos Funcionales
Figura N°10: Requerimientos Funcionales
Fuente: Elaboración Propia.
45
1.13. E.3 Reglas de Negocio
Figura N°11: Reglas del Negocio
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. E.4 Requisitos del Sistema
Figura N°12 Requisitos del Sistema
Fuente: Elaboración Propia.
47
1.13. F. Diseño definitivo
1.13. F.1 Arquitectura de Negocio
Figura N°14: Áreas de Negocio.
Fuente: Elaboración Propia.
Figura N°15: Procesos de Negocio.
Fuente: Elaboración Propia.
48
Figura N°16: Arquitectura de Negocio.
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. F.2 Arquitectura del Sistema
Figura N°17: Arquitectura Conceptual.
Fuente: Elaboración Propia.
49
Figura N°18: Arquitectura Física. Fuente: Elaboración Propia.
Figura N°19: Arquitectura Dinámica del Sistema
Fuente: Elaboración Propia.
50
Figura N°20: Arquitectura Estática del Sistema
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. F.3 Marcos de Trabajo
Figura N°21: Arquitectura de Struts
Fuente: Elaboración Propia.
51
Figura N°22: Arquitectura de Hibernate
Fuente: Elaboración Propia.
Figura N°23: Arquitectura de Spring
Fuente: Elaboración Propia.
52
Figura N°24: Integración de Struts con Spring
Fuente: Elaboración Propia.
Figura N°25: Integración de Struts con Hibernate
Fuente: Elaboración Propia.
53
Figura N°26: Integración de Struts, Spring e Hibernate
Fuente: Elaboración Propia.
1.13. F.4 Diseño Detallado
Figura N°27: Traza de gestión de clientes
Fuente: Elaboración Propia.
54
Capítulo II: Programación
2.1 Cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto del sistema de gestión documental establece las responsabilidades
necesarias y fases de acción del proyecto y ayuda a controlar su progreso a lo largo del tiempo.
Figura N°28: Cronograma del Proyecto
Fuente: Elaboración Propia
55
2.2 Ruta crítica.
A continuación, se detalla en la gráfica inferior la ruta crítica, así como aquellos subprocesos que
pertenecen al Ítem jerárquico al que pertenece, la ruta crítica está conformada por aquellos procesos
cuya holgura o tiempo de espera es el mínimo valor de procesos presentada en el proyecto.
57
2.3 Estimación de riesgos.
Figura N°30: Identificación de Riesgos
Fuente: Elaboración Propia.
Categoría Riesgo Causa Consecuencias
¿Qué puede suceder?¿Por qué puede suceder el
riesgo?
¿Cuáles pueden ser los efectos o
impactos?
Riesgo de tecnologíaHardware no cumpla con las
características solicitadas
Priorización de otros
proyectos
Deficiencia en la performance de la
solución
Riesgos de requisitos Cambios en el alcanceDefinición inicial confusa o
incompleta
Generarían incremento de recursos y/o
costo
Riesgo de usuariosRetraso en la aprobación de
entregables
No contar con el apoyo de
usuarios claves para la
validación
Incremento en el costo del proyecto
Riesgo de tiempoQue la solución no se
entregue a tiempo
Priorización de otros
proyectos
Aplazamiento de la fecha de pase a
producción
Riesgo de capacitación
No contar con el soporte
necesario de instalación y
configuración
Falta de conocimiento en la
instalación y configuración
de nueva tecnología
No se tendría el soporte en la
compañía solicitante
Riesgo de usuarios
Reticencia al personal de usar
o capacitarse
adecuadamente a la nueva
tecnologia
Indiferencia por parte el
personal al nuevo sistema
utilizado por falta de
correcta capacitacion.
El sistema no seria utilizado por lo que
su implementacion seria inutil
Riesgo de requisitos
El sistema desarrollado, no se
adapte a las necesidades de
la empresa.
Falta de conocimiento
preciso sobre las
necesidades de los usuarios
Retraso en el desarrollo del proyecto,
ya que se tendría que crear nuevas
funcionalidades para las necesidades
no cubiertas por el sistema.
Riesgo de informacion
La información necesaria
para probar la funcionalidad
del sistema no esté
disponible.
Falta de informacion al
momento de la
implementacion del
sistema
El sistema no podria ser implementa y
probado correctamente debido a falta
de informacion requeria para su
funcionamiento
58
Figura N°31: Análisis Cualitativo
Fuente: Elaboración Propia
N° RiesgoProbabilidad de
OcurrenciaImpacto Valor del riesgo Nivel del Riesgo
1
Hardware no cumpla
con las
características
solicitadas
1 3 3 Apreciable
2Cambios en el
alcance2 3 6 Apreciable
3
Retraso en la
aprobación de
entregables
3 3 9 Importante
4Que la solución no
se entregue a tiempo2 5 10 Importante
5
No contar con el
soporte necesario de
instalación y
configuración
2 3 6 Apreciable
6
Reticencia al
personal de usar o
capacitarse
adecuadamente a la
nueva tecnologia
3 4 12 Importante
7
El sistema
desarrollado, no se
adapte a las
necesidades de la
empresa.
2 3 6 Apreciable
8
La información
necesaria para
probar la
funcionalidad del
sistema no esté
disponible.
4 5 20 Muy Grave
59
Capítulo III: Evaluación del Artefacto
3.1 Evaluación técnica
a. Factibilidad económica
El monto de la inversión para el diseño, construcción e instalación del artefacto es de S/.
38,328.00.
En vista que las ventas anuales de la empresa ascienden a la suma de S/. 4, 170, 197 .00 y el
monto de la inversión en el artefacto es de S/. S/. 38,328.00 se tiene que este representa un
porcentaje mínimo de las ventas anuales, por lo cual la empresa podría con mucha facilidad
cubrir esta inversión.
Después del análisis efectuado, se concluye que el diseño, construcción e instalación del
artefacto desde el punto de vista económico es factible.
Tabla Nº 25:
Inversión Sistema de Gestión Documental.
Tipo de Usuario Monto
Inversión en Software y equipos S/. 9,528.00
Inversión en Recursos S/. 28,800.00
Total S/. 38,328.00
Fuente: Elaboración Propia.
60
b. Factibilidad financiera
Para el desarrollo del proyecto se realizará una inversión por parte de fuente interna que es la
empresa Arco Publicidad Exterior S.A. la suma de S/. 5.000,00 y por parte de la fuente externa
que en este caso se trabajará con el Banco BCP con un préstamo que corresponde al resto del
costo del proyecto que es de S/. 33.328,00.
1) Fuente interna
La fuente interna proporcionara parte de la inversión puesto que se requieren gastos iniciales
inmediatos para el inicio del proyecto.
Tabla Nº 26:
Fuente de Inversión Interna.
Fuente: Elaboración Propia
2) Fuente externa
La fuente externa será el financiamiento por parte de un préstamo solicitado al Banco de
Crédito del Perú.
Tabla Nº 27:
Fuente de Inversión Externa.
Fuente: Elaboración Propia.
Se observa que la ejecución y operación del artefacto desde el punto de vista de
financiamiento es factible.
Fuente Monto PP
Fuente Interna Arco Publicidad S/. 5.000,00 13,05%
Fuente Monto PP
Fuente Externa Banco de Crédito del Perú S/. 33.328,00 86,95%
61
c. Factibilidad tecnológica
1) Factibilidad tecnológica tangible
-El desarrollo del sistema de gestión documental se llevará a cabo en el área de
informática de la empresa Arco Publicidad Exterior S.A., se utilizará los equipos
existentes por la empresa, los cuales son: 3 computadoras, cada una con el software
necesario previamente instalado por la empresa y con las licencias necesarias para su
funcionamiento.
-Cabe indicar que el área de informática adquirirá los componentes de hardware
requeridos para la implementación del sistema de gestión documental que son los
servidores Web y de Base de Datos.
Tabla Nº 28:
Tecnología a utilizar.
Fuente: Elaboración Propia
2) Factibilidad de tecnología intangible
Para el análisis, desarrollo y la implementación del sistema de gestión documental se
utilizará la metodología RUP con el cual se desarrollará el diseño de este.
Para el diseño y desarrollo del software se utilizó herramientas como el Bizagi Procees
Modeler, MS Visio, MS Project, Open KM, StarUML, IBM Rational Architect, MySQL.
Tipo Equipos Cantidad
Hardware Servidor Web y de Base de Datos 1
Estaciones de Trabajo 3
Total 4
62
d. Factibilidad ambiental
La elaboración del sistema no generará ningún riesgo o impacto negativo en el medio
ambiente, así como tampoco lo será en su proceso de uso. Además, con la
implementación del sistema se considera una disminución de consumo de papel en la
empresa.
Después del análisis efectuado, podemos afirmar que la ejecución y operación del
artefacto desde el punto de vista ambiental es factible.
e. Factibilidad social
Para la ejecución y operación del artefacto se conoce técnicamente que ningún proyecto
de software genera aspectos negativos a la sociedad ni a la persona.
El software a implantar no es contaminante, ni generará ruido u otra perturbación a la
sociedad ya que es un producto intangible, el cual funcionara en equipos existentes
dentro de la empresa.
f. Factibilidad del periodo de ejecución
El diseño del sistema de gestión documental se realizará dentro de 6 meses que fueron
establecidos al realizar el cronograma de trabajo, lo cual es factible en tiempo de
ejecución y ventajoso para los objetivos y el desarrollo de la empresa.
g. Factibilidad legal
El sistema no se opone a ninguna norma legal que pueda ser perjudicial o afecte su uso,
por lo tanto, es factible desde el punto de vista legal.
63
h. Factibilidad de recursos humanos
La empresa cuenta con el Jefe de Sistemas que se encargara de dirigir el proyecto con la
contratación de especialistas respectivos contratados para el proyecto que son descritos
en el cronograma y la estructura de desglose de trabajo. Por lo que es factible en relación
a los recursos humanos.
i. Usabilidad
El Sistema propuesto se diseña centrado en el usuario, logrando interactuar con el sistema
de forma fácil, cómoda e intuitiva. Al diseñar el sistema no se centró en la tecnología,
creatividad u originalidad, sino en los usuarios finales que emplearán el sistema. Por lo
tanto, el desarrollo del Sistema propuesto desde el punto de vista de Usabilidad es
factible.
j. Conclusión de la evaluación técnica
Se concluye del análisis de técnico del sistema que es factible puesto que todo va relacionado
y orientado con las necesidades de la empresa.
64
3.2 Evaluación económica
a. Resumen de la información económica
1) Tasa de corte
Tabla N° 29:
COK -- Fuente interna
Fuente Monto Costo PP CP
ARCO PUBLICIDAD EXTERIOR S.A. 5.000,00 40,00% 1,0000 40,00%
COK 5.000,00 1,0000 40,00%
Fuente: Elaboración Propia. Tabla N° 30: COK -- Fuente externa
Fuente Monto Costo PP CP
BCP 33.328,00 11,00% 1,0000 11,00%
COK 33.328,00 1,0000 11,00%
Fuente: Elaboración Propia.
2) Flujo de caja económico
a) Flujo de caja sin artefacto
Tabla N° 31:
Matriz Resumen del Flujo de Caja Anual sin Artefacto
Año 1 2 3 4 5
Ingreso S/. 4.170.197,00 S/. 4.636.361,00 S/. 5.120.942,00 S/.
5.643.603,00 S/.
6.219.608,00
Egreso S/. 3.668.774,00 S/. 3.866.132,00 S/. 4.076.104,00 S/.
4.300.794,00 S/.
1.679.636,00
Total S/. 501.423,00 S/. 770.229,00 S/. 1.044.838,00 S/.
1.342.809,00 S/.
4.539.972,00 Fuente: Elaboración Propia.
65
b) Flujo de caja con artefacto
Tabla N° 32:
Matriz Resumen del Flujo de Caja Anual con Artefacto
Año 0 1 2 3 4 5
Ingreso S/. 4.274.451,93 S/. 4.752.270,03 S/.
5.248.965,55 S/.
5.784.693,08 S/.
6.375.098,20
Egreso S/.
38.328,00 S/. 3.685.024,97 S/. 3.871.132,00 S/.
4.076.104,00 S/.
4.300.794,00 S/.
1.679.636,00
Total -S/.
38.328,00 S/. 589.426,96 S/. 881.138,02 S/.
1.172.861,55 S/.
1.483.899,08 S/.
4.695.462,20 Fuente: Elaboración Propia.
c) Flujo de caja del artefacto
Tabla N° 33:
Fuente: Elaboración Propia.
Matriz Resumen del Flujo del Artefacto
Año 0 1 2 3 4 5 Ingreso S/. 104.254,93 S/. 115.909,02 S/. 128.023,55 S/. 141.090,07 S/. 155.490,20
Egreso S/. 5.000,00 S/. 5.000,00 S/. 3.150,00 S/. 3.150,00 S/. 3.150,00 S/. 3.150,00
Total -S/. 5.000,00 S/. 99.254,92 S/. 112.759,02 S/. 124.873,55 S/. 137.940,07 S/. 152.340,20
66
b. Criterios de evaluación económica aplicables
1) Valor actual neto económico (VANE)
Fuente: Elaboración Propia.
2) Tasa interna de retorno económico (TIRE)
Tabla N° 35:
Fuente: Elaboración Propia.
Tabla N° 34:
Valor Actual Neto Económico (VANE)
40,00%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz.
0 (38.328,00) 1,00000000 (38.328,00)
1 83.003,95 0,71428571 59.288,54
2 99.658,05 0,51020408 50.845,95
3 111.772,58 0,36443149 40.733,45
4 137.940,07 0,26030820 35.906,93
5 152.340,20 0,18593443 28.325,29
Valor actual neto económico 176.772,16
Tasa interna de retorno económico (TIRE)
225,00% 224,00%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz. FSA B. N. Actualiz.
0 (38.328,00) 1,00000000 (38.328,00) 1,00000000 (38.328,00)
1 83.003,95 0,30769231 25.539,68 0,30864198 25.618,50
2 99.658,05 0,09467456 9.435,08 0,09525987 9.493,41
3 111.772,58 0,02913063 3.256,01 0,02940119 3.286,25
4 137.940,07 0,00896327 1.236,39 0,00907444 1.251,73
5 152.340,20 0,00275793 420,14 0,00280075 426,67
1.559,30 1.748,56
Tasa interna de retorno económico (%) 233,24%
67
3) Coeficiente de beneficio costo económico (BCE)
Tabla N° 36:
Fuente: Elaboración Propia.
4) Periodo de recupero económico (PRE)
Fuente: Elaboración Propia.
Coeficiente de beneficio costo económico (BCE)
40%
Año Beneficio Costo FSA Benef. Actualiz. Costo
Actualiz.
0 0,00 38.328,00 1,00000000 0,00 38.328,00
1 104.254,93 21.250,97 0,71428571 74.467,80 15.179,26
2 115.909,02 16.250,97 0,51020408 59.137,26 8.291,31
3 128.023,55 16.250,97 0,36443149 46.655,81 5.922,37
4 141.090,07 3.150,00 0,26030820 36.726,90 819,97
5 155.490,20 3.150,00 0,18593443 28.910,98 585,69
245.898,76 69.126,60
Coeficiente de beneficio costo económico 3,56
Tabla N° 37:
Periodo de recupero económico (PRE)
40%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz. B. N. Act. Cum.
0 (38.328,00) 1,00000000 (38.328,00) (38.328,00)
1 83.003,95 0,71428571 59.288,54 20.960,54
2 99.658,05 0,51020408 50.845,95 71.806,49
3 111.772,58 0,36443149 40.733,45 112.539,93
4 137.940,07 0,26030820 35.906,93 148.446,87
5 152.340,20 0,18593443 28.325,29 176.772,16
Período de recupero económico (Años) 0,65
68
c. Cuadro resumen de los resultados de los criterios de evaluación aplicados
Tabla N° 38:
Resumen Resultados VANE
Criterio Resultado
Valor actual neto económico (VANE) S/. 176.772,16
Tasa interna de retorno económico (TIRE) 223.24%
Coeficiente de beneficio costo económico (BCE) 3.56
Periodo de recupero económico (PRE) 7 meses y 25 días
Fuente: Elaboración Propia.
d. Análisis de resultados
De acuerdo a los Indicadores Económicos, en un horizonte de 5 años, se presenta el siguiente
análisis de los resultados:
Valor Actual Neto Económico (VANE): La diferencia entre los ingresos actualizados y los
gastos actualizados es de S/. 176.772,16, además de la inversión inicial, al ser positivo el
resultado, la inversión es aceptable.
Tasa Interna de Retorno Económico (TIRE): La inversión es atractiva cuando su TIRE es
mayor que su costo de oportunidad (COK). En el presente proyecto la TIRE es 223.24%%,
que es mayor al 40% que se tomó de la Tasa de Corte (COK). Esto indica que la inversión
del proyecto es aceptable.
Coeficiente de Beneficio Costo Económico (BCE): 3.56 > 1, ésta relación al superar la
unidad, nos indica que los beneficios son mayores que los costos.
Por lo tanto, el proyecto es rentable.
Periodo de Recupero Económico (PRE): 7 meses y 24 días (en el primer año), es el tiempo
en que la suma de los ingresos netos del artefacto, cubren el monto de la inversión.
e. Conclusión
Después de haber analizado cada criterio de evaluación de manera individual y de analizarlos
en su conjunto se concluye que desde el punto de vista económico el artefacto es rentable.
69
3.3 Evaluación financiera.
a. Resumen de la información financiera
1) Tasa de corte: 14.78%
Tabla N° 39:
COK -- Inversión total
Fuente Monto Costo PP CP
F. Interna 5.000,00 40,00% 0,1305 5,22%
F. Externa 33.328,00 11,00% 0,8695 9,57%
Inv. Total 38.328,00 1,0000 14,78%
Fuente: Elaboración Propia.
2) Flujo de caja financiero
Tabla N° 40:
Matriz Resumen del Flujo del Artefacto
Año 0 1 2 3 4 5
Ingreso S/. 104.254,93 S/. 115.909,02 S/. 128.023,55 S/. 141.090,07 S/. 155.490,20
Egreso S/. 38.328,00 S/. 21.250,97 S/. 16.250,97 S/. 16.250,97 S/. 3.150,00 S/. 3.150,00
Total -S/. 38.328,00 S/. 83.003,95 S/. 99.658,05 S/. 111.772,58 S/. 137.940,07 S/. 152.340,20 Fuente: Elaboración Propia.
b. Criterios de evaluación financiera aplicables
1) Valor actual neto financiero (VANF)
Tabla N° 41:
Valor actual neto financiero (VANF)
14,78%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz.
0 (5.000,00) 1,00000000 (5.000,00)
1 99.254,92 0,87123192 86.474,06
2 112.759,02 0,75904506 85.589,18
3 124.873,55 0,66130429 82.579,41
4 137.940,07 0,57614941 79.474,09
5 152.340,20 0,50195975 76.468,65
Valor actual neto financiero 405.585,40
Fuente: Elaboración Propia.
70
2) Tasa interna de retorno financiero (TIRF)
Tabla N° 42:
Tasa interna de retorno financiero (TIRF)
1999% 1998%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz. FSA B. N. Actualiz.
0 (5.000,00) 1,00000000 (5.000,00) 1,00000000 (5.000,00)
1 99.254,92 0,04764173 4.728,68 0,04766444 4.730,93
2 112.759,02 0,00226973 255,93 0,00227190 256,18
3 124.873,55 0,00010813 13,50 0,00010829 13,52
4 137.940,07 0,00000515 0,71 0,00000516 0,71
5 152.340,20 0,00000025 0,04 0,00000025 0,04
(1,14) 1,38
Tasa interna de retorno financiero (%) 1998,55%
Fuente: Elaboración Propia.
3) Coeficiente de beneficio costo financiero (BCF)
Tabla N° 43:
Coeficiente de beneficio costo financiero (BCF)
14,78%
Año Beneficio Costo FSA Benef.
Actualiz. Costo
Actualiz.
0 0,00 5.000,00 1,00000000 0,00 5.000,00
1 104.254,93 5.000,00 0,87123192 90.830,22 4.356,16
2 115.909,02 3.150,00 0,75904506 87.980,17 2.390,99
3 128.023,55 3.150,00 0,66130429 84.662,52 2.083,11
4 141.090,07 3.150,00 0,57614941 81.288,96 1.814,87
5 155.490,20 3.150,00 0,50195975 78.049,82 1.581,17
422.811,70 17.226,30
Coeficiente de beneficio costo financiero 24,54
Fuente: Elaboración Propia.
71
4) Período de recupero financiero (PRF)
Tabla N° 44:
Periodo de recupero financiero (PRF)
14,78%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz. B. N. Act.
Cum.
0 (5.000,00) 1,00000000 (5.000,00) (5.000,00)
1 99.254,92 0,87123192 86.474,06 81.474,06
2 112.759,02 0,75904506 85.589,18 167.063,24
3 124.873,55 0,66130429 82.579,41 249.642,65
4 137.940,07 0,57614941 79.474,09 329.116,75
5 152.340,20 0,50195975 76.468,65 405.585,40
Período de recupero financiero (Años) 0,06
Fuente: Elaboración Propia.
5) Coeficiente de beneficio neto inversión (BNI)
Tabla N° 45:
Beneficio neto inversión (BNI)
14,78%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz.
1 99.254,92 0,87123192 86.474,06
2 112.759,02 0,75904506 85.589,18
3 124.873,55 0,66130429 82.579,41
4 137.940,07 0,57614941 79.474,09
5 152.340,20 0,50195975 76.468,65
Beneficio neto inversión 82,12
Fuente: Elaboración Propia.
6) Índice de rentabilidad anual (IRA)
Tabla N° 46:
Índice de rentabilidad anual (IRA)
14,78%
Año Beneficio neto FSA B. N. Actualiz. IRA
1 99.254,92 0,87123192 86.474,06 1729%
2 112.759,02 0,75904506 85.589,18 1712%
3 124.873,55 0,66130429 82.579,41 1652%
4 137.940,07 0,57614941 79.474,09 1589%
5 152.340,20 0,50195975 76.468,65 1529%
Fuente: Elaboración Propia.
72
7) Flujo anual equivalente (FAE)
Tabla N° 47:
Flujo anual equivalente (FAE)
FAE = VANF x FRC
i 14,78%
n 5
VANF 405.585,40
FRC 0,29676317
FAE 120.362,81
Fuente: Elaboración Propia.
c. Cuadro resumen de los resultados de los criterios de evaluación aplicados
Tabla N° 48:
Cuadro resumen
Criterio Resultado
Valor actual neto financiero (VANF) 405.585,40
Tasa interna de retorno financiero (TIRF) 1998,55%
Coeficiente de beneficio costo financiero (BCF) 24,54
Periodo de recupero financiero (PRF) 0,06
Coeficiente de beneficio neto inversión (BNIF) 82,11707917
Índice de rentabilidad anual (IRA) Año 1= 1729%
Año 2 = 1712%
Año 3 = 1652%
Año 4 = 1589%
Año 5 = 1529%
Flujo anual equivalente (FAE) 120.362,81
Fuente: Elaboración Propia.
d. Análisis de resultados
De acuerdo a los Indicadores Financieros se presenta lo siguiente:
Valor Actual Neto Financiero (VANF): S/. 405.585,40 es la diferencia entre los ingresos
actualizados y los gastos actualizados, además de la inversión inicial, al ser positivo el
resultado, la inversión es aceptable.
73
Tasa Interna de Retorno Financiero (TIRF): La inversión es atractiva cuando su
TIRF es mayor que su costo de oportunidad (COK). En el presente proyecto la
TIRF es 1998,55%, que es mayor al 15.78% que se tomó de la Tasa de Corte
(COK). Esto indica que la inversión del proyecto es aceptable.
Coeficiente de Beneficio Costo Financiero (BCF): 24.54 > 1, esta relación al superar la
unidad, indica que los beneficios son mayores que los costos. Por lo tanto, el proyecto es
rentable.
Periodo de Recupero Financiero (PRF): 27 días, es el tiempo en que la suma de los ingresos
netos del artefacto cubre el monto de la inversión.
Coeficiente de Beneficio Neto de Inversión Financiero (BNIF): 82,11707917 es la cantidad
de unidades monetarias que se recibe como ingresos por cada unidad monetaria asignada al
proyecto de inversión. Por lo tanto, se indica que la
Inversión del proyecto es viable.
Índice de Rentabilidad Anual Financiero (IRA): Por cada periodo nos indica el porcentaje
(%) de rentabilidad que el proyecto obtiene en cada año. Esto equivale a 1729% en el primer
año, en los años siguientes en Año 2 = 1712%, 1652%, 1589% y 1529% durante el horizonte
de evaluación a 5 años.Indicando que el Sistema propuesto es rentable.
Flujo Anual Equivalente Financiero (FAEF): 120.362,81 es el resultado del promedio
ponderado del valor del dinero en el horizonte de 5 años. Se elige aquel que presenta un
mayor FAE, por lo tanto, se indica que el Sistema propuesto es rentable.
e. Conclusión
Después de haber analizado cada criterio de evaluación de manera individual y de analizarlos
en su conjunto se concluye que desde el punto de vista financiero el artefacto es rentable.
74
Capítulo IV: Conclusiones y Recomendaciones
4.1. Conclusiones
A partir del trabajo desarrollado se pueden obtener las siguientes conclusiones:
Se logró la realización del modelado de procesos de gestión documental y en base a ello se pudo
identificar los módulos que se requerían implementar en el sistema.
Crear una aplicación informática para la gestión integral de documentos, significa tomar en
consideración que ésta debe automatizar todos los ámbitos que dicha gestión requiere: creación de
los documentos, el sistema de clasificación, el sistema de descripción de documentos, el control de
documentos, la transferencia y la eliminación, y finalmente uno de los más principales como la
consulta de los documentos por parte de los usuarios finales.
De acuerdo a la investigación realizada y tomando en consideración que la empresa hace uso
constante de documentación por su giro de negocio la cual debe ser redirigida al cliente destacando
como requisitos en cuanto al control de los documentos, es imprescindible en el sistema de gestión
documental.
Con el diseño del Sistema de Gestión Documental presentado, se establecen las bases para continuar
e implementar completamente el proyecto para el resto de áreas de la empresa, proporcionando una
excelente herramienta informática para el control y acceso eficaz de los documentos producidos en
el desarrollo y funcionamiento de la empresa.
Uno de los aspectos de vital importancia para la empresa es la de identificar las actividades que se
requieren para normar o regular la gestión de documentos, así como la de contar con personal
especializado o capacitado en el área de ventas suprimiendo con esto cualquier tipo de
inconvenientes que se puedan presentar a futuro.
75
4.3. Recomendaciones
En el futuro es factible configurar el sistema para poder ser usado por cualquier área de la
organización en general, para lograr el mismo nivel de optimización y eficiencia.
Como líneas de investigación futura se ha identificado la ampliación de las funcionalidades del
sistema, digitalizando todos los documentos de la empresa e implementando la firma digital
avanzada para los documentos.
Como recomendación también se ha identificado que es posible implementar un programa de
adecuación al sistema gestión documental, aplicando las normas ISO 30300 e ISO 30301
fundamental para una estandarización de la gestión de los documentos generando un valor agregado
para la atención a los clientes y proveedores.
El SGD aquí descrito puede ser tomado como base para el diseño y aplicación de otros sistemas
similares, que aporten beneficios a otras empresas u organizaciones que requieran una gestión de
documentos que sea parte fundamental que tienen a los documentos e información como materia
prima para sus funciones.
76
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Weitzenfeld, A. (2005). Ingeniería de Software Orientada a Objetos con UML, Java e Internet.
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78
ANEXOS
ANEXO 1: SCOPE STATEMENT
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO REQUISITOS: CONDICIONES O CAPACIDADES QUE DEBE
POSEER O SATISFACER EL PRODUCTO PARA CUMPLIR CON CONTRATOS, NORMAS, ESPECIFICACIONES, U OTROS
DOCUMENTOS FORMALMENTE IMPUESTOS.
CARACTERÍSTICAS: PROPIEDADES FÍSICAS, QUÍMICAS, ENERGÉTICAS, O SICOLÓGICAS, QUE SON DISTINTIVAS DEL
PRODUCTO, Y/O QUE DESCRIBEN SU SINGULARIDAD.
1. Mantener Toda la documentación de área de ventas de la empresa para reducir tiempos de repuesta.
1. Gestionar los documentos del área de ventas
2.Capacidad para asegurar la disposición de los documentos del área de ventas de la empresa
2. Permitir la correcta elaboración de documentos sin redundancias o falta de información
2. Optimizar los procesos de elaboración, búsqueda y consulta de documentos de ventas para enviar información a los clientes
3. Permitir un flujo continuo de la información y documentos del área de ventas de la empresa con los clientes.
4.Asegurar la automatización del proceso de almacenamiento de documentos
4. Permitir integrar los Procesos relacionados con la documentación.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO: ESPECIFICACIONES O REQUISITOS DE RENDIMIENTO, FUNCIONALIDAD, ETC., QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES QUE SE ACEPTE EL PRODUCTO DEL PROYECTO.
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
1. TÉCNICOS El Diseño de un Sistema de Gestión Documental para el área de
ventas.
2. DE CALIDAD Se debe lograr un 75% de nivel de satisfacción de los usuarios del
Sistema.
3. ADMINISTRATIVOS Todos los Entregables deben ser aprobados por la Gerencia de la
empresa.
4. COMERCIALES Se deberá cumplir lo estipulado en el contrato 5. SOCIALES
ENTREGABLES DEL PROYECTO: PRODUCTOS ENTREGABLES INTERMEDIOS Y FINALES QUE SE GENERARÁN EN
CADA FASE DEL PROYECTO. FASE DEL PROYECTO PRODUCTOS ENTREGARLES
1.0 Preparación Inicial del Proyecto
Proyect Charter
2.0 Levantamiento de información
Plan de Gestión del Proyecto, cronograma
detallado del Proyecto
3.0 Realización Plan de configuración y Plan de desarrollo
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 AC AC ARCO 06-12-15 Version Original
Diseño de un Sistema de Gestión
Documental
SGD
79
4.0 Preparación Final Manual de configuración, Plan de capacitación 5.0 Puesta en marcha y soporte
Acta de cierre por cada fase, acta de cierre del
Proyecto
EXCLUSIONES DEL PROYECTO: ENTREGABLES, PROCESOS, ÁREAS, PROCEDIMIENTOS, CARACTERÍSTICAS, REQUISITOS, FUNCIONES, ESPECIALIDADES, FASES, ETAPAS, ESPACIOS FÍSICOS, VIRTUALES, REGIONES, ETC., QUE SON
EXCLUSIONES CONOCIDAS Y NO SERÁN ABORDADAS POR EL PROYECTO, Y QUE POR LO TANTO DEBEN ESTAR CLARAMENTE
ESTABLECIDAS PARA EVITAR INCORRECTAS INTERPRETACIONES ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO.
1. El Cronograma de Actividades del Sistema de Gestión Documental usando MS-Project, ya está elaborado por lo que su contenido no será ampliado ni modificado, solo necesitará ser entregado al cliente.
RESTRICCIONES DEL PROYECTO: FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO , EL
RENDIMIENTO DE UN PROCESO DEL PROYECTO , O LAS OPCIONES DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO . PUEDEN APLICAR
A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO .
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
Los Entregables deben ser entregados mínimo 5 días antes de la reunión mensual
Se establecerán reuniones con el cliente para la aprobación o desaprobación del avance del proyecto.
El Presupuesto del Proyecto no debe exceder a lo presentado en la propuesta.
Se establecerán reuniones mensuales con los usuarios para la prueba respectiva del Sistema
Se presentará un informe mensual sobre los avances del Sistema el cual estará sujeto a evaluación y aprobación del Jefe del Proyecto
El cliente Solicitara un Informe Detallado del Avance del Proyecto para cada reunión
SUPUESTOS DEL PROYECTO: FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO SE
CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS. INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
Los entregables deberán estar listos con
anterioridad a la fecha programada
EL Cliente respetara las fechas programadas
de las reuniones mensuales
Se cuenta con el equipo altamente
calificado para el desarrollo del Proyecto.
Los informenes presentados serán revisados
y aprobados por el cliente
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 ACEE
08-11-15 Versión original
ANEXO 2: PROJECT CHARTER
80
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Diseño de un sistema de gestión documental
para mejorar el área de ventas de empresas
de publicidad exterior. Caso: Arco Publicidad Exterior S.A.
SGD
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: El proyecto Diseño de Sistema de Gestión Documental se basa en diseñar un sistema que
optimice la gestión documental en el área de ventas de la empresa.
SGD permitirá por medio de un software de gestión documental permitirá brindar una respuesta
a la necesidad de la empresa de controlar de forma sistemática, todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y
disposición de los documentos
El desarrollo del proyecto estará a cargo de Arturo Cornejo. (Jefe del Proyecto).
La gestión del proyecto se realizará en las oficinas de El Cliente. El análisis funcional y la
implementación se llevarán a cabo en las instalaciones de El Cliente. El desarrollo técnico se
realizará en las oficinas del PROVEEDOR.
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO :
SGD consta de los siguientes módulos:
Contratos de Alquiler de Espacios Publicitarios Facturas
Cotizaciones y Proformas Los entregables por etapa considerados son:
1. Etapa 0: Iniciación
a. Documento de Visión del proyecto
2. Etapa 1: Análisis
a. Documento de análisis
3. Etapa 2: Diseño
a. Documento de diseño
81
DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO:
SGD será una herramienta desarrollada en entorno Web, utilizando el software de gestión
documental Alfresco que utiliza plataforma Java y la base de datos PostgreSQL para gestionar de forma eficiente los documentos básicos del área de ventas y asegurar la documentación de la
empresa de forma interna y la que se proporciona al cliente. SGD utilizara en un solo Portal WEB para almacenar los documentos del área de ventas:
Contratos de Alquiler de Espacios Publicitarios Facturas
Cotizaciones y Proformas
SGD permitirá:
-Gestionar de forma eficiente y eficaz la documentación del área de ventas logrando disminuir
los sobrecostos y perdida de información facilitando y optimizando los tiempos de respuesta
y atención a requerimientos de información por parte de los clientes.
Para cubrir la funcionalidad indicada, SISTEMA contará con:
El Módulo de Almacenamiento de Documentos permitirá almacenar y asegurar la
disponibilidad de documentos que podemos generar para cada solicitud.
El Módulo de Búsqueda de Documentos permitirá buscar cualquier documento del área de ventas en caso se requiera por parte interna o externa en la empresa de forma
eficiente.
El Módulo de Gestión de Documentos permitirá administrar correctamente los
documentos del área de ventas de tal forma que se reduzcan los tiempos de respuesta y
la mala distribución de los documentos.
Las funciones de cada módulo se combinarán en seis vistas Principales del Portal
SGD
Vista de Búsqueda
Vista de Almacenamiento
Vista de Gestión
El proyecto deberá ser desarrollado en un plazo menor o igual a 6 meses calendarios.
82
OBJETIVOS DEL PROYECTO:
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
1. ALCANCE Cumplir con la elaboración de los
siguientes entregables: Gestión de Proyecto, Análisis, Diseño.
Aprobación de todos loe
entregables por parte del
cliente.
2. TIEMPO Concluir el proyecto en el plazo solicitado
por El Cliente
Concluir el proyecto en 6
meses
3. COSTO Cumplir con el presupuesto estimado del
proyecto
No exceder el presupuesto del
proyecto
FINALIDAD DEL PROYECTO:
Cumplir con el objetivo estratégico de El Cliente: Mejora de procesos.
DEL PROVEEDOR: Generar ingresos para la empresa.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN DEL
PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Disminuir insatisfacción en clientes por
documentación mal distribuida.
Flujo de Ingresos
Asegurar disponibilidad de la documentación del
área de ventas.
Flujo de Egresos
Gestionar d e f o r m a e f i c i e n t e y
e f i c a z l a documentación del área de
ventas.
VAN
TIR
RBC
DEGER DEL PROCTO.
3. Documentos de Análisis y Diseño de:
CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Inicio del Proyecto 1. Gestión del proyecto
2. Documentos de Análisis y Diseño de: Mantenimiento General y Evaluación
y Capacitación
83
ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL
PROYECTO. ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA
ARCO PUBLICIDAD EXTERIOR S.A. Demandante del servicio de Diseño de un Sistema de Gestión Documental para el área de
ventas.
Arturo Cornejo Echevarría Proveer el servicio de diseño de un
sistema.
PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).
Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la propuesta, caso contrario, estos serán asumidos por el proveedor del servicio
Falta de disponibilidad por parte de los usuarios (STAKEHOLDERS)
Se generen falsas expectativas del proyecto
No contar con la definición o documentación de los procesos de negocios
Los entregables de sirven de input para los siguientes no sean revisados y aprobados en las
fechas definidas
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS).
Establecer un sistema sostenible para la gestión de la documentación del área de ventas de la
empresa. Personas hacia las demás áreas de EL CLIENTE.
PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.
CONCEPTO MONTO (US$)
Diseño de un Sistema de Gestión Documental
SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO. NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
ARCO PUBLICIDAD EXTERIOR S.A.
84
ANEXO 3: Caso Negocio – Diseño de un Sistema de Gestión
Documental
Identificación del Documento
Responsable del Documento Arturo Cornejo Echevarría
Fecha de Emisión 05-11-2015
Fecha de Ultima Modificación 05-12-2015
Nombre del Archivo Caso del Negocio
Historia del Documento Versión Fecha de Versión Modificaciones
2.0 05-11-2015 05-12-2015
Caso Negocio- Proyecto de Elaboración de Costos de Empaques Flexibles
SISTEMA
Fase Enfoque General
Iniciación El Proyecto establecido, es un Diseño de un Sistema de Gestión Documental que permitirá automatizar la gestión de los documentos del área de ventas.
Planeación Se Desarrolló MS Project, estableciendo tiempos de inicio y fin de cada fase, tarea y /o actividad del Proyecto a elaborar
Ejecución Se establecerá el documento con todas las actividades genéricas para producir e implementar cada uno de los entregables del Proyecto.
Cierre Se identificará los pasos requeridos para hacer entrega de los productos
- Liberar los recursos - Terminar los contratos de los
proveedores y contratistas - Realizar evaluación de los
resultados del Proyecto.
85
Caso del Negocio- Diseño de un Sistema de Gestión Documental
Información de Elementos Agrupados por Flujo
Especificación General
Especificación por Nivel
Capacidad Tecnológica
Capacidad Operativa
Capacidad del Negocio
Resultados intermedios finales
Los resultados pueden ser intermedios a los niveles funcional y operativo ya que son datos de entrada para el nivel siguiente
Se estableció trabajar con alta tecnología Ver especificación general
se estableció desarrollar una base de datos que soporte la capacidad operativa del Sistema
Ver especificación general
Alineación Es la medida en que el Sistema estará alineado con requisitos reguladores con estándares y políticas operativas, así como con la estrategia del negocio
Se evaluará la alineación del sistema con estándares y políticas tecnológicas
Se evaluará el sistema con los objetivos, estándares y políticas operativas
Evaluación de la alineación con objetivos del negocio estratégico.
Beneficios Financieros
Descripción de la reducción de los costos de infraestructura del Sistema
Descripción de la reducción de costos operativos obtenida a aumento de capacidad mediante sustitución de TI.
Beneficios no financieros
Son los activos que representan cambios en los niveles funcional, operativo y de
Descripción de la funcionalidad de los sistemas de TI Nuevo, mejorado
Descripción de la funcionalidad de los procesos nuevo, mejorado
Descripción de la capacidad del negocio y beneficios no financieros.
86
negocio cuyo valor no se puede expresar en términos financieros exactos.
Recursos y Gastos
Son los listados de recursos y gastos asociados
Establecer Recursos y gastos para implementar el Sistema
Establecer Recursos y gastos para construir implementar y mantener los nuevos procesos.
Establecer Recursos y gastos para desarrollar y comercializar los productos y servicios nuevos
Riesgos Impulsores
Es necesario establecer un análisis, por elemento de información para mostrar el impacto de los impulsores de riesgo identificados en los sucesos.
Ver especificación general
Ver especificación general
Ver especificación general
Suposiciones y limitaciones
Es la aclaración de como el despliegue de los recursos listados con el costo especificado contribuirá a la entrega de los resultados
Ver especificación general
Ver especificación general
Ver especificación general
Beneficios Tangibles
Categoría de la Ventaja Descripción Valor (S/.)
Clientes Los usuarios del Sistema verán resultados inmediatos
XXXX
87
Personal Aumento en la motivación y satisfacción en el trabajo
XXXX
Operaciones Disminución de costos de Operaciones
XXXX
Reducción de Quejas XXXX
Mejoramiento del Sistema de Elaboración de Costos
XXXX
Mejoramiento d análisis y solución de problemas
XXXX
Beneficio Total XXXX
Factibilidad
Solución Calificación de factibilidad 1 menos, 10 máximo.
Método o Técnica de evaluación
Nuevos Procesos 8 Usaremos los procesos, basados en estándares de la industria
Nueva Tecnología
8 Se cambiará la tecnología actual permitiendo automatizar e integrar los procesos
Reubicación de Personal
2 El personal podría sentir mayor presión de trabajo.
Riesgos
Descripción de Riesgo
Probabilidad de Ocurrencia
Impacto Acciones Preventivas
El desempeño funcional del sistema no satisface las expectativas
Medio Medio Informar a los usuarios de las limitaciones del sistema, frente a los ahorros posibles.
El registro de incidencias es inadecuado
Alto Medio Diseñar un proceso para el registro de incidentes y su tratamiento.
88
ANEXO 4: WBS DEL PROYECTO
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 AC AC ARCO 06/12/2015 Version Original
89
ANEXO 5: RIESGOS
CONTROL DE VERSIONES
versión Hecha por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo
1.0 AC AC AC 06/12/15 Versión Original
ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Sistema informático que centralice la gestión de los documentos del área de ventas de la empresa Arco Publicidad Exterior S.A.
SGD
N° Categoría Riesgo Causa Consecuencias
¿Qué puede suceder?¿Por qué puede suceder el
riesgo?
¿Cuáles pueden ser los efectos o
impactos?
1 Riesgo de tecnologíaHardware no cumpla con las
características solicitadas
Priorización de otros
proyectos
Deficiencia en la performance de la
solución
2 Riesgos de requisitos Cambios en el alcanceDefinición inicial confusa o
incompleta
Generarían incremento de recursos y/o
costo
3 Riesgo de usuariosRetraso en la aprobación de
entregables
No contar con el apoyo de
usuarios claves para la
validación
Incremento en el costo del proyecto
4 Riesgo de tiempoQue la solución no se
entregue a tiempo
Priorización de otros
proyectos
Aplazamiento de la fecha de pase a
producción
5 Riesgo de capacitación
No contar con el soporte
necesario de instalación y
configuración
Falta de conocimiento en la
instalación y configuración
de nueva tecnología
No se tendría el soporte en la
compañía solicitante
6 Riesgo de usuarios
Reticencia al personal de usar
o capacitarse
adecuadamente a la nueva
tecnologia
Indiferencia por parte el
personal al nuevo sistema
utilizado por falta de
correcta capacitacion.
El sistema no seria utilizado por lo que
su implementacion seria inutil
7 Riesgo de requisitos
El sistema desarrollado, no se
adapte a las necesidades de
la empresa.
Falta de conocimiento
preciso sobre las
necesidades de los usuarios
Retraso en el desarrollo del proyecto,
ya que se tendría que crear nuevas
funcionalidades para las necesidades
no cubiertas por el sistema.
8 Riesgo de informacion
La información necesaria
para probar la funcionalidad
del sistema no esté
disponible.
Falta de informacion al
momento de la
implementacion del
sistema
El sistema no podria ser implementa y
probado correctamente debido a falta
de informacion requeria para su
funcionamiento
90
N° RiesgoProbabilidad de
OcurrenciaImpacto Valor del riesgo Nivel del Riesgo
1
Hardware no cumpla
con las características
solicitadas
1 3 3 Apreciable
2 Cambios en el alcance 2 3 6 Apreciable
3
Retraso en la
aprobación de
entregables
3 3 9 Importante
4Que la solución no se
entregue a tiempo2 5 10 Importante
5
No contar con el
soporte necesario de
instalación y
configuración
2 3 6 Apreciable
6
Reticencia al personal
de usar o capacitarse
adecuadamente a la
nueva tecnologia
3 4 12 Importante
7
El sistema
desarrollado, no se
adapte a las
necesidades de la
empresa.
2 3 6 Apreciable
8
La información
necesaria para probar
la funcionalidad del
sistema no esté
disponible.
4 5 20 Muy Grave
MUY
BAJO
1
BAJO
2
MEDIO
3
ALTO
4
MUY
ALTO 5
MUY
ALTA 55 10 15 20 25
ALTA
44 8 12 16 20
MEDIA
33 6 9 12 15
BAJA
22 4 6 8 12
MUY
BAJA 11 2 3 4 5
GRAVEDAD (IMPACTO)
PROBABI
LIDAD