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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
CREACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL
FONDO CENTRO NACIONAL DE COMUNICACIÓN
SOCIAL (CENCOS), COMO APOYO PARA OBTENER
INFORMACIÓN QUE PERMITA LA INVESTIGACIÓN
SOBRE LA HISTORIA DE LAS RELIGIONES Y
MOVIMIENTOS SOCIALES EN MÉXICO
T E S I S
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A N :
E L I Z A B E T H G Ó M E Z V E G A
L E T I C I A M A R T Í N E Z R O S A S
I R M A R A M O S M E L É N D E Z
ASESORES: M t r o . L u i s F r a n c i s c o R i v e r o Z a m b r a n o
L i c . B e a t r i z S a n t o y o B a s t i d a
MÉXICO, D. F. 2008
TABLA DE CONTENIDO
Siglario……………………………………………………………………….…………………..III
Prefacio…………………………………………………………………………………………..IV
Introducción……………………………………………………………………………………..VI
Agradecimientos…………………………………………………………………………………X
Capítulo 1 La Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH) y el fondo
Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS)
1.1 Antecedentes Generales de la ENAH………………………………………………...….1
1.2 Historia del Centro Nacional de Comunicación Social ………………………………....7
1.2.1 Misión y objetivos de CENCOS……………………….………..……………...16
Capítulo 2 Cuadro General de Clasificación
2.1 El ciclo vital y el archivo histórico………………………………………………………...18
2.2 Valores de la documentación en el archivo histórico ………………………………….20
2.3 Principio de procedencia y orden original……………………………………………….22
2.4 Organización……………………………………………………………………………….26
2.4.1 Clasificación……………….…………………………………………………..…27
2.4.1.1 Cuadro de clasificación……………………..………..……………….28
2.4.1.1.1 Definición de fondo, sección y serie documental………..…........30
2.4.1.2 Tipos de clasificación……..……..…….………………………….......33
2.4.2 Ordenación……………………………………………………………………….34
2.5 Descripción documental………………………………………………………………......37
2.6 Instrumentos de descripción…………………………………………………………......38
I
2.6.1 Inventario…………………………………………………………………………41
2.7 Diagnóstico…………………………………………………………………………………45
Capítulo 3 Diagnóstico y análisis de las condiciones del fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS)
3.1 Realización de un diagnóstico del fondo CENCOS…………………………………....49
3.1.1 Acervo documental…………………………………………………………..….49
3.1.2 Procesos archivísticos…………………………………………………………..52
3.1.3 Instrumentos normativos y administrativos…………………………………...53
3.1.4 Servicios y usuarios...…………………………..……………………………….54
3.1.5 Recursos humanos………………………………………………………………54
3.1.6 Recursos materiales…………………………………………………………….55
3.1.6.1 Local…………………………...……………………………………........55
3.1.6.2 Mobiliario……………..…………………………………………………..58
3.1.6.3 Equipo tecnológico………………………………………………………59
3.2 Problemas detectados a falta de un cuadro de clasificación………………………….59
Capítulo 4 Realización del cuadro de clasificación del fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS)
4.1 Identificación y clasificación de documentos……………………………………….......64
4.2 Formación de los grupos documentales y creación del cuadro
general de clasificación …………..…………………………………………………..……….66
4.3 Organización y realización de inventario a la Sección Movimiento Familiar Cristiano
(MFC)……………………………………………………………………………………………78
Conclusiones…………………………………………………………………………………...89
Bibliografía……………………………………………………………………………….……..91
Anexos…………………………………………………………………………………………..94
II
SIGLARIO
AGN Archivo General de la Nación
CCRI Comité Clandestino Revolucionario Indígena
CEE Centro de Estudios Ecuménicos
CENCOS Centro Nacional de Comunicación Social
ENAH Escuela Nacional de Antropología e Historia
ENCB Escuela Nacional de Ciencias Biológicas
EZLN Ejército Zapatista de Liberación Nacional
INAH Instituto Nacional de Antropología e Historia
INEGI Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática
IPGH Instituto Panamericano de Geografía e Historia
IPN Instituto Politécnico Nacional
MFC Movimiento Familiar Cristiano
OEA Organización de Estados Americanos
SICSAL Secretariado Interamericano de Solidaridad con los Pueblos de América
Latina
SPLA Secretariado para Latinoamérica
SSM Secretariado Social Mexicano
TLC Tratado de Libre Comercio
TLCAN Tratado de Libre Comercio de América del Norte
UNAM Universidad Nacional Autónoma de México
III
PREFACIO
El archivista tiene el deber de administrar, conservar, preservar y difundir la
documentación generada por una institución, como es el fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS), dicho fondo permitirá en primer lugar desempeñarnos
como profesionales, aplicando los conocimientos archivísticos adquiridos en la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Un motivo relevante por el cual se escogió dicha institución fue en gran medida el
objetivo o fin que se persigue, que es: “brindar las herramientas necesarias que sirvan
para apoyar la realización de investigaciones”; siendo la historia de las religiones y
movimientos sociales en México, temas muy amplios, y de los cuales se puede obtener
grandes trabajos de investigación y sobre todo importantes e interesantes aportes y
conocimientos.
Se considera pertinente, resaltar la importancia que tiene la Archivonomía, y sobre todo
la función que tenemos los profesionales de dicha carrera. La oportunidad en la cuál
podemos demostrarlo es dejando una base sólida para la organización del fondo
(CENCOS), que se logró con el respaldo de un instrumento técnico como es, el cuadro
de clasificación.
Con respecto a lo anterior éste trabajo puede de alguna manera alentar a los alumnos
de dicha licenciatura, a considerar proyectos en los cuales se puedan aplicar los
conocimientos adquiridos, y crear una confianza en la elección de trabajos que tengan
que ver con documentación histórica de aspectos sociales, religiosos, entre otros.
Se consideraron los beneficios que se obtendrán con la realización del servicio social en
el centro de documentación Guillermo Bonfíl Batalla, perteneciente a la Escuela
Nacional de Antropología e Historia (ENAH), ya que también se nos permitió la
elaboración de una tesis profesional, que consistió en la creación de un cuadro de
clasificación.
IV
De igual manera se nos dio la confianza y seguridad para desempeñarnos y
desenvolvernos profesionalmente tanto en horarios, como el respeto que se tiene a
nuestra área de conocimiento.
Un motivo más y no menos importante es la obtención de una superación personal,
puesto que es muy gratificante el explotar las habilidades, así como las aptitudes que se
poseen, y actitudes que se han desarrollado en el transcurso de la vida; de igual
manera una superación académica, ya que es una etapa que se quiere concluir
aplicando los conocimientos que se fueron adquiriendo durante nuestra preparación; y
finalmente la social en la que es muy satisfactorio poder contribuir a la investigación de
las religiones y movimientos sociales en México.
La convivencia que se tuvo dentro del área de trabajo fue con personal bibliotecario al
cual le agradecemos su apoyo y confianza durante la estancia en la ENAH
especialmente a la Licenciada Violeta Lucia Barragán Delgado, persona que nos brindó
la oportunidad y nos apoyo en la realización de nuestro proyecto de titulación y servicio
social, al Licenciado Mariano Muñoz Rivero quien por su carisma nos hizo sentir en
confianza, a la asistente de Subdirección Alicia quien siempre nos apoyó en todo
momento, en general al personal que labora en la biblioteca; y por ultimo a los alumnos
que realizaron su estancia profesional en dicha institución, gracias por su compañía y
amistad Zuri y Mony.
V
INTRODUCCIÓN
En México generalmente los archivos se encuentran en situaciones desagradables y
sin ninguna organización, no escapando a este tipo de situación el Archivo Historia de
las Religiones y los Movimientos Sociales en México, y presentando dichas condiciones
el fondo Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS), el cual se encuentra
dentro de la biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla” perteneciente a la Escuela Nacional de
Antropología e Historia.
El CENCOS es un organismo que se constituye como asociación civil en 1965. Surge
en un contexto en el que los medios de comunicación iniciaban su masificación y se
abrían camino en nuestro país.
CENCOS aparece como un espacio para hacer visibles aquellos sectores de la
población que no tenían a su alcance los grandes medios de comunicación, pero que
partían de procesos organizativos que generaban instrumentos de comunicación
alternativos para reconstruir la realidad desde las preocupaciones sociales. Así como
procurar la realización de actividades relacionadas con medios que se encargaban de
dirigir, orientar y coordinar algunos trabajos apostólicos.
Una vez conocida la situación en la que se encontraba el fondo CENCOS se determinó
el siguiente objetivo: “Creación del cuadro de clasificación del fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS), como apoyo para obtener información que permita la
investigación sobre la historia de las religiones y los movimientos sociales en México”,
ya que por la falta de conciencia y cultura archivística de las personas que han sido
responsables del fondo, este no cuenta con instrumentos que permitan su organización
y descripción.
En la archivística se han establecido diferentes procesos y herramientas de trabajo que
permiten, la recuperación y organización de este tipo de archivo y fondo documental.
VI
Siendo un instrumento importante dentro del ámbito archivístico el cuadro de
clasificación, ya que es considerado por esta comunidad como la columna vertebral
dentro de un archivo, porque nos permite llevar acabo la organización documental, la
cual implica clasificar y ordenar, así como describir, recuperar y controlar la
documentación; es decir, nos proporciona un conocimiento general de la misma.
Una vez planteado el objetivo se determinaron las siguientes hipótesis mismas que,
guiaron el proyecto, estableciendo límites y no perdiendo de vista el problema.
Al existir un interés por parte de la institución para organizar su archivo, se
facilitará el cumplimiento de las actividades archivísticas y creación de instrumentos;
como es el cuadro de clasificación, disponiendo de recursos materiales.
El proceso de organización de un archivo sin ninguna planeación e instrumento
de trabajo como el cuadro de clasificación; provoca que las actividades sean llevadas a
cabo de manera ineficiente.
Para lograr una organización es necesario como primer paso realizar un registro
inicial, con el fin de conocer la documentación; y con ello la elaboración de un cuadro de
clasificación.
Para corroborar e ilustrar estas afirmaciones se presenta la metodología aplicada.
En la realización de este trabajo se utilizó el método cualitativo, el cual permitió obtener
información con base en la experiencia y vivencia diaria que se tuvo, haciendo
interpretaciones de los datos obtenidos, mismos que ayudaron a conformar el cuadro de
clasificación.
VII
Del anterior método se aplicaron las siguientes técnicas:
La observación directa, donde se examinaron las actividades en el archivo y de
esta manera se detectaron los problemas que existían; técnica que también permitió
conocer las características de la documentación, como tamaño, formato y estado de
conservación; mediante la revisión de las cajas.
La observación participativa, que consistió en analizar los documentos, con el
objetivo de familiarizarse y tener conocimiento del contenido de los mismos,
distinguiendo de ésta manera las series documentales que conformaron el cuadro de
clasificación.
El análisis de contenido, el cual consistió, en que a partir de datos recabados en
un registro inicial, dio pauta a la creación del cuadro de clasificación.
Este trabajo consta de 4 capítulos, cada uno es de gran importancia, para poder
entender y conformar el cuadro de clasificación del fondo antes mencionado.
En el primer capítulo se da un panorama amplio sobre la institución y su biblioteca, en la
cuál se resguarda el acervo documental, en seguida sobre la institución que creó el
fondo, así como sus metas y objetivos.
El segundo capítulo esta formado por la teoría archivística necesaria para comprender
mejor, la creación del cuadro de clasificación, presentando las posturas de diferentes
autores, de lo que es un archivo histórico, valores documentales, la utilización del
principio de procedencia y orden original, las etapas de la organización: la clasificación
como primer proceso, haciendo énfasis en el cuadro de clasificación y después la
ordenación. De igual forma para un mejor control y localización se explica lo que es
descripción documental y por último la concepción que se tiene de diagnóstico.
VIII
El tercer capítulo lo constituye el diagnóstico el cual nos permitió tener conocimiento de
las condiciones en las cuales se encontró el fondo CENCOS, tanto en su acervo
documental y su estado de organización, como en los recursos con los que se contaron,
permitiendo detectar y jerarquizar las problemáticas de acuerdo a su grado de impacto y
prioridad al dar una solución.
Por último, en el cuarto capítulo se describen las actividades que se realizaron en el
acervo del fondo CENCOS, que tuvo como finalidad la elaboración del cuadro de
clasificación, instrumento que fue de gran importancia para llevar acabo el proceso de
organización y descripción de la sección documental Movimiento Familiar Cristiano.
Finalmente se consideró que fue una buena experiencia ya que se logro la aplicación de
los conocimientos que se adquirieron en el transcurso de los estudios, y esto permitió
realizar un trabajo profesional al fondo documental antes mencionado.
IX
CAPÍTULO 1
La Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH) y el fondo Centro Nacional
de Comunicación Social (CENCOS)
En este apartado se abordaran datos relevantes de la Escuela Nacional de
Antropología e Historia (ENAH), se desarrollaran puntos importantes como son: su
misión, visión y el acervo que conforma su biblioteca, siendo parte de ella el fondo
Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS), enfocándose en éste para tener
un amplio panorama de la importancia que tiene esta institución en la sociedad
mexicana, inclusive de manera internacional.
Para poder obtener información que permita la realización de futuras investigaciones
sobre la historia de las religiones y movimientos sociales en México, en algunas
ocasiones es necesario llevar acabo convenios con ciertas instituciones que estén
relacionadas con acontecimientos que permitan su estudio y análisis de la
documentación generada por las mismas, como es el caso del Centro Nacional de
Comunicación Social y la Escuela Nacional de Antropología e Historia.
1.3 Antecedentes Generales de la ENAH
La Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH), ubicada en la ciudad de
México, a un costado de la pirámide de Cuicuilco, es la más importante Universidad
especializada en estudios antropológicos e históricos en América Latina.
Fundada originalmente en 1938 como Departamento de Antropología Biológica en la
Escuela Nacional de Ciencias Biológicas del Instituto Politécnico Nacional, pasó en
1946 a ser Escuela Nacional de Antropología e Historia adscrita al Instituto Nacional de
Antropología e Historia (INAH). Desde su fundación ha tenido tres sedes, la primera
desde 1946 hasta 1964 a un costado del Palacio Nacional de México, en el edificio de la
Antigua Casa de Moneda actualmente Museo Nacional de las Culturas; de 1964 a 1980
1
la ENAH se localizó en el Museo Nacional de Antropología en Chapultepec y desde
1980 en Cuicuilco, la pirámide más antigua de América.
A lo largo de su historia la ENAH se ha caracterizado por el desarrollo
de una tradición científica antropológica muy vinculada y comprometida
con el movimiento social en México y América Latina, ejemplos de esto
son la participación de sus alumnos y maestros en el desarrollo de
políticas sociales y culturales de los gobiernos, en particular en el
desarrollo y crítica del indigenismo y la creación del Museo Nacional de
Antropología, su participación durante el movimiento estudiantil de
1968; su solidaridad y apoyo a los movimientos revolucionarios en
Centroamérica durante la década de los 80; el haber sido sede del
Congreso Nacional Indígena de 1997; el que en el año 2001 la ENAH
fuera la sede del Comité Clandestino Revolucionario Indígena (CCRI)-
Comandancia General del Ejército Zapatista de Liberación Nacional
(EZLN) al final de La Marcha del Color de la Tierra; y en general el
enorme acervo acumulado de conocimiento sobre la historia y cultura
de los pueblos originarios, el campesinado, la arqueología, manejo del
patrimonio cultural y la cuestión nacional en México y América Latina.1
Para el cumplimiento del fin por el cual se creó la ENAH se han establecido dos pautas,
la primera respecto a la facultad y atribuciones que tiene dicha institución y la siguiente
acerca de la ejecución futura de los propósitos contemplados.
1 ESCUELA NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA. .Historia. [en línea] [Consultado 12 de
septiembre del 2007] Disponible en Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Escuela_Nacional_de_Antropolog%C3%ADa_e_Historia
2
Misión
Formar y actualizar profesionales en los niveles de licenciatura,
maestría y doctorado, conscientes de la realidad social contemporánea,
capaces de realizar investigación en ciencias antropológicas e
históricas, sobre diversidad biosociocultural de las sociedades
humanas, temas actuales de relevancia científica e impacto social. Así
mismo, extender los beneficios de la cultura a diversos sectores de la
sociedad, difundiendo ampliamente los resultados de su quehacer
académico y estableciendo los procesos, programas y proyectos
necesarios para optimizar su funcionalidad organizativa y mejorar su
calidad económica.
Visión
La ENAH busca ser un centro de vanguardia en la docencia, la
investigación, la generación y la difusión de teorías metodológicas y
técnicas antropológicas a través de programas de estudios flexibles y
en actualización permanente, de licenciaturas y posgrados.
Disponiendo de cuerpos académicos consolidados que mantengan
redes dinámicas, de procesos académico-administrativos
automatizados y eficientes, con una estructura organizativa y
normatividad acordes con la calidad de sus funciones sustantivas, y así
lograr un prestigio nacional e internacional al impartir educación de
buena calidad. 2
Para que la ENAH lleve acabo la formación de profesionales se requiere de profesores
y de servicios que complementen la enseñanza como son, los ofrecidos por una
biblioteca de nivel superior que en seguida se abordara.
2 PEÑA SAINT MARTÌN, Florencia. Programa integral de fortalecimiento institucional 3.0. México:
CONACULTA. INAH. Escuela Nacional de Antropología e Historia. Serie ENAH, 2003. p. 43.
3
Biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla” de la ENAH
Como toda institución con un nivel educativo relevante cuenta con una biblioteca la cual
tiene un acervo de aproximadamente 100 000 títulos en sus diferentes colecciones, las
cuales están integradas por libros, folletos, obras de consulta, enciclopedias, censos,
directorios, atlas, mapas, tesis, revistas, publicaciones periódicas y colecciones
especiales en comodato o en fondo reservado sobre temáticas antropológicas e
históricas.
La biblioteca se crea en noviembre de 1979, pero es hasta el año de
1994 cuando se le asigna el nombre que lleva actualmente en
homenaje al destacado antropólogo visionario y prolífico investigador. Al
pertenecer a la Escuela Nacional de Antropología e Historia esta tiene
como propósito fundamental apoyar las funciones sustantivas de
docencia, investigación y extensión que se realizan en dicha institución
académica mediante sus colecciones documentales y servicios de
información, los cuales constituyen una evidencia concreta de la labor
social y cultural que realiza la ENAH como institución de educación
superior de investigación y enseñanza del quehacer humano y su
patrimonio histórico y cultural.3
Entre sus objetivos fundamentales destacan el apoyar el desarrollo de los programas
educativos y de los planes de estudio de las licenciaturas y posgrados de la Escuela,
así como brindar acceso a recursos y servicios de información: actuales, pertinentes,
relevantes, suficientes y de calidad, tanto internos como externos mediante la
planeación, organización y operación de servicios documentales de calidad.
3 ESCUELA NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA. Biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla”. [en
línea] [Consultado 12 de septiembre del 2007] Disponible en Internet: http://www.enah.edu.mx/
4
Cuenta con un acervo especializado en antropología física, antropología social,
arqueología, etnología, etnohistoria, lingüística y disciplinas a fines resguardado en un
espacioso edificio, construido ex profeso para albergar sus distintas colecciones y
ofrecer cómodas áreas de consulta y lectura a sus usuarios.
Este acervo por lo tanto se divide en las siguientes colecciones; primeramente se
describen las que conforman la biblioteca; y en seguida los archivos y fondos
documentales que integran el acervo:
Acervo General (A)4: Esta colección está integrada por más de 40,000 títulos que
apoyan directamente los planes y programas de estudio de las licenciaturas y
posgrados que se imparten en la escuela.
Colección de Consulta (C). Formada con obras que proporcionan información breve y
específica, como son diccionarios, enciclopedias, directorios, índices, etc. Esta
colección también se encuentra en estantería abierta y su utilización es únicamente
dentro de la sala de lectura.
Tesis (X). Está integrada por los trabajos de tesis de licenciatura, maestría y doctorado
de las diferentes especialidades de la ENAH, además de tesis de otras instituciones
educativas con temas afines o similares.
Hemeroteca (PP). Integrada por publicaciones periódicas (revistas) sobre los diferentes
tópicos de especialización de la escuela.
Mapoteca (M). Se encuentra conformada por más de 8,000 cartas y planos organizados
por escala, proporcionados principalmente por el programa consulta Instituto Nacional
de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), Universidad Nacional Autónoma de
México (UNAM) y el Gobierno del Distrito Federal.
4 La clasificación esta establecida en el reglamento de servicios de la Biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla”
5
Folletos (F). Son materiales de menos de 50 páginas, generalmente engrapados; la
temática que presentan es diversa, monografías, artículos de revistas o documentos
diversos.
Discos compactos (CD).Esta colección se conforma por aproximadamente 500 títulos
de obras monográficas y de consulta en CD-ROM.
Fondo Reservado (FR). Son materiales documentales que por su naturaleza o
procedencia requieren de atención y cuidados especiales, tales como libros anteriores a
1950, códices y facsímiles de códices.
Fondo “José Toribio Medina”. Este fondo, perteneciente al Instituto Panamericano de
Geografía e Historia (IPGH) de la Organización de Estados Americanos (OEA), se
encuentra en la biblioteca en calidad de comodato, debido a su gran importancia
cultural y trascendencia para la docencia e investigación de la ENAH. Está conformado
por más de 40,000 títulos de libros y 10,000 títulos de revistas.
Dentro de la biblioteca se cuenta con los siguientes archivos y fondos documentales,
cabe mencionar que actualmente están en proceso de organización.
Archivo Histórico “José Raúl Hellmer”. Este acervo se forma con la finalidad de
compilar, organizar y preservar la memoria documental de la docencia y el ejercicio de
la antropología en México, particularmente en la ENAH, para conservar el devenir
histórico de la escuela, y favorecer el desarrollo de líneas de investigación histórica.
Archivo “Historia de las Religiones y los Movimientos Sociales en México”. La Biblioteca
“Guillermo Bonfíl Batalla” realiza diversos esfuerzos orientados a convertirse en un
apoyo especializado para la investigación antropológica e histórica que se lleva a cabo
en nuestro país. Para ello ha enriquecido su acervo a través de convenios con cuatro
organizaciones no gubernamentales que han ofrecido en comodato sus acervos:
6
- Fondo Centro de Estudios Ecuménicos (CEE) conformado por 3,000 libros y revistas,
además de documentación original.
- Fondo Secretariado Social Mexicano (SSM) Conformado por 10,000 títulos de libros y
300 títulos de revistas.
- Fondo Secretariado Interamericano de Solidaridad con los Pueblos de América Latina
(SICSAL), integrado por documentación original del mismo.
- Fondo Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS), conformado por 10,000
libros y revistas, además de documentación original.
El anterior fondo es el de interés central para este trabajo, en cuanto a la
documentación original para poder llevar acabo la creación del cuadro de clasificación y
por lo tanto es necesario conocer de manera general sus antecedentes y la
trascendencia que ha tenido.
1.4 Historia del Centro Nacional de Comunicación Social
El 4 de diciembre de 1963, durante la segunda sesión del Concilio Ecuménico Vaticano
II, se promulgo el decreto sobre medios de comunicación social en el que se determinó
la necesidad de crear, en todos los países, un Centro Nacional de dichos medios para
la Iglesia, esto es, oficinas nacionales de prensa, cine, radio y televisión con la finalidad
de cuidar la recta formación de la conciencia de los fieles sobre el uso de este tipo de
instrumentos, para estimular y organizar el trabajo de los católicos en este campo.
Por lo tanto, el 22 de junio de 1964, formalmente se creó el Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS). Sin embargo, CENCOS no resultó precisamente de la
iniciativa de los obispos. José Álvarez Icaza narra de la siguiente manera el origen de
CENCOS:
7
En aquél entonces. 1964, fue muy importante mi tía María Elisa Icaza
viuda de Quiroz, una tía relativamente lejana de mi, hija de mi tío
Ramón Icaza que era un médico muy prominente. Mi tía era una mujer
muy buena administradora y muy austera, prácticamente no gastaba…
Se rompió la cadera y entonces tuvo que estar acostada cuatro años.
Mi papá era primo de ella y era muy buena gente. Estaba muy sola…
nadie la quería y nadie la visitaba, solo mi papá… todos los domingos…
Cuando murió mi papá, mi mamá me preguntó: - ¿Supiste lo que
arregló tu papá con tu tía María Luisa? Y contesté, - No tengo la más
remota idea. – Pues ve a verla. Entonces fui a verla y me dijo: - Estoy
inconsolable con la muerte de tu papá, era mi compañero, mi
confidente, gente de todas mis confianzas. Pero me dijo que en caso de
que él muriera, yo hablara contigo para que tú ocuparas su lugar.
Entonces me nombró heredero de todos sus bienes y murió poco
después. De repente yo me encontré que era heredero de una fortuna
muy importante. La tía… llevaba varios años acumulando su dinero,
entonces tenía su casa llena de dinero y de muchas cosas valiosas. Yo
durante mucho tiempo convertí en efectivo todos sus bienes que me
había dejado. Y con ese dinero hice dos cosas muy importantes: La
primera, extendí el Movimiento Familiar Cristiano (MFC) por toda
América Latina porque yo recibí de mi tía la consigna de ocupar todos
sus bienes para mayor gloria, esplendor y difusión de la fe cristiana. Me
pareció que la expansión del Movimiento Familiar Cristiano estaba
totalmente acorde de ese deseo. Puse las oficinas del Secretariado
para Latinoamérica en la Casa de Tacuba que arreglé y quedó
preciosa. Dimos ahí muchísimo impulso al Movimiento Familiar
Cristiano gracias a que montamos la oficina del SPLA (El Secretariado
para Latinoamérica del MFC) donde vivía mi tía. La otra cosa que hice
fue la fundación de CENCOS en una casa que mi tío había comprado.
8
Así es que viajé por todo el Continente Latinoamericano y fundé
CENCOS5.
Tenemos entonces que CENCOS se funda como un órgano oficial de comunicación
social del Episcopado Mexicano pero por iniciativa y con los recursos de un laico, José
Álvarez Icaza Manero, quién queda como director del centro. Esto hará posible que
cuando aparece el conflicto entre la iglesia y el director (José Álvarez Icaza Manero),
éste no puede ser despedido si no, por el contrario, quedó prácticamente como el
propietario y por lo tanto, con la posibilidad de darle al centro cualquier orientación.
CENCOS es el Centro Nacional de Comunicación Social AC., surge como un órgano
oficial de la comunicación social del Episcopado Mexicano, el 22 de junio de 1964,-
como ya se mencionó-, y se constituye como Asociación Civil el 23 de abril de 1965. Se
desarrolla en un contexto en el que los medios de comunicación iniciaban su
masificación y se abrían camino en nuestro país.
Aparece como un espacio de reivindicación de justicia social para hacer visibles
aquellos sectores de la población que no tenían a su alcance los grandes medios de
comunicación, pero que partían de procesos organizativos y que generaban
instrumentos de comunicación alternativos para reconstruir la realidad desde las
preocupaciones sociales. Se inició una lucha para integrar los diferentes sectores de
nuestro país, en donde los factores de opresión y anonimato atentaran contra los
derechos humanos de las personas.
En su recorrido a través del tiempo ha ido adaptándose a las necesidades de un
entorno cada vez más exigente y demandante como se muestra en el siguiente cuadro:
5 PASTOR ESCOBAR, Raquel. José Álvarez Icaza y la Puesta en Práctica del Concilio Ecuménico
Vaticano II en el Laicado Mexicano. México: Pastor Escobar, Raquel, 2004. (Tesis doctorado) p. 165.
9
CRONOLOGÍA DE CENCOS
ETAPA AÑOS ACTIVIDADES
Comunicación
Social
1964 a 1969
CENCOS difundió principalmente la información de un sector particular hacia otros sectores, siendo una de sus primeras labores la denuncia de represión e injusticia practicada a varios sectores de la población (niños, niñas, mujeres, adultos mayores, indígenas, luchadores sociales, periodistas, entre otros.). En los 60´s era muy escasa la actividad y documentación relativa a los Derechos Humanos en México, por tal motivo inició actividades en este campo, a partir de conectarse con la Comisión Internacional de Juristas de Ginebra, Suiza. Difundió principalmente la información hacia la comunidad de iglesias desde un punto de vista, en el que aportaba la ardua discusión de la iglesia como parte del cambio social. Su estrategia fue utilizar los medios de comunicación de manera eficiente para la formación de valores cristianos, para dirigir, orientar y recopilar trabajos, experiencias y el desempeño del apostolado.
Comunicación Alternativa
1970 a 1977
Apoyó a la sociedad civil difundiendo la información que los medios ocultaban y promovió la defensa de los derechos humanos. En esta época en América Latina proliferaron los golpes de estado implementados por los militares en muchas naciones, e instalaron sus regimenes represivos en ellas. Y en México pasaron los asilados de toda Latinoamérica con quienes CENCOS se solidarizó y apoyó, mediante la participación de campañas para la liberación de algunos hermanos latinoamericanos de las cárceles, dictaduras y en algunos casos lograron arrancar de la tortura a varios de ellos. Apoyó a la sociedad civil con una difusión permanente sin un carácter económico, actividades destinadas a lograr el intercambio en temas sociales y noticias que facilitaban al público y a la sociedad en general; y conocimiento amplio y continuo de la actualidad, de modo que pudieran contribuir eficazmente al bien común y al progreso de toda la sociedad. En México se incrementó por estas fechas una represión más sutil, enfocada a objetivos y
10
personas claves y muchas veces anónima o disfrazada. Se desarrollaron formas de apoyo y solidaridad, y en algunos casos se pudo liberar a la gente de la cárcel y de la tortura. Durante esta época comenzaron a desarrollarse muchos centros especializados y eficaces en el campo de los derechos humanos, en algunos de los cuáles CENCOS tuvo una ardua participación y organización. El trabajo que realizó el Centro partió de una visión de apoyo a la sociedad civil difundiendo la información que los medios de comunicación ocultaban. La defensa de los derechos humanos jugó nuevamente un papel principal. Al mismo tiempo desde esta visión, CENCOS tuvo un papel formador en el tema de la comunicación para el cambio social, con mayor rango en lo local, lo cuál lo hizo partícipe de la construcción y de acompañamiento a sujetos vinculados a procesos sociales en los que la comunicación jugó un papel importante. Un hecho relevante en la historia del Centro fue en julio de 1977, en el contexto de apoyo a los movimientos sociales y a consecuencia del respaldo al Sindicato de Trabajadores de la Universidad Nacional Autónoma Metropolitana, en la huelga del mismo año, sus oficinas fueron irrumpidas y su sede clausurada por el gobierno lopezportillista. Ante este hecho, CENCOS recibió apoyo y reconocimiento de su labor cívica social por parte de diversos grupos sociales que realizaban campañas de apoyo y respaldo a nivel nacional e internacional.
Comunicación Popular
1980 a 1990
Se ejerció el derecho a comunicar los movimientos populares para difundir sus propuestas y luchas. En los 80´s había un estado centralizado, regido por pactos corporativos, protectores del mercado interno y apegados en su legitimidad a una historia cuya base social estaba constituida por grandes actores y sus demandas sociales (obreros y campesinos). Ante esta realidad, CENCOS tomo la postura del derecho a comunicar reconociéndolo como sujetos participativos y con demandas a los movimientos populares, los cuales difundieron entre ellos y otros sectores sus propuestas y luchas. Una de las causas que se atribuyó a esta organización es la del sismo del 85, donde la sociedad se dio
11
cuenta del motivo por el cual se creo esta asociación al exigir demandas de derechos básicos. En materia financiera, los 80´s también significo crisis en México y esto se debió a la reducción de flujos crediticios a partir de 1982, en adelante el precio del petróleo y otras materias primas aumentó, lo que significó problemas económicos, mismos que acrecentaron con la fuga de capitales, lo cual se expreso en una virtual insolvencia y desembocó en la llamada crisis de la deuda. Esta situación dio paso a la implantación de la política neoliberal. Otro hecho fundamental en esta década fue la oposición en materia político electoral que se vio personificada en la candidatura de Cuauhtémoc Cárdenas a la presidencia de la República y que en todo el país hubo una demanda porque el sistema político cambiara a favor de la sociedad.
Ciudadanos
como actores del cambio
1990 al 2000
Se buscó y procuró la participación de todos los sectores socioeconómicos en problemáticas y propuestas comunes. En este contexto la economía y el libre comercio entro en su etapa operativa George Bush lanzo en 1990 su iniciativa para las Américas con la cual busco enfrentar el deterioro de su hegemonía económica internacional frente a otros países. Esta iniciativa avanzo con el Tratado de Libre Comercio (TLC) entre Estados Unidos, Canadá y luego en 1994 con México. Ante este escenario se concretó la visión y complementariedad y continuidad de los proyectos anteriores, más enfocados a denunciar y la articulación frente al nuevo contexto internacional en el cual México se hizo participe con la firma del Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN), esto con la finalidad de dar vida a un eje comunicacional de política incluyente, ante el contexto nacional-internacional. Se buscó y procuró la incidencia y la participación de todos los sectores socioeconómicos en problemáticas y propuestas comunes que afectaran la vida política-económica del país. En México en 1994 se manifestó un movimiento por la reivindicación del reconocimiento a los indígenas de la Selva Lacandona en Chiapas. El Ejército Zapatista de Liberación Nacional aparece en la escena política nacional, situación en la que
12
CENCOS participa en la Convención Nacional Democrática con la finalidad de encontrar una salida pacífica al conflicto.
Comunicación Social
Estratégica
2002 a la fecha
Continuando con la mirada puesta en la sociedad civil, como motor indispensable para los cambios sociales, se busco por medio de la comunicación hacer visibles las iniciativas, denuncias y; situación social y económica de la ciudadanía con la finalidad de un reconocimiento del valor de las propuestas sociales. Intencionando una articulación amplia al servicio de este sector. Al mismo tiempo está marcada por la entrada a la discusión de los medios de comunicación, como un punto estratégico de la sociedad al igual que para quienes impulsan el mercado económico, siendo un punto controvertido porque son diferentes objetivos para su uso. CENCOS promovió la discusión del marco regulatorio tratando de incluir en él, desde el punto de vista de la libertad de expresión y el acceso a la información. Se tomo en cuenta el proceso de globalización y se reforzó el movimiento social con articulaciones y acciones a nivel internacional. Se iniciaron articulaciones a nivel tanto nacional como internacional frente a políticas económicas que desfavorecían y traían grandes repercusiones sociales, culturales y económicas por la implementación del libre comercio que traían costos para la sociedad incrementando con esto la desigualdad en un país de por sí inequitativo.
Fuente: Elaboración propia con datos de: http://www.cencos.org/es/node
Conocer el desarrollo de CENCOS a través del tiempo nos permite, dar un orden lógico
a la documentación que compone el fondo documental.
13
Principios rectores del CENCOS
El CENCOS con base a sus principios rectores busca ser un espacio autónomo, abierto
y crítico desde y para la sociedad civil donde se promueve la información, el análisis, la
reflexión, la propuesta, la articulación, la organización y la participación fundamentados
en el respeto a los derechos humanos, la democracia y la justicia, mediante la
promoción y la difusión de los temas del derecho a la comunicación, libertad de
expresión y el acceso a la información.
Fomentar y propiciar el diálogo horizontal, abierto y transparente por consenso;
respetando y reconociendo la diversidad de ideas, pensamientos y posiciones para la
constitución de propuestas y estrategias de trabajo colectivas, de agenda e iniciativas
de la sociedad civil que fortalezcan el proceso democrático participativo y responsable.
Fortalecer la articulación y participación de la sociedad civil mediante la información y
comunicación como parte fundamental de un ejercicio ciudadano responsable y capaz
de dar seguimiento a las acciones de gobierno.
Criterios que rigen el trabajo del CENCOS:
Facilitar servicios, asesoría y acompañamiento a organizaciones y movimientos
sociales y civiles, instituciones y colectivos tanto a nivel local, regional, nacional e
internacional que tienen como objetivo generar procesos de transformación
estructural social, desde una perspectiva de equidad y justicia.
Desarrollar y promover una agenda de trabajo a partir de los temas de libertad de
expresión, acceso a la información y derecho a la comunicación, asumiéndose como
un actor dentro de la diversidad de la sociedad civil con capacidad de incidir en la
agenda tanto civil como gubernamental en los ámbitos: local, nacional e internacional.
14
Fortalecer procesos locales que pugnen por la equidad y la justicia, mediante el
desarrollo de las capacidades de las personas a través, de la formación de
habilidades para el uso efectivo y eficaz de las herramientas de comunicación para su
desarrollo organizacional/institucional, y de esta manera lograr sus objetivos.
Utilizar como método de incidencia en política pública, el cabildeo político y la
visibilidad de temas de interés público mediante la incidencia en la opinión pública
desde los diferentes medios de comunicación, tanto masivos, civiles como populares.
Hacer visibles y coadyuvar para el fortalecimiento de los procesos de movilización,
agendas ciudadanas, procesos de articulación e iniciativas vinculadas a los temas de
democracia, equidad, justicia y derechos humanos.
Propiciar y fortalecer la inserción de nuevas iniciativas con perspectivas de género,
inclusión y no discriminación por medio del fortalecimiento de propuestas de
organizaciones, instituciones, colectivos y personas.
Podemos decir entonces que CENCOS es un instrumento al servicio de la sociedad
civil, es una asociación civil mexicana sin fines de lucro, independiente de partidos
políticos, gobiernos e iglesias que mediante la comunicación y a través de los
ciudadanos como sujetos que buscan el desarrollo de la sociedad basado en la
democracia, la justicia, la equidad y la dignidad. Una búsqueda cimentada en la ética
como promoción del ser humano.
La comunicación como derecho ejercido es el aporte específico de CENCOS en la
transición a la democracia, entendida en su sentido más amplio. Ésta organización fue
la que introdujo por primera vez en México, el tema de la importancia de usar
estratégica y profesionalmente la comunicación para lograr los objetivos de la sociedad
civil y sus organizaciones. Y con ese fin ha trabajado y seguimos trabajando en la
propuesta de métodos y técnicas de comunicación más eficientes para la sociedad.
15
Para que el fondo documental CENCOS pudiera llegar a formar parte del acervo de la
biblioteca Guillermo Bonfíl Batalla “se llevo acabo un convenio denominado comodato
entre la ENAH y CENCOS, a través del Doctor en Historia Elio Masferrer Kan
actualmente profesor de la escuela, en donde se establece que la documentación será
conservada de manera integra solo con autorización de ser organizada para su
consulta.”6
1.2.1 Misión y objetivos de CENCOS
Misión
Brindar un servicio desde y para la sociedad civil, por medio del uso estratégico de la
comunicación, mediante el acceso de la información, comunicación, información y la
libertad de expresión que promueva el desarrollo de la sociedad fundado en la
democracia, la justicia, la equidad y la dignidad desde un enfoque de derechos
humanos.
Objetivos
El CENCOS se rige o dirige con base en 7 objetivos, los cuales lo hacen una institución
comprometida con la sociedad.
1. La construcción de una conciencia ciudadana en pro de la democracia, a través
de la información y los medios de comunicación en la esfera pública.
2. Fortalecer el reconocimiento y la visibilidad de la sociedad civil como actor
político, haciendo notar la importancia de su acción colectiva legítima y
prospectiva en la esfera pública.
6 Información proporcionada por la jefa de la biblioteca Lic. Violeta Barragán Delgado.
16
3. Promover hacia el interior de las organizaciones civiles, sociales y filantrópicas el
uso estratégico de la comunicación y apoyar su visibilidad en los medios
nacionales e internacionales.
4. Auspiciar y promover la creación de redes regionales de comunicación e
información mediante la formación continua para potenciar el desarrollo.
5. Coadyuvar a formar y promover a que los distintos sectores de la sociedad
especialmente los más vulnerables, ejerzan el acceso a la información y la
libertad de expresión.
6. Ser un espacio referente en materia de comunicación al servicio de la sociedad
civil a nivel regional, nacional e internacional.
7. Sistematizar y compartir el conocimiento adquirido en materia de comunicación,
acceso a la información y libertad de expresión para que las organizaciones de la
sociedad civil, movimientos sociales y ciudadanos, en general, adopten y lo
apliquen en su quehacer cotidiano.
17
CAPÍTULO 2
Cuadro General de Clasificación
En este capítulo se abordará la parte conceptual referente a un archivo histórico, para la
comprensión de términos, procesos técnicos y actividades que se van a llevar a cabo en
el fondo Centro Nacional de Comunicación Social, y que se describirá su aplicación en
capítulos posteriores como es: su importancia y función del archivo histórico, valores
secundarios, principios de procedencia y el de orden original, mismos que nos llevarán
a jerarquizar los grupos documentales de un archivo como son: fondo, sección y serie
documental; elementos que permiten llegar a la elaboración de un cuadro general de
clasificación.
Esto servirá como apoyo para la unificación de conceptos, después de un previo
análisis de las diferentes posturas archivísticas para lograr el manejo y control de la
documentación resguardada.
2.1 El ciclo vital y el archivo histórico
Todo documento pasa por tres fases llamadas fase activa, fase semiactiva y fase
inactiva (Fig. 1), determinadas por los valores y utilidad que tienen durante las mismas
referente a cada uno de los tipos de archivo.
Fig. 1
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Fuente: Elaboración propia
Archivo de
Trámite
Archivo de
Concentración Archivo Histórico
Fase Activa Fase Semiactiva Fase Inactiva
18
Para la finalidad de este trabajo se abordara la tercera fase correspondiente al archivo
histórico, ya que en esta etapa se resguardan documentos que en un futuro pueden
servir para investigaciones, para comprobar y reconstruir hechos trascendentes en los
diferentes ámbitos sociales y religiosos acontecidos a nivel nacional e internacional, y
que de acuerdo a lo citado por Arévalo Jordán los archivos históricos “reúnen los
testimonios del pasado, que permite reconstruir a la historia con la precisión de los
hechos en el tiempo y el espacio.”7
Mientras que Araceli Alday García menciona “corresponde a la tercera etapa de los
documentos dentro del ciclo vital, al que se han de transferir desde el archivo de
concentración para su conservación permanente. Sus fondos están constituidos por
series documentales transferidas por el o los distintos archivos de concentración de la
administración. También puede conservar documentos recibidos por donación, depósito
o adquisición.”8 En algunas instituciones es necesaria la creación de acuerdos,
convenios para acrecentar y enriquecer su acervo documental ya sean estas
gubernamentales o privadas.
El Archivo General de la Nación (AGN) como ente rector de la archivística establece
dentro de sus Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, que
archivo histórico “es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional”9 y de esta manera los archivos
puedan cumplir con la finalidad por la que creados, que es el difundir el acervo
documental, apoyándose en los instrumentos descriptivos para poder ofrecer un
servicio eficiente a los usuarios.
7 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Santa Fe-Argentina:
Programa de Difusión Asociación de Archiveros de Santa Fe, 2000. p. 257. 8 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del
Poder Ejecutivo Federal. México: Archivo General de la Nación, 2004. p. 48. 9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para
la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México: AGN, 2004. p. 12.
19
Comparando los diferentes conceptos de los autores antes mencionados se llegó a la
conclusión: un archivo histórico es el conjunto de documentos que generó una
institución o persona, en el transcurso de sus actividades, de igual forma pueden ser
donaciones o adquisiciones que poseen valores de tipo testimonial, informativo y
evidencial; por lo tanto deben conservarse de manera permanente realizando su
organización, conservación, descripción y difusión, pues permiten la reconstrucción de
hechos y son generalmente de uso público.
2.2 Valores de la documentación en el archivo histórico
Los valores documentales son aquellos que adquiere el documento durante su ciclo de
vida, los cuales determinan el uso, flujo y el control del mismo de acuerdo a la etapa en
la que se encuentre. Existen dos tipos de valores los primarios y secundarios, los
primeros se encuentran en archivos administrativos y algunas veces en archivos de
concentración, mientras que los secundarios en archivos históricos.
Los valores primarios son: Los valores secundarios son:
Para la finalidad de éste trabajo se abordaran los valores secundarios correspondientes
al archivo histórico, Alday García hace mención de ellos de la siguiente forma “el
documento ha perdido sus valores primarios para la institución, pero conserva valores
secundarios, por lo tanto su uso ya no es institucional, sino social. Su conservación
debe ser permanente en el archivo histórico, donde recibirá un tratamiento
especializado.”10 La autora identifica tres valores en la documentación de archivo
histórico, los cuáles son evidencial, testimonial e informativo. (Ver Cuadro 1).
10
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 26.
o Administrativo
o Fiscal
o Jurídicos
o Evidencial
o Testimonial
o Informativo
20
Para Schellenberg “los documentos que tienen valores secundarios son los que
perduran aun después de que haya cesado su uso corriente y se guarda en una
institución archivística. –considerando que este autor identifica solo dos tipos de
valores- Los valores secundarios de los documentos pueden determinarse más
fácilmente si se consideran con relación a dos clases de asuntos: la evidencia y la
información. ”11
Cuadro 1
VALORES SECUNDARIOS
Fuente: Elaboración propia con datos de: Alday García y Schellenberg
11
SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos modernos principios y técnicas. Segunda Edición. México: Archivo General de la Nación, 1987. p.198-200.
ALDAY GARCÍA SCHELLENBERG
Valor evidencial:
corresponde a la utilidad
permanente de los documentos en
virtud de su relación con derechos
imprescriptibles de las personas
físicas y morales.
Valor testimonial: significa la
utilidad permanente de los
documentos por reflejar la
evolución del organismo
administrativo que los creó.
Valor informativo: es la
utilidad permanente de que los
documentos aportan datos únicos y
sustanciales para la investigación y
el estudio en cualquier campo del
saber.
Valores evidenciales: que son los
que contiene la prueba de la existencia y
realizaciones de la dependencia.
Valores informativos: la
información puede relacionarse en
forma general, a las personas, a las
cosas o a los fenómenos. -El término
personas puede incluir ya sea a
individuos o a corporaciones. -El término
cosas puede incluir lugares, edificios,
objetos físicos y otras cosas materiales.
-El término fenómenos se refiere a lo
que sucede, ya sea a las personas o a
las cosas, a las condiciones problemas,
actividades, programas, eventos,
episodios y similares.
21
Al tener conocimiento de los valores secundarios se puede rescatar documentación con
información relevante de diferentes instituciones o personas; estos permitirán realizar
investigaciones, cumpliendo su papel como evidencia y testimonio de acontecimientos
ocurridos.
2.3 Principio de procedencia y orden original
Todo archivo, para poder ser útil debe estar organizado, por ello se han pensado en
diversos mecanismos encaminados a dar a los archivos una organización adecuada, tal
es el caso del principio de procedencia (Cuadro 2) y el de orden original (Ver Cuadro
3.), los cuales se afirman como principios fundamentales en la archivística.
Cuadro 2
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
AUTOR DEFINICIÓN
Araceli J. Alday “Establece que los documentos deben agruparse en el
archivo de concentración de acuerdo a las instituciones
o entidades que los produjeron”12
José Ramón Cruz
Mundet
“Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir
todos los documentos que provienen de un cuerpo, de
un establecimiento, de una familia o de un individuo, y
arreglar estos fondos con sujeción a un orden
determinado. Los documentos que apenas se relacionan
con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no
deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento,
de ese cuerpo, de esa familia”13.
Fuente: Elaboración propia con datos de: autores citados.
12
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 50. 13
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Tercera Edición. Madrid, España: Fundación Sánchez Ruipérez, Germán, 1996. p. 230-231.
22
Analizando el anterior cuadro se llegó a la conclusión: el principio de procedencia
establece que la documentación generada por una institución, entidad, familia o
individuo debe agruparse de tal forma de no mezclarse con otro fondo documental
como: Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS), Secretariado
Interamericano Cristiano de Solidaridad con América Latina (SICSAL), y Escuela
Nacional de Antropología e Historia (ENAH); estos fondos, de acuerdo a lo antes citado
no se deben de mezclar, ya que al realizar lo contrario no se cumpliría con este
principio. (Fig. 2)
Fig. 2
EJEMPLO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
CORRECTO INCORRECTO
Fuente: Elaboración propia
Es correcto porque cada una de las instituciones antes mencionadas son, tres fondos
documentales con características propias, por lo tanto debe mantenerse separada la
documentación de cada uno de ellos como muestra la imagen izquierda. Mientras que
la imagen derecha es incorrecta ya que se encuentran mezclados los fondos
CENCOS
ENAH
SICSAL
CENCOS
ENAH
SICSAL
23
documentales propiciando que no se cumpla con el principio de procedencia
ocasionando pérdida de documentación, maltrato de expedientes, mala ubicación,
pérdida de tiempo en la búsqueda, ineficiencia y en general una total desorganización.
Cuadro 3
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
AUTOR DEFINICIÓN
Araceli J. Alday “Establece que la documentación debe agruparse en
el archivo de concentración en el orden que recibió
durante su función administrativa”14
Daniel Elías “El orden original que se les da a los documentos
expresa entre otras cosas, la cronología, relaciones
personales, cómo se inicio, funcionó y qué resultados
logró la entidad orgánica, así como la disposición que
recibieron en su uso administrativo los documentos,
lo cual significa se deben de respetar los legajos y la
conformación de los expedientes ya formados.”15
Cruz Mundet “Los documentos de cada fondo deben mantenerse
en el orden que les hubiera dado la oficina de origen,
en lugar de hacerlo por asuntos o materias”16.
Fuente: Elaboración propia con datos de: autores citados.
Este principio establece que se debe de respetar el orden de la documentación en
cuanto a su origen y función administrativa dada por la entidad productora. De acuerdo
al ejemplo anterior, la documentación generada por los departamentos de la institución
14
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 50. 15
DOMÍNGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Propuesta de rescate, identificación, reclasificación y catalogación del Fondo Cristero 1926-1929, del Archivo Histórico de la Secretaría de la Defensa Nacional. México: Domínguez Bustos, Daniel Elías, 2002. (Tesis licenciatura). p. 84. 16
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 231.
24
ENAH, ya tienen preestablecido un orden, el cual debe ser respetado de acuerdo a
cada área que integra dicha institución. (Fig. 3)
Fig. 3
EJEMPLO DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
CORRECTO INCORRECTO
Fuente: Elaboración propia
Para la organización de la documentación, debe de respetarse el orden original que
estableció cada una de las áreas generadoras para cumplirlo, ya que los documentos
cuentan con características propias de acuerdo a las funciones atribuidas a cada área,
como se muestra en la imagen izquierda, mientras que en la derecha no se respeta el
orden original por lo cuál la documentación se encuentra totalmente desorganizada
provocando la confusión y pérdida de ésta.
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
ENAH ENAH
25
La procedencia y el orden original son los dos principios básicos para la organización de
los documentos, el primero atañe a la integridad de los fondos, la preservación de los
valores evidénciales, testimoniales e informativos, que le son inherentes por su carácter
orgánico; y el segundo involucra, principalmente la facilidad en el uso.
2.4 Organización
En el cuadro número 3 se exponen las definiciones de tres autores sobre la
organización documental, para comprender y entender lo importante que es la
realización de ésta dentro de un archivo.
Cuadro 3
ORGANIZACIÓN
AUTOR DEFINICIÓN
Juana Molina
Nortes y Victoria
Leyva Palma
“Actividades intelectuales y físicas que se desarrollan
conjuntamente. Dicho proceso está encaminado a conseguir
una correcta clasificación y ordenación de las series
documentales, partiendo siempre del principio de procedencia
archivística.”17
Cruz Mundet
“Proporciona una estructura lógica al fondo documental, de
modo, que representa la naturaleza del organismo reflejado en
el, y facilita la localización conceptual de los documentos.”18
Antonia Heredia
“Es reflejo de un sistema planificado de información. Los
documentos y con ellos la información siguen los flujos
derivados del procedimiento administrativo y su traducción nos
ha de ofrecer la organización plasmada a través de un esquema
de clasificación y mediante los diferentes tipos de ordenación en
las distintas series documentales.”19
Fuente: Elaboración propia con datos de: autores citados.
17
MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa. Castilla- la Mancha: ANABAD, 2000. p. 137-138. 18
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 229. 19
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General, Teórica y Práctica. Quinta Edición. Sevilla, 1991. p. 260.
26
Al analizar las diferentes posturas de los autores, se llegó a la siguiente conclusión: la
organización es un conjunto de actividades intelectuales y físicas en donde los grupos
documentales se relacionan de forma jerárquica a fin de lograr la fácil localización de
los documentos.
2.4.1 Clasificación
En la organización de un archivo así como de los fondos que lo integran, es necesaria
la aplicación de dos procesos, la clasificación y la ordenación (Fig. 4)
Fig. 4
PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
Fuente: Elaboración propia
Dentro de la organización archivística el primer proceso a aplicar es la clasificación la
cuál “es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o
series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la
estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus
características propias que lo diferencian de los otros.”20
Este proceso es relevante y necesario en la actividad archivística pues nos permite
“identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo con esquemas previamente
establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema de clasificación.”21
20
Ibídem. p.186. 21
SECRETARÍA DE SALUD. Guía para la organización y control del expediente de archivo. México: Secretaría de Salud, 2002. p. 6.
ORGANIZACIÓN
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN
1 2
27
El cuál nos permite hacer clases, según nos dice Mundet, consiste en “agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases desde los
más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y
orden original.”22
Desarrollando este proceso lograremos hacer la separación de un conjunto de
elementos “estableciendo clases o series, de tal manera que dichos grupos queden
formando parte de la estructura de un todo (desde los más amplios hasta los más
específicos, estableciendo una jerarquización entre los mismos). Cada grupo de la
estructura debe ser único, distinto a los demás, con características propias y
susceptibles de subdividirse en otros dependientes del mismo.”23
Por lo tanto clasificación es el proceso de identificar separar y jerarquizar un conjunto
de elementos estableciendo clases, grupos o series previamente establecidos, de tal
forma que queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Teniendo en
cuenta que cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus propias
características que lo diferencian de los otros.
2.4.1.1 Cuadro de clasificación
Una vez identificadas, separadas y jerarquizadas las series documentales que integran
el fondo documental, es necesario que se reflejen de manera escrita en un instrumento
archivístico, el cuál ayudará en la organización y control de la documentación.
El cuadro de clasificación es un “instrumento técnico y de consulta que refleja la
estructuración de los grupos documentales de un archivo y que aporta datos esenciales
sobre dicha estructura tales como claves y niveles que apoyan a la organización de los
22
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 238. 23
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 55.
28
archivos”24, este instrumento es un fiel reflejo de la “estructura de un archivo con base
en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad”25, es decir nos permite
-y de allí su relevancia e importancia para la actividad archivística- “una estructuración
jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de
una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona
jerárquicamente con los demás. Además es un instrumento inestimable para la
localización conceptual de las series documentales, pues orienta las búsquedas según
criterios persistentes y objetivos.”26
Podemos concluir: cuadro de clasificación es un instrumento técnico y de consulta que
refleja los grupos documentales con base a las atribuciones y funciones de la
dependencia aportando datos claves y niveles de organización de acuerdo a una
estructura jerárquica y lógica, no tiene forma predefinida ni diseño establecido; se
realiza uno para cada fondo documental mediante previo análisis, de la naturaleza y
características de la documentación de manera que sea de fácil utilización en su
búsqueda y localización.
Las características que debe tener un cuadro de clasificación son: “delimitación,
unicidad, estabilidad y simplificación.”27
Delimitación: su ámbito es la totalidad de un fondo documental, conservado en el
ejercicio de sus funciones por una entidad, ya sea una persona física o moral.
Unicidad: el cuadro se crea para clasificar toda la documentación con independencia de
su cronología, desde la más antigua a la más reciente.
Estabilidad: es procurar que el cuadro no tenga modificaciones en el transcurso del
tiempo para lograr una clasificación más segura y estable.
24
SECRETARÍA DE SALUD. Op. Cit. p. 7. 25
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. Cit. p. 13. 26
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 243. 27
Ibidem. p. 246-247.
29
Simplificación: debe ser sencillo evitando subdivisiones excesivas teniendo una
universalidad y flexibilidad.
Dentro de un archivo son de vital importancia los instrumentos archivísticos, en este
caso el cuadro de clasificación ya que permite “a) enterarnos de las funciones y
actividades administrativas de la institución, b) estimar el volumen documental a
clasificar, c) recuperar la información de manera oportuna, d) ayuda a archivar los
expedientes con criterios uniformes, f) permite acelerar los trámites administrativos de la
institución, g) permite archivar los expedientes de manera ordenada, y h) evita que se
traspapelen los documentos.”28
El cuadro de clasificación es un instrumento que permite identificar relaciones entre
grupos documentales, da divisiones clasificatorias en las cuáles se distribuyen los
documentos y ofrece un panorama general de un archivo, así como también orienta las
búsquedas según criterios persistentes y objetivos.
2.4.1.1.1 Definición de fondo, sección y serie documental
Para Araceli J. Alday un fondo “es el conjunto de documentos, con independencia de su
tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por
una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones
como productor.”29
El fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia que esta
vinculada a la totalidad de los documentos producidos por una institución.
28
CARBAJAL GARIBAY, Sonia. Elaboración de un cuadro de clasificación en el archivo de trámite de la Empresa Círculo Gráfico, S.C. México: Carbajal Garibay, Sonia, 2003. (Tesis licenciatura) p. 30. 29
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 52.
30
En cuanto una sección es la “subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u organismo que lo origina”30
La sección, es el resultado de una segunda aplicación del principio de procedencia que
introduce una diferenciación al interior de un fondo.
Y a una serie la define Alday como “documentos organizados de acuerdo con un
sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad, que tiene una
forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización.”31
A diferencia de un fondo o una sección, una serie es el resultado de la aplicación del
principio de orden original ya que responde a un carácter seriado de los documentos, de
repetición sistemática de actividades o procedimientos administrativos para el
cumplimiento de alguna función de una entidad o institución.
Sin embargo para Cruz Mundet un fondo “son todos los documentos correspondientes a
una institución o entidad.”32
En tanto una sección para este mismo autor es la “división primera del fondo,
establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad.”33
Y en seguida define a una serie como el “conjunto de documentos producidos de
manera continuada como resultado de una misma actividad.”34
30
Ibidem. 31
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op cit. Pág. 53. 32
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 244. 33
Ibidem. 34
Ibidem.
31
De acuerdo con Daniel Elías un fondo “es el conjunto documental procedente o
producido por una institución, este conjunto o unidad coherente de documentación es
capaz de informar sobre la relación y situación del órgano productor fijando su situación
jerárquica y su estructura.”35
En cuanto una sección “es un principio de diferenciación de un propio fondo dando lugar
a grupos más específicos, formados por documentos, teniendo un origen institucional
común, presentan ciertas semejanzas y estructuras concretas.”36
Y a una serie la define de la siguiente manera “se denominan así a los expedientes, que
son el reflejo de una actividad determinada y responden por lo tanto a un mismo
procedimiento administrativo, ofrecen siempre los mismos trámites y están compuestos
por piezas singulares o por expedientes similares que responden a etapas
semejantes.”37
De acuerdo a lo citado por los autores antes mencionados, se tiene que los conceptos
de fondo, sección y serie son:
Fondo: Es el conjunto documental procedente o producido orgánicamente por una
institución, entidad u organismo, en el transcurso de sus actividades y funciones.
Sección: División primera del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí, que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origina.
35
DOMÍNGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Propuesta de rescate, identificación, reclasificación y catalogación del Fondo Cristero 1926-1929, del Archivo Histórico de la Secretaría de la Defensa Nacional. México: Domínguez Bustos, Daniel Elías, 2002. (Tesis licenciatura) p. 86. 36
Ibidem. 37
Ibidem.
32
Serie: Conjunto de documentos producidos de manera continuada, como resultado de
una actividad determinada, que responde por lo tanto a un mismo procedimiento
administrativo, esta compuesta por piezas singulares o por expedientes similares que
responden a etapas semejantes.
2.4.1.2 Tipos de clasificación
De acuerdo a la naturaleza y características de la documentación, bajo un previo
análisis se elegirá el tipo de clasificación más adecuado y conveniente para su fácil
utilización.
Dentro de la clasificación se puede partir de tres elementos:
“Las acciones: a las que, los documentos se refieren en su contenido, según las
atribuciones del organismo.
Estructura orgánica: de la institución, subdividida en dependencias que producen
los documentos.
Los asuntos: concretos o materias que testimonian los documentos.” 38
Cruz Mundet define clasificación como el “agrupar jerárquicamente los documentos de
un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos,
de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.”39 Dicho autor hace
mención que debemos considerar 3 elementos indispensables en la clasificación de los
documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la
dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre los que se consideran. Así
de esta manera es como se enuncian los sistemas de clasificación que son:
La clasificación funcional,
La clasificación orgánica y
La clasificación por materias.
38
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.Cit. p. 187 39
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.Cit. p. 238
33
Depende de varios aspectos la elección de alguno de estos sistemas de clasificación
como son: “debe de ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación
dada al fondo perdure en el tiempo; ser objetivo, que la clasificación no depende tanto
de la percepción que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos y debe
de sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del
proceso administrativo del cual son resultado.”40
2.4.2 Ordenación
La ordenación es el segundo proceso que se lleva acabo, dentro de la organización,
sobre los documentos de cada serie documental, a partir de cada grupo,
relacionándolos unos con otros siguiendo una unidad – orden.
Islas Pérez menciona que el objetivo de éste proceso es el de “unir los elementos o
unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad de
orden establecida de antemano, se habla de los expedientes y contenido: documentos
de un mismo asunto.” 41
Para ello existen diferentes tipos de ordenación, éstas son: “la ordenación numérica si
se consideran los números naturales; alfabética si las letras del alfabeto, onomástico, o
una ordenación convencional si se utiliza una combinación de éstos,”42 claro esta que
teniendo presente que, la que se aplique a cada serie o expediente sea la que más nos
facilite su localización.
40
Ibídem. p. 241. 41
ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México. Primera Edición. Puebla, México: RENAIES, 2003. p. 71. 42
Ibídem.
34
Estas se dividen en:
Onomástico
Ordenación alfabética Geográfico
Asunto o materia
Numérico simple
Ordenación numérica Cronológico
Topográfico
Continuando con Cruz Mundet, “la ordenación se aplica sobre diversos elementos o en
diferentes niveles: los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo
la lógica de su tramitación, los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series
de acuerdo con la misma lógica, las series y demás agrupaciones documentales se
ordenan teniendo en cuenta su jerarquía. Los métodos de ordenación dependen del
criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los
documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico), la combinación de
varios de ellos (alfanumérico)”.43
Por su parte la autora Alday García nos da la definición de ordenación como: “la
operación de unir un conjunto de documentos relacionados unos con otros, de acuerdo
con una unidad de orden establecida de antemano.”44
Se debe tomar en cuenta que:
La ordenación se hace a partir de elementos internos del documento: forma,
fecha, nombre y asunto.
43
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.Cit. p. 248. 44
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. p. 56.
35
Cada serie adopta la ordenación que le conviene, es independiente de las otras
series.
Una vez ya elegido el tipo de ordenación, se refiere a documentos, no a
información que contienen los mismos.
En el cuadro número 4 se ven reflejados los métodos de ordenación.
Cuadro 4
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Alfabético Onomástico Geográfico Asunto o
Materia
Se utilizan
las letras del
abecedario
como los
elementos
ordenadores.
Se considera el
nombre de la persona
en este método, se
ordena poniendo el
primer apellido,
seguido del materno, y
el nombre propio.
Se considera el lugar
(país, estado, ciudad o
municipio), se ordena
según su jerarquía
espacial comenzando por
la agrupaciones mayores y
terminando por las
menores.
Solo se
lleva la
sucesión
alfabética.
Fuente: Elaboración propia con datos de: Cruz Mundet y Alday García
Numérico Topográfico Cronológico
Se sigue la serie de las
cifras desde el uno en
adelante. (numeración
consecutiva)
Se considera la
numeración dada a la
sección, el estante y
caja.
Se toma en cuenta la
fecha siguiendo los 3
componentes de la
misma, de mayor a
menor: el año, el mes, y
el día.
Alfanumérico
Se combinan letras y números para componer los códigos de ordenación.
36
Este cuadro nos permite ver las formas más comunes de ordenación, pero no las únicas
dentro de los archivos.
Al comparar las diferentes posturas archivísticas se concluyó que: ordenación es el
proceso de unir elementos de manera que se relacionan unos con otros de acuerdo a
un orden establecido en los diferentes niveles documentales y que tratan del mismo
asunto.
2.5 Descripción documental
Theodore Shellenberg conceptualiza la descripción como “una disciplina, mientras lo
desarrolla el archivista obtiene conocimientos sobre la procedencia, contenido, arreglo y
significado de los papeles con que trata; dichos conocimientos los registra en auxiliares
de localización que tiene un doble propósito: hacer que los documentos sean conocidos
de los usuarios importantes y facilitar su investigación al archivista. De ese modo los
auxiliares de localización sirven como medio para eliminar el elemento personal en las
labores de servicio y colocarlas en una base sólida y metódica.”45
Según Aurelio Tanodi,”la palabra descripción en términos amplios, es la enumeración
de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal
forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos
determinantes que identifican lo que se describe.”46
Al analizar las concepciones anteriormente citadas se llegó a la conclusión de que es el
proceso en el que se enumeran cualidades y elementos principales, como procedencia,
contenido y localización de los documentos, a través de auxiliares que permiten, el
conocimiento de la documentación y de este modo facilitar la investigación.
45
SHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 357. 46
ISLAS PÉREZ, María Estela. Op.Cit. p. 75.
37
2.6 Instrumentos de descripción
Después de entender que es la descripción documental estudiaremos sus instrumentos
de descripción y cuales son.
Araceli Alday García menciona a los instrumentos de descripción como un “término
genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia o
recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e
intelectual de los documentos.”47 Estos instrumentos de descripción deben revelar el
contenido y el carácter de los documentos y facilitar su localización.
Los instrumentos de descripción que hace mención la autora son la guía, catálogo,
inventario e índice, a continuación se explican en el cuadro número 5, para poder
conocerlos más a fondo.
47
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op.Cit. p. 59.
38
Cuadro 5
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
GUÍA CATÁLOGO INVENTARIO ÍNDICE
¿QUÉ ES?
Visión sinóptica de la documentación de uno o muchos
archivos.
Instrumento de consulta o
referencia, describe ordenadamente y
de forma individualizada las
unidades documentales de
una serie, que guardan entre ellas relación o unidad
topológica temática o institucional.
Descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo; que se
ordena siguiendo el orden de éste.
No es un instrumento de
descripción sino un auxiliar de la
descripción. Ofrece sistemáticamente
ordenados los datos que contienen los documentos, sin
describir los contenidos. Se
describen conceptos
(nombres, lugares y temas).
TIPOS
a) Guía orgánica, b) Guía de fuentes, c) Guía de archivo.
OBJETIVO
Orientar y dar a conocer a los
interesados los documentos y servicios que
prestan los archivos en forma general.
Describir intensivamente un grupo documental, con un contenido
muy heterogéneo y de gran riqueza
informativa.
Dar constancia de la documentación,
la búsqueda, el control y el estudio
del acervo documental.
Se formulan para agilizar la búsqueda
de información, para cruzarla y
relacionarla. Estos sintetizan y
representan el contenido de los
documentos.
Fuente: Elaboración propia con datos de: Alday García.
39
El cuadro nos permite observar cuatro medios de descripción archivística, los cuales
son necesarios e importantes por “revelar el contenido y el carácter de los documentos
y facilitar su localización además deben de responder a las demandas imprevisibles de
un público indeterminado y heterogéneo, de modo que amplias posibilidades objetivas,
den acceso a los documentos.”48
Los instrumentos mencionados por Cruz Mundet son:
Guías Fuentes: recopila datos de todos los fondos documentales
que contengan información relativa a un tema o área
geográfica determinada.
Orgánica: se caracteriza por recoger información de varios
archivos relacionados por su pertenencia a un órgano
determinado, ya sea nacional o internacional
Archivo: centra su atención en un solo archivo, así posea uno o
más fondos. La información que proporciona es más
detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades
productoras, la organización y el contenido de las
agrupaciones documentales.
Inventario Somero
Analítico
Catálogos Documentos
Expedientes
48
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 271.
40
Analizando lo anterior se concluyó que, los instrumentos descriptivos nos sirven para
tener un control del acervo, localizar con mayor rapidez los expedientes; por tanto
ayudan al usuario en su consulta, ya que dan a conocer la información de los
documentos, encontrando como diferencia entre los distintos tipos de instrumentos: la
unidad archivística que se describe y el grado de detalle sobre ésta; lo cual se puede
ilustrar de la siguiente manera:
Instrumento de descripción Unidad archivística
Archivo
Fondo
Sección de fondo
Sección de archivo
Series documentales
Piezas singulares
unidades archivísticas
2.6.1 Inventario
Dentro de los instrumentos de descripción, como ya se mencionó, tenemos al
inventario, la definición de Antonia Heredia Herrera nos dice que “es el instrumento
que describe todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo,
guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de
GUÍAS
INVENTARIO
CATÁLOGO
ÍNDICE
41
las unidades de instalación en el depósito.”49 Podríamos decir que cuando se inventaría
se describe globalmente cada una de las series documentales de un fondo.
Campo de acción Fondo documental o una sección de archivo,
o de fondo, completos.
Su objeto Las series.
Control para el archivista,
Las funciones De orientación e información
primordial para el investigador.
Los elementos, que nos señala la autora, indispensables para la realización de un
inventario son:
Signatura: de cada una de las unidades de instalación integrantes de cada una de las
series en el deposito (legajo, libro, carpeta).
Entrada descriptiva: tipología de la serie y tradición documental, autor, destinatario, y
materias si es posible. La entrada descriptiva podrá ser una o varias series
documentales.
Fechas extremas: referidas a la primera y ultima (solo años) de cada unidad
documental.
Dígitos del cuadro de clasificación: ofrecen la relación con el origen.
Son 3 clases de datos los referidos a la localización de la serie, los que identifican
(signatura) y caracterizan dicha serie (tipología, autor, destinatario, materia, fechas
49
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.Cit. p. 336.
42
extremas), y los que la vinculan a su origen (los dígitos que identifican las secciones y
subsecciones.
Mientras que para Arévalo Jordán “es una descripción exacta y precisa de todo el
material que conserva un archivo, sirve para dar constancia de la archivalia y otra
documentación guardada en el archivo, y a su vez facilita el control, porque el inventario
es el mejor medio para controlar y supervisar la existencia documental, además es útil
en la consulta e investigación sumaria.”50
Continuando con la autora Alday García, el inventario “es una descripción exacta y
precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo
el orden del archivo, y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y,
como fines secundarios la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental.”51
Constituye el instrumento más importante, pues es el sustento de todo el trabajo de
descripción y crea las condiciones para profundizar gradualmente en el mismo.
50
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Op. Cit. p. 178. 51
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op.Cit. p. 60.
43
La autora Alday García subdivide al inventario como se muestra en el cuadro 6 en él se
observan las subdivisiones.
Cuadro 6
SUBDIVISIONES DEL INVENTARIO
POR SU
CONTENIDO
INFORMATIVO.
POR LA UNIDAD DE
ARCHIVO QUE
ASIENTAN.
POR LA FINALIDAD QUE SE LES
ASIGNE.
Inventario
analítico y
somero.
-Inventario esquemático,
describe una serie en
cada asiento.
-Inventario de registro,
describe una unidad de
conservación en cada
asiento.
-Inventario analítico,
describe una pieza
documental en cada
asiento.
-Inventario de trámite, controla los
movimientos de la documentación
en trámite.
-Inventario de remisión, elabora un
remitente para enviar a un receptor.
-Inventario topográfico, describe la
documentación de archivo a partir
de una asignatura topográfica.
Fuente: Elaboración propia con datos de: Alday García
El cuadro anterior muestra el grado de complejidad de los tipos de inventario, al
aplicarlo a los documentos, de acuerdo al tipo de archivo en donde se resguarden los
mismos, su contenido, así como las actividades realizadas en su control.
Los elementos indispensables que nos marca la autora para un inventario son:
De carácter estructural: fondo, sección y serie.
De localización: número de volumen (legajo o caja), cantidad de expedientes que
contiene.
De descripción: fechas extremas, síntesis de asuntos de toda la caja
observaciones generales.
44
Al finalizar este punto se logró concluir que el inventario tiene el fin principal de orientar,
a los usuarios sobre el contenido de los documentos, y de localización, para una pronta
ubicación, así como también conocer el volumen del acervo documental, se refleja en
éste la estructura del fondo, dando un panorama general del mismo.
2.7 Diagnóstico
La realización de un diagnóstico se lleva a cabo, cuando se recogen y analizan datos
para evaluar problemas de diversa naturaleza.
Dicho de otra manera es cuando se busca una anomalía o desperfecto, o en ciertas
ocasiones también puede ser por una oportunidad en la institución, claro esta con un
análisis previo de todo lo que abarca la institución ya sea social, cultural, económica,
histórica y políticamente con el fin de tener un conocimiento mas amplio sobre la
institución y sobre todo estar seguros de que la información obtenida es real.
Encontrando de dónde surge el problema se puede implantar una solución y de esta
manera llegar a los objetivos que se tengan planteados.
El autor Martínez Chávez nos dice que “la palabra diagnóstico, las raíces etimológicas
del término permite deducir su significado científico: día (a través) y gnosis (conocer).
Por tanto se trata de conocer a través de o por medio de. A modo de definición, se
puede decir que el diagnóstico es la conclusión del estudio de la investigación de una
realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situación dada.”52
La importancia de la realización de un diagnóstico es, que nos permite tomar una
decisión oportuna para la situación que se presente dando soluciones racionales.
Permitiendo ver la realidad de la organización administrativa y de esta manera
identificar alguna oportunidad o problema que surja, para tomar las medidas necesarias
y actuar debidamente como más convenga a la empresa.
52
MARTÍNEZ CHAVEZ, Víctor Manuel. Fundamentos Teóricos y Metodológicos para el diagnóstico administrativo. En: Teoría y práctica del diagnóstico administrativo. México: Trillas, 1989. p. 20.
45
Podemos darnos cuenta que la pronta realización de un diagnóstico nos será de gran
utilidad tanto en lo futuro como en el presente ya que se contemplan todos los aspectos
relacionados a la institución que le atañe.
En una forma más resumida “la importancia del diagnóstico radica esencialmente en el
grado de veracidad de una realidad determinada.”53
Lo mas conveniente para una mejor administración es tener todas o llevar acabo todas
las herramientas que nos indiquen algún mal desempeño o alteración en el entorno de
la administración para poder tener la sensatez de tomar decisiones aceptadas en el
momento indicado y que de esta manera logremos llegar al éxito de nuestros
objetivos.
Para concluir el diagnosticó documental: es la herramienta que permite llegar a una
mejor administración enfocada a los archivos, en base a la realización de los pasos
necesarios, como son la elaboración de una investigación completa abordando todo lo
relacionado con el archivo que se está trabajando, el acervo, los procedimientos
archivisticos que se llevan acabo, los instrumentos normativos si es que tienen, etc.;
con la recopilación de toda la información se podrá ver que problema existe, y para dar
una solución se recaba la información más conveniente para delimitar el problema y de
esta manera poder analizar la información y encontrar varias alternativas, considerando
aplicar la que más convenga, para llegar a un buen resultado.
Este diagnóstico debe ser oportuno, en el archivo ya que la documentación es la que
sufre las consecuencias y podría haber pérdida o hacerse mal uso de ésta. Para poder
llevar un control del archivo, el diagnóstico será de gran ayuda en caso de tener que
tomar una decisión o solución rápidamente acerca del mismo, y así llegar a tener una
administración eficaz.
53
Ibidem. p. 21.
46
CAPÍTULO 3
Diagnóstico y análisis de las condiciones del fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS)
Para poder hablar de manera amplia sobre el método y la metodología es necesario
conocer en primera instancia el concepto de cada uno de estos términos, primeramente
el método es definido “como el modo de proceder desde lo conocido a lo desconocido,
desde un punto de partida dado a las proposiciones finales de un campo de
conocimiento determinado”54 y en cuanto a la metodología se puede decir que “es un
cuerpo de métodos, reglas y postulados empleados en una disciplina, es el análisis de
los principios o procedimientos de cuestionamiento en las diferentes disciplinas”55
En la realización de este trabajo se utilizó el método cualitativo que permitió obtener
información con base en la experiencia y vivencia diaria, haciendo interpretaciones de
los datos obtenidos, los cuales ayudaron a comprender las situaciones que provocaron
la problemática.
Formando parte de este método las siguientes técnicas que fueron utilizadas en el
proyecto son: observación directa, observación participativa y análisis de contenido.
Este proyecto se apoyó por principio de cuentas en la técnica de la observación directa,
donde se examinaron las actividades en el archivo y de esta manera se detectaron los
problemas existentes; dicha técnica también permitió conocer las características de la
documentación, como tamaño, formato y estado de conservación; mediante la revisión
de las cajas.
Enseguida se empleó la observación participativa, que consistió en analizar el entorno
laboral o área de investigación, con el objetivo de familiarizarse con el contenido de los
54
KRIPPENDORFF, Klaus. Metodología de análisis de contenido: teoría y práctica. Barcelona-Buenos Aires-México: Paidos, 1990. p. 44. 55
SCHMELKES DEL VALLE, Corina. Manual para la representación de anteproyectos e informes de investigación (tesis). México: Oxford, 2006. p. 52.
47
documentos, distinguiendo las series documentales que conforman el cuadro de
clasificación.
Como siguiente paso se usó el análisis de contenido, técnica definida por el autor Klaus
Krippendorff “consiste en formular inferencias, a partir de los datos, en relación con
algunos aspectos de su contexto, y justificar esas inferencias en función de lo que se
sabe acerca de los factores estables del sistema en cuestión.”56
Esta técnica comprende de procedimientos especiales para el procesamiento de datos
científicos, proporcionando conocimientos, una representación de los hechos y una guía
práctica para la acción, mediante el empleo de datos biográficos y recolección de datos,
que ayudaron a realizar el siguiente diagnóstico del fondo documental CENCOS, el cual
permitió detectar los problemas existentes; así como también los elementos necesarios
para dar una solución, que consistió en aplicar actividades archivísticas para obtener un
cuadro de clasificación, llevando a cabo un conteo y numeración de cajas, que sirvió
para tener un control de ellas. Posteriormente se elaboró un croquis de ubicación de las
cajas en cada anaquel (Ver anexo 1).
Posteriormente se realizó un registro inicial donde se identificaron las secciones y series
documentales, partiendo de él se procedió a la creación del cuadro de clasificación, ya
que éste es una base indispensable para la organización del acervo documental.
Por último se aplicó el cuadro de clasificación al fondo CENCOS en la sección
Movimiento Familiar Cristiano57 (MFC) y la realización de un inventario.
56
KRIPPENDORFF, Klaus. Op. Cit. p. 38. 57
Movimiento Familiar Cristiano se determinó como sección ya que dentro del fondo documental se encuentra una cantidad considerable de documentación generada por esta institución, porque José Álvarez Icaza fue presidente de la misma, al mismo tiempo de estar dentro del comité directivo de CENCOS.
48
Para la realización del diagnóstico se utilizó el método cualitativo y algunas de sus
técnicas –las más pertinentes para el fondo- que nos permitieron observar y analizar las
problemáticas encontradas y dar de esta manera una solución.
3.1 Realización de un diagnóstico del fondo CENCOS
Ya es sabido que, generalmente los archivos en México se encuentran en situaciones
desagradables y sin ninguna organización, no escapando a este tipo de situación el
fondo Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS), el cuál por el tipo y
diversidad de información, ha sufrido saqueos de documentación que ha contribuido a
la desintegración, desorganización, mutilación y pérdida de la misma.
Por lo antes dicho fue necesario llevar a cabo un diagnóstico del fondo documental
CENCOS que permitió identificar los problemas, irregularidades y deficiencias del
mismo, para poder tomar medidas necesarias y dar soluciones a problemas concretos
como es: obtener la organización y correcto funcionamiento de éste.
En este diagnóstico se tomaron en cuenta los siguientes aspectos:
El acervo documental con el que se trabajó, sus características, el estado de
conservación, los formatos documentales encontrados e idiomas, la cantidad total de
cajas y el volumen total; los procesos archivísticos que se llevaban a acabo, los
instrumentos normativos y administrativos, servicios y usuarios, los recursos con los
que cuenta el archivo que son: humanos y materiales y por último los problemas
detectados a falta de un cuadro de clasificación.
3.1.1 Acervo documental
CENCOS y la Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH), realizaron un
convenio llamado comodato en el que parte de la documentación generada fue enviada
a la biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla”, perteneciente a dicha escuela, la
49
documentación se encontró resguardada en las instalaciones de la biblioteca,
abarcando las fechas extremas de 1958 a 2002, sin organización alguna, dentro de
cajas de diferentes medidas como son: cajas de polipropileno, cajas para archivo
histórico, concentración y ficheros (Fig.5).
Fig. 5
TIPOS DE CAJAS ENCONTRADAS EN EL FONDO CENCOS
Fuente: Elaboración propia
a = 28cm b = 32cm c = 39cm Mediana
plastificada
a
b
c
a = 27cm b = 27cm c = 35cm
Mediana de cartón
c
b
a
a = 26cm b = 36cm c = 50cm
Grande
a
b
c
a = 29cm b = 41cm c = 65cm
Baúl
a
b
c
a = 27cm b = 11cm c = 36cm Chica
c a
b
a = 25cm b = 28cm c = 13cm
Fichero
c
a
b
a = 31cm b = 13cm c = 39cm
Caja de archivo histórico
a
b
c
50
De acuerdo a lo observado en la figura anterior –la asignación de un nombre permitió su
identificación en futuras descripciones y procesos archivísticos que se llevaron a cabo-
se pudo ver la falta de homogeneidad en las cajas propiciando una mala conservación,
debido a que la documentación se encontraba doblada, amarillenta, polvosa, habiendo
documentos sueltos y una variada mezcla de formatos y algunas cajas excedidas de
documentos.
Provocando en un futuro la pérdida de documentación por rasgaduras de documentos,
acidez de la documentación provocada por las tintas o desaparición de la misma y
faltantes producidos por insectos y roedores.
Las cajas de polipropileno pueden llegar a provocar humedad en los documentos, es
decir se ablandan y humedecen provocando en un futuro verdaderos estragos como la
proliferación de hongos, bacterias y microorganismos.
Aunado a esto se encontró que la documentación contenida en las cajas no
corresponde con los datos registrados en la misma, encontrándose un total de 286
cajas divididas en: Ficheros= 16, Cajas chicas= 133, Cajas medianas =27, Cajas
grandes =109 y Baúl = 1. En las cuáles se encontraba la siguiente documentación con
diferentes formatos como son:
Libretas: se hallan amarillentas, desgaste de tinta, arqueadas, despastadas, sin
ningún orden y de diferentes tamaños.
Fichas de trabajo: se almacenaron sin ninguna organización y con extractos de
temas diversos enfocados al CENCOS.
Revistas: no se encuentran seriadas, tienen una mala conservación (dobladas,
mutiladas, despastadas y desgastadas).
Periódicos: amarillentos, mutilados, polvosos, doblados; presentan desgaste de
tinta, hay ampliaciones, reducciones y no tienen un orden.
Expedientes: diferentes tamaños, amarillentos, sucios, con documentación de
diferentes formatos, mutilados, presentan desgaste de tinta.
51
Engargolados: documentación fuera del espiral, pastas en mal estado y polvosos.
Carpetas: arqueadas, polvosas y con documentación de diferentes formatos.
Fotografías: se encuentran dobladas, fuera de expedientes, desgastadas, sin ningún
orden y arqueadas.
Correspondencia: en algunos casos los sobres se encuentran vacíos, y en otros
engrapados a su correspondiente documento. Se encuentran amarillentos y
polvosos.
Folletos y carteles: tamaños variados, se encuentran en general en buen estado
pero sin alguna organización.
Recortes periódicos: no tienen un orden, se hallan amarillentos, polvosos, tiene
desgaste de tinta, y están adheridos a hojas blancas y recicladas.
Alguna de esta documentación se encuentra en diferentes idiomas como inglés,
portugués y dialectos, de los cuales es un tanto difícil saber su contenido para llevar a
cabo un previo análisis, a la creación del cuadro de clasificación. Por lo que se hace
necesario contar con personal con perfil archivístico y apoyarse en las disciplinas
auxiliares de la archivìstica que se relacionen con el dominio de diferentes lenguas e
idiomas.
3.1.2 Procesos archivísticos
A la documentación de este fondo no se le ha aplicado algún proceso archivístico
(organización: clasificación y ordenación, descripción) ni tareas de difusión, teniendo
como problemas el desconocimiento y desorganización del acervo y a consecuencia de
esto no se cuentan con instrumentos de control y consulta afectando la falta de medios
que permitan el acceso a la documentación como material de apoyo en investigaciones
de historia de las religiones y movimientos sociales en México.
Por lo tanto es necesaria la creación de un cuadro de clasificación que refleje un amplio
panorama de todo el acervo documental, por medio de sus niveles de subdivisión, y
permita en un futuro la organización del fondo CENCOS.
52
3.1.3 Instrumentos normativos y administrativos
El fondo CENCOS no cuenta con ningún instrumento normativo y administrativo
(reglamentos, políticas y manuales de consulta, conservación, organización y
préstamo), que apoye en la creación del cuadro de clasificación y por consiguiente en la
organización de la documentación.
Al no contar con dichos instrumentos puede llegar a provocar:
Que la documentación puede ser mutilada, manchada, deteriorada, contaminada,
rayada, hurtada, extraviada.
En el personal: que no se respeten horarios de trabajo, comida y salida, se introduzcan
e ingieran alimentos así como fumar dentro del archivo, se escuche música con
volumen alto y hablar en voz alta, la falta de respeto a los usuarios y compañeros de
trabajo, se trafique o venda documentación e información, no se realicen actividades
asignadas y no se encuentren en su área de trabajo y por último que la documentación
no esté organizada y conservada en óptimas condiciones.
En los usuarios: en primer lugar que no respeten horarios de servicio y consulta, que
introduzcan e ingieran alimentos y fumen; así como usar instrumentos que afecten a la
documentación, que no se tenga respeto al personal y demás usuarios, se exceda el
límite de documentos a consultar, no haya respeto a las medidas de conservación de
los documentos, que el comportamiento sea de manera inapropiada en el área de
consulta y el posible robo de documentación.
El no tener estos instrumentos puede llegar a ocasionar de manera general la falta de
coordinación y uniformidad en las actividades que se realizan dentro del archivo, así
como el desconocimiento de las personas responsables de llevarlas acabo,
ocasionando duplicidad de trabajo y pérdida de tiempo.
53
3.1.4 Servicios y usuarios
A causa de la falta del cuadro de clasificación y una organización documental, el acervo
no está disponible a los usuarios ya sean internos o externos como son estudiantes e
investigadores, ni mucho menos se cuenta con los servicios necesarios como son:
consulta, reproducción y transcripciones. Provocando que el archivo no cumpla con la
función social por la que fue creado, que es, el dar a conocer el fondo, para su
investigación y estudio, así como el resguardo de la memoria documental de CENCOS.
Si estuviera organizado el fondo, los estudiantes de la ENAH y de otras instituciones
podrían generar líneas de investigación sobre temas referentes a aspectos sociales,
religiosos entre otros, y para que esto se pueda logra es necesaria la realización de un
cuadro de clasificación que sirva como base para la organización.
3.1.5 Recursos humanos
Para abordar este punto se explica el término recursos que son: todos aquellos
elementos que se requieren para llevar a cabo una acción o actividad, como son:
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, en este caso solo se
consideraran los dos primeros, por estar estrechamente ligados con el proyecto, no
siendo menos importantes los restantes.
De igual manera se ha visto la necesidad de personal con perfil archivístico que cubra
con las siguientes características:
Conocimiento de las actividades y necesidades de la institución.
Capacidad de administrar archivos en sus diferentes etapas.
Conocimientos de las necesidades de los usuarios.
Capacidad para delegar funciones al personal.
Capacidad para establecer lineamientos de trabajo para el personal y de esta
manera lograr el mejor desempeño de sus funciones.
54
Estar actualizado y a la vanguardia en los conocimientos de archivo.
Tener cualidades éticas.
Por la falta de personal con estas características en el fondo CENCOS, no se ha
aplicado ningún proceso archivístico que permita una debida organización,
conservación y difusión del mismo, para posteriormente ponerlo al servicio de los
usuarios ya sean internos o externos a la institución.
De forma general, el archivista debe tener un amplio conocimiento en diferentes
disciplinas (diplomática, historia, paleografía, conservación y restauración de
documentos, etc.) ya que debe mantener organizada y descrita la documentación, saber
dirigir y llevar a su personal al cumplimiento de los objetivos, así como dar un buen
servicio, como es el acceso a la información
Esto permite asegurar la integridad de los documentos y evitar que los mismos sean
modificados o peor aún, eliminados, por lo tanto el archivista tendrá que garantizar la
autenticidad del documento mediante el conocimiento y análisis minucioso de éste.
3.1.6 Recursos materiales
Los recursos materiales son la herramienta básica para el personal, que tiene la
finalidad de que, éste pueda realizar su trabajo y cumplir con el logro de objetivos
satisfaciendo las necesidades de la guarda, consulta y conservación de la
documentación, así como del personal que labora en el archivo, dividiéndose en
mobiliario, equipo tecnológico y local.
3.1.6.1 Local
No se cuenta con un área adecuada para el trabajo archivístico, ya que dentro de la
biblioteca, solo se le ha asignado un pequeño espacio de la totalidad de esta (Ver fig.
6), siendo que es importante contar con un mayor espacio para poder realizar y aplicar
55
los procesos archivísticos a la documentación, así como el contar con las áreas de
consulta y préstamo; reprografía, conservación y restauración.
Al no tener estas áreas puede llegar a ocasionar incomodidad del personal y por
consiguiente la realización de trabajos mal ejecutados, mala conservación de los
documentos, servicios ineficientes y deterioro de la documentación.
En cuanto a la conservación de la documentación es importante mencionar que la
iluminación generada por las lámparas del archivo es de tipo neón, y por las
características del mobiliario en ciertas ocasiones la luz da directamente a las cajas
propiciando en ellas más desgaste. Acelerando la oxidación y deshidratación del papel,
decoloración en ilustraciones y tintas.
Con respecto a la ventilación se cuenta con una rejilla por medio de la cuál se introduce
mucho polvo e insectos (moscos, arañas, alacranes), que afectan a la documentación
en su conservación y al personal que labora ahí en su salud. En época de lluvia se
introduce mucha humedad que provocaría en un futuro la aparición de bacterias y
hongos.
56
Fig. 6
CROQUIS DEL LOCAL
Fuente: Elaboración propia
Ventanas Cámara de
Seguridad
Mesas de servicio Mesas de servicio
Estantería
Movible
Muro
Fondo CENCOS Mesas de trabajo Rejilla
Puerta
Mesas de consulta Extintor
57
En el local de la biblioteca se encuentran 380 lámparas distribuidas de manera
uniforme, 2 extintores –ubicados a la entrada de la biblioteca-, 29 detectores de
humo, 16 aspersores y 2 cámaras de seguridad, recalcando que no se realiza
ninguna medida de conservación como la fumigación y limpieza de documentos.
Lo que puede propiciar que al existir un siniestro, el local no cuente con las
suficientes medidas de seguridad, tanto para el personal como para la
documentación y se pierda la totalidad o parte de ella; así como la aparición de
hongos y microorganismos en la misma, infestación de insectos y roedores
3.1.6.2 Mobiliario
Se cuenta con 108 baterías de tipo movible las cuáles se conforman por 5 anaqueles
y 5 entrepaños (Foto 1). Del total de baterías, la documentación del fondo CENCOS
solo se encuentra ubicada en 3 de éstas; mientras que para el personal solo se
cuenta con tres mesas de trabajo y 3 sillas (Foto 2).
FOTO 1
ANAQUELES
Mobiliario ocupado para la documentación del fondo CENCOS.
58
FOTO 2
MOBILIARIO DE TRABAJO PARA EL PERSONAL
Mobiliario para el personal archivístico.
Se cuenta con suficientes anaqueles pero no, para las características del fondo y
esto a larga puede ocasionar una mala conservación y deterioro de la
documentación, así como la demora en el manejo de este tipo de estantería y
también la incomodidad del personal en la realización de las tareas archivísticas.
3.1.6.3 Equipo tecnológico
No se cuenta con equipo de trabajo para el fondo documental (computadora,
fotocopiadora e impresora). Provocando la ineficiencia, falta de actualización y
rapidez en los procesos y actividades realizadas en el fondo.
Por lo que el personal, al ejecutar las actividades pierde mucho tiempo al realizar
cada una de ellas y de esta manera cumplir el objetivo. Ya que algunas veces es
necesario realizar actividades de forma manual (registro inicial e inventario) siendo
que éstas para su mejor presentación, rapidez y comodidad deben ser
automatizadas.
3.2 Problemas detectados a falta de un cuadro de clasificación
Al analizar el diagnóstico se encontraron varios problemas como:
La diversidad de cajas y del material que las constituye
59
Exceso y desorganización total de la documentación en ellas
Mala conservación de la documentación
Inexistencia de aplicación de procesos archivísticos
Falta de instrumentos normativos y administrativos
No se brindan servicios a usuarios
No se cuenta con personal con un perfil archivístico
Mobiliario inapropiado para el acervo
Condiciones inadecuadas del local
Falta de equipo tecnológico
Al estar desorganizada la documentación, se consideró pertinente y de mayor
importancia la elaboración de un cuadro de clasificación, ya que éste permitirá en un
futuro dar solución a varias de las problemáticas antes mencionadas, además de
servir de apoyo para el manejo y control de la documentación a través de una clave
clasificadora, la cual nos permitirá saber de manera veraz una ubicación (sección,
subsección y serie), así como tener el conocimiento de la documentación en forma
general, gracias a sus diferentes subdivisiones documentales.
Este instrumento es la columna vertebral dentro de un archivo, porque sin él no se
puede aplicar ningún proceso archivístico como es clasificar, ordenar, describir, así
como realizar tareas de difusión, resumiendo no se conoce lo resguardado en el
archivo.
Los problemas encontrados por no existir un cuadro de clasificación son:
La no expedientación de la documentación, es decir no se encontraban
conformados los expedientes no tenían un inicio y termino, no se respetaba el
principio de orden original ya que la documentación no se conservaba
conforme al orden de producción. Lo que propiciaría el desconocimiento de su
secuencia, relaciones personales y administrativas, ¿Cómo? y ¿Por qué? se
inició un proceso y ¿Cómo fue llevado a cabo?.
60
La falta de clasificación, no se tenía agrupada la documentación por
semejanzas ni separada por diferencias, no se conocía el volumen
documental de cada una de ellas, y mucho menos se tenía conocimiento de
las características y funciones que las diferenciaban.
Desconocimiento de las agrupaciones documentales secciones y series, esto
llevo que, a falta de clasificación de la documentación, no se tuviera un amplio
conocimiento de la misma, el no poder archivarla y ordenarla de manera
correcta ni mucho menos ubicarla, y no se tenía noción de los procesos
administrativos.
No se tenía una codificación que permitiera ver las divisiones clasificatorias,
una localización, ordenación, pérdida de tiempo, extravío de la
documentación, en general no se tenían elementos que sirvieran para
identificar un asunto.
Desconocimiento de información que se tenía en el fondo, esto propiciaba la
demora en la realización y aplicación de instrumentos que permitieran un
conocimiento general de la documentación, así como la organización y
descripción de la misma; por lo que no se podía adquirir el material adecuado
y cantidad necesaria para llevar acabo la conservación.
No se podían archivar los expedientes con criterios uniformes, dando lugar al
extravío de documentación, desorganización e incumplimiento del orden
original.
No se puede dar a consultar el fondo documental, debido a una total
desorganización y desconocimiento del acervo; por lo que no se generan
líneas de investigación sobre aspectos sociales, religiosos, políticos, entre
otros.
61
No se localizaban los expedientes, por tal motivo no se podían conformar
completamente y darles un orden para que pudieran servir como fuente de
investigación o como un elemento a difundir.
Como se puede ver al no existir un cuadro de clasificación hay una gran cantidad de
problemas que afectan gravemente al fondo documental, ya que sin éste no se
puede realizar ningún proceso archivístico adecuadamente y de manera lógica, con
respecto al tipo y temática de documentación que se maneja dentro de un fondo
documental, por lo que un cuadro de clasificación debe ser único y acorde a las
características de la misma.
Por lo cual, en el siguiente capítulo se desarrollaran las actividades que se llevaron
acabo para la obtención del mismo.
62
CAPÍTULO 4
Realización del cuadro de clasificación del fondo Centro Nacional de
Comunicación Social (CENCOS)
De acuerdo al desarrollo del capítulo anterior, se detectó una serie de problemáticas
a las cuales se les dio una solución con la creación de un cuadro de clasificación
que sirvió como apoyo en la ejecución de los procesos archivísticos.
Para lo cuál primeramente se realizó un cronograma de actividades, que ayudó a
establecer el desarrollo progresivo de las mismas y la determinación del tiempo que
se empleó en cada una de ellas, con el fin de llegar a la solución antes mencionada.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividad / tiempo MAY. JUN. JUL. AGO. SEPT. OCT. NOV. DIC.
Diagnóstico X X X X
Identificación
documental
X X X X X X X X X X
Clasificación
documental
X X X X X X X X X X X X X
Creación del
Cuadro General
de Clasificación
X X X X X X
Aplicación del
Cuadro General
de Clasificación a
la Sección
Movimiento
Familiar Cristiano
X X
Las actividades antes mencionadas se explicarán con más detenimiento a
continuación.
63
4.1 Identificación y clasificación de documentos
En primer lugar las cajas de documentación correspondientes al fondo CENCOS
solo estaban resguardadas en 3 anaqueles, en segundo lugar no existía ningún
orden, secuencia, ni mucho menos una relación sobre la documentación que
permitiera su reconocimiento y organización, por tal motivo se llevó a cabo el control
de cajas de acuerdo a sus características y cantidad.
Fue necesario realizar la numeración de las cajas para agilizar su búsqueda –
empleando etiquetas enumeradas y colocadas en la parte inferior derecha (Foto 3)-
y el diseño de un croquis para facilitar su ubicación, en el que se puede observar la
ubicación de cada una de las cajas, así como el número asignado a éstas con el
objetivo de: tener un conocimiento del número total de ellas, llevar un control al
trabajarlas y evitar la pérdida de alguna. (Ver anexo 1).
La idea de crear un croquis surgió porque se creía que las cajas tenían un orden y
se quería evitar la pérdida de una de ellas, así como también su posible
desorganización, queriendo de esta manera respetar el principio de orden original y
principalmente para llevar un control. Aunque desafortunadamente las cajas no
tenían una secuencia, ni relación que sirviera de apoyo para conocer su contenido y
el orden en que fue generada la documentación.
64
FOTO 3
CAJAS NUMERADAS
En la fotografía se muestran las cajas del fondo CENCOS con su respectiva etiqueta de numeración.
En seguida se procedió a trabajar las cajas de acuerdo a la numeración asignada
encontrando una total desorganización al interior de éstas, ya que no había
expedientes conformados sino por el contrario solo documentos sueltos, folletos,
carteles, revistas, periódicos, libros, recortes periodísticos, fotografías, mapas, entre
otros, dadas estas condiciones fue mucho más difícil llevar a cabo la clasificación de
la documentación. Aunado a esto no se contaba con ningún instrumento que sirviera
de apoyo en la aplicación de los procesos archivísticos.
Por lo que se realizó un registro inicial, en el que se consideraron los datos más
importantes de la documentación para tener un conocimiento de ella y así formar el
cuadro de clasificación, estos son:
Número de caja
Tema
Unidad documental
Idioma
Asunto
Fechas extremas
ETIQUETA DE NUMERACIÓN
65
Con lo recabado en el registro inicial se demostró un supuesto que se tenía y el cual
era:
Para lograr una organización es necesario como primer paso realizar un registro
inicial, con el fin de conocer la documentación; y con ello la elaboración de un
cuadro de clasificación.
Una vez realizado el registro inicial se procedió a la formación de los grupos
documentales que integraron el cuadro de clasificación.
4.2 Formación de los grupos documentales y creación del cuadro general de
clasificación
De acuerdo a las problemáticas detectadas durante la aplicación del diagnóstico se
encontró que la desorganización de la documentación provoca que, no se
encuentren conformados los expedientes, es decir no se tiene un inicio y término del
mismo, la inexistencia de agrupaciones documentales como son: secciones,
subsecciones y series y el desconocimiento de las funciones de CENCOS.
Por lo que fue necesario trabajar la documentación, en donde se fueron identificando
varios grupos y tipos documentales, conociendo de esta manera sus funciones y
relaciones con instituciones, siendo una de ellas Movimiento Familiar Cristiano
58(MFC) y realizándose al mismo tiempo la conformación de expedientes.
Dentro del grupo documental MFC se encontraron diferentes tipos documentales
como son correspondencia, engargolados, documentación general, anotaciones,
recortes periodísticos, documentos sin fecha, informes, folletos, documentos en
inglés y boletines, los cuales se fueron agrupando en las series documentales de
aniversarios, asambleas, congresos, convenciones, cursos, encuentros, jornadas y
sesiones; y éstos a su vez conformaron el grupo documental eventos.(Fig. 8)
58
Movimiento Familiar Cristiano se determinó como sección ya que, dentro del fondo documental se encuentra una cantidad considerable de documentación generada por esta institución, porque José Álvarez Icaza fue presidente de la misma, al mismo tiempo de estar dentro del comité directivo de CENCOS.
66
Fig. 8
EJEMPLO DE GRUPOS DOCUMENTALES
Fuente: Elaboración propia
De igual forma se lograron identificar las series documentales que van a conformar
el cuadro de clasificación, las cuales se determinaron por el volumen documental
con el que cuentan dando lugar a las secciones y subsecciones.
La principal problemática del fondo es, su composición heterogénea, es decir que
igual podemos encontrar documentos administrativos, convocatorias para eventos,
como estampas religiosas con oraciones, etc.; lo cuál dificulta el trabajo de
organización, es por ello que se consideró conveniente la elaboración de un cuadro
de clasificación, ya que éste permitió identificar la estructura y funciones de la
institución generadora, con ello se pudieron establecer: secciones y subsecciones, y
también se pudieron definir las actividades derivadas de esa estructura lo cuál nos
da los elementos necesarios para determinar las series documentales.
De tal manera que el cuadro de clasificación nos permite estructurar jerárquicamente
las funciones y actividades de la institución o persona que generó los documentos y
con ello partir para realizar la organización documental.
En la elaboración del cuadro de clasificación se establecieron los siguientes niveles
y criterios que enseguida se explican:
Movimiento
Familiar Cristiano
Aniversarios
Eventos
Asambleas
Congresos
Convenciones
Cursos
Encuentros
Jornadas
Sesiones
67
El Archivo Historia de las Religiones y los Movimientos Sociales en México, se
conforma por 4 fondos documentales, delimitándose el cuadro de clasificación solo
al fondo CENCOS. Porque se está respetando el principio de procedencia, por las
condiciones en las que se encuentra la documentación: es demasiada, está
desorganizada y los temas que trata son muy complejos.
El cuadro de clasificación contempla la totalidad de la documentación del fondo,
desde la más antigua a la más reciente (1958 a 2002). Procurando que, no tenga
modificaciones en el transcurso del tiempo, para lograr una clasificación más segura
y estable, siempre y cuando la documentación no lo requiera. Lográndose con base
en una investigación institucional, revisión de la documentación y la elaboración de
un diagnóstico.
Enseguida se tomó en cuenta que el cuadro de clasificación fuera sencillo y de fácil
utilización para las personas que hagan uso de él, contemplando que no tenga
subdivisiones excesivas, universalidad y flexibilidad. Para lograr archivar los
expedientes con criterios uniformes y de esta manera obtener una fácil localización.
Se decidió establecer las secciones primeramente por las funciones que realizaba el
fundador de CENCOS, José Álvarez Icaza, y en segundo lugar por las relaciones
que ejercía éste centro con otras instituciones.
Las subsecciones se crearon porque permiten unificar, controlar y agilizar la
búsqueda en la diversidad de documentación que conforma una sección.
Las series se conformaron por la cantidad de expedientes relacionados a una
actividad, producidos por un mismo procedimiento administrativo, asunto personal o
particular.
Ésta estructura fue elegida porque se adaptó perfectamente al fondo CENCOS, y
además permitió recuperar la organicidad en los documentos. Establecidas las
secciones y subsecciones se determinaron las series documentales, las cuales se
jerarquizaron por el nivel de importancia. Además algunas secciones, por las
68
características propias de los documentos no fue necesario llegar a subsección si no
directamente a serie documental.
Para la conformación de la clave de clasificación, se tomó para el fondo su sigla,
para la sección 3 letras, la subsección 2 letras – todas las letras son mayúsculas - y
a la serie una letra en el orden del alfabeto; así como un número arábigo
consecutivo para cada subsección. Con el fin de tener una fácil utilización y
memorización evitando la complejidad de las claves. (Fig. 9)
Fig. 9
EJEMPLO DE LA CLAVE DE CLASIFICACIÓN
CENCOS / MFC / EV / U1
Fuente: Elaboración propia.
Con la finalidad de tener un mejor entendimiento del cuadro de clasificación primero
se enlistaran las secciones y subsecciones que lo conforman.
SECCIONES Y SUBSECCIONES
Sección: José Álvarez Icaza (JAI)
Correspondencia (CO)
Documentación Personal (DP)
Juicios, demandas e hipotecas (JD)
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
69
Sección: Administración (ADM)
Sección: Trámites administrativos con otras instituciones (TAI)
Secretarías de estado (SE)
Institutos y fundaciones de labor social (IF)
Organizaciones no gubernamentales (ON)
Partidos políticos (PP)
Comisiones, frentes y consejos de derechos humanos (CF)
Universidades nacionales e internacionales (UN)
Instituciones religiosas (IR)
Centros y redes de comercio (CR)
Institutos democráticos (ID)
Instituciones de labor social (IL)
Asambleas legislativas (AL)
Instituciones y comisiones de educación y cultura (IC)
Institutos estadísticos (IE)
Organismos internacionales (OI)
Sindicatos de trabajadores (ST)
Federaciones, comisiones y redes de periodistas y medios de comunicación
(FC)
Grupos armados y guerrilleros (GA)
Sección: Movimiento Familiar Cristiano (MFC)
Eventos (EV)
Contable (CN)
Finalmente se muestra el cuadro de clasificación del fondo CENCOS.
70
Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH)
Biblioteca "Guillermo Bonfíl Batalla"
Archivo Historia de las Religiones y los Movimientos Sociales en México
Cuadro de Clasificación
Fondo: Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS)
Sección Subsección Serie Clave
José Álvarez Icaza Correspondencia Correspondencia de amigos CENCOS/JAI/CO/A1
(JAI) (CO) Correspondencia de familiares CENCOS/JAI/CO/A2
Documentación personal Anotaciones CENCOS/JAI/DP/B1
(DP) Discursos y ensayos CENCOS/ JAI/DP/B2
Invitaciones CENCOS/ JAI/DP/B3
Recetas médicas CENCOS/JAI/DP/B4
Reconocimientos y diplomas CENCOS/JAI/DP/B5
Juicios, demandas e hipotecas Contra José Álvarez Icaza CENCOS/JAI/JD/C1
(JD) De José Álvarez Icaza a terceros CENCOS/JAI/JD/C2
Administración Programas de trabajo CENCOS/ADM/D1
(ADM) Propuestas de trabajo CENCOS/ADM/D2
Proyectos CENCOS/ADM/D3
Trámites administrativos con otras instituciones
Secretarías de estado Correspondencia CENCOS/TAI/SE/E1
(SE) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/SE/E2
(TAI) Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/SE/E3
Eventos CENCOS/TAI/SE/E4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/SE/E5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/SE/E6
Directorios CENCOS/TAI/SE/E7
Informes CENCOS/TAI/SE/E8
71
Sección Subsección Serie Clave
Institutos y fundaciones de labor social Correspondencia CENCOS/TAI/IF/F1
(IF) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/IF/F2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/IF/F3
Eventos CENCOS/TAI/IF/F4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/IF/F5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/IF/F6
Directorios CENCOS/TAI/IF/F7
Estudios de caso CENCOS/TAI/IF/F8
Informes CENCOS/TAI/IF/F9
Organizaciones no gubernamentales Correspondencia CENCOS/TAI/ON/G1
(ON) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/ON/G2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/ON/G3
Eventos CENCOS/TAI/ON/G4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/ON/G5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/ON/G6
Directorios CENCOS/TAI/ON/G7
Informes CENCOS/TAI/ON/G8
Partidos políticos Correspondencia CENCOS/TAI/PP/H1
(PP) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/PP/H2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/PP/H3
Eventos CENCOS/TAI/PP/H4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/PP/H5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/PP/H6
Directorios CENCOS/TAI/PP/H7
Informes CENCOS/TAI/PP/H8
72
Sección Subsección Serie Clave
Comisiones, frentes y consejos de derechos humanos Correspondencia CENCOS/TAI/CF/I1
(CF) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/CF/I2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/CF/I3
Eventos CENCOS/TAI/CF/I4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/CF/I5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/CF/I6
Directorios CENCOS/TAI/CF/I7
Estudios de caso CENCOS/TAI/CF/I8
Informes CENCOS/TAI/CF/I9
Universidades nacionales e internacionales Correspondencia CENCOS/TAI/UN/J1
(UN) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/UN/J2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/UN/J3
Eventos CENCOS/TAI/UN/J4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/UN/J5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/UN/J6
Directorios CENCOS/TAI/UN/J7
Informes CENCOS/TAI/UN/J8
Instituciones religiosas Correspondencia CENCOS/TAI/IR/K1
(IR) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/IR/K2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/IR/K3
Eventos CENCOS/TAI/IR/K4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/IR/K5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/IR/K6
Directorios CENCOS/TAI/IR/K7
Informes CENCOS/TAI/IR/K8
73
Sección Subsección Serie Clave
Centros y redes de comercio Correspondencia CENCOS/TAI/CR/L1
(CR) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/CR/L2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/CR/L3
Eventos CENCOS/TAI/CR/L4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/CR/L5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/CR/L6
Directorios CENCOS/TAI/CR/L7
Informes CENCOS/TAI/CR/L8
Institutos democráticos Correspondencia CENCOS/TAI/ID/M1
(ID) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/ID/M2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/ID/M3
Eventos CENCOS/TAI/ID/M4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/ID/M5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/ID/M6
Directorios CENCOS/TAI/ID/M7
Informes CENCOS/TAI/ID/M8
Instituciones de labor social Correspondencia CENCOS/TAI/IL/N1
(IL) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/IL/N2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/IL/N3
Eventos CENCOS/TAI/IL/N4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/IL/N5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/IL/N6
Directorios CENCOS/TAI/IL/N7
Estudios de caso CENCOS/TAI/IL/N8
Informes CENCOS/TAI/IL/N9
74
Sección Subsección Serie Clave
Asambleas legislativas Correspondencia CENCOS/TAI/AL/Ñ1
(AL) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/AL/Ñ2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/AL/Ñ3
Eventos CENCOS/TAI/AL/Ñ4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/AL/Ñ5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/AL/Ñ6
Directorios CENCOS/TAI/AL/Ñ7
Informes CENCOS/TAI/AL/Ñ8
Instituciones y comisiones de educación y cultura Correspondencia CENCOS/TAI/IC/O1
(IC) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/IC/O2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/IC/O3
Eventos CENCOS/TAI/IC/O4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/IC/O5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/IC/O6
Directorios CENCOS/TAI/IC/O7
Informes CENCOS/TAI/IC/O8
Institutos estadísticos Correspondencia CENCOS/TAI/IE/P1
(IE) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/IE/P2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/IE/P3
Eventos CENCOS/TAI/IE/P4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/IE/P5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/IE/P6
Directorios CENCOS/TAI/IE/P7
Informes CENCOS/TAI/IE/P8
75
Sección Subsección Serie Clave
Organismos internacionales Correspondencia CENCOS/TAI/OI/Q1
(OI) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/OI/Q2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/OI/Q3
Eventos CENCOS/TAI/OI/Q4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/OI/Q5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/OI/Q6
Directorios CENCOS/TAI/OI/Q7
Informes CENCOS/TAI/OI/Q8
Sindicatos de trabajadores Correspondencia CENCOS/TAI/ST/R1
(ST) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/ST/R2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/ST/R3
Eventos CENCOS/TAI/ST/R4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/ST/R5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/ST/R6
Directorios CENCOS/TAI/ST/R7
Estudios de caso CENCOS/TAI/ST/R8
Informes CENCOS/TAI/ST/R9
Federaciones, comisiones y redes de periodistas y medios de comunicación Correspondencia CENCOS/TAI/FC/S1
(FC) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/FC/S2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/FC/S3
Eventos CENCOS/TAI/FC/S4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/FC/S5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/FC/S6
Directorios CENCOS/TAI/FC/S7
Estudios de caso CENCOS/TAI/FC/S8
Informes CENCOS/TAI/FC/S9
76
Sección Subsección Serie Clave
Grupos armados y guerrilleros Correspondencia CENCOS/TAI/GA/T1
(GA) Acuerdos y convenios CENCOS/TAI/GA/T2
Propuestas, proyectos y concursos CENCOS/TAI/GA/T3
Eventos CENCOS/TAI/GA/T4
Demandas y juicios CENCOS/TAI/GA/T5
Discursos y ensayos CENCOS/TAI/GA/T6
Directorios CENCOS/TAI/GA/T7
Informes CENCOS/TAI/GA/T8
Movimiento Familiar Cristiano Eventos Aniversarios CENCOS/MFC/EV/U1
(MFC) (EV) Asambleas CENCOS/MFC/EV/U2
Congresos CENCOS/MFC/EV/U3
Convenciones CENCOS/MFC/EV/U4
Cursos CENCOS/MFC/EV/U5
Encuentros CENCOS/MFC/EV/U6
Jornadas CENCOS/MFC/EV/U7
Sesiones CENCOS/MFC/EV/U8
Contable Egresos CENCOS/MFC/CN/V1
(CN) Gastos CENCOS/MFC/CN/V2
Ingresos CENCOS/MFC/CN/V3
Colecciones
Colección bibliográfica Colección de mapas
Colección de carteles Colección de poemas
Colección de folletos Colección de recortes periodísticos
Colección fotográfica Colección de revistas
Colección hemerográfica Colección de tarjetas postales
Colección de invitaciones y felicitaciones
77
El anterior cuadro de clasificación es flexible en cuanto a que, pueden surgir
nuevas secciones, subsecciones y series, y éstas deberán ser incluidas en el
cuadro, ya que no se sabe si toda la documentación que generó CENCOS durante
los años antes mencionados se encuentre en el archivo.
Para lograr el objetivo del proyecto se necesitó una planeación, en la cual se
realizó un cronograma, que sirvió de apoyo para llevar a cabo las actividades en
tiempo y forma, de manera que permitiera la elaboración y aplicación del cuadro
de clasificación al fondo CENCOS. Dando solución a la siguiente hipótesis:
El proceso de organización de un archivo sin ninguna planeación e instrumento de
trabajo como el cuadro de clasificación; provoca que las actividades sean llevadas
a cabo de manera ineficiente.
Se identificó toda la documentación pero, solamente se organizó e inventarió una
sección que es la de Movimiento Familiar Cristiano, que servirá como muestra
para continuar y concluir la organización del fondo CENCOS.
4.3 Organización y realización de inventario a la Sección Movimiento Familiar
Cristiano (MFC)
El grupo documental Movimiento Familiar Cristiano se determinó a nivel sección
por sus atributos y volumen documental, por tal motivo se tomó como muestra,
para la realización del inventario y procesos técnicos que, se llevaran a cabo en
cada una de las secciones que se indican en el cuadro de clasificación.
Como primer paso se clasificó la documentación a nivel sección, subsección y
series, conformando los expedientes correspondientes a Movimiento Familiar
Cristiano, de acuerdo al cuadro de clasificación.
78
Una vez conformados los expedientes se organizaron los documentos en base a
su tipología y características documentales, como son correspondencia,
engargolado, documentación general, anotaciones, recortes periodísticos,
documentos sin fecha, informes, folletos, documentos en inglés, boletines etc.;
apoyándose con un separador que indica el inicio y termino de ellas.
Enseguida los documentos ya separados se ordenaron cronológicamente de
manera que la documentación más antigua quedara al final de cada apartado, y la
más reciente al principio del mismo.
Para dar una mejor conservación se limpió la documentación de grapas y clips
viejos y oxidados para evitar daños irreversibles a los documentos. En caso de
encontrar fotografías y recortes periodísticos se procedió a realizar un sobre de
papel china; mientras que los folletos se guardaron dentro de sobres de papel –
que servirán para una mejor conservación-. Ambos tipos de sobres fueron
rotulados con lápiz indicando el tema que trata.
Una vez ordenada la documentación cronológicamente y guardadas en sobres las
fotografías, folletos y recortes periodísticos se procedió a, ordenar los separadores
de manera alfabética de acuerdo a la letra inicial de cada tipología y característica
documental.
Continuando con el proceso de organización se llenó la carátula de cada
expediente. Y finalmente los expedientes previamente organizados fueron
colocados dentro de las cajas que les correspondía. Como último paso se
etiquetaron las cajas teniendo los siguientes datos.
ARCHIVO HISTORIA DE LAS RELIGIONES Y LOS MOVIMIENTOS SOCIALES EN MÉXICO
CENTRO NACIONAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL (CENCOS)
FONDO: CENCOS SECCIÓN: MOVIMIENTO FAMILIAR CRISTIANO SUBSECCIÓN: EVENTOS SERIE: ENCUENTROS 19
EXPEDIENTES
DE: CENCOS/MFC/EV/U6/1.1 A: CENCOS/MFC/EV/U6/1.19 79
Con lo anterior se va tener un mejor conocimiento de la documentación que se
tiene en el fondo permitiendo en un futuro ponerlo a consulta de los
investigadores.
En seguida se muestra el inventario de la sección MFC.
80
Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH)
Biblioteca "Guillermo Bonfíl Batalla"
Archivo Historia de las Religiones y los Movimientos Sociales en México
Inventario
Fondo: Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS)
SECCIÓN: Movimiento Familiar Cristiano (MFC) SUBSECCIÓN: Eventos (EV)
No.
Caja Codificación
Unidad
Documental Contenido Año Idioma Observaciones
1 CENCOS/MFC/EV/U1/1.1 Expediente
XX Aniversario del Movimiento
Familiar Cristiano 1978 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U2/1.1 Expediente
V Asamblea General Latino
Americana 1964 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U2/1.2 Expediente
VI Asamblea General Latino
Americana 1967 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U2/1.3 Expediente
I Asamblea General Latino
Americana Extraordinaria 1965 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U2/1.4 Expediente
IV Asamblea General Latino
Americana Extraordinaria 1969 Español
81
1 CENCOS/MFC/EV/U3/1.1 Expediente
II Congreso Mariano
Interamericano 1961 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U4/1.1 Expediente
I Convención Nacional de
Temarios 1962 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U4/1.2 Expediente
I Convención Nacional de
Información 1963 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U4/1.3 Expediente
II Convención Regional del
Norte 1940 - 1976 Español
Folletos
1 CENCOS/MFC/EV/U4/1.4 Engargolado
VII Convención de
Coordinación Nacional 1964 - 1965 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U4/1.5 Expediente
XIV Convención de
Coordinación Nacional 1975 - 1977 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U5/1.1 Expediente
IV Curso de Pastoral Familiar
para Sacerdotes Sin Fecha Español
1 CENCOS/MFC/EV/U5/1.2 Expediente V Curso de Pastoral Familiar Sin Fecha Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.1 Expediente III Encuentro Diocesano 1962 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.2 Expediente IV Encuentro Diocesano 1965 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.3 Expediente VI Encuentro Diocesano 1975 Español
82
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.4 Expediente VII Encuentro Diocesano 1976 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.5 Expediente
I Encuentro Latino Americano
de Temarios Sin Fecha Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.6 Expediente II Encuentro Latino Americano 1960 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.7 Expediente IV Encuentro Latino Americano 1966 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.8 Expediente
VII Encuentro Latino
Americano Sin Fecha Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.9 Expediente
VIII Encuentro Latino
Americano 1980 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.10 Expediente XI Encuentro Latino Americano 1991 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.11 Expediente III Encuentro Nacional Sin Fecha Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.12 Expediente IV Encuentro Nacional 1965 *
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.13 Expediente V Encuentro Nacional 1968 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.14 Expediente VII Encuentro Nacional 1974 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.15 Expediente VIII Encuentro Nacional 1977 Español
83
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.16 Expediente XI Encuentro Nacional 1986 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.17 Expediente XII Encuentro Nacional 1989 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.18 Expediente
I Encuentro Regional del
ISTMO 1965 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U6/1.19 Expediente V Encuentro Latino Americano 1969 Español
1 de 2
1 CENCOS/MFC/EV/U7/ 1.1 Expediente II Jornada del Pastoral Familiar 1959 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U8/1.1 Expediente
I Sesión de la Confederación
Internacional de Movimientos
Familiares Cristianos 1966 - 1967 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U8/1.2 Expediente
II Sesión de la Confederación
Internacional de Movimientos
Familiares Cristianos 1967 Español
1 CENCOS/MFC/EV/U8/1.3 Expediente
III Sesión de la Confederación
Internacional
1966 - 1968
Español/
Ingles
1 CENCOS/MFC/EV/U8/1.4 Expediente
VI Sesión de la Confederación
Internacional de Movimientos
Familiares Cristianos 1967 Español
84
1 CENCOS/MFC/EV/U8/1.5 Expediente
V Sesión de la Confederación
Internacional de Movimientos
Familiares Cristianos 1968 Español
85
Inventario
Fondo: Centro Nacional de Comunicación Social (CENCOS)
SECCIÓN: Movimiento Familiar Cristiano (MFC) SUBSECCIÓN: Contable (CN)
No.
Caja Codificación
Unidad
Documental Contenido Año Idioma Observaciones
1 CENCOS/MFC/CN/V2/1.1 Expediente
Gastos realizados V
Encuentro Latino
Americano
1969 Español
86
En el anterior instrumento descriptivo se puede observar que ya, se ha aplicado el
cuadro de clasificación a la sección MFC a nivel pieza documental, aumentando la
codificación en número de caja y de expediente. (Fig. 9)
Fig. 9
EJEMPLO DE LA CLAVE DE CLASIFICACIÓN A NIVEL EXPEDIENTE
CENCOS / MFC / EV / U1 / 1. 1
Fuente: Elaboración propia.
FONDO: Centro Nacional de Comunicación Social
SECCIÓN: Movimiento Familiar Cristiano
SUBSECCIÓN: Eventos
SERIE: Aniversarios
Nº CAJA: 1
Nº DE EXPEDIENTE: 1
87
Gracias al cuadro de clasificación se pudo conocer de manera general la
documentación del fondo CENCOS sirviendo como base en la aplicación de la
clasificación y ordenación, ya que en él se muestran los diferentes niveles
documentales. Es decir el cuadro de clasificación ayuda a organizar y describir la
documentación.
88
CONCLUSIONES
En éste trabajo se contribuyó con la elaboración de un cuadro de clasificación y de esta
manera notificar la riqueza histórica que se puede perder si no se lleva a cabo la
organización y descripción del fondo documental CENCOS, como fuente de información
e investigación.
El cuadro de clasificación es un instrumento intelectual, en donde se pudieron aplicar
los conocimientos que fueron adquiridos durante la preparación profesional, recalcando
que no cualquier persona tiene las herramientas necesarias para realizar un cuadro de
clasificación.
Dicho instrumento proporcionó y proporcionara bases sólidas para que posteriormente,
se lleve a cabo la organización documental como se realizó en la sección Movimiento
Familiar Cristiano de dicho fondo, y de esta manera servir como apoyo para obtener
información que permita la investigación sobre aspectos religiosos, sociales, etc., en
México.
Es necesario hacer conciencia y valorar las fuentes documentales para proporcionarles
un local adecuado, mantener los documentos en buen estado, contar con manuales,
mesas y sillas de consulta, material de papelería, cajas de archivo, suficiente espacio
para moverse con facilidad, ventilación, iluminación y personal capacitado para brindar
atención a los investigadores, al público en general y a la propia institución.
Con éste trabajo se pudo comprobar que: Al existir un interés por parte de la institución
para organizar su archivo, se facilitará el cumplimiento de las actividades archivísticas y
creación de instrumentos; como es el cuadro de clasificación, disponiendo de recursos
materiales. Ya que la jefa de la biblioteca “Guillermo Bonfíl Batalla”, tuvo interés en
realizar un proyecto archivístico en el cual se contemplaba la organización del fondo
CENCOS. Por lo que facilitó la realización del cuadro general de clasificación.
89
En el desarrollo del capitulado se concluyó que:
Capítulo 1, CENCOS es una institución, independiente de partidos políticos, gobiernos e
iglesias, sin fines de lucro, el cual brinda la oportunidad de comunicar a la sociedad los
atropellos que se hacen y cometen en contra de ella, teniendo como objetivo la
democracia, el desarrollo y la participación de la misma.
Capítulo 2, el cuadro de clasificación es la base fundamental dentro de un archivo o
fondo documental, ya que permite identificar relaciones entre grupos documentales, da
divisiones clasificatorias en las cuáles se distribuyen los documentos y ofrece un
panorama general del fondo, así como también orienta las búsquedas según criterios
persistentes y objetivos.
Capítulo 3, se pudo llegar al objetivo planteado en tiempo y forma gracias al desarrollo
de un diagnóstico en el que se detectaron una serie de problemáticas de las cuales se
le dio prioridad a la realización de un cuadro de clasificación, ya que éste permitirá dar
solución a otras, llevando a cabo una planeación en la que se contemplaron todas las
actividades a desarrollar para la obtención de dicho instrumento.
Capítulo 4, el archivista debe ser capaz de trabajar con el mucho o poco material que
cuente, es decir adaptarse a las condiciones que se encuentre en un archivo; no siendo
de menos importancia las relaciones humanas en donde es más difícil, pero necesario
tener prudencia, tolerancia y diplomacia.
De manera general se concluyó que es necesario el trabajo en equipo, en primera
debido a la inmensidad del archivo, ya que hubiera sido imposible que una sola persona
llevara a cabo las actividades archivísticas en tan poco tiempo. Y aún más por la
diversidad y condiciones en las que se encontraba la documentación, pero sobre todo
en la aportación de opiniones e ideas en beneficio del trabajo.
No te rindas a los trabajos: al contrario, procura vencerlos.- Virgilio
90
BIBLIOGRAFÍA
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Acervo Consultado
Documentación del Fondo Centro Nacional de Comunicación Social.
93
Claves de las cajas: Fichero = F Chica = CH Mediana = M Grande =G Baúl = B Manija del anaquel
ANAQUEL 1
FRENTE ANAQUEL 2
FRENTE
ANAQUEL 3
FRENTE
2 G
62-63
2 G
50-51
2 G
40-41
2 G
30-31
7 CH
1-7
2 G
128-
129
2 G
118-119
2 G
108-109
2 G
98-99
2 G
88-89 7 F
201-207
7 CH
168-174
2 G
158-159 2 G
148-149
2G 138-
139
2 G
64-65
3 M
52-54
1 M=42
1 G=43
1 G=32
1 M= 33
7 CH
8-14
2 G
130-
131
2 G
120-121
2 G
110-111
2 G
100-101
2 G
90-91 7 CH
208-214
7 CH
175-181
2 G
160-161 2 G
150-151
2 G
140-141
1
G=66
1
B=67
1 CH=55
1 G= 56
1 M=57
2 G
44-45
2 G
34-35
6 CH
15-20
2 G
132-
133
2 G
122-123
2 G
112-113
2 G
102-103
2 G
92-93 7 CH
215-221
1 M=182
4 CH= 183-
186
2 G
162-163 2 G
152-153
1 M=142
1 G=143
2 G
68-69
2 G
58-89
2 G
46-47
2 CH
36-37
7 CH
21-27
2 G
134-
135
2 G
124-125
2 G
114-115
2 G
104-105
2 G
94-95 7 CH
222-228
7 CH
187-193
2 G
164-165 2 M
154-155
1 G= 144
1 M=145
2 G
70-71
2 G
60-61
2 G
48-49
1 G=38
1 CH=39
2 CH
28-29
2 G
136-
137
2 G
126-127
2 G
116-117
2 G
106-105
2 G
96-97 7 CH
229-235
7 CH
194-200
2 G
166-167 1 G=156
1 M=157
1 M=146
1 G= 147
2 M
79-
80
4 CH
259-262
7 F
236-242
1 M
76
1 M
75
2 M
72-73
5 CH
263-267
4 CH
243-246 3
CH
81-
83
1 M
74
1 M
283
3 CH
268-270
4 CH
247-250
2
CH
84-
85
1 M=77
1 G=78
1 M
284
2 M
280-281
4 CH
271-274
4 CH
251-254
2 G
86-
87
1 G
286
1 M
285
1 M
282
2 F
275-276/
3 CH
277-279
4 CH
255-258
ATRÁS ATRAS ATRAS
Fuente: Elaboración propia
Anexo 1
CROQUIS DE UBICACIÓN DE LAS CAJAS
94
