SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN

SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

AUTOMATIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS DEL

COLEGIO DE BACHILLERES

INFORME QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN BIBLIOTECONOMÍA

P R E S E N T A :

GUADALUPE MARTINA CONTRERAS ROSAS

ASESOR: Lic. Rafael Pagaza García

MÉXICO, D. F. 2006

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TABLA DE CONTENIDO PREFACIO 4 INTRODUCCIÓN 5 Capítulo I. EL COLEGIO DE BACHILLERES Y LA SUBDIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS (SUBI)

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A. El Colegio de Bachilleres 7 1. Antecedentes 7 2. Misión 11 3. Objetivos 11 4. Estructura orgánica 12 5. Organigrama 14 B. Subdirección de Bibliotecas 15 1. Antecedentes 15 2. Misión 16 3. Objetivos 16 4. Funciones 17 5. Organigrama 18 6. Personal 18 C. Departamento de Procesos Técnicos 23 1. Objetivo 24 2. Funciones 24 3. Actividades 24 Capítulo II. AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS 27 A. Definición 27 B. Importancia 27 C. Elementos de un sistema de automatización de bibliotecas 28 D. Objetivos 29 E. Sistemas de automatización de bibliotecas 30 1. Definición de Sistema y Biblioteca 30 2. Software y Hardware 30 3. Algunos Tipos de Redes 31 F. Ejemplos de algunos sistemas de automatización de bibliotecas 32 G. Formas de organización de los Procesos Técnicos 38 1. Catalogación Centralizada 39 2. Catalogación Descentralizada 41 3. Catalogación Cooperativa 42 H. Catalogación automatizada 44

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Capítulo III. AUTOMATIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

PROCESOS TÉCNICOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS DEL COLEGIO DE BACHILLERES DE 1992-2005

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A. Actividad laboral 47 B. Organigrama jerárquico de la SUBI 50 C. Acervo Bibliográfico de la Institución 51 D. Antecedentes de la automatización de Procesos Técnicos (Primera

etapa 1992-1996) 52

1. Organización Bibliográfica 54 2. Investigación Bibliográfica 55 3. Políticas de Procesos Técnicos 56 4. Catalogación 57 5. Encabezamientos de Materia 57 6. Clasificación 57 7. Catálogos 58 8. Automatización 58 E. Automatización de los Procesos Técnicos (Segunda etapa 1997-2005) 59 1. Organización Bibliográfica 62 2. Investigación Bibliográfica 63 3. Adopción de nuevas políticas 64 4. Catalogación 65 5. Encabezamientos de Materia 66 6. Clasificación 66 F. Migración de la Base de datos BIBLIO a SIABUC Siglo XXI 66 G. Programa de impresión de tarjetas 67 H. Productividad 67 CONCLUSIONES 69 RECOMENDACIONES 70 BIBLIOGRAFÍA 72

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PREFACIO El presente trabajo en la modalidad de informe, tiene como propósito el dar a conocer las actividades que se han realizado en el Departamento de Procesos Técnicos de la Subdirección de Bibliotecas (SUBI), del Colegio de Bachilleres, particularmente en lo que se refiere al proceso de automatización. El interés por este tema obedece a mi experiencia y participación en dicho proceso durante 14 años, específicamente en las actividades de procesos técnicos como catalogadora (Procesadora Técnica). El principal obstáculo que se presentó al elaborar este trabajo fue el que no existen documentos que de manera formal avalen la existencia de un proyecto de automatización de los procesos técnicos de la SUBI, por lo que se tuvo que recurrir a información que se encontraba un tanto dispersa y darle un orden para plasmarla en este trabajo recepcional. Por otra parte, expreso mi agradecimiento a los directivos de la Subdirección de Bibliotecas por la disposición y facilidades brindadas para la elaboración de este Informe. Se ha elaborado el presente informe de actividades con el fin de que sirva como apoyo documental al dar cuenta de manera sistemática de las tareas que ahí se realizan y constituirse como un referente en el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI, en lo que se refiere a la automatización.

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INTRODUCCIÓN La incorporación del uso de computadoras para apoyar las actividades bibliotecarias es un proceso que lleva poco más de veinte años en nuestro país. Hacia finales de los años 70's del siglo anterior, la Universidad Nacional Autónoma de México, a través de su Dirección General de Bibliotecas, tenía ya operando el sistema LIBRUNAM, el cual se constituía como el catálogo de las bibliotecas de la máxima casa de estudios. En el primer evento formal realizado en México sobre el tema automatización, la Asociación de Bibliotecarios de Enseñanza Superior y de Investigación (ABIESI), celebró en noviembre de 1981, el "Seminario Automatización 81: las bibliotecas", en el que se daba cuenta de los primeras aplicaciones del uso de computadoras a los procesos bibliotecarios, con lo cual las bibliotecas mexicanas daban un paso importante en su desarrollo. En noviembre de 1984 se llevó a cabo el "Primer Coloquio sobre la Automatización en las Bibliotecas de México", en la ciudad de Colima. Ahí ya se planteaban algunas experiencias en la automatización de los procesos técnicos. Este fue el primero de muchos coloquios que sobre el tema organizara la Universidad de Colima. Posteriormente cambió de nombre y al evento le llamaron Interfaces, que todavía en años recientes han seguido realizando. En muchos de los casos de automatización de bibliotecas, el primer paso se ha dado en los procesos técnicos, particularmente en la creación de un catálogo electrónico, el cual sirve de eje para otras tareas bibliotecarias, como el préstamo. Además de desarrollos locales, el surgimiento de sistemas automatizados comerciales para bibliotecas ha sido constante; hoy la mayoría son integrales, es decir, cubren la totalidad de las actividades que se llevan en una biblioteca de cualquier tipo, aunque en muchos casos su implantación es modular. También es un hecho de que mientras hay instituciones que en su corta historia de procesos automatizados, han cambiado más de una vez de sistema, hay otras que aún se encuentran en incipiente estado, y que prácticamente no han tenido una evolución ni una mejora significativa con el uso de la tecnología. En la Subdirección de Bibliotecas (SUBI), específicamente en el Departamento de Procesos Técnicos, es donde se llevan a cabo las actividades propias de los procesos de investigación bibliográfica, catalogación, clasificación y asignación de encabezamientos de materia, para la creación de registros bibliográficos, y es justo aquí donde se realizan las tareas que se describirán en el presente informe. El presente informe tiene como objetivos:

• Documentar el proceso de automatización de la SUBI. • Compartir la experiencia de la SUBI con las bibliotecas que están en proceso de

automatización de su área de Procesos Técnicos.

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Para ello, el informe se ha desarrollado en tres capítulos: El primer capítulo (marco de referencia) presenta el Colegio de Bachilleres, abordando sus antecedentes, misión, objetivos, estructura orgánica; se habla de lleno la Subdirección de Bibliotecas, su misión, objetivos, funciones, personal, organigrama y específicamente al Departamento de Procesos Técnicos, sus objetivos, funciones y actividades, respectivamente. El segundo capítulo plantea el tema de la automatización de bibliotecas, presentando su definición, importancia, objetivos, elementos de un sistema de automatización de bibliotecas, algunos ejemplos de sistemas de automatización para bibliotecas, y las formas de organización de los procesos técnicos. En el tercer y último capítulo se exponen las experiencias vividas en el transcurso del período que abarca el año de 1992-2005, en cuanto al proceso de automatización de los procesos técnicos, específicamente de catalogación y clasificación de los materiales bibliográficos y documentales. Como resultado de esta experiencia se exponen las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron en el presente informe. Finalmente, espero que las actividades aquí descritas sean de utilidad para mejorar y agilizar las actividades que se realizan en el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI, y al mismo tiempo sirvan para mejorar la calidad de los servicios del Sistema Bibliotecario del Colegio de Bachilleres.

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CAPÍTULO I. EL COLEGIO DE BACHILLERES Y LA SUBDIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS (SUBI) A. El Colegio de Bachilleres 1. Antecedentes El Colegio de Bachilleres, es una institución de educación pública dirigida a una comunidad estudiantil de educación media superior. Se crea de acuerdo a una propuesta presentada por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Enseñanza Superior (ANUIES), tomando como base la reforma educativa a nivel nacional realizada desde principios del año 1971. Dicha reforma propone ampliar la oferta educativa y actualizar los métodos y sistemas de enseñanza. Uno de los factores importantes por los que surge el Colegio de Bachilleres es la creciente demanda de egresados de secundaria que buscan acceder a ese nivel de estudios, y la ANUIES, interesada en ayudar a solucionar esa demanda propone la creación de una nueva institución, la cual además de preparar a los egresados para pasar al ciclo inmediato superior, sea capaz de formar egresados listos para involucrarse en el mercado laboral si así lo deciden. Por ello el 19 de septiembre de 1973 nace el Colegio de Bachilleres ofreciendo una educación bivalente; ya que se les otorga un diploma que les acredita una capacitación para el trabajo y al mismo tiempo se les da un certificado de bachillerato el cual avala sus conocimientos para poder concursar a través de un examen de admisión, por un lugar que les permita emprender estudios superiores en las diferentes universidades del país. Tomando en consideración que en el año de 1972 las preparatorias y los Colegios de Ciencias y Humanidades (CCH), de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), y las vocacionales (hoy llamados Centros de Educación Científica y Tecnológica) (CECYTS), del Instituto Politécnico Nacional (IPN), así como las preparatorias de los estados, dependientes de sus respectivas universidades, no eran suficientes para que los egresados de secundaria pasaran a formar parte de la comunidad estudiantil de bachillerato. Ante la gran demanda a nivel nacional según datos estadísticos presentados por Mario Medina González1, la demanda real de educación a nivel medio superior, para el mes de septiembre de 1973, en todo el país era de 270 mil alumnos, egresados del ciclo básico de la enseñanza media, esto quería decir que en los siguientes tres años, es decir 1976, estas cifras se habrían incrementado notoriamente, lo que daría lugar a que en 1980 se duplicaran en México D. F., Monterrey y Guadalajara principalmente. Sobre la indicación de éste crecimiento habría que recordar que la ANUIES en el año de 1972 ya estimaba un crecimiento anual del 10%. Por ello, el Gobierno Federal decide atender esta problemática con la creación del Colegio de Bachilleres como organismo descentralizado del Estado con sede en la Ciudad de México.

1 Medina González, Mario. El Colegio de Bachilleres (1973-1981) : un análisis social, educativo e institucional. México : El autor, 1989. p. 57-58. Tesis Lic. en Sociología, UNAM

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Uno de los estados con esta gran problemática era Chihuahua, ya que la Universidad Autónoma de Chihuahua en aquel entonces también solventaba el bachillerato. Dicha universidad se vio obligada a formar una comisión mixta integrada por su rector, en aquel entonces el Lic. Oscar Ornelas, además de profesores y alumnos de la misma institución, los cuales se trasladaron a la Ciudad de México para solicitarle al Presidente Luis Echeverría la creación de tres preparatorias que funcionarían en diferentes lugares que ya tenían previstos en el estado de Chihuahua, con el fin de darle solución a los problemas de sobrepoblación, en el sector educativo Chihuahuense. De esta manera, la Universidad Autónoma de Chihuahua (UACH) se haría cargo de la comunidad estudiantil de nivel superior, es decir licenciatura. Mientras tanto cinco meses más tarde en febrero de 1974 se establecen cinco planteles del Colegio de Bachilleres en la ciudad de México.

Para el año de 1976 se da entrada en estos cinco planteles al Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), Este sistema es iniciado en marzo de 1974 como un proyecto encomendado al Licenciado Miguel Hisi Pedroza, en aquel entonces asesor de planeación del Colegio de Bachilleres, con el fin de ayudar a los alumnos con bajo rendimiento académico, y a través de este proyecto se les daba la asesoría que necesitaban de acuerdo a las materias en donde presentaban bajas calificaciones, pero debido al gran éxito del sistema se realizó un programa formándose un grupo compuesto por 300 personas adultas con ciertas características, como amas de casa, empleados de oficina, jóvenes con problemas de aprendizaje, los cuales recibían sus clases a través de textos diagramados, un programa de radio y otro de televisión. Poco después se les aplicó un examen encontrándose excelentes resultados, mismos que arrojaban un promedio de calificación de 9.8. Debido a estos resultados se llevó a cabo la inauguración oficial del Sistema de Enseñanza Abierta del Colegio de Bachilleres el 19 de enero de 1976, y hasta la fecha tiene gran éxito. Cumpliendo así con lo establecido en el decreto de creación del Colegio de Bachilleres y publicado en el Diario Oficial de la Federación. El decreto de creación según el Diario Oficial menciona lo siguiente2:

Art.1. El Colegio de Bachilleres se crea como organismo descentralizado del estado, con personalidad jurídica, patrimonio propio y con domicilio en la Ciudad de México. Art.2. El objeto primordial del Colegio de Bachilleres es impartir e impulsar la

educación correspondiente al ciclo superior de nivel medio con las siguientes facultades: I. Establecer, organizar, administrar y sostener planteles en los lugares

de la República que estime convenientes. II. Impartir educación del mismo ciclo a través de las modalidades

escolar y extraescolar. III. Expedir certificados de estudio y otorgar diplomas y títulos

académicos. IV. Otorgar o reiterar reconocimientos de validez a estudios realizados

en planteles particulares o que imparten el mismo ciclo de enseñanza.

V. Establecer y sostener planteles en coordinación con los gobiernos de los estados dentro de sus respectivas jurisdicciones.

2 Diario Oficial de la Federación. Órgano de Gobierno del Distrito Federal. Tomo CCCXX, no. 18. 26/IX/1973

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Los artículos 3°, 4° y 5° tratan sobre los lazos que el Colegio de Bachilleres mantendrá como organismo descentralizado del estado con la Secretaría de Educación Pública3.

Art. 3. La Secretaría de Educación Pública es la encargada de autorizar los planes de la organización académica del Colegio de Bachilleres. Art. 4. El patrimonio del Colegio de Bachilleres esta constituido por:

I. Los ingresos que obtenga de los servicios que preste. II. Los Fondos que le asigne el Consejo Nacional de Fomento Educativo III. Los bienes y demás ingresos que obtenga por cualquier título legal

Art.5. El Colegio de Bachilleres gozará de franquicia postal y telegráfica.

Este decreto consta de 33 artículos que definen cual es la posición del Colegio de Bachilleres como organismo descentralizado del Estado, el cual tiene la oportunidad de disponer de cierta autonomía con posibilidad de organizarse bajo sus propias normas, en cuanto al funcionamiento y selección de su personal, además de la capacidad de tener personalidad jurídica y de contar con un patrimonio propio. Esto no quiere decir que sea totalmente independiente del Estado, sino que continúa con ciertos lazos de relación con el mismo. Un ejemplo claro de ello son los artículos 3° y 4° mencionados anteriormente, ya que plasman los puntos importantes para llevar a cabo los planes de organización académica del Colegio de Bachilleres en lo que respecta a su estructura organizacional, tomando en cuenta que el Colegio de Bachilleres como institución educativa se hace posible a través de los fondos que recibe del Consejo Nacional de Fondo Educativo y por los servicios que presta. Otro ejemplo es el artículo 10°, el cual señala que: “el Secretario de Educación Pública nombrará anualmente a un miembro de la Junta Directiva que reemplazará al de más antigua designación.”4 Recordando lo que transcurre en el año de 1976 se inician las actividades en el plantel 6, en 1978 surgen los planteles 7 al 16, y en 1979 se crean los planteles 17,18 y 19. En 1985 se crea el plantel 20, todos ellos en la Ciudad de México y área metropolitana. En el mismo año, dentro de la reestructuración administrativa dictada por el Gobierno Federal, se cumple con la política de descentralización, quedándose la Dirección General del Colegio de Bachilleres con la responsabilidad de atender directamente a los 20 planteles del Colegio de Bachilleres ubicados en la Zona Metropolitana de la Ciudad de México, hecho que se da a conocer en el Diario Oficial en el mismo año.

3 Idem. 4 Idem.

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Estos a su vez quedaron repartidos a las diferentes coordinaciones sectoriales de la siguiente forma:

1 El Rosario 2 Cien Metros 5 Satélite 11 Nueva Atzacoalco 18 Tlilhuaca-Azcapotzalco 19 Ecatepec

Coordinación Centro Plantel Nombre 3 Iztacalco 6 Vicente Guerrero 7 Iztapalapa 8 Cuajimalpa 9 Aragón 10 Aeropuerto 12 Nezahualcoyotl

Coordinación Norte Plantel Nombre

Coordinación Sur Plantel Nombre 4 Culhuacán 13 Tepepan 14 Milpa Alta 15 Contreras 16 Tlahuac 17 Huayamilpas 20 Del Valle

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Con relación a su tamaño, estos planteles se conocen como T7 (Siete mil alumnos), T5 (Cinco mil alumnos) y T2 (Dos mil alumnos). Cabe señalar que esta clasificación no ha permanecido estática debido a la gran demanda de aspirantes para nuevo ingreso al Colegio de Bachilleres, algunos planteles se han venido reestructurando para aumentar su capacidad de admisión. Tal es el caso de los planteles (medianos) 6 y 12, que actualmente son ya de 7,000 alumnos, el plantel 13 y 16 planteles (chicos) que se ubican ya en 4,000 alumnos. A nivel nacional el modelo ha tenido tal éxito que en la actualidad se cuenta en el país con 763 planteles del Colegio de Bachilleres debidamente acreditados, mientras que existen algo más de 300 fuera de estructura, es decir, ya funcionando pero con una serie de trámites pendientes que les impide ser reconocidos plenamente. 2. Misión El Colegio de Bachilleres es una institución educativa que se encarga de formar egresados capaces de llegar a cumplir las metas que se propongan con la máxima eficiencia, ya que se caracteriza por tener programas de estudio eficientes, capaces de preparar a los alumnos para su vida futura, por ello la misión primordial del Colegio se deriva de lo siguiente, de acuerdo a su Manual General de Organización. Es una institución pública educativa, creada para atender a la población egresada de nivel medio básico (Secundaria), que proporciona bachillerato general bivalente en sus dos modalidades: escolarizada y abierta mediante planes y programas de estudio adecuados, con el desarrollo de acciones académicas y el apoyo técnico administrativo que permita al estudiante adquirir los conocimientos y habilidades suficientes, con el fin de incorporarse a las instituciones de nivel superior, o en el ramo laboral, suficientemente capacitado a nivel técnico en alguna área del conocimiento5.

3. Objetivos Los objetivos marcados dentro del Colegio de Bachilleres se dividen de acuerdo al Manual General de Organización del propio Colegio, divididos en objetivo general y objetivos particulares6:

5 Cfr. Manual general de organización del Colegio de Bachilleres. México : El Colegio de Bachilleres, 2000. 6 Ibid., p. 21-22

Tamaño Planteles T 7 1,2,3,4 y 5 T 5 6,7,8,10 y 12 T 2 9,11,13,14,15,16,17,18,19 y 20

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Objetivo General

• Impartir e impulsar la educación correspondiente al nivel medio superior en sus dos modalidades, escolarizada y abierta, mediante sus planes y programas de estudio de tal manera que permita al egresado incorporarse a la educación superior o en su caso al mercado laboral en condiciones de competitividad mediante capacitaciones adquiridas como parte de su formación integral.

Objetivos Particulares

• Desarrollar la capacidad intelectual del alumno mediante la

obtención y aplicación de conocimientos.

• Conceder la misma importancia a la enseñanza que al aprendizaje.

• Crear en el alumno una conciencia crítica que le permita adoptar

una actitud responsable ante la sociedad.

• Proporcionar al alumno una capacitación y adiestramiento en una área técnica o especialidad determinada.

4. Estructura orgánica La estructura orgánica del Colegio de Bachilleres está formada por los siguientes elementos7:

-Junta Directiva

-Patronato -Dirección General -Consejo de Coordinaciones Sectoriales -Secretaría Académica -Direcciones -Coordinaciones Cada uno de estos elementos responde a los objetivos para los cuales fue creado el Colegio de Bachilleres rigiéndose básicamente por los artículos que dicta la Ley General de Educación y con los cambios necesarios que van surgiendo a través del tiempo. La Junta Directiva es la encargada de aprobar junto con la Secretaría de Educación Pública con base en la Ley General de Educación, cómo van a dirigirse los planes y programas de estudio así como la estructura y funcionamiento del Colegio de Bachilleres.

7 Ibid., p.23

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El patronato es el encargado de reunir y destinar el presupuesto que se otorga al Colegio de Bachilleres anualmente. La Dirección General es la matriz que forma al Colegio de Bachilleres y coordina a sus 20 planteles. El Consejo de Coordinaciones Sectoriales se ubica dentro de la Dirección General y están divididas en Coordinación Sectorial Norte que se encarga del buen funcionamiento de los planteles que dependen de ella. La Coordinación Sectorial Centro que como su nombre lo indica coordina a los planteles ubicados en la zona centro de la ciudad. Finalmente se encuentra la Coordinación Sectorial Sur que coordina a los planteles ubicados en la zona sur de la ciudad. El Colegio de Bachilleres cuenta con una estructura organizacional completa y planeada específicamente para cumplir con los objetivos para los que se creó, de tal forma que sea una opción más para los aspirantes a cursar un bachillerato que se adecue a sus necesidades personales.

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5. Organigrama A continuación se muestra el Organigrama General que describe los Departamentos que conforman la estructura organizacional del Colegio de Bachilleres8.

8 Ibid., p. 26

Junta

Directiva

Dirección PlaneaciónAcadémica

Coordinación Administración

Escolar

Secretaría Académica

Dirección Asuntos Jurídicos

Dirección Servicios

Académicos

Dirección Extensión Cultural

Dirección General

Patronato

Subdirección de Bibliotecas

Dirección de Información y Relaciones Públicas

Coordinación Sectorial Norte

Coordinación Administración

Escolar

Coordinación Sectorial Sur

Dirección de Programación

Dirección Administrativa

Dirección de Recursos

Financieros

Coordinación Administración

Escolar

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B. Subdirección de Bibliotecas

1. Antecedentes La Subdirección de Bibliotecas (SUBI) depende de Dirección de Servicios Académicos parte del Colegio de Bachilleres y es considerada la base principal del Sistema Bibliotecario Institucional. Se encuentra ubicada en la Dirección General del Colegio de Bachilleres junto con la Biblioteca Central. Cabe mencionar que la Biblioteca Central no se encuentra ubicada dentro del organigrama de la SUBI debido a que su creación fue de una manera muy particular, se inició con los materiales bibliográficos que los proveedores llegaban a presentar a la Subdirección de Bibliotecas a manera de obsequio, de esa forma al llegar la etapa del Lic. Edgar López en el año de 1975, se ubicó como biblioteca central. La SUBI nace en el año de 1974 a la par de la creación del Colegio de Bachilleres, conviene señalar que ha pasado por cuatro etapas claramente delimitadas a través de su historia:

• La primera etapa propiamente de planeación, en la que recibe el nombre de Asesoría de Bibliotecas, que abarca de mayo de 1974 a abril de 1975, a cargo de la C. Silvia Escartín de Rodríguez.

• De mayo a octubre de 1975 que es conocida como Departamento de Bibliotecas y

estuvo a cargo del Mtro. Ignacio Hernández Espíndola.

• De octubre de 1975 a febrero de 1978 pasa a ser Centro de Bibliotecas a cargo del Lic. Edgar López Roblero, es continuada por el Maestro Ignacio Hernández Espíndola en 1979. Esta etapa es la que marca el nacimiento de la Biblioteca Central, porque se encontró un considerable número de libros que eran obsequiados por los proveedores que llegaban a ofrecer sus títulos de acuerdo a la bibliografía básica del Colegio.

• De 1979 en adelante en la que la instancia es llamada Subdirección de Bibliotecas,

ha funcionado bajo cargo de las siguientes personas: De 1979 a 1996, Maestro Ignacio Hernández Espíndola De 1997 a agosto de 1998, Lic. Jesús Aguirre Escobar De 1998 a 2002, C. Miguel García Contreras De Noviembre de 2002 a la fecha, C. Alicia Cascajares García Tomando en consideración las etapas en las que a través del tiempo se ha formado la SUBI, es necesario mencionar que la primera etapa se dedicó principalmente a la selección de personal capacitado en el área de bibliotecología, así como a la selección y adquisición de

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material bibliográfico, la bibliografía básica de acuerdo a los programas de estudio del Colegio de Bachilleres. La segunda etapa se dedicó fundamentalmente al procesamiento físico del material bibliográfico destinado a los acervos bibliográficos de las primeras cinco bibliotecas establecidas en los cinco planteles creados en aquella época (1975-1978) en donde se inician los servicios bibliotecarios en las demás bibliotecas establecidas en esas fechas. En la tercera etapa mencionada anteriormente, se consolidan los servicios bibliotecarios cambiando nuevamente de nombre la ahora llamada Subdirección de Bibliotecas. La cuarta etapa es de gran importancia, ya que se caracteriza por el procesamiento masivo de los materiales bibliográficos, y por el entrenamiento de una gran cantidad de personal destinado a laborar tanto en la Subdirección de Bibliotecas como en las bibliotecas de los planteles del Colegio de Bachilleres que surgen a partir de esa fecha. 2. Misión La Subdirección de Bibliotecas es la encargada de procesar el material bibliográfico y documental del acervo bibliográfico que forma el sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres como institución educativa, para cumplir acertadamente con la misión para la cual fue creada, que es: “Contribuir al desarrollo de las actividades de docencia, difusión, investigación y extensión cultural que se realicen en el Colegio, proporcionando los servicios bibliotecarios que permitan a los usuarios contar oportunamente con las fuentes de información necesarias”.9 3. Objetivos

Los objetivos principales de la SUBI son:

• Centralizar y coordinar las actividades de selección, adquisición y procesamiento técnico del material bibliográfico.

• Promover y difundir los recursos y servicios bibliotecarios.

• Capacitar y actualizar al personal que labora en la SUBI

• Fijar políticas, procedimientos y extender los servicios bibliotecarios de acuerdo a

las necesidades de la comunidad a la que dirige sus servicios.

• Coordinar, supervisar y evaluar los servicios de las bibliotecas de los 20 planteles a los que está dirigida

9 Ibid., p. 5

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• Coordinar, supervisar los servicios que presta la biblioteca central.

4. Funciones De la Subdirección de Bibliotecas depende que se cumplan los objetivos principales de las bibliotecas de los planteles del Colegio de Bachilleres, para ello fue necesario delimitar las funciones que le corresponden como un órgano elemental de la institución, Leonor Pintor las presenta de la siguiente manera10:

• Seleccionar, adquirir organizar, preservar y difundir los materiales bibliográficos

para el desarrollo de los programas académicos y de información no solo de los estudiantes sino de los profesores y trabajadores de esta institución educativa.

• Elaborar, proponer y difundir los lineamientos que normen el proceso técnico y la

operación de las bibliotecas de los planteles, así como supervisar su cumplimiento.

• Desarrollar y proponer estrategias para mejorar el funcionamiento del servicio bibliotecario.

• Supervisar la presentación de los servicios bibliotecarios tanto en el sistema de

enseñanza abierta como en el escolarizado.

• Establecer y mantener las relaciones estrechas con la industria editorial a fin de obtener información actualizada de los materiales bibliográficos existentes.

• Proponer a la Dirección de Servicios Académicos la compra de nuevos títulos tanto

para la biblioteca central como para las bibliotecas de los planteles.

• Mantener actualizados los convenios de préstamo interbibliotecario con bibliotecas afines.

• Coordinar las actividades de catalogación, clasificación y asignación de

encabezamientos de materia, así como también el proceso físico de los materiales a través de la compra o donación.

• Coordinar la distribución del material bibliográfico a las bibliotecas de los planteles

con el fin de supervisar los servicios bibliotecarios.

• Enviar a reestructurar el material dañado o mutilado por medio de la encuadernación.

• Organizar y controlar el inventario del material documental en la biblioteca central

como en las bibliotecas de los planteles.

10 Pintor Alejandre, María Leonor. La colección básica del área propedéutica en el sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres… México : El autor, 1992. p. 104-105. Tesis Lic. en Biblioteconomía, ENBA

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• Realizar un informe anual de las actividades y reportarlo a la Dirección de Servicios Académicos.

• Informar a la Dirección de Servicios Académicos de los avances de sus proyectos.

5. Organigrama (SUBI) La Subdirección de Bibliotecas (SUBI) tiene una organización funcional de la que dependen el Departamento de Procesos Técnicos, el Almacén de Material Bibliográfico y la Biblioteca Central. A continuación se muestra el organigrama11 que corresponde a la Subdirección de Bibliotecas en la actualidad. Subdirección de Bibliotecas Departamento de Biblioteca Central

Procesos Técnicos Almacén de material bibliográfico 6. Personal De la Subdirección de Bibliotecas depende el personal del Departamento de Procesos Técnicos. Como se sabe los recursos humanos son el elemento principal de cualquier institución u organización, en este caso la SUBI, desde sus inicios procuró atender la necesidad de contratar personal calificado en el área de bibliotecología, la mayor parte del

11 Organigrama elaborado por la autora con el fin de ubicar los departamentos que dependen de la Subdirección de Bibliotecas.

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personal que labora en este Departamento cuenta con estudios de Bibliotecología o Biblioteconomía, tanto a nivel técnico como a nivel licenciatura. Los recursos humanos de la Subdirección de Bibliotecas, son el elemento indispensable de la misma para su buen funcionamiento, éste se clasifica en dos categorías que son: personal de confianza y personal de base que hacen un total de 25 personas laborando en la Subdirección de Bibliotecas. La descripción del puesto, su objetivo y actividades se detallan de la siguiente manera, según el manual de puestos y perfiles de la Subdirección de Bibliotecas12. a. Personal de Confianza

Subdirector(a) de Bibliotecas Este puesto depende directamente de la Dirección de Servicios Académicos y a su vez es la máxima autoridad dentro de la Subdirección de Bibliotecas, los puestos bajo su mando su secretaria, el Jefe del Departamento de Procesos Técnicos, el jefe de la Biblioteca Central y el bibliógrafo. Su objetivo es básicamente planear, coordinar y supervisar el desarrollo y operación de las 21 bibliotecas que integran el sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres. Las actividades que se realizan en este puesto son:

• Realiza acuerdos con su jefe inmediato con el fin de que se desarrollen y cumplan las actividades de la Subdirección a su cargo.

• Mantiene comunicación permanente con los jefes de los departamentos a su cargo.

• Supervisa el control y mantenimiento del acervo de las bibliotecas del Colegio de

Bachilleres, a efectos de que la comunidad a la que van dirigidos los servicios cuente con los apoyos documentales que le permitan un mayor desarrollo académico y cultural.

• Supervisa el desarrollo y cumplimiento de las actividades asignadas a cada una de

las áreas que integran la Subdirección de Bibliotecas además de supervisar las bibliotecas de cada uno de los planteles.

• Otorga su aprobación para que el personal a su cargo trámite ante la Dirección

Administrativa la obtención de servicios diversos (transporte, impresión) necesarios para el cumplimiento de las actividades que emanen de la Subdirección a su cargo.

• Convoca y preside las juntas de trabajo con los Jefes de Departamento que integran

su área así como con los responsables de las bibliotecas de los planteles. 12 Manual de actividades de puestos de confianza y base de la Subdirección de Bibliotecas del Colegio de Bachilleres. México : Colegio de Bachilleres, 1982. p. 4-61

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• Prepara informes de trabajo de las actividades de la subdirección de bibliotecas así como de los proyectos que se estén realizando.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos Este puesto depende directamente de la Subdirección de Bibliotecas y a su vez es el responsable de la organización y el buen funcionamiento del Departamento de Procesos Técnicos de la misma Subdirección, los puestos bajo su mando son: el Jefe de Almacén de material bibliográfico, Procesadores Técnicos, Auxiliares de Procesos Técnicos, secretaria. Su objetivo primordial es el de coordinar y supervisar la adquisición de materiales bibliográficos y documentales así como coordinar las actividades del Departamento de Procesos Técnicos. Las actividades que se realizan en este puesto son:

• Mantener comunicación con su jefe inmediato a fin de informarle sobre las actividades que se realizan en el área a su cargo.

• Supervisar el análisis del material bibliográfico y documental que realizan los

procesadores técnicos con el fin de supervisar que se lleven a cabo las políticas internas correspondientes.

• Atiende a los jefes de biblioteca respecto a los materiales bibliográficos donados o

dañados que precisan su proceso técnico y físico así como su mantenimiento.

• Convoca y preside juntas de trabajo con el personal a su cargo.

Jefe del Departamento de Almacén de Material Documental Este puesto depende directamente del Departamento de Procesos Técnicos y tiene como objetivo principal coordinar la adquisición del material bibliográfico y documental que llega a la Subdirección de Bibliotecas a través de la compra y donación principalmente. Las principales actividades del Jefe de Almacén de Material Bibliográfico y Documental son:

• Controlar la entrada y salida del material antes mencionado, así como registrar y

organizar el material que se resguarda en el almacén, a efecto de cumplir en forma oportuna los requerimientos de los planteles y de la biblioteca central.

• Mantener comunicación con su jefe inmediato sobre las actividades a desarrollar en

su cargo y para definir prioridades y modalidades para el desarrollo y cumplimiento de las actividades encomendadas.

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• Distribuir los lotes de material bibliográfico y documental de acuerdo a las indicaciones de su jefe inmediato.

• Informar a su jefe inmediato sobre el avance y desarrollo de sus actividades.

Bibliógrafo Este puesto depende directamente de la Subdirección de Bibliotecas y su objetivo principal es atender a las necesidades de información de los usuarios que la requieran. Sus actividades son:

• Investigar y recabar datos de material bibliográfico especializado a efectos de satisfacer las necesidades y requerimientos que presentan las áreas usuarias de la institución.

• Mantener comunicación con su jefe para definir prioridades para el desarrollo de sus

actividades.

• Coordinar los servicios bibliotecarios que se realizan en la biblioteca central, con las bibliotecas con que se tiene el convenio.

• Elaborar y editar el boletín de nuevas adquisiciones.

• Efectuar investigaciones con editoriales y asociaciones bibliotecarias sobre

información bibliográfica general y especializada que sirva de consulta a los usuarios de la biblioteca central con el fin de apoyar a las necesidades de información de los usuarios a los que sirve.

b. Personal de Base

Procesador Técnico (Catalogador)

Este puesto depende directamente del Departamento de Procesos Técnicos y su objetivo principal es: analizar el material bibliográfico y documental que llega a la SUBI con el fin de que los materiales puedan ser integrados a la colección de cada una de las bibliotecas de los 20 planteles del Colegio de Bachilleres y a su vez puedan ser consultados por los usuarios, las principales actividades de este puesto son:

• Analizar el material bibliográfico y extraer los datos que permitan elaborar las

fichas catalográficas con el fin de facilitar y unificar la localización de los materiales bibliográficos y documentales en el acervo.

• Analizar el contenido del material bibliográfico, así como asignar encabezamientos

de materia y efectuar la clasificación del mismo, esta clasificación se realiza con el

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sistema de clasificación de Melvil Dewey, y la Lista de encabezamientos de materia de Gloria Escamilla.

• Actualizar y revisar los diferentes catálogos existentes en la (SUBI), así como la

actualización y alimentación de la base de datos.

• Asistir a cursos de actualización y capacitación organizados por la institución e instituciones afines.

• Realizar juegos de tarjetas de los materiales bibliográficos y documentales.

• Aplicar las políticas internas de catalogación y clasificación.

• Apoyar en la revisión de los catálogos de planteles y ayudar a la realización del

inventario.

• Investigación por medio de Internet de los materiales bibliográficos y documentales, en bibliotecas afines.

• Asistir a cursos de actualización y capacitación organizados por la institución en

términos de la legislación aplicable al puesto.

• Participar en los proyectos planeados por la SUBI. para el mejoramiento de las actividades de las diferentes áreas que la conforman.

Auxiliares de Procesos Técnicos

Este puesto depende directamente del Departamento de Procesos Técnicos y su objetivo es básicamente el de apoyar en las actividades de procesos manuales del material bibliográfico y documental que se le asigna por medio de su jefe inmediato. Sus actividades son las siguientes:

• Asignar números progresivos al material bibliográfico, así como sellar libros, pegar papeletas, elaborar etiquetas, separar juegos de tarjetas y empaquetar los libros utilizando para su seguridad el fleje.

• Pegar bolsas, papeletas y etiquetas por cada unidad bibliográfica, asignar números

de adquisición, en material bibliográfico, tarjetas topográficas y tarjetas de adquisición.

• Mantener comunicación con el jefe inmediato para cumplir con las actividades

encomendadas.

• Elaborar tarjetas en computadora y/o en máquina de escribir, así como relaciones del material bibliográfico asignado a su cargo, entregándolo debidamente procesado para su envío a la biblioteca del plantel que se le asignó para trabajar.

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• Realizar el recortado de fotocopias faltantes, para los libros que se enviarán a

encuadernar, así como ayudar a la restauración del material mutilado.

Auxiliar de Servicios Este puesto depende directamente del Subdirector(a) de Bibliotecas y su objetivo es realizar todas aquellas actividades de mensajería y fotocopiado de los documentos indispensables dentro del área de trabajo. Las actividades que desarrolla este puesto son las siguientes:

• Fotocopiar listas de libros o relaciones de los envíos que se van a las bibliotecas de los veinte planteles incluyendo la biblioteca central.

• Controlar las fotocopias que se reproducen al día y llevar una estadística semanal

del fotocopiado.

• Realizar actividades de mensajería de la SUBI, hacia los diferentes departamentos que existen en la Dirección General del Colegio de Bachilleres, según la relación que se tenga con dichos departamentos.

Como podemos darnos cuenta los puestos que existen en la Subdirección de Bibliotecas tienen actividades específicas, las cuales se diferencian unas de otras, es por ello que en cada perfil de puesto se requiere de características específicas que sean avaladas por el Contrato Colectivo de Trabajo de la Institución. Para los puestos de Subdirector de Bibliotecas y Jefe del Departamento de Procesos Técnicos, así como para el puesto de Jefe de Biblioteca se debe contar con licenciatura en biblioteconomía o bibliotecología, y para los procesadores técnicos y bibliógrafo se debe contar con la licenciatura o ser pasante de la misma, para el caso de los auxiliares de procesos técnicos se debe contar con bachillerato y capacitación en el área de bibliotecología o biblioteconomía, y para el puesto de auxiliar de servicios se debe contar con estudios de secundaria únicamente. C. Departamento de Procesos Técnicos El Departamento de Procesos Técnicos es una parte fundamental de la Subdirección de Bibliotecas, ya que de él depende todo el material bibliográfico y documental que llega a esa Subdirección en cualquiera de sus modalidades, que como sabemos puede ser por compra o donación principalmente. En el caso de la adquisición de materiales por canje se lleva a cabo únicamente con bibliotecas de los planteles del mismo Colegio de Bachilleres. En lo que respecta a la adquisición de materiales por compra ésta se realiza una vez al año y se selecciona de acuerdo a la bibliografía básica del Colegio así como a través de las sugerencias de los profesores e investigadores del Colegio.

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La adquisición de material a través de la donación se realiza de acuerdo a las políticas establecidas en las bibliotecas de los planteles a través de sus servicios bibliotecarios, además de la donación que hacen los profesores, investigadores, trabajadores en general del Colegio de Bachilleres, de las donaciones de los proveedores de diferentes editoriales, de alumnos del Colegio y de instituciones educativas, como son el Instituto Politécnico Nacional, El Tecnológico de Monterrey y la Secretaría de Educación Pública, entre otras. 1. Objetivo El Departamento de Procesos Técnicos como se mencionó anteriormente es el encargado de organizar el material bibliográfico que llega a la Subdirección de Bibliotecas a través de la compra y donación principalmente, pasando por primera vez para su registro al Departamento de Almacén de Material Bibliográfico y Documental, teniendo como objetivo fundamental el siguiente: Catalogar y clasificar el material bibliográfico y documental que adquiere la SUBI a través de la compra y donación principalmente en el menor tiempo posible para ubicarlos en las bibliotecas correspondientes a fin de que se pongan rápidamente en servicio, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios que lo soliciten. 2. Funciones Las funciones del Departamento de Procesos Técnicos son las siguientes:

• Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos y documentales acordes a las

necesidades de los usuarios de la comunidad a la que van dirigidos.

• Organizar los materiales para su adecuada consulta a través de las actividades de catalogación y clasificación.

• Mantener los registros ordenados adecuadamente principalmente a través de

(catálogos topográficos, adquisiciones, catálogo de materia, de autor y de título) De acuerdo a las funciones mencionadas anteriormente, es necesario señalar que en el Departamento de Procesos Técnicos debe haber un Bibliotecario que tenga conocimiento de la gran importancia que tiene el organizar adecuadamente el Departamento, ya que de él depende una buena administración de personal, operación de compra, contabilidad, etc., además debe estar familiarizado con las principales fuentes bibliográficas del mercado editorial, debe también poseer una capacidad administrativa para dirigir, supervisar y controlar esa importante sección de la biblioteca.

3. Actividades

Del Departamento de Procesos Técnicos los materiales bibliográficos y documentales que la SUBI adquiere por cualquier medio, ya sea compra o donación principalmente, son enviados debidamente procesados a las veinte bibliotecas que se encuentran ubicadas en los

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planteles del Colegio de Bachilleres, incluyendo la biblioteca central de la misma Subdirección, pero para poder llegar a su destino deben pasan por ciertas actividades que les darán un lugar específico en el acervo correspondiente. Las principales actividades que se realizan en el Departamento de Procesos Técnicos son las siguientes13:

• Adquisición de material bibliográfico y documental.

• Análisis del material antes mencionado.

• Impresión de juegos de tarjetas de los materiales bibliográficos y documentales.

• Preparación física de los materiales que se envían a las diferentes bibliotecas del Colegio.

• Mantenimiento de los materiales documentales que envían de vuelta las bibliotecas

de los planteles para su restauración.

• Actualización de los diferentes tipos de catálogos (topográfico, autoridad de materia, autoridad de autor, adquisiciones).

• Actualización de la base de datos.

• Distribución de lotes de libros a las 20 bibliotecas de los planteles y la biblioteca

central.

• Recepción de salida de los materiales.

• Control del personal (entrada y salida).

• Revisión y supervisión alfabética de los catálogos de autor.

• Revisión numérica progresiva del catálogo topográfico.

• Captura de fichas de los títulos nuevos en la base de datos.

• Realización de correcciones del número de Cutter y/o clasificación y encabezamientos de materia.

• Investigación por medio de INTERNET en los catálogos de las diferentes

bibliotecas que están en línea.

13 Colegio de Bachilleres. Subdirección de Bibliotecas. Memoria de la 1ª reunión de evaluación de trabajo en el área de bibliotecas del Colegio de Bachilleres. México: SUBI, 1981. p. 48. Algunas actividades fueron actualizadas en el año de 1992 y otras en el 2002.

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• Supervisión periódica de los catálogos existentes en servicios al público en las

bibliotecas de los planteles a través de visitas que periódicamente realiza el personal de la SUBI.

• Elaboración de inventario una vez al año.

• Elaboración de etiquetas y tarjetas de préstamo para el material bibliográfico y

documental.

• Elaboración del código de barras para el material bibliográfico y documental del plantel 12.

• Contactarse constantemente vía telefónica con los bibliotecarios responsables de las

bibliotecas para comunicar de las correcciones de clasificación, cambios de números de Cutter y/o verificación de datos de los materiales bibliográficos que ya están ubicados en sus bibliotecas.

• Realizar juntas de trabajo con el Jefe del Departamento de Procesos Técnicos para

acordar las políticas de catalogación y clasificación.

• Participar en la elaboración de proyectos que permitan el avance, la actualización y el mejoramiento de las actividades que allí se realizan.

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CAPÍTULO II. AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS A. Definición

Durante los últimos años nos hemos dado cuenta que gran parte de las bibliotecas han comenzado a automatizar sus actividades y procesos, buscando con ello mejorar servicios de información y mejorar sus actividades bibliotecarias; al pensar en automatizar una biblioteca es necesario tomar en cuenta varios factores como son principalmente, personal, equipo básico, aplicaciones concretas como los procesos de catalogación, servicios al público, adquisiciones, etc., además es necesario tomar en cuenta presupuesto destinado a la automatización, y buscar un programa que se adecue a las necesidades que requiere nuestra biblioteca para automatizar sus diferentes áreas o departamentos, con el fin de llevar un control mas adecuado de los materiales bibliográficos, documentales, etc. Así como tomar en cuenta los servicios para la comunidad a la que sirve. A medida que avanza la tecnología es necesario aprovechar las grandes ventajas que ésta trae consigo a través de la computadora, ya que los acervos tienden a crecer cada vez más y los usuarios cada vez requieren de servicios más eficientes que satisfagan sus necesidades, por ello es importante que cada biblioteca o centro de documentación independientemente del tipo de ésta, adecue su presupuesto y los recursos de que disponga para poder realizar este proceso. La automatización de bibliotecas de acuerdo a lo anterior la podemos definir como: El proceso mediante el cual una biblioteca realizará sus actividades a través de un programa evaluado y seleccionado de acuerdo a sus posibilidades y necesidades a través de una computadora que le permitirá realizar las tareas de sus diferentes departamentos de una manera más rápida y eficiente con el fin de poder llevar la información que resguarda a los usuarios que lo soliciten. Para Noel Angulo14 la automatización bibliotecaria es: “La aplicación de la computadora en el desarrollo de las aplicaciones bibliotecarias, considerando las tareas de carácter administrativo, la ordenación de los recursos documentales y la generación de los productos y servicios de información”. O bien es: “… la aplicación de las computadoras al desarrollo de las operaciones bibliotecarias y la generación de los servicios de información”.

B. Importancia La importancia que guarda el automatizar una biblioteca es, que ayudará tanto al usuario como al bibliotecario a agilizar el trabajo del bibliotecario en cualquier departamento en

14 Angulo Marcial, Noel. Terminología de automatización documental. México : SEP, Coordinación Nacional para la Planeación de la Educación Superior, 1988. p. 19, 28

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donde desarrolle sus actividades, ya sea en adquisiciones, procesos técnicos, consulta, servicios al público, etc., y al usuario le dará de manera ágil y rápida la información que solicite en el momento que lo requiera.

C. Elementos de un sistema de automatización de bibliotecas Para automatizar una biblioteca es necesario tomar en cuenta principalmente la evaluación del sistema que se pretende adquirir, si cumple con los requisitos que contemplan las necesidades de nuestra biblioteca y el presupuesto del que se dispone para su adquisición; una vez elegido el sistema de automatización es necesario tomar en cuenta lo siguiente: Participación del bibliotecario, ya que es el especialista del área que se va a automatizar y un especialista en cómputo, es decir un ingeniero en sistemas o en computación. Recursos Humanos. En los diferentes departamentos o áreas que existen en una biblioteca independientemente del tipo de ésta, se requiere de la participación humana. Para que el proyecto de automatización sea exitoso, se necesita motivar al personal que va a colaborar en ese trabajo, es decir, proporcionarle toda la información necesaria y dotarlo de las herramientas de apoyo necesarias que le faciliten los cambios a los que se enfrentará a partir de ese momento. La capacitación del personal es un proceso muy importante, ya que muchas veces por ignorancia los seres humanos en ocasiones le tememos a lo desconocido, pero todo esto se podrá superar con la capacitación que se pueda otorgar al personal, ya que es considerada un aspecto fundamental y de ello depende el éxito o fracaso de la automatización de cualquier biblioteca. Hacer un estudio diagnóstico de la estructura funcional de nuestra biblioteca, los volúmenes de información que se manejan, el grado de demanda de servicios por parte de los usuarios, y con cuanto presupuesto cuenta nuestra biblioteca para adquirir el equipo necesario. Según Oscar Arriola y Lovaina Garmendia15, los requerimientos técnicos para la evaluación de software son:

Equipo y programas En este punto es necesario realizar un análisis del equipo de cómputo con el que se cuenta, esto permitirá el primer paso para la automatización, si se cuenta con el equipo básico y se analiza el programa de cómputo que se esté utilizando, para evaluar si existe la posibilidad de transferir la información de éste al nuevo programa.

15 Arriola Navarrete, Óscar y Lovaina Garmendia R. Evaluación de software para bibliotecas : requerimientos técnicos. En Bibliotecas y archivos. Vol. 1, no. 4, enero-abril, p. 23-31

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Edificio y mobiliario Se evalúan los recursos que existan para la implementación de la red, tomando en cuenta todos aquellos aspectos que ayuden al desarrollo del programa, como son iluminación, cableado de la red. El mobiliario debe de contar con las normas establecidas para las actividades que se desarrollarán. Personal Es necesario hacer una evaluación del personal, tomando en cuenta no solo los conocimientos dentro del campo de la bibliotecología o de la biblioteconomía sino también en el campo de la computación. Ya que es necesario que el personal se encuentre familiarizado con el programa, porque en la mayoría de las ocasiones es necesario solicitar al proveedor del programa cursos de capacitación para el personal. Políticas y Procedimientos Al iniciar con el programa de automatización, es necesario que un equipo de trabajo analice los procedimientos y las políticas aplicadas hasta el momento en un sistema manual o en un programa diferente con el fin de que dicha migración se realice de la mejor manera posible, para evitar pérdida de información. Además de lo anterior, es necesario también orientar y educar a los usuarios para que hagan uso de los nuevos equipos, orientarlos acerca del uso del nuevo programa, las nuevas fuentes que va a poder consultar, etc., pero ésta tan importante labor es del bibliotecario de consulta, ya que él es profesionista clave dentro de un equipo interdisciplinario de trabajo y él es quien conoce la biblioteca, sus procesos, sus políticas, los objetivos, las funciones que se realizan en cada uno de las áreas o departamentos, sabe con qué colección se cuenta, los servicios que se ofrecen que todo ello es el objeto de la automatización y que finalmente son para tener a sus usuarios satisfechos con la información que se les está ofreciendo en el momento que lo requieren. D. Objetivos.

Los objetivos principales de la automatización de una biblioteca según Lancaster son16:

• Optimizar el almacenamiento de la información.

• Facilitar al usuario la recuperación de la información en forma precisa y clara.

• Agilizar los Procesos Técnicos de los recursos documentales.

• Propiciar un intercambio de recursos y servicios con otras instituciones.

16 Lancaster, F.W. Evaluación y medición de los servicios bibliotecarios. México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1983. p. 310

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• Incrementar las capacidades y/o eficiencia de la biblioteca.

• Aumentar la accesibilidad o exposición para una determinada inversión.

E. Sistemas de automatización de bibliotecas 1. Definición de Sistema y Biblioteca Los sistemas de automatización de bibliotecas son creados con el fin de apoyar las labores bibliotecarias en cada una de las áreas o departamentos que la componen, por ello es necesario saber qué se entiende por SISTEMA y qué se entiende por BIBLIOTECA. La palabra sistema para Noel Angulo17 se define como: “Grupo organizado de componentes, los cuales se relacionan en forma coherente y funcional, y poseen una finalidad común. Un sistema existe porque su diseño obedece al logro de un objetivo”. Mientras que la UNESCO18 define a la Biblioteca como: “Aquella institución que consiste en una colección organizada de libros impresos y revistas, o cualquier clase de materiales impresos y audiovisuales, y sus correspondientes servicios para proveer y facilitar el uso de tales materiales, según los requieran las necesidades de información, investigación y esparcimiento de los usuarios”. Y lo más interesante de la automatización para el bibliotecario, es que va a ahorrar tiempo y esfuerzo en sus actividades, tal es el caso del Departamento de Procesos Técnicos, en donde las principales actividades son la catalogación y clasificación de los materiales bibliográficos, documentales, etc. En donde se realizan las fichas catalográficas capturándose una sola vez y ya capturadas se pueden consultar en pantalla cuantas veces sea necesario, también se pueden migrar hacia otra base de datos por medio de un sistema de red y de igual manera se pueden imprimir.

2. Software y Hardware Los sistemas se caracterizan por dos componentes principales que son: Software y Hardware. El Software es un componente del sistema que esta formado por un conjunto de programas que controlan la actuación de la computadora siguiendo una serie de esquemas lógicos predeterminados. Es sinónimo de programa, paquete o sistema. Éste se divide en tres partes fundamentales que son:

17 Angulo Marcial, Noel. Op. Cit., p. 191 18 Orea Orea, Luisa (Editora). Manual moderno de biblioteconomía. p. 63

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• Sistema operativo. Es un conjunto de programas que se encargan de controlar a la computadora dándole las ordenes necesarias para que realice sus funciones de manera acertada y eficiente.

• Programa. Es una serie de instrucciones que interpreta una computadora que

contiene el sistema operativo, están formados por rutinas que son subconjuntos de instrucciones de un determinado programa que se realizan de manera muy específica.

• Aplicaciones. El Software de aplicación es de diversas clases, por ejemplo:

procesadores de texto, hojas de cálculo, gestión de datos como las bases de datos, agenda electrónica, y paquetes integrados que abarcan todos los anteriores.

• Lenguajes de programación. Son como su nombre lo indica lenguajes que crean

los programas que serán ejecutados por la computadora. Está formado por símbolos y reglas para construir cada una de los instrucciones que construirá el programa.

• Hadware. Encarnación Ávila define Hadware como: Es todo aquel aparato que

sirve para el proceso, tratamiento, y almacenamiento de la información, está compuesto por varios elementos que realizan diversas tareas19

• Unidad Central de Proceso: CPU

• Memoria

Memoria principal Memoria masiva o auxiliar

• Periféricos

Teclado Pantalla Impresora

3. Algunos Tipos de Redes Se entiende por red un conjunto interconectado de computadoras, se dice que dos computadoras están interconectadas, si son capaces de intercambiar información. La interconexión no necesita hacerse a través de un hilo de cobre, también puede hacerse mediante el uso de láser, microondas o satélites de comunicación. En la actualidad y con el avance de la tecnología en los últimos tiempos son muchas las instituciones que en sus bibliotecas cuentan con un número considerable de computadoras en operación y con frecuencia alejadas unas de otras. A través de la interconexión que pueda existir en sus computadoras a través de una red.

19 Moyano Ávila, Encarnación y Fernández Caballero, Antonio. La documentación automatizada. p. 6

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La red (LAN) o red de área local. Su extensión va de unos cuantos metros a unos cuantos kilómetros, esto permite unir nodos que se encuentran en una misma sala de cómputo, en un edificio, en un campus, o en una empresa mediana o grande ubicada en una misma locación. La red (WAN). Es una red amplia que se expande en una zona geográfica de un país o continente. En la mayoría de las redes de área amplia se utiliza una gran variedad de medios de transmisión para cubrir grandes distancias. La transmisión puede efectuarse por microondas, por cable de cobre, fibra óptica, o alguna combinación de las anteriores. INTERNET. Es una red de redes a escala mundial de millones de computadoras interconectadas con el conjunto de protocolos TCP/IP. También se usa este nombre en minúsculas para designar a cualquier red de redes que use las mismas tecnologías que Internet, independientemente de su extensión o de que sea pública o privada. Algunos de los servicios disponibles en Internet aparte de la Web son el acceso remoto a otras máquinas, transferencia de archivos, correo electrónico, boletines electrónicos, (news o grupos de noticias), conversaciones en línea. (Chats), mensajería instantánea, (MSN Messenger), etc. a. Objetivo de las redes

• Compartir recursos, es decir hacer que todos los programas, datos y equipos estén disponibles para cualquiera de la red que lo solicite sin importar la localización del recurso y del usuario.

De acuerdo a lo anterior nos podemos dar cuenta que las redes son de gran utilidad ya que apoyan y facilitan las actividades de los usuarios que las ocupan, de tal forma que si una computadora no se encuentra disponible, podrían utilizarse las otras que estén en funcionamiento para los mismos objetivos de trabajo de la institución donde se esté laborando. Una red de computadoras puede proporcionar un poderoso medio de comunicación entre personas que se encuentran muy alejadas entre sí. F. Ejemplos de algunos sistemas de automatización de bibliotecas La utilización de sistemas automatizados para bibliotecas se va convirtiendo día con día en algo común para cualquier tipo de biblioteca grande mediana o pequeña, así como también para centros de documentación. Algunas bibliotecas debido al presupuesto con el que cuentan se han visto en la necesidad de hacerse de un programa austero o que no cumple con las necesidades de la biblioteca, pero hay otras que si procuran estar a la vanguardia en cuanto a tecnología de sistemas de automatización para bibliotecas. Debido al avance tan acelerado de la tecnología, nos damos cuenta que cada vez existe más variedad de sistemas de automatización para las bibliotecas, originando así que las bibliotecas requieran actualizarse cada vez más.

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Algunos ejemplos de ellos son los siguientes: ALEPH Es un sistema diseñado por ex LIBRIS, LTD conocido también como ALEPH 500, a nivel mundial. Es un sistema que por lo general se instala en bibliotecas universitarias, es flexible, permite catalogar en Marc y no Marc, permite el acceso hacia” World Wide Web” www. Se da mantenimiento preventivo y correctivo de cómputo, cursos de capacitación, asesoría y uso de sistemas por medio de contratos de mantenimiento, existe su manual en español, es compatible con Windows 95,98, NT, 2000. Se define como: Sistema integral de bibliotecas desde la adquisición de materiales hasta la consulta en Web, basada en tablas de parámetros definidos por las propias instituciones usuarias para adecuar el sistema a sus necesidades específicas, puede administrar hasta 100,000 000 de registros. Es un sistema exclusivo diseñado para bibliotecas. Contiene módulos de: Catalogación OPAC Publicaciones seriadas Adquisiciones Préstamos interbibliotecarios Diseminación Selectiva de Información (DSI) Análisis Estadísticos ALEPHINO Es un sistema diseñado para bibliotecas pequeñas y medianas principalmente, su costo es muy accesible, posee dos tipos de OPAC : Web y GUI (Ambiente gráfico). Alephino tiene las mismas ventajas que los demás sistemas que no son necesariamente para este tamaño de bibliotecas, es un sistema Cliente/Servidor, es el más pequeño y versátil de todos los de su tipo según sus proveedores. Los módulos que lo integran son: Catalogación Consulta Circulación OPAC’s Autoridades Adquisiciones Publicaciones Seriadas

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Servidor Z39.50 Interfase de consorcio Préstamo ALEXANDRIA

Es un sistema muy sencillo, fácil de manejar, opera a través de red LAN, formada por un servidor de información, llamada estación de datos Alexandría, es un sistema innovador que integra tecnologías de punta en sistemas de computadoras, particularmente de Internet, su manejo es a través de pantallas de interfaz, intuitivas en español, permite búsquedas por autor, tema, título, palabra clave, etc, y su acceso directo desde el OPAC. Sus módulos están integrados por: Consulta al catálogo (OPAC) Circulación Usuarios Consultas Catalogación Publicaciones Periódicas Adquisiciones Reportes Inventario ALTAIR Es un sistema especializado de gran capacidad, flexible de fácil manejo en sus diferentes módulos y aplicaciones, es un sistema capaz de cubrir las necesidades de una biblioteca o centro de información. Es un sistema de automatización para bibliotecas que puede compartir información, su estructura esta basada en el formato MARC 21 con su protocolo de comunicación Z39.50. Cuenta con los siguientes módulos: Catálogo al público Servicios Adquisición Catalogación Circulación Consulta Utilerías Metadatos Préstamo interbibliotecario Administración de salas de internet Reportes Publicaciones periódicas

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Administración de planillas MARC Caja electrónica Foros de consulta Impresión de sistemas y códigos de barra Sistemas de alerta Holdings HORIZONTE Es un sistema integrado para realizar la administración, organización, y control de las bibliotecas basado en Cliente /Servidor y ambiente gráfico. Cuenta con módulos de:

Catalogación Adquisiciones Consulta Reservación anticipada Publicaciones Periódicas Circulación

Catálogo Público JANIUM Sistema de automatización para bibliotecas basado totalmente en web, es altamente desarrollado y constituye una herramienta muy completa y flexible para utilizarse en los Procesos Técnicos. Este programa ofrece grandes ventajas en el desarrollo de las actividades en servicios, en consulta se realiza la búsqueda de manera fácil y rápida. Existen versiones para Windows XP, Windows NT/2000, entre otros Janium hace uso de los estándares internacionales para procesos técnicos, como el Formato MARC 21 y Dublín Core, así como de utilerías para importar y exportar registros bibliográficos, de autoridades y de usuarios. Es flexible, ya que se pueden modificar los parámetros de configuración de acuerdo a las necesidades de la biblioteca. Los módulos que lo conforman son:

Control de materiales Autoridades Catalogación Catálogo al público Circulación Consultas

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Publicaciones periódicas Publicaciones Reportes

LIBRARIAN Es un sistema creado especialmente para centros de información y bibliotecas , esta dirigido a instituciones que no requieren servidores grandes y que no cuentan con muchos recursos, pero que necesitan las mismas opciones y ventajas de los sistemas más grandes. Es un producto basado totalmente en página Web, no requiere de configuraciones particulares para el sistema, los títulos que puede manejar es ilimitado, depende únicamente de la capacidad del servidor utilizado. Cuenta con los siguientes módulos

Control bibliográfico Control de autoridades Catálogo al público Servicios al usuario Reportes Impresión de etiquetas Adquisiciones Catalogación Circulación Publicaciones seriadas Consulta

LOGICAT 2004 Es un sistema de administración bibliotecaria diseñado para manejar, almacenar, recuperar información basado en normas internacionales, es totalmente manejable a través de un ambiente Windows, aplicable a todas las actividades de los departamentos que conforman una biblioteca, activa procesos a través de iconos, teclas de función y menús de opciones, cuenta con un manual integrado de todos los procesos. Los módulos con los que cuenta son:

Catalogación Consultas Web Circulación Publicaciones periódicas Adquisiciones Utilerías

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PINAKES Sistema de gestión de bibliotecas y unidades de información con características como: interfaz amigable, multiplataforma y extensible. Creado en 1999, su objetivo es proporcionar un sistema que ayude a las actividades que existen en los departamentos de una biblioteca con el fin de realizar estas actividades con gran eficiencia y calidad. Los módulos que conforman este software son:

Catalogación (Bibliográfico y existenciales) Autoridades Plantillas de captura Catálogo público en línea (OPAC) Administración Circulación Adquisiciones Publicaciones periódicas Cliente y Servidor Z3950 Reportes Consultas

SIABUC 8 Es un software integral que tiene todas las herramientas necesarias para administrar las diferentes actividades que existen en los departamentos que conforman una biblioteca, sin tener que adquirir licencias o módulos por separado. Es muy completo y cuenta con los módulos de: Adquisiciones Análisis Publicaciones periódicas

Préstamo OPAC Inventarios Estadísticas

Utilerías SIABUC 8 es la nueva versión liberada en el año 2002, en el cual se encuentran las innovaciones y adelantos tecnológicos que ha realizado la Universidad de Colima. SIABUC Siglo XXI. Este programa surge en 1990, por la Dirección de Desarrollo Bibliotecario de la Universidad de Colima.

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Es sistema integral automatizado para bibliotecas y se utiliza para el almacenamiento búsqueda y recuperación de la información bibliográfica y documental, es adquirido por bibliotecas medianas y pequeñas, principalmente, es funcional y fácil de manejar. Está formado por módulos de: Adquisición Análisis Consulta Publicaciones periódicas

Préstamos Estadísticas Utilerías UNICORNIO Es un sistema para automatización de bibliotecas ( Modelo Cliente-Servidor), es un sistema que ha sido desarrollado para los sistemas operativos UNIX y Windows N/TMR, es creado por BITEC, empresa especializada en crear nuevas tecnologías orientadas al desarrollo del sector educativo, de investigación y de servicios que ocupan las bibliotecas, los centros de documentación y de información. Los módulos que incluye son:

Adquisiciones Catalogación y control de autoridades Circulación Publicaciones periódicas Reportes gráficos Reservación programada Sala de reserva Consulta

Todos y cada uno de estos sistemas diseñados para apoyar las actividades correspondientes a los diferentes departamentos que existen en una biblioteca, algunos diseñados para bibliotecas grandes otros para bibliotecas medianas y pequeñas, pero todos creados con el fin de mantener a las bibliotecas en lo último en tecnología. G. Formas de organización de los Procesos Técnicos Antes de comenzar a hablar de las formas de organización de los procesos técnicos, es necesario mencionar que la catalogación y la clasificación de los materiales bibliográficos ha sido una de las principales tareas de los bibliotecarios profesionales, ya que los términos antes mencionados son la llave para la recuperación de la información.

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Por ello es necesario recordar qué significa catalogar y clasificar: de ello podemos decir que catalogar es: Es el proceso mediante el cual se identifican y describen los elementos principales de los documentos. Y clasificar es para Lancaster20: “El proceso mediante el cual se asigna un número de clasificación extraído de un esquema específico, para ordenar los libros y documentos en estantes o archivos”. De acuerdo a las definiciones anteriores podemos decir que se inició con estas herramientas para organizar los materiales documentales y al mismo tiempo asignarles un lugar en los estantes, además de ser un método para recuperar la información. El objetivo principal de la catalogación y clasificación es: “Facilitar la descripción de los documentos y al mismo tiempo dar una ordenación de los materiales en el fondo documental a través de un sistema de clasificación ya establecido”. Una vez mencionado lo anterior podemos decir que existen varias formas de organización de los procesos técnicos las cuales podemos identificarlas de la siguiente manera:

• Catalogación centralizada • Catalogación descentralizada • Catalogación cooperativa

1. Catalogación Centralizada Durante mucho tiempo las bibliotecas se han enfrentado a una serie de problemas como la falta de personal especializado o capacitado en el área de la bibliotecología o biblioteconomía, esto ha orillado a las bibliotecas a buscar formas de organización de tal manera que se traten de aprovechar los recursos tanto humanos como materiales, con el fin de satisfacer al máximo las necesidades de información de los usuarios a los que van dirigidas. Esas formas de organización serán definidas a lo largo de este capítulo con sus respectivas ventajas y desventajas, en primer lugar tenemos a la Catalogación Centralizada. Este tipo de organización se practica en algunas bibliotecas y es aquella en donde se concentra en un solo lugar la labor de descripción de los materiales bibliográficos y documentales, enviando copias de las fichas catalográficas a las bibliotecas, es decir, se cataloga y se clasifica un mismo título para diferentes bibliotecas, esto también sirve como una retroalimentación entre las bibliotecas y el Departamento Central, ya que puede haber posibles errores de clasificación y catalogación, por lo cual podemos deducir que las bibliotecas tienen una participación limitada, pero que al mismo tiempo buscan aprovechar sus recursos tanto humanos como financieros al máximo.

20 Lancaster, F.W. Op. Cit., p. 13

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El sistema de catalogación centralizada ofrece una serie de ventajas que reúnen las condiciones necesarias para aprovechar los recursos existentes agilizando las actividades que se realizan, podemos observar las siguientes ventajas y desventajas de acuerdo con el estudio realizado por Carlos García21 :

• Contribuye a la plena utilización de los materiales bibliográficos y documentales.

• Evita la duplicación de esfuerzos.

• Se emplean las mismas normas y políticas de catalogación que permiten una

uniformidad en los procesos técnicos.

• Se forma un catálogo central que registra todos los materiales documentales, solicitados y adquiridos para bibliotecas que forman el sistema evitando la duplicación de registros.

Con base en lo anterior podemos decir que la catalogación centralizada permite a los catalogadores apoyarse de manera uniforme en las fuentes auxiliares como son: CD MARC BIBLIOGRAPHIC, que contiene los registros del catálogo de unión de la Biblioteca del Congreso, o de la misma Biblioteca del Congreso, que también aparecen en el CD BIBLIOFILE, lo que reduce considerablemente los costos de la catalogación y clasificación. Es necesario mencionar que al contar con un catálogo colectivo, se auxilia a las bibliotecas en la selección y adquisición de materiales bibliográficos y documentales de tal forma que se puede organizar mejor el presupuesto destinado para este fin, el autor Carlos García22 enuncia las desventajas que son consideradas por Felipe Martínez a pesar de los grandes beneficios que trae consigo la catalogación centralizada, en base al caso de la UNAM, son las siguientes:

• La dispersión de las bibliotecas por diferentes partes del país impiden que los títulos procesados sean entregados oportunamente.

• La diversidad de usuarios de las bibliotecas que van desde las bibliotecas de nivel

medio superior (Preparatorias, Colegios de Ciencias y Humanidades), hasta bibliotecas destinadas a investigadores en los institutos de la universidad pasando por bibliotecas de facultades y escuelas profesionales, traen como consecuencia que se tengan que atender usuarios de niveles académicos muy diferentes además de mantener el ritmo de producción.

21 García López, Carlos. Organización del Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México. México : El autor, 1993. 87 p. Tesina Lic. en Bibliotecología, UNAM. 22 Idem.

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• El catalogador tiene que considerar que los encabezamientos de materia que deba realizar deben ser muy generales para usuarios de nivel medio superior o muy específicos para investigadores.

• En lo que se refiere a la catalogación hay quienes la prefieren muy detallada o hay

quienes la prefieren con los elementos indispensables, ya sea monográfica o por colección.

• Otro problema son las cargas de trabajo, cuando se crean nuevas bibliotecas aparte

de las ya existentes debido a que se duplica el trabajo para cada una de las personas de ese departamento, el número de títulos se duplica, en cambio el número de plazas se mantiene igual.

• La fuga del personal capacitado es otra situación que se tiene que enfrentar, ya que

en la medida de que el personal deja la institución, se hace necesario sustituirlo, lo que implica la inversión de tiempo y esfuerzo.

De acuerdo a lo mencionado anteriormente acerca de las ventajas y desventajas que existen en la catalogación centralizada, podemos deducir que es muy recomendable, ya que se considera eficiente para cualquier tipo de biblioteca. 2. Catalogación Descentralizada Este tipo de catalogación la podemos definir como: El proceso mediante el cual se organiza el material bibliográfico y documental de manera independiente, utilizando la biblioteca los recursos de que dispone. En esta opción cada biblioteca realiza sus actividades de Procesos Técnicos de manera independiente la cual tiene la responsabilidad de catalogar y clasificar sus propios materiales, con los recursos con que cuente de manera autónoma creando sus propias políticas y adecuándolas a sus necesidades. De ello podemos deducir que la descentralización es limitada en cuanto a la organización que algunas bibliotecas emplean al practicar este tipo de catalogación. Esta forma de catalogación la podemos encontrar en bibliotecas especializadas, centros de documentación, y bibliotecas escolares. Carlos García23 enuncia a Blanca Castañón quien considera que las ventajas y desventajas de esta catalogación son:

23 Ibid., p. 1-2

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• Capacidad para atender y satisfacer las necesidades especiales de un grupo determinado de personas a las que sirve la biblioteca.

• Aparato administrativo flexible ante requerimientos especiales o imprevistos de los

servicios de selección, adquisiciones, consulta o circulación.

• Representatividad para participar en los trabajos y reuniones especiales para participar en que se estudian, evalúan y definen principios, políticas y normas de catalogación nacionales o internacionales.

Este sistema llega a satisfacer las necesidades más elementales de sus usuarios, sin embargo algunas de las desventajas que presenta son las siguientes:

• Falta o bajo nivel de normalización

• Aislamiento

• Estancamiento en aplicaciones y rutinas, separándose de los conceptos, teorías y reglas que las generaron, así como los cambios modificación y evolución de estos conceptos, teorías y reglas.

Estas desventajas traen como consecuencia que el costo del proceso de los materiales se incremente, ya que cada una de las bibliotecas deberá tener sus propios esquemas de clasificación, reglas de catalogación, listas de encabezamientos de materia, y todas aquellas herramientas indispensables para el trabajo de Procesos Técnicos que conllevan los materiales bibliográficos y documentales, además de que la biblioteca se aísla de las demás y esto provoca que se pierda el sentido de la necesidad de cooperación bibliotecaria para proporcionar un servicio más completo y adecuado. 3. Catalogación Cooperativa La catalogación cooperativa o compartida es otra modalidad de organización, este modelo de organización se caracteriza porque cada biblioteca desde el lugar donde se encuentra realiza las actividades propias de los procesos técnicos, apoyándose en la consulta de un catálogo colectivo, y esta forma de organización ayuda a que las bibliotecas participen activamente. El Glosario de la ALA de Biblioteconomía y Ciencias de la Información24 define a la catalogación cooperativa como: La catalogación original de documentos bibliográficos por la acción conjunta de un grupo de bibliotecas independientes, que ponen los registros bibliográficos a disposición de los miembros del grupo y también, a veces, a bibliotecas que no formen parte de éste.

24 Glosario ALA de biblioteconomía y ciencias de la información. Madrid : Díaz Santos, 1988. p. 89

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En otras palabras podemos decir que las bibliotecas participan activamente entre sí para la organización del material bibliográfico, compartiendo los recursos de que disponen. Tomando en cuenta el concepto anterior de la catalogación cooperativa podemos definirla como: El proceso mediante el cual las bibliotecas comparten sus recursos tanto humanos como materiales a través de un catálogo colectivo, accesible a otros centros de documentación o bibliotecas acogidos a él, desde un servicio nacional y con la presencia de especialistas y buenos medios de trabajo, en donde se catalogan los fondos bibliográficos de un país, facilitando las actividades de los Procesos Técnicos como lo es la catalogación y clasificación de materiales bibliográficos y documentales para satisfacer las necesidades de los usuarios a los que van dirigidas dichas bibliotecas. Este concepto de catalogación ha sido posible a partir de la automatización, ya que a través de ella podemos ahorrar costos tanto humanos, como materiales además de que esta misma permite no catalogar lo que ya esta catalogado en algún punto de la red y servir de canal de transmisión de los documentos entre un número determinado de bibliotecas acogidas al sistema. El producto final de este tipo de catalogación es la creación de un catálogo colectivo “en línea” que reúne los fondos de todos los centros participantes. Esto se realiza a través de un esquema como el siguiente:

EMISOR: Agencia de catalogación cooperativa MENSAJE: Descripción bibliográfica/Catalogación. CANAL: Catálogo colectivo “on Line”a través del medio de transporte habitual: ordenador RECEPTOR: Usuarios adscritos a esa agencia o red bibliotecaria

Al igual que en las otras formas de catalogación en esta también podemos encontrar ventajas, dependiendo de la calidad de la catalogación, puede ser buena o muy buena ya que el profesional se especializa dentro del entorno en el que trabaja y para los fondos bibliográficos para los que trabaja. Permite también que la totalidad de los recursos existentes en el sistema estén disponibles en todos los centros acogidos al mismo. Las ventajas que podemos encontrar en este tipo de organización de catalogación son las siguientes:

• Se evita la duplicación de los procesos, al contar cada biblioteca con el acceso al banco de datos.

• A través de un organismo coordinador se uniforma el uso de sistemas de

clasificación y códigos de catalogación.

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• Se agiliza el procesamiento catalográfico en cada biblioteca, pues los procesos se realizan a través de terminales conectadas en línea al banco central y los materiales no esperan sino que se pasan directamente a servicios al público.

• Se uniforma y actualiza el catálogo colectivo con la información de las bibliotecas

participantes.

• Se aprovecha al máximo al personal profesional para la realización de estas actividades

Es indiscutible que la catalogación cooperativa ofrece grandes ventajas, pero también presenta desventajas como las siguientes:

• No existe la debida importancia para estas actividades por parte de las autoridades de las cuales dependen las bibliotecas, lo que ocasiona que no se le dé la debida importancia a la catalogación y clasificación por considerarlas actividades de fácil realización, lo que trae como consecuencia una actitud de descentralización.

• Falta de conocimiento por parte de los encargados de las bibliotecas, lo cual

ocasiona una confusión en los procesos técnicos y da como resultado una desconcentración en los mismos, lo cual empeora la situación y esto da como resultado retroceder varios años haciendo a un lado los logros que con tanto esfuerzo se obtienen.

De acuerdo a lo anterior podemos decir que la catalogación cooperativa es una de las mejores alternativas, pero debido a la falta de personal profesional, seguido de la falta de comunicación interbibliotecaria y a la falta de organización de los responsables de las bibliotecas aún no se llega a la máxima eficiencia. H. Catalogación Automatizada La historia de la catalogación muestra como la tecnología disponible en cada época ha pasado por varias etapas, entre las que podemos encontrar desde la pluma y la tinta, pasando por la máquina de escribir, hasta la computadora influye en la forma y en el ordenamiento en que se lleva a cabo la catalogación y en su producto final, el catálogo. Como podemos darnos cuenta hasta nuestra época este propósito de la catalogación no ha cambiado demasiado, pero la transformación de los catálogos manuales a catálogos automatizados ha modificado algunas actividades asociadas a la catalogación. Tomando en cuenta tareas que fueron importantes en catalogación en forma manual ahora han quedado obsoletas en la mayoría de las bibliotecas que ya han automatizado sus procesos. Otras por el contrario han ganado relevancia. Cuando una biblioteca ha tomado la decisión de automatizar su catálogo es necesario saber que para catalogar automáticamente no solo hay que saber catalogar, sino también hay que estar concientes de que debemos por lo menos tener conocimientos básicos acerca de las

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opciones que brinda la catalogación automatizada y cuáles son los procedimientos de transformación de los registros bibliográficos característicos de la misma para aprovechar al máximo su rentabilidad, para que de esta forma se facilite el trabajo de los catalogadores, mejorando así la eficacia de los servicios a los usuarios por ello es necesario tomar en cuenta el “Formato”. Debido a que, en el medio bibliotecario este concepto es de gran importancia, para poder llevar a cabo la catalogación automatizada en un programa de computadora hecho especialmente para bibliotecas, aunado a el otros términos afines como por ejemplo: MARC, ISO 2709, ETIQUETAS, CAMPOS FIJOS Y CAMPOS VARIABLES. El formato es un formulario o medio físico para el registro de información bibliográfica y etapa previa al ingreso o entrada de datos a la computadora y los elementos que lo componen son los mismos que los de una ficha catalográfica. Como ejemplo de dichos formato tenemos uno que es muy conocido debido a que la mayoría de las bibliotecas que están automatizando sus Procesos Técnicos lo usan y es el conocido como: Formato MARC. El formato MARC, desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, surge como una recurso importante para dar solución a la necesidad de integrar los procesos de catalogación del material bibliográfico a las nuevas tecnologías de la computadora, con el objeto de poder realizar dicho trabajo en el menor tiempo posible y con la máxima eficiencia. Sus siglas son MARC y significan (MACHINE – READABLE – CATALOGING), esto es: Catalogación legible a través de la computadora y que puede leer e interpretar datos que contiene un registro catalográfico. El registro MARC está formado por una serie de “claves codificadas” también llamadas campos, cada campo cuenta con un número fijo de caracteres de los datos que incluye, este formato, utiliza como lo mencionamos anteriormente campos fijos, marcados mediante etiquetas textuales usadas como “señaladores” y los nombres distintivos de estos señaladores son: campo, etiqueta, indicador, subcampo, código de subcampo, y designador de contenido25.

Cada registro bibliográfico, se divide en unidades lógicas llamadas campos, por ejemplo: existe un campo para el autor, para el título, y así sucesivamente de acuerdo a los elementos que forman nuestra ficha catalográfica. Etiquetas: cada campo está asociado con un número de tres dígitos llamado etiqueta, la cual identifica al campo o tipo de datos que le siguen:

25 Cfr. Furrie, Betty. Conociendo Marc bibliográfico : catalogación legible por máquina [en línea]. Washington : Library of Congress, 1994. [Consultado el 27 de agosto de 2005] Disponible en: <http://leweb.loc.gov/marc/umbspaum01ao6.html>

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Por ejemplo:

Las etiquetas mas usadas son:

Etiquetas 010 Marca el número del control que da la Biblioteca del Congreso. 020 ISBN (Número Internacional Normalizado para Libros). 100 Autor (Asiento Principal para el Nombre). 245 Título (Asiento del Título propiamente dicho, otra información.

sobre el título y mención de responsabilidad). 250 Marca Mención de edición.

260 Marca asiento de descripción sobre la publicación. 300 Marca asiento de la descripción física. 440 Marca asiento secundario de serie. 520 Marca asiento de notas de sumario o comentario. 650 Marca asiento de encabezamiento temático o de materia 700 Marca asiento secundario bajo nombre personal(coautor, editor,

Ilustrador)

Estas etiquetas se utilizan de acuerdo al nivel de catalogación que se realice en cada biblioteca dependiendo de las políticas internas de cada institución.

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CAPÍTULO III. AUTOMATIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS DEL COLEGIO DE BACHILLERES 1992-2005. A. Actividad Laboral. Mi desempeño laboral en la Subdirección de Bibliotecas inicia en el año de 1984, como auxiliar de procesos técnicos en el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI del Colegio de Bachilleres, nueve años más tarde se boletina una plaza de Procesador Técnico en donde se pide a los aspirantes como requisito principal ser pasante de la licenciatura en Biblioteconomía o Bibliotecología y concurso a través de un examen por la plaza de Procesador Técnico del mismo Departamento, a partir del 1° de febrero de 1992 ocupo la plaza antes mencionada. Las actividades del Procesador Técnico (conocido comúnmente dentro del ámbito bibliotecario como catalogador-clasificador) están definidas por la Biblioteca Daniel Cosío Villegas de El Colegio de México26 de la siguiente forma: “Es la persona encargada de realizar los procesos de descripción bibliográfica, clasificación, asignación de encabezamientos de materia que debe poseer las siguientes competencias profesionales”

• Conocimiento especializado de las reglas de catalogación.

• Conocimiento especializado de los esquemas de clasificación.

• Conocimiento especializado de las tablas de autor.

• Conocimiento especializado de las Listas para asignar encabezamientos de materia.

• Conocimiento y habilidades para :

Crear registros bibliográficos Crear registros de autoridad Proponer nueva formas de organización

• Aprovechar las tecnologías de la información.

La Subdirección de Bibliotecas no tiene una definición de Procesador Técnico, sin embargo, tomando como base la definición anterior del Colegio de México, como Procesadora Técnica y basándome en la experiencia laboral que he tenido hasta la fecha dentro del sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres me atrevo a definir al Procesador Técnico (catalogador) de la siguiente manera: 26 Biblioteca Daniel Cosío Villegas. Coordinación de Acceso a Bases de Datos. Perfil del Catalogador-Clasificador [en línea]. México : El Colegio de México. Disponible en: <http/biblio.colmex.mx/Intranet/corabed.funcata.html)>

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“Es aquella persona que se encarga de la descripción de los materiales bibliográficos a través de la catalogación, clasificación y asignación de encabezamientos de materia con el fin de asignarles un lugar en los estantes dentro del acervo bibliográfico de la institución, utilizando las herramientas necesarias para la elaboración de dichas actividades.” De acuerdo a la definición anterior mis actividades son las siguientes:

• Investigación Bibliográfica

Esta actividad consiste en utilizar las fuentes bibliográficas especializadas (impresas, bases de datos, y/o en línea, así como la consulta a los especialistas de la materia) para el proceso técnico de los materiales.

• Catalogación descriptiva de los materiales

Realizar la catalogación descriptiva a segundo nivel de acuerdo con las Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición (RCAA2) 1983, considerando las políticas internas. Asignar el número de autor con base en las Tablas de Cutter considerándose para ello el apellido del autor. Conocimiento de las políticas internas de catalogación y clasificación.

• Realización de juegos de tarjetas

La realización de los juegos de tarjetas para enviarlos a los catálogos de las 21 bibliotecas del Colegio.

• Creación de registros de autoridad de autor

Crear los registros de autoridad de autor (personal y corporativo) de acuerdo a las políticas internas. Creación de registros de autoridad de materia (temáticos, biográficos, geográficos) de acuerdo a las políticas internas. Creación de archivos individuales a través de dBase III Plus, hasta 1998 y dBase 5.0 a partir del año 2000 a la fecha.

• Revisión y corrección

Revisar y corregir el trabajo que se concluya en ese momento con el fin de asegurar el nivel de calidad de la base de datos y de los catálogos manuales (autor, título, materia, topográfico y de adquisiciones).

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• Alimentación de los catálogos manuales y base de datos

Los catálogos manuales se alimentan a través de las tarjetas de cartón una vez concluido el proceso de la realización de los juegos de tarjetas, y a través de archivos individuales creados en dBase 5.0 se alimenta la base de datos BIBLIO.

Una vez descritas las actividades propias del puesto es necesario mencionar que las herramientas de trabajo que se utilizan para realizar estas actividades son las siguientes:

Reglas de Catalogación Angloamericanas segunda edición (RCAA2) 1983.27

Esquemas de clasificación decimal de Melvil Dewey 21ª ed. en español.28

Lista de encabezamientos de materia de Gloria Escamilla González.29

Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas 3ª ed.30 Tablas de Cutter, Sanborn.31 Uso de bases de datos de bibliotecas a través de INTERNET a partir del año 2003.

Las herramientas de trabajo mencionadas anteriormente, ayudan a realizar las actividades propias del puesto de Procesador Técnico y son básicas para que los materiales que llegan a la SUBI a través de la modalidad de compra y donación principalmente, de acuerdo a la bibliografía básica del plan de estudios que ofrece el Colegio de Bachilleres tanto en su sistema escolarizado como en su sistema abierto, además de tomar en cuenta las bibliografías recomendadas por el personal académico (Docente) y así sean enviados lo más pronto posible a sus bibliotecas correspondientes y puedan satisfacer las necesidades de los usuarios.

27 Reglas de Catalogación Angloamericanas. 2a ed. Washington, D.C. : Organización de los Estados Americanos ; San José, C.R. : Universidad de Costa Rica, 1983. xviii, 754 p. 28 Dewey, Melvil. Sistema de clasificación decimal de Melvil Dewey. 21a ed. Colombia : Rojas Eberhard Editores. 4 v. 29 Escamilla González, Gloria. Lista de encabezamientos de materia. México : UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 1978. xxii, 876 p. 30 Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. 3a ed. Santa Fé de Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1998. 2 v. 31 Cutter, Charles Ammi. Cutre-Sanborn three figure autor table. Swanson-swift rev. Englewood, Colo. : Libraries Unlimited, 1969. 34 p.

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B. Organigrama jerárquico de la SUBI32 32 El organigrama anterior muestra la organización del personal de la SUBI actualmente. El total del personal que allí labora es de 25 personas: 1 Subdirectora, 1 Jefe de Departamento, 1 Jefe de Almacén de Material Bibliográfico, 1 Bibliógrafo, 4 Procesadores Técnicos, 15 Auxiliares de Procesos Técnicos, 1 Secretaria y 1 Auxiliar de Servicios. Cabe mencionar que el organigrama que se presenta en esta página es una forma de representar la jerarquía que existe en los puestos que integran la SUBI, ya que no existe en el Manual de organización del Colegio de Bachilleres un organigrama para la Subdirección de Bibliotecas.

Subdirectora de Bibliotecas

Secretaria

Jefe del Depto. De Procesos Técnicos

Procesadores Técnicos

Auxiliares de Procesos Técnicos

Auxiliar de Servicios

Bibliógrafo

Jefe de Almacén de Material Bibliográfico

Secretaria

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C. Acervo Bibliográfico de la Institución. De la Subdirección de Bibliotecas depende el sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres, formado a través de sus 21 bibliotecas, 1 por plantel y la biblioteca central. En su conjunto reúnen y ponen a disposición de sus usuarios todo el caudal bibliográfico existente en sus acervos por medio de los servicios bibliotecarios que ofrecen cada una de ellas, y éstas a su vez se encuentran divididas de la siguiente manera:

• Colección de bibliografía básica Esta colección se adquiere principalmente por compra a través de la Dirección de Programación y Presupuesto y se forma con base en las solicitudes que hacen los profesores y personal académico, apegándose a los planes y programas de estudio de la institución. Es importante mencionar que el enriquecimiento de las colecciones que resguardan las bibliotecas de los planteles se adquiere también por donación, y estos materiales son el resultado del trabajo del personal que labora en las propias bibliotecas en coordinación con los jefes de materia y la unidad de servicios de apoyo de los profesores y de los alumnos, además de que también se logra por medio de sanciones aplicadas a los usuarios que no cumplen con el reglamento de la biblioteca o en su caso al término de cada semestre por los alumnos que estén por concluir su bachillerato, deberán donar algún título apegado a los planes y programas de estudio propiamente. Otra forma de donación es a través de editoriales, que por medio de sus proveedores hacen llegar este tipo de material a la Subdirección de Bibliotecas, la cual será la encargada de distribuir el material a las bibliotecas de los 20 planteles incluida la biblioteca central.

• Colección de fascículos La colección de fascículos es una parte fundamental del acervo de la biblioteca ya que se considera una herramienta básica para los estudiantes del Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), y sirve de apoyo al sistema escolarizado, por lo que en esta colección podemos encontrar títulos referentes a Matemáticas, Física, Química, Filosofía, Literatura, Geografía, Biología, Inglés, Introducción a las Ciencias Sociales, Estructura Social y Económica de México, etc.

• Colección de videos Esta es una colección muy joven ya que se inicia en el período semestral 2000-A, cuyos contenidos se enfocan a las asignaturas establecidas en el plan de estudios y los títulos que la conforman son: Biografías de mexicanos ilustres, Química, Física, Biología, Evolución, Estadística descriptiva, entre otros.

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• Colección de revistas Los materiales que integran esta colección tienen como propósito apoyar a las actividades de capacitación para el trabajo, su incremento anual es de 13 a 15 títulos, es una colección limitada, ya que la forman directamente en las bibliotecas y se alimenta a través de donaciones debido a que no hay presupuesto para suscripciones ni de periódicos ni de revistas. De acuerdo a la descripción anterior del acervo bibliográfico que conforma el sistema bibliotecario del Colegio, es a la fecha de 25, 560 títulos en su base de datos BIBLIO. Con base a la información anterior acerca del sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres, puede decirse que sus bibliotecas responden a la modalidad de bibliotecas escolares de acuerdo al Glosario de Bibliotecas de la SEP.33 Biblioteca Escolar. Es la que está ubicada en un centro de educación primaria, secundaria, capacitación para el trabajo, bachillerato, profesional técnico. Su objetivo es: proporcionar a los alumnos y a los profesores los materiales que requieren para apoyar sus actividades académicas y fomentar el hábito de la lectura en la comunidad escolar. El objetivo de las bibliotecas del Colegio de Bachilleres debe ser el de: Brindar los servicios bibliotecarios que permitan a los usuarios contar con las fuentes de información necesarias y contribuir al desarrollo de las actividades de docencia, difusión, investigación y extensión cultural que se realizan en el propio Colegio. D. Antecedentes de la automatización de los Procesos Técnicos de la SUBI. (Primera Etapa 1992-1996) Los antecedentes de la automatización de los procesos técnicos de la Subdirección de Bibliotecas del Colegio de Bachilleres se ubican a partir de agosto a septiembre de 199034. En este período se encontraba como Subdirector de Bibliotecas el Mtro. Ignacio Hernández Espíndola y como Jefa del Departamento de Procesos Técnicos la Lic. Leonor Pintor Alejandre, la idea de automatizar los procesos técnicos surge debido a que se presenta la oportunidad de una donación de dBase III por parte de la Universidad Autónoma de Chapingo, esta donación se obtiene de manera informal, a través del Licenciado Carlos Ruvalcaba Villanueva, ya que este último trabaja hasta la fecha en ambas instituciones. En la SUBI se empieza por capturar el catálogo de autor, a través de un programa piloto de manera informal llamando a la base de datos BIBLIO, iniciando con la versión de dBase III Plus con solamente una computadora que era utilizada por todos los trabajadores interesados en aprender a utilizarla.

33 Glosario de Bibliotecas de la Secretaría de Educación Pública [en línea] http://www.sep.gob.mx/work/appiste/bibliotecas/index 34 Es necesario aclarar que el período de captura de las fichas catalográficas del catálogo de autoridad de autor se inicia en el año de 1990, fecha en que todavía yo no formaba parte del equipo de procesadores técnicos.

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Este programa se describe de manera general de la siguiente forma: dBase surge a finales de los años 70’s inicialmente con dBase II, sus creadores son Wayne Rattlif y Jeb Long. En 1984 surge dBase III, que como lo menciono anteriormente es un lenguaje estructurado, está diseñado para permitir al usuario realizar operaciones flexibles para formar una base de datos, su lenguaje es aceptable para algunas aplicaciones pequeñas orientadas a transacciones, búsqueda, recuperación de información aunque es muy limitado ayuda a capturar los datos de la ficha catalográfica través de una plantilla que se diseña de acuerdo a las necesidades de cada biblioteca. Permite hacer y copiar pequeños archivos y actualizar uno a la vez, en su momento fue funcional y fácil de manejar. Es necesario mencionar que la SUBI cuando adoptó dBase no realizó una selección de algún programa que se adecuara a las necesidades de la misma, sin embargo con la implantación de dBase se dio un paso inicial para empezar con la automatización dentro del Departamento de Procesos Técnicos. Para finales del año 1995 actualizó el lenguaje de programación dBase 5.0, dejando las mismas características que utilizó para dBase III. Fue el primer sistema gestor de Bases de Datos usado ampliamente para microcomputadoras, publicado por Ashton-Tate para CP/M, más tarde para Apple II Macintosh e IBM bajo DOS, en donde su versión III Plus se convirtió en uno de los títulos de software más vendidos durante varios años. El formato de dBase, con su archivo de terminación .dbf, fue utilizado ampliamente como formato simple para almacenar datos estructurados, a través del tiempo fueron surgiendo varias versiones como dBase II, dBase III, dBase 5.0, entre otras versiones. Las versiones originales fueron escritas en lenguaje ensamblador, pero a medida de que el programa creció se tomó la decisión de re-escribir el código en lenguaje C. El resultado obtenido fue que en las máquinas recientes corría bien el código, pero no así en las antiguas, aún así se siguieron vendiendo las versiones de dBase II y dBase IV que llegó en 1988 . Algunas características que presentó dBase en sus inicios fueron:

• Almacenaba los datos en “Archivos planos”

• Los archivos se caracterizaban por no poseer ninguna estructura, apenas y se utilizaba el concepto de campos y registros, también llamados filas y columnas.

• A través del tiempo se modificaron las primeras versiones con el fin de desarrollar

“índices” que complementaban y ordenaban un poco esos archivos.

• A través de estas modificaciones nacieron programas que facilitaban el mantenimiento de esos índices y archivos por ejemplo (dBase II).

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• Todos estos programas mantuvieron el esquema de archivos planos e índices del dBase los clásicos archivos .dbf.

Aproximadamente en el año 1997-1998, período en el que ingresa como Subdirector de Bibliotecas el Lic. Jesús Aguirre, hubo algunos avances como los siguientes:

• Se adquieren siete computadoras a través de una donación que hace el CENEVAL al Colegio de Bachilleres, de las cuales cinco son enviadas a la Subdirección de Bibliotecas del mismo Colegio.

• Estas computadoras contenían la versión de Windows 95 y se seguía trabajando en

dBase III Plus.

• Para esas fechas existía un total de 8 computadoras. 1. Organización Bibliográfica La organización bibliográfica como su nombre lo indica permite la recuperación y localización física de los materiales solicitados por el usuario, sin embargo para que esto sea factible es necesario tener una coordinación entre los recursos humanos, materiales y tecnológicos para poder satisfacer las necesidades de acceso y localización de dichos materiales. En la Subdirección de Bibliotecas los materiales que son adquiridos en sus modalidades por compra y donación principalmente, se diferencian porque el material adquirido por compra llega a través del Departamento de Compras directamente al Almacén de Material Bibliográfico de la SUBI. Este material es identificado a través de una relación de títulos solicitados por cada plantel de acuerdo a la bibliografía básica y a las solicitudes que realizan los jefes de materia a través de los jefes de USAA (Unidad de Servicios de Apoyo Académico). Los materiales que se procesan de acuerdo al acervo del sistema bibliotecario del Colegio como lo menciono en páginas anteriores comprenden los siguientes rubros:

• Monografías: libros, folletos y fascículos

• Publicaciones periódicas: revistas Para las obras monográficas se utiliza el Sistema de clasificación de Melvil Dewey, además de realizar la catalogación descriptiva del material de acuerdo a las políticas de la SUBI. Para las publicaciones periódicas se realiza únicamente una tarjeta de préstamo de color azul poniendo el título de la revista.

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2. Investigación Bibliográfica Esta actividad consiste en utilizar las fuentes bibliográficas especializadas (impresas) para el proceso técnico de los materiales y este proceso de investigación y localización del material se realiza en esta primera etapa, a través del catálogo de autor en forma manual, dando como resultado lo siguiente: Títulos nuevos. Esta modalidad se le da a aquellos títulos que no fueron encontrados en el catálogo manual de autor y por lo tanto se realizará su proceso completo tanto técnico como físico, es decir la catalogación, clasificación, asignación de encabezamientos de materia, realizándolo con las herramientas mencionadas en páginas anteriores como el Sistema de Clasificación de Melvil Dewey, para la asignación del Cutter se formaba con las tres primeras letras del apellido del autor y para asignación de los encabezamientos de materia se utilizaba la Lista de encabezamientos de materia de Gloria Escamilla, y finalmente la elaboración de juegos de tarjetas para alimentar los catálogos de autor, título, materia, topográfico y adquisiciones a través del mimeógrafo, la máquina mecánica y las tarjetas de cartón y posteriormente enviar el juego de tarjetas junto con el título correspondiente para seguir con su proceso físico y enviar el material al almacén para su revisión final y poder enviarlo debidamente procesado a la biblioteca del plantel correspondiente a través de un listado llamado Relación de títulos procesados, conteniendo los datos del número de plantel, envío, total de títulos enviados en esa relación y el listado ordenado topográficamente con clasificación, autor, título, editorial, número de adquisición correspondiente y número de ejemplar. Títulos existentes. Estos títulos se distinguen porque como su nombre lo indica sí existen en el catálogo de autor, en este caso se extrae la tarjeta topográfica del título correspondiente para cargar el número de adquisición y realizan únicamente dos tarjetas principales y una se integrará al catálogo de adquisiciones y otra se enviará a la biblioteca correspondiente en una relación ordenada topográficamente que se anexa con el material. Títulos no existentes. Esta modalidad le corresponde a los títulos que se investigan en el catálogo de autor en forma manual y que sí se encuentran en dicho catálogo, existiendo en otros planteles, pero no en el que se está trabajando en ese momento, para este caso se realizaba el juego completo de tarjetas y se anotaba a través de un asterisco (*) en el reverso de la tarjeta o ficha catalográfica como se muestra en el siguiente ejemplo: Es necesario mencionar que para todas estas modalidades se sigue el mismo procedimiento de control a través de la llamada Relación de títulos procesados.

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Anverso

581.13007

ALL Allamongo, Betty D.

Energía de los procesos biológicos : fotosíntesis

y respiración / Betty D. Allamongo, Thomas R. Martens.

– 4a ed. – México : Limusa, 1979.

1 2 3* 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21

Reverso Como podemos observar en las figuras anteriores se muestra la catalogación de un título correspondiente a la bibliografía básica que forma el acervo bibliográfico del sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres. Se utilizaban en el Cutter las tres primeras letras del apellido del autor, y la figura del reverso nos muestra por medio de un asterisco (*) que el título fue enviado a la biblioteca del plantel 3. 3. Políticas de Procesos Técnicos. Es necesario mencionar que no existe un manual de políticas en forma escrita de los procesos técnicos de la SUBI. Las políticas que se utilizan se van pasando en forma verbal como van surgiendo las diferentes situaciones que se presentan con los títulos. El Jefe del Departamento de Procesos Técnicos es el que revisa el material ya procesado de los diferentes títulos que son adquiridos por la SUBI, y éste a su vez les comunica a los procesadores técnicos la política a utilizar en algún caso excepcional que se presente o cuando hay diferentes versiones de un mismo título.

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4. Catalogación La política interna de la SUBI aunque no está escrita indica que se debe utilizar el segundo nivel de catalogación para la descripción de los materiales. En la catalogación descriptiva se realiza un registro ordenado con información que identifica un material, presentando las siguientes áreas.

1. Área del título y mención de responsabilidad 2. Área de mención de edición y responsabilidad relacionada con la edición 3. Área de publicación, distribución (lugar, editorial y año) 4. Área de la descripción física 5. Área de la mención de serie 6. Área de las notas 7. Área del ISBN

5. Encabezamientos de Materia. Como lo menciono anteriormente (véase Actividad laboral) las herramientas que utilizo para la asignación de los encabezamientos de materia son las Listas de encabezamientos de materia de la Maestra Gloria Escamilla González. En esta primera etapa únicamente se utilizaba esta lista. Dentro de la organización documental existen elementos que permiten el acceso en forma directa y rápida al material para su fácil localización, por ello debemos de contar con aquellos que permitan su búsqueda y recuperación. Es así como los encabezamientos de materia tienen la función de permitir la identificación del material de acuerdo a su tema mediante una palabra o palabras que hacen referencia al contenido del material. 6. Clasificación. El sistema de Clasificación que utiliza el Departamento de Procesos Técnicos del Colegio de Bachilleres es el Sistema de Clasificación Decimal de Melvil Dewey que como sabemos se divide en diez clases principales que son las siguientes:

CLASE DESCRIPCIÓN 000 Obras generales o (Generalidades)

100 Filosofía, Parapsicología y Ocultismo 200 Religión 300 Ciencias sociales 400 Lenguas 500 Ciencias naturales y matemáticas 600 Tecnología (Ciencias aplicadas) 700 Artes (Bellas artes y artes decorativas) 800 Literatura

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900 Historia y Geografía La clasificación en el aspecto documental se representa mediante signaturas numéricas, alfabéticas o alfanuméricas. El número de autor es parte de la signatura alfanumérica; la clasificación y el número de autor forman la signatura topográfica. Es necesario mencionar que en esta primera etapa (1992-1996) y desde inicios de la SUBI utilizó la signatura topográfica la clasificación decimal de Melvil Dewey y para la asignación del número de autor utilizó las tres primeras letras del apellido del autor como se muestra en el juego de tarjetas de páginas anteriores de este documento. Cabe aclarar que esta decisión se tomó como una política interna de la SUBI. 7. Catálogos. En el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI, contamos con los siguientes catálogos de tarjetas:

• Catálogo de autor • Catálogo de materia • Catálogo de título • Catálogo topográfico general • Catálogos topográficos de las 21 bibliotecas del Colegio de Bachilleres • Catálogos de adquisiciones de las 21 bibliotecas del Colegio de Bachilleres

Los catálogos de autor, materia y título se encuentran ordenados alfabéticamente, mientras que el catálogo topográfico general se encuentra ordenado por número de clasificación, al igual que los topográficos de las 21 bibliotecas; y el de adquisiciones se encuentra ordenado progresivamente por número de adquisición. 8. Automatización. En esta primera etapa correspondiente a los años 1992-1996, la automatización se realiza de manera informal, la idea de empezarla con los procesos técnicos surge a través de una donación de dBase III que es un manejador de bases de datos. De acuerdo con las políticas internas de catalogación se forma nuestra base de datos que se llama BIBLIO y se presenta en un formato como el siguiente: Tipo de material

Num. Clasificación 510

Cutter SAL

Vol v.4

Autor Salazar Vázquez, Pedro

Titulo Matemáticas IV

59

Autoria Pedro Salazar Vázquez

Edición

Lugar México

Editorial CECSA

Año 1998

Paginación 247 p

Serie Innovación Educativa

Notas ISBN 970-638-245-3

Registro 1. Matemáticas. I. t.

Observaciones 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,20

Ficha

Planteles

Es necesario mencionar que no todos los elementos que se presentan en el formato de captura son utilizados, tal es el caso de los elementos que a continuación menciono:

• Tipo de material • No. de serie • Ficha • Planteles

Para poner los números correspondientes a las bibliotecas donde existe el material que se esta trabajando en ese momento o que ya existe en esa biblioteca. La base de datos BIBLIO está capturada en dBase y presenta los 25, 565 títulos que se han capturado a la fecha, es una herramienta indispensable para la realización de mi trabajo como Procesadora Técnica, ya que es la base principal que resguarda los títulos que forman el acervo del sistema bibliotecario de todo el Colegio de Bachilleres. Otro archivo que se llama Busca, permite la recuperación del título que se está buscando a través de las teclas Alt E, que recupera la ficha catalográfica completa así como las bibliotecas de los planteles en donde se encuentra ese título, su forma de recuperación puede ser por el apellido del autor o por el título, otra forma de recuperar la información del material es con Alt v, esta forma nos despliega la ficha catalográfica pero sin presentar el número de biblioteca del plantel donde se encuentra. dBase fue el primer paso para entrar al mundo de la tecnología, ya que se pensó que sería el primer escalón que impulsaría al sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres, sin embargo, debido a varios factores que se presentaron en esta primera etapa, no se alcanzaron los resultados esperados. E. Automatización de los Procesos Técnicos (Segunda etapa 1997-2005) En este período hubo cambios muy significativos especialmente para los procesos técnicos de la SUBI:

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De 1997 a principios de 1998, período en que se encontraba de Subdirector el Lic. Jesús Aguirre Escobar, y como jefe de Departamento de Procesos Técnicos, el Lic. Miguel García Contreras se inicia con:

• Integración como herramienta de trabajo para los procesos técnicos de las tablas de Cutter y Sanborn

• Elaboración de nuevas políticas de catalogación (comunicadas de manera verbal) • Adquisición de 8 computadoras con Windows 98

Posteriormente a mediados del año 1998, es sustituido el Subdirector de Bibliotecas mencionado anteriormente por el Lic. Miguel García Contreras, época en la que ocurren otros cambios importantes regresivos para la SUBI, ya que se reduce el número de computadoras existentes debido a que el Subdirector mencionado anteriormente argumentaba que no eran necesarias para las actividades que se realizan en la SUBI además de realizar cambios como los siguientes:

• El cambio del programa dBase III Plus a la versión 5.0 para Windows.

• Propone el cambio de programa de dBase 5.0 a SIABUC Siglo XXI.

• Propone la compra en el año 2000 del programa SIABUC Siglo XXI.

• Se realiza el cableado para la red interna en la SUBI. De estas propuestas hechas por el Subdirector de Bibliotecas se realiza el cambio de dBase III Plus a la versión de dBase 5.0 para Windows y se empieza una reestructuración en cubículos y oficinas de la SUBI, argumentando las condiciones propicias para iniciar el cableado de la red interna de la SUBI, sin embargo aunque se termina con el trabajo de la red, éste se mantiene subutilizado ya que no se prosigue con los nodos necesarios para introducir el INTERNET, en esta etapa. De 1998 a 2002, pasa el Lic. Miguel García Contreras a ocupar el puesto de Subdirector de Bibliotecas y como Jefe de Departamento el Lic. Mario Rodríguez Navarrete, en este período se dan los siguientes cambios:

• Se regresan 3 computadoras debido a que el Subdirector de ese período consideró que no eran necesarias para el trabajo de Procesos Técnicos.

• Se sigue con la adopción de nuevas políticas para la catalogación.

• Se realiza la clasificación local para videos.

• Se propone la compra del Programa SIABUC Siglo XXI por segunda ocasión

Lo mencionado anteriormente se realiza sin una previa planeación que marque las etapas de un proyecto de automatización, ya que se van realizando sobre la marcha de acuerdo a la

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administración (Subdirector de Bibliotecas) que en ese momento era responsable de la SUBI. Esto trae como consecuencia una gran desorganización dentro de la SUBI, sin hacer mención que desde la primera etapa no se realizó una adecuada planeación sobre la decisión de automatizar los Procesos Técnicos, sin contar con las otras áreas que la conforman. De 2003 a la fecha, con la Lic. Alicia Cascajares García como Subdirectora de Bibliotecas surgieron acontecimientos como los siguientes:

• Es adquirido el programa SIABUC Siglo XXI (21 discos del programa).

• Existen cursos de capacitación para el personal de la SUBI en el año 2003 a solicitud de los Procesadores Técnicos.

• Los cursos que se impartieron en ese año fueron FORMATO MARC y SIABUC

Siglo XXI específicamente módulo de análisis, debido a que los responsables de la SUBI consideraron que ese módulo era el más necesario en esos momentos.

• Curso de catalogación de materiales bibliográficos, considerado como forma de

actualización a solicitud de los Procesadores Técnicos.

• En el año 2004 se tiene acceso a INTERNET en las computadoras de la Subdirectora de Bibliotecas, Jefe de Procesos Técnicos, Bibliógrafo y Procesadores Técnicos de la SUBI, como consecuencia de varias reuniones solicitadas por los Procesadores Técnicos con el responsable de la Secretaría Académica, Mtro. Javier Guillén Anguiano, Dirección de Servicios Académicos Maestra María Elena Saucedo, Responsables de la SUBI, Lic. Alicia Cascajares y Lic. Mario Rodríguez.

• En el año de 2004 se inicia con la captura del catálogo topográfico del plantel 11,

asignando esta responsabilidad a un auxiliar de Procesos Técnicos por acuerdo de los responsables de la SUBI.

• Queda inconclusa la captura del catálogo topográfico del plantel 11 debido a que no

existen las condiciones adecuadas para realizar dicha actividad de manera formal como proyecto, por falta de coordinación entre la Subdirectora de Bibliotecas y el Jefe de Procesos Técnicos con sus subordinados.

• Los Procesadores Técnicos solicitan visitar bibliotecas donde trabajen con el

Sistema de Automatización SIABUC Siglo XXI, para conocer e intercambiar experiencias acerca del uso del programa, dándose a la tarea de investigar qué instituciones son y dónde se encuentran ubicadas, visitando así la Universidad Autónoma de Chapingo en la Biblioteca de maquinaria agrícola, y la biblioteca especializada en medicina de la empresa farmacéutica Techpiere.

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• En el año de 2005 se actualiza al personal con cursos de SIABUC Siglo XXI, específicamente módulo de Adquisiciones, por segunda ocasión después de un año aproximadamente y sin ocupar el programa aún en su totalidad.

• Curso sobre redes en el Colegio de Bachilleres por personal del Departamento de

Cómputo del propio Colegio. Es necesario mencionar que para lograr que existieran los cursos de capacitación antes mencionados para los procesadores técnicos, fue necesario solicitar por escrito los cursos que se nos impartieron para conocer SIABUC Siglo XXI. 1. Organización Bibliográfica. La organización bibliográfica como ya lo mencioné en la primera etapa de automatización, permite la recuperación y localización física de los materiales solicitados por los usuarios. En la Subdirección de Bibliotecas los materiales que son adquiridos por compra, se diferencian porque llegan a través del Departamento de Compras directamente al Almacén de Material Bibliográfico de la SUBI. Este material es identificado a través de una relación de títulos solicitados por cada plantel de acuerdo a la bibliografía básica y a las solicitudes que realizan los jefes de materia a través de los Jefes de Unidad de Servicios de Apoyo Académico (USAA). Los materiales que se procesan de acuerdo al acervo del sistema bibliotecario del Colegio como lo señalo en páginas anteriores comprenden los siguientes rubros, con la diferencia de que en esta segunda etapa ya se adquieren materiales audiovisuales a través de la modalidad de compra.

• Monografías: libros, folletos y fascículos35

• Materiales audiovisuales: Videocasetes, discos compactos

• Publicaciones periódicas: revistas Para las obras monográficas, folletos y fascículos se sigue con el mismo modelo para su proceso técnico que en la primera etapa. Para los materiales audiovisuales se utiliza la clasificación local que consta de la clave del material y el número progresivo, utilizando también la catalogación descriptiva de acuerdo a las políticas de la SUBI. como lo muestra el siguiente ejemplo: 35 Por fascículos se entiende la compilación de uno o varios volúmenes de alguna materia, por ejemplo: Química 1 y 2, Física1-3.

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DC

QUI.1 Cruz, Arcadio

Laboratorio digital interactivo de química

0rgánica / Arcadio Cruz, José Antonio Guerra. –

México: Tecnológico de Monterrey : CECSA, 1990.

1 disco compacto: son., col., 4 ¾ pleg.

1. Química orgánica. I. t.

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,S

En el ejemplo anterior se representa la clasificación local que se utiliza para Discos compactos representado por la primera letra de las palabras Disco Compacto (DC), y enseguida para formar el Cutter se ponen las tres primeras letras de la materia correspondiente, en este caso QUI de química, seguidas de un punto (.) y el número en orden progresivo que le corresponde (1), formando así la signatura topográfica. Para el caso de los videos es la misma política, como se ilustra en el siguiente ejemplo: VC

HI. 2 Toscano, Salvador

Memorias de un mexicano / Salvador Toscano;

narración Carmen Toscano. – México : ILCE, 1950.

1 videocasete. VHS (110 min.): son.

1. México – Historia – Revolución, 1910-1917. I. t.

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,S

Para las publicaciones periódicas se realiza únicamente una tarjeta de préstamo de color azul poniendo únicamente el título de la revista. 2. Investigación Bibliográfica. Esta actividad consiste en utilizar las fuentes bibliográficas especializadas (impresas) para el procesos técnico de los materiales y este proceso de investigación y localización del material se realiza, a través de la base de datos BIBLIO, auxiliándose en ocasiones del catálogo manual, pero en esta segunda etapa se hace uso de los catálogos en línea de las diferentes bibliotecas a través de INTERNET. Títulos nuevos. Esta modalidad se le da a aquellos títulos que no fueron encontrados en la base de datos BIBLIO, y se realiza su búsqueda en INTERNET, es decir bibliotecas escolares de (nivel medio superior) o en los catálogos en línea de bibliotecas disponibles en este medio, a través de los cuales puedo realizar de manera más rápida mis actividades como procesadora técnica (catalogadora), en este caso transcribo la clasificación y los temas para realizar la catalogación correspondiente al título que estoy investigando y lo capturo en mi archivo de dBase, para después proceder a imprimir el juego de tarjetas de

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este material y posteriormente pasarlo a su proceso físico, aplicando las políticas internas de la SUBI. Títulos existentes. Estos títulos se distinguen porque como su nombre lo indica sí existen en la base de datos BIBLIO y en el catálogo topográfico, en este caso se extrae la tarjeta topográfica del título correspondiente para realizar los cambios necesarios, ya sea de cambio de Cutter o actualización de datos de la ficha catalográfica y posteriormente imprimir el respectivo juego de tarjetas o únicamente una tarjeta principal con el fin de pasarlo a su proceso físico. Títulos no existentes. Esta modalidad le corresponde a los títulos que se investigan en el catalogo de autor o en la Base de datos BIBLIO y que sí se encuentran en dicho catálogo, existiendo en otros planteles, pero no en el que se está trabajando en ese momento, para este caso se anexa el número de plantel en la ficha correspondiente en BIBLIO. Como se muestra en el siguiente ejemplo:

100

G216L García Morente, Manuel

Lecciones preliminares de filosofía / Manuel García

Morente. – 7a ed. – México: Mexicanos Unidos, 1984.

320 p. – (Ser. Ciencias Sociales)

ISBN 968-15-0064-4

1. Filosofía. I. t. 1,4,5,7,10,11,13,14,17,18,19,20

3. Adopción de nuevas políticas. Las políticas que se adoptaron en esta etapa fueron: Cambio de las tres primeras letras del apellido del autor, por el número que le corresponde de acuerdo a las tablas de Cutter y Sanborn. Se quitaron de la catalogación los traductores, prologuistas, y tarjetas secundarias, y en algunos casos se eliminó también el tema dejando únicamente una tarjeta secundaria de título, como es el caso de literatura (novela, cuento, etc.) En esta segunda etapa se imprime únicamente una tarjeta principal para el caso de los títulos existentes, a diferencia de la primera etapa que se enviaban dos tarjetas principales. En esta segunda etapa fue necesario tomar la iniciativa de realizar varios pequeños proyectos, como los de proponer a los demás procesadores hacer en equipo el manual de políticas de catalogación, para dar una aportación a la SUBI después de la experiencia adquirida a través de estos catorce años como procesadora técnica (Catalogadora).

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Una vez realizadas estas reuniones de trabajo por iniciativa propia nos acercamos a plantearle dicho proyecto al Jefe de Departamento, el cual aceptó que se realice el manual de políticas por escrito de la SUBI, con conocimiento previo de la Subdirectora de Bibliotecas. En primer lugar solicité varias reuniones de trabajo, tanto con el jefe inmediato como con los demás procesadores, para realizar el manual de políticas internas de las actividades de Procesos Técnicos. En segundo lugar solicité de manera escrita y con el apoyo de los otros Procesadores Técnicos (3), los cursos de SIABUC Siglo XXI y cursos para manejo de Internet, así como cursos de actualización de catalogación, manejo de redes, entre otros, además de solicitar que se adquiriera la membresía a la AMBAC, con el fin de estar enterada de los eventos que se realicen en el ámbito bibliotecario, así como la solicitud de viáticos para asistir a las Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía; también se solicitó por mi parte, tanto de manera verbal como escrita la revisión de la captura del Plantel 11, debido a que esta captura fue realizada por un auxiliar de procesos técnicos delegándole esta responsabilidad el Jefe de Departamento y la Subdirectora de Bibliotecas. Actualmente me encuentro elaborando el manual de políticas de catalogación para el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI, en donde se vuelven a retomar a las tarjetas secundarias de coautores y se anexa nuevamente el encabezamiento de materia para los casos en donde se omitió, porque considero que a pesar de que conozco las políticas de manera verbal debe haber un manual por escrito que las avale. Este manual será revisado previamente por lo responsables del área para ratificar su validez dentro de la SUBI y al mismo tiempo servirá para aprovechar al máximo el Sistema Integral de Automatización SIABUC Siglo XXI. 4. Catalogación. En esta segunda etapa del proceso de catalogación, se sigue el mismo procedimiento que en la primera, sin embargo surgen algunos cambios, entre ellos encontramos los siguientes:

• Se elimina el encabezamiento de materia en el caso de las novelas y los cuentos. • Se utiliza el número de Cutter en el apellido del autor y en su caso del título. • Se opta porque en algunos casos las colecciones se cataloguen monográficamente. • Se quita en el área de la mención de responsabilidad a los traductores, prologuistas

y editores, además de cambiar el [et al.] por [y otros], para los casos de más de tres autores.

Estos cambios van relacionados con las políticas internas de la SUBI, ya que considero que fueron cambios importantes que afectaron seriamente los procesos técnicos y ocasionaron problemas, tanto en la signatura topográfica como en el cuerpo de la ficha.

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5. Encabezamientos de materia. En este caso aparte de utilizar la Lista de encabezamientos de materia de la maestra Gloria Escamilla, se anexó como herramienta de trabajo otra lista que es: Encabezamientos de materia para bibliotecas / Banco de la República. Luis Ángel Arango. – 3ª ed. – Santa Fe de Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1998. 2 v. 6. Clasificación. Para esta actividad se continúa con lo señalado en la primera etapa, es decir se sigue utilizando la 21ª ed. del Sistema de Clasificación Decimal de Dewey. F. Migración de la Base de datos BIBLIO a SIABUC Siglo XXI. Es importante resaltar en este punto que no existen documentos de manera formal que respalden la existencia de esta migración, debido a que no existió un proyecto por escrito que describa las etapas que se llevaron a cabo durante ese proceso; sin embargo, se tiene conocimiento de que se intentó migrar la base de datos BIBLIO (en dBase 5.0) a SIABUC Siglo XXI, con resultados no exitosos, ya que se perdieron registros completos y parte de otros. Ante esto se tomó la decisión de que se capturara el catálogo topográfico del plantel 11, debido a que es el que está mejor organizado y actualizado. Otro aspecto importante de resaltar es que a pesar de que los procesadores técnicos somos los directamente involucrados en este proceso de automatización, se delegó la responsabilidad de la captura a un Auxiliar de procesos técnicos, en el año 2004, lo que trajo como consecuencia que los procesadores técnicos hiciéramos notar la necesidad de revisar la captura del catálogo topográfico de la biblioteca del plantel 11 (5,725 registros), además de solicitar por escrito el proyecto de automatización con el Sistema Integral para bibliotecas SIABUC Siglo XXI, con la finalidad de conocerlo más y poder realizar las actividades propias de nuestro puesto. No fue sino hasta agosto del 2006 que se nos proporcionó el programa a los procesadores técnicos ya en red y se instaló el catálogo del plantel 11 (que representa un 22.39% de la base de datos BIBLIO) para su respectiva revisión y corrección de acuerdo a las políticas internas de la SUBI. Es así como se han comenzado a realizar los catálogos de materia, de autores, editoriales, series, temas, pero es necesario mencionar que es por iniciativa de los mismos procesadores técnicos, ya que los responsables de la SUBI, no tienen aún el proyecto de automatización por escrito del Sistema Bibliotecario del Colegio de Bachilleres. Es necesario resaltar que durante la revisión de la captura del catálogo topográfico del plantel 11 en el sistema de automatización para bibliotecas SIABUC Siglo XXI hemos identificado que faltan muchas fichas que no se capturaron, lo que ha ocasionado un atraso considerable en la revisión del catálogo capturado en SIABUC Siglo XXI, por lo que los

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Procesadores Técnicos nos hemos visto en la necesidad de solicitar a los responsables de la SUBI la incorporación de los Auxiliares de procesos técnicos a la captura de fichas catalográficas que hacen falta, además de servir de apoyo a las actividades propias del cambio de dBase a SIABUC Siglo XXI, debido a que ellos no han sido contemplados en el proyecto. G. Programa de impresión de tarjetas. En lo que se refiere al programa de impresión de tarjetas, no existen documentos que especifiquen las características del mismo, debido a que fue una donación por parte de la Universidad Autónoma de Chapingo y fue conocido como ficha 55 elaborado por un ingeniero de la misma Universidad para elaborar una sola tarjeta, sin embargo en la Subdirección de Bibliotecas se le hicieron varias adaptaciones para poder realizar el juego completo de tarjetas. En el Departamento de Procesos Técnicos es conocido como IMP 1 para la impresión de juego de tarjetas, IMP 2 para tarjetas principales que hasta la fecha se utiliza. H. Productividad. A partir de que se inicia la Subdirección de Bibliotecas la productividad es variada ya que por ser bibliotecas escolares y considerando que su acervo bibliográfico es en su mayor parte de bibliografía básica, el total de títulos que se han registrado hasta el año de 2005 es de 25,565 títulos, de acuerdo a esto el parámetro de productividad es tomado en cuenta a través de la cantidad de títulos adquiridos por compra y donación principalmente, además de la distribución del tamaño de las bibliotecas, ya que éstas se encuentran clasificadas al igual que los planteles en bibliotecas grandes, medianas y pequeñas. A continuación se muestran datos estadísticos recabados a través de la información que fue proporcionada con base en los inventarios resguardados en la SUBI, siendo importante resaltar que únicamente se encontraron datos del año 1999-2005. PROCESO TÉCNICO DE TÍTULOS ADQUIRIDOS POR COMPRA Y DONACIÓN. AÑO TÍTULOS

COMPRA TÍTULOS DONACIÓN

TOTAL EJEMPLARES

FASCÍCULOS EJEMPLARES

VIDEOS YCD-ROMS

1999 225 946 11710 0 0 2000 240 1634 18707 21621 0 2001 246 1855 21655 0 1995 2002 240 1588 23827 25930 2060 2003 158 1984 25064 0 0 2004 126 1069 25064 7145 0 2005 96 1985 25126 0 0

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De acuerdo a los datos arrojados en el cuadro anterior, podemos darnos cuenta de la cantidad de materiales que adquiere anualmente la SUBI, cabe aclarar que son cifras aproximadas ya que no se encontraron documentos formales con los datos exactos de las diferentes formas de adquisición. Con base en la información recabada a través del Jefe de Departamento de Procesos Técnicos se recopiló lo siguiente: “El Departamento de Programación y Presupuesto solicitó al Subdirector de Bibliotecas, en aquel entonces Lic. Miguel García Contreras información acerca de cuántos títulos son procesados técnicamente por los Procesadores Técnicos de la SUBI”. Se llegó a la conclusión de que: “Cada Procesador Técnico debe entregar entre 10 y 15 títulos diarios debidamente procesados, sin importar si se generan títulos nuevos, títulos existentes o no existentes.” Es necesario mencionar también que existen temporadas en el año en que hay menos carga de trabajo en las actividades de proceso técnico de los materiales, cuando esto sucede los Procesadores Técnicos deben revisar y corregir los diferentes tipos de catálogos manuales que existen en el Departamento, así como realizar visitas a las bibliotecas de los 20 planteles del Colegio de Bachilleres, con el fin de ayudar a la alimentación de los catálogos al público y supervisar los cambios que se vayan realizando en cuanto a la signatura topográfica y corrección de las clasificaciones, así como la actualización de las fichas catalográficas; en ocasiones se apoya en las actividades de procesos físico de los materiales y en los inventarios. Los resultados mencionados en la página anterior son a partir del año de 1999, de acuerdo a los datos recuperados a partir de ese año y son una cantidad aproximada, ya que de años atrás no existen documentos que avalen las cantidades que pudieron haberse trabajado en el Departamento de Procesos Técnicos. Tomando como referente la cantidad de registros de la base de datos BIBLIO (25,560), estimo que el 33 % es resultado de mi trabajo como procesadora técnica. Finalmente, cabe señalar que la forma de organización de los procesos técnicos que tiene actualmente la Subdirección de Bibliotecas, es decir la catalogación centralizada, podría reportar mejores resultados en la medida que se utilice adecuadamente el sistema de automatización con el que ya se cuenta y que la información que está en la base de datos BIBLIO se migre en su totalidad a SIABUC Siglo XXI.

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CONCLUSIONES

Cuando se realizó la incorporación de dBase a la SUBI, se creyó que serviría como primer escalón para entrar al mundo de la tecnología en los años noventas, particularmente en catalogación y clasificación, sin embargo esto no fue así, debido a que no se le dio la importancia necesaria en esos momentos ni se aprovechó casi nada, ya que únicamente sirvió para capturar las fichas catalográficas, formando así la base de datos con la que hasta hoy se cuenta llamada BIBLIO, además de imprimir los juegos de tarjetas correspondientes. Solo el 22.39% del total de los registros de BIBLIO están capturados en el Sistema de Automatización Integral para Bibliotecas SIABUC Siglo XXI, por lo que se puede considerar que después de su adquisición se ha subutilizado, además de que no se emplean los módulos de los que dispone para otras actividades bibliotecarias. Es importante destacar, que a pesar de que existen desde hace más de seis años, tanto los recursos humanos como materiales en la SUBI para impulsar la automatización, los responsables de la misma no han tenido una idea clara acerca de cómo aprovechar estos recursos en beneficio no solo de la propia Subdirección, sino de las 21 bibliotecas que conforman el sistema. No ha existido hasta la fecha un responsable en Jefe del Departamento de Procesos Técnicos o en su caso un Subdirector(a) de Bibliotecas, que haga lo necesario para que las bibliotecas del Colegio de Bachilleres se vean ampliamente beneficiadas por la automatización. Se puede apreciar que los pocos intentos que se han realizado en estos 14 años para entrar en el mundo de la tecnología, han sido poco satisfactorios para el sistema bibliotecario del Colegio de Bachilleres.

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RECOMENDACIONES

De acuerdo a lo expuesto en el presente informe es necesario dar algunas recomendaciones, con el fin de mejorar las actividades en el Departamento de Procesos Técnicos de la Subdirección de Bibliotecas: a) Es necesaria una adecuada planeación de actividades principalmente en el proceso técnico de los materiales bibliográficos y documentales. En esta etapa de planeación es necesario contar con un "Manual de políticas", ya que aunque se conocen verbalmente es necesario tenerlas por escrito. b) Identificar las principales actividades que deben automatizarse dentro del Departamento de Procesos Técnicos. c) Los responsables de la SUBI deben tener mayor interés en conocer el sistema de Automatización SIABUC Siglo XXI, con el fin de poder determinar el alcance de éste y saber si cubre las necesidades de la SUBI para automatizar sus diferentes áreas. d) Si no es factible este sistema de automatización, realizar una adecuada selección para la SUBI. e) Investigar y delimitar claramente cuál es el nivel de conocimientos en computación de los trabajadores de la SUBI, con el fin de capacitarlos adecuadamente en el manejo del sistema de automatización a utilizar. f) Presentar el proyecto por escrito sobre la automatización de la SUBI con el fin de que el personal que allí labora sepa en qué etapa del proyecto se involucran sus actividades. g) Solicitar apoyo directamente del CADS (Centro de Análisis y Desarrollo de Sistemas), ubicado en la Dirección General del Colegio de Bachilleres, ya que en ese departamento labora personal con conocimientos necesarios para el manejo de recursos automatizados. h) Realizar periódicamente juntas de trabajo referentes a los avances del proyecto de automatización convocadas por el Subdirector(a) de Bibliotecas y el Jefe del Departamento de Procesos Técnicos con el fin de estar en constante comunicación para eficientar las actividades de automatización. i) Que exista disposición por parte de los responsables de la SUBI para motivar al personal que está bajo su mando, con el fin de que exista interés en la participación del proyecto de automatización. j) Incorporar a los Auxiliares de Procesos Técnicos en coordinación con los Procesadores Técnicos para realizar la captura de las fichas catalográficas faltantes en SIABUC Siglo XXI del plantel 11, con el fin de tener completo el catálogo topográfico y agilizar su proceso de revisión.

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Es importante resaltar que ha surgido la inquietud por mi parte de elaborar un pequeño manual de políticas que aunque ya existen de manera verbal no hay un documento que las avale por escrito, con el fin de que tanto los Procesadores Técnicos, Auxiliares de Procesos Técnicos, y personal que labora en el Departamento de Procesos Técnicos de la SUBI tenga conocimiento de las políticas que se siguen en cuanto a la catalogación y clasificación de los materiales que ingresan a la SUBI. Para realizar tal empresa he solicitado al Jefe de Procesos Técnicos como a la Subdirectora de Bibliotecas tomen en consideración dicha propuesta, argumentando mi experiencia y conocimiento de las políticas de manera verbal, considero que no es suficiente debido a que el personal va cambiando y van surgiendo nuevas políticas de acuerdo a los casos y circunstancias que se van presentando a través del tiempo.

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