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I
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE TITULACIÓN Y
TESIS DE GRADO DE LA FIS.
PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE COMPUTACIÓN.
TARAPUES FUEL BLANCA DAMARIS
UVIDIA TAPIA DAISY PAMELA
DIRECTOR: MARCO SANTÓRUM G. Ph. D.
Quito, mayo 2016
II
DECLARACIÓN
Nosotras, Tarapues Damaris y Uvidia Daisy, declaramos bajo juramento que el
trabajo aquí descrito es de nuestra autoría; que no ha sido previamente presentado
para ningún grado o calificación profesional; y, que hemos consultado las
referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
A través de la presente declaración cedemos nuestros derechos de propiedad
intelectual correspondientes a este trabajo, a la Escuela Politécnica Nacional,
según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por
la normatividad institucional vigente.
Tarapues Fuel Blanca Damaris Uvidia Tapia Daisy Pamela
III
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Blanca Damaris Tarapues
Fuel y Daisy Pamela Uvidia Tapia, bajo mi supervisión.
Marco Santórum G. Ph.D.
DIRECTOR DE PROYECTO
IV
AGRADECIMIENTOS
Al Señor Jesucristo, por ser el autor de la vida y la inspiración de mi existencia, a
mis padres por ser mi pilar y por quienes he logrado llegar hasta aquí. A mis
hermanos Cristian y Yadira por brindarme su amor y paciencia. También agradezco
a mi mejor amiga y hermana, Daisy Uvidia por ser mi soporte en esta carrera
académica, y a nuestro tutor, Ph.D Marco Santórum G. por la paciencia y
conocimientos compartidos para culminar esta carrera.
Tarapues Fuel Blanca Damaris
V
AGRADECIMIENTOS
Al Dios mi Padre celestial, quien me ha dado las fuerzas para seguir adelante a
pesar de todo, a mis padres, quienes me han apoyado continuamente y han
sido un pilar fundamental en mi vida para no desmayar, a mis hermanos
Katherine, Jadira, Jessica y Bryan, quienes me han brindado su amor e
igualmente me han apoyado totalmente. También agradezco a mi mejor amiga
y compañera de tesis Damaris Tarapues, quien ha sido más que una hermana
para mí y una bendición en mi vida y a Marco Santórum G. Ph.D quien ha
aceptado guiarnos en el desarrollo de este proyecto.
Uvidia Tapia Daisy Pamela
VI
DEDICATORIA
A mi Señor Jesús, a él sea la gloria y la honra.
A mis padres, Jorge y Mery, mentores y amigos incondicionales.
A mis hermanos, Cristian, Yadira y Daisy, mi cuñada, por compartir momentos
valiosos conmigo.
Y a mis bellas sobrinas Hillary y Miley, por brindarme su sonrisa y dulzura cada
día.
Les dedico con todo mi amor.
“Los que con lágrimas sembraron, con regocijo segarán” Sal 126:5
“He peleado la buena batalla, he acabado la carrera y he guardado la fe”
2 Ti 4:7
Tarapues Fuel Blanca Damaris
VII
DEDICATORIA
Al Dios todopoderoso por su inmenso amor y misericordia.
A mis padres Marlene y Ramiro, quienes han estado junto a mí en todo momento.
A mis hermanos Katherine, Jadira, Jessica y Bryan se los dedico con todo mi amor.
A mis amigos, quienes de alguna u otra manera han estado pendientes de mí.
“El caballo se prepara para el día de la batalla, pero la victoria pertenece al Señor”.
Pv 21:31
Uvidia Tapia Daisy Pamela
VIII
CONTENIDO
CAPÍTULO 1 .......................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1
1.1 PROBLEMÁTICA ...................................................................................... 3
1.2 OBJETIVOS .............................................................................................. 4
1.2.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................ 4
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................. 4
1.3 METODOLOGÍA ....................................................................................... 4
1.3.1 METODOLOGÍA ISEA: DEFINICIÓN Y ENFOQUE ........................... 4
1.3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA METODOLOGÍA ISEA .......... 6
1.3.3 FASES DE LA METODOLOGÍA ISEA ................................................ 6
1.4 MARCO DE REFERENCIA ..................................................................... 19
1.4.1 PROCESO ........................................................................................ 19
1.4.2 ELEMENTOS DEL PROCESO ......................................................... 20
1.4.3 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) ............................... 22
1.4.4 OBJETIVOS DE BPM (METODOLOGÍA) ......................................... 22
1.4.5 CICLO DE VIDA TRADICIONAL BPM .............................................. 23
1.4.6 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS .... 24
1.4.7 FASE DE AUTOMATIZACIÓN ......................................................... 28
1.4.8 BPMN (BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION) .............. 39
CAPÍTULO 2 ........................................................................................................ 45
DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO ......................................................... 45
2.1 ESTADO DE SITUACIÓN ACTUAL ........................................................ 45
2.2 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DEL PROCESO ............................ 49
2.3 NORMATIVA VIGENTE .......................................................................... 61
2.3.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR ................... 61
2.3.2 LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR ............................... 62
2.3.3 REGLAMENTO DEL RÉGIMEN ACADÉMICO CODIFICADO-CONSEJO DE EDUCACIÓN SUPERIOR ..................................................... 64
2.3.4 REGLAMENTO DE SISTEMAS DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL ............................................................................ 68
IX
2.3.5 INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN EN LAS CARRERAS Y PROGRAMAS VIGENTES DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL. ......................................................... 69
2.3.6 DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN DE LA FIS ................................................................................ 71
2.4 CARACTERIZACION GENERAL DEL PROCESO ................................. 75
2.4.1 OBJETIVO DEL PROCESO ............................................................. 75
2.4.2 LISTA DE ACTORES Y FUNCIONES .............................................. 75
2.4.3 RESPONSABLE DEL PROCESO .................................................... 76
2.4.4 ROLES Y FUNCIONES DEL PROCESO ......................................... 76
2.5 DISEÑO DEL PROCESO ........................................................................ 79
2.5.1 DIAGRAMA DE PROCESOS ISEA .................................................. 79
2.5.2 LISTA DE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO .............. 112
2.5.4 OTROS CASOS O REQUISITOS EN LA GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN ......................................................................................... 121
2.5.5 DIFERENTES ESCENARIOS DEL PROCESO .............................. 121
2.5.6 PROCESOS RELACIONADOS ...................................................... 122
2.6 EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA ....................................... 123
2.6.1 DIFICULTADES IDENTIFICADAS POR LOS PARTICIPANTES ... 123
2.6.2 ANÁLISIS DE DIFICULTADES ....................................................... 124
2.6.3 PROPUESTA DE ACCIONES DE MEJORA .................................. 127
2.6.4 PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA .............................. 130
2.6.5 MEDICIÓN DEL IMPACTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA ..... 132
CAPÍTULO 3 ...................................................................................................... 138
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO ................................................................ 138
3.1 IMPLEMENTACIÓN .............................................................................. 138
PASO 1: DISEÑO DEL PROCESO ............................................................ 140
PASO 2: CREAR OBJETOS DE NEGOCIO ................................................ 144
PASO 3: CREAR FORMULARIOS .............................................................. 146
PASO 4: DEFINICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN ............................... 152
PASO 5: CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE USUARIOS............................... 153
PASO 6: IMPLEMENTACION DE SERVICIOS ........................................... 156
PASO 7: EJECUCIÓN ................................................................................. 166
3.2 PRUEBAS Y EVALUACIÓN .................................................................. 168
X
3.2.1 PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD .................................................. 168
3.2.2 PRUEBAS DE USABILIDAD .......................................................... 200
CAPÍTULO 4 ...................................................................................................... 206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 206
4.1 CONCLUSIONES ..................................................................................... 206
4.2 PERSPECTIVAS DEL TRABAJO Y RECOMENDACIONES .................... 208
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 209
ANEXOS ...................................................................................................... 216
XI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Etapas de la Fase de Identificación .......................................................... 7 Tabla 2: Etapas de la Fase de Simulación ........................................................... 10 Tabla 3: Elementos de representación de la Metodología ISEA .......................... 12 Tabla 4: Etapas de la Fase de Evaluación ........................................................... 13 Tabla 5: Etapas de preparación de las acciones de mejora ................................. 17 Tabla 6: Protocolo de la Fase de Mejora .............................................................. 18 Tabla 7: Pasos del grupo de discusión ................................................................. 25 Tabla 8: Principales versiones de IBM BPM......................................................... 31 Tabla 9: Criterios de Evaluación de Alternativas Tecnológicas BPMS ................. 36 Tabla 10: Resultados de la evaluación de las Herramientas BPMS ..................... 38 Tabla 11: Evaluación de las Suites BPMS ........................................................... 39 Tabla 12: Notación BPMN: Actividades ................................................................ 41 Tabla 13: Notación BPMN: Datos ......................................................................... 41 Tabla 14: Notación BPMN: Contenedores ........................................................... 42 Tabla 15: Notación BPMN: Compuertas .............................................................. 43 Tabla 16: Notación BPMN: Eventos ..................................................................... 44 Tabla 17: Análisis de la Constitución del Ecuador referentes a la Educación Superior ................................................................................................................ 61 Tabla 18: Análisis de la Ley Orgánica de Educación Superior ............................. 63 Tabla 19: Análisis del Reglamento de Régimen Académico ................................ 67 Tabla 20: Análisis del Reglamento de Sistemas de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional. Realizado por las autoras. ..................................................................................................... 68 Tabla 21: Análisis de la Unidad de Titulación en las carreras y programas vigentes de la Escuela Politécnica Nacional ....................................................................... 70 Tabla 22: Análisis correspondiente a los Trabajos de Titulación y Examen Complexivo del Instructivo de la Unidad de Titulación ......................................... 71 Tabla 23: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 1 ..................................... 73 Tabla 24: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 2 ..................................... 74 Tabla 25: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 3 ..................................... 75 Tabla 26: Caracterización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de Pregrado de la FIS ............................................................................................... 78 Tabla 27: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador) ............................................................................................................................. 84 Tabla 28: Resumen de actividades del Jefe de Departamento (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................................... 85 Tabla 29: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................. 86 Tabla 30: Resumen de actividades del Administrador del sitio web (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................................... 87
XII
Tabla 31: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 91 Tabla 32: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 92 Tabla 33: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 93 Tabla 34: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................. 93 Tabla 35: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 95 Tabla 36: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................... 98 Tabla 37: Resumen de actividades de la Secretaria de Decanato (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................... 99 Tabla 38: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor). .............................. 100 Tabla 39: Resumen de actividades del Administrador del Sitio Web (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................. 100 Tabla 40: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 104 Tabla 41: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 105 Tabla 42: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 106 Tabla 43: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) ............................... 107 Tabla 44: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 107 Tabla 45: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante) ............................................................................... 110 Tabla 46: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante) ............................................................................... 110 Tabla 47: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). ............................................................. 111 Tabla 48: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). ........................... 112 Tabla 49: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). .............................................................................. 112 Tabla 50: Lista de documentos asociados al proceso ....................................... 118 Tabla 51: Lista de dificultades asociadas al proceso ......................................... 126 Tabla 52: Priorización de acciones de mejora .................................................... 131 Tabla 53: Impacto de acciones de mejora .......................................................... 133 Tabla 54: Lista de objetos de negocio y variables del proceso .......................... 144
XIII
Tabla 55: Parámetros de Configuración del servicio SMTP ............................... 163 Tabla 56: Encuesta de satisfacción de usuario .................................................. 201
XIV
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 : Ciclo de vida de la Metodología ISEA ............................................................... 5 Figura 2 : Diagrama de actividades ISEA .......................................................................... 6 Figura 3: Diagrama de actores del Proceso ...................................................................... 9 Figura 4: Diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación-Primer escenario ..11 Figura 5: Ejemplo de diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación con identificación de dificultades ............................................................................................14 Figura 6: Ejemplo del diagrama de afinidad del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación (Ver Sección 1.4.6.3) .......................................................................................15 Figura 7: Ejemplo del diagrama de Relaciones del proceso de Trabajos de Titulación (Ver 1.4.6.4) ............................................................................................................................16 Figura 8: Diagrama de mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación ...........19 Figura 9: Elementos del proceso: ISO 9001 .....................................................................21 Figura 10: Perspectivas BPM ...........................................................................................22 Figura 11: Ciclo de vida BPM ...........................................................................................23 Figura 12: Ejemplo de diagrama de Afinidades ................................................................27 Figura 13: Ejemplo de diagrama de Relaciones. ..............................................................28 Figura 14: Magic Quadrant de Gartner para suites de Business Process Management Marzo 2015 ......................................................................................................................30 Figura 15: Arquitectura de IBM Business Process Management ......................................32 Figura 16: Organigrama FIS [36] .....................................................................................47 Figura 17: Mapa de Procesos internos de la FIS .............................................................48 Figura 18: Diagrama de actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación .........76 Figura 19: Sesión de trabajo de la Fase de simulación ....................................................81 Figura 20: Diagrama del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación (modalidad proyecto de investigación) .........................................82 Figura 21: Diagrama ISEA de proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación (modalidad proyecto de investigación) ..........................83 Figura 22: Formulario de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación .........................................................................................................................87 Figura 23: Catálogo de Proyectos de Investigación .........................................................88 Figura 24: Diagrama del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto de investigación) ..............................................................89 Figura 25: Diagrama ISEA del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto de investigación). ............................................90 Figura 26: Plan de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación .........................................................................................................................94 Figura 27: Plan de Trabajo de Titulación aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación .........................................................................................................................95 Figura 28: Diagrama del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de trabajos de titulación propuesto por el profesor (modalidad Proyecto integrador) ............96 Figura 29: Diagrama ISEA de proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de trabajos de titulación propuesto por el profesor (modalidad Proyecto integrador). ........................................................................................................................................97 Figura 30: Catálogo de Proyectos Integradores ............................................................. 101
XV
Figura 31: Diagrama del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto integrador propuesto por el profesor) ............................. 102 Figura 32: Diagrama ISEA del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajos de titulación (modalidad proyecto integrador propuesto por el profesor) ........... 103 Figura 33: Diagrama del proceso para la aprobación del tema del proyecto integrador propuesto por el estudiante............................................................................................ 108 Figura 34: Diagrama ISEA del proceso para la aprobación del tema del proyecto integrador propuesto por el estudiante. .......................................................................... 109 Figura 35: Mapa de escenarios del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación ........ 122 Figura 36: Procesos relacionados con la Gestión de Trabajo de Titulación ................... 123 Figura 37: Ejemplo de dificultad identificada por los actores del proceso. ...................... 124 Figura 38: Identificación de dificultades encontradas por los actores del proceso en el diagrama de Asignación y Aprobación del tema de Trabajo de Titulación modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor. .............................................................. 125 Figura 39: Propuesta de acciones de mejora. ................................................................ 127 Figura 40: Diagrama de afinidad de la propuesta de acciones de mejora 1. .................. 128 Figura 41: Diagrama de Afinidad de la propuesta de acciones de mejora 2. .................. 129 Figura 42: Priorización de acciones de mejora............................................................... 131 Figura 43: Propuesta de mejora del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación .................................................................................... 134 Figura 44: Propuesta de mejora para la asignación y aprobación del tema de Trabajo de Titulación ....................................................................................................................... 135 Figura 45: Propuesta de mejora para la aprobación del tema de Trabajo de Titulación. 136 Figura 46: Fases de IBM BPM ....................................................................................... 139 Figura 47: Secuencia de pasos para implementar un proceso de negocio. .................... 140 Figura 48: Barra de Herramientas en Notación BPMN 2 ................................................ 141 Figura 49: Diagrama BPMN para el registro de temas de Trabajos de Titulación en el catálogo de temas. ........................................................................................................ 141 Figura 50: Diagrama BPMN para la asignación y aprobación de Planes de Trabajos de Titulación ....................................................................................................................... 142 Figura 51: Diagrama BPMN para la asignación y aprobación de planes de Trabajos de Titulación propuesto por el estudiante. .......................................................................... 143 Figura 52: Creación de un Objeto de Negocio ............................................................... 145 Figura 53: Nuevo objeto de Negocio .............................................................................. 145 Figura 54: Variables del Objeto de Negocio ................................................................... 145 Figura 55: Áreas funcionales de Coaches ...................................................................... 146 Figura 56: Construcción de la actividad llenar formulario de plan de Trabajo de Titulación ...................................................................................................................................... 147 Figura 57: Creación del Asistente de actividad .............................................................. 147 Figura 58: Nombre de la Interfaz de usuario .................................................................. 148 Figura 59: Variables de la interfaz.................................................................................. 148 Figura 60: Coaches de la Interfaz .................................................................................. 149 Figura 61: Diseño de los Coaches de la Interfaz ............................................................ 149 Figura 62: HTML personalizado en el coach Información Básica ................................... 150 Figura 63: Validación de fecha ....................................................................................... 150 Figura 64: Validación de botón ...................................................................................... 151 Figura 65: Vista del coach en el navegador Firefox ....................................................... 152
XVI
Figura 66: Definición de servicios de decisión ............................................................... 153 Figura 67: Configuración de la pasarela del flujo del proceso ........................................ 153 Figura 68: Creación de usuarios en el Process Admin Console de IBM BPM ................ 154 Figura 69: Asignación de usuarios desde el Process Designer de IBM BPM ................. 155 Figura 70: Definición de equipos en el Process Designer de IBM BPM ......................... 155 Figura 71: Asignar usuarios a una actividad del proceso en Process Designer de IBM BPM ............................................................................................................................... 155 Figura 72: Asignar usuarios por pools ............................................................................ 156 Figura 73: Crear un nuevo Servicio de Sistema general ................................................ 157 Figura 74: Importar toolkit PDF Utility al Process Designer de IBM BPM ....................... 157 Figura 75: Servicio anidado ........................................................................................... 157 Figura 76: Correlación de datos para servicios de integración ....................................... 157 Figura 77: Correlación de datos para el servicio de integración ..................................... 158 Figura 78: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general ........................ 158 Figura 79: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general ........................ 159 Figura 80: Variable css del formulario de Plan de Trabajo de Titulación ........................ 159 Figura 81: Servicio del sistema general dentro de un servicio anidado .......................... 159 Figura 82: Scriptlet de servidor ...................................................................................... 160 Figura 83: Scriptlet de servidor ...................................................................................... 160 Figura 84: Creación del pdf shell.................................................................................... 161 Figura 85: Implementación del pdf shell ......................................................................... 161 Figura 86: Coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado. ............................... 161 Figura 87: Código html en el coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado..... 162 Figura 88: Creación del servicio de integración “pendiente”. .......................................... 162 Figura 89: Configuración SMTP ..................................................................................... 163 Figura 90: Configuración SMTP ..................................................................................... 164 Figura 91: Nuevo Servicio Ajax ...................................................................................... 164 Figura 92: Conexión al servicio “LineasInvestigación”.................................................... 165 Figura 93: Líneas de código del servicio Línea de Investigación. ................................... 165 Figura 94: Autenticación del usuario .............................................................................. 166 Figura 95: Tareas del usuario ........................................................................................ 167 Figura 96: Reclamar tareas desde el Process Portal ..................................................... 167 Figura 97: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal .................... 167 Figura 98: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal – segunda parte .............................................................................................................................. 168 Figura 99: Resultado de pregunta 1 una vez realizada la encuesta ............................... 202 Figura 100: Resultado pregunta 2 una vez realizada la encuesta .................................. 202 Figura 101: Resultado pregunta 3 una vez realizada la encuesta .................................. 203 Figura 102: Resultado pregunta 4 una vez realizada la encuesta .................................. 203 Figura 103: Resultado pregunta 5 una vez realizada la encuesta .................................. 204 Figura 104: Resultado pregunta 6 una vez realizada la encuesta .................................. 204
XVII
RESUMEN
EL Proceso de Gestión de Proyectos de Titulación es un proceso interno de la FIS
muy importante tanto para las autoridades como para los estudiantes. Actualmente
no se encuentra formalizado, tampoco existen manuales que detallen las
actividades que se realizan dentro del proceso, existen actividades repetitivas, se
realizan manualmente y debido al replanteamiento del Reglamento del Régimen
Académico surgieron nuevos escenarios del proceso.
Por esta razón el objetivo de este proyecto es formalizar el proceso de Gestión de
Proyectos de Titulación de la Facultad de Ingeniería de Sistemas (FIS) de la
Escuela Politécnica Nacional empleando la metodología ISEA para el
levantamiento de requerimientos del proceso e implementar la propuesta de
automatización del proceso mediante el uso de la herramienta IBM-BPM.
XVIII
Para el desarrollo del proyecto se sigue el enfoque propuesto por la metodología
ISEA, el mismo que se resume de la siguiente manera:
§ Identificación del proceso: En esta fase se identifican los actores (internos y
externos) del proceso, se recolecta la información relacionada al proceso y
se estudia la normativa vigente que establece las condiciones en la cual se
debe ejecutar el proceso.
§ Simulación del proceso: En esta fase se modeliza el proceso mediante la
ayuda de un juego serio propuesto por la metodología ISEA, logrando
especificar las actividades, flujos de información, actores, etc., concibiendo
de esta manera una representación de un diagrama de procesos.
§ Evaluación del proceso: En esta fase se evalúa el estado actual del proceso,
identificando las dificultades existentes y definiendo posibles soluciones de
mejora y su impacto sobre el proceso.
§ Mejora del proceso: En esta fase se propone una solución mejorada del
proceso en función de los resultados de la evaluación previa.
Finalmente el resultado de este proyecto es la caracterización del proceso y la
implementación de una propuesta de automatización con la ayuda de una
herramienta BPMS.
1
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
Actualmente las organizaciones se encuentran en un ambiente competitivo que les
exige replantear los conceptos de calidad enfocados en la mejora continua, con el
fin de aportar positivamente a la organización, a través de sus procesos que se
rigen bajo políticas, normas y reglamentos.
Los procesos ayudan a mejorar y optimizar las actividades cotidianas que se llevan
a cabo dentro de la organización; sin embargo, hoy en día las organizaciones no
toman las medidas necesarias para mejorarlos y peor aún no están preparadas
para los cambios que éstos requieran. [1]
Este es el caso que se presenta en la Facultad de Sistemas de la Escuela
Politécnica Nacional, en la gestión de procesos internos, principalmente el Proceso
de Gestión de Proyectos de Titulación y Tesis de Grado de la FIS1, el mismo que
actualmente ha sufrido cambios debido al replanteamiento del Reglamento de
Régimen Académico (Ver 2.3.3) dando lugar a nuevos escenarios del proceso, los
cuales no se encuentran automatizados y cuyas actividades deben ser redefinidas.
Además, no existen manuales que detallen cada actividad que se realiza
cotidianamente dentro del proceso el cual engloba el registro de temas de Trabajos
de Titulación al catálogo web de la Facultad de Ingeniería de Sistemas, la
asignación de temas y aprobación del plan de Trabajo de Titulación y el seguimiento
que cada tutor realiza al avance del Trabajo de Titulación realizado por el estudiante
una vez que su plan ha sido aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación.
Esto ocasiona retraso en el tiempo de respuesta a las solicitudes de aprobación de
los planes de Trabajos de Titulación presentadas por los estudiantes, realización
de actividades innecesarias y la no optimización de recursos.
1 Entiéndase de hoy en adelante Proyecto de Titulación como Trabajo de Titulación, debido a los cambios realizados en el Reglamento de Régimen Académico (Quinta disposición transitoria) relacionada a la modalidad de Titulación (Véase 2.3.3)
2
Por esto, es necesario plantear estrategias que permitan alinear de manera
eficiente y eficaz los procesos, siendo BPM (Business Process Management) una
opción acogida por algunas organizaciones, ya que propone el siguiente ciclo de
vida: Diseño, Ejecución, Control, Análisis y Optimización del proceso de negocio.
[2]
Para cumplir con el ciclo de vida BPM se aplicará la metodología ISEA que
principalmente se enfoca en la participación activa de los actores del proceso
quienes ayudan al levantamiento de requerimientos, mediante un juego de roles
serio. Esta metodología tiene cuatro fases: Identificación, simulación, evaluación y
mejora del proceso, las mismas que se apoyan en herramientas de calidad que
permiten optimizar las fases clásicas del ciclo de vida BPM, entre ellas se
mencionan Brainstorming, Grupo de Enfoque, Diagrama de Afinidad y Diagrama de
relaciones. [3]
Después de concluir con las fases de la metodología ISEA se procede a la
automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación, para que la
mayor parte de las tareas se puedan realizar en menor tiempo, ofrecer mejor
servicio, optimizar recursos, tener un seguimiento de las actividades de mejor
manera, acceso a la información de forma más rápida, segura y ágil mediante el
uso de herramientas BPMS.
Este proyecto está estructurado por cuatro capítulos los cuales se detallan de la
siguiente manera:
· El Primer Capítulo contiene la problemática del proceso que se pretende
resolver, los objetivos generales y específicos que se pretenden alcanzar, la
descripción de la metodología que se usará en la gestión de procesos y
finalmente el marco de referencia que contiene definiciones y conceptos
referentes al estado del arte de este trabajo.
· El Segundo Capítulo se refiere al análisis del estado de situación actual,
identificación de requisitos, la respectiva normativa en la que se fundamenta
el proceso, la caracterización general y diseño del mismo, evaluación y
propuesta de mejora, cumpliendo así con las fases de la metodología ISEA.
3
· El Tercer Capítulo comprende la automatización del proceso usando la Suite
IBM BPM la cual brinda las facilidades adecuadas para satisfacer las
necesidades de los usuarios. Además se probará y evaluará el proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación aplicando pruebas de funcionalidad y
usabilidad.
· Finalmente, el Cuarto Capítulo presenta las conclusiones y
recomendaciones de este proyecto.
En los siguientes subcapítulos se analizará la problemática del proceso, objetivos,
descripción de la metodología empleada y el marco de referencia.
1.1 PROBLEMÁTICA
Las organizaciones tienen la necesidad de adaptarse a los constantes y rápidos
cambios. Éstos pueden ser: legales, de entorno, a nivel de organización y
tecnológicos. La manera más fácil de gestionar estos cambios es la gestión
organizacional enfocada en procesos, es decir desde la formalización, estudio,
evaluación hasta la mejora continua de cada uno de los procesos de negocio.
Sin embargo, es fácil evidenciar que en muchas organizaciones sean estas públicas
o privadas, como es el caso de las universidades ecuatorianas y más
específicamente la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la EPN, no poseen una
cartografía de procesos internos al día, muchos de sus procesos no están
formalizados, la mayoría de las tareas administrativas se las realiza de manera
manual, lo cual ocasiona problemas de falta de eficiencia, redundancia de
información, etc. Las Universidades como todas las organizaciones deben ser
flexibles, capaces de alinear sus procesos en tiempo real a las necesidades de su
personal, estudiantes, público en general. Debido a esto, en la FIS se lleva a cabo
el Proyecto ISEAsy-FIS. Como parte del trabajo generado en el proyecto, se ha
establecido la cartografía de procesos internos de la FIS y se ha iniciado la
formalización de estos procesos internos de acuerdo a una priorización establecida
por las autoridades de la FIS. Es por esto que en el marco del proyecto ISEAsy-
FIS, se requiere el desarrollo de soluciones para la automatización de algunos
procesos internos como es el caso del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación
y tesis de grado.
4
1.2 OBJETIVOS
Tomando en cuenta la problemática descrita anteriormente, en el presente proyecto
se formulan los siguientes objetivos:
1.2.1 OBJETIVO GENERAL
Formalizar, mejorar y automatizar los procesos de Gestión de Proyectos de
Titulación y Tesis de Grado de la FIS mediante el uso de una suite BPM.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Realizar el levantamiento del proceso interno de la FIS.
· Elaborar un manual del proceso.
· Identificar las dificultades existentes en el proceso.
· Proponer acciones de mejora.
· Automatizar el proceso mediante el uso de una Suite BPM.
1.3 METODOLOGÍA
1.3.1 METODOLOGÍA ISEA: DEFINICIÓN Y ENFOQUE
ISEA es una metodología de gestión de procesos de negocio [4], que se apoya en
el ciclo de vida tradicional BPM, y cuyo enfoque es la mejora continua. Esta
introduce cuatro fases originales: Identificación, Simulación, Evaluación y Mejora,
tres de estas fases (Simulación, Evaluación y Mejora) se basan en un juego de roles
serio [5]. Este juego de roles consiste en la intervención lúdica de los actores
funcionales del proceso, describiendo sus actividades cotidianas en torno a la
ejecución del proceso, es decir, los mismos actores del proceso contribuyen con el
diseño puesto que el objetivo de esta metodología es obtener información directa
de los actores del proceso sin intermediarios, usando elementos de representación
simples propuesto por ISEA, obteniendo de esta manera una versión pronta y
consensuada del proceso.
Las fases de la metodología ISEA son: Identificación, Simulación, Evaluación y
Mejora. (Ver Figura 1).
5
Figura 1 : Ciclo de vida de la Metodología ISEA
Tomado de [4], realizado por las autoras
En [6] se establece que, “La fase de evaluación y mejora soporta el uso de
herramientas para la resolución de problemas y de mejora de la calidad de los
procesos”, estas herramientas se detallan en el literal 1.4.6
El enfoque ISEA se diferencia de otros enfoques, principalmente porque:
· Facilita la etapa de levantamiento de información, a menudo laboriosa,
basándose en un enfoque lúdico, implicando y motivando a los diferentes
actores del proceso.
· Permite anticipar el efecto de las diversas mejoras posibles para el proceso,
mediante una etapa de simulación previa a la ejecución del proceso. Esta
simulación de mejora se puede "realizar" tantas veces como sea necesario.
[3]
6
1.3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA METODOLOGÍA ISEA
El diagrama de actividades (Ver Figura 2) ilustra gráficamente el proceso de la
metodología ISEA, el mismo que contempla el cumplimiento de las cuatro fases de
la metodología. Este ciclo permite la evolución de los procesos de negocio antes
de pasar a las etapas propuestas por metodologías tradicionales.
Figura 2 : Diagrama de actividades ISEA
Tomado de [3], realizado por las autoras
En los párrafos siguientes se detallará cada una de las fases que contempla la
metodología ISEA.
1.3.3 FASES DE LA METODOLOGÍA ISEA
1.3.3.1 Fase de identificación
La fase de identificación es donde inicia el ciclo ISEA y su principal objetivo es
identificar a todos los actores funcionales que intervienen en el proceso. El actor
central del proceso, juega un papel importante ya que a partir de él, se puede
identificar rápidamente a las personas con las que este interactúa a su vez. Este
actor central por lo general es quien tiene conocimiento amplio del proceso y es
referido por la persona solicitante de la formalización del proceso.
Un actor funcional del proceso es una persona que desempeña un rol en este
proceso. Un actor puede ser una persona, entidad, servicio, sistema informático.
7
1.3.3.1.1 Etapas de la fase de identificación
En la Tabla 1 se detallan las etapas que deben ser tomadas en cuenta para la
fase de identificación.
Tabla 1: Etapas de la Fase de Identificación
Tomado de [7], realizado por las autoras
Etapas Descripción
Planificación de la fase
de identificación.
Búsqueda de información.
Preparación de la plantilla de identificación del
proceso. (Alcance, responsables, documentación
relacionada al proceso, sistemas informáticos…).
Realización del ensayo previo entre los miembros del
proyecto.
Sesión de trabajo de la
fase de Identificación
Denominación del proceso.
Determinación de la actividad de inicio y fin del proceso
y su responsable.
Definición de las condiciones previas del proceso.
Identificación de la relación con otros procesos.
Identificación de los roles y actores.
Identificación del responsable del proceso.
Verificación de la existencia de documentación del
proceso.
Identificación de las aplicaciones informáticas
asociadas al proceso.
Documentación del
proceso
Transcripción de la grabación de la entrevista.
Documentación de la plantilla de identificación de
información en el manual de procesos.
Elaboración del manual (Caracterización del proceso).
Elaboración de la
convocatoria y
confirmar la asistencia
de los actores.
Elaboración de la agenda de reuniones.
Elaboración de las convocatorias.
Entrega de convocatorias y confirmación de la
asistencia de los actores.
8
1.3.3.1.2 El resultado de la Fase de Identificación
El resultado de la fase de identificación es un mapeo de todos los actores
involucrados en el proceso de negocio. La metodología ISEA distingue dos tipos de
actores de acuerdo a su función en el proceso:
· Actores internos: tienen un papel específico, esencial y crucial en el proceso,
se representan en forma única y exclusiva para distinguirlos de los demás,
mediante un corredor exclusivo en un diagrama ISEA.
· Actores externos: los actores externos son entidades o participantes
considerados externos al proceso en cuestión. Ellos son vistos como "cajas
negras", ya que generalmente es imposible conocer o modificar la
organización de sus procesos internos. Los actores externos están
representados por un corredor en un pool diferente en un diagrama ISEA.
Los actores externos interactúan con actores internos en la metodología
ISEA, pero sus acciones no se describen, sino que simplemente se
representa su interacción con los actores internos, como cuando un actor
interno solicita algo y el actor externo responde a su petición, por ejemplo
una cotización. [3]
Por ejemplo, en la figura 3 se muestra los actores que intervienen en el proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación y Tesis de Grado de la Facultad de Sistemas.
9
Figura 3: Diagrama de actores del Proceso
Tomado de [3], realizado por las autoras
1.3.3.2 Fase de simulación
La fase de simulación, es la fase más importante e innovadora de la metodología.
se apoya en un juego de roles denominado “Juego de roles de simulación serio”.
El objetivo de la fase de simulación es conseguir de manera lúdica y cooperativa,
la descripción de las actividades realizadas por los actores del proceso e identificar
documentos intercambiados en un proceso de negocio, a través del “Juego de roles
de simulación serio”. [3]
1.3.3.2.1 Etapas de la fase de simulación
En la Tabla 2 se detallan las etapas que deben ser tomadas en cuenta para la
fase de simulación.
Etapas Descripción
Planificación de la
fase de simulación
Preparación de la presentación de la fase de simulación.
Preparación de la plantilla de simulación.
Realización del ensayo previo entre los miembros del
proyecto.
10
Etapas Descripción
Sesión de trabajo
de la fase de
Simulación
Introducción a la sesión de trabajo de simulación de
procesos "AS-IS" explicando los objetivos.
Identificación del escenario en el que se desenvuelve el
proceso.
Asignación de roles a los participantes.
Presentación de elementos y reglas de juego.
Ejecución de la evaluación participativa del proceso.
Retroalimentación
de la etapa de
simulación
Depuración y consolidación de la información en la
plantilla de simulación del proceso
Documentación del
proceso
Profundización de la información obtenida con los actores
llenando la plantilla de post-simulación.
Obtención de los documentos que circulan en el proceso
Obtención de formularios del sistema informático.
Obtención de la normativa asociada al proceso
Digitalización y codificación de los documentos que
circulan en el proceso.
Transcripción de la grabación de la sesión de trabajo
Documentación de la información de la plantilla de
simulación.
Documentación de la información de la plantilla post
simulación.
Elaboración del diagrama ISEA de situación actual del
proceso.
Elaboración del manual
Tabla 2: Etapas de la Fase de Simulación
Tomado de [7]realizado por las autoras
1.3.3.2.2 El resultado de la Fase de Simulación
El resultado obtenido al final de la etapa de simulación es una representación
básica del diagrama de proceso (Ver Figura 4) semejante a un diagrama de
11
procesos modelado con BPMN, el cual se representa usando los elementos de la
Metodología ISEA (Ver Tabla 3).
Proceso de Gestión para la aprobación de trabajos de titulación modalidad Proyecto de Investigación iniciado por el profesor
PR
OF
ES
OR
SE
CR
ET
AR
IAE
XT
ER
NE
SC
OM
ISIO
N U
NID
AD
T
ITU
LA
CIÓ
N
Yo, recibo la solicitud de aprobación de tema.Yo, reviso que todas las secciones de la propuesta del trabajo de titulación estén completas.Yo, entrego la propuesta de trabajo de titulación a la comisión para su evaluación.
Yo, propongo un trabajo de titulación en base a mi proyecto de investigación
Yo, recibo la propuesta de tema.Yo, evalúo la propuesta.Yo, envío la respuesta. Observaciones
realizadasOB
PTT
SA
PTT
Aprobación tema
AT
SAPTT
Yo, reviso los comentarios.Yo, realizo los cambios
Condicionado-Hasta que se apruebe
Yo, recibo toda la documentación y temas temas aprobados.Yo, subo al banco de temas los temas aprobados
PTT AT SABanco de temasBT
OBSA
Solicitud de aprobación de tema del trabajo de titulación de
proyecto de investigación
Formulario de propuesta de trabajo de titulación: proyecto investigación
Figura 4: Diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación-Primer escenario
Realizado por las autoras
Elementos Representación Descripción
Post –it Amarillo
Representa una actividad del
actor del proceso interno.
Post –it Rosa
Representa la intervención de un
actor externo en el proceso.
Flechas de color
Representa el flujo de secuencia
de las actividades del proceso.
Documentos
Representa el documento en el
cual se listan las actividades que
se deben realizar y/o el
documento producido por una
actividad.
Reloj
Representa un evento de tiempo,
desencadena una actividad.
Ciclo
Representa una actividad
repetida.
12
Elementos Representación Descripción
Stop
Representa el final de la
participación de un jugador en el
proceso.
Pellet de color
Representa el uso de un
documento en la actividad.
Tabla 3: Elementos de representación de la Metodología ISEA
Realizado por los autoras
1.3.3.3 Fase de evaluación
El objetivo de la fase de evaluación [4] es identificar las dificultades que se
presentan en el proceso, las mismas que son identificadas durante la simulación.
Además se proponen posibles acciones de mejora.
Esta fase se apoya en las herramientas de calidad, en la que los participantes
utilizan por ejemplo lluvia de ideas para identificar los problemas dentro del proceso
e identificar posibles acciones de mejora, a fin de priorizarlas para la siguiente fase.
1.3.3.3.1 Etapas de la fase de evaluación
A continuación, en la Tabla 4, se detallan las etapas de la fase de evaluación del
proceso:
Etapas Descripción
Planificación de la
fase de evaluación
Elaboración de la agenda de reuniones (dos etapas en una
jornada).
Elaboración de las convocatorias.
Entrega de convocatorias y confirmación de la asistencia
de los actores.
Preparación de la presentación de la fase de evaluación.
Preparación del diagrama ISEA de situación actual del
proceso individual, y un diagrama general del proceso para
que todos los participantes identifiquen las dificultades
consensuadas.
Etapas Descripción
13
Preparación de la plantilla de identificación de dificultades.
Preparación del material y equipo para la reunión.
Realización del ensayo previo de la fase de evaluación
entre los miembros del proyecto.
Sesión de trabajo
de la etapa de
identificación de
dificultades
Recapitulación del proceso de simulación y asignación de
roles.
Validación del diagrama ISEA de situación actual del
proceso.
Introducción a la sesión de trabajo de evaluación del
proceso, explicando los objetivos.
Presentación de elementos y reglas de juego.
Ejecución de la evaluación participativa del proceso (ver
procedimiento de la sesión de trabajo).
Retroalimentación
de la etapa de
evaluación
Depuración y consolidación de la información obtenida
durante la etapa de evaluación.
Documentación del
proceso
Elaboración del diagrama ISEA del proceso validado.
Transcripción de la grabación de la sesión de trabajo.
Verificación de la información de las dificultades
identificadas en el proceso de evaluación con los actores.
Documentar la información de la plantilla de identificación
de dificultades.
Documentar la lista de dificultades consensuadas, de
manera detallada.
Elaboración del manual.
Tabla 4: Etapas de la Fase de Evaluación
Tomado de [7], realizado por las autoras
14
1.3.3.3.2 El resultado de la Fase de Evaluación
El resultado obtenido al final de la Fase de evaluación es el diagrama obtenido en
la fase de simulación pero resaltando las dificultades encontradas por los actores
del proceso de manera individual y posteriormente colectiva (Ver figura 5), lo cual
nos permite realizar una lista de dificultades y una lista de medidas de mejora en
orden de prioridad.
Proceso de Gestión para la aprobación de trabajos de titulación modalidad Proyecto de Investigación iniciado por el profesor
PR
OF
ES
OR
SE
CR
ET
AR
IAE
XT
ER
NE
SC
OM
ISIO
N U
NID
AD
T
ITU
LA
CIÓ
N
Yo, recibo la solicitud de aprobación de tema.Yo, reviso que todas las secciones de la propuesta del trabajo de titulación estén completas.Yo, entrego la propuesta de trabajo de titulación a la comisión para su evaluación.
Yo, propongo un trabajo de titulación en base a mi proyecto de investigación
Yo, recibo la propuesta de tema.Yo, evalúo la propuesta.Yo, envío la respuesta. Observaciones
realizadasOB
PTT
SA
PTT
Aprobación tema
AT
SAPTT
Yo, reviso los comentarios.Yo, realizo los cambios
Condicionado-Hasta que se apruebe
Yo, recibo toda la documentación y temas temas aprobados.Yo, subo al banco de temas los temas aprobados
PTT AT SABanco de temasBT
OBSA
Solicitud de aprobación de tema del trabajo de titulación de
proyecto de investigación
Formulario de propuesta de trabajo de titulación: proyecto investigación
Figura 5: Ejemplo de diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación con identificación de dificultades
Realizado por las autoras
Para obtener las dificultades y las acciones de mejora consensual utilizamos
diagrama de afinidades (Ver Figura 6), además se crean diagramas de relación (Ver
Figura 7) para que los participantes otorguen prioridades a las medidas de mejora.
Por ejemplo, en el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se encontraron las
siguientes dificultades mediante la utilización de la herramienta brainstorming -lluvia
de ideas (Ver 1.4.6.1):
· No hay fecha exacta para que el estudiante pueda conocer el estado en el
que se encuentra su plan.
· Los miembros de la comisión no tienen un plazo de tiempo establecido para
evaluar los planes que ingresan semanalmente.
· La secretaria recepta y archiva manualmente las solicitudes de aprobación
para los planes de trabajos de titulación.
Dificultad
15
· La secretaria archiva los planes de trabajos de titulación manualmente.
· Los estudiantes redactan sus planes de trabajos de titulación en el formato
establecido y entregan personalmente en secretaría.
· La comisión de la Unidad de Titulación no tienen establecidos horarios de
atención para los estudiantes que requieren explicación acerca de las
observaciones realizadas a los respectivos planes.
Por otro lado se realiza el diagrama de afinidades para categorizar las acciones de
mejora sobre las dificultades anteriormente mencionadas:
Figura 6: Ejemplo del diagrama de afinidad del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación (Ver Sección 1.4.6.3)
Realizado por las autoras
Ideas en forma aleatoria Diagrama de afinidad
16
Figura 7: Ejemplo del diagrama de Relaciones del proceso de Trabajos de Titulación (Ver 1.4.6.4)
Realizado por las autoras
Los grupos de acciones de mejora encontrados en el proceso para resolver
problemas, son el punto de partida de la siguiente fase de acuerdo con la jerarquía
obtenida en el diagrama de relación. [3]
La Tabla 5 describe una etapa previa al desarrollo de la fase de mejora:
Etapas Descripción
Sesión de trabajo de la etapa de
propuesta de acciones de mejora
del proceso
Introducción a la sesión de trabajo de
propuesta de acciones de mejora,
explicando los objetivos.
Presentar elementos y reglas de juego.
Ejecución de la mejora participativa (ver
procedimiento de la sesión de trabajo).
Retroalimentación de la etapa de
propuesta de acciones de mejora
Depuración y consolidación de la información
obtenida durante la etapa de propuesta de
acciones de mejora.
Documentación del proceso. Transcripción de la grabación de la sesión de
trabajo.
E= número de entradas. S= número de salidas.
17
Etapas Descripción
Digitalización del diagrama de afinidad de
las acciones de mejora de manera detallada.
Digitalización del diagrama de relaciones de
las acciones de mejora.
Elaboración del manual.
Tabla 5: Etapas de preparación de las acciones de mejora
Tomado de [7], realizado por las autoras.
1.3.3.4 Fase de mejora
El objetivo de la fase de mejora [4] es volver a simular el proceso de acuerdo a las
acciones de mejora propuestas en la fase anterior. Los participantes deben
intercambiar ideas y discutir las posibles consecuencias de la implementación de la
acción propuesta. Las actividades del proceso original se pueden añadir, modificar
o eliminar.
1.3.3.4.1 Etapas de la fase de mejora
A continuación, en la Tabla 6, se detallan las etapas de la fase de mejora del proceso:
Etapas Descripción
Planificación de la fase de
mejoramiento
Preparación de los diagramas ISEA de situación
actual del proceso para cada participante.
Preparación del material y equipo necesario para
la reunión.
Preparación de la plantilla de medición de
impacto de las acciones de mejora sobre las
dificultades para el facilitador.
Realización del ensayo previo entre los miembros
del proyecto.
Sesión de trabajo de la fase
de mejoramiento
Recapitular las dificultades consensuadas y las
acciones de mejora priorizadas.
Introducción a la sesión de trabajo de
mejoramiento del proceso, explicando los
18
Etapas Descripción
objetivos.
Ejecución del mejoramiento del proceso.
Retroalimentación de la etapa
de mejoramiento.
Depuración y consolidación de la información
obtenida durante la etapa de mejoramiento.
Documentación del proceso Transcripción de la grabación de la sesión de
trabajo.
Digitalización de la plantilla de medición de
impacto de las acciones de mejora.
Digitalización del diagrama ISEA del proceso
mejorado.
Elaboración del manual.
Tabla 6: Protocolo de la Fase de Mejora
Realizado por los autoras.
1.3.3.4.2 El resultado de la Fase de Mejora
El resultado de la fase de mejora es una vez más la representación del proceso
pero esta vez de manera óptima (Ver Figura 8). Se proponen varias acciones de
mejora y se logran con un grado de satisfacción ponderada por el nivel de
importancia de las dificultades. A partir de esta representación, la organización
podrá decidir la aplicación o no de las acciones de mejora y luego iniciar la fase de
modelado, ejecución y control estándar.
19
PR
OF
ES
OR
ES
TU
DIA
NT
EE
XT
ER
NO
SE
CR
ET
AR
IA
DE
GR
AD
OYo acepto al/los estudiantes(s) auspiciar el tema
Yo entrego el plan de proyecto integrador al profesor para revisión y firma
Yo realizo plan de proyecto integradorYo contacto al profesor
Yo recibo el plan de proyecto integradorYo evalúo el plan de proyecto integradorYo actualizo al SAEW el estado del plan
Plan de Proyecto Integrador
PPI
Yo reviso el documento.Yo apruebo y firmo el documento
Hasta que esté correcto
Yo realizo solicitud para la aprobación y revisión del plan.Yo entrego el plan completo del proyecto integrador con la solicitud en secretaría (impreso, digital) al correo [email protected]
SRAPIT
Solicitud de revisión y aprobación del plan de proyecto integrador
Yo recibo solicitud y plan del estudianteYo ingreso al saew el plan de Proyecto IntegradorYo genero e imprimo el formulario para el acta de revisión del Plan Proyecto integradorYo entrego la solicitud y plan a comisión de tesis con acta impresa y digital Acta de
revisión del PPIARPPI
SAEWActa de la comisión de trabajo de titulación del SAEWACT
Yo recibo el plan aprobado, la solicitud y el acta de revisión para enviar a la biblioteca de la FIS.
SRAPIT
SRAPITACT
Yo recibo documentos pendientes Yo espero al estudiante para que realice las modificaciones
Espera hasta que se Hasta aprobación n veces
acerque el estudiante SRAPIT
ACT
CE
Criterios de Evaluación
PPI
PPI
ARPPI
ARPPI
ARPPI
CO
MIS
ION
UN
IDA
D
DE
TIT
UL
AC
IÓN
PPI
PPI
Figura 8: Diagrama de mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación
Realizado por las autoras.
1.4 MARCO DE REFERENCIA
En esta sección se detallan definiciones expuestas por varios autores
pertenecientes al estado del arte de este proyecto, tales como: Proceso, Elementos
del proceso, Gestión de Procesos de Negocio o BPM (Business Process
Management) y el Ciclo de vida BPM.
Por otro lado, se menciona las herramientas de calidad que se usan en la fase de
evaluación de la metodología ISEA y las herramientas que se enfocan en la
aplicación y automatización de los procesos (BPMS) e indicaremos la notación que
permite describir los procesos de negocio (BPMN).
1.4.1 PROCESO
Todas las organizaciones requieren planificar y poner en práctica los procesos,
debido a que son la base operativa y aportan valor a las mismas. Existen varias
definiciones de proceso, esto depende del contexto en que se aplique. Por ejemplo,
en las siguientes áreas: científica, financiera, tecnológica, organizacional,
producción industrial, educativa, salud, negocio, etc.
Según la norma ISO 9000:2005: Sistemas de gestión de la calidad- Fundamentos
y Vocabulario define en la cláusula 3.4.1 el concepto de proceso como: “Proceso:
conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
20
transforman elementos de entrada en resultados”. De igual modo, la norma ISO
9001:2000 define: “Un proceso es un conjunto de actividades que utiliza recursos
humanos, materiales y procedimientos para transformar lo que entra al proceso en
un producto de salida”. En [8] , Thomas Davenport indica que un proceso es “Un
conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un producto
especificado, para un cliente o mercado específico”. Además, Oscar Barros en [9]
señala, “Un proceso es un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen
para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio; por lo tanto, toman
una entrada y le agregan valor para producir una salida”. Por otro lado, Jean Noel
Gillot en [10] expone: “Un proceso se caracteriza por un evento de entrada,
entradas seguidas de las actividades que hacen posible la construcción de un
resultado y el resultado final (salida) esperado por el destinatario”. Las definiciones
descritas anteriormente detallan de manera general al proceso, pero es importante
conocer las definiciones del proceso de negocio. Para esto Ould en [11] describe al
proceso de negocio como: “Un conjunto de actividades con propósito, el cual es
ejecutado colaborativamente por un grupo de trabajadores de distintas
especialidades”.
En [12] señala: “Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas
lógicamente, llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido. Cada
proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas”.
Por otro lado, Jean Noel Gillot en [10] dice: “Un proceso de negocio es una
secuencia ordenada de actividades, que procedan en serie o en paralelo, que se
llevan a cabo por personas o aplicaciones (actividad práctica, semiautomáticas o
automáticas) y se anticipan a un resultado esperado”.
De acuerdo a las diferentes definiciones descritas anteriormente se resume a un
proceso como un conjunto de actividades ordenas que al interactuar
simultáneamente transforman los elementos de entrada en productos o resultados.
1.4.2 ELEMENTOS DEL PROCESO
Según la ISO 9001:2000, identifica los siguientes elementos del proceso. (Ver
Figura 9).
21
Figura 9: Elementos del proceso: ISO 9001
Realizado por los autoras
Cada proceso de negocio tiene elementos de entrada, actividades y elementos de
salida. [12]
· Entradas: Son los insumos que ingresan al proceso actual, pueden ser
elementos materiales, recursos humanos, documentos, información, para
producir salidas mediante actividades que agregan valor.
· Actividades: Conjunto de tareas que el usuario realiza para obtener un
resultado utilizando diversas herramientas Suite BPM.
· Salidas: Representan el producto o servicio creado con valor agregado para
la institución que ejecuta el proceso.
· Actores: Son los proveedores y clientes, vinculados al proceso.
Los procesos son importantes y necesitan ser apoyados de una manera sistemática
[13] , por lo tanto BPM ayuda a gestionar y mejorar los procesos de negocio a lo
largo de su ciclo de vida, apoyándose en herramientas que permitan modelar,
integrar, monitorear y analizar el funcionamiento del proceso [10], es decir ofrece
una solución estándar y escalable para la gestión de procesos, crea inteligencia de
negocios en tiempo real y ayuda a las organizaciones a responder con rapidez a
los cambios.
Proveedor
PROCESO
Elemento de entrada Resultado o
Elemento de salida
Personas
Procedimientos
Recursos
Materiales
Cliente
ACTORES
22
1.4.3 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
En [10] Jean Noel Gillot define a BPM como: “Una disciplina que permite alinear
eficientemente una organización con lo que desean y necesitan los clientes. Se
trata de un enfoque de gestión integral que promueve la eficacia empresarial y la
eficiencia (o la excelencia operativa) mientras se lucha por la innovación, la
flexibilidad y la integración con la tecnología”.
La gestión de procesos de negocio requiere un enfoque de acuerdo a cuatro
perspectivas, las cuales permiten tener una visualización de la organización de la
empresa y la forma de administración de la misma.(Ver Figura 10)
Las cuatro perspectivas deben abordarse simultáneamente, estas son: negocios,
procesos, tecnologías de la información y organización. [2]
Figura 10: Perspectivas BPM
Realizado por las autoras
Tomado de: Las cuatro perspectivas de BPM (Guillot, pág. 37) [2]
1.4.4 OBJETIVOS DE BPM (METODOLOGÍA)
Los objetivos de BPM se centran en comprender los problemas que se presentan
dentro de la organización y conocer las razones por las que se llevan a cabo los
procesos.
Los principales objetivos son:
BPM “Business
Process Management”
Negocios
Procesos
Tecnología de Información TI Organización
23
a) Alinear la calidad, es decir satisfacer los requisitos de los clientes y socios a
través de productos y servicios que ofrece la organización.
b) Reducir los plazos de espera, entrega o prestación de nuevos productos o
servicios en el mercado.
c) Disminuir, incluso eliminar ciertas actividades improductivas, con el fin de
optimizar el uso de ciertos recursos, reducir costos y aportar valor agregado.
Los objetivos mencionados anteriormente se centran en la mejora continua de las
organizaciones, apoyándose en el uso continuo de un ciclo de vida, el cual sigue
varias fases que permiten modelar el proceso, partiendo desde los requerimientos
hasta la puesta en producción y mantenimiento.
1.4.5 CICLO DE VIDA TRADICIONAL BPM
En [14], Howard Smith y Peter Fingar introducen por primera vez el concepto de
ciclo de vida, se pueden encontrar diferentes versiones según la visión de cada
autor, pero nos basaremos en el criterio de Jean-Nöel Gillot. Este autor define en
[10] al ciclo de vida como una vista iterativa que permite a los procesos ser
optimizados en ciclos cortos.
El enfoque del ciclo de vida BPM se basa en las cuatro fases propuestas en el ciclo
tradicional de Deming, las cuales son: P (plan), D (Do), C (check), A (act), cuya
secuencia lógica permite la mejora continua de la calidad del proceso [4].
La Figura 11, muestra las fases del ciclo de vida BPM:
Figura 11: Ciclo de vida BPM
Tomado de Jean-Nöel Gillot [10]
Realizado por los autoras
24
a) Diseño y formalización: los procesos son modelados usando herramientas
gráficas para tener un bosquejo del proceso, usando un lenguaje común que
permite la comunicación entre los diferentes actores del proceso.
b) Ejecución del proceso: integra los modelos con las soluciones BPM para
ser ejecutadas.
c) Manejo y Supervisión: permite la implementación del proceso en un
entorno de ejecución real para ser administrado y supervisado.
d) Análisis y optimización: tiene el propósito de analizar los datos recopilados
para identificar las posibles áreas de mejora después de un cierto tiempo de
funcionamiento. [4]
1.4.6 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS
El uso de técnicas y herramientas aporta en gran manera al mejoramiento de los
procesos, debido a que permiten crear mapas de procesos de una manera
ordenada y simple. Por tanto es importante saber qué tipo de problema se pretende
resolver para usar una herramienta apropiada, ya que existen varias que permiten
evaluar, medir, y mejorar la calidad de los procesos [6], definiéndose por calidad al
“grado predecible de uniformidad que proporciona fiabilidad a bajo costo en el
mercado. Hacer las cosas bien desde la primera”, además KAOURO ISHIKAWA
señala, “La calidad no cuesta, es una función integral que toda organización debe
practicar” [15]. Quien diseñó siete herramientas de calidad, las cuales permiten
realizar el análisis de los procesos y actividades, detectar las causas de los
problemas y escoger las respectivas medidas correctivas.
En la fase de evaluación de la metodología ISEA se usan las siguientes
herramientas de calidad con el fin de identificar los problemas del proceso y
proponer acciones de mejora:
1.4.6.1 Brainstorming
También conocida como "lluvia de ideas", Brainstorming es una técnica creativa
para encontrar ideas originales en un grupo, sobre un tema determinado. Además
promueve la creatividad de cada participante, las primeras ideas deben estimular
la aparición de otras provocando el surgimiento de nuevas ideas. [3]
Es posible identificar tres fases: [16]
25
· Organización de la fase: en esta fase se obtienen ideas de otras personas,
no se comentan ni se critican dichas ideas y se involucra a todo el grupo.
· Fase de producción de ideas es donde los participantes piensan y anotan
todas las ideas que tienen.
· Fase de Operación o validación, el facilitador elimina redundancias, las ideas
que están fuera del tema y reúne las ideas por categorías con el grupo.
1.4.6.2 Grupo de enfoque
También conocido como grupo de discusión, es un método cualitativo para la
recopilación de información, es decir es un grupo de discusión semiestructurada
moderada por un facilitador neutral, que tiene como objetivo recoger información
sobre un número limitado de temas definidos de antemano.
El Grupo especializado evalúa las necesidades o expectativas de los
usuarios/clientes, para conocer sus motivaciones, para obtener información de una
manera sistemática y verificable, mejorar los programas existentes, para planificar
acciones, etc. [3] (Ver Tabla 7)
DIAGRAMA ILUSTRATIVO DE LOS PASOS DEL GRUPO DE DISCUSIÓN
Paso 1 Selección de participantes
Paso 2 Diseño de la guía de entrevista
Paso 3 Selección y capacitación de los facilitadores
Paso 4 Curso de la discusión
Paso 5 Análisis y la comunicación de los resultados
Tabla 7: Pasos del grupo de discusión
Realizado por las autoras.
Tomado de: Focus Group (Santórum, pág. 39) [3]
1.4.6.3 Diagrama de afinidad
El diagrama de afinidad [3] (o método KJ (Kawakita Jiro, 1950)) tiene como objetivo
estructurar ideas para destacar su pertenencia a una lógica común, agrupándolas
en función de la relación con diversos problemas.
26
Por ejemplo, el diagrama de afinidad permite formular un problema con la
descripción de los hechos que se manifiestan en el proceso, centrando únicamente
los esfuerzos en problemas que requieran ser resueltos con mayor prioridad.
Esta herramienta se utiliza de la siguiente manera:
· Un facilitador hace una pregunta que permite la reflexión de los participantes.
Por ejemplo: "¿Qué acciones se deben tomar para mejorar las dificultades?”.
· A continuación, cada participante escribe ideas relevantes en los post-its.
· El siguiente paso es validar el contenido de los post-its. El facilitador revisa
cada uno de los post-its para asegurarse de que las ideas se hayan
formulado de manera clara y objetiva. Caso contrario, los colaboradores
deben reescribir los post-its.
· Cuando el conjunto de ideas hayan sido validadas, todos los participantes
se deben reunir alrededor de una mesa para consolidar los post-its por
afinidades considerando las ideas propuestas. Esto se hace intuitivamente,
con todos aquellos que parecen tener algo en común, si surgen
desacuerdos, los participantes pueden hablar hasta llegar a un acuerdo. Es
posible que algunos post-its no puedan ser consolidados.
· El siguiente paso es asignar un nombre a cada grupo de acuerdo a las
afinidades que tienen los post-its. El nombre asignado se colocará en un
post-it de color diferente.
A continuación, la Figura 12 explica en forma general el diagrama de afinidad,
aunque en la figura 5 de la sección 1.3.3.3.2 se representa el uso de esta
herramienta de mejor manera.
27
Figura 12: Ejemplo de diagrama de Afinidades
Realizado por las autoras, [17]
1.4.6.4 Diagrama de relaciones
El diagrama de relaciones se utiliza para resaltar las múltiples relaciones entre los
diferentes elementos, causas y efectos de un sistema, este diagrama se puede
utilizar para determinar las prioridades de un conjunto de acciones para resolver un
problema. Permite analizar las relaciones entre las acciones propuestas, identificar
la causa raíz del problema y el efecto principal de lograr si se implementan medidas.
[3]
Este diagrama se utiliza de la siguiente manera:
1. Una vez que los participantes han desarrollado propuestas de acciones de
mejora usando el diagrama de afinidad, colocan las tarjetas cerca unos de
otros para establecer relaciones.
2. Luego se plantea la siguiente pregunta: "Para la acción B, ¿la acción A es
útil?”. Según la mayoría de las respuestas, el facilitador dibuja una flecha
entre las acciones A y B, si A es útil para B, caso contrario no dibuja.
3. Cuando se haya completado este trabajo, el líder del grupo representa las
flechas de entrada y salida de cada acción. El número de entradas y salidas
de cada acción determina el orden de ejecución de las acciones de mejora.
El orden obtenido es parcial, algunas acciones pueden ser independientes
de las otras.
4. Identificar las acciones más importantes, es decir las que son un punto
importante de partida o de llegada. Por lo tanto, los post-its con flechas llevan
a muchos otros post-its, esto se considerará como acciones o causas
28
fundamentales. Por el contrario, los post-its en los que terminan muchas
flechas serán vistos como los efectos más importantes.
A continuación, la figura 13 explica en forma general el diagrama de relación,
aunque se representó el uso de esta herramienta de mejor manera en la figura 7
de la sección 1.3.3.3.2
Figura 13: Ejemplo de diagrama de Relaciones.
Tomado de: Diagrama de relaciones (Santorum, pág. 40,41) [3]. Realizado por las autoras.
1.4.7 FASE DE AUTOMATIZACIÓN
La automatización de procesos no quiere decir que el proceso esté 100%
automatizado, para realizar esta fase se requiere usar un componente central
llamado motor de ejecución de procesos o process engine.
El process engine es un entorno de desarrollo especializado en procesos, interpreta
el flujo y modelo del proceso, es decir, permite interpretar y ejecutar la lógica de los
procesos, monitorearlos con indicadores en tiempo real llevando un registro de lo
acontecido.
E= número de entradas. S= número de salidas.
29
1.4.7.1 Definición de Suite BPM
Debido a que es difícil encontrar una herramienta universal que supla las
expectativas de uso, es necesario asesorarse para elegir una adecuada
herramienta BPM. [18]
Según Abasolo Azkorra, las BPMS (Business Process Management Suites) son
herramientas que se enfocan en la aplicación y automatización de la gestión por
procesos, entre los beneficios que imparten éstas, se puede mencionar:
automatizar tareas que se realizan manualmente, eliminar tareas que no aporten
valor, optimizar la contribución entre las herramientas y los actores, gestionar la
documentación relacionada a los procesos.
1.4.7.2 Elementos que conforman un BPMS
Un sistema BPMS, está formado por los siguientes elementos: [19] [20]
· Diseñador de procesos: permite el diseño de los procesos de negocio
empleando una simbología propia de BPM.
· Workflow o motor de orquestación: es el encargado de la ejecución de
los procesos de negocio diseñados de manera secuencial, valiéndose para
esto de un lenguaje que el motor entiende BPEL.
· Bussiness activity monitoring: es el servicio encargado de supervisar las
actividades del negocio, que serán empleadas para ser implementada en los
sistemas.
· Creador de formularios: es el encargado de facilitar el diseño de
formularios que permitan la interacción entre el usuario y un determinado
evento del proceso.
· Repositorios: encargados de mantener los componentes y recursos de los
procesos utilizados para el negocio.
· Herramientas de simulación y optimización: servicios que permite emular
la ejecución de un proceso actual, así como mejorarlo.
· Herramientas de análisis y business intelligence: permiten el análisis de
un proceso ejecutado en tiempo real.
· Herramientas de integración o conectores: son los encargados de
integrar la solución propuesta, con los sistemas ya existentes en la empresa.
30
· Motor de reglas de negocio o business rules engine (BRE): servicio
encargado de abstraer las políticas y decisiones sobre un proceso de
negocio. Por ejemplo reglas de soporte, prioridades, precondiciones, etc.
1.4.7.3 Análisis de las principales Suites BPM
La suite de gestión de procesos de negocio posee una amplia gama de
funcionalidades (servicios y herramientas), que facilitan la gestión del ciclo de vida
de los procesos, partiendo desde el modelado (principio) hasta el monitoreo.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) han adoptado una solución de
código abierto para BPMS debido a los bajos costos de adquisición, bajos o nulos
costos de licencia, interoperabilidad, así como también integración y
personalización fácil de implementar, pero las grandes empresas optan por invertir
en BPMS comerciales caros, ya que necesitan mejorar la productividad y eficacia
de sus negocios.
La compañía de análisis e investigación de mercado, Gartner (www.gartner.com),
ha publicado su último Cuadrante Mágico (Ver Figura 14) sobre las mejores
plataformas de Gestión de Procesos de Negocio, que en esta ocasión posiciona a
los proveedores Appian, Pegasystems e IBM dentro del cuadrante de líderes.
Figura 14: Magic Quadrant de Gartner para suites de Business Process Management Marzo 2015
Tomado de: Gartner [21]
31
Las suites que usan las grandes empresas principalmente financieras son: IBM
(Lombardi) y las suites principales de código abierto que usan las PYMES son:
Intalio, Bonita Open Solution, JBoss jBPM, ProcessMaker, Bizagi. [22]
A continuación se describe cada una de las anteriores herramientas:
1.4.7.3.1 IBM BPM
IBM Business Process Manager (BPM) [23] es una plataforma de gestión de
procesos de negocio integral y fácil de utilizar. Incluye herramientas y entornos de
ejecución que ayudan a los propietarios de procesos y los usuarios empresariales
a diseñar, ejecutar, supervisar y optimizar sus procesos de negocio, se comercializa
en tres versiones: Express, Estándar y Advanced. Los dos primeros son
funcionalmente idénticos, si bien la licencia Express tiene limitaciones contractuales
para el tamaño máximo de sus instalaciones. La versión Advanced tiene como una
de sus principales extensiones funcionales la existencia de una plataforma de
integración completa, Websphere Enterprise Service Bus (ESB)2.
La Tabla 8 detalla las principales versiones de IBM Process Management:
Ediciones Descripción
IBM Business Process Management
advanced:
Permite el análisis y la mejora de los
procesos, gracias a la combinación de
la arquitectura orientada a servicios
(SOA), gestión de casos básicos de
procesos y análisis de procesos.
IBM Business Process Management
express:
Proporciona una interfaz intuitiva con
un motor de ejecución de procesos,
supervisión y optimización.
IBM Business Process Management
standard:
Proporciona herramientas y recursos
de ejecución para diseñar, ejecutar,
supervisar y optimizar procesos.
Tabla 8: Principales versiones de IBM BPM
2 Websphere Enterprise Service Bus: permite la integración de aplicaciones rápida y flexible, con un costo reducido a través de las plataformas SOA y BPM.
32
Tomado de: IBM Process Manager [24]Realizado por las autoras
La Figura 15, muestra la arquitectura de IBM Business Process Management es:
Figura 15: Arquitectura de IBM Business Process Management
Tomado de: IBM Business Process Manager Advanced [23]
Principales características de IBM BPM:
· IBM BPM tiene un costo de licencia alto, independientemente de la
versión que se use.
· En relación al costo de licencia esta suite BPM presenta diferentes costos
de acuerdo a la versión a usarse.
· Proporciona licencias académicas a través de convenios estudiantiles.
· Aunque posee componentes desarrollados en Java, es de código
privativo.
· Es compatible con S.O Windows, Linux, AIX, Solaris.
· Permite la conexión especialmente de Base de datos SQLServer, DB2 y
Oracle.
33
· Utiliza la notación BPMN v2.0 como lenguaje de modelamiento de
procesos.
· Permite el desarrollo de aplicaciones por medio del uso de IBM Worklight
y BPMN 2.0.
· El monitor de negocios de IBM, constituye el BAM (Business Activity
Monitoring) el mismo que permite el monitoreo de las actividades de
negocio, por ejemplo proporciona predicciones para que se puedan
tomar decisiones antes de que se presenten problemas.
· Permite la creación de formularios utilizando IBM Process Designer.
1.4.7.3.2 JBoss BPM
Es una plataforma flexible de gestión de procesos de negocio BPM. En JBPM cada
proceso representa un flujo de ejecución, esto se hace a través de un diagrama
gráfico de procesos que permite la comunicación entre usuarios no técnicos y
desarrolladores. [25]
Sus principales características son: [26]
· JBPM es ligero, de código abierto (distribuido bajo licencia Apache).
· El motor de flujo de trabajo fue escrito en Java puro, permite ejecutar
procesos de negocio utilizando la última especificación BPMN 2.0.
· Puede funcionar en cualquier ambiente Java, incrustado en su aplicación
o como un servicio.
· Admite tres lenguajes de procesos diferentes: jPDL3, BPMN 2.0 y
Pageflow.
· Tiene una consola de administración para apoyar la gestión de procesos,
por ejemplo, listas de tareas y gestión de formulario de tareas, y la
presentación de informes.
1.4.7.3.3 Bonitasoft
Es una suite BPM que combina tres módulos principales: [27]
· Bonita Studio: permite al usuario transformar gráficamente los procesos
de negocio mediante el estándar BPMN, planificación de recursos
3 jPDL: lenguaje de definición de proceso propio de jBoss
34
empresariales, además el usuario puede diseñar gráficamente las formas
que se mostrarán con el fin de interactuar con el proceso.
· Bonita BPM Engine o Motor de BPM: El programador puede interactuar
mediante programación de los procesos. Su motor de BPM es una API
Java.
· Bonita Portal: Proporciona a cada usuario final gestionar en una interfaz
parecida a webmail todas las tareas en las que ellos están involucrados.
Sus principales características son las siguientes: [28]
· Está basado en la plataforma de Desarrollo de Eclipse EMF4 por lo que
su core está desarrollado en la plataforma JAVA, y trabaja con el estándar
de la notación de BPM denominada BPMN2.0.
· Permite la fácil personalización de la interfaz.
· Admite establecer las reglas de negocio, es decir, define las condiciones
en las transacciones con tablas de decisión en el diseño de un proceso
complejo.
· Da la posibilidad de escribir scripts fácilmente, con la ayuda y las
capacidades de prueba del editor de gestión de datos.
· Las aplicaciones BPM generadas con Bonita Studio satisfacen los
requerimientos W3C porque usan estándares html, css y JavaScript.
1.4.7.3.4 Intalio
Es una plataforma de código abierto que permite el manejo de procesos, montado
bajo el modelador BPMN STP de Eclipse y el motor Apache ODE BPEL 2.0, los dos
originalmente aportados por Intalio. [27]
Sus principales características son:
· Se compone de dos módulos: Intalio Designer e Intalio Server.
· Puede generar, editar y ejecutar los procesos sin requerir de un
desarrollador técnico para traducir la visión de negocio en código.
4 Eclipse EMF (Eclipse Modeling Framework): es un conjunto de plugins eclipse que se utilizan para modelar datos, por ejemplo: páginas HTML.
35
1.4.7.3.5 ProcessMaker
Es una solución de código abierto muy simple que permite diseñar y automatizar
procesos que utilizan formularios y requieran de decisiones o aprobaciones que
actualmente están siendo tratados por email, hojas excel u otros medios. [29]
Las principales características de process maker son: [27]
· Tiene varios módulos con los que el usuario puede crear mapas de flujo
de trabajo, formas de diseño personalizadas, extracción de datos desde
fuentes externas.
1.4.7.3.6 Bizagi
Bizagi BPM Suite es una solución de Gestión de procesos de negocio (BPM) que
le permite a las organizaciones ejecutar/automatizar procesos o flujos de trabajo
(workflows). [30]
Las principales características de Bizagi son: [31]
· Permite crear y modificar los procesos de forma rápida.
· Los cambios son más flexibles, la escalabilidad es garantizada y la
integración es simple.
· Existe un control en los ambientes de desarrollo, prueba y producción en
donde los cambios que se realizan son identificados por un proceso
automático, facilitando el monitoreo y migración o la exportación del
proceso desde un ambiente a otro.
· Dentro del ciclo de vida, uno de los más importantes es el rastreo y control
de procesos, en donde se identifican las mejoras a implementar.
· Reutiliza los elementos involucrados en el proceso. [31]
1.4.7.4 Definición de criterios de evaluación de las Suites BPM
Para escoger la mejor opción de herramientas BPM que se ajuste a los
requerimientos establecidos para la automatización del Proceso de Gestión de
Trabajos de Titulación es importante analizar algunos criterios que permitan
ponderar de mejor manera la alternativa de Suites BPM más acertada para la
implementación de este proceso. En la Tabla 9 se pueden observar los criterios de
evaluación con sus debidas ponderaciones y justificaciones:
36
CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
PONDERACIÓN JUSTIFICACIÓN
Código abierto 10% Se refiere a si la herramienta a evaluar es
gratuita o propietaria.
Módulos
principales
25% Se refiere a todos los módulos con los que
cuenta la herramienta para las distintas fases
de la ejecución del proceso.
Notación 10% Se refiere a si cuenta o no con la notación
estándar como es BPMN v2.0.
Sistema
Operativo
10% Se refiere a si la suite soporta los diferentes
tipos de sistemas operativos.
Clientes 5% Determina los clientes más importantes a
nivel mundial.
Compatibilidad
con lenguaje
Java
10% Se refiere a si la suite es compatible con
diferentes tecnologías, aplicaciones o
servicios mediante código java.
Bases de
Datos
10% Se refiere a si la suite permite la conexión a
diferentes bases de datos.
Interfaz de
usuario
15% Determina que tan amigable es la interfaz
para modelar procesos en la herramienta.
CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
PONDERACIÓN
JUSTIFICACIÓN
Workflows 5% Se refiere al motor que ejecuta los procesos
de negocio definidos, comúnmente es BPEL.
TOTAL 100%
Tabla 9: Criterios de Evaluación de Alternativas Tecnológicas BPMS
Tomado de [32], realizado por las autoras.
1.4.7.5 Método de evaluación
Para elegir la BPMS adecuada es necesario realizar una evaluación cuantitativa y
cualitativa entre cada una de ellas. Esta ponderación se la realiza de acuerdo al
criterio de las autoras de este proyecto, para esto se establece la valoración de la
siguiente manera:
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39
Después de haber realizado el estudio de las características propias de cada una
de las suites BPM, podemos resumir lo siguiente (Ver Tabla 11):
Tabla 11: Evaluación de las Suites BPMS
Realizado por las autoras
En base a los resultados obtenidos en el estudio de evaluación de las principales
herramientas BPM, se elige la herramienta IBM BPM para la implementación del
proceso de Gestión de Trabajos de Titulación, ya que proporciona un mayor número
de módulos y posee un motor para el monitoreo y seguimiento de los procesos,
además ofrece el consumo de servicios que permiten interactuar e integrar
sistemas externos. Aunque es una herramienta costosa, se pudo obtener una
versión académica sin costo debido a que IBM tiene convenios con la Escuela
Politécnica Nacional, pero esta versión tiene ciertas limitaciones como poner en
producción el proceso.
1.4.8 BPMN (BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION)
BPMN [10] es un modelo de notación que permite describir los procesos de negocio
de manera comprensible para todos, ya sean analistas de negocio o técnicos
calificados. Esto hace que sea posible implementar más fácilmente los procesos.
Fue desarrollado en 2001, pero se publicó por primera vez en 2004.
Un diagrama contiene objetos gráficos que hará posible modelar las actividades de
flujos, relaciones, los datos de los procesos, sus interacciones, etc. Esta
formalización de procesos se ha convertido en algo común para utilizar. El grupo
OMG [33] (Object Management Group) se hizo cargo del mantenimiento y evolución
de la notación BPMN. Es importante entender que no sólo es otra representación
SUITE BPM PUNTUACIÓN FINAL
IBM BPM 88%
jBoss JBPM 68%
BonitaSoft 75%
Bizagi 75%
Intalio 69%
ProcessMaker 60%
40
de los procesos de negocio, sino también un medio para garantizar un buen nivel
de planificación del negocio.
El objetivo de BPMN es unificar o estandarizar en una sola representación las
anotaciones que se utilizaban anteriormente en los procesos. Esta notación brinda
la posibilidad de mezclar los procesos humanos en procesos automatizados con el
fin de reflejar la realidad de los procesos de una empresa.
BPMN contiene los siguientes grupos: actividades (Ver Tabla 12), datos (Ver Tabla
13), contenedores (Ver Tabla 14), compuertas (Ver Tabla 15) y eventos (Ver Tabla
16), cada uno de estos está formado por varios elementos, por ejemplo en las
actividades tenemos:
ACTIVIDADES
Representación Elemento Representación Elemento
Tarea
Envío
Transacción
Recepción
Subproceso
Tarea de
Usuario
Actividad de
Llamada
Tarea Manual
Subproceso
Regla de
Negocio
Ciclo Invocación de
Servicio
41
Instancias
Múltiples en
Paralelo
Ejecución de
Script
Instancias
Múltiples en
Secuencia
Define el orden
de ejecución
entre dos
actividades
Tabla 12: Notación BPMN: Actividades
Tomado de [34], realizado por las autoras
DATOS
Representación Elemento
Dato de Entrada o Input.
Dato de Tipo Objeto
Colección de Objetos de
Datos
Almacén
Mensaje
Tabla 13: Notación BPMN: Datos
Tomado de [34]. Realizado por las autoras
42
CONTENEDORES
Representación Elemento
Contenedores y Compartimentos
Flujo de Mensajes
Orden de intercambio de mensajes
Tabla 14: Notación BPMN: Contenedores
Tomado de [34], realizado por las autoras.
COMPUERTAS
Representación Elemento Representación Elemento
Exclusiva
Punto de
bifurcación
Compleja
Comportamien
to complejo de
convergencia/
bifurcación
43
COMPUERTAS
Representación Elemento Representación Elemento
Basada en
eventos
Compuerta
basada en
eventos
Exclusiva basada en
eventos
(generadora de
instancias)
Ocurrencia
basada en
eventos
Paralela
Punto de
bifurcación
Paralela basada en
eventos
(generadora de
instancias)
Ocurrencia
basada en
eventos
subsecuentes.
Inclusiva
Punto de
bifurcación, al
menos un flujo
es activado.
Tabla 15: Notación BPMN: Compuertas
Tomado de [34], realizado por las autoras
EVENTOS
EVENTOS INICIO INTERMEDIOS FIN Mensaje
Tiempo
Error
44
EVENTOS EVENTOS INICIO INTERMEDIOS FIN
Condicional
Cancelación
Terminación
Tabla 16: Notación BPMN: Eventos
Tomado de [34], realizado por las autoras.
Después de conocer los inconvenientes que el proceso de Gestión de Trabajos de
Titulación presenta dentro de la FIS, fue necesario plantear el uso de una
metodología que ayude a resolver estos problemas, por tanto se escogió a la
Metodología ISEA que consiste en cuatro fases que se aplican en el siguiente
capítulo.
45
CAPÍTULO 2
DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO
En este capítulo analizaremos el estado de la situación actual del proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación en la Facultad de Ingeniería de Sistemas con el
propósito de conocer cómo se realizan las actividades concernientes al proceso. A
través de la identificación de requisitos que consiste en señalar los actores que
intervienen en el proceso, los reglamentos o normativa relacionada al proceso.
También se estudia las características generales del proceso, el diseño, evaluación
y propuesta de mejora del mismo.
2.1 ESTADO DE SITUACIÓN ACTUAL
La Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Escuela Politécnica Nacional fue
creada el 20 de agosto de 1987 con el objetivo de “formar personal capacitado para
la utilización de la información (…) y proporcionar a los estudiantes conocimientos
que les permitan tener una actitud crítica frente a la investigación (…), planteando
soluciones concretas a los problemas del país en el área del conocimiento”. [35]
Dentro de su Plan Estratégico planteado para el período 2014-2017 [35] se detalla
lo siguiente:
· Misión de la FIS
· Visión de la FIS
· Valores y Principios
· Organigrama FIS
· Mapa de Procesos de la FIS
Misión
“La Facultad de Ingeniería de Sistemas es el referente de la Escuela Politécnica
Nacional en el campo de conocimiento y aplicación de las Tecnologías de
Información y Comunicaciones; actualiza en forma continua y pertinente la oferta
académica en los niveles de pregrado y postgrado para lograr una formación de
calidad, ética y solidaria; desarrolla proyectos de investigación, vinculación y
46
proyección social en su área científica y tecnológica para solucionar problemas de
transcendencia para la sociedad”.
Visión
“La Facultad de Ingeniería de Sistemas está presente en posiciones relevantes de
acreditación a nivel nacional e internacional y es referente de la Escuela Politécnica
Nacional en el campo de las Tecnologías de la Escuela Politécnica Nacional. La
Facultad de Ingeniería de Sistemas por su aporte de excelencia en las carreras de
pregrado y postgrado que auspicia, la calidad y cantidad de proyectos de
investigación, vinculación y proyección social que desarrolla y su aporte en la
solución de problemas nacionales a través del uso intensivo y extensivo de la
ciencia y la tecnología”.
Valores y Principios
La FIS adopta y acepta los valores y principios institucionales de la Escuela
Politécnica Nacional; cuyos valores son honestidad, respeto hacia sí mismo y hacia
los demás, verdad y compromiso con la institución; y sus principios promueven la
libertad de pensamiento, expresión y culto de todos sus integrantes, estimulan el
respeto de los valores inherentes de cada uno y acoge el principio de rendición de
cuentas a la sociedad.
Organigrama FIS
La Facultad de Ingeniería en Sistemas se estructura de la siguiente manera: (Ver
Fig. 16).
47
Figura 16: Organigrama FIS [36]
Realizado por las autoras
Mapa de Procesos de la FIS
En el Plan Estratégico de la FIS se encuentra el mapa de procesos internos (Ver
Figura 17) que consta de tres categorías: procesos gobernantes, proceso
principales y procesos de apoyo.
· Procesos gobernantes: son una guía en la gestión institucional debido a
que se relacionan con la implantación y seguimiento de políticas, estrategias
y objetivos que permitan lograr metas establecidas por la FIS.
· Procesos principales: generan y producen servicios que permiten cumplir
con la misión y objetivos planteados por la institución. Se basan en formar
profesionales con un elevado nivel académico, promueven las actividades
relacionadas con la investigación.
· Procesos de apoyo: aportan recursos necesarios para el desarrollo de los
procesos gobernantes y principales fortaleciendo la gestión institucional.
CONSEJO DE FACULTAD
DECANATO
SUBDECANATO
CONSEJO DE DEPARTAMENTO DICC
DEPARTAMENTO DICC
LABORATORIOS
48
Mapa de Procesos Internos
Facultad de Ingeniería de Sistemas de la EPN
Figura 17: Mapa de Procesos internos de la FIS
Tomado de [35]. Realizado por las autoras.
En el Mapa de Procesos Internos de la FIS, el proceso de Gestión de Trabajos de
Titulación se encuentra dentro de Gestión de Estudiantes como parte de los
procesos de apoyo, siendo importante para la gestión institucional.
Este proceso se encuentra en un período de transición debido a nuevas
disposiciones legales en el Reglamento de Régimen Académico emitidas por el
Consejo de Educación Superior el 6 de junio de 2015, en el que se estipulan nuevas
modalidades de Titulación (Ver Art. 21, Cap. 3, Título II) que deben ser adoptadas
por las Instituciones Superiores; por dicha razón la Facultad de Ingeniería de
Sistemas adoptó como Trabajos de Titulación los siguientes: Proyecto de
investigación y Proyecto integrador para pregrado mientras que Artículo Académico
y Proyecto de investigación para postgrado, sustituyendo al Proyecto de Titulación
en pregrado y Tesis de grado en postgrado, respectivamente. Además, los
PROCESOS PRINCIPALES
PROCESOS GOBERNANTES
PROCESOS DE APOYO
De Dirección De Planificación
Académica
Docencia Investigación Vinculación y Proyección
Social
Gestión de Talento Humano
Gestión Administrativa
Gestión de estudiantes
49
estudiantes de pregrado y postgrado pueden dar un examen de carácter
complexivo en lugar de realizar un Trabajo de Titulación.
Por esta razón el tema del presente documento es “Propuesta de automatización y
mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación”, sin tomar en cuenta al
examen de carácter complexivo ya que no corresponde a un tipo de Trabajo de
Titulación. (Ver Art. 21, Cap. 3, Título II del Reglamento de Régimen Académico)
[37]
Conforme se señala en el capítulo 1, para el estudio del proceso indicado se seguirá
el ciclo propuesto por la metodología ISEA, estudiado en las subsecciones 2.2, 2.5,
2.6. A continuación se desarrolla la primera fase de la metodología en la que se
podrá obtener los requisitos del proceso y evidenciar su estado actual.
2.2 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DEL PROCESO
La identificación de requisitos del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de
la FIS permite identificar y establecer el objetivo del proceso, definir quién es el
responsable o propietario del proceso, cuándo y quién inicia el proceso y su fin,
identificar los actores del mismo, recopilar la información relacionada por el
proceso. Esta fase se la realiza mediante entrevistas a los actores que intervienen
en el proceso, que son:
· Miembros de la Comisión de Trabajos de Titulación: MSc. Carlos
Anchundia, PhD. Marco Benalcázar, MSc. Patricio Zambrano.
· Secretaria de Grados: Srta. Sandra Bermeo
· Profesor: PhD. Marco Santórum G.
· Estudiante: Carmen Aguilar
· Jefe de Departamento: Ing. Bolívar Palán
A continuación se detallan las entrevistas realizadas a los actores del proceso:
50
ENTREVISTA A LA COMISIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN DE LA FACULTAD DE SISTEMAS.
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:
ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL
FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA: 1
Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 3-12-2015 Entrevistado : Marco Benalcázar Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Proceso para la entrega y aprobación de tema de proyectos de investigación-proyectos integradores. ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Establecer actores y actividades que intervienen en la entrega de un tema de proyecto de investigación-proyecto integrador Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? El propietario del proceso es la Facultad ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando un profesor desea presentar un tema de proyecto de investigación Entonces, ¿quién inicia el proceso? Profesor que desea presentar un tema de proyecto de investigación. ¿Y cuándo termina? Cuando el profesor recibe una respuesta (aceptado o rechazado) de su propuesta de tema ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Revisa, aprueba o rechaza un tema Comisión de Unidad de Titulación Presenta o genera una propuesta Profesor-Profesor Recepta propuestas de temas y los pasa Jefe de Departamento a la comisión de Unidad de Titulación Ordena la subida de los temas aprobados
51
al catálogo de temas de investigación ¿Qué documentos se requieren para el proceso? Propuesta de tema de proyecto de investigación-documento que acredite la existencia de un proyecto de investigación aprobado-memorando ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? De Proyecto de investigación aprobado o notificación de rechazo ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? Si, Reglamento de Proyectos de Investigación y Proyecto integrador de la Facultad, y Reglamento de régimen académico CES ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sin respuesta________________________________________ ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si- la aprobación de un tema permite iniciar el proceso de revisión de un plan de proyecto de investigación para un estudiante. ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? No existe actualmente en la facultad Actividades del proceso:
· Entrega de la propuesta de tema por el proponente jefe del DICC · Entrega de la propuesta por el Jefe de DICC a la Comisión de la Unidad de
Titulación · Revisión de la propuesta por la Comisión de la Unidad de Titulación · Aprobación-Pendiente- Rechazo de la propuesta
· Notificación del resultado a jefe del DICC · Notificación del resultado por el Jefe del DICC al proponente
· Si el resultado es aprobado el Jefe del DICC solicita subir el tema aprobado al catálogo de temas
Observaciones: _______________________________________________________
Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia Firma: _____________________________
52
ENTREVISTA A LA SECRETARIA DE GRADOS DE LA FACULTAD
DE SISTEMAS.
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:
ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL
FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA:
Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 3-12-2015 Entrevistado : Sra. Sandra Bermeo Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Unidad de Titulación-Proceso graduados ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Graduar rápidamente a los estudiantes Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Sin respuesta_________________________________
¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el estudiante presenta su Proyecto de Titulación Entonces, ¿quién inicia el proceso? Estudiante ¿Y cuándo termina? En la investidura de su grado ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Presentación Formularios Secretaria, Profesor, SAEW, Comisión de Tesis
53
¿Qué documentos se requieren para el proceso? Formulario de la EPN, solicitud ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Formulario aprobado, acta ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? Reglamento del sistema de estudios de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sí, cumplir más del 80% de créditos para presentar el Proyecto-Seguir reglamento del sistema de estudios. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? Saew Actividades del proceso: 1. Inicia cuando el profesor propone un tema de trabajo de titulación y envía a la Comisión de Unidad de Titulación para ser evaluado. 2. Si el estudiante toma el tema propuesto entonces debe completar para que el plan de trabajo de titulación sea evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación. 3.
Observaciones_________________________________________________________
____________
Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia Firma: _____________________________
54
ENTREVISTA AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE LA FACULTAD
DE SISTEMAS.
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:
ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL
FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA: 54
Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 4-12-2015 Entrevistado : Miriam Nicolalde Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Sin respuesta___________________________________________________________ ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Crear un banco de temas de proyectos de titulación para los estudiantes Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Jefe del departamento DICC ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el profesor presenta una propuesta de temas de proyecto de titulación Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor ¿Y cuándo termina? Cuando se publica en la página web de la FIS ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores
55
Proponente del tema Profesor Receptor del tema Secretaria Validación del tema Consejo de Departamento Aprobación del tema Comisión de tesis Publicación en página web Encargado de página web ¿Qué documentos se requieren para el proceso? Formularios, memorandos ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Publicación en la página web de la FIS ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? No ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? SI ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? No Actividades del proceso: Proponente del tema Receptor del tema Validación del tema Aprobación del tema Publicación en página web
Observaciones
______________________________________________________________________ Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia
56
ENTREVISTA A UN ESTUDIANTE DE LA FACULTAD DE
SISTEMAS.
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:
ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL
FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA: 56
Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 6-10-2015 Entrevistado : Damaris Tarapues Entrevistador : Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Gestión de trabajos de titulación modalidad proyecto de investigación ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? El plan de proyecto de investigación presentado se apruebe con el fin de empezar a hacer el trabajo de titulación. Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Pienso que es la comisión de la Unidad de Titulación ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el profesor tiene una propuesta de proyecto de investigación. Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor ¿Y cuándo termina? Cuando el plan de proyecto de investigación ha sido aprobado ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Estudiante Carmen Aguilar Profesor Marco Santórum
57
Comisión de Unidad de Titulación Marco Benalcázar, Carlos Anchundia, Patricio
Zambrano Secretaria de decanato Sandra Bermeo ¿Qué documentos se requieren para el proceso? La solicitud de aprobación y el plan de proyecto de investigación ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Plan de Trabajo de Titulación aprobado ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? El reglamento de régimen académico y el instructivo de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? El estudiante debe haber egresado o tener aprobado más del 80% de créditos de la carrera. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si, el proceso de graduación ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? El saew, tal vez Actividades del proceso: Yo escojo un tema del banco de temas propuestos en el catálogo de la FIS. Luego yo me contacto con el profesor para que me asigne ese tema Después yo completo el plan de proyecto de investigación en base al formato publicado en el portal de la FIS Luego le presento al profesor para que me revise y firme el plan. A continuación le entrego a la secretaria la solicitud y el plan Espero que me notifiquen si el plan fue aprobado o no. ¿Cree Ud. Que el proceso para la aprobación del plan de proyecto de investigación
es igual al proceso para la aprobación del plan de proyecto integrador? Sí, porque el
formato publicado en el portal de la FIS es un solo documento tanto para el proyecto
integrador como para el proyecto de investigación ya que existe una opción “Tipo de trabajo
de titulación”.
Observaciones
Este proceso se parece al mismo proceso que se llevaba a cabo anteriormente para la
aprobación del plan conocido como proyecto de titulación o tesis de grado.
58
ENTREVISTA A UN PROFESOR DE LA FACULTAD DE SISTEMAS
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:
ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL
FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA:
Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 6-10-2015 Entrevistado : Marco Santórum Entrevistador : Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Gestión de Trabajos de Titulación ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Aprobar los trabajos de titulación para que el estudiante desarrolle su proyecto, ya sea proyecto integrador o proyecto de titulación. Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? La Comisión de la Unidad de Titulación, ya que es la encargada de evaluar los temas y planes de trabajos de titulación. ¿Cuándo inicia el proceso? Inicia cuando un profesor propone un tema de trabajo de titulación (proyecto integrador o proyecto de investigación) o cuando un estudiante propone un proyecto integrador. Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor o un estudiante de la FIS. ¿Y cuándo termina? Termina cuando es aprobado el tema de trabajo de titulación propuesto por el profesor o también puede concluir cuando el plan de trabajo de titulación (proyecto integrador) completo o propuesto por el estudiante es aprobado. ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Estudiante Carmen Aguilar
59
Profesor Marco Santórum Comisión de Unidad de Titulación Marco Benalcázar, Carlos Anchundia, Patricio
Zambrano Secretaria de decanato Sandra Bermeo ¿Qué documentos se requieren para el proceso? La solicitud de aprobación y el plan de proyecto de investigación, memorandos ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Temas de trabajos de Trabajos de Titulación aprobados y publicados en la página web de la FIS Plan de Trabajo de Titulación aprobado ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? El reglamento de régimen académico y el instructivo de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sí, cumplir más del 80% de créditos para presentar el Proyecto-Seguir reglamento del sistema de estudios. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Sí, permite iniciar el proceso de graduación cuando el estudiante concluye el desarrollo del proyecto. ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? El saew. Actividades del proceso: El proceso inicia cuando un profesor propone un tema de Proyecto de investigación o Proyecto integrador, el mismo que debe ser aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación, y una vez aprobado se publica en el portal de la Facultad de Sistemas. También puede ser iniciado por un estudiante, quien puede tomar un tema aprobado del catálogo de temas o proponer un tema de trabajo de investigación. Ya sea que proponga o tome uno del catálogo éste debe ser aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación.
Observaciones
Entrevista realizada por: _____________________________ Firma: _____________________________
60
RESUMEN DE LAS ENTREVISTAS
Una vez realizadas las entrevistas se pudo notar que las respuestas no coincidieron
en su mayoría, ya que las preguntas fueron abiertas, por ejemplo, en las siguientes:
Para la pregunta 3: Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso?,
las respuestas fueron:
· La facultad
· Sin respuesta
· Jefe de departamento
· Comisión de la Unidad de Titulación
Debido a que los entrevistados tuvieron criterios diferentes, no se pudo determinar
específicamente quien es el responsable de este proceso. Por lo tanto, las autoras
de este proyecto consideran que el responsable del proceso es la Comisión de la
Unidad de Titulación, ya que son los que evalúan los planes de Trabajos de
Titulación.
Por otro lado, los entrevistados identificaron varios roles y actores del proceso, que
son: Profesor, Estudiante, Comisión de la Unidad de titulación, Secretaria de
Grados, Jefe de Departamento. Además, éstos determinaron los documentos que
se usan en este proceso, por ejemplo: el nuevo formato de Plan de Trabajo de
Titulación, memorando, solicitudes de aprobación y actas del SAEw.
Aunque debido a cambios en la normativa que rige al proceso no tienen claro
algunas actividades. Por lo tanto, es necesario formalizar el nuevo proceso
mediante un manual que permita describir de manera pormenorizada cómo se
ejecuta cada una de las actividades que los actores del proceso deben realizar,
pero antes de realizar dicho manual es importante conocer la normativa que se
relaciona con este proceso.
61
2.3 NORMATIVA VIGENTE
Todo proceso de negocio se fundamenta en leyes, reglamentos y normativas. Por
esta razón a continuación se estudia la Constitución de la República del Ecuador
[38], Ley Orgánica de Educación Superior [39], Reglamento de Régimen académico
Codificado [40] y estatuto y reglamento de la EPN relacionados al proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación de la FIS [41].
2.3.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
La Constitución de la República del Ecuador [38], elaborada por la Asamblea
Nacional de la República del Ecuador el 20 de octubre del 2008, establece la
educación superior como un derecho de las personas a través los siguientes
artículos descritos en la Tabla 17:
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
La educación como un derecho
“La educación es un derecho de las personas a lo
largo de su vida y un deber ineludible e inexcusable
del Estado (…).”
Ver Art. 26.
Título II
Cap. 2
Sección 5
Finalidad del sistema de educación superior
“El sistema de educación superior tiene como
finalidad la formación académica y profesional con
visión científica y humanista; la investigación
científica y tecnológica.”
Ver Art. 350.
Título VII
Cap.1
Sección 1
Principios del sistema de educación superior
“Se regirá por los principios de autonomía
responsable,(…) igualdad de oportunidades (…) para
la producción del pensamiento y conocimiento”
Ver Art. 351.
Título VII
Cap.1
Sección 1
Instituciones del sistema de educación superior
“El sistema de educación superior estará integrado
por universidades y escuelas politécnicas”.
Ver
Art. 352
Título VII
Cap.1 Sección
1
Tabla 17: Análisis de la Constitución del Ecuador referentes a la Educación Superior
Tomado de [38], realizado por las autoras
62
De acuerdo a la Primera Disposición Transitoria de la Constitución de la República
del Ecuador [42], establece que el órgano legislativo debe expedir leyes que
permitan la organización, regulación y control del Estado, entre ellas se expide la
Ley Orgánica de Educación Superior.
2.3.2 LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
La Ley Orgánica de Educación Superior [39], aprobada el 12 de octubre del 2010,
por la Asamblea Nacional, garantiza el derecho a la educación superior de calidad,
contribuye a la formación de profesionales y académicos con capacidades y
conocimientos que permitan la transformación de la sociedad, apoya el derecho de
las y los estudiantes a la educación superior. Además establece los organismos
reguladores que rigen el sistema de educación superior. Y señala la igualdad de
oportunidades que tienen los y las estudiantes en el ingreso, permanencia,
movilidad y egreso del sistema, permitiéndole a las Escuelas Politécnicas expedir
títulos de tercer nivel.
A continuación, en la Tabla 18, se citan los artículos concernientes al proceso en
estudio donde se fundamenta lo antes mencionado:
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Derecho a egresar y titularse:
“Son derechos de los y las estudiantes: (…) egresar y
titularse (…) “.
Ver Art. 5
Título I
Cap. 2.
Apartado a
Organismos que rigen al sistema de educación superior:
“El Consejo de Educación Superior (CES) y El Consejo
de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la
calidad de la Educación Superior (CEAACES)”.
Ver Art. 15
Título I
Cap. 3
Apartados
a, b
Principio de Igualdad de Oportunidades:
“Garantizar a todos los actores del Sistema de Educación
Superior las mismas posibilidades en el acceso,
permanencia, movilidad y egreso del sistema”.
Ver Art 71
Título IV
Cap.1
Requisitos para que el estudiante apruebe una carrera: Ver Art 84
Título IV
63
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
“Los requisitos de carácter académico y disciplinario
necesarios para la aprobación de cursos y carreras,
constarán en el Reglamento de Régimen Académico”.
Cap. 2
Instituciones que expiden títulos de tercer nivel:
“Sólo podrán expedir títulos de tercer nivel las
universidades y escuelas politécnicas”.
Ver Art. 118
Título VII
Cap.2
Apartado b
Organismo que regula los títulos y grados académicos:
“El Consejo de Educación Superior aprobará el
Reglamento de Régimen Académico que regule los
títulos y grados académicos”.
Ver Art. 123
Título VII
Cap. 2
Sección II
Nomenclatura de títulos:
“El Consejo de Educación Superior unificará (…) las
nomenclaturas de los títulos que expidan las IES en base
a un Reglamento aprobado por el Consejo de
Educación Superior.”
Ver Art. 130
Título VII
Cap. 2
Sección II
Definición del Consejo de Educación Superior
“El Consejo de Educación Superior es el organismo de
derecho público (…) tiene por objetivo la planificación,
regulación y coordinación interna del Sistema de
Educación Superior, (…)”.
Ver Art 166
Título IX
Cap.2
Sección I
Tabla 18: Análisis de la Ley Orgánica de Educación Superior
Realizado por las autoras.
La Ley Orgánica de Educación Superior, dispone que sea deber del Consejo de
Educación Superior “(…) aprobar los Reglamentos de Régimen Académico y
Títulos, y de Régimen de Posgrado; y de las distintas modalidades de estudio”.
Por esta razón lo citamos a continuación:
64
2.3.3 REGLAMENTO DEL RÉGIMEN ACADÉMICO CODIFICADO-CONSEJO
DE EDUCACIÓN SUPERIOR
El Reglamento de Régimen Académico [40], fue aprobado el 21 de noviembre de
2013 por el Pleno del Consejo de Educación Superior, y reformado por última vez
el 6 de junio de 2015 respectivamente”.
El Art. 1 del Reglamento de Régimen Académico dice, “El presente reglamento se
aplica a las instituciones de educación superior pública y particular. Universidades,
Escuelas Politécnicas, cuyo objetivo es regular y orientar el quehacer académico
de las instituciones de Educación Superior (IES) en sus diversos niveles de
formación”.
Además define la unidad de organización curricular en las carreras de grado
resaltando a la unidad de titulación como la opción implementada para que el
estudiante pueda titularse dentro de los plazos establecidos en este reglamento.
A continuación, en la Tabla 19, se respalda lo antes mencionado con los siguientes
artículos:
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Niveles de formación del sistema de educación superior:
“El sistema de educación superior se organiza a partir de
los siguientes niveles de formación: (…) Educación
superior de grado o de tercer nivel.”
Ver Art. 5.
Título II
Cap. 1
Apartado c, d
Tipos de carreras de la educación superior de grado o de
tercer nivel:
“Este nivel de formación se organiza mediante carreras
que podrán ser de los siguientes tipos: (…). b)
Ingenierías, (…)”.
Ver Art. 8.
Título II
Cap. I
Apartado b
Definición de la Unidad de Titulación:
La Unidad de Titulación es “la unidad curricular que
incluye las asignaturas, cursos o sus equivalentes, que
permiten la validación académica de los conocimientos
(…)”.
Ver Art. 21
Título II
Cap. 3
Numeral 3
65
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Resultados finales de la Unidad de Titulación:
“(…) trabajo de titulación, y (…) examen de grado de
carácter complexivo”.
Ver Art. 21
Título II
Cap. 3
Tipos de trabajo de titulación:
“Se consideran trabajos de titulación en la Educación
Superior de grado a los siguientes: examen de grado o de
fin de carrera, proyectos de investigación, proyectos
integradores, ensayos o artículos académicos,
etnografías, sistematización de experiencias prácticas de
investigación y/o intervención, análisis de casos, estudios
comparados, propuestas metodológicas, propuestas
tecnológicas, productos o presentaciones artísticas,
dispositivos tecnológicos, modelos de negocios,
emprendimientos, proyectos técnicos, trabajos
experimentales, entre otros de similar nivel de
complejidad”.
Ver Art. 21
Título II
Cap. 3
Numeral 3
Descripción del examen complexivo:
“El examen de grado deberá ser de carácter complexivo,
(…) con el mismo nivel de complejidad, (…) que el exigido
en las diversas formas del trabajo de titulación (…) “.
Ver Art. 21
Título II
Cap. 3
Numeral 3
· Prórrogas para la Aprobación del trabajo de titulación
“(…) no excederá el equivalente a dos períodos
académicos ordinarios (…)”, la misma que no requerirá
del pago de nueva matrícula, arancel, tasa, ni valor similar
(…)”.
· Prórroga para la aprobación del trabajo de titulación con
costo
“(…) tendrá, por una única vez, un plazo adicional de un
período académico ordinario (…)”, deberá realizar un
pago de conformidad con lo establecido en el Reglamento
de Aranceles (…)”.
Ver Tercera
Disposición
General
Primero y
Segundo
inciso.
66
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Caso en que el estudiante no concluyó el trabajo de
titulación en el plazo entre 18 meses y 10 años contados
desde que egresa.
“(…), deberá tomar los cursos, asignaturas o
equivalentes para la actualización de conocimientos,
pagando el valor establecido en el Reglamento de
Aranceles para las lES (…).
Adicionalmente, deberá rendir y aprobar una evaluación
de conocimientos actualizados para las asignaturas, (…),
así como culminar y aprobar el trabajo de titulación o
aprobar el correspondiente examen de grado de carácter
complexivo, el que deberá ser distinto al examen de
actualización de conocimientos”.
Ver Cuarta
Disposición
General
Asignación del tutor
“Las lES deben garantizar el nombramiento inmediato del
director o tutor del trabajo de titulación, una vez que el
estudiante lo solicite, (…)”.
Ver Sexta
Disposición
General
Estudiante que no apruebe el examen complexivo.
“Tendrá derecho a rendir, por una sola vez, un examen
complexivo de gracia”.
Ver Décimo
Séptima
Disposición
General.
Plazo para implementar la Unidad de Titulación.
“Las lES tienen un plazo máximo de 18 meses para
organizar e implementar una unidad de titulación especial
para todas las carreras y programas vigentes o no
vigentes habilitados para el registro de títulos”.
Esta unidad, además de un examen complexivo de grado
contemplará. al menos, una opción de trabajo de
titulación, de aquellas contempladas en el Reglamento
del Régimen Académico (Ver Art. 21,Cap. 3,Numeral 3).
Ver Quinta
Disposición
Transitoria
67
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Opciones para implementar la Unidad de Titulación
“Además de un examen complexivo de grado
contemplará, al menos, una opción de trabajo de
titulación, de aquellas contempladas en el Reglamento
del Régimen Académico (…).
Ver Quinta
Disposición
Transitoria
Normas para la titulación:
Caso 1: Quienes finalizaron sus estudios a partir del 21
de noviembre del 2008:
“Podrán titularse bajo las modalidades que actualmente
ofertan las lES, en el plazo máximo de 18 meses a partir
de la vigencia del presente Reglamento, (…).”
Caso 2: Quienes iniciaron la tesis o trabajo de titulación
hasta el 31 de enero del 2015.
“Podrán solicitar una prórroga adicional de tres meses
para la presentación final de su trabajo. Las lES deberán
garantizar las condiciones para el cumplimiento de esta
disposición”.
Caso 3: Quienes hayan finalizado sus estudios antes de
21 de noviembre de 2008.
“Deberán aprobar en la misma lES un examen
complexivo o de grado”.
Ver Quinta
Disposición
Transitoria
Tabla 19: Análisis del Reglamento de Régimen Académico
Realizado por las autoras
De acuerdo al Art. 355 de la Constitución de La República del Ecuador [38] se
reconoce a las universidades y escuelas politécnicas su autonomía académica,
administrativa financiera y orgánica. Apoyándose en la Disposición Transitoria
Décimo Séptima de la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) [39], señala
que: “Las Universidades y Escuelas Politécnicas en un plazo de 180 días
reformarán sus estatutos para adecuarlos a la presente Ley. Reforma que deberá
ser revisada y aprobada por el Consejo de Educación Superior.” Por lo tanto, la
Escuela Politécnica Nacional se regirá a estos artículos para presentar el Estatuto
Institucional.
68
El Estatuto de la Escuela Politécnica Nacional [41] en el Art. 2 dice “La Escuela
Politécnica Nacional tiene la facultad dentro del marco institucional y legal, de
expedir sus normas jurídicas propias, consistentes en su Estatuto, reglamentos, e
instructivos, a través de acuerdos y resoluciones emanadas por la autoridad
competente”. Por esta razón expide el Reglamento de Sistemas de Estudios de las
Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional.
[43]
2.3.4 REGLAMENTO DE SISTEMAS DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS DE
FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO DE LA ESCUELA
POLITÉCNICA NACIONAL
Este reglamento fue aprobado el 26 de Noviembre del 2013 en segunda discusión
por Consejo Politécnico cuyo fin es “que sus graduados posean una educación
integral (…)”. Además indica que el estudiante debe aprobar la malla curricular de
la carrera y cumplir los requisitos establecidos en el reglamento mencionado, para
obtener un título en ingeniería.
A continuación, en la Tabla 20, se detallan los artículos que respaldan el sistema
de estudios de la Escuela Politécnica Nacional:
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
· Entrega de títulos otorgados por la EPN
“otorga los títulos profesionales politécnicos en ingeniería
y ciencias, (…) y Magister (…)”.
Ver Art. 3
Título I
Capítulo 2
· Requisitos para optar por un título:
“Para optar por un título en ingeniería o ciencias, (…) el
estudiante debe aprobar completamente la malla curricular
de la carrera y demás requisitos aprobados por el Consejo
Académico”.
Ver Art. 22
Título III
Capítulo 2
· Requisito para acceder a la formación de postgrado:
“(…) deben poseer título profesional de tercer nivel y
satisfacer los requerimientos establecidos en el programa
de postgrado (…)”
Ver Art. 34
Título IV
Tabla 20: Análisis del Reglamento de Sistemas de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional. Realizado por las autoras.
69
Después de haber completado la malla curricular de la carrera, el estudiante debía
realizar un proyecto de titulación o tesis de grado para pregrado y posgrado,
respectivamente, con el fin de obtener un título académico [43], pero ahora debe
acogerse a la nueva Unidad de Titulación mencionada en el Reglamento de
Régimen Académico [37], la misma que debe ser implementada en cada Institución
Superior. Por tal motivo, la Escuela Politécnica Nacional cumpliendo con la
ordenanza de implementar dicha unidad, elabora el siguiente instructivo:
2.3.5 INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA UNIDAD DE
TITULACIÓN EN LAS CARRERAS Y PROGRAMAS VIGENTES DE LA
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL.
El presente instructivo [44] fue aprobado por el Consejo de Docencia de la EPN, el
29 de abril de 2015, a su vez fue enviado al CES para cumplir con la Disposición
Transitoria Quinta del Reglamento de Régimen Académico, el mismo que fue
aprobado el 7 de mayo del 2015.
Este instructivo [44] señala dos tipos de unidad de titulación, una para las carreras
de tecnologías superiores y de grado y la otra para los programas de postgrado, los
cuales se basan en el desarrollo de un trabajo de titulación o la aprobación de un
examen complexivo.
A continuación, en la Tabla 21, se detallan los artículos que describen la nueva
modalidad de trabajos de titulación:
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Requisitos y opciones de la unidad de titulación:
“(…) el estudiante que haya aprobado el 80 % o más, de
las horas de las asignaturas de la carrera o programa,
podrá seleccionar la Unidad de Titulación con una de las
siguientes opciones de titulación: examen de grado o
Trabajo de Titulación.”
Art 8
Cap. I
Características del trabajo de titulación con base en el
perfil de egreso para cada carrera.
Ver Art 10
Cap. III
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
70
(…) debe ser una propuesta innovadora, (…)
correspondencia con los aprendizajes adquiridos (…)”
proceso de investigación (…)”
Tipos de trabajos de titulación.
“(…) para definir los trabajos de titulación: proyecto de
investigación, proyecto integrador (…)”.
Ver Art 11
Cap. III
Características del examen complexivo.
“El examen de titulación de carácter complexivo de grado
deberá ser articulado al perfil de egreso de la carrera, (…)
el examen de titulación de carácter complexivo de
posgrado son evaluaciones teóricas y/o prácticas”.
Ver Art 12
Cap. IV
Asignación de comisión al trabajo de titulación.
“El Consejo de Facultad designará una comisión
permanente de trabajo de titulación (…)”.
Ver Art 23
Cap. VII
Aprobación del plan del trabajo de titulación.
El estudiante debe realizar un plan de trabajo de titulación,
el cual debe ser “aprobado por parte de la Comisión
Permanente (…)”.
Ver Art 24
Cap. VII
Tabla 21: Análisis de la Unidad de Titulación en las carreras y programas vigentes de la Escuela Politécnica Nacional
Realizado por las autoras
El Art 10, Cap. III del Instructivo de la Unidad de Titulación de la EPN, indica que
cada carrera o programa debe definir los Trabajos de titulación, por esta razón, la
Facultad de Ingeniería de Sistemas selecciona de los distintos tipos de trabajos de
titulación establecidos en el Art. 11, Cap. III del Instructivo de la Unidad de titulación,
al proyecto de investigación, proyecto integrador.
Además, se acoge al Art. 12, Cap. 4 de los exámenes de titulación de carácter
complexivo para grado y posgrado, es decir adoptamos la nueva modalidad de
titulación dejando atrás al proyecto de titulación y tesis de grado. Por lo tanto los
siguientes artículos del Instructivo de la Unidad de Titulación (Ver Tabla 22) definen
los trabajos de titulación y examen complexivo que la Facultad de Sistemas ha
escogido:
71
DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS
Definición del proyecto de investigación.
“El proyecto de investigación es un procedimiento
científico (…), para generar conocimientos o dar soluciones
a problemas puntuales, empleando las diferentes formas
de investigación”.
Ver Art 11
Cap. III
Definición del proyecto integrador.
“Proyecto integrador: trabajo técnico y/o científico que
consiste en realizar un conjunto de actividades articuladas
entre sí, con un inicio, un desarrollo y un final con el
propósito de identificar, interpretar, argumentar y resolver
un problema del contexto, (…) contexto disciplinar-
investigativo, social, laboral-profesional, etc.(…) “
Ver Art 11
Cap. III
Definición del examen de carácter complexivo.
“(…) El examen de titulación de carácter complexivo,
puede ser una prueba teórico y/o práctica (…)”.
Ver Art 12
Cap. IV
Tabla 22: Análisis correspondiente a los Trabajos de Titulación y Examen Complexivo del Instructivo de la Unidad de Titulación
Realizado por las autoras
De acuerdo a las modalidades de trabajo de titulación mencionada anteriormente,
los estudiantes deben escoger una de estas para la obtención del título de
Ingeniería y Maestría. Para esto deben cumplir con los requisitos establecidos en
las directrices para la aplicación de la Unidad de Titulación de la FIS.
2.3.6 DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LA UNIDAD DE
TITULACIÓN DE LA FIS
Basándose en el artículo 9, capítulo 2 del Instructivo de la Unidad de Titulación
aprobada por el Consejo de Educación Superior CES, el cual indica que cada
carrera debe implementar la Unidad de Titulación tomando en cuenta los requisitos,
la Facultad de Ingeniería de Sistemas acata esta orden, con las siguientes
directrices (Ver Tablas 23,24,25):
72
ESTUDIANTES QUE APROBARON EL 100% DE SU PLAN DE ESTUDIOS
HASTA EL SEMESTRE 2008-2 (21 DE NOVIEMBRE DE 2008)
a) Los estudiantes que no tengan plan de proyecto de titulación o tesis de
grado aprobado, deberán rendir el examen complexivo (Directrices para
la aplicación de la Disposición transitoria Quinta del Reglamento de
Régimen Académico y sus reformas, aprobadas por Consejo de
Docencia 14/05/2015)
1. Si aprueba, continúa con el proceso de graduación.
2. Si lo reprueba, debe rendir el examen de gracia.
b) Los estudiantes que aún no han rendido el examen complexivo, lo podrán
hacer hasta el 21 de mayo de 2016 de acuerdo a la convocatoria de cada
Facultad.
c) Aquellos estudiantes que no rindieron el examen complexivo y tengan
aprobado su proyecto de titulación o tesis de grado, podrán presentarlo
hasta el 18 de diciembre de 2015 y titularse bajo esta modalidad
(Disposición EPN-VD-2015-0447-2015).
d) Quienes no se
presentaron al
examen complexivo
o lo reprobaron por
dos ocasiones:
1. Podrán acogerse a la Disposición General
Cuarta del reglamento de Régimen
Académico(20159, a partir del 21 de mayo de
2016, es decir matricularse en el período 2016-B,
siempre y cuando no haya transcurrido 10 años
contados a partir de la aprobación del 100% del
plan de estudios.
(Reglamento de régimen académico,
Disposición transitoria Quinta literal b y
Disposición general Cuarta primer párrafo).
2. Para quienes hayan transcurrido más de los 10
años contados a partir de la aprobación del 100%
del plan de estudios, no podrán titularse en la
carrera o programa. En este caso el estudiante
podrá optar por la homologación de estudios en
73
ESTUDIANTES QUE APROBARON EL 100% DE SU PLAN DE ESTUDIOS
HASTA EL SEMESTRE 2008-2 (21 DE NOVIEMBRE DE 2008).
una carrera o programa vigente, únicamente
mediante el mecanismo de validación de
conocimientos establecidos en el artículo de
Reconocimiento u Homologación de estudios de
la Escuela Politécnica Nacional (Reglamento de
Régimen Académico, Disposición General Cuarta
segundo párrafo).
Tabla 23: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 1
Realizado por las autoras
ESTUDIANTES QUE APROBARON EL 100% DE SU PLAN DE ESTUDIOS
DESDE EL SEMESTRE 2009-1 HASTA EL SEMESTRE 2014-B
1) Los estudiantes que tengan plan vigente:
a) Los estudiantes que tuvieron vigente el plan de proyecto de titulación o
tesis de grado al 31 de enero de 2015, podrán presentar su proyecto
de titulación o tesis de grado hasta el 31 de diciembre de 2015. (RPC-
SE-06- No. 020-2015, Reforma a la Disposición Transitoria Quinta del
Reglamento de Régimen Académico).
b) Los estudiantes a quienes se les apruebe el plan de proyecto de
titulación de grado por primera vez, a partir del 1 de febrero hasta el 10
de septiembre de 2015, tendrán 12 meses para presentar su proyecto
de titulación o tesis de grado, contados desde la aprobación del plan.
c) Los estudiantes a quienes se les actualice el plan de proyecto de
titulación o tesis de grado a partir del 1 de febrero hasta el 10 de
septiembre de 2015, podrán presentar su proyecto de titulación o tesis
de grado hasta el 31 de diciembre de 2015 sin prórroga.
d) Los estudiantes que no concluyan con el proyecto de titulación o tesis
de grado en los plazos establecidos en los literales a), b) y c), deberán
matricularse y aprobar el curso de actualización y posteriormente
matricularse en Unidad de Titulación
74
ESTUDIANTES QUE APROBARON EL 100% DE SU PLAN DE ESTUDIOS
DESDE EL SEMESTRE 2009-1 HASTA EL SEMESTRE 2014-B
e) Los estudiantes que tengan su plan de proyecto de titulación vigente
hasta el 10 de septiembre de 2015 y deseen acogerse a la Unidad de
Titulación, deberán presentar a la autoridad académica la renuncia al
plan de proyecto de Titulación o tesis de grado hasta el 4 de septiembre
de 2015, y matricularse de la Unidad de Titulación en el período 2015-
B.
2) Los estudiantes que no tengan plan aprobado o vigente:
a) Para aquellos estudiantes que haya transcurrido más de 5 semestres en
las carreras de grado o 6 semestres en los programas de posgrado,
contados desde la aprobación del 100% del plan de estudios, deberán
matricularse y aprobar el curso de actualización en el período 2015-B,
luego de lo cual deberán matricularse en la Unidad de Titulación en el
siguiente semestre.
b) Para aquellos estudiantes que no haya transcurrido 5 semestres en las
carreras de grado o 6 semestres en los programas de posgrado, contados
desde la aprobación del 100% del plan de estudios, deberán matricularse
en la Unidad de Titulación.
Tabla 24: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 2
Realizado por las autoras.
ESTUDIANTES QUE TIENE APROBADO ENTRE EL 80% Y EL 100% DE SU
PLAN DE ESTUDIOS A PARTIR DEL SEMESTRE 2015-A
1) Quienes tengan plan vigente:
a) Los estudiantes que tengan un plan de proyecto de titulación o tesis
vigente, tendrán 12 meses para concluir el plan de proyecto de
titulación o tesis, contados desde la aprobación del 100% del plan de
estudios.
b) Los estudiantes que tengan su plan de proyecto de titulación vigente
hasta el 10 de septiembre de 2015 y deseen acogerse a la Unidad de
Titulación, deberán presentar a la autoridad académica la renuncia al
75
ESTUDIANTES QUE TIENEN APROBADO ENTRE EL 80% Y EL 100% DE SU
PLAN DE ESTUDIOS A PARTIR DEL SEMESTRE 2015-A
plan de proyecto de titulación o tesis de grado hasta el 4 de septiembre
de 2015, y matricularse en la Unidad de Titulación en el período 2015-
2) Quienes no tengan plan aprobado:
a) Los estudiantes que tengan aprobado el 80 % del plan de estudios
deberán registrarse en una de las opciones de la Unidad de Titulación
durante el período de matrículas.
3) Los estudiantes que se registraron en la Unidad de Titulación, podrán
cambiarse de opción por una sola vez antes de completar el 100% del plan
de estudios.
4) Para realizar la defensa del trabajo de titulación o rendir examen de grado
de carácter complexivo, deberán cumplir con el requisito de aprobación del
100% del plan de estudios y estar matriculados.
Tabla 25: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 3
Realizado por las autoras
Una vez concluido el estudio de la normativa vigente y la identificación de los
actores del proceso, se cuenta con los insumos necesarios para comenzar a
formalizar el proceso mediante su caracterización, que se describe a continuación:
2.4 CARACTERIZACION GENERAL DEL PROCESO
A continuación se describe el objetivo del proceso, lista de actores funcionales,
roles, usuarios, clientes, responsable del proceso, documentos de entrada,
externos al proceso y los documentos de salida, generados durante su ejecución y
además se detallan las actividades y la normativa asociada al mismo.
2.4.1 OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar las actividades relacionadas con el registro de temas en el catálogo web
de la FIS, la aprobación y asignación de Trabajos de Titulación, y el seguimiento
del avance del mismo.
2.4.2 LISTA DE ACTORES Y FUNCIONES
El diagrama de casos de uso ilustra los roles involucrados en el Proceso de Gestión
de Trabajos de Titulación, en el cual intervienen: el Estudiante, el Profesor, la
76
Secretaria de Grados, Jefe de departamento, la Comisión de la Unidad de Titulación
y actores externos tales como: el SAEW, Biblioteca de la FIS, Administrador del
Catálogo Web de Temas.(Ver Figura 18)
Figura 18: Diagrama de actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación
Realizado por las autoras
2.4.3 RESPONSABLE DEL PROCESO
En la Facultad de Ingeniería de Sistemas, el responsable de la gestión de las
actividades relacionadas al Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación es la
Comisión de la Unidad de Titulación, quien aprueba o rechaza los temas y planes
de Trabajo de Titulación, propuestos por profesores o estudiantes de la FIS. (Ver
sección 2.2).
2.4.4 ROLES Y FUNCIONES DEL PROCESO
En base a las entrevistas realizadas se pudo identificar los siguientes roles del
proceso con sus respectivas funciones:
· Estudiante
El estudiante es la persona interesada en la aprobación del plan de Trabajo
de Titulación para proceder con el desarrollo del trabajo y así obtener el título
académico.
· Profesor
77
El profesor es quien propone temas de Trabajos de Titulación. Además es el
responsable de asignar su tema aprobado a un estudiante interesado y ser
el ente principal en la guía y dirección del desarrollo del Trabajo de Titulación
hasta su finalización.
· Secretaria
La secretaria da soporte a las funciones que desempeña el Decanato
referente a la Gestión de Trabajos de Titulación.
· Comisión de la Unidad de Titulación
Es la encargada de receptar, revisar y aprobar los Planes de Trabajo de
Titulación presentados por los profesores y/o estudiantes de la FIS.
· Jefe de Departamento
Es el responsable de coordinar la propuesta y publicación de temas de
Trabajos de Titulación en el portal de la FIS.
· SAEW
Es el sistema informático de Administración Estudiantil Web de la Escuela
Politécnica Nacional que permite el registro, consulta de la información
seguimiento de avance de los Trabajos de Titulación que han sido asignados
a los estudiantes.
· Administrador del portal web FIS
Es la persona responsable de la administración del portal web de la Facultad
de Ingeniería de Sistemas, donde se registran los temas de Trabajos de
Titulación aprobados.
· Biblioteca FIS
Es el espacio físico donde se archivan los planes de Trabajos de Titulación
aprobados.
En la Tabla 26 se detalla la caracterización del proceso de Gestión de Trabajos de
Titulación.
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Una vez concluida la fase de identificación se ha obtenido como resultado los
actores, los documentos afines, la normativa relacionada y la caracterización del
proceso, permitiendo así iniciar la fase de simulación a través del diseño del
proceso.
2.5 DISEÑO DEL PROCESO
El diseño del proceso corresponde a la Fase de Simulación de la Metodología ISEA,
en esta etapa se obtiene los diagramas del proceso similar a un diagrama de
procesos modelado con BPMN, los cuales se validan por los actores funcionales
del proceso
En el siguiente apartado se muestran los diagramas ISEA correspondientes al
Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación.
2.5.1 DIAGRAMA DE PROCESOS ISEA
El diagrama de procesos ISEA es una representación básica del proceso en el que
se contemplan los roles, secuencia de actividades, documentos e información
producida durante la ejecución del proceso. Este diagrama es construido de manera
participativa por los actores funcionales del proceso de manera lúdica. Los actores
describen sus actividades cotidianas en relación al proceso e interacción con los
demás actores del mimo.
Si bien es cierto la metodología ISEA es aplicada en procesos ya existentes, donde
los actores describen las actividades que diariamente realizan, facilitando así el
diseño del diagrama ISEA, para nuestro caso, el proceso se encuentra en una etapa
de transición tras la implementación de la Nueva Unidad de Titulación, por lo tanto
la metodología permitió diseñar una propuesta del proceso. Para esto se usaron
elementos de representación como post-it amarillos, post-it rosados, marcadores
de colores, pastillas de colores, elemento stop, elemento reloj y elemento bucle,
fichas de documentos y pliego de papel en blanco, con la intervención directa de
cada uno de los actores del proceso mediante un juego serio de roles.
Como se mencionó anteriormente, la Facultad de Ingeniería de Sistemas acogió al
Proyecto integrador y Proyecto de investigación como Trabajos de Titulación de
Pregrado, basándose en el Instructivo para la implementación de la Unidad de
80
Titulación en las Carreras y Programas vigentes de la EPN, entonces a
continuación enumeramos las etapas concernientes al Proceso de Gestión de
Trabajos de Titulación:
· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto de
investigación
2.5.1.1 Registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de
Titulación, modalidad proyecto de investigación
2.5.1.2 Asignación y aprobación del tema de Proyecto de investigación,
modalidad proyecto de investigación.
· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador
propuesto por el profesor
2.5.1.3 Registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de
Titulación, modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor.
2.5.1.4 Asignación y aprobación del tema de proyecto integrador, modalidad
proyecto integrador propuesto por el profesor.
· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador
propuesto por el estudiante
2.5.1.5 Aprobación del tema de trabajos de titulación modalidad proyecto integrador propuesto por el estudiante
En la primera sesión de trabajo como muestra la Figura 19, los actores de manera
participativa concibieron los diagramas de acuerdo a las etapas del proceso listadas
anteriormente, para esto se usó los elementos de la metodologia ISEA.
81
Figura 19: Sesión de trabajo de la Fase de simulación
Realizado por las autoras
Posterior a la sesión de trabajo, los diagramas realizados por los actores se
representan como Diagramas ISEA, que se muestran a continuación( Ver Figuras
20,21,24,25,28,29,31,32,33,34) de acuerdo a las etapas mencionadas
anteriormente:
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Descripción de actividades de la etapa: Registro de temas para el catálogo de Trabajos de
Titulación, modalidad proyecto de investigación.
A partir de la Tabla 27 hasta la Tabla 49, se listan las actividades que realizan los
actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto de
investigación, el cual inicia con el registro del tema en el catálogo de temas de
Proyecto de investigación
· Actividades correspondientes al rol profesor
Nro. Actividad
1. Yo propongo un tema de proyecto de investigación (PPI) llenando
el formulario
(Ver anexo 1) que se presenta en el siguiente link:
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-
titulacion/formatos-y-guias con código F_AA_225
2. Yo envío el plan de proyecto de investigación (PPI) y adjuntando
memorando de plan (MP) al Jefe de Departamento
4. Yo realizo modificaciones al plan de proyecto de investigación
(PPI) de acuerdo a las observaciones realizadas por la Comisión
de la Unidad de Titulación
5. Yo reenvío documentos: plan de proyecto de investigación (PPI) y
memorando de plan (MP) al Jefe de departamento
6. Yo recibo la notificación de la propuesta rechazada (RMS) por
parte del Jefe de Departamento una vez que fue evaluada por la
Comisión de Unidad de Titulación
7. Yo recibo la respuesta de aprobación al plan de proyecto de
investigación (RMS) por parte del Jefe de Departamento una vez
que fue evaluada por la Comisión de Unidad de Titulación
8. Yo espero a estudiante interesado para que complete el tema
propuesto ya aprobado.
Tabla 27: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador)
Realizado por las autoras
85
Descripción del Profesor:
Los profesores son los únicos que proponen temas de proyectos de
investigación, los mismos que deben ser evaluados por la Comisión de la
Unidad de Titulación y una vez que éstos sean aprobados se suben al
catálogo de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto de
investigación y esperan hasta que exista algún estudiante interesado en el
tema propuesto.
· Actividades correspondientes al Jefe de Departamento
Nro. Actividad
1. Yo renvío el plan de proyecto de investigación (PPI) que el profesor
me envió previamente, además adjunto un memorando de plan
(MP) dirigido a la Comisión de Unidad de Titulación.
2. Yo recibo toda la documentación por parte de la Comisión de Unidad
de Titulación (Acta de la Comisión de Unidad de Titulación (AC) y
el plan de Proyecto de investigación evaluado (PPI))
3. Yo notifico al profesor el estado de su propuesta a través de un
memorando (RMS)
4. Yo dispongo publicar los temas de proyecto de investigación
aprobados en catálogo de temas de trabajos de titulación (CT):
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-
proyectos-investigacion.
Tabla 28: Resumen de actividades del Jefe de Departamento (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción Jefe de Departamento:
El Jefe de departamento es la persona encargada de entregar las propuestas
de los profesores a la Comisión de la Unidad de Titulación y reportar un
memorando para que ellos evalúen la documentación.
Una vez evaluados los planes, la Comisión de Unidad de Titulación envía al
Jefe de Departamento para que éste notifique el estado de los mismos a los
profesores
86
Además dispone que el administrador del portal web de la FIS publique en
el catálogo de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto de
investigación los planes de trabajos de titulación aprobados.
· Actividades correspondientes al rol Comisión de la Unidad de Titulación.
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Tabla 29: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción Comisión de la Unidad de Titulación:
La Comisión de la Unidad de Titulación recepta las propuestas de los
profesores, las cuales son evaluadas de acuerdo al documento: Criterios de
Evaluación (ver anexo 2) publicado en el portal de la FIS:
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-
titulacion. Además notifica el estado del plan al Jefe de Departamento.
A continuación se describe un ejemplo de plan de Trabajo de Titulación evaluado
por la Comisión, en estado Pendiente. (Ver Figura 22).
Nro. Actividad
1. Yo recepto los documentos: Plan de Proyecto de investigación (PPI),
memorando de plan (MP) y solicito revisión por parte de los miembros
de la comisión.
2. Yo programo reunión de la Comisión de Unidad de Titulación para
revisar y evaluar solicitudes (MP) y planes recibidos (PPI).
3. Yo evalúo la propuesta de proyecto de investigación (PPI) de
acuerdo a los criterios de evaluación (CE) expuestos en el siguiente
link: http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-
de-titulacion o ver Anexo 2.
4. Yo notifico el acta de resolución de la Comisión de Unidad de Titulación (AC) al Jefe de Departamento.
87
Figura 22: Formulario de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación
· Actividades correspondientes al rol Administrador Sitio Web
Nro. Actividad
1. Yo publico los temas aprobados en el portal web de la FIS
(CT) http://fis.epn.edu.ec/ en la pestaña Estudiante /Unidad
de Titulación/ Catálogo Proyecto Investigación.
Tabla 30: Resumen de actividades del Administrador del sitio web (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción Administrador Sitio Web
El administrador del Sitio Web es el encargado de publicar los temas de
proyecto de investigación que han sido aprobados previamente por los
miembros de la Comisión de la Unidad de Titulación. (Ver Figura 23)
88
Figura 23: Catálogo de Proyectos de Investigación
Tomado de: [45]
Terminada esta etapa, el estudiante debe elegir un tema del catálogo de temas para
su debida asignación y posterior aprobación del plan de Trabajo de Titulación, los
diagramas de esta etapa se muestran a continuación: (Ver Figuras 24, 25).
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91
Descripción de actividades de la etapa: Asignación y aprobación del tema de Proyecto de
investigación.
· Actividades correspondientes al Estudiante
Nro. Actividad
1. Yo consulto en el portal de la FIS: http://fis.epn.edu.ec/vida-
universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-proyectos-
investigacion y elijo un tema del catálogo de temas de
trabajos de titulación.(CT)
2. Yo descargo el plan de proyecto de investigación (PPI)
3. Yo contacto al profesor que ha propuesto el tema de mi interés
4. Yo completo el plan de proyecto de investigación (PPI) y envío
al profesor para su revisión y aprobación.
5. Yo realizo solicitud para la aprobación y revisión (SRAP) del
plan de proyecto de investigación (PPI).
6. Yo entrego el plan del proyecto de investigación (PPI) firmado
por el profesor que posteriormente dirigirá el desarrollo del
proyecto, y la solicitud de aprobación de plan (SRAP) en
secretaría.
7. Yo envío el plan de proyecto de investigación (PPI) y la
solicitud (SRAP) al correo: [email protected]
Tabla 31: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción Estudiante:
El estudiante consulta y elije un tema del catálogo de temas de trabajos de
titulación: modalidad proyecto de investigación, descarga el plan de proyecto
de investigación, contacta al profesor, completa los siguientes ítems del plan
de Proyecto de investigación: Metodología, Plan de Trabajo Cronograma,
Bibliografía y envía al profesor para la revisión, luego realiza la solicitud para
la aprobación y revisión del plan. Después entrega el plan del proyecto de
investigación firmado y la solicitud en secretaría para que la Comisión de la
Unidad de Titulación evalúe los documentos.
92
· Actividades correspondientes al profesor
Nro. Actividad
1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo
verbal.
2. Yo reviso y evalúo los siguientes ítems del plan de proyecto de
investigación (PPI): Metodología, Plan de trabajo, Bibliografía
y Cronograma del plan de Proyecto de investigación realizado
por el estudiante.
3. Yo apruebo y firmo el plan de Proyecto de investigación (PPI)
si cumple con lo requerido, caso contrario señalo las
modificaciones que el estudiante debe realizar para su
aprobación.
Tabla 32: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
· Actividades correspondientes a la Secretaria de Grados
Nro. Actividad
1. Yo recibo solicitud (SRAP) y el plan de Proyecto de investigación
(PPI) de cada estudiante.
2. Yo registro la descripción del plan de Proyecto de investigación
que presenta cada estudiante en el SAEW.
3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del plan
de proyecto de investigación (ARPPI) del SAEW para que la
Comisión de Unidad de Titulación inicie la evaluación de Plan de
Proyecto de investigación
4. Yo envío los siguientes documentos a la Comisión de Unidad de
Titulación: solicitud de aprobación de plan (SRAP), plan de
Proyecto de investigación (PPI) presentados por el estudiante y
el acta de revisión (ARPPI) impresa y digital.
5. Yo recibo los siguientes documentos enviados por la Comisión
de Unidad de Titulación: plan de proyecto de investigación
aprobado (PPI) , la solicitud de aprobación de plan (SRAP), el
93
acta de revisión de plan de proyecto de investigación (ARPPI)
generada por el SAEW y el acta de registro del estado del plan
(ACT).
6 Yo entrego el plan (PPI) aprobado en la biblioteca de la FIS.
6. Yo recibo por parte de la Comisión de la Unidad de Titulación el
plan de proyecto de investigación (PPI) pendiente una vez que
fue evaluado.
7. Yo espero al estudiante que retire su plan de proyecto de
investigación (PPI) con las observaciones realizadas por la
Comisión de Unidad de Titulación.
Tabla 33: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción de la Secretaria de Grados:
La secretaria recibe la solicitud de aprobación y planes de proyecto de
investigación. Si el plan de proyecto de investigación fue aprobado, entonces
registra el estado del plan en el SAEW y entrega el documento en la
biblioteca de la FIS; caso contrario, si recibe el plan de proyecto de
investigación con observaciones realizadas por la comisión, entonces espera
que el estudiante retire su plan para que realice las modificaciones
correspondientes.
· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación.
Nro. Actividad
1. Yo recibo el plan de proyecto de investigación (PPI)
presentado por el estudiante.
2. Yo evalúo el plan de proyecto de investigación (PPI) de
acuerdo al documento de criterios de evaluación (CE)
mencionado en la etapa anterior.
3. Yo registro el estado del plan en el SAEW.
Tabla 34: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
Descripción de la Comisión de Unidad de Titulación:
94
La comisión de Unidad de Titulación evalúa el plan de proyecto de
investigación de acuerdo a los criterios de evaluación
La Figura 26 muestra que la frase señalada de la base conceptual del plan
de proyecto de investigación no tiene coherencia ni claridad en la idea
propuesta, lo cual corresponde al criterio O3 según el documento “Criterios
de evaluación”. [46]
Figura 26: Plan de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación
Tomado de la Secretaría de Grados de la FIS
La siguiente Figura 27 es un ejemplo de plan aprobado por la Comisión de Unidad
de Titulación:
95
Figura 27: Plan de Trabajo de Titulación aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación
Tomado de Secretaría de Grados de la FIS
· Actividades correspondientes al SAEW
Nro. Actividad
1. Yo genero el acta de revisión de proyecto de investigación
(ARPPI) y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación
(ACT)
Tabla 35: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto de investigación)
Realizado por las autoras
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98
Descripción de actividades de la etapa: Registro de temas para el catálogo de Trabajos de
Titulación, modalidad proyecto integrador
A continuación se listan las actividades que realizan los actores del proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador propuesto por el
profesor, el cual inicia con el registro de temas en el Catálogo de temas de proyecto
integrador
· Actividades correspondientes al rol profesor
Nro. Actividad
1. Yo propongo un tema de proyecto integrador (PPI) llenando el
formulario que se presenta en el siguiente link:
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/formatos-
y-guias , con el código F_AA_225 (Ver anexo 1)
2. Yo envío el plan de proyecto integrador (PPI) adjuntando un
memorando de plan (MPIT) al Jefe de Departamento
4. Yo realizo modificaciones al plan de proyecto integrador (PPI) de
acuerdo a las observaciones realizadas por la Comisión de la Unidad
de Titulación.
5. Yo reenvío los siguientes documentos al Jefe de Departamento: plan
de proyecto integrador (PPI) y memorando de plan (MPIT).
6. Yo recibo la notificación de la propuesta rechazada (RMSPIT) por
parte del Jefe de Departamento una vez que fue evaluada por la
Comisión de Unidad de Titulación.
7. Yo recibo la respuesta de aprobación al plan de proyecto integrador
(RMSPIT) por parte del Jefe de Departamento una vez que fue
evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación.
8. Yo espero a un estudiante interesado para que complete el tema
propuesto ya aprobado.
Tabla 36: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
Descripción del Profesor:
Los profesores proponen temas de proyectos integradores, los mismos que
deben ser evaluados por la Comisión de la Unidad de Titulación y una vez
99
que éstos sean aprobados se suben al Catálogo de temas de trabajos de
titulación: modalidad proyecto integrador y esperan hasta que exista algún
estudiante interesado en el tema propuesto.
· Actividades correspondientes al Jefe de Departamento
Nro. Actividad
1. Yo reenvío el plan de proyecto integrador (PPI) que el profesor
me envío previamente, además adjunto un memorando dirigido
a la Comisión de la Unidad de Titulación
2. Yo recibo toda la documentación por parte de la Comisión de
Unidad de Titulación: Acta de la Comisión de la Unidad de
Titulación (ACIT) y Plan de Proyecto integrador (PPI) evaluado
3. Yo notifico al profesor el estado de su propuesta a través de un
memorando (RMSPIT)
4. Yo dispongo publicar los temas de proyecto integrador
aprobados en el catálogo de temas de trabajos de titulación
(CTI): http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-
titulacion/catalogo-de-temas
Tabla 37: Resumen de actividades de la Secretaria de Decanato (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
Descripción del Jefe de Departamento:
El Jefe de Departamento es la persona encargada de entregar las
propuestas de los profesores a la Comisión de la Unidad de Titulación,
reportar un memorando para que ellos evalúen la documentación y notifiquen
a los profesores el estado de los mismos. Una vez que los temas se
aprueban, el administrador del portal web de la FIS los publica en el Catálogo
de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto integrador.
100
· Actividades correspondientes al rol Comisión de la Unidad de
Titulación
Nro. Actividad
1. Yo recepto los documentos: Plan de Proyecto integrador (PPI),
memorando de Plan de Proyecto integrador (MPIT) y solicito
revisión por parte de los miembros de la comisión.
2. Yo programo reunión de la Comisión de Unidad de Titulación
para revisar y evaluar las solicitudes y planes recibidos
3. Yo evalúo la propuesta de proyecto integrador (PPI) de
acuerdo a los criterios de evaluación (CE) expuestos en el
siguiente link: http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-
de-titulacion/plan-de-titulacion o ver Anexo 2.
4. Yo notifico el acta de resolución de la comisión (ACIT)
Tabla 38: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor).
Realizado por las autoras
Descripción Comisión de la Unidad de Titulación:
La Comisión de la Unidad de Titulación recepta las propuestas de los
profesores, las cuales son evaluadas de acuerdo al documento: Criterios de
Evaluación (Ver anexo 2) publicado en el portal de la FIS:
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion
Además se notifica el estado del plan al Jefe de Departamento.
· Actividades correspondientes al rol Administrador Sitio Web
Nro. Actividad
1. Yo publico los temas aprobados en el catálogo de temas (CT)
del portal web de la FIS http://fis.epn.edu.ec/ en la pestaña
Estudiante/ Unidad d Titulación/ Catálogo Proyecto integrador
Tabla 39: Resumen de actividades del Administrador del Sitio Web (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
101
Descripción Administrador Sitio Web
El administrador del Sitio Web es el encargado de publicar los temas de
proyecto integradores que han sido aprobados previamente por los
miembros de la Comisión de la Unidad de Titulación. (Ver Figura 30)
Figura 30: Catálogo de Proyectos Integradores
Tomado de: [45]
Terminada esta etapa, el estudiante debe elegir un tema del catálogo de temas para
su debida asignación y posterior aprobación del plan de trabajo de titulación, el cual
se representa en la Figura 31.
102
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104
Descripción de actividades de la etapa: Asignación y aprobación del tema de proyecto
integrador
· Actividades correspondientes al Estudiante
Nro. Actividad
1. Yo consulto en el portal de la FIS: http://fis.epn.edu.ec/vida-
universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-de-temas y elijo un
tema del catálogo de temas de trabajos de titulación (CTI):
modalidad proyecto integrador
2. Yo descargo el plan de proyecto integrador (PPI)
3. Yo contacto al profesor que ha propuesto el tema de mi interés.
4. Yo completo el plan de proyecto integrador (PPI) y envío al
profesor para su revisión y aprobación.
5. Yo realizo solicitud para la aprobación (SRAPIT) y revisión del
plan de proyecto integrador (PPI).
6. Yo entrego el plan del proyecto integrador (PPI) firmado por el
profesor tutor del proyecto, y la solicitud de aprobación de plan
(SRAPIT) en secretaría
7. Yo envío el plan de proyecto integrador (PPI) y la solicitud
(SRAPIT) al correo: [email protected]
Tabla 40: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
Descripción Estudiante:
El estudiante consulta y elije un tema del catálogo de temas de trabajos de
titulación: modalidad proyecto integrador, descarga el plan de proyecto
integrador, contacta al profesor, completa los siguientes ítems del plan de
Proyecto integrador: Metodología, Plan de Trabajo, Bibliografía, Cronograma
y envía al profesor para la revisión, luego realiza la solicitud para la
aprobación y revisión del plan.
Después entrega el plan del proyecto integrador firmado y la solicitud de
aprobación del plan en secretaría para que la Comisión de Unidad de
Titulación evalúe los documentos.
105
· Actividades correspondientes al profesor
Nro. Actividad
1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo
verbal
2. Yo reviso y evalúo los siguientes ítems del plan de proyecto
integrador (PPI): Metodología, Plan de Trabajo, Bibliografía
y Cronograma del plan de Proyecto de investigación
realizado por el estudiante.
3. Yo apruebo y firmo el plan de Proyecto integrador (PPI) si
cumple con lo requerido, caso contrario señalo las
modificaciones que el estudiante debe realizar para su
aprobación.
Tabla 41: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras.
· Actividades correspondientes a la secretaria de grado
Nro. Actividad
1. Yo recibo solicitud (SRAPIT) y el Plan de Proyecto
integrador (PPI) de cada estudiante.
2. Yo registro la descripción del plan de Proyecto integrador
(PPI) de cada estudiante en el SAEW
3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del
plan de proyecto integrador (ARPPI) para que la Comisión
de Unidad de Titulación inicie la evaluación del mismo.
4. Yo envío los siguiente documentos a la Comisión de
Unidad de Titulación: solicitud de aprobación de plan
(SRAPIT), Plan de Proyecto integrador (PPI) presentados
por el estudiante y acta de revisión (ARPPI) impresa y
digital.
Nro. Actividad
5. Yo recibo los siguientes documentos por parte de la
Comisión de la Unidad de Titulación: plan de proyecto
106
integrador (PPI) aprobado, la solicitud de aprobación de
plan (ARPPI), acta de revisión de plan de proyecto
integrador (ARPPI) generada por el SAEW y acta de
registro del estado del plan (ACT).
6. Yo entrego el plan (PPI) aprobado por la Comisión de la
Unidad de Titulación en la biblioteca de la FIS
7. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) en estado
pendiente por parte de la Comisión.
8. Yo espero al estudiante que retire su plan de proyecto
integrador (ARPPI) con las observaciones realizadas por la
Comisión de Unidad de Titulación para que realice las
modificaciones
Tabla 42: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
Descripción de la Secretaria de grado:
La secretaria de grados recibe la solicitud de aprobación y planes de
proyecto integrador, Si el plan de proyecto integrador fue aprobado entonces
registra el estado del plan en el SAEW y entrega el documento en la
biblioteca de la FIS, caso contrario si recibe el plan de proyecto integrador
con observaciones realizadas por la Comisión de la Unidad de Titulación
entonces espera que el estudiante retire su plan para que realice las
modificaciones correspondientes.
· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación
Nro. Actividad
1. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) presentado
por el estudiante.
2. Yo evalúo el plan de proyecto integrador (PPI) de acuerdo
Nro. Actividad
al documento de criterios de evaluación (CE) mencionados
en la etapa anterior: http://fis.epn.edu.ec/vida-
107
universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion o
(Anexo 2)
3. Yo registro el estado del plan en el SAEW
Tabla 43: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las actoras
Descripción de la Comisión de la Unidad de Titulación:
Los miembros de la Unidad de Titulación son los responsables de evaluar el
plan de proyecto integrador presentado por el estudiante y notificar en el
SAEW el estado del mismo
· Actividades correspondientes al SAEW
Nro. Actividad
1. Yo genero el acta de revisión de proyecto integrador (ARPPI)
y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación (ACT)
Tabla 44: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)
Realizado por las autoras
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PROFESOR ESTUDIANTEEXTERNOSECRETARIA DE GRADO
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Descripción de actividades de la etapa: Aprobación del tema del proyecto integrador
propuesto por el estudiante
· Actividades correspondientes al Estudiante
Nro. Actividad
1. Yo realizo el plan de proyecto integrador (PPI)
2. Yo contacto al profesor auspiciante del proyecto integrador
3. Yo entrego el plan de proyecto integrador (PPI) al profesor
para su revisión y aprobación
4. Yo realizo solicitud para la aprobación (SRAPIT) y revisión del
plan de proyecto integrador (PPI).
5. Yo entrego el plan del proyecto integrador (PPI) firmado por el
profesor tutor del proyecto y la solicitud de aprobación del plan
(SRAPIT) en secretaría (impreso, digital) al correo
Tabla 45: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante)
Realizado por las autoras
Descripción Estudiante:
El estudiante realiza el plan de proyecto integrador, busca un tutor que le
dirija en el desarrollo del mismo, entrega el plan en secretaría luego de que
este haya sido aprobado por el tutor, junto con una solicitud para la
aprobación del respectivo plan.
· Actividades correspondientes al profesor
Nro. Actividad
1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo verbal
2. Yo reviso y evalúo el plan.
3. Yo apruebo y firmo el plan de proyecto integrador (PPI)
Tabla 46: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante)
Realizado por las autoras.
111
· Actividades correspondientes a la secretaria de grados
Nro. Actividad
1. Yo recibo la solicitud de aprobación (SRAPIT) y plan de
proyecto integrador (PPI) de cada estudiante.
2. Yo registro la descripción del plan de proyecto integrador (PPI)
en el SAEW.
3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del plan
de proyecto integrador (ARPPI) generada en el SAEW para
que la Comisión de Unidad de Titulación inicie la evaluación
respectiva.
4. Yo envío los siguientes documentos a la Comisión de Unidad
de Titulación: solicitud de aprobación del plan (SRAPIT), plan
de proyecto integrador (PPI) presentado por el estudiante y el
acta de revisión (ARPPI) impresa y digital.
5. Yo recibo los siguientes documentos por parte de la Comisión:
plan de proyecto integrador (PPI) aprobado, la solicitud de
aprobación de plan (SRAPIT), acta de revisión de plan de
proyecto integrador generada por el SAEW y acta de registro
del estado del plan (ARPPI) para enviar a la biblioteca de la
FIS.
6. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) en estado
pendiente, por parte de la Comisión.
7. Yo espero al estudiante para que retire su plan de proyecto
integrador con las observaciones realizadas por la Comisión
de Unidad de Titulación
Tabla 47: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).
Realizado por las autoras.
Descripción de la Secretaria de grado:
La secretaria de grados recibe la solicitud de aprobación y planes de
proyecto integrador. Si el plan de proyecto integrador fue aprobado entonces
registra el estado del plan en el SAEW y entrega el documento en la
112
biblioteca de la FIS, caso contrario si recibe el plan de proyecto integrador
con observaciones realizadas por la Comisión, entonces espera que el
estudiante retire su plan para que realice las modificaciones
correspondientes
· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación
Nro. Actividad
1. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) presentado por
el estudiante
2. Yo evalúo el plan de proyecto integrador de acuerdo al
documento de criterios de evaluación. (Ver Anexo 2)
3. Yo registro el estado del plan en el SAEW.
Tabla 48: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).
Realizado por las autoras.
· Actividades correspondientes al SAEW
Nro. Actividad
1. Yo genero el acta de revisión de proyecto integrador (ARPPI)
y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación (ACT).
Tabla 49: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).
Realizado por las autora.
2.5.2 LISTA DE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO
Lista de documentos del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad
proyecto de investigación
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2.5.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJOO DE
TITULACIÓN POR LA COMISIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN.
Como ya se mencionó en la sección 2.5.1.2, la Comisión de la Unidad de Titulación
es el ente encargado de evaluar los planes de Trabajos de Titulación.
Para evaluar un plan de Trabajo de Titulación siguen los siguientes pasos:
· El presidente de la Comisión recibe los planes nuevos y planes en estado
pendiente por parte de la Sra. Secretaria semanalmente.
· Luego el presidente de la Comisión de la Unidad de Titulación convoca a
una reunión a los miembros de la Comisión.
· Una vez reunidos todos los miembros de la Comisión se realiza la revisión y
evaluación de los planes de Trabajos de Titulación, iniciando por los que se
encuentran en estado pendiente y posteriormente los planes nuevos.
· Después de un plazo máximo de 15 días, la Comision debe emitir una
resolución de cada plan.
Esta resolución depende de las observaciones realizadas en cada plan, las cuales
se basan en los Criterios de Evaluación expuestos en el portal de la FIS:
http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion. Estos
criterios de evaluación lo conforman varios ítems de evaluación, que a su vez
contienen varios numerales a ser considerados. (Ver Anexo 2).
Los ítems de evaluación son:
· O. Generales
· A. Tema
· B. Objetivo General
· C. Objetivos Específicos
· D. Alcance
· E. Justificación
· F. Base Conceptual
· G. Temario
· H. Bibliografía
120
· I. Cronograma de actividades
Por tanto, el método de evaluación consiste en usar indicadores, los mismos que
se representan por la letra del ítem de evaluación, un punto de separación y el
numeral Interno. Por ejemplo: “O.1”.
Donde: 0 corresponde al ítem de evaluación GENERALES, y 1 corresponde al
numeral “Debe tener ortografía correcta”.
Es importante mencionar que varios ítems de evaluación deben ser actualizados
para que correspondan con el nuevo formulario de plan de Trabajo de Titulación.
2.5.3 PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIÓN DE TEMAS DE TRABAJOS DE
TITULACIÓN EN EL CATÁLOGO WEB
El administrador del sitio web es el encargado de publicar los temas de Trabajos
de Titulación que han sido aprobados por la Comisión de la Unidad de
Titulación.
Para publicar los temas aprobados el administrador del sitio web realiza los
siguientes pasos:
· Primero, el administrador del sitio web espera que el Jefe de
Departamento le indique los temas que han sido aprobados.
· Segundo, el administrador se dirige al portal web a la sección
estudiante/unidad de titulación/ catálogo de proyectos de investigación o
catálogo de proyecto integrador según sea el caso.
· Y tercero, el administrador actualiza la siguiente información que ha sido
proporcionada por el Jefe de Departamento: profesor auspiciante, tema
de trabajo de titulación, área técnica, línea de investigación, fecha de
presentación, fecha de aprobación, link y estado.
Ítem de evaluación
Numeral interno INDICADOR
121
2.5.4 OTROS CASOS O REQUISITOS EN LA GESTIÓN DE TRABAJOS DE
TITULACIÓN
El desarrollo del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación contempla: Registro
de temas en el catálogo de Trabajos de Titulación, asignación del tema y
aprobación del plan de Trabajo Titulación y seguimiento de avances; sin embargo,
pueden presentarse otros casos que están fuera del alcance de este proyecto, que
son: [48]
· Actualización de Plan Vencido: este caso se presenta cuando el tiempo
del plan de trabajo de titulación ha vencido, por lo tanto el estudiante
presenta una solicitud (Ver anexo 3) de extensión de tiempo para continuar
con el desarrollo del Trabajo de Titulación
· Anulación de Plan: se presenta cuando el estudiante no desea continuar
con el desarrollo de su propuesta aprobada por motivos personales o
circunstancias externas, las cuales deben ser justificadas en la solicitud de
anulación (Ver anexo 4) presentada a la Comisión de Unidad de Titulación.
· Retiro de estudiante de un plan: se presenta cuando el plan de Trabajo de
titulación inicialmente fue aprobado para dos estudiantes, empero uno de los
dos decide no continuar con el desarrollo del mismo. Por tanto, el estudiante
a retirarse debe presentar las correspondientes justificaciones en la solicitud
de retiro de estudiante (Ver anexo 5) dirigida a la Comisión de Unidad de
Titulación.
· Actualización Plan vigente: se presenta cuando el estudiante desea
realizar modificaciones en: tema, objetivos o alcance del plan de Trabajo de
Titulación. Los cambios también requieren ser justificados a la Comisión de
Unidad de Titulación. (Ver anexo 6)
2.5.5 DIFERENTES ESCENARIOS DEL PROCESO
Los diferentes escenarios que se presentan en la Gestión de Trabajos de Titulación
dependen de quien proponga el plan de Trabajo de Titulación, es decir el estudiante
o el profesor de la FIS.
122
La siguiente figura muestra que el proyecto de investigación puede ser propuesto
por el profesor, quien debe estar vinculado a un Proyecto de investigación Vigente.
Por otro lado, el proyecto integrador puede ser propuesto por un profesor o un
estudiante de la FIS.
La figura 35 muestra los diferentes escenarios que pueden presentarse para la
aprobación del plan de Trabajo de Titulación5.
Figura 35: Mapa de escenarios del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación
Realizado por las autoras
2.5.6 PROCESOS RELACIONADOS
El proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de la FIS se relaciona con otros
procesos. Estos son: proceso de graduación y el proceso de gestión de seguimiento
a egresados [35].
El proceso de graduación inicia cuando el estudiante presenta anillados del Trabajo
de Titulación con los siguientes requisitos: solicitud dirigida a la Decana de la FIS,
3 copias del plan aprobado del trabajo de titulación, formulario de aprobación del
plan lector, tener aprobado el 100% en el currículum académico para que al
estudiante le asignen un tribunal que evaluará su trabajo de titulación, y
posteriormente pueda realizar la defensa oral, con el fin de obtener el título que
será registrado en el SENECYT para su validación. El proceso de Gestión de
seguimiento de egresados corresponde a los estudiantes que han cumplido con el
5 El estudiante puede hacer un proyecto de investigación o integrador propuesto y aprobado previamente por un profesor. Pero el estudiante solamente puede proponer proyectos integradores.
123
Gestión de Seguimiento a egresados
currículum académico pero no han desarrollado un trabajo de titulación o no han
rendido un examen de carácter complexivo. (Ver Figura 36).
Figura 36: Procesos relacionados con la Gestión de Trabajo de Titulación
Realizado por las autoras.
2.6 EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA
El objetivo de esta etapa es analizar los Diagramas de procesos ISEA que se
obtuvieron en la etapa de simulación para verificar su coherencia, identificar
dificultades y posibles acciones de mejora.
2.6.1 DIFICULTADES IDENTIFICADAS POR LOS PARTICIPANTES
Para esto se hace una recapitulación de la etapa anterior, en la que cada
participante lee individualmente cada diagrama ISEA para validar si corresponde a
lo acordado en la sesión anterior, de no ser así se señala con colores las dificultades
encontradas en el diagrama.
A continuación, en la Figura 37, se muestra una imagen que señala con color rojo
la dificultad encontrada por los actores del proceso.
Proceso de Graduación
a egresados
GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN
124
Figura 37: Ejemplo de dificultad identificada por los actores del proceso.
Realizado por las autoras
2.6.2 ANÁLISIS DE DIFICULTADES
De manera grupal se discute las diferentes dificultades encontradas en el diagrama
central para llegar a un consenso, donde cada actor señala la dificultad de manera
individual marcando con color rojo para que los demás actores aprueben su
dificultad propuesta.
Una vez encontradas las dificultades individualmente, los actores del proceso
validan sus dificultades por un lapso de tiempo hasta llegar a un consenso. Las
dificultades consensuadas se señalan con un marcador de color rojo en el diagrama
central que se muestra a continuación (Ver Figura 38):
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126
En la Tabla 51 se listan las dificultades consensuadas por los actores:
SECUENCIA DIFICULTADES
1 No existe un correo electrónico exclusivo para la Comisión de
Unidad de Titulación.
2 Demasiados documentos
3 No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de
cada actividad del proceso.
4 Existen actividades que se realizan innecesariamente durante el
proceso.
5 No existe formato de Certificado del Plan Vigente.
Tabla 51: Lista de dificultades asociadas al proceso
Realizado por las autoras
A continuación se detalla cada dificultad:
· No existe un correo electrónico exclusivo para la Comisión de Unidad
de Titulación.
Esta dificultad responde a la falta de una dirección de correo electrónico
exclusivo para la Comisión de la Unidad de Titulación, donde se recepte
directamente los diferentes tipos de solicitud y planes de Trabajos de
Titulación. Actualmente, los estudiantes entregan personalmente las
solicitudes y planes de trabajos de titulación a la secretaria, quien envía las
solicitudes y planes de trabajo de titulación a la Comisión de Titulación.
· Demasiados documentos
Esta dificultad se refiere al exceso de documentos que se originan para la
aprobación del plan de Trabajo de Titulación, los cuales algunas veces se
traspapelan o inclusive pueden extraviarse.
· No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de cada
actividad del proceso.
Esta dificultad se presenta porque no se ha estipulado ningún documento
que establezca lapsos de tiempo para la realización de algunas actividades
127
del proceso, por ejemplo, cuando el estudiante tiene que corregir el plan no
se especifican plazos de entrega.
· Existen documentos que no llegan al destinatario directamente.
Esta dificultad se refiere a un solo documento circulando por diferentes
actores del proceso. Por ejemplo, el plan de Trabajo de Titulación propuesto
por el profesor es enviado y receptado por varios intermediarios,
ocasionando que el tiempo de aprobación se extienda más de lo normal, ya
que no llega directamente a los miembros de la Comisión, quienes son los
encargados de evaluar los planes, además esto produce un retraso en la
actualización de los temas disponibles publicados en el portal web de la FIS
· No existe un certificado de Proyecto de investigación Vigente
Este caso se presenta porque no se ha establecido un documento que valide
la vigencia de un Proyecto de investigación, al cual un estudiante puede
vincularse.
2.6.3 PROPUESTA DE ACCIONES DE MEJORA
Después de identificar, discutir y consensuar las dificultades existentes en el
proceso, los participantes reflexionan y plantean oportunidades de mejora para
resolver estas dificultades. Para esto primero se realiza un brainstormig silencioso
y con la ayuda de post-its cada participante escribe una posible oportunidad de
mejora por cada post-it. Las ideas se agrupan por afinidad. Esto se muestra en la
Figura 39 y se detalla de mejor manera a continuación:
Figura 39: Propuesta de acciones de mejora.
Realizado por las autoras
128
Diagrama de Afinidades (ver sección 1.4.6.3)
El siguiente diagrama se realiza en base a las ideas generadas por los actores en
la reunión. Cuando las ideas son similares se agrupan y se asigna un nombre a
cada grupo de acuerdo a las afinidades que tienen los post-its. (Ver Figura 40 y
figura 41)
Figura 40: Diagrama de afinidad de la propuesta de acciones de mejora 1.
Realizado por las autoras
Crear una dirección de correo electrónico
de uso exclusivo para la Comisión de Unidad de Titulación.
Crear un único documento donde se registre cada evento
sobre plan de Trabajo de Titulación
Solicitar la creación de la dirección de
correo comisión.tesis@epn.
edu.ec
Definir un modelo (formato) de Proyecto de
investigación vigente que el profesor tiene
aprobado
Solicitar formalmente el formato de Certificado al Consejo de Facultad.
Manejar una ficha de seguimiento
Crear ficha de seguimiento.
Crear dirección de correo electrónico
para la Comisión de la Unidad de
Titulación
Definir certificado del Plan de proyecto
de investigación vigente
129
Segunda parte del Diagrama de Afinidad de la Propuesta de mejora
Figura 41: Diagrama de Afinidad de la propuesta de acciones de mejora 2.
Realizado por las autoras
A continuación se listan las ACCIONES DE MEJORA definidas en consenso por
los actores del proceso:
· Crear dirección de correo electrónico de la Comisión de la Unidad de
Titulación con el dominio de la EPN para facilitar a los proponentes el
envío de sus planes sin intermediarios debido a que los miembros de la
comisión son los responsables de evaluar los planes de trabajo de titulación
Informatizar el proceso para evitar
exceso de documentos
Crear una normativa que defina los plazos
de cada actividad
Proponer una modificación al
reglamento especificando los
tiempos necesarios.
Formalizar en un acta de reunión con
Jefe de Departamento las
funciones de la carga del Catálogo.
Reasignación de actividades del Jefe de Departamento y
la secretaria.
El Consejo de Facultad debe reglamentar.
Solicitar reunión con el Jefe de Departamento
para definir competencias de la
Comisión
Proponer Normativa sobre plazos de cada actividad
relacionada con los trabajos de titulación
Informatizar el proceso para evitar
exceso de documentos
Detallar la fecha de envío y recepción del plan hasta que
éste llegue a la Comisión de la
Unidad de Titulación para su respectiva
evaluación.
130
· Crear ficha de seguimiento de las actividades realizadas para gestionar
de mejor manera la recepción y envío de los planes de Trabajo de Titulación,
es decir un documento que detalle la fecha de envío y recepción del plan.
· Definir certificado del Plan de proyecto de investigación vigente por
parte del Consejo de Facultad de la FIS para dar apertura a la propuesta de
un proyecto investigación.
· Informatizar el proceso para evitar exceso de documentos mediante la
ayuda de medios informáticos.
· Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir
competencias de la Comisión con respecto a la carga de los planes
aprobados en el catálogo del portal web de la FIS y reasignación de
actividades de la secretaria a la comisión para que los planes de Trabajos
de Titulación y solicitudes se envíen directamente a la Comisión.
· Proponer Normativa sobre plazos de cada actividad relacionada con
los Trabajos de Titulación por parte de la Comisión de Unidad de Titulación
o el Consejo de Facultad, debido a que son entes importantes en la toma de
decisiones.
2.6.4 PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA
Luego de identificar las acciones de mejora, es importante establecer un orden de
prioridad para saber por cual empezar. La Figura 42 muestra el diagrama de
relaciones para dicha priorización, el mismo que se lo realizó a través de la siguiente
pregunta: ¿Para hacer la acción de mejora B, la acción de mejora A es útil?, es
decir este diagrama de relaciones que se origina es una herramienta de Gestión de
la Calidad realizado en consenso con los actores del proceso para priorizar la
ejecución de las acciones de mejora.
131
Figura 42: Priorización de acciones de mejora
Realizado por las autoras
Para priorizar las acciones de mejora se toman en cuenta el número de salidas de
cada acción como indica la Tabla 52.
Tabla 52: Priorización de acciones de mejora
Realizado por las autoras
De acuerdo al diagrama de relaciones se prioriza por el número de salidas que tiene
cada acción de mejora. En esta caso, existen 3 acciones de mejora con el mismo
Acciones de Mejora
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Informatizar 2 1 1
Definir certificado de Plan de proyecto de investigación vigente 0 1 2
Crear ficha de seguimiento detallando la fecha de envío y
recepción del plan de trabajo de titulación hasta que éste llegue
a la Comisión de la Unidad de Titulación para su respectiva
evaluación.
1 1 3
Crear dirección de correo electrónico exclusivo de la Unidad de
Titulación
0 0 4
Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir
competencias de la Comisión de la Unidad de Titulación
0 0 5
Proponer normativa sobre plazos 0 0 6
132
número de salidas lo cual no permite definir con exactitud el orden de prioridad de
las mismas, por lo tanto se prioriza de acuerdo al criterio de los actores del proceso.
Una vez definido el orden de prioridad de las acciones de mejora es necesario
analizar su impacto.
2.6.5 MEDICIÓN DEL IMPACTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA
El impacto de las acciones de mejora se mide planteándose la siguiente pregunta: ¿La
acción de mejora resuelve las dificultades identificadas?, como se explica en el
siguiente ejemplo: Acción de mejora de la Prioridad 1: ¿Crear ficha de seguimiento
resuelve la no existencia de una dirección de correo electrónico exclusivo para la
Comisión de la Unidad de Titulación?, Si la respuesta es afirmativa se escribe una
X, caso contrario se deja en blanco el casillero. Este análisis se realiza con todas
las dificultades, de esta manera se puede identificar si es necesario realizar un
cambio en el orden establecido de ejecución o en las actividades del proceso.
Por lo tanto, en la Tabla 53 se analiza el impacto de cada una de las dificultades
encontradas anteriormente por cada acción de mejora.
133
Prioridad 1 2 3 4 5 6
Acción de mejora
Dificultad
Informatizar el proceso para evitar exceso de documentos
Definir certificado de Plan de proyecto de investigación vigente
Crear ficha de seguimiento
Crear dirección de correo electrónico para la Comisión de la Unidad de Titulación
Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir competencias de la Comisión de la Unidad de Titulación
Proponer normativa sobre plazos de cada actividad relacionada con los trabajos de titulación
No existe una dirección de correo electrónico exclusivo para la Comisión de Unidad de Titulación
X
Demasiados documentos
X
X
X
X
No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de cada actividad del proceso.
X
Existen actividades que se realizan innecesariamente durante el proceso.
X
X
No existe formato de Certificado del Plan Vigente
X
Tabla 53: Impacto de acciones de mejora
Realizado por las autoras
Una vez determinado la pertinente aplicación de cada acción de mejora se simula
el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación tomando en cuenta los cambios
generados durante la etapa de mejora, con el fin de percibir el impacto del mismo
en el diagrama y así obtener una versión optimizada del proceso. Por esta razón,
se realizaron los siguientes diagramas ISEA (Ver Figuras 43, 44,45). Los mismos
que reflejan la implementación del proceso para las dos modalidades de Trabajos
de Titulación: Proyecto de Investigación y Proyecto Integrador.
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137
En este capítulo se ha logrado formalizar el proceso siguiendo las fases de la
Metodología ISEA, que han permitido realizar la caracterización del proceso, la
identificación de problemas y en base a esos problemas se propusieron posibles
soluciones, permitiendo hacer cambios de mejora a los diagramas que se
obtuvieron en la fase de simulación de la metodología ISEA.
Después de obtener toda esta información respecto a la formalización del proceso
de Gestión de Trabajos de Titulación se procede a la fase de automatización, que
consiste en la implementación y realización de pruebas y evaluaciones al proceso.
138
CAPÍTULO 3
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO
Un proceso una vez diseñado puede ser automatizado mediante el uso de
herramientas BPMS. Para la automatización del Proceso de Gestión de Trabajos
de Titulación de la FIS como se mencionó en la sección 1.4.7.4, vamos a utilizar la
suite IBM BPM. Esta contiene herramientas y entornos de ejecución que ayudan a
los propietarios de procesos y los usuarios empresariales a diseñar, ejecutar,
supervisar y optimizar sus procesos de negocio.
Este capítulo se lo aborda en dos partes que consisten en: la implementación del
proceso usando el Process Designer, Process Portal, Process Admin Console de
IBM BPM y la realización de pruebas y evaluaciones del proceso automatizado
empleando pruebas de funcionalidad y pruebas ergonómicas.
3.1 IMPLEMENTACIÓN
La implementación del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se centrará
en las fases de modelización y ejecución que corresponden a las fases de diseño,
implementación y ejecución de IBM BPM (Ver Figura 46). Para esto IBM BPM
ofrece el Process Designer que permite el diseño del diagrama BPM, creación de
objetos de negocio basado en el modelo conceptual de datos, creación de
Interfaces, definición de reglas de negocio o implementación de servicios de
decisión y configuración de servicios; el Process Admin Console permite la
creación y asignación de usuarios y el Process Portal permite la ejecución del
proceso. (Ver Figura 47)
139
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EJECUCIÓN( Fase Clásica
BPM)
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
Process Designer
EJECUCIÓN
Modelador de Negocio
Usuario
Process Portal
Gerente
Evaluación
Mejoramiento
Process Admin Console
Figura 46: Fases de IBM BPM
Realizado por las autoras
A continuación se ilustra la secuencia de pasos para la implementación del proceso
de Gestión de Trabajos de Titulación en IBM BPM: 1. Diseño del proceso, 2.
Creación de objetos de negocio en base a un modelo conceptual de datos, 3.
Creación de formularios, 4. Definición de servicios de decisión, 5. Asignación de
usuarios, 6. Implementación de servicios y 7.Ejecución del proceso.
Cabe recalcar que estos pasos no necesariamente se deben cumplir rígidamente
pero servirán como guía para cumplir con la automatización.
140
1. DISEÑO DEL PROCESO
2. CREACIÓN DE OBJETOS DEL NEGOCIO
3. CREACIÓN DE FORMULARIOS
4. DEFNICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN
5. ASIGNACIÓN DE USUARIOS
6. IMPLENTACIÓN DE SERVICIOS
7. EJECUCIÓNProcess Designer
Process Designer
Process Designer
Process Designer
Process Admin Console
Process Designer
Process Portal
Propuesta de pasos para la
Implementación de un Proceso en IBM BPM
Figura 47: Secuencia de pasos para implementar un proceso de negocio.
Tomado de [49] . Realizado por las autoras
NOTA: Cada paso se describe tomando como ejemplo una de las actividades del
proceso, que corresponde a “LLENAR FORMULARIO DE PLAN DE TRABAJO
DE TITULACIÓN”.
PASO 1: DISEÑO DEL PROCESO
En este paso se diseña el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación usando el
Process Designer de IBM BPM ya que es una herramienta de interfaz gráfica que
permite modelizar usando BPMN 2 como lenguaje de representación de procesos
universal, tal y como se muestra en la siguiente figura:
141
Figura 48: Barra de Herramientas en Notación BPMN 2
Tomado de [49] . Realizado por las autoras
Para nuestro caso, se requiere modelizar las tres etapas del proceso, estas son:
Registro de temas en el catálogo, asignación y aprobación del plan de trabajo de
Titulación y aprobación del plan de Trabajo de Titulación propuesto por el
estudiante (modalidad Integrador), estas se ilustran a continuación.
ETAPA 1: REGISTRO DE TEMAS EN EL CATÁLOGO DE TEMAS
· Actores: Profesor y comisión
· Flujo: Ver Figura 49
Figura 49: Diagrama BPMN para el registro de temas de Trabajos de Titulación en el catálogo de temas.
Realizado por las autoras.
Notación BPMN 2
142
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144
PASO 2: CREAR OBJETOS DE NEGOCIO
Después de diseñar el proceso, se crean los objetos de negocio por tanto es
importante definir qué es un objeto de negocio. Según IBM BPM un objeto de
negocio es “un conjunto de campos o elementos que se utilizan conjuntamente para
pasar información a través de un proceso de negocio. Cada objeto de negocio
puede ser un tipo de datos primitivo (como una serie o un entero) o puede ser en sí
mismo un objeto de negocio”. [50]
Por tanto, los objetos de negocio y las variables que requiere la actividad Llenar
formulario de Plan de Trabajo de Titulación se muestran en la tabla 54
Objeto de Negocio
Variables
Profesor idProfesor nombreProfesor correoProfesor numeroVerificación
PlanTesisProfesor lineaInvestigacion auspiciante fecha tipoTrabajo
Relación
nombreProyecto DirectorProyecto
infoTitulacion
tituloTrabajo planteamientoProblema justificación objetivoGeneral objetivoEspecífico
Tabla 54: Lista de objetos de negocio y variables del proceso
Realizado por las autoras.
Si bien es cierto se necesita varios objetos y variables para pasar información a los
formulario pero a manera de ejemplificación explicaremos cómo crear un sólo
objeto. En este caso crearemos el objeto PlanTesisProfesor realizando los
siguientes pasos:
1. Seleccionar objeto de negocio de la sección de datos.(Ver Figura 52)
145
Figura 52: Creación de un Objeto de Negocio
Realizado por las autoras
2. Asignar el nombre al objeto de negocio “PlanTesisProfeso”. (Ver Figura 53)
Figura 53: Nuevo objeto de Negocio
Realizado por las autoras
3. Crear las variables del objeto de negocio. Para esta actividad se necesitan
las siguientes: lineaInvestigacion, auspiciante, fecha, relación, infoTitulacion,
tipoTrabajo, nombreProfesor. (Ver Figura 54)
Figura 54: Variables del Objeto de Negocio
Realizado por las autoras
146
PASO 3: CREAR FORMULARIOS
Una vez definido el diseño y los objetos del proceso el siguiente paso es la creación
de formularios. Para el diseño de los formularios es necesario crear coaches. Según
IBM BPM, un coach “es una interfaz que permite la interacción con los usuarios
finales, visualizar qué datos son necesarios para su ejecución, y dónde se deben
visualizar los datos en el diseño” [51]. Una vez que se diseña el aspecto del coach,
deberá proporcionar datos de negocio creados en el paso anterior a los controles
del coach para que los participantes del proceso interactúen con ellos. Además, los
coaches requieren crear enlaces entre los controles del coach y las estructuras de
datos (variables) que representan los datos de negocio de los procesos de IBM
BPM.
Para crear los coaches es necesario conocer el diseñador de coaches y cada una
de sus áreas funcionales, como indica la Figura 55.
Figura 55: Áreas funcionales de Coaches
Realizado por las autoras.
1
2
3
4
5
147
1. Muestra todos los coaches que tiene la actividad.
2. Muestra el diseño y la implementación del coach seleccionado en la pestaña
Diseño, si pulsa la pestaña “Vista previa” podrá ver cómo los usuarios finales
visualizarán el coach cuando se ejecute el servicio.
3. Utilice los primeros dos iconos para: (1) depurar o (2) ejecutar todo el servicio.
4. Lista las secciones, controles y variables que puede incluir en el coach.
5. Muestra las propiedades del control seleccionado en la pestaña Diseño, por
ejemplo: Texto de entrada, Presentación y Visibilidad. [52]
Después de saber qué es un coach, para que sirve y las partes del diseñador de
los coaches, procedemos a crear los siguientes coaches: Información Básica e
Información del Trabajo de titulación correspondiente a la actividad del paso
anterior.
1. Arrastrar una actividad de la paleta de elementos de BPMN.(Ver Figura 56)
Figura 56: Construcción de la actividad llenar formulario de plan de Trabajo de Titulación
Realizado por las autoras
2. Dar clic derecho sobre la actividad para desplegar el menú contextual y
elija la opción Asistente de actividad. (Ver Figura 57)
Figura 57: Creación del Asistente de actividad
Realizado por las autoras
148
3. Se despliega una ventana en la que se introduce el nombre del coach. Por
defecto toma el nombre de la actividad: Llenar Formulario de Trabajo de
Titulación. (Ver Figura 58)
Figura 58: Nombre de la Interfaz de usuario
Realizado por las autoras
4. Seleccionar los datos de entrada y de salida que usará el coach.(Ver
Figura 59)
Figura 59: Variables de la interfaz
Realizado por las autoras
5. Una interfaz de usuario puede contener un flujo de pantallas o coaches. La
interfaz Llenar formulario de Trabajo de titulación contiene dos coach: (Ver
Figura 60)
149
Figura 60: Coaches de la Interfaz
Realizado por las autoras
6. Para realizar el diseño de cada Coach, se pulsa en la pestaña Coaches. Y
podrá observar que los datos de la variable PlanTesisProfesor creado
previamente se muestran junto con controles que permiten la entrada de
datos. Cada variable del objeto se arrastra al área de diseño como se
muestra a continuaciónen la Figura 61:
Figura 61: Diseño de los Coaches de la Interfaz
Realizado por las autoras
7. Para mejorar el diseño de los coaches de la interfaz se puede agregar un
HTML personalizado de la paleta de controles.(Ver Figura 62)
150
Figura 62: HTML personalizado en el coach Información Básica
Realizado por las autoras
8. Además del diseño de los coach es necesario validar los campos que
contiene. Existen dos formas: a) con los controladores que ofrece la
herramienta y b) con script de java. A continuación se muestra un ejemplo
de validación de la fecha de presentación del plan y del botón “Siguiente”
usando script de java.
Para validar la fecha se realiza con DOJO6. Primero se arrastra un “HTML
personalizado” en el que se ingresa un fragmento de código como se
muestra en la figura 63, este código permite cargar el formulario con la fecha
del día.
Figura 63: Validación de fecha
Realizado por las autoras
6 Dojo: es un framework que contiene APIs y widgets para facilitar el desarrollo de las aplicaciones Web que utilizan tecnología AJAX
151
Es necesario validar el botón siguiente del coach debido a que todos los
campos del mismo son necesarios para pasar a la siguiente pantalla. Para
esto dar clic en la sección de propiedades, opción presentación e
introducimos el código en el área “Script de validación”. (Ver Figura 64)
Figura 64: Validación de botón
Realizado por las autoras
9. Sin realizar ninguna otra actividad se prueba la apariencia del Coach en un
navegador de internet. (Ver Figura 65)
152
Figura 65: Vista del coach en el navegador Firefox
Realizado por las autoras
PASO 4: DEFINICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN
Luego de cumplir los pasos anteriores es necesario configurar un servicio de
decisiones que permita definir las reglas de negocio para tomar decisiones, es decir
expresar la lógica del negocio utilizando una sintaxis de reglas similar al lenguaje
natural, de tal manera que sea comprensible para los usuarios del negocio. Esta
sintaxis de regla se conoce como Business Action Languaje (BAL), que constituye
un lenguaje declarativo que relaciona conceptos de negocio con acciones y datos
de negocio. Para definir las reglas de negocio se usan sentencias como “If-then”.
[53]
Los pasos para crear las reglas de negocio son los siguientes:
153
1. Para esto se debe dar clic en la pasarela del flujo del proceso. (Ver Figura 66)
Figura 66: Definición de servicios de decisión
Realizado por las autoras
2. Debe dirigirse a implementación y en el área de decisiones defina la lógica
del proceso tal y como se indica en la figura siguiente. (Ver Figura 67)
Figura 67: Configuración de la pasarela del flujo del proceso
Realizado por las autoras
PASO 5: CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE USUARIOS
Este paso se realiza en el Process Admin Console, es decir en el administrador del
sistema con el fin de crear usuarios y otorgar acceso al Process Portal para que
puedan ejecutar las actividades que se les ha designado realizar.
Es importante recalcar que la asignación de usuarios sólo le corresponde al
administrador del sistema.
Nuestro proceso requiere los siguientes usuarios:
154
· Profesor
· Estudiante
· Comisión
A continuación se detallan los pasos para crear el usuario “profesor: Marco
Santórum”:
1. Para Gestionar los usuarios internos de IBM BPM se dirige al Process Admin
Console y da clic en Gestión de Usuarios, después se debe completar los
campos: nombre de usuario, nombre completo, contraseña y confirmar
contraseña. (Ver figura 68)
Figura 68: Creación de usuarios en el Process Admin Console de IBM BPM
Realizado por las autoras
2. Una vez que se crea los usuarios o actores del proceso, es necesario que
se dirija al IBM Process Designer para asignar los usuarios a las actividades
del proceso. Para esto se dirige a Proceso y escoge la opción Equipo (Ver
Figura 69)
155
Figura 69: Asignación de usuarios desde el Process Designer de IBM BPM
Realizado por las autoras
3. Se definen los equipos de los usuarios de la empresa que realizan las
actividades, en este caso se crearon los equipos profesor, comisión y
estudiante. (Ver Figura 70)
Figura 70: Definición de equipos en el Process Designer de IBM BPM
Realizado por las autoras
4. Después de crear los equipos, añadimos usuarios a cada equipo. Como se
ve en la figura siguiente al equipo profesor se añade el usuario MSantorum
que se creó en el Process Admin Console. (Ver Figura 71)
Figura 71: Asignar usuarios a una actividad del proceso en Process Designer de IBM BPM
Realizado por las autoras
156
5. Ahora para definir las actividades que deben realizar los usuarios, se dirige
al diseño del proceso/sección de propiedades/General/Seleccionar y
escoge el usuario que debe realizar las actividades respectivas. (Ver Figura
72)
Figura 72: Asignar usuarios por pools
Realizado por las autoras
PASO 6: IMPLEMENTACION DE SERVICIOS
Los servicios se crean dependiendo de los requisitos de cada actividad. En este
proyecto se crean: a) servicios del sistema general, b) servicios de integración y c)
servicio Ajax, cuya implementación permiten imprimir documentos, enviar correos
y manejar automáticamente listas desplegables.
A continuación describimos detalladamente los servicios antes mencionados:
1. Servicios del sistema general permiten coordinar servicios anidados y
scriptlet de servidor. A continuación se describe cómo crear un servicio de
sistema general para generar PDF que se usará en este proyecto. En la
implementación de este servicio se usa un toolkit “PDF Utility el cual fue
codificado en java.
Para la configuración de este servicio se realizan los siguientes pasos:
1. En la sección de implementación se escoge la opción servicio del
sistema general y luego se asigna un nombre. (Ver Figura 73)
157
Figura 73: Crear un nuevo Servicio de Sistema general
Realizado por las autoras
2. Importar el Toolkit PDF Utility como indica en la Figura 74:
Figura 74: Importar toolkit PDF Utility al Process Designer de IBM BPM
Realizado por las autoras
3. Seleccionar opción “Crear pdf Plan Aprobado” como indica en la
Figura 75
Figura 75: Servicio anidado
Realizado por las autoras
4. En Correlación de datos asignar las variables de entrada:
tw.local.html, tw.env.outputPath, tw.local.fileName y la variable de
salida:tw.local.pdfFilePath. como se indica en la Figura 76:
Figura 76: Correlación de datos para servicios de integración
Realizado por las autoras
158
5. Crear variables de entorno: outputPath y pdfHttpPath como se
muestra en la Figura 77.
Figura 77: Correlación de datos para el servicio de integración
Realizado por las autoras
6. En el servicio anidado “Crear pdf Plan Aprobado” (Ver Figura 78) se
crean dos servicios anidados: css y pdf Shell, y dos scriptlet de
servidor: cabecera y cuerpo
Figura 78: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general
Realizado por las autoras
7. Crear las siguientes variables de entrada: planTesisProfesor,
aprobaciones, las variables de salida: html y las variables privadas:
css, cabecera y cuerpo. (Ver figura 79)
159
Figura 79: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general
Realizado por las autoras
8. En el servicio anidado css que se muestra en la figura 78 se crea un
servicio de sistema general, se enlaza a la variable tw.local.css (Ver
Figura 80) y se introduce el código del css en la sección de
implementación (Ver Figura 81)
Figura 80: Variable css del formulario de Plan de Trabajo de Titulación
Realizado por las autoras
Figura 81: Servicio del sistema general dentro de un servicio anidado
Realizado por las autoras
160
9. En el scriptlet de servidor “cabecera” se enlaza la variable:
tw.local.cabecera y se introduce el código de la cabecera del PDF.
(Ver Figura 82)
Figura 82: Scriptlet de servidor
Realizado por las autoras
10. En el scriptlet de servidor “cuerpo” se enlaza la variable:
tw.local.cuerpo y se introduce el código del cuerpo del PDF. (Ver
Figura 83)
Figura 83: Scriptlet de servidor
Realizado por las autoras
1
2 3
1
2 3
161
11. En “pdf shell” de la figura 84 se crea un servicio de sistema general
“html”, este se enlaza a la variable tw.local.html y se introduce el
código en la sección de implementación. (Ver Figura 85).
Figura 84: Creación del pdf shell
Realizado por las autoras
Figura 85: Implementación del pdf shell
Realizado por las autoras
12. Crear coach “Vista Previa Plan Aprobado” como se muestra en la
Figura 86:
Figura 86: Coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado.
Realizado por las autoras
Este coach contiene lo siguiente:
162
Figura 87: Código html en el coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado.
Realizado por las autoras
2. Servicios de integración permiten llamar a otros servicios externos. Por
ejemplo el servicio smpt. Este servicio se implementa con el objetivo de
enviar mensajes de notificación a los usuarios interesados. Para
implementar este servicio se realizaron los siguientes pasos:
1. En la actividad notificar plan pendiente se crea un servicio de integración
denominado “pendiente” tal y como se muestra en la figura 88.
Figura 88: Creación del servicio de integración “pendiente”.
Realizado por las autoras
2. En el servicio “pendiente” se crea un scriptlet de servidor “mail
pendiente”. Allí se configuran los parámetros descritos en la Tabla 55 los
mismos que son propios del kit de herramientas del sistema.
163
PARÁMETRO DESCRIPCIÓN
smtpHost Host del servidor de correo electrónico de la EPN
To Dirección del correo electrónico del usuario a
quien se le enviará las notificaciones
from Dirección de correo electrónico desde donde se
enviarán las notificaciones, para este caso se creó
una cuenta de correo electrónico.
subject: Asunto con el que llegará el correo electrónico
mesaggeText Cuerpo del correo electrónico en leguaje HTML
contentType Es importante tener el atributo charset "text/html;
charset=utf-8" para visualizar los caracteres
especiales en el correo.
Tabla 55: Parámetros de Configuración del servicio SMTP
Realizado por las autoras
Para configurar el componente SMTP es necesario ir a
Propiedades/Correlación de Datos e ingresar los parámetros requeridos,
como se muestra en la siguiente figura 89:
Figura 89: Configuración SMTP
Realizado por las autoras
164
3. Servicios Ajax permiten enlazar controles de Coach para realizar
funciones tales como llenar automáticamente listas desplegables.
Para crear servicios Ajax es necesario dirigirse a interfaz de usuario y
escoger la opción Servicio Ajax.
1. En implementación del Process Designe, dar clic en servicio Ajax.(Ver
Figura 90)
Figura 90: Configuración SMTP
Realizado por las autoras
2. Ingresar el nombre del servicio Ajax como se indica en la Figura 91
Figura 91: Nuevo Servicio Ajax
Realizado por las autoras
3. Este servicio se implementa dentro de un coach en un control de
texto, para esto en propiedades del coach, en la pestaña se
Presentación se llama al servicio” LíneasInvestigación” creado en el
anterior paso. (Ver Figura92)
165
Figura 92: Conexión al servicio “LineasInvestigación”
Realizado por las autoras
4. Dentro de LineaInvestigacion se ingresa el código dando clic en
“Propiedades”, luego en “Implementación” como muestra la figura 93.
Figura 93: Líneas de código del servicio Línea de Investigación.
Realizado por las autoras
Después de realizar lo antes mencionado se puede decir que se ha logrado
presentar una propuesta de automatización del proceso mediante el uso de la
herramienta IBM BPM ya que ha permitido realizar: el diseño del proceso, creación
de formularios, y consumo de servicios, cumpliendo así los objetivos de este
proyecto.
Sin embargo, para verificar su correcto funcionamiento es necesario realizar
pruebas y evaluaciones al proceso.
166
PASO 7: EJECUCIÓN
Finalmente, la ejecución del proceso que se realiza usando el Process Portal de
IBM BPM. Para realizar este paso el usuario debe estar creado y tener los permisos
correspondientes, como se hizo en el paso 5.
A continuación explicamos la ejecución de la actividad “Llenar Fromulario de Plan
de Trabajo de Titulación” con el usuario “Profesor”, quien es el responsable de
realizar esta actividad.
1. Abrir Process Portal desde el navegador web para gestionar instancias de
proceso y tareas.
2. Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de IBM BPM.
Figura 94: Autenticación del usuario
Realizado por las autoras.
3. Una vez que se auntentifica el usuario, éste puede ver las actividades que
debe realizar. Para esto debe dar clic en el proceso Registro Temas, luego
aparecen las tareas pendientes.
167
La figura 95 muestra que el profesor tiene una tarea pendiente.
Figura 95: Tareas del usuario
Realizado por las autoras
4. Dar clic en la tarea “Llenar formulario de Plan de trabajo de Titulacion” y
aparecerá la siguiente imagen:
Figura 96: Reclamar tareas desde el Process Portal
Realizado por las autoras
5. Completar los campos requeridos en el formulario como indican las
siguientes figuras 97, 98.
Figura 97: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal
Realizado por las autoras
1
2
168
Figura 98: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal – segunda parte
Realizado por las autoras
Los pasos anteriores se realizaron para cada una de las actividades de nuestro
proceso. Después de esto se procedió a realizar pruebas para la demostración
del flujo del proceso y funcionamiento de la aplicación.
3.2 PRUEBAS Y EVALUACIÓN
En esta sección se probará la funcionalidad y usabilidad de la propuesta de
automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación.
Las pruebas de funcionalidad permiten asegurar que cada actividad del proceso
funcione tal como estaba especificado, cuyo objetivo es identificar errores de
ejecución y mejorar el diseño de los formularios. Por otro lado, las pruebas de
usabilidad permiten conocer si la aplicación es útil, fácil de usar, fácil de aprender
y apreciar para un usuario.
3.2.1 PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD
Estas pruebas se realizaron en el Process Portal de IBM BPM para probar que cada
actividad se ejecute correctamente, que haya sido asignada al usuario
correspondiente, que los servicios de decisión sean los correctos y que los servicios
implementados cumplan su propósito, con el fin de presentar una propuesta de
automatización que satisfaga las necesidades del usuario.
Para mostrar los resultados de las pruebas se utiliza una plantilla que contiene los
siguientes campos:
169
A. Nombre de la Actividad
B. Usuario: quien realiza la actividad
C. Descripción de la actividad: es la especificación de la prueba, es decir, lo
que se va a realizar en la prueba.
D. Campos requeridos: son los campos que el usuario debe ingresar
E. Pasos requeridos: es cada uno de los pasos que se realizan para ejecutar
la prueba.
F. Resultados: muestra el resultado con las respectivas pantallas
G. Análisis: en este campo se pone por qué falla y cuál sería su corrección.
A continuación se muestra las pruebas realizadas a cada una de las actividades del
proceso en sus diferentes etapas:
A B
C
D
E
F
G
170
3.2.1.1 Etapa 1: Registro de temas de Trabajos de Titulación
Nombre de la Actividad: Llenar Formulario Plan de Trabajo de titulación.
Usuario: Profesor
Descripción de la prueba
En esta actividad el profesor debe completar los campos solicitados del plan de trabajo de titulación.
Campos requeridos:
1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Propuesto por 4. Auspiciado por 5. Fecha de presentación 6. Tipo de trabajo 7. Título del trabajo 8. Planteamiento del problema 9. Justificación 10. Objetivo General 11. Objetivo específico
Pasos de ejecución: Debido a que esta actividad tiene dos interfaces debe realizar lo siguiente:
Primera interfaz:
1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Elegir el tipo de trabajo de titulación 4. Ingresar los datos en Información Básica 5. Dar clic en siguiente
Segunda interfaz:
1. Ingresar los campos en Información de Trabajo de Titulación 2. Dar clic en finalizar.
171
Resultados:
Interfaz 1
Interfaz 2
172
Análisis: El resultado fue el esperado, es decir se mostraron los datos ingresados correctamente, y además se puede observar el área de texto que se añadió.
Nombre de la Actividad: Evaluar plan de trabajo de Titulación propuesto por el profesor
Usuario: Comisión Unidad de Titulación
Descripción de la Prueba: En esta interfaz la comisión evalúa los campos ingresados en la actividad anterior por el profesor.
Campos requeridos:
1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema
10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico
Campos opcionales:
1. Comentario Tipo de Trabajo 2. Comentario Título del trabajo 3. Comentario Planteamiento
del problema 4. Comentario Justificación 5. Comentario Objetivo General 6. Comentario Objetivo
específico
Pasos de Ejecución:
1. Abrir el Portal 2. Ingresar a la actividad “Evaluar plan de trabajo de Titulación
propuesto por el profesor” 3. Leer los campos ingresados anteriormente 4. Emitir comentarios si se requiere marcando la respectiva casilla 5. Ingresar fecha de evaluación 6. Enviar notificaciones del estado del plan
173
Resultados:
Análisis:
El resultado fue el esperado, es decir la Comisión puede ver los campos
ingresados por el profesor en la actividad anterior, y por ende procede a evaluar
el plan de Trabajo de Titulación. Se genera un PDF si el plan es aprobado.
Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Aprobado.
Usuario:
Sistema
174
Descripción de la Prueba: En estas actividades el profesor recibirá notificaciones de estado de su plan enviadas por la Comisión de la Unidad de Titulación.
Campos requeridos: Motivo del estado del plan
Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema.
Resultados:
Análisis:
El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado de su
plan aprobado a través de un correo electrónico.
175
Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Rechazado.
Usuario:
Sistema
Descripción de la Prueba: En esta actividad el profesor recibirá una notificación
del estado de su plan rechazado enviada por la Comisión de la Unidad de
Titulación.
Campos requeridos: Motivo del estado del plan
Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema
Resultados:
Análisis:
El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado de su
plan rechazado a través de un correo electrónico.
176
Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Pendiente
Usuario: Sistema
Descripción de la Prueba: En esta actividad el profesor recibirá una notificación
del estado de su plan en estado pendiente enviada por la Comisión de la Unidad
de Titulación.
Campos requeridos: Motivo del estado del plan
Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema.
Resultados:
Análisis:
El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado
pendiente de su plan a través de un correo electrónico.
177
3.2.1.2 Etapa 2: Asignación y aprobación de Trabajos de Titulación.
Nombre de la Actividad: Escoger número de estudiante
para presentar plan.
Usuario: Estudiante
Descripción de la Prueba: En esta actividad el estudiante debe decidir si
presentar solo el plan o con otro estudiante. Si presenta con otro estudiante
entonces debe ingresar el número único de su compañero.
Campos requeridos: Un estudiante o dos estudiantes
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Seleccionar el número de estudiantes que desean enviar la solicitud de
aprobación (uno o dos). 3. Dar clic en siguiente
Resultados:
178
Análisis:
El resultado fue el esperado, el usuario debe elegir el número de estudiantes que
desean enviar la solicitud de aprobación.
Nombre de la Actividad: Consultar catálogos-llenar
solicitud de aprobación
Usuario: Estudiante
Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante debe seleccionar entre
escoger un plan propuesto por un profesor o proponer un nuevo plan.
Campos requeridos:
· Escoger tema · Proponer plan
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Dar clic en la actividad 3. Escoger tema propuesto o proponer nuevo plan 4. Elegir tipo de Trabajo de titulación 5. Si escoge tema propuesto se carga el catálogo de trabajos de titulación 6. Dar clic en finalizar.
Resultados:
179
Análisis:
Los resultados son los esperados, el estudiante ingresa el número único y los
datos personales se cargan directamente
Nombre de la Actividad: Enviar solicitud de asignación
de trabajo de titulación.
Usuario: Estudiante
Descripción de la Prueba: en esta actividad se verifica que los datos del usuario
y el plan sean los correctos con el fin de que este le asigne el tema solicitado.
Campos requeridos: ninguno
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Verificar datos 4. Dar clic en aceptar
180
Resultados:
Análisis:
Los resultados son los esperados, el estudiante ingresa el número único y los
datos personales se cargan directamente
Nombre de la Actividad: Revisar solicitud de
asignación
Usuario: Profesor
Descripción de la Prueba: En esta interfaz el profesor revisa los datos del
estudiante para asignarle el tema.
Campos requeridos:
· Nombre · Email · Último semestre aprobado
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Revisar datos 4. Ingresar fecha de evaluación
181
5. Emitir comentarios 6. Dar clic en aceptar
Resultados:
Mensaje de aceptación de la solicitud de asignación del plan del profesor.
182
Análisis:
Los resultados son los esperados, el estudiante ingresa el número único y los
datos personales se cargan directamente.
Nombre de la Actividad: Completar plan Usuario: Estudiante
Descripción de la Prueba:
En esta interfaz, el estudiante observa los datos ingresados anteriormente, y completa los campos referentes al Plan de Trabajo de Titulación
Campos requeridos:
· Plan de trabajo · Metodología
Pasos de Ejecución:
1. Abrir el portal 2. Ingresar a la actividad 3. Ingresar los campos solicitados 4. Aceptar
183
Resultados:
184
Análisis:
El resultado es el esperado, el profesor aprueba la solicitud marcando la casilla,
caso contrario debe emitir un comentario.
Nombre de la Actividad: revisar plan
Usuario: Profesor
Descripción de la Prueba: En esta interfaz, el profesor se encarga de revisar el
plan de trabajo de titulación enviado por el estudiante(s).
La comisión puede marcar la casilla para emitir comentarios marcando la casilla.
185
Campos requeridos:
1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía
Campos opcionales:
1. Comentario Tipo de Trabajo
2. Comentario Título del trabajo
3. Comentario Planteamiento del problema
4. Comentario Justificación
5. Comentario Objetivo General
6. Comentario Objetivo específico.
7. Comentario Plan de trabajo
8. Comentario Metodología
9. Comentario Cronograma
10. Comentario Bibliografía
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Seleccionar la actividad 3. Observar los datos ingresados en Información Básica e Información de
Trabajo de Titulación. 4. Dar clic en la casilla para emitir comentarios. 5. Dar clic en finalizar para terminar la actividad
186
Resultados:
Análisis:
El resultado es el esperado, el estudiante ingresa exitosamente todos los datos
del plan de Trabajo de Titulación.
187
Nombre de la Actividad: Solicitud de aprobación
Usuario:
Estudiante
Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante debe enviar una
solicitud dirigida a la comisión para que revise el plan.
Campos requeridos:
· Nombre del estudiante(s) · Número de cédulas
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Reclamar tarea 3. Realizar solicitud 4. Dar clic en aceptar para que enviar la solicitud.
Resultados:
Análisis: El resultado es el esperado, la comisión puede evaluar el plan enviado
por el estudiante
188
Nombre de la Actividad: Revisar plan. Usuario: Comisión
de la Unidad de
Titulación
Descripción de la Prueba: En esta actividad la comisión evalúa el plan, es decir,
si un plan es aprobado, rechazado o requiere modificaciones entonces el sistema
enviará una notificación al estudiante del estado de su plan.
Campos requeridos:
1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del
problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía
Campos opcionales:
1. Comentario Tipo de Trabajo 2. Comentario Título del trabajo 3. Comentario Planteamiento del problema 4. Comentario Justificación 5. Comentario Objetivo General 6. Comentario Objetivo específico. 7. Comentario Plan de trabajo 8. Comentario Metodología 9. Comentario Cronograma 10. Comentario Bibliografía
Pasos de ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Seleccionar la actividad 3. Observar los datos ingresados en Información Básica e Información de
Trabajo de Titulación. 4. Dar clic en la casilla para emitir comentarios. 5. Dar clic en finalizar para terminar la actividad
Resultados:
189
Análisis:
El resultado es el esperado, el interesado ha recibido la notificación
correspondiente.
190
3.2.1.3 Etapa 3: Aprobación del Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante.
Nombre de la Actividad: Escoger número de estudiantes Usuario:
Estudiante
Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante selecciona el número
de estudiantes que desean proponer un nuevo plan.
Campos requeridos: un estudiante o dos estudiantes
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Reclamar la tarea 3. Seleccionar el número de estudiantes. 4. Dar clic en siguiente 5. Verificar que los datos sean los correctos 6. Aparecerá “Proponer nuevo plan” 7. Dar clic en Proponer 8. Dar clic en aceptar
Resultados:
191
Análisis
El resultado fue el esperado, una vez escogida la opción proponer nuevo plan y
dar clic en el botón proponer se dio paso a la siguiente actividad del flujo del
proceso.
192
Nombre de la Actividad: Llenar formulario de Plan de
Trabajo de Titulación
Usuario: Estudiante
Campos requeridos:
1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía
Descripción de la Prueba:
El estudiante debe completar los campos del formulario del plan de trabajo de Titulación.
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Reclamar la tarea 3. Registrar los campos requeridos del plan de Trabajo de Titulación 4. Dar clic en finalizar
193
Resultados:
194
Análisis
El resultado fue el esperado el estudiante pudo completar los campos
correspondientes al plan de trabajo de titulación que desea proponer.
Nombre de la Actividad: Revisar plan Usuario: Profesor
Descripción de la Prueba:
El profesor revisa el plan de Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante
Pasos de Ejecución:
1. Revisar el plan de trabajo de Titulación 2. Emitir observaciones en el caso de ser requeridas 3. Dar clic en finalizar
Resultados:
195
196
Análisis
El resultado de esta actividad fue el esperado, una vez que el profesor revisó el
plan que le envió el estudiante, escribió observaciones referentes al plan, dando
lugar a la siguiente actividad del proceso.
Nombre de la Actividad: Revisar plan Usuario: Comisión de
la Unidad de Titulación.
Descripción de la Prueba:
El profesor revisa el plan de Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante
Pasos de Ejecución:
1. Ingresar al portal 2. Reclamar plan 3. Revisar el plan de trabajo de Titulación 4. Marcar las casillas para emitir comentarios si es necesario. 5. Dar clic en finalizar
Resultados:
197
Análisis
El resultado de esta actividad fue el esperado, una vez que el profesor revisó el
plan que le envió el estudiante, escribió observaciones referentes al plan, dando
lugar a la siguiente actividad del proceso.
Nombre de la Actividad: Notificar estado del plan pendiente
Usuario: Sistema
Descripción de la Prueba:
Cuando el profesor revisa un plan, el sistema automáticamente le notifica el
estado del plan mediante un correo electrónico.
Campos requeridos: ninguno
Pasos de Ejecución: ninguno, debido a que esta actividad la realiza el sistema
Resultados:
198
Análisis
El estudiante recibió la notificación de su plan en estado pendiente.
Nombre de la Actividad: Evaluar plan de Trabajo de
Titulación.
Usuario: Comisión de la
Unidad de Titulación
Descripción de la Prueba:
La comisión de la Unidad de titulación evalúa el plan propuesto por el estudiante
una vez que este fue aprobado por el profesor.
Campos requeridos:
17. Tipo de Trabajo 18. Línea de investigación 19. Tipo de Trabajo 20. Línea de investigación 21. Propuesto por 22. Auspiciado por 23. Fecha de presentación 24. Título del trabajo 25. Planteamiento del
problema 26. Justificación 27. Objetivo General 28. Objetivo específico 29. Plan de trabajo 30. Metodología 31. Cronograma
Campos opcionales:
11. Comentario Tipo de Trabajo 12. Comentario Título del trabajo 13. Comentario Planteamiento del problema 14. Comentario Justificación 15. Comentario Objetivo General 16. Comentario Objetivo específico. 17. Comentario Plan de trabajo 18. Comentario Metodología 19. Comentario Cronograma 20. Comentario Bibliografía
199
32. Bibliografía
Pasos de Ejecución:
1. Revisar el plan de trabajo de titulación propuesto por el estudiante 2. Escoger el estado del plan 3. Dar clic en finalizar. 4. El sistema envía la notificación del estado del plan al mail del estudiante
Resultados:
Análisis:
Se pudo evaluar el plan propuesto por el estudiante y emitir una notificación sobre
el estado del plan.
200
3.2.2 PRUEBAS DE USABILIDAD
Las pruebas de usabilidad se realizan en este proyecto con el objetivo de medir la
utilidad, facilidad de uso, facilidad de aprendizaje y apreciación de aplicación. La
utilidad se refiere a la capacidad de una herramienta o sistema para cumplir tareas
específicas, la facilidad de uso está en relación directa con la efectividad de la
aplicación, es decir, el tiempo que se demora en ejecutarse cada tarea, la facilidad
de aprendizaje consiste en conocer si el usuario logra entender rápidamente el
funcionamiento de la tarea asignada, y la apreciación es la percepción, opinión y
actitud generada en el usuario por el sistema. [54]
ETAPAS DE LA PRUEBA DE USABILIDAD
Para las pruebas de usabilidad se realizaron las siguientes etapas: planificación
consiste en desarrollar un cuestionario y en determinar el número y tipo de usuarios,
test se refiere a probar la aplicación y análisis de resultados.
1. Planificación:
Los recursos empleados para las pruebas de usabilidad son: encuestas (Ver
Tabla 56).
El grupo objetivo de las encuestas fueron: Siete estudiantes de 8vo semestre
de la FIS, entre 22 y 26 años, y tres profesores de tiempo completo.
2. Test: la encuesta realizada a los usuarios es la siguiente: (Ver Anexo 7)
201
PREGUNTAS: 1. ¿La información que se ofrece en cada pantalla para saber qué actividad está realizando es?
Excelente Satisfactoria Buena Regular
2. ¿Cree que la distribución de los elementos en la pantalla es?
Excelente Satisfactoria Buena Regular
3. ¿Cree que la propuesta de automatización de este proceso es?
Muy Útil Útil Poco Útil Nada Útil
4. ¿Cree que cada interfaz es?
Muy Intuitiva Intuitiva Poco Intuitiva Nada Intuitiva
5. ¿Cuándo propuso o eligió un plan de Trabajo de Titulación le pareció?
Muy fácil Fácil Difícil Complicado
6. En su opinión, la aplicación le pareció:
Muy Interesante
Interesante Poco Interesante Nada interesante
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS FECHA:
ENCUESTA A USUARIOS
PRUEBAS DE USABILIDAD N° ENCUESTA:
Lugar : ……………………………………………………………. Entrevistado : ……………………………………………………………. Entrevistador : ……………………………………………………………. Tipo de usuario: ……………………………………………………………. La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, y cuyo objetivo es evaluar si la propuesta de automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se adapta a las características físicas y psicológicas del usuario. Indicaciones:
· Marque con una X su respuesta.
· Escoja solo una opción
Tabla 56: Encuesta de satisfacción de usuario
202
Realizado por las autoras
3. Análisis de resultados A continuación se muestra los resultados obtenidos por cada pregunta:
· Pregunta 1: ¿La información que se ofrece en cada pantalla para saber qué
actividad está realizando es?, el resultado se muestra en la Figura 99::
Figura 99: Resultado de pregunta 1 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
· Pregunta 2: ¿Cree que la distribución de los elementos en la pantalla es?, el
resultado se muestra en la Figura 100:
Figura 100: Resultado pregunta 2 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
N° encuestados
Ponderación %
01020304050
2 5 3 0
20
50
30
0
Pregunta 1
N° encuestados Ponderación %
N° encuestados
Ponderación %
0
10
20
30
40
3 4 3 0
30
40
30
0
Pregunta 2
N° encuestados Ponderación %
203
· Pregunta 3: ¿Cree que la propuesta de automatización de este proceso es?,
el resultado se muestra en la Figura 101:
Figura 101: Resultado pregunta 3 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
· Pregunta 4: ¿Cree que cada interfaz es?, el resultado se muestra en la
Figura 102:
Figura 102: Resultado pregunta 4 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
N° encuestados
Ponderación %
0
20
40
60
80
Muy útil Útil Poco útil Nada útil
2 71 0
20
70
100
Pregunta 3
N° encuestados Ponderación %
N° encuestados
Ponderación %
0102030405060
Muyintuitiva
Intuitiva Pocointuitiva
Nadaintuitiva
3 61 0
30
60
100
Pregunta 4
N° encuestados Ponderación %
204
· Pregunta 5:¿Cuándo propuso o eligió un plan de Trabajo de Titulación le
pareció?, el resultado se muestra en la Figura 103:
Figura 103: Resultado pregunta 5 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
· Pregunta 6: En su opinión, ¿la aplicación le pareció?: el resultado se muestra
en la figura 104:
Figura 104: Resultado pregunta 6 una vez realizada la encuesta
Realizado por las autoras
N° encuestados
Ponderación %
0
20
40
60
80
8 1 1 0
80
10 100
Pregunta 5
N° encuestados Ponderación %
N° encuestados
Ponderación %
0
20
40
60
80
100
Muyinteresante
Interesante Pocointeresante
Nadainteresante
91 0 0
90
100 0
Pregunta 6
N° encuestados Ponderación %
205
El resultado de las encuestas es el siguiente: el 85 % de los encuestados
respondieron positivamente a la mayoría de preguntas. Por lo tanto, se puede decir
que el índice de aceptación de la propuesta de automatización del Proceso de
Gestión de Trabajos de Titulación es alto.
En resumen, en el capítulo tres se implementó el proceso en IBM BPM y se
realizaron pruebas de funcionalidad y usabilidad que permitieron conocer el grado
de aceptabilidad de la propuesta de automatización del proceso, dando lugar así al
detalle de las conclusiones y recomendaciones que en el desarrollo de este
proyecto se obtuvieron.
206
CAPÍTULO 4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
· Formalización del proceso
Hemos formalizado el proceso de Gestión de trabajos de titulación mediante
la elicitación de información, esto consistió en realizar entrevistas a los
actores que intervienen en el proceso, la recolección de información
relacionada, estudio de la normativa vigente para de esta manera
caracterizar el proceso. Se establecieron además, los roles, responsables,
funciones, actividades, recursos, entradas, salidas de todo el proceso
permitiéndonos generar el capítulo dos que reúne la información requerida
en un manual del proceso.
· Mejora del proceso
Mediante la aplicación de la metodología ISEA en sus fases de evaluación y
mejora, hemos logrado representar una versión optimizada del proceso,
esto de acuerdo a la evaluación realizada por los actores funcionales de los
procesos, quienes además propusieron y priorizaron posibles acciones de
mejora.
· Automatización del proceso
A través del uso de la herramienta IBM BPM se logró realizar una propuesta
de automatización del proceso, generándose un prototipo funcional que
comprende el manejo de formularios desde el registro de temas de Trabajos
de Titulación propuestos por el profesor hasta la aprobación de los planes
de Trabajos de Titulación por parte de los miembros de la Comisión de la
Unidad de Titulación.
Además se obtuvo un 85% de aceptabilidad de la propuesta de
automatización del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación; dicho
207
porcentaje fue el resultado del análisis de las pruebas de funcionalidad y
usabilidad realizadas a diferentes usuarios.
· Enfoque centrado en el usuario
La metodología contempla el involucramiento del usuario o actores
funcionales del proceso en el centro de la ejecución de la metodología, esto
es en el diseño, evaluación y propuesta de posibles soluciones. La
participación de los usuarios representa una ventaja al momento de
consensuar y producir una versión real y final de los procesos, sin embargo,
al momento de establecer horarios de reuniones se presentaron
inconvenientes debido a la no disponibilidad al mismo tiempo de los
usuarios, lo cual dificulta muchísimo la tarea.
· Herramientas de creatividad y resolución de problemas
El uso de herramientas de fomento a la creatividad y resolución de conflictos
nos permitió sobretodo, producir ideas, consensuar, identificar las
dificultades existentes en el proceso, obtener posibles acciones de mejora
expuestas por los actores y finalmente ayudaron a organizar y priorizar
ideas.
· Objetivos y Metodología
Se logró cumplir con todos los objetivos planteados del proyecto gracias a la
aplicación de la metodología ISEA que guía adecuadamente a la
consecución de los objetivos: realizar el levantamiento del proceso interno
de la FIS ( desde la sección 2.1 hasta la sección 2.3.6) , elaborar un manual
del proceso (desde la sección 2.4 hasta la sección 2.5.6), identificar las
dificultades existentes en el proceso (sección 2.6.1 y 2.6.2), proponer
acciones de mejora (sección 2.6.3, 2.6.4 y 2.6.5) y automatizar el proceso
mediante el uso de una suite BPM (Capítulo 3).
208
4.2 PERSPECTIVAS DEL TRABAJO Y RECOMENDACIONES
· Propuesta de automatización
La propuesta de automatización del proceso presentada en este trabajo
consiste en un prototipo funcional, el mismo que requiere continuar con su
desarrollo en caso de solicitarse su implantación. Lo que resta por hacer es
permitir la ejecución de varias instancias del proceso a la vez, su integración
con los procesos relacionados, emitir reportes, añadir firmas electrónicas,
entre otros.
· Evolución de los procesos
Los procesos continuamente evolucionan debido a factores externos que
pueden ser leyes, reglamentos y normativas expedidas por organizaciones
externas. Este fue el caso del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación
que sufrió cambios debido a cuestiones reglamentarias, dando lugar a la
nueva Unidad de Titulación y a la necesidad de replantear formatos a fines
al mismo, por esta razón se recomienda continuar el trabajo de gestión del
proceso de manera permanente, el trabajo no concluye con la generación de
un manual.
· Apoyo de las autoridades
El apoyo de las autoridades es esencial para la formalización de procesos,
quienes disponen a su personal, facilitar dicha tarea otorgando información
y autorizando el tiempo necesario para dicha actividad.
209
BIBLIOGRAFÍA
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[3] M. O. S. G. Ph.D, «Iesa: une méthode ludique et participative pour la représentation et I'amélioration des processus métiers,» 2 Diciembre 2011. [En línea].
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210
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[14] H. S. y. P. Fingar, BPM The Third Wave, 2003.
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ANEXOS
A continuación se listas todos los anexos que se encuentran en el CD:
Anexo 1: Formulario de Plan de Trabajo de Titulación.
Anexo 2: Documento Criterios de Evaluación.
Anexo 3: Solicitud Actualización de Plan Vencido.
Anexo 4: Solicitud Anulación de Plan.
Anexo 5: Solicitud Retiro de Estudiante de un Plan.
Anexo 6: Solicitud Actualización de Plan Vigente.
Anexo 7: Encuesta de Satisfacción de Usuario.
Anexo 8: Propuesta de Certificado de Proyecto de Investigación.
Anexo 9: Propuesta de Memorando de Plan
Anexo 10: Propuesta de Respuesta al Memorando de Plan
Anexo 11: Propuesta de Memorando de solicitud de Reevaluación
Anexo 12: Propuesta de Solicitud de revisión y Aprobación del Plan de Trabajo de
Titulación
Anexo 13: Acta de la Comisión.