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Escuela superior politecnica de chimborazo
FACULTADADMINISTRACCION DE EMPRESAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDICTORIA
NOMBRE:
ADRIANA QUISHPE
SEMESTRE:
TERCERO 1
TEMA:
CAMPOS CALCULADOS
DOCENTE:
ING. CARLOS EBLA
Contenido Introducción..................................................................................IObjetivos.......................................................................................IIObjetivo general:..........................................................................IIo Aplicar los campos calculados en Access................................IIObjetivo específico:.......................................................................IICapítulo I.......................................................................................1CAMPOS CALCULADOS EN ACCESS.............................................1FORMULARIOS..........................................................................................4
COMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE...............................5PESTANA DE DISEÑO DE FORMULARIOS...................................................6VENTAJAS DEL FORMULARIO......................................................................8
QUE ES UNA CONSULTA...............................................................................9QUE PERMITE UNA CONSULTA?..................................................................9TIPOS DE CONSULTAS................................................................................10CONSULTAS DE ACCION.............................................................................10
Se subdivide en:..............................................................................10CONSULTAS DE SELECCIÓN.............................................................11CONSULTAS ESPECÍFICAS................................................................11CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS......................12
COMO CREAR UNA CONSULTA..................................................................13DISEÑO DE CONSULTAS.............................................................................13ASISTENTE DE BUSQUEDA PARA DUPLICADOS......................................14ASISTENTE DE BUSQUEDA PARA NO COINCIDENTES............................14INFORMES EN ACCES.................................................................................15¿Qué son los informes?.............................................................................15¿Para qué se usan los informes?.............................................................16¿Cómo funcionan los informes?...............................................................18¿Cuándo se debe utilizar un informe en lugar de un formulario?......19
Utilice un formulario cuando necesite:...........................................20Utilice un informe cuando necesite:...............................................20
Vistas de la ventana Informe...................................................................20Tipos de informes.......................................................................................22
Informe detallado............................................................................22Informe agrupado...........................................................................23Informe de resumen........................................................................23Informe de etiquetas postales........................................................24Informe de varias columnas............................................................25
Utilizar los asistentes para crear informes............................................26Para crear un informe con el Asistente para autoinformes...........26Para crear un informe con otro de los asistentes para informes.. .27
Utilizar la vista Diseño..............................................................................29Para crear un informe en la vista Diseño.......................................29
Mostrar una vista previa de un informe.................................................30Para mostrar una vista previa de una muestra de un informe desde la vista Diseño.................................................................................31Para ver un informe completo desde la vista Diseño.....................31Para ver una vista previa del informe desde la ventana Base de datos...............................................................................................32Para ir a otra página en la Vista preliminar...................................32
MACROS EN ACCESS...................................................................................33Qué es una macro?.....................................................................................33Explicación de las macros.........................................................................34
Nombres de macro..........................................................................34Argumentos.....................................................................................34Condiciones.....................................................................................35Acciones de macro..........................................................................36
Características nuevas de las macros en Office Access 2007.............37Crear una macro.........................................................................................38
Características del Generador de macros.......................................38Crear una macro independiente..............................................................40Crear un grupo de macros........................................................................40
ILUSTRACCION
Ilustración 1............................................................................................2Ilustración 2............................................................................................2Ilustración 3............................................................................................2Ilustración 4............................................................................................3Ilustración 5............................................................................................3Ilustración 6............................................................................................6
Ilustración 7............................................................................................7Ilustración 8............................................................................................9Ilustración 9..........................................................................................10Ilustración 10........................................................................................11Ilustración 11........................................................................................12Ilustración 12........................................................................................13Ilustración 13........................................................................................14Ilustración 14........................................................................................14Ilustración 15........................................................................................14Ilustración 16........................................................................................15Ilustración 17........................................................................................15Ilustración 18........................................................................................17Ilustración 19........................................................................................18Ilustración 20........................................................................................18Ilustración 21........................................................................................20Ilustración 22........................................................................................21Ilustración 23........................................................................................23Ilustración 24........................................................................................24
Introducción
Access siempre ha admitido las columnas calculadas en consultas, en ocasiones, puede realizar cálculos en tablas para que puedan utilizar los campos calculados en cualquier objeto basado en la tabla. Además, SharePoint es compatible con los cálculos en sus tablas; debido a la integración entre Access y SharePoint, Access debe ser compatible con el mismo tipo de cálculos en las tablas de Access. Las columnas calculadas en las tablas de Access 2010 proporcionan una nueva característica que está diseñada para ayudar a los usuarios finales y los desarrolladores crear rápidamente aplicaciones que son más fáciles de mantener.
Por ejemplo, una tabla que contiene la fila de titles each de libro de la tabla contiene información acerca de un solo libro, incluidos su título, información sobre el autor y así sucesivamente. Aunque la tabla almacena el nombre del autor y el apellido, es probable que en cualquier situación donde podría estar utilizando la información de libro, debe tener también nombre completo del autor. Sería útil si la propia tabla podría contener esta información. Además, es posible que desee ordenar la tabla que se basa en los títulos de libros. Dado que muchos títulos de libros comienzan con "A", "An" o "El", lo más probable es que desee omitir estas y ordenar en el título del libro sin ellos. Puede resultar útil utilizar una columna calculada para el nombre completo del autor y el título del libro que se puede ordenar. Este Visual artículo se muestra cómo crear dos de estas columnas calculadas.
Los desarrolladores incluso posibles que deban definir expresiones similares en múltiples ubicaciones a lo largo de sus aplicaciones. Repetitiva creación de expresiones similares provoca errores, por supuesto. Colocación de la expresión en el más bajo level─in posible la itself─reduces de la tabla algunos de estos tipos de problemas.
I
Objetivos
Objetivo general:
o Aplicar los campos calculados en Access.
Objetivo específico:
o Conocer todas las funciones que nos permite realizar Access.
o Comprender los diferentes componentes de Access.
o Aprender a utilizarlo para sacarle provecho de las ventajas que nos ofrece.
II
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Capítulo I
CAMPOS CALCULADOS EN ACCESS
Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.
Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto".
Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en existencias.
Supongamos que necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos en el almacén.
Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artículo.
Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros.
Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde la ventana de diseño.
El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de las consultas.
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INFORMATICA1
2013Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.
Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto". Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en existencias.
Supongamos que necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos en el almacén.
Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artículo
.
Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros.
Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde al ventana de diseño.
El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de las consultas.
Y desde aquí
Vamos a pulsar la opción crear una consulta en vista de diseño.
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Ilustración 1
Ilustración 3
Ilustración 2
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2013En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos"
Ilustración 4
Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.
En la venta de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla que hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen.
Nosotros solo necesitaremos "Nombre Producto”, "Descripción Producto", "Precio Unidad" y "Unidad En Existencias".
Ilustración 5
FORMULARIOS Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla consulta.
FORMULARIO: Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el panel de navegación.
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DISEÑO DE FORMUALARIO: Abre un formulario en blanco en la vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él.
FORMULARIO EN BLANCO: Consiste en crear un nuevo formulario sin contenido pero en vez de abrirse en vita Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla) desde el panel de navegación.
ASISTENTE PARA FORMURALARIOS: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de formulario.
NAVEGACIÓN: Nos permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web .
COMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE clic asistente para formularios
Seleccionar la tabla sobre la cual se quiere hacer el formulario e introducción los campo
Se escoge la distribución que se desea para el formulario
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por defecto viene señalado el campo columna damos un titulo al formulario y seleccionamos entre las dos opciones
disponibles abrir formulario para ver introducir información modificar el diseño de formulario
abrir el formulario nos lleva al formulario en si y modificar el diseño nos permite realizarle cambios con el tema entre otros .
PESTANA DE DISEÑO DE FORMULARIOS En ver de la pestaña de diseño podemos cambiar entre la vista diseño
la vista formulario
En el grupo de temas podemos encontrar herramientas para dar un estilo homogéneo al formulario
En la parte central podemos observar el grupo de controles en el que aparecen todos los tipo de controles para que sea más cómodo añadirlo en el área de diseño
En encabezado y pies están las herramientas de logo que permiten insertar una imagen en la cabecera del formulario, título que nos permite colocarle un título al formulario y fecha y hora que son dos campos que nos muestra la fecha y hora actual del formulario.
En el grupo de herramientas se puede observar el botón agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro de lista de campos en el que aparecen todos los campos del
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origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.
En esta pestaña encontramos todas las herramientas de formato de formulario ,de las cuales solo vamos a utilizar por ahora las herramientas de imagen de fondo y relleno de forma
Imagen de fondo sirve como su nombre lo indica para colocar una imagen de fondo al formulario
Y la herramienta relleno de formato para colocarle un color del fondo al formularios
VENTAJAS DEL FORMULARIO
1. Los formularios mejoran ampliamente la presentación de los datos en pantalla y ofrecen una gran flexibilidad en los procesos que tienen que ver con el ingreso, edición y eliminación de los datos en las tablas de la Base de Datos.
2. Los datos que contienen los formularios pueden provenir de una sola tabla o de varias tablas con campos comunes relacionados; también pueden tener origen en una consulta previamente diseñada.
3. Los formularios dependiendo de la distribución que se escoja muestran un solo registro o varios en pantalla, cuando el formulario solo muestra un registro a la vez puedes adicionarle botones para navegar entre los registros, adicionar registros, imprimir el formulario, etc.
4. Puedes adicionar botones que ejecuten ciertos cálculos sobre los datos del registro actual y los muestre en pantalla en un formulario en Access.
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20135. Access te ofrece una gran cantidad de temas o diseños preestablecidos que puedes aplicar a los formularios, y si aplicas el mismo tema a todos los formularios de la Base de Datos tendrás una interface con una apariencia muy profesional.
6. La base de datos Access facilita la creación de un subformulario dentro de un formulario principal, con el objetivo de que el subformulario muestre información detallada del registro que se encuentra en pantalla en un momento dado en el formulario principal.
QUE ES UNA CONSULTADEFINCIÓN
Es un objeto de la base de datos que permite seleccionar un conjunto de registros con los que trabajara en un momento determinado (son Filtros Sofisticados).
QUE PERMITE UNA CONSULTA? Visualizar los registros que cumplen una determinada condición Visualizar a la vez datos de distintas tablas Ver determinado campos de los registros que cumplen la condición,
colocados a voluntad Ordenar de la manera deseada y representar de distintos modos, los
registros seleccionados. Calcular nuevos valores, para casa unos de los registros, a partir de los
datos almacenados en una tabla.
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TIPOS DE CONSULTAS Consultas de acción Consultas de selección Consultas especifica de sol
CONSULTAS DE ACCION Son aquellas que permiten realizar operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automático.
Se subdivide en: Crear tablas : Hace que la consulta seleccione registro de la base de
datos y los guarde en una nueva tabla Anexar :Hace que la consulta muestre registros de campos existentes Actualizar: hace que la consulta actualice los datos de una tabla
existente. General: Hace que la consulta sea una consulta de tabla de referencias
cruzadas, que agrega datos con 2 conjuntos de valores, uno en la parte inferior izquierda de la hoja de datos y otra parte en la superior.
Eliminar: Hace que la consulta borre la información de la tabla existente ,que no coincidan con el criterio de búsqueda.
CONSULTAS DE SELECCIÓN SELECCIONAR: Hace que la consulta seleccione y muestre
registros de la base de datos
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CONSULTAS DE SELECCIÓN: Son aquellas que permiten dar respuestas a las preguntas que se pueden plantear sobre los datos introducidos en las tablas. estas consultas permiten seleccionar datos varias tablas a la vez.
CONSULTAS ESPECÍFICASSon consultas que no se pueden definir desde la cuadricula OBE de Access sino que se tiene que definir directamente en SQL
CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS Cuando queremos representar una consulta sumaria con dos columnas
de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de tabla utilizaremos una consulta de tabla de referencias cruzadas.
Una consulta de referencias cruzadas es aquella que nos permite visualizar los datos en filas y en columnas, estilo tabla.
Ej . para obtener las ventas mensuales de los empleados. Debemos diseñar una consulta sumaria calculando suma de importes de pedidos agrupando empleado y me de la venta
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COMO CREAR UNA CONSULTA Existen 2 maneras de crear una consulta:
Asistente para consultas : Al hacer clic en esta opción aparecerá el siguiente cuadro de dialogo
El asistente para consultas nos permiten crear una consulta de selección sencilla.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.
DISEÑO DE CONSULTAS Damos clic en el botón Diseño de consultas. Al entrar, la opción pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de dialogo
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón agregar .
Si queremos sacar datos de varias tablas agregamos de la misma forma los demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón cerrar.
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ASISTENTE DE BUSQUEDA PARA DUPLICADOS En los casos en que recopilemos datos de orígenes diversos de podrá
presentar el inconveniente de la información duplicada. Puede ocurrir que al reunir los datos encontraremos registros duplicados o bien registros que han sido ingresados más de una vez por distintos operadores, con pequeñas diferencias entre ellos
Estas inconsistencias se detectan fácilmente creando una consulta de buscar datos duplicados
Las consultas de este tipo son creadas por un asistente .
ASISTENTE DE BUSQUEDA PARA NO COINCIDENTES Puede desearse comparar dos tablas e identificar los registros de una
de las tablas que no tienen correspondientes en la otra tabla. La manera más fácil de identificar estos registros es mediante el Asistente para consultas de buscar coincidentes
Después de generar el asistente la consulta ,puede modificar su diseño para agregar o quitar campos ,o bien ,para agregar combinaciones entre dos tablas .
Asimismo puede crear su propia consulta para buscar registros no coincidentes sin utilizar el asistente.
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INFORMES EN ACCES¿Qué son los informes?Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos elementos de diseño. Por ejemplo, puede emplear texto, datos, imágenes, líneas, cuadros, gráficos y otros elementos para crear el informe necesario. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la manera de organizarlos. La etiquetas de correo, las facturas, los resúmenes de ventas o las listas de teléfonos son algunos ejemplos de tipos de informes que se pueden generar con Access.
Nota Estos informes se basan en datos de ejemplo incluidos en la base de datos Importadores Neptuno que se entrega con Access.
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Ilustración 6
¿Para qué se usan los informes?Access proporciona varias maneras de obtener información de la base de datos. Puede:
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Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.
Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y modificar la información de la base de datos.
Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar los datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.
Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.
Ilustración 7
La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.
En este formulario aparecen los registros uno a uno.
En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.
En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos registros para su impresión o distribución.
Deberá utilizar un informe cuando:
Desee imprimir información que utilice con regularidad. Desee imprimir información para su distribución a otras personas. Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la información
cuando la imprima. Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras personas.
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2013Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee. El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime. Si necesita introducir algún cambio, puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo, parecido, basado en el original. Con Access, puede crear informes que:
Organicen y presenten los datos en grupos. Impriman la información del encabezado y el pie de página para todo el informe,
por cada página o por cada grupo. Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como porcentajes de los
totales. Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos. Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes, líneas, fuentes,
gráficos, diagramas y formato condicional.
¿Cómo funcionan los informes?La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.
Ilustración 8
El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del informe.
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe.
En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista Diseño, junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas por fecha de expedición.
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Ilustración 9
El informe está agrupado por Fecha Envío, un campo procedente de la consulta subyacente.
Los campos Id Pedido, Nombre Compañía e Importe Venta también proceden de la consulta subyacente.
La conexión entre el informe y su origen de datos se establece mediante unos objetos gráficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos que muestran imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y líneas y rectángulos gráficos que permiten organizar visualmente los datos y ayudan a que el informe resulte atractivo.
¿Cuándo se debe utilizar un informe en lugar de un formulario?
En ocasiones se duda a la hora de decidir si es más adecuado utilizar un informe o un formulario para una necesidad determinada. Los informes son de sólo lectura y están prevists para ser leídos o impresos. Los formularios son interactivos y permiten modificar y ver la información de la base de datos.
Utilice un formulario cuando necesite:
Modificar los datos almacenados en la base de datos. Introducir datos nuevos, como agregar un nuevo cliente a la tabla Clientes. Utilizar una vista personalizada para introducir o modificar datos, como un
formulario para introducir los pedidos de ventas que muestre una línea por producto y el total de cada pedido.
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Permitir que las personas que trabajan con la base de datos puedan consultar su información de manera interactiva.
Utilice un informe cuando necesite:
Proporcionar información para su distribución a los demás. Personalizar con precisión la apariencia de la información Leer información detallada extraída de la base de datos. Resumir o agrupar información para su análisis.
Vistas de la ventana Informe
La ventana Informe de Access tiene tres vistas: Diseño, Vista previa del diseño y Vista preliminar. Haga clic en el botón Vista para cambiar la vista. Cada una de ellas resulta útil para distintos fines:
Vista Diseño La vista Diseño se utiliza para modificar el diseño de un informe o crear uno nuevo desde cero.
La vista Diseño es parecida a un banco de trabajo, donde se organiza un proyecto y las herramientas que se necesitan para él. Entre las herramientas disponibles en la vista Diseño se incluyen las reglas, el cuadro de herramientas y la lista de campos.
Las reglas permiten alinear los controles y ajustar su tamaño.
El Cuadro de herramientas contiene controles que se pueden usar, como etiquetas, cuadros de texto o cuadros combinados.
Puede arrastrar los campos de la lista de campos.
Vista preliminar La Vista preliminar se utiliza para comprobar los datos de todo el informe y ver cuál será su apariencia cuando se imprima.
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Ilustración 10
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Vista previa del diseño La Vista previa del diseño permite ver las fuentes, el tamaño de fuente y la disposición en general del informe. En la Vista previa del diseño sólo aparece una muestra del informe, no la representación completa que está disponible con la Vista preliminar.
En la Vista previa del diseño sólo aparece un subconjunto de las páginas.
Puede imprimir un informe desde la ventana Base de datos o desde cualquiera de las vistas de la ventana Informe. Vea las siguientes secciones para obtener más información sobre la Vista preliminar y la impresión de un informe:
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Ilustración 11
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Tipos de informesPuede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades. Por ejemplo, para una reunión con un proveedor podría necesitar un informe detallado, mientras que para un análisis preparado para la alta dirección se necesitaría un informe resumido o agrupado. A continuación figuran algunas posibilidades:
Informe detalladoPuede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta, como la tabla Empleados.
Ilustración 12
Los datos de los empleados se toman de la tabla o la consulta subyacente.
Informe agrupadoEn un informe agrupado, los datos se organizan en grupos, por ejemplo, por categorías de productos o por fechas. Puede calcular los totales de cada grupo y
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2013un total global para todo el informe. Además, puede mostrar información en los encabezados y pies de página de los grupos.
Ilustración 13
Los registros se agrupan de acuerdo con el valor que figura al principio del grupo.
Informe de resumen
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2013Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles.
En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.
Informe de etiquetas postalesPuede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las etiquetas postales.
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Ilustración 14Ilustración 14
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Ilustración 16
Informe de varias columnasLos informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.
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Utilizar los asistentes para crear informesAccess ofrece varios asistentes para informes que le ayudarán a crear los informes. El Asistente para autoinformes genera un informe formateado en una sola columna, sin pedir ninguna información. Los demás asistentes para informes plantean preguntas y luego crean un informe basado en las respuestas ofrecidas por el usuario. Aunque tenga mucha experiencia en la creación de informes, seguramente le resultará cómodo utilizar un asistente para generar el informe rápidamente y utilizarlo como punto de partida. Luego, lo podrá usar tal cual o modificarlo de acuerdo con sus necesidades.
Los asistentes para informes se pueden utilizar para crear gran variedad de informes, entre los que se incluyen los siguientes:
Informe de una sola columna. Informe tabular Informe agrupado, con o sin totales. Informe de etiquetas postales. Informe de gráfico, que muestra un gráfico.
El Asistente para autoinformes constituye la forma más rápida de crear un informe, ya que lo genera inmediatamente, sin pedir información. El informe consiste en una sola columna donde aparecen todos los campos de la tabla o la consulta subyacente.
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Para crear un informe con el Asistente para autoinformes
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Tablas o Consultas.2. Seleccione la tabla o la consulta en que desee basar el informe.3. En la barra de herramientas Base de datos, haga clic en la flecha situada junto a
Nuevo objeto y, a continuación, en Autoinforme en la lista.
Access mostrará el informe.
Ilustración 17
- O bien -
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en uno de los siguientes
asistentes:
Autoinforme: en columnas Cada campo aparece en otra línea con una etiqueta a la izquierda.
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2013Autoinforme: en tablas Los campos de un registro aparecen en una sola línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe.5. Haga clic en Aceptar.
Access aplica al informe el último autoformato utilizado. Si aún no ha creado ningún informe con el asistente o no ha usado el comando Autoformato del menú Formato, usará el formato Estándar.
El asistente para informes resulta práctico para crear un informe y utilizarlo de punto de partida. A continuación, lo puede utilizar tal cual o refinarlo hasta conseguir exactamente el informe deseado.
Para crear un informe con otro de los asistentes para informes.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, seleccione una de las opciones de la lista.
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4. Seleccione una tabla o consulta para el informe y haga clic en Aceptar.5. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última,
haga clic en Finalizar.
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6. En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.
Notas
Si desea incluir campos de diversas tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para informes. En lugar de ello, repita los pasos para seleccionar otra tabla o consulta y seleccione los campos que desee incluir en el informe hasta que haya seleccionado todos los campos deseados.
Si hace clic en una de las opciones Autoinforme, Access usará el autoformato especificado la última vez, ya sea en el Asistente para informes o bien en el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.
Utilizar la vista DiseñoAntes de crear un informe, reflexione sobre el origen de los datos. Si los datos proceden de una tabla solamente, puede basar el informe en ella. Sin embargo, si los datos
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2013proceden de varias tablas, deberá basar el informe en una consulta. Para obtener detalles sobre la creación de consultas, vea el tema Diseñar una consulta (MDB). También puede crear un informe que no esté basado en ninguna tabla o consulta. Por ejemplo, se puede crear una carta de presentación o un informe que combine uno o varios subinformes no relacionados entre sí.
Utilizar un asistente para informes agiliza en gran medida la creación de un informe (vea Utilizar los asistentes para crear informes. Si prefiere crear el informe desde cero, puede iniciar un nuevo informe en vista Diseño, elegir el origen de los datos y colocar todos los cuadros de texto, las etiquetas y los controles personalmente.
Para crear un informe en la vista Diseño1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en Vista Diseño en la lista.4. Seleccione una tabla o consulta para el informe (para crear un informe que no esté basado
en una consulta o una tabla, no elija ninguna en la lista).5. Haga clic en Aceptar.
Access mostrará el informe en la vista Diseño y abrirá la lista de campos de la tabla o la consulta subyacente.
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Ilustración 20
Sugerencia Para crear rápidamente un nuevo informe en vista Diseño que no esté basado en una tabla o consulta, en la ventana Base de datos haga clic en Informes y, a continuación, en Crear informe en vista Diseño.
Mostrar una vista previa de un informeEn la Vista preliminar de un informe se puede comprobar cuál será su apariencia cuando se imprima sin tenerlo que imprimir realmente. Por ejemplo, se puede comprobar la alineación y el espaciado de las columnas de datos, o si el informe devuelve los datos esperados. Existen dos formas de mostrar la vista previa de un informe:
Vista previa del diseño permite echar un vistazo rápido al informe y comprobar el tipo y tamaño de fuente, así como el diseño en general. Esta vista muestra todas las secciones del informe, y algunos de los registros detallados.
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Vista preliminar se utiliza para ver el informe completo exactamente tal y como se imprimirá.
Al mostrar un informe en Vista previa del diseño o en Vista preliminar, aparece ampliado.
Ilustración 21
Para mostrar una vista previa de una muestra de un informe desde la vista Diseño
Siga uno de estos procedimientos:
En el menú Ver, haga clic en Vista previa del diseño. Haga clic en la flecha situada junto al botón Vista de la barra de herramientas y
haga clic en Vista previa del diseño en la lista.
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2013Para volver a la vista Diseño, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas.
Para ver un informe completo desde la vista DiseñoSiga uno de estos procedimientos:
En el menú Ver, haga clic en Vista preliminar. Haga clic en la flecha situada junto al botón Vista de la barra de herramientas y haga clic
en Vista preliminar en la lista.
Para volver a la vista Diseño, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas.
Para ver una vista previa del informe desde la ventana Base de datos
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informe y seleccione el informe cuya vista previa desee ver.
2. Siga uno de estos procedimientos: En la ventana Base de datos, haga clic en Vista previa. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
Para volver a la ventana Base de datos, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas.
Para ir a otra página en la Vista preliminarPuede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.
1. Abra el informe en Vista preliminar.2. Siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en uno de los botones de desplazamiento (en la esquina inferior izquierda de la ventana).
Escriba un número de página en el cuadro correspondiente, y presione ENTRAR.
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2013Para volver a la ventana Base de datos, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas.
Botón de desplazamiento a la primera página.
Botón de desplazamiento a la página anterior.
Botón de desplazamiento a la página siguiente.
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MACROS EN ACCESSQué es una macro?Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento Al Hacer Clic del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.
En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.
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2013Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.
Para mostrar el Generador de macros
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
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Ilustración 22
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Explicación de las macrosEl término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros. Un grupo de macros se representa en el panel de exploración como un objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros contiene más de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro.
Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las acciones requieren argumentos. Además, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y agregar condiciones para controlar la forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se describen estas funciones de forma más detallada.
Nombres de macroSi un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres de macro. Se puede hacer referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de macro no está visible en el Generador de macros, haga clic en Nombres de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseño. Encontrará más información sobre la ejecución de macros en grupos de macros más adelante en este artículo.
ArgumentosUn argumento es un valor que proporciona información para la acción, como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de acción, en la parte inferior del Generador de macros.
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Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es la columna Argumentos, que permite ver (pero no editar) los argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta forma, es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario seleccionar una acción para mostrar los argumentos. Para mostrar la columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el grupo Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.
CondicionesUna condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para que se pueda realizar una acción. Se puede utilizar cualquier expresión que pueda dar como resultado True/False o Sí/No. La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado False, No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la acción se ejecutará.
Para que una condición pueda controlar más de una acción, escriba unos puntos suspensivos (...) en la columna Condición para cada acción subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la expresión devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones. Si la condición devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se ejecutarán.
Para mostrar la columna Condiciones en el Generador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones
Use esta expresión para llevar a cabo la acción
Si:
[Ciudad]="París" París es el valor de Ciudad en el campo en el formulario desde el cual se ejecutó la macro.
DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 Hay más de 35 entradas en el campo IdPedido de la tabla Pedidos.
DCont("*", "Detalles de pedido", "[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedido]")>3
Hay más de tres entradas en la tabla Detalles de pedido para las cuales el campo IdPedido de la tabla
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coincide con el campo IdPedido del formulario Pedidos.
[FechaEnvío] Entre #2-Feb-2006# Y #2-Mar-2006#
El valor del campo FechaEnvío del formulario desde el cual se ejecuta la macro no es anterior a 2-Feb-2006 y no es posterior a 2-Mar-2006.
Formularios![Productos]![UnidadesEnStock]<5
El valor del campo UnidadesEnStock del formulario Productos es menor que cinco.
EsNulo([Nombre]) El valor Nombre del formulario desde el que se ejecuta la macro es nulo (no tiene valor). Esta expresión es equivalente a [Nombre] Es Nulo.
[PaísRegión]="UK" Y Formularios![TotalVentas]![TotalPedidos]>100
El valor en el campo País o región del formulario desde el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario TotalVentas es mayor que 100.
[País o región] En ("Francia", "Italia", "España") Y Longitud([CódigoPostal])<>5
El valor en el campo País o región del formulario desde el cual se ejecuta la macro es Francia, Italia o España y el código postal no es de 5 caracteres de longitud.
CuadroMsj("¿Confirmar cambios?",1)=1 Se hace clic en Aceptar en un cuadro de diálogo donde la función CuadroMsj muestra "¿Confirmar cambios?". Si hace clic en Cancelar en el cuadro de
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diálogo, Access omite la acción.
[Variables temporales]![ResultadoCuadroMsj]=2
La variable temporal que se utiliza para almacenar el resultado de un cuadro de mensaje se compara con 2 (vbCancel=2).
Acciones de macroLas acciones son los bloques de creación para generar las macros. Access proporciona una gran cantidad de acciones entre las que elegir, que habilitan una amplia variedad de comandos. Por ejemplo, algunas de las acciones más utilizadas sirven para abrir un informe, buscar un registro, mostrar un cuadro de mensaje o aplicar un filtro a un formulario o un informe.
Características nuevas de las macros en Office Access 2007En versiones anteriores de Access, muchas funciones de las más habituales no se podían ejecutar sin escribir código de VBA. En Office Access 2007, se han integrado nuevas características y acciones de macro para ayudar a eliminar la necesidad de código. De esta forma, resulta más sencillo mejorar la funcionalidad de la base de datos y ésta gana en seguridad.
Macros incrustadas Ahora tiene la posibilidad de incrustar macros en cualquiera de los eventos proporcionados por un formulario, un informe o un control. Una macro incrustada no está visible en el panel de exploración; pasa a formar parte del formulario, el informe o el control en el que se creó. Si crea una copia de un formulario, un informe o un control que contenga macros incrustadas, las macros también estarán presentes en la copia.
Mayor seguridad Cuando el botón Mostrar todas las acciones no está resaltado en el Generador de macros, las únicas acciones de macro y argumentos de Ejecutar Comando que están disponibles para el uso son las que no requieren
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estado de confianza para ejecutarse. Una macro generada con estas acciones se ejecutará aunque la base de datos esté en modo deshabilitado (cuando no se permite la ejecución de VBA). Las bases de datos que contienen acciones de macro no incluidas en la lista de confianza (o las bases de datos que tienen código de VBA) requieren que se les conceda explícitamente el estado de confianza.
Tratamiento de errores y depuración Office Access 2007 proporciona nuevas acciones de macro, como Al Ocurrir Error (similar a la instrucción "On Error" en VBA) y Borrar Error De Macro, que permiten realizar acciones específicas cuando se producen errores durante la ejecución de la macro. Además, la nueva acción de macro Paso A Paso permite habilitar el modo paso a paso en cualquier punto de la macro, para que se pueda observar cómo ejecuta la macro las acciones de una en una.
Variables temporales Tres nuevas acciones de macro (Definir Variable Temporal, Quitar Variable Temporal y Quitar Todas Las Variables Temporales) permiten crear y usar variables temporales en las macros. Pueden utilizarse en expresiones condicionales para controlar la ejecución de macros, o para pasar datos a informes o formularios, o desde ellos, o para cualquier otro propósito que requiera un almacenamiento temporal para un valor. También se puede tener acceso a estas variables temporales en VBA, por lo que sirven además para comunicar datos a módulos de VBA y desde ellos.
Crear una macroEn Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que están incrustadas. Las macros independientes están visibles en el panel de exploración, en Macros; las macros incrustadas no.
Características del Generador de macrosEl Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros:
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En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Access presenta el Generador de macros.
Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a cabo cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros, aparecerán las columnas Acción, Argumentos y Comentario.
En Argumentos de acción, es donde se especifican y editan los argumentos para cada acción de macro, cuando son necesarios. Aparece un cuadro que ofrece una breve descripción de cada acción o argumento. Haga clic en una acción o en un argumento de acción para leer su descripción en el cuadro.
En la tabla siguiente, se muestran los comandos que están disponibles en la ficha Diseño del Generador de macros.
Grupo Comando Descripción
Herramientas Ejecutar Realiza las acciones enumeradas en la macro.
Paso a paso Habilita el modo paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en este modo, las acciones se realizan de una en una. Después de completar cada acción, se muestra el cuadro de diálogo Macro paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de diálogo para avanzar a la siguiente acción. Haga clic en Detener todas las macros para detener la macro en curso y cualquiera otra que se esté ejecutando. Haga clic en Continuar para salir del modo paso a paso y llevar a cabo las acciones restantes sin pararse.
Generador Si se especifica un argumento de acción que puede contener una expresión, este botón se habilita. Haga clic en Generador para abrir el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que puede usar para crear la expresión.
Filas Insertar filas Inserta una o varias filas de acción en blanco delante de las
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filas seleccionadas.
Eliminar filas Elimina las filas de acción seleccionadas.
Mostrar u ocultar
Mostrar todas las acciones
Muestra más o menos acciones de macro en la lista desplegable Acción.
Para mostrar una lista más larga de acciones de macro, haga clic en Mostrar todas las acciones. Cuando haya una lista más larga disponible, el botón Mostrar todas las acciones aparecerá seleccionado. Si selecciona una acción de macro de esta lista más larga de acciones de macro, es posible que tenga que conceder a la base de datos un estado de confianza explícita para poder ejecutar la acción.
Para cambiar de una lista larga de acciones de macro a una lista corta que contenga únicamente las acciones de macro que puede utilizar en una base de datos sin el estado de confianza asignado, asegúrese de que el botón Mostrar todas las acciones no está seleccionado.
Sugerencia Si el botón Mostrar todas las acciones está seleccionado, haga clic en el botón Mostrar todas las acciones para cancelar la selección.
Si el botón Mostrar todas las acciones no está seleccionado, la lista más corta de acciones de macro de confianza está disponible.
Nombres de macro
Muestra u oculta la columna Nombres de macro. Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir unas macros de otras; en los demás casos, los nombres son opcionales. Para obtener más información, vea la sección Crear un grupo de macros, más adelante en este artículo.
Condiciones Muestra u oculta la columna Condición. Esta columna se utiliza para escribir expresiones que controlen cuándo se
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realizará una acción.
Argumentos Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna muestra los argumentos para cada acción de macro y permite una lectura más cómoda de la macro. Si no se muestra la columna Argumentos, tendrá que hacer clic en cada acción y leer los argumentos en Argumentos de acción. No se pueden insertar argumentos en la columna Argumentos.
Crear una macro independiente1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. Agregue una acción a la macro: En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la
columna Acción. Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la
lista de acciones donde, a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.
En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.
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Crear un grupo de macrosSi desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto macro, puede crear un grupo de macros.
1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Se muestra el Generador de macros.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de macro si no se ha seleccionado todavía. Aparece la columna Nombre de macro en el Generador de macros.
Nota Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir unas macros de otras. El nombre de macro aparece en la misma línea que la primera acción de la macro. La columna Nombre de macro se deja en blanco para las siguientes acciones de la macro. La macro finaliza en la siguiente entrada de la columna Nombre de macro.
3. En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la primera macro del grupo de macros.
4. Agregue las acciones que desea que realice la primera macro: En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de
acciones. Haga clic en la acción que desea agregar. En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son
necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.
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Conclusiones
BIBLIOGRAFIA
(CASAICO, ACCESS, 2001)
