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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORALFacultad de Ingeniera en Elctrica y Computacin

ANLISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DEL MDULO DE CONTROL DE MACRO PROCESO PRODUCTIVO DEL SISTEMA ESTRATGICO DE LA CALIDAD DE COMPULEAD S.A.

Sustentacin Tesis de GradoGuayaquil 09 de Septiembre del 2009

Carlos PrezGuillermo ValarezoTito Peralta1CONTENIDOANTECEDENTESMICROSOFT SOLUTION FRAMEWORKAPLICACIN DEL MSF AL CMPPESCENARIO: INGRESO DE CLIENTEESCENARIO: REGISTRO DE COTIZACINESCENARIO: REGISTRO DE ORDEN PSACONCLUSIONESRECOMENDACIONESPREGUNTAS2ANTECEDENTES3Descripcin de Compulead S.A.Compulead S.A., es una Sociedad Annima constituida por escritura pblica en el cantn Guayaquil, en febrero del 2000.Es una empresa que comercializa productos y servicios de tecnologa informtica y afines.Su principal mercado es Guayaquil.

4Descripcin del SEC de Compulead S.A.SEC: Sistema Estratgico de Calidad, basado en ISO 9001:2000, modelo americano de Malcolm Baldrige y el modelo europeo EFQM.Por lo tanto comprende:Liderazgo y compromiso de la direccinGestin EstratgicaEnfoque al cliente y al mercadoMedicin, anlisis y gestin del conocimientoGestin de Recursos HumanosGestin de Procesos

5EstratgicoInnovacin TecnolgicaVENTAPOST-VENTAPSA(Producto Servicio Aplicacin)CLIENTESFinancieroAdministrativoGestin de CalidadMERCADO6Descripcin del Mdulo CMPP (1/2)Los procesos productivos para la creacin de valor son:Ventas: Est directamente relacionado con los clientes.PSA: Producto Servicio y Aplicacin, tiene como objetivo realizarlos de acuerdo a los requerimientos acordados con el cliente.Post-Venta: Tiene como objetivo cerrar satisfactoriamente los procesos de ventas y PSA .7Descripcin del Mdulo CMPP (2/2)Por lo tanto el CMPP se encarga de lograr los siguientes objetivos principales:

Mantener bajo control la ejecucin de los PSAAsignacin del responsable del trabajoImplantacin de actividades de seguimientoAutocontrol, auditoras y satisfaccin del cliente

8Microsoft Solution FrameworkMSF9Qu es el MSF?Microsoft Solution Framework (MSF), ofrece guas de cmo organizar los recursos y proyectos para planear, construir e implantar soluciones de tecnologa exitosa, segn Microsoft.

10Modelos MSF (1/2)Modelo de equipoOrganiza a las personas para trabajar en el proyecto Modelo de procesosOrganiza los procesos necesarios con sus hitosModelo de aplicacinActividades de administracin sean dinmicas y de ayudaManejo de riesgosMinimizar sorpresas y disminuir actividades complejas

11Modelos MSF (2/2)

12Modelo de Equipo del MSFPor no ser de estructura jerrquica sino circular, nos detalla que todos los roles tienen la misma importancia, lo que suele ocurrir que los roles son mas o menos activos en las diferentes fases del proyecto

13Modelo de Procesos (1/2)VisinAcuerdos en un alto nivel de los requerimientos y metas del proyectoPlanificacinDefinir en qu forma y en qu tiempo podra ser desarrollado y entregado el proyectoDesarrolloEl equipo de trabajo construye y prueba la solucinEstabilizacinLas caractersticas de la solucin son probadas, estabilizadas y se prepara el primer ejecutable.EntregaEl proyecto es entregado, estabilizado y puesto en produccin14Modelo de Procesos (2/2)

15Microsoft Solution FrameworkAPLICACIN DEL MSF AL CMPP16Aplicacin del MSF al CMPPPara el desarrollo del mdulo CMPP usamos la metodologa MSF (Microsoft Solution Framework) basndonos en las plantillas proporcionadas para cada etapa del MSF. A continuacin mostraremos unos ejemplos de como fueron adaptadas varias plantillas del MSF al desarrollo del mdulo CMPP:

Decir que todos los templates no aplican a todos los proyectos, esto depende del tipo y tamano del proyecto.17Plantillas de la fase de VisinDentro de los documentos de Visin:

En la fase de visin usamos algunos de los plantillas, para seguir con el ejemplo usaremos la plantilla del alcance de la visin, pero cabe recalcar que esta etapa se encuentran mas templates y son los siguientes.

18Plantilla Alcance de la VisinPor ejemplo el Alcance de la Visin. Este documento nos permiti identificar varios aspectos importantes para el desarrollo del mdulo como son:

Definir la Declaracin de Oportunidades Declaracin de Visin de Compulead S.A.Anlisis de Beneficios (Metas y Objetivos del Negocio, Mtricas del Negocio, Asunciones y Restricciones, Beneficios).Alcance del Mdulo CMPP

En el template del alcance de la vision, nos permite definir la declareacion de oportunidad, al ser Compulead al ser una empresa que cuenta con su SEC y este manejarlo con hojas de excel brinda la oportunidad de desarrollar un sistema que facilite el manejo de toda la informacion del SEC. La vision de compulead sobre el sistema la implementacion de este para no solo innovar con nuevos PSA, sino buscar beneficios en costos. Ademas de tenemos el analisis de beneficios, en el que esta la meta y objetivos del negocio Minimizar los tiempos de atencin al cliente, Optimizar la operatividad de los procesos de la empresa, Controlar de manera eficiente los procesos de venta y postventa, etc

19Plantillas de la fase de PlanificacinDentro de los documentos de Planeacin tenemos:

En la fase de planificacion tenemos mas palntillas que se muetran en la figura.20Plantilla Especificaciones Funcionales (1/2)Por ejemplo el de Especificaciones Funcionales . Este documento nos permiti identificar los siguientes aspectos:

Requerimientos del Negocio (Escalabilidad y Seguridad).Requerimientos de usuarios (Experiencia, facilidad de uso, fiabilidad, accesibilidad y entrenamiento).Requerimientos del Sistema (Dependencia de servicios y sistemas y requerimientos de interoperabilidad).

21Plantilla Especificaciones Funcionales (2/2)Requerimientos Operacionales (Escalabilidad, seguridad, manejabilidad, soporte, requerimiento de staff).Casos de uso y escenariosEscenarios que no soporta la solucin.Dependencias y asunciones.Estrategia de seguridadBasada en la integridad confidencialidad y confiabilidadManejo por Roles

(Administracin de clientes, Administracin de proveedores, Administracin de Actividades de Ventas, Administracin de Actividades de PSAs, Administracin de actividades PostVenta, Administracin de Parmetros, Administracin de Usuarios y Consulta de Pistas de Auditora).22PlantillasA ms de esto detallamos los siguientes documentos del MSF:

Acontinuation mostramos las diferentes plantillas dentro las fases restantes.23ESCENARIOINGRESO DE CLIENTE24Antecedentes (1/2)Para la automatizacin del Mdulo CMPP se consider que es posible mejorar el Ingreso, Modificacin, Eliminacin y Consulta de Clientes tanto Naturales como Jurdicos.Anteriormente el ingreso de los Clientes se los realizaba a travs de una hoja de Excel, donde se almacenaban todos sus datos como nombre, apellido, direccin, telfono, correo, Web, entre otros. 25Antecedentes (2/2)Para esto hacan uso de una herramienta en Excel llamada Formato CMPP

26Requerimiento de Compulead S.A.En base a estos antecedentes se decide construir una solucin de software para el control del CMPP implementado en Compulead S.A

Para esto se definieron los siguientes tipos de requerimientos:Requerimientos de Negocio para Administracin de ClientesRequerimientos de Usuario para Administracin de ClientesRequerimientos del Sistema para Administracin de ClientesRequerimientos Operacionales para Administracin de Clientes

Estos requerimientos fueron definidos en relacin al Macroproceso Productivo, que fue establecido en base al Sistema Estratgico de Calidad de la empresa Compulead S.A.

27Requerimientos de NegocioPermitir medir la escalabilidad a travs de la relacin entre PSAs y la administracin de clientes.Proveer seguridad en la Administracin de clientes evitando la manipulacin de la data.Proveer un ptimo rendimiento permitiendo un ingreso de datos eficiente.28Requerimientos de UsuarioEntrevistas con empleados de la empresa para establecer el funcionamiento que va a tener la Administracin de Clientes.Facilidades de Uso tal como reconocimiento automtico de la cdula o RUC de los clientes.Fiabilidad en la grabacin de datos.29Requerimientos de SistemaValidacin en cuanto a la dependencia del sistema en el Ingreso, Modificacin, Eliminacin y Bsqueda de los datos del cliente o contacto.Interoperabilidad con otros mdulosProporcionar datos de clientes

30Requerimientos OperacionalesSeguridad en el procesamiento de la informacin, validando el ingreso de datos de identificaciones de clientes y/o validacin de completitud de datos.Manejabilidad a travs del ingreso de cada uno de los datos de los clientes de acuerdo a la informacin requerida por los entes regulatorios y los criterios de calidad de Compulead S.A.

31AnlisisIngreso de ClientesIngreso de SucursalesIngreso de ContactosModificacinEliminacinBsqueda32Anlisis de Escenario: Ingreso de Clientes JurdicoActoresGerente de cuenta

Pre-condicionesEl cliente no debe estar registrado en el sistema.

AccionesSeleccionar si el cliente est activo o es un cliente potencial.Ingreso de datos de identificacin: RUC, nombre, etc.Ingreso de datos de ubicacin: ciudad, direccin, telfono, etc.Seleccionar industria y subindustria al que pertenece.

33Diseo de Objetos (1/3)Cliente Jurdico Los clientes jurdicos son aquellos que por su situacin legal son consideradas ante el fisco como personas jurdicas.

34Diseo de Objetos (2/3)Empleados Los empleados pueden ser tanto de clientes como de proveedores y son importantes para contactarse con la entidad.

35Diseo de Objetos (3/3)Sucursales Las sucursales pueden pertenecer tanto a clientes jurdicos como a proveedores jurdicos.

36Diseo en Base de Datos (1/2)

37Diseo en Base de Datos (2/2)

38Implementacin en la Aplicacin

39ESCENARIOREGISTRO DE COTIZACIN40AntecedentesLas cotizaciones eran llevadas en hojas de ExcelLa bsqueda de cotizaciones por cliente era en forma manualEl control de los tiempos era efectuado en hojas de ExcelSeguridad administrada en varios archivos donde los usuarios podan acceder a ellos

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42ObjetivosOptimizar la operatividad de los procesos de la empresaControlar de manera eficiente los procesos de venta y postventaMejorar la productividad de la empresa al administrar toda su informacin en una base de datos centralizadaMejor control de las diferentes actividades realizadas por los usuarios43Requerimientos del NegocioImplantacin de actividades de seguimiento, medicin, autocontrol, auditorias.Provisin de informacin para otros mdulos.Seguridad en el uso de la informacin.Seguimiento de un PSA hasta su finalizacin.

44Requerimientos de UsuarioAutomatizacin de la cotizacin y seguimiento de ventasUso de la aplicacin en ambiente WindowsOpciones basadas en el manual de ProcesosValidaciones automticas en el ingreso de datos tales como: cdulas, ruc, valores.Operaciones automticas tales como: totalizaciones, clculos de tiempo.45Requerimientos del SistemaValidacin en cuanto a dependencias de subsistemas tales como:Previo ingreso de clientesPrevio ingreso de proveedoresPrevia asignacin de Gerentes de CuentasInteroperabilidad con otros mdulos:Obtencin de datos de actividades de ventaProporcionar datos de cotizaciones y pedidos

46Requerimientos OperacionalesMejorar los tiempos de respuesta con el cliente al realizar las ventasUso de sesiones de usuario para el ingreso a la aplicacinRegistro en cotizaciones del usuario que la realizaControl de tiempos mximos en los que un tcnico ingresa el trabajo realizado47AnlisisRegistro de comunicaciones con cliente, citas y reuniones.Asignacin de clientes con Gerentes de cuenta.Registro de pedidos, cotizacionesSeguimiento a cotizaciones y propuesta final para clienteRegistro de la Facturacin48Anlisis de Escenario: Registro de cotizacinActoresGerente de cuenta

Pre-condicionesAsignar una actividad del Macroproceso Productivo

AccionesEl usuario crea una nueva cotizacin. A continuacin deben ingresarse los PSAs a la cotizacin, los totales de la cotizacin se presentarn automticamente.Tambin se pueden establecer Condiciones Comerciales y Responsables.La cotizacin se graba con el nmero secuencial generado.

49Diseo de Objetos (1/3)Actividad, Las Actividades son establecidas de acuerdo al proceso y subproceso al que pertenecen.

50Diseo de Objetos (2/3)Empleados, Los empleados pueden ser tanto de clientes como de proveedores y son importantes para contactarse con la entidad.

51Diseo de Objetos (3/3)Cotizacin, Son documentos habilitantes para una actividad de venta, las cuales requieren de actividades de seguimiento.

52Diseo en Base de Datos

EmpleadoInteroperabilidadEvaluacinApoyoSeguimientoY ControlSEGURIDAD53Implementacin en la Aplicacin

54ESCENARIOREGISTRO DE ORDEN PSA55AntecedentesCompulead S.A. en el manejo de las actividades para una orden PSA tenia un proceso manual el cual consista de los siguientes pasos:Recepcin toma la solicitud de PSA del clienteRecepcin asigna al tcnico que va a atender la orden PSAEl tcnico encargado procede al requerimiento de la ordenEl tcnico y el cliente llenan el formato de la ordenEl documento es analizado por los encargados en la gestin de calidad de Compulead S.A.

56Requerimientos del NegocioCreacin de nuevos PSAIntegracin con los procesos de apoyoProvisin de informacin para los procesos estratgicosImplantacin de actividades de seguimiento, medicin, autocontrol, auditorias, satisfaccin del clienteRelacin entre PSA's con nuevos ClientesSeguridad en el uso de la informacinSeguridad en el acceso a la base de datosSeguimiento de un PSA hasta su finalizacin

57Requerimientos de UsuarioUso de la aplicacin en ambiente WindowsOpciones basadas en el manual de procesosDatos grabados adecuadamente en la base de datosAccesibilidad a los datosSeguimiento oportuno de los PSAs (CMPP)Operaciones automticas tales como: totalizaciones, clculos de tiempo.

58Requerimientos del SistemaDatos grabados adecuadamente en la base de datosAccesibilidad a los datosSeguimiento oportuno de los PSAs (CMPP)Proveer datos de satisfaccin al cliente al Modulo de Evaluacin y Criterios de Excelencia.59Requerimientos OperacionalesMejoramiento en los tiempos de respuesta sobre las ordenes PSACrear nuevas actividades que se relacionen con las ordenes PSAManejo de roles por actividades que tengan relacin con la orden PSA y su seguimientoControl de tiempos mximos en los que un tcnico ingresa el trabajo realizado

60Anlisis de Escenario: Ingreso de los datos del PSAActoresGerente de cuenta

Pre-condicionesRegistrar actividad del Macroproceso Productivo

AccionesEl usuario debe indicar si es un producto, servicio o actividadIngresar los datos del PSA dependiendo del tipo

61Diseo de Objetos (1/3)Actividad, Las Actividades son establecidas de acuerdo al proceso y subproceso al que pertenecen.

62Diseo de Objetos (2/3)Empleados, es responsable de cumplir los requerimientos de la orden PSA.

63Diseo de Objetos (3/3)PSA, objeto que representa a una orden PSA manejando los datos de esta.64Diseo de la Base de Datos

65Implementacin en la aplicacin

66CONCLUSIONES67CONCLUSIONES (1/4)Se tom la decisin de redisear las opciones en base a los Macro Procesos que componen el Sistema Estratgico de Calidad de Compulead S.A.

En la comunicacin entre los mdulos se estableci un modelo lgico estndar para que la informacin sea fcilmente accesible en cada uno de ellos.

68CONCLUSIONES (2/4)La organizacin del modelo de procesos puede ser implementada con facilidad por las plantillas que sugiere la metodologa MSF, dando una orientacin de los pasos a seguir para avanzar en el desarrollo de la solucin.

Se deben determinar con anticipacin cada punto necesario para el proyecto.

En caso de que se requiera ampliar o integrar el Sistema se podra considerar aquellos puntos tales como el diseo de las comunicaciones entre sistemas, caractersticas de rendimiento y las seguridades respectivas mencionadas en la etapa de desarrollo del MSF.

69CONCLUSIONES (3/4)Se agruparon las plantillas de tal forma que no se repita la informacin y que el lector pueda relacionar cada etapa desarrollada en forma secuencial.

Se ha unificado la administracin y control de usuarios, clientes y actividades en un solo sistema.

El Control Macro Proceso Productivo fue planteado en un principio para administrar procesos operativos tales como la facturacin lo cual se alejaba del concepto de controlar en forma global los subprocesos y actividades del CMPP.

70CONCLUSIONES (4/4)Los documentos habilitantes para cada actividad dentro del Macro Proceso Productivo como son la cotizacin y la orden PSA, se almacenan en forma electrnica y se pueden controlar con medidas de tiempo.

El Diseo del Sistema permite que este sea utilizado bajo un servidor en Linux o Windows Server y pueda ser implementado por cualquier Empresa, en este caso la empresa Compulead S.A. se decidi por un servidor Linux.

El desarrollo de Reportes permite llevar un mejor control sobre las actividades pertenecientes a un Cliente especfico.

71RECOMENDACIONES72RECOMENDACIONES (1/2)Establecer el modelo de equipos a implementar, de acuerdo al tiempo de entrega de la solucin, su complejidad y recursos disponibles.

Seleccionar lo que se va a requerir de cada plantilla.

Control de actividades: Se lo podra manejar a travs de alertas cuando se est venciendo el plazo de culminacin de la misma, por ejemplo notificar a los responsables va e-mail o a travs de un SMS.

73RECOMENDACIONES (2/2)Generacin de Reportes: Sera interesante desarrollar un mdulo en el cual los reportes puedan ser generados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los usuarios.

Disponer de un mdulo que permita generar reportes desde internet.74PREGUNTAS75MUCHAS GRACIASPOR LA ATENCIN PRESTADA76