ESQUEMA - Universidad Rafael Belloso Chacín

ESQUEMA

1. Introducción

2. Objetivos

2.1. Objetivo General

2.2. Objetivo Específico

3. Costo del Rediseño

4. Terminología utilizada

4.1. Presupuesto

4.2. Estructura de costo

4.3. Elementos de costo

4.4. Carta presupuestaria

4.5. Código presupuestario

4.6. Estructura del código presupuestario

4.7. Centro de costo

4.8. Clave departamental

4.9. Tipo de presupuesto

4.10. Consecutivo

4.11. Tareas

4.12. Elemento de costo

4.13. Cuenta financiera

5. Elementos del costo de la industria petrolera

6. Conformación de la estructura de control de costos

6.1. Indicadores del proceso presupuestario

6.2. Renglones por códigos presupuestarios

7. Proceso de formulación del presupuesto

8. Descripción por área de responsabilidad del proceso de formulación

del presupuesto

Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos

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9. Distribución deficiente del presupuesto de labor

9.1. Estrategias

9.2. Acción

10. Nivel de pericia

10.1. Estrategia

10.2. Acción

11. Demoras en la entrega de información

11.1. Estrategia

11.2. Acción

12. Dificultad en la obtención de registros reales de consumo.

12.1. Estrategia

12.2. Acción

13. Deficiencias en la estructura actual de costos

13.1. Consideraciones generales

13.2. Estructura de costos

13.3. Estrategia

13.4. Acción

14. Características de los nuevos renglones

14.1. Informática y telecomunicaciones

14.2. Administración central

14.3. Cargos y créditos por servicios prestados

15. Rediseño de la estructura de costo

16. Secuencia y relación de asignación de costo


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17. Metodología seguida para las asignaciones de costo

17.1. Servicios industriales

17.2. Mantenimiento

17.3. Apoyo operacional

17.4. Gerencia técnica

17.5. Protección integral/prevención y control de pérdidas

17.6. Seguridad en los procesos

17.7. Control de procesos

17.8. Informática y telecomunicaciones

17.9. Costos generales

17.10. Administración

17.11. Mantenimiento general

17.12. Otros costos generales

18. Técnica de evaluación (Diagrama Causa-Efecto)

18.1. Estrategia

18.2. Acción

19. Técnica de evaluación (Técnica de Costo basado en Actividades)

19.1. Estrategia

19.2. Acción.


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1. INTRODUCCIÓN

Luego de realizar el análisis de la situación actual, en el cual se determinaron

las causas inmediatas que no permitían obtener el costo detallado por plantas, se

procedió a definir las estrategias necesarias y acciones de mejoramiento del proceso.

Cuando se habla de mejoramiento del proceso se hace referencia de la primera

aproximación a su estado óptimo, debido que a medida que transcurre el tiempo y con

la aplicación de mejoramiento continuo este proceso seguirá adaptándose a los

cambios organizacionales y del entorno.

Se pretende con el siguiente rediseño introducir mejoras en el Control de

Costos del proceso de Refinación, permitiendo hacer una distribución justa de los

costos por cada planta, para darle una herramienta al responsable de estos activos

(Jefes de Plantas) que le permita tener un óptimo seguimiento y control de los costos

en que se incurren por la operación de la misma.

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer un eficiente sistema de distribución de costos indirectos por plantas

del Centro Refinador Paraguaná.


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2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•• Introducir mejoras en el control de costos indirectos del proceso de refinación del

Centro Refinador Paraguaná.

•• Determinar los requerimientos de insumos reales del Centro Refinador Paraguaná

•• Establecer una estructura de costo que dará como resultado una data confiable y

oportuna para la toma de decisiones.

•• Ajustar los costos incurridos por las plantas considerando los nuevos costos

indirectos.

•• Fortalecer el control y seguimiento de los costos indirectos incurridos en las

diferentes plantas

•• Mantener al personal Técnico-Administrativo involucrado en la asignación,

control, y seguimiento de los costos indirectos.

•• Proporcionar al recurso humano una herramienta eficiente de seguimiento y

control de los costos indirectos.

•• Asegurar un correcto y racional uso de los recursos financieros.

•• Garantizar la continuidad de las actividades de la industria.

3. COSTO DEL REDISEÑO

El presupuesto del costo del rediseño no incurrirá en estimaciones de dinero

adicional, esta situación será llevada a cabo directamente por el Jefe de Costos, bajo


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la supervisión de todas las unidades integrantes de la Gerencia de Fianzas, no se

realizará contratación de nuevo personal así como servicios de terceros, en todo caso

existe la incorporación de nuevas tareas en el itinerario del jefe de costo, por motivo

de la necesidad de establecer un eficiente sistema de distribución de costos indirectos

por plantas, los encargados del análisis de los cambios propuestos efectuarán

reuniones con las demás gerencias para exponer el impacto de los cambios, con la

finalidad de conocer cada modificación de la estructura de costos indirectos. Por este

motivo el costo del rediseño no incurre en costos adicionales.

4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA

Antes de iniciar la explicación del Rediseño del sistema de distribución de

costos, es necesario tener conocimiento sobre la terminología utilizada ya que se

presentan constantemente en la estructura del sistema que se desea recomendar:

4.1. PRESUPUESTO

Según Charles T Horngren y George Foster (1991, p. 157) considera

presupuesto como la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda a la

coordinación y la ejecución

Por otro lado Polimeni, Ralph S. (1996, p. 345) establece que presupuesto es


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una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el

progreso hacia el logro de tales objetivos. Para que sea efectivo debe estar bien

coordinado con la gerencia y los sistemas de contabilidad.

4.2. ESTRUCTURA DE COSTO

Es la recopilación de datos de costo en alguna forma organizada y por medio

de alguna clasificación “natural” a menudo auto descriptivo, tales como materiales,

mano de obra, entre otras. George Foster (1996, p. 27)

4.3. ELEMENTOS DE COSTO

Según Ralpth S. Polimeni (1996, p. 12) los elementos del costo de un

producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los

costos indirectos de fabricación.

4.4. CARTA PRESUPUESTARIA

Reporte que presenta el monto de las partidas presupuestarias y lo gastado a

una fecha determinada por cada gerencia según el código presupuestario, lo que

permite un mejor control y seguimiento de cada uno de los presupuestos de gastos del

Centro Refinador Paraguaná.


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4.5. CÓDIGO PRESUPUESTARIO

Tiene como objeto simplificar el proceso de codificación de aquellas cuentas

de gastos e inversiones sujetas al control presupuestario, es decir, gastos operativos

de la empresa. Ejemplo de Código Presupuestario de labor: (AA45AFAA0100)

AA 45 A FA A0100

4.6. ESTRUCTURA DEL CÓDIGO PRESUPUESTARIO

El código presupuestario presenta una estructura compuesta por cinco (5)

campos que son: Centro de Costo, Clave departamental, Tipo de presupuesto,

Consecutivo y Tarea.

4.7. CENTRO DE COSTO

Representa la unidad física administrativa de agrupación de gatos de más bajo

nivel, a la cual incurren diferentes departamentos que realizan actividades con un

objeto común. En el caso del complejo destilación los centros de costos que

identifican cada una de sus plantas son:


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Centro de Costo Plantas

AA

AB

AC

AD

AE

AF

AJ

AH

AK

C8

Destiladora 1

Destiladora 2

Destiladora 3

Destiladora 4

Alto vacío 2

Alto vacío 3

Planta de gas

Tratadora de kerosene

Planta sistema de enfriamiento residuo

Desalador

4.8. CLAVE DEPARTAMENTAL

Identifica la Unidad Organizativa de más bajo nivel que realiza el gasto y que

tiene asignada la responsabilidad presupuestaria. Este campo está constituido por 2

caracteres alfanuméricos. En el costo del complejo destilación la clave departamental

que lo identifica es: (45)

4.9. TIPO DE PRESUPUESTO

Identifica las características presupuestarias, es decir, califica el presupuesto

afectado por la transacción financiera. Este campo consta de un carácter


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alfanumérico. En el caso de la Gerencia de operaciones (el proceso productivo de

plantas) el tipo de presupuesto afectado es: (A)

4.10. CONSECUTIVO

Establece una relación uno a uno entre la cuenta financiera y el Código

presupuestario, es decir, identifica la cuenta financiera a nivel de cada operador. Este

campo consta de dos (2) posiciones alfanuméricas. En el caso del complejo

destilación los consecutivos se clasifican en:

Consecutivos Actividad

FA

FW

JP

FP

FN

Labor

Servicios Industriales

Materiales Químicos

Materiales Generales

Caja Contratos

Combustible Comprado

Combustible Propio

4.11. TAREAS

Contienen el nivel de detalle (no contemplado en la cuenta financiera)

necesario para garantizar la emisión de los reportes de costos, cédulas financieras,


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entre otros. Así como el nivel de detalle de control requerido por el operador /

ejecutor. Este campo consta de (5) posiciones y los valores están determinados por el

tipo de presupuesto y la cuenta financiera. Un ejemplo de tarea es: en el caso de la

labor, se expresa con la tarea : A0100

4.12. ELEMENTO DE COSTO

Proporciona un detalle de la naturaleza de los gastos relacionados con una

actividad, sub-actividad o proyecto de Inversión. Por ejemplo:

Actividad Elemento de Costo Sub-Actividad

Labor 11 Nómina Diaria

12 Nómina Personal

13 Nómina Mayor

4.13. CUENTA FINANCIERA

Es una parte de la cuenta corporativa que comprende el mayor y el sub-mayor

y es en ella donde se registran todos los movimientos que afectan al balance y al

estado de ganancias y pérdidas.


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5. ELEMENTOS DEL COSTO DE LA INDUSTRIA PETROLERA

v Costos Básicos : según la empresa PDVSA, los costos básicos son todas aquellas

erogaciones que se realizan directamente para obtener o realizar una actividad.

Manual del presupuesto PDVSA. S.A., (1997, p. 62), para (PDVSA) S.A., los

costos básicos están determinados por:

•• Sueldos: Nómina menor, nómina especial y nómina mayor.

•• Salarios: nómina diaria

•• Beneficios a trabajadores

•• Servicios y contratos: Gastos reembolsables, autos alquilados, contratos de

reparación y mantenimiento, honorarios profesionales, alquiler de equipos, entre

otros.

•• Combustibles y lubricantes: Combustible, lubricantes y combustible gas.

•• Materiales

•• Otros Costos básicos: Donaciones otros.

v Costos Distribuidos: Son todos aquellos desembolsos que se imputan

indirectamente al costo del producto o actividad generalmente proviene por

prestación de servicios a terceros.

Manual del Presupuesto PDVSA (1997, p. 64), para (PDVSA) S.A. los costos


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distribuidos son:

•• Electricidad

•• Vapor

•• Gas

•• Asistencia Tecnológica

•• Mantenimiento

•• Combustible comprado

•• Talleres

•• Transporte terrestre

•• Labor indirecta

6. CONFORMACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL DE

COSTOS

La Estructura que controla los Costos del Centro Refinador Paraguaná es, la

Carta Presupuestaria, esta surge del proceso de formulación del presupuesto descrito

próximamente y está conformada por los siguientes elementos:

- Indicadores del proceso presupuestario

- Renglones por códigos presupuestarios


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6.1. INDICADORES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

Los indicadores del proceso, se utilizan para comprobar la existencia de las

desviaciones del presupuesto y aparecen reflejados en la Carta presupuestaria.

A continuación se definen cada uno de los indicadores del proceso y a su vez

se describe la forma en que se logra la medición del mismo.

• Plan (P): Es la planificación sobre el comportamiento mensual de los gastos,

durante el ejercicio presupuestario. Por lo general se toma el presupuesto anual y

se distribuye linealmente. Este indicador refleja la relación directa de la cantidad

que debe gastarse en el periodo transcurrido y tiene carácter acumulativo por cada

elemento de costo.

• Variación (Var): Este indicador refleja la diferencia entre los gastos reales y la

cantidad planificada para gastar (estimada). Si el resultado de la diferencia es

negativo se está bajo gastado, es decir, que está gastando menos que la cantidad

prevista. Si el resultado es positivo se está sobre gastado, es decir, se está

gastando más de lo que se tenía estimado.

• % de Ejecución (% EJE): Es la relación porcentual que existe entre los gastos

reales y la cantidad presupuestada original por cada elemento de costo.


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6.2. RENGLONES POR CÓDIGOS PRESUPUESTARIOS:

Los renglones reflejados en la Carta Presupuestaria, presentan los costos

operativos del proceso de refinación. Cada uno de éstos renglones están clasificados

por códigos presupuestarios.

Los renglones están clasificados de la siguiente forma:

• LABOR: Refleja el costo de la mano de obra presupuestada en las plantas. Está

dividida en: Nómina Diaria, Nómina Personal y Nómina Mayor.

• MATERIALES: Refleja el costo de los materiales utilizados en la operación de las

plantas. Están divididos en Materiales Químicos y Materiales Generales

• COMBUSTIBLE: Refleja el costo de los combustibles necesarios para la

operación de las plantas. Están divididos en: Gas Propio, Gas Comprado, Gasoil

y Maroil.

• CONTRATOS: Refleja el costo de los gastos generales necesarios para la

operación de las plantas. Están divididos en Caja, Contratos.


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7. PROCESO DE FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

El proceso de formulación del presupuesto tiene como misión principal

programar, en términos de dinero, las actividades a ejecutar con la organización para

alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de planificación,

coordinación y control de funciones.

La programación del presupuesto se efectúa por periodos definidos de un año,

es decir, por periodos fiscales. Al igual que cualquier otro proceso contempla otros

subprocesos que son: Formulación, Aprobación, Ejecución y Control; estas están bien

estructuradas y definidas conteniendo todas las actividades y recursos que permitan

su desarrollo.

Estas etapas son estrictamente secuenciales donde primero se desarrolla la

fase de Formulación (Actividades, Frecuencias y Costos), luego se desarrolla la fase

de aprobación (A nivel de Junta Directiva / Presupuesto corporativo de la Gerencia),

la fase de ejecución (Sistema para la creación de órdenes de trabajo) y por último la

fase de control (Revisión / Reprogramación / Transferencia) que se realiza tantas

veces como sea necesario para tomar las medidas correctivas pertinentes a los

cambios de la gestión de la empresa.

A continuación se describe con más detalles cada una de las fases:


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• Formulación: Es la expresión o manifestación formal de los estimados

monetarios para ejecutar acciones operativas en forma organizada destinadas al

logro de los objetivos previamente trazados y cuantificados en estimados

monetarios. Estas acciones son informadas por cada uno de los departamentos

dándoles a conocer su participación, mediante instrucciones para lograr objetivos

operacionales, las propuestas que son de competencia, los programas y acciones a

seguir. Todos éstos presupuesto por departamentos son sometidos para su

aprobación y consolidación dando su origen al presupuesto maestro.

El presupuesto se formula por cada gerencia. Una vez definidos los

lineamientos establecidos por P.D.V.S.A., en cuanto a políticas y directrices que

persigue la empresa para optimar y utilizar mejor los recursos tanto materiales como

humanos, se procede a la elaboración o formulación presupuestaria. La formulación

del presupuesto es un proceso en el cual el personal de cada área define todas y cada

una de las actividades que se deben ejecutar para mantener en buenas condiciones de

operatividad los equipos / plantas de la refinería, garantizan su disponibilidad y

confiabilidad. En esta etapa se debe indicar las cantidades de dinero presupuestadas

por cada mes del periodo, tomando en consideración los elementos de costos, como

son: materiales, equipos, fuerza hombre, que serán utilizados en las actividades

previstas para el año a presupuestar.

• Aprobación: La fase de aprobación comienza a partir de la notificación oficial de

PDVSA, sobre los montos aprobados del presupuesto sometido tanto de


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inversiones como de gastos, con la delegación de presupuesto aprobado (Techos)

a los diferentes niveles de la estructura presupuestaria del Centro Refinador

Paraguaná, o sea, las Inversiones, Gerencia, Grupo de presupuesto, Clasificación,

Código Presupuestario, Elementos de costos y por último los Renglones con ésta

información, presupuesto corporativo alimenta en el sistema los techos

divisionales e informa a presupuesto divisional.

• Ejecución: Es la acción de administrar los recursos mediante la cual se logra que

los fines, estrategias y políticas de la empresa sean apreciados y comprometidos

con agudeza por cada uno de los participantes, estableciéndose las bases de una

combinación administrativa mediante la cual van a lograrse o superarse todos los

planes.

• Control: La fase de control comienza simultáneamente con la desaprobación. En

ella se da la apertura masiva de cuentas en mayor financiero y el pase e

interacción con el sistema de presupuesto; se controlan los desembolsos y los

gastos a partir de la validación de los comparativos, se actualiza estructura,

cuentas, terminales, unidades físicas reales y porcentajes de avance.

• Revisión / Reprogramación: La necesidad de revisar los códigos Presupuestarios,

tanto de Gastos como de Inversiones, parte del análisis de los resultados de la

gestión que demanda medidas correctivas, motivado a cambios en las actividades

planificadas en el entorno económico o bien en las premisas utilizadas para la


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formulación del presupuesto original.

8. DESCRIPCIÓN POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD DEL

PROCESO DE FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

En primer lugar, P.D.V.S.A. emite los lineamientos para la formulación del

presupuesto, teniendo como ente receptor inmediato a la Gerencia de Finanzas del

Centro Refinador Paraguaná, luego lo distribuye a las Unidades de Administración

que a su vez será el órgano divulgador a todas las Superintendencias, donde

finalmente llegarán a los responsables de los activos, vale decir, a los Jefes de Planta.

Para comenzar a realizar la formulación, es necesario que el responsable de

ejecutar dicha actividad, tenga un entrenamiento previo. Este entrenamiento es

dictado por la Gerencia de Finanzas bajo la responsabilidad de la Superintendencia de

Presupuesto. Posterior a este entrenamiento se estima el presupuesto del Complejo,

correspondiente al año presupuestario en unidades físicas, esta información

(preliminar) es entregada a la Superintendencia del área para su revisión, el cual, la

envía a la respectiva unidad de administración.

Las diferentes unidades consolidan la información suministrada, a través, del

cálculo de costos a partir de las unidades físicas y costos unitarios de los mismos. Por

otro lado, se encarga de hacer la distribución en unidades monetarias nacional

(bolívares) y moneda extranjera (dólares) para aquellos rubros que aplique. La


107

Unidad de Administración valida esta información con los superintendentes de los

Complejos y luego envía a la Gerencia de la Unidad donde se somete a una revisión

antes de la presentación ante la Gerencia General, donde se discute y realizan ajustes

(si aplica), luego el estimado del presupuesto, es presentado al comité operativo de

P.D.V.S.A., donde se discute su aprobación final.

Una vez aprobado el presupuesto final, las cifras definitivas son enviadas a la

Gerencia General, donde es transferida a la Unidad de Administración, la cual se

encarga de discutirla a cada área para su posterior carga en el Sistema de presupuesto

del Centro Refinador Paraguaná. Observar el proceso con más detalle en el anexo 5 y

6.

9. DISTRIBUCIÓN DEFICIENTE DEL PRESUPUESTO DE

LABOR

Esta situación es debido a que el presupuesto de labor mantenimiento está

reflejada en otros centros de costo, siendo absorbidos en su totalidad por la gerencia

de mantenimiento sin presentar distribución alguna hacia los restantes centros de

costos.

9.1. ESTRATEGIAS:

Establecer el presupuesto de labor de acuerdo al personal que labora en cada


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planta, determinando un estimado de tiempo que le dedique cada hombre (por

nómina) a cada planta. Con el propósito de hacer una distribución lo más cercana a la

realidad del tiempo que le dedica cada trabajador a cada planta, calculando

porcentualmente, para poder asignarle el presupuesto a cada planta de acuerdo al

personal que labora en ella. De esta forma refleja el costo real de este renglón al

determinar el costo detallado por planta del complejo.

9.2. ACCIÓN

- Realizar la distribución de labor (por nomina) en la matriz previamente elaborada

según el complejo (destilación). Ver cuadro 2.

- En la figura Nº 5 se refleja como sale el reporte de labor con la actual distribución

de los costos de labor

- En la figura Nº 6 se refleja como saldría el reporte de labor posterior a la

modificación.


109


110

REPORTE DE LABOR

ANTES DE LA MODIFICACIÓN

D UNI LUG CUA NOV IDENTI NOMBRE CUENTA PORC.

PADILLA R. JUAN B.

VARGAS C. ERNESTO

MEDINA S. DAVID R.

PUENTE T. CARLOS R.

GUANIPA P. ANTONIO

NOGUERA B. JUAN R.

PULGAR R. JAVIER

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

AJ45FAA0100

100.00

100.00

100.00

100.00

100.00

100.00

100.00

FIGURA 5


111

REPORTE DE LABOR DESPUES DE LA MODIFICACIÓN

D UNI LUG CUA NOV IDENTI NOMBRE CUENTA PORC.

PADILLA R. JUAN B. VARGAS C. ERNESTO MEDINA S. DAVID R. PUENTE T. CARLOS R. GUANIPA P. ANTONIO NOGUERA B. JUAN R. PULGAR R. JAVIER

AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100

14.00 21.00 20.00 17.00 10.00 10.00 8.00 14.00 13.00 15.00 13.00 16.00 11.00 16.00 14.00 13.00 15.00 13.00 18.00 11.00 16.00 14.00 13.00 15.00 13.00 18.00 11.00 16.00 14.00 14.00 16.00 12.00 16.00 11.00 17.00 17.00 14.00 16.00 12.00 16.00 11.00 14.00 23.00 15.00 16.00 10.00 13.00 9.00 14.00

FIGURA 6


112

10. NIVEL DE PERICIA

En cuanto al perfil necesario para asumir ese rol, la mayoría de las personas

cumplen con los requisitos mínimos para asumir la responsabilidad de rendir cuentas

por los costos incurridos en la unidad. Sin embargo el 16.67% presenta problemas.

10.1. ESTRATEGIA

- Formular programas de autoentrenamiento por parte de la gerencia de finanzas

para ser dictados a todo el personal involucrado en seguimiento y control de

costos por plantas; con la finalidad de garantizar el dominio de técnicas, métodos

y herramientas de contabilidad de costos, para así alcanzar la posibilidad de

poseer un control efectivo de los costos que se incurren en el proceso de

refinación.

10.2. ACCIÓN

- Ejecución de los programas de autoentrenamiento y análisis de los medidores de

desempeño para identificar las áreas con dificultad e iniciar programas de

mejoramiento continuo.


113

11. DEMORAS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN

Considerando que la entrega de información se lleva a cabo sin demoras dado

a la ejecución eficiente de los registros en línea SAP, no hay que descuidar el instante

en que estos datos son transcritos al sistema, el paso de transcribir los datos al sistema

debe cumplir con ciertos requisitos, tal es el caso de las órdenes de mantenimiento y

autorizaciones de pago que deben presentar: la firma, visto bueno y soportes por las

personas encargadas de llevar el control interno para velar y garantizar la

confiabilidad, oficialidad de los datos. Es aquí donde el 16.67% sostiene la existencia

de demoras.

11.1. ESTRATEGIAS

- Presentación de las órdenes y autorización de pagos, a control interno con

antelación suficiente, dado que una vez entregados se deben verificar, cada uno de

los datos.

11.2. ACCIÓN

- Registrar en las autorizaciones fecha de recibido y fecha de entregado por control

interno con la intención que el proceso se ejecute en el tiempo previsto

permitiendo la entrega de información necesaria a los analistas de costos.


114

12. DIFICULTAD EN LA OBTENCIÓN DE REGISTROS REALES

DE CONSUMO.

La no utilización de medidores en la mayoría de las plantas para los servicios

industriales y de combustibles hace que no se puede obtener un registro histórico

confiable para ser utilizados en la estimación de dichos consumos a futuro.

Considerando que los servicios industriales se dividen en propios y

comprados, clasificándose de la siguiente manera:

- Aire comprimido

- Vapor (propio o comprado)

- Electricidad (propio o comprado)

- Agua salada (enfriamiento)

- Agua potable

- Agua del TAS (Tratados)

- Agua para caldera.

Nos permite visualizar de una forma rápida y oportuna los servicios que

consumen cada planta y determinan su origen (comprados o propios), con el objeto de

sincerar la estructura de costo al asignarle a cada planta el servicio industrial que

consume, cargando de esta forma, el costo real por este concepto.


115

12.1. ESTRATEGIA

Recopilación histórica para determinar las cantidades (unidades físicas)

promedio de consumo, de cada centro de costo.

12.2. ACCIÓN

Registro de la distribución en la matriz (por unidades físicas) de los servicios

que consume. Ver cuadro 3.


116


117

Atendiendo estas consideraciones la distribución de combustibles presenta la

misma división que los servicios industriales, sin embargo su clasificación es:

Propios:

- Gas de refinería

- LPG

- Gasoil

- Maroil

Comprados:

- Gas Pagline

- LPG Externo.

Para tal caso consideramos las mismas estrategias y acciones arrojando los

resultados en la matriz de distribución de combustible. Cuadro Nº 4.


118


119

13. DEFICIENCIAS EN LA ESTRUCTURA ACTUAL DE COSTOS

Esta situación es debido a que dicha estructura no permite reflejar cabalmente

los costos indirectos por plantas. A continuación se establecen las condiciones

generales emitidas en el boletín de costos de refinación de Petróleos de Venezuela

que deben regir todas las refinerías del circuito nacional, con la intensión de describir

el proceso de costos de las plantas, para posterior ordenamiento, clasificación y

análisis de los datos recopilados, permitiendo lograr el rediseño de la estructura de

costo específicamente los costos indirectos.

13.1. CONSIDERACIONES GENERALES

Los costos de refinación se establecen a partir del punto de recepción de

hidrocarburos para procesar, sea éste por oleoducto o por muelle, y termina en el sitio

de embarque de productos en el muelle, entrega a tanques intermedios para llenaderos

de camiones y/o descarga de las bombas a los poliductos. Se incluyen los costos de

aquellas plantas ya instaladas que no están en proceso productivo, pero a las cuales se

les debe suministrar mantenimiento con la finalidad expresa de conservarlas en

adecuado estado de funcionamiento, para mantener disponible su capacidad

operativa.

Los costos asociados a las plantas identificadas en este boletín como parte del


120

proceso de refinación, deberán ser registrados como costos de la función refinación.

Asimismo, las operaciones típicas de refinación que se definen en este boletín,

cuya ejecución, por alguna circunstancia se contraten a otra unidad de negocio o a un

tercero, deberán registrarse como un costo de refinación y no como una compra de

bienes o servicios.

En la determinación del costo de Refinación, no se deben incluir los gastos

corporativos de unidades de apoyo y gestión que prestan servicio a distintas funciones

operativas, tales como Junta Directiva, Recursos Humanos, Jurídico, entre otros.

13.2. ESTRUCTURA DE COSTOS

A continuación se detallan los renglones que conforman la estructura de

Costos que permite elaborar el reporte Consolidado por Centro Refinador.

1. OPERACIONES

Incluye los costos incurridos en el funcionamiento y operación de las plantas,

instalaciones y/o equipos que se identifican con el procesamiento o manejo de

petróleo crudo y sus derivados, o con las plantas de servicios industriales.


121

1.1.Proceso:

Labor: labor directa e indirecta correspondiente a las tareas realizadas durante el

proceso productivo, incluyendo las nóminas diaria, menor y mayor.

Labor directa: Incluye el Sueldo Básico, Bono Compensatorio y Ayuda de Ciudad.

Labor Indirecta: Prestaciones, Jubilaciones, Vacaciones, Utilidades, Tiempo de viaje,

Reacomodo y Transferencia.

Bienestar y Beneficios: Corresponde a los desembolsos efectuados por este concepto,

de acuerdo con la labor directa cargada al proceso productivo. En este renglón se

contemplará como Bienestar: el Seguro Social Obligatorio, Ley de Política

Habitacional, paro Forzoso, INCE. Los Beneficios; Comisariato, Sicoprosa, Fondo

de Ahorro, Seguros Funerarios y Otros Seguros de los trabajadores.

Materiales Generales: El costo de los materiales generales y lubricantes (no incluye

los envases para lubricantes) utilizados directamente en las operaciones, incluyendo

despachos de almacén, adquisición o fabricación de productos y materiales, excepto

los materiales de procesos, químicos, catalizadores y aditivos. Todos los materiales

que se usen, se valorizarán al costo registrado del material más los recargos propios

por administración y manejo de existencias que pueda efectuar la Unidad de Negocio


122

para aquellos materiales despachados de sus almacenes generales. Los materiales

comprados directamente para la operación se valorizarán al costo hasta su sitio de

entrega, incluyendo los fletes, seguros y costos de importación si los hubiere. Los

costos de manejo y transporte de los materiales desde el puerto hasta el almacén serán

cargados al material.

Contratos: Se refiere al costo de los servicios para la operación de las plantas por

terceros bajo contrato. Por ejemplo, personal de reemplazo de ingenieros de planta,

levantamiento general de la refinería, contratos de arrendamiento operacional o de

otro tipo (excluyendo los contratos de arrendamiento de equipos de computación),

entre otros. Se contemplan dentro de contratos de operaciones: Cambios y

Disposición de Catalizadores, Contratos Container. Los contratos por Tratamiento

Químico / Calderas, se deben contemplar en Mantenimiento. Los contratos de

Servicio a Terceros comprados tales como Nitrógeno, Servicios Industriales se

deberán contabilizar como un Servicio Industrial comprado.

Otros Costos de Proceso: Bajo este renglón, se agrupan todos aquellos costos no

considerados entre los elementos definidos anteriormente. Se incluirán los costos de

transporte cuando sean aplicables. Como ejemplo de estos costos, se tiene: costos de

viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,

recobros a empleados y terceros, entre otros. Se deberá incluir en este renglón los

costos de la Flota Liviana asignada.


123

1.2.Combustible:

Incluye los costos asociados con el consumo de gas natural, gas de refinería y

otros combustibles comprados y/o producidos en la refinería. Bajo este renglón

deben agruparse los costos de los sistemas operativos de distribución de los

combustibles. Los Combustibles se dividen en:

Consumo Propio:

Gas refinería (gas combustible)

COQUE

LPG

Combustible Residual (Fuel Oil Nº 6)

Kerosene.

Gasolina

Gasoil

Otros Combustibles

Comprado:

Gas Natural (Gas Combustible)

LPG.

Combustible Residual (Fuel Oil Nº 6)

Otros Combustibles


124

1.3. Materiales de Proceso

Incluye aditivos, catalizadores, Tetraetilo de Plomo, Hidrógeno, productos

químicos y otros utilizados en el proceso de refinación de crudos. En el caso de los

catalizadores debe tenerse presente lo siguiente:

Carga inicial: Es el Catalizador que se utiliza para arrancar una planta nueva, forma

parte de la planta y por lo tanto, su costo debe ser capitalizado.

Cargas parciales o totales que se efectúen en Paradas de Plantas: El costo total de las

cargas parciales debe imputarse al costo de operación del período en que se efectúa la

carga. En caso donde el catalizador/químico tenga vida útil mayor a un año, el costo

de la compra se debe contabilizar en al cuenta de “Activos Prepagados” distribuidos

mensualmente. Cuando ocurra el consumo en las cargas parciales o totales se debe

cargar a la cuenta operaciones que originó el gasto y acreditar dicho monto a la

cuenta de Activos Prepagados.

Valor de rescate: Cuando algún catalizador genere un valor de rescate por

reutilización del catalizador devuelto a proveedor para la regeneración del mismo

(ejemplo: recuperación de platino), este valor de recuperación debe deducirse del

costo del catalizador de remplazo en el mismo período en el que se efectúe el cargo

por llenado.


125

• Tetraetilo de Plomo

• Catalizadores.

• Hidrógeno.

• Químicos.

• Otros materiales de proceso

1.4.Servicios Industriales Comprados

Se refiere al costo de algunos servicios industriales comprados, como son el

agua, la electricidad, vapor, nitrógeno y otros. Se detallarán por Servicio:

• Electricidad.

• Agua.

• Vapor.

• Nitrógeno.

• Otros Servicios Industriales: Aire Comprimido, entre otros.

2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS

El Mantenimiento de Plantas contempla los siguiente renglones:

2.1.Mantenimiento Ordinario: Conjunto de actividades dirigidas a corregir


126

fallas menores o rutinarias o a efectuar programas normales de mantenimiento

preventivo y correctivo.

Se refiere al costo de todos aquellos trabajos realizados por los talleres propios

o de terceros, para la conservación y reparación de propiedades, plantas y equipos.

Es decir, mantenimiento preventivo, reparaciones y mantenimiento rutinario,

correctivo y otros cambios no capitalizables ejecutados en plantas sin detener el

funcionamiento de las mismas.

2.2.Mantenimiento Extraordinario: Conjunto de actividades especiales o

extraordinarias no repetitivas de mantenimiento preventivo y correctivo que se

efectúan en un equipo, instalación o planta y que requiera o no de parada de planta,

siguiendo los procedimientos y políticas de capitalización de la empresa.

Se considera que el mantenimiento es extraordinario cuando se trata de

reparaciones de tanques, calderas, muelles, turbogeneradores, torres de enfriamiento,

reemplazo de equipos mayores, adecuación de plantas, que no aumentan la capacidad

productiva del activo, ni alargan su vida útil. El mantenimiento extraordinario se

clasifica en.

Preventivo (Programado)

Correctivo (No Programado)


127

Los tipos de mantenimiento ordinario y Extraordinario se desglosan en los

siguientes elementos de costos:

• Labor: Incluye la labor del Gerente de Mantenimiento.

• Bienestar y Beneficios.

• Materiales.

• Contratos: Incluye lo siguiente; Tubulares, Pintura de Estructuras Metalmecánica,

Aires Acondicionado, Limpieza Áreas Verdes. Eléctricos, Civil y Tratamiento

Químico de Instalaciones y Calderas.

• Otros Costos de Mantenimiento Ordinario/Extraordinario: tales como costos de

viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,

recobros a empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en el renglón los

costos de mantenimiento de Flota Liviana asignada a mantenimiento y toda la

Flota Pesada de la refinería.

2.3. Alícuota de Paradas de Plantas: Constituye una reserva para los futuros

costos que se incurran en el mantenimiento durante las paradas de planta

programadas. Estos costos son similares aquellos incurridos en el mantenimiento


128

ordinario y extraordinario, con la diferencia que en estos casos para efectuar tales

labores, es necesario detener temporalmente le funcionamiento normal de las plantas.

3. DEPRECIACIÓN DE PLANTAS

Es la pérdida de valor que experimentan las plantas, servicios industriales y

otras instalaciones de proceso por su uso o desuso con el transcurrir del tiempo. La

depreciación se calcula por el método de la línea recta, el cual se basa en la vida útil

estimada del activo. Este costo viene dado por el sistema de Activos Fijos (Bs. y $

por centro de costo según normativa)

4. APOYO OPERACIONAL

Se refiere a los costos incurridos en las actividades de apoyo a la fase de

operación de las plantas, instalaciones y/o equipos. Incluye los costos de la Gerencia

técnica, (Proyectos, Programación y Economía (o su equivalente), Ingeniería General,

Servicios Técnicos y laboratorio), Protección Integral, Control de Procesos,

Asistencia Técnica, Materiales, Informática y Telecomunicaciones.

4.1.Gerencia Técnica

Comprende los costos asociados con ingeniería General. Ingeniería de


129

Plantas- Instalaciones, Ingeniería de Procesos, Laboratorio, Proyectos, programación

y Control de Gestión (o su equivalente). Incluye los siguientes elementos de costos:

• Labor: Incluye la labor del Gerente Técnico.


• Materiales.

• Contratos (No incluye Asistencia Técnica).

• Otros Costos de la Gerencia Técnica: tales como costos de viajes en el país, en el

exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a empleados

y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón los costos de Flota Liviana

asignada.

4.2. Protección Integral, Materiales, Prevención, Control de Pérdidas y

Gerencia de seguridad en los Procesos (GSP)

Comprende los costos asociados con Organización Ambiental, Seguridad

Industrial, Protección Integral, Higiene, Prevención y Control de Incendio,

Materiales, Prevención, Control de Pérdidas y GSP. Incluye los siguientes elementos

de costos:

• Labor

• Bienestar y Beneficios


130

• Materiales

• Contratos

• Otros Costos de Protección Integral, materiales, Prevención y control de Pérdidas:

tales como costos de viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos,

tasas aeroportuarias, recobros a empleados y terceros, entre otros, Se debe incluir

en este renglón los costos de Flota Liviana asignada.

4.3. Control de Procesos

Comprende los costos asociados a Control de Procesos. Incluye los siguientes

elementos de costos:

• Labor


• Materiales

• Contratos.

• Otros Costos de Control de Procesos: tales como costos de viajes en el país, en el

exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a empleados

y terceros, entre otros, En este renglón se debe incluir los costos de Flota Liviana

asignada.

4.4. Asistencia Técnica

Comprende los costos asociados con el apoyo tecnológico necesario para la


131

operación día a día de la refinería, tales como Intevep, Terceros en Venezuela,

Terceros en el Exterior. Incluye los siguientes elementos de costos:

• Intevep.

• Terceros en Venezuela

• Terceros en el Exterior.

5. COSTOS GENERALES

Incluye los costos de las Gerencias Administrativas de la refinería,

depreciación de otros activos fijos no adjudicables a la planta específica,

mantenimiento general y otros. Se considera todos los departamentos distintos a los

tomados en la parte de operaciones, mantenimiento y apoyo operacional. Comprende

los siguientes tipos de gastos:

5.1. Administración

Comprende los costos de operación de las Gerencias Administrativas de la

Refinería (1), tales como: Gerente y Sub-Gerente de la Refinería, Finanzas, Recursos

Humanos, Asuntos Públicos, Servicio Médico, Asesoría Legal, Desarrollo

Organizacional, Servicios Generales. Incluyendo además los costos de los materiales

usados, contratos y otros. Ejemplos: alquiler fotocopiadoras, donaciones, limpieza de


132

edificios, viáticos, remodelaciones oficinas, entre otros.

5.2. Depreciación otros Activos

Se refiere a la depreciación de los activos de Servicios Generales, es decir, los

activos que no están asociados a las plantas, La depreciación se calcula por el método

de la línea recta, el cual se basa en la vida útil estimada del activo. Este costo viene

dado por el sistema de Activos Fijos (Bs. y $ por centro de costo Según normativa).

5.3.Mantenimiento General

Se refiere al costo de todos aquellos trabajos realizados por talleres propios y

de terceros, para la conservación y reparación de propiedades y equipos de servicios

generales y que no son adjudicables a ninguna planta específica. Ejemplo:

mantenimiento de carreteras, avenidas y calles de la comunidad, limpieza de áreas

verdes de los edificios de la refinería, escuelas, clubes, parques, plazas, campamentos,

mantenimiento general de oficinas y refinería. entre otros. Excluye salas de control o

casetas operadoras, comisarías y mantenimiento de la Red Sistema Contra incendio.

Esta clasificación bajo los elementos de Costos:

• Labor

• Bienestar y Beneficios


133

• Materiales

• Contratos.

• Otros Costos de Mantenimiento General: Tales como costos de viajes en el país,

en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a

empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón los costos de

Flota Liviana asignada.

5.4.Otros Gastos Generales

Comprende todos aquellos desembolsos correspondientes a servicios

generales no incluidos en los rubros anteriores, tales como, seguros corporativos,

desincorporación de activos, preservación de activos, litigios, servidumbre y derecho

de paso, patentes, excluyendo las patentes de software y de los procesos

operacionales. En algunos casos puede ser conveniente mostrar estos recobros como

rubro separado. Como ejemplo de estos costos, se tiene: recobros de primas de

seguros contra incendios y terremotos, impuestos municipales, patentes, permisos,

desmantelamientos, previsión por obsolescencia, apoyo al Ministerio de Energía y

minas, entre otros.


134

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

FORMATO DE REPORTE POR CENTRO REFINADOR

COSTOS MBs.

1. OPERACIONES SUBTOTAL 1.1. Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 1.2. Combustible 1. Propio 2. Comprado 1.3. Materiales de Proceso 1.4. Servicios Industriales Comprados 1. Electricidad 2. Agua 3. Vapor SUBTOTAL 2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS 2.1. Ordinario extraordinario 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 2.2. Alícuota para paradas de Planta 3. DEPRECIACION DE PLANTAS SUBTOTAL OPER/MTTO/DEPREC SUBTOTAL 4. APOYO OPERACIONAL 4.1. Gerencia Técnica


135

1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.2. PI/Mate/PCP/ 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.3. Control de Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.4. Asistencia Técnica 1. Intevep 2. Terceros en Venezuela 3. Terceros en el Exterior 5. COSTOS GENERALES 5.1. Administración 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Administración 5.2. Depreciación de Otros Activos 5.3. Mantenimiento General 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Costos de Mantenimiento 5.4. Otros Costos Generales TOTAL COSTOS NETOS DE REFINACIÓN


136

Al analizar la estructura actual de costos por plantas, se evidencia que los

costos indirectos son reflejados en forma globalizada ignorando gran cantidad de

objetivos de costos indirectos que están en la necesidad inmediata de ser reflejados en

la estructura de costo.

13.3. ESTRATEGIA

Rediseñar la actual estructura tomando en cuenta los costos indirectos por

reflejar, permitiendo de esta manera alcanzar la necesidad inmediata de crear un

sistema de asignación de costos indirectos que refleje cabalmente los costos

indirectos, de este modo lograr alcanzar una mejor distribución de costos indirectos

por plantas.

13.4. ACCIÓN

Reflejar en la estructura de Costo los siguientes renglones: (Ver figura 7)

• Informática y Telecomunicaciones

• Administración Central

• Cargos y créditos por servicios prestados


137

14. CARACTERISTICAS DE LOS NUEVOS RENGLONES

14.1. INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

Se refiere al costo de los sistemas de computación utilizados en la refinería

para elaborar reportes estadísticos, contables financieros y de administración general.

Se incluye el mantenimiento de las microcomputadoras, arrendamiento de

equipos, contratos de compañías de computación y otros. Incluye además todo lo

relacionado con Telecomunicaciones. Se detalla por los elementos de Costos:

• Labor directa e indirecta.


• Materiales.

• Contrato Empresa de Informática

• Otros Contratos

• Otros Costos de Informática y Telecomunicaciones: tales como costos de viajes

en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,

recobros a empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en el renglón los

costos de Flota Liviana asignada.

14.2. ADMINISTRACIÓN CENTRAL

Comprende los costos de operación de las Gerencias Administrativas ubicadas


138

en Caracas (Control de Gestión de Refinación, Presupuesto de Inversiones, Proyectos

y Estudios Especiales). Se le asignará por igual a cada refinería una alícuota del

costo total.

• Labor directa e indirecta.


• Materiales.

• Contratos.

• Otros Costos de Administración Central: tales como costos de viajes en el país, en

el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a

empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón costos de Flota

Liviana asignada.

14.3. CARGOS Y CRÉDITOS POR SERVICIOS PRESTADOS.

Los cargos y créditos hechos a la refinería por servicios prestados a ella y por

servicios que ella realiza y que no están amparados por contratos, son incluidos en

este renglón. Los prestatarios y/o receptores de estos servicios pueden ser otras

funciones de la misma Unidad de Negocio (Producción, por servicio de muelle,

Mercadeo nacional, por manejo de Llenaderos, entre otros.), otras Unidades de

Negocios y terceros, como es el caso del servicio a barcos realizado en los muelles.

Incluye los cargos y créditos por terminal de embarque, llenado de camiones y otros.


139

Ejemplo: operaciones de remolcadores, demora de buques, recobros a buques

nacionales y extranjeros. Se detallará en los siguientes renglones:

Terminales Embarque:

(Débitos) - Pago de Remolcadores.

- Demora de Buques.

- Gastos de Inspección de Cargamentos.

- Materiales para Operación de Muelles.

- Mantenimiento de Muelles.

(Créditos) - Toques

15. REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS

Figura 7

COSTOS MBs.

1. OPERACIONES SUBTOTAL 1.1. Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 1.2. Combustible 1. Propio 2. Comprado 1.3. Materiales de Proceso 1.4. Servicios Industriales Comprados 1. Electricidad


140

2. Agua 3. Vapor SUBTOTAL 2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS 2.1. Ordinario extraordinario 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 2.2. Alícuota para paradas de Planta 3. DEPRECIACION DE PLANTAS SUBTOTAL OPER/MTTO/DEPREC SUBTOTAL 4. APOYO OPERACIONAL 4.1. Gerencia Técnica 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.2. PI/Mate/PCP/ 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.3. Control de Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.4. Asistencia Técnica 1. Intevep 2. Terceros en Venezuela 3. Terceros en el Exterior 4.5. Informática Y Telecomunicaciones 1. Labor


141

2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.6. Administración Central 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 5. COSTOS GENERALES 5.1. Administración 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Administración 5.2. Depreciación de Otros Activos 5.3. Mantenimiento General 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Costos de Mantenimiento 5.4. Otros Costos Generales 6. Cargos y Créditos por servicios prestados TOTAL COSTOS NETOS DE REFINACIÓN

16. SECUENCIA Y RELACIÓN DE ASIGNACIÓN DE COSTOS

En el momento de Asignar los Costos es vital tener presente la Secuencia que

permite distribuirlos, para ello se mostrará a continuación los diagramas en donde se

visualizará las precedencia de las asignaciones.


142

GRÁFICOS DE LA SECUENCIA DE LA ASIGNACIÓN DE COSTOS

(1) Costos Generales: Mantenimiento General a las edificaciones propuestas de Refinería, tanto dentro como fuera de ella.

Órdenes Mantenimiento

General

Órdenes Mantenimiento

General

ComunidadesEdificios

Salas de ControlCasetas de Operación







Médico ClínicasMédico Clínicas

Liquidación

(2) Costos Generales: Organizaciones de Apoyo Administrativo

Se Asigna en base al % del monto total de la data Estadística Histórica del Presupuesto

Recursos HumanosRecursos Humanos

FinanzasFinanzas

Asuntos Públicos

Asuntos Públicos

Asesoría LegalAsesoría Legal

ServiciosMédicos

ServiciosMédicos

Servicios Generales

Servicios Generales

DesarrolloOrganizacional

DesarrolloOrganizacional

Plantas de ProcesoPlantas de Proceso

PlantasInstalaciones

Apoyo


Apoyo

Plantas de Servicios

Industriales


Industriales


143

(3) Otros Costos Generales (se refiere a los Seguros y depreciación de activos no relacionados directamente a planta): se asigna según alicuota del valor del activo en donde esté ubicado.

Servicios Generales

Servicios Generales



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

(4) Apoyo Operacional;

TelecomunicaTelecomunica



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

Otros Ce-Code la Organización

Otros Ce-Code la Organización

A

B

C

- No. Busca Persona

- No. Radios

Teléfonos: Cargos Directos y el remanente de loscostos de telecomunicaciones se asignará en base alNo de Teléfonos a las Plantas, A, B, C.


144

(5) Apoyo Operacional:



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

InformáticaInformática

LaboratorioLaboratorio

MaterialesMateriales

Gerencia TécnicaGerencia Técnica

Apoyo OperaApoyo Opera

Otros Ce-Co de la Organización

Nº de Máquinas

Asignadas

Nº de Análisis o

Muestra

Nº

HRS\HH

Nº

HRS\HH

Monto del Material

Presupuestado.

No incluye el costo por manejo de Materiales

(6) Apoyo Operacional:



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

Protección IntegralProtección Integral

Seguridadde los Procesos

Seguridadde los Procesos

Prevención Control de Pérdidas

Prevención Control de Pérdidas

Control de ProcesoControl de Proceso

Asistencia TécnicaAsistencia Técnica

En base al % del Total delpresupuesto de losReceptores

Nº

HRS\HH

Nº

HRS\HH

No se asigna es uncargo Directo

En base al % del Totaldel presupuesto de losReceptores


145

(7) Servicios Industriales:

Servicios Generales

Servicios Generales



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

ComunidadesComunidadesOtros ServiciosIndustriales

Otros ServiciosIndustriales

Cecoque utilizan

la Electricidadver lista

Cecoque utilizan

la Electricidadver lista

plan:MWH, en base a la capacidad instalada

Real:Factor de Servicio o utilización

Producida + Comprada

(8) Mantenimiento:



Apoyo


Apoyo


Industriales


Industriales

Ordenes recibo ySuministro Muelles

Ordenes recibo ySuministro Muelles

Ordenes Plantas e Instalaciones Apoyo

Ordenes Plantas e Instalaciones Apoyo

Ordenes de Servicios Industriales

Ordenes de Servicios Industriales

Ordenes Plantasde Protección

Ordenes Plantasde Protección

Ordenes deLaboratorio

Ordenes deLaboratorio

Overhead

LaboratorioLaboratorio

Recibo ySuministro

Muelles

Recibo ySuministro

Muelles


146

17. METODOLOGÍA SEGUIDA PARA LAS ASIGNACIONES DE

COSTOS

17.1. SERVICIOS INDUSTRIALES

Para asignar los costos de servicios industriales. Electricidad, Agua, Vapor,

Nitrógeno, Aire Comprimido, a los centros de costos receptores se seguirá lo

establecido en las secciones siguientes.

ELECTRICIDAD

Conforman los costos de la Generación, Transmisión, y Distribución de la

Energía Eléctrica generada a gas, vapor o la comprada a terceros, se detallan a

continuación:

Generación de Electricidad: Contempla los costos de Operación y mantenimiento de

todas las instalaciones, personal y equipos, asociados con la Producción de

Electricidad. Entre ellos se encuentran los Generadores Eléctricos, Sistemas de

Barras, Servicios Auxiliares del generador, entre otros.

Transmisión de Electricidad: Contempla los costos de Operación y Mantenimiento

de todas las Instalaciones, personal y Equipos asociadas al suministro de Electricidad


147

desde las Sub – Estaciones de distribución (ambas no incluidas), las Líneas de

transmisión, Equipos de Seccionamiento, entre otros.

Distribución Eléctrica: Contempla los costos de operación y Mantenimiento de todas

las Instalaciones, Personal y Equipos asociadas al suministro de Electricidad desde

las Sub – Estaciones Eléctricas hasta los puntos de consumo.

Centros de Costos Emisores:

Electricidad

Centros de Costos Receptores:

Sistema de Agua.

Sistema Contra Incendios.

Distribución Gas Natural.

Sistema de Vapor.

Sistema de compresión de Aire.

Nitrógeno.

Talleres.

Gerencia Técnica (laboratorio).

Telecomunicaciones.

Protección Integral (Bomberos).

Materiales.


148

Plantas – Instalaciones de Apoyo.

Plantas de Proceso.

Recibos, Suministro y Muelles (Movimiento de crudo y Producto).

Edificios de Refinerías.

Comunidades, Clubes, Clínicas, entre otros.

VAPOR

Comprende los costos de Operación y Mantenimiento de la Estación Central

de Calderas y Líneas Principales de Distribución mas la alícuota de costos de los

servicios recibidos. Se calcularán tres (3) tipos de tasas: Vapor de Alta, Media, Baja

las cuales definiremos:

Vapor de alta: Este vapor es generado en las calderas de las plantas eléctricas o en

las calderas otras plantas de procesos como de las de FCC.

Para su generación se requieren Servicios:

• Electricidad

• Vapor generado en otras ptas. de procesos

• Químicos

• Gas Combustible

• Aguas desmineralizada


149

• Condensado

• Otros vapores de Vapor de baja.

Centro de Costos Emisores:

Planta de vapor de Alta


Electricidad

Vapor Media

Sistema de Compresión de Aire

Nitrógeno.

Plantas de Proceso.

Vapor de Media: este vapor es generado en las calderas de las plantas de vapor de

media.

Para su generación se requieren Servicios:

• Vapor de Alta

• Agua Desmineralizada.

• Condensado

• Otros vapores de vapor de Baja.


150


Planta de Vapor de Media.

Centro de Costos Receptores:

Electricidad

Agua de Proceso.

Vapor Alta.

Vapor Baja.

Sistema de Comprensión Aire

Talleres.

Laboratorios.

Plantas, Instalaciones de Apoyo.

Plantas de Proceso.

Recibo, Suministro y Muelles.

Vapor de Baja:

Centro de costos Emisores:

Planta de Vapor de Baja.


Electricidad


151

Agua de Proceso.

Vapor de Alta.

Vapor de Media.

Talleres

Laboratorios.

Plantas de Proceso.

Recibo, Suministro y Muelles.

NITROGENO

Comprende los costos de Operación y mantenimiento de la Planta de

Nitrógeno.


Planta de nitrógeno


Plantas de Proceso

Recibo, Suministros y Muelles

AGUAS

Conforman los costos de las Aguas Potables, Aguas de Proceso, y Aguas


152

Contra Incendio, mas la alícuota de costos de los servicios recibidos para los cuales se

determinarán tres (3) tipos de tasas. En los casos en que se compre agua a terceros,

esta se contabilizará como un costo primario y formará parte del costo total del centro

de costo emisor para él cálculo de las tasas.

Aguas potables: Es el agua proveniente del proceso de floculación que consiste en

la eliminación de las sales y minerales, posteriormente es tratada para eliminar

cualquier materia orgánica que pueda quedar presente en el agua, este proceso se

denomina filtración y posteriormente apta para el consumo humano es sometido al

proceso de cloración.


Aguas potables.


Talleres.

Gerencia Técnica (laboratorio)

Plantas e Instalaciones de Apoyo.

Plantas de Proceso.

Recibos, Suministro y Muelle.

Edificios Administrativos.

Edificios de Refinerías.


153

Comunidades, Clubes, Clínicas, entre otros.

Aguas de proceso: Aguas de procesos que provienen de plantas de tratamiento y

son vertidas al mar. Se refiere al agua potable debidamente tratada la cual es

empleada en los procesos industriales para servicios como: Enfriamiento, Calderas,

Despojamiento, Limpieza, entre otros.

Centros de Procesos Emisores:

Plantas tratadoras de Efluentes.

Sistema de Vapor.

Plantas de Proceso.

Aguas Contra Incendio: Es aquella agua usada en el sistema contra incendio de

Refinería.


Aguas contra incendio.


Electricidad.

Agua de Proceso.

Agua potable.


154

Aguas Operacionales.

Sistema de compresión de aire.

Sistema de Distribución de Gas Natural.

Plantas de Vapor.

Plantas de Compresión de Aire.

Nitrógeno.

Talleres.

Laboratorio.

Telecomunicaciones.

Materiales.

Plantas o Instalaciones de Apoyo.

Plantas de Proceso.

Recibos, suministro y Muelles.

Edificios Administrativos.

Edificios Refinería.

SISTEMA DE AIRE COMPRIMIDO

El aire comprimido es generado en los compresores de la planta eléctrica para

producir aire Industrial y Aire de Instrumento con generación de vapor y electricidad.

Aire Industrial: Se utiliza básicamente para mover maquinaria neumática limpieza,


155

agitación y para protección del sistema de Aire de Instrumento.

Aire de Instrumento: Se utiliza para toda la instrumentación neumática, por su

confiabilidad puede ser usado en otros procesos operacionales.


Planta de Compresión de Aire.


Talleres.

Sistema Contra Incendio.

Plantas de Servicios Industriales.

Plantas de Procesos.

Recibos, Suministro y Muelles.

SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN GAS NATURAL

Centro de Costos de Emisores:

Sistema de Distribución Gas Natural.


Electricidad.


156

Vapor de Alta y Media.

Plantas de proceso.

17.2. MANTENIMIENTO

Las asignaciones de Mantenimiento se efectuarán por tres vías:

• El Overhead de Mantenimiento

• Talleres.

• Flota Pesada.

Overhead de Mantenimiento: Estos costos se asignarán a la organización de

Paradas de Planta y a los talleres.

Talleres: Incluye el Overhead de talleres y este se asignará a cada orden de

mantenimiento relacionada a su vez con un Centro de Costos, estos costos se verán

reflejados en los centros de Costos, una vez efectuada la liquidación de las ordenes de

mantenimiento.

Transporte pesado: Ya tiene incluido los costos de realizar el mantenimiento a la

flota Pesada, este asignará sus costos a las ordenes de mantenimiento que utilizaran la

flota pesada para cumplir con el trabajo.


157

17.3. APOYO OPERACIONAL

Para asignar los costos de Apoyo Operacional mencionados en el punto 4 de la

estructura de Costo de Refinación del Presente manual a los centros de costos

receptores se seguirá lo establecido en las secciones siguientes:

17.4. GERENCIA TÉCNICA:

Comprende los costos asociados con el laboratorio, Ingeniería general,

Ingeniería de Plantas/Instalaciones, Proyectos, Programación y Economía (o su

equivalente).

Centro de Costos de Emisores:

Gerencia técnica.


Plantas/ instalaciones de apoyo.

Plantas de proceso.

Plantas servicios Industriales.

Centros Costos Emisores:

Laboratorio.


158


Plantas / instalaciones de apoyo.

Plantas de proceso.

Plantas Servicios Industriales.

17.5. PROTECCIÓN INTEGRAL / PREVENCIÓN Y

CONTROL DE PÉRDIDAS


Protección Integral.


Plantas / Instalaciones de Apoyo.

Plantas de Proceso.


17.6. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

Centros de costos Emisores:

Seguridad en los procesos




159

Plantas de Proceso.


17.7. CONTROL DE PROCESOS


Control de Procesos



Plantas de proceso.

Recibos y Suministro.

17.8. INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

Centro de Costo Emisor:

Telecomunicaciones.


Plantas / Instalaciones de Apoyo

Plantas de Proceso.



160

17.9. COSTOS GENERALES

Incluye los costos de los departamentos administrativos de la refinería,

depreciación de otros activos fijos no adjudicables a una planta específica,

computación, mantenimiento general y otros. Se consideran todos los departamentos

distintos a los tomados en la parte de operaciones, mantenimiento y apoyo

operacional.

17.10. ADMINISTRACIÓN


Gerencia de la Refinería. (gerente y subgerente)

Finanzas.

Recursos Humanos.

Asuntos Públicos.

Servicios Médicos.

Asesoría legal.

Desarrollo Organizacional.

Servicios Generales.


Plantas de Proceso


161



17.11. MANTENIMIENTO GENERAL

Se refiere al costo contabilizado en las órdenes de mantenimiento general

realizados por talleres propios y de terceros, para la conservación y reparación de

propiedades y equipos de servicios generales y que no son adjudicables a ninguna

planta específicamente. Ejemplo: Mantenimiento de carreteras, avenidas y calles de

la comunidad, limpieza de áreas verdes de los edificios de la refinería, entre otros.

Excluye salas de control o casetas operadoras, comisarias y mantenimiento de la Red

Sistema Contra Incendio. Estas ordenes asignarán sus costos en un 100% a los

receptores de cada servicio.

Objeto Emisor:

Ordenes de Mantenimiento General.


Recursos Humanos (Escuelas, Clubes, entre otros.)

Comunidades y Edificios distintos a Sala de Control y casetas de Operación.

Médico (clínicas)


162

17.12. OTROS COSTOS GENERALES

Comprende todos aquellos desembolsos correspondientes a Servicios

Generales no incluidos en los rubros anteriores, tales como, Seguros Corporativos,

Desincorporación de Activos, convenio Asistencia, Preservación de Activos, Litigios,

Servidumbre y Derecho de Paso, Patentes, excluyendo las patentes del Software y de

los procesos operacionales. En algunos casos puede ser conveniente mostrar estos

recobros por separado. Como ejemplo de estos costos, se tiene: recobros de primas

de seguros contra incendios y terremotos, impuestos municipales, patentes, permisos,

desmantelamientos, provisión por obsolescencia, apoyo al ministerio de energía y

minas, entre otros.


Otros Costos Generales – Finanzas


Plantas de Proceso.



El resto de los desembolsos tales como: Desincorporación de Activos,


163

Convenios de Asistencia Técnica, Litigios, Servidumbre y Derecho a Paso, Patentes,

se harán a través de cargos directos.

18. TÉCNICA DE EVALUACIÓN. ( DIAGRAMA CAUSA –

EFECTO)

Con respecto a la técnica utilizada para determinar una correcta asignación de

costos se sugiere el diagrama Causa – Efecto como complemento al permitir evaluar

en forma clara y sencilla la asignación de costos indirectos de ambas refinerías,

mostrando gráficamente el problema y las causas resultantes que impiden tener una

estructura del control de costos detallada por plantas.

18.1. ESTRATEGIA

Identificar mediante el diagrama causa – efecto las principales causas que

afectan el proceso, el cual impiden una sinceración de la estructura del control de

costos con miras a calcular el costo detallado por plantas. (Ver figura 8)

18.2. ACCIÓN

Analizar cada causa y de esta forma confirmar las que efectivamente originan

las desviaciones en el control, seguimiento y determinación de costos.


164


165

19. TÉCNICA DE EVALUACIÓN (TÉCNICA DE COSTO

BASADO EN ACTIVIDAD)

Otra forma de contribuir a mejorar la estructura de control de costos para

lograr alcanzar una óptima asignación de costos indirectos por plantas del centro

refinador Paraguaná, es unificar los criterios de ambas refinerías, se sugiere analizar

los beneficios que traerá la técnica de costo basado en actividades para los diferentes

departamentos, en cuanto a la segregación de actividades y de costos indirectos por

plantas debido a la conversión que pueda ocurrir en la clasificación natural de los

costos.

19.1. ESTRATEGIA

- Realizar estudios de factibilidad sobre la aplicación de la Técnica de Costo

basado en Actividades, que si bien es cierto proporciona costos e información más

precisa, resultando favorable al asignar los costos indirectos por plantas.

19.2. ACCIÓN

- Promover planes de Acción en la ejecución de estudios de Factibilidad.


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ESQUEMA - Universidad Rafael Belloso Chacín