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Estar ocupado nosignifica estar trabajando.
Thomas Alva Edison
Administración del tiempo
http://www.galika.net/archivos/tiempo.ppt
YIELD• Resultado o efecto productivo de una
acción o actividad. Se deben hacer primero las actividades que tengan el mayor yield. De acuerdo al yield se programan las actividades y se decide cuales hacer y cuales no enfocándose en el 20% más alto.
¿Como se calcula el yield?
• Importancia 5 30% 1.5
• Esfuerzo 3 20% 0.6
• Urgencia 4 40% 1.6
• Satisfacción 5 10% 0.5
Actividad: Recolectar datos en la línea para el informe mensual de actividades.
Factor Calificación Porcentaje Resultado
Yield = 4.2
Objetivo: El participante aprenderá herramientas que lo ayudarán a obtener
mayor productividad de su tiempo con elfin de aumentar su calidad de vida
Esperanza mundial de vida [Datos de noviembre 2008©CIA The World Factbook 2008]
ADVERTENCIA
El tiempo no se puede administrar.
El tiempo transcurre siempre en una línea continua y parece incluso estar en
nuestra contra.
El tiempo pasa más rápido cuando se
deseamos que pase más lento y pasa lento
cuando deseamos que corra.
No podemos obtener más tiempo, lo único que podemos hacer
es administrar la manera en la que lo
usamos.
• El universo se encuentra en un perfecto equilibrio y aunque nosotros somos parte de ese universo. Los seres humanos tenemos la virtud de poder romperlo si así lo deseamos. A esta virtud se le llama Libre Albedrio y nos hace diferentes a todos los demás seres de la creación.
Nuestra memoria RAM no es suficiente
•46478
•6798653
•03739680
•796456245658
•2568546336598908
1. Eliminar
2. Evitar
3. Controlar
4. Fomentar
5. Implementar
Procrastinación
• Sentir auténticamente miedo por comenzar una labor que es difícil.
• Nuestro instinto prefiere hacer 10 labores sencillas aunque no sean importantes a una importante que nos llevará más tiempo.
• En las labores difíciles el paso más difícil es comenzar. La solución a este paso es obligar al cuerpo físicamente a comenzar aunque la mente no lo siga inmediatamente. Poco a poco se verá jalada por la inercia corporal.
11
Perfeccionismo
• Buscar dejar las cosas por encima de los estándares aceptables por el simple hecho de sentirnos bien con nuestro trabajo.
• El perfeccionismo ocupacional se disfruta ya que nos permite trascender a través de nuestro trabajo.
• Podemos siempre hacer las cosas mejor, sin embargo para nuestro indicador laboral es preferible hacer 10 cosas bien a hacer una sola de manera superior. El resultado final es más satisfactorio que la fantasía de trascendencia.
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Zapping
• Cuando estamos realizando una actividad, nos acordamos de hacer algo más y dejamos pendiente la primera por realizar otra cosa.
• Saltar de una actividad a otra es normal por que queremos abarcar lo máximo posible y nos causa placer mental el hecho de hacer muchas cosas, sin embargo podemos perder la ilación de lo que hacemos al zappear.
22
División mental
• Imagina que tienes una mañana libre, de 8 a.m. a 1 p.m., 5 horas completamente dedicadas a un proyecto, sin embargo de última hora, tu jefe te dice que quiere verte 20 minutos, de 10:30 a.m. a 10:50 a.m. Para revisar tus resultados del mes.
• A pesar de que aún te quedan 4 horas, 40 minutos, estas se convierten en tu cabeza en tiempo nulo. ¿por qué?
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La administración del tiempo tiene unaanalogía en una manguera de agua.
Es posible incrementar un sistema de agua mediante dos métodos:
1. Incrementar la presión (Lo cual significaEn nuestra analogía)
a. Decir que si a todob. Quedarse tarde en el trabajoc. Dormir tarded. Levantarse más tempranoe. Pisarle al aceleradorf. Dejar de desayunar o comer
STRESS:
Reacción de nuestro cuerpo ante un desequilibrio.
Los 5 principales desequilibrios
• Alimentación• Sueño• Ejercicio• Contaminación• Tensión mental
En la actualidad uno de los problemas más grandes que padecemos es el estrés, y éste origina problemas de salud física y emocional. En la medida
en que administramos nuestro tiempo podemos controlar el estrés.Tanto el estrés a corto plazo como el estrés a largo plazo pueden afectar
su organismo y puede influir en los siguientes problemas:
Efectos del STRESS• Las venas se contraen• La circulación se vuelve
deficiente• Se reduce el flujo linfático• Se reduce el flujo de nutrientes
en la sangre• El corazón es forzado a trabajar
más rápido• La digestión se vuelve lenta• La potencia sexual disminuye• Los músculos y articulaciones se
comprimen• Pensamientos negativos
redundantes atacan nuestra mente.
Aumento o pérdida de pesoDificultad para dormirTristezaHipertensión ArterialDiabetesFalta de energíaDolores de cabezaDificultad para dormir
AnsiedadDolores MuscularesProblemas cardiacosTensión MuscularFalta de concentraciónIrritabilidadDepresiónImpotencia
Manifestaciones
5 principales causas de muerte en E.U.
• Enfermedades del Corazón (#1)• Accidentes automovilísticos (#2)• Accidentes vasculares (#3)• Enfermedades del hígado por
consumo de drogas y alcohol. (#4)• Enfermedades pulmonares (#5)
5 principales causas de muerte en México
• Diabetes (#1)• Enfermedades del corazón (#2)• Enfermedades del hígado por
consumo de alcohol, drogas y medicamento (#3)
• Accidentes vasculares (#4)• Enfermedades pulmonares (#5)
Nadie a muerto por trabajar demasiado……
… pero ¡para que arriesgarnos?…
Método alternativo para aumentar elrendimiento de una manguera:
2. Modificar el diámetro (Lo cual significa)
a. Planearb. Definir nuestros valoresc. Dejar el perfeccionismod. Hacer 1 cosa a la veze. Usar el tiempo de otrosf. Apalancarteg. Priorizarh. Maximizar productividad
Ejemplo: Bandeja de Entrada
• Formar equipos de 2 personas.• Ayudar a Juan González a planear su día jueves.• Tomar las mejores decisiones para él.• Agendar lo que se va a hacer en el día y apuntar lo que se va a posponer para después.
Técnicas
Las mejoresherramientas
1
Las mejores herramientas de administracióndel tiempo no sirven de nada si tu cerebro
no está acondicionado para usarlas.
Una palm no te hará más organizado, unbuen reloj no te hará más puntual,un ERP no te hará más productivo.
Herramientas de administración
Los ciegos de nacimiento(Tomado de artículo: Mayo Clinic Journal, Jun. 1987)
¿Que ve un recién nacido al abrir los ojos?
¿Luz? ¿Sombras?
¿Movimiento?
Tom Morrison de 18 años es un ciego de nacimiento a quien se le practicó una cirugía que le permitiría ver por primera vez en su vida.
Clínica Mayo estudió cuidadosamente sus reacciones. Cuando le quitaron la venda, frente a el estaba un armario blanco con
cajones, su cama, persianas, 2 sillones y varias personas frente a el….
Cuando los investigadores le preguntaron… Tom, que es lo que ves? Quecreen que tom contestó?
• Descripcion de lo que un hombre ciego ve:• [Según J.Z. Young Doubt] “and certainty in science”
• El paciente que abre sus ojos por primera vez no ve nada. Manifiesta poca o ninguna alegría, se enfrenta de hecho a una experiencia dolorosa. Relata solo una masa confusa de luces y colores. Manifiesta no estar en condiciones de ver objetos, de reconocer cuales son o de nombrarlos.
• No concibe un espacio con objetos, aunque conoce todos los objetos por sus nombres mediante el tacto. No solo le tomara poco tiempo, sino de hecho un tiempo muy largo, de hecho años por que su cerebro no ha sido entrenado en las reglas del sentido de la vista.
• Nosotros no estamos conscientes de la existencia de tales reglas, pensamos que vemos en forma natural, pero de hecho hemos aprendido una serie de reglas durante la niñez. Los ojos van conectados al cerebro. Sin la conexión, los ojos no sirven de nada. Es posible que tarde varios años a aprender a utilizar sus ojos, será para el más difícil que para un recien nacido, ya que su cerebro está cargado con información distinta acerca de la percepcion del mundo.
¿Qué paso con Tom Morrison?• Tom tardó dos dias en poder diferenciar un triángulo de
un cuadrado de madera. Contaba los bordes, 3 en el triángulo y 4 en el cuadrado. Confundió varias veces un cuadrado con un pentagono o incluso con un círculo y tardaba varios minutos en poder decir cual era cual.
• Al tocar las figuras inmediatamente podía decir cual era cual.
• Tom dijo: Al final de cuentas ¿Para qué me sirve ver? La diferencia entre las dos figuras es mínima y me tardo mucho en definirlo. El paciente prefirió tapar los ojos con una venda, ya que solo le acareaba inseguridad y una sensación de incertidumbre
1. Definir mi escala de valores
2. Ser congruente con ella
3. Priorizar actividades
TCT (Mi escala de valores)
Dinero
Salud
Aceptación social
Bienestar Familiar
Amor
Descanso
1
2
Orden y limpieza
Recreación
x
3
4
5
6
7
8
x
Salud
Dinero
Amor
La mayoría de las personas pasan un 90%
del tiempo haciendo actividades que no son
sus prioridades.
Peter Drucker
Trabajar 9:00 4:00 6hrs
Almorzar 10:00 10:30 0.30hrs
Lunes 30 de Septiembre
Llamadas por teléfono 11:00 11:15 0.15hrs
Reunión con mi jefe 12:00 12:30 0.30hrs
13:30 14:00 0.30hrs
Comer 14:00 14:30 0.30hrs
Traslado de regreso 14:30 15:00 0.30hrs
Traslado para comer y recoger niños
Matriz de Covey
(Priorizar)
3
COVEY• 1 – 1, 2, 3
• 2 – 4, 5
• 3 – 6, 7, 8
• 4 – 9, 10
• 5 – 11, 12
La primeraherramienta paraadministrar tu tiempoes una lista de actividadesEn esta lista tienes queidentificar todas lasactividades por hacerde todos tus valores, en todos tus roles.
Una vez que tengas tus actividades, hay que priorizarlas, dándoles números del 1 al 4.
• Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”
© Stephen Covey's Seven Habits Of Highly Effective People
SI
NO
Lista de actividadespriorizadas
Agenda
2. ¿TIME LOG?
Diagnóstico sobre que hacemos en el día.¿Cuantas interrupciones tienes?
¿Cuánto tiempo seguido trabajas en algo sin cambiar de actividad?¿Cuántas cosas haces al mismo tiempo?
¿Qué porcentaje de tus actividades son planeadas y cuales surgen en ese momento?¿Cuando surgen esas actividades no planeadas? ¿Qué dias? ¿A que horas?
Time Slots• Sistemas en constante cambio causan que nuestras actividades
sean imposibles de planear y se basen en imprevistos, azar, urgencias, reacciones, etc.
• Para sistemas de este tipo funcionan los “time slots”• Los cuales son espacios (basados en datos históricos) que también
se planean y se destinan a imprevistos.• En los time slots se detecta: estacionalidad, duración, frecuencia,
patrones. Entre más jerarquía tengas, menos “time slots” se deben tener.
Saber decir que NO• La administración del tiempo comienza
cuando se aprender a condicionar al entorno en vez de que el entorno nos condicione. Si toleras y aceptas todo sin cuestionar interrupciones, demandas y peticiones, entonces estás fomentando que la presión y el stress continúe.
A LAS DEMASPERSONASTU NO LESIMPORTAS
Planeación• El secreto no consiste tanto en planear tu
tiempo sino en defender el tiempo planeado
• Quién nunca tiene tiempo, llega tarde, incumple compromisos, etc. es por una falla en alguna de estas 2 actividades, o no planean o bien, no defienden su tiempo planeado. Quien planea y después se aferra al tiempo planeado, siempre tiene tiempo. Defender tu planeación implica decir que no.
Boston Matrix
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No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción
No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas bajasVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción
Potencial
+
-
Participacíon de mercado
Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad
Bajas ventasNecesita publicidad
Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento
Baja particípación de mercado
The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group
+ -
No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción
No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción
Potencial
+
-
Participacíon de mercado
Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad
Bajas ventasNecesita publicidad
Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento
Baja particípación de mercado
The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group
+ -
No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción
No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción
Potencial
+
-
Participacíon de mercado
Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad
Bajas ventasNecesita publicidad
Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento
Baja particípación de mercado
The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group
+ -
Apalancamiento
EN OTROS
(USANDO EL TIEMPODE LOS DEMAS)
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DelegarDelegar es una habilidad gerencial muy importante. Una buena delegación ayuda a hacer rendir tu tiempo, desarrolla a tu gente, motiva y crea sucesores. Una mala delegación confunde, causa frustración, desmotiva y consume más tiempo del necesario para
hacer una actividad.
Niveles de Delegación1. Operación
Espera a que te diga
Haz exactamente lo que te indique
Sigue las instrucciones y procedimientos
2. Análisis
Investiga, dime la situación y yo decido
Haz un proyecto, tráelo y te lo reviso
3. Asesoría
Investiga, dime la situación y decidimos juntos
4. Administración
Investiga, analiza, traza planes de acción, y decide, pero espera a obtener autorización de mi parte para actuar.
Niveles de Delegación5. Acción
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
Avísame que hiciste
6. Responsabilidad
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
No es necesario que me avises que hiciste
Revisaremos solo los objetivos periodicamente.
7. Compromiso
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
No es necesario que me avises que hiciste
El lograr los objetivos te beneficia directamente.
El no lograrlos te perjudica directamente.
Ahorro de tiempo
Los diez consejos principales para recuperar su tiempo:
•Salga a tiempo de su oficina o lugar de trabajo una vez cumplido su objetivo de una jornada normal de trabajo.•Vea menos televisión, navegue menos por Internet•Páguele a otros por hacer las tareas que a usted no le gustan, de manera que tenga más libertad y tiempo para hacer las cosas que si le gustan.•Archive los documentos importantes.•Tenga orden. Ningún dispositivo electrónico ni software ayuda si no existe primero orden en la información que tiene.•Adquiera el habito de hacer una cosa a la vez•Duerma bien por las noches•Tire a la basura las cosas que no ha usado en mucho tiempo.•Reserve varias horas a la semana en las cuales no tendrá nada que hacer y podrá dedicar a usted