CARIBBEAN INTERNATIONAL UNIVERSITY

MAESTRÍA DE GERENCIA DE PROYECTOS

"Estimación de los Recursos de las Actividades del Proyecto"

Carlos Quijada

Agosto 2015

INTRODUCCIÓN

Para cada actividad del Proyecto, la estimación de los recursos de las

actividades del Cronograma implica determinar los recursos (personas, equipos

y/o materiales) necesarios para llevarla a cabo, qué cantidad de cada recurso se

utilizará y cuándo estarán disponibles dichos recursos. El beneficio clave de este

proceso es que identifica el tipo, cantidad y características de los recursos

necesarios para completar la actividad, lo que permite estimar el costo y la

duración de manera más precisa.

Previamente a la Estimación de la Duración de las Actividades del Proyecto,

debemos realizar una estimación de la necesidad de recursos y determinar la

disponibilidad de los mismos. La duración de una actividad, normalmente, está

condicionada al número de recursos disponibles para la realización de la misma, y

el número mínimo de recursos necesarios para llevarla a cabo.

ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Es el proceso de estimar el tipo y cantidades de materiales, personas, equipos

o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de las actividades. El

beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo, cantidad y características

de los recursos necesarios para completar la actividad, lo que permite estimar el

costo y la duración de manera más precisa.

ENTRADAS

Imagen Nº 1. Entradas de la Estimación de Recursos.

Plan de Gestión del Cronograma

Un componente del plan para la dirección del proyecto que establece los

criterios y las actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el

cronograma. Según las necesidades del proyecto, el plan de gestión del

cronograma puede ser formal o informal, de carácter detallado o más general, e

incluye los umbrales de control apropiados.

Lista de actividades

Es una lista exhaustiva donde se incluyen todas las actividades del cronograma

necesarias para la ejecución del proyecto, en ella se incluye el identificador de la

actividad y una descripción del alcance del trabajo para cada actividad que se

incluya, explicada de manera que todos los miembros del equipo del proyecto

comprendan el trabajo que deben realizar.

Atributos de la actividad

Estos son propiedades asociados al cronograma que pueden diferenciar o

relacionar las actividades del proyecto con otras de las actividades del mismo,

ampliando su descripción. Por ejemplo, código EDT, Nombre, actividades

predecesoras y sucesoras, restricciones, relaciones lógicas, responsables, etc.

Los Calendarios De Recursos

Es un calendario que indica la información sobre la disponibilidad potencial de

recursos, también se utiliza para estimar los recursos de las actividades

especificando cuándo y por cuánto tiempo estarán disponibles los recursos

identificados del proyecto durante la ejecución del mismo, existen distintos tipos de

calendarios: Calendario Base, Calendario Del Proyecto, Calendario De Recursos,

Calendarios De Tareas

Registro de Riesgos

El registro de riesgos es un documento en el cual se registran los resultados

del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos. En el se

incluyen la Lista de riesgos identificados utilizada para favorecer la identificación

futura de riesgos, tanto para el proyecto en cuestión como para otros proyectos, y

la Lista de respuestas potenciales a los riesgos identificados.

Estimación de Costos de las Actividades

Las estimaciones de los costos de las actividades son evaluaciones

cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo

del proyecto. Las estimaciones de costos pueden presentarse de manera

resumida o detallada. Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la

estimación de costos de las actividades ya que el costo de estos puede influir en la

selección de los mismos.

Factores Ambientales de la Empresa

Estos pueden influir en el proceso Estimar los Recursos de las Actividades en

la elección de factores como la localización y las habilidades de los recursos.

Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso

Estimar los Recursos de las Actividades incluyen, entre otros Políticas y

procedimientos relativos a los recursos humanos y las relacionadas con el alquiler

y la adquisición de suministros y equipos, así como la Información histórica acerca

de los tipos de recursos utilizados para trabajos similares en proyectos anteriores.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Imagen Nº 2. Herramientas y Técnicas de la Estimación de Recursos.

Juicio De Expertos

A menudo, se requiere el juicio de expertos para evaluar las entradas a este

proceso relacionadas con los recursos. Por ejemplo la asignación de una persona

o un grupo de personas con conocimientos especializados en planificación y

estimación de recursos puede aportar dicha experiencia.

Análisis De Alternativas

El análisis de alternativas consiste en identificar las posibles soluciones del

problema abordado por el proyecto. Permite a la entidad formuladora del proyecto

identificar los medios posibles para la solución del problema y seleccionar, luego,

aquellos que resulten más adecuados para el logro del objetivo del proyecto. La

alternativa seleccionada determinará las características de la intervención y, para

todo efecto práctico, se constituirá en el proyecto mismo, por ejemplo la elección

de los distintos niveles de competencia o habilidades de los recursos, de

diferentes tamaños y tipos de máquinas, el uso de herramientas manuales o

automáticas, etc.

Datos De Estimación Publicados

Numerosas organizaciones publican periódicamente los índices de producción

actualizados y los costos unitarios de los recursos para una gran variedad de

industrias, materiales y equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones

geográficas dentro de esos países, un ejemplo de esto lo constituyen los Índices

de producción y costes unitarios de recursos publicados periódicamente por

empresas.

Estimación Ascendente

La estimación ascendente es un método de estimación de la duración o el

costo del proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes de

nivel inferior en la EDT/WBS. Cuando no se puede estimar una actividad con un

grado razonable de confianza, el trabajo que conlleva esa actividad se

descompone en un nivel mayor de detalle. Se estiman las necesidades de

recursos. Posteriormente se suman estas estimaciones y se genera una cantidad

total para cada uno de los recursos de la actividad. Las actividades pueden o no

tener dependencias entre sí, y esto puede afectar a la asignación y al uso de los

recursos. Si existen dependencias, este patrón de uso de recursos se refleja y se

documenta en los requisitos estimados para la actividad.

Software de Gestión de Proyectos

El software de gestión de proyectos, tal como una herramienta de software

para programación, ayuda a planificar, organizar y gestionar los grupos de

recursos, así como a realizar estimaciones de los mismos.

Dependiendo de lo sofisticado que sea el software, se podrán definir las

estructuras de desglose de recursos, su disponibilidad y sus tarifas, así como

diversos calendarios para ayudar en la tarea de optimización del uso de recursos.

Algunos de ellos pueden ser: Planner, Microsoft Project, ProjectLibre,

GanttProject, TaskJuggler

SALIDAS

Imagen Nº 3. Salidas de la Estimación de Recursos.

Requisitos de Recursos de la Actividad

Los recursos requeridos para las actividades consisten en los tipos y las

cantidades de recursos identificados que necesita cada actividad de un paquete

de trabajo, los cuales pueden posteriormente sumarse para determinar los

recursos estimados para cada paquete de trabajo y cada período de trabajo.

Algunos ejemplos de recursos requeridos en un proyecto son la mano de obra, el

material, los equipos y los suministros, estos en su descripción pueden incluir el

nivel de habilidad, el nivel de formación u otra información relevante para el

proyecto.

Estructura de Desglose de Recursos

Una estructura de desglose de recursos es una representación jerárquica de la

organización del proyecto, a menudo dividido por áreas funcionales, por ejemplo:

líder de proyecto, líderes de disciplinas, analistas, y así sucesivamente. Esta

estructura también puede relacionarse con la estructura de desglose del trabajo

para formar una matriz de responsabilidades.

La estructura de desglose de recursos es útil para organizar y comunicar los

datos del cronograma del proyecto, junto con información sobre la utilización de

recursos.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre

otros:

La lista de actividades,

Los atributos de las actividades, y

Los calendarios de recursos.

Análisis Crítico

La finalidad de Estimar los recursos es determinar los recursos necesarios para

cada actividad en las lista de actividades, dentro de ellos se pueden incluir el

personal, las instalaciones, el equipamiento, los materiales, la infraestructura y las

herramientas, cada uno de los recursos presentes en el proyecto tienen uno o

varios atributos, que incluyen su origen, unidades de medida, las fechas

comprometidas, su disponibilidad entre otros. Esto le corresponde a la persona o

grupo de personas encargadas que están informados del proyecto y requiere de

experiencia, buena información histórica, o una buena técnica de estimación en la

que se confíe plenamente por los resultados que arroje.

Conclusiones

El proceso de estimación de los recursos se basa en la evaluación de la

cantidad de esfuerzo de trabajo necesario para completar la actividad, que se

estime la cantidad prevista de recursos a ser aplicados y la determinación de

periodos laborables, y se realiza con la finalidad de asegurar que los recursos

requeridos para llevar a cabo el proyecto están disponibles y son asignados de la

forma requerida para cumplir con los requisitos del proyecto.

La importancia de una buena estimación de los recursos es que con ella se

pueden mitigar los posibles conflictos en la disponibilidad de ciertos recursos

debido a circunstancias inevitables, tales como fallos en los equipos, el clima, los

conflictos laborales o los problemas técnicos y que pueden requerir la

replanificación de las actividades de forma que se puedan cambiar los requisitos

de los recursos restantes para actividades en curso o futuras. Se deberían

establecer los procedimientos para identificar tal escasez de forma proactiva para

facilitar la reasignación de los recursos.