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En construcción
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DNC PLAN CAPACITACIÓN 2016QUÉ QUEREMOSRecabar información valiosa que nos ayude a elaborar nuestro plan de capacitación 2016 de manera que podamos acercar la oferta de formación de la agencia a los colaboradores que lo necesiten y garantizar la correcta ejecución y el seguimiento oportuno a cada una de las actividades planeadas.
PARA QUÉ LO QUEREMOSParte importante de nuestra cultura es compartir el crecimiento. Para crecer y desarrollarnos necesitamos partir de información clara y objetiva de nuestras habilidades y capacidades actuales, sobretodo de aquéllas que debamos mejorar para asegurar el éxito de nuestros esfuerzos en el trabajo.
CÓMO LO QUEREMOS LOGRARA través de la discusión dirigida con líderes, un espacio donde puedan plantearnos
NUESTRO FOCOLas personas
Conscientes de los distintos estilos, generaciones, intereses y motivaciones, deseamos homologar en la medida que sea posible nuestra identidad como empresa y alinear a nuestros colaboradores a compartir y vivir esa imagen asociada a nuestra cultura.
METAS- Difundir los mensajes de la dirección- Dotar de herramientas a los directivos para difundir sus mensajes- Escuchar las necesidades de comunicación de los colaboradores de la
agencia y conseguir que la dirección les dé la respuesta- Verbalizar la comunicación de la empresa a través de compartir su misión,
visión y valores- Conocer emociones, potenciando el sentido y orgullo de pertenencia
(Engagement)
ETAPA 1.- DIAGNÓSTICO, DISEÑO Y PLANEACIÓNFase 1: Estrategia (01 de diciembre al 04 de diciembre 2015)
Comunicación Interna
- Formalización de nuestra imagen corporativa alineada a nuestra identidad y nuestra cultura
- Diseño de herramientas y medios para facilitar los procesos de comunicación al interior de la agencia y su diagnóstico.
- Documentación de los procesos de comunicación interna- Propuestas de materiales para Marketing interno
Fase 2: Diseño Imagen corporativa
¿Qué necesitamos?
- Conocer los lineamientos y políticas de imagen corporativa de Dirección General y el Top Management (Junta con Dirección General y Top Management para conocer dichos lineamientos y, desarrollar los diseños de las herramientas a implementar)
- Elaboración del “Communication book” Havas World Wide Vale (Apoyo del área de Diseño)
o- Presentación de propuesta y validación
Fase 3. Definición de herramientas y medios (01 de diciembre al 04 de diciembre 2015)
- Medios:o Cuenta de e-mail [email protected] Tableroso Visitas Equipo RH a líderes y colaboradoreso Reuniones con líderes y colaboradores
- Herramientas
o Intranet/ portal del empleado
o Newsletter boletín interno digitalBoletín semanal con información relevante de la agencia, sus áreas o colaboradores. El objetivo será compartir a través de un mailing interno datos relevantes sobre la agencia y de los mismos colaboradores. Abarcará todas las áreas y podrá contener:
Testimonios, “Mi opción por Havas WWV…” (Testimonio de las oportunidades que el líder o colaborador ha logrado generar en colaboración con la agencia para favorecer su crecimiento y desarrollo profesional)
Artículos, (Notas relevantes sobre la cultura “Sharing”, nuestra cultura. Redacciones interesantes sobre alguno de nuestros valores en el Código de Honor, qué es y cómo lo vivimos)
Fechas de cumpleaños (Felicitación a los cumpleañeros de la semana)
Eventos donde participará la agencia (Compartir los espacios externos donde la agencia participa)
Logros importantes de la agencia (Compartir el cierre de nuevos proyectos y negocios de Grupo Vale)
El colaborador del mes por áreas (Previo, cierre con líder para la publicación del reconocimiento al colaborador)
Felicitaciones Especiales (Reconocimiento por algún logro en particular para un área o colaborador, Mensaje de Navidad y Año Nuevo Javier Vale/Nicolás Vale)
Secciones Especiales (Conoce a… “Presentación de los líderes y colaboradores clave de la organización, a qué área pertenecen, tiempo en la agencia, responsabilidades, funciones principales y logros que trascienden dentro de la agencia, dónde están ubicados)
o Videos para Comunicación Interna (Marco Esperón - Producción)Video corporativo (Javier Vale, compartiéndonos la historia de éxito de Grupo Vale, su ideario, visión de la agencia, valores, etc.)Video corporativo de Nicolás ValeVideos de las diferentes áreas de conforman la agencia (Medios, Creativo, Backoffice)
o Chat o foros internos Conversando con… Un café con… Aprovechar las herramientas de comunicación a distancia para generar foros de charlas con líderes y sus colaboradores directos donde puedan compartirles historias de éxito, anécdotas o su visón sobre algún valor específico de nuestro Código de Honor.
o Red Social Externa de uso interno tipo Facebook, Twitter… (Daniel Castro) Posicionar el uso responsable de alguna red social para compartir información relevante de la agencia a todos los colaboradores.
o Red Social InternaHabilitar un espacio colaborativo, por ejemplo “Yammer”, donde las personas asignadas a un área específica puedan compartir conocimiento, solución de problemas, ideas creativas, conocerse e integrarse.
o MailingsPara comunicaciones rápidas y específicas que no puedan esperar al Newsletter semanal o que se necesitan empujar con más oportunidad.
o Postales informativas digitalesCompartir tips con nuestros colaboradores sobre temas de interés general (Imagen personal, etiqueta en la empresa, lenguaje corporal, sesiones efectivas, correos efectivos, etc.)Informaciones rápidas de campañas de comunicación interna para posicionar alguno de nuestros procesos.Felicitaciones por fechas especiales
o Manual de BienvenidaFolleto Impreso con información rápida de Grupo Vale y manual enviado por correo electrónico.
Historia de la empresa (Norma, agendar cita) Normas internas de convivencia Misión, Visión y Creencias (Código de honor) Código de vestimenta Organigrama Agencia – Estructura Macro Organigrama RH Políticas de RH Pautas de seguridad o procedimientos específicos
o Jornadas de Puertas Abiertas Favorecer foros de escucha entre líderes y colaboradores para compartir la confianza, integración y colaboración del equipo. Permitir que los líderes de viva voz conozcan las inquietudes inmediatas de su equipo, pueden ser desayunos, sesiones de cultura, kick off de proyectos, eventos de integración.
o Focus groupAbrir espacios de escucha y diagnóstico de temas clave de Clima Organizacional por grupos específicos (Cultura, Comunicación, Participación)
o Convención Anual Jornadas de arranque de proyectos donde la Dirección General y el Top Management pueda compartir con colaboradores clave las estrategias de negocio anual, metas y objetivos y un estatus de los proyectos y clientes actuales para dar visibilidad del crecimiento de la agencia y su estabilidad, dónde poner foco para asegurar el éxito de las cuentas y reconocer los buenos resultados.
o Tablones de anunciosUbicar en lugares concurridos con fácil acceso visual (Comedor, áreas de trabajo, salas de juntas) para compartir comunicados importantes y carteles sobre nuestra cultura. Es necesario actualizarla
periódicamente. Podemos incluir información relevante sobre los resultados de la empresa, nuevas políticas o intercambios entre el personal.
o Reuniones con la DirecciónFavorecer una relación más cercana entre los miembros del Top Management que favorezca la comunicación oportuna de estrategias, planes y cambios relevantes.
o Buzón de sugerenciasEl objetivo será conocer las opiniones y propuestas de los empleados en diversos aspectos: normas, organización, condiciones de trabajo, tareas, relaciones laborales, beneficios.
Fase 4. Documentación de procesos
- Documentación de herramientas, contenidos y usos.- Elaboración de “Manuales de Buen Uso de los medios digitales de
comunicación interna en la empresa” - Elaboración de Herramientas de diagnóstico (Impacto, usabilidad e
influencia)
Fase 5. Generación de propuesta de materiales para Marketing Interno
FASE DE IMPLEMENTACIÓN TAREAS PRIORITARIAS
Comunicados
Objetivo: Labor informativa para presentar al área de Comunicación interna y tareas prioritarias
Diseño de templates para envío de los siguientes comunicados:
Primer comunicado
Mensaje Director General
“Compartir para crecer”
Estamos evolucionando y nuestra prioridad es compartir espacios de comunicación, integración y convivencia contigo.
El área de Comunicaión Interna se inaugura a partir de la segunda semana de diciembre y su propósito será escucharte y hablarte de nuestra agencia que es tu agencia.
Tenemos mucho por compartirte, por ello te pedimos estar atento a la información que te estaremos enviando.
Queremos ofrecerte un canal para escuchar tus inquietudes y sugerencias.
Este es un nuevo espacio para nosotros y le deseamos el mayor de los éxitos.
Cordialmente
Nicolás Vale
Director General
Segundo comunicado
Presentación nueva estructura RH – Estrategia 2016
Campaña: “En construcción…”
Un spech corto de RH comunicando los principales puntos de su estrategia para 2016.
Estamos en evolución; nuestra meta es convertirnos en un área estratégica que genere valor continuo y de largo plazo a Grupo Vale enfocándonos en las personas para potencializar todas sus capacidades.
Con visión estratégica y de negocio, RH Grupo Vale se prepara para dar pasos firmes y ser pieza clave en la gestión de su capital humano y, con ello, posicionar a las personas dentro de la agencia como factor de éxito en la consecusión de sus metas y objetivos de negocio.
Nuestro primer paso ha sido la reestructura, diversificando el área en tres grandes ejes:
- Reclutamiento y Selección- Desarrollo, Capacitación y Comunicación Interna- Administración
Cada área, articulada una con otra, tiene la misión de garantizar una gestión eficaz del liderazgo, el aprendizaje y el desarrollo en cada una de las áreas de la agencia, soportada por una administración eficiente de sus tiempos, trámites y procesos.
- Reclutamiento y Selección – Proveer el talento necesario e idóneo a la agencia para garantizar el éxito de sus proyectos y el logro de sus metas de negocio.
Temístocles No. 100 1er Piso52797800 Ext. [email protected]
- Desarrollo, Capacitación y Comunicación Interna – Gestionar el talento dentro de la agencia, desarrollarlo y potencializarlo con el fin de cubrir las necesidades de habilidades y competencias requeridas para cumplir con las metas y objetivos de negocio de cada una de sus áreas.
- Administración – Garantizar el flujo ágil y eficaz de los procesos administrativos del área para mantener una gestión sana y eficiente.
Diseñar una frase contundente que asocie estos cambios con las personas y la estrategia de negocio:
- Estamos en construcción para añadir más valor a las personas y a la agencia.- Hagámonos cargo del éxito de Grupo Vale, ¡Que las cosas sucedan!- “Personas técnicamente eficientes y genuinamente humanas” son el Factor
clave para el éxito de Grupo Vale- Alineada a nuestra cultura “Compartir para crecer” (“Sharing to Grow”) El
crecimiento de Grupo Vale trasciende en el desarrollo de cada una de sus áreas.
A continuación te presentamos a las personas a cargo y una guía breve de los temas en los que te puede apoyar cada área.
¿Cómo te puede ayudar?
Temístocles No. 100 1er Piso52797800 Ext. [email protected]
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Reclutamiento y Selección
Asesoría y acompañamiento en el levantamiento de requerimientos de perfiles
Búsqueda de candidatos y captación de referidos
Revisión de estatus y seguimiento de candidatos
Gestionar junto con los líderes las fechas de ingreso de los nuevos colaboradores.
Garantizar en conjunto con los líderes, que en la fecha de ingreso de un nuevo colaborador, éste reciba todo lo necesario para el buen desempeño de tu trabajo. (lugar, computadora y celular, si se requiere)
Cierres en los procesos de candidatos no seleccionados y administración de cartera
Capacitación y Desarrollo Organizacional
Validar perfiles de puesto y apoyo en la elaboración de nuevos perfiles
Asesoría en temas relacionados con capacitación, inducción y evaluación de desempeño.
Acompañamiento y asesoría en la aplicación de encuestas de clima laboral, liderazgo y servicio de las distintas áreas que integramos el Backoffice
Gestión de temas relacionados con nuestra comunicación interna
Intervenciones
Gerencia de Recursos Humanos
Resolución de dudas o inquietudes respecto de las estrategias del área de Recursos Humanos
Asuntos relacionados con la construcción de relaciones entre los directores de las áreas operativas para conocer las necesidades en RH
Atención de temas relacionados con la documentación de procesos de RH y las políticas aplicables a los mismos
Atención directa de escalamientos de cualquier miembro del equipo
Administración de Personal
Dudas relacionadas con el proceso administrativo de contratación
Atención de solicitudes para el trámite de cartas, vacaciones, constancias laborales, recibos, etc.
Peticiones de compras internas
Atención de dudas o inquietudes relacionadas con el proceso de pre-nómina
Tercer comunicado
Beneficio Juguetería
Comunicar a colaboradores la información del convenio con Juguetibici e Imaginarium
Juguetibici
- Cupón para adquirir juguetes en diciembre y/o enero a descontar vía nómina por quincenas.Interesados enviar correo a [email protected]
Imaginarium
- Adquirir una tarjeta de regalo con un descuento para adquirir juguetes en tiendas Imaginarium o a través de su portal de internet. Interesados enviar mail a [email protected] indicando en Asunto Tarjeta Imaginarium
Cuarto comunicado
Queremos escucharte …
Primera fase
Comunicar a nuestros colaboradores la aplicación de una serie de encuestas para diagnósticar algunos aspectos relevantes que nos ayuden a fortalecer nuestra estrategia de RH para 2016 y orientar cada una de las acciones planeadas.
Crear Mail informativo: “Queremos escucharte, en las próximas semanas estaremos compartiendo contigo una serie de encuestas con el afán de conocer tu vivencia y punto de vista sobre diferentes aspectos de Grupo Vale, tu participación es muy importante”
Encuestas:
- Nivel de Servicio Backoffice- Clima Organizacional- Liderazgo
Segunda fase
Crear campaña: “Backoffice quiere escucharte para dar pasos seguros…” Generar un concepto y diseño creativo para informar sobre esta actividad de diagnóstico:
Arranca campaña y aplicación de nuestra primera encuesta: Primera Semana de Enero 04/01/2016 al 08/01/2016
- Postal “Pasos seguros…” (2 diseños)- Propósito: Informar sobre la aplicación de nuestra primera encuesta de
diagnóstico Nivel de Servicio Backoffice, del 11 al 15 de enero.
Envío Primera Postal: 04/01/2016
Envío Segunda Postal: 08/01/2016
Envío Postal de arranque, con liga de ingreso a la encuesta en Google Forms: 11/01/2016
Envío de Postal Recordatorio: 13/01/2016“ Recuerda que ya está habilitada nuestra encuesta de servicio Backoffice, tienes hasta este viernes para compartirnos tus respuetas, tu participación es muy importante.”
- Postal de agradecimiento por la participación y envío oportuno de respuestas de nuestros colaboradores: 18/01/2016
Fechas especiales Diciembre
Felicitaciones Navidad Año Nuevo
- Diseño de Mailing de felicitación Navideña masiva. Fecha de envío: 24/12/2015
- Diseño de Postal Editable Impresa de felicitación Fiestas Decembrinas (Navidad y Año Nuevo) con la firma de Javier Vale o Nicolás Vale, para acompañar regalo de la agencia a colaboradores. Contemplar un campo para capturar el nombre del colaborador. Fecha de entrega: 24/12/2015
- Diseño Mailing de felicitación Año Nuevo Masivo. Fecha de envío: 31/12/2015
Diseño regalo Fiestas decembrinas Agencia a Colaboradores
- Diseño Planeador Magnetico e imanes. Deadline:09/12/2015
FASE DE IMPLEMENTACIÓN PROCESOS FUNDAMENTALES
Objetivo: Arrancar campañas de comunicación sobre los contenidos de nuestra Cultura, Temas de Inducción a la Agencia y Proceso de Evaluación del desempeño.
Grupo Vale en números
Planning, Cuentas, Creativo, Digital, Tráfico y Producción, Medios y ConsultoríaÁreas de Soporte / Back Office
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