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Estrategias prácticas de gestión de contenidosPor Andrew Cox y Jane Yeadon

Resumen: Descripción de métodos para la gestión de contenidos de servicios de información con un enfoque práctico yde «bajo nivel tecnológico», como la formación de usuarios en html, o haciendo que éstos usen plantillas, así como ana-lizando estudios de caso de bdds vía web y sistemas gestores de contenidos.

Palabras clave: Gestión de contenidos, Gestión de la información, Servicios de información, Sistemas gestores de con-tenidos, Estudios de caso.

Title: Content management: practical strategies

Abstract: A range of content management strategies for information services is described, stressing practical and «lowtech» approaches such as training users in html or providing them with templates to work with, as well as looking at ca-se studies of databases available over the web and true content management systems.

Keywords: Content management, Information management, Information services, Content management systems, Casestudies.

Cox, Andrew; Yeadon, Jane. “Estrategias prácticas en gestión de contenidos”. En: El profesional de la información,2002, nov.-dic., v. 11, n. 6, pp. 466-474.

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Andrew Cox y Jane Yeadon

1. Introducción

Hace tiempo que se habla degestión de contenidos... Quizá al-guien todavía se pregunte ¿es lomismo que gestión del conoci-miento? ¿qué relación existe entreambos conceptos? La diferenciaclave, a nuestro parecer y en pocaspalabras, es que la gestión del co-nocimiento se basa en el contenidoy el significado de la información,y la gestión de contenidos en elmodo de difundirla y presentarla.En este artículo vamos a centrarnosen el segundo de los conceptos.

Todos los sitios web de las or-ganizaciones requieren algún tipode gestión de contenidos (gc) enmayor o menor proporción depen-diendo de su complejidad. A me-nudo existe una correlación entrela estructura del organismo y la desu web, y esto es cada vez más asípuesto que el web se va convirtien-do en «el» escaparate usual del or-ganismo.

Además de las razones obviasde ordenar, clasificar, coordinar,etc., seguramente el mayor benefi-cio que indirectamente ofrece la gces estimular la participación ycomprometer al personal en la cre-

ación y mantenimiento del web, ytambién la mejora de la precisión ycalidad de los contenidos.

La gc es un proceso que sepuede implementar a través de po-líticas de gestión y/o con el sopor-te de software especializado: lossistemas gestores de contenidos(sgc).

2. Una buena política es me-jor que un software potente

Para la mayoría de bibliotecasno es necesario disponer de unsoftware muy elaborado para ges-tionar los contenidos de su web.Una forma frecuente y suficiente-mente válida es desarrollar unabuena normativa que contempleaspectos tales como:

—quién es el responsable delmantenimiento de las páginas;

—frecuencia con que éstas ten-drían que revisarse;

—cómo se tienen que notificarlos cambios al webmaster;

—tiempo de que dispone elwebmaster para llevar a cabo loscambios;

—requerimientos mínimos dediseño: logos, tipografía, colores

estándar; poner o no la fecha de laúltima vez que se modificó la pági-na; cómo y dónde poner el nombrede la persona responsable de la ac-tualización de la página...;

—cómo poner nombre a las pá-ginas y asignar metadatos;

—etc.

La normativa tiene que publi-carse internamente para que losusuarios puedan comprobar en to-do momento que se ajustan a ella;en caso de que haya más de un edi-tor de páginas (cosa frecuentecuando cada departamento se en-carga de la información contenidaen su respectivo directorio delweb) una política y un protocolo deprocedimiento escritos son doble-mente esenciales.

3. Herramientas simples

Existe una serie de herramien-tas simples que facilitan mucho lagestión de contenidos en el web.Una aplicación clave es un sistemaque permita buscar y reemplazaren múltiples archivos a la vez, demanera que el administrador puedacambiar las direcciones url (o de-terminados trozos de texto) en todael web sin tener que predefinir quéparte tendrá que ser modificada.Normalmente los sgc permiten ha-cer cambios en los enlaces con só-lo un click de ratón, pero esto amenudo presupone que el enlacetiene que haber sido definido comoun objeto.

También son útiles herramien-tas para la comprobación automáti-ca de links, corrector lingüístico,sistemas para validar la correcta

Litc y la South Bank University

La SBU es uno de los 40 politécnicos —en concreto, el Polytechnicsof North London— que con la UK Further & Higher Education Act de 1992se convirtieron en universidades.

El Library Information and Technology Centre se originó como proyec-to de The British Library adjudicado al PNL, y fue una visita obligada pa-ra todos los que por los 80s empezaban a automatizar sus bibliotecasy deseaban recibir asesoramiento.

Más tarde, y ya en la SBU, Litc se convirtió en una unidad de inves-tigación algo más general desarrollando numerosos proyectos europe-os y británicos. Está encuadrado dentro de los Learning & InformationServices, cuyo director es John Akeroyd. Otra conocida personalidadrelacionada con Litc es su director adjunto Robin Yeates.

Lisa es el servicio de información de tipo interno (aunque abiertoal exterior) de LIS, y no debe ser confundido con la base de datos Li-brary and information science abstracts, con la que no existe ninguna re-lación.

Desgraciadamente, en el momento de escribir esta nota el futurodel Litc es incierto.

Andrew Cox y Jane Yeadon, Litc, SBU

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programación (p. ej., que se cum-plan las normas de accesibilidad).Un truco ingenioso es poner un có-digo en cada página que indiquecuándo se tiene que revisar, lo cualpermite localizar las páginas co-rrespondientes mediante una bús-queda. Por ejemplo, buscandoxjun2003 se detectarían las que tie-nen que revisarse en junio de 2003.

4. Formación, plantillas y ho-jas de estilo

Como se ha comentado al prin-cipio, uno de los objetivos princi-pales de la gc es implicar al mayornúmero de personas posible en lacreación y mantenimiento de con-tenidos, sin tener que sacrificar ca-lidad, homogeneidad ni seguridad.

Lo primero que una organiza-ción debería plantearse es si quiereque sus miembros tengan controldirecto en la creación y actualiza-ción de las páginas web. Esto im-plica un riesgo, ya que reducegrandemente el control del web-master sobre el diseño y la estruc-tura del web. Una política clara po-dría ayudar a regular esta opción,aunque luego realmente se de-muestra en la práctica que el con-trol es difícil.

Otra posibilidad más segura esque los usuarios envíen las páginasmodificadas al webmaster, el cualse hace responsable de aprobarlasy publicarlas, pero esto tiene el in-conveniente de que a veces corre-gir páginas exige más trabajo alwebmaster que crearlas él mismo.Por otra parte siempre están laspersonas que se resisten a partici-par y dejan partes del web olvida-das y sin mantenimiento.

Independientemente de la op-ción escogida por parte de la orga-nización, es necesaria la formacióndel personal en editores web y/oclientes ftp. Existen editores wy-siwyg (what you see is what youget, lo que ve ahora es lo que ob-tendrá luego) muy fáciles de mane-jar, ya que requieren poco conoci-

miento de html —por ejemploNetscape y Explorer los ofrecengratuitamente—.

Algunos programas como Dre-amWeaver o FrontPage permitenutilizar plantillas, es decir, páginascon características comunes predi-señadas y controladas por el web-master, de forma que los usuariossólo tienen que añadir los conteni-dos. Esto no garantiza que losusuarios no puedan cambiar cosasde la plantilla, pero es un sistemaviable en la práctica si el envío porftp al web sólo lo puede hacer elwebmaster.

Un método ligeramente distin-to consiste en seguir una norma dediseño común e introducir el con-tenido utilizando una hoja de estilo(sistema también conocido comoCSS, Cascading StyleSheets).

Otra forma de definir caracte-rísticas principales de una páginaes a través de los comandos SSI,Sever-Side Includes, es decir, sec-ciones adicionales de html agrega-das dinámicamente a las páginas amedida que éstas llegan al usuariodel sitio. Un ejemplo son las barrasde navegación, las cuales aparecenhomogéneamente en todas las pá-ginas, pero de un modo que no sepueden borrar ni modificar.

Es fácil ver por qué los SSI nohan tenido demasiado éxito: aña-den una capa de complejidad parael diseñador, el cual tiene que pen-sar en el aspecto que tendrá la pa-gina final con ellos. Probablemen-te los SSI tengan que ser sólo unaparte muy simple del código, sólopara conferir un aspecto distintivoal texto, o sean una ayuda para lanavegación.

Una forma atractiva que pareceusarse poco es el formulario web,que permite a las personas autori-zadas añadir contenidos. Lo mássimple es instalarlo en un boletín

¿Qué contenidos tienenque gestionar las bibliote-cas?

Textos, documentos (trata-dos como objetos), urls, imáge-nes..., y cada vez más ficheros desonido y vídeo. Quizá tenganque tratar también otros conte-nidos más especializados: datossin elaborar (en servicios de in-formación financiera) o materialde enseñanza (en organizacioneseducativas). En los servicios deinformación clásicos el conteni-do principal está constituido porinformación bibliográfica, perode ella se encarga un sistema degestión bibliotecaria estándar.

Fig. 1. Portada del Litc

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electrónico, en el cual el usuariosólo tiene que teclear la informa-ción y clicar el botón “enviar”.Evidentemente no se puede cam-biar la estructura predeterminada,y a su recepción el contenido suelequedar ordenado cronológicamen-te. La única dificultad puede estaren la gestión de las autorizaciones,pero resulta un sistema práctico pa-ra añadir noticias o nuevos recur-sos al web de la institución. Estaopción puede que sea más adecua-da para una intranet, donde el dise-ño y la navegación sencillos no sonaspectos tan importantes como laexhaustividad. Se utiliza en Lisa(figuras 6 y 7), el catálogo de la bi-blioteca de la South Bank Univer-sity (SBU) —que no debe confun-dirse con la base de datos del mis-mo nombre—.

http://www.lisa.sbu.ac.uk/

Existen utilidades que ofrecenversiones más sofisticadas de crea-ción de contenidos basadas en for-mularios web, como por ejemploFlypage. Se trata de una serie descripts en perl que permite al web-master crear plantillas para que losusuarios introduzcan datos a travésde un formulario web. El adminis-trador tiene control completo sobrequé elementos pueden los usuarioscambiar en cada página. Flypageviene con un modelo de autoriza-ciones bastante completo, por loque se pueden ofrecer distintos de-rechos a distintos usuarios.

http://www.flypage.com/features.html

5. Gc con programación

Si la biblioteca dispone de re-cursos para contratar un profesio-nal informático que programe pe-queñas aplicaciones se le abre unsegundo nivel de gc con posibili-dades muy interesantes. Por ejem-plo, almacenar los datos en unabdd permite reutilizarlos en mu-chas páginas diferentes y actuali-zarlos sólo una vez1,2. Tener la in-formación en una bdd tiene tam-bién otras ventajas: el sitio se pue-

Fig. 2. Formulario en Access para introducir noticias en LTWorld

Fig 3. Portada del boletín-e LTWorld

Fig. 4. Página de una sección de noticias —éstas se agrupan por secciones—

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de rediseñar fácilmente; los no ex-pertos pueden introducir informa-ción a través de formularios; y laestructuración de la base de datosobliga a una sana mayor disciplinapara mantener la coherencia de losdatos. Los sitios web basados enuna bdd se parecen un poco a lamisma, lo que en general causabuena impresión a los usuarios,aunque a algunos de ellos les pue-de parecer que los webs son menos“humanos”.

Los datos de la bdd puedenofrecerse de dos formas:

a) Salida como html estático.

Por ejemplo el sistema gestorde bdd Microsoft Access permitepresentar html estático a partir debúsquedas o de tablas. El inconve-niente es que el control sobre quéelementos de un registro se presen-tan es muy pobre y el formato den-tro del mismo no se puede cambiar.La solución a esto es programar enVisual basic (VB) de manera quecuando se clique una opción espe-cífica, los datos pasen de la bdd aun fichero. De este modo se puedeacceder a cualquier elemento de labdd como una variable del progra-ma. Idealmente se puede escribirdatos desde la bdd a plantillas pre-definidas en vez de codificar todala página en VB, ya que ello su-pondría una tarea técnica compli-cada (o al menos laboriosa) paradiseñar la presentación de los re-sultados. También se puede preverun botón para enviar la página alservidor por ftp. Una vez creado,este programa es bastante transpa-rente y fácil de editar con unos co-nocimientos mínimos. Evidente-mente, las páginas resultantes pue-de modificarlas cualquier personafamiliarizada con html.

Ésta es la opción que se esco-gió para LTWorld, un servicio deinformación online para bibliote-carios realizado por Litc (Libraryand Information Technology Cen-tre), de la South Bank University

—conocido centro especializadoen temas bibliotecarios de brillantetrayectoria desde sus inicios allá enlos 80s —. Cualquier miembro deLitc puede agregar noticias llenan-do el formulario en Access (fig. 2)y publicarlas automáticamente cli-cando el botón que envía los datosal servidor por ftp.

http://www.lisa.sbu.ac.uk

http://www.sbu.ac.uk/litc/

Cuando se añade una noticia(fig. 5) a la bdd, automáticamentese generan los nuevos titulares y/osumarios de las siguientes páginas:

1. Portada del propio Litc, queincluye las últimas novedades delmundo bibliotecario (fig. 1).

2. Portada de LTWorld (fig. 3).

3. Página de la sección de noti-cias —éstas están agrupadas porsecciones— (fig. 4).

La bdd también crea un ficheroRSS, un formato para sindicar con-tenidos (RDF site summary, siendoRDF las siglas de resource des-cription format). Cuando es el ca-so, también genera un mensaje decorreo-e para los usuarios suscritosa la sección o tema con el título ycabecera de la noticia. Son aplica-

Fig. 5. Ejemplo de noticia de LTWorld

Fig. 6. Formulario en Access para introducir noticias en Lisa news.Cualquier miembro del staff que lo desee puede añadir noticias fácilmente, rellenando yenviando el formulario (izquierda). Un script cgi procesa los datos de modo que el texto

formateado aparece en la página de noticias (derecha) en html

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ciones simples, pero eficaces, quefacilitan mucho el trabajo diario.

b) Construir las páginas web“al momento”

La segunda opción es conectarla bdd al sitio web de una forma di-námica, de forma que cuando unusuario pide una página en particu-lar, ésta se crea al momento con losdatos resultantes de la búsqueda enla bdd1,2.

Gestionar información con unabdd es mucho más fácil y ofrecevarias ventajas: los datos sólo tie-nen que actualizarse en la mismapero en cambio pueden visualizar-se en distintos puntos y con múlti-ples formatos: generación de listaspor materias, títulos, editoriales,etc. El inconveniente es que se tie-ne que saber programar SQL y te-ner acceso al servidor web paraalojar la bdd en la misma máquina.Sin embargo el resultado es muchomás impactante. Véanse los websde las bibliotecas de las universi-dades de Nottingham y Durham.

http://www.nottingham.ac.uk/is/

http://www.dur.ac.uk/library/

6. Sistemas gestores de conte-nidos

Actualmente en el mercadoexisten más de 300 sistemas gesto-res de contenidos (sgc) completa-mente desarrollados, aunque noimaginamos que muchas bibliote-cas sientan aún la necesidad deusar alguno3,4. Sería deseable quelos bibliotecarios participaran másactivamente en la adquisición deun sgc no sólo para su bibliotecasino también, y sobre todo, para to-da la organización5, ya que la ma-yor parte de sus conocimientos bá-sicos son adecuados al caso: apli-cación de metadatos (indizar, clasi-ficar), cómo ofrecer acceso pormaterias, saber que los sistemastienen que cumplir normativasabiertas para la interoperabilidad,conciencia de la importancia de te-ner en cuenta las necesidades del

usuario final, intuir en muchos ca-sos la necesidad de la intervenciónhumana adicional, etc.

Poco a poco las bibliotecas iránteniendo sgcs. Por ejemplo el siste-ma XDirectory, de Esprit/Soutron,se presenta como sgc para bibliote-cas y con él se pueden crear porta-les de información para la comuni-dad. Este producto permite al ad-ministrador delegar la alimenta-ción de datos a las distintas perso-nas situadas a lo largo de la cadenade la información que poseen o ad-quieren la más reciente y las noti-cias. La introducción de datos larealizan también a través de un for-mulario web.

Para quienes gestionan conte-nidos a gran escala, una tecnologíaprometedora es Zope6, que sigue lainiciativa Open Source (códigofuente abierto), la cual se está de-sarrollando rápidamente y de for-ma cooperativa; el software se pue-de bajar de internet gratuitamente.La desventaja es que desarrollar

aplicaciones no resulta trivial y re-quiere bastante formación y dedi-cación. Es discutible si el sistemacubrirá las expectativas de crearpáginas asp a partir de una base dedatos. Los sgc existen como un ti-po de plataforma de lanzamientode portales. Aquí hay un espaciopara la cooperación interprofesio-nal. Los bibliotecarios tendrían queunirse y trabajar juntos para incre-mentar el mutuo conocimientocompartido, y facilitar así, además,la entrada a nuevos usuarios queejerzan en este área.

http://www.zope.com

http://www.opensource.org/

http://www.espritsoutronpartnership.com/index.asp

7. Bibliografía

1. Gardner, Mike; Pinfield, Stephen. “Data-base-backed library websites: a case study ofthe use of PHP and MySQL at the Universityof Nottingham”. En: Program, 2001, v. 35, n.1, pp. 33-42.

2. Brabban, Philip; Kobasa, Paul. “Forget‘static’ - get ‘dynamic’! Using active server pa-

Fig. 7. Ejemplo de presentación de noticias (internas) de Lisa

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ges to manage electronic resources”. En: Vine,2001, septiembre, n. 124, pp. 27-35.

3. Browning, Paul; Lowndes, Mike. “JISCTechWatch Report: content management sys-tems”. En: JISC, 2001, noviembre.

http://www.jisc.ac.uk/techwatch/reports/tsw_01-02.pdf

4. Hunter, Philip. “A content management andweb publishing systems gazetteer”. En: Culti-vate, 2001, noviembre.

http://www.cultivate-int.org/issue5/cms

5. White, Martin. “Content management sys-tems for intranets”. En: Vine, 2001, septiembre,n. 124, pp. 46-50.

6. Ramsden, Anne; Turpie, David; Rea, Jo-nathan. “Managing the intranet: trying a newtool”. En: Vine, 2001, septiembre, n. 124, pp.36-45.

Texto original: Cox, Andrew; Yea-don, Jane. “Practical content mana-gement on the web: an overview”.En: Online information 2001 procee-

dings, 2001, diciembre, pp. 31-35.

Nota: Dirigir la correspondencia a:Perry Library, South Bank University,103 Borough Road, London SE10AA

La traducción y adaptación de la co-municación anterior ha sido realiza-da para EPI por Clara Baigetbaigetc@sbu.ac.ukbaigetc@hotmail.com