Estratégico Proceso Gestión Integral Versión 3 Guía de

Macro proceso de Direccionamiento

Estratégico

Código

GU-GI-01

Proceso Gestión Integral

Guía de Normalización de Documentos

Versión

3

1

Control de Cambios

Fecha Descripción

03/12/2009 Adoptado por resolución No 417 - V1

25/06/2014 Modificado por resolución No 239 - V2

16/11/2017

Modificado por resolución No 751 – V3

Autorización

Descripción Nombre Dependencia y Cargo

Elaboró John Dairo Bermeo C – Omar Eduardo González Contrasta de la OAP

Revisó Pedro José Portilla Ubate Jefe Oficina Asesora de planeación

Aprobó Pedro José Portilla Ubate Jefe Oficina Asesora de planeación


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2

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración y normalización de los documentos del Sistema

Integrado de Gestión de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos que forman parte de la documentación del Sistema Integrado de

Gestión, de acuerdo con las normas vigentes.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Servidores Públicos y Contratistas

Es responsabilidad de todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaria Distrital de

Desarrollo Económico y en especial del personal que interviene directamente con los Sistemas

Integrados de Gestión; hacer cumplir los lineamientos y especificaciones de esta Guía de

Normalización de Documentos.

3.2. Jefe Oficina Asesora de Planeación

Es responsable de revisar, verificar y validar que los lineamientos y especificaciones de la

normalización de documentos descritas en la presente Guía, sean implementados adecuadamente.

Así mismo establecer los mecanismos para su divulgación e implementación.

Nota: Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación realizar la revisión, aprobación

y difusión de la documentación

3.3. Comité del Sistema Integrado de Gestión

Órgano rector y responsable de las políticas, objetivos y directrices de calidad, supervisión,

control y seguimiento del desempeño del Sistema Integrado de Gestión; es responsabilidad de


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3

este, direccionar los lineamientos para la actualización e implementación de los estándares

establecidos en esta Guía de Normalización de Documentos.

4. DEFINICIONES

A continuación se describen los términos y definiciones relacionados con la presente guía de

normalización de documentos. Para el caso en que se requiera una mayor consulta, puede

remitirse a la Norma Técnica Distrital NTDSIG 001:2011, Norma Técnica de Calidad de Gestión

Pública NTCGP 1000:2009, Norma Para el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015,

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, Norma para el Sistema de Gestión

Ambiental ISO 14001:2015, Norma para Seguridad y Salud Ocupacional OSHAS 18001:2007.

Norma de Seguridad de la información ISO 27001 y Norma para la Responsabilidad Social ISO

26000.

Actividad

Conjunto de tareas realizadas en un proceso. Representa el grado de acción y de transformación

requerido para administrar los recursos dentro de un proceso1.

Cadena de Valor

Conjunto integrado de actividades creadoras de valor y que describe los procesos de negocio de

una organización. “Es la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe, menos los costos

percibidos por él, al adquirir y usar un producto o servicio.

Notas:

Es una herramienta para analizar todas las actividades de una organización.

Disgrega a la organización en sus procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación

relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de

diferenciaciones existentes y potenciales.

1 Guía Distrital de Procesos y procedimientos, Imprenta Distrital 2003.


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4

Documento

Información y su medio soporte2.

Notas

El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra

modelo, o una combinación de los anteriores, entre otros.

Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y/o registros,

se denomina “documentación”.

Algunos requisitos están relacionados con tipo de documentos, aunque puede haber

requisitos diferentes para especificaciones y registros.

Documento del sistema de gestión

Mecanismo que establece lineamientos de cómo realizar una actividad, es modificable o

actualizable. Por ejemplo manual de procedimientos, manual de calidad, planes de calidad,

formatos, etc.

Especificación

Documento que establece requisitos3.

Nota:

Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo:

especificaciones de proceso y especificaciones de ensayo), o productos (por ejemplo:

especificación de producto, especificación de funcionamiento y un plano).

Frecuencia

Establece la periodicidad de realización de una actividad(es), las cuales se expresan diarias,

semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales.

2 ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario. “3.7.2”

3 ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario. “2.7.2”


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5

Función

Conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para lograr objetivos definidos, cuya

ejecución es responsable un órgano administrativo.

Indicadores

Son valores obtenidos entre variables (cualitativas y cuantitativas), que permiten medir aspectos

relevantes para la gestión de actividades misionales o de apoyo de la organización en su conjunto.

Su observación en el tiempo permite determinar las tendencias de cambio en relación con los

objetivos predeterminados4, de tal manera que permite la toma de decisiones en pro del logro de

los objetivos trazados.

Instrucción o Protocolo

Explicación metódica y detallada de una tarea o función que aplica en un área de la organización.

Este documento permite a los funcionarios de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico,

ejecutar paso a paso actividades específicas que puedan afectar la calidad del producto y/o

servicio.

Macro proceso

Conjunto de procesos que contribuyen, en forma sistémica, a satisfacer los requerimientos de los

clientes y de la Entidad para cumplir con la misión y avanzar hacia su visión institucional.

Norma

Documento o modelo establecido por consenso, aprobado y publicado por un organismo, que

suministra para su uso común y repetido, reglas, directrices ó características para las actividades.

En síntesis, una norma es el marco general de una acción que se repite.

Normalización

Actividad que establece, con relación a problemas reales o potenciales, soluciones para

aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado óptimo de orden en un

4 Hacia la Coherencia y Efectividad del Control Interno en la Administración Pública.


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6

contexto dado. En particular consiste en la elaboración, publicación y la aplicación de normas

de procesos, procedimientos y documentos.

Norma Institucional

Documento generado dentro del proceso de normalización de una entidad que presenta la mejor

forma de identificar, documentar y presentar un proceso, operación o actividad y que se obtiene a

través del consenso entre los responsables del mismo. Toda norma requiere de un ensayo, prueba

o inspección para ser verificada.

Política

Directrices y guías de acción para la toma de decisiones, establecidas como parámetros generales

para situaciones de características particulares y que indican metas con objetivos claros y como

alcanzarlos. Estas políticas deben ser expresadas de manera formal por el personal directivo y

asesor de la SDDE.

Proceso5

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Notas:

Las entradas para un proceso son habitualmente salidas de otros procesos.

Los procesos de una organización son habitualmente planificados y puesto en

práctica bajo condiciones controladas para agregar valor.

Procedimiento

“Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso”. O “Describe la sucesión

cronológica y secuencial de actividades entre sí, las cuales tienen un propósito común”.

5 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009


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7

Notas.

En muchos casos, los procedimientos están documentados (por ejemplo, los

procedimientos del sistema de calidad).

Cuando un procedimiento está documentado, el término “procedimiento escrito” o

“procedimiento documentado” se usa frecuentemente.

Un procedimiento escrito o documentado generalmente contiene: los propósitos y el

alcance de una actividad; lo que se debe hacer y quien lo debe hacer; cuándo, en

dónde, y como se debe hacer; qué materiales, equipos y documentos se deben usar; y

cómo se controlará y se registrará dicho procedimiento.

Registro

Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas6.

Nota:

Los registros de la calidad y de los procesos pueden utilizarse para documentar la

trazabilidad y para proporcionar la evidencia de verificaciones, acciones preventivas y

acciones correctivas.

Sistema de Control Interno

Es un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos,

principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una

entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la

administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas

constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a

las metas u objetivos previstos.

Sistema de Gestión de Calidad

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a

6 ISO 9000.2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario. “2.7.2”


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8

cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de cada una de

las entidades.7

Sistema integrado de Gestión

Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados

en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constante

la satisfacción de los grupos de interés. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes

Subsistemas: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestión

Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI),

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social

(SRS), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) y Subsistema de Control Interno (SCI). 8

Tarea

Acción que debe realizarse de acuerdo con especificaciones y tiempos determinados para

contribuir al normal desarrollo de un proceso9.

Tiempo Estándar

Duración de ejecución de cada una de las actividades, las cuales se pueden expresar con

unidades de días, horas y/o minutos.

5. NORMAS

Ley 594 de 2000

Ley 872 de 2003: "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Ley 87 de 1993: "Por la cual se establece normas para el ejercicio del control interno en las

entidades y organismo del estado y se dictan otras disposiciones".

Decreto 4110 de Diciembre 09 DE 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública.

7 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 8 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011 9 Guía Distrital de Procesos y procedimientos, Imprenta Distrital 2003.


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9

Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano.

Decreto 387 de Diciembre 02 de 2004, por el cual se reglamenta el acuerdo 122 de 2004 en

Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la calidad creado por la ley 872 de 2003.

Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe

tener un subsistema interno de gestión documental y archivo (SIGA), como parte del sistema

de información administrativa del sector público.

Decreto 4485 de 2009: “Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica

de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009”.

Decreto 176 de 2010: "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación

articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se

asignan unas funciones"

Decreto 652 de 2011: "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema

Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales" (NTD-SIG 001:2011).

Decreto 019 de 2012: "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".

Decreto 2578 de 2012: "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se

establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se

dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".

Decreto 943 de 2014: "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno

(MECI)".

Acuerdo 122 de Junio 28 DE 2004: Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de

Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

NTCGP 1000: 2009. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

MECI 1000:2014. Modelo Estándar de Control Interno


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6. REFERENCIAS

NTC – ISO 9000: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.

NTC – ISO 9001: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

NTCGP 1000: 2009. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

MECI 1000:2014. Modelo Estándar de Control Interno

NTC – ISO 14001: 2015. Sistema de Gestión Medioambiental. Requisitos.

OSHAS 18001:2007. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.

NTC-ISO-IEC 27001. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información

ISO 26000. Responsabilidad Social.

NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las

Entidades y Organismos Distritales.

7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La Secretaria Distrital de Desarrollo Económico ha establecido la estructura de documentos, la

cual deber ser adoptada, implementada y actualizada para el manejo y control de la

documentación del Sistema Integrado de Gestión.

Nota:

Esta estructura documental aplica para todos los documentos generados en cada una

de las dependencias de la SDDE.


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7.1. (Nivel 1) - Manual de calidad

Documento obligatorio, a través del cual se describe el alcance del sistema integrado de gestión,

la justificación de cualquier exclusión de la norma, la interacción entre los procesos que lo

conforman, la referencia de los procedimientos documentados establecidos o referencia de los

mismos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos definidos en la norma.

Además, puede incluir:

Las actividades de la entidad.

Las características principales del SIG.

La política integrada y los objetivos integrados.

Manual de SIG

(Nivel 1)

Procedimientos obligatorios y operacionales

(Nivel 2)

Instructivos, Guias, Cartillas , programas , etc.

(Nivel 3)

Formatos y Registros

(Nivel 4)

Documentos Externos

(nivel 5)


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12

Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.

Descripción de la entidad (por ejemplo, su organigrama).

Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse los funcionarios para encontrar

los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas.

Definición de los términos que tengan un significado singular para la entidad.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica general de la entidad, su

estructura son decisión de la entidad y dependerá de su tamaño, cultura y complejidad.

7.2. (Nivel 2) - Procedimientos

Documento que describe las actividades o tareas que hacen parte de un proceso en términos de

qué se hace, quien es el responsable, donde se realizan las actividades, cuando son ejecutas y

durante qué tiempo, cumpliendo los requisitos de la norma y políticas establecidas por la SDDE.

7.3. (Nivel 3) – instructivos, guías, cartillas… etc.

Conjunto de documentos que son esenciales para la operación del sistema integrado de gestión,

esta clase de documentos pueden ser opcionales o complementarios al sistema integrado de

gestión de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, donde se describe en forma detallada

las actividades que surgen de los documentos y que por su grado de complejidad o facilidad de

comprensión requiere profundizar.

7.4. (Nivel 4) - Formatos y registros

Documento en el cual se registran datos o información de los procesos del sistema integrado de

gestión de la Secretaria, el cual, cuando es diligenciado se convierte en un registro.

7.5. (Nivel 5) – Documentos externos

Documentos que emiten entidades externas a la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico,

que por ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementación de los

procesos.


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8. IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN

8.1. Nomenclatura de documentos

Nomenclatura Documentos

MN Manuales

PR Procedimientos

CPE Caracterización Proceso Estratégico

CPM Caracterización Proceso Misional

CPA Caracterización Proceso Apoyo

CPEC Caracterización Proceso Evaluación

GU Guías

IN Instructivos

PN Planes

PG Programas

FT Formatos

FJ Flujograma

HV Hoja vida indicador

MRG Matriz de Riesgos

8.2. Nomenclatura de procesos

Nomenclatura Procesos

PE Planeación Estratégica

GI Gestión Integral

COM Comunicaciones

IE Información y Estadísticas

EE Estudios Estratégicos

GTP Gestión Territorial y Poblacional


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AC Atención al Ciudadano

PCRC Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

CTI Ciencia, Tecnología e Innovación

INT Internacionalización

ER Economía Rural

AA Abastecimiento Alimentario

EN Emprendimiento y Negocios

EF Empleo y Formación

FIF Financiamiento e Inclusión Financiera

IFE Intermediación y Formalización Empresarial

DOC Gestión Documentación

BSG Bienes y Servicios Generales

CON Contabilidad

PRE Presupuesto

THU Gestión Talento Humano

IS Informática y Sistemas

COT Contratación

AJU Asesoría Jurídica

RJU Representación judicial

CI Control Interno

CD Control Disciplinario

SEM Seguimiento, Evaluación y Mejora Continua


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15

8.3. Identificación del encabezado de los documentos

La identificación del encabezado de los documentos está definida así:

(A) Logotipo: logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el

Manual de Identidad Visual del Distrito.

(B) Macro-proceso: Identifica el nombre del macro-proceso asociado al proceso, (ver mapa

de procesos definido por la entidad. Ej: proceso de Gestión integral está alineado al macro-

proceso de Direccionamiento Estratégico).

(C) Código: Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo

con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistemas Integrados de

Gestión.

El sistema de codificación de los documentos se compone de tres campos, los cuales se

exponen a continuación:

Ejemplo: Caso para un procedimiento.

Nombre del Macroproceso Código PR-GI-01

Nombre del Proceso

Nombre del documento

Versión 01

B

A

F D

C

E


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Código

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16

Primero campo: identifica el nivel jerárquico del documento (ver nomenclatura de

documentos). Ejemplo: PR-GI-01 (Sigla para un procedimiento).

Segundo campo: Identifica el nivel jerárquico del proceso (Ver nomenclatura de

procesos). Ejemplo: PR-GI-01 (Sigla del proceso).

Tercer campo: Identifica el número relacionado con el consecutivo del

procedimiento del respectivo proceso. Ejemplo: PR-GI-01 (Primer procedimiento

del proceso).

Proceso: Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos

definido por la entidad).

(D) Proceso: Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos

definido por la entidad).

Documento: Identifica el nombre del documento asociado al proceso, puede ser un

(Procedimiento, guía, instructivo... etc.)

(E) Versión: Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del

documento.

(F) Logotipo del SIG: logotipo del sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Nota:

El código para los documentos del Sistema Integrado de Gestión lo asigna

ÚNICAMENTE el administrador de la documentación de la Oficina Asesora de

Planeación.

El tipo de letra a utilizar es Times New Roman , tamaño 12.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

17

8.4. Identificación del encabezado de los formatos

(A) Logotipo: logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el

Manual de Identidad Visual del Distrito.

(B) Formato: Identifica el nombre del formato asociado al procedimiento.

(C) Código: Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo

con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistemas Integrados de

Gestión.

El sistema de codificación de los formatos se compone de cinco campos, donde los dos

primeros son los únicos que se modifican y el resto es igual al encabezado de los documentos.

Ejemplo:

Primero campo: identifica el nivel jerárquico del documento (ver nomenclatura de

documentos). Ejemplo: FT-01-PR-GI-01 (Sigla del formato).

Nombre del Formato Código FT-01-PR-GI-

01

Asociado al Procedimiento:

Versión 01

B

A

F D

C

E


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

18

Segundo campo: Identifica el número relacionado con el consecutivo del formato

asociado al procedimiento respectivo. Ejemplo: FT-01-PR-GI-01

(D) Asociado al procedimiento: Identifica el nombre del procedimiento al que está asociado

el formato.

(E) Versión: Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del

formato.

(F) Logotipo del SIG: logotipo del sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Nota:

El tipo de letra a utilizar es Times New Roman, tamaño 12.

8.5. Identificación del pie de página para los documentos y Registros.

La identificación del pie de página de los documentos y registros está definida así:

Autorización

Descripción Nombre Dependencia y Cargo

Elaboró

Revisó

Aprobó

1

Elaborado: Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora

y estandariza el documento o registro.

A


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Código

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Versión

3

19

Reviso: Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que valida el contenido del

documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia.

Aprobado: Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que aprueba el contenido y

divulgación del documento. Generalmente es aprobado por el primer nivel del cargo de la

dependencia o líder del proceso.

(A) Página: debe ir en la margen central inferior de los documentos y formatos.

Tipo de letra: Times New Roman tamaño 12.

Nota:

Los documentos generados por aplicativos o software de la entidad no tendrán el

estándar de los documentos del Sistemas Integrados de Gestión, debido que estos

generan automáticamente los encabezados y pie de página de los documentos.

9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Para asegurar la administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, la

SDDE estableció el procedimiento PR-GI-01 control de documentos y el procedimiento PR-

DOC-01 control de registros y archivos del SIG; los cuales identifican claramente los parámetros

a seguir, para que los documentos tengan un proceso controlado en su creación, aprobación,

edición, modificación, distribución y manejo; incluyendo los documentos del cliente (origen

externo) tales como especificaciones, normas, catálogos, entre otros.

A continuación se describen los formatos que hacen parte de la administración y control de

documentos.

FT-01-PR-GI-01 Formato de solicitud de Creación, Modificación o Anulación de

Documentos.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

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FT-02-PR-GI-01 Control de Versión de Documentos (procedimientos, formatos,

manuales, instructivos, guías, planes, programa, etc.), para la debida identificación,

control, administración y manejo de versiones de los documentos del SIG.

Nota:

El control de documentos se da automáticamente en el aplicativo del Sistema integrado

de Gestión de la intranet, donde se encuentra subida toda la documentación

actualizada y vigente.

La autorización para el control de copias debe estar a cargo del Coordinar del Sistema

Integrado de Gestión. (si aplica).

Para la administración y control de documentos remitirse a los procedimientos PR-GI-

01 control de documentos y PR-DOC-01 control de registros y archivos.

10. CONTENIDO PARA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE ACUERDO A LOS

NIVELES JERARQUICO

Todo documento que se implemente en el Sistema Integrado de Gestión de la SDDE debe estar

estandarizado de acuerdo con los siguientes parámetros por nivel.

CONTENIDO

Manual

de

calidad

(Nivel 1)

Procesos y

procedimi

entos

(Nivel 2)

Instructivos,

guías,

cartillas,

programas.

Etc.

(Nivel 3)

Formatos y

registros

(Nivel 4)

Documentos

externos

(Nivel 5)

Encabezado x x x x

Control de cambio x x x x

Pie de página del

documento

x x x x

Tabla de contenido x


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

21

Introducción x

Objetivo x x x

Alcance x x

Condiciones

generales

Descripción x x

Responsabilidades x

Definiciones y siglas x x

Base legal x x

Políticas de operación x

Flujograma x

Anexos x x

Otros x x

instructivos xx xx

X= obligatorios

Los espacios en blanco son opcionales

XX = los procedimientos y formatos que lo requieran

10.1. Encabezado

Esquema donde se detalla el nombre del documento, el proceso al que se encuentra asociado, el

código, la versión, logotipo de la entidad y el logotipo del sistema integrado de gestión de la

Secretaria. (Ver numeral 8.4 del presente documento).

10.2. Control de cambios

Se describe los cambios correspondientes realizados al documento y la fecha de modificación.


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Código

GU-GI-01



Versión

3

22

10.3. Pie de página del documento

Esquema donde se detallan las personas que intervienen en el desarrollo del documento. (Ver

numeral 8.5 del presente documento).

10.4. Tabla de contenido

Se relaciona las temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada

caso la página en la cual se encuentran.

10.5. Introducción

Muestra en forma general el contenido del instructivo y sus ventajas de aplicación en la entidad.

10.6. Objetivo

Constituye la razón de ser del procedimiento; así mismo este persigue un propósito, llevar

incorporada la ejecución de actividades para la satisfacción de las necesidades y expectativas de

los clientes y el cumplimiento de la prestación del servicio que ejecuta cada una de las

dependencias.

10.7. Alcance

Establece la extensión y campo donde se desarrolla el procedimiento, el cual tiene influencia

respecto a la calidad de la prestación del servicio incluyendo la transversalidad del mismo.

10.8. Condiciones generales

Son las Actividades preliminares, requerimientos generales, disposiciones y directrices que se

deben tener en cuenta para facilitar el entendimiento del instructivo.

10.9. Responsabilidades

Nivel de jerarquía y autoridad que se ejerza sobre la toma de decisiones de la gestión de los

procesos de la entidad.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

23

10.10. Definición y Siglas

Para el propósito de este numeral son aplicables los términos, glosarios y siglas relacionados con

el respectivo procedimiento documentado.

10.11. Base Legal

Las normas son el marco regulatorio que establece las funciones que debe cumplir una entidad

(leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para la SDDE se deben identificar las normas legales y

técnicas que regulan el proceso, de la siguiente manera:

Tipo de norma/ Número/ año/ parte motiva; artículo(s) que aplique(n), por ejemplo: Ley

80/93, por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.

“Art. 3º.- A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que ocupan

cargos o empleos públicos”.

10.12. Políticas de Operación

Son directrices y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo establecidas como

lineamientos generales para el direccionamiento del proceso. Estas políticas son expresadas de

manera formal por el personal directivo, asesor, Comité de Calidad y Control Interno.

10.13. Anexos

Son todos aquellos formatos, procedimientos y documentos que estén asociados en la generación

de valor del respectivo procedimiento.

10.14. Descripción

Es el cuerpo en si del instructivo y da las pautas para alcanzar el objetivo del instructivo.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

24

10.15. Flujograma de Procedimiento

Para la presentación gráfica e interrelación de las actividades del procedimiento, se debe tener en

cuenta la siguiente simbología, (solo aplica para procedimientos).

Símbolo Nombre Descripción

Inicio o FinalSeñala donde se inicia o termina un diagrama

InterconexiónRepresenta la conexión con otro procedimiento

ActividadRepresenta la ejecución de una o más

actividades de un procedimiento

DecisiónIndica las posibles alternativas dentro del flujo

del procedimiento

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que

entre o salga del procedimiento

Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma

permanente

Archivo temporalIndica que se guarda un documento durante un

periodo establecido

ConectorRepresenta el enlace de una actividad en hojas

diferentes en un procedimiento.

Conector de páginaRepresenta el enlace de actividades en hojas

diferentes en un procedimiento.

FechaRepresenta el camino que une los elementos

del diagrama

SIMBOLOGÍA

11. CONTENIDO DE LOS PLANES DE CALIDAD

El seguimiento a los proyectos de las áreas misionales y los demás que se generen en los Planes

de Desarrollo vigentes, se deben documentar de acuerdo con los estándares de la norma NTC-

ISO 10005 “Directrices para los Planes de Calidad” y/o lo requerimientos que el Sistema

Integrado de Gestión de la SDDE establezca.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

25

12. ACTUALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y

MANUALES DE GESTIÓN.

12.1. Actualización de Manuales de Procedimientos y de gestión

Las actualizaciones y/o modificaciones que implique cambio estructural del manual en lo

pertinente al rediseño de proceso y reingeniería del proceso, se hará mediante el Formato de

solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos, firmado por el líder del área

involucrada en el proceso y firma de autorización del Jefe de la Oficina Asesora de planeación.

Nota: Las modificaciones no sustanciales de los contenidos de los procedimientos no da lugar

al cambio de versión del documento. Modificaciones no sustanciales se define como aquellas

que no afectan la realización del proceso descrito, tales como: redacción, ortografía, entre

otros.

12.2. Adopción del Manual de Procedimientos y de gestión

La adopción de una nueva versión del manual o actualización, se harán mediante acto

administrativo firmado por el Secretario (a) de Despacho de la SDDE.

13. ANEXOS

Anexo1: FT-01-PR-GI-01 Formato de solicitud de Creación, Modificación o Anulación de

Documentos.


Estratégico

Código

GU-GI-01



Versión

3

26

Anexo 2: FT-02-PR-GI-01 Control de versión de documentos (procedimiento, formatos,

manuales, instructivos, guías, planes, programas… etc.) Para la identificación, control,

administración y manejo de versiones de los documentos del SIG.

Nota: Los cambios en los formatos que hacen parte de los anexos de la presente Guía de

Normalización de Documentos, se realizarán y controlarán a través del cambio de versiones de

cada documento y conforme a lo establecido en el procedimiento de Control de documentos y

control de registros y archivos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

Documents

Estratégico Proceso Gestión Integral Versión 3 Guía de