Estructura Contable Propuesta.ppt

Implementacin Nuevo Software Contable

Contenido

MODELO ACTUAL DE PROCESOS

FUNCIONALIDADES DEL NUEVO SISTEMA

SUGERENCIA DE NUEVO MODELO DE PROCESOS

NUEVAS FUNCIONES PROPUESTAS

POSIBILIDADES Y MEJORES PRACTICAS

CONSIDERACIONES PRELIMINARES

BENEFICIOS POTENCIALES

Marzo, 2006

Implementacin Nuevo Software

La estructura, funciones y forma de trabajo del rea de contabilidad, obedecen a las restricciones y capacidades del actual sistema informtico.

Consideraciones Preliminares

Muchos de los procesos de negocio deben adaptarse y acomodarse a las actuales posibilidades del sistema de control contable. Ejemplo: Conciliacin de la cobranza diaria.

Estas restricciones conllevan a la centralizacin de requerimientos, demora en los procesos contables y baja integracin de la informacin hacia otras reas.

El rea como tal, procesa, decide, autoriza y ejecuta el ciclo contable de toda la compaa, debido a que la informacin no se encuentra en lnea.

Jefe de

Contabilidad

Aux.

SCZ


Modelo Actual de Procesos

Aux.

CBB

Aux.

LPZ

Aux. SCR,

TRIN, MONT.

Aux. Contab.

Corp.

Gerencia Nal. de

Adm. y Finanzas

Jefe de

Contabilidad


Organizacin Actual de los Procesos

REQUERIMIENTOS

ASIGNACION Y PROCESAMIENTO CONTABLE

COORDINACION Y EJECUCION CENTRALIZADA

Aux.

LPZ

Aux.

CBB

Aux.

SCZ

Aux. SCR,

TRIN, MONT.

Aux. Contab.

Corp.

Jefe Adm.

LPZ

Jefe Adm.

CBB

Jefe Adm.

SCZ y NAL

Gte. Reg.

SUCRE

TCorp

Nacional

Asistencia

Jefe Adm.

LPZ

Jefe Adm.

CBB

Jefe Adm.

SCZ

Gte. Reg.

SUCRE

Nacional

Asistencia

TCorp

Modulo de Administracin:
Usuarios:
- Usuarios
-Accesos a Usuarios
Men:
-Administracin de Men
-Administracin de Programas
Mantenimiento:
-Locales
-Conceptos
-Parmetros de la Empresa
-Pases


Funcionalidades del ERP de UponSoft

Directorio
Mantenimiento:
- Registro de Personas
- Registro de Empresas
- Registro de Grupos
- Preferencias
Reportes:
- Listado de Directorio
- Listado de Directorio por Rol
- Listado de Directorio por
Categoras

Contabilidad
Mantenimiento:
- Plan de Cuentas
- Parmetros Diarios
- Unidades de Anlisis
- Clases de Cuentas
Transacciones:
- Traspasos
- Pago en Efectivo
- Pago con Cheque
- Depsito Bancario
- Cobranza en Efectivo
- Cobranza con Cheque
- Cobranza con Tarjeta
- Cuenta por Pagar
- Cuenta por Cobrar
Presupuesto:
- Definicin de Presupuesto
-Avance Presupuestario



Reportes:
-Balance General y EERR
- Balance de Sumas y Saldos
- Balance de Cuentas de Orden
- Libro Mayor
- tem de Anlisis por Cuenta
- Libro Diario
- Ctas. X Unidad de Anlisis
- Movs. por Unidad de Anlisis
-Libro Mayor Detallado
-EERR Comparativo
-Comp. por Unidad de Anlisis
Procesos:
-Cierre de Gestin
-Reexpresin Monetaria

Tesoreria
Bancos:
- Cheques Perjudicados
-Entrega de Cheques
-Transaccin de Deb./Crd.
-Depsitos
-Emisin de Cheques
Caja:
-Ingreso / Egreso
-Compra/Venta Monedas
-Traspasos
Valores:
-Recepcin de Cheques
Mantenimiento:
-Manten. de Bancos
-Manten. de Ctas. Bancarias
-Mantenimiento de Chequeras



Reportes:
-Arqueo de Caja
-Extracto de Cuentas
-Cheques Emitidos/Recibidos
-Depsitos
-Movimiento con Tarjeta
-Cheques Pendientes
-Detalle de Mov. de Caja
-Estado General de Tesorera
-Detalle de Mov. de Cheques
- Cheques Emitidos por
Beneficiarios
-Arqueo de Caja por Usuarios

Cuentas
Mantenimiento:
-Tipos de Cuenta
-Cargos
-Descuentos
Transacciones:
-Cuentas por pagar
-Cuentas por cobrar
-Compensacin de cuentas
-Liquid. de cuentas por pagar
-Liquid. de cuentas por cobrar



Reportes:
-Detalle de Cuentas
-Estratif. de Vencimientos
-Detalle de CXC Impagas
-Estado de Cuentas
-Detalle de C X Deudor
-Cobranza X Responsable
-Estado General de Cobranza
-Detalle Individual de Cuentas
-Detalle de Operacin
-Resumen de Cobranza
-Resumen de Cuentas
-Detalle de C X Ventas
-Detalle de C X Usuario
-CXC por Locales
-Kardex de Clientes
-Estratificacin de Mora X
Local

Impuestos
Mantenimiento:
-Dosificacin Centralizada
-Recepcin de Facturas
Reportes:
-Libro de Compras I.V.A.
-Libro de Ventas I.V.A.




Automatizacin de tareas rutinarias para el mejoramiento de los procedimientos y tiempos de ejecucin.
Gestin descentralizada a travs de operacin desde las Regionales.
Sistema multicompaa ideal para el manejo de un Holding de empresas.
Mayor exactitud y diferenciacin a travs de los Centros de Costo.
Creacin de mejores elementos para el control de Gestin.
Mejor enfoque de los Recursos Humanos a cargo del proceso contable.
Coordinacin rpida y dinmica para la toma de decisiones desde/hacia las Oficinas Regionales.
Capacidad de gestin de un alto volumen de transacciones.
Mayor exactitud y transparencia en las operaciones en lnea.
Alta capacidad de seguimiento de los proveedores de bienes y servicios.

Beneficios Potenciales


Beneficios del Nuevo Sistema

GAP Anlisis Area Contabilidad

83%

30%

17%

70%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Actual

Con Nuevo Software

Brecha (GAP)

Situacin


Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos

Jefe de

Contabilidad

Aux.

SCZ

Aux.

CBB

Aux.

LPZ

Aux. SCR,

TRIN, MONT.

Aux. Contab.

Corp.

Gerencia Nal. de

Adm. y FInanzas


Conciliacin

y Fondos

Cuentas Por

Cobrar

Cuentas Por

Pagar

Tesorera

Gerencia Nal. de

Adm. y FInanzas

Jefe de

Contabilidad

Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos

Control de

Gestin


Organizacin Propuesta del Flujo de Trabajo

Jefe de

Contabilidad

Control de

Gestin

Conciliacin

y Fondos

Cuentas Por

Cobrar

Cuentas Por

Pagar

Tesorera

Gerencia Nal. de

Adm. y FInanzas

NUEVO SISTEMA DE CONTABILIDAD

Descentralizacin

Contable

Centros

de Costo

Jefe Adm.

LPZ

Jefe Adm.

CBB

Jefe Adm.

SCZ, MONT, TRIN

Gte. Reg.

SUCRE

TCorp

Nacional

Asistencia

REQUERIMIENTO Y PROCESOS CONTABLES

COORDINACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL


Planificar, Organizar, dirigir y controlar el proceso contable en base a polticas internas, Plan de Cuentas y normas regulatorias.
Elaborar los Estados Financieros requeridos por la compaa, reportando fielmente la situacin patrimonial de la Compaa.
Administrar la informacin y documentacin relacionada con el proceso contable segn normas y principios contables.
Administrar en forma integral las obligaciones fiscales y las normas regulatorias inherentes al proceso contable.
Administrar los requerimientos regulatorios en base a los plazos definidos.
Planificar y controlar los movimientos presupuestarios asignados a las Oficinas Regionales.
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.

Nuevas Funciones Propuestas

CONTABILIDAD


Formular objetivos de calidad para el proceso contable.
Formular estndares contables para la planificacin de las actividades mensuales.
Evaluar la consistencia y calidad de las transacciones registradas por las Oficinas Regionales.
Controlar el cumplimiento de las normas contables y del proceso contable interno.
Evaluar el cumplimiento de las polticas internas definidas por la GAF.
Medir la calidad de la informacin en los resultados financieros y el presupuesto.
Controlar el cumplimiento de los plazos y compromisos de la compaa ante la SPVS y el SIN.


CONTROL DE GESTIN


Aplicar las polticas de crdito y cobranza definidos por la compaa.
Registrar y procesar las distintas formas de cobro (al contado, efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXC como producto de la gestin comercial y de Cobranzas de compaa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada con las CXC a favor de la compaa.
Controlar los cronogramas de vencimientos de las CXC con los clientes internos y externos.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin de la compaa.


CUENTAS POR COBRAR


Registrar y procesar las distintas formas de pago (al contado, efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXP y obligaciones de la compaa producto de la gestin comercial y Administrativa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada con las CXP.
Planificar y controlar los cronogramas de vencimientos de CXP de clientes y proveedores.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin.
Administrar los planes de pago y pagos diferidos.
Aplicar las polticas de CXP de la compaa y su correcta aplicacin.


CUENTAS POR PAGAR


Planificar y controlar el flujo de caja producto de los ingresos y egresos de toda la compaa.
Determinar la capacidad de solvencia y/o suficiencia de capital en los saldos de tesorera.
Coordinar y planificar con contabilidad las actividades relacionadas con las CXC y CXP.
Autorizar el desembolso de efectivo y las distintas formas de pago (giro de cheques, etc.)
Administrar todo tipo de valores y monedas recibidos por la compaa.
Detectar y reportar diferencias en los fondos de la compaa.
Administrar los cronogramas, vencimientos y fondos para el pago a proveedores.
Administrar la Caja General y Caja Chica, controlando los saldos mnimos y mximos segn poltica interna .


TESORERIA


Desarrollar conciliaciones diarias de Caja/Bancos.
Administrar y controlar la aceptacin, rechazo, protesta de cheques girados a favor de la compaa.
Revisar y controlar permanentemente la conciliacin bancaria y los fondos.
Reportar diariamente el estado de los Fondos y su respectiva conciliacin.
Coordinar las acciones necesarias para garantizar la oportunidad de las transacciones bancarias.
Verificar, controlar y reportar los dbitos/crditos de los Fondos de la compaa.
Controlar las transferencias desde/hacia las cuentas de la Compaa por los distintos conceptos.


CONCILIACION Y FONDOS

Posibilidades y Mejores Prcticas

La tecnologa actual y las mejores prcticas en mercado altamente competitivos estn generando nuevas posibilidades de automatizacin de procesos financieros, en concordancia con la constante bsqueda de nuevas herramientas que permitan optimizar el costo como fuente de ahorro y mejor uso de recursos.

A continuacin se muestran algunas posibles mejoras que podran ser implementadas en una SEGUNDA ETAPA como nuevos requerimientos:

Posibilidades y Mejores Prcticas

Control de pagos diferidos en base a facturas recibidas (indicador) con opciones de reprogramacin y control de porciones.
Generacin automtica de cartas preimpresas para el pago a proveedores va Bancos.
Generacin de transacciones automticas en Bancos a travs de transferencias de Archivos magnticos.
Proyeccin y priorizacin de gastos en base a la planificacin de CXP y el presupuesto definido.
Asignacin paramtrica de fondos fijos para gastos menores y caja chica.
Procesos dinmicos y parametrizables de cierres de gestin.
Conciliacin Bancaria automtica a travs de aplicaciones comparativas.
Integraciones contables para la administracin de cartera.
Generacin automtica del proceso de emisin de cheques (CXP).
Control de cheques en proceso, custodio y en transito.
Anulacin de cheques y facturas con reversiones automticas.
Control automtico de adelantos a proveedores en base a contratos y compromisos adquiridos.
Gestin Integral de Recursos Humanos (Planilla, Recursos Humanos, Control de Personal).

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Gestin Integral de Recursos Humanos

SOLUCION

IDEAL

El activo ms valioso de una compaa es su cartera, pero el capital ms preciado son sus Recursos Humanos.

RECURSOS

HUMANOS

ADM. DE

PLANILLA

CONTROL DE

PERSONAL

Evaluacin del desempeo en base a mltiples parametrizaciones.
Funciones y posicin en el organigrama.
Registro de datos del personal, en base a perfiles y categoras.
Tipos de trabajador y contrato.
Control de asistencia mdica.
Programacin de vacaciones.
Administracin de procesos de capacitacin.
Capacitacin de personal, registro de resultados e informes.
Encuestas de satisfaccin laboral.
Definicin de escala salarial y grados de instruccin reconocidos.
Control de gestin en evaluacin, potenciamiento de cargos, ascensos, etc.
Reclutamiento y Seleccin de personal en base a competencias.
Lista y aprobacin/rechazo de requerimientos.
Registro de postulantes y Evaluacin de Candidatos.
Ponderaciones sobre evaluaciones psicolgicas.
Plan de induccin de personal contratado.
Registro de personas con referencias negativas (personas no gratas).

Recursos Humanos

Calculo de la planilla con detalle de descuentos y aportes laborales y patronales.
Movimientos de personal por ingresos, cese, falta, permiso, abandono, etc.
Control y Provisiones por vacaciones, gratificaciones.
Manejo de medios de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc.) y monedas.
Generacin de archivos para envo de pagos de salarios en bancos definidos.
Manejo de cuentas corrientes mltiples para el pago de la planilla.
Definicin de frmulas de remuneraciones fijas/variables.
Categorizacin de personas, reas, niveles de dependencia, responsables, etc.
Administracin de vacaciones, adelantos, proceso de fin de mes (premios, comisiones, etc.)
Aportes patronales (AFPs), Seguro Mdico, Provivienda, etc.
Imputacin contable de la planilla a los respectivos centros de costo o proyecto.
Emisin, consulta de Boletas de Pago en formato pre impreso o libre.
Generacin de archivos predeterminados (IVA, IT, etc.) para envo de datos.
Consultas totalmente paramtricas con distintos niveles de agregacin.
Liquidaciones parametrizables con definiciones segn legislacin vigente.
Administracin paramtrica de jornadas de trabajo, feriados, etc.

Administracin de Planillas

Control de la puntualidad y asistencia del personal.
Definicin de polticas de premiacin (puntualidad) y castigo (impuntualidad).
Definicin de tramos de aceptacin/rechazo de tiempos de tolerancia.
Control diario, semanal, mensual, anual o acumulada del control de asistencia.
Integracin directa a la contabilidad para el registro de posibles descuentos.
Manejo de conceptos de acceso: tipo de horario, registro de entrada y salida.
Definicin de calendario laboral en base al modulo de planillas.
Manejo de excepciones particulares en el control de la asistencia.
Autorizacin para horas extras, as como la duracin y frecuencia.
Registro y aceptacin/rechazo de justificaciones por retraso, inasistencia, etc.
Reportes estadsticos con las distintas variables del control de asistencia.

Control de Personal

GRACIAS POR SU ATENCIN

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