Estructura de Los Formularios Para Presentacion de Proyectos de Iniciativa Social

1 | P á g i n a

TEMA II: Estructura de los Formularios para Presentación de Proyectos de Iniciativa Social

Lea con atención…

En este segundo tema estudiaremos las técnicas de Árbol del Problema y Árbol de Objetivos necesarios para una buena formulación de un Proyecto.

I. Árbol del Problema y Árbol de Objetivos Herramientas esenciales para la coherencia y viabilidad de un proyecto

a. Identificación del Problema

Importante...

El primer paso que debemos dar al preparar un proyecto es identificar correctamente el problema. Es decir, qué se quiere hacer, qué se va a abordar, sus causas y sus efectos. Si logramos hacer esto, estaremos en condiciones de diseñar un proyecto de manera lógica y coherente.

Para identificar un problema utilizaremos una metodología desarrollada originalmente por la AID (Agency for International Development, EE.UU.), perfeccionada por la GTZ (Cooperación Técnica Alemana) y adoptada recientemente por el BID (Banco Interamericano del Desarrollo). Esta metodología se basa en la construcción de los llamados “Árbol del Problemas” y “Árbol de Objetivos”. Con el Árbol de Problemas podemos hacer un diagnóstico adecuado de la situación actual y del/los problema/s que allí identificamos. Mientras que el Árbol de Objetivos nos ayuda a definir acciones que permitan abordar las causas del problema, combinándolas luego en alternativas de proyecto. Lea con atención…

Los distintos pasos que contempla esta metodología son:

1. Identificar el problema principal.

2. Examinar los efectos que provoca el problema.

3. Identificar las causas del problema.

4. Establecer la situación deseada (objetivo).

5. Identificar medios para la solución.

6. Definir acciones.

7. Configurar alternativas de proyecto.

2 | P á g i n a

Árbol del Problema y Árbol de Objetivos Pasos a Seguir

1 Identificar el problema

principal

2 Examinar los efectos que provoca el problema

3 Identificar las causas

del problema

4 Establecer la situación deseada (objetivo)

7 Configurar alternativas

de proyecto

6

Definir acciones

5 Identificar medios para

la solución

Fig. No4. Pasos del Método Árbol del Problema y Árbol de Objetivos.

El primer paso es llegar a un acuerdo respecto a cuál es el problema que se va a abordar. Esta tarea a veces no es tan sencilla como parece, pues llegar a un consenso dentro del equipo del proyecto o con los involucrados (en la comunidad, por ejemplo) puede ser una tarea que demore un tiempo. Sin embargo, es recomendable iniciar el trabajo realizando una lluvia de ideas sobre posibles situaciones problemáticas. Con este método surgen diferentes formas de ver el problema y sus facetas. De hecho, es probable que surja más de un problema que afecte al entorno. Luego, estas posibles situaciones son discutidas por el equipo hasta alcanzar un acuerdo respecto a cuál es el problema principal que deberá ser solucionado mediante el proyecto.

3 | P á g i n a

Importante... Para aplicar correctamente el método es importante que el problema sea formulado como una situación negativa que debe ser revertida. Hay que tener cuidado de no confundir EL PROBLEMA con la FALTA de una SOLUCIÓN.

Ejemplo

Falta de Solución (Formulación Incorrecta)

La comunidad no realiza los trámites a través de Internet. Hace falta un hospital en la localidad.

Se necesita un programa de capacitación.

PROBLEMA (Formulación Correcta)

Alta tasa de Analfabetismo digital.

Existe alta tasa de enfermedades en la localidad.

No hay suficientes trabajadores calificados.

No olvidar…

Debe tener claridad que los problemas que nacen a partir de una lluvia de ideas inicial, representan sólo un listado de los problemas que se observan en la cotidianeidad de tu Telecentro. NO pueden ser considerados inmediatamente “Problemas para postular a Fondos de Financiamiento”, ya que éstos deben contener información más detallada, la cual veremos más adelante. Pero sin duda, la lluvia de ideas propuesta es una buena manera de obtener un problema central el cual se irá trabajando.

4 | P á g i n a

b. Efectos y Causas

Escojamos uno de los problemas del ejemplo anterior, y supongamos que nuestro problema central es el siguiente:

Analfabetismo Digital

Consecuencias

Problemas

Causas

Volvamos a nuestro ejemplo, como se puede observar el problema principal es el tronco del árbol, las causas son las raíces del árbol y las consecuencias o efectos son las ramas.

Atento...

Es hora de profundizar en las Consecuencias, Problemas y Causas de la formulación de un proyecto.

Definición de Efectos o Consecuencias: Una vez definido el problema central, el siguiente paso consiste en analizar los efectos que dicho problema provoca en la población, en el ambiente o en el desarrollo económico y social. Para ello se recurre a la construcción del árbol de efectos, el cual representa en forma gráfica los distintos efectos del problema y cómo se relacionan con éste y entre sí. Acá se pueden utilizar las diferentes ideas que surgieron a la hora de definir el problema central, pues es posible que muchos de sus efectos ya hayan sido mencionados al realizar la “lluvia de ideas”. El árbol de efectos se construye de la siguiente forma: 1. Dibujar un recuadro y escribir en él el problema definido. 2. Dibujar sobre el anterior, nuevos recuadros, en los cuales se anotan los

efectos más directos que la existencia de dicho problema está causando. 3. Examinar cada uno de los efectos anotados y se estudia si éste a su vez

provoca otros efectos sobre el entorno, las personas o la economía. 4. Continuar así hasta alcanzar un nivel razonable de detalle, pues se puede

seguir eternamente enunciando efectos. Lo recomendable es elaborar entre dos y cuatro niveles de efectos encadenados para una adecuada descripción.

5 | P á g i n a

Atento... A continuación mostramos un ejemplo de efectos o consecuencias posibles de definir para nuestro problema central.

Jóvenes no acceden a educación superior

Altos índices de cesantía en jóvenes

Aumento exclusión social

Escasa participación ciudadana

Bajo rendimiento escolar Acceso restringido a información ciudadana


Definición de Causas: El siguiente paso consiste en analizar las causas que originan nuestro problema central. Para esto se opera de la misma manera que en el caso anterior:

1. Dibujar un recuadro y anotar en éste el problema identificado. 2. Preguntarse: ¿Cuáles son las causas de nuestro problema? 3. Anotar las distintas ideas en nuevos recuadros, debajo del primero. 4. Escribir bajo el problema las causas más directas, uniéndolas con flechas de abajo hacia arriba

(siguiendo la relación causa-efecto). 5. Preguntarse: ¿Qué ha llevado a la existencia de dichas causas? Identificando así el origen de

las causas, las cuales se dibujarán en un segundo nivel bajo el problema, unidas por flechas a las causas más directas (de primer nivel).

6. Continuar con el procedimiento hasta donde sea razonable (dos a cuatro niveles). En esta tarea también puede sernos de suma utilidad revisar los resultados de la lluvia de ideas realizada para definir el problema.

Importante... A continuación mostramos un ejemplo de causas posibles de definir para nuestro problema central.

6 | P á g i n a


Acceso limitado a TICs Desconocimiento

posibilidades TICs para mejorar calidad de vida

Falta de Formación Falta de Infraestructura Falta de Información Falta de Educación

Por lo general es más sencillo identificar los efectos del problema, que identificar sus causas. No obstante es importante elaborar correctamente el árbol de causas, identificando tantas como sea posible, pues si olvidamos determinar alguna causa importante no será contemplada en el proyecto, con lo cual se corre el riesgo de no solucionar adecuadamente el problema.

c. Elaboración del Árbol del Problema

Cuando hemos logrado completar el árbol de causas, éste puede ser unido al árbol de efectos, dando origen al árbol de causas-efectos o árbol del problema. Antes de continuar es necesario constatar que no aparezca una misma situación como causa y efecto a la vez. No hay que preocuparse pues esto es muy frecuente y se soluciona revisando bien el significado de dicho enunciado. Ante esto hay dos alternativas:

1. Se puede redactar nuevamente una de ellas, o 2. Se puede optar por dejarla como causa o como efecto.

Una vez alcanzado el consenso respecto al árbol del problema se habrá dado un gran avance en la preparación del proyecto, pues a partir de éste, se obtiene el contenido necesario para los pasos siguientes en la formulación del proyecto.

Atento... En el siguiente esquema se muestra el Árbol del Problema que resulta de la unión del árbol de efectos y el árbol de causas.


Altos índices de cesantía en jóvenes

Aumento exclusión social

Escasa participación ciudadana

Bajo rendimiento escolar Acceso restringido a información ciudadana


Acceso limitado a TICs Desconocimiento


Falta de Formación Falta de Infraestructura Falta de Información Falta de Educación

Árbol del Problema (o árbol de causas-efectos)

7 | P á g i n a


d. Elaboración del Árbol de Objetivos

El árbol de objetivos nos sirve para describir la situación que esperamos exista al resolver el problema. Se elabora a partir del árbol del problema, redactando cada uno de los recuadros que allí aparecen en forma contraria a cómo en ellos se indica.

No olvide...

Estos enunciados están en “positivo”, es decir, si algo faltaba, ahora existirá, si algo estaba dañado ahora estará en buenas condiciones.

Con esta transformación, los efectos negativos que generaba la existencia del problema, pasarán a ser los fines que perseguimos con la solución de éste (por ejemplo “bajo rendimiento escolar” pasará a ser “alto rendimiento escolar”). A su vez, las causas se convertirán en los medios con que deberemos contar para poder solucionar efectivamente el problema (por ejemplo “falta de infraestructura” pasará a ser “infraestructura suficiente”).

Atento... En el siguiente esquema se aprecia nuestro Árbol de Objetivos en su formulación final. Le recomendamos comprarlo con el Árbol de Causas y Efectos de más arriba, pues podrá evidenciar el cambio propuesto en cada causa y efecto al traspasarlo a un objetivo.

Jóvenes acceden a educación superior

Bajan índices de cesantía en jóvenes

Disminuye la exclusión social

Aumento de la participación ciudadana

Alto rendimiento escolar Acceso suficiente a

información ciudadana


Acceso suficiente a TICs Buen conocimiento


Buen nivel de Formación Infraestructura Suficiente Buen nivel de Información Buen nivel de Educación

8 | P á g i n a

Cabe mencionar algunas dificultades que pueden surgir en la elaboración del árbol de objetivos: 1. Existen causas y efectos a los que no es posible concebir una idea contraria, o manifestación opuesta,

por lo tanto no sería posible encontrar para ello un objetivo o idea positiva que resuelva el problema. En dicho caso la causa o el efecto deben ser modificadas.

2. También pueden existir situaciones para las cuales no es razonable considerar la manifestación opuesta (por ejemplo, para “aumento de la migración”). En estos casos solo se dará cuenta de la situación en el árbol del problema, pero no se reflejará en el árbol de objetivos.

3. Puede ocurrir que al construir el árbol de objetivos, nos demos cuenta de que no aparece en éste, algún efecto positivo que se espera genere la solución del problema, o bien no aparezca algún medio que claramente podría aportar a la solución del problema. En tal caso también será necesario volver a revisar la estructura del árbol del problema e incluir en él las causas y efectos necesarios para generar los nuevos medios y fines.

Importante… Para corroborar la coherencia lógica del árbol de objetivos, se debe realizar el siguiente proceso: La relación de causa-efecto que se aprecia en el árbol del problema, pasa a ser en el árbol de objetivos una relación medio-fin. Esto que significa que cada una de las causas del árbol del problema será un medio en el árbol de objetivos, y cada uno de los efectos del árbol del problema será un fin en el árbol de objetivos.

Analicemos esto siguiendo el ejemplo del problema “Analfabetismo Digital”. En este caso, una de las causas detectadas de este problema es el “Acceso Limitado a las TIC`s”, lo que provoca como efecto el “Bajo Rendimiento Escolar”. Cuando este esquema se transforma en una red de objetivos, la causa para a ser un medio, por lo tanto pasaría a ser “Acceso Suficiente a TIC`s”, lo que permitiría llegar a un fin como el “Alto Rendimiento Escolar”.

Importante... Si es necesario se debe volver atrás y revisar la lógica de las relaciones en el árbol del problema.

9 | P á g i n a

e. Definición de acciones de proyecto

Cuando ya hemos completado nuestro árbol del problema y nuestro árbol de objetivos, el siguiente paso es estudiar cómo materializar los medios que garantizan la solución del problema. Para ello es necesario analizar los distintos medios anotados en el árbol de objetivos, concentrándose en los de nivel inferior. Para cada uno de éstos deberemos considerar una acción (o más de una) que sea factible realizar para poder contar efectivamente con dicho medio.

Sigamos con nuestro problema ejemplo “Analfabetismo Digital”: tomemos uno de los recuadros inferiores de nuestro árbol de objetivos. Si lo hacemos nuestro medio sería “Falta Información”, para lo cual la acción correspondiente podría ser “Campaña de difusión sobre posibilidades que brindan las TICs para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos”.

Ejemplo

Medio Acción

Falta información Campaña de difusión sobre posibilidades que brindan las

TIC’s para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.

Viabilidad: Una vez identificadas las acciones para cada uno de nuestros medios, es conveniente analizar de manera general la viabilidad de realizar cada una de ellas. Con esto podemos descartar ciertas acciones que no podrán efectuarse. Por ejemplo, si en nuestro árbol de objetivos uno de los medios fuera “bajos precios computadores”, deberíamos descartarlo como parte de nuestro proyecto, ya que está fuera de nuestro alcance, pues para que esto ocurra deben darse una serie de condiciones externas al proyecto.

Incidencia: El siguiente paso es analizar el nivel de incidencia de cada acción en la solución del problema, o sea, evaluar en qué medida cada una de estas acciones contribuiría a solucionar el problema. A partir de esto podemos elaborar un listado de prioridades con las acciones de mayor incidencia.

A tener en cuenta...

Es necesario también establecer si las distintas acciones son complementarias o sustitutas.

Dos acciones serán complementarias si al realizar ambas se logra solucionar en mayor medida el problema que si se realiza sólo una de ellas. Serán sustitutas cuando contribuyan en similar medida a la solución del problema y su ejecución conjunta no tenga sentido o no contribuya a solucionar en mayor medida el problema.

10 | P á g i n a

f. Configuración de alternativas de proyecto Para configurar las distintas alternativas de solución del problema debemos agrupar aquellas acciones que son complementarias. Cada acción sustituta, junto con las que le sean complementarias, dará origen a una alternativa de proyecto. Una vez definidas las alternativas de solución, se deberá analizar en forma preliminar la factibilidad de cada una.

Sugerencia: Si es necesario vuelva a releer los conceptos o ideas que le han sido más difíciles de comprender y remítase cada vez que lo necesite al Glosario, donde encontrará definiciones que le ayudarán a la comprensión de los contenidos.

Lea atentamente...

Es conveniente discutir en el equipo del proyecto cada alternativa considerando los siguientes aspectos: 1. Viabilidad técnica de construirla o implementarla. 2. Aceptabilidad de la alternativa por la comunidad. 3. Financiamiento requerido versus disponible. 4. Capacidad institucional para ejecutar y administrar la alternativa de proyecto. 5. Impacto ambiental.

Este primer análisis permitirá descartar rápidamente aquellas alternativas que, por uno u otro motivo, sean claramente no viables, lo que ahorrará trabajo al equipo cuando las distintas alternativas de proyecto deban ser analizadas en detalle.

Actividad 5: Es momento de poner en práctica los conocimientos hasta ahora adquiridos. Para ello, deberá trabajar con el documento “Taller 1 Módulo Proyectos”, donde deberá completar la información requerida en base a las ideas iniciales que identificó en el documento “Pre Proyecto”, ahora con la claridad y conocimiento luego de haber revisado los contenidos de ambas unidades. Lo anterior le permitirá obtener las primeras líneas claras de su problema, las causas/efectos y los medios/fines para poder revertirlo. Asimismo, obtendrá claridad de las acciones y alternativas que debería seguir en un eventual proyecto para postular a algún fondo. Recuerde que su tutor está disponible en el Foro de atención tutorial, disponible dentro de la plataforma de la Academia.

El documento citado se encuentra disponible en la plataforma de la Academia, por favor siga el siguiente camino: Módulo Proyectos - Unidad 2 – Tema 1 – Taller 1.

11 | P á g i n a

II. Principales componentes de para la Elaboración de un proyecto1

Cuando hayamos elaborado nuestro Árbol del Problema y nuestro Árbol de Objetivos estamos en condiciones de iniciar nuestro diseño de proyecto, pues estas herramientas nos aportarán los elementos esenciales para su formulación.

1 Extraído de Ander-Egg y Aguilar, “Como elaborar un Proyecto. Guía para diseñar Proyectos de Intervención socio-educativa”, Editorial Magisterio de Río de la Plata, 1992.

Actividad 6: Los contenidos que se revisarán a continuación servirán de base para la realización de la presente Actividad, en la cual ustedes deberán completar la información que se solicita en un formulario tipo. Este formato de formulación de un proyecto es muy parecido a los que ustedes deberán completar al momento de presentar un proyecto real para el fortalecimiento de sus Telecentros, por tanto dedique tiempo suficiente para comprender en profundidad cómo se completa la información requerida en cada uno de los ítems del formulario. Se recomienda ir realizando esta Actividad en forma paralela a la revisión de contenidos, de acuerdo a las recomendaciones más abajo dispuestas. Para comenzar, por favor realice una primera lectura de todos los contenidos de este documento, comprendiendo de esta forma las partes generales para la elaboración de un proyecto de postulación. Posteriormente, siga los siguientes pasos: • Revise nuevamente el documento, leyendo ahora cada ítem con detención, si

algo no comprendió, vuelva a leerlo y consulte a su tutor si es necesario. • Cuando haya comprendido cada ítem, vaya completando la información

requerida del documento “Taller 2 Módulo Proyectos”, disponible en la plataforma de la Academia en Módulo Proyectos - Unidad 2 – Tema 2 – Taller 2.

• Recuerde ir completando la información que allí se le solicite cada vez que termine un ítem, para así poner en práctica los contenidos revisados.

a. Denominación del proyecto

Todo proyecto debe tener un NOMBRE o TÍTULO, que indica de manera sintética aquello que se quiere hacer. Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará, de forma muy breve.

Ejemplo

Título del Proyecto:

“ALFABETIZACIÓN DIGITAL PARA DIRIGENTES SOCIALES DE LA COMUNA DE DALCAHUE”

Se debe hacer referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto, en otros casos se debe indicar el patrocinante. Además se debe indicar el espacio en el cual se desarrollará, en este ejemplo: Dalcahue. Y si se quiere especificar aún más, se puede hacer una referencia temporal con respecto al desarrollo del proyecto, identificando el/los año/s o meses de duración.

12 | P á g i n a

Importante...

Es muy importante no confundir el título del proyecto con el enunciado del problema, ni considerar el título como equivalente de la solución del problema.

Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa de los objetivos, falta de concreción de las actividades, etc.

b. Naturaleza del proyecto

1. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer): Aquí se realiza una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. Se trata de ampliar en sus aspectos esenciales la información que proporciona la denominación.

No olvide...

Lo que se pretende es que la persona que desee conocer el proyecto pueda tener inmediatamente una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto, etc.

Ejemplo

Descripción del Proyecto

Este proyecto busca capacitar a los dirigentes sociales de la comuna de Dalcahue, en el uso de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, especialmente en el manejo de herramientas computacionales básicas y de Internet, para fortalecer el desarrollo de las organizaciones comunitarias de dicha localidad.

2. Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto): en la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios y/o las razones que justifican la realización del mismo.

Ejemplo

Fundamentación del Proyecto

Desde hace aproximadamente una década, venimos presenciando el avance de las tecnologías de la información y la comunicación, al punto de transformarse en parte de nuestra vida cotidiana. Gran parte de esto se debe a que nos brindan herramientas que muchas veces nos facilitan la vida. De este modo el uso de herramientas computacionales y especialmente de Internet nos brinda acceso a información pública que antes era imposible obtener y de forma casi inmediata.

Sin embargo, el conocimiento de estas herramientas no ha ido a la misma velocidad que su introducción en nuestras vidas, creando nuevas formas de analfabetismo que tienden a excluir a un segmento importante de la población.

En este contexto se hace fundamental lograr la alfabetización digital de aquellos sectores que no están en igualdad de condiciones para acceder a las nuevas tecnologías, especialmente si se encuentran en zonas apartadas geográficamente en países con una centralización excesiva como el nuestro.

La comuna de Dalcahue cuenta con la infraestructura suficiente para acceder a las nuevas tecnologías, especialmente a través de sus Telecentros. Sin embargo, la infraestructura no sirve si no sabemos cómo podemos sacarle provecho. De ahí la necesidad de capacitar a personas clave dentro de la comunidad: los dirigentes sociales, en tanto pueden difundir la importancia de estas herramientas a las bases sociales y, a su vez, potenciar el desarrollo de sus organizaciones.

13 | P á g i n a

3. Marco institucional (organización responsable de la ejecución): lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto.

4. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr): explicitar las finalidades últimas. Para formular finalidades de un proyecto es necesario que:

� Éstas justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos. � Sea posible verificar cuantitativamente o cualitativamente su marcha. � Se constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.


La finalidad del proyecto se encuentra en los niveles superiores de nuestro árbol de Objetivos. Siguiendo nuestro ejemplo la finalidad de nuestro proyecto podría ser: Disminuir la Exclusión Social (o Generar Mayor Inclusión) y Aumentar la Participación Ciudadana.

5. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido): quienes serán los beneficiarios inmediatos y los beneficiarios finales o indirectos, es decir, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.

Ejemplo

� Beneficiarios Directos: los dirigentes sociales de la comuna de Dalcahue. � Beneficiarios Indirectos: toda la ciudadanía de la comuna de Dalcahue, especialmente los

sectores más excluidos.

6. Objetivos del proyecto (para qué se hace): Plantear los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace nuestro proyecto, es decir, indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Estos son los elementos fundamentales del proyecto, ya que expresan los logros definidos que se buscan alcanzar. La finalidad del proyecto es el impacto y los objetivos del proyecto son los efectos.

No olvide… Para desarrollar los Objetivos del Proyecto, se debe tener en cuenta que:

• El objetivo general, es el propósito central del proyecto. • Los objetivos específicos, inmediatos y complementarios, son los pasos posteriores que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general. Éstos se obtienen de los niveles que están más abajo en nuestro Árbol de Objetivos.

Ejemplo

Objetivos del Proyecto

� Objetivo general:

Capacitación de dirigentes sociales de la comuna de Dalcahue, en el uso de tecnologías de la información y comunicación, especialmente en el manejo de herramientas computacionales y de Internet, como fomento de la inclusión social y la participación ciudadana.

� Objetivos específicos:

1. Desarrollar capacidades en los dirigentes sociales para el adecuado manejo de las herramientas computacionales y de Internet.

2. Utilizar estas herramientas para potenciar la organización social en la comuna. 3. Difundir las ventajas del uso de las TICs a la ciudadanía, a través de sus dirigentes sociales. 4. Formar un grupo de capacitadores que puedan replicar su experiencia enseñando a otros

ciudadanos cómo utilizar estas herramientas.

14 | P á g i n a

7. Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se presentarán y/o necesidades que se cubrirán): las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la f o rm a de las operaciones para realizar dichas actividades. 8. Productos (resultados de las actividades): por producto se entienden los resultados específicos de las actividades realizadas, a través del uso de insumos planificados. Es decir, los productos son el primer nivel de resultados a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades y además, son la condición previa para el logro de los objetivos y metas (efectos).

Importante... Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases: Resultados materiales y Servicios prestados.

Productos: � Resultados materiales (por ejemplo: un manual sobre el uso de Internet) � Servicios prestados (por ejemplo: 50 dirigentes comunales capacitados en el uso de las TICs).

Para un buen diseño del proyecto es necesario que los productos que se mencionan cumplan los siguientes requisitos:

Requisitos Ejemplos

A poner en práctica los

contenidos tratados! Reflexione y escriba en el recuadro de la derecha uno o más Ejemplos para estos distintos tipos de Productos. Guíese por el problema planteado en el ejemplo que hemos trabajado hasta el momento o bien por el problema que usted ha planteado para su Telecentro.

9. Localización física y cobertura espacial (donde se hará y qué abarcará): localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará. En definitiva, de lo que se trata en este punto es de indicar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo. Esta localización puede hacerse a un doble nivel:

� Macrolocalización (ubicación geográfica). � Microlocalización (identificándolo dentro de un grupo menor).

Que su realización pueda comprobarse, tanto a lo que refiere a la cantidad como al tiempo de consecución

Que estén ordenados según una secuencia temporal lógica

Que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto

Que sean realizables con los recursos disponibles

15 | P á g i n a

c. Metodología de proyectos

Ponga atención!

El término metodología viene del griego metà que significa "más allá", odòs que significa "camino" y logos que significa "estudio". Por lo tanto la metodología hace referencia al conjunto de procedimientos basados en principios lógicos, utilizados para alcanzar una gama de objetivos.

En este punto se busca hacer explícito ¿cómo se hará el proyecto?, especificando el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para llevar a cabo las diferentes actividades. Cuando existe un único procedimiento para llevar a cabo una actividad, lo importante es usar esa técnica de la manera más eficaz posible. Pero cuando existe una gran cantidad de técnicas alternativas, se debe seleccionar una de ellas, teniendo claro los criterios de selección.

Para la ejecución de un proyecto se deben cumplir una serie de actividades, implicando la realización de un conjunto de tareas concretas. En el diseño del proyecto debe indicar, concreta y precisamente, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Para ello se debe explicar la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas. La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo y espacio de todas las tareas a realizar para lograr los productos, metas y objetivos del proyecto, está compuesto de los siguientes aspectos:

1. Determinación de los plazos o calendario de actividades (cuándo ocurrirá)

Las Actividades de un proyecto se deben enmarcar de acuerdo a los objetivos propuestos, ya que son éstas las que permitirán ir logrando y desarrollando cada uno de los objetivos propuestos. Dentro de ello, un aspecto esencial es la determinación de la duración de cada una de las actividades, a partir de lo cual es posible asignar recursos y asegurar el desarrollo de éstas. Este ítem se denomina también “calendarización del proyecto”. Esto permite además, juzgar la factibilidad del proyecto, si los plazos establecidos son realistas, etc. Para realizar esta calendarización del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo, que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades, para una visión global de la secuencia operativa.


Una de las técnicas más simples para graficar la duración de un proyecto es la Carta Gantt, donde se marcan las semanas o meses en que se llevarán a cabo las diferentes actividades.

Ejemplo

Semanas

Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

16 | P á g i n a

2. Determinación de los recursos necesarios (quiénes y con qué se realizará el proyecto;

insumos)

Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.), para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse cuatro tipo de recursos:

1. Recursos Humanos: Personas disponibles para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personal, las calificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo.

2. Recursos Materiales: Herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc. necesarios para llevar a cabo el proyecto.

3. Recursos Técnicos: Alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a

utilizar. 4. Recursos Financieros: Estimación de los fondos que se pueden

obtener, con indicación de las diferentes fuentes con que se podrá contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos (externos e internos), etc. Con esto se podrá establecer la estructura financiera del proyecto (quién o qué financia qué).

Ejemplo

Recursos Humanos � 1 Supervisor (Jefe de Proyecto) � 1 Apoyo administrativo (Logística y Difusión) � 2 Relatores curso Recursos Materiales � Local con computadores e Internet (Telecentro) � Material de Apoyo Recursos Técnicos � Internet

17 | P á g i n a

3. Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del presupuesto

La realización de todo proyecto supone costos y disponibilidad de fuentes de recursos. El presupuesto, en cuanto a costo y beneficio de un proyecto en unidades monetarias, comprende los siguientes rubros:

1. Costos de personal: es el número de personas que participan en forma remunerada en la realización de un proyecto, especificando su tipo de calificación. Ej.: personal técnico, auxiliares, administrativos, de servicios, etc.

2. Dietas o viáticos: incluye los gastos por el desplazamiento del personal (transporte,

alojamiento, alimentación), comunicaciones, etc.

3. Locales: se puede diferenciar entre la construcción de un local; la compra y reacondicionamiento de un local o; el alquiler de un local.

4. Material y equipo: costos de material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de

oficina, archivos, computadores, fotocopiadoras, etc.

5. Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas, gastos de oficina, limpieza y conservación, seguros, contribuciones, etc.

6. Imprevistos: siempre hay que prever una cantidad de dinero para gastos imprevistos; se estima

en un 5% del total del presupuesto de gastos.

7. Beneficios: a veces, además de los beneficios sociales, pueden obtenerse beneficios monetarios (ingresos financieros provenientes del mismo proyecto).

Ejemplo

ITEM Nombre del Profesional Horas de dedicación Costo Unitario Costo Total (Horas costo unitario)

Gastos en Honorarios Profesionales

Relator 1 Relator 2

180 150

$ 13.350.- $ 13.350.-

$ 2.403.000.- $ 2.002.500.-

Sub Total ITEM $ 4.405.500.-

ITEM Nombre del Profesional Horas de dedicación Costo Unitario Costo Total

(Horas costo unitario)

Gastos Operativos

Arriendo local Viáticos

16 hrs. 4

$ 10.000.- La Hora

$ 50.000.-

$ 160.000.- $ 200.000.-

Sub Total ITEM $ 360.000.-

ITEM Nombre del Profesional Horas de dedicación Costo Unitario Costo Total (Horas costo unitario)

Gastos Administrativos

Telefonía Impresiones

$ 53.500.-

$ 100.000.-

Multicopiado $ 20.000.-

Sub Total ITEM $ 173.500.-

18 | P á g i n a

Locales

Dietas o Viáticos

Costos del Personal

Material y equipo Costos Beneficios

Gastos de Funcionamiento

Imprevistos

En algunos casos, se puede hacer un estudio de costos, el cual incluye los siguientes rubros:

� Costos directos: relacionados directamente con la prestación del servicio. � Costos indirectos: servicios complementarios, por ejemplo: gastos de impresión de folletos. � Costos fijos: no sufren variación a corto plazo, por ej.: sueldos del personal, pago de alquiler, etc. � Costos variables (o costos de operación): varían directamente con el nivel de prestación de

servicios, por ejemplo: materias primas, energía eléctrica, etc. � Costos de capital: costos de las inversiones realizadas. � Costos corrientes: aquellos que pierden su valor una vez que el gasto se ha efectuado.

Un Estudio de Costos sirve para analizar los tipos y las cantidades de costos asociados, en este caso, a un proyecto de formulación para un fondo concursable. Su objetivo es determinar el detalle de los costos del proyecto y observar la viabilidad y pertinencia de cada uno de éstos en relación con los objetivos que se han planteado.

Importante...

La interdependencia entre presupuesto y actividades debe quedar coherentemente articulada, sabiendo siempre qué cosas hacer y con qué hacerlas.

4. Indicadores de evaluación del proyecto

Son los instrumentos que permiten medir la progresión hacia las metas propuestas. Son tan importantes como las metas de un proyecto. Para que los indicadores sean concretos y permitan una buena medición de los resultados del proyecto, deben reunir algunas condiciones: � Independencia: no conviene usar el mismo indicador para medir

diferentes metas y objetivos. Cada meta debe tener su indicador propio. � Verificabilidad: los indicadores deben establecerse de tal modo que sea

posible comprobar o verificar de forma empírica los cambios que se van produciendo con el proyecto.

� Validez: los indicadores deben medir lo que se pretende medir; tomados en conjunto, todos los indicadores deben reflejar los efectos del proyecto.

� Accesibilidad: implica el establecimiento de indicadores cuya información necesaria se pueda obtener fácilmente.

Recuerde...

Para ser medidos, los indicadores deben ser: Independientes, Verificables, Válidos y Accesibles.

19 | P á g i n a

Ejemplo Indicadores de Evaluación del Proyecto.

� Porcentaje de asistencia y aprobación del curso (sobre 80%). � Encuesta de evaluación a dirigentes capacitados.

d. Estructura organizativa y de gestión del proyecto

La estructura de gestión para la ejecución del proyecto es la columna vertebral en torno a la cual se estructuran y secuencian las distintas actividades. Se asignan responsabilidades a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades. Para esto, tener en cuenta que se debe hacer lo siguiente:

1- Organigrama, señalando el proyecto dentro de la organización ejecutante y cómo se inserta en

la misma. 2- Manual de procedimientos, en el que se indica cómo desempeñar el trabajo y cuáles son las

normas y procedimientos de carácter técnico y administrativo que se han de seguir para llevar a cabo las actividades y tareas.

3- Funciones del personal del proyecto, quién es el responsable y de qué parte del trabajo. 4- Relaciones e interacciones del personal, determinar los niveles de autoridad y jerarquía, las

relaciones de comunicación e información, las relaciones de consulta, etc. 5- Modalidades y mecanismos de coordinación del proyecto, tanto externa como interna. 6- Sistemas de evaluación interna y seguimiento, en cuanto a responsabilidades y funciones;

incluyendo la determinación de las formas y mecanismos de control operacional y supervisión técnica del personal.

7- Canales de información, a quién hay que informar, qué tipo de información se debe dar, en qué

soporte (cara a cara, telefónico, etc.), con qué objetivo (facilitar datos, consultar una toma de decisión, etc.), y con qué frecuencia (diaria, semanal, anual, etc.).

Sistemas de evaluación interna y seguimiento

Canales de Información

Organigrama

Modalidades y mecanismos de coordinación

Estructura de Gestión

Manual de procedimientos

Relaciones e interacciones del

personal

Funciones del personal del proyecto

20 | P á g i n a

Existen 3 formas principales de estructurar los proyectos desde el punto de vista organizativo y de gestión, estas son:

� Organización funcional: cuando la gestión del proyecto se lleva a cabo dentro de un organismo ya existente y en el que participan los funcionarios, profesionales y técnicos del mismo. Este proyecto sería una actividad más dentro de las que ya realiza la administración.

� Organización por proyecto: consiste en crear una unidad administrativa/operativa para cada

proyecto, que desaparece cuando éste se termina. En este caso existe un responsable general del proyecto y la unidad organizativa se estructura de acuerdo con las necesidades de gestión y administración del proyecto.

� Organización matriarcal: aquí cada proyecto es dirigido por un director, pero el resto del

personal pertenece a diversas unidades administrativas del organismo responsable. Cada persona depende, en este caso, de una doble jefatura: del director del organismo y del director del proyecto.

Ejemplo

Supervisor Proyecto

Relator 1: Alfabetización Digital

Relator 2: TICs y Ciudadanía

Apoyo Administrativo: Logística y Difusión

Recuerde...

Las 3 formas de estructurar proyectos son: � Organización funcional, � organización por proyecto, y � organización matriarcal.

21 | P á g i n a

e. Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los efectos e

impacto del proyecto

Son factores externos significativos, sobre los cuales la administración o dirección del proyecto puede no tener ningún tipo de control (están fuera del control del proyecto), pero que resultan esenciales para que el proyecto tenga éxito y logre el efecto e impacto propuesto.

Importante...

Es necesario que los factores externos sean claramente especificados en el diseño de un proyecto y que sean realistas, precisos y completos.

Para determinar correctamente estos factores externos condicionantes del proyecto o pre-requisitos para el logro de efectos e impacto, es necesario que sean:

� realistas y bien fundamentados, que se expongan tanto los factores

como las razones de por qué tiene posibilidades de acontecer (el proyecto).

� precisos, que se expresen en términos concretos y no como expresión de buenos propósitos.

� completos, señalando todos los factores externos que condicionan el éxito del proyecto a todos los niveles (impacto, efectos, productos, actividades, etc.)

Importante...

¿Comprendió la estructura para formular un proyecto? Si le quedó alguna duda, vuelva a leer el texto o consulte a su tutor en la plataforma de la Academia.

Documents

Estructura de Los Formularios Para Presentacion de Proyectos de Iniciativa Social