Estructura Organica, Power Point

8/10/2019 Estructura Organica, Power Point

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1.1-. Definicin:

Toda empresa cuenta en forma implcita o explicita con cierto juego de jerarquas y atribuciones asignadas a los miembros o componentes dela misma. En consecuencia se puede establecer que la estructuraorganizativa de una empresa es el esquema de jerarquizacin ydivisin de las funciones componentes de ella. Jerarquizar esestablecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de losdiversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado antesolo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidadesadministrativas en relacin con las que le son subordinadas en elproceso de la autoridad. El valor de una jerarqua bien definidaconsiste en que reduce la confusin respecto a quien da las rdenes yquien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinanformalmente las tareas en los puestos.

Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formalo informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocidapor la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofa dela conduccin y el poder relativo de los individuos que componen laorganizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal,sino en funcin de influencia sobre otros miembros.


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1.2-. Elementos claves para el diseo deuna estructura organizacional

Especializacin del Trabajo. Departamentalizacin. Cadena de mando. Extensin del Tramo de Control. Centralizacin y Descentralizacin. Formalizacin.

1.2.1-. Especializacin del Trabajo: o divisin de la mano de obra se sustenta en elhecho de que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide encierto nmero de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.

1.2.2-. Departamentalizacin: una vez divididos los puestos por medio de laespecializacin del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar

las tareas comunes. La Departamentalizacin es el proceso que consiste en agrupartareas o funciones en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo deactividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.

La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de laDepartamentalizacin y de la consecuente delegacin de funciones y autoridad parael desarrollo eficiente de las mismas. La Departamentalizacin implica el riesgo detener que lograr la coordinacin entre las unidades definidas.


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Existen dos modelos de Departamentalizacin: por Procesos ypor Objetivos.

En la Departamentalizacin por Procesos se agrupan lasactividades por procesos o actividades, maximizando el aspectoespecializacin, es frecuente en el rea de fabricacin dondeseparan el trabajo en varios procesos.

En la Departamentalizacin por Objetivos se divide cada sectoren subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidadsuperior a la cual reportan, con lo cual se optimiza lacoordinacin. Existen varias variantes las cuales se clasificanen funcin del concepto agrupador de funciones en sectores,entre las cuales podemos nombrar:


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- Departamentalizacin por productos: es usada por empresas quefabrican muchos productos o productos muy diferentes.

- Departamentalizacin por zona geogrfica: suele ser para elmarketing. Es ms bien geogrfica ya que la Departamentalizacin seefecta por territorios o regiones de accin.

1.2.3-. La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad quese extiende desde la cima de la organizacin hasta el escaln msbajo y define quien informa a quien. Contesta preguntas de losempleados como: -A quien acudo si tengo un problema? Y Antequien soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dosimportantes conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad serefiere al derecho inherente de una posicin administrativa para darrdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda apreservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad, si serompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender ademandas o prioridades conflictivas de varios superiores


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1.2.6-. Formalizacin: se refiere al grado en que estn estandarizadoslos puestos dentro de la organizacin. Si un puesto est muyformalizado, entonces su ocupante tienen una mnima posibilidad de

ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando sedebe hacer y como se debe hacer. Cuando la Formalizacin es baja,el comportamiento en el puesto no esta programado relativamente ylos empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidaden su trabajo.


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1.3-. Criterios para el diseo de una EstructuraOrganizacional:

Los siguientes principios o elementos pueden ser tomados enconsideracin para el establecimiento de toda organizacin:

Toda organizacin deber establecerse con un objetivopreviamente definido y entendido, incluyendo las divisiones ofunciones que sean bsicas al mismo tiempo: para que una

organizacin sea eficaz, requiere que sus objetivos sean claros y laconsecucin de los mismos est apoyada por un plan de organizacinque mantenga las polticas para llevar a cabo la accin. La responsabilidad siempre deber ir acompaada por laautoridad correspondiente: la autoridad no se puede concebirseparada de las responsabilidades, es decir, esta debe sercomprendida por la persona que la ejerza y por los dems miembrosde la organizacin. La delegacin de la autoridad deber ser descendente para suactuacin: de acuerdo con el sistema de organizacin que seestablezca, la autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior,la falta de una apropiada delineacin de autoridad produce demora,mala comunicacin, falta de control administrativo y sobre todo fuga deresponsabilidad.


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La divisin del trabajo adecuado evitar duplicidad de funciones:una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirvede gua para asignarlas a reas o divisiones especificas, estableciendo ydeterminando como entidades separadas el menor nmero de funcionesen que pueda ser dividido el trabajo.

Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona: sino se respeta el principio bsico de la "unidad de mando" es imposibleestablecer responsabilidades. Es necesario diferenciar ante quien se esresponsable y las cosas por las que se es responsable.

Debe estructurarse una organizacin lo ms sencilla posible:cada estructura deber ser analizada con el objeto de asegurarse queesta resulte prctica, desde el punto de vista de costos, si la mismaimplica costos elevados, la organizacin tendr que ser modificada.


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1.4-. Tipos De Estructuras Organizativas, Ventajas yDesventajas de cada una:

Tenemos cuatro tipos de Estructuras Organizativas:

1.4.1-. Estructura Lineal:La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre

los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece alhecho de que entre el superior y los subordinados existen lneasdirectas y nicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe ytransmite todo lo que sucede en su rea puesto que las lneas decomunicacin se establecen con rigidez y tienen solo dos sentidos: uno

orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa laresponsabilidad frente al nivel mas elevado y otro orientado haciaabajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representasu autoridad sobre el nivel ms bajo. Y tiene autoridad nica y absolutasobre sus subordinados.


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- Ventajas de la Estructura Lineal: Es sencilla y de fcil comprensin: debido a que la cantidad decargos es relativamente pequea, la cpula solo representa un cargocentralizador y el subordinado nicamente se relaciona con susuperior. Clara delimitacin de las responsabilidades de los cargosinvolucrados: esto proporciona una jurisdiccin notablemente precisa. Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilode la organizacin gracias a la centralizacin del control y de lasdecisiones por un lado y a la rgida disciplina garantizada por la unidadde mando por el otro.

- Desventajas de la Organizacin Lineal: Rgida e Inflexible: la estabilidad y la constancia de lasrelaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad dela organizacin lineal lo que dificulta la innovacin y la adaptacin dela organizacin a nuevas situaciones o condiciones externas. Excesivo nfasis en la jefatura: la unidad de mando hace del

jefe un generalista que no puede especializarse en nada, laorganizacin lineal impide la especializacin puesto que ocupa a todoslos jefes en todos los asuntos posibles en la organizacin.


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1.4.2-. Estructura Funcional:Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcionalo principio de la especializacin de funciones para cada tarea. Elprincipio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue

consagrada por Taylor quien preocupado por las dificultadesproducidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas alos jefes de produccin en la estructura lineal de una siderrgicaestadounidense opt por la supervisin funcional.

- Ventajas de la Estructura Funcional:

Proporciona el mximo de especializacin a los diversoscargos de la organizacin: esto permite que cada cargo se concentreexclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareassecundarias. Permite la mejor supervisin tcnica posible: cada cargoreporta ante expertos en su campo de especializacin.

Separa las funciones de planeacin y de control de lasfunciones de ejecucin: existe una especializacin de la planeacin ydel control, as como de la ejecucin, lo cual facilita la plenaconcentracin en cada actividad sin que deba prestarse atencin a lasdems.


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- Desventajas de la Estructura Funcional: Dispersin, en consecuencia perdida de la unidad demando: la sustitucin de la autoridad lineal por la autoridadfuncional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiorescontrolen el funcionamiento de los cargos inferiores. Subordinacin simple: si la organizacin tiene

problemas en la delegacin de autoridad, tambin los presentaen la delimitacin de las responsabilidades. Tendencia a la competencia entre los especialistas:puesto que los cargos son especializados en determinadasactividades tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y suenfoque en los problemas que surgen.


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1.4.3-. Estructura Lnea y Staff:Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa conlas de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Losdepartamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los de staffrealizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son lasnicas formas para cubrir la organizacin en la pymes.

- Ventajas de la Estructura Lnea y Staff: Asegura asesora especializada e innovadora y mantiene elprincipio de autoridad.

Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y losrganos de staff. La organizacin lnea-staff se caracteriza por laexistencia de rganos de lnea y rganos de staff.

- Desventajas de la estructura Lnea y Staff: Conflictos entre la asesora y los dems rganos y viceversa:existe un probabilidad de conflictos entre los rganos de lnea y los destaff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejorformacin acadmica pero menor experiencia; el personal de lneapuede sentir que los asesores quieren quitarles porciones de autoridadpara aumentar su prestigio y posicin, etc. Dificultad en la obtencin y mantenimiento del equilibrio

dinmico entre lnea y staff: el tipo de organizacin de lnea y staffpuede llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables.


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Otros tipos de estructuras organizativas:

1.4.4-. Estructura en Comit:Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad soncompartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de una.En ellas se rene el comit, por lo general para tomar una decisin ysuele complementar a la de lnea o staff. Suele aplicarse para lacreacin de un nuevo producto, donde se renen los distintosdepartamentos para decidir. Suele tener detractores por su lentitud yser conservadoras.

1.4.5-. Estructura Matricial:

Se trata de una estructura en la que especialistas de diferentes partesde la organizacin se unen para trabajar en proyectos especficos.Suele responderse ante dos superiores en vez de uno, una dobleautoridad, la autoridad de lnea (habitual) y la autoridad de proyecto(especfica), para evitar doble mando el director de proyecto sueleresponder ante el director general.


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2. ORGANIGRAMA2.1-. Definicin y caractersticasEl organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las cienciasadministrativas para anlisis tericos y la accin practicaSon sistemas de organizacin que se representa en forma intuitiva y con objetividadrepresentndose, por la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad yresponsabilidad. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin.Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre s de los departamentos a lo largo delas lneas de autoridad principales.Segn el concepto de organigrama, este muestra sus principales caractersticas: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin

Los aspectos ms importantes de la organizacin La naturaleza lineal o staff del departamento Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cadadepartamento o seccin.

Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las unidades de categora especial.


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Funciones Del Organigrama Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidadesadministrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa ysus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema:Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente

revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas,generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual seda a conocer a toda la compaa a travs de los manuales deorganizacin. Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para losestudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes deadministracin de sueldos y salarios y en general como elemento deapoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todoslos sistemas de personal.


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Y en forma general sirve para:Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.Comunicar la estructura organizativa.

Reflejar los cambios organizativos.2.2.- Tipos de organigramasLos organigramas pueden ser:

Organigrama verticalEn los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro serepresenta por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneasque representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. Decada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican lacomunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos quedependen de l y as sucesivamente.

Algunos autores acostumbran poner la margen, en la alturacorrespondiente, la clase de nivel administrativo: alta administracin,administracin intermedia, administracin inferior. A veces separanestos niveles jerrquicos con lneas punteadas.


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Ventajas:Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal.Desventajas:Se produce el llamado "efecto de triangulacin", ya que, despus de dosniveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerirahacerse organigramas muy alargados.Organigrama horizontalRepresentan los mismos elementos del organigrama anterior y en la mismaforma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda yhacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha.Ventajas:Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin.Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.Desventajas:Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerseuna sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefesdemasiado apiados y, por lo tanto, poco claros.


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Organigramas circulares

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridadmxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculosconcntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel deorganizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefesinmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales deautoridad y responsabilidad.

Ventajas:Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos.Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o msbajo.Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar confacilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzandemasiado los niveles.


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Organigramas escalaresSeala con distintas sangras en el margen izquierdo los distintosniveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichosmrgenes.

Ventajas:Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muysencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cadanombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.


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Organigrama MixtoEn este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos deorganigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno slo,cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de organigramasdebido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajosu administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en elque se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de losdocumentos con los cuales se labora son de tipo tamao carta por loque se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta parapoder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin.


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2.3-. Clasificacin de los Organigramas Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de laempresa. Funcionales. Indican en el cuerpo de la grafica, adems de lasunidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales. Se destaca alguna caracterstica. Generales. Facilita una visin muy amplia de la organizacin, se limitaa las unidades de mayor importancia presentes en toda la organizacin; sellaman tambin cartas maestras.

Departamentales. Representan la organizacin de un departamento oseccin. Esquemticos. Contienen solo los rganos principales, se elaboranpara el pblico, no contienen detalles. Analticos. Son los organigramas mas especficos, los cualessuministran una informacin detallada y tcnica, incluso se complementan coninformaciones anexas y por escrito, smbolos convencionales de referenciacon datos circunstanciados. Se destinan al uso de directores, expertos ypersonal de estado mayor. Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad en formaanaltica o mas detallada, tales unidades pueden ser una direccin, un

departamento, una gerencia entre otros. Son complemento de los analticos.


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2.4-. Tcnicas para la elaboracin de un Organigrama.

Como se ha indicado anteriormente, el Organigrama es una

representacin grafica simplificada, total o parcial, de la estructura deuna organizacin, en trminos de unidades, departamentos, sectores opuestos de trabajos y de las relaciones existentes entre ellos. Muestra laDepartamentalizacin de una empresa, es decir, se agrupan las tareashomogneas bajo criterios lgicos y con el objeto de obtener mejoresresultados en conjunto.

Los Organigramas crecen a medida que lo hace la organizacin. Sinembargo, agregar reducir cuadritos en el organigrama no son formasefectivas de reestructurar una empresa.El Organigrama es el resultado de la creacin de una Organizacin, locual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para laelaboracin de un Organigrama:

1. Cuando se crea una organizacin.2. Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hayque organizar y reajustar.3. Ningn Organigrama debe tener el carcter de final, puesto quesu valor verdadero depende de que se le mantenga al da y aplicandolos cambios que va experimentando la estructura.


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Para la elaboracin e implementacin de un organigrama esfundamental.-Que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores. Estadelegacin de tareas y de la autoridad para ejecutarla puede iracompaada por el poder para tomar decisiones con lo cual se lograuna descentralizacin mayor de la organizacin. Pese a esto, laresponsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la personaque le delega.

La Departamentalizacin y la descentralizacin originan dos tipos dediferenciacin: Diferenciacin Horizontal: Existe mucha diferencia entre lasunidades de un mismo nivel, las estructuras nacen fragmentadas ycada sector mantiene una cultura claramente distinta y pierde de vistala idea general de la organizacin. Diferenciacin vertical: Existen muchos niveles jerrquicos, enla actualidad se estn utilizando estructuras ms planas ya que de locontrario se dificulta la comunicacin, genera burocracia y se dificulta latoma de decisiones rpidas.


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CONCLUSIONES

La estructura orgnica es un instrumento metodolgico de la cienciaadministrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas,debido a que permite observar la estructura interna de unaorganizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura seadecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.El Organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de unaorganizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles

jerrquicos existentes en una empresa u organizacin. En cuanto a lostipos de organigramas, los verticales son los que se utilizan con msfrecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menosconocidos.Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestraquien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a losadministradores y al personal nuevo la forma como se integra laorganizacin.

As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan lasdesventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que confrecuencia indican la organizacin como era antes y no comoactualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos ydescuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que unorganigrama sea obsoleto.


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La Jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin ytambin lo es de la direccin.

Un proceso que tambin es muy importante dentro de la estructuraorgnica para ayudar a lograr las metas establecidas en la empresa,es el Entrenamiento, el cual consiste en la educacin profesional queadapta al hombre para un cargo o funcin dentro de una organizacin,

e implica la transmisin de conocimientos, ya sea informacin de laempresa, de sus productos, servicios, su organizacin, su poltica, etc.En segunda medida, implica un desarrollo de habilidades, entendidocomo un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que vana ejecutarse.

Consiste en las tcnicas de capacitacin y aprendizaje en el desarrollode los recursos humanos. ste estimula a lograr una mejor calidad,eficiencia y productividad en las empresas y a la vez fomenta l msalto compromiso en el personal. El entrenamiento debe permitir eldesarrollo del capital humano al mismo tiempo que a la organizacin.

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