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ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA
EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA
E.S.P. S.A PARA EL AÑO 2013
LINA MARCELA GARZÓN HERNÁNDEZ
YESSICA PAOLA GARCÍA GARCÍA
UNIVERSIDAD DEL VALLE
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINSITRACIÓN
PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA
ZARZAL VALLE
2013
2
ESTRUCTURACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA
EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA
E.S.P. S.A PARA EL AÑO 2013
LINA MARCELA GARZON HERNANDEZ
YESSICA PAOLA GARCIA GARCÍA
Proyecto Realizado bajo la Modalidad de Práctica Empresarial como Requisito
para Optar El Titulo de Contador Público
Director:
HERNÁN HUMBERTO OLIVA
Contador Público
UNIVERSIDAD DEL VALLE
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINSITRACION
CONTADURIA PÚBLICA
ZARZAL VALLE
2013
3
NOTA DE ACEPTACIÓN
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
Firma del presidente del jurado
____________________________
Firma del jurado
____________________________
Firma del jurado
4
DEDICATORIA
Esta tesis la dedico a Dios quien supo guiarme por el buen camino, por darme
fuerzas para superar los obstáculos y dificultades a lo largo de mi vida
enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad, pero
principalmente por haberme permitido lograr mis objetivos.
A mi madre Esperanza y mi padre Carlos por haberme apoyado en todo
momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha
permitido ser una persona de bien, por ser ejemplo de perseverancia y
constancia, por el valor mostrado para salir adelante, pero más que nada por su
amor incondicional.
A mi hermano Mauricio por apoyarme siempre y por estar conmigo.
Agradezco infinitamente a mi esposo David, quien ha sido mi mayor impulso
durante mi carrera y el pilar principal de la culminación de la misma, quien me
brindó su amor constante, cariño y comprensión en aquellos momentos en el que
el estudio ocupaba mi tiempo y mi esfuerzo, por su paciente apoyo para que
culminara mis metas y por todas las evidencias de su grande amor.
Yessica Paola García
5
DEDICATORIA
Primero y antes que nada quiero dedicar y agradecer a Dios nuestro
señor, por darme el don de la vida, porque nunca me desampara,
además me guía por el sendero correcto, me da fortaleza para vivir
el día a día.
A mi madre hermosa por su apoyo incondicional en todo momento,
por su ejemplo de responsabilidad, dedicación y amor, entre muchos
otros valores que me permiten crecer como persona.
A mis hermanos quienes en conjunto con mi madre han sido el motor
y motivo principal para querer hacer las cosas cada vez mejor y
ayudar así a cumplir nuestros sueños como familia, los amo a todos.
A mi Tesoro, mi esposo quien me ha demostrado que con
perseverancia y dedicación podemos lograr lo que nos proponemos,
gracias por su Amor y comprensión en aquellos momentos donde el
estudio no permitía que compartiéramos juntos, además por darme
la mayor alegría de construir una familia juntos, ahora con Daniela.
A mis amigas y compañeras con quienes hicimos un grupo de trabajo
muy bueno y su apoyo fue importante a lo largo de la carrera.
A los docentes quienes han compartido sus conocimientos con todos
nosotros y nos dan ejemplo de un profesional.
Lina Marcela Garzón Hernández
6
TABLA DE CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 14
1. ANTECEDENTES ............................................................................................ 15
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................... 17
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 17 2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 18
2.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................ 18
3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 20 3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 20 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 20
4. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 21
5. MARCOS REFERENCIALES ............................................................................ 22 5.1 MARCO TEORICO .......................................................................................... 22 5.1.1 Auditoría ........................................................................................................ 22
5.1.2 Revisoría Fiscal .......................................................................................... 24
5.1.3 Control Interno .............................................................................................. 26 5.1.4 Control Interno - Modelo COSO .................................................................... 29 5.1.5 Modelo Estándar de Control Interno - MECI ................................................. 31
5.1.6 Control Interno Contable - CIC ...................................................................... 34 5.2 MARCO GEOGRÁFICO .................................................................................. 36 5.3 MARCO CONTABLE ....................................................................................... 37
5.3.1 Sistema de Información Contable - SIC ........................................................ 37 5.3.2 Decreto 2649 de 1993................................................................................... 37 5.3.3 Régimen de Contabilidad Pública ................................................................. 38
5.3.4 Modelo General de Contabilidad para Empresas Prestadoras de Servicios Públicos ESP ......................................................................................................... 40 5.4 MARCO LEGAL ............................................................................................... 42
5.4.1 Constitución Política ..................................................................................... 42 5.4.2 Leyes ............................................................................................................ 42 5.4.3 Decretos ........................................................................................................ 44
5.4.4 Directivas Presidenciales .............................................................................. 46 5.4.5 Circulares ...................................................................................................... 46 5.4.6 Resoluciones ................................................................................................ 46
7
5.5 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................. 48 5.6 MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................... 51 5.6.1 Descripción de la Empresa De Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A. .... 51
5.6.2 Aspectos Administrativos .............................................................................. 53
6. METODOLOGÍA ................................................................................................ 55 6.1 TIPO DE ESTUDIO .......................................................................................... 55 6.1.1 Descriptivo .................................................................................................... 55
6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 55 6.2.1 Método Deductivo ......................................................................................... 55 6.3 FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ................ 55
6.3.1 Fuentes Primarias ......................................................................................... 56 6.3.2 Fuentes Secundarias .................................................................................... 56 6.3.3 Técnicas ........................................................................................................ 56
7. ANÁLISIS GENERAL ........................................................................................ 58 7.1 ANÁLISIS MICRO .......................................................................................... 58 7.1.1 Diagnostico Interno ................................................................................... 58 7.1.2 Análisis del Sector ....................................................................................... 61 7.1.3 Matriz de Evaluación de los Factores Internos (EFI) .................................... 64
7.2 ANÁLISIS MACRO ........................................................................................ 66
7.2.1 Entorno Económico ................................................................................... 66 7.2.2 Entorno Social y Cultural ............................................................................. 68 7.2.3 Entorno Ambiental ....................................................................................... 69
7.2.4 Entorno Legal ............................................................................................... 74 7.2.5 Matriz de Evaluación de los Factores Externos (EFE) .................................. 77 7.3 MATRIZ DE DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FUERZAS Y AMENAZAS
DOFA .................................................................................................................... 79
8. ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMRESA DE SERVICIOS VARIOS LA
VICTORIA ESP SA ................................................................................................ 81
8.1 DIAGNOSTICO CONTROL INTERNO .......................................................... 83 8.2 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO ..... 87 8.2.1 Ambiente de Control ................................................................................ 87 8.2.2 Direccionamiento Estratégico ..................................................................... 166 8.2.3 Administración del Riesgo .......................................................................... 215
8.3 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ..... 228
8.3.1 Actividades de Control ............................................................................... 228 8.3.2 Información ................................................................................................ 254 8.3.3 Comunicación Pública ................................................................................ 265
8
8.4 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL
............................................................................................................................. 270
8.4.1 Autoevaluación .......................................................................................... 270 8.4.2 Evaluación independiente ......................................................................... 278 8.4.3 Planes de Mejoramiento ............................................................................ 285
8.5 NORMOGRAMA ........................................................................................... 295
9. CONCLUSIONES ............................................................................................ 301
10. RECOMENDACIONES .................................................................................. 303
11. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 305
12. ANEXOS ........................................................................................................ 308
9
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Estructura del Control Interno ................................................................ 31 Figura 2. Estructura del MECI ................................................................................ 33 Figura 3. Mapa Ubicación del Municipio La Victoria en el Dpto del Valle ............. 36
Figura 4. Logo tipo de la Compañía ...................................................................... 52 Figura 5. Distribución Planta Administrativa ESV ................................................. 59 Figura 6. Organigrama Actual ESV La Victoria ..................................................... 60
Figura 7. Estructura Subsistema de Control Estratégico ...................................... 87 Figura 8. Fuentes de presiones ambientales: oportunidades y amenazas .......... 184
Figura 9. Ubicación del relleno sanitario ............................................................. 193
Figura 10. Mapa de procesos ESV La Victoria ESP SA ..................................... 205 Figura 11. Organigrama Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA ....... 209 Figura 12. Estructura Subsistema de Control de Gestión ................................... 228
Figura 13. Estructura Subsistema de Control de Evaluación ............................... 270
10
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Similitudes Estructura Modelo de Control Interno COSO – MECI ........ 34 Cuadro 2. Usuarios ESV ....................................................................................... 62 Cuadro 3. Perfil Acreedores ESV ........................................................................... 63
Cuadro 4. Matriz EFI ............................................................................................. 65 Cuadro 5. Estratificación Socioeconómica de La Victoria ..................................... 69 Cuadro 6. Normatividad Servicios de Aseo .......................................................... 74
Cuadro 7. Matriz EFE ........................................................................................... 78 Cuadro 8. Matriz DOFA ........................................................................................ 80 Cuadro 9. Interpretación de los Resultados ........................................................... 82
Cuadro 10. Resultado Del Diagnostico del MECI Para El Área contable ............... 83 Cuadro 11. Resumen del Diagnostico, Evaluación y Seguimiento a la Estructuración del MECI para el área contable ..................................................... 84 Cuadro 12. Entorno legal del área contable de la ESV La Victoria ESP SA ....... 170
Cuadro 13. Catalogo de Cuentas PUC – Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios ............................................................................................................................... 175
Cuadro 14. Grupos de Cuentas PUC Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios ........................................................................................................ 175
Cuadro 15. Principios Fundamentales Código de Ética de la Ley 43 de 1990, Capítulo IV .......................................................................................................... 178 Cuadro 16. Principios Fundamentales Código de Ética de la IFAC ..................... 178
Cuadro 17. Principios de Contabilidad Pública ................................................... 179
Cuadro 18. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Decreto 2649 de
1993 ..................................................................................................................... 180
Cuadro 19. Principios de contabilidad del plan de contabilidad para empresas de servicios públicos domiciliarios ........................................................................... 180 Cuadro 20. Instituciones de Educación Superior en Colombia ........................... 182
Cuadro 21. Incentivos a la inversión ambiental. ............................................................. 186
Cuadro 22. Contabilidad Ambiental .................................................................... 192
Cuadro 23. Sistema de disposición final años 2010 y 2011 ................................. 195 Cuadro 24. Índice de Inflación Colombia ............................................................ 196
Cuadro 25. Matriz DOFA para el área contable .................................................. 202
Cuadro 26. Plan estratégico Área Contable de la ESV La Victoria ESP SA ....... 203 Cuadro 27. Descripción de indicadores .............................................................. 204
Cuadro 28. Análisis Interno de riesgos . ........................................................................... 216
Cuadro 29. Análisis externo de riesgos .............................................................. 217
Cuadro 30. Identificación de riesgos contables ................................................... 218 Cuadro 31. Identificación de riesgos de análisis financiero ................................ 219
Cuadro 32. Valoración del Riesgo – Proceso contable ....................................... 223
11
Cuadro 33. Valoración del Riesgo – Proceso de análisis financiero. ................... 224
Cuadro 34. Procedimientos Proceso Contable ............................................................... 230
Cuadro 35. Procedimientos análisis financiero ................................................... 232
Cuadro 36. Simbología del Flujograma ............................................................... 233 Cuadro 37. Diagrama de Flujo. Proceso Contable .............................................. 235
Cuadro 38. Diagrama de Flujo. Análisis Financiero ............................................ 236
Cuadro 39. Diseño de controles – Proceso Contable ......................................... 237
Cuadro 40. Diseño de Controles – Proceso Análisis Financiero. ......................... 239
Cuadro 41. Indicadores para evaluar la ocurrencia del riesgo – PC .................... 242
Cuadro 42. Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – PC ...... 243
Cuadro 43. Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo – PAF ............... 246
Cuadro 44. Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – PAF .... 248
Cuadro 45. Manual de Operación – Área Contable ............................................ 251
Cuadro 46. Políticas de la Información Primaria .................................................. 254
Cuadro 47. Relación de Información Primaria .................................................... 255
Cuadro 48. Políticas de la Información Secundaria ............................................. 259
Cuadro 49. Relación de Información Secundaria ................................................ 260
Cuadro 50. Sistemas de información ESV La Victoria ESP SA ........................... 264
Cuadro 51. Descripción Sistema de Información Contable SINAP ...................... 265
Cuadro 52. Plan de Comunicación Organizacional ............................................. 267
Cuadro 53. Plan de Comunicación Informativa .................................................... 268
Cuadro 54. Medios de Comunicación ................................................................. 268
Cuadro 55. Encuesta de Autoevaluación del Control .......................................... 271
Cuadro 56. Formato Medición de Cumplimiento de Metas de Gestión ............... 277
Cuadro 57. Mecanismos de evaluación de cumplimiento de controles – PC ....... 278
Cuadro 58. Mecanismos de evaluación de cumplimiento de controles – AF ....... 280
Cuadro 59. Formato – Informe de Evaluaciones Eventuales Independiente CI .. 281
Cuadro 60. Actividades a desarrollar para la elaboración del plan de auditoría
interna .................................................................................................................. 282
Cuadro 61. Formato plan anual de auditoría interna ........................................... 283
Cuadro 62. Descripción Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas ........... 283
Cuadro 63. Formato Programa de Auditorias ..................................................... 284
Cuadro 64. Formato Plan de Mejoramiento Funcional PC ................................... 287
Cuadro 65. Formato Plan de Mejoramiento Funcional – AF ................................ 289
Cuadro 66. Descripción actividades de seguimiento al Plan de Mejoramiento
Funcional ............................................................................................................. 291
Cuadro 67. Formato seguimiento al plan de mejoramiento funcional ................. 292
Cuadro 68. Plan de mejoramiento individual ...................................................... 293
Cuadro 69. Normograma ..................................................................................... 296
12
Cuadro 70. Tabulación Cuestionario para el Diagnostico .................................... 319
Cuadro 71. Prueba piloto de indicadores para evaluar el riesgo .......................... 353
Cuadro 72. Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles .................. 356
13
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Entrevista de Reconocimiento de la ESV La Victoria ESP SA ............ 306 Anexo B. Constancia de Reunión 1. ................................................................................... 312
Anexo C. Constancia Reunión 2 .......................................................................... 313
Anexo D. Acta de Compromiso ............................................................................................ 314
Anexo E. Acta de Inicio de Proyecto .................................................................................. 316
Anexo F. Formulario Para el Diagnóstico ......................................................................... 316
Anexo G. Procedimiento para la tabulación del Cuestionario del Diagnostico .... 343
Anexo H. Constancia de Reunión 3 ..................................................................... 364 Anexo I. Constancia de Reunión 4. ...................................................................... 365
Anexo J. Cuestionario de Evaluación Interna del Área Contable. ........................ 366
Anexo K. Constancia de Reunión 5 ..................................................................... 372 Anexo L. Constancia de Reunión 6. .................................................................................. 373
Anexo M. Constancia de Reunión 7 .................................................................... 374
Anexo N. Constancia de Reunión 8 .................................................................... 375
Anexo O. Prueba Piloto de indicadores para el proceso contable ....................... 377
Anexo P. Informe Final de la práctica .................................................................. 386
14
INTRODUCCIÓN
El control interno contribuye en gran medida a la realización exitosa de los
objetivos de una organización, además permite tener seguridad acerca de la
veracidad de la información plasmada en los estados financieros y por ende de las
decisiones que se toman con base en ellos. De manera un poco más amplia, se
puede decir que el Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros
que ayudan a las entidades públicas a alcanzar sus metas estratégicas.
El gobierno colombiano buscando fortalecer el sistema de control interno en las
entidades públicas expidió en el año 2005 el decreto 1599, mediante el cual se
adopta el Modelo Estándar De Control Interno MECI 1000:2005, posteriormente se
expidió en el año 2008 la Resolución 357 por medio del cual se adopta el
procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de
evaluación a la Contaduría General de la Nación. Dentro de este contexto se
trabajará cada uno de los subsistemas de control, que componen la estructura del
MECI, y que a su vez son la base del Control Interno Contable.
Con esta investigación se pretendía diseñar la estructura del control interno
contable más adecuada para la Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P
S.A, con el fin de orientar a los directivos y miembros de la organización
involucrados en el proceso contable, en el direccionamiento estratégico y
autocontrol de sus actividades, con el propósito de garantizar el cumplimiento de
las características y cualidades que debe tener la información contable, además
se pretende crear en la organización una cultura de compromiso para el logro de
los objetivos contables.
Este trabajo se llevó a cabo por medio del diagnostico del proceso contable, con el
fin de determinar cuáles actividades y procesos que se realizan durante el ciclo
contable, ponen en riesgo la calidad de la información; posteriormente por medio
de la deducción y teniendo en cuenta las normas generales, se llegará a las
situaciones particulares acerca del estado actual del control interno contable para
cumplir así con los objetivos propuestos.
15
1. ANTECEDENTES
La profundización en el contexto del Modelo de Control Interno, conduce a indagar
antecedentes de trabajos realizados sobre el tema en La Universidad Del Valle
Sede Zarzal principalmente, encontrando los siguientes:
Titulo: Diseño de la Estructura del Sistema de Control Interno de la
Universidad del Valle Sede Zarzal.
Autores: Juliana Caicedo Robellón y Martha Isabel Mazo Triviño
Año: 2003
Descripción: A raíz de la carencia de una herramienta de control interno
que permitiera el desarrollo de una eficiente gestión operativa y
administrativa en La Universidad del Valle Sede zarzal, se llevo a cabo este
trabajo de grado, el cual pretendía diseñar la estructura del Sistema de
Control Interno para dicha entidad.
Titulo: Diseño de La Estructura del Sistema de Control Interno del Municipio
de La Victoria.
Autores: Paola Andrea Bejarano Zapata
Año: 2004
Descripción: Este trabajo de grado se realizó con el propósito de subsanar
la carencia de un Sistema de Control Interno en la administración municipal
de la Victoria y las falencias que se desprenden de dicha insuficiencia,
partiendo de los elementos necesarios para la estructura de dicho Sistema
de Control.
Titulo: Documentación Del Sistema De Control Interno MECI En El Consejo
Municipal De La Unión Valle Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005
(Practica Empresarial).
Autores: Cesar Arturo Castillo Naranjo
Año: 2011
Descripción: El propósito general de esta práctica empresarial era
documentar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la
Calidad a través de la norma GP 1000:2009, para lo cual llevó a cabo varias
etapas que comprenden: El conocimiento general de la norma, la
elaboración de los documentos necesarios para dar cumplimiento a cada
numeral de la norma, y la socialización a los lideres encargados de cada
proceso.
16
Titulo: Diseño y Socialización Del Sistema de Control Interno en el área
Contable y Financiera del Municipio de Zarzal Valle en el año 2010.
Autores: Claudia Patricia Carvajal Estrada y Diana Patricia Erazo Santos
Año: 2010
Descripción: Esta investigación tuvo como base normativa la estructura
general del MECI 1000:2005, teniendo en cuenta unos puntos básicos
como: La elaboración del manual de organización y procedimientos que
permitieran garantizar la utilización y veracidad de la información contable y
financiera, la administración y control de los riesgos de índole contable de la
entidad y la socialización del diseño del Sistema de Control Interno
Contable.
Titulo: Direccionamiento Estratégico de la Empresa de Aseo La Victoria S.A
E.S.P del municipio de La Victoria (Valle del Cauca) Asesoría y Consultoría
Autores: Julián Andrés Cifuentes Agudelo y Mario Iván Urdinola Muñoz
Año: 2011
Sede: Zarzal
Descripción: Este proyecto consiste en identificar cada una de las variables
internas y externas que influyen en el desarrollo del objeto social de la
entidad, mostrando la falta de un adecuado proceso administrativo.
Con lo anterior se evidencia que los estudios realizados sobre el Control Interno
Contable para las entidades públicas de la región son pocos en la Universidad del
Valle Sede Zarzal, generando esto la necesidad de realizar estudios a través de
los cuales se revele la importancia de establecer mecanismos de control en una
de las áreas más determinantes para la identificación de la situación económica y
financiera de cualquier organización.
17
2. PROBLEMA DE INVESTIGACION
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El servicio de Aseo en la Victoria Valle es prestado por La Empresa de Servicios
Varios La Victoria E.S.P S.A, la cual es una empresa de economía mixta, puesto
que tiene participación de la administración municipal y de accionistas particulares.
El objeto de la empresa es la prestación integral de los servicios de Aseo urbano y
rural, tales como el barrido, recolección, transporte y disposición final de los
residuos sólidos. La función principal de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria es minimizar y mitigar el impacto en la salud y en el medio ambiente
ocasionado por la gran cantidad de basura producida por la sociedad.
De acuerdo con un análisis previo mediante una entrevista informal realizada en el
mes de Agosto del 2012, con la representante legal de la entidad Claudia Ximena
Otálvora, se evidencian algunas debilidades en el control interno del área
contable, tales como:
Incumplimiento en la implementación del Decreto 1599 del 2005 MECI:
Hasta el momento la entidad no ha implementado el MECI, en las fechas
estipuladas para tal fin, por lo cual las actividades de control no son las más
eficientes.
Ausencia de auditor tanto externo como interno, que certifique la
información contenida en los diferentes informes y estados financieros que
deben ser enviados a los entes de vigilancia y control: En la organización
no se evidencia el trabajo de un tercero para el dictamen de los estados
financieros ejecutado de manera periódica y que permita medir la veracidad
de la información contenida en dichos informes.
No se tienen diseñadas políticas y procedimientos de control interno
relacionadas con el área contable.
No se establecen objetivos claros con respecto al área contable.
La empresa no utiliza indicadores de gestión que permitan medir el
desempeño del área contable de la organización.
18
Es necesario reconocer que el área contable es una de las dependencias que más
incidencia tiene sobre la adecuada toma de decisiones, puesto que permite a las
entidades públicas controlar sus transacciones, conocer el resultado de sus
operaciones y estar al tanto de su posición frente al mercado, lo cual se puede
lograr con un adecuado manejo del control interno; por consiguiente cabe
mencionar que en la actualidad no se puede garantizar la total confiabilidad en la
revelación de la información financiera de La Empresa de Servicios Varios La
Victoria E.S.P S.A, por no emplear los mecanismos necesarios para un correcto
manejo y control de sus operaciones e información contable, lo cual hace que no
se tenga mayor credibilidad en la operación y funcionalidad de la Empresa,
generando esto muy posiblemente la disminución de recursos por parte del
Municipio quien es su mayor accionista.
Esta organización, por ser una entidad de carácter público, además de tener la
obligación de implementar un sistema de control interno, debe aprovechar la
existencia de esta herramienta en su organización para el fortalecimiento de su
sistema de información contable, y de esta manera se garantice la veracidad de la
información presentada a los usuarios internos y externos de la misma, como
también evitar ser sancionado por el incumplimiento de una regulación nacional.
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Con la finalidad de dar solución apropiada a la problemática presentada se planteó
el siguiente cuestionamiento:
¿CÓMO DEBE ESTAR ESTRUCTURADO EL MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DE LA EMPRESA DE
SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA E.S.P S.A PARA EL AÑO 2013?
2.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA
¿Cuál es el estado actual de control interno en el área Contable de la
Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A para el año 2013?
19
¿Cuál debe ser la estructura del Subsistema de Control Estratégico para el
área contable de La Empresa De Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A
para el año 2013?
¿Cuál debe ser la estructura del Subsistema de Control de Gestión para el
área contable de La Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A
para el año 2013?
¿Cuál debe ser la estructura del Subsistema de Evaluación de Control para
el área contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A
para el año 2013?
20
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Estructurar el Modelo Estándar de Control Interno Para El Área Contable de LA
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA E.S.P S.A para el año 2013.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar el estado actual del control interno en el área contable de la
Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P para el año 2013.
Estructurar el Subsistema de Control Estratégico para el área contable de
La Empresa De Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A para el año 2013, de
acuerdo con el Decreto 1599 de 2005.
Estructurar el Subsistema de Control de Gestión para el área contable de
La Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A para el año 2013, de
acuerdo con el Decreto 1599 de 2005.
Estructurar el Subsistema de Evaluación de Control para el área contable
de la Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A para el año 2013,
de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005.
21
4. JUSTIFICACIÓN
La presente practica busca ampliar y complementar los conocimientos adquiridos
en el trascurso de la carrera profesional acerca de control interno, para así realizar
un diagnóstico de la situación actual de La Empresa De Servicios Varios La
Victoria E.S.P S.A con el fin de identificar las situaciones que ponen en riesgo el
logro de los objetivos y metas propuestos en los planes, programas y proyectos, y
reconocer los ambientes y subsistemas de control del área contable, lo cual
permitirá aplicar los requerimientos necesarios en la estructuración del Sistema de
Control Interno Contable basado en el Decreto 1599 de 2005, obligatorio para las
entidades públicas.
Se realizará un análisis exhaustivo del sistema de información contable y de esta
manera se establecerá las directrices y procedimientos necesarios para diseñar un
modelo de control interno para el área contable de la Empresa De Servicios Varios
La Victoria E.S.P S.A, fijando como base el marco conceptual y los requerimientos
del MECI 1000:2005, buscando así construir una herramienta gerencial que
permitirá controlar la gestión y administración de los recursos en una de las áreas
funcionales más importantes de la organización.
Se pretende proporcionar a la Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A
el acompañamiento y asesoría en la estructuración del Modelo de Estándar de
Control Interno Para el Área Contable, además se facultará a la empresa para dar
cumplimiento a las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad
de la información contable, lo cual facilitará alcanzar los objetivos de gestión
pública, control público, y divulgación, como lo ha dispuesto La Contaduría
General de La Nación, permitiendo ofrecer un mejor servicio a la comunidad
Victoriana y garantizando la calidad en el logro de sus funciones.
Como estudiantes obtendremos conocimientos técnicos, teóricos y prácticos a
cerca de las instituciones públicas y del manejo del control interno contable en una
organización. Este trabajo servirá como guía y fuente de información
principalmente a las entidades públicas de la región interesadas en mejorar su
sistema y mecanismos de control; en general facilitará la comprensión de la
estructura y elementos del control interno a las personas e instituciones
interesadas en adquirir conocimiento acerca del tema.
22
5. MARCOS REFERENCIALES
5.1 MARCO TEÓRICO
Para desarrollar de manera eficaz un trabajo de investigación es necesario
conocer los referentes teóricos que sustentan el tema central de la misma; por lo
tanto se describen aspectos más significativos del Control Interno en todas sus
dimensiones, pasando por las disciplinas que se encargan de evaluar su
efectividad, hasta llegar a las nociones sobre el MECI y el MCICO los cuales
constituyen las bases conceptuales y metodológicas para el desarrollo de la
investigación.
5.1.1 Auditoría. Dentro de la literatura se puede encontrar distintos conceptos
de Auditoría, sin embargo las variaciones entre uno y otro están dadas ya sea por
el tipo de auditoría o el enfoque de cada una de ellas.
“La palabra auditoria viene del inglés audit, que significa verificar, inspeccionar. El
término inglés audit encuentra su origen a su vez, al igual que la palabra española
audiencia, en las voces latinas audire, auditio (acto de oír o audición de una
lectura pública o de una declamación) o auditus (Oído, facultad de oír)”1
De acuerdo al concepto anterior, podría decirse que la Auditoria, constituye un
proceso sistemático, por medio del cual se busca obtener y evaluar de manera
objetiva las evidencias relacionadas con las actividades de un ente económico.
La auditoria suele presentarse desde dos enfoques o puntos de vista: Auditoría
Interna y Auditoría Externa.
5.1.1.1 Auditoría Interna. “La auditoría Interna es el examen crítico,
sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,
realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias
para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no
1 PEÑA BERMUDEZ, Jesús María. Control, Auditoria, y Revisoría Fiscal, Incluye Contraloría y Ética
Profesional. 3 ed. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones, 2000. 43 p.
23
tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe
Publica.”2
El principal objetivo de la auditoría interna, es la evaluación de la efectividad de los
controles internos de la organización.
A diferencia de la auditoría externa, en una auditoría interna no son posibles la
imparcialidad e independencia absolutas, puesto que no puede divorciarse
completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una
actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de
los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público, por lo
tanto es necesario que el auditor interno en ningún modo posible se involucre o
comprometa con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función
es evaluar y opinar sobre los mismos, en concordancia la auditoría interna solo
interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues
como se ha mencionado es una función asesora.
5.1.1.2 Auditoría Externa. La auditoría Externa, es un proceso mediante el
cual se evalúa y analiza la veracidad y calidad de la información consignada en los
estados financieros.
“Conocida también como independiente, centra tradicionalmente su labor hacia los
estados financieros con el fin de emitir un veredicto o dictamen sobre su
razonabilidad, aportando credibilidad por el análisis que de estos hace un
profesional ajeno a la empresa que los prepara, los cuales una vez estudiados y
evaluados son dictaminados.”3
La auditoría externa evalúa cualquiera de los sistemas de información de una
empresa, emitiendo una opinión o dictamen sobre los hallazgos de su examen. La
auditoría externa busca la credibilidad de la información ante los usuarios
externos, ya que la persona que realiza dicha labor es independiente de la
organización, motivo por el cual se considera que tiene independencia mental,
laboral y emocional con la empresa.
2JIMENEZ, Yolanda. Auditoria [En Línea]. [Citado en 17 de Mayo de 2012]. Disponible en
<http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml> 3 PEÑA BERMUDEZ, Jesús María. Control, Auditoría y Revisoría Fiscal, Incluye Contraloría y Ética
Profesional. 3 ed. Bogotá: Ecoe Ediciones, 2000. 46 p.
24
Una auditoría externa debe ser realizada por una persona o firma independiente,
de capacidad profesional, reconocidas y acreditadas para tal labor. Esta persona o
firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta
a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión
ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que
pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los
estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo
de investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por
una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos
contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad
mental imparcial y razonable.
5.1.2 Revisoría Fiscal. La primera ley que habló del Revisor Fiscal en Colombia
fue la ley 58 de 1931, estableciendo las incompatibilidades con el cargo y sus
responsabilidades.
La revisoría fiscal es considerada uno de los órganos más importantes en la
estructura organizacional de las empresas que por ley están obligadas a
contemplar esta figura. La revisoría fiscal es la representación de los intereses de
los socios o accionistas ante la administración o la gerencia de los negocios, pero
además representa al Estado en la realización de las actuaciones en concordancia
con las normas contables y fiscales establecidas.
A pesar de que en varias normas y leyes colombianas se hace mención a la figura
de la revisoría fiscal, solamente la dotan de cualidades y funciones, sin embargo,
el único organismo que la define conceptualmente es el Consejo Técnico de la
Contaduría Pública, quien es el máximo órgano de la profesión Contable en
Colombia.
La ley 43 de 1993, establece las entidades obligadas a tener Revisor Fiscal de la
siguiente manera:
“Será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de
cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de Diciembre del año
inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios
mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior, sean o
excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos”.4
4 COLOMBIA. Congreso de Colombia. Ley 43. (Diciembre 13 de 1990). Por la cual se adiciona la
Ley 145 de 1960, Reglamentaria de la Profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1993. Art 13.
25
En este sentido cabe resaltar que otras normas anteriores y posteriores han
incorporado otras sociedades y características de estas obligadas a tener la figura
del revisor fiscal.
Debido a la complejidad y responsabilidad del ejercicio de la Revisoría Fiscal, es
obligatorio que sea ejercido por un Contador Público que cumpla las condiciones
descritas en los artículos 205 y 215 del Código de Comercio y el artículo 51 de la
ley 43 de 1990.
El propósito de la creación de la Revisoría Fiscal, establecido por el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública textualmente fue: “Para que unos profesionales
idóneos, de aquilatada honradez, integridad y responsabilidad, investidos de la
representación permanente de los inversionistas, la comunidad y el gobierno, les
informaran regularmente como había sido manejada la entidad, como han
funcionado los controles, si los administradores cumplen con sus deberes legales
y estatutarios, y si los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera
de la entidad y sus resultados.”
Es necesario distinguir entre la Revisoría Fiscal y el Revisor Fiscal: la primera es
la institución, el órgano de control, el segundo es la cabeza de la institución u
órgano, la primera es permanente, el segundo es temporal.
El Código de Comercio en su artículo 207 establece claramente los objetivos de la
revisoría fiscal, los cuales pueden sintetizarse así:
Examen del producto del sistema de información financiera de la sociedad
con el fin de emitir una opinión profesional independiente sobre su
razonabilidad,
Evaluación y supervisión permanente del sistema de Control Interno
Evaluación de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento del objeto social
Evaluación sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable al ente en
todas las operaciones que este realice.
Teniendo en cuenta los conceptos mencionados anteriormente y las
responsabilidades y funciones establecidos por las leyes para el Revisor Fiscal,
cabe resaltar que la Revisoría Fiscal es una herramienta de los socios y del
Estado para procurar por el cumplimiento de los objetivos institucionales y
económicos, pero también por la observancia de las normas contable y la
confiabilidad de la información financiera presentada por la organización.
26
5.1.3 Control Interno. Para entrar a definir el control interno, es necesario
hablar en primer lugar del control, como proceso de evaluación, mediante
indicadores cualitativos y cuantitativos, lo cual es una comparación entre lo
planeado y lo ejecutado, de tal manera que permita orientar la gestión pública o
privada para alcanzar los objetivos previamente definidos.
Control interno son todas aquellas actividades y mecanismos implementados por
una organización para procurar que la información financiera sea confiable y
fidedigna, esto en cuanto a nivel contable, pero a nivel administrativo va mucho
más allá, involucrando a todos los participes de la organización, para que sus
operaciones sean eficaces, eficientes y efectivas, para que la calidad de los
productos sea integra y en general para encaminar las estrategias de la compañía
al cumplimiento de los objetivos planteados con antelación.
El control interno para las entidades públicas, según la ley 87 de 1993, es “un
sistema integrado por el esquema de la organización y el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen conforme a las normas constitucionales
legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos”.
Samuel Alberto Mantilla Blanco y Sandra Yolima Cante S. en su libro Auditoria del
Control Interno, con respecto del control interno sobre el proceso de presentación
de reportes financieros dicen lo siguiente: “…Incluyen las políticas y
procedimientos que:
1. Corresponden con el mantenimiento de registros que en un detalle
razonable reflejan exacta y razonablemente las transacciones y
disposiciones de los activos de quien está registrado.
2. Proveen seguridad razonable de que las transacciones están registradas en
cuanto es necesario para permitir la preparación de estados financieros de
acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, y que los
ingresos y los desembolsos de quien está registrado se realizan solamente
de acuerdo con autorización de la administración y de los directores de
quien está registrado; y
3. Proveen seguridad razonable respecto de la prevención o detección
oportuna de la adquisición, el uso o la disposición, no autorizados, de los
27
activos de quien está registrado, que pudieran tener un efecto material en
los estados financieros.”5
La implementación del control interno implica que cada unos de sus componentes
estén aplicados a cada categoría (Área) de la empresa, convirtiéndose en un
proceso integrador y dinámico, tanto así, que en la actualidad ya se habla de
Control Interno Integrado como función y herramienta de la empresa, ayudando a
las entidades públicas y privadas a obtener logros significativos en su desempeño,
por medio de la eficacia, eficiencia y economía de sus procesos, los cuales
constituyen los indicadores indispensables para en análisis y la toma de
decisiones.
5.1.3.1 Clasificación Del Control Interno. Muchos autores coinciden en
clasificar en dos categorías el control interno: Control Interno Contable y Control
Interno Administrativo:
Control Interno Administrativo. El control interno administrativo son todas las
actividades de control, que involucran la totalidad de los planes, programas y
proyectos de la organización. Este tipo de control interno, tiende principalmente a
medir la eficiencia y eficacia con que se alcanzan los objetivos y metas de la
organización, por medio del monitoreo de las operaciones y procedimientos que se
llevan a cabo dentro de una organización, por lo tanto este tipo de control tiene
únicamente una relación indirecta con el registro de las transacciones financieras.
Esta clase de control puede emplear herramientas como análisis estadísticos de
los resultados, comparación de indicadores o benchmarking, estudio de tiempos y
movimientos, reporte y documentación de procesos, control de calidad,
entrenamiento de personal y todos los demás que cada compañía considere
necesarios de acuerdo con sus necesidades.
Control Interno Contable. El control interno contable, se enfoca más
específicamente a los métodos, procedimientos y actividades tendientes a la
salvaguarda de los recursos de la empresa y la confiabilidad de la información
consignada en los registros y por ende en los estados financieros. Las actividades
5 MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto y CANTE S., Sandra Yolima. Auditoría del Control Interno. 1
ed. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones, 2005. 70 p.
28
de control interno contable deben estar relacionadas con las políticas, sistemas,
manuales y procedimientos contemplados en la organización. Dentro de estas
actividades se pueden mencionar: Aprobación, autorización, verificación,
conciliación, inspección, segregación de funciones, supervisión y capacitación
adecuada del personal involucrado en las actividades contables.
5.1.3.2 Principios Del Control Interno Contable. En las entidades públicas
se habla mucho acerca del control, ya que por su función pública con fines
sociales por medio de los recursos del estado, es necesario que se ejerza un
mayor control por parte de los organismos encargados de dicha tarea y que se
empleen herramientas que permitan cumplir este objetivo, por lo tanto se han
definido unos principios que debe cumplir el control interno contable:
Igualdad: La igualdad de las personas es principio constitucional, por lo
tanto el control interno debe procurar porque las actividades sean
orientadas al interés general, sin hacer distinciones o privilegiar ciertos
grupos.
Moralidad: Las entidades públicas y los procesos que se realicen dentro de
la misma deben conservar unas claras normas éticas y morales, que
garanticen la transparencia de la administración.
Eficiencia: Este principio se refiere al mejor aprovechamiento posible de
los recursos disponibles por parte del estado en el modelo de control
interno.
Economía: El principio de economía buscar orientar a las entidades
públicas hacia políticas de control interno tendientes a la mesura en el
gasto, esperando un equilibrio ideal en la institución.
Celeridad: El control interno debe procurar por impedir que se realicen
acciones lentas e innecesarias que entorpezcan los procesos y dificulten el
alcance de los resultados óptimos.
Imparcialidad: Las entidades públicas deben actuar con objetividad en las
diferentes actividades que realice, evitando los criterios de discriminación o
desigualdad de oportunidades frente al estado.
29
Publicidad: Las entidades públicas están en la obligación de dar a conocer
a la comunidad los resultados obtenidos, para que se evalúe la calidad de
la gestión pública.
Valoración de los Costos Ambientales: Es obligación del estado y de sus
entidades proteger el medio ambiente y los recursos naturales,
garantizando que los ciudadanos puedan disfrutar de un ambiente sano.
5.1.3.3 Escuelas De Control Organizacional
Escuela Latina. “La escuela latina de control organizacional tiene origen en la
corriente intervencionista del Estado en el desarrollo de la Economía. La
Concepción del control latino se fundamenta en el derecho de un marco
regulatorio y legalista. La cobertura del control latino tiene carácter integral y
permanente en el tiempo, es decir que el control está presente en el momento del
hecho económico y después de sucedido este y tiene una gran similitud con la
Revisoría Fiscal.”6
Escuela Anglosajona. La escuela anglosajona de control viene de la corriente
liberadora de la Economía en donde el Estado tiene moderada intervención. Al
contrario de la escuela latina, la concepción anglosajona tiene su origen en el
interés privado.
5.1.4 Control Interno – Modelo Coso. En 1992, COSO (Committe Of
Sponsoring Organizations Of The Threadway Commission), publicó su Internal
Control – Integrated Framework. En este informe conocido comúnmente como
Informe COSO se definió control interno como: “Un proceso efectuado por la junta
de directores, la administración y otro personal de la entidad, diseñado para
proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos”.7 En este
contexto COSO define el control interno, como un proceso en el cual se ven
6ARBELAEZ CAMPILLO, Diego Felipe. Enseñanza de la Auditoria una Aproximación al Estado del
Arte [En Línea]. [Citado en 17 de Mayo de 2012]. Disponible en
<http://es.scribd.com/doc/38802657/ENSENANZA-DE-LA-AUDITORIA-UNA-APROXIMACION-AL-
ESTADO-DEL-ARTE> 7 MANTILLA B., Samuel Alberto. Control Interno - Informe COSO: Contiene Informe COSO Sobre
Administración De Riesgos Del Emprendimiento. 4 ed. Bogotá D.C.: 2005. 15 p.
30
relacionadas e integradas todas las personas que hacen parte de una
organización, es decir, el control interno, involucra cada una de las áreas, tanto
funcionales como operativas de un ente, con el propósito de garantizar la
confiabilidad de los procesos y la salvaguarda de los recursos propios; además
por medio del control interno, las compañías aseguran el cumplimiento de las
normas y políticas, tanto gubernamentales como organizacionales.
“El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que
penetran las actividades de una entidad. Tales acciones son penetrantes, y son
inherentes a la manera como la administración dirige los negocios.”8
5.1.4.1 Objetivos Del Control Interno Según El Informe COSO
Efectividad y eficiencia de las operaciones: Este primer objetivo se orienta a
los objetivos básicos de negocios de una Entidad, incluyendo los objetivos
de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.
Confiabilidad de la información financiera: Esta segunda categoría de
objetivos se relaciona con la preparación de estados financieros confiables,
incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros
seleccionados derivados de tales estados.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: Este último objetivos
se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está
sujeta la entidad pública o privada.
Estos tres objetivos distintos pero interrelacionados entre sí, orientan necesidades
diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.
5.1.4.2 Estructura Control Interno Modelo COSO. El informe COSO plantea
una estructura de control de la siguiente forma:
8 Ibíd., p 15
31
Figura 1: Estructura del Control Interno
Fuente: http://www.auditool.org/index.php?option=com_content&view=article&id=290:el-informe-
coso-i-y-ii&catid=39:trip-deals&Itemid=56
Resumiendo la estructura anterior, las empresa deberán formular sus objetivos de
forma que se procure la realización de las operaciones y actividades de forma
eficaz y eficiente, además deben garantizar la confiabilidad y veracidad de la
información financiera, el cumplimiento de las normativas y leyes, pero por encima
de todo la salvaguarda de los recursos propios de la organización y por ende de
los propietarios, socios o accionistas; para cumplir con estos criterios las
organizaciones deberán implementar mecanismos de control que permitan
minimizar las situaciones que pongan en riesgo el logro de los objetivos y
supervisar periódicamente la calidad y eficacia de dichos mecanismos de control.
5.1.5 Modelo Estándar De Control Interno – MECI. El Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005, proporciona la
estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos
de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura
uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus
objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.
El MECI consiste en una adaptación que ha hecho el Estado Colombiano del
modelo de control COSO para su aplicación en los organismos y en las entidades
32
públicas colombianas, como medio para fortalecer sus sistemas de control interno.
A su vez, el MECI puede integrarse con otros estándares internacionales de
gestión que han sido probados con éxito en diversos tipos de organizaciones en el
mundo, siendo totalmente compatibles entre sí.
El MECI surge porque las metas que se propusieron en la Constitución del 91 aún
no se han logrado. Se esperaba que después de quince años las medidas de
control estuvieran garantizando la consecución de las metas, una mejor utilización
de los recursos del Estado y una reducción de los niveles de corrupción. Para
obtener los fines esenciales del Estado era necesario afinar el modelo de control.
El MECI es responsabilidad de la institución que está obligada adoptarlo; todos los
servidores de cada entidad son solidarios con el MECI, que es el que define la
forma como se debe desarrollar el modelo. Es importante precisar que el
establecimiento y desarrollo del Sistema de Control interno es responsabilidad de
la máxima autoridad de la entidad y de los jefes de cada dependencia, así como
de los demás funcionarios, es decir, que todos los empleados de la organización
deben desarrollarlo en forma integrada.
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento
de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para
lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus
respectivos componentes y elementos de control:
Subsistema de Control Estratégico: agrupa y correlaciona los parámetros
de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión,
misión, objetivos, principios, metas y políticas
Subsistema de Control de Gestión: reúne e interrelaciona los parámetros de
control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes,
programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y
medios de comunicación.
Subsistema de Control de Evaluación: agrupa los parámetros que
garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a
través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación.
5.1.5.1 Principios Del MECI. Los principios observables en el MECI son tres:
33
Autocontrol: Este principio se refiere a la capacidad que debe tener cada
funcionario o servidor público para controlar cada una de las actividades
que desarrolla en su trabajo, detectar desviaciones en los planes y efectuar
los correctivos a que haya lugar; todo esto con el fin de dar un adecuado
cumplimiento a los resultados que se esperan en el ejercicio de sus
funciones.
Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera
participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad,
que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno.
Autogestión: Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar
y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa
delegada por la constitución, la Ley y sus reglamentos.
5.1.5.2 Estructura Del MECI. El marco conceptual del Modelo, establecido
mediante el Decreto1599 de 2005, sienta las bases conceptuales y técnicas bajo
las cuales se estructura. El gráfico que a continuación se presenta permite
observar dicha estructura:
Figura 2: Estructura del MECI
Fuente: Manual Para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000:2005.
34
El MECI desarrolla a través de los tres subsistemas, nueve componentes y
veintinueve elementos que todos conocemos, los elementos interrelacionados del
modelo COSO indicados en el cubo, y le apunta al logro de los tres grandes
objetivos de control: La efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad
de la información financiera y operacional, y el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
En la siguiente tabla se puede apreciar la equivalencia del modelo COSO con el
MECI:
Cuadro 1: Similitudes Estructura Modelo de Control Interno COSO – MECI
No
Componente Modelo COSO
Subsistema MECI
Componentes MECI Elementos MECI
1 Ambiente de
Control Control
Estratégico
Ambiente de Control
Acuerdos, Compromisos y protocolos éticos; Desarrollo del talento humano; Estilo de dirección; Planes y Programas; Modelo de Operación por procesos; Estructura organizacional.
Direccionamiento Estratégico
2 Evaluación de
Riesgos Control
Estratégico Administración del
Riesgo
Contexto estratégico; identificación, análisis y evaluación de Riesgos; Políticas de Administración.
3 Actividades de
Control Control de
Gestión Actividades de
Control
Políticas de operación; Procedimientos; Controles; Indicadores; Manual de procedimientos.
4 Información y Comunicación
Control de Gestión
Información
Información primaria; Información secundaria; Sistemas de información, Comunicación organizacional; Comunicación informativa; Medios de comunicación.
Comunicación Pública
5 Monitoreo Control de Evaluación
Autoevaluación Autoevaluación de control; Autoevaluación de gestión; Evaluación independiente al sistema de control interno; Auditoría interna; Planes de mejoramiento (Institucional, por proceso, individual.
Evaluación Independiente
Planes de Mejoramiento
Fuente: http://www.cancer.gov.co/contenido/contenido.aspx?catID=-1&conID=760
5.1.6 Control Interno Contable – CIC. Se adopta mediante Resolución 357 del
23 de Julio de 2008, busca definir el procedimiento de control interno contable y de
reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con
35
el fin de implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control
que deben realizar los responsables de la información financiera, económica,
social y ambiental en las entidades contables públicas para que adelanten las
gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de
información con características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a
que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad pública9,
teniendo en cuenta que para la implementación del control interno contable debe
de evaluarse en el marco del Modelo estándar de Control Interno para el Estado
Colombiana MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005.
El control interno contable tiene como objetivos, “la generación de información
contable con característica de confiabilidad, comprensión y relevancia, establecer
compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad, promover la
cultura de autocontrol, garantizar que la información financiera, económica, social
y ambiental de la entidad se revele con sujeción al Reglamento de Contaduría
Pública, identificar el proceso contable dentro del flujo de procesos de la entidad,
administrar los riesgos de índole contable, definir e implementar los controles que
sean necesarios para que se lleve a cabo las diferentes actividades del proceso
contable publico de forma adecuada, garantizar la existencia y efectividad de
controles eficientes, eficaces y económicos, verificar las políticas de operación
para el desarrollo de la función contable, garantizar el diseño y difusión de la
información contable , establecer los medio necesarios que permitan una efectiva
comunicación interna y externa, además de procurar por el cumplimiento de las
normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información
contable.”10
9 COLOMBIA. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución 357. (23 de Julio de 2008).
Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Diario Oficial. Bogotá D.C., 2008. 3 p. 10
Ibíd., 4 p.
36
5.2 MARCO GEOGRAFICO
Con el propósito de ubicar el proyecto e identificar el entorno en donde opera la
empresa objeto de estudio, se hace referencia a la posición geográfica del
municipio de La Victoria Valle del Cauca.
Figura 3: Mapa Ubicación del Municipio La Victoria en el Departamento del Valle
Fuente:http://www.lavictoriavalle.gov.co/nuestromunicipio.shtml?apc=mIxx-1-&m=f
La Victoria es uno de los 42 municipios que conforman el departamento del Valle
del Cauca. Localizado en la región norte del departamento, se encuentra ubicado
en la ribera derecha del río cauca y entre la Cordillera Occidental y la Cordillera
Central. Situado a 154.1 kilómetros de la ciudad de Santiago de Cali y a 396
kilómetros de Bogotá, la capital de la República de Colombia, con una extensión
total: 275 Km2 y una temperatura media de 23 º C
La economía principal de La Victoria radica en la agricultura (Sorgo, solla, maíz,
algodón, cítricos, caña de azúcar, etc.), y la ganadería, extracción de materiales
de arrastre, y otras ocupaciones informales. Otras de las fuentes de empleos son
las entidades públicas y financieras
En este municipio se encuentra ubicada La Empresa de Servicios Varios La
Victoria E.S.P S.A , la cual es una organización dedicada a la prestación de
servicios domiciliarios constituida como sociedad anónima por acciones; el objeto
de la sociedad es el estudio, diseño, planeación, construcción, prestación y
administración de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el
Municipio de La Victoria Valle, y podrá prestar en adelante otros servicios públicos
como el de telefonía fija y móvil, energía eléctrica y gas domiciliario.
37
5.3 MARCO CONTABLE
Teniendo en cuenta que la aplicación del proyecto de investigación se encuentra
dirigido exclusivamente al área contable de la organización, es necesario resaltar
los aspectos conceptuales y legales que constituyen el referente teórico, que
definen, delimitan, interrelacionan e integran de forma lógica los objetivos y
fundamentos del sistema de información contable en toda su magnitud.
5.3.1 Sistema De Información Contable (SIC). “El sistema de información
contable es un segmento de la empresa denominado también como área, sección,
departamento, división, en el cual se desarrollan procesos y actividades
especiales, agrupa a personas, recursos y conocimientos con la función de
manejar la información que genera sus transacciones, actividades y hechos
económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero
que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración
dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los
recursos y operaciones”11.
5.3.2 Decreto 2649 De 1993. Este decreto contiene los principios de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de
reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los
asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
Debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén
obligadas a llevar contabilidad.
El decreto 2649 de 1993, está compuesto por los siguientes Títulos:
Título I Marco conceptual de la contabilidad
Capítulo I Los principios de contabilidad generalmente aceptados
Capítulo II Objetivos y cualidades de la información contable
Capítulo III Normas básicas
Capítulo IV De los estados financieros y sus elementos
Título II De las Normas Técnicas
Capítulo I De las normas técnicas generales
Capítulo II Normas Técnicas de específicas
Capítulo III Normas Técnicas sobre revelaciones
11
DELGADILLO, Diego I. El sistema de información contable. 1 ed. Cali: Universidad del Valle, 2001. 17 p.
38
Título III De las normas sobre registros y libros
Título IV Disposiciones finales
5.3.3 Régimen De Contabilidad Pública. El Régimen de Contabilidad Pública
es el medio de normalización y regulación contable publica en Colombia, contiene
las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema
Nacional de Contabilidad Pública.
5.3.3.1 Marco Legal Del Régimen De Contabilidad Pública. Inicialmente
el Régimen de Contabilidad Publica fue adoptado y reglamentado por la
Resolución 222 del 2006, posteriormente esta Resolución fue derogada por la
Resolución 354 de 2007 (Modificada por la Resolución 237 de 2010), la cual pasó
a ser el marco regulativo del Régimen de Contabilidad Pública.
5.3.3.2 Ámbito De Aplicación Del Régimen De Contabilidad Pública. El
artículo 5 de la resolución 354 de 2007 establece que el régimen de Contabilidad
Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran la ramas
del poder público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado
por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las
demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del
Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal,
además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las
que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o
superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.
El ámbito de aplicación de dicho régimen también incluye a las empresas de
servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas
oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera
directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital
social.
5.3.3.3 La Contabilidad Pública. La contabilidad pública es una aplicación
especializada de la contabilidad que articula diferentes elementos para satisfacer
las necesidades de información y control financiero, económico, social y
39
ambiental, propias de las entidades que desarrollan funciones de comercio estatal,
por medio de la utilización y gestión de recursos públicos.
5.3.3.4 Elementos Que Componen El Sistema Nacional De Contabilidad
Publica
El ente regulador: La Contaduría General de la Nación.
La Regulación Contable Publica: Régimen de Contabilidad Pública, emitido
por el regulador.
Los sistemas electrónicos o manuales, soporte para la construcción y
conservación de la contabilidad.
Los Contadores Públicos responsables de la preparación y presentación de
la información.
Las Entidades Contables Publicas que emiten y presentan información y
sus representantes legales en calidad de responsables.
La información contable publica, estructurada en diferentes tipos de
informes contables.
Los evaluadores Internos y Externos de la información, como los órganos
de control fiscal y las auditorias.
Los usuarios de la información contable publica, entre ellos las autoridades
de control, de planeación y gestión de las políticas públicas y la ciudadanía.
5.3.3.5 Propósitos Del Régimen De Contabilidad Pública. Permitir el ejercicio
del control sobre los recursos y el patrimonio públicos, ser instrumento para la
rendición de cuentas, viabilizar la gestión eficiente por parte de las entidades y
generar condiciones de transparencia sobre el uso, gestión y conservación de los
recursos públicos.
40
5.3.4 Modelo General De Contabilidad Para Empresas Prestadoras De
Servicios Públicos EPSP.
5.3.4.1 Marco Legal Del Modelo General De Contabilidad Para Empresas
Prestadoras De Servicios Públicos EPSP. El Modelo General de Contabilidad
Pública para empresas prestadoras de servicios públicos se adopta por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, mediante resolución SSPD
– 20101300021335 del 28 de Junio de 2010, en convergencia con los Estándares
Internacionales de Contabilidad e Información Financiera de aceptación mundial.
5.3.4.2 Bases Referenciales Del Modelo General De Contabilidad Para
Empresas Prestadoras De Servicios Públicos EPSP. El modelo general de
contabilidad para empresas prestadoras de servicios públicos, tomó como
referencia el marco conceptual del estándar internacional emitido (IFRS – IAS), y
sus proyectos de modificación, en materia de objetivos y características
cualitativas y criterios de medición. La Superintendencia de Servicios Públicos,
adecuó dicho estándar internacional a la estructura de los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia contenidos en el decreto 2649
de 1993 y la estructura de la última versión de Régimen de Contabilidad Pública.
Este Modelo respeta los lineamientos del marco conceptual, las normas básicas y
las normas técnicas generales definidas en el Titulo I y Capitulo I del Título II del
Decreto 2649 de 1993. En materia del Régimen de Contabilidad, el Modelo
General orienta un esquema de alineación con los conceptos incorporados con los
conceptos incorporados en el Marco Conceptual del Sistema Nacional de
Contabilidad Pública.
5.3.4.3 Objetivos Del Modelo General De Contabilidad Para Empresas
Prestadoras De Servicios Públicos EPSP. El Modelo General de Contabilidad
es un instrumento que se formula con los siguientes objetivos:
Estructurar y apoyar el suministro de información contable, pertinente y fiel
a la realidad económica, que revele la situación financiera, económica y
social de las EPSP.
41
Promover una mayor participación ciudadana en los temas de gestión
financiera, y económica, a través de información comparable con empresas
a nivel local, regional y global.
Determinar las normas generales y técnicas que permitan orientar y
desarrollar el manejo de la contabilidad de las EPSP, en un marco de
convergencia y coherencia con los estándares internacionales de
contabilidad.
Interpretar la realidad cuantitativa y operacional de las EPSP, como apoyo
de los planes y decisiones de política a nivel local, regional y nacional.
Mejorar y unificar la información con que se calculan los indicadores de
gestión que miden y evalúan los resultados obtenidos por las EPSP,
basados en criterios de pertinencia y realidad económica.
Elaborar análisis económicos generales y sectoriales, de las áreas
específicas en donde los entes prestadores de servicios públicos han
realizado inversiones o ejecutado gastos.
Servir de instrumento de información económica para la elaboración de las
estadísticas de las finanzas públicas y privadas consolidando datos en el
sector de servicios públicos.
Promover una moderna cultura contable para la gestión pública y privada,
basada en las mejores prácticas internacionales.
5.3.4.4 Ámbito De Aplicación Del Modelo General De Contabilidad Para
Empresas Prestadoras De Servicios Públicos EPSP. Según el artículo primero
de la Resolución SSPD – 20101300021335 del 2010, están obligadas a adoptar el
Modelo General de Contabilidad todas las empresas de Servicios públicos que
proveen los servicios de energía eléctrica, gas combustible, agua potable y
saneamiento básico.
El sector de Servicios Públicos Domiciliarios agrupa todas las personas jurídicas
de naturaleza privada, mixta y oficial, así como las empresas industriales y
comerciales del estado, prestadoras de servicios públicos domiciliarios de
acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica y gas combustible, de
conformidad con las definiciones previstas en la ley 142 de 1994.
42
5.4 MARCO LEGAL
A continuación se mencionan las leyes, normas y documentos de carácter jurídico,
que se deben establecer en el Sistema de Control Interno de la Entidad,
especialmente las del sector público, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y
tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz, además que
se convierten en la guía para entender y comprender este trabajo:
5.4.1 Constitución Política
Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en
todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que
señale la ley.
Con este articulo se entiende la posibilidad que tienen todos los ciudadanos de
Colombia en hacer parte del estado en cualquiera de sus roles y hacer que exista
dicha posibilidad de arte de los servidores públicos.
Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes
están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones,
métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga
la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos
servicios con empresas privadas colombianas.
Este artículo obliga a las entidades públicas a diseñar y aplicar métodos y
procedimientos de control interno, que permitan garantizar el adecuado
funcionamiento de la entidad conforme a las normas dispuestas para ello.
5.4.2 Leyes
Ley 87 de 1993. Establece las normas para el ejercicio de Control Interno
en las Entidades del Estado, en su Artículo 6º - Responsabilidad del Control
Interno – dispuso: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno
en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante
43
legal o máximo Directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los
métodos y procedimientos de los jefes de cada una de las distintas dependencias
de las entidades y organismos”.
Ley 298 de 1996, “Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la
Constitución Política de la República de Colombia y se crea la Contaduría General
de la Nación, en su Artículo 3º, literal l, establece entre las funciones del Contador
General de la nación “Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno,
conforme a la Ley” y en su Artículo 4º - Funciones de la Contaduría General de la
nación, literal r, la de “Coordinar con los responsables del control interno y externo
de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones
contables”. Por lo tanto, las normas emitidas por la Contaduría General de la
nación son de obligatorio cumplimiento para la Entidad, en especial las
relacionadas con el Control Interno Contable.
Ley 489 de 1998. Dicta normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, Crea el Sistema Nacional de Control Interno,
regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los
principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la
Administración Pública.
Ley 689 de 2.001. Por la cual se modifica parcialmente la ley 142 de 1.994
o ley de servicios públicos domiciliarios. Numeral 14.24 Servicio público de aseo.
Es el servicio de recolección municipal de residuos, principalmente sólidos,
trasporte, tratamiento, aprovechamiento y disposición final. Igualmente incluye,
entre otras, las actividades complementarias de corte de césped y poda de árboles
ubicados en las vías y aéreas públicas; de lavado de estas áreas, transferencia,
tratamiento y aprovechamiento.
Ley 734 de 2.002. en sus Artículo 34º, Numeral 31 establece entre los
Deberes de todo Servidor público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la
función independiente de la Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 993 y
demás normas que la modifiquen o complementen” y en el Artículo 48º, Numeral
52 establece como “Faltas Gravísimas”: “No dar cumplimiento injustificadamente a
la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo
con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no
observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública
se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.
44
Ley 43 de 1.990; Reglamento la profesión del contador público, que
adiciona la ley 145 de 1960, reglamenta la profesión del contador público y que
constituye el ordenamiento jurídico actual de la profesión. Esta ley determina entre
otros aspectos: Las actividades relacionadas con la ciencia contable, Los
requisitos, suspensión y cancelación de la inscripción del contador, los casos en
que se requiere la calidad de este profesional, las normas de auditoría de general
aceptación que deben ser observadas por este y la definición de sociedades de
contaduría pública, el código de ética profesional, la creación del Consejo Técnico
de la Contaduría Pública como un organismo más de vigilancia de la profesión en
adición a la Junta Central de Contadores.
Ley 142 de 1.994; Tienen como finalidad exponer la legislación en lo que
refiere a los principios generales, el papel de las personas prestadoras de los
servicios públicos, así como del régimen de los actos y contratos de las empresas,
el régimen del mercado laboral involucrado en este sector y la regulación, control y
vigilancia del Estado en los servicios públicos; además del régimen tarifario, la
organización y los procedimientos administrativos, la contratación de las empresas
prestadoras de los servicios públicos, las normas especiales para algunos
servicios – como son los de agua potable y saneamiento, energía eléctrica y gas
combustible – y, finalmente, el Título 10 tiene como fin el régimen de transición y
otras disposiciones.
5.4.3 Decretos
Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general
y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, compone la plataforma legal en materia contable, establece el grupo de
conocimientos esenciales que se deben tener presente al momento de realizarse
as operaciones o transacciones contables.
Decreto 1826 de 1994. "Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87
de 1993 Mediante el cual establece el marco de acción del Comité de
Coordinación de Control Interno. Esta norma es de exclusiva aplicación para los
Ministerios y Departamentos Administrativos.
Decreto 2145 de 1.999. "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema
Nacional de Control Interno de las Entidades y organismos de la Administración
45
Pública del orden nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones"
Reglamenta, por una parte, el esquema del Sistema Nacional de Control Interno, y
por otra parte, redefine los elementos del Sistema de Control Interno y señala con
precisión el nivel de responsabilidad de los funcionarios de las entidades en el
marco del control interno.
Decreto 1537 de 2001: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87
de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del estado”, establece en
su artículo 1º la Racionalización de la Gestión Institucional, “Las entidades y
organismos del Estado implementarán acciones para el desarrollo racional de su
gestión, para tal efecto identificarán los procesos institucionales, de tal manera,
que la gestión de las diferentes dependencias de la organización se desarrollen
articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando
sea necesario.
Decreto 2539 de 2.002. Modifica parcialmente el decreto 2145 de 1.999.
Decreto 1599 de 2.005. el cual en su artículo 1º establece “Adóptese el
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005,
el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993”.
Decreto 2913 de 2.007, por el cual se modifica el decreto 2621 del 2006
ampliando el plazo para adoptar el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano, MECI, por parte de las entidades obligadas a implementarlo,
vence el 8 de diciembre de 2008.
Decreto 4445 de 2008, Por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007.
Artículo 1. Para las entidades públicas de los municipios de 3a, 4a, 5a y
6a categoría, el plazo para la implementación del Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano se prorroga-hasta el día 30 de Junio de 2009,
siempre que tales entidades informen al Departamento Administrativo de la
Función Pública, antes del 8 de diciembre de 2008, el estado de avance y las
razones por las cuales se acogen al plazo adicional.
Decreto 3181 de 2010, reglamenta la implementación del MECI en los
Municipios de 3ª, 4ª. 5ª y 6ª categoría y para ello delegó al Departamento
46
Administrativo de la Función Pública – DAFP para establecer las fases y fechas en
las que se llevará a cabo la implementación en estos municipios.
5.4.4 Directivas Presidenciales
Directiva Presidencial 01 de 1997. Desarrollo del Sistema de control
Interno. De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y del Decreto 1826 de
1994, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los
organismos y entidades públicas, es responsabilidad del representante legal o
máximo directivo; sin embargo, también son responsables quienes ejerzan
funciones de dirección y de mando, en los diferentes niveles de jerarquía y en
general quienes reciban funciones por delegación, lo serán por extensión y
deberán velar por el desarrollo, la aplicación, el mantenimiento y la observancia
del Sistema de Control Interno.
5.4.5 Circulares
Circular No. 02 del 27 de mayo de 2.005. Emanada del Consejo Asesor
de Control interno sobre MECI 1000:2005. En nombre del Gobierno Nacional, el
Departamento Administrativo de la Función Pública– DAFP, como instancia
rectora en Materia de Control Interno, responsable de fijar políticas en este tópico,
instrumentalizarlas técnicamente y adelantar procesos de orientación y
acompañamiento al Estado para su óptima implementación, les informa que el
pasado 20 de Mayo de 2005, el Señor Presidente de la República de Colombia
firmó el DECRETO 1599 “POR EL CUAL SE ADOPTA EL MODELO ESTÁNDAR
DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO COLOMBIANO”,
Nuevo Modelo Estándar de Control Interno Para Entidades del Estado Colombiano
- MECI 1000:2005, busca unificar los criterios y parámetros básicos de Control
Interno para las Entidades del Estado, procurando construir la mejor forma de
armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente,
permitiendo una mayor claridad sobre la forma de instrumentar una función
administrativa del Estado, eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el
cumplimiento de sus fines sociales.
5.4.6 Resoluciones
Resolución 142 de 2006; Por el cual se adopta el Manual de
Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 En las
47
entidades del Estado Colombiano, y establece los instrumentos técnicos para
Diseñar, Desarrollar e implementar cada uno de los subsistemas, componentes y
elementos que lo conforman.
Resolución 357 de 2008: Por la cual se adopta el procedimiento de control
interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación” en su Artículo 1°. Dice Adoptase el procedimiento de
control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la
Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo
contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para implementar
y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los
responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los
entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de
información contable confiable, relevante y comprensible
Resolución 248 de 2007; Por la cual se establece la información a
reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la
Nación”.
Régimen de contabilidad pública Resolución 222 de 2.006; “Por la cual
se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, y se define su ámbito de
aplicación”. Artículo 1°. Adoptase el Régimen de Contabilidad Pública que está
conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de
Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, los cuales también se adoptan con
la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de
tipo general y específico.
48
5.5 MARCO CONCEPTUAL
Para hacer más comprensible el presente trabajo de investigación es necesario
definir algunos conceptos esenciales relacionados con el desarrollo del mismo:
Ambiente De Control: Según Samuel Alberto Mantilla “es la conciencia de
control en la entidad, se refiere a un entorno determinado que estimule el control
en la realización de los procesos internos de una organización.”12
Comunicación Pública: La comunicación pública se refiere a los
mecanismos o medios utilizados por la entidad para transmitir la información tanto
a los usuarios internos como externos.
Modelo De Operación: Hace referencia a la estructura organizacional, es
decir, a los cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad;
a su vez integra los planes y programas requeridos para el cumplimiento eficiente
de los objetivos.
Direccionamiento Estratégico: Es orientar los esfuerzos hacia el
cumplimiento y alcance de la misión, de la visión y de los objetivos de la entidad.
Administración De Riesgos: Es la evaluación de los hechos, tanto
internos como externos, para determinar el grado de exposición de la entidad a
factores que puedan impedir el logro de sus objetivos, y a partir de allí determinar
los mecanismos necesarios para enfrentar y mitigar los impactos negativos en la
organización.
Actividades De Control: Las actividades de control se relacionan y están
contenidas intrínsecamente en las políticas, normas y procedimientos establecidos
por la entidad para garantizar el cumplimiento de los objetivos
Proceso Contable: Conjunto de actividades que comprenden desde el
momento en que se genera el hecho financiero, económico, social y ambiental
12
MANTILLA B., Samuel Alberto. Control Interno - Informe COSO: Contiene Informe COSO Sobre
Administración De Riesgos Del Emprendimiento. 4 ed. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones, 2005. 25 p.
49
hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información
de carácter contable.
Contexto Estratégico: Son aquellos lineamientos estratégicos
estructurados para orientar decisiones frente a riesgos y oportunidades que
tengan un impacto en las estrategias diseñadas para la consecución de los
objetivos de la entidad, ya sea de manera global o en alguna de sus áreas.
Políticas De Operación: Son las directrices necesarias para establecer los
puntos de acción para la implementación de las estrategias de ejecución y hacer
eficiente la operación de los procesos.
Información Primaria: Elemento de control que garantiza la integridad,
confiabilidad, validez de los procesos de planeación, operación y toma de
decisiones a todos los niveles.
Información Secundaria: Es el producto de la ejecución de las
operaciones y de su transformación, proporciona elementos para la evaluación de
la gestión de la entidad.
Sistemas De Información: Los sistemas de información son los recursos
disponibles necesarios para la generación de una información (Procesamiento de
datos y generación de informes) ágil, confiable y eficiente.
Comunicación Organizativa: La comunicación organizacional es la
difusión de las políticas de información al interior de la entidad en cada uno de sus
niveles estructurales, para así garantizar que cada uno de los individuos conozca
su responsabilidad y participación en la estructuración y logro de los objetivos.
Comunicación Informativa: Se trata de la difusión y socialización de
información de carácter institucional, generalmente se relaciona con la rendición
de cuentas de la gestión realizada, los resultados, las tendencias de los
resultados, etc.
Servicio Público De Aseo: Es el servicio de recolección, transporte,
tratamiento, aprovechamiento y disposición final de los residuos sólidos.
Entidad De Economía Mixta: Son sociedades comerciales que se
constituyen con aportes del estado y de capital o inversión privada.
50
Entidad Estatal: Se consideran entidades estatales, los entes y sociedades
tanto industriales como comerciales cuyo funcionamiento depende exclusivamente
del presupuesto público tales como La Nación, los departamentos, los municipios,
los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado,
las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación
superior al cincuenta por ciento (50%), entre muchos otros.
51
5.6 MARCO INSTITUCIONAL
Para obtener un conocimiento más amplio de la entidad, es necesario realizar una
descripción general del microentorno en el que se desarrolla, detallando
principalmente su estructura organizacional y administrativa:
5.6.1 Descripción de la Empresa De Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A.
El contrato societario de creación de la empresa de servicios públicos La Victoria
ESP SA se rige por el derecho privado y por el régimen jurídico aplicable a los
servicios públicos domiciliarios en general en conformidad con la ley 142 de 1994
y por la resolución 151 de 2001 y 242 de 2003 de la comisión de regulación y agua
potable y saneamiento básico CRA.
La alcaldía Municipal quedo revertida con la faculta que el concejo municipal le dio
al señor alcalde para que creara una empresa se servicios públicos mediante
acuerdo municipal.
La Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A nace el día 30 de Julio de
2009, con un total de 6 socios quienes compraron un total de 8375 acciones,
siendo el municipio el mayor accionista con el 80%.
Lo que hace que la empresa tenga carácter mixto y pertenezca a toda la
comunidad Victoriana.
Según el contrato de constitución, La Sociedad de Acueducto, Alcantarillado y
Aseo de La Victoria, EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP. SA,
que para todos los efectos legales se reconoce con la sigla ESV. ESP. SA, es una
empresa de servicios públicos domiciliarios constituida como sociedad anónima,
por acciones.
El domicilio de la sociedad se fija en el Municipio de La Victoria, Valle del Cauca,
República de Colombia, pero podrá de conformidad con la ley, prestar sus
servicios en cualquier parte del país así como establecer sucursales, filiales o
agencias.
El objeto de la sociedad es el estudio, diseño, planeación, construcción, prestación
y administración de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en
el Municipio de La Victoria Valle.
Esta sociedad es vigilada y fiscalizada por la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios y por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca,
52
mientras que los máximos órganos de administración son la Asamblea General de
Accionistas, la Junta Directiva y el Gerente.
La Junta Directiva está compuesta por cinco miembros principales quienes
tendrán un suplente personal cada uno. Designados así, el Alcalde, dos
funcionarios de la Alcaldía Municipal, designados por este, un representante de los
accionistas elegido por estos y un representante de la comunidad designado por el
Alcalde de terna presentada por el comité de control social de los servicios
públicos domiciliarios. El presidente de la Junta Directiva es el Alcalde.
5.6.1.1 Misión. Ser la empresa de Servicios Públicos domiciliarios
representativa de los victorianos, dedicada a satisfacer las necesidades de sus
usuarios con eficiencia, ética, calidad y cobertura en niveles de excelencia.
5.6.1.2 Visión. Llegar a ser una empresa líder en servicios públicos que
promueva el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos en su área de
influencia, buscando el bienestar de sus clientes y generando el desarrollo
socioeconómico en su entorno, siempre en armonía con el ambiente.
5.6.1.3 Logotipo
Figura 4: Logotipo de la Compañía
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria
53
5.6.2 Aspectos Administrativos. La Empresa de Servicios Varios La Victoria
E.S.P S.A, según el manual de funciones expedido por la Junta Directiva, está
constituida por la siguiente estructura administrativa:
Nivel Directivo:
Asamblea General de Accionistas: La asamblea general de accionistas
es el órgano no administrativo de mayor jerarquía en la sociedad, y la constituirá
los accionistas reunidos de conformidad con los términos y condiciones
establecidos en los estatutos sociales.
Junta Directiva: La junta directiva, en su calidad de máximo órgano
administrativo de la sociedad, tiene atribuciones suficientes para ordenar que se
ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido en el objeto social y para
adoptar las determinaciones necesarias en orden al cumplimiento de los fines
sociales y en general realizar las funciones que le otorgue la ley, los estatutos y la
asamblea general de accionistas. En este momento la junta directiva está
compuesta así:
Presidencia: Jair Monroy (Alcalde Municipal)
Secretaria: Blanca Doris Giraldo
Representante Administración Municipal: José Guillermo Valencia
Representante Accionistas Minoritarios: Julián Vélez Zúñiga
Gerente: Actúa como representante legal de la Empresa y en tal condición
asumir la responsabilidad de gestionar y administrar los recursos físicos,
financieros y humanos de ESV ESP SA, coordinar acciones con el Municipio y las
demás instancias gubernamentales a fin de satisfacer las necesidades más
sentidas de la comunidad, en relación con el servicio público domiciliario de Aseo,
y los demás servicios públicos que por disposición de la Junta Directiva, preste la
empresa.
Nivel Asistencial:
Secretario (a): Realiza actividades de orden administrativo
complementarias a las tareas propias de su superior jerárquico, a su vez realiza
las funciones de Auxiliar Contable.
54
Ayudante: Debe garantizar un adecuado servicio de Aseo, por medio de
las labores de Barrido, recolección, disposición final de residuos sólidos
enlucimiento de sitios públicos, poda de árboles y zonas verdes.
Conductor: Se encarga de conducir el vehículo recolector y estar atento a
que se mantenga en buenas condiciones de funcionamiento.
55
6. METODOLOGIA
6.1 TIPO DE ESTUDIO
6.1.1 Descriptivo. El diseño del Modelo Estándar de Control Interno Para el
Área Contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A es
descriptivo, por lo tanto fue necesario identificar las características que conforman
los diferentes elementos del problema de investigación y su interrelación,
estableciendo conductas determinadas; éstos elementos son los que delimitan la
estructura del Sistema de Información Contable de la entidad, a través de los
cuales se pudo establecer las actividades que ponen en riesgo el logro de los
objetivos, y de esta manera tener argumentos válidos para estructurar el control
interno en esta área.
6.2 METODO DE INVESTIGACION
6.2.1 Método Deductivo. El método deductivo se define como: “Proceso de
conocimiento que se inicia con la observación de fenómenos generales con el
propósito señalar las verdades particulares contenidas explícitamente en la
situación general.”13 Teniendo en cuenta que este método parte de la teoría
general acerca una situación para explicar circunstancias particulares; para el
desarrollo de esta investigación, se analizó y tomó como base la información
acerca del Decreto 1599 de 2005 MECI 1000:2005, para llegar así a la conclusión
final que es la estructuración del control interno adecuado para el área contable de
LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA E.S.P S.A de acuerdo con
su estructura, características y necesidades particulares.
6.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION
Las técnicas son los medios empleados para recolectar la información necesaria
para llevar a cabo el proceso de investigación.
13
MÉNDEZ ÁLVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Diseño y Desarrollo del proceso de
investigación. 3 ed. Bogotá D.C.: Mc Graw Hill, 2001. 141 p.
56
6.3.1 Fuentes Primarias. “Información oral o escrita que es recopilada
directamente por el investigador a través de relatos o escritos trasmitidos por los
participantes en un suceso o acontecimiento.”14
Para dar cumplimiento a los objetivos planteados en el proyecto se contó con las
siguientes fuentes de información primaria: Gerente de la Empresa de Servicios
Varios La Victoria E.S.P S.A, el Contador Público de la entidad, el personal del
área contable de la organización y todas aquellas personas que hubiesen
realizado proyectos a fines o que tengan conocimientos acerca del tema y que
pudieran aportar la información requerida para la investigación.
6.3.2 Fuentes Secundarias. “Se refiere a información escrita que ha sido
recopilada y trascrita por otras personas que han recibido tal información de otras
fuentes escritas o por un participante en un suceso o acontecimiento. Dentro de
las fuentes secundarias de información se encuentran los textos, las revistas,
documentos, prensa, entre otros”15.
Para sustentar el trabajo de investigación fue necesario hacer uso de referencias
tanto normativas como bibliográficas, por lo cual se contó con el Decreto 1599 del
2005 (MECI 1000:2005) y con la Resolución 357 del 2008, como fuentes
esenciales de información secundaria del presente proyecto. Además se hizo uso
de revistas informativas, tesis de años anteriores acerca de estudios realizados
sobre el tema a tratar y la normatividad vigente en la materia y el sector de
Servicios Públicos.
6.3.3 Técnicas. Las técnicas utilizadas para el manejo y recolección de la
información son:
Entrevista: Se realizó una entrevista formal a la representante legal de la
Empresa de Servicios Varios La Victoria E.S.P S.A, con el fin de obtener un
conocimiento general de la organización y de las actividades y procesos que
se desarrollan en la entidad. Además fue necesario realizar entrevistas
informales durante el desarrollo de la práctica, que permitieran profundizar en
temas de relevancia para la estructuración del Control Interno, tales como, el
14
Ibid., p 152 15
Ibíd., p 152
57
ambiente de control, el direccionamiento estratégico de la organización, la
administración del riesgo, las actividades de control, información y
comunicación pública del área contable, entre otros aspectos de vital
importancia para el desarrollo del trabajo.
Cuestionario: Se elaboró el cuestionario contemplado en el Manual para la
Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005,
requerido para determinar el diagnóstico de la situación actual del control
interno de la compañía. Se realizó un total de 171 preguntas en las cuales se
calificó cada elemento, componente y subsistemas del control interno.
La observación de documentos y procesos: Fue necesario consultar y
observar acerca de los documentos que se utilizan, los procesos y las políticas
que se tienen establecidas para un adecuado manejo en el área contable.
58
7. ANÁLISIS GENERAL
Para estructurar un Modelo de Control Interno Contable, es necesario además de
estudiar el área contable, conocer la organización de manera general y el entorno
en el que se desarrolla, así mismo es fundamental hacer un análisis de los
diferentes factores organizacionales que puedan afectar de manera directa o
indirecta la información contable. Este análisis de los factores permitirá detectar
las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con el fin de diseñar las
estrategias más convenientes para la organización.
7.1 Análisis Micro
7.1.1 Diagnostico Interno: Para realizar el diagnostico interno de la empresa fue
necesario llevar a cabo una entrevista que permitiera conocer la Entidad en cuanto
a su naturaleza, objetivos, organización o estructura, planta de personal, entre
otros aspectos.
En este proceso de análisis fue necesario acudir a la representante legal de la
organización quien hace las veces de gerente y al personal a cargo del manejo
contable. De acuerdo con la entrevista realizada a la representante legal de la
Empresa de Servicios Varios (Ver Anexo 1), se logró detectar que dicha
organización cuenta con las siguientes áreas estructurales:
7.1.1.1 Área Administrativa: El área administrativa está conformada por
Junta Directiva y Gerencia. Todos los funcionarios de la entidad tienen como línea
directa de autoridad la gerente, quien además es la persona encargada de
planear, controlar, organizar y dirigir todas las actividades y recursos de la
empresa. Desde esta área se imparten todas las decisiones para la ejecución de
las tareas tanto operativas como administrativas. Cabe resaltar que actualmente
desde el área administrativa se ejecutan las tareas de gestión humana o de
recursos humanos, sin embargo, en cuanto a este aspecto no se tienen definidas
políticas de selección de personal, capacitación y rotación. La Función
administrativa de la Empresa de Servicios Varios, se realiza desde la oficina
ubicada en la Carrera 7 # 8 – 45 de La Victoria Valle y cuenta con la siguiente
distribución:
59
Figura 5. Distribución Planta Administrativa ESV.
Fuente: Las Autoras. 2013
El proceso administrativo de la ESV La Victoria es el siguiente:
Planeación: A nivel de planeación, la Gerente de la entidad argumenta que
debido al tamaño limitado de la misma, este proceso se realiza de manera global
por medio de la estructuración de los planes de desarrollo, de acción y de
inversión de cada administración municipal, con lo cual se puede deducir que la
entidad carece de un proceso de planeación que permita articular los objetivos y
estrategias a alcanzar durante determinado lapso de tiempo del desarrollo de sus
operaciones.
Organización: Para desarrollar el proceso de organización, la entidad
cuenta con un manual de funciones y procedimientos que debe cumplir cada
colaborador, donde se encuentran definidos los perfiles, las funciones, objetivos y
responsabilidades de cada cargo, además cuenta con un organigrama que se
encuentra desactualizado debido a que hace algún tiempo las tareas operativas de
recolección y disposición final de los residuos sólidos se encuentra subcontratado
con la empresa ATESA DE OCCIDENTE.
60
Figura 6. Organigrama Actual ESV La Victoria
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2012
Dirección: La Gerencia actual de la entidad se encuentra a cargo de la
Contadora Publica Claudia Ximena Otálvora, quien es una profesional idónea
para el cargo gracias a su formación académica con capacidades técnicas y
administrativas. La gerencia es la encargada de tomar todas las decisiones a
nivel administrativo y operativo y consultarlas cuando sea necesario con la
Junta Directiva.
ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
Departamento
Administrativo Departamento
Operativo
Conductor
Aux.
Operativo
Aux.
Operativo
Aux.
Operativo
Aux.
Operativo
Aux.
Barrido
Aux.
Barrido
Secretaria
y/o Tesorería
Contador
Público
61
Control: Este proceso es casi nulo en la organización. A la fecha la entidad no
posee un sistema de control interno, además no cuenta con los servicios de un
auditor interno o externo, tampoco se realiza control de calidad del servicio de
manera directa y la satisfacción de los usuarios solo se mide por medio de un
sondeo de las peticiones, quejas y reclamos que llegan a la oficina de la
entidad.
7.1.1.2 Área de servicios: Es una parte esencial de la empresa, teniendo en
cuenta que de la calidad de los servicios depende el éxito y el futuro de la
organización. Actualmente la empresa tiene subcontratados los servicios de
recolección, transporte y disposición final de los residuos, con la empresa Atesa
De Occidente, quien se dedica al servicio de aseo principalmente en la ciudad de
Pereira - Risaralda. En el servicio de barrido de vías y espacios públicos están
involucradas 4 personas, de la cuales, dos tienen contrato de prestación de
servicios y las otras dos se encuentran contratadas directamente por la compañía
con sus respectivas prestaciones sociales de ley; estas personas se encargan de
realizar la limpieza de las principales calles y aceras del municipio. Una fortaleza
importante que posee la empresa frente a los competidores es el precio del
servicio, toda vez que es inferior al de la mayoría de los competidores grandes del
entorno. En la parte operativa se presenta una importante debilidad debido a la
falta de políticas de seguridad industrial para prevenir riesgos a sus colaboradores.
7.1.1.3 Área Contable: En el área contable de la empresa se ven involucradas
dos personas: El Contador Público y el auxiliar contable quien también realiza las
funciones de secretaria. En este departamento se elaboran los 5 estados
financieros básicos con una periodicidad bimestral o trimestral. La secretaria se
encarga de los registros contables en el software que posee la empresa
(SINAP)16, y de las labores de tesorería, las cuales están soportadas por los
documentos estipulados por la compañía para cada transacción.
7.1.2 Análisis del sector: El sector en el que se desenvuelve la empresa, es el
de Servicios, teniendo en cuenta su objeto social, definido como la prestación del
servicio de aseo a la comunidad victoriana. Para conocer a profundidad el entorno
16
Sistema de Información Para la Administración Publica
62
externo en el que se desarrolla la organización y establecer las oportunidades y
amenazas a las que se enfrenta, es necesario hacer un breve análisis del sector
de servicios:
7.1.2.1 Descripción de los usuarios: Este es uno de los aspectos más relevantes
a tener en cuenta en el análisis del sector, considerando que los usuarios son
parte fundamental en el éxito de toda organización. Para el caso de La Empresa
de Servicios Varios La Victoria, se puede decir que tiene una ventaja competitiva
en este aspecto frente a posibles competidores, teniendo en cuenta que las tarifas
cobradas por la prestación del servicio de aseo se encuentran entre $3.690 y
$8.550 del estrato 1 al 3, mientras que sus principales competidores cobran entre
$8.000 y $15.000 mensuales entre los primeros tres estratos. Actualmente los
principales usuarios del servicio prestado por la compañía son los habitantes del
municipio de la Victoria Valle de los estratos 1, 2 y 3, los cuales representan
aproximadamente el 97% del total de usuarios, tal y como se muestra en la
siguiente tabla:
Cuadro 2: Usuarios ESV
USUARIOS EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
ESTRATO NUMERO DE USUARIOS
1,2,3 3.195
4 6
5 0
6 1
Instituciones Oficiales 22
Usuarios Comerciales 72
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2012
7.1.2.2 Descripción de los proveedores: El principal proveedor actual de la
Compañía, es la empresa Atesa de Occidente de la ciudad de Pereira-Risaralda,
cuyo objeto social es la prestación del servicio público de aseo el cual incluye:
Barrido de vías y espacios públicos, recolección y transporte, tratamiento y
disposición final, recolección de escombros, limpieza y aseo de monumentos
públicos, Servicio Integral de aseo a municipios del occidente del Eje Cafetero y
norte del Valle; se encuentra operando desde febrero de 2007 y hace parte del
grupo de aseo más grande del país INTERASEO S.A E.S.P.
En este momento la Empresa de Servicios Varios La Victoria, cuenta con 6
acreedores los cuales están relacionados con los servicios públicos requeridos
63
para el correcto funcionamiento de la oficina, entre los que se encuentran los
siguientes:
Cuadro 3: Perfil Acreedores ESV
ACREEDORES EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
EMPRESA PERFIL
EPSA
Empresa de Energía del Pacifico SA ESP. Como su nombre lo indica es una empresa que se dedica a la generación, distribución, transmisión y comercialización de energía eléctrica en el valle del cauca.
Acuavalle S.A Es una empresa que presta el servicio público de acueducto y alcantarillado en 34 municipios del Valle del Cauca.
Empresa de Servicios Tecnológicos del Valle
ERT
Operadora del servicio de Telefonía Publica Básica, conmutada local y local extendida en 18 localidades, por medio de red de fibra óptica.
Movistar Colombia
Es una operadora de telefonía móvil, que hace parte del Grupo Movistar, presente en varios países. Actualmente presta los servicios de telefonía fija, servicios de internet banda ancha, transmisión de datos, televisión satelital, además de los servicios de telefonía e internet móvil.
DINTEC INDA S.A Es una empresa dedicada a ofrecer a las industrias productos y servicios de ingeniería, tales como, confección de uniformes industriales, venta de filtros, mantenimiento industrial, entre otros.
Aseo Luz Empresa cuyo objeto es el abastecimiento de productos para piscinas, aseo e insumos químicos.
Fuente: Las Autoras. 2012
7.1.2.3 Descripción de sustitutos: Los principales sustitutos del servicio de aseo
son los recicladores, debido a que estos se encargan de realizar las tareas de
recolección, selección, recuperación, transformación, comercialización y
reutilización de los residuos sólidos generados por la sociedad. En la actualidad
esta labor es realizada tanto de manera empírica como profesional, por personas
naturales y jurídicas, quienes prestan el servicio público de aseo en la actividad de
aprovechamiento.
Hasta el momento se encuentran registradas en el departamento de Planeación
de la alcaldía municipal de La Victoria Valle dos empresas dedicadas al reciclaje,
con los siguientes nombres: Chatarrería La Cruz ubicada en la calle 7 No. 2-81,
cuya propietaria es Liliana Campo y Chatarrería La Mocha que se encuentra
ubicada en la Calle 9 No. 10-20 y su propietario es el señor José Alonso Vélez.
64
7.1.2.4 Descripción de Competencia Actual: La empresa considera que no
posee competidores actuales, ya que en el Municipio de La Victoria no existen
más empresas que presten este servicio.
7.1.2.5 Descripción De La Competencia Potencial: Debido a la globalización y a
la nueva conciencia ecológica de las personas y de las empresas, en los últimos
años ha venido creciendo la competencia en el sector de los servicios de aseo,
con la entrada de nuevas empresas que ofrecen alternativas revolucionarias y con
maquinaria de alta tecnología, esto hace que en el entorno externo en que se
desarrolla la Empresa de Servicios Varios La Victoria, se tenga la continua
amenaza de nuevos competidores, además cabe mencionar, que en este aspecto
la empresa no es tan competitiva debido a la falta de capital suficiente para
realizar grandes inversiones, sin embargo, la principal arma de la empresa para
combatir esta amenaza es el respaldo de la Administración Municipal. Como
competidores potenciales se tiene, a la empresa Atesa de Occidente S.A E.S.P,
por su gran reconocimiento en la zona, amplio portafolio de servicios y adecuada
tecnología en todos los procesos; Proactiva de servicios S.A E.S.P se considera
un fuerte competidor potencial debido a que hace parte de una multinacional
reconocida, tiene presencia en los municipios aledaños a La Victoria, como La
Unión y Zarzal, además cuenta con un amplio portafolio de servicios que incluyen
desde el barrido de las vías públicas hasta el compostaje y manejo y
aprovechamiento de biogás.
7.1.3 Matriz de Evaluación de los Factores Internos (EFI). La Matriz de
Evaluación de los Factores Internos (EFI), se desarrolló con el fin de resumir las
fortalezas y debilidades más determinantes de la Empresa de Servicios Varios, el
cual es un instrumento que además de sintetizar dichos aspectos, permite
evaluarlos y analizarlos para formular futuras estrategias.
A cada una de las variables se les asigno un peso, calificación y ponderación, que
permitiera determinar que tan fuerte o débil son los factores internos de la
compañía.
El peso va entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante), lo cual
indica la importancia relativa de cada factor para alcanzar el éxito de la empresa,
cabe mencionar que el total de todos los pesos debe sumar 1.0. Para el presente
caso, se considera que todos los factores relacionados en la matriz tienen el
mismo nivel de importancia.
65
La calificación se asignó entre 1 y 4, con el fin de identificar si el factor representa
una debilidad mayor (1), una debilidad menor (2), una fortaleza menor (3) o una
fortaleza mayor (4), haciendo referencia a la compañía como tal.
La ponderación es el resultado de multiplicar el peso por la calificación, al final
cada una de las ponderaciones se suman para obtener una ponderación final.
Cuando dicha ponderación da como resultado un valor menor a 2,5, se determina
que la compañía es débil internamente; por el contrario si el resultado es superior
a 2.5, se considera que tiene una posición interna fortalecida.
Cuadro 4: Matriz EFI
Factores Críticos Para el Éxito Peso Calificación Ponderación
Fortalezas
1. Idoneidad de la persona a cargo de la gerencia. 0,05 4 0,2
2. Compromiso por parte de la entidad para lograr la estructuración del Modelo Estándar de Control Interno.
0,05 4 0,2
3. Sistematización eficiente del proceso contable. 0,05 3 0,15
4. Disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades operativas.
0,05 3 0,15
5. Preocupación por la satisfacción de los usuarios. 0,05 3 0,15
6. Tarifas competitivas del servicio de aseo 0,05 4 0,2
7. Estructura organizacional formal que incluye líneas de autoridad definidas.
0,05 4 0,2
8. Proveedores calificados que garantizan la calidad de los servicios
0,05 4 0,2
9. Cuenta con una estructura de personal suficiente para llevar a cabo la operación de la empresa.
0,05 3 0,15
10. Enfoque social que se ve reflejado en los precios bajos a los usuarios.
0,05 4 0,2
Debilidades
1. Ausencia de objetivos claros 0,05 1 0,05
2. Carencia de sistemas de medición de los procesos internos
0,05 1 0.05
3. Inexistencia de políticas de control interno 0,05 1 0,05
4. No se cuenta con planes estratégicos debidamente diseñados
0,05 2 0,1
5. Carencia de auditor externo 0,05 1 0,05
6. Inexistencia de políticas de selección de personal 0,05 2 0,1
7. Fragilidad en la segregación de funciones 0,05 2 0,1
8. Falta de Políticas para la administración del talento humano
0,05 2 0,1
9. Falta de capital para abrir mercados y recobrar el control de las actividades operativas.
0,05 1 0,05
10. Carencia de maquinaria de última tecnología para el proceso del barrido vial.
0,05 1 0,05
TOTAL 1,0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
66
La ponderación total arroja un resultado de 2,5 lo cual quiere decir que la empresa
se encuentra en un punto medio, entre regular y malo, en cuanto a sus fortalezas y
debilidades internas, aunque son más fuertes las fortalezas dado que la suma de
la ponderación esta en (1,8) por encima de las debilidades (0,7), esto
principalmente a falta de unos objetivo claros dentro del área, además de la
ausencia de políticas de control interno.
7.2 Análisis Macro.
Es necesario evaluar los diversos acontecimientos, tendencias y factores externos
que pueden llegar a afectar positiva o negativamente a la empresa. Este análisis
permite de manera oportuna identificar las oportunidades y amenazas existentes o
potenciales, con el propósito de establecer estrategias que le permitan a la entidad
amortiguar el impacto de las amenazas y aprovechar adecuadamente las
oportunidades presentes en el entorno.
7.2.1 Entorno Económico: El entorno económico de la Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, constituye las condiciones comerciales dentro de las
cuales opera y que cambian constantemente, generando condiciones que pueden
ser favorables o desfavorables para su operación, a continuación se describe
brevemente dicho entorno a nivel nacional y local:
7.2.1.1 A nivel Nacional. En 2012 la economía colombiana creció un 4,0%,
desacelerándose con respecto al 6,6% observado un año antes. En línea con lo
esperado, la actividad continuó un proceso de moderación, que se intensificó en la
segunda mitad de 2012, principalmente en los componentes de inversión y
exportaciones. Las variaciones interanuales de estos rubros pasaron de 9,7% y
6,6% anual en el primer semestre a un 2,5% y 4,1% en la segunda parte del año,
respectivamente, determinando que el PIB pasara de 5,1% a 2,9% en el mismo
período. Entre las principales causas de este comportamiento se cuentan la fuerte
desaceleración de la industria manufacturera, el choque de oferta sobre el sector
minero en el 3T12 y la menor ejecución de las obras civiles. Estas últimas, en
particular, le implicaron una elevada volatilidad al PIB, pues dependieron no sólo
de la capacidad de gestión pública de la inversión, sino también de algunos
cambios metodológicos en su medición que llevaron a incluir nuevos contratistas
en la muestra trimestral.
67
Los sectores que lideraron el crecimiento fueron petróleo, comercio, transporte y el
financiero, es decir, además de los hidrocarburos, todos los demás sectores
líderes se asociaron con el sector servicios. Al contrario, se tuvo una menor
dinámica de la agricultura y la industria, especialmente al final del año. Este
comportamiento profundizó la heterogeneidad sectorial en el cuarto trimestre de
2012, cuando las ramas transables, sin la minería, registraron una caída, la cual
no se presentaba desde septiembre de 2010. El consumo de los hogares seguirá
acelerándose en 2014, hasta un 4,5% anual. Este dinamismo es el resultado de
las mejoras que se vienen presentando en el mercado laboral, con mayores
crecimientos en el empleo. Así, mientras que en el 4T12 el empleo urbano creció a
una tasa promedio de 1,7% anual, en el 1T13 la media fue de 1,9%. Además, fue
el empleo de buena calidad el que lideró el cambio de tendencia del mercado de
trabajo. En efecto, los ocupados asalariados pasaron de significar el 50,9% del
total de ocupados durante 2012 a un 51,7% actual, como resultado de una tasa de
expansión de 3,8% anual en el primer trimestre. De seguir esta tendencia, se
profundizarían las mejoras en pobreza y desigualdad en el país, con impactos
positivos sobre la formación de clases medias y capacidad de consumo.17
Desde hace mas 30 años Colombia tiene vigentes tratados de libre comercio con
países latinoamericanos, pero en los últimos años se han firmado tratados con
países europeos, norteamericanos y asiáticos, entre los cuales se encuentran:
Tratado de libre comercio con Estados Unidos aprobado en octubre de 2011 por el
congreso de dicho país, TLC entre Colombia y Canadá que entró en vigencia en
agosto de 2011, acuerdo económico entre Colombia y la Unión Europea aprobado
en 2012, TLC con Chile vigente desde 2009, en Febrero de 2013 se firmó TLC
entre Colombia y Corea del Sur, firma del TLC con Israel en Junio de 2013. Estos
TLC´s y acuerdos comerciales permiten ampliar los mercados para vender los
productos y servicios Colombianos en el exterior y bajo las condiciones favorables
facilitan el crecimiento de ciertos sectores de económicos del país.
7.2.1.2 A nivel Local. La principal fuente económica de los habitantes del
municipio de La Victoria, es la actividad pecuaria y agrícola, además muchas
familias subsisten de las actividades de extracción de materiales de arrastre como
arena y grava provenientes del rio cauca, la comercialización de frutas y
17
BBVA RESEARCH. Situación Colombia. [En línea]. 2013. [Consultado en 20 de Noviembre de
2012]. Disponible en <http://serviciodeestudios.bbva.com/KETD/fbin/mult/1305_SituacionColombia_2T13_tcm346-386007.pdf?ts=1762013>
68
hortalizas, además de las diferentes empresas constituidas en el municipio con
diversos fines económicos. En La Victoria se encuentran registrados 328
establecimientos comerciales de los cuales el 24,1% son los que suplen las
necesidades básicas, el 4.37% el de salud, el 11,3% esparcimiento, el 0,6%
entidades bancarias, que corresponden a las actividades más primarias para el
flujo económico, el 59,7% restante son locales que se pueden considerar
complementarias de los servicios primarios, en estas ocupaciones están por
ejemplo hoteles, depósitos de insumos agrícolas, restaurantes, entre otros.18
7.2.2 Entorno Social y Cultural: El entorno social se debe considerar en
cualquier estudio de organizaciones porque los cambios en las fuerzas sociales
pueden afectar de manera significativa la demanda de los productos o servicios.
7.2.2.1 A nivel Nacional: El DANE hace algunos años viene realizando la
encuesta nacional de calidad de vida, en el cual se contempla un análisis de las
principales variables socioeconómicas del país, la última encuesta de calidad de
vida se realizó en el año 2012 arrojando los siguientes resultados: El número de
personas por hogar en 2012 fue 3,5, inferior en 0,1 puntos porcentuales respecto a
lo registrado en el año 2011, según la misma encuesta el servicio de energía
eléctrica presentó un aumento de la cobertura a nivel nacional de de 0,2 puntos
porcentuales en el último año, pasando de 97,4% en 2011 a 97,6% en 2012, la
cobertura de gas natural fue de 57,3% de los hogares, la cobertura de acueducto
en el total del país fue del 87,4% de los hogares. En el 2012 el 90,6% de la
población colombiana se encontraba afiliada al sistema general de seguridad
social en salud. La tasa de analfabetismo de las personas de 15 años y más a
nivel nacional fue de 5,9% en 2012, mientras tanto el 42,4% de los hogares del
país se consideran pobres.
Las prácticas culturales de los colombianos se caracterizan por una asistencia de
personas mayores de 12 años a espectáculos culturales del 27, 9%, respecto a los
datos de asistencia a espacios culturales, se observa que el mayor porcentaje de
asistencia a espacios culturales se presentó para las bibliotecas con un 19,6%. El
mayor porcentaje en lectura de libros lo presenta la población de 12 a 25 años
con un 61,3%, mientras que en la lectura de revistas, el mayor porcentaje lo
18
LA VICTORIA. Unidos por La Victoria Que Soñamos. [En Línea]. [Citado en 22 de Noviembre de
2012]. Disponible en <http://www.lavictoria-valle.gov.co/nuestromunicipio.shtml?apc=mtxx--2335189&m=f>
69
obtuvo la población de 26 a 40 años con el 54,9%. El promedio de lectura por
persona es de 4 libros anuales.19
7.2.2.2 A nivel Local: De acuerdo con el Departamento de Planeación
Municipal, aproximadamente el 18,74% de la población se encuentra en situación
de pobreza extrema. La estratificación socioeconómica del municipio de La
Victoria es la siguiente:
Cuadro 5: Estratificación Socioeconómica de La Victoria (Casco Urbano)
ESTRATO CANTIDAD
Residencial Estrato 1 1289
Residencial Estrato 2 2448
Residencial Estrato 3 288
Residencial Estrato 4 3
Residencial Estrato 6 6
TOTAL 4034
Fuente: Empresa de Energía del Pacifico EPSA. 2013
De acuerdo a la información presentada, se puede considerar que existe un
número importante de personas con recursos económicos mínimos y que por lo
tanto no están en condiciones de cubrir altas tarifas del servicio de aseo que
permitan proveer un mejor servicio y con la mejor tecnología.
La comunidad victoriana es reconocida por su devoción religiosa, principalmente
católica, contando con 3 iglesias y 3 capillas. Es necesario resaltar que en la
actualidad el municipio cuenta con 4 centros educativos oficiales, los cuales
agrupan 19 establecimientos educativos que brindan formación a los niños y
jóvenes de la comunidad, este alcance educativo incide de manera positiva en el
medio ambiente, teniendo en cuenta que allí se instruye a los estudiantes a
reciclar y a cuidar de su entorno natural.
7.2.3 Entorno Ambiental: El entorno ambiental de la Entidad, esta dado por la
normatividad que regula la actividad de la prestación del servicio de aseo y por las
políticas tendientes a garantizar el desarrollo sostenible del medio ambiente tanto
a nivel nacional como local.
19
COLOMBIA. DANE. Encuesta de Consumo Cultural 2012. [En línea]. [Citado en 11 de Junio de
2013]. Disponible en <http://www.dane.gov.co/files/investigaciones/eccultulral/cp_ecc_2012.pdf>
70
7.2.3.1 A nivel nacional: La ley 1450 de 2011, mediante la cual se formula
el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, indica que “durante el cuatrienio 2010-
2014 se incorporarán los siguientes ejes transversales en todas las esferas del
quehacer nacional con el fin de obtener la Prosperidad para Todos: (…) una
sociedad a la cual la sostenibilidad ambiental, la adaptación al cambio climático, el
acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones y el desarrollo
cultural sean una prioridad y una práctica como elemento esencial del bienestar y
como principio de equidad con las futuras generaciones”. 20
El marco legal e institucional colombiano en materia de manejo ambiental apoya
las tendencias globales del Desarrollo Sostenible, concepto oficializado en la
“Cumbre de Río” en 1992 y reiterado en múltiples convenios a los cuales se ha
adherido el país, destacándose los siguientes:
Declaración de Río sobre el Medio Ambiente y Desarrollo, cuyo objetivo es
establecer una alianza mundial equitativa, mediante la creación de nuevos
niveles de cooperación entre los Estados, los sectores claves de las
sociedades y las personas, procurando alcanzar acuerdos internacionales
en los que se respeten los intereses y se proteja la integridad del sistema
ambiental.
Ley 164 del 27 de octubre de 1994, mediante la cual se ratifica el Convenio
Marco de las Naciones Unidas sobre el cambio climático, el cual propende
por lograr la estabilización de las concentraciones de gases de efecto
invernadero en la atmósfera, a un nivel que impida interferencias
antropógenas peligrosas en el sistema climático. El protocolo contempla
“Mecanismos de Desarrollo Limpio”, para que los países No Anexos (en
vías de desarrollo) ayuden a los países del Anexo B (desarrollados) a
reducir el inventario atmosférico de los Gases Efecto Invernadero –GEI- a
los niveles establecidos por el Protocolo.
Ley 629 de 27 diciembre 2000, por medio de la cual se aprueba el
"Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre
el Cambio Climático", hecho en Kyoto el 11 de diciembre de 1997 cuyo
objetivo es la reducción de emisiones y fomentar a la eficiencia energética.
20
COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1450. (Junio 16 de 2011). Por la cual se expide
el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. Diario Oficial. Bogotá D.C., 2011. Art. 3
71
Ley 29 de 1992 - Por medio de la cual se aprueba el "Protocolo de
Montreal relativo a las sustancias agotadoras de la capa de ozono", suscrito
en Montreal el 16 de septiembre de 1987, con sus enmiendas adoptadas en
Londres el 29 de junio de 1990 y en Nairobi el 21 de junio de 1991.
Ley 306 de 5 de agosto de 1996 - Aprueba la Enmienda de Copenhague al
Protocolo de Montreal relativo a las sustancias agotadoras de la capa de
ozono, suscrita en Copenhague el 25 de noviembre de 1992.
Ley 960 de 28 junio de 2005, por medio de la cual se aprueba la Enmienda
del Protocolo de Montreal relativo a las sustancias que agotan la capa de
ozono", adoptada en Beijing, China, el 3 de diciembre de 1999.
Ley 30 del 5 de marzo de 1990, ratifica el Convenio de Viena para la
protección de la capa de ozono, que busca evitar los impactos
potencialmente nocivos de la modificación de la capa de ozono sobre la
salud humana y el medio ambiente y propende por una mayor investigación
con el fin de aumentar el nivel de conocimientos científicos al respecto.
Ley 253 de enero 9 de 1996, por medio de la cual se aprueba el Convenio
de Basilea sobre el control de los movimientos transfronterizos de los
desechos peligrosos y su eliminación, hecho en Basilea el 22 de marzo de
1989.
Ley 1159 de 20 septiembre 2009, por medio de la cual se aprueba el
Convenio de Rotterdam para la aplicación del procedimiento de
consentimiento fundamentado previo a ciertos plaguicidas y productos
químicos peligrosos, objeto de comercio internacional.
Ley 165 de 9 de noviembre de 1994, aprueba el Convenio Sobre la
Diversidad Biológica cuyos objetivos son la conservación de la diversidad
biológica, la utilización sostenible de sus componentes y la participación
justa y equitativa en los beneficios que se deriven de la utilización de los
recursos genéticos. Este convenio fue ratificado mediante la Ley 165 del 9
de noviembre de 1994.
Ley 17 de enero 22 de 1981- Por la cual se aprueba la "Convención sobre
el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora
Silvestre", suscrita en Washington, D.C el 3 de marzo de 1973.
72
Ley 45 de 1983 ratifica el Convenio de las Naciones Unidas para la
Protección del Patrimonio Mundial, Cultural y Natural. El convenio pretende
conservar el patrimonio cultural y el patrimonio natural, los cuales están
cada vez más amenazados de destrucción, no sólo por las causas
tradicionales de deterioro sino también por la evolución de la vida social y
económica que las agrava con fenómenos de alteración o de destrucción
aún más temibles; así mismo, considera que el deterioro o la desaparición
de un bien del patrimonio cultural y natural constituye un empobrecimiento
nefasto del patrimonio de todos los pueblos del mundo.
Ley 106 del 10 de diciembre de 1985, mediante la cual se ratifica el
Tratado de Cooperación Amazónica firmado el 12 de marzo de 1981, para
promover el desarrollo armónico de los territorios amazónicos, buscando
equidad, preservación del medio ambiente y conservación y utilización
racional de sus recursos naturales.
Mediante Ley 1440 de 2011 Colombia aprueba el “Tratado Constitutivo de
la Unión de Naciones Suramericanas- UNASUR”, hecho en Brasilia, Brasil,
el 23 de mayo de 2008. Este tratado contiene herramientas importantes
para realizar proyectos de infraestructura en el marco de la integración
energética de los países que hacen parte de UNASUR.
La Ley Ambiental, Ley 99 de 1993, estableció que cuando se utilice el
recurso hídrico se deben pagar tasas por uso o tasas compensatorias
(artículo. 42 de la Ley 99 de 1993, reglamentado por el Decreto 155 de
2004 del MAVDT); y en el caso de vertimientos, se deben pagar las tasas
retributivas (artículo 42 de la Ley 99 de 1993, reglamentado por el Decreto
3100 de 2003 modificado este por el Decreto 3440 de 2004, ambos del
MAVDT).
Mediante el Decreto 00155 de 2004, el Ministerio de Ambiente Vivienda y
Desarrollo Territorial, reglamenta el artículo 43 de la Ley 99 de 1993 sobre
tasas por utilización de aguas superficiales, las cuales incluyen las aguas
estearinas, y las aguas subterráneas, incluyendo dentro de estas los
acuíferos litorales. No son objeto de cobro del presente decreto las aguas
marítimas.
73
Respecto a los Incentivos Tributarios, la normatividad ambiental incentiva a
las empresas, comunidades o personas naturales que realicen esfuerzos
para lograr el objetivo común de tener un ambiente adecuado para las
generaciones futuras. En tal sentido, el Estatuto Tributario Nacional otorga
al sector productivo beneficios fiscales e incentivos tributarios por inversión
ambiental. Los dos principales incentivos de carácter ambiental son los
relacionados con: a) la Deducción del Impuesto de Rentas para Inversiones
en Sistemas de Control y Mejoramiento Ambiental, b) la Exclusión de
Impuesto al Valor Agregado –IVA- por compra de maquinaria y equipos que
hagan parte integral de un sistema de control y monitoreo ambiental.
En Colombia la normatividad en materia de residuos es muy amplia, la cual está
dirigida a legislar sobre residuos peligrosos y no peligrosos. En relación con los
residuos no peligrosos que pueden generarse en un proyecto, conviene analizar
básicamente el manejo de escombros y los sitios de disposición de estos, como lo
señala la Resolución 541 de 1994 del MAVDT. En materia de residuos peligrosos,
Colombia suscribió el Convenio de Basilea y lo ratificó con la Ley 430 de 1998. A
partir de la suscripción del convenio se ha regulado la gestión integral del ciclo de
vida del producto, la responsabilidad del generador, en la cual se establece
que ésta se extiende hasta la disposición final del producto; se introdujo en la
normatividad el principio de precaución, la internalización de costos ambientales,
normas de seguridad en el sistema de transporte de residuos peligrosos, entre
otros. Entre las normas a destacar está la Ley 1259 de 2008 sobre Gestión
Integral de Residuos Peligrosos, el Decreto 4741 de 2005 y el Decreto
reglamentario 1362 de 2007 del MAVDT. El Decreto 4741 de 2005 tiene por
objeto prevenir la generación de residuos o desechos peligrosos, así como regular
el manejo de los residuos o desechos generados, con el fin de proteger la salud
humana y el ambiente. Así mismo, el Decreto reglamentario 1362 de 2007 tiene
por objeto establecer los requisitos y el procedimiento para el Registro de
Generadores de Residuos o Desechos Peligrosos, como instrumento de captura
de información, con la finalidad de contar con información normalizada,
homogénea y sistemática sobre la generación y manejo de residuos o desechos
peligrosos originados por las diferentes actividades productivas y sectoriales del
país.
7.2.3.2 A nivel Local: El compromiso por parte de la administración
municipal y de la comunidad en general en materia de medio ambiente, incide de
manera directa en el progreso ambiental del municipio y son aspectos de gran
importancia para la Empresa de Servicios Varios La Victoria, pues los proyectos
74
que se puedan llevar a cabo en el municipio, relacionados con dicho tema, pueden
afectar positiva o negativamente no solo a la empresa sino al municipio de La
Victoria. En este aspecto es importante mencionar que la empresa logró
consolidar en diciembre del 2012 en conjunto con La Administración Municipal y la
UMATA, un Plan de Educación Ambiental PMEA, el cual surge a partir de las
diferentes situaciones ambientales del municipio y está relacionado con proyectos
operativos que tienen que ver directamente con procesos de educación
ambiental; este proyecto se realizo mediante un convenio ejecutado entre la
Administración Municipal y la Corporación Autónoma Regional del Valle CVC,
dicho plan tiene como objetivo principal dedicar esfuerzos para sensibilizar a la
sociedad sobre las problemáticas como el deterioro ecológico del entorno. Este
plan cuenta con unos proyectos operativos dirigidos a orientar sobre el tema a
través de la Educación.
Actualmente el municipio tiene una producción anual de 1.680 toneladas de
residuos sólidos que son dispuestos de manera adecuada en rellenos sanitarios,
lo que representa una cobertura del servicio de recolección de residuos sólidos en
el área urbana del 98%.
7.2.4 Entorno Legal. Las empresas prestadoras del servicio de aseo en
Colombia se encuentran vigiladas directamente por La Comisión de Regulación de
Agua Potable CRA y por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
(SSPD). Además la prestación del Servicio Público de Aseo Domiciliario se rige
por las disposiciones contenidas en la Constitución Política, el marco legal básico
de los Servicio Públicos, y el marco legal básico de los Servicios Públicos
Domiciliarios y las Actividades Complementarias, conformado por:
Cuadro 6: Normatividad Servicio de Aseo
RESUMEN DE NORMATIVIDAD – SERVICIO PUBLICO DE ASEO
Normatividad Disposición Legal
Constitución Política de Colombia
Artículos: 365, 367, 368, 369
Ley 9/1979 Por medio del cual se dictan medidas sanitarias.
Ley 80/1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, salvo en los que la Ley 142 disponga otra cosa.
Ley 99/1993
Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones.
Fuente: Las Autoras. 2013
75
Continuación Cuadro 6. Normatividad Servicio de Aseo
RESUMEN DE NORMATIVIDAD – SERVICIO PUBLICO DE ASEO
Normatividad Disposición Legal
Ley 142/1994 Esta ley es conocida como el régimen de los servicios públicos domiciliarios y ha sido modificada por la Ley 286/1996, Ley 632/2000, Ley 689/2001.
Ley 286/1996 (Modifica Parcialmente la Ley 142 1994
y Ley 143 de 1994
-Establece límites en materia de factores - de Contribución, tarifas y subsidios (Plazos). -Ampliación plazos proceso de Transformación. -Ampliación plazos viabilidad Empresarial.
Ley 505/1999
Por medio de la cual se fijan términos y competencias para la realización, adopción y aplicación de la estratificación a que se refieren las Leyes 142 y 177 de 1994, 188 de 1995 y 383 de 1997 y los Decretos Presidenciales 1538 y 2034 de 1996.
Ley 632/2000 Por la cual se modifican parcialmente las leyes 142, 143 de 1994, 223 de 1995 y 285 de 1996, ley 286 de 1996
Ley 689/2001 Por la cual se modifica parcialmente la Ley 142 de 1994
Ley 715 de 2001 y Decreto 849 de 2002
Recursos de la participación de propósito general para viabilizar la operación del Servicio de Aseo.
Ley 732/2002
Por medio de la cual se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las estratificaciones socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio nacional y se precisan los mecanismos de ejecución, control y atención de reclamos por el estrato asignado.
Ley 734/2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
Decreto Ley 2811 de 1974 y Ley 99 de 1993
Relacionado con la Gestión Integral de Residuos Sólidos.
Decreto 1538/1996 Por el cual se reglamenta el Título VI, Capítulo IV de la Ley 142 de 1994 y el Artículo 34 de la Ley 188 de 1995 sobre estratificación socioeconómica.
Decreto 565/1996 capítulo I del Título IV prohibiciones y sanciones
Decreto 421/2000
Por el cual se reglamenta el numeral 4 del artículo 15 de la Ley 142 de 1994, en relación con las organizaciones autorizadas para prestar los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico en municipios menores, zonas rurales y áreas urbanas específicas.
Decreto 1096/2000 Por la cual se adopta el Reglamento Técnico para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico-RAS.
Decreto 1713/2002
Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 632 de 2000 y la Ley 689 de 2001, en relación con la prestación del servicio público de aseo, y el Decreto Ley 2811 de 1974 y la Ley 99 de 1993 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos
Decreto 891 de 2002 Por el cual se reglamenta el artículo 9 de la ley 632 de 2000 sobre esquemas de prestación de servicio público de aseo.
Decreto 1505/2003 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con los planes de gestión Integral de residuos sólidos y se dictan otras disposiciones.
Fuente: Las Autoras. 2013
76
Continuación Cuadro 6. Normatividad Servicio de Aseo
RESUMEN DE NORMATIVIDAD – SERVICIO PUBLICO DE ASEO
Normatividad Disposición Legal
Decreto 1140 de 2003 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con el tema de unidades de almacenamiento y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1220 de 2005 Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Lay 99 de 1993 sobre las licencias Ambientales.
Decreto 1013 de 2005
Del Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial: “Metodología para la determinación del Equilibrio entre los subsidios y las contribuciones para los servicios públicos domiciliarios de acueducto alcantarillado y aseo” y demás normas pertinentes.
Decreto 4784 de 2005 Por el cual se modifica el Decreto 1013 del 4 de abril de 2005.
Decreto 057 de 2006 Por el cual se establecen unas reglas para la aplicación del factor de aporte solidario para los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo.
Resolución 1045/2003 Por la cual se adopta la metodología para la elaboración de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos – PGIRS y se toman otras determinaciones.
Resolución CRA 151 Establece la regulación integral de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.
Resolución CRA 153 de 2001
Por la cual se adiciona la Resolución CRA 151 de 2001, en relación con el establecimiento de plazo, las condiciones y claridad para que las entidades prestadoras de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo alcancen los límites establecidos en la Ley 142 de 1994 de conformidad con lo dispuesto en la Ley 632 de 2000.
Resoluciones 159 y 193 de 2001
Expedidos por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA).
Resolución 1076 de 2003
Expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Dentro de este marco debe tenerse en cuenta lo estipulado en la Ley 812 de 2003 en relación con los servicios públicos.
Resoluciones 156, 162 de 2001, 242, 271 de 2003 y 289
de 2004
Expedidas por la comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, sobre el servicio público domiciliario de aseo.
Resolución CRA N° 309 de 2004
Por la cual se resuelve la actuación administrativa iniciada mediante Resolución CRA N° 289 de 2004.
Resolución 1076 de 2004
Actualiza el Plan Nacional de Capacitación y Asistencia Técnica para el Sector de Agua Potable y establece el Plan de Certificación de Competencias Laborales.
Resolución CRA 315 de 2005 Por medio de la cual se establecen las metodologías para clasificar las personas de acueducto, alcantarillado y aseo de acuerdo con un nivel de riesgo.
Resolución 352/2005 Por la cual se definen los parámetros para la estimación del consumo en el marco de la prestación del servicio público domiciliario de aseo y se dictan otras disposiciones
Fuente: Las Autoras. 2013
77
Continuación Cuadro 6. Normatividad Servicio de Aseo
RESUMEN DE NORMATIVIDAD – SERVICIO PUBLICO DE ASEO
Normatividad Disposición Legal
Resolución 351/2005
Por la cual se establecen los regímenes de regulación tarifaria a los que deben someterse las personas prestadoras del servicio público de aseo y la metodología que deben utilizar para el cálculo de las tarifas del servicio de aseo de residuos ordinarios y se dictan otras disposiciones.
Circular SSPD CRA Nº 03 de 2006
Reporte de información para la aplicación del marco regulatorio del servicio público de aseo, contenido en las Resoluciones CRA 351 y 352 de 2005, de la Comisión de Regulación de agua Potable y Saneamiento Básico.
Circular SSPD CRA Nº 06 de 2006
Reporte de información complementaria a la Circular Conjunta SSPD-CRA Nº 03 de 2006 para la aplicación del marco regulatorio del servicio público de aseo, contenido en las Resoluciones CRA 351 y 352 de 2005, de la Comisión de regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.
Fuente: Las Autoras. 2013
7.2.5 Matriz De Evaluación De Factores Externos (EFE). Esta matriz nos
permitió identificar y sintetizar los diferentes factores externos, tales como la
información económica, social, cultural, legal y ambiental que puedan llegar a
influir tanto de manera positiva como negativa en la entidad.
La matriz se llevo a cabo identificando los factores determinantes para el éxito de
la entidad, incluyendo tanto las oportunidades como las amenazas que afectan
tanto la empresa como la industria.
A cada una de las variables se les asigno un peso, calificación y ponderación, que
permitiera determinar que tan eficientes son las estrategias de la entidad para
aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas.
El peso va entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante), lo cual
indica la importancia relativa de cada factor para alcanzar el éxito en la industria,
cabe mencionar que el total de todos los pesos debe sumar 1.0.
La calificación se asignó entre 1 y 4, con el fin de identificar si las estrategias
presente en la empresa están respondiendo con eficacia a cada factor, donde 4 =
una respuesta superior, 3 = una respuesta superior a la media, 2 = una respuesta
media y 1 = una respuesta mala. Las calificaciones se basan en la eficacia de las
estrategias de la empresa. Así pues, las calificaciones se basan en la empresa,
mientras que los pesos del paso 2 se basan en la industria.
78
La ponderación es el resultado de multiplicar el peso por la calificación, al final
cada una de las ponderaciones se suman para obtener una ponderación final. El
total ponderado más alto que puede obtener la organización es 4.0 y el total
ponderado más bajo posible es 1.0. El valor del promedio ponderado es 2.5. Un
promedio ponderado de 4.0 indica que la organización está respondiendo de
manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en su industria. En
otras palabras, las estrategias de la empresa están aprovechando con eficacia las
oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las
amenazas externas. Un promedio ponderado de 1.0 indica que las estrategias de
la empresa no están capitalizando las oportunidades ni evitando las amenazas
externas.
Cuadro 7: Matriz EFE
Factores Críticos Para el Éxito Peso Calificación Ponderación
Oportunidades
1. Altos precios de la competencia 0,08 4 0,32
2. Apoyo por parte de la administración Publica 0,08 3 0,24
3. Cobertura total del mercado local 0,06 2 0,12
4. Poca amenaza de servicios sustitutos a nivel local. 0,07 2 0,14
5. Cumplimiento de las normas legales 0,07 3 0,21
6. Capacitación por parte de las entidades gubernamentales.
0,07 3 0,21
7. Ubicación geográfica privilegiada y excelentes vías de acceso.
0,07 2 0,14
8. Fácil adquisición de tecnología gracias a los
Acuerdos Internacionales de intercambio
comercial.
0,07 1 0,07
Amenazas
1. Bajos recursos de la población 0,08 2 0,16
2. La entrada en el mercado de competidores mas tecnificados.
0,08 1 0,08
3. Sanciones por parte de los entes de control por el no cumplimiento de la normatividad.
0,08 3 0,24
4. Extensa regulación gubernamental para el Servicio de Aseo.
0,06 2 0,12
5. La constante innovación en tecnología afecta a empresas pequeñas.
0,07 1 0,07
6. Estricto control y normatividad ambiental 0,06 2 0,12
TOTAL 1 2.24
Fuente: Las Autoras. 2013.
El resultado de la Matriz EFE es de 2,24, lo cual indica que a pesar de que en el
entorno se encuentran grandes oportunidades, el problema radica en que la
entidad no ha diseñado las estrategias pertinentes que le permitan maximizar esta
79
serie de oportunidades y contrarrestar los efectos de las amenazas, otro factor que
influye en el resultado final de la matriz es que en el país aun no se brinda el
suficiente apoyo a las pequeñas y medianas empresas, las cuales no cuentas con
las mismas capacidades financieras, administrativas y operativas de las grandes
empresas de aseo del país.
7.3 Matriz De Debilidades, Oportunidades, Fuerzas y Amenazas DOFA
La matriz DOFA muestra con claridad cuáles son las fortalezas y debilidades de la
entidad, las oportunidades y amenazas que se presentan en el entorno, elementos
que al tenerlos claros, permite tener una visión global e integral de la verdadera
situación de la compañía y establecer las estrategias indicadas para que el
panorama futuro sea favorable.
Por medio del cruce de variables internas y externas, se obtienen las estrategias
de la siguiente manera:
Estrategias FO: “Son las resultantes de aprovechar las mejores
posibilidades que da el entorno y las ventajas propias, para construir una
posición que permita la expansión del sistema o su fortalecimiento para el
logro de los propósitos que emprende”21
Estrategias DO: “Son un tipo de estrategias de supervivencia en las que se
busca superar las debilidades internas haciendo uso de las oportunidades
que ofrece el entorno.”22
Estrategias FA: “Son también de supervivencia y se refiere a las estrategias
que buscan evadir las amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas
del sistema.”23
Estrategias DA: “Permiten ver alternativas estratégicas que sugieren
renunciar al logro dada una situación amenazante y débil difícilmente
superable, que expone al sistema al fracaso.”24
21
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Planeación Estratégica. [En Línea]. [2013]; 13 p
[Citado el 13 de Enero de 2013]. Disponible en <http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2lecc2_3.htm> 22
Ibíd., p. 13 23
Ibíd., p. 13 24
Ibíd., p. 13
80
Cuadro 8: Matriz DOFA
FUERZAS – F 1. Idoneidad de la persona a cargo de la gerencia. 2. Compromiso por parte de la entidad para lograr la
estructuración del Modelo Estándar de Control Interno. 3. Sistematización eficiente del proceso contable. 4. Disponibilidad de los recursos necesarios para el
desarrollo de las actividades operativas. 5. Preocupación por la satisfacción de los usuarios. 6. Tarifas competitivas del servicio de aseo. 7. Estructura organizacional formal que incluye líneas de
autoridad definidas. 8. Proveedores calificados que garantizan la calidad de los
servicios 9. Cuenta con una estructura de personal suficiente para
llevar a cabo la operación de la empresa. 10. Enfoque social que se ve reflejado en los
precios bajos a los usuarios. 11. Recursos tecnológicos apropiados para el
manejo de la información.
DEBILIDADES – D 1. Ausencia de objetivos claros 2. Carencia de sistemas de medición de los
procesos internos 3. Inexistencia de políticas de control interno 4. No se cuenta con planes estratégicos
debidamente diseñados 5. Carencia de auditor externo 6. Inexistencia de políticas de selección de
personal 7. Fragilidad en la segregación de funciones 8. Falta de Políticas para la administración del
talento humano. 9. Falta de capital para abrir mercados y
recobrar el control de las actividades operativas.
10. Carencia de maquinaria de última tecnología para el proceso del barrido vial.
OPORTUNIDADES – O 1. Altos precios de la competencia 2. Apoyo por parte de la administración Publica 3. Cobertura total del mercado local 4. Poca amenaza de servicios sustitutos a nivel local. 5. Cumplimiento de las normas legales 6. Capacitación por parte de las entidades gubernamentales. 7. Ubicación geográfica privilegiada y excelentes vías de
acceso. 8. Fácil adquisición de tecnología gracias a los Acuerdos
Internacionales de intercambio comercial.
ESTRATEGIAS – FO 1. Aprovechar el grado de compromiso del personal
administrativo para tener la empresa actualizada frente a los diferentes cambios normativos
2. Buscar estrategias que le permitan mejorar cada vez más el servicio a la comunidad con el apoyo de la administración pública
3. Diseñar una encuesta que permita identificar el grado de satisfacción de los usuarios con el servicio que presta la empresa.
ESTRATEGIAS – DO 1. Establecer un sistema de control interno
para la compañía. 2. Diseñar objetivos claros que permitan
obtener más recursos para la empresa. 3. Determinar formas de financiamiento para
la adquisición de maquinaria adecuada para la prestación de un mejor servicio.
AMENAZAS – A 1. Bajos recursos de la población 2. La entrada en el mercado de competidores mas
tecnificados. 3. Sanciones por parte de los entes de control por el no
cumplimiento de la normatividad. 4. Extensa regulación gubernamental para el Servicio de
Aseo. 5. La constante innovación en tecnología afecta a empresas
pequeñas. 6. Estricto control y normatividad ambiental
ESTRATEGIAS – FA 1. Capacitar a la comunidad en el manejo de las basuras y
el cuidado del medio ambiente. 2. Mostrar a la comunidad en general la importancia de la
existencia de la empresa en el Municipio y su funcionamiento.
ESTRATEGIAS – DA 1. Crear conciencia y cultura de reciclaje en la
comunidad. 2. Establecer políticas de selección que
permitan la elección de personal con conocimiento o experiencia en la normatividad pública.
3. Elaborar planes de crecimiento de la empresa en conjunto con la junta directiva.
Fuente: Las Autoras. 2013
81
8. ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMRESA DE SERVICIOS VARIOS LA
VICTORIA VALLE
El Modelo de Estándar de Control Interno se desarrolla a través de tres
subsistemas de control, los cuales se desagregan en componentes particulares
para cada uno. Los subsistemas de control estratégico, de gestión y evaluación,
permiten definir una cultura de autocontrol en cada uno de los empleados
involucrados en el área contable, estableciendo estándares y mecanismos que
garanticen y regulen el debido cumplimiento de sus obligaciones. Para alcanzar el
cumplimiento en cada uno de los subsistemas es necesario establecer unos
objetivos concretos para cada uno de ellos, los cuales se logran por medio del
fortalecimiento de los componentes y elementos que conforman los subsistemas y
el proceso contable en general.
Para dar inicio formal a La Estructuración del Modelo Estándar de Control Interno
Para el Área Contable, se firmó un Acta de Inicio por parte de los Responsables
del Proyecto y la Representante Legal de la Entidad, quien a su vez por medio de
un Acta se comprometió a Implementar el Modelo de Control y a colaborar con el
proceso de Diseño que conlleva a dicho resultado.
La recolección de la información se llevó a cabo de manera directa por medio de
reuniones realizadas en las instalaciones de la Entidad, en las que se obtuvo
información verbal y documental. Para efectos de formalizar dichas reuniones se
levantó un acta para cada una donde se establecen claramente los temas tratados
en las mismas.
El proyecto se llevó a cabo siguiendo las pautas establecidas por El Manual del
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, en lo que se refiere a
estructuración y el proceso previo a la Implementación, ya que esta última etapa
será responsabilidad directa de la Entidad. El primer paso fue el Diagnostico del
estado del Control Interno Contable al interior de la empresa, lo cual permitió
fortalecer aquellos aspectos que ponían en riesgo la veracidad de la información
financiera, posteriormente se llevo a cabo la estructuración de cada uno de los
subsistemas teniendo en cuenta las características especiales de la organización.
82
8.1 DIAGNOSTICO CONTROL INTERNO
Fue necesario detectar las debilidades y fortalezas que presenta el Control Interno
del área a tratar de La Empresa de Servicios Varios La Victoria, por medio del
cuestionario establecido para el diagnostico en la guía del MECI, el cual está
conformado por 171 preguntas, que permiten determinar el estado general del
Sistema de Control Interno Contable empleado por la entidad.
En términos generales el diagnóstico del control interno contable genera los
resultados para cada uno de los subsistemas, componentes y elementos,
permitiendo así establecer si el control interno para cada uno es satisfactorio,
adecuado, insuficiente o insuficiente critico, lo cual se determina de acuerdo a los
siguientes criterios luego de tabular los resultados:
Cuadro 9. Interpretación de Resultados
Interpretación de Resultados
Rango Criterios
Puntaje Total entre 0,0 y 2,0 Insuficiente Critico
Puntaje Total entre 2,1 y 3,0 Insuficiente
Puntaje Total entre 3,1 y 4,0 Adecuado
Puntaje Total entre 4,1 y 5,0 Satisfactorio
Fuente: Manual para la implementación del MECI 1000:2005
El cuestionario se realizó entre los dos empleados de la entidad que intervienen
directamente sobre el proceso contable: Contador Público y Secretaria.
83
Cuadro 10: Resultado Del Diagnostico del Modelo Estándar de Control Interno Para El Área Contable
Fuente: Las Autoras. 2013
PUNTAJE POR
ELEMENTO INTERPRETACIÓN
PUNTAJE POR
COMPONENTE INTERPRETACIÓN
PUNTAJE POR
SUBSISTEMA INTERPRETACIÓN
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Eticos 1,8 Insuficiencia Critica
Desarrollo del Talento Humano 2,0 Insuficiente
Estilo de Dirección 4,2 Satisfactorio
Planes y Programas 2,6 Insuficiente
Modelo de Operación Por Procesos 2,9 Insuficiente
Estructura Organizacional 3,2 Adecuado
Contexto Estratégico 2,2 Insuficiente
Identificación Del Riesgo 2,6 Insuficiente
Análisis del Riesgo 2,6 Insuficiente
Valoración del Riesgo 1,0 Insuficiencia Critica
Políticas de Administración del Riesgo 1,5 Insuficiencia Critica
Politicas de Operación 3,5 Adecuado
Procedimientos 2,8 Insuficiente
Controles 1,4 Insuficiencia Critica
Indicadores 1,4 Insuficiencia Critica
Manual de Operación 2,0 Insuficiente
Información Primaria 2,8 Insuficiente
Información Secundaria 4,0 Satisfactorio
Sistemas de Información 3,6 Adecuado
Comunicación Organizacional 3,7 Adecuado
Comunicación Informativa 3,3 Adecuado
Medios de Comunicación 3,0 Adecuado
Autoevaluación de Control 3,3 Adecuado
Autoevaluación de Gestión 2,0 Insuficiente
Evaluación del Sistema de Control Interno 1,9 Insuficiencia Critica
Auditoria Interna 2,6 Insuficiente
Plan de Mejoramiento Institucional 1,5 Insuficiencia Critica
Planes de Mejoramiento Por Procesos 2,0 Insuficiente
Planes de Mejoramiento Individual 2,0 Insuficiente
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN
SUBSISTEMA DE
EVALUACIÓN DE
CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
ADMINISTRACIÓN DEL
RIESGO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO, EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
3,3
2,6
Insuficiente
2,7
2,9
2,0
2,2
Insuficiente
Adecuado
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
SUSBSISTEMA DE
CONTROL ESTRATEGICO
2,3
1,8
2,5
3,0
2,2
3,5
Insuficiente
Insuficiente
Insuficiencia Critica
Insuficiente
Adecuado
Adecuado
Insuficiente
Insuficiente
Insuficiencia Critica
84
Del resultado anterior se pudo determinar lo siguiente:
Cuadro 11. Resumen del Diagnostico, Evaluación y Seguimiento a la Estructuración del MECI para
el área contable.
FORMULARIO RESUMEN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Debilidades
Falta formalización del código de ética, debido a que se pudo evidenciar que las personas involucradas con el área contable no reconocen la existencia formal del mismo.
Ausencia de objetivos claros y planeación estratégica para el área contable.
No se implementan las políticas para la administración del talento humano involucrado con el área contable (Selección, inducción, capacitación continua, seguimiento al desempeño).
No se miden adecuadamente los riesgos de índole contable.
Fortalezas
Buena disposición e idoneidad por parte del contador y la representante legal en cuanto al proceso contable.
Cuenta con el área física y el personal adecuados para el desarrollo del proceso contable.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Debilidades
No se encuentran definidas las actividades de control para el desarrollo del proceso contable.
Inexistencia de indicadores que permitan medir y evaluar el desempeño del proceso contable.
Falta de documentación de los manuales de procesos y procedimientos para el área contable.
No se tiene claridad de las formas y medios de comunicación entre los diferentes usuarios de la información contable.
Fortalezas
Se generan adecuadamente los libros, informes y estados financieros concernientes a la información contable.
Posee una estructura tecnológica adecuada (Hardware y Software) para el procesamiento de la información contable.
Existen líneas de autoridad directas que facilitan una comunicación eficiente.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Debilidades
Ausencia de una oficina de control interno
No se evalúa eficientemente la veracidad de la información contable.
No existen planes de mejoramiento contable
Fortalezas
La revelación de la información contable se realiza de acuerdo a las normas de contabilidad pública.
Se tienen en cuenta las observaciones formuladas por los diferentes entes de control.
Fuente: Las Autoras. 2012
85
Continuación Cuadro 11. Resumen del Diagnostico, Evaluación y Seguimiento a la Estructuración
del MECI para el área contable.
FORMULARIO RESUMEN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Se puede evidenciar que el sistema de control interno de la entidad es ineficiente, en cuanto a la planeación, control y evaluación de los procesos contables. Cabe resaltar que cada uno de los subsistemas existe de manera global en la organización, sin embargo su nivel de cumplimiento es insuficiente, lo cual hace necesario fortalecerlos y darles aplicabilidad en el área contable.
RECOMENDACIONES
Ajustar el código de Ética, de manera que se incluyan los principios éticos del área contable.
Evaluar el documento que contiene los programas y políticas de Desarrollo del Talento Humano, que no es claro en cuanto a sus objetivos y las políticas que en él se establecen., en cuanto a selección, inducción, capacitación, estímulos, sanciones y seguimiento al desempeño del talento humano.
Establecer acuerdos de gestión claros.
Diseñar un mapa estratégico que reúna la misión, visión, objetivos, estrategias e indicadores para el Área Contable.
Diseñar indicadores para medir el desempeño y alcance las metas estratégicas del área contable
Estructurar un modelo de operación por procesos, que refleje de manera eficiente el Mapa de Procesos de la empresa y en el cual se incluya el proceso contable, además de los procesos del área contable y cada una de sus etapas.
Diseñar un organigrama que sea adecuado para la estructura actual de la organización.
Ajustar el manual de funciones, para incluir en él las actividades y funciones del área contable realizadas por un auxiliar contable y el contador público de la entidad.
Establecer unas pautas para la administración de los riesgos, comenzando por definir el contexto estratégico del proceso, identificar, analizar y valorar los riesgos con el propósito de establecer unas políticas que rijan la gestión adecuada de los riesgos contables.
Fijar las políticas de operación del área contable
Describir los procedimientos del proceso contable y el análisis financiero.
Establecer controles que faciliten la consecución de los objetivos contables y minimicen la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Diseñar los indicadores necesarios para evaluar la ocurrencia de los riesgos y medir el desempeño de los controles.
Diseñar un manual de operaciones del área contable, el cual contenga la ubicación de los documentos, manuales y elementos que rigen la realización y estructuración del MECI para el área contable.
Construir las políticas y el listado de documentos que se constituyen en la información primaria y secundaria del área contable.
Establecer políticas para la administración de los sistemas de información empleados en el proceso contable.
Fuente: Las Autoras. 2012
86
Continuación Cuadro 11. Resumen del Diagnostico, Evaluación y Seguimiento a la Estructuración
del MECI para el área contable.
FORMULARIO RESUMEN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE
RECOMENDACIONES
Diseñar las políticas y planes para hacer más eficiente la comunicación organizacional, informativa y los medios de comunicación.
Establecer los lineamientos y mecanismos de autoevaluación del control, autoevaluación de gestión, la evaluación independiente, auditoría interna.
Fijar parámetros para la estructuración y realización de los planes de mejoramiento tanto funcionales como individuales.
Fuente: Las Autoras. 2012
87
8.2 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Este subsistema se encuentra compuesto por 3 elementos y 10 componentes que
son de vital importancia para crear una cultura de autocontrol en cada uno de los
funcionarios involucrados directamente en el proceso contable, por medio de la
generación de conciencia ética, conocimiento de los fines, funciones y objetivos
del estado, la entidad y el área contable, además del establecimiento de procesos
y procedimientos que faciliten el desarrollo organizacional:
Figura 7: Estructura Subsistema de Control Estratégico
Fuente: Manual Para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno
8.2.1 Ambiente de Control. Dando continuidad a lo dispuesto por el Modelo
Estándar de Control Interno MECI, se lleva a cabo la estructuración del
componente Ambiente de Control, conformado por tres elementos “que al
interrelacionarse otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo
de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los
procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es
aplicable a la entidad.”25 El procedimiento utilizado es la evaluación de cada
elemento en la entidad y la estructuración, ajustes o fortalecimiento, según sea el
caso para cada uno, dependiendo del nivel de cumplimiento de los estándares
fijados por el MECI.
25
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía General
para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de MECI 1000:2005. 2 ed. Bogotá D.C.: Imprenta Nacional, 2005. 15 p.
88
8.2.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos. Este constituye el
primer elemento del primer subsistema de la estructura del MECI, y es de vital
importancia porque define el estándar de conducta de la entidad. La elaboración
del cuestionario para el diagnostico, permitió evidenciar que las personas
involucradas en el área contable no reconocen la existencia formal del código de
ética, por lo cual se procedió a corroborar por medio de la observación de
documentos, la existencia de dicho código y demás elementos que conforman el
Subsistema de Control Estratégico en la entidad, lo cual permitió verificar que la
empresa cuenta con un Código de Ética y un Código de Buen Gobierno,
planteados de manera global para toda la entidad, sin involucrar directamente el
área contable. En desarrollo de la práctica empresarial y en consenso con la
Representante Legal de la entidad y los demás funcionarios del área contable, se
procedió a complementar el Código de Ética, permitiendo así abarcar los principios
éticos establecidos por la Ley 43/1990 y que rigen el ejercicio de la profesión
contable, quedando de la siguiente manera:
89
MANUAL DE ETICA
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA
ESP SA
90
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
MANUAL DE ETICA
PRESENTACIÓN
En el desarrollo de las políticas de control interno y a partir de las diferentes
iniciativas internas y externas, además de las necesidades de participación, Ético-
social, nace la alternativa útil de liderar por parte de nuestra Entidad la imposición
de una Carta de Valores y así convertirse en la regulación ética del entorno
organizacional de nuestra Empresa, y que en todo caso lleve impreso un profundo
contenido humanístico y social que se consolide para su desarrollo y crecimiento
desde una concepción de dignidad y derechos de cada individuo en todos los
ámbitos de su vida laboral.
“Creemos en la Existencia de una verdad también en el orden moral y desde esa
perspectiva queremos contribuir a construir una sociedad más justa y apta para la
realización integral de nuestros funcionarios y por ende nuestra entidad”
La misión propuesta al implementar el Manual de Ética es la de dotar a la
Empresa de principios morales que permita mantener o recuperar los valores
propios de una organización capaz de influir desde su esfera en la transformación
del ciudadano que participa como funcionario de nuestra entidad a partir de la
Ética, los Valores y de los principios básicos que de ella se desprenden.
INTRODUCCIÓN
La Empresa ha querido dejar explícito su querer ético, en este manifiesto, como un
enunciado de los comportamientos que espera de todos los empleados adscritos a
esta comunidad para con sus grupos de interés, en concordancia con el
direccionamiento estratégico de su triada –Misión, Visión y Valores- y en
desarrollo de los valores éticos definidos en ella.
El proceso de elaboración de estos Compromisos Éticos se llevo a cabo siguiendo
los lineamientos contenidos específicamente en los valores de calidad del servicio,
contribución participativa y compromiso con el que hacer institucional. Por ello se
convocó a todo el personal de la entidad para que hiciera su contribución a la
formulación de este cuerpo de valores éticos, a través de talleres reflexivos y
91
creativos, en los que los participantes aportaron la identificación de los grupos de
interés, las actitudes o comportamientos que deberían asumirse con respecto a
ellos y formularon frases que pudiera llevarse a la redacción definitiva del Manual.
Con todos ellos, en general, se definieron unas actitudes éticas de honestidad,
responsabilidad, solidaridad, justicia, respeto por la verdad y acatamiento a la ley,
y se determinaron unas específicas con la Empresa misma, con su Talento
Humano, con sus usuarios y con los demás grupos de interés.
Posteriormente, en un acto de carácter público se proclamaron y ratificaron como
garantía del compromiso institucional.
OBJETIVOS
El presente manual busca, principalmente la consecución, tres objetivos básicos:
Servir de orientación, a todas las personas vinculadas a la empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP S.A, presentes y futuras, sobre las
actitudes éticas que se esperan de ellas durante su vida laboral en la
Empresa.
Facilitar su proceso de integración y adaptación a la cultura propia de esta
Organización.
Explicar el alcance de los compromisos asumidos en el manifiesto
“NUESTROS COMPROMISOS ETICOS”.
MARCO NORMATIVO
El Manual de Ética de LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP
S.A se crea con el ánimo de promover los valores éticos en sus funcionarios,
generando un clima organizacional logrando la visión y ejecutando la misión y
objetivos trazados dentro una cultura organizacional y una calidad excelente en los
servicios prestados.
El Manual de Ética debe ser una constante en todos y cada uno de los servidores
públicos de la Empresa. Para el cumplimiento de sus objetivos sociales en el
ejercicio de sus funciones constitucionales y de lo establecido en la normatividad
nacional como la Ley 734 de 2001 (manual Único Disciplinario), la Ley 190 de
1995 (Estatuto Anticorrupción), la Ley 87 de 1993 (Ley Control Interno), Ley 80 de
1993 (Ley de Contratación) y demás decretos reglamentarios, circulares y
directivas presidenciales.
92
La oficina asesora de control interno dentro de la función de planear, dirigir,
organizar, verificar y evaluar el sistema de control interno dentro de toda la
organización, ha tomado como herramienta de control el MANUAL DE ETICA.
FINALIDAD
El presente texto tiene como propósito ser el marco de referencia ética de todo
aquel funcionario que preste servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral,
en LA EMPRESA DE SERVICIOS LA VICTORIA ESP SA , definiendo los
principios, valores, prácticas y acciones éticas que debe observar.
MISION EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Ser la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios representativa de los
Victorianos, dedicada a satisfacer las necesidades de sus usuarios con eficiencia,
ética, calidad y cobertura en niveles de excelencia.
VISION EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Llegar a ser una empresa líder en Servicios Públicos que promueva el
mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos en su área de influencia,
buscando el bienestar de sus clientes y generando el desarrollo socioeconómico
en su entorno, siempre en armonía con el ambiente.
COMPROMISO
Este Manual de Ética le asigna la obligación a cada uno de los empleados de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, de velar por la Misión y
apropiarse de la Visión de la Entidad, siguiendo las pautas de comportamiento
aquí establecidas y permitiendo de esa manera que la organización sea eficiente
en la consecución de sus objetivos.
AMBITO DE APLICACIÓN
Los preceptos contenidos en este Manual de Ética, son aplicables a todos los
Empleados y Directivos que integran La Empresa de Servicios Varios La Victoria
ESP SA. Este documento es de carácter obligatorio, por lo cual su contenido no
constituye únicamente recomendaciones, se trata de un instrumento fundamental
93
para la organización en la medida en que debe asumirse como un complemento
de las funciones y responsabilidades de cada Funcionario de La Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESPS SA y su objetivo es guiar la manera en que la
Entidad ha de llevar a cabo su objeto social.
GLOSARIO DE TERMINOS
Con el fin de facilitar la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el
presente Manual de Ética, se establecen los siguientes conceptos de términos
utilizados a lo largo del texto:
Ética: Estado común de comportamiento o forma de vida que adopta un
grupo de individuos que pertenecen a una misma sociedad, en este caso La
Entidad.
Moral: Consiste en obrar correcta y justamente en ejercicio de la Función
Pública.
Valores: Principios y cualidades que permiten orientar el comportamiento
de los Funcionarios Públicos.
Código De Ética: Documento que establece las pautas de comportamiento
que se espera de los Empleados de la Entidad en el ejercicio de sus
Función Pública.
Función Pública: Para efectos del presente documento se entiende por
Función Pública toda actividad temporal o permanente, remunerada u
honoraria, realizada en nombre del Estado o al servicio del mismo o de sus
entidades, en cualquiera de sus niveles jerárquicos. El fin de la función
pública de administrar el Estado es el bien común, ordenado por las
disposiciones de la Constitución Nacional, los tratados internacionales
ratificados por la Nación y las normas destinadas a su regulación.
Principios: Se entiende por Principio las bases o normas que deben existir
en toda Institución, entendido así, que en cualquier circunstancia cada uno
de nosotros debe actuar en interés de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA.
PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Los principios adoptados por La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
son: Mejoramiento Continúo, Austeridad, Equidad, Eficacia, Eficiencia,
94
Profesionalismo, Excelencia, Protección O Defensa De Los Bienes Públicos,
Cultura Del Dialogo, La Cultura Del Autocontrol.
Mejoramiento Continúo: La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP
SA, aplicará todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales
que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno.
Austeridad: Las actuaciones de todo el personal adscrito a La Empresa de
Servicios Varios La Victoria, están enmarcadas por la sobriedad y
racionalización en el uso de los recursos, de tal manera que proyecten una
imagen de transparencia en su gestión y de calidad en sus funciones.
Equidad: Mediante la ecuanimidad en la asignación de funciones,
responsabilidades y recursos, permitiendo que todos los funcionarios de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA tengan igualdad de
oportunidades.
Eficacia: El Empresa de Servicios Varios La Victoria debe atender las
necesidades de la Comunidad, para dar cumplimiento a sus objetivos
estratégicos de manera óptima, en términos de oportunidad y economía.
Eficiencia: La Empresa de Servicios de La Victoria debe constantemente
racionalizar los procesos para optimizar el uso de los recursos y maximizar
los resultados, de tal manera que logre sus objetivos en términos de
satisfacción.
Profesionalismo: Todos los funcionarios deben emplear métodos y
prácticas de la máxima calidad posible en sus actividades. Ningún
funcionario podrá aceptar dádivas que impliquen prebendas y pueda
comprometer o inclinar nuestra conducta a favor de quien lo hace.
Excelencia: Todos los servidores públicos de la Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, deben estar comprometidos en la búsqueda de
resultados excelentes, mediante el cumplimiento de sus responsabilidades
con competencia, diligencia y calidad.
Protección o Defensa de los Bienes Públicos: Todas las acciones de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria, están enfocadas hacia la
protección y defensa de los bienes públicos, aplicando con efectividad todos
los sistemas de control; además, los Funcionarios de la Entidad deben
destinar los activos que la Empresa de Servicios les entrega,
exclusivamente a labores propias del mismo, evitando cualquier uso
indebido en provecho personal, familiar o de terceros. Son activos no
solamente los bienes materiales como edificios, instalaciones,
maquinas vehículos, equipos, sistemas de información, servicios, recursos y
95
dotación, sino también los bienes inmateriales como la propiedad intelectual
y el saber hacer.
Cultura del Diálogo: La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
avanzará en la cultura del diálogo permitiendo que todos expresen sus
argumentos sin lesionar el de los otros, escuchando con sentido crítico y
respetando la posición de los demás.
La Cultura del Autocontrol: Se constituye como elemento fundamental en
la búsqueda de la perfección y la excelencia, por ello, La Empresa de
Servicios Varios La Victoria reclama de cada uno de sus funcionarios la fe
debida en cada una de sus actuaciones, acordes con los procesos y
procedimientos establecidos en la entidad.
VALORES ETICOS COMPARTIDOS.
Los Valores éticos son cualidades que otorgamos a formas de ser y de actuar que
las hacen deseables como características nuestras y de los demás, dado que son
básicos en la construcción de una convivencia democrática, en el marco de los
derechos humanos. En este sentido, los valores orientadores de las
interrelaciones, decisiones y prácticas de la función pública de la Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA., son: Respeto, Lealtad, Honestidad,
compromiso, servicio, confianza y responsabilidad.
Respeto: Cada uno de los miembros de La Empresa de Servicios Varios La
Victoria valorará a los demás compañeros de trabajo, acatará la autoridad
de sus superiores y forjará su dignidad en un ambiente de seguridad y
cordialidad, permitiendo la aceptación de las limitaciones ajenas y el
reconocimiento de las virtudes de los demás.
Lealtad: Cada uno de los miembros de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria se mantendrá firme en su respaldo a la causa del servicio de la
comunidad fundamentada en el compromiso con las metas y fines que
persigue la Administración Municipal.
Honestidad: Es el decoro, pudor y recato. Las acciones, expresiones y en
general todas las actuaciones públicas o privadas de los funcionarios al
servicio de La Empresa de Servicios Varios La Victoria, deben estar
precedidas por el merecido DECORO, PUDOR Y RECATO.
Compromiso: Es la integridad en el actuar y en el decidir ser fiel a sus
convicciones, eficiente y eficaz en el cumplimiento de las obligaciones
contraídas, en las funciones asignadas, en el tiempo de acuerdo a
96
requisitos legales exigidos para la presentación de la información. La
Empresa de Servicios Varios La Victoria, como ente público al servicio de
la comunidad asume su función de cumplir con las promesas y proyectos
orientados a satisfacer las necesidades de la comunidad en el desarrollo de
sus planes o programas. Cada una de las actuaciones de los funcionarios
públicos se basan en el sentido del deber y la actitud responsable para el
cumplimiento del Plan de Gobierno, a la Misión y Visión Institucional, de
manera que se consolide en beneficio para la entidad y para toda la
comunidad de La Victoria.
Servicio: La Empresa de Servicios Varios La Victoria, orienta sus
objetivos, metas y programas a través de los procesos y proyectos a brindar
una respuesta adecuada y efectiva a las demandas y necesidades
presentadas por la comunidad. Todo servidor público de la Empresa de
Servicios debe destinar su capacidad hacia la satisfacción óptima de las
necesidades de la población en los diferentes sectores que la conforman.
Confianza: Es la proyección de credibilidad en el actuar, el comportamiento
de cada Funcionario debe ser digno en todo momento y en todo lugar, es
por eso que la confianza de los ciudadanos se adquiere y se mantiene, en
particular, gracias al respeto de sus derechos, es por ello que la ciudadanía
se constituye en objetivo primordial de La Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA. La Empresa de Servicios Varios La Victoria compromete
todo su empeño con la comunidad, en la obtención de los mejores
resultados a fin de consolidar en ésta un sentimiento de seguridad frente a
sus actuaciones. Los Servidores Públicos de la Empresa de Servicios
desempeñan sus funciones con idoneidad, y prácticas para el bienestar de
la población de La Victoria.
Responsabilidad: Es deber de cada Funcionario cumplir cabalmente con
las obligaciones dentro de un marco legal. Los funcionarios de la Empresa
de Servicios Varios La Victoria tienen la obligación de cumplir normas
dentro de sus funciones laborales, de manera que debe ser ejemplo de
rectitud consigo mismo y con los demás, deben reflejar con su trabajo y
desempeño el compromiso con la Institución y con la responsabilidad de ser
funcionarios públicos.
POLITICAS
El compromiso de liderazgo ético propio de los Directivos de la Empresa de
Servicios Varios La Victoria se hará evidente a través de las siguientes políticas:
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Los niveles directivos de La Empresa de Servicios Varios La Victoria
establecerán unas relaciones permanentes de confianza, imparcialidad,
respeto y justicia, en el ámbito interno y externo; con el fin de garantizar el
desarrollo de los programas a cargo de la entidad.
La designación de los Directivos de La Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA se regirá por reglas claras fundamentadas en un sistema
de méritos éticos y reconocimiento a la labor.
Liderarán permanentemente acciones que garanticen el bienestar y
mejoramiento de las condiciones laborales de los Servidores Públicos de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA.
Fortalecerán sus valores éticos, a fin de ejercer un liderazgo en sus
decisiones y actuaciones dentro de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP. SA., de modo que sea reflejo para las demás instituciones
públicas.
POLÍTICAS ÉTICAS CON SERVIDORES PÚBLICOS
Respondiendo al papel preponderante de cada uno de los servidores públicos de
la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA., estos se comprometen con
las siguientes políticas:
La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, actuará con
imparcialidad, justicia y equidad en procura del bienestar de los servidores
públicos con relación a procesos de nombramiento, capacitación y
ascensos, asignación salarial y procesos disciplinarios.
En todas las actuaciones y prácticas cotidianas de los servidores públicos
de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, se evidencian los
valores éticos institucionales.
En aras de lograr el mejoramiento del ejercicio de la función de los
Servidores Públicos, se implementaran procesos periódicos de capacitación
integral.
Se generarán canales y procesos de comunicación que permitan a los
Servidores Públicos conocer la problemática que se presenta y participar
adecuadamente en la solución de la misma.
98
POLÍTICAS ÉTICAS CON LA COMUNIDAD
Asumiendo al ciudadano y la comunidad como razón de ser de la función pública,
se orientará esfuerzos hacia el cumplimiento de las siguientes políticas:
La calidad de vida de la población será mejorada cumpliendo a cabalidad
los programas consagrados en el Plan de Desarrollo Municipal.
La Empresa De Servicios Varios La Victoria ESP SA, se compromete a
prestar un servicio equitativo y como respuesta a la confianza que la
comunidad le ha depositado.
Mantendrá informada a la comunidad sobre los diferentes proyectos y
programas que se adelantan para que puedan acceder a sus beneficios.
POLÍTICAS ÉTICAS CON PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
En desarrollo de los valores institucionales durante la relación de la Empresa de
Servicios con los contratistas y proveedores, se tendrán en cuenta las siguientes
directrices:
Los procesos de contratación se basarán en los valores éticos
institucionales y estarán enmarcados en la normatividad vigente.
La cultura de la probidad será promovida entre los contratistas y
proveedores en cada uno de los servicios y/o bienes contratados.
La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, implementará
estrategias de comunicación que den cuenta de todas las etapas de los
procesos contractuales para permitir el libre acceso de equidad y
objetividad.
POLÍTICAS ÉTICAS CON OTRAS INSTITUCIONES
Procurando el fortalecimiento del trabajo en red con otras instituciones para la
consolidación y extensión de los resultados de los programas implementados, La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, tendrá como políticas:
Los convenios suscritos con otras entidades se basarán en la participación,
eficiencia, eficacia y celeridad logrando acciones de responsabilidad social
en áreas de interés común.
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Los proyectos, planes y programas que se lleven a cabo serán difundidos
entre las demás instituciones para promover la vinculación multisectorial, de
manera que se amplié el alcance y la efectividad de los resultados.
Serán creados canales de comunicación con otras instituciones para
fortalecer el trabajo coordinado a través del intercambio y Retroalimentación
continúa de información veraz sobre proyectos, planes y programas
desarrollados y a desarrollar de manera que evite la duplicidad de funciones
y los desgastes administrativos y financieros.
POLÍTICAS ÉTICAS CON EL AMBIENTE
Para facilitar un desarrollo sostenible desde la Empresa de Servicios Varios La
Victoria se cumplirán las siguientes políticas:
La conservación del ambiente será promovida desde la Empresa con el
cumplimiento de la normatividad ambiental en el desarrollo de todos los
proyectos, planes y contratos.
Se formularán y apoyarán iniciativas regionales con otras entidades que
busquen preservar el ambiente y garantizar desarrollo sostenible en la
región.
Dentro de la Empresa se pondrán en marcha prácticas ecológicas para el
manejo de los recursos.
La Empresa de Servicios divulgara la preservación y conservación
ambiental a toda la comunidad.
PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES
Todos los servidores públicos de la Empresa de Servicios Varios La Victoria
deberán ceñirse a los principios constitucionales a saber.
Igualdad: Este principio debe servir de guía a la administración pública
para que sus acciones y decisiones respecto de los administrados se
generen en igualdad de condiciones.
Moralidad: Con fundamento a este principio los administradores deben de
tener claros y definidos principios éticos que reflejen una gestión pública,
pulcra y transparente. Este principio debe de ser la garantía permanente
frente al confronta miento vicioso de funcionarios públicos arrogantes,
soberbios, desidiosos o negligentes en el desempeño de sus funciones.
100
Eficacia: Los servidores públicos deben dirigir sus actividades y recursos
de La Empresa de Servicios a que produzcan los mayores logros y
resultados y que a sus recursos se les de el máximo y adecuado
aprovechamiento, de tal forma que se obtengan los objetivos esperados.
Economía: Es el que sin duda alguna orienta a la empresa hacia una
política de sana austeridad y mesura en el gasto público y hacia un
equilibrio conveniente y necesario en la inversión, garantizando así la
debida proporcionalidad y conformidad de resultados en los términos costo-
beneficio.
Celeridad: El servidor público de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA, debe ser competente e impulsar oficiosamente las
actividades, los procesos y el desarrollo de la entidad con el propósito de
obtener resultados óptimos y oportunos.
Imparcialidad: El administrador público debe garantizar mecanismos que
orienten y posibiliten un tratamiento, desarrollo o comportamiento justo e
imparcial de la administración, respecto de los administradores, y
beneficiarios de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA.
Publicidad: Todas las actuaciones y procedimientos de la administración
así como los propósitos y resultados deben ser del conocimiento público de
los ciudadanos para lo cual la administración de la Empresa de Servicios
Varios La victoria ESP SA, proveerá a todas sus dependencias de los
instrumentos y mecanismos adecuados de publicidad. En razón de este
principio los directivos deberán utilizar los mecanismos posibles de
comunicación y de información que permitan la necesaria transparencia de
sus actos y el conveniente vínculo con el cliente externo, al cual prestan su
servicio.
PRINCIPIOS FRENTE AL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –
MECI
Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el
adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de
su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o
tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los
principios establecidos en la Constitución Política.
Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera
participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos
establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e
101
implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de
integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para
interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz
la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley
y sus Reglamentos.
PRINCIPIOS FRENTE AL PROCESO CONTABLE
La Gerencia y demás Funcionarios de la Entidad, se comprometen a colaborar con
el proceso de Estructuración e Implementación y Cumplimiento del Modelo
Estándar de Control Interno Para El Área Contable, desarrollando estrategias que
conduzcan un Proceso Contable, eficiente, eficaz, integro y transparente, para lo
cual se estableció unos Principios Éticos que direccionen el buen ejercicio de la
actividad contable, basados en los Principios Éticos establecidos por la Ley 43 de
1990, los cuales deberán involucrar a todos los funcionarios relacionados de
manera directa o indirecta con el Proceso Contable de la Entidad:
Integridad: El Funcionario Publico deberá conservar la integridad moral, en
el desarrollo del Proceso Contable. Además se espera de él rectitud,
probidad, honestidad, dignidad y sinceridad, en cualquier circunstancia que
implique el desarrollo de sus labores.
Objetividad: La objetividad representa ante todo imparcialidad y actuación
sin perjuicios en todos los asuntos que corresponden a la realización del
proceso contable.
Independencia: En el desarrollo de sus actividades, los funcionarios
deberán tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con
respecto a cualquier interés que pueda considerarse incompatible con los
principios de integridad y objetividad.
Efectividad y Responsabilidad: Principios a tener en cuenta en todos los
niveles de la actividad contable, en el momento de llevar a cabo sus labores
y aplicar las normas vigentes.
Confidencialidad: La realización del Proceso Contable, debe involucrar por
parte de cada uno de los funcionarios un compromiso responsable con la
entidad, de manera que se cumpla con la más estricta confidencialidad de
la información contable y financiera de la compañía.
Observaciones de las Disposiciones Normativas: Los Funcionarios
Públicos encargados del proceso contable deberán realizar su trabajo
cumpliendo con las disposiciones normativas promulgadas por el Estado y
102
el Consejo Técnico de La Contaduría Pública para el ámbito contable,
aplicando los procedimientos debidamente establecidos.
Competencia y Actualización: Será necesario que los Funcionarios
Públicos involucrados con el Área Contable de la Entidad, actualicen
permanentemente los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus
actividades contables.
Respeto entre colegas y compañeros: Los funcionarios de la Entidad
deberán tener siempre presente la sinceridad, la buena fe y la lealtad en el
trato con sus compañeros y demás funcionarios.
Conducta Ética: Los Funcionarios de la Entidad deberán evitar cualquier
acto que afecte negativamente el buen nombre de la Entidad.
Transparencia: Debe haber transparencia en la generación y entrega de
informes a los diferentes usuarios de acuerdo con los objetivos de gestión
pública, control público, divulgación y cultura.
CUMPLIMIENTO Y DIVULGACIÓN DEL MANUAL DE ETICA
El Gerente de La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, será
responsable de velar por el cumplimiento del Manual de Ética por parte de los
Funcionarios a su cargo, adicionalmente beberá dar ejemplo de comportamiento a
través de su propia conducta. Cualquier empleado que tenga conocimiento o
sospecha fundada del incumplimiento del presente Manual de Ética deberá
ponerlo en conocimiento del Gerente. Debido a que el presente Manual de Ética
involucra a todos los Funcionarios de la Entidad, deberá ser difundido por los
medios de comunicación que establezca la Empresa, con el propósito de que cada
uno de los funcionarios se apropie de las disposiciones aquí contenidas.
ACTA DE COMPROMISO PARA EL CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE ÉTICA
EN LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Yo ____________________________________________en mi calidad de
Funcionario de la Empresa De Servicios Varios La Victoria ESP SA, me
comprometo a:
1. Acoger el Manual de Ética establecido en la Resolución Nº de y
expreso que los valores relacionados a continuación guiarán el desarrollo de
mis funciones y mi quehacer cotidiano.
103
2. Desempeñarme como Funcionario, acorde con los valores éticos anotados y
claramente descritos en el Manual de Ética de la Empresa De Servicios Varios
La Victoria ESP SA
3. Apropiar, interiorizar y aplicar en todo mí actuar el Manual de Ética de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
4. Promover y estimular permanentemente a mis compañeros de trabajo para que
estos Valores Éticos, formen parte del trabajo diario de los Funcionarios de La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
5. Abstenerme de negociar la observancia de los valores que conforman este
decálogo y exigir su fiel cumplimiento.
6. Erradicar de mis actividades toda práctica contraria al presente Manual de
Ética construido y adoptado por La Empresa de Servicios Varios La Victoria
ESP SA.
Firma Funcionario: _____________________Cargo:________________________
Gerente General: _____________________
Ciudad: La Victoria Valle Fecha: _________________
8.2.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El Cuestionario para el
Diagnostico del Estado del Control Interno Contable dejó en evidencia que no
existe conocimiento de Manuales para el Desarrollo del Talento Humano que
incluyan políticas relacionadas con los procesos de Selección de Personal,
Inducción, Capacitación Permanente, Programas de Estímulos y Sanciones. Sin
embargo durante el proceso de investigación, análisis y compendio de
información, se halló un documento que recoge todas estas políticas llamado
“Manual de Implementación Planes, Programas y Proyectos de Bienestar Social”.
El paso a seguir fue la evaluación de la efectividad de dicho programa y el análisis
de las situaciones que conllevan al desconocimiento y confusión en cuanto a la
existencia del mismo.
En el desarrollo del trabajo fue necesario establecer las condiciones y políticas
que faciliten la administración del talento humano de La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, por medio del Reglamento Interno de Trabajo y el
Programa de Desarrollo del Talento Humano.
104
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP. S.A
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO PARA EL
AREA CONTABLE
105
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO PARA EL AREA
CONTABLE
INTRODUCCION
El presente documento constituye el Reglamento Interno de Trabajo prescrito por
LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA, con domicilio
principal en La Victoria Valle del Cauca, quien en adelante se denominará LA
EMPRESA, quedando sometidas a sus disposiciones tanto LA EMPRESA como
todos sus trabajadores del Área Contable. Este reglamento hace parte de los
contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los
trabajadores, salvo estipulación en contrario, que sin embargo, solo pueden ser
favorables al trabajador.
PERÍODO DE PRUEBA
La Empresa, una vez admitido el aspirante podrá estipular con él, un período
inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa, las
aptitudes del trabajador y por parte de éste, las conveniencias de las condiciones
de trabajo (artículo 76,C.S.T.).
El período de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso contrario los
servicios se entienden regulados por las normas generales del contrato de trabajo
(artículo 77, numeral primero, C.S.T.).
El período de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los contratos de
trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior a un (1) año el período de prueba
no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el
respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos (2) meses. Cuando entre un
mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos no es
válida la estipulación del período de prueba, salvo para el primer contrato (artículo
séptimo Ley 50 de 1990).
Durante el período de prueba, el contrato puede darse por terminado
unilateralmente en cualquier momento, sin previo aviso y sin indemnización
alguna, pero si expirado el período de prueba y el trabajador continuare al servicio
106
del empleador, con consentimiento expreso o tácito, por ese solo hecho, los
servicios prestados por aquel a este, se considerarán regulados por las normas
del contrato de trabajo desde la iniciación de dicho período de prueba. Los
trabajadores en período de prueba gozan de todas las prestaciones (artículo 80,
C.S.T.).
HORARIO DE TRABAJO
Los horarios de los trabajadores al interior de la EMPRESA, se fijaran apreciando
siempre la jornada máxima legal de cuarenta y ocho (48) horas semanales,
jornada dentro de la cual el empleador podrá fijar o modificar los turnos de trabajo
de acuerdo con las necesidades del servicio y al desarrollo propio de las
actividades de la EMPRESA. Los días laborales para el personal son de lunes a
viernes. Las horas de entrada y salida de los trabajadores son las que a
continuación se expresan así:
Mañana de 8:00 AM a 12:00 AM
Almuerzo de 12:00 AM a 2:00 PM
Tarde de 2:00 PM a 6:00 pm
VACACIONES REMUNERADAS.
Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen
derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.
(Artículo 186, numeral primero, C.S.T.).
La época de las vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar
dentro del año subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a
petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
El patrono tiene que dar a conocer al trabajador, con quince (15) días de
anticipación, la fecha en que le concederán las vacaciones. (Artículo 187,
C.S.T.).
Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las vacaciones, el
trabajador no pierde el derecho a reanudarlas. (Artículo 188, C.S.T.).
Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que
esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia,
solo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor de trabajo en días
de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de horas extras.
Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de
107
lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en
que se concedan.
La Empresa llevará un registro especial de vacaciones en el que anotará la
fecha de ingreso de cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones
anuales y en que las termina y la remuneración de las mismas. (Decreto 13 de
1967, artículo 5).
Los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al
tiempo laborado cualquiera que éste sea (artículo tercero, parágrafo, Ley 50 de
1.990).
El empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del
trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones; cuando el
contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la
compensación de éstas en dinero procederá por un año cumplido de servicios
y proporcionalmente por fracción de año. En todo caso, para la compensación
de vacaciones se tomará como base el último salario devengado por el
trabajador (artículo 189, C.S.T.).
En todo caso, el trabajador gozará anualmente, por lo menos de seis (6) días
hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables.
Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de las vacaciones
hasta por dos (2) años.
La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de
trabajadores técnicos, especializados, de confianza o de manejo, o de
extranjeros que presten servicios en lugares distintos a los de la residencia de
sus familiares.(Artículo 190,C.S.T.).
PERMISOS
La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para el
ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales
transitorios de forzosa aceptación, en caso de grave calamidad doméstica
debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio médico
correspondiente, para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la
organización y para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que avisen con
la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos
últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal, que perjudiquen el
funcionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antes dichos
estará sujeta a las siguientes condiciones:
108
a. En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser
anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste,
según lo permita las circunstancias.
b. También se le concederá al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge,
compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo
de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia
remunerada por luto conforme lo previsto en la ley vigente al momento de su
causación (Ley 1280 de 2009).
c. En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un
día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los
trabajadores.
d. Para los casos diferentes a los mencionados en los anteriores puntos (a,b y c),
se deberá solicitar el permiso con tres (3) días de anterioridad al jefe inmediato.
Igualmente se concederá al trabajador ocho (8) días hábiles por licencia
remunerada de paternidad de conformidad con lo previsto en la ley 755 del 2002 y
C- 174 de 2009.
SALARIO, LUGAR, DÍAS, HORAS DE PAGOS Y PERIODOS QUE LO
REGULAN
Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuará en el lugar en
donde el trabajador presta sus servicios, durante el trabajo o inmediatamente
después que éste cese. (Artículo 138, numeral primero, C.S.T.).
Periodo De Pago: El salario se cancelará en forma MENSUAL
SERVICIO MEDICO, MEDIDAS DE SEGURIDAD, RIESGOS PROFESIONALES,
PRIMEROS AUXILIOS EN CASO DE ACCIDENTES DE TRABAJO, NORMAS
SOBRE LABORES EN ORDEN A LA MAYOR HIGIENE, REGULARIDAD Y
SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los
trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligación garantizar los recursos
necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina
preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial de conformidad al
109
programa de Salud Ocupacional y con el objeto de velar por la protección
integral del trabajador.
Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán por las
EPS, A.R.P, a través de la I.P.S, a la cual estén asignados. En caso de no
afiliación estará a cargo del empleador, sin perjuicio de las acciones legales
pertinentes.
Todo trabajador desde del mismo día en que se sienta enfermo deberá
comunicarlo a LA EMPRESA, quien hará lo conducente para que sea
examinado por él medico correspondiente a fin de que certifique si puede
continuar o no en el trabajo y en su caso determine la incapacidad y el
tratamiento a que el trabajador deba someterse.
Si este no diere aviso dentro del término indicado o no se sometiere al exámen
médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como
injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que
estuvo en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en
la oportunidad debida.
Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y
seguridad industrial que prescriban las autoridades del ramo en general y en
particular a las que ordene LA EMPRESA para prevención de las
enfermedades y de los riesgos en el manejo de las maquinas y demás
elementos de trabajo especialmente para evitar los accidentes de trabajo.
En caso de accidente no mortal, aun él más leve o de apariencia insignificante,
el trabajador lo comunicará inmediatamente a la empresa , a su representante,
o a quien haga sus veces para que se provea la asistencia médica y
tratamiento oportuno según las disposiciones legales vigentes. La empresa no
responderá de la agravación que se presente en las lesiones o perturbaciones
causadas por el accidente, por razón de no haber dado el trabajador el aviso
correspondiente o haberlo demorado sin justa causa.
La EMPRESA llevará estadísticas de los accidentes de trabajo y de las
enfermedades profesionales, para lo cual se deberá, en cada caso, determinar
la gravedad y la frecuencia de los accidentes de trabajo o de las
enfermedades profesionales de conformidad con el reglamento que se expida.
Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en la
empresa, deberá ser informado por el empleador a la entidad administradora
de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en forma
simultánea, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de ocurrido el
accidente o diagnosticada la enfermedad.
110
DEBERES DE LOS TRABAJADORES
Respeto y subordinación a los superiores.
Respeto a sus compañeros de trabajo.
Procurar completa armonía con los superiores y compañeros de trabajo, en las
relaciones personales y en la ejecución de las respectivas labores.
Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal
colaboración en el orden moral y disciplina general de LA EMPRESA.
Ejecutar los trabajos que le sean confiados con absoluta honradez, buena
voluntad y de la mejor manera.
Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar, por
conducto del respectivo superior y de manera fundamentada, comedida y
respetuosa.
Recibir y aceptar las órdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el
trabajo, el orden y la conducta en general, con la intención de encaminar y
perfeccionar sus esfuerzos en provecho propio y de LA EMPRESA en general.
Observar rigurosamente las medidas y precauciones que indique el respectivo
jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos del trabajo y evitar en esta
forma los accidentes de trabajo.
Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde deba
desempeñarlo, siendo prohibido en consecuencia, salvo orden superior, pasar
al puesto de trabajo de otros compañeros o ausentarse de su sitio de trabajo
sin la autorización de su superior.
Ser leal a los superiores y representantes de LA EMPRESA.
Comunicar a sus superiores sus ideas e iniciativas que tiendan a mejorar la
eficiencia en el trabajo o que puedan beneficiar a LA EMPRESA.
Guardar respeto a los clientes de LA EMPRESA.
Atender las indicaciones que LA EMPRESA haga por medio de carteles,
circulares, anuncios, instrucciones y procedimientos relacionados con el
servicio.
Abstenerse de fumar en el sitio de trabajo y áreas comunes.
OBLIGACIONES ESPECIALES PARA LA EMPRESA.
Procurar a los trabajadores, locales apropiados y elementos de protección
contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, en forma que se
garanticen razonablemente la seguridad y la salud;
111
Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los
instrumentos adecuados y los elementos necesarios para la realización de las
labores;
Prestar inmediatamente los primeros auxilios en casos de accidente o
enfermedad. A éste efecto el establecimiento mantendrá lo necesario, según
reglamentación de las autoridades sanitarias.
Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares
convenidos;
Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias
y sentimientos;
Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en los términos
indicados en éste reglamento;
Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato de trabajo, un
certificado en el cual conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el
salario devengado, e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar
examen médico de retiro y dar la certificación sobre el particular, si al ingreso y
durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico.
Se considera que el trabajador por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen,
cuando transcurridos cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el
médico respectivo para la práctica del examen a pesar de haber recibido la
orden correspondiente;
Abrir y llevar al día los registros de horas extras y de trabajadores menores que
ordena la ley.
Conceder a las trabajadoras que estén en período de lactancia, los descansos
ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo;
Cumplir este Reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las
leyes;
Conservar el puesto a los trabajadores que estén disfrutando de los descansos
remunerados, a que se refiere el numeral anterior, o de licencia de enfermedad
motivada por el embarazo o parto. No producirá efecto alguno el despido que
el empleador comunique a la trabajadora en tales períodos o que si acude a un
preaviso, éste expire durante los descansos o licencias mencionadas.
OBLIGACIONES GENERALES DE LOS TRABAJADORES
Guardar escrupulosamente los secretos profesionales, comerciales, técnicos o
administrativos, cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a LA EMPRESA.
112
Impedir el desperdicio de materiales, y procurar dar el mayor rendimiento en el
desempeño de sus labores.
Procurar que las máquinas e instrumentos de trabajo den buen rendimiento y
dar aviso a sus superiores sobre los daños que noten en ellas, ya sean
ocasionados por falta de pericia o por descuido del operario o por caso fortuito.
Realizar personalmente la labor en los términos contractuales;
Respetar y observar estrictamente los preceptos del Reglamento Interno del
Trabajo.
Acatar, aceptar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le
impartan sus superiores;
No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que
sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a
la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.
Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y
útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes.
Conservar la disciplina que exigen el servicio y la buena marcha de LA
EMPRESA;
Dar cumplimiento al Contrato de Trabajo de manera cuidadosa y diligente en el
lugar, tiempo y demás condiciones acordadas y asistir con toda puntualidad al
trabajo y según el horario señalado por LA EMPRESA;
Trabajar eficientemente dando el mayor y mejor rendimiento posible;
El cumplimiento de las metas mínimas asignadas periódicamente por LA
EMPRESA
Guardar absoluta lealtad para con LA EMPRESA y mantener en escrupulosa
reserva los secretos comerciales, técnicos o administrativos, cuya divulgación
pueda causar perjuicio a LA EMPRESA;
Cumplir con el deber de denunciar los delitos comunes y las violaciones del
contrato, de las leyes o del Reglamento de LA EMPRESA;
Observar buenas y sanas costumbres durante el servicio y fuera de él con sus
superiores, compañeros y la colectividad en general. Guardar rigurosamente la
moral en las relaciones con sus superiores y compañeros;
Comunicar a LA EMPRESA, por medio de sus superiores inmediatos, las
observaciones que estime conducentes para evitar daños y perjuicios a LA
EMPRESA y/o a sus compañeros de trabajo;
Acatar y cumplir las instrucciones y procedimientos que determine LA
EMPRESA en forma general o particular;
113
Prestar auxilios y la colaboración posible en cualquier tiempo en que sean
necesarios, cuando por siniestro o riesgo inminente peligren las personas o
intereses de los compañeros de trabajo de LA EMPRESA;
Observar diligencia y cuidado en el cumplimiento de instrucciones y órdenes
preventivas de accidente o enfermedad profesional que prescriba LA
EMPRESA y las que ésta imparta con el fin de garantizar la seguridad y
protección de los mismos trabajadores y de los equipos y bienes de propiedad
de LA EMPRESA;
Tratar a los superiores, compañeros de trabajo, clientes de LA EMPRESA y
público en general, con respeto y cortesía;
Someterse al régimen de disciplina y orden establecidos o que estableciere LA
EMPRESA en todas sus actividades;
Ejercitar por sí mismo aquellas labores o tareas conexas, accesorias o
complementarias a la principal del cargo de asesorías o, tales como el
mantenimiento simple y rutinario de la maquinaria y herramientas a su cargo
limpieza y correcta presentación de su equipo y del sitio de su trabajo;
Observar estrictamente lo establecido por LA EMPRESA en los procedimientos
y administración de personal;
Laborar en horas extras y cuando así lo indique LA EMPRESA por razones de
trabajo y según la ley;
Evitar e impedir la pérdida o desperdicio de energía y otros elementos
materiales;
Asistir puntualmente a los cursos de capacitación o perfeccionamiento
organizados por LA EMPRESA, y en los cuales se haya seleccionado como
participante;
Asistir a las reuniones generales o de grupo organizadas o convocadas por LA
EMPRESA;
Cumplir con sus compromisos económicos adquiridos dentro o fuera de LA
EMPRESA y evitar el embargo de su salario;
Observar los preceptos contenidos en manuales, circulares y/o instructivos que
emita la empresa o que provenga de la autoridad competente u organismos de
vigilancia y control.
Mantener al día los inventarios, las cuentas de productos y dineros a su cargo.
Cumplir con lo establecido en los contratos de trabajo y en las políticas
impartidas por la empresa.
Registrar los cambios que ocurran en su estado civil, nombre del cónyuge,
compañera permanente, hijos, edad, etc., y toda aquella información personal
que LA EMPRESA necesita mantener actualizada;
114
En las relaciones con sus superiores, el trabajador deberá observar
estrictamente el conducto regular establecido en cualquier caso.
Guardar especial fidelidad y lealtad para con LA EMPRESA.
Remitir copia de las solicitudes de traslado que adelanten los trabajadores en
el Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, así como el cambio de
Fondo de Pensiones, así como de las aceptaciones del traslado solicitado.
Las demás obligaciones que resulten de la naturaleza del contrato, de las
disposiciones legales, de los reglamentos instrucciones, procedimientos y
normas de LA EMPRESA.
PROHIBICIONES PARA LA EMPRESA Y SUS TRABAJADORES
Se prohíbe a LA EMPRESA:
Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y
prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorización
previa de éstos para cada caso o sin mandamiento judicial, con excepción de
las siguientes: a. Respecto de los salarios pueden hacerse deducciones,
retenciones o compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113,
150, 151, 152, y 400 del Código Sustantivo del Trabajo.
Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres
en almacenes o proveedores que establezca LA EMPRESA.
Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se le admita
en el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de
éste.
Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en el ejercicio de su
derecho de asociación.
Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político, o
dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho del sufragio.
Hacer, autorizar o tolerar propaganda política, en los sitios de trabajo.
Hacer o permitir cualquier género de rifas, colectas o suscripciones en los
mismos sitios.
Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7) del artículo 57 del
Código Sustantivo del Trabajo, signos convencionales que tiendan a perjudicar
a los interesados, o adoptar el sistema de lista negra, cualquiera que sea la
modalidad que se utilice para que no se ocupe en otras EMPRESAS a los
trabajadores que se separen o sean separados del servicio.
115
Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los
trabajadores o que ofenda su dignidad (art. 59 CST).
Se prohíbe a los trabajadores:
Sustraer de LA EMPRESA los útiles de trabajo, las materias primas, vehículos,
productos en proceso o productos terminados.
Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de
narcóticos o drogas enervantes.
Conservar o portar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo.
Faltar al trabajo sin justa causa o impedimento o sin permiso de LA EMPRESA,
excepto en los casos de huelga legal en los cuales deben abandonar el lugar
de trabajo.
Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender
labores, promover suspensiones intempestivas de trabajo, incitar a su
declaración o mantenimiento, sea que participe directamente o no en ellas.
Hacer colectas, rifas, o suscripciones o cualquiera otra clase de propaganda en
los lugares de trabajo.
Coartar la libertad para trabajar o no trabajar, o para afiliarse o no a un
sindicato o para permanecer en él o retirarse.
Usar los útiles o herramientas suministradas por LA EMPRESA en objetos
distintos del trabajo contratado.
Ejecutar cualquier acto que ponga en peligro su seguridad, la de sus
compañeros de trabajo, la de LA EMPRESA o de la de terceras personas, o
que amenace o perjudique las maquinas, los elementos o el establecimiento, o
lugar donde trabaja.
Llegar con retardo o no asistir al trabajo.
Abandonar el trabajo sin previo aviso al respectivo superior y sin autorización
expresa de éste.
Empezar o terminar el trabajo en horas distintas a las reglamentarias, sin orden
o autorización del respectivo superior.
Realizar reuniones en los locales o dependencias de LA EMPRESA, cualquiera
que sea su objeto, sin permiso especial de sus superiores.
Jugar dinero en cualquier forma dentro de LA EMPRESA.
Solicitar de sus inferiores en categoría o empleo préstamos en dinero.
Fumar en lugares prohibidos.
Dormir en horas de trabajo o en las instalaciones durante la jornada laboral.
116
Retirar de los archivos u oficinas documentos o elementos, o dar a conocer
cualquier documento sin autorización expresa para ello.
Ocuparse de trabajos distintos a los de su cargo dentro de LA EMPRESA, sin
autorización de su superior.
Aprovecharse en beneficio propio o ajeno de los estudios, informaciones,
mejoras, descubrimientos o invenciones efectuados por el trabajador o con su
intervención durante la vigencia del contrato de trabajo y relacionados con las
labores que desempeña.
Rechazar sin causa justificada, la realización de trabajos extraordinarios o
suplementarios solicitados por LA EMPRESA.
Amenazar o agredir en cualquier forma a sus superiores o compañeros de
trabajo, llamarlos por apodos, o palabras ofensivas, etc.
Retirarse del turno antes de que se presente el trabajador que deba sucederle
en la labor.
Elaborar o ayudar a elaborar productos o prestar servicios iguales similares o
conexos a los de LA EMPRESA, ya sea como asalariados en otra entidad,
como socio, o independientemente, sin autorización escrita de LA EMPRESA.
Suministrar a extraños, sin autorización expresa, diseños, especificaciones o
datos relacionados con la organización, o cualquiera de los sistemas o
procedimientos de LA EMPRESA.
Interponer o hacer interponer medios de cualquier naturaleza para disminuir el
trabajo propio o el de otro u otros trabajadores o el de las máquinas o equipos,
para que no se produzca en la cantidad y tiempo que determine LA EMPRESA.
Causar daños en la labor confiada, o en las herramientas o equipos e
instalaciones de LA EMPRESA.
Atender a vendedores u otras personas para asuntos personales, en el sitio de
trabajo o durante el horario de trabajo.
Pasar el puesto de trabajo a otro puesto o lugar por razones distintas a las de
su trabajo y sin autorización de su inmediato superior.
Demorarse más del tiempo normal o necesario en cualquier acto o diligencia
que LA EMPRESA le haya ordenado, o para el cual haya concedido permiso,
dentro o fuera de LA EMPRESA.
Abusar del servicio telefónico de LA EMPRESA, para hacer repetidas llamadas
de carácter personal.
Demorarse más del tiempo indicado para tomar refrescos o almuerzos, etc., sin
causa justificada.
No usar correctamente los elementos de protección y seguridad o negarse a
usarlos.
117
Presentar comprobantes o documentos falsos, enmendados o adulterados, o
no ceñidos a la escrita verdad para cualquier efecto durante su relación laboral.
Dar datos o informes falsos sobre operaciones de su cargo.
Dar información no cierta en cuanto al subsidio familiar, de transporte u otros
beneficios.
Distribuir periódicos, hojas, volantes, circulares, etc., o portar afiches o
cartelones no ordenados o autorizados por LA EMPRESA dentro de sus
instalaciones.
Fijar papeles, circulares o panfletos en cualquiera de las carteleras, cuando
ataque la dignidad de las personas, las entidades o LA EMPRESA, o cuando
no tenga firma responsable.
Entrar o salir de las instalaciones de LA EMPRESA en horas distintas a las de
trabajo sin causa justificada o sin autorización.
Demorarse después de la jornada de trabajo sin causa justificada o sin
autorización expresa de su inmediato jefe superior.
Extraviar, destruir o deteriorar cualquier documento que esté bajo su custodia.
Instalar programas no autorizados por la EMPRESA
Instalar actualizaciones bajadas de internet de páginas no oficiales.
Reproducir archivos en los formatos que determine la EMPRESA, sin la debida
autorización para ello.
Todo lo demás que resulte de la naturaleza del contrato o de sus cláusulas de
las leyes o de los reglamentos generales de LA EMPRESA.
Cualquier clase de comportamiento escandaloso dentro de las instalaciones, y
que a juicio de la empresa, ponga en entredicho la moralidad de la institución
su buen nombre, o que no corresponda a la delicadeza y pulcritud que deben
caracterizar la actividad de la empresa y la conducta de sus agentes.
Llevar fuera de las oficinas de la empresa sin autorización previa, manuales,
programas (software) y documentos de cualquier naturaleza de propiedad de la
empresa, o prestarlos o fotocopiarlos si autorización.
Expresarse en forma ofensiva de la EMPRESA, un superior, compañero de
trabajo o cliente, a través de redes sociales
ESCALA DE FALTAS Y SANCIONES DISCIPLINARIAS
Se establecen para las siguientes clases de faltas leves las correspondientes
sanciones así:
118
a. El retardo en la hora de entrada al trabajo, en la mañana, en la tarde o en el
turno correspondiente, sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio a LA
EMPRESA, implica suspensión del contrato de trabajo, que no puede exceder
de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de
reincidencia de cualquier grado.
b. La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente,
sin excusa suficiente cuando no cause perjuicio de consideración a LA
EMPRESA, implica suspensión en el contrato de trabajo.
c. La violación leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o
reglamentarias implica, por primera vez suspensión en el trabajo hasta por
ocho (8) días; por segunda vez, suspensión en el trabajo hasta por dos (2)
meses.
PARÁGRAFO: En relación con las faltas y sanciones disciplinarias de que trata
este artículo, se deja claramente establecido que la empresa no reconocerá ni
pagará el salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar por causa de
cualquiera de tales faltas y su correspondiente sanción.
Constituyen faltas graves, que dan lugar a la terminación del contrato de trabajo
en forma unilateral y por justa causa por parte de la empresa, las siguientes:
a. Retardo en la hora de entrada al trabajo, sin excusa suficiente válida para la
EMPRESA que cause perjuicio grave, aún por primera vez.
b. La falta total al trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente,
sin excusa suficiente aunque no cause perjuicio de consideración a LA
EMPRESA.
c. La falta total al trabajo durante un día o en el turno correspondiente sin excusa
suficiente, aunque no cause perjuicio de consideración a LA EMPRESA.
PUBLICACIONES
El presente reglamento se publicará en las instalaciones de la empresa en dos
(02) lugares visibles. Mediante circular interna deberá ponerse en conocimiento de
los trabajadores el presente Programa de Desarrollo del Talento Humano.
VIGENCIA
El presente Reglamento empezará a regir a partir de la fecha de su publicación.
119
DISPOSICIONES FINALES
A partir de la entrada en vigencia de este reglamento, quedan sin efecto las
disposiciones del reglamento que antes de esta fecha haya tenido LA EMPRESA.
CLÁUSULAS INEFICACES
No producirá ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las
condiciones del trabajador, en relación con lo establecido en las leyes, contratos
individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales, los cuales
sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al
trabajador.
COMPROMISO DE CONDUCTA
Yo ______________________________________________________________
Identificado con C.C. No. _______________________ de
__________________________ en mi calidad de empleado de La Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA certifico que he leído detenidamente el
documento de REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO y me comprometo a
seguir estrictamente los patrones comportamiento en él estipulados (de acuerdo
con el Código Sustantivo de Trabajo, Artículo 122, ordinal 2).
__________________________________________________
Firma
Fecha: ______________
Nota: La copia de este documento irá al fólder de su hoja de vida. El
incumplimiento de cualquiera de las normas, le hará acreedor a las sanciones
establecidas.
120
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP. S.A
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO PARA EL AREA CONTABLE
121
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
INTRODUCCION
Este programa constituye el proceso mediante el cual La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, en adelante LA EMPRESA, en función de sus
objetivos, proyecta y suple sus necesidades de personal y define los planes y
programas de Gestión del Talento Humano.
PROGRAMA DE CONVOCATORIA PARA VACANTES DEL AREA CONTABLE
1. Objetivo
Reunir hojas de vida de personal interesado en hacer parte de La Empresa y que
a su vez se requiera para suplir cargos dentro del área contable.
2. Políticas
Elaboración del Formato Requerimiento de personal, el cual establece las
características de la vacante y el perfil y requisitos del cargo.
Determinación de las pruebas a aplicar
Invitación a participar en el proceso por medio de la difusión con suficiente
anticipación de la existencia de las vacantes a través de cualquier medio de
comunicación público (Internet, Radio, Televisión, Etc) y las condiciones o
requisitos que debe cumplir las personas interesadas.
Inscripción de aspirantes y radicación de hojas de vida.
La Empresa garantizará la provisión de recursos humanos, basada en el
Formato de Diagnostico Anual de Necesidades de Personal del Área
Contable.
3. Formatos Convocatoria: Los siguientes formatos facilitaran el proceso de
convocatorias para el área contable.
122
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO DIAGNOSTICO ANUAL DE NECESIDADES DE PERSONAL
*A: Alta M: Media B: Baja
AREA O
DEPENDENCIA
Cantidad Identificación Carácter A M B
Prioridad*Plan, Programa
y/o Proyecto
Tiempo de
Ejecución
Perfil de
Cargo
Empleados Requeridos
123
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DIAGNOSTIVO
DE NECESIDAD DE PERSONAL
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DIAGNOSTICO DE NECESIDAD DE
PERSONAL.
Área o Dependencia: Nombre del Área donde se realizó el diagnostico.
Plan, Programa y/o Proyecto: Hacer mención del Plan, Programa o Proyecto
que debe desarrollar cada área de trabajo en el marco de los Planes y
Objetivos institucionales.
Tiempo del Plan, Programa y/o Proyecto: Tiempo que se ha dispuesto para
que el cargo requerido desarrolle su labor.
Cantidad: Numero de cargos requeridos para el buen desarrollo del PPP.
Identificación: Denominación de empleos que se requieren de acuerdo con el
sistema de nomenclatura y clasificación de empleos vigente.
Carácter: Duración de los empleos dependiendo de si son permanentes o
temporales y definición de la jornada laboral de cada uno (Tiempo completo,
Medio tiempo, Tiempo parcial).
Perfil del Cargo: Habilidades y conocimientos específicos requeridos para el
desarrollo de los planes, programas y/o proyectos.
Prioridad: Se prioriza cada una de las necesidades identificadas con la
importancia que represente su satisfacción, siendo A una prioridad alta, M una
prioridad media, B una prioridad baja. La prioridad debe estar sujeta a la
identificación del empleo y del tiempo dispuesto para la labor, ya que pueden
existir cargos requeridos con tiempos dispuestos iguales, pero la prioridad no
es la misma.
124
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Fecha: ____________________________________
Este formato de requisición tiene como objeto obtener la información necesaria
sobre la vacante y el perfil del candidato requerido para ocupar el cargo, con el fin
de facilitar el proceso de selección de personal.
Jefe Solicitante (Inmediato)
_________________________
Cargo que desempeña
I. INFORMACIÓN SOBRE LA VACANTE (Marque con una X)
Motivo de la Vacante:
Creación del Cargo Reemplazo
Temporal
Reestructuración del Cargo
Reemplazo Definitivo Temporales Otro
La Vacante Se Produjo Por:
Renuncia del Titular Cancelación del Contrato Se crea un Nuevo Cargo
Promoción o Traslado Licencia Licencia de Maternidad
Incapacidad Vacaciones Incremento de Labores
125
Fecha en que debe estar cubierta está vacante DIA_____ MES_____ AÑO_____
Si el requerimiento es para contrato temporal, indique la duración aproximada
_______________________________________________________________________
I. INFORMACIÓN SOBRE EL CARGO (Marque Con Una X)
Nombre del Cargo:
_______________________________________________________________________
Dedicación:
Tiempo Completo Medio Tiempo Otro
Cual
Horario:__________________________
Sueldo del Cargo:$_____________________
Resumen De Las Funciones Básicas:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
__________________________________
II. REQUISITOS DEL CANDIDATO (Marque Con Una X)
126
Género:
Edad Sugerida: Entre______ y _____ años de edad.
Educación:
Posgrado: _____________________________________________________________
Formación: _____________________________________________________________
Experiencia Laboral: Mínima de ____ años, desempeñándose como: _____________
____________________________________________________________________
III. APTITUDES O HABILIDADES ESPECIALES (Marque y Explique):
Toma de Decisiones Trabajo En Equipo
Planificación Supervisión de Personal
Contacto Con Publico Conducción
Capacidad Organizativa Creatividad
Asertivo/a Crítico
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________
¿Entre los colaboradores de la empresa considera que hay alguno que pueda ser
promovido?
Nombre: _____________________________ Cargo Actual: ______________________
Femenino Masculino
Bachiller Técnico
Profesional
Tecnólogo Universitario
127
OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________
Fecha límite para recepción de hojas de vida: Día ___ Mes___ Año ___
Se anexan hojas de vida: Cuantas? __________________
_________________________________
FIRMA DE QUIEN SOLICITA
____________________________
FIRMA DEL GERENTE
SI NO
128
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE SELECCIÓN DEL PERSONAL PARA EL AREA CONTABLE
1. Objetivo
Asegurar que las personas que ingresan como empleados del área contable de La
Empresa, cumplan con las competencias necesarias para desarrollar la actividad
requerida, tales como: Educación, Formación, Habilidades, Experiencia,
Entrenamiento y Valores requeridos por el cargo solicitado, logrando así una
satisfacción general del Proceso Contable de La Entidad.
2. Políticas
Aplicación y evaluación de Pruebas de Conocimiento y Psicotécnicas,
requeridas por el cargo.
Entrevista realizada por El Gerente: Evalúa que tan aceptable es el candidato
para obtener el empleo. Los puntos a tener en cuenta son: Diligenciar el
Formato de Entrevista, donde se establecen las preguntas y temas a tratar
durante la misma. Realizar la entrevista en las instalaciones de La Empresa,
oficina del Gerente. Dedicarle toda la atención posible al solicitante y a la
entrevista
Evaluar los resultados de las entrevistas
Investigación de antecedentes y verificación de referencias
Reporte final de resultados
3. Formatos Selección de Personal: Los siguientes formatos facilitaran el
proceso de selección de personal para el área contable de la Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA.
129
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO EVALUACIÓN DE ENTREVISTA PERSONAL
INICIO DE LA ENTREVISTA
Dar inicio formal a la encuentro con la presentación del entrevistador y suministro
de la información al candidato acerca de las características y condiciones de la
vacante y la entidad.
DATOS PERSONALES DEL ENTREVISTADO:
Fecha:
Nombre del Candidato:
Documento de Identificación:
Edad:
Estado Civil:
Sexo:
Dirección Actual:
Teléfono:
Cargo al que aspira:
CUESTIONARIO
1. Hábleme de usted
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
130
2. ¿Cómo se relaciona con los demás?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. ¿Cómo se enfrenta usted a los problemas?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
4. ¿Se siente mejor trabajando solo que en equipo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
5. ¿Cree que tiene capacidad de liderazgo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
6. ¿Qué funciones realizada en la anterior empresa?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
7. ¿Cuál fue el motivo de retiro del anterior empleo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
8. ¿Qué conoce de nuestra entidad?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
9. ¿Por qué quiere trabajar con nosotros?
131
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
10. ¿Confía en su capacidad para desempeñar este cargo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
11. ¿Qué espera del cargo?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________
12. ¿Qué salario espera percibir?
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
13. ¿Cuáles son sus proyectos y expectativas hacia el futuro?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
EVALUACIÓN
Competencias Personales
A. Facilidad para establecer relaciones interpersonales Buena Regular Aceptable
B. Liderazgo que sobre sale del aspirante Participativo No participativo
C. Nivel de educación y cultura que demuestra Buena Regular Aceptable
D. Relaciones y estabilidad familiar y emocional Buena Regular Aceptable
E. Actitud y disponibilidad para el cargo Buena Regular Aceptable
132
Disponibilidad de Tiempo
Completa
Medio Tiempo
Motivación Laboral
A. Demuestra que le interesa el dinero principalmente
B. Por reconocimiento social
C. Por aprendizaje y conocimiento tanto personal como profesional
Fortalezas del Candidato:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Debilidades del Candidato:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Comentario Adicionales:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Debe ser contratado:
Si No
133
Porque:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Evaluador Cargo del Evaluador
134
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE CONTRATACION DEL PERSONAL PARA EL AREA
CONTABLE
1. Objetivo
Asegurar que el Proceso de Contratación se lleve a cabo conforme a la ley y la
reglamentación interna.
2. Requisitos
Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad según sea el caso.
Autorización escrita del Ministerio del Trabajo o, en su defecto, de la primera
autoridad local, a solicitud de los padres y, a falta de éstos, del Defensor de
Familia cuando el aspirante sea menor de dieciocho (18) años. Prohíbese el
trabajo de los menores de catorce (14) años y es obligación de sus padres
disponer que acudan a los centros de enseñanza. Excepcionalmente y en
atención a circunstancias especiales calificadas por el Defensor de Familia, los
mayores de doce (12) años podrán ser autorizados para trabajar por las
autoridades competentes, con las limitaciones previstas en el Código del
Menor.
Si es extranjero, cédula de extranjería, pasaporte con visa ordinaria y permiso
de las autoridades competentes para trabajar en la actividad para la cual ha
solicitado el puesto.
Acta de Grado y Diploma, según la formación académica requerida.
Formato de Función Pública diligenciado.
Formato Declaración de Bienes y Rentas diligenciado.
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Certificado de exámenes médicos.
Lectura y Firma del Contrato de Trabajo
135
PARÁGRAFO: El empleador podrá solicitar además de los documentos
mencionados con anterioridad en este reglamento, todos aquellos que considere
necesarios para admitir al aspirante, sin embargo, tales exigencias no deben
incluir documentos, certificaciones o datos prohibidos expresamente por las
normas jurídicas para tal efecto. Es prohibida la exigencia de la inclusión en
formatos o cartas de solicitud de empleo “datos acerca del estado civil de las
personas, números de hijos que tenga, la religión que profesan o el partido político
al cual pertenezca” (Artículo 1. Ley 13 de 1972); lo mismo que la exigencia de la
prueba de gravidez para las mujeres, solo que se trate de actividades catalogadas
como de alto riesgo (Artículo 43, C.N. artículos primero y segundo, convenio
No.111 de la OIT, Resolución, No.003941 de 1994 del Ministerio de Trabajo), el
examen de SIDA (Decreto reglamentario No.559 de 1991 Art.22) y la libreta Militar
(Art.111 Decreto 2150 de 1995).
PROGRAMA DE INDUCCIÓN PARA PERSONAL DEL AREA CONTABLE
1. Objetivo
Proporcionar a los nuevos funcionarios las herramientas necesarias para el
desempeño de sus funciones en los diferentes cargos del área contable, lo cual le
permitirá ampliar los conocimientos en procesos y normas establecidas.
2. Actividades
Entrega carta de bienvenida por parte del Gerente
Entrega del Manual de Ética de La Empresa.
Entrega y explicación de documento donde se encuentra la estructura
organizacional de La Empresa.
Entrega y explicación del código disciplinario único (Ley 734 de 2002)
Entrega y explicación del Reglamento Interno de Trabajo donde se encuentran
los derechos y deberes que tiene como funcionario de la entidad.
Presentación del nuevo funcionario ante las diferentes dependencias de la
Entidad.
Entrega del Manual de Funciones referente a su cargo
Entrega del Plan de Entrenamiento, el cual contiene los Manuales de
procedimientos y Flujogramas de las tareas que debe realizar en su nuevo
cargo, además de la Información general de La Empresa (Misión, Visión,
Objetivos, Valores, Estructura y Prestación del Servicio).
El plan de entrenamiento se impartirá por un periodo de 15 a 20 días según el
cronograma establecido para tal fin.
136
3. Formatos Proceso de Inducción
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO CARTA DE BIENVENIDA
La Victoria Valle, Marzo 21 de 2013
Señor (a)
(Nombre de la persona)
(Cargo)
La Victoria
Ref. Bienvenida
Estimado (Nombre del Funcionario):
Es para La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA motivo de especial
complacencia integrarlo a usted a la nomina de sus servidores, ya que tiene la
certeza de que su permanencia en la entidad no solo ha de significar a usted
desarrollo personal, familiar y profesional, sino a la entidad la posibilidad de
prestar un mejor servicio público, dadas sus magnificas condiciones humanas y
profesionales.
En La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA encontrará personas
dispuestas a colaborarle en su proceso de inducción, el cual comienza hoy y
tendrá una duración de 15 a 20 días, con la seguridad de que en la medida en que
usted se integre activamente al proceso podrá adquirir un conocimiento adecuado
del Servicio de la Entidad y de su cargo, así como satisfacer mejor las
expectativas que crea su vinculación.
No dude en consecuencia, acudir a las personas que oportunamente le
indicaremos, o a cualquier compañero que usted considere le puede prestar su
ayuda, para resolver sus dudas e inquietudes y ante quienes puede expresar con
confianza tanto sus temores como sus sugerencias. Ellos gustosos le colaboraran
siempre que usted lo requiera.
Atentamente,
Gerente Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
137
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO RUTA DE INDUCCIÓN
Firma de quien recibe la inducción: ________________________________________________
DÍA MES AÑO
UNIDAD/PROCESO NOMBRE DEL RESPONSABLE HORA
TEMAS A
TRATAR
DOCUMENTOS A
ENTREGAR FIRMA
PROGRAMA DE INDUCCIÓN
NOMBRE DE LA PERSONA QUIEN RECIBE LA INDUCCION DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
138
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO EVALUACIÓN DE BIENVENIDA Y PRESENTACIÓN
INSTRUCCIONES:
Lea el cuestionario detenidamente
Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere oportuna.
No deje preguntas en blanco
El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario identificarlo
1. Recibió la bienvenida por parte del Gerente:
Si
No
2. El Gerente le presentó a sus compañeros de trabajo:
Si
No
3. Se le suministró la orientación e información necesaria para ocupar el puesto
de trabajo:
Si
No
139
4. Recibió información por parte del Gerente en cuanto a la descripción de su
cargo:
Si
No
5. Considera que la información recibida le permite identificarse con la institución:
Si
No
SUGERENCIAS:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
140
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN
INSTRUCCIONES:
Lea el cuestionario detenidamente
Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere oportuna.
No deje preguntas en blanco
El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario identificarlo
6. De qué manera se cumplió el horario:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
7. Recibió material impreso durante la inducción:
Si
No
8. El material que se le suministró durante la inducción fue de su interés:
Si
No
141
9. Considera usted que la cantidad y calidad del materia fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
10. El dominio del tema por parte de los facilitadores fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
11. Que aspectos positivos le causó el programa de inducción:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
12. Cuáles fueron los aspectos menos valiosos:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
142
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE REINDUCCIÓN PARA EL PERSONAL DEL AREA CONTABLE
1. Objetivo
Orientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los
cambios producidos por la actualización de los diferentes elementos que
componen el proceso contable y la estructuración e implementación de los
diferentes ambientes de control para el Área Contable.
2. Actividades
El programa de reinducción se llevará a cabo cuando surjan cambios en
materia de normas o procesos contables, cuando se reestructure
organizacionalmente la empresa o cada 2 años.
En el mes de Febrero de cada año se realizará la programación de una jornada
donde se expliquen los cambios relevantes que se han producido al interior de
la Entidad y en materia contable.
A cada uno de los asistentes se les entregará un documento que contenga
dicho cambios.
Al finalizar la jornada se llevará a cabo la Evaluación de la Reinducción
3. Formatos Proceso de Reinducción: Los siguientes formatos permitirán
realizar el proceso de reinducción de manera eficiente.
143
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
FORMATO EVALUACIÓN DE
REINDUCCIÓN
INSTRUCCIONES:
Lea el cuestionario detenidamente
Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere oportuna.
No deje preguntas en blanco
El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario identificarlo
13. De qué manera se cumplió el horario:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
14. Recibió material impreso durante la Reinducción:
Si
No
15. El material que se le suministró durante la Reinducción fue de su interés:
Si
No
144
16. Considera usted que la cantidad y calidad del materia fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
17. El dominio del tema por parte de los facilitadores fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
18. Que aspectos positivos le causó el programa de Reinducción:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
19. Cuáles fueron los aspectos menos valiosos:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
145
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
1. Objetivo
Contribuir al desarrollo del Recurso Humano en temas que le aporten tanto a nivel
personal como profesional, a través de cursos, talleres y conferencias que
abarquen las necesidades institucionales del Proceso Contable, creando así un
clima organizacional favorable para la prestación del servicio.
2. Políticas
Aplicación, tabulación y análisis de la encuesta para evaluar el clima laboral de
la empresa, la cual brinde información necesaria para contribuir al Plan
Institucional de Capacitación Anual, que brinde conocimientos y asegurar que
las personas desarrollen las actividades que se requieren con efectividad.
Revisión de las políticas impartidas sobre el tema de capacitación por parte del
Gobierno Nacional.
Contar con perfiles definidos para todas las personas que desarrollan
actividades del Área Contable de La Empresa, los cuales briden parámetros y
puntos de partida para el Plan Institucional de Capacitación.
Formulación de los proyectos de aprendizaje.
Consolidación de la información y soluciones a los proyectos de aprendizaje.
Estructuración del Plan Institucional de Capacitación Anual
Programación del Plan Institucional de Capacitación Anual
Ejecución del Plan Institucional de Capacitación Anual.
Aplicar una encuesta
La Empresa otorgará permiso para estudios en horas laborales, a los
funcionarios siempre y cuando los conocimientos adquiridos sean aplicados al
mejoramiento del desarrollo de sus funciones.
146
Las personas que asistan a capacitaciones externas deben dar aviso al
Gerente por medio del formato de Asistencia a Capacitación.
La evaluación y el impacto de la capacitación debe realizarse a través de los
formatos establecidos para tal fin y que complementaran este documento.
Evaluación de la gestión de los proyectos de aprendizaje por medio de los
indicadores establecidos en el formato para tal fin.
3. Formatos Proceso de Formación y Capacitación: Los siguientes formatos
permitirán planear y realizar el programa de formación y capacitación del
personal del área contable, de acuerdo con las necesidades de actualización
que se presenten anualmente, además facilitará la evaluación de las
capacitaciones realizadas.
147
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO CONSOLIDADO DE NECESIDADES E
IDENTIFICACIÓN DE SOLUCIONES DE CAPACITACIÓN
EJE
CU
TIV
O
AS
ES
OR
PR
OF
ES
ION
AL
TE
CN
ICO
AS
IST
EN
CIA
L
CONSOLIDADO DE NECESIDADES E IDENTIFICACIÓN DE SOLUCIONES DE CAPACITACIÓN
PROGRAMACIÓN DE CAPACITACIÓN
OFERENTES COSTOS
INT
EN
SID
AD
HO
RA
RIA
FE
CH
A P
RO
GR
AM
AC
IÓN
FE
CH
A D
E E
JE
CU
CIÓ
N
DEPENDENCIAS
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
AREAS
TEMATICAS PR
IOR
IDA
D
POBLACIÓN OBJETIVO POR NIVEL
MODALIDAD DE
CAPACITACIÓN
148
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO CONTROL DE CAPACITACIONES
AÑO
MES
Nombre del Asistente
a Capacitación Cargo Unidad
Tema de la
Capacitación Dictada por
Fecha de
Capacitación
Fecha de
Evaluación (Si
Aplica)
OBSERVACIONES
Firma del capacitador: ________________________________________-
149
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO ADHERENCIA A CAPACITACIONES
ADHERENCIA A CAPACITACIONES
Fecha de la Capacitación Día: Mes: Año:
Nombre de la capacitación o protocolo
Fecha de Evaluación de la capacitación o
protocolo Día: Mes: Año:
Nombre completo: Unidad:
Preguntas a Responder:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Total Preguntas ___ Respuestas Correctas ____ % Adherencia ____
150
Vigilancia del Proceso Si No
1. Considera que la capacitación a la que asistió el funcionario es acorde a
las funciones que desempeña en La Entidad
2. Existe mayor responsabilidad en el desarrollo de las actividades de su
puesto de trabajo.
3. La aplicación de lo aprendido al puesto de trabajo produjo resultados
medibles
4. Ha mejorado su desempeño laboral
151
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN
A continuación encontrará una serie de preguntas a través de las cuales se
pretende conocer su opinión sobre la capacitación que acaba de culminar, lo cual
contribuirá con el mejoramiento continuo de los programas de capacitación de la
entidad.
FECHA: _______________________________________________________________
NOMBRE COMPLETO: ___________________________________________________
NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN: __________________________________________
DEPENDENCIA: ________________________________________________________
Señale la casilla correspondiente, según su opinión:
ORGANIZACIÓN Y METODOLOGIA UTILIZADA SI NO
1. El lugar y el equipo utilizado fue adecuado
2. La distribución de la jornada que se estableció en la capacitación
fue adecuada
3. La duración de la capacitación con respecto a los contenidos fue
adecuada
4. La metodología estuvo adecuada a los objetivos y contenido de la
capacitación
5. La metodología permite una participación activa
6. La documentación entregada ha sido suficiente
7. La calidad del material entregado ha sido suficiente
8. El ritmo de exposición ha sido adecuado
CAPACITADOR SI NO
152
1. Explico claramente el objetivo de la capacitación
2. Demostró conocimiento sobre el tema
3. Estímulo la participación activa
4. Demostró capacidad para responder preguntas
5. Empleó lenguaje de fácil compresión
6. Presentó los contenidos en forma adecuada y clara
7. Desarrollo los temas propuestos
8. Mantuvo el interés de los participantes
SATISFACCIÓN ACERCA DE LA CAPACITACIÓN SI NO
1. La capacitación facilita su desempeño en el puesto de trabajo
2. Lo aprendido en la capacitación se puede aplicar en su puesto de
trabajo
3. La capacitación le aportó conocimientos nuevos
4. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron
RECOMENDACIONES:_______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
153
INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL PIC ANUAL - EMPRESA DE
SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE
¿Qué Evaluar? Formula del Indicador
Evaluación
Cuantitativa del
Indicador
El grado de participación
de los funcionarios del
Área Contable en la
formulación de los
proyectos de aprendizaje
No de funcionarios que del Área
Contable que participaron en la
formulación del PIC/No de Funcionarios
del Área Contable*100
CONSOLIDACIÓN DEL DIAGNOSTICO DE LOS PROYECTOS
¿Qué Evaluar? Formula del Indicador
Evaluación
Cuantitativa del
Indicador
Priorización de los
proyectos de aprendizaje
No de problemas de aprendizaje
escogidos para programar/No de
problemas de aprendizaje que afectan
el Área Contable
Implementación del PIC
Proyectos de aprendizaje
ejecutados/Proyectos de aprendizaje
formulados*100
Número de funcionarios capacitados/No
de funcionarios del Área Contable*100
Métodos internos de aprendizaje
ejecutados/Métodos planeados
Métodos externos de aprendizaje
ejecutados/Métodos planeados
154
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1. Objetivo
Valorar el desempeño de los empleados del Área Contable con respecto a sus
funciones y responsabilidades previamente establecidas para cada cargo.
2. Políticas
Definir y concertar los compromisos laborales con cada empleado. Se
desarrolla en los dos primeros meses del año, con base en los planes anuales
de gestión, acuerdos con el gerente, manual de funciones, entre otros que se
consideren necesarios y que deben ser de conocimiento del empleado.
Aplicar la Evaluación de Desempeño Laboral en el primer mes del año, en
concordancia con el funcionario a calificar.
Tener en cuenta las mejores evaluaciones para efectos de motivación a los
funcionarios.
3. Formatos Evaluación de Desempeño
155
EVALUACION DE DESEMPEÑO
ANUAL PARA FUNCIONARIOS
DEL AREA CONTABLE
IDENTIFICACION GENERAL
INT
ER
VIN
IEN
TE
S
EMPLEADO EVALUADOR
NOMBRE COMPLETO: NOMBRE COMPLETO:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD: DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
DEPENDENCIA: DEPENDENCIA:
CODIGO: CODIGO:
LUGAR Y FECHA:
PERIODO EVALUADO: DESDE: HASTA:
Día: Mes: Año: Día: Mes: Año:
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES A EVALUAR
No.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
A EVALUAR (referidas del manual
especifico de funciones y
competencias laborales de acuerdo al
cargo)
% Peso
Ponderación
50%
Nota Nota
ponderada
1
Cumple con oportunidad en función de
estándares, objetivos y metas
establecidas por la entidad, las funciones
que le son asignadas. 20% 4 0,8
2 Asume la responsabilidad por sus
resultados. 10% 5 0,5
3
Compromete recursos y tiempos para
mejorar la productividad tomando las
medidas necesarias para minimizar los
riesgos 10% 5 0,5
156
4
Realiza todas las acciones necesarias
para alcanzar los objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que se
presentan. 10% 5 0,5
TOTAL Evaluación funciones y
responsabilidades 50% 3,5 2,3
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
No. HABILIDADES Y COMPETENCIAS
% Peso
Ponderación
50%
Nota Nota
ponderada
1 Trabajo en equipo y colaboración 10% 4 0,4
2 Creatividad e innovación 10% 4 0,4
3
Adecuada comunicación oral y escrita,
preservando ante todo el respeto propio y
por sus compañeros y superiores 10% 4 0,4
4 Capacidad de identificar y resolver
problemas 10% 4 0,4
5 Uso eficiente de los recursos 10% 4 0,4
TOTAL Evaluación funciones y
responsabilidades 50% 3,2 2
Calificación Final 4,3
Cumple en alto
grado
Observaciones y compromisos:
CRITERIOS DE CALIFICACION
DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN
Cumple plenamente 5
Cumple en alto grado 4
Cumple Aceptablemente 3
Cumple Insatisfactoriamente 2
No cumple 1
157
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL
1. Objetivo
Brindar a los Funcionarios de La Entidad y a sus familias espacios de
esparcimiento físico y mental.
2. Actividades
Elaboración y Evaluación del formato Diagnostico del Clima Laboral.
Con base en los resultados del Diagnostico del clima organizacional, realizar
un estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias con el fin de
establecer prioridades, seleccionar alternativas y determinar metas a lograr.
Diseñar los programas y proyectos para atender las necesidades detectadas.
Elaborar el presupuesto de los programas de bienestar.
Determinar los recursos a utilizar para llevar a cabo los programas de
bienestar.
Establecer los cronogramas de las actividades a realizar.
Ejecución de los programas de bienestar de manera directa o por medio de la
contratación con terceros.
Evaluar los resultados de los programas de bienestar, para verificar la eficacia
de los mismos.
3. Formato de Bienestar Social
158
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
INSTRUCTIVO DE TABULACIÓN E
INTERPRETACIÓN DE LOS
RESULTADOS DEL CUESTIONARIO
PARA EVALUAR EL CLIMA
LABORAL
CUESTIONARIO PARA EVALUAR CLIMA LABORAL DE LA EMPRESA DE
SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
A continuación encontrará una serie de preguntas para conocer su percepción
acerca de diferentes aspectos relacionados con la entidad y de los cuales es
importante tener conocimiento. Para esto debe responder a cada ítem, marcando
con una equis (x) la opción que considere más adecuada según su percepción.
Es necesario que recuerde diligenciar los campos que se refieren a datos
generales, ya que ellos facilitan una adecuada tabulación de la encuesta.
La encuesta es anónima y sus resultados son de carácter confidencial, le
agradecemos responderla de manera totalmente honesta y desprevenida.
Área de Trabajo: ____________________________________________________
Nivel del Cargo:
Directivo ___ Asesor ___ Profesional ___ Técnico ___ Asistencial ___
Tiempo de Servicio: ____ Genero: F ___ M ___
Se debe responder el cuestionario de acuerdo con los siguientes criterios:
TA: Totalmente de Acuerdo
A: De Acuerdo
D: En Desacuerdo
TD: Totalmente en Desacuerdo
IMPORTANTE:
No hay respuestas correctas o incorrectas.
Es necesario que responda a la totalidad de los ítems.
159
¡Agradecemos de antemano su colaboración y sinceridad!
ITEM TD D A TA
1. Conozco la misión y la visión de mi entidad.
2. Los objetivos de mi entidad son claros
3. Los empleados de la entidad ponen en práctica los valores
institucionales.
4. La entidad me tiene en cuenta para la planeación de sus
actividades.
5. Cuento con los recursos necesarios para realizar mi trabajo
eficientemente.
6. En la entidad mantenemos las prioridades para el desarrollo del
trabajo.
7. Los procedimientos en la entidad garantizan la efectividad de
las acciones que se realizan.
8. Considero que mis funciones están claramente determinadas.
9. Entiendo claramente mi papel dentro del área de trabajo a la
que pertenezco.
10. Siento que estoy ubicado en el cargo que desempeño, de
acuerdo con mis conocimientos y habilidades.
11. Generalmente la persona que se vincula a la entidad recibe un
entrenamiento adecuado para realizar su trabajo.
12. La capacitación es una prioridad en la entidad.
13. Estoy satisfecho con las actividades de bienestar que se
realizan en la entidad.
14. La entidad me incentiva cuando alcanzo mis objetivos y metas.
15. La entidad concede los cargos a las personas que los merecen.
16. Mi jefe tiene los conocimientos y destrezas para dirigir la
entidad.
17. Mi jefe es coherente en sus argumentos y planteamientos.
18. Mi jefe asigna las cargas de trabajo de forma equitativa.
160
19. Mi jefe asigna el trabajo teniendo en cuenta los conocimientos y
habilidades de los colaboradores.
20. El trato que recibo de mi jefe es respetuoso.
21. Mi jefe tiene en cuenta las sugerencias que le formulo.
22. Recibo de mi jefe retroalimentación (Observaciones) tantos de
aspectos positivos como de aspectos negativos de mi trabajo.
23. Mi jefe me tiene en cuenta para desarrollar trabajos importantes.
24. No tengo que consultar con mi jefe todas las acciones a seguir
en la realización del trabajo.
25. Mi jefe me motiva y reconoce mi trabajo.
26. En la entidad se ha logrado un nivel de comunicación con mis
compañeros de trabajo que facilita el logro de los resultados.
27. Me entero de lo que ocurre en mi entidad, por mas
comunicaciones oficiales que por comunicaciones informales.
28. Existe un nivel adecuado de comunicación entre las diferentes
áreas de la entidad.
29. En la Entidad compartimos información útil para el trabajo.
30. Estoy satisfecho con la forma en la que me comunico con mis
compañeros.
31. Cuando surge un problema se con exactitud quien debe
resolverlo.
32. En la entidad se promueve el trabajo en grupo.
33. Los objetivos de los grupos en los que yo he participado son
compartidos por todos sus integrantes.
34. Considero que las personas de los grupos en que he
participado aportan lo que se espera de ellas para la realización
de las tareas.
35. Mi grupo trabaja con autonomía respecto de otros grupos.
36. Las decisiones que toman los grupos de trabajo son apoyadas
por el jefe.
37. Tengo las habilidades requeridas para realizar mi trabajo.
161
38. En mi trabajo hago una buena utilización de mis conocimientos.
39. Puedo manejar adecuadamente mi carga de trabajo.
40. Supero las expectativas que mi jefe tiene sobre mi desempeño.
41. Estoy dispuesto a hacer un esfuerzo extra cuando sea
necesario por el bien de la entidad.
42. Me siento motivado para trabajar por el mejoramiento de los
procesos de trabajo.
43. Tengo claridad del porque realizo mis trabajos.
44. Me encuentro satisfecho con el trabajo que realizo.
45. Mi área de trabajo tiene un ambiente físico seguro (Ergonomía).
46. Mi área de trabajo permanece ordenada.
47. Mi área de trabajo permanece limpia.
48. En mi área de trabajo se efectúan oportunamente las
actividades de mantenimiento que sean necesarias.
49. En mi área de trabajo no hay contaminación auditiva (Ruido).
50. En mi área de trabajo la iluminación es la adecuada.
51. Mi área de trabajo tiene suficiente ventilación.
La tabulación consiste en establecer las frecuencias de respuestas
correspondientes a cada uno de los cuatro grados que integran la escala.
El instrumento para medir el Clima Laboral de la Entidad, consta de 7 variables,
cada una de ellas con su correspondiente numero de ítems, como se especifica en
el siguiente cuadro:
VARIABLES ÍTEMS TOTAL
1. Orientación Organizacional 1 a 9 9
2. Administración Del Talento Humano 10 a 15 6
3. Estilo de Dirección 16 a 25 10
4. Comunicación e Integración 26 a 31 6
162
5. Trabajo en Grupo 32 a 36 5
6. Capacidad Profesional 37 a 44 8
7. Medio Ambiente Físico 45 a 51 7
TOTAL 51
1. Totalizar por ítem el número de respuestas correspondientes a cada uno
de los siguientes grados que expresan percepción desfavorable (Los dos
primeros) o percepción favorable (Los dos últimos) del contenido expresado por él:
D: En Desacuerdo
TD: Totalmente en Desacuerdo
TA: Totalmente de Acuerdo
A: De Acuerdo
FORMATO No 1
ITEM
REDACTADO
ITEM No
TOTAL DE RESPUESTAS POR ALTERNATIVA
TD D A TA TOTAL DE
RESPUESTAS
F % F % F % F %
En donde:
F: Frecuencia
%: Porcentaje que representa el número de respuestas en cada alternativa
(Calculado en relación con el total de respuestas).
2. Totalizar por variable el numero de respuestas correspondientes a cada una
de las siguientes alternativas, las cuales expresan percepción desfavorable (Las
dos primeras) o percepción desfavorable (Las dos últimas) del contenido general
de la misma: TD, D, A, TA
163
Estos totales resultan de sumar, respectivamente, los totales de TD y D y los de A
y TA de los ítems que conforman cada variable. Para dichos totales por variable se
puede utilizar el siguiente formato:
FORMATO No 2
ITEM QUE
CONFORMAN
LA VARIBALE
VARIABLE
TOTAL DE RESPUESTAS POR ALTERNATIVA
TD D A TA TOTAL DE RESPUESTAS
POR ITEM
F f f f
1
2
3
4
TOTALES DE
RESPUESTAS
EN LA
VARIABLE
F % F % F % F % N
En donde:
f: Frecuencia (Numero de respuestas por ítem).
F: Total de respuestas de los todos los ítems, discriminadas por alternativa.
N: Total de respuestas en la variable, teniendo en cuenta todos los ítems y todas
las alternativas.
%: Porcentaje que representa el número de respuestas en cada alternativa
(Calculado en relación con el N)
Para efectos de la interpretación de los resultados, se sugiere:
Una mirada general de la variable, de acuerdo con los porcentajes obtenidos a
partir del total de respuestas dadas a los ítems que la conforman (Formato No. 2).
Se espera que los porcentajes dados a las alternativas “A” (acuerdo) y “T.A.”
(Total acuerdo) sean mayores que 50.0% y siempre superiores a los obtenidos
164
para las alternativas “D” (desacuerdo) o “T .D.” (Total desacuerdo). A medida que
dichos porcentajes se acerquen a 100.0%, se puede inferir un mejor clima laboral
en los aspectos medidos por la variable, y viceversa.
Con miras a poder hacer precisiones dentro de la variable misma, se recomienda
hacer un análisis detallado de los porcentajes arrojados por cada uno de los ítems,
teniendo los mismos criterios de interpretación sugeridos para la variable en
general.
165
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
PROGRAMA DE INCENTIVOS
1. Objetivos
Motivar el desempeño de los funcionarios del Área Contable de La Entidad, que
aportan al logro de las metas institucionales.
2. Políticas
Se debe realizar de manera anual, 15 días después de la obtención de los
resultados de La Evaluación del Desempeño.
La formulación de los incentivos será responsabilidad del Gerente, de acuerdo
al presupuesto anual para tal fin y la asignación de los recursos.
166
8.2.1.3 Estilo de Dirección: El análisis de este elemento, permitió
determinar que la manera de administrar La Entidad por parte del actual
representante legal, se orienta a un modelo democrático dado que se distingue por
su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad, permitiendo dar una
adecuada orientación para el logro de los objetivos, cumplimiento de la misión y
visión de la empresa, y en el que se tiene en cuenta las opiniones de las demás
personas que trabajan en el área y que permiten el desarrollo efectivo de la
actividad contable, además de un apropiado manejo en la administración del
riesgo contable, puesto que según los resultados del diagnostico inicial este
elemento nos muestra una interpretación satisfactoria, lo cual se evidencia en el
compromiso adquirido por la gerencia en la estructuración del Control Interno
Contable y el seguimiento a los lineamientos establecidos ante el proceso contable
dentro de la empresa.
8.2.2 Direccionamiento Estratégico. Al finalizar el componente Ambiente de
control se procede a estudiar el componente de Direccionamiento Estratégico, el
cual permite la realización de los objetivos del área contable de una manera
transparente, eficiente y eficaz, por medio de tres elementos que definen la ruta
organizacional, para esto se hace necesario seguir el procedimiento utilizado en el
componente anterior que corresponde a la evaluación de cada elemento en la
entidad y la estructuración, ajustes o fortalecimiento, según las necesidades
halladas durante el proceso.
8.2.2.1 Planes y Programas: La planeación es una de las herramientas
administrativas más importantes para el éxito de una organización. En el contexto
del MECI se define como “Elemento de Control, que permite modelar la proyección
de la Entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus
actividades hacia las metas y los resultados previstos.
Los esfuerzos en cuanto a la formulación y establecimiento de los planes y
programas institucionales para el Área Contable de la Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, han sido insuficientes de acuerdo al diagnostico
realizado para este elemento, lo cual se presenta por la carencia de políticas y
principios que orienten el proceso contable, tales como, misión, visión, metas y
estrategias especificas que faciliten el cumplimiento de los objetivos.
167
Análisis Externo
Las características del entorno inciden sobre cualquier tipo de organización, pero
de alguna u otra manera también determinan el reconocimiento y revelación de las
transacciones, hechos u operaciones objeto de contabilización y en la estructura
del proceso contable, por lo tanto es necesario contemplar los diversos factores
que contribuyen a la realización u obstaculización de los objetivos de índole
financiero y contable.
Entorno Tecnológico: La aparición constante de nuevos productos,
servicios y técnicas modifican tanto las necesidades de los clientes como las de
las empresas, esto obliga a las organizaciones a mantenerse en constante
innovación e investigación de tecnologías que les permitan ser competitivas frente
a otras empresas y alcanzar una mejor posición en el mercado. En los últimos
años ha venido tomando un gran auge el gobierno electrónico que es el uso de la
Tecnología de la Información y comunicaciones TIC por parte de los entes
públicos y mixtos con el propósito de integrar la información y sus aplicaciones a
través de una plataforma tecnológica que permita al ciudadano mayor acceso e
interacción con la misma, por medio de estrategias como la de Gobierno en Línea
y la Agenda de Conectividad, proyectos liderados desde el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
A nivel contable, se puede decir que gracias a la tecnología, se ha avanzado
positivamente, logrando dar una respuesta ágil a las necesidades de información y
permitiendo registrar y procesar las transacciones económicas, generar estados e
informes financieros y controlar la operación de los negocios, por tal razón, hace
15 años aproximadamente, fue desarrollado el lenguaje XBRL (Extensible
Business Reporting Languaje) por un consorcio internacional de empresas y
organizaciones y patrocinado por el AICPA (American Institute of Certified Public
Accountants). XBRL es un método basado en los estándares de Internet con el
que los usuarios pueden preparar, publicar en diversos formatos, intercambiar y
analizar estados financieros y la información en ellos contenida vía internet.
Buscando dar respuesta a las necesidades particulares de procesamiento de
información de las empresas publicas y mixtas del país, el gobierno ha
desarrollado varias herramientas tecnológicas entre las que se distingue el
software contable SINAP (Sistema de Información para la Administración Pública),
el cual se encuentra disponible en dos versiones: SINAPV6 y SINAPV5, teniendo
como principal diferencia que la última versión fue desarrollada para trabajar por
medio de internet, por lo cual se puede acceder a la información desde cualquier
168
ubicación. El Sistema de Información Para la Administración Pública posee
características similares a los de los software’s contables que se encuentran
disponibles en el mercado para las empresas privadas, ya que cuenta con
módulos para ser utilizados en las diferentes dependencias de las entidades tales
como tesorería, presupuesto, recaudo, contabilidad, impuestos, nomina, entre
otros.
Otra herramienta importante que contribuye al proceso contable de las entidades
públicas y mixtas del país es el CHIP, el cual es un sistema de información que
permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa,
producida por entidades públicas, incluyendo información financiera y contable,
con destino al gobierno central, organismos de control y ciudadanía en general. El
principal objetivo del CHIP es canalizar, generar y difundir información financiera
publica, confiable, oportuna y completa, además busca simplificar y racionalizar
los flujos de información, de tal manera que las entidades reporten una sola vez la
información pública de carácter oficial, con el fin de reforzar la capacidad de
seguimiento financiero a las entidades gubernamentales. El CHIP es una solución
transversal dentro de la estrategia de Gobierno Electrónico, es decir, no sólo
beneficia a la CGN, sino a un gran número de autoridades públicas. Entre las
principales ventajas de este sistema, es que representa ahorro en gastos de
inversión en tecnologías de información y comunicaciones, Ahorros en gastos de
implantación de sistemas de información, todas las entidades usan la misma
herramienta y no una diferente para cada necesidad, lo cual genera ahorros en
capacitación, divulgación e implantación, Facilita la interoperabilidad de los
sistemas de información del Estado.
Por otra parte, se encuentran el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera
Nación) y el SUI (Sistema Único de Información de Servicios Públicos). El SIIF es
una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la
gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de
los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas, además de brindar
información oportuna y confiable. El SIIF fue implantado en el mes de enero del
año 2000 y desde entonces permitió la creación de una infraestructura de
información para las decisiones del manejo de los recursos públicos, mejorar el
funcionamiento de los subsistemas estratégicos del ciclo financiero y, apoyar a las
entidades del Estado para que cumplan sus responsabilidades constitucionales.
El sistema SUI, es un sistema suprainstitucional que busca eliminar asimetrías de
información, y la duplicidad de esfuerzos, este sistema centraliza las necesidades
de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás
169
organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios
públicos.
Entorno Político: El sistema legal, político y fiscal de una nación inciden
sobre la emisión de principios y prácticas contables. La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, y por ende su proceso contable se encuentran
inmersos dentro del entorno político que rige las empresas públicas y mixtas de
Colombia.
La salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos, que se encuentran bajo la
responsabilidad de agentes públicos, mixtos o privados, para el desarrollo de
funciones de cometido estatal, debe garantizarse por medio de sistemas de control
interno contable que garanticen la transparencia de la gestión pública, por lo cual
durante el gobierno del presidente Juan Manuel Santos, se ha procurado fortalecer
los mecanismos de control de las entidades públicas, en especial en lo
relacionado a la gestión, con medidas tales como:
- Expedición de la ley antitramites (Decreto – Ley 19 de 2012), por
medio de la cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existente en la
administración pública.
- Emisión de la Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión
pública.
- Diseño de la Política Integral Anticorrupción: Esta política se enfoca en
fortalecer las instituciones públicas encargadas de investigar y
sancionar la corrupción, así como aquellas que tienen que ver con el
acceso a la información pública, rendición de cuentas y las que
promueven la cultura democrática e involucran, en mayor medida, al
sector privado y a la sociedad civil.
- Nombramiento de 10 Jefes de Control Interno para las entidades
estatales del orden nacional.
- Creación de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la
República
Entorno Legal: El entorno legal del proceso contable de La Empresa de
Servicios Varios La Victoria, se encuentra regulado primordialmente por las
disposiciones de La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, el cual
es el organismo encargado de establecer parámetros en cuanto a la naturaleza,
170
fines, operación, creación, transformación y liquidación de las empresas de
servicios públicos domiciliarios en Colombia, además es el ente que expide y
modifica el Modelo General de Contabilidad Publica Para Empresas Prestadoras
de Servicios Públicos (EPSP) y expide muchas de las resoluciones relacionadas
con el proceso contable de dichas empresas, pero también intervienen las leyes y
decretos que establece el Congreso de la República y la Contaduría General de la
Nación, entre las más significativas se encuentran:
Cuadro 12: Entorno legal del área contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Normatividad Año Reglamentación
Resolución 20131300001025
2013
Por la cual se derogan las resoluciones números 20101300021335 de 2010, 20111300002885, 20111000001815, 20111000001825 y 20111300016175 de 2011, mediante las cuales se adoptó, ajustó y requirió información del modelo general de contabilidad para empresas prestadoras de servicios públicos en convergencia con los estándares internacionales de contabilidad e información financiera de aceptación mundial (MGC).
Decreto 2768 2012 Regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores.
Ley 1706 2012 Por el cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.
Resolución SSPD 20111300016175
2011
Por la cual se modifica el proceso de convergencia hacia el Modelo General de Contabilidad para empresas prestadoras de servicios públicos, en convergencia con los estándares internacionales de contabilidad e información financiera de aceptación mundial y se dictan otras disposiciones.
Resolución SSPD 20111000001815
2011
Por la cual se modifica el marco instrumental de la Resolución SSPD 20101300021335 por la cual se adopta el modelo general de contabilidad para empresas prestadoras de servicios públicos, en convergencia con los Estándares Internacionales de Contabilidad e Información Financiera de Aceptación Mundial.
Resolución SSPD 20101300021335
2010
Por la cual se adopta el Modelo General de Contabilidad para Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, en convergencia con los Estándares Internacionales de Contabilidad e Información Financiera de Aceptación Mundial y se deroga la resolución 20091300009995 de 2009.
Resolución SSPD 20091300060955
2009
Por la cual se modifica la transición para la aplicación del Modelo General de Contabilidad para empresas prestadoras de servicios públicos en convergencia con los estándares internacionales de contabilidad e información financiera.
Ley 1314 2009
Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
Fuente: Las Autoras. 2013
171
Continuación Cuadro 12: Entorno legal del área contable de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA
Normatividad Año Reglamentación
Resolución SSPD 20071300026225
2007
Por la cual se depuran las partidas contables relacionadas en el Acta numero 3 expedida por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
Resolución 25985 2006
Por la cual se establece el requerimiento de información a través del Sistema Único de Información SUI sobre el plan de contabilidad y el sistema unificado de costos y gastos por actividades de los prestadores de servicios públicos domiciliarios.
Resolución 20061300012295
2006 Por la cual se fijan criterios en relación con las auditorías externas de gestión y resultados y sobre el reporte de información a través del Sistema Único de Información SUI.
Resolución 20051300033635
2005 Por la cual se actualiza el Plan de Contabilidad para prestadores de servicios públicos domiciliarios y el sistema unificado de costos y gastos por actividades que se aplicaran a partir del 2006.
Resolución SSPD 2842
2004 Por la cual se modifica el Plan de Contabilidad para entes prestadores de servicios públicos en lo relativo al Impuesto al Patrimonio.
Resolución 006780
2003
Por la cual se ordena depurar de los registros contables las obligaciones por concepto de contribución especial y otras partidas diferentes a contribuciones, correspondientes a la vigencia 1999 a las que se aplicó la metodología costo-beneficio desarrollada en virtud de lo establecido en el literal f) del artículo 4 de la ley 716 de 2001.
Resolución SSPD 006572
2001
Por la cual se actualiza el Plan de Contabilidad para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios expedido y adoptado mediante resolución SSPD 1416 de 1997 modificado mediante resolución SSPD 4640 del 9 de junio de 2000.
Resolución 4640 2000 Por la cual se modifica el Plan de Contabilidad para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios expedido y adoptado mediante resolución SSPD 1416 del 18 de Abril de 1997.
Resolución 4493 1999 Por la cual se incorporan algunas adiciones y modificaciones al Plan de Contabilidad para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios.
Fuente: Las Autoras. 2013
Como se menciona en el cuadro anterior, en 2010 y 2011 la Superintendencia de
Servicios Públicos, por medio de las resoluciones números 20101300021335 de
2010, 20111300002885, 20111000001815, 20111000001825 y 20111300016175
de 2011, adoptó, ajustó y requirió información del modelo general de contabilidad
para empresas prestadoras de servicios públicos en convergencia con los
estándares internacionales de contabilidad e información financiera de aceptación
mundial (MGC), sin embargo mediante la Resolución SSPD-20131300001025 De
Enero de 2013, la misma superintendencia derogó estas resoluciones, dicha
derogatoria se fundamentó en la expedición de los decretos 2706 y 2784 del 27 y
172
28 de diciembre del 2012, respectivamente, mediante los cuales se estableció el
marco técnico-normativo de información financiera para las microempresas y para
los preparadores de información financiera que conforman el grupo 1 que deben
ser aplicados, entre otros, por los prestadores de servicios públicos domiciliarios.
Por lo pronto, el año 2013 es el periodo de preparación obligatoria para algunas
empresas que deberán llevar su información bajo NIF-Normas de Información
Financiera, a partir del año 2014, por lo tanto, las mismas deben sujetarse a lo
expuesto en los decretos 2706 y 2784 del 2012 respecto a los planes que deben
elaborarse para su implementación al interior de la compañía, en donde la
capacitación es no solo del contador, sino del resto del personal de la organización
para llevar a cabo exitosamente el proceso.
La Superintendencia de Sociedades, realizó un informe sobre los resultados del
Diagnostico sobre los impactos contables y financieros de los Estándares
Internacionales de Contabilidad e Información financiera en las empresas del
sector real, aplicando técnicas de muestreo estadísticas. Dicho estudió arrojó los
siguientes datos sobre los impactos patrimoniales del balance de apertura:
- Impacto de Estándares IFRS-FULL: “El efecto estructural de este
modelo aplicado en forma integral, en la situación financiera de las
empresas de la muestra, clasificadas de acuerdo con su macro sector,
permite evidenciar como elemento de alta relevancia una significativa
disminución en los patrimonios bajo COLGAAP de las empresas de las
empresas de la muestra a nivel macro sectorial, con una dispersión del
impacto patrimonial que fluctúa entre 4,8%, alcanzando niveles de
reducción hasta de un 62% en las empresas de la muestra en términos
macro sectoriales.” Superintendencia de Sociedades. Anexo NIIF 2.
Pág. 16.
- Impacto de Estándares IFRS-SMEs: “El efecto estructural de este
modelo en la situación financiera, de las empresas de la muestra ,
clasificadas de acuerdo con su macro sector, permite evidenciar una
disminución significativa en los patrimonios de las empresas de la
muestra clasificadas en los macro sectores bajo COLGAAP, que resulta
similar a las tendencias advertidas en la aplicación de los estándares
IFRS FULL….. alcanzando niveles de reducción, hasta de un 62% en
las empresas de la muestra de ciertos macro sectores”
173
En este mismo informe, se realizó un diagnostico sobre la incidencia en materia
impositiva derivada de la aplicación de los estándares internacionales, entre los
hallazgos se encuentran los siguientes:
- Disminución patrimonial derivado del impacto de la transición: “Un
primer aspecto que requiere una profunda reflexión por parte de las
autoridades tributarias, se deriva de las acciones que deberá acometer
para considerar los impactos fiscales de la transición, por cuanto las
disminuciones patrimoniales, en la mayoría de los casos,
corresponderían a amortizaciones aceleradas o baja de activos y
pasivos que no cumplen con las condiciones de reconocimiento de
acuerdo con las definiciones previstas en los estándares
internacionales.”
- Disminución patrimonial derivado del reconocimiento de activos y
pasivos por impuestos diferidos: “Un segundo aspecto, de notable
impacto, se refiere al reconocimiento de los activos y pasivos por
impuestos diferidos que, como se comentó, en el caso de los pasivos
debe determinarse en el modelo de costo atribuido – en la fecha de
transición – sobre ciertos activos que tiene vocación de permanencia,
como son las propiedades, planta y equipo, inversiones, activos
biológicos, intangibles y propiedades de inversión, en tanto deben
ajustarse a su valor razonable, de suerte que este valor reemplace el
costo del activo. Por su parte, los activos al calcularse sobre partidas
que no pueden ser reconocidas en el estándar internacional, se
establecen en el modelo del costo y del costo atribuido. El uso en la
práctica de disposiciones de orden fiscal para el reconocimiento de
activos y pasivos deriva en un modelo en el que los impuestos se
establecen sobre las bases fiscales (Teoría del propietario),
minimizando la importancia de los impuestos diferidos y afectando el
cálculo de las tasas efectivas de tributación determinadas por las
empresas. La separación entre las disposiciones de orden fiscal y
contable ahora permitirá que los impuestos corrientes sean
reconocidos sobre las bases contables y no sobre las bases fiscales
generando un incremento de las diferencias entre el patrimonio
contable y el patrimonio fiscal…”
- Reconocimiento del impuesto al patrimonio: “Las normas legales
aplicables en Colombia permiten diferir el pasivo por lo que la partida
no es reconocida con cargo a resultados. Este procedimiento no es
admitido en los estándares IFRS, por cuanto su aplicación requiere que
174
una empresa reconozca la totalidad de las partidas que cumplen los
criterios de reconocimiento como un pasivo. Este impacto es relevante
por cuanto, de acuerdo con el resultado adelantado puede ser del
orden del 4,48% del Patrimonio bajo Colgaap de las empresas de la
muestra.”
Un aspecto que es de vital importancia mencionar es el Plan Único de Cuentas de
la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, actualizado mediante la
resolución 20051300033635 de 2005 y vigente desde el 1o de Enero de 2006. Este
PUC presenta de manera general las siguientes características:
- El catalogo general de cuentas mantiene la misma estructura del PUC
anterior vigente hasta el año 2005 y adoptado mediante las
resoluciones 1416 y 1417 del año 1997. El PUC se encuentra
conformado por cuatro niveles de clasificación, con 6 dígitos, los cuales
definen la naturaleza de la cuenta contable, es decir, el primer digito
del código corresponde a la clase, los dos primeros indican el grupo,
los cuatro primeros corresponden a la cuenta y los seis dígitos
identifican las subcuentas, coherente con el Plan General de la
Contabilidad Publica utilizado por los prestadores públicos y mixtos.
- Conserva en toda la estructura del Catalogo General de Cuentas los
(6) dígitos que identifican la naturaleza de las cuentas, y que se
adaptan a las necesidades de las Empresas de Servicios Públicos.
- Incluye cuentas de ingresos acorde con la clasificación de servicios y
actividades complementarias previstas en el Sistema Unificado de
Costos y Gastos. En ese caso quedan separados claramente los
ingresos de cada uno.
- Incluye en el catalogo de cuentas, aquellas subcuentas necesarias
para los entes públicos y privados, incluidas en el Plan General de la
Contabilidad Publica aprobado por la Contaduría General de la Nación.
- Se incluyen los grupos de cuentas ambientales.
- Eliminación de los auxiliares obligatorios, de los dígitos 7,8,9 y 10 y su
reemplazo en algunos casos por subcuentas y en otros por reportes
adicionales a la información contable, con un mayor nivel de detalle
que se maneja en los módulos del sistema de información de las
empresas.
La estructura del Plan Único de Cuentas de la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios es la siguiente:
175
Las clases que identifican el primer digito son:
Cuadro 13: Catalogo de Cuentas PUC – Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
CATALOGO DE CUENTAS
Clase Descripción
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de Ventas y Operación
Clase 7: Costo de Producción
Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras
Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras
Clase 0: Cuentas de Planeación y presupuesto.
Fuente: Plan de Contabilidad para entes prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios. 2013
Los grupos de cuentas establecidos son:
Cuadro 14: Grupos de Cuentas PUC Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
1 ACTIVO
11 Efectivo
12 Inversiones
14 Deudores
15 Inventarios
16 Propiedades, planta y equipo
17 Bienes de beneficio y uso público e históricos culturales
18 Recursos naturales y del ambiente
19 Otros Activos
2 PASIVO
22 Operaciones de crédito público
23 Obligaciones financieras
24 Cuentas por pagar
25 Obligaciones laborales y de seguridad social integral
26 Otros bonos y títulos emitidos
27 Pasivos estimados y provisiones
29 Otros pasivos
3 PATRIMONIO
32 Patrimonio Institucional
4 INGRESOS
42 Venta de Bienes
43 Venta de Servicios
48 Otros Ingresos
49 Ajustes por inflación
5 GASTOS
51 Administración
53 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones
58 Otros Gastos
59 Cierre de ingresos, gastos y costos
Fuente: Plan de Contabilidad para entes prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios. 2013
176
Continuación Cuadro 14: Grupos de Cuentas PUC Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios.
6 COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN
62 Costo de ventas de bienes
62 Costo de ventas de servicios
7 COSTOS DE PRODUCCIÓN
75 Servicios públicos
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
81 Derechos contingentes
82 Deudoras fiscales
83 Deudoras de control
89 Deudoras por el contrario (cr)
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
91 Responsabilidades contingentes
92 Acreedoras fiscales
93 Acreedoras de control
99 Acreedoras por el contra (db)
0 CUENTAS DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO
02 Presupuesto de ingresos
03 Presupuesto de gastos de la vigencia
06 Vigencias futuras
07 Plan plurianual de inversiones aprobado (CR)
08 Plan plurianual de inversiones por ejecutar (DB)
09 Plan plurianual de inversiones ejecutado (DB)
Fuente: Plan de Contabilidad para entes prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios. 2013
Por medio de la Resolución 20051300033635 de 2005, también se actualizó el
Sistema Unificado de Costos y Gastos por actividades (ABC) para entes
prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios, el cual tiene como finalidad lograr
la uniformidad, centralización y consolidación de la información de las empresas,
pero sobre todo, que sea el resultado de los costos de las actividades directas e
indirectas en la prestación del servicio; de las actividades inherentes y
complementarias de los servicios públicos, para atender las necesidades de
información, en cuanto a la regulación y la inspección, control y vigilancia que
debe ejercer el gobierno nacional.
Entorno Sociocultural: La Contabilidad percibe el entorno social como el
mercado en el que se realizan las transacciones comerciales, por lo tanto los
cambios sociales modifican la manera de administrar las empresas y así mismo la
forma de procesar e interpretar la información contable y financiera. Cabe resaltar
que la Contabilidad es considerada una herramienta de enfoque social e
influenciada por el factor cultural, es necesario por tanto, empezar a considerar
campos de conocimiento que van más allá de lo financiero y que influyen en la
177
economía de las empresas, las personas y el país, aspectos tales como, el capital
intelectual, la riqueza ambiental, el patrimonio cultural, entre muchos otros.
Los valores culturales en una sociedad se encuentran determinados por un
conjunto de factores tanto externos como internos, siendo estos, la ubicación
geográfica, la historia, la economía, la densidad demográfica, el estilo de vida,
entre muchos otros, pero para este caso, los factores que más influyen sobre la
contabilidad son la ética, los valores y la formación académica de los contadores
colombianos.
Ética y Valores: En los últimos años han proliferado de manera vertiginosa,
escándalos financieros que han puesto de manifiesto irregularidades contables,
dichos casos de fraudes y corrupción tanto en las empresas privadas como en las
entidades públicas, han llevado a que la sociedad tenga una sensación de mayor
riesgo en cuanto a la credibilidad de la fe pública que el contador imparte sobre los
estados financieros de una organización.
Debido a los escándalos financieros, la profesión contable ha sido afectada
profundamente, siendo un desafío actual lograr la transparencia y obtener la
confianza de la sociedad. Por esta razón también se ha visto menoscabada la
confianza en la información financiera presentada por las empresas y la calidad
del control interno ejercido sobre la misma. Estos fraudes dejan de manifiesto, las
razones por las cuales es de gran importancia el papel que desempeña el
contador público dentro de una organización, ya que además de la
responsabilidad que tiene ante la revelación de información actual, también está
encargado de evaluar dicha información para detectar la existencia de posibles
anomalías dentro de la contabilidad, garantizando que la información se genere de
manera periódica, eficiente, accesible, comprensible y que refleje apropiadamente
los riesgos y beneficios que soporta la situación financiera de la empresa. En tal
sentido, todos estos elementos, se logran por medio de la conducta ética que debe
formar parte de la actuación de cualquier profesional de la contaduría pública. En
consecuencia, se han diseñado códigos de ética que contemplan las directrices
prácticas que permitan a sus integrantes mantener una actitud profesional,
además de garantizar a los clientes y el público en general que se mantendrá y
cumplirá normas rigurosas. Atendiendo a estas consideraciones, el Código de
Ética del Contador, emitido por la Junta Central de Contadores (Ley 43 de 1990),
tiene el propósito de dotar a la Contaduría Pública de instrumentos necesarios
para el cabal cumplimiento de la ética profesional a tono con el papel que cumple
el contador en la vida de los organismos públicos y privados.
178
Cuadro 15: Principios Fundamentales Código de Ética de la Ley 43 de 1990, Capítulo IV
CODIGO DE ETICA DE LA PROFESIÓN
1. Integridad
2. Objetividad
3. Independencia
4. Responsabilidad
5. Confidencialidad
6. Observaciones de las disposiciones normativas
7. Competencia y Actualización profesional
8. Difusión y colaboración.
9. Respeto entre colegas
10. Conducta ética
Fuente: Las Autoras. 2013
A su vez, la Federación Internacional de Contadores Públicos IFAC, se ha
propuesto el objetivo de guiar al profesional contable por medio de estándares
basados en un código de ética, formado por un conjunto de reglas o guías de
conducta, que aseguren la credibilidad, profesionalismo de los contadores y
auditores. Este código se encuentra divido en tres partes: La parte A establece los
principios fundamentales de ética profesional para los profesionales de la
contabilidad, la parte B se aplica a los profesionales de la contabilidad en ejercicio
y la parte C se aplica a los profesionales de la contabilidad en la empresa.
Cuadro 16: Principios Fundamentales Código de Ética de la IFAC
CODIGO DE ETICA DE LA IFAC
Parte A. Aplicable a todos los contadores profesionales.
1. Integridad y objetividad
2. Resolución de conflictos éticos.
3. Competencia profesional
4. Confidencialidad
5. Practica de impuestos
6. Actividades en el extranjero
7. Publicidad
Parte B. Aplicable a los contadores profesionales en práctica publica.
8. Independencia
9. Competencia profesional y responsabilidades respecto del uso de no contadores
10. Honorarios y Comisiones
11. Actividades incompatibles con la práctica de la contaduría profesional publica
12. Dinero de los clientes
13. Relación con otros contadores profesionales en práctica publica.
14. Anuncios y solicitudes
Fuente: Código de Ética de La IFAC. 2013
179
Continuación Cuadro 16: Principios Fundamentales Código de Ética de la IFAC
CODIGO DE ETICA DE LA IFAC
Parte C. Aplicable a los contadores profesionales empleados.
15. Conflicto de lealtades
16. Apoyo a colegas profesionales
17. Competencia profesional
18. Presentación de información
Fuente: Código de Ética de La IFAC. 2013
Por otra parte se encuentran los principios de contabilidad generalmente
aceptados que deben ser observados al registrar e informar sobre los asuntos y
actividades desarrolladas por las personas que prestan servicios públicos
domiciliarios. Estos principios contables hacen parte del marco conceptual del plan
contable, y se han establecido guardando armonía con la normatividad nacional
que rige para el sector privado y el sector público, garantizando en todo caso
practicas uniformes que aseguren homogeneidad en la información producida. Los
principios de contabilidad pública, los principios generalmente aceptados y los
principios de contabilidad previstos en el plan de contabilidad de la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios responden a factores socio –
culturales y por ende influyen de manera directa sobre el comportamiento de las
personas involucradas en el proceso contable.
Cuadro 17: Principios de Contabilidad Pública
Fuente: Plan General de Contabilidad Pública. 2013
Los Principios de contabilidad generalmente aceptados constituyen una guía de
acción que permite alcanzar en adecuada forma los objetivos generales de la
contabilidad, que se basa principalmente en identificar, medir, clasificar, registrar,
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PUBLICA
Entidad
Continuidad
Registro
Periodo contable
Revelación suficiente
Importancia relativa
Prudencia
Uniformidad
Precio de adquisición
Causado y Devengado
Unidad y Universalidad
Dualidad Económica
Registro e Imputación Presupuestaria
Correlación de ingresos y gastos
Principios contables supletorios
180
interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en
forma clara, completa y fidedigna, estos principios son:
Cuadro18: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Decreto 2649 de 1993
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Equidad
Entidad
Énfasis en el aspecto económico
Cuantificación
Unidad de medida
Valor al costo
Dualidad económica
Negocio en marcha o continuidad
Realización contable
Periodo contable
Objetividad
Importancia relativa
Comparabilidad
Revelación suficiente
Prudencia
Fuente: Decreto 2649 de 1993. 2013
Cuadro 19: Principios de contabilidad del plan de contabilidad para empresas de servicios públicos
domiciliarios.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Principio Contable Descripción
Ente prestador de servicios públicos domiciliarios
El ente prestador de Servicios Públicos Domiciliarios es la persona jurídica organizada para la prestación de uno o más de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas combustible, telefonía fija publica básica conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural, o realizar una o varias de las actividades complementarias, o una y otra cosa.
Gestión continuada o empresa en marcha
El ente Prestador de Servicios Públicos Domiciliarios, deberá contabilizar los recursos y hechos económicos y revelarse, con el fin de establecer el valor que refleje la capacidad del ente prestador de servicios públicos domiciliarios para continuar funcionando normalmente en periodos futuros.
Unidad de Medida Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios, reconocerán los diferentes recursos y hechos económicos en la misma unidad de medida, generalmente es la monda funcional, se entiende como moneda funcional el signo monetario del medio económico en el cual el ente recibe efectivo y lo usa.
Periodo El ente prestador de Servicios Públicos Domiciliarios debe elaborar y presentar estados financieros de propósito general con corte a 31 de Diciembre. No obstante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios podrá solicitar estados contables intermedios e informes complementarios.
Fuente: Plan de Contabilidad Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
181
Continuación Cuadro 19: Principios de contabilidad del plan de contabilidad para empresas de
servicios públicos domiciliarios.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Principio Contable Descripción
Valuación o medida de valor
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán valorar en el proceso contable, tanto los recursos como los hechos económicos acaecidos en desarrollo de su objeto social en términos de la unidad de medida. Para la medición del valor deberá considerar las características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones y operaciones del ente prestador de servicios públicos domiciliarios, utilizando métodos de reconocido valor técnico, los mas aceptados son costo histórico, valor de mercado, costo de reposición, valor de realización, valor presente y valor residual.
Esencia sobre la forma
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deben reconocer y revelar los hechos y recursos, primordialmente por su esencia financiera y económica, sobre los demás requisitos legales o de forma.
Realización Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios, pueden contabilizar o registrar un hecho o recurso económico, solo cuando se pueda comprobar que tendrá un beneficio o sacrificio económico como consecuencia de transacciones o eventos pasados, sean internas o externas o que experimente cambio en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.
Asociación o relación de causalidad
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán registrar en las cuentas de resultados del periodo contables todos los ingresos devengados y los egresos asociados para generar tales ingresos.
Mantenimiento del patrimonio
Un ente prestador de servicios públicos domiciliarios genera utilidad, o excedentes solamente después de que su patrimonio al comienzo del periodo se haya mantenido o recuperado.
Revelación plena Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán informar en forma clara, neutral y de fácil consulta toda la información adicional que contribuya a una adecuada interpretación y evaluación de la situación financiera y económica, los cambios que está presente, el resultado operacional de sus actividades, los cambios en el patrimonio, y su capacidad de generar flujos futuros de efectivo y que permita a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avances de planes, programas y proyectos del ente público.
Importancia relativa y materialidad
Los entes prestadores de servicios públicos deben reconocer y presentar los hechos y recursos económicos de acuerdo con su trascendencia y relación, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancia que lo rodea puede alterar significativamente las decisiones económicas y financieras de los usuarios internos o externos de la información.
Prudencia Los entes prestadores de servicios públicos antes de contabilizar un hecho económico deberán realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre de tal manera que los activos o los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones, los costos, o los gastos no se infravaloren.
Fuente: Plan de Contabilidad Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
182
Continuación Cuadro 19: Principios de contabilidad del plan de contabilidad para empresas de
servicios públicos domiciliarios.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Principio Contable Descripción
No - compensación Los entes prestadores de servicios públicos, no deben hacer compensaciones de saldos de las partidas de activos y pasivos del balance, ni de los gastos, costos e ingresos del estado de resultados, salvo que tales compensaciones estén previstas explícitamente en la ley.
Características y prácticas de cada actividad
En los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios para satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser clara y fácil de entender, poseer valor de retroalimentación, valor de predicción y ser oportuna y confiable. Para ello la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.
Fuente: Plan de Contabilidad Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
Formación Contable: En Colombia existen actualmente 347 instituciones de
educación superior, conformadas de la siguiente manera:
Cuadro 20: Instituciones de Educación Superior en Colombia
Carácter Académico Cantidad
Total Instituciones de Educación Superior 347
Universidades 132
Instituciones Universitarias 122
Instituciones Tecnológicas 56
Institución Técnica Profesional 37
Fuente: Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES – Junio 25 de 2013
De las anteriores únicamente 35 instituciones de educación superior cuentan con
acreditación de alta calidad.
En el país se cuenta con 303 programas de pregrado en Contaduría Pública a
nivel universitario, 145 a nivel tecnológico y 79 en formación técnica profesional,
25 de los programas universitarios en Contaduría Pública cuentan con registro de
alta calidad para dicho programa. En el Valle del Cauca, se encuentran registradas
40 instituciones de educación superior, de las cuales 8 son Instituciones de
Formación Técnica Profesional, 8 Instituciones Tecnológicas, 9 Instituciones
Universitarias y 15 Universidades (Teniendo en cuenta las seccionales), de las
cuales 5 universidades cuentan con acreditación de alta calidad: Pontificia
Universidad Javeriana, Universidad Autónoma de Occidente, Universidad ICESI,
Universidad Nacional de Colombia y la Universidad del Valle. En el departamento
183
también se cuenta con 37 programas universitarios de Contaduría Pública, 20
programas tecnológicos y 7 de formación técnica profesional.
Como se puede observar la oferta académica de programas en Contaduría
Pública es amplia, sin embargo, muchas de ellas no cuentan con acreditación de
alta calidad y ni siquiera con registro calificado, lo cual pone en duda, el grado de
calidad de la formación de los profesionales egresados en dicha carrera y su
desempeño en el ámbito laboral. Además de la formación profesional y
competencias laborales de los Contadores, también es necesario tener en cuenta
la actualización académica que requiere la profesión debido a la diversidad de
regulaciones, las exigencias del mercado, la internacionalización de la contabilidad
(Normas Internacionales), entre muchos otros aspectos.
En conclusión, la educación continua debe ser parte de la cultura profesional de
los contadores y auxiliares contables.
Una de las capacitaciones más importantes a realizar actualmente por parte de los
funcionarios involucrados con el área contable, es el de las Normas
Internacionales de Información Financiera (Ley 1314 de 2009), a pesar de que no
existe ninguna normativa que obligue a los contadores y auxiliares contables a
certificarse en la aplicación de estas, no obstante el estar capacitado en ellas es
tanto una oportunidad laboral para las contadores, como una oportunidad de
competitividad para la empresa en términos de cumplimiento de la normatividad,
además, Las entidades públicas y mixtas del país encuentran una gran
oportunidad en las capacitaciones a nivel contable que realiza la Contaduría
General de la Nación para todos los funcionarios involucrados en dicho proceso.
Entorno Ambiental: La responsabilidad social empresarial que está tan de
moda en las organizaciones y que por lo general está dirigida a proyectos
ambientales, genera alteraciones en la información financiera, conforme a los
recursos que se empleen para su consecución y los beneficios obtenidos por su
realización. La Empresa de Servicios Varios La Victoria, al encontrarse
directamente relacionada con un servicio que contribuye con el medio ambiente,
se ve directamente afectada por las iniciativas y políticas ambientales a nivel
gubernamental.
El entorno ambiental y sobre todo las políticas ambientales que se adelanten en el
país también influyen tanto de manera positiva como negativa en la contabilidad y
las finanzas de una organización de la siguiente manera:
- Con Beneficios tributarios por inversión ambiental
- Pasivos por incumplimiento de regulaciones ambientales
- Oportunidades para ganar participación en el mercado gracias a
proyectos de responsabilidad social ambiental
184
Además es importante que las empresas se empiecen a preguntar cuestiones
como las planteadas por Gray Rob en su libro Contabilidad y Auditoría Ambiental:
“¿Cuales son las implicaciones que para los negocios tienen los problemas
ambientales y como están respondiendo los negocios?”26, Gray Rob, también
establece que como consecuencia del crecimiento de la regulación de los
problemas ambientales a nivel mundial, las compañías necesitan:
- Inversión en protección de la contaminación
- Inversión en tecnologías limpias
- Cambio de procesos y productos
- Establecimiento de programas de minimización de desechos
- Revisión de los valores de los activos
- Gasto en tratamiento/Disposición de desechos
El aspecto ambiental aunque muchas veces se deje de lado puede ejercer fuertes
presiones a las organizaciones, traducidas en oportunidades y amenazas:
Figura 8: Fuentes de presiones ambientales: oportunidades y amenazas
Fuente: GRAY, Rob. Contabilidad y Auditoría Ambiental. Pág. 5
26
GROB, Ray. BEBBINGTON, Jan. Traducción MANTILLA B. Samuel Alberto. Contabilidad y
Auditoría Ambiental, 2 ed. Ecoe Ediciones. Bogotá D.C : 2006. 4 p
185
Legislación y Política gubernamental: Las regulaciones gubernamentales
emitidas con el propósito de fomentar el cuidado y desarrollo del medio ambiente
constituyen la principal fuente de presión ambiental. En Colombia el gobierno ha
hecho un gran esfuerzo por incentivar la inversión en responsabilidad social
ambiental por parte de las empresas, así como por regular el desarrollo de las
operaciones de las empresas de Servicios Públicos en el país. En este aspecto se
pueden mencionar las siguiente normatividad incentivos tributarios que regulan la
materia:
186
Cuadro 21: Incentivos a la inversión ambiental.
INCENTIVOS A LA PRODUCCIÓN LIMPIA
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Exención en el IVA por inversiones en mejoramiento de medio ambiente y sistemas de control.
Estatuto Tributario art. 424-4. Los equipos y elementos nacionales o importados que se destinen a la construcción, instalación, montaje y operación de sistemas de control y monitoreo, necesarios para el cumplimiento de las disposiciones, regulaciones y estándares ambientales vigentes, para lo cual deberá acreditarse tal condición ante el Ministerio del Medio Ambiente.
Obtener ante el MMAVT la certificación para aplicar el incentivo.
Todos los agentes del IVA: Municipio, CARS, Institutos, entidades oficiales, sector productivo, etc.
Estatuto Tributario art. 428, literal f, adicionado por el artículo 6 de la Ley 223 de 1995. La importación de maquinaria o equipo, siempre y cuando dicha maquinaria o equipo no se produzcan en el país, destinados a reciclar y procesar basuras o desperdicios (la maquinaria comprende lavado, separado, reciclado y extrusión), y los destinados a la depuración o tratamiento de aguas residuales, emisiones atmosféricas o residuos sólidos, para recuperación de los ríos o el saneamiento básico para lograr el mejoramiento del medio ambiente, siempre y cuando hagan parte de un programa que se apruebe por el Ministerio del Medio Ambiente. Cuando se trate de contratos ya celebrados, esta exención deberá reflejarse en un menor valor del contrato. Así mismo, los equipos para el control y monitoreo ambiental, incluidos aquellos para cumplir con los compromisos del protocolo de Montreal.
Ante la DIAN, presentar la certificación del Ministerio del Medio Ambiente para legalizar la exención.
Descuento en el IVA por el uso de combustibles ecológicos
Estatuto Tributario art. 424-6. El gas propano para uso doméstico estará excluido del impuesto sobre las ventas.
Aplicación directa, no se requiere ningún procedimiento.
Empresas distribuidoras del combustible y usuarios finales
Estatuto Tributario art. 425. Se consideran bienes que no causan, el petróleo crudo destinado a su refinación, el gas natural, los butanos y la gasolina natural.
Estatuto Tributario art. 476-4. Los servicios públicos de energía, acueducto y alcantarillado, aseo público, recolección de basuras y gas domiciliario ya sea conducido por tubería o distribuido en cilindros. En el caso del servicio telefónico local, se excluyen del impuesto los primeros doscientos cincuenta (250) impulsos mensuales facturados a los estratos 1 y 2 y el servicio telefónico prestado desde teléfonos públicos.
Deducción en el impuesto de renta y complementarios para inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente
Estatuto Tributario, ART. 158-2. DEDUCCION POR INVERSIONES EN CONTROL Y MEJORAMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE. Modificado por el artículo 78 de la Ley 788 de 2002. Las personas jurídicas que realicen directamente inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente, tendrán derecho a deducir anualmente de su renta el valor de dichas inversiones que hayan realizado en el respectivo año gravable, previa acreditación que efectúe la autoridad ambiental respectiva, en la cual deberán tenerse en cuenta los beneficios ambientales directos asociados a dichas inversiones.
Aplicación directa, no requiere ningún procedimiento
Todos los agentes responsables del Impuesto de Renta y Complementarios: Se excluyen las entidades y entres públicos El valor a deducir por este concepto en ningún caso podrá ser superior al veinte por ciento (20%)
de la renta líquida del contribuyente, determinada antes de restar el valor de la inversión.
No podrán deducirse el valor de las inversiones realizadas por mandato de una autoridad ambiental para mitigar el impacto ambiental producido por la obra o actividad objeto de una licencia ambiental.
Fuente: www.cundinamarca.gov.co
187
Continuación Cuadro 21: Incentivos a la inversión ambiental.
INCENTIVOS A LA PRODUCCIÓN LIMPIA
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Descuento en el impuesto de circulación y tránsito (incentivo del nivel territorial)
Artículo 20 Ley 44 de 1990. “Los municipios y los Departamentos podrán decretar descuentos tributarios hasta del 20% en el valor de los impuestos de vehículos que sean de su competencia, en aquellos casos en que se demuestre que cumplen con los dispositivos que disminuyan la contaminación, cumpliendo con las características mínimas señaladas por el Inderena, o quien haga sus veces
No se conoce aplicación de esta autorización por parte de las autoridades municipales.
Personas naturales o jurídicas, propietarias de vehículos y que sean responsables de este impuesto
INCENTIVOS HACIA LAS ACTIVIDADES FORESTALES
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Presunción del costo de venta en plantaciones de reforestación (disminución de la base gravable del impuesto de renta)
Art. 83 Estatuto Tributario. DETERMINACION DEL COSTO DE VENTA EN PLANTACIONES DE REFORESTACION. En plantaciones de reforestación se presume de derecho que el ochenta por ciento (80%) del valor de la venta, en cada ejercicio gravable, corresponde a los costos y deducciones inherentes a su explotación.
De aplicación automática por parte del contribuyente que cumpla con las condiciones
Todos los agentes responsables de impuesto sobre la renta
Esta presunción sólo podrá aplicarse cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a. Que el contribuyente no haya solicitado en años anteriores ni solicite en el mismo año gravable, deducciones por concepto de gastos o inversiones efectuados para reforestación, incluidos los intereses sobre créditos obtenidos para dicha actividad.
b. Que los planes de reforestación hayan sido aprobados por el Ministerio de Agricultura y se conserven las certificaciones respectivas.
PARAGRAFO. El contribuyente que haya solicitado deducciones por gastos e inversiones en reforestación en años anteriores, podrá acogerse a la presunción del ochenta por ciento (80%) de que trata este artículo, en cuyo caso el total de las deducciones que le hayan sido aceptadas por dicho concepto, se considerará como renta bruta recuperada que se diferirá durante el período de explotación sin exceder de cinco (5) años.
ARTICULO 173. Estatuto Tributario. LAS DEDUCCIONES EN PLANTACIONES DE REFORESTACION. En plantaciones de reforestación el monto de las deducciones, se establece de acuerdo a la presunción y condiciones señaladas en el artículo 83.
Deducción en la renta líquida por inversión en plantaciones de reforestación
ARTICULO 157. Estatuto Tributario. DEDUCCION POR INVERSIONES EN NUEVAS PLANTACIONES, RIEGOS, POZOS Y SILOS. Las personas naturales o jurídicas que realicen directamente inversiones en nuevas plantaciones de reforestación, de coco, de palmas productoras de aceites, de caucho, de olivo, de cacao, de árboles frutales, de obras de riego y avenamiento, de pozos profundos y silos para tratamiento y beneficio primario de los productos agrícolas, tendrán derecho a deducir anualmente de su renta el valor de dichas inversiones que hayan realizado en el respectivo año gravable.
De aplicación automática por parte del contribuyente que cumpla con las condiciones. Ante la DIAN, se debe presentar alguna prueba de la inversión.
Personas naturales o jurídicas que cumplan con la condición. No se aplica a los entes públicos
Fuente: www.cundinamarca.gov.co
188
Continuación Cuadro 21: Incentivos a la inversión ambiental.
INCENTIVOS HACIA LAS ACTIVIDADES FORESTALES
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Deducción en la renta líquida por inversión en plantaciones de reforestación
La deducción anterior se extenderá también a las personas naturales y jurídicas que efectúen inversiones en empresas especializadas reconocidas por el Ministerio de Agricultura en las mismas actividades. La deducción de que trata este artículo, no podrá exceder del diez por ciento (10%) de la renta líquida del contribuyente que realice la inversión.
De aplicación automática por parte del contribuyente que cumpla con las condiciones. Ante la DIAN, se debe presentar alguna prueba de la inversión.
Personas naturales o jurídicas que cumplan con la condición. No se aplica a los entes públicos
Para efectos de la deducción aquí prevista, el contribuyente deberá conservar la prueba de la inversión y de la calidad de empresa especializada en la respectiva área, cuando fuere del caso. El Ministerio de Agricultura expedirá anualmente una resolución en la cual señale las empresas que califican para los fines del presente artículo.
Incentivo directo a la conservación del bosque: CIF de conservación.
Art. 253 Estatuto Tributario, PARAGRAFO. El Certificado de Incentivo Forestal (CIF), creado por la ley 139 de 1994, también podrá ser utilizado para compensar los costos económicos directos e indirectos en que incurra un propietario por mantener dentro de su predio ecosistemas naturales boscosos poco o nada intervenidos como reconocimiento a los beneficios ambientales y sociales derivados de estos.
Presentar solicitud ante la autoridad ambiental regional, debe contener identificación, matrícula inmobiliaria y descripción del ecosistema. La autoridad ambiental fija el monto del incentivo, obtiene certificado de disponibilidad presupuestal de Finagro, Se celebra contrato entre beneficiario y Autoridad ambiental y ésta concede CIF
Personas naturales y jurídicas de carácter privado, entidades descentralizadas municipales o distritales, cuyo objeto sea la prestación de servicios públicos de acueducto y alcantarillado y entidades territoriales.
El Gobierno Nacional reglamentara este Incentivo, cuyo manejo estará a cargo de las Corporaciones Autónomas Regionales y Finagro, según lo establece la citada Ley.
Un Ecosistema poco o nada intervenido es aquel que mantiene sus funciones ecológicas y paisajísticas.
Incentivo directo a la reforestación: CIF (certificado de incentivo forestal)
Ley 139 de 1994. Se trata de un reconocimiento del Estado por la reforestación. Es un pago en dinero por la reforestación de plantas protectoras-productoras. El 50% de las de los costos por especies introducidas y el 75% de los costos por especies autóctonas y el 50% de los costos totales de mantenimiento en los primeros 5 años. El CIF no se puede combinar con otro incentivo, Los dineros recibidos por el CIF no hacen parte de la renta gravable
Aprobación de un plan de Establecimiento y manejo forestal por parte de autoridad ambiental. Demostrar que la plantación de establece en suelos de aptitud forestal, según mapa de zonificación del IGAC. Acreditar que la plantación no se hace en suelos que eran bosques natales, por menos con 5 años de anterioridad.
Personas naturales y jurídicas de carácter privado, entidades descentralizadas municipales o distritales, cuyo objeto sea la prestación del servicio público de acueducto y alcantarillado y entidades territoriales.
Fuente: www.cundinamarca.gov.co
189
Continuación Cuadro 21: Incentivos a la inversión ambiental.
INCENTIVOS HACIA LAS ACTIVIDADES FORESTALES
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Incentivo directo a la reforestación: CIF (certificado de incentivo forestal)
Ley 139 de 1994. Se trata de un reconocimiento del Estado por la reforestación. Es un pago en dinero por la reforestación de plantas protectoras-productoras. El 50% de las de los costos por especies introducidas y el 75% de los costos por especies autóctonas y el 50% de los costos totales de mantenimiento en los primeros 5 años. El CIF no se puede combinar con otro incentivo, Los dineros recibidos por el CIF no hacen parte de la renta gravable
Demostrar propiedad o arrendamiento. Autorización de Finagro a solicitud de ella a la autoridad ambiental para otorgar el CIF. Celebración de un contrato entre beneficiario del CIF y la autoridad ambiental para asegurar compromisos adquiridos con la adjudicación del CIF.
Personas naturales y jurídicas de carácter privado, entidades descentralizadas municipales o distritales, cuyo objeto sea la prestación del servicio público de acueducto y alcantarillado y entidades territoriales.
INCENTIVOS PARA EL IMPULSO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN EN MEDIO AMBIENTE
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Deducción de la renta gravable por donaciones a las entidades ambientales y de carácter científico
ARTICULO 125. Estatuto Tributario. DEDUCCION POR DONACIONES. Artículo subrogado por el artículo 31 de la Ley 488 de 1998. El nuevo texto es el siguiente: Los contribuyentes del impuesto de renta que estén obligados a presentar declaración de renta y complementarios dentro del país, tienen derecho a deducir de la renta el valor de las donaciones efectuadas, durante el año o período gravable, a:
Aprobación por parte del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. Tramite ante la DIAN
Institutos de investigación, ONGs, fundaciones e instituciones sin ánimo de lucro dedicados al medio ambiente
1. Las entidades señaladas en el artículo 22, y
2. Las asociaciones, corporaciones y fundaciones, sin ánimo de lucro, cuyo objeto social y actividad correspondan al desarrollo de la salud, la educación, la cultura, la religión, el deporte, la investigación científica y tecnológica, la ecología y protección ambiental, la defensa, protección y promoción de los derechos humanos y el acceso a la justicia o de programas de desarrollo social, siempre y cuando las mismas sean de interés general.
Fuente: www.cundinamarca.gov.co
190
Continuación Cuadro 21: Incentivos a la inversión ambiental.
INCENTIVOS PARA EL IMPULSO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN EN MEDIO AMBIENTE
Incentivo Sustento Legal Procedimiento de
Acceso Beneficiarios
Deducción de la renta gravable por donaciones a las entidades ambientales y de carácter científico
El valor a deducir por este concepto, en ningún caso podrá ser superior al treinta por ciento (30%) de la renta líquida del contribuyente, determinada antes de restar el valor de la donación. Esta limitación no será aplicable en el caso de las donaciones que se efectúen a los fondos mixtos de promoción de la cultura, el deporte y las artes que se creen en los niveles departamental, municipal y distrital, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- para el cumplimiento de sus programas del servicio al menor y a la familia, ni en el caso de las donaciones a las instituciones de educación superior, centros de investigación y de altos estudios para financiar programas de investigación en innovaciones científicas, tecnológicas, de ciencias sociales y mejoramiento de la productividad, previa aprobación de estos programas por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
Aprobación por parte del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. Tramite ante la DIAN
Institutos de investigación, ONGs, fundaciones e instituciones sin ánimo de lucro dedicados al medio ambiente
ARTICULO 158-1. Estatuto Tributario. DEDUCCIÓN POR INVERSIONES EN DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO. Artículo modificado por el artículo 12 de la Ley 633 de 2000. El nuevo texto es el siguiente: Las personas que realicen inversiones directamente o a través de Centros de Investigación, Centros de Desarrollo Tecnológico, constituidos como entidades sin ánimo de lucro, o Centros y Grupos de Investigación de Instituciones de Educación Superior, reconocidos por Colciencias, en proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de innovación tecnológica, por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, o en proyectos de formación profesional de instituciones de educación superior estatales u oficiales y privadas, reconocidas por el Ministro de Educación Nacional, que sean entidades sin ánimo de lucro y que en un proceso voluntario hayan sido acreditadas u obtenido acreditación de uno o varios programas, tendrán derecho a deducir de su renta el ciento veinticinco por ciento (125%) del valor invertido en el período gravable en que se realizó la inversión. Los proyectos de inversión deberán desarrollarse en áreas estratégicas para el país tales como ciencias básicas, ciencias sociales y humanas, desarrollo industrial, ciencias agropecuarias, medio ambiente, hábitat, educación, salud, electrónica, telecomunicaciones, informática, biotecnología, minería y energía. Esta deducción no podrá exceder del veinte por ciento (20%) de la renta líquida, determinada antes de restar el valor de la inversión.
Cuando la inversión se realice en proyectos de formación profesional desarrollados por Instituciones de Educación Superior señaladas en el inciso anterior, estas deberán demostrar que la inversión se destinó al programa o programas acreditados.
También recibirán los mismos beneficios los contribuyentes que realicen donaciones e inversión para adelantar proyectos de inversión agroindustrial calificados por la entidad gubernamental competente, siempre y cuando sean desarrollados por entidades sin ánimo de lucro, reconocidos como tales por el Ministerio de Agricultura.
Fuente: www.cundinamarca.gov.co
191
Clientes Corporativos: En la actualidad los grandes clientes tanto de productos
como de servicios, ejercen un gran poder de negociación frente a los proveedores
de los mismos, exigiendo una serie de certificaciones que garanticen no solo la
calidad de los productos y servicios, sino que en el proceso de producción de los
mismos se cuide y preserve el medio ambiente. En Colombia existen
certificaciones a nivel ambiental, tales como, la ISO 14000 y la ISO 14001, las
cuales son normas internacionalmente aceptadas y se encuentran relacionadas
con el sistema de gestión ambiental, además se enfocan en mejorar los impactos
medioambientales de la producción y cumplir así con la legislación. Asimismo
existe un organismo llamado ANLA (Autoridad Nacional de Licencias Ambientales,
quien se encarga de emitir las certificaciones de exclusión de IVA y deducción de
renta solicitadas por las empresas que demuestren su proactividad ambiental.
Comunidad de Negocios: La presión y el liderazgo de las grandes empresas.
Competidores Verdes: Los competidores verdes, son empresas que desarrollan
su actividad económica por medio de la utilización de prácticas y tecnologías que
favorecen el medio ambiente, por lo tanto el desarrollo de sus productos o
servicios se realiza con mejor desempeño ambiental. Uno de los competidores
verdes más fuerte en el sector de aseo público es Proactiva.
Inversionistas e Instituciones Financieras: Los problemas ambientales
significan nuevos riesgos para las instituciones financieras que requieren más
información de las compañías sobre: Planes de desembolsos de capital, el efecto
ambiental en las utilidades, pasivos potenciales y capacidad para arreglárselas
con los problemas ambientales existentes y futuros.
Preocupaciones del público o de grupos ambientales: Un término que ha
tomado mucho auge los últimos años es el de contabilidad ambiental. Gray Rob en
su libro Contabilidad y Auditoría Ambiental expresa, que esta se refiere a la
contabilidad “que cubre todas las áreas de la contabilidad que pueden ser
afectadas por la respuesta de los negocios a los problemas ambientales…”27
27
Ibíd., p 6
192
Teniendo en cuenta lo anterior, Gray Rob define los siguientes aspectos que debe
cubrir la contabilidad ambiental.
Cuadro 22: Contabilidad Ambiental.
La contabilidad ambiental cubrirá:
Contabilidad de pasivos/riesgos contingentes
Contabilidad de reevaluaciones de activos y proyecciones de capital
Análisis de costos en áreas clave tales como energía, desechos y protección ambiental.
Valoración de inversiones para incluir factores ambientales
Desarrollo de sistemas de contabilidad e información nuevos para cubrir todas las áreas del desempeño ambiental
Evaluación de los costos y beneficios de los programas de mejoramiento ambiental
Desarrollo de técnicas contables que expresen activos y pasivos y costos en términos ecológicos (no-financieros)
Fuente: GRAY, Rob. Contabilidad y Auditoría Ambiental. Pag 6
Rellenos Sanitarios: Un aspecto ambiental necesario a tener en cuenta para una
empresa de servicio de aseo público, son los rellenos sanitarios, los cuales son los
lugares destinados a la disposición final de residuos sólidos (Desechos o basuras).
En estos sitios, se toman múltiples medidas para reducir los problemas generados
por otros métodos de tratamiento de las basuras como son los tiraderos, dichas
medidas son, por ejemplo, el estudio meticuloso del impacto ambiental, económico
y social desde la planeación y elección del lugar hasta la vigilancia y estudio del
lugar en toda la vida del vertedero. Además esta técnica de disposición final, utiliza
principios de ingeniería para confinar la basura en un área lo más estrecha
posible, cubriéndola con capas de tierra diariamente y compactándola para reducir
su volumen.
Estos rellenos sanitarios se convierten en una forma de evitar la contaminación
ambiental, ya que facilita la reutilización del gas metano y la utilización del suelo
para las plantaciones agrícolas empleando las basuras como abono; puesto que
es un lugar que se destina para la disposición final de los residuos sólidos en el
suelo, de tal forma que no causa molestia ni peligro para la salud o la seguridad
pública, siempre que se lleve a cabo con las respectivas normas de seguridad que
se tienen establecidas para este tipo de métodos de tratamiento de las basuras.
193
El objetivo y la tendencia actual es la disminución de los residuos destinados a ser
enterrados en los rellenos sanitarios, aumentando el incremento en las cifras
correspondientes a la estrategia de “basura cero”, reutilizar, reducir y reciclar. La
meta de muchos países, en particular los europeos, es en un futuro no utilizar
rellenos sanitarios.
En la actualidad las basuras recolectadas en el Municipio de La Victoria, son
llevadas al relleno sanitario, llamado La Glorita, el cual se localiza en la finca La
Gloria, en el corregimiento de Combia Baja, a 14 km del casco urbano de la ciudad
de Pereira, como se muestra a continuación:
Figura 9: Ubicación del relleno sanitario.
La Glorita Fuente: http://rellenosanitariolaglorita.wordpress.com/2009/01/21/ubicacion-del-relleno-sanitario-la-
glorita/
El relleno sanitario La Glorita inició operaciones en el año 1996 con la Empresa de
Aseo de Pereira S.A, hasta que esta entregó a Atesa de Occidente S.A ESP por
contrato de concesión por 20 años desde marzo de 2007. La Glorita cuenta con
194
Plan de Manejo Ambiental aprobado por la Corporación Autónoma Regional de
Risaralda, por medio de Resolución 216 de marzo 2 de 2000.
La vida útil del relleno sanitario, según un informe de la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios, se acabo en el 2004 y se está optimizando el
vaso de operación actual.
Este relleno recibe aproximadamente 400 ton/día de basuras de Pereira y los
municipios vecinos, lo cual ha conllevado a colmar casi en un 90% la capacidad
total del relleno y acortar su vita útil. Esta situación ha llevado a que los residentes
de Combia, se encuentren inconformes con la utilización y ubicación del relleno,
debido a la contaminación del río Otún causada por el derrame de lixiviados. Los
habitantes de Combia responsabilizan de dicha situación al inadecuado manejo de
los procesos de la empresa Atesa de Occidente, tal y como lo expresaron en un
artículo periodístico del diario El Tiempo.28
Como se puede observar, el relleno sanitario La Glorita, se encuentra constituido
legalmente y cuenta con todos los requerimientos técnicos y legales para su
operación, sin embargo, actualmente se encuentra en entre dicho la efectividad de
sus procesos debido a los casos de contaminación denunciados en diferentes
medios de comunicación impresos y televisivos por parte de los habitantes de los
corregimientos vecinos.
Actualmente, Colombia cuenta con 268 sitios de disposición entre rellenos
sanitarios y plantas integrales y según cifras de la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios, en 2011, “el 79% de los municipios del país disponen sus
residuos en sitios adecuados, tales como rellenos sanitarios y plantas integrales.
Mientras que el 21% restante de los municipios continua disponiendo 1.446
toneladas diarias en sitios de disposición inadecuados, como botaderos a cielo
abierto, enterramientos, cuerpos de agua y quemas.”29
28
GOMEZ RAIGOSA, Nathalia. El relleno sanitario “La Glorita”, un vecino molesto. [En Línea].
[2013]; [Citado en 28 de Agosto de 2013]. Disponible en < http://m.eltiempo.com/colombia/eje-cafetero/el-relleno-sanitario-la-glorita-un-vecino-molesto/11923402> 29
COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. Situación de la disposición final de residuos sólidos en Colombia – Diagnostico 2011-. Bogotá D.C.: Imprenta Nacional, 2011. 9 p.
195
Cuadro 23: Sistema de disposición final años 2010 y 2011
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Relleno sanitario
21.662.1 674 229 24.608.4 762 206
Celdas transitorias
1.006.5 90 79 293.0 38 27
Botadero a cielo abierto
1.399.7 199 193 1.334.6 190 176
Planta Integral
330.0 83 39 189.7 67 35
Enterramiento 175.4 36 34 83.3 27 24
Cuerpo de agua
20.7 10 8 19.4 9 7
Quema 8.9 6 6 8.7 5 5
Fuente: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. Situación de la
disposición final de residuos sólidos en Colombia. 2013
Entorno Económico: Entre los muchos retos que se presentan a las
empresas de servicios, se encuentra el factor económico que afecta de manera
directa al momento de tomar decisiones estratégicas debido a que los datos
económicos son los esenciales para la empresa, además porque la economía y la
contabilidad se encuentran íntimamente ligadas, por tanto, que las decisiones de
una afectan directamente a la otra. Con base en la contabilidad y la información
financiera, se toman decisiones que afectan la economía de los dueños de las
empresas, de los empleados, de una comunidad, de un sector y de un país; a su
vez las decisiones a nivel macroeconómico también terminan afectando los
hechos que conforman la información financiera, tales como, las políticas
monetarias, políticas de comercio exterior, etc. Los principales factores
económicos que se deben tener en cuenta son: La inflación y la política fiscal.
La Inflación: “Es el crecimiento generalizado y sostenido de los precios de bienes
y servicios con relación a una moneda durante un periodo de tiempo
determinado.”30
30
WIKIPEDIA. Inflación. [En Línea]. [Citado en Junio 13 de 2013]. Disponible en
<http://es.wikipedia.org/wiki/Inflaci%C3%B3n>
196
Este es un fenómeno que se asocia al crecimiento económico, pero que tiene
grandes efectos sobre las cifras contables, ya que estas pierden su
representatividad y por tanto su utilidad, porque dejan de reflejar la realidad de la
empresa.
Cuadro 24: Índice de Inflación Colombia
INDICE DE INFLACION
AÑO INFLACIÓN ANUAL
2012 2.44%
2011 3.73%
2010 3.17%
2009 2.00%
2008 7.67%
2007 5.69%
2006 4.48%
Fuente: Instituto Nacional de Contadores Públicos
La baja inflación en Colombia fue un factor clave para que el Banco Central
implementara la actual política monetaria expansiva, en la que ha recortado su
tasa de interés en 125 puntos base entre julio del año pasado y enero hasta un
4%, en busca de propiciar la recuperación de la economía.
Incluso las apuestas de los analistas apuntan a que vienen más descensos del
tipo de referencia en los próximos meses, debido a que los más recientes
indicadores se han deteriorado más de lo previsto por la crisis internacional.
El Banco de la Republica, reveló en sus minutas de la reunión de enero que la
economía se habría expandido el 2012 entre un 3,3% y un 3,9%, un rango muy
inferior al pronóstico con el que inició el año, de entre un 4% y 6%. Para el 2013,
el organismo estima una expansión de entre 2,5% y 4,5%.
Sin embargo, en la publicación de la revista Dinero “Al tablero la baja inflación”, se
dio a conocer la preocupación de algunos especialistas acerca de las bajas tasas
de inflación presentadas durante los últimos años no solo en Colombia sino en
varios países de la región, en la publicación se destaca las apreciaciones del
profesor de economía de la Universidad de Los Andes Marc Hofstetter:
"El riesgo más grande es que a medida que la inflación va siendo más pequeña, la
tasa de interés del banco (central) también se vuelve más pequeña".
"Eso es una pesadilla para un banco central porque (...) si las circunstancias
económicas requirieran que impulsara más la economía y la tasa interés está en
cero o muy cercana a cero, pues el banco se queda sin espacio para echar mano
de su principal herramienta para reactivar la economía", resaltó al describir una
situación que viven actualmente Estados Unidos y Europa.
197
En la publicación también se hace énfasis en que “otros efectos que puede tener
el hecho de que los bienes y servicios cada vez valgan menos es que hace que el
consumo se retraiga esperando precios inferiores, al tiempo que con tasas de
interés a la baja las rentabilidades de los inversores también disminuyen, por lo
que se tienden a asumir más riesgos en busca de mayores utilidades.”
La Política Fiscal: Las políticas fiscales que emplee el gobierno nacional, afecta
de manera significativa a las empresas que reciben dineros del estado, debido a
los instrumentos que se utilicen para llevar a cabo la política fiscal, tales como, las
tarifas de los servicios, los subsidios, los impuestos, entre otros.
En Colombia el sector público está conformado por subsectores: No financiero y
Financiero. “El sector publico financiero, está conformado por todos los
organismos que intervienen en la base monetaria, ya sea a través de la emisión
primaria o secundaria, entre estas se encuentran el Banco de la Republica y las
entidades de depósito y no deposito. Por otro lado el sector público no financiero
está integrado por la administración pública (Gobierno Central) y las empresas
públicas no financieras. La administración pública puede ser nacional o territorial,
según su área de acción y está constituida por aquellas instituciones encargadas
de proveer bienes y servicios de no mercado a la comunidad.
En cuanto a las empresas publicas no financieras, a diferencia de la
administración central, obtienen su financiación a través de la venta de bienes y
servicios, por lo que pueden generar utilidades.”31
En cuanto al balance fiscal del 2012 para el sector público, se evidencia un nivel
histórico de ingresos, superando los $107 billones de los cuales $95 billones
fueron tributarios, lo que se reflejó en un menor déficit del Gobierno Nacional
Central y en superávit histórico, tanto en el Sector Publico Consolidado (SPC)
como en el Sector Público No Financiero (SPNF). Este último registró un superávit
de 0,45% del PIB, el más alto en los últimos 49 años, lo que evidencia el esfuerzo
del sector publico por consolidar sus finanzas.
Para 2013 se proyecta un déficit de 1% del PIB para el SPNF. Este cambio, frente
al balance observado de 2012 (Superávit de 0,4% del PIB) se explica por: Una
disminución de 0,9% del PIB en el resultado fiscal del sector de regionales y
locales, como resultado de la aceleración en la ejecución de los presupuestos, al
ser el 2013 el segundo año de gobierno de gobernadores y alcaldes; una
31
ALONSO, Julio Cesar; CANTERA, María Emma y OROZCO, Beatriz. Apuntes de Economía.
Universidad ICESI. 5 p.
198
disminución de 0,8% del PIB en el superávit del sector de seguridad social debido
al incremento en las transferencias a cargo del Fondo de Solidaridad y Garantía y
Salud (FOSYGA) para financiar, con excedentes financieros acumulados en
vigencias anteriores, la unificación del plan de beneficios de los regímenes
contributivo y subsidiado; y un incremento en el déficit efectivo del Gobierno
Nacional Central, proyectado en 2,4% del PIB para 2013.
Por otro lado las proyecciones para 2013 del Gobierno Nacional Central, mantiene
la meta de déficit en 2,4% del PIB tal como fue anunciada al cierre de 2012. De
esta manera se proyecta que el déficit alcance un valor de $17.051 mm, incluido el
efecto de la emergencia invernal, los cambios ocurridos con la reforma tributaria
(Ley 1607 de 2012), especialmente, los correspondientes al impuesto Sobre La
Renta Para La Equidad CREE. Mientras tanto, para el año 2013 se proyecta un
superávit del Sector Publico Financiero de $123 mm. Este resultado responde a la
perdida que registraría el Banco de la Republica por $665 mm, la cual es
compensada con una proyección de superávit para el Fondo de Garantías de
Instituciones de Instituciones Financieras (Fogafin) por $788 mm.
Análisis Interno
Este análisis tiene como finalidad evaluar el Proceso Contable de La Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA, teniendo como base el estudio de cada una
de las etapas que lo conforman y los procedimientos para llevar a cabo los
objetivos del área.
Con el fin de alcanzar los objetivos del análisis, fue necesario solicitar información
del área contable a la gerente de La Entidad, por medio de un cuestionario que
permitiera obtener los datos necesarios para llevar a cabo un estudio exhaustivo
del proceso contable.
Descripción Área Contable: El departamento de contabilidad de la Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA, se encarga de la identificación, clasificación,
registro y ajustes de los hechos económicos, así como de la adecuada revelación
de la información de carácter contable y financiera por medio de la elaboración de
los estados financieros básicos y sus respectivas notas, preservando en cada una
de las actividades las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas
y las disposiciones normativas de los entes de control. Para la realización de las
actividades diarias del proceso contable, la empresa utiliza el software contable
llamado SINAP en su versión 5.3, lo cual facilita el procesamiento de la
información y da cumplimiento a las disposiciones normativas de la
199
Superintendencia De Servicios Públicos Domiciliarios y el catalogo general de
cuentas empleado por la entidad es el contenido en el plan de contabilidad para
entes prestadores de servicios públicos domiciliarios.
Los estados financieros elaborados por la entidad son: Balance General, Estado
de Resultados y Estado de Cambios en el Patrimonio. A pesar de que los estados
financieros básico previstos en la normatividad colombiana son 5, la nueva
convergencia a NIIF solo establece la elaboración obligatoria de los 3 estados
financieros que estructura la empresa. Los estados financieros y sus respectivas
notas, se realizan con una periodicidad bimestral o trimestral y la persona
encargada de elaborarlos es el Contador Público. El cierre contable es realizado a
mas tardar la primera (1) semana de Enero de cada año.
La presentación de informes a la Contaduría General de la nación se realiza
trimestralmente y a la Junta directiva cada vez que se realice una reunión o sea
requerido.
Como medias de seguridad la empresa realiza copias de la información contable
diariamente
Estructura del Área Contable: El área contable se encuentra integrada por dos
personas que intervienen en su proceso: El Contador Público que presta sus
servicios a la entidad y la secretaria – auxiliar contable, quienes se encuentran
bajo la dirección de la gerente de la entidad.
Contador Público: El contador público de la entidad es el señor Edward
Andrés Sánchez Gallego, egresado de la Universidad Libre y presta sus
servicios a la compañía desde hace 4 años.
Funciones del Contador Público: Prestar sus servicios de asesoría contable
y tributaria, Las aperturas de los libros de contabilidad, Establecimiento de
sistema de contabilidad, Estudios de estados financieros y sus análisis,
Certificación de planillas para pago de impuestos., Aplicación de beneficios y
reportes de dividendos, La elaboración de reportes financieros para la toma de
decisiones, conciliaciones bancarias, arqueos e informes mensuales.
Secretaria: La secretaria actual de la compañía es la señora Jhuliana
Escalante Ortiz, quien tiene el título de Técnico Profesional en Producción
Agropecuaria, egresada del Instituto INTEP y actualmente se encuentra
cursando tercer semestre en Salud Ocupacional en la Universidad el Quindío.
200
Jhuliana desempeña labor de secretaria de la entidad desde el año 2009 y es
quien se encarga principalmente de realizar actividades de orden
administrativo, bajo la supervisión directa del gerente de la entidad.
Funciones Actuales de la Secretaria:
Transcribir escritos a máquina o computador, dictados de notas, cartas,
memorandos, actas, oficios e informes, así como lo tratado en reuniones o
comités.
Brindar apoyo logístico en la realización de eventos institucionales
Recibir, radicar documentos, llevar el registro y control de los documentos
y archivos de oficina.
Atender público, brindar información, y ayudar a responder oportunamente
oficios y derechos de petición.
Diligenciar formatos de proyectos de inversión
Manejar con discreción la información de la dependencia asignada.
Mantener actualizado el directorio telefónico del jefe de la dependencia
asignada, llevar su agenda y recordar sus compromisos.
Tramitar los pedidos de útiles y papelería de oficina.
Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
Atender la oficina de peticiones, quejas y recursos.
Manejar la información contable de la empresa.
Coadyuvar en la elaboración de los informes que se deben presentar a la
contraloría departamental y a la contaduría general de la nación.
Elaborar en asocio con el gerente los informes especiales que se deban
presentar a la comisión de regulación de agua potable y saneamiento
básico y a la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
Ordenar y controlar el registro de las cuentas bancarias.
Aceptar libranzas y órdenes de descuento por créditos de cooperativas,
bancos y otros que expidan los empleados de la empresa.
Cumplir órdenes de embargo oficial de sueldo de los funcionarios de la
Entidad hasta montos legales establecidos.
Elaborar y firmar los cheques para el logro de las cuentas a cargo de la
empresa.
Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, realizando los
correspondientes registros presupuestales.
Elaborar las planillas para cancelar los servicios de salud, pensiones,
riesgos profesionales y cesantías.
201
Manejar el sistema de almacén.
Las demás funciones que su jefe inmediato, norma o superior jerárquico le
indiquen.
Matriz DOFA
El análisis tanto externo como interno del área contable, arrojó una serie de
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, representadas en factores que
influyen tanto positiva como negativamente en su desarrollo y que se encuentran
comprendidas en la siguiente matriz DOFA; posteriormente se diseñó el mapa
estratégico que materializa las estrategias del Área Contable necesarias para dar
cumplimiento a su misión, visión y objetivos, con el propósito de dar solución a la
falta de Planes y Programas contables.
202
Cuadro 25: Matriz DOFA para el área contable
MATRIZ DOFA AREA CONTABLE – EMPRESA DE SERVICIOS
VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FUERZAS – F 1. El Catalogo General de Cuentas utilizado se
encuentra debidamente actualizado, según lo establecido en el plan de contabilidad.
2. Registros contables debidamente actualizados a la fecha.
3. Adecuada utilización del software contable y sistemas de información dispuestos por los entes gubernamentales.
4. La presentación y pago de las obligaciones tributarias realiza de forma oportuna.
5. La Entidad presenta los estados, informes y reportes contables en las fechas establecidas por los órganos de control y vigilancia.
6. Se cuenta con los respectivos documentos, para soportar los registros contables.
7. Buena disposición del representante legal por mejorar el proceso contable y el control interno.
DEBILIDADES – D 1. Los procedimientos y subprocesos contables no se encuentran
debidamente documentados. 2. No se evidencian por medio de flujo gramas la forma como
circula la información a través de los subprocesos del proceso contable y, en general, a través de los demás procesos de la entidad.
3. No se tienen identificadas y documentadas las políticas contables institucionales
4. Falta de control adecuado en la facturación del servicio. 5. No se implementa un sistema de capacitación que posibilite el
conocimiento suficiente a los funcionarios del área contable. 6. A nivel contable y financiero no se hace uso de indicadores de
gestión y de administración de riesgos. 7. La división contable no tiene identificados los riesgos así como
el método de control para mitigarlos. 8. No se realizan autoevaluaciones para determinar la efectividad
de los controles contables. 9. Falta de un plan estratégico para el área contable
OPORTUNIDADES – O 1. Estandarización de los sistemas de información
contable, financiera y de servicios bajo plataformas tecnológicas.
2. Fortalecimiento de los mecanismos de control en las entidades públicas bajo gobierno actual.
3. Beneficios tributarios por inversión en responsabilidad social ambiental.
4. Bajas tasas de interés que incentivan la financiación por medio de las entidades financieras.
5. Avances tecnológicos en el software contable utilizado por el sector público.
6. Capacitaciones por parte de la Contaduría General de la Nación.
ESTRATEGIAS – FO 1. Fomentar la realización de análisis
financieros. 2. Realizar capacitaciones relacionadas con
indicadores de control interno.
ESTRATEGIAS – DO 1. Diseño de un plan estratégico que permita determinar los
objetivos del área contable 2. Perfeccionar la realización de los procesos contables.
AMENAZAS – A 1. Amplia regulación normativa por parte de los
organismos de control. 2. Los cambios en la presentación de la información
financiera bajo las NIIF. 3. Poca oferta de profesionales con especialidad en
contabilidad pública 4. Tráfico de influencias e intereses políticos en los
nombramientos de funcionarios públicos.
ESTRATEGIAS – FA 1. Implementar un manual de funciones en el
que se establezca un perfil adecuado para los funcionarios.
ESTRATEGIAS – DA 1. Determinar la forma adecuada para la realización de la
facturación del servicio, teniendo en cuenta la normatividad existente para este tipo de empresas.
2. Actualización constante del personal del área contable que permita el cumplimiento de los lineamientos de los organismos de control.
Fuente: Las Autoras. 2013
203
Cuadro 26: Plan estratégico Área Contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Fuente: Las Autoras. 2013
PLAN ESTRATEGICO
Componente: Direccionamiento Estratégico
Elemento: Planes y Programas
Misión Visión Objetivos Contables
Estrategias Planes Programas Metas Indicadores Recursos
Dar conocer fundamentalmente los Estados Financieros de La Empresa, con el objetivo de proporcionar a la gerencia una herramienta ágil y oportuna para la toma de decisiones, igualmente para los Organismos internos y externos que la controlan y vigilan si así lo requieren.
En el 2020 el departamento de contabilidad de la Empresa continuará proporcionando información clara y oportuna con respecto a los hechos económicos y financieros, además realizará informes de análisis financiero y contribuirá en la toma de decisiones para mejorar la liquidez y el endeudamiento de la organización.
Contribuir con la toma de decisiones, a nivel funcional y misional.
Perfeccionar la realización de los procesos contables.
Fortalecer las relaciones del área contable con todas las dependencias de la empresa.
Documentar cada uno de los procedimientos y subprocesos contables.
Realizar el 100% de los
flujogramas de los procesos del área contable.
Nivel de documentación de los procesos
Humano, financiero, tecnológico
Identificar los riesgos del área contable mitigarlos.
Diseñar controles para
minimizar o evitar los riesgos.
Nivel de cubrimiento de
riesgos.
Fomentar la realización de análisis financieros.
Aplicar indicadores financieros.
Evaluar el comportamiento
y la situación económica y
financiera de la empresa.
Periodicidad de la aplicación de
indicadores.
Nivel de aplicación de indicadores.
Incrementar el sentido de pertenencia de los trabajadores
Fortalecer el crecimiento intelectual de cada uno de los colaboradores del departamento.
Perfeccionar la realización de las actividades del proceso contable.
Capacitar a los integrantes del área contable.
Capacitar el 100% de los trabajadores.
Periodicidad de capacitaciones
Nivel de actualización.
Implementar incentivos por desempeño laboral
Crear incentivos de desempeño laboral.
Reconocer el desempeño
laboral semestralmente.
Periodicidad de reconocimientos
204
Descripción de indicadores: Es necesario fijar unos estándares sobre los
resultados obtenidos de los indicadores, con el propósito de comparar dichos
resultados con las metas establecidas. Con esto se logra determinar el grado de
avance o cumplimiento de las mismas y tomar así medidas correctivas con
respecto a las desviaciones presentadas.
Cuadro 27: Descripción de indicadores
Nombre Fórmula Interpretación
Nivel de documentación de los procesos
{
} *100
Si R//= 100% → Excelente. Si R// ≥ 90% ˂ 100% → Bueno Si R// ≥ 80% ˂ 90% → Aceptable Si R// ≥ 70% ˂ 80% → Regular Si R// ˂ 70% Pésimo
Nivel de cubrimiento de
riesgos.
{
} *100
Si R// 100% → Excelente. Si R// ≥ 90% ˂ 100% → Bueno Si R// ≥ 80% ˂ 90% → Aceptable Si R// ≥ 70% ˂ 80% → Regular Si R// ˂ 70% Pésimo
Periodicidad de la aplicación de
indicadores.
Si R// > 0 ≤ 60 días→ Excelente Si R// > 60 ≤ 120 días→ Bueno Si R// >120 ≤180dias → Aceptable Si R// > 180 días → Regular
Nivel de aplicación de indicadores.
{
} *100
Si R//= 100% → Excelente. Si R// ≥ 90% ˂ 100% → Bueno Si R// ≥ 80% ˂ 90% → Aceptable Si R// ≥ 70% ˂ 80% → Regular Si R// ˂ 70% Pésimo
Periodicidad de capacitaciones
{
}
Si R// > 0 ≤ 90 días→ Excelente Si R// > 90 ≤ 120 días→ Bueno Si R// >120 ≤180dias → Aceptable Si R// > 180 días → Regular
Nivel de incremento de conocimiento {
} *100
Si R//= 100% → Excelente. Si R// ≥ 75% ˂ 100% → Bueno Si R// ≥ 50% ˂ 75% → Aceptable Si R// ≥ 25% ˂ 50% → Regular Si R// ˂ 25% Pésimo
Periodicidad de reconocimientos
{
}
Si R// > 0 ≤ 90 días→ Excelente Si R// > 90 ≤ 120 días→ Bueno Si R// >120 ≤180dias → Aceptable Si R// > 180 días → Regular
Fuente: las Autoras.2013
8.2.2.2 Modelo de Operación: Corresponde al estándar organizacional que
soporta la operación contable de la entidad pública, integrando las competencias
legales y reglamentarias que rigen el proceso contable con el conjunto de planes y
programas necesarios para el cumplimiento de su función y misión.
“Un modelo de operación se establece a partir de la identificación de los procesos
y sus interrelaciones, y dependiendo de la complejidad de las organizaciones, es
205
posible agrupar procesos afines en macroprocesos. Así mismo, dependiendo del
tamaño y complejidad de los procesos de la entidad, estos podrán desagregarse
a nivel de actividades y tareas.”32
Los procesos identificados en La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP
SA, se clasificaron en:
Administrativos:
Funcionales
De apoyo
Con la finalidad de identificar el contexto general de La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, se relaciona el mapa de procesos que la representa, a
través del cual se evidencia la presencia del proceso contable:
Figura 10: Mapa de procesos Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Fuente: Las autoras.2013
Descripción de Procesos: Para la comprensión de cada uno de los procesos que
intervienen en el área contable se realizará la respectiva descripción de las
actividades a desarrollar.
32
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de
Implementación – Modelo Estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005. 2 ed. Bogotá D.C.: 2008. 40 P.
206
Proceso Contable: A través de este proceso, se obtiene la información
necesaria para elaborar los estados financieros de la empresa, por tanto es
necesario realizar las siguientes actividades:
Identificación: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o
transacciones que afectan la estructura financiera, económica o social y por lo
tanto debe ser objeto de contabilización.
Clasificación: Actividad en la que de acuerdo con las características de la
operación, se determina la ubicación en el catalogo general de cuentas, de
acuerdo a su naturaleza.
Registro: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se
efectúan los registros en los libros respectivos.
Ajustes: “Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes
necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos
económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que
fueron hechos incorrectamente…”33
Elaboración de estados financieros: Es el resultado del proceso contable.
Comunicación de los estados financieros: Corresponde a la etapa de emisión y
presentación de los estados financieros a los diferentes usuarios de la información
contable y financiera.
Proceso de análisis financiero: En análisis financiero es el estudio que se
hace de la información contable mediante la utilización de indicadores y razones
financieras. Cada componente de un estado financiero tiene significado y efecto
dentro de la estructura contable, lo cual se visualiza a través de la ejecución de las
siguientes actividades:
Formular el objetivo del análisis o la necesidad de información: Este objetivo
puede ser para establecer, las causas de un problema y como solucionarlo,
sondear la existencia de un problema, estudio para un nuevo endeudamiento, etc.
33
COLOMBIA. MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO. Decreto 2649. (Diciembre 29
de 1993). Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1993. artículo 58.
207
Determinar los indicadores: De acuerdo con el objetivo para el análisis
financiero, es necesario tener claridad con respecto a los indicadores que se
deben aplicar para dar alcance al mismo, ya que con base en la información que
requiera el indicador se da inicio a la búsqueda de los datos pertinentes.
Selección de las variables que se van a utilizar: Se deben seleccionar
minuciosamente las variables que midan mejor el aspecto o aspectos que se
pretenden analizar. Estas pueden ser de carácter financiero (Liquidez,
endeudamiento, rentabilidad, etc.), riesgos financieros, eficiencia, tendencias,
perfil de endeudamiento, participación de mercado o crecimiento.
Búsqueda y obtención de información: Es necesario recoger la información que
permita calcular el valor de las variables de la manera más eficiente y ordenada
posible.
Evaluación de la información: La información obtenida debe ser contrastada y
verificada ya que de otra forma los resultados que de ella se deriven carecerán de
valor.
Preparación de la información: Se debe someter la información a un proceso de
transformación (Aplicación de ajustes o reclasificaciones) con el fin de disponer de
información con la que se pueda calcular directamente las diferentes variables
seleccionadas.
Aplicación de Indicadores: Los indicadores son una de las técnicas más
utilizadas para el análisis financiero y su propósito es reflejar en forma objetiva el
comportamiento financiero de la entidad.
Análisis e interpretación de los resultados obtenidos: Los resultados deben
ser analizados e interpretados con el fin de que resulte de utilidad para los
usuarios.
Generar informe: Los resultados obtenidos con el análisis, luego de ser
interpretados y reflejados en conclusiones parciales y junto con las opiniones del
analista acompañadas de sus respectivos argumentos que las soportan, deben
presentarse en un informe detallado, en el cual también se debe incluir la
conclusión final del análisis.
Archivar copia del Informe: Esta etapa incluye la impresión y posterior
almacenamiento del informe con el propósito de que se encuentre disponible para
posteriores consultas.
208
8.2.2.3 Estructura Organizacional: De acuerdo con el Manual Para La
Implementación del MECI, la estructura organizacional debe estar compuesta por
la estructura, la planta de personal y el manual específico de funciones y
competencias laborales, por lo cual fue necesario evaluar todos estos puntos.
La actual estructura organizacional de la Empresa de Servicios Varios La Victoria
ESP SA está conformada de la siguiente manera:
La cabeza principal de la organización es la asamblea general de accionistas,
seguida del máximo órgano administrativo que es la Junta Directiva y de la
Gerencia, quien es la encargada de administrar, dirigir y controlar los procesos y
actividades del Contador Público, el departamento administrativo (Conformado por
la secretaria tesorera) y el departamento operativo conformado por un conductor,
cuatro auxiliares operativos y dos auxiliares de barrido.
Lo primero que se observa de dicha estructura administrativa es que se encuentra
desactualizada, ya que la compañía actualmente tiene subcontratas las
actividades operativas de recolección, transporte y disposición final de los residuos
sólidos, motivo por el cual debió prescindir de los servicios de los auxiliares
operativos.
El segundo punto a evaluar es que en dicha estructura no se relaciona el proceso
contable y de control interno, los cuales son de vital importancia para una
organización.
En el manual específico de funciones se contemplan los siguientes cargos:
Gerente, Secretario, Ayudante y Conductor.
En lo concerniente a las funciones contables, las cuales se encuentran asignadas
al cargo de secretario (a), (esta y las demás funciones del cargo se encuentran
descritas en el análisis interno del área contable), se observa que el hecho de
manejar la información contable de la empresa se menciona de manera general y
poco profunda, por lo cual se sugiere la contratación de un Auxiliar Contable que
realice exclusivamente dicha actividad, además se propone separar en el manual
especifico, las funciones administrativas y las funciones contables. En cuanto a la
estructura organizacional la recomendación es conservar el cargo de la secretaria,
quien además de realizar actividades exclusivas de apoyo a la gerencia, también
ejecute funciones de tesorería. Se propone cambiar el nombre de Departamento
Administrativo por el de Departamento Contable, compuesto por el Control Interno,
el Contador Público y Auxiliar Contable, todo esto con el propósito de generar
mayor control en las operaciones.
209
Teniendo en cuenta las actividades que se desarrollan en el área contable, se
requiere del cumplimiento del siguiente organigrama:
Figura 11: Organigrama Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Fuente: Las Autoras.2013
Teniendo en cuenta que con el organigrama propuesto, se crea el cargo de
auxiliar contable, es necesario contemplar las funciones a realizar en dicho puesto.
Además consideramos necesario el hecho de asignar funciones especificas al
cargo del Contador Público.
Asamblea General de Accionistas
Junta Directiva
Gerencia
Departamento Contable
Control Interno
Contador Público
Auxiliar Contable
Secretaria Departamento
Operativo
Jefe de Operaciones
Auxiliares de Barrido
Auxiliares de Recolección
Conductor
210
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
ÁREA CONTABLE
CODIGO:
VERSIÓN 1.0
FECHA:
13/07/2013
T.R.D.
INTRODUCCIÓN
“El manual especifico de funciones y de competencias es un instrumento de
administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de
una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos”34. Como
característica especial del Manual de Funciones se tiene que la nomenclatura y
clasificación se ajusta a lo señalado en el Decreto 785 de 2005, por medio del cual
se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos
generales de empleos de las entidades territoriales que se regulan por las
disposiciones de la ley 909 de 2004. Cabe hacer mención que en el manual se
establecen las funciones especificas a realizar por el Contador Público, sin
embargo, para dicho cargo no se realizó codificación puesto que no se encuentra
contratado como funcionario público sino por contrato de prestación de servicios.
El presente manual se constituye en un documento indispensable para:
Diseñar las convocatorias de concursos para proveer los cargos de carrera
administrativa.
Proveer vacantes temporales por encargo y provisionales en los casos
excepcionales que prevé la ley.
Diseñar los procesos de inducción y reinducción de personal.
Diseñar los programas de entrenamiento y capacitación de personal.
Realizar la evaluación de desempeño al personal.
Administración de personal, asignación de funciones y responsabilidades por
parte de los directivos a sus colaboradores.
34
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartillas de
Administración Pública – Guía para establecer o ajustar el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales. 2 ed. Bogotá D.C.: Imprenta Nacional, 2010. 13 p.
211
Este manual es una propuesta de ajuste al Manual de Funciones existente en La
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, en lo concerniente a los cargos
relacionados con el proceso contable.
DESCRIPCION DEL MANUAL
Identificación del empleo: Conjunto de datos que describen la denominación,
dependencia, código, nivel, numero de cargos y cargo del jefe inmediato.
Propósito principal: Es la descripción de su objeto fundamental para el
cumplimiento de la misión institucional.
Funciones esenciales: Estas describen que se debe hacer para lograr el
propósito principal del empleo y por ende el cumplimiento de la misión de la
institución.
Contribuciones individuales: Se refiere al conjunto de productos o resultados
laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de
resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo.
Conocimientos básicos o esenciales: comprende el conjunto de teorías,
principios, normas técnicas, conceptos y demás aspectos que se deben poseer
y comprender por el empleado para alcanzar las contribuciones individuales.
Requisitos de estudio y experiencia: Requisitos de formación académica y
experiencia laboral que se fijan de acuerdo al Decreto Ley 785 de 2005.
212
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo: Auxiliar Contable
Código: 407
No. De Cargos: 1
Naturaleza del contrato: Libre remoción y nombramiento
Dependencia: Área Contable
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
Área: Contable
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Garantizar el correcto funcionamiento del proceso contable.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear junto con el gerente y el contador las actividades del área contable 2. Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de
documentos, así como las notas debito y crédito. 3. Revisar y comparar las listas de pagos, comprobantes de egresos, cheques,
otros registros con las cuentas respectivas. 4. Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos 5. Realizar la copia de seguridad de la información contable diariamente. 6. Elaboración de conciliaciones bancarias. 7. Elaboración y pago de retenciones e impuestos 8. Realizar los respectivos ajustes contables y sus notas. 9. Imprimir y archivar la información contable. 10. Colaboración con la información requerida por el Contador. 11. Elaboración de certificados de retención en la fuente. 12. Elaboración y pago a proveedores. 13. Ordenar y controlar el registro de las cuentas bancarias 14. Realizar la conciliación entre las cuentas de presupuesto – tesorería –
contabilidad 15. Colaborar en la elaboración y entrega de los informes que se deben
presentar a la Contraloría Departamental, a la Contaduría General de la Nación, CRA, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y demás entes de control.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Se lleva a cabo una correcta planeación contable en armonía con los objetivos del área.
2. se recibe, examina, clasifica, codifica y registra correctamente la información contable de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables vigentes.
3. Se revisa y compara periódicamente, las listas de pagos, comprobantes de ingresos, comprobantes de egresos, cheques, entre otros.
4. Diariamente se realiza la copia de seguridad de la información contable.
213
5. Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente. 6. Las respectivas declaraciones y pagos de impuestos y retenciones se
realizan oportunamente en las fechas establecidas para tal fin. 7. Apoya el auxiliar las labores del contador cumpliendo las tareas que le sean
asignadas y proporcionando la información requerida por el mismo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Técnicas de archivo Técnicas de oficina Clases de documentos Sistema de gestión documental Informática básica Servicio al cliente Conocimientos sobre presupuesto y contabilidad pública.
REQUISITOS DE ESTUDIO EXPERIENCIA
Bachiller en cualquier modalidad y experiencia.
Un (1) año de experiencia relacionada con el cargo.
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
CONTADOR PUBLICO
CODIGO:
VERSIÓN 1.0
FECHA:
13/07/2013
T.R.D.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Empleo Contador Público
No. De Cargos: 1
Naturaleza del contrato: Prestación de servicios
Dependencia: Gerencia
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
Área: Contable
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Planear, organizar y administrar el sistema contable de La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Conciliar los ingresos de la entidad, con sus soportes y registros contables. 2. Revisar la ejecución presupuestal de ingresos y conciliar con los saldos
contables. 3. Elaborar y entregar a los entes de control, los informes contables en las
214
fechas previstas. 4. Supervisar las actividades de digitación y registro de los comprobantes de
egresos, notas de contabilidad y demás documentos relacionados con la contabilidad de la entidad.
5. Elaborar los estados contables de la entidad, con sus respectivas notas, atendiendo las normas, criterios, principios, procedimientos y plazos establecidos por la entidad y los entes de control.
6. Realizar procesos de revisión y conciliación de las cuentas del balance que permitan presentar razonablemente la situación financiera de la entidad.
7. Revisar, evaluar los procesos de saneamiento contable y sostenibilidad de la información financiera.
8. Elaborar los informes y declaraciones tributarias nacionales. 9. Realizar reportes de información exigidos por los entes de control tales como
Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, entre otros.
10. Custodiar y garantizar la actualización de los libros contables 11. Desarrollar y poner en marcha controles internos en las actividades que se
realizan en su área de desempeño. 12. Dar fe pública, mediante firma de los Estados Contables y Financieros de la
entidad. 13. Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el
cargo. 14. Las demás funciones que le sean asignadas por la entidad y que
correspondan a la naturaleza del cargo y al área de desempeño
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Los ingresos diarios de la Entidad han sido revisados y conciliados. 2. La ejecución presupuestal de ingresos han sido técnicamente revisado y
conciliados. 3. Los informes contables para los Entes de Control han sido elaborados y
entregados oportunamente. 4. Los comprobantes de egresos, notas de contabilidad y demás documentos
relacionados con la contabilidad de la Entidad han sido técnica y oportunamente supervisados.
5. Los estados contables de la Entidad, han sido elaborados de acuerdo a la normatividad vigente.
6. Las cuentas del Balance han sido técnicamente revisadas y conciliadas. 7. Los procesos de saneamiento contable y sostenibilidad de la información
financiera, han sido revisados y evaluados de acuerdo a la normatividad vigente.
8. Los informes y declaraciones tributarias nacionales - DIAN de la Entidad, han sido elaboradas técnica y oportunamente.
9. Los reportes de información exigidos por los entes de control tales como Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuestos y Aduanas
215
Nacionales, entre otros han sido realizados de acuerdo la normatividad vigente.
10. Los libros contables han sido custodiados y actualizados. 11. Se han desarrollado y ejecutado controles internos en las actividades que se
realizan en su área de desempeño. 12. Los Estados Financieros de la Entidad han sido aprobados y firmados. 13. Se ha asesorado de manera eficiente a la Gerencia y a la Junta Directiva en
los asuntos requeridos.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Contabilidad Pública 2. Conocimientos de Control Fiscal, Tributario y Financiero 3. Normatividad sobre el área de su desempeño 4. Servicio al cliente y relaciones humanas 5. Procesos y procedimientos 6. Excel avanzado 7. Informática básica 8. Manejo de software contable
REQUISITOS DE ESTUDIO EXPERIENCIA
Título profesional en Contaduría Pública
Tarjeta profesional
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada.
8.2.3 Administración de Riesgos. Este componente es de vital importancia, ya
que permite manejar la incertidumbre relativa a los factores de riesgo y asegurar la
consecución de las metas y objetivos contables. La administración de riesgos
constituye un proceso lógico y sistemático para establecer el contexto, identificar,
analizar, evaluar, tratar y monitorear los riesgos asociados al área contable.
8.2.3.1 Contexto Estratégico: Este elemento de control, permite identificar,
analizar, valorar y definir políticas para administrar los riesgos que se
diagnostiquen en el entorno y que puedan poner en peligro el cumplimiento de la
misión y de los objetivos estratégicos establecidos para el área contable.
Partiendo del análisis estratégico realizado para el elemento de planes y
programas, se identificaron las debilidades que interrumpen el normal y óptimo
proceso del Área Contable.
Se requiere del análisis de las debilidades que posee el área contable para poder
identificar los riesgos de la misma.
216
Análisis Interno: El análisis interno se realizó identificando las debilidades
que representen situaciones de riesgo para el logro de los objetivos contables.
Este análisis permite tener una visión amplia con respecto al nivel de prioridad
que debe existir para minimizar o eliminar las debilidades, teniendo como apoyo
las fortalezas que posee el área.
Cuadro 28: Análisis interno de riesgos
Análisis Interno
Debilidades Causas Consecuencias
Los procedimientos y subprocesos contables no
se encuentran documentados.
Ausencia de manual de procedimientos
Realizar actividades sin tener parámetros de secuencias lógicas, lo que conlleva a una mala administración del tiempo y del recurso.
Obtener resultados erróneos, que generen reprocesos en la operación.
No se evidencian por medio de flujogramas la forma
como circula la información a través de los subprocesos
del proceso contable.
Falta de caracterización de los procesos
Poca comprensión de las etapas del proceso contable.
No se tienen identificadas y documentadas las políticas
contables institucionales
Inexistencia de un manual de políticas contables internas.
Dudas sobre la razonabilidad de la información contenida en los estados financieros
Realizar la preparación de los estados financieros sin unas pautas específicas.
Falta de control adecuado en la facturación del
servicio.
Carencia de políticas de facturación
Desconocimiento constante con respecto a el movimiento y saldo de la cartera
No se implementa un sistema de capacitación
que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios del área
contable.
No preparación y ejecución de programas
de capacitación anuales.
Desactualización en los conocimientos de los empleados
Falta de presupuesto. Poco sentido de pertenencia en los trabajadores
A nivel contable y financiero no se hace uso de
indicadores.
Ausencia de análisis de indicadores.
Tomar decisiones equivocadas.
No reconocer la situación actual de la empresa.
Mala interpretación de las cifras contenidas en los estados financieros.
No se realizan autoevaluaciones para
determinar la efectividad de los controles contables.
Ausencia de mecanismos de control
interno.
Realización de actividades erróneas, poca identificación de errores
Fuente: Las Autoras.2013
217
Es importante destacar que la empresa de servicios varios ESP SA La Victoria,
cuenta con personal idóneo en el área administrativa que manifiesta la necesidad
de realizar acciones para mejorar sus procesos operativos y de apoyo, además
cuenta con recursos tecnológicos, un alto compromiso en el cumplimiento de las
obligaciones y deberes ante los entes de control, lo cual se logra con el
mantenimiento y actualización de la información contable en los software,
permitiendo minimizar las debilidades que se relacionan con el manejo de la
información contable.
Análisis Externo: Este análisis permite identificar las circunstancias
externas a la entidad que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos
contables.
Cuadro 29: Análisis externo de riesgos
Análisis Externo
Amenazas Causas Consecuencias
Amplia regulación normativa por parte de los organismos de control.
Protección de los recursos públicos
Falta de comprensión inmediata de la norma.
Los cambios en la presentación de la información financiera bajo NIIF
La globalización de los negocios
Incumplimiento de la norma. Generación de información contable y financiera sin presencia de la norma internacional.
Poca oferta de profesionales con especialidad en contabilidad pública.
Énfasis de los profesionales y las universidades en
contabilidad para el sector privado
Información financiera poco confiable y con ausencia de parámetros exclusivamente públicos.
Índices inflacionarios Precios de los productos, oferta monetaria, déficit fiscal,
etc.
Menor poder adquisitivo y reducción en la capacidad de suplir costos y gastos.
Tráfico de influencias e intereses políticos en los nombramientos de funcionarios públicos.
La corrupción El poder político. Favores políticos.
Falta de transparencia en la asignación de cargos. Quebrantamiento de las leyes.
Fuente: Las Autoras.2013
8.2.3.2 Identificación y análisis de Riesgos: Consiste en identificar el
hecho generador y las posibles consecuencias que debe afrontar la entidad sobre
los riesgos contables y de análisis financiero. El objetivo del análisis de riesgos es
el de establecer una valoración y priorización de los riesgos con base en la
información ofrecida en la etapa de identificación, con el fin de clasificar los
riesgos y proveer información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que
se van a implementar.
218
Cuadro 30: Identificación de riesgos contables.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: CONTABLE
OBJETIVO: Dar conocer fundamentalmente los Estados Financieros de La Empresa, con el objetivo de proporcionar a la gerencia una herramienta ágil y oportuna para la toma de decisiones, igualmente para los Organismos internos y externos que la controlan y vigilan si así lo requieren
Actividad Riesgos Hecho Generador Consecuencia
Identificación
Identificación errónea de las operaciones
Desorganización. Desconocimiento de las operaciones.
Generación de información poco confiable para alimentar el proceso contable
Ausencia de reconocimiento de operaciones
Inadecuado flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos. Falta de comunicación entre dependencias.
Clasificación
Sobrestimación de ingresos y activos o subestimación de costos, gastos y pasivos.
Poca claridad en los documentos soportes. Descuido por parte del responsable de la ejecución.
Incumplimiento de la entidad con algunos compromisos. Generación de estados financieros irreales.
Registro
Imputación de una cuenta o códigos diferentes.
Error humano Registros contables con inconsistencias, que conllevan a reflejar situaciones económicas y financieras no confiables.
Registrar un valor superior o inferior
Erro humano Error en los documentos soportes
Hechos ocurridos no registrados
Descuido Falta de comunicación. Lentitud en el procesamiento de la información. Deficiencias en los sistemas
Alteración de información ya existente.
Error humano voluntario o involuntario
Ajustes y reclasificaciones
Cambiar registros que se encuentran correctos.
Error humano Ajustes contables inconsistentes y cambio de la información de manera equivocada
Continuar con información equivocada.
No realizar el ajuste
Elaboración de estados
financieros
Reportar resultados económicos irreales
Mala identificación de las operaciones Clasificaciones erróneas Ausencia de registros Registros mal realizados Ajustes y reclasificaciones no pertinentes Fallos tecnológicos.
Sanciones por parte de los entes de control. Generación de informes poco oportuna. Quebrantamiento de los principios contables
Fuente: Las Autoras. 2013
219
Continuación Cuadro 30: Identificación de riesgos contables.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: CONTABLE
OBJETIVO: Dar conocer fundamentalmente los Estados Financieros de La Empresa, con el objetivo de proporcionar a la gerencia una herramienta ágil y oportuna para la toma de decisiones, igualmente para los Organismos internos y externos que la controlan y vigilan si así lo requieren
Actividad Riesgos Hecho Generador Consecuencia
Elaboración de
estados financieros
Inadecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar información.
Mala identificación de las operaciones Clasificaciones erróneas Ausencia de registros Registros mal realizados Ajustes y reclasificaciones no pertinentes Fallas del sistema tecnológico
Sanciones por parte de los entes de control. Generación de informes poco oportuna. Quebrantamiento de los principios contables. Presentar información
financiera equivocada
Mala identificación de las operaciones Clasificaciones erróneas Ausencia de registros Registros mal realizados Ajustes y reclasificaciones no pertinentes Fallas del sistema tecnológico
Comunicación de Estados Financieros
Presentación de información inoportuna a los entes de control
Fallas en los sistemas de información. Desorganización. Descuido Falta de control
Fuente: Las Autoras. 2013
Cuadro 31: Identificación de riesgos de análisis financiero
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: ANÁLISIS FINANCIERO
OBJETIVO: Contribuir a la toma de decisiones, por medio de la evaluación de los resultados de las operaciones económicas.
Actividad Riesgos Hecho Generador Consecuencia
Determinación del objetivo del análisis
Objetivos inapropiados.
Falta de claridad acerca de las necesidades de los usuarios de la información.
Realizar un procedimiento inadecuado o mal enfocado.
Determinar los indicadores
Establecer fórmulas incoherentes.
Consulta bibliográfica poco confiable. Interpretación equivocada del indicador.
Resultados inexactos.
Selección de variables a utilizar
Selección de variables equivocadas.
Confusión.
Ausencia de información para realizar el análisis.
Fuente: Las Autoras.2013
220
Continuación Cuadro 31: Identificación de riesgos de análisis financiero
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: ANÁLISIS FINANCIERO
OBJETIVO: Contribuir a la toma de decisiones, por medio de la evaluación de los resultados de las operaciones económicas.
Actividad Riesgos Hecho Generador Consecuencia
Selección de variables a utilizar
Poca identificación de variables.
Falta de claridad en el objetivo.
Ausencia de información para realizar el análisis.
Búsqueda y obtención de información
No encontrar la información necesaria.
Acceso restringido a la información. Información incompleta.
No poder realizar el análisis.
Ausencia de parámetros de búsqueda claros. Ineficiencia.
Análisis con base en información poco confiable.
Confusión en el manejo de la información
Exceso de información. Ausencia de parámetros de búsqueda claros.
Demora en la depuración de la información.
Retrasos en la búsqueda de la información.
Falta de accesibilidad inmediata a la información.
Demora en la realización del análisis financiero.
Evaluación de la información
Pasar por alto errores significativos con respecto a las variables que serán utilizadas para realizar el análisis.
No realizar de manera correcta la evaluación de la información. Descuido y Negligencia
Análisis con base en información poco confiable.
Preparación de la información
Cambiar datos entre variables financieras.
Descuido Error intencional.
Información difícil de calcular mediante variables.
Aplicación de indicadores
Realización de cálculos errados.
Falta de conocimiento. Error intencional. Descuido.
Resultados erróneos. Resultados poco confiables.
Análisis e interpretación de resultados
Análisis o interpretación indebida de resultados.
Mala formulación de indicadores. Inadecuada utilización de indicadores. Presencia de subjetividad.
Tener bases erróneas y subjetivas en el momento de generar el informe.
Generación y entrega de informe.
Informe poco confiable
Mala interpretación de los resultados. Desorganización Descuido Mala identificación de resultados.
Generar bases inadecuadas que conlleven a toma de decisiones poco oportunas o inapropiadas. Insatisfacción de los usuarios de la información.
Fuente: Las Autoras. 2013
221
Continuación Cuadro 31: Identificación de riesgos de análisis financiero
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: ANÁLISIS FINANCIERO
OBJETIVO: Contribuir a la toma de decisiones, por medio de la evaluación de los resultados de las operaciones económicas.
Actividad Riesgos Hecho Generador Consecuencia
Archivar una copia del informe.
Cambio de la información con respecto del archivo original.
Error intencional.
Incoherencias en el momento de confrontar la información. En caso de requerir copia del informe, necesariamente la información del mismo conllevará a establecer acciones inapropiadas.
Fuente: Las Autoras. 2013
8.2.3.3 Valoración de Riesgos: Después de tener identificados los riesgos,
es necesario valorarlos de acuerdo con la frecuencia en la cual pueden darse y la
probabilidad de que surjan; identificando su impacto y alcance, logrando así
determinar aquellos riesgos que influyen de manera representativa en el
funcionamiento del área contable y que como consecuencia deben tener controles
adecuados.
Para realizar esta valoración se tuvo en cuenta la siguiente metodología:
Valoración de Frecuencia
CALIFICACION CUALIFICACION DESCRIPCIÓN
1 Baja El riesgo se presenta pocas veces
2 Media El riesgo se presenta regularmente
3 Alta El riesgo se presenta constantemente
Valoración de probabilidad
CALIFICACION CUALIFICACION DESCRIPCIÓN
1 Baja La probabilidad de que el riesgo se presente es mínima
2 Media La probabilidad de que el riesgo se presente es regularmente representativa
3 Alta La probabilidad de que el riesgo se presente es representativa
222
Valoración de Impacto
CALIFICACION CUALIFICACION DESCRIPCIÓN
1 Leve Los riesgos no afectan el normal funcionamiento del área contable y no incumple con la normatividad
2 Moderado Los riesgos afectan el normal funcionamiento del área contable, pero no incumple con la normatividad
3 Severo Los riesgos afectan el normal funcionamiento del área contable e incumple con la normatividad
Valoración del Alcance
CALIFICACION CUALIFICACION DESCRIPCIÓN
1 Puntual Los riesgos afectan solamente el procedimiento contable
2 Local Los riesgos afectan el área contable
3 Global Los riesgos afectan otras áreas de la empresa (ppto, tesorería, etc.)
Nivel del riesgo
CALIFICACION CUALIFICACION DESCRIPCIÓN
< 2 Bajo Los riesgos se encuentran en un nivel aceptable .
≥ 2 y ≤ 2.5 Medio Los riesgos se encuentran en un nivel aceptable, pero influyente para el desarrollo de las actividades
> 2.5 Alto Los riesgos no se pueden aceptar
Teniendo en cuenta los anteriores parámetros de valoración del riesgo, se
procedió a realizar la valoración de los riesgos tanto del proceso contable como
del proceso de análisis financiero, con el propósito de establecer el nivel de riesgo
al que se encuentra expuesta el área contable de la entidad.
223
Cuadro 32: Valoración del Riesgo – Proceso contable.
Fuente: Las Autoras. 2013
De acuerdo a los anteriores parámetros de valoración se logró establecer las
condiciones de los riesgos para el proceso contable de la Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, obteniendo como resultado un nivel de riesgo entre
bajo y medio, dado primordialmente por riesgos que tienen una probabilidad de
ocurrencia superior a 1 por situaciones de errores humanos, por impactos entre 2
y 3 por ser riesgos que afectan el área contable y que pueden llegar al
incumplimiento de la normatividad, así mismo la mayoría de los riesgos tienen un
alcance con calificación de 3 que se presenta por la trascendencia a otras áreas
de la entidad que pueden tener los riesgos.
Actividad RiesgoFrecuencia Probabilidad Impacto Alcance
Nivel de
Riesgo
Identificación errónea de las
operaciones 1 2 3 1 1,75
Posibles sanciones por parte de
entes competentes 1 1 3 3 2
Ausencia de reconocimiento de
operaciones 1 1 3 3 2
Clasificación
Sobrestimación de ingresos y
activos o subestimación de costos,
gastos y pasivos. 1 2 3 3 2,25
Imputación de una cuenta o
códigos diferentes. 1 2 2 1 1,5
Registrar un valor superior o inferior1 2 2 1 1,5
Hechos ocurridos no registrados 2 2 3 3 2,5
Alteración de información ya
existente 1 1 2 3 1,75
Cambiar registros que se
encuentran correctos 1 1 3 3 2
Continuar con información
equivocada 1 1 3 3 2
Reportar resultados económicos
irreales 1 2 3 3 2,25
Inadecuado funcionamiento del
aplicativo utilizado para procesar
información. 1 2 3 3 2,25
Presentar información financiera
equivocada 1 2 3 3 2,25
VALORACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: CONTABLE
Identificación
Registro
Ajustes y
reclasificaciones
Elaboración de
estados financieros
224
Cuadro 33: Valoración del Riesgo – Proceso de análisis financiero.
Fuente: Las Autoras. 2013
Al igual que la valoración del proceso contable, la valoración del proceso de
análisis financiero también arrojó como resultados niveles de riesgo entre bajos y
medio, en lo cual contribuyo de manera significativa la frecuencia que en el 92%
de los riesgos fue de 2, además de las circunstancias mencionadas en la
valoración de riesgos del proceso contable.
8.2.3.4 Políticas de Administración de Riesgos: Después de identificar los
riesgos que pueden llegar a afectar el normal funcionamiento del área contable, es
indispensable establecer acciones que permitan minimizarlos al máximo o en su
defecto eliminarlos, lo cual en primera instancia conduce a la formulación de
políticas que determinen la necesidad y obligatoriedad por parte de la entidad de
Actividad RiesgoFrecuencia Probabilidad Impacto Alcance
Nivel de
Riesgo
Determinación del
objetivo del análisisObjetivos inapropiados.
2 3 2 2 2,25
Determinar los
indicadores Establecer fórmulas incoherentes.
2 3 2 2 2,25
Selección de variables
equivocadas. 2 2 2 2 2
Poca identificación de variables. 2 2 2 2 2
No encontrar la información
necesaria. 2 3 2 2 2,25
Confusión en el manejo de la
información 2 3 2 2 2,25
Retrasos en la búsqueda de la
información. 2 2 2 2 2
Evaluación de la
información
Pasar por alto errores significativos
con respecto a las variables que
serán utilizadas para realizar el
análisis. 2 1 2 2 1,75
Preparación de la
información
Cambiar datos entre variables
financieras. 2 1 2 2 1,75
Aplicación de
indicadoresRealización de cálculos errados.
2 3 2 2 2,25
Análisis e
interpretación de
resultados
Análisis o interpretación indebida
de resultados.2 3 2 3 2,5
Generación de
informe.Informe poco confiable
2 3 2 3 2,5
Archivar una copia
del informe.
Cambio de la información con
respecto del archivo original. 1 1 3 3 2
VALORACIÓN DEL RIESGO
PROCESO: ANALISIS FINANCIERO
Selección de
variables a utilizar
Búsqueda y
obtención de
información
225
administrar de manera eficiente sus riesgos, entendiendo como políticas de
administración de riesgos como el “Elemento de Control, que permite estructurar
criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los
riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.”35
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
ÁREA CONTABLE
CODIGO:
VERSIÓN 1.0
FECHA:
04/08/2013
T.R.D.
El área contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, deberá
implementar las siguientes políticas, con el fin de tener una seguridad razonable
frente a la administración de sus riesgos:
Política General.
La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA se compromete a administrar
los riesgos inherentes al proceso contable, implementando mecanismos de control
efectivos, que actúen sobre las situaciones que impiden el normal desarrollo del
proceso, trazando acciones concretas para su manejo, buscando siempre el
cumplimiento de los objetivos y su misión.
Políticas Especificas de Administración del Riesgo
Implementar controles que permitan vigilar de manera constante la realización
de las actividades.
35
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de
Implementación. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005. 2 ed. Bogotá D.C.: Imprenta Nacional, 2008. 55 p.
226
Capacitar a los integrantes del área contable con respecto a la importancia de
prevenir los riesgos en el desarrollo de sus actividades y con respecto a temas
que le permitan desarrollar de manera eficiente sus actividades.
Establecer sanciones disciplinarias de acuerdo con la gravedad de los riesgos.
Realizar reuniones constantes con el fin de que los integrantes del área
contable manifiesten los inconvenientes que han tenido en el desarrollo de sus
labores, en búsqueda de obtener soluciones inmediatas.
Evaluar mínimo cada mes, el nivel de ocurrencia y de impacto de los riesgos
que se generen en cada una de las actividades del área contable (Proceso
contable y análisis financiero).
Responsables
Son responsables de la administración de los riesgos, en la Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA:
El encargado de la oficina de Control Interno y la Gerencia de la entidad,
quienes coordinaran la realización e implementación de las técnicas y
metodologías para administrar el riesgo, elaborar y actualizar los mapas y
planes de manejo de los riesgos contables y de análisis financiero, los cuales
se revisaran y ajustarán anualmente.
Los demás servidores públicos vinculados al área contable de La Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA, quienes participarán en la realización e
implementación del Mapa y Plan de Manejo de los riesgos del proceso,
poniendo en práctica el autocontrol.
Comunicación de las Políticas.
A fin de establecer e implementar la infraestructura y el compromiso necesario que
asegure que la administración del riesgo se convierta en parte integral de la
planeación del proceso contable, así como de la cultura general, la oficina de
Control Interno, desarrollará planes de capacitación y realizará las publicaciones
que sean necesarias para lograr la interiorización y sensibilización de los
funcionarios del área contable hacia el tema de la administración del riesgo en la
entidad.
227
Con el fin de garantizar la continuidad de la comunicación de las Políticas, la
gerencia dará a conocer dichas políticas en los procesos de inducción y
reinducción de los funcionarios.
228
8.3 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Este subsistema se encuentra compuesto por 3 elementos y 11 componentes que
permiten construir los elementos de control necesarios para autocontrolar el
desarrollo de las operaciones del proceso contable, por medio de actividades de
control, el manejo de la información y la comunicación pública.
Figura 12: Estructura Subsistema de Control de Gestión
Fuente: Manual Para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno
8.3.1 Actividades de Control: Después de identificados y evaluados los riesgos,
se deben establecer actividades de control con el propósito principal de minimizar
la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el efecto negativo que representan
para la consecución de los objetivos contables.
8.3.1.1 Políticas de operación: Las políticas de operación estructuran los
criterios para definir los flujos de trabajo establecidos en el Modelo de Operación.
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, define las políticas de
operación como “Elemento de Control que establece las guías de acción para la
implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los
límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en
cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de
administración del riesgo previamente definido por la entidad.”36
36
Ibíd., p. 66
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDADES DE CONTROL
Políticas de OperaciónProcedimientosControlesIndicadores
Manual de Operación
COM
PON
ENTE
S
INFORMACIÓN
Información PrimariaInformación SecundariaSistemas de Información
COMUNICACIÓN PÚBLICA
Comunicación OrganizacionalComunicación InformativaMedios de Comunicación
ELEM
ENTO
S
229
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
ÁREA CONTABLE
CODIGO:
VERSIÓN 1.0
FECHA:
04/08/2013
T.R.D.
Con el fin de garantizar que la ejecución de las labores del área contable, se
realicen correcta y oportunamente, es necesario delimitar políticas que
condicionen el actuar de sus responsables, dentro de las cuales se sugieren las
siguientes:
1. Todo el personal que desempeñe labores contables y financieras debe cumplir
con el perfil requerido para el respectivo cargo.
2. El código de ética es fundamental para las operaciones diarias del área y es de
obligatorio cumplimiento.
3. Tener claridad con respecto a los niveles de autoridad y responsabilidad que
denota cada uno de los cargos.
4. Cumplir con las actividades del área contable en las fechas previamente
establecidas y de acuerdo con situaciones especificas a la fecha prudente de
registros contables, es decir, cuando se genera la operación.
5. Actualización constante frente al cambio de la normatividad contable en el
sector público.
6. Tener plena seguridad del cumplimiento de los requisitos que están
previamente establecidos para los documentos soporte.
7. Contar con todos los recursos (Tecnológicos y físicos) adecuados para
desarrollar las actividades.
8. Los colaboradores del área contable, son responsables del uso correcto y
adecuado de los bienes muebles y equipos de computo de la entidad.
9. Establecer mecanismos para que los integrantes del área potencialicen al
máximo el tiempo correspondiente a su jornada laboral.
10. Todos los funcionarios del área contable son responsables del correcto
funcionamiento del control interno del área, acatando los principios de
Autocontrol y Autorregulación en los procedimientos y actividades realizadas.
230
8.3.1.2 Procedimientos: Es de vital importancia establecer procedimientos
para los diferentes procesos del área contable, que permitan definir las acciones
para la realización de cada actividad que los conforman. El Manual para la
implementación del MECI define este mecanismo como “Elemento de Control
conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las
acciones que requiere la operación de la entidad pública”37 , teniendo en cuenta
estos criterios, los procedimientos del área contable de La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA, se ejecutarían de la siguiente manera:
Cuadro 34: Procedimientos Proceso Contable
PROCEDIMIENTOS PROCESO CONTABLE
Actividad Tareas Responsable Tiempo
Sugerido / Min.
Identificación
Determinar las áreas que generan la información de las transacciones que alimentan la contabilidad.
Auxiliar contable
1
Solicitar a las demás áreas, los documentos y soportes que respaldan las transacciones contables.
1
Solicitar al departamento correspondiente, los documentos e información necesaria para la creación de los terceros que no se encuentren en la base de datos.
2
Clasificación
Organizar los documentos de acuerdo a su naturaleza. Auxiliar
contable
10
Ordenar los soportes de acuerdo al orden cronológico.
5
Registro
Ingresar al aplicativo utilizado para la captura de la información contable.
Auxiliar contable
2
Activar el modulo correspondiente de acuerdo a la información que se va a digitar. 1
Crear los terceros que no se encuentren en la base de datos.
5
Realizar la contabilización de cada uno de los documentos
20
Generar los comprobantes de contabilidad. 5
Imprimir y archivar los comprobantes. 15
Fuente: Las Autoras. 2013
37
Ibíd., p. 71
231
Continuación Cuadro 34: Procedimientos Proceso Contable
PROCEDIMIENTOS PROCESO CONTABLE
Actividad Tareas Responsable Tiempo
Sugerido / Min.
Ajustes y Reclasificación
Ingresar al sistema SINAP Auxiliar contable
1
Generar el balance de prueba en el sistema SINAP
5
Verificar en el balance de prueba el saldo de cada cuenta
15
Identificar si hay saldos de determinadas cuentas que sean contrarios a su naturaleza y si hay cuentas con valores pertenecientes a otras cuentas dentro del mismo grupo
15
Realizar la reclasificación de las cuentas contables a las que haya lugar.
15
Establecer si existen hechos económicos realizados que no hayan sido contabilizados
15
Confrontar los saldos de las cuentas con la realidad económica y financiera de la empresa
20
Realizar los ajustes necesarios. 15
Generación de notas debito y crédito 2
Imprimir notas 10
Archivar Notas 10
Elaboración de Estados
Financieros
Ingresar al sistema SINAP Contador Público
1
Realizar el cierre de cuentas 20
Cerrar los lapsos en el sistema SINAP para impedir la modificación de datos.
5
Generar los estados financieros en el modulo correspondiente.
10
Organizar la presentación de los estados financieros
15
Elaboración de notas a los estados financieros 15
Imprimir los estados financieros 5
Archivar copia de los Estados Financieros. 10
Comunicación de Estados Financieros
Identificar el grupo de usuarios de la información económica y financiera de la empresa
Contador Público
4
Organizar la información de acuerdo con los requisitos establecido por cada usuario de la información.
10
Enviar la información por el medio correspondiente
15
Fuente: Las Autoras. 2013
232
Cuadro 35: Procedimientos análisis financiero
PROCEDIMIENTOS PROCESO ANÁLISIS FINANCIERO
Actividad Tareas Responsable Tiempo
Sugerido/ Min
Determinación del objetivo del análisis
Identificar las necesidades de la empresa frente a las necesidades de información económica y financiera
Contador Público 10
Formular los objetivos del análisis financiero (Aspectos que se quieren medir)
Gerente y Contador Público
25
Determinar los indicadores
Identificar los diferentes tipo de indicadores financieros que existen
Contador Público
20
Seleccionar los indicadores pertinentes para realizar el análisis. 20
Generar documento que soporte los indicadores a utilizar y su respectiva formulación
20
Selección de variables a utilizar
Realizar un listado con los diferentes datos que deben alimentar los indicadores Contador
Público
30
Identificar las fuentes de información que se utilizarán. 10
Búsqueda y obtención de información
Solicitar la información necesaria. Auxiliar contable
10
Recepcionar la información 5
Organizar la información. 40
Evaluación de la información
Corrobar la confiabilidad de la información de los datos obtenidos.
Contador Público 40
De ser necesario, solicitar aclaración o cambio de algún dato. 15
Aplicación de indicadores
Reemplazar los datos de acuerdo con los establecido en la formula de cada indicador.
Auxiliar contable
25
Ejecutar la fórmula del indicador, realizando redondeo de cifras frente a decimales, según su importancia relativa.
15
Análisis e interpretación de resultados
Ordenar los resultados de los indicadores.
Contador Público
20
Evaluar el resultado con respecto al comportamiento de la empresa. 30
Realizar la redacción de las conclusiones para cada tipo de indicador.
30
Fuente: Las Autoras. 2013
233
Continuación Cuadro 35: Procedimientos análisis financiero
PROCEDIMIENTOS PROCESO ANÁLISIS FINANCIERO
Actividad Tareas Responsable Tiempo
Sugerido/ Min
Generación de informe
Sintetizar los resultados del análisis
Contador Público
30
Redactar las sugerencias necesarias debidamente argumentadas
20
Anexar los soportes correspondientes al proceso. 15
Archivar una copia del informe.
Realizar una copia del informe. Auxiliar contable
5
Identificar el lugar de ubicación del documento 2
Fuente: Las Autoras. 2013
Flujogramas: Un flujograma es “una representación gráfica de un proceso
administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial.” 38
Cuadro 36. Simbología del Flujograma.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
Límites: Indica el inicio o fin de un proceso. Dentro del mismo se
coloca la palabra inicio o fin.
Operación: rectángulo. Este símbolo se utiliza cada vez que ocurre
un cambio en un ítem. Se usa para denotar cualquier clase de
actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos
en el computador. Es el símbolo correcto que debe emplearse cuando
ningún otro es apropiado. Normalmente se debe incluir en el
rectángulo una breve descripción de la actividad.
Movimiento/transporte: flecha ancha. Se utiliza para indicar el
movimiento del output entre locaciones.
Punto de decisión: diamante: se utiliza para hacer referencia a la
toma de una decisión dentro del proceso.
Fuente: HARRINGTON H, James. Mejoramiento de los proceso de la empresa.
38
ESTUPIÑAN GAITAN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales.
2 ed. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones, 2006. 176 p.
234
Continuación Cuadro 36. Simbología del Flujograma.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
Inspección: círculo grande. Se utiliza para indicar que el flujo del
proceso se ha detenido, de manera que pueda evaluarse la calidad
del output. Típicamente esto involucra una inspección realizada por
alguien que no es la persona que efectúo la actividad. Este círculo
también puede representar el punto en el cual se requiere una firma
de aprobación.
Documentación: rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Se
utiliza para indicar que el output de una actividad incluye información
registrada en papel.
Espera: rectángulo obtuso. Se utiliza cuando un ítem o persona debe
esperar o cuando un ítem se coloca en un almacenamiento
provisional de que se realice la siguiente actividad programada.
Almacenamiento: triángulo. Se utiliza cuando existe una condición de
almacenamiento controlado y se requiera una orden o solicitud para
que el ítem pase a la siguiente actividad programada.
Dirección de flujo: flecha. Se utiliza una flecha para denotar la
dirección y el orden que corresponden a los pasos del proceso.
Transmisión: flecha quebrada. Se utiliza para identificar aquellos
casos en los cuales ocurre la transmisión inmediata de la información.
Conector: círculo pequeño.
Fuente: HARRINGTON H, James. Mejoramiento de los proceso de la empresa.
Se diseñaron los diagramas de flujos, del proceso contable y el proceso de
análisis financiero tomando como referencia los símbolos estándar presentados en
el cuadro anterior y tomados del libro de James Harrington.39.
El uso de estos flujogramas permitirá mostrar objetivamente como funcionan en la
práctica todos los componentes de los sistemas integrados por el proceso
contable y el proceso de análisis financiero. En estos flujogramas se realiza la
representación gráfica de las actividades del proceso contable y de análisis
financiero anteriormente mencionadas en la descripción de los procesos que se
efectuó en el elemento Modelo de Operación por Procesos.
39
HARRINGTON H, James. Mejoramiento de los proceso de la empresa. Bogotá D.C.: McGraw-Hill, 1993. 97-98 p.
235
Cuadro 37: Diagrama de Flujo. Proceso Contable
Fuente: Las Autoras.2013
PROCESO CONTABLE
Cantidad
5
1
1
2
1
0
Operación
Documento
Resumen
Simbología
Observ.
Descripción
Dar conocer fundamentalmente los
Estados Financieros de La
Empresa, con el objetivo de
proporcionar a la gerencia una
herramienta ágil y oportuna para la
toma de decisiones, igualmente
para los Organismos internos y
externos que la controlan y vigilan si
así lo requieren.
Inspección
Decisión
Archivo
Retrazo
Detalle del proceso
Actividad
Elaborar Estados Financieros
Verificar la consistencia y
confiabilidad de la información
producida
Realizar los ajustes a que haya lugar.
Auditar los libros y registros contables
y emitir dictamen
Realizar la identificación de los
hechos u operaciones.
Clasificar la información de acuerdo
con las características.
Registrar las operaciones en los
respectivos libros.
Archivar los documentos soporte
Reconocer y capturar los datos de los
hechos economicos.
236
Cuadro 38: Diagrama de Flujo. Análisis Financiero
Fuente: Las Autoras.2013
237
8.3.1.3 Controles: Con el propósito de generar información contable con las características de confiabilidad,
comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr una gestión transparente y control de los recursos públicos,
además de administrar eficientemente los riesgos de índole contable, se sugiere la implementación de los siguientes
controles:
Cuadro 39: Diseño de controles – Proceso Contable
Fuente: Las Autoras. 2013
Actividad Riesgo
Indicador para
evaluar ocurrencia
del riesgo
Control Propuesto
Indicador para el
cumplimiento del
conttrol
Verificar que los soportes cumplan
con los requisitos establecidos por la
normatividad.
Nivel de verificación
de documentos
Verificar la fecha de los documentos
soportes.
Nivel de verificación
de fechas
Comprobar que los soportes guarden
relación con la transacción.
Razón de relación
entre documentos y
transacción
Solicitar diariamente información de
los hechos económicos de la
empresa
Periodicidad de
solicitud de
información
Realizar periódicamente
confrontación de información con los
terceros de la empresa
Periodicidad de
confrontación con
terceros
Realizar reclasificaciones Grado de
reclasificaciones.
Revisión constante por parte del
Contador
Periodicidad de
revisiones.
Validar que los documentos soportes
cumplan con todas las disposiciones
tributarias
Nivel de validación
de documentos
soportes
Nivel de
sobrestimación o
subestimación por
grupo de cuentas.
Clasificación
Sobrestimación de
ingresos y activos o
subestimación de
costos, gastos y
pasivos.
Proceso: Contable
Identificación
Identificación
errónea de las
operaciones
Ausencia de
reconocimiento de
operaciones
Grado de errores
Nivel de ausencia de
reconocimiento de
operaciones
238
Continuación Cuadro 39: Diseño de controles – Proceso Contable
Fuente: Las Autoras.2013
Revisión constante por parte del
Contador
Periodicidad de
revisión
Inspección de los documentos
soportes
Grado de
inspección de los
documentos
soportes
Registrar un valor
superior o inferior
Nivel de
sobrestimación o
subestimación por
grupo de cuentas.
Confrontar los registros contables
realizados durante el día con los
soportes respectivos.
Nivel de
confrontación de
registros vs
soportes
Realizar conciliaciones de cuentas
reciprocas entre las dependencias de
la entidad
Nivel de
conciliaciones entre
dependencias.
Verificar que todas las operaciones
que realiza la empresa esten
debidamente documentadas
Nivel de verificación
Validar que los documentos soportes
cumplan con todas las disposiciones
tributarias
Grado de validación
de documentos
Comprobar que la numeración de los
soportes contables generados por la
entidad corresponda a un orden
consecutivo
Periodicidad de
comprobación de
consecutivos
Realizar las copias de seguridad
diariamente
Nivel de realización
de copias de
seguridad
Ajustes y
reclasificaciones
Cambiar registros
que se encuentran
correctos
Grado de alteración de
registros
Imprimir listados de cuentas antes de
realizar ajustes
Razón de
establecimiento de
copias de saldos de
cuentas
Razón de imputación
equivocada
Nivel de ausencia de
registros
Nivel de alteración de
la información
Imputación de una
cuenta o códigos
diferentes.
Hechos ocurridos
no registrados
Alteración de
información ya
existente
Registro
239
Continuación Cuadro 39: Diseño de controles – Proceso Contable
Fuente: Las Autoras.2013
Cuadro 40: Diseño de Controles – Proceso Análisis Financiero
Fuente: Las Autoras. 2013
Cambiar registros
que se encuentran
correctos
Grado de alteración de
registros
Realizar comparación de estados de
cuentas antes y despues de los
ajustes y reclasificaciones
Grado de
comparación
Continuar con
información
equivocada
Nivel de ajustes no
realizados
Revisión constante por parte del
Contador
Periodicidad de
revisión
Elaboración de
estados
financieros
Reportar resultados
económicos irreales
Grado de equivocación
en reporte de la
información
Confrontar datos de los estados
financieros con los saldos de cada
una de las cuentas
Nivel de
confirmación de
datos
Comunicación de
Estados
Financieros
Presentación de
información
inoportuna a los
entes de control
Nivel de requerimientos
por parte de las
entidades de control
Verificar información antes de ser
suministrada a los diferentes entes
de control
Grado de
verificación de
información
Ajustes y
reclasificaciones
Actividad Riesgo
Indicador Para
Evaluar Ocurrencia
del Riesgo
Control Propuesto
Indicador Para el
Cumplimiento del
Control
Determinación
del objetivo del
análisis
Objetivos
inapropiados.
Razón de objetivos
inapropiados
Verificar los objetivos planteados
antes de ser ejecutados
Nivel de verificación
de objetivos
Determinar los
indicadores
Establecer fórmulas
incoherentes.
Nivel de equivocación
en la fomulación
Hacer pruebas piloto para corroborar
los resultados de la formulación.
Nivel de realización
de pruebas piloto.
DISEÑO DE CONTROLES
Proceso: Análisis Financiero
240
Continuación Cuadro 40: Diseño de controles – Proceso Análisis Financiero
Fuente: Las Autoras. 2013
Selección de
variables
equivocadas.
Grado de utilización de
variables erradas
Verificar las variables antes de ser
utilizadas.
Nivel de verificación
de variables.
Evidencia física
Periodicidad de
actualización de
base datos
No encontrar la
información
necesaria.
Nivel de falta de
información
Archivar diariamente toda la
documentación que se genere como
respaldo de transacciones contables
Periodicidad de
archivo.
Confusión en la
selección de la
información
Nivel de equivocación
en la selección de la
información
Capacitar a las personas en la
identificación y selección de
información para fines de análisis
financiero.
Periodicidad de
capacitaciones.
Retrasos en la
búsqueda de la
información.
Periodo de retraso en
la busqueda de
información
Establecer políticas de cumplimiento
en la entrega de la información.
Razón de
establecimiento de
políticas
Evidencia física
Periodicidad en la
elaboración de
listados.
Preparación de
la información
Cambiar datos entre
variables
financieras.
Nivel de ocurrencia de
cambio de la
información
Someter a revisión por parte de un
tercero la relación de los datos con
las respectivas variables.
Nivel de revisión
Aplicación de
indicadores
Realización de
cálculos errados.
Grado de realización
de cálculos errados
Revisión constante por parte del
contador
Periodicidad de
revisiones
Elaborar un listado de todas las
variables y relacionar observaciones
que permitan identificar por qué
fueron o no seleccionadas.
Grado de equivocación
en la evaluación de la
selección de la
información a utilizar.
Pasar por alto
errores significativos
con respecto a las
variables que serán
utilizadas para
realizar el análisis.
Evaluación de
la información
Selección de
variables a
utilizar
Búsqueda y
obtención de
información
Tener una base de datos con
respecto a las variables económicas
y financieras que puede manejar la
entidad.
Nivel de
desconocimiento de
las variables
Poca identificación
de variables.
241
Continuación Cuadro 40: Diseño de controles – Proceso Análisis Financiero
Fuente: Las Autoras. 2013
Análisis e
interpretación
de resultados
Análisis o
interpretación
indebida de
resultados.
Nivel de equivocación
en el análisis.
Verificar los resultados obtenidos de
acuerdo con el comportamiento de la
empresa.
Nivel de verificación
de resultados.
Generación de
informe.
Informe poco
confiable
Nivel de insatisfacción
de la gerencia.
Corroborar la confiabilidad de los
documentos soportes.
Nivel de
confirmación de la
información.
Archivar una
copia del
informe.
Cambio de la
información con
respecto del archivo
original.
Nivel de alteración de
la información
Realizar copia de seguridad y
radicarlas en gerencia y contabilidad.
Periodicidad de
realización de copia
de seguridad.
242
8.3.1.4 Indicadores: Este elemento se ha estructurado con el propósito
principal de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los riesgos del
área contable, pero también tienen la finalidad de medir la ejecución y efectividad
de los controles establecidos.
Cuadro 41: Indicadores para evaluar la ocurrencia del riesgo - Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Proceso: Contable
Actividad: Identificación
Nombre del indicador para los
riesgos Formula Interpretación
Grado de identificación de
errores {
}*100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 5% Bueno Si R/ ˃ 5% y ≤ 10% Aceptable. Si R/= ˃ 10% y ≤ 15% Regular Si R/= ˃ 15% Pésimo
Nivel de ausencia de reconocimiento de
operaciones {
}*100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 2% Bueno Si R/ ˃ 2% y ≤ 5% Aceptable. Si R/= ˃ 5% y ≤ 7% Regular Si R/= ˃ 7% Pésimo
Actividad: Clasificación
Nivel de sobrestimación o
subestimación por grupo de cuentas.
{
}*100
{
}* 100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 2% Bueno Si R/ ˃ 2% y ≤ 5% Aceptable. Si R/= ˃ 5% y ≤ 7% Regular Si R/= ˃ 7% Pésimo
Actividad: Registro
Razón de imputación equivocada
{
}
Si R/= 0 Excelente Si R/ ˃ 0 y ≤ 5 Bueno Si R/ ˃ 5 y ≤ 10 Aceptable. Si R/= ˃ 10 y ≤ 15 Regular Si R/= ˃ 15 Pésimo
Nivel de ausencia de registros
{
}*100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 2% Bueno Si R/ ˃ 2% y ≤ 5% Aceptable. Si R/= ˃ 5% y ≤ 7% Regular Si R/= ˃ 7% Pésimo
Nivel de alteración de la información
{
}*100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 1% Regular Si R/ ˃ 1% Pésimo
Actividad: Ajustes y reclasificaciones
Grado de alteración de registros
{
}*100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 1% Regular Si R/ ˃ 1% Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
243
Continuación Cuadro 41: Indicadores para evaluar la ocurrencia del riesgo - Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Proceso: Contable
Actividad: Ajustes y reclasificaciones
Nivel de ajustes no realizados
{
}* 100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 2% Bueno Si R/ ˃ 2% y ≤ 5% Aceptable. Si R/= ˃ 5% y ≤ 7% Regular Si R/= ˃ 7% Pésimo
Actividad: Elaboración de estados financieros
Grado de equivocación en
reporte de la información
{
}* 100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 2% Aceptable Si R/ ˃ 2% y ≤ 5% Regular Si R/= ˃ 5% Pésimo
Actividad: Comunicación de Estados Financieros
Nivel de requerimientos por
parte de las entidades de control
{
}* 100
Si R/= 0% Excelente Si R/ ˃ 0% y ≤ 5% Regular Si R/= ˃ 5% Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
Cuadro 42: Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – Proceso contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Contable
Actividad: Identificación
Nombre del indicador para el cumplimiento de los controles
Formula Interpretación
Nivel de verificación de documentos
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Nivel de verificación de fechas
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 90% Bueno Si R/= ˂ 90% ≥ 80% Aceptable Si R/= ˂ 80% ≥ 70% Regular Si R/= ˂ 70% Pésimo
Razón de relación entre documentos y
transacción {
}
Si R/= 1 Excelente Si R/ ˃ 1 y ≤ 1,2 Aceptable Si R/ ˃ 1,2 y ≤ 1,4 Regular Si R/ ˃ 1,4 Pésimo.
Periodicidad de solicitud de información
Si R/= 1 Día Excelente Si R/= 2 Días Bueno Si R/= 3 Días Aceptable Si R/= 4 Días Regular Si R/= ˃ 5 Días Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
244
Continuación Cuadro 42: Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – Proceso
contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Contable
Actividad: Identificación
Nombre del indicador para el cumplimiento de los controles
Formula Interpretación
Periodicidad de confrontación con
terceros
Si R/= 30 Días Excelente Si R/ ˃ 30 Días y ≤ 45 Días Bueno Si R/ ˃ 45 Días y ≤ 60 Aceptable Si R/ ˃ 60 Días y ≤ 75 Regular Si R/ ˃ 75 Días Pésimo
Actividad: Clasificación
Grado de reclasificaciones.
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Periodicidad de revisiones.
Si R/= 7 Días Excelente Si R/ ˃ 7 Días y ≤14 Días Bueno Si R/ ˃14 Días y ≤21 Días Aceptable Si R/ ˃ 21 Días y ≤ 28 Días Regular Si R/ ˃ 28 Días Pésimo
Nivel de validación de documentos
soportes {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 98% Bueno Si R/= ˂ 98% ≥ 96% Aceptable Si R/= ˂ 96% ≥ 94% Regular Si R/= ˂ 94% Pésimo
Actividad: Registro
Periodicidad de revisión
Si R/= 7 Días Excelente Si R/ ˃ 7 Días y ≤14 Días Bueno Si R/ ˃ 14 Días y ≤ 21 Días Aceptable Si R/ ˃ 21 Días y ≤ 28 Días Regular Si R/ ˃ 28 Días Pésimo
Grado de inspección de los documentos
soportes
{
} *100 Si R/= 100% Excelente
Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂95% y ≥90% Aceptable Si R/= ˂ 95% y ≥90% Regular Si R/= ˂90% Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
245
Continuación Cuadro 42: Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – Proceso
contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Contable
Actividad: Registro
Nombre del indicador para el cumplimiento de los controles
Formula Interpretación
Nivel de confrontación de
registros vs soportes
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Nivel de conciliaciones entre
dependencias. {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Nivel de verificación {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Grado de validación de documentos
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂100% y ≥98% Aceptable Si R/= ˂ 98% y ≥96% Regular Si R/= ˂ 96% Pésimo
Periodicidad de comprobación de
consecutivos
Si R/= 7 Días Excelente Si R/ ˃ 7 Días y ≤ 14 Días Bueno Si R/ ˃ 14 Días y ≤ 21 Aceptable Si R/ ˃ 21 Días y ≤ 28 Regular Si R/ ˃ 28 Días Pésimo
Nivel de realización de copias de
seguridad
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥90% Regular Si R/= ˂90% Pésimo
Actividad: Ajustes y Reclasificaciones
Razón de establecimiento de copias de saldos de
cuentas
{
}
Si R/= 1 Excelente Si R/ ˃ 1 y ≤ 1,2 Aceptable Si R/ ˃ 1,2 y ≤ 1,4 Regular Si R/ ˃ 1,4 Pésimo.
Grado de comparación
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥ 90% Regular Si R/= ˂ 90% Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
246
Continuación Cuadro 42: Indicadores para evaluar el cumplimiento de los controles – Proceso
contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Contable
Actividad: Ajustes y Reclasificaciones
Nombre del indicador para el cumplimiento de los controles
Formula Interpretación
Periodicidad de revisión
Si R/= 30 Días Excelente Si R/ ˃ 30 Días y ≤ 45 Días Bueno Si R/ ˃ 45 Días y ≤ 60 Aceptable Si R/ ˃ 60 Días y ≤ 75 Regular Si R/ ˃ 75 Días Pésimo
Actividad: Elaboración de Estados Financieros
Nivel de confirmación de
datos {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥90% Aceptable Si R/= ˂ 95% ≥90% Regular Si R/= ˂90% Pésimo
Actividad: Comunicación de Estados Financieros
Grado de verificación de información
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% ≥95% Bueno Si R/= ˂ 95% ≥90% Aceptable Si R/= ˂ 95% ≥90% Regular Si R/= ˂90% Pésimo
Fuente: Las Autoras.2013
Cuadro 43: Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo – Proceso Análisis Financiero
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Determinación del objetivo del análisis
Nombre del indicador para los
riesgos Formula Interpretación
Razón de objetivos inapropiados
{
}
Si R/= 0 Excelente Si R/ ˃ 1 y ≤ 2 Aceptable Si R/ ˃ 2 y ≤ 4 Regular Si R/ ˃ 4 Pésimo
Actividad: Determinar los indicadores
Nivel de equivocación en la
formulación {
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
247
Continuación Cuadro 43: Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo – Proceso Análisis
Financiero
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Selección de variables a utilizar
Nombre del indicador para los
riesgos Formula Interpretación
Grado de utilización de variables
erradas {
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤1% Aceptable Si R/= ˃ 1% y ≤3% Regular Si R/= ˃ 3% Pésimo
Nivel de desconocimiento en
la selección de variables
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 2% Aceptable Si R/= ˃ 2% y ≤ 4% Regular Si R/= ˃ 4% Pésimo
Búsqueda y obtención de información
Nivel de falta de información
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤ 9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo
Nivel de equivocación en la
selección de la información
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% ≤ 9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo
Periodo de retraso en la búsqueda de
información
Si R/= 1 Días Excelente Si R/ ˃ 1 Días y ≤ 3 Días Aceptable Si R/ ˃ 3 Días y ≤ 5 Regular Si R/ ˃ 5 Días Pésimo
Actividad: Evaluación de la información
Grado de equivocación en la evaluación de la selección de la información a
utilizar.
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤ 9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo.
Actividad: Preparación de la información
Nivel de ocurrencia de cambio de la
información {
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤ 9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo
Actividad: Aplicación de indicadores
Grado de realización de
cálculos errados {
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 1% Aceptable Si R/= ˃ 1% y ≤ 3% Regular Si R/= ˃ 3% Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
248
Continuación Cuadro 43: Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo – Proceso Análisis
Financiero
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Análisis e interpretación de resultados
Nombre del indicador para los
riesgos Formula Interpretación
Nivel de equivocación en el
análisis. {
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤ 9% Regular Si R/= Mayor 9% Pésimo
Actividad: Generación de informe
Nivel de insatisfacción de la
gerencia.
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 3% Bueno Si R/= ˃ 3% y ≤ 6% Aceptable Si R/= ˃ 6% y ≤ 9% Regular Si R/= ˃ 9% Pésimo
Actividad: Archivar una copia del informe
Nivel de alteración de la información
{
} *100
Si R/= 0% Excelente Si R/= ˃ 0% y ≤ 1% Aceptable Si R/= ˃ 1% y ≤ 2% Regular Si R/= ˃ 2% Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
Cuadro 44: Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles – Proceso Análisis
Financiero
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Determinación del objetivo del análisis
Nombre del indicador para el cumplimiento de
los controles
Formula Interpretación
Nivel de verificación de
objetivos
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% y ≥ 85% Regular Si R/= ˂85% Pésimo
Actividad: Determinar los indicadores
Nivel de realización de pruebas piloto.
{
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% y ≥ 85% Regular Si R/= ˂ 85% Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
249
Continuación Cuadro 44: Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles – Proceso
Análisis Financiero
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Selección de variables a utilizar
Nombre del indicador para el cumplimiento de
los controles
Formula Interpretación
Nivel de verificación de
variables. {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% y ≥ 85% Regular Si R/= ˂ 85% Pésimo
Evidencia física
Periodicidad de actualización de
base datos
Si R/= 30 Días Excelente Si R/ ˃ 30 Días y ≤ 60 Días Aceptable Si R/ ˃ 60 Días y ≤ 90 Días Regular Si R/ ˃ 90 Días Pésimo
Actividad: Búsqueda y obtención de información
Periodicidad de archivo.
Si R/= 1 Días Excelente Si R/ ˃ 1 Días y ≤ 3 Días Aceptable Si R/ ˃ 3 Días y ≤ 5 Días Regular Si R/ ˃ 5 Días Pésimo
Periodicidad de capacitaciones.
Si R/= 30 Días Excelente Si R/ ˃ 30 Días y ≤ 60 Días Aceptable Si R/ ˃ 60 Días y ≤ 90 Regular Si R/ ˃ 90 Días Pésimo
Razón de establecimiento de
políticas
{
}
S R/ = 0 Pésimo Si R ˃ 0 y ≤ 0,3 Aceptable Si R/ ˃ 0,3 y ≤ 0,5 Bueno Si R/ ˃ 0,5 y ≤ 0,7 Excelente
Actividad: Evaluación de la información
Evidencia física
Periodicidad en la elaboración de
listados.
Si R/= 7 Días Excelente Si R/ ˃ 7 Días y ≤ 14 Días Bueno Si R/ ˃ 14 Días y ≤ 21 Días Aceptable Si R/ ˃ 21 Días y ≤ 28 Días Regular Si R/ ˃ 28 Días Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
250
Continuación Cuadro 44: Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles – Proceso
Análisis Financiero
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Proceso: Análisis Financiero
Actividad: Preparación de la información
Nombre del indicador para el cumplimiento de
los controles
Formula Interpretación
Nivel de revisión {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% ≥85% Regular Si R/= ˂85% Pésimo
Actividad: Aplicación de indicadores
Periodicidad de revisiones
Si R/= 7 Días Excelente Si R/ ˃ 7 Días y ≤ 14 Días Bueno Si R/ ˃ 14 Días y ≤ 21 Días Aceptable Si R/ ˃ 21 Días y ≤ 28 Días Regular Si R/ ˃ 28 Días Pésimo
Actividad: Análisis e interpretación de resultados
Nivel de verificación de
resultados. {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% y ≥ 85% Regular Si R/= ˂ 85% Pésimo
Actividad: Generación de informe
Nivel de confirmación de la
información. {
} *100
Si R/= 100% Excelente Si R/= ˂ 100% y ≥ 95% Bueno Si R/= ˂ 95% y ≥ 90% Aceptable Si R/= ˂ 90% y ≥ 85% Regular Si R/= ˂ 85% Pésimo
Actividad: Archivar una copia del informe
Periodicidad de realización de copia
de seguridad.
Si R/= 1 Días Excelente Si R/ ˃ 1 Días y ≤ 3 Días Bueno Si R/ ˃ 3 Días y ≤ 6 Aceptable Si R/ ˃ 6 Días y ≤ 9 Regular Si R/ ˃ 9 Días Pésimo
Fuente: Las Autoras. 2013
8.3.1.5 Manual de Operación: El Manual de Operación, contiene los
documentos, manuales y elementos que se constituyen en la guía para la
realización de las funciones de los servidores del Área contable de la Empresa de
Servicios Varios La Victoria ESP SA.
251
Cuadro 45: Manual de Operación – Área Contable
MANUAL DE OPERACIÓN
AREA CONTABLE
CODIGO: M-OP
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/08/2013
T.R.D.
Nombre del Documento
Componente Elemento MECI Responsable Ubicación del
Documento en la Entidad
Almacenamiento
Físico Magnético
Acta de compromiso para la estructuración del Modelo de Control Interno
N/A
N/A Gerente Oficina de Gerencia Documento N/A
Manual de ética Ambiente de
control
Acuerdos, compromisos o
protocolos éticos
Gerente
Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Reglamento interno de trabajo para el área contable
Ambiente de control
Acuerdos, compromisos o
protocolos éticos
Gerente
Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Programa de desarrollo del talento humano
Ambiente de control
Acuerdos, compromisos o
protocolos éticos
Gerente
Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Plan Estratégico Direccionamiento Estratégico
Planes y programas
Gerente Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Misión Direccionamiento Estratégico
Planes y programas
Gerente Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Visión Direccionamiento Estratégico
Planes y programas
Gerente Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Fuente: Las Autoras. 2013
252
Continuación Cuadro 45: Manual de Operación – Área Contable
MANUAL DE OPERACIÓN
AREA CONTABLE
CODIGO: M-OP
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/08/2013
T.R.D.
Nombre del Documento
Componente Elemento MECI Responsable Ubicación del
Documento en la Entidad
Almacenamiento
Físico Magnético
Objetivos Contables
Direccionamiento Estratégico
Planes y programas
Gerente Oficina de Gerencia Documento
Archivo
Mapa de procesos Direccionamiento Estratégico
Modelo de operación por
procesos
Gerente Oficina de gerencia Documento
Archivo
Descripción de los Procesos
Direccionamiento Estratégico
Modelo de operación por
procesos
Contador Público
Área Contable Documento
Archivo
Estructura Organizacional
Direccionamiento Estratégico
Modelo de operación por
procesos
Gerente Oficina de Gerencia Documento Archivo
Manual de funciones y competencias laborales
Direccionamiento Estratégico
Modelo de operación por
procesos
Contador Público
Área Contable Documento
Archivo
Mapa de riesgos Administración del riesgo
Contexto estratégico,
identificación, Análisis, valoración.
Contador Público
Área Contable Documento
Archivo
Políticas de Administración de Riesgos
Administración del Riesgo
Políticas de Administración de
Riesgos
Contador Público
Área Contable Documento
Archivo
Fuente: Las Autoras. 2013
253
Continuación Cuadro 45: Manual de Operación – Área Contable
MANUAL DE OPERACIÓN
AREA CONTABLE
CODIGO: M-OP
VERSIÓN: 1
FECHA: 12/08/2013
T.R.D.
Nombre del Documento
Componente Elemento MECI Responsable Ubicación del
Documento en la Entidad
Almacenamiento
Físico Magnético
Políticas de Operación
Actividades de Control
Políticas de operación
Contador Público
Área Contable Documento Archivo
Procedimientos Actividades de Control
Procedimientos Contador Público
Área Contable Documento Archivo
Flujogramas Actividades de Control
Procedimientos Contador Público
Área Contable Documento Archivo
Controles Actividades de Control
Controles Contador Público
Área Contable Documento Archivo
Indicadores de Gestión
Actividades de Control
Indicadores Contador Público
Área Contable Documento Archivo
Políticas de Información Primaria
Información Información Primaria Gerente Oficina de Gerencia Documento Archivo
Listado de Relación de Información Primaria
Información Información Primaria Gerente Oficina de Gerencia Documento Archivo
Políticas de Información Secundaria
Información Información Secundaria
Gerente Oficina de Gerencia Documento Archivo
Listado de Relación de Información Secundaria
Información Información Secundaria
Gerente Oficina de Gerencia Documento Archivo
Fuente: Las Autoras. 2013
254
8.3.2 Información: Este componente se encuentra integrado por tres elementos.
Información Primaria, Información Secundaria y Sistemas de Información. En la
Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación del MECI se define
como: “Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser
ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la
entidad pública a los que va dirigido.”40
8.3.2.1 Información primaria: Es importante tener en cuenta que para la
ejecución de todos los procesos del área contable y la ejecución de los controles
se debe tener información que soporte cada uno de estos momentos, por tanto se
hace necesario identificar en primera instancia la información primaria de la
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, comprendiendo esta como
“Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas
provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente
contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad
pero que afectan su desempeño”41
Cuadro 46: Políticas de la Información Primaria
POLÍTICAS DE LA INFORMACIÓN PRIMARIA
Área: Contable
Objetivo: Determinar las políticas y requisitos mínimos que debe cumplir la información proveniente de fuentes primarias de la información que se constituye como insumo del Área Contable.
Políticas Requisitos
1. El 100% de los documentos deben cumplir los requisitos legales.
Nombre Denominación jurídica Nit Teléfono de Contacto Dirección Fecha Numero de documento Resolución de facturación De ser necesario, cantidad y valor unitario Concepto
2. La información debe ser entregada de manera oportuna.
3. Toda la información debe identificar su respectivo responsable.
4. Todos los documentos deben tener su respectiva firma y sello.
Fuente: Las Autoras. 2013
40
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de
Implementación. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005. 2 ed. Bogotá D.C.: Imprenta Nacional, 2008. 83 p. 41
Ibíd., p. 84
255
Continuación Cuadro 46: Políticas de la Información Primaria
POLÍTICAS DE LA INFORMACIÓN PRIMARIA
Área: Contable
Objetivo: Determinar las políticas y requisitos mínimos que debe cumplir la información proveniente de fuentes primarias de la información que se constituye como insumo del Área Contable.
Políticas Requisitos
5. Los datos que soporten la información deben ser claros y confiables.
Nombre Denominación jurídica Nit Teléfono de Contacto Dirección Fecha Numero de documento Resolución de facturación De ser necesario, cantidad y valor unitario Concepto Claridad en aspectos tributarios. Valor total del documento. Firmas Sellos
6. Los documentos no deben tener tachaduras o enmendaduras.
7. Todos los documentos originales en copia física y registrada en medio magnético, deben reposar en los archivos de las dependencias que los recepciona.
8. Se prohíbe el retiro de documentos de la entidad, así como la reproducción, alteración, sobre escritura o cualquier otra actividad que atente contra la legitimidad, la mala interpretación, el deterioro o pérdida de los documentos externos.
Fuente: Las Autoras. 2013
Dada la importancia de identificar el 100% de los documentos que soportan las
transacciones que realiza la empresa de servicios, es necesario caracterizar estos
documentos reconociendo por qué son indispensables en el proceso e
identificando sus fuentes y estructura.
Cuadro 47: Relación de Información Primaria
Relación de Información Primaria
Concepto Documento
Necesidades Fuentes de Información
Estructura del Informe Cliente
Escritura Pública
Tener la seguridad de que la empresa está legalmente constituida, teniendo una representación jurídica y un reconocimiento ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
Notaria Nombre de la notaria Ciudad Fecha Nombre del notario e identificación. Nombre de los interesados y sus identificaciones Tipo de sociedad Constitución del capital Domicilio Finalidad Sellos Firmas accionistas
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Fuente: Las Autoras. 2013
256
Continuación Cuadro 47: Relación de Información Primaria
Relación de Información Primaria
Concepto Documento
Necesidades Fuentes de Información
Estructura del Informe Cliente
Escritura Pública
Tener la seguridad de que la empresa está legalmente constituida, teniendo una representación jurídica y un reconocimiento ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
Notaria Duración Representante Legal Clausulas de terminación
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
RUT Cumplir con aspectos tributarios y tener una identificación en este sistema, con el fin de tener la potestad de realizar actos impositivos ante terceros.
DIAN Nombre o Razón social Nit. Ubicación Clasificación tributaria Actividad económica primaria y secundaria Responsabilidades Firmas. Código de barras
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Facturas de Compra de suministros
Soportar el ingreso de equipos, suministros, materiales a la empresa, identificando su valor y actos tributarios a realizar.
Proveedores y Acreedores
Nombre o razón social de Empresa Nit Clasificación tributaria Fecha Ciudad Datos de la empresa de servicios Numero de documento o consecutivo Descripción de productos Cantidad y valor unitario Valor total de documento, relacionando aspectos tributarios. Firmas Sellos
Tesorería
Cuenta de Cobro
Soportar el ingreso de equipos, suministros, materiales a la empresa, identificando su valor y actos tributarios a realizar.
Proveedores y Acreedores
Denominación de Cuenta de Cobro Nombre de la persona Valor Concepto Fecha Firma
Tesorería
Transferencia Bancaria
Soportar el ingreso de dinero a las cuentas bancarias de la entidad y determinar la cuantía recibida por la prestación de sus servicios.
Acuavalle
Nombre de la entidad bancaria. Tipo de cuenta Número de cuenta Nombre del titular Nombre del depositante Referencia Número de teléfono Valor Sello
Tesorería
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2013
257
Continuación Cuadro 47: Relación de Información Primaria
Relación de Información Primaria
Concepto Documento
Necesidades Fuentes de Información
Estructura del Informe Cliente
Relación de facturación.
Identificar el número de usuarios que realizan el respectivo pago del servicio de aseo y poder realizar controles con respecto al cubrimiento del número de usuarios.
Acuavalle Valor facturado Valor recaudado Descuento del 10% Total a girar
Tesorería
Certificado de disponibilidad presupuestal
Documento que certifica que se tiene de la disponibilidad en el presupuesto para ejecutar un contrato
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA.
Numero de certificado Fecha Descripción Total Saldos de anticipo Articulo presupuestal
Presupuesto
Registro presupuestal
Documento que legaliza que se puede contar con los recursos presupuestales
Número de Registro Fecha Beneficiario Total Articulo presupuestal Numero de certificado de disponibilidad
Presupuesto
Orden de pago Documento mediante el que se ordena el pago.
Numero Fecha elaboración Fecha de pago Total Deducciones y retenciones Fuente de financiación Articulo presupuestal y descripción Numero del registro Numero de disponibilidad
Presupuesto
Comprobantes de egreso
Soportar los pagos que se realizan por operaciones abono o cancelación de obligaciones con proveedores, pago de nomina, pago de seguridad social, etc.
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA.
Denominación del documento Consecutivo del documento Fecha Nombre de beneficiario Descripción Valor en números y letras Partidas debito y crédito Valor de deducciones y retenciones Numero de Cheque Firma Sellos
Tesoreria
Convenio interadministrativo
Identificar y soportar el derecho que tiene la empresa de servicios para recibir dineros del estado, en cuanto a subsidios para la prestación del servicio.
Alcaldía Municipal
Numero Firma del representante legal Firma del representante legal de municipio Objeto Valor Duración Fecha inicio Fecha terminación
Presupuesto
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2013
258
Continuación Cuadro 47: Relación de Información Primaria
Relación de Información Primaria
Concepto Documento
Necesidades Fuentes de Información
Estructura del Informe Cliente
Acta de iniciación
Soportar el inicio de la ejecucución del convenio interadministrativo.
Alcaldía Municipal.
Numero Objeto Valor Fecha inicio Firma de representante legal de ambas partes.
Presupuesto
Acta de finalización
Documento que señala que se da por terminado el convenio.
Alcaldía Municipal
Numero Objeto Valor del convenio Valor final Fecha finalización Duración Firmas
Presupuesto
Extractos bancarios
Realizar la conciliación del libro de bancos.
Entidad financiera.
Nombre del banco Tipo de cuenta Numero de la cuenta Nombre del titular Movimientos debito Movimientos crédito Cobros bancarios Descripción Fecha de los movimientos Fecha de corte Consulta Saldo
Área Contable
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2013
8.3.2.2 Información Secundaria: Este elemento contiene información
primaria, la cual ha sido sintetizada y reorganizada durante el desarrollo del
proceso contable y se genera periódicamente al interior de la entidad. El Modelo
de Control Interno MECI, la define como “elemento de control, conformado por el
conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública,
provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de
información que soportan la gestión de la entidad pública.” 42
Se han definido las siguientes políticas que se deben observar durante la
generación de cualquier tipo de información secundaria dentro del Área Contable,
además de los requisitos mínimos que debe cumplir dicha información:
42
Ibíd., p. 86
259
Cuadro 48: Políticas de la Información Secundaria
POLÍTICAS DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA
Área: Contable
Objetivo: Determinar las políticas y requisitos mínimos que debe cumplir la información proveniente de fuentes secundarias de la información que se constituye como insumo del Área Contable.
Políticas Requisitos
1. Toda la información debe identificar su respectivo responsable.
Establecer mediante acta los responsables de la generación de los informes.
2. Los datos que soporten la información deben ser claros y confiables.
Evaluar la fuente de datos para la generación de la información contable y financiera.
3. Los documentos generados por el área contable deben identificar los responsables de su elaboración, revisión y aprobación.
Cumplir con los requisitos legales establecidos para los documentos.
4. La información contable generada debe revelar en forma confiable la realidad contable y financiera de la entidad.
Suministrar el 100% de la información generada en las transacciones de la empresa.
5. Cumplir con las fechas establecidas para la presentación de información contable y financiera
Tener un cronograma de presentación de informes.
6. Establecer notas anexas a la información financiera.
Identificar la importancia relativa de las cuentas que requieren ser aclaradas.
7. Cumplir con todos los requerimientos tributarios, evitando sanciones.
Realizar todos los actos tributarios en las operaciones que realiza y tener presente el calendario tributario.
8. El informe debe ser comprensible. Identificar y determinar previamente la estructura del informe.
Fuente: Las Autoras. 2013
Es de vital importancia identificar el 100% de los documentos que soportan las
transacciones que realiza el área contable de la entidad, con el propósito de
reconocer que son indispensables para el desarrollo no solo del proceso contable
sino de la entidad misma. Estos documentos deben suplir una necesidad dentro
del área, así como cumplir con una estructura formal que los caracteriza.
260
Cuadro 49: Relación de Información Secundaria
Relación de Información Secundaria
Concepto Documento
Necesidades Estructura del Informe
Fuentes de Información
Periodicidad Cliente
Actas Formalizar todas las decisiones que se realizan en la empresa y establecer responsabilidades o compromisos.
Numero de acta Fecha Orden del día Desarrollo del orden del día Asuntos varios Firmas del presidente y secretaria
Junta directiva Asamblea general de accionistas Gerencia
Junta directiva: Bimestral y extraordinarias Asamblea general de accionistas: Anual extraordinarias Reuniones o eventos extraordinarios: Es relativa, ya que se debe generar siempre que se realice una reunión.
Todas las dependencias.
Conciliación bancaria
Corroborar la información de los libros de bancos y los extractos bancarios, identificando las diferencias y sus respectivas causas.
Nombre de la empresa Denominación de conciliación Periodo Saldo en libros Conceptos que generan diferencias con el extracto bancario. Saldo del extracto. Firmas.
Libro de bancos Extracto bancario
Mensual. Gerencia y área contable.
Balance General
Conocer la situación financiera de la empresa, en términos de su liquidez, endeudamiento y participación patrimonial.
Nombre de la Empresa Denominación de Balance Fecha de Corte Relación de Activos, Pasivos, Patrimonio. Totales Firmas del representante legal, contador y revisor. Notas
Todas las dependencias.
Trimestral, semestral y anual.
Usuarios de la información: El estado, clientes, proveedores, cámara de comercio, entidades bancarias.
Fuente: Las Autoras. 2013
261
Continuación Cuadro 49: Relación de Información Secundaria
Relación de Información Secundaria
Concepto Documento
Necesidades Estructura del Informe
Fuentes de Información
Periodicidad Cliente
Estado de Resultados
Conocer de manera detallada el comportamiento económico de la organización, con respecto a la identificación de déficit o superávit.
Nombre de la Empresa Denominación de Estado de Resultados Periodo Relación de Ingresos, costos y gastos. Totales Firmas del representante legal, contador y revisor. Notas
Todas las dependencias.
Trimestral, semestral y
anual.
Usuarios de la
información: El estado, clientes,
proveedores, cámara de comercio, entidades bancarias.
Estado de cambios en la situación financiera.
Identificar la fuente de recursos de la empresa y su respectiva aplicación.
Nombre de la Empresa Denominación de Estado de Cambios en la Situación Financiera Periodo Relación de generación interna de recursos. Identificación de obtención de recursos externos. Identificación de aplicación de los recursos. Totales Firmas del representante legal, contador y revisor. Notas
Área Contable
Estado de flujo de efectivo
Analizar el comportamiento del disponible, identificando su aumento o disminución.
Nombre de la Empresa Denominación de Estado de Flujos de Efectivo. Periodo Valor del efectivo al inicio del periodo.
Área Contable
Fuente: Las Autoras. 2013
262
Continuación Cuadro 49: Relación de Información Secundaria
Relación de Información Secundaria
Concepto Documento
Necesidades Estructura del Informe
Fuentes de Información
Periodicidad Cliente
Estado de flujo de efectivo
Analizar el comportamiento del disponible, identificando su aumento o disminución.
Relación de flujo de efectivos por actividades de operación, de inversión y de financiación. Totales Aumento o disminución del efectivo. Firmas del representante legal, contador y revisor. Notas
Área Contable
Trimestral, semestral y
anual.
Usuarios de la
información: El estado, clientes,
proveedores, cámara de comercio, entidades bancarias.
Estado de cambios en el patrimonio
Analizar los cambios más representativos que tiene la empresa en su patrimonio, evaluando su incidencia en el desarrollo de su actividad.
Nombre de la Empresa Denominación de Estado de Flujos de Efectivo. Periodo Relación de cuentas que representan el patrimonio de la empresa. Variaciones absolutas y relativas. Totales Firmas del representante legal, contador y revisor. Notas
Área Contable
Informe de análisis financiero
Proporcionar a la gerencia y junta directiva información oportuna con respecto a la liquidez, endeudamiento, resultados económicos y la actividad financiera de la entidad, para que sean un gran apoyo en su respectiva toma de decisiones.
Nombre de la empresa Denominación del informe Fecha Interpretación de los resultados de los indicadores. Sugerencias Firma.
Estados Financieros
Semestral, anual.
Gerencia de la entidad. Junta Directiva
Fuente: Las Autoras. 2013
263
Continuación Cuadro 49: Relación de Información Secundaria
Relación de Información Secundaria
Concepto Documento
Necesidades Estructura del Informe
Fuentes de Información
Periodicidad Cliente
Declaraciones tributarias.
Cumplir con la norma tributaria y tener un control con respecto a los pagos tributarios.
Nombre de la declaración Año fiscal Periodo Numero de formulario Numero identificación de la empresa Nombre Empresa Descripción de la declaración. Valor a pagar Datos de la dirección de impuestos. Firmas Sellos
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
Mensual, bimestral y anual.
El Estado: DIAN
Informe de ejecución presupuestal
Identificar el cumplimiento del presupuesto, con el fin de evaluar el nivel de efectividad en su ejecución.
Fecha Periodo Relación de ingresos, costos y gastos presupuestados. Identificación de adiciones, deducciones y traslados al presupuesto. Relación de ingresos, costos y gastos ejecutados. Variaciones del presupuesto. Explicaciones de las variaciones Firma
Presupuesto Semestral, anual.
Entidades del Estado, Gerencia y Junta Directiva.
Informe administrativo o de gestión
Identificar el cumplimiento de metas propuestas en el desarrollo de la administración.
Denominación del informe. Fecha Periodo Hechos relevantes de cumplimiento Explicaciones de los hechos relevantes Firma
Gerencia Semestral, anual
Entidades del Estado, Gerencia y Junta Directiva.
Fuente: Las Autoras. 2013
264
8.3.2.3 Sistemas de información: La operación del área contable depende
en gran medida de sus sistemas de información, por lo cual, es necesario conocer
las especificaciones de los mismos con el propósito de controlar el proceso y
garantizar así la seguridad, calidad y cumplimiento de la información generada.
Los sistemas de información son la base para identificar, capturar e intercambiar
información en una forma y periodo de tiempo que permita al personal cumplir con
sus responsabilidades y a los usuarios externos contar oportunamente con
elementos de juicio suficientes para la adopción de las decisiones que les
corresponde en relación con la entidad, por esto el área contable de la Empresa
de Servicios Varios La Victoria ESP SA, hace uso de los siguientes sistemas de
información:
Cuadro 50: Sistemas de información Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cantidad Equipo Descripción
2 Computador AMDx22,8 DDR2 2 GB-800 DD320 GB SATA, Samsung LCD 19” Quemador de DVD Samsung SATA, Torre ATX, Lector de memorias, Teclado, Mouse y Estabilizador.
2 Licencia Licencias Windows XP Profesional SP3.F2C 00184
1 Software SINAP
1 Impresora SCX 4300 Multifuncional laser 3 en 1
1 Impresora Hp P1006 Laser 3 en 1
1 Fax Sharp Térmico UX-45
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2013
Gracias a estos equipos tecnológicos todas las dependencias de la empresa de
servicios pueden procesar toda la información inherente a sus procesos, por tanto
en el momento en que alguna entidad competente le solicite cualquier informe
estos estarán en la capacidad de suministrarlo de manera oportuna, garantizando
así que en un futuro no serán objeto de sanción o de requerimientos.
Sistema de Información Contable
Dado que el propósito central del control interno implementado es el área
contable, es necesario especificar que el Software contable utilizado en la entidad
se denomina SINAP (Sistema de Información Nacional de Administración Pública),
265
debido a que es obligatorio utilizarlo por su naturaleza de entidad mixta con
participación pública del 80% y además porque este sistema trabaja de la mano
con la Contraloría Departamental del Valle y su uso agiliza el reporte de
información contable y financiera a los entes de control, este software le ha
permitido a la empresa procesar su información contable de manera eficiente y
oportuna, garantizando la generación de informes en las fechas establecidas.
Cuadro 51: Descripción Sistema de Información Contable SINAP
SISTEMA DE INFORMACIÓN SINAP
Módulo Detalle
Presupuesto Se digitaliza el presupuesto inicial tanto de ingresos como de gastos, certificado de disponibilidad, registro presupuestal y orden de pago, se realizan los traslados presupuestales.
Tesorería Comprobantes de egreso, conciliaciones bancarias, notas crédito, boletines de caja, deducciones y retenciones.
Contabilidad Todos los asientos contables de las diferentes operaciones económicas de la empresa y Estados Financieros.
Fuente: Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA. 2013
Políticas de los sistemas de información.
Realizar mantenimientos preventivos mínimo dos veces en el año.
Contar soportes técnicos inmediatos.
Solicitar actualización de programas cuando sea pertinente.
Tener una relación de los equipos con sus respectivos soportes.
Tener en custodia las contraseñas de los equipos y de los sistemas de
información.
8.3.3 Comunicación Pública: Uno de los factores que mayor incidencia tiene
para que el personal de la empresa de servicios tenga un buen conocimiento con
respecto a la situación económica y financiera de la empresa es la comunicación,
ya que el nivel de eficiencia de la misma garantiza que estos integrantes puedan
266
comprender diversas situaciones que muy probablemente los afecta; por
consiguiente se hace indispensable proponer los medios que deben existir con
respecto a la comunicación organizacional e informativa.
8.3.3.1 Comunicación Organizacional: La comunicación es un
componente indispensable que aporta de manera significativa a la consecución de
los objetivos organizacionales de la entidad y por ende al éxito de su gestión. En
concordancia con lo establecido en el Manual Para la Implementación del MECI
“De acuerdo con los resultados, la entidad diseñará un plan de comunicación con
el fin de operacionalizar el elemento de comunicación organizacional en términos
de medios y acciones comunicativas que contribuyan al logro de los objetivos
institucionales”43, por tanto en la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA,
se propone la utilización de las siguientes políticas de comunicación:
Políticas de Comunicación Organizacional
Todos los integrantes de la empresa deben conocer periódicamente los
resultados económicos y financieros de la entidad.
Ningún funcionario de la entidad puede dar a conocer a terceros
información propia de la entidad.
Establecer restricciones con respecto a la solicitud de información
económica y financiera.
La información que se le suministre al personal debe ser clara y
comprensible.
43
Ibíd., Pág 94
267
Cuadro 52: Plan de Comunicación Organizacional
Plan de Comunicación Organizacional
Medio de Comunicación Frecuencia Objetivo
Carteleras Trimestral Dar a conocer a los integrantes de la entidad los aspectos más relevantes de esta, frente al comportamiento y la situación de sus aspectos económicos y financieros, con el fin de hacerlos participes en posibles soluciones cuando se generen momentos de incertidumbre o de inconvenientes en términos de liquidez, endeudamiento y rentabilidad.
Correo institucional Mensual
Cartillas Anual
Reuniones Semestral Establecer integraciones con todo el personal, en donde se generen espacios en los cuales ellos puedan realiza preguntas, emitir opiniones y dar sugerencias con respecto a la situación económica y financiera de la entidad.
Fuente: Las Autoras. 2013
8.3.3.2 Comunicación informativa: Es la forma como la entidad se expresa
frente a los clientes externos de la información económica y financiera,
permitiendo así generar confianza de la gestión realizada y cumplir con el derecho
a la participación ciudadana.
Políticas de Comunicación Informativa
Toda la información económica y financiera que vaya a ser pública
externamente debe contar con el visto bueno de la gerencia.
Los informes presentados a organismos externos deberán presentarse en
hojas membreteadas con el logo y la información general de la entidad.
268
La información que se le suministre a personal externo a la entidad debe
ser clara y comprensible.
Establecer restricciones con respecto a la información que se publica en los
medios de información externos.
Cuadro 53: Plan de Comunicación Informativa
Plan de Comunicación Informativa
Medio de Comunicación Frecuencia Objetivo
Boletín Informativo Trimestral Dar a conocer a los diferentes grupos de interés y a la comunidad en general, la situación económica y financiera, así como los resultados de la gestión institucional; con el propósito de generar confianza en las entidades con las que se tenga algún tipo de relación comercial y financiera y ante posibles inversionistas.
Folletos Trimestral
Pagina Web Anual
Sistemas de Información Públicos (CHIP, SIIF, SUI, MUISCA)
Según disposiciones normativas.
Cumplir con el deber de informar a los entes de control acerca de los resultados económicos y financieros de la entidad.
Fuente: Las Autoras. 2013
8.3.3.3 Medios de comunicación: Son los recursos que deberá utilizar la
entidad para comunicar la información contable y financiera generada,
satisfaciendo así las necesidades de cada uno de los usuarios de la información.
Cuadro 54: Medios de Comunicación
Medios De Comunicación
Medio de Comunicación Descripción Estructura
Cartelera Es una ayuda visual que consta generalmente de una superficie de madera, corcho, cartón o cartulina, donde se disponen materiales impresos.
Titulo Objetivo general Gráficos Descripción Autor
Fuente: Las Autoras. 2013
269
Continuación Cuadro 54: Medios de Comunicación
Medios De Comunicación
Medio de Comunicación Descripción Estructura
Correo Institucional Medio de comunicación que se utiliza para enviar información a través del servicio de internet.
Identificación del usuario: Nombre y apellido. Dominio: @esv.gov.co Contraseña.
Cartillas Es un cuaderno pequeño en el cual se reflejan datos específicos de la organización.
Portada (Nombre de la empresa, Logo, dirección, teléfono) Presentación Descripción de datos Gráficas Tablas Responsables
Reuniones Es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común o para dar a conocer información de carácter institucional.
Orden del día Discursos Conclusiones Generación de actas.
Boletín informativo Es una publicación impresa o electrónica, distribuida de forma regular y que se centra en un tema principal
Encabezado Logotipo de la organización Titular Contenido
Folletos Es un pequeño documento impreso que muestra la información en pocas páginas.
Titulo de la tapa Titulares internos Texto Logotipo Imágenes
Pagina Web Es un documento o información adaptada para la World Wide Web y que puede ser accedida mediante un navegador.
Home o página de presentación. Secciones Imágenes Header o encabezado Botones
Sistemas de Información Públicos (CHIP, SIIF, SUI, MUISCA)
Son plataformas tecnológicas creadas por los organismos gubernamentales, que permiten definir, capturar, consolidar y difundir la información generada por las entidades públicas y mixtas.
Home o página de presentación. Secciones Imágenes Header o encabezado Botones
Fuente: Las Autoras. 2013
270
8.4 ESTRUCTURACIÓN DEL SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL
Este subsistema agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente
de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de
verificación y evaluación, para lo cual se encuentra conformado por tres
componentes: Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de
Mejoramiento.
Figura 13: Subsistema de Control de Evaluación.
Fuente: Manual Para la Implementación del MECI.
8.4.1 Autoevaluación: Este componente permite medir la efectividad de los
controles implementados en la entidad por medio de los subsistemas del MECI,
proporciona también las herramientas para verificar la capacidad de la entidad
para cumplir las metas y los resultados de las mismas, así como tomar las
medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos
previstos.
8.4.1.1 Autoevaluación del control: La Guía para la Implementación del
MECI, define este elemento como: “Conjunto de mecanismos de verificación y
evaluación que determinan la calidad y efectividad de los controles internos a nivel
de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo
emprender las acciones de mejoramiento de control requeridas.”44 Para el
desarrollo de este elemento, se propone la ejecución de la encuesta dispuesta por
44
Ibíd., p 107
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN
Autoevaluación del ControlAutoevaluación de Gestión
COM
PON
ENTE
S
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Evaluación independiente al sistema de Control Interno
Auditoría Interna
PLANES DE MEJORAMIENTO
IndividualesFuncionalesInstitucionales
ELEM
ENTO
S
271
el DAFP en el Manual de Implementación del MECI, la cual busca evaluar el
cumplimiento del control interno del área contable por parte de quienes lo ejecutan
o participan en ella.
Mecanismos de verificación y nivel de cumplimiento del control interno
contable:
Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
Subsistema: Control Estratégico
Componente: Ambiente de Control
Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
1 Existe un documento que contenga los principios y valores éticos del área contable
Visual 100%
2 Se difundió el documento que contiene los principios y valores éticos a todos los servidores del área contable
Encuesta a funcionarios 0%
Elemento: Desarrollo del Talento Humano
3 Existe un Manual de Funciones y Competencias Laborales del área contable
Visual 100%
4 Contempla el propósito principal de cada empleo de la planta de personal del área contable
Revisión del Manual de Funciones 100%
5 Incluye las competencias requeridas para el desempeño de cada empleo del área contable
Revisión del Manual de Funciones 100%
6
El proceso de formación y capacitación del área contable está basado en un diagnóstico institucional de necesidades de capacitación.
Revisión del Programa de Desarrollo del Talento Humano
100%
7 Incluye la formulación y aprobación de un plan institucional de capacitación
Visual 100%
8 Contempla la evaluación de los resultados del plan de capacitación Visual 100%
9 El programa de inducción se aplicó dentro de los plazos determinados por la norma
Visual y Encuesta 0%
10 El programa de reinducción se aplicó en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o normativos según las necesidades
Visual y Encuesta 0%
11 Se adoptó un plan de bienestar para los funcionarios del área contable Visual y Encuesta 100%
12 Hay una medición del Clima Laboral por lo menos una vez en los dos últimos años
Visual y Encuesta 0%
13 Existe formulación de planes de incentivos a los servidores del área contable
Visual 100%
Fuente: Las Autoras. 2013
272
Continuación Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
14 Existe una definición de los perfiles y las competencias laborales de los empleos contables y Financieros
Visual y Revisión del Manual de Funciones 100%
15 Existe definición y seguimiento al cumplimiento de las metas del Nivel Contable
Visual y Revisión de cumplimiento de metas 50%
16 El proceso de evaluación del desempeño del área contable es acorde con la normatividad que rige para la entidad
Visual y Revisión del Programa Desarrollo del Talento Humano
100%
17 Existe retroalimentación sobre el desempeño individual de los servidores
Evaluación 0%
18 Se formuló el Plan Institucional de Formación y Capacitación con participación de los servidores
Visual 50%
19 Los contenidos del plan de capacitación están enmarcados dentro del área contable
Visual y Revisión del Programa Desarrollo del Talento Humano
100%
20 En la entidad se ejecuta el plan institucional de formación y capacitación
Visual y Encuesta 0%
21 Fueron consultados los servidores del área contable, acerca de sus necesidades de capacitación
Encuesta 0%
Elemento: Estilo de Dirección
22 Cumplimiento del Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos
Visual y Revisión de Elementos del Control
Estratégico 0%
Componente: Direccionamiento Estratégico
Elemento: Planes y Programas
23 Contempla la misión y visión del área contable Visual 100%
24 Contempla las políticas y objetivos del área contable Visual 100%
Elemento: Modelo de Operación por Procesos
25 Identifica y clasifica los procesos Visual 100%
26 Caracteriza los Procesos Visual 100%
27 Define el mapa de procesos (secuencia e interacción de los diferentes procesos del área)
Visual 100%
28 Evaluación de los objetivos de los procesos, a partir de los indicadores definidos para cada uno
Visual y Aplicación de Indicadores 0%
Elemento: Estructura Organizacional
29 Facilita el desarrollo de los procesos Encuesta a funcionarios 0%
30 Es coherente con la planta de empleos y el manual de funciones y de competencias laborales del área contable
Análisis y Revisión del Manual de Funciones y
Organigrama 100%
31 Incluye las competencias requeridas para el desempeño de cada empleo
Visual y Análisis 100%
Fuente: Las Autoras. 2013
273
Continuación Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
Componente: Administración del Riesgo
Elemento: Contexto Estratégico
32 Se identificaron los factores internos de riesgo Visual 100%
33 Se identificaron los factores externos de riesgo Visual 100%
34 Se analizó y utilizó el contexto estratégico como fundamento para el manejo del riesgo
Revisión y Análisis del Contexto Estratégico 100%
35 Se definieron los parámetros para adelantar el proceso de administración del riesgo
Visual 100%
Elemento: Identificación de Riesgos
36 Se identificaron los riesgos con base en el contexto estratégico Visual 100%
37 Se identificaron los riesgos con base en los objetivos del proceso contable
Visual 100%
38 Se establecieron las causas y efectos de los riesgos identificados Visual 100%
Elemento: Análisis del Riesgo
39 Se analizó la probabilidad de ocurrencia de los riesgos Visual 100%
40 Se analizó el impacto de las consecuencias de los riesgos Visual 100%
41 Se determinó la vulnerabilidad de los procesos frente a los riesgos Visual 100%
Elemento: Valoración del Riesgo
42 Se definieron los controles para prevenir o mitigar el impacto de los eventos que pueden generar riesgos para el área contable
Visual y Encuesta 100%
43 Se documentaron los controles para prevenir o mitigar los riesgos contables
Visual 100%
44 Se mide la efectividad de los controles Visual y Encuesta 0%
45 Se elaboró y socializó el Mapa de riesgos por procesos Visual y Encuesta 50%
Elemento: Política de Administración de Riesgos
46 Se definieron los lineamientos para el manejo de los riesgos Visual 100%
47 Se divulgaron las Políticas del tratamiento del riesgo a los servidores del área
Visual y Encuesta 0%
Subsistema de Control de Gestión
Componente: Actividades de Control
Elemento: Políticas de Operación
48 Están debidamente documentadas Visual 100%
49 Se han divulgado a los servidores del área Encuesta a funcionarios 0%
Elemento: Procedimientos
50 Se han adoptado por parte de los responsables del proceso Encuesta a funcionarios 0%
Fuente: Las Autoras. 2013
274
Continuación Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
Componente: Actividades de Control
Elemento: Procedimientos
51 Están debidamente documentados Visual 100%
52 Se han divulgado entre los servidores que intervienen en el desarrollo de cada proceso
Encuesta a funcionarios 0%
53 Se revisan periódicamente a fin de introducir mejoras Visual 0%
Elemento: Controles
54 Se documentaron los controles para prevenir o mitigar los riesgos del área
Visual 100%
55 Se divulgaron a los servidores de la entidad Encuesta a funcionarios 0%
Elemento: Indicadores
56 Los indicadores definidos hacen parte del proceso de seguimiento y evaluación del área
Visual y Análisis 100%
57 Se generan acciones correctivas o preventivas, a partir de la aplicación de los indicadores definidos
Visual y Análisis 0%
58 Se divulgaron a los servidores de la entidad Encuesta a funcionarios 0%
Elemento: Manual de Operación
59 Se diseñó y construyó a partir de la recopilación e integración de la información que regula las actividades del área
Visual y Análisis 100%
60 Se adoptó oficialmente Visual 0%
61 Se divulgó a los servidores de la entidad Encuesta a funcionarios 0%
Componente: Información
Elemento: Información Primaria
62 Existen los mecanismos para recepción y registro de la información Visual 100%
63 Se encuentra identificada cual es la información primaria que soporta al área contable
Visual 100%
64 Hay unas políticas definidas para la información primaria del área contable
Visual 100%
Elemento: Información Secundaria
65 Existen los mecanismos para organizar y procesar la información Visual 100%
66 Se encuentra identificada cual es la información secundaria que soporta al área contable
Visual 100%
67 Hay unas políticas definidas para la información primaria del área contable
Visual 100%
Elemento: Sistemas de Información
68 Está definido los sistemas de información que utiliza la entidad Visual 100%
69 Los servidores del área conocen y saben cómo está definido los sistemas de información
Encuesta a funcionarios 0%
70 Hay un adecuado manejo de los recursos físicos y tecnológicos del área
Inspección Constante 100%
71 Procesamiento oportuno de la información recopilada para agilizar y facilitar los procesos de control Interno
Encuesta a funcionarios 0%
Fuente: Las Autoras. 2013
275
Continuación Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
72 Generación y sistematización de la información originada de todo el proceso contable que se presenta de manera clara y comprensible
Visual 50%
73 Existen políticas para el manejo de los sistemas de información Visual 100%
Componente Comunicación Pública
Elemento Comunicación Organizacional
74 Existen política de comunicación institucional de la entidad en el área contable
Visual 100%
75 Canales de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores
Encuesta a funcionarios 0%
76 Canales de comunicación entre los responsables de los procesos de la entidad
Encuesta a funcionarios 0%
Elemento: Comunicación Informativa
77 Se dan a conocer los informes de los resultados de gestión de la gerente de la empresa y la administración de los recursos
Encuesta a funcionarios 50%
78 Se da a conocer la situación financiera y económica de la entidad tanto a los servidores de la misma, como a los clientes externos de la información
Visual y Encuesta 50%
79
Se entrega a los usuarios, información referente a normas, funciones, servicios y tramites de su competencia, sin el requerimiento de la presencia personal y a través de medios impresos, electrónicos, telefónico o por correo.
Visual y Encuesta
50%
Elemento: Medios de Comunicación
80 Existen mecanismos de comunicación entre las áreas, usuarios, grupos de interés y organismos de control.
Visual y Encuesta 100%
81 Existen medios de acceso a la información del área Visual y Encuesta 100%
82 Publicación de información a través de medios electrónicos o físicos Visual y Encuesta 50%
Subsistema Control de Evaluación
Componente Autoevaluación
Elemento Autoevaluación del Control
83 Existe una herramienta para realizar la autoevaluación del control Visual 100%
84 Los servidores públicos fueron sensibilizados sobre las mismas Encuesta a funcionarios 0%
Elemento Autoevaluación de Gestión
85 Existe una herramienta para realizar la autoevaluación de la gestión Visual 100%
86 Los servidores públicos fueron sensibilizados sobre las mismas Encuesta a funcionarios 0%
87 Contempla un proceso de evaluación y seguimiento documentado, con base en los indicadores
Visual y Análisis 100%
Componente Evaluación Independiente
Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno
88
El responsable del control interno en el área contable realiza ejercicios de evaluación sobre el desarrollo e implementación de este Control e informa al directivo responsable sobre las dificultades o debilidades en la implementación del mismo
Visual y Encuesta
0%
Fuente: Las Autoras. 2013
276
Continuación Cuadro 55: Encuesta de Autoevaluación del Control
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORA ESP SA ENCUESTA AUTOEVALUACION DEL CONTROL
Ítem Descripción Mecanismos de
Verificación Cumplimiento
89 Hace recomendaciones de los resultados de las evaluaciones Visual y Encuesta 0%
90 Verifica las acciones correctivas y/o de mejoramiento que se aplican Visual y Encuesta 0%
Elemento: Auditoría Interna
91 Se ha definido el estado actual del programa anual de Auditoría en el área contable
Visual 0%
92 Tiene en cuenta el procedimiento definido por la entidad, para realizar la auditoría Interna
Visual 0%
93 Los informes de auditoría se presentan basados en un soporte oportuno, claro y confiable, sustentado en las observaciones.
Visual y Análisis 0%
Componente: Planes de Mejoramiento
Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos
94 Se han definido las herramientas (procedimientos, formato, aplicativos etc.) para realizar el plan de mejoramiento por procesos
Visual 100%
95 Proporciona acciones de mejora para llevar a cabo la realización de los procesos de manera clara y enfocada al funcionamiento exitoso del área contable
Visual y Análisis 100%
96 Proporciona los mecanismos necesarios para mejorar el cumplimiento de los procesos
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
por Procesos 100%
97 Guarda coherencia con el desarrollo de las estrategias de mejoramiento del área contable
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
por Procesos 100%
98 Cuenta con un mecanismo de contingencia en caso de presentarse fallas en algún nivel de desarrollo de los procesos
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
por Procesos 100%
Elemento: Plan de Mejoramiento Individual
99 Se han definido las herramientas (procedimientos, formato, aplicativos etc.) para realizar el plan de mejoramiento individual
Visual 100%
100 Permite la retroalimentación sobre el desempeño individual de los servidores del área contable
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
Individual 100%
101 Contiene la formulación de acciones de mejoramiento individual Visual y Revisión del
Plan de Mejoramiento Individual
100%
102 Facilita el seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
Individual 100%
103 Documenta las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento
Visual y Revisión del Plan de Mejoramiento
Individual 100%
Fuente: Las Autoras. 2013
277
8.4.1.2 Autoevaluación de gestión: La Autoevaluación de la gestión es un
proceso periódico, tendiente a verificar y evaluar el cumplimiento de las metas
establecidas en el Plan Estratégico, por medio de la aplicación y evaluación de los
resultados de los indicadores de gestión. A continuación se describen las
actividades a realizar para la autoevaluación de la gestión:
Actividades de Autoevaluación de Gestión:
La oficina de control interno deberá implementar el formato de Medición de
Cumplimiento de Metas, con el propósito de medir el desarrollo del Plan
Estratégico del área contable.
Con base en los resultados obtenidos en la evaluación deberá elaborar un
informe de Autoevaluación de la Gestión en el que se establecerán las
recomendaciones de mejoramiento.
Es necesario realizar una comparación entre las metas propuestas y el resultado
alcanzado en cada uno de los objetivos contemplados en el Plan Estratégico, con
el fin de determinar el nivel de cumplimiento de los mismos, para tener
fundamentos sólidos en el momento de proponer acciones de mejoramiento, con
respecto a los niveles del control de gestión, por tanto se relaciona el siguiente
formato que se debe utilizar para tal fin:
Cuadro 56: Evaluación de Cumplimiento de Metas de Gestión
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO
Metas Indicadores Resultado Nivel de
cumplimiento
Realizar el 100% de los flujogramas de los procesos
del área contable.
Nivel de documentación de los procesos
Diseñar controles para minimizar o evitar los
riesgos.
Nivel de cubrimiento de riesgos.
Evaluar el comportamiento y la situación económica y financiera de la empresa.
Periodicidad de la aplicación de indicadores.
Nivel de aplicación de indicadores.
Fuente: las Autoras.2013
278
Continuación Cuadro 56: Evaluación de Cumplimiento de Metas de Gestión
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO
Metas Indicadores Resultado Nivel de
cumplimiento
Capacitar el 100% de los trabajadores.
Periodicidad de capacitaciones
Nivel de actualización.
Reconocer el desempeño laboral semestralmente.
Periodicidad de reconocimientos
Fuente: las Autoras.2013
8.4.2 Evaluación independiente: Consiste en la evaluación del Sistema de
Control Interno de manera independiente a la administración de la entidad, para lo
cual se toma como base el cumplimiento de objetivos, principios y fundamentos
del sistema de control interno, así como la existencia de cada uno de los
subsistemas, componentes y elementos. Este componente se encuentra integrado
por la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y por la Auditoría
Interna, actividades que deberá realizar la oficina de control interno de la entidad.
8.4.2.1 Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno
Contable: Este elemento tiene el propósito de verificar y evaluar en forma
independiente, neutral y objetiva la efectividad de los Elementos de control que
componen el sistema de control interno Contable de la entidad. El encargado de
realizar esta evaluación es la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Dado que es necesario realizar la evaluación independiente al control interno
contable y este aun no ha sido implementado en la Empresa de Servicios Varios
La Victoria ESP S.A, a continuación se relacionan los diferentes mecanismos de
verificación en el cumplimiento de los controles internos, con el fin de generar una
base en el momento de realizar esta evaluación.
Cuadro 57: Mecanismos de evaluación de cumplimiento de controles – Proceso Contable
MECANISMOS DE EVALUACION DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES
Proceso: Contable
Actividad Riesgo Control Propuesto Mecanismo de verificación
Identificación Identificación
errónea de las operaciones
Verificar que los soportes cumplan con los requisitos establecidos por la normatividad.
Registro en una ficha de cumplimiento, debidamente firma por los responsables.
Verificar la fecha de los documentos soportes.
Timbrar los documentos con sello de verificación
Fuente: Las Autoras.2013
279
Continuación Cuadro 57: Mecanismos de evaluación de cumplimiento de controles – Proceso
Contable
MECANISMOS DE EVALUACION DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES
Proceso: Contable
Actividad Riesgo Control Propuesto Mecanismo de verificación
Identificación
Identificación errónea de las operaciones
Comprobar que los soportes guarden relación con la transacción.
Timbrar los documentos con sello de verificación
Ausencia de reconocimiento de
operaciones
Solicitar diariamente información de los hechos económicos de la empresa
Encuesta dirigida a todas las dependencias
Realizar periódicamente confrontación de información con los terceros de la empresa
Pruebas aleatorias a diferentes terceros (proveedores, entidades financieras, clientes, acreedores y entidades del estado)
Clasificación
Sobrestimación de ingresos y activos o subestimación de costos, gastos y
pasivos.
Realizar reclasificaciones Timbrar los documentos con sello de verificación
Revisión constante por parte del Contador Timbrar los documentos con su respectiva firma
Validar que los documentos soportes cumplan con todas las disposiciones tributarias
Timbrar los documentos con sello de verificación
Registro
Imputación de una cuenta o códigos
diferentes.
Revisión constante por parte del Contador Timbrar los documentos con su respectiva firma
Inspección de los documentos soportes Timbrar los documentos con sello de verificación
Registrar un valor superior o inferior
Confrontar los registros contables realizados durante el día con los soportes respectivos.
Timbrar los documentos con sello de verificación
Hechos ocurridos no registrados
Realizar conciliaciones de cuentas reciprocas entre las dependencias de la entidad
Revisión de las conciliaciones
Verificar que todas las operaciones que realiza la empresa estén debidamente documentadas
Registro en una ficha de cumplimiento, debidamente firma por los responsables.
Validar que los documentos soportes cumplan con todas las disposiciones tributarias
Timbrar los documentos con sello de verificación
Alteración de información ya
existente
Comprobar que la numeración de los soportes contables generados por la entidad corresponda a un orden consecutivo
Inspección permanente, certificada por medio de ficha de cumplimiento
Realizar las copias de seguridad diariamente
Inspección permanente, certificada por medio de ficha de cumplimiento
Ajustes y reclasificaciones
Cambiar registros que se encuentran
correctos
Imprimir listados de cuentas antes de realizar ajustes
Timbrar sello de verificación en los listados de cuentas
Realizar comparación de estados de cuentas antes y después de los ajustes y reclasificaciones
Timbrar los documentos con sello de verificación
Continuar con información equivocada
Revisión constante por parte del Contador Timbrar los documentos con su respectiva firma
Elaboración de estados
financieros
Reportar resultados económicos
irreales
Confrontar datos de los estados financieros con los saldos de cada una de las cuentas
Timbrar los documentos con su respectiva firma
Comunicación de Estados Financieros
Presentación de información
inoportuna a los entes de control
Verificar información antes de ser suministrada a los diferentes entes de control
Timbrar los documentos con su respectiva firma
Fuente: Las Autoras.2013
280
Cuadro 58: Mecanismos de evaluación de cumplimiento de controles – Análisis Financiero
MECANISMOS DE EVALUACION DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES
Proceso: Análisis Financiero
Actividad Riesgo Control Propuesto Mecanismo de verificación
Determinación del objetivo del
análisis
Objetivos inapropiados.
Verificar los objetivos planteados antes de ser ejecutados
Registro en una ficha de cumplimiento, debidamente firma por los responsables.
Determinar los indicadores
Establecer fórmulas incoherentes.
Hacer pruebas piloto para corroborar los resultados de la formulación.
Registro en una ficha de cumplimiento y el análisis de los mismos
Selección de variables a
utilizar
Selección de variables
equivocadas.
Verificar las variables antes de ser utilizadas.
Timbrar los documentos soportes con sello de verificación, señalizando cada variable económica y financiera evaluada
Poca identificación de variables.
Tener una base de datos con respecto a las variables económicas y financieras que puede manejar la entidad.
Revisión y análisis de base de datos
Búsqueda y obtención de información
No encontrar la información necesaria.
Archivar diariamente toda la documentación que se genere como respaldo de transacciones contables
Inspección permanente, certificada por medio de ficha de cumplimiento
Confusión en la selección de la
información
Capacitar a las personas en la identificación y selección de información para fines de análisis financiero.
Encuesta a los diferentes servidores de área, evidencia de asistencia a las capacitaciones
Retrasos en la búsqueda de la
información.
Establecer políticas de cumplimiento en la entrega de la información.
Encuesta a los servidores del área y registro en una ficha de verificación
Evaluación de la información
Pasar por alto errores
significativos con respecto a las
variables que serán utilizadas para
realizar el análisis.
Elaborar un listado de todas las variables y relacionar observaciones que permitan identificar por qué fueron o no seleccionadas.
Diligenciar un documento que soporte la revisión de las variables
Preparación de la información
Cambiar datos entre variables
financieras.
Someter a revisión por parte de un tercero (gerente, auditor) la relación de los datos con las respectivas variables.
Registro de una ficha de cumplimiento, debidamente firma por el profesional que realizo la revisión
Aplicación de indicadores
Realización de cálculos errados.
Revisión constante por parte del contador Inspección permanente, certificada por medio de ficha de cumplimiento
Análisis e interpretación de resultados
Análisis o interpretación indebida de resultados.
Verificar los resultados obtenidos de acuerdo con el comportamiento de la empresa.
Acta de verificación firmada por el contador
Generación de informe.
Informe poco confiable
Corroborar la confiabilidad de los documentos soportes.
Inspección permanente, certificada por medio de ficha de verificación
Archivar una copia del informe.
Cambio de la información con
respecto del archivo original.
Realizar copia de seguridad y radicarlas en gerencia y contabilidad.
Realizar una ficha de relación del día, fecha y hora de la entrega de la copia de seguridad, debidamente firmadas por las partes
Fuente: Las Autoras.2013
281
La oficina de Control Interno, deberá evaluar el cumplimiento de los controles, por
medio de la verificación, a través de los mecanismos presentados anteriormente,
para después resumir los hallazgos y resultados en el siguiente informe:
Cuadro 59: Formato – Informe de Evaluaciones Eventuales Independientes de Control Interno
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
INFORME DE EVALUACIONES
EVENTUALES INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO
Periodo:
Fecha de Elaboración:
Destinatario:
Copia a:
Proceso Evaluado
Área Organizacional
Elemento de Control Evaluado
Evaluación de Control Interno
Debilidades Encontradas
Acciones de Mejoramiento Acordadas
Seguimiento
Evaluación de Control Interno después del seguimiento
Fuente: Manual de Implementación – Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano –MECI 1000:2005-. 2013
8.4.2.2 Auditoría Interna: Este proceso consiste en “un examen sistemático,
objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de
una entidad pública. Así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre
los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la
satisfacción de los diferentes grupos de interés.”45 Esta auditoría interna tiene
como fin medir y evaluar la efectividad de los controles que se implementen en la
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA.
La oficina de Control Interno, deberá contemplar, un plan de auditoría interna, el
cual represente las bases sobre las cuales se soporten todas las actividades de
auditoría posteriores. Este plan debe orientar las labores de evaluación, así como
45
Ibíd., p. 121
282
identificar la oportunidad para la realización de auditorías de acuerdo con los
riesgos y las necesidades del área contable, también debe establecer el tiempo
estimado que demandará la labor a desarrollar y los recursos necesarios
requeridos.
Para desarrollar el Plan de Auditoría Interna, la oficina de Control Interno, puede
contemplar la realización de las siguientes actividades:
Cuadro 60: Actividades a desarrollar para la elaboración del plan de auditoría interna.
Actividades a Desarrollar Para la Elaboración del Plan de Auditoría Interna
Actividad Descripción Responsable
Levantamiento de Requerimientos
La oficina de control interno, deberá efectuar un análisis de requerimientos y necesidades de auditoría, las cuales servirán de base para la selección de la auditoria a desarrollar, ya sea a: procesos, actividades, elementos de control, proyectos, cuentas contables, u otro objeto auditable.
Oficina de Control Interno
Definición de objetivos y alcance
Se debe establecer el objetivo general y el alcance de la auditoria a desarrollar.
Definición de recursos requeridos
Se deberán identificar los recursos humanos, tecnológicos y logísticos requeridos, para llevar a cabo el cumplimiento del plan.
Cronograma de actividades Es necesario definir un cronograma de actividades que ubique, en el trascurso de los meses y semanas del año, la secuencia de las mismas y su tiempo de duración.
Aprobación El Plan Anual de Auditoría Interna, deberá ser aprobado por la gerencia de la entidad.
Fuente: Las Autoras. 2013
El desarrollo de las actividades descritas anteriormente, se formaliza por medio de
un formato llamado Plan Anual de Auditoría Interna, en el que se contemplan los
objetivos y el alcance de la auditoria, los recursos a utilizar, los documentos de
referencia y la normatividad que sustenta la realización de la misma.
Para la realización del Plan de Auditoria, se propone la utilización del siguiente
formato:
283
Cuadro 61: Formato plan anual de auditoría interna
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FORMATO PLAN ANUAL DE
AUDITORIA INTERNA
Objetivos Alcance Recursos Documentos de
Referencia
Norma y/o Requisitos aplicables
Fuente: Las Autoras.
Cuadro 62: Descripción Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Normas Personales Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo
Normas Relativas a la Rendición de los Informes
1. El examen debe ser
ejecutado por personas que
tengan entrenamiento
adecuado y estén habilitadas
legalmente para ejercer la
Contaduría Pública en
Colombia.
2. El Contador Público debe
tener independencia mental
en todo lo relacionado con
su trabajo, para garantizar la
imparcialidad y objetividad
de sus juicios.
3. En la ejecución de su
examen y en la preparación
de sus informes, debe
proceder con diligencia
profesional.
1. El trabajo deber ser
técnicamente planeado y
debe ejercerse una
supervisión apropiada sobre
los asistentes, si los hubiere.
2. Debe hacerse un apropiado
estudio y una evaluación del
sistema de control interno
existente, de manera que se
pueda confiar en él como
base para la determinación de
la extensión y oportunidad de
los procedimientos de
auditoría.
3. Debe obtenerse evidencia
valida y suficiente por medio
de análisis, inspección,
observación, interrogación,
confirmación y otros
procedimientos de auditoría,
con el propósito de allegar
bases razonables para el
otorgamiento de un dictamen
sobre los Estados Financieros
sujetos a revisión.
1. Siempre que el nombre de
un Contador Público sea
asociado con estados
financieros, deberá expresar
de manera clara e
inequívoca la naturaleza de
su relación con tales
estados. Si la practicó un
examen de ellos, el
Contador Público deberá
expresar claramente el
carácter de su examen, su
alcance y su dictamen
profesional sobre lo
razonable de la información
contenida en dichos
Estados Financieros.
2. El informe debe contener
indicación sobre si los
Estados Financieros están
presentados de acuerdo con
principios de contabilidad
generalmente aceptados en
Colombia.
3. El informe debe contener
indicación sobre si tales
principios han sido
aplicados de manera
uniforme en el periodo
corriente en relación con el
período anterior.
Fuente: Ley 43 de 1990
284
Cuadro 62: Descripción Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Normas Personales Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo
Normas Relativas a la Rendición de los Informes
4. Cuando el Contador Público
considere necesario
expresar salvedades sobre
algunas de las afirmaciones
genéricas de su informe y
dictamen, deberá
expresarlas de manera clara
e inequívoca.
Fuente: Ley 43 de 1990
El siguiente formato permite diseñar el programa anual de trabajo para realizar las
auditorias del Sistema de Control Interno de la entidad, el cual debe ser
desarrollado por la oficina de Control Interno y tener como lineamiento las Normas
de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales están reglamentadas en la Ley
43 de 1990, establecidas en tres grupos: Normas Personales, Relativas a la
Ejecución del Trabajo y Normas Relativas a la Rendición de los Informes, como se
muestra en el cuadro anterior.
Cuadro 63: Formato Programa de Auditorias
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PROGRAMA DE AUDITORIAS
Desde: __/__/__ Hasta: __/__/__
Objetivo:
Alcance:
Recursos:
Fecha:
Documentos de Referencia:
Proceso Fechas / Cronograma Tipo de
Auditoria Equipo Auditor E F M A M J J A S O N D
OBSERVACIONES
Fuente: Las Autoras. 2013
285
La forma de supervisar el progreso y realizar seguimiento de las recomendaciones
hechas durante el desarrollo de la auditoría interna, será por medio de los planes
de mejoramiento.
8.4.3 Planes de Mejoramiento: Teniendo en cuenta los resultados del
Subsistema de Evaluación del Control, es necesario proponer planes de
mejoramiento que le permitan a la entidad corregir y potencializar sus actividades
de control, comprendiendo como plan de mejoramiento el “Conjunto de Elementos
de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir
las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de
operaciones, que se genera como consecuencia de los procesos de
Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales
provenientes de los Órganos de Control.” 46
Es preciso realizar una identificación con respecto a los aspectos a mejorar tanto
en términos funcionales como individuales, por tanto los planes de mejoramiento
se deben realizar respondiendo a estos criterios. Si bien es cierto no se van a
proponer planes de mejoramiento, dado que aun no se ha implementado el control
interno y por ende no ha sido evaluado, a continuación si se relacionan los
lineamientos a seguir para formularlos, teniendo como fundamento principal la
Resolución 5580 de 2004 de la Contraloría General de la Republica “Por la cual
se reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento y se modifica
parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003” y la resolución 003 de 2005
de la Auditoria General de la República “Por la cual se dictan normas sobre planes
de mejoramiento de las contralorías”.
8.4.3.1 Plan de Mejoramiento Funcional: Este también es llamado Plan de
Mejoramiento Por Procesos, ya que contiene las acciones de mejoramiento a nivel
de procesos y de las áreas responsables dentro de la organización. En su
formulación se incluye: “la descripción de las causas y consecuencias de dichas
variaciones; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y meta
46
Ibíd., p 123
286
de logro en el tiempo; la asignación de los responsables y el seguimiento
necesario para verificar su cumplimiento.”47
Dado que en la actualidad no está implementado el Sistema de Control Interno en
el área contable y por consiguiente no existen hallazgos con respecto a los
resultados de cada uno de los procesos de esta área, es necesario brindar una
serie de lineamientos que le permitan a la organización identificar la forma en la
cual puede realizar su plan de mejoramiento a nivel funcional, es por esta razón
que los hallazgos que se presentan a continuación se constituyen en una base de
supuestos más que en una realidad de la empresa.
Es importante destacar que la empresa puede implementar acciones preventivas,
correctivas y de mejoramiento, teniendo en cuenta el dinamismo de cada uno de
los procesos contables.
47
Ibíd., p 125
287
Cuadro 64: Formato Plan de Mejoramiento Funcional – Proceso Contable
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL
Proceso: Contable
Fecha: NA
Descripción Hallazgo Tipo de Acción
Objetivo Descripción de Metas
Unidad Medida de Metas
Dimensión de la Meta
Fecha Inicio Metas
Fecha Terminación Metas
Plazo en Semanas de la Meta
Incumplimiento de la norma con respecto a los requisitos de los documentos soportes
Correctiva Cumplir con todos los requisitos de los documentos soportes, de acuerdo con lo que determina la ley
100% de cumplimiento normativo
Porcentaje Global NA NA NA
Cumplimiento de la norma con respecto a los requisitos de los documentos soportes
De Mejora Mantener el cumplimiento de los requisitos de los documentos soportes, de acuerdo con lo que determina la ley
100% de cumplimiento normativo
Porcentaje Global NA NA NA
Ausencia de reconocimiento de algunas operaciones económicas y financieras
Correctiva Reconocer el 100% de las transacciones que la empresa realiza con terceros y a nivel interno
100% de identificación y de reconocimiento
Porcentaje Global NA NA NA
Fuente: Las Autoras. 2013
288
Continuación Cuadro 64: Formato Plan de Mejoramiento Funcional – Proceso Contable
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL
Proceso: Contable
Fecha: NA
Descripción Hallazgo Tipo de Acción
Objetivo Descripción de Metas
Unidad Medida de Metas
Dimensión de la Meta
Fecha Inicio Metas
Fecha Terminación Metas
Plazo en Semanas de la Meta
Incertidumbre con respecto al reconocimiento total de las operaciones económicas y financieras
Preventiva Tener la seguridad de que el 100% de las operaciones sean reconocidas contablemente
100% de identificación y de reconocimiento
Porcentaje Global NA NA NA
Alteración de la información involuntariamente
Correctiva Generar información contable y financiera real y confiable
100% de confiabilidad
Porcentaje Global NA NA NA
Toda la información contable y financiera es real
Preventiva Mantener el nivel de eficacia en el registro de las operaciones contables
100% de eficacia
Porcentaje Global NA NA NA
Demora en la entrega de informes financieros
Correctiva Presentar la información contable y financiera oportunamente
100% de cumplimiento
Porcentaje Global NA NA NA
Cumplimiento constante en la entrega de informes
Preventiva Establecer un cronograma de presentación de informes
100% cumplimiento
Porcentaje Global NA NA NA
Fuente: Las Autoras. 2013
289
Cuadro 65: Formato Plan de Mejoramiento Funcional – Análisis Financiero
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL
Proceso: Análisis Financiero
Fecha: NA
Descripción Hallazgo
Tipo de Acción
Objetivo Descripción de Metas
Unidad Medida
de Metas
Dimensión de la Meta
Fecha Inició Metas
Fecha Terminación
Metas
Plazo en Semanas de
la Meta
Falta de claridad con respecto a lo que se quiere analizar
Correctiva Tener pleno conocimiento con respecto a la finalidad del análisis financiero
100% de conocimiento
Porcentaje Local NA NA NA
Conocimiento idóneo con respecto a los análisis financieros
Preventivo Mantener y compartir el conocimiento financiero
100% de conocimiento
Porcentaje Local NA NA NA
Deficiencia en el identificación de las variable de los indicadores
Correctivo Identificar el 100% de las variables requeridas para el análisis financiero
100% de identificación
Porcentaje Local NA NA NA
Eficacia en el reconocimiento de las variables de los indicadores
Preventiva Conservar el nivel de reconocimiento de las variables
100% de identificación
Porcentaje Local NA NA NA
Fuente: Las Autoras. 2013
290
Continuación Cuadro 65: Formato Plan de Mejoramiento Funcional – Análisis Financiero
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL
Proceso: Análisis Financiero
Fecha: NA
Descripción Hallazgo
Tipo de Acción
Objetivo Descripción de Metas
Unidad Medida de
Metas
Dimensión de la Meta
Fecha Inició Metas
Fecha Terminación
Metas
Plazo en Semanas de la Meta
Indicadores no apropiados
Correctivo Implementar indicadores que sean coherentes con las necesidades del análisis financiero.
100% de afinidad
Porcentaje Global NA NA NA
Cantidad de indicadores relativamente baja
De Mejora Incrementar el número de indicadores que permitan evaluar todo el funcionamiento económico y financiero de la empresa
Mínimo un 10% de incremento
Porcentaje Global NA NA NA
Análisis financieros erróneos
Correctivo Tener el 100% de seguridad frente a las conclusiones y opiniones generadas en el análisis financiero
100% de confianza
Porcentaje Global NA NA NA
Análisis financieros oportunos
Preventivo Brindar información económica y financiera en los tiempos establecidos
Cumplimiento de entrega de análisis.
Periodicidad Global NA NA NA
Análisis financieros débiles
De mejora Fortalecer la información e interpretación de los análisis financieros.
100% de mejoramiento en el análisis financiero.
Porcentual Global NA NA NA
Fuente: Las Autoras. 2013
291
Para el seguimiento del Plan de Mejoramiento Funcional se han establecido las
siguientes actividades a seguir:
Actividades de Seguimiento al Plan de Mejoramiento Funcional:
Las siguientes actividades tienen el propósito de determinar que las acciones
correctivas, preventivas y de mejora que se han pactado en el Plan de
Mejoramiento, se cumplan oportunamente por los responsables del proceso
contable, acatando los principios de eficiencia, eficacia y economía.
Cuadro 66: Descripción actividades de seguimiento al Plan de Mejoramiento Funcional
Actividad Descripción Responsable Registro
1 Revisar el plan de mejoramiento funcional para establecer los plazos de los compromisos asumidos por los responsables del proceso contable.
Oficina de Control Interno
Plan de Mejoramiento
2 Aplicar técnicas de análisis que permitan verificar el cumplimiento de los compromisos pactados y diligenciar el formato de seguimiento al plan de mejoramiento funcional.
Formato Seguimiento al Plan de Mejoramiento Funcional
3 Cruzar información entre los resultados obtenidos en el proceso de seguimiento y lo pactado en el plan de mejoramiento, verificando que se haya dado cumplimiento a las acciones pactadas y monitoreando las deficiencias señaladas para evitar nuevamente su ocurrencia.
4 Con los resultados obtenidos y el análisis de la información elaborar un informe de seguimiento describiendo hallazgos
Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.
Fuente: Las Autoras. 2013
La oficina de control interno, deberá realizar un informe de seguimiento al Plan de
Mejoramiento Funcional con el propósito de dejar la evidencia de la verificación y
de los avances alcanzados en las metas propuestas en dicho plan.
292
Cuadro 67: Formato seguimiento al plan de mejoramiento funcional
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SEGUIMIENTO AL PLAN DE
MEJORAMIENTO FUNCIONAL
Meta Fecha de Verificación
Avance Físico de Ejecución de
la Meta
% de Avance de la Meta
Acciones Ejecutadas – Registro de los Resultados de
las Acciones
Observaciones
Fuente: Las Autoras. 2013
8.4.3.2 Plan de mejoramiento individual: Este elemento contiene los
lineamientos básicos para la elaboración de los planes de mejoramiento individual,
entendiendo este como “Elemento de Control, que contiene las acciones de
mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar
su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de
tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o
tareas bajo su responsabilidad.”48
Los insumos mínimos que deben considerarse para la elaboración del Plan de
Mejoramiento Individual son:
Autoevaluación de Control
Autoevaluación de Gestión
Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno.
Evaluación de desempeño
Es importante dar a conocer que para implementar un plan de mejoramiento
individual debe existir un seguimiento previo de las actividades que realizan cada
uno de los funcionarios del área contable de la Empresa de Servicios, con el fin de
identificar aquellas falencias que requieren ser mejoradas y/o eliminadas.
Teniendo en cuenta que hasta el momento no existe la implementación de
controles para determinar detalladamente cuales son las deficiencias en el
sistema, se optó por recurrir a indagaciones a través de las cuales se identificaron
los inconvenientes mas repetitivos en el área contable con el propósito de generar
una guía para el plan de mejoramiento individual.
48
Ibíd., p 126
293
Cuadro 68: Plan de mejoramiento individual
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Dependencia: Área Contable
Nombre y Cargo del Empleado: No aplica
Nombre y Cargo del Jefe Inmediato: No aplica
Aspecto a Mejorar
Recursos Requeridos
PLAN DE MEJORAMIENTO Seguimiento del Plan de Mejoramiento
Verificación de la Acción
Acciones de Mejoramiento Concertadas
Beneficios de la Acción de Mejora
Fecha Inicio
Fecha Terminación
Evidencias – Soportes del Cumplimiento de la Acción de Mejora
Fecha Descripción de la Verificación
Responsable
Cumplimiento de horario
Papelería y equipos de computo
Firmar a la hora de entrada y a la hora de salida
Cumplir el 100% de las labores diarias.
N.A Indeterminada Formatos de asistencia
N.A Revisión de los formatos de asistencia
Encargado de Control Interno
Privacidad de la información
Asesoría Técnica
Establecer claves de acceso a los equipos de cómputo.
Salvaguardar la información contable de la empresa.
N.A Indeterminada Claves de acceso N.A Evidencia visual
Encargado de Control Interno
Ausentismo laboral
Papelería y equipos de computo
Realizar fichas de seguimiento a las horas de ausencia y causas de la misma.
Controlar las salidas de personal.
N.A Indeterminada Registro en las fichas de seguimiento.
N.A Realización de estadísticas de niveles de ausentismo.
Encargado de Control Interno
Optimización en el manejo de los recursos.
- Instruir a los funcionarios con respecto a la importancia de minimizar el uso de papelería y disminuir el consumo de energía.
Ahorro económico y protección al medio ambiente.
N.A Indeterminada Variación en uso y costo
N.A Datos estadísticos de uso y de consumo.
Encargado de Control Interno
Fuente: Las Autoras. 2013
294
Continuación Cuadro 68: Plan de mejoramiento individual
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Dependencia: Área Contable
Nombre y Cargo del Empleado: No aplica
Nombre y Cargo del Jefe Inmediato: No aplica
Aspecto a Mejorar
Recursos Requeridos
PLAN DE MEJORAMIENTO Seguimiento del Plan de Mejoramiento
Verificación de la Acción
Acciones de Mejoramiento Concertadas
Beneficios de la Acción de Mejora
Fecha Inicio
Fecha Terminación
Evidencias – Soportes del Cumplimiento de la Acción de Mejora
Fecha Descripción de la Verificación
Responsable
Mejoramiento en la comunicación.
Tecnológicos
Implementar las acciones sugeridas en el Plan de Comunicación Organizacional.
Tener una retroalimentación constante en beneficio de la confiablidad y oportunidad de la información.
N.A Indeterminada Correos electrónicos, reportes físicos.
N.A Confrontación de la información entre áreas.
Encargado de Control Interno
Fuente: Las Autoras. 2013.
295
8.5 Normograma
Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras. 2013
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Constitución Política
1991
1,5,11,13,15,16,18,19,2
8,83,127,6,25,26,29,38,
39,42,43,48,53,54,55,1
22,123,124,125,126,128
Ley 190 de 1995 19 a 31,66
Decreto Ley 1567 de
1998
34 al 41
Ley 734 de 2002 24
Decreto 1227 de 2005 75 Numeral 75.4
Decreto 3622 de 2005 7
Ley 190 de 1995 1,7,9,10,11,13,14,15,16
,64,66
Ley 87 de 1993 4
Ley 443 de 1998 Todo
Ley 489 de 1998 30,31,32
Ley 617 de 2000 20,22,27,28,71,72,77,8
2,84Ley 734 de 2002 Todo
Decreto 0272 Todo
Decreto 1567 de 1998 7,14,2
Ley 909 de 2004 Todo
Decreto 760 de 2005, 7,14,2
Decreto 3622 de 2005
de 2005.
Todo
Decreto 770 de 2005 Todo
Decreto785 de 2005 Todo
Decreto 2772 de 2005 Todo
Decreto 2539 de 2005 Todo
Decreto 1227 de 2005, Titulo II.IV.V.VI.VII
Decreto 682 de 2001 Todo
Resolución 415 de
2003
Todo
Directiva Presidencial
01 de 1997.
Todo
Directiva Presidencial
N° 10 de 2002
Todo
Decreto 190 de 2003 Todo
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
Acuerdos,
Compromisos o
protocolos
éticos
Desarrollo del
Talento Humano
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
AMBIENTE DE
CONTROL
SUSBSISTEMA
DE CONTROL
ESTRATEGICO
296
Continuación Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área
Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras. 2013
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Directiva Presidencial
N° 02 de 1994
Todo
Directiva Presidencial
N° 04 de 2002
Todo
Directiva Presidencia
Nº 10 de 2002
Todo
Ley 909 de 2004 Titulo VIII
Constitución Política
Colombiana de 1991
80,106,298,339 a 355
Ley 87 de 1993 4
Ley 152 de 1994
2 a 7, 13 a
7,19,20,21,22,2
5, a 28,31 a 34,36 a 41,
44,45,46,48,50
Ley 489 de 1998 16,17,21.106,107
Decreto 111 de 19964a15,17,18,20,21,36,37
, 38,39,41,51,52,53
Decreto 2145 de 1999 12
Decreto 1363 de 2000 19
Directiva Presidencial
Nº 01 de 1997
Todo
Decreto 841 de 1990 2,5,7,22,26,28,32,34
Constitución Política
Colombiana de 1991
113 a 121, 173,174,178
189,200,202,208,209,21
6,235,237,241,249,256,
265,
282,298,305,311,315,35
4.Ley 87 de 1993 4
Ley 715 de 20015 a 9, 27, 42 a 46,73,
74,75,76
Ley 872 de 2003 Todo
Decreto 1537 de 2001 12
Directiva Presidencial
Nº 01 de 1997
Todo
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
NTCGP 1000:2004 Toda
Decreto 4110 de 2004 Todo
Decreto 3622 de 2005 7
AMBIENTE DE
CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
SUSBSISTEMA
DE CONTROL
ESTRATEGICO
Planes y
Programas
Modelo de
Operación
Estilo de
Dirección
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
297
Continuación Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área
Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras. 2013
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Constitución Política
Colombiana de 1991
113 a 119,
138,150,171,176,188.18
9,200,201,
202,208,234, 236,
239,249, 264, 268
277, 282, 286,287, 306,
314,320, 322, 328
Ley 87 de 1993 4
Ley 136 de 1994 1 a 5, 8
Ley 489 de 1998
1, 49, 50, 51,54, 56, 57,
64 a 69, 70, a 73, 82 a
85, 88, 89, 91, 97, 101
Directiva Presidencial
Nº 01 de 1997
Todo
Decreto 1537 de 2001 4
Ley 87 de 1993 4
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Decreto 1537 de 2001 4
Ley 87 de 1993 4
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Decreto 1537 de 2001 Todo
Ley 87 de 1993 Todo
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
4
Ley 489 de 1998 17
Políticas de
Operación
Ley 87 de 1993 4
Ley 87 de 1993 1, 4
Ley 489 de 1998 9 a 13, 18
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Ley 872 de 2003 Todo
Controles
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
ACTIVIDADES DE
CONTROL
SUBSISTEMA
DE CONTROL
DE GESTIÓN
Estructura
Organizacional
ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
SUSBSISTEMA
DE CONTROL
ESTRATEGICO
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Contexto
Estratégico
Identificación de
Riesgos
Valoración de
Riesgos
Política de
Administración
de Riesgos
Procedimientos
298
Continuación Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área
Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras. 2013
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Ley 190 de 1995 11, 48
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Ley 87 de 1993 4
Código Contencioso
Administrativo
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Ley 190 de 1995 12,40,51,56 a
61,65,77,78
Ley 134 de 1994 789
Ley 152 de 1994 Todo
Constitución Política
de 1991.
20
Ley 87 de 1993 12
Ley 850 de 2003 Todo
Ley 87 de 1993 3, 4
Ley 298 de 1996 7
Ley 715 de 2001 32, 66, 93
Decreto 2145 de 1999 1221
Directiva Presidencial
12 de 2002 Asunto
Lucha contra la
Corrupción NORMA
Todo
En la contratación
estatal.
Todo
Decreto 841 de 1990 2,5,7,22,26,28,3
2,34
Decreto 1363 de 2000 19
Decreto 4110 de 2000 Todo
Comunicación
Organizacional
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Constitución Política
Colombiana de 1991
15,20,23,74,78,2
68,270,272,274,
277,284
Ley 42 de 1993 36 a 41, 46
Ley 80 de 1993 66
Ley 734 de 2002 3
Comunicación
Informativa
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
SUBSISTEMA
DE CONTROL
DE GESTIÓN
ACTIVIDADES DE
CONTRO
INFORMACIÓN
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Sistemas de
Información
Información
Secundaria
Indicadores
Manual de
procedimientos
(operación)
Información
Primaria
299
Continuación Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área
Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras.2013
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Ley 489 de 1998 22,23, 33, 34
Directiva Presidencial
Nº 12 de 2002
Todo
Resolución Orgánica
0544 de 2003
Contraloría general de
la
República
Todo
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la
República
Todo
Ley 87 de 1993 4
Ley 190 de 1995 76
Ley 87 de 1993
Decreto 2145
Ley 87 4
Ley 42 de 1993 12
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la
República
14
Decreto 1537 de 2001 3
Ley 87 3489
Ley 42 de 1993 918
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
13 a 17
Decreto 1537 de 2004 Todo
Auditoria Interna
Normas de auditoria
interna generalmente
aceptadas
Ley 87 de 1993 4
Resolución Orgánica
05544 de 2003
Contraloría General de
la
República
Todo
Comunicación
InformativaCOMUNICACIÓN
PÚBLICA
SUBSISTEMA
DE CONTROL
DE GESTIÓN
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
Planes de
Mejoramiento
Funcional
Autoevaluación
del Control
Autoevaluación
de Gestión
AUTOEVALUACIÓN
Evaluación del
Sistema de
Control InternoEVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
SUBSISTEMA
DE
EVALUACIÓN
DE CONTROL
PLANES DE
MEJORAMIENTO
Medios de
Comunicación
300
Continuación Cuadro 69: Normograma del Modelo Estándar de Control Interno para el Área
Contable ESV LV
Fuente: Las Autoras.2013
Este Normograma permite identificar las normas, reglamentaciones y
disposiciones legales que son aplicables en la implementación del MECI.
SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO NORMA ARTICULO
Ley 87 de 1993 4
Resolución 048 de
2004 Contaduría
General de la Nación
Todo
Resolución Orgánica
05544 de 2003
Contraloría General de
la
República
Todo
Planes de
Mejoramiento
Individual
SUBSISTEMA
DE
EVALUACIÓN
DE CONTROL
PLANES DE
MEJORAMIENTO
NORMOGRAMA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
301
9. CONCLUSIONES
La Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA al ser una entidad de
carácter mixto, tiene a su cargo recursos provenientes del estado, por lo
cual deben dar cumplimiento a las leyes que le rigen y adoptar
mecanismos que garanticen una buena gestión administrativa y contable,
garantizando de esta manera el cumplimiento de los objetivos
institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del estado.
La entidad actualmente no cuenta con un modelo de control interno
contable que haya sido implementado y adoptado de por medio de un acto
administrativo y diseñado de acuerdo a las necesidades y características
particulares de su naturaleza y operación.
La empresa no tiene la representación de una oficina de control interno que
se encargue de velar por la realización de las actividades de control.
Teniendo en cuenta la consolidación de los resultados de la encuesta para
el diagnostico del control interno y; verificadas las evidencias documentales
sobre la existencia y desarrollo de cada uno de los elementos del Sistema,
se concluye que el estado del Control Interno del área contable de la
Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA, según los rangos de
valoración establecidos por el DAFP se ubica en un nivel de desarrollo
INSUFICIENTE. A pesar de esto existen componentes y elementos que se
ubican en el rango ADECUADO, lo que quiere decir que no requieren
implementación, sino la ejecución de acciones que orienten hacia el
mejoramiento, mantenimiento, y sostenibilidad del elemento de control; las
cuales fueron propuestas en el presente trabajo.
De acuerdo a los resultados del diagnostico inicial del control interno, se
pudo determinar que el Subsistema de Control Estratégico presenta un
puntaje de 2.5, mostrando un nivel de desarrollo de INSUFICIENTE, como
producto de no contar con una política adecuada de administración del
riesgo y; por la falta de una planeación estratégica para el área, así como
una estructuración adecuada del desarrollo del talento humano. Como
elemento positivo se destaca una buena dirección por parte de la gerente
encargada, así como el compromiso de todos los funcionarios con el
desarrollo y mejora del sistema de control interno.
302
Con un puntaje de 3, el Subsistema de Control de Gestión, presenta un
nivel de desarrollo adecuado, incidiendo principalmente los elementos de
comunicación y la claridad en cuanto a la información primaria y secundaria
que incide en el desarrollo del proceso contable. Paradójicamente, los
elementos relacionados con el control interno, representados por las
actividades de control, presentan niveles de desarrollo exageradamente
bajos, reflejando calificaciones entre insuficiente e insuficiencia critica.
En el Subsistema de Control De Evaluación, se observa un nivel de
desarrollo insuficiente con un puntaje de 2.2, siendo la más baja de los tres
subsistemas, debido a la no existencia de planes de mejoramiento por
procesos y planes de mejoramiento individual, tampoco se cuenta con
autoevaluaciones de gestión y evaluaciones independientes.
303
10. RECOMENDACIONES
Para el fortalecimiento, implementación y desarrollo del Sistema de Control
Interno del área contable de la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA,
se requieren adoptar las siguientes recomendaciones, las cuales se mencionan
conservando la estructura del MECI:
Adoptar mediante acto administrativo el Modelo de Control Interno para el
área contable.
Implementar el Modelo de Control Interno para el Área Contable,
estructurado en el presente trabajo.
Divulgar el Modelo de Control Interno para el Área Contable, con cada uno
de los integrantes del mismo y realizar el respectivo seguimiento.
Conformar la oficina de control interno, para garantizar que las actividades
de evaluación se lleven a cabo de la manera más eficiente.
Adoptar mediante acto administrativo el documento que contiene los
principios y valores éticos de la entidad y del área contable, para ser
socializado posteriormente a todos los servidores.
Divulgar y distribuir de forma impresa el Manual de Ética a todos los
funcionarios de la entidad y primordialmente a los que se encuentran
relacionados con el Proceso Contable con el propósito de que lo apropien a
sus actividades diarias.
Establecer la formalidad del Manual de Ética por medio del Acta de
Compromiso Para El Cumplimiento del Manual de Ética firmada por todos
los empleados.
Establecer indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de los
principios y políticas establecidas en el Manual de Ética.
Socializar la misión y la visión del área contable a todos los servidores que
intervienen en su desarrollo.
304
Implementar el Plan Estratégico propuesto en el desarrollo del trabajo y
adecuarlo anualmente de acuerdo con las necesidades del área contable
de la entidad.
Se recomienda a la Empresa de Servicios Varios La Victoria ESP SA,
evaluar la estructura organizacional actual y determinar así la necesidad de
contratar una persona que realice las actividades del área contable para
poder tener un manejo adecuado del control interno dado que se puede
distribuir de mejor manera las diferentes las responsabilidades y deberes.
Crear una oficina que realice las actividades de control interno, con el fin de
garantizar la sostenibilidad del sistema.
Identificar periódicamente los riesgos que puedan incidir en el buen
desarrollo del proceso contable y valorarlos de acuerdo a la realidad de la
entidad.
Implementar las diferentes actividades de control propuestas, para así,
certificar la veracidad y oportunidad de la información contable generada
por la entidad.
Aplicar los indicadores propuestos para minimizar los riesgos que se
pueden presentar en el área contable de la Empresa de Servicios Varios La
Victoria ESP SA, así como evaluar la eficacia de los controles propuestos.
Garantizar el buen desarrollo y circulación tanto de la información como de
la comunicación, por medio del establecimiento de las políticas presentadas
en el desarrollo del trabajo.
Realizar periódicamente una adecuada evaluación del control interno, lo
cual pretende asegurar el buen desempeño no solo del área contable sino
de la entidad en general, salvaguardándola de posibles riesgos, sanciones
e ineficacia de los procesos.
305
11. BIBLIOGRAFÍA
ALONSO, Julio Cesar; CANTERA, María Emma y OROZCO, Beatriz. Apuntes de
Economía. Universidad ICESI.
ARBELAEZ CAMPILLO, Diego Felipe. Enseñanza de la Auditoria una
Aproximación al Estado del Arte [En Línea]. [Citado en 17 de Mayo de 2012].
Disponible en <http://es.scribd.com/doc/38802657/ENSENANZA-DE-LA-
AUDITORIA-UNA-APROXIMACION-AL-ESTADO-DEL-ARTE>
BBVA RESEARCH. Situación Colombia. [En línea]. 2013. [Consultado en 20 de Noviembre de 2012]. Disponible en <http://serviciodeestudios.bbva.com/KETD/fbin/mult/1305_SituacionColombia_2T13_tcm346-386007.pdf?ts=1762013>
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cual se adiciona la Ley 145 de 1960, Reglamentaria de la Profesión de Contador
Público y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1993.
COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1450. (Junio 16 de 2011). Por la
cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. Diario Oficial. Bogotá
D.C., 2011.
COLOMBIA. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución 357. (23 de
Julio de 2008). Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y
de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.
Diario Oficial. Bogotá D.C., 2008.
COLOMBIA. DANE. Encuesta de Consumo Cultural 2012. [En línea]. [Citado en 11
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308
12. ANEXOS
Anexo A. Entrevista de Reconocimiento de la Empresa de Servicios Varios
La Victoria ESP SA.
Fecha de la Entrevista: Noviembre 20 del 2012
Nombre y Cargo del Entrevistado: Claudia Ximena Otálvora – Gerente y
Representante Legal.
1. ¿Hace cuanto está funcionando la Empresa?
Empezó a funcionar en Octubre del 2009
2. ¿Por qué se crea la empresa?
Se creó porque existía la necesidad de desligar la prestación del servicio
público de aseo de la alcaldía municipal, debido a que el gobierno emitió una
ley en la que se exigía que este servicio se independizara del municipio, ya
fuera, creando una empresa, haciendo una licitación o que el municipio lo
manejara internamente pero tenía que separar la contabilidad del servicio.
3. ¿Qué objetivos tiene a corto, mediano y largo plazo la entidad?
El objetivo principal es la prestación del servicio de aseo (Recolección,
transporte, disposición final de los residuos sólidos y el barrido). La empresa se
creó con la razón social de servicios varios y la idea es que a futuro pueda
prestar otros servicios como el de alumbrado público, acueducto y
alcantarillado.
4. ¿Qué beneficios sociales aporta la empresa?
En cuanto a la parte social se puede decir que la empresa aporta con la
generación de empleo.
5. ¿Cuáles son los principales problemas a los que se enfrenta la
organización (proveedores y usuarios)?
Al comienzo de la creación de la empresa uno de los problemas que más se
presentó fue con los usuarios por la aplicación de las nuevas tarifas, las cuales
tuvieron un aumento aproximado del 200%. Situación que se encuentra
normalizada en la actualidad después de haber mostrado la necesidad que
había de aumentar las tarifas para obtener mayores beneficios para la
comunidad.
309
6. ¿Cómo se encuentra organizada la entidad (departamentos)?
En el manual de funciones se encuentran estipulados los siguientes puestos:
Asamblea General, Junta Directiva, Gerente, Secretaria y Tesorera, Contador
Público.
7. ¿Se cuenta con un organigrama que represente la estructura de la
empresa y en él están especificadas las funciones básicas?
Si, la empresa cuenta con un organigrama que representa gráficamente la
estructura organizacional de la empresa y en el manual de funciones se
especifica las actividades que desarrolla cada cargo.
8. ¿Cuenta cada departamento con planes y objetivos definidos?
Como la empresa es tan pequeña no se proyectan los planes para cada
departamento. Lo único que se hace es estructurar el plan de desarrollo, plan
de acción y plan de inversiones al inicio de cada administración municipal, pero
esto se realiza de manera global para toda la organización.
9. ¿Se tienen definidas las políticas de control interno para cada área?
El control interno (MECI) se tiene planteado pero no se ejecuta.
10. ¿Existen políticas para la ejecución de los procesos?
Se cuenta con el manual de procedimientos para toda la empresa.
11. ¿Se llevan a cabo procedimientos de control de ejecución y cumplimiento
de políticas y procedimientos?
No.
12. ¿La empresa implementó el MECI dentro de las fechas estipuladas para
tal fin?
No, la empresa no tiene implementados este modelo de control.
13. ¿La entidad cuenta con los servicios de un auditor externo que certifique
la información financiera?
Actualmente la empresa no cuenta con este servicio, pero se tiene la
necesidad porque la superintendencia lo exige. En este momento se están
estudiando dos propuestas de empresas dedicadas a este servicio, pero el
costo es muy alto y la empresa no ha podido contratar con ninguna de estas.
En caso de que no se solucione prontamente esta situación la
superintendencia puede llegar a sancionar a la entidad.
310
14. ¿La empresa cuenta con políticas de selección de personal? ¿Cuáles?
En el momento la empresa no cuenta con unas políticas definidas para llevar a
cabo el proceso de selección del personal contratado.
15. ¿Con cuántos funcionarios cuenta actualmente la compañía?
En la actualidad se cuenta con 4 personas en la parte operativa (Barrido) y dos
personas en la parte administrativa (Gerente y Secretaria).
16. ¿Cuál es el modelo de contratación de los empleados de la organización?
De las 4 personas encargadas del barrido, dos se encuentran contratadas
directamente por la empresa y dos por contrato de prestación de servicios. La
gerente y la secretaria tienen contrato de libre remoción y nombramiento.
17. ¿Qué razones llevaron a tomar la decisión de subcontratar el servicio
misional de la empresa?
El servicio de recolección, transporte y disposición final se tiene contratado con
la empresa ATESA DE OCCIDENTE. Esta decisión se toma porque el relleno
sanitario (Celda Transitoria) que funcionaba desde el 2004 a diciembre del año
2011 ya estaba lleno, motivo por el cual la CVC envió a la empresa una medida
preventiva donde decía que ya no podían seguir usándolo y que tenían que
buscar otro sitio como un relleno regional, por esta razón se contrata con
ATESA DE OCCIDENTE este servicio, ya que ellos disponen de un relleno
regional en La Glorieta de Pereira. Esta contratación también fue necesaria
porque el mantenimiento de la celda transitoria implicaba unos costos más
altos, por lo cual en este ámbito fue beneficioso para la empresa, sin embargo
la decisión tuvo un impacto negativo a nivel social ya que 9 personas que
trabajan en esta labor tuvieron que ser despedidas.
18. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la
dirección hasta el último de los subordinados?
Las líneas de autoridad están definidas en el organigrama.
19. ¿La organización asegura la disponibilidad de los recursos necesarios:
Humanos, instalaciones y equipo?
La empresa procura que haya disponibilidad de todos los recursos requeridos
para la operación, como el suministro de los utensilios para el barrido y la
dotación de los operarios. Para los gastos de oficina se cuenta con una caja
menor.
311
20. ¿La empresa tiene establecido el uso de indicadores financieros y de
gestión (cuales)?
Solo se cuenta con unos indicadores que se plasman dentro del plan de
desarrollo para medir la operatividad y efectividad de la prestación del servicio
de aseo y de las campañas de educación ambiental, pero la empresa no
cuenta con indicadores financieros.
21. ¿Cuáles son los servicios que ofrece la empresa?
La empresa ofrece a la comunidad el servicio de aseo, que comprende el
barrido de las principales calles del municipio, además de la recolección,
transporte y disposición final de los residuos sólidos.
22. ¿A quién van dirigidos los servicios que ofrece la entidad?
El servicio de aseo se presta en el casco urbano del municipio de la Victoria y
la zona rural de San Pedro, San José y Holguín en un 70%; en los
corregimientos de Miravalles, Riveralta y Taguales se presta el servicio una vez
al mes.
23. ¿Existe control de calidad de servicios y de qué forma se realiza?
En el servicio de recolección, transporte y disposición final de los residuos, al
ser prestado por una empresa muy bien constituida, ella misma tiene su control
de calidad y está certificada por el ISO, pero en el servicio de barrido prestado
directamente por la compañía no existe el mismo control de calidad y no se
emplean los utensilios mas óptimos para el desarrollo de la labor.
24. ¿Existe una herramienta para medir la satisfacción de los usuarios?
Se realiza un sondeo con las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios con
respecto al servicio.
25. ¿La empresa tiene competidores y de que clase?
La empresa no cuenta con competidores actuales ya que es la única que
realiza esta labor en el municipio de La Victoria. Existe el riesgo de
competidores potenciales, dentro de los cuales se encuentra la empresa
ATESA DE OCCIDENTE de Pereira y la empresa PROACTIVA de Buga,
quienes también realizan esta actividad; pero tienen una barrera de entrada al
mercado debido a que se requiere de la aprobación por parte del concejo.
26. ¿Existen sustitutos para los servicios que ofrece la empresa?
No se considera que existan sustitutos de los servicios ofrecidos por la
empresa.
312
27. ¿Hay una unidad de control interno o auditoría interna dentro de la
compañía?
Al interior de la compañía se estableció que el gerente sería el encargado de
realizar las actividades de control, pero actualmente no se ejerce por completo
esta tarea.
28. ¿Qué método de costeo emplea la entidad?
Los cálculos de las tarifas se realiza por medio de un modelo tarifario de
acuerdo a unas resoluciones que emite la comisión de regulación de agua
potable.
29. ¿El método de costeo empleado es el más adecuado para la
organización?
Una consultora que contrató en algún momento la compañía hizo la anotación
de que es importante implementar los costos ABC para lo cual requiere de un
software especializado.
30. ¿La empresa cuenta con un software especializado para realizar los
registros contables?
El software empleado por la compañía es SINAP que es un sistema utilizado
exclusivamente por las entidades públicas.
31. ¿Qué informes elabora el Departamento de Contabilidad de la Entidad y
con qué periodicidad (para la empresa, gerencia, contaduría general de la
nación y entes de control)?
La compañía elabora los 5 estados financieros básicos al 30 de cada mes.
32. ¿Existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a
autorización, registro y custodia en el departamento de contabilidad?
No hay una adecuada segregación de funciones debido a que solo hay una
persona encargada de la contabilidad.
33. ¿Cuáles son las obligaciones tributarias de la entidad?
La entidad debe pagar estampilla pro hospital, estampilla pro cultura y
estampilla adulto mayor. Impuesto de renta y retención en la fuente.
34. ¿Qué activos fijos posee la organización?
La entidad como activos fijos propios posee los muebles y enseres de oficina y
dos volquetas que se empleaban anteriormente para la recolección de las
basuras.
313
35. ¿Están definidos los documentos requeridos para el soporte de las
transacciones?
Si, cada transacción realizada por la entidad tiene unos documentos que sirven
de soporte y que están establecidos dentro de la contabilidad pública.
314
Anexo B. Constancia de Reunión 1.
315
Anexo C. Constancia Reunión 2.
316
Anexo D. Acta de Compromiso
317
318
Anexo E. Acta de Inicio de Proyecto
319
Anexo F. Formulario Para el Diagnostico.
Encuesta Funcionario No 1.
Valor Descripción
1 No se cumple
2 Se cumple insatisfactoriamente C =
3 Se cumple aceptablemente D =
4 Se cumple en alto grado E =
5 Se cumple plenamente T =
Verbal Documental
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 2,9
1.1 AMBIENTE DE CONTROL 2,6
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS 2,0
1
Existe en la entidad contable publica un documento o codigo de
etica que contega los acuerdos, compromisos o protocolos eticos
que involucre al area contable? 2 E
2
Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos éticos a
todos los servidores publicos de la entidad? 2 E
3
Se han puesto en marcha políticas y estrategias de gestión para
aplicar el documento o codigo de etica en el area responsable
del proceso contable? 2 E
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1,6
4
Existen programas de inducción para los funcionarios que
ingresan por primera vez al area contable? 1 E
5
Existen programas de capacitación y actualización para las
personas vinculadas al área contable? 1 E
6
Es política de la entidad que los funcionarios vinculados con el
area contable reciban permanentemente capacitación? 1 E
7
Se reportan a la oficina competente las necesidades de
capacitación para el área contable y financiera? 1 E
8
Las personas vinculadas al área contable asisten a las
capacitaciones que desarrolla la Contaduría General de la Nación
u otras entidades? 5 E
9
Existen políticas mediante las cuales se establezca criterios
adecuados de selección del personal del área contable? 1 E
10Los funcionarios del área contable son de carrera administrativa?
1 E
11
Existe (Para cualquier forma de contratación), estabilidad laboral
para los funcionarios vinculados al área contable? 5 E
12
Existe una política especifica relacionada con los estimulos a las
personas vinculadas con el área contable? 1 E
Taller
No
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Calificación
Evidencia
Encuesta
FORMULARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS
LA VICTORIA ESP SA
Califique cada afirmación del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala
de valoración:
Señalar en la columna
evidencia, el tipo de evidencia
(Documental o Verbal) con el
instrumento o fuente de
información:
Consulta Mediante
EntrevistaInformación
Documental
320
13
Se cumple con la política relacionada con los estímulos al
personal vinculado con el área contable? 1 E
14
Existe una política especifica relacionada con las sanciones a las
personas vinculadas con el área contable? 1 E
15
Se cumple con la política relacionada con las sanciones al
personal vinculado con el área contable? 1 E
16
Las personas vinculadas al área contable cumplen con los
criterios a que se refieren las políticas de selección de
funcionarios y contratistas? 1 E
1.1.3 ESTILO DE DIRECCIÓN: 4,3
17
Se observa del representante legal de la entidad una adecuada
disposición para garantizar las sostenibilidad del sistema de
contabilidad? 5 E
18
Se identifican claramente los niveles de autoridad y
responsabilidad para los funcionarios del área contable y
financiera, especialmente para la toma de decisiones
relacionadas con el procesamiento de la información? 5 E
19
Se observa del Contador de la entidad una adecuada disposición
para garantizar la sostenibilidad del sistema de contabilidad?5 E
20
Se encuentran adecuadamente segregadas las funciones de
ejecución y control en el proceso contable de la entidad? 5 E
21
Se realizan reuniones periodicas de evaluación de las actividades
del proceso contable? 1 E
22
Las funciones relacionadas con el área contable son distribuidas
equitativamente entre los servidores públicos que la
conforman? 5 E
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 3,2
1.2.1 PLANES Y PROGRAMAS 3,3
23
El área contable tiene debidamente establecida su respectiva
misión? 2 E
24
La misión que se tiene establecida es adecuada y coherente con
la misión de la entidad? 2 E
25
El área contable tiene debidamente establecida su respectiva
visión? 2 E
26
La visión que se tiene establecida es adecuada y coherente con
la visión de la entidad? 2 E
27 El área contable tiene debidamente definidos sus objetivos? 5 E
28
Existen sistemas de seguimiento de Planes, Programas y
Proyectos asociados con el proceso contable de la entidad? 1 E
29
Existe coherencia entre la misión y los objetivos que persigue el
área contable y los formulados para la entidad? 2 E
30
Existe dentro de la estructura del área contable la cantidad de
personas suficientes para adelantar las funciones de contaduría
que le corresponden a la entidad? 5 E
321
31
Se cumplen los planes de actividades que se elaboran para la
generación de la información contable? 5 E
32
Se cumplen los planes de actividades en los términos
inicialmente establecidos? 3 E
33
El espacio fisico asignado para el área contable es adecuado,
según el área física total de la entidad? 5 E
34
Son suficientes los recursos financieros asignados
presupuestalmente para que funcione adecuadamente el área
contable? 5 E
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: 2,9
35
En el área contable se identifica y evidencia la ejecución de las
actividades interdependientes que lo conforman? 5 E
36
Se evidencian por medio de flujogramas la forma como circula la
información a través de los subprocesos del proceso contable y,
en general, a través de los demás procesos de la entidad? 1 E
37 Los procedimientos se encuentran debidamente documentados? 1 E
38
Cada uno de los diferentes subprocesos que conforman el
proceso contable se encuentran debidamente caracterizados? 1 E
39
Se tienen debidamente identificados los productos del proceso
contable que deba suministrarse a las demás áreas de la
entidad? 5 E
40
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás
procesos que se constituyan en insumo del proceso contable? 5 E
41
Se tienen claramente identificadas las actividades de
identificación , clasificación, registros y ajustes, generación de
información, análisis, interpretación y comunicación de la
información contable, los cuales hacen parte del proceso
contable? 3 E
42
Las actividades del proceso contable están claramente asignadas
a los funcionarios vinculados al área contable? 2 E
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3,3
43
Existe dentro de la estructura organizacional una dependencia
que cumpla las funciones relacionadas con la contabilidad? 5 E
44
Existe formal y materialmente una estructura para el área
contable y financiera? 3 E
45
La estructura del área contable que se ha establecido es
funcional? 1 E
46
En la estructura se reflejan los subprocesos básicos del proceso
contable? 1 E
47
La estructura del área contable y financiera es pertinente en
relación con la responsabilidad y estructura del ente público? 5 E
322
48
Se han establecido claramente niveles de autoridad y
responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades
del proceso contable? 5 E
1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 2,8
1.3.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO 3,0
49
Existe formalizada e institucionalizada por pate de la alta
gerencia una política adecuada de administración de riesgos
donde se incorpore los riesgos de índole contable? 1 E
50
Se han desarrollado programas de sensibilización interna
relacionados con la política de administración de riesgos? 1 E
51
Se tienen claramente establecidas las fortalezas y debilidades,
tales como: flujo de información entre las áreas de la entidad,
compromiso de la alta dirección y de los responsables de cada
área , calidad y oportunidad en el flujo de información entre las
áreas? 3 E
52
Se tienen claramente establecidas las oportunidades y amenazas
que afronta el área contable por factores internos, tales como:
compromiso del Contador responsable del área y de los
funcionarios adscritos al área, grado de formación y
conocimientos técnicos del contador responsable de la
información y de los demás funcionarios? 5 E
53
Se tiene identificados los clientes o usuarios de la información
contable, y ello está debidamente documentado? 5 E
1.3.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: 3,8
54
Se ha elaborado para el proceso contable un mapa de riesgos
donde se identifiquen, analicen y valoren los riesgos de índole
contable? 4 E
55
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con su etapa de identificación? 5 E
56
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de clasificación? 3 E
57
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de registro y ajustes? 3 E
58
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de generación de informes contables? 5 E
59
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de análisis , interpretación y
comunicación de la información? 3 E
1.3.3 ANÁLISIS DEL RIESGO: 4,2
60
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de identificación? 5 E
61
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de clasificación? 5 E
62
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de registro y ajustes? 3 E
323
63
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de generación de informes contables? 5 E
64
Se han análizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de análisis, interpretanción y
comunicación de la información? 3 E
1.3.4 VALORACIÓN DEL RIESGO: 1,0
65
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de identificación? 1 E
66
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de clasificación? 1 E
67
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de registro y ajustes? 1 E
68
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de generación de informes
contables? 1 E
69
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de análisis, interpretación y
comunicación de la información? 1 E
1.3.4 POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: 2,0
70
Se han establecido y formalizado las politicas necesarias para
administrar los riesgos estrategicos inherentes al proceso
contable? 2 E
71
Se cumplen las políticas de administración de riesgos
estratégicos inherentes al proceso contable? 2 E
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3,3
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2,1
2.1.1 POLITICAS DE OPERACIÓN: 3,5
72
Se encuentran claramente definidas mediante acto
administrativo las politicas que orientan el reconocimiento y
revelación contable de las operaciones desarrolladas por la
entidad contable publica, entre ellas el reconocimiento de los
procesos de depreciación, proveisión, amortización, depuración
de saldos, activos de menor cuantía, fechas para generar y
presentar información, entre otros? 4 E
73
Las políticas definidas por la entidad están de acuerdo con lo
dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? 5 E
74
Se han desarrollado procesos de capacitación y sensibilización
sobre las políticas de operación contable que han sido adoptadas
por la entidad? 1 E
75
Las decisiones relacionadas con el reconocimiento y revelación
de las operaciones de la entidad se toman con base en las
políticas de operación que han sido adoptadas? 4 E
324
2.1.2 PROCEDIMIENTOS: 2,5
76
Se describe claramente la forma como se ejecutan las diferentes
actividades que hacen parte del proceso contable? 1 E
77
Los procedimientos contables internos de la entidad se han
adoptado mediante un acto administrativo? 1 E
78
Los procedimientos contables internos relacionados
concretamente con la identificación; clasificación; registro y
ajustes; elaboración de estados, informes y reportes, estan de
conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad
Pública? 4 E
79
Se han desarrollado procesos de capacitación y sensibilización
sobre los procedimientos contables de la entidad? 4 E
2.1.3 CONTROLES: 1,0
80
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de identificación? 1 E
81
Se han establecido controles necesarios para atenuar los riesgos
inherentes al proceso contable relacionados con la etapa de
clasificación? 1 E
82
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de ajustes y registros? 1 E
83
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de generación de informes contables? 1 E
84
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de análisis, interpretación y comunicación de la información? 1 E
2.1.4 INDICADORES: 1,3
85
Se han definido en un documento, de acuerdo con las
particularidades de la entidad, las variables que conforman los
indicadores necesarios para administrar y direccionar el proceso
contable? 1 E
86
Se han establecido claramente en un documento las unidades de
medida con las cuales se evaluará la gestión del proceso
contable? 1 E
87
Las variables y las unidades de medida que se han definido se
han contruido para evaluar la ejecución de las actividades de
identificación, clasificación, registros y ajustes, generación de
información y análisis, interpretación y comunicación? 1 E
88
Las variables y las unidades de medida que se han definido se
focalizan en los factores criticos del proceso contable? 1 E
325
89
Se han definido mecanismos que permitan medir el impacto de
la gestión del proceso contable en los usuarios de la información
con fines de gestión, control y divulgación y cultura? 2 E
90
El diseño de los indicadores ha atendido los criterios y directrices
establecidos por la alta gerencia de la entidad? 1 E
91
Se calculan y análizan los indicadores para administrar y
direccionar el proceso contable? 2 E
2.1.5 MANUAL DE OPERACIÓN 2,0
92
La entidad ha consolidado en un documento todos los
lineamientos, políticas, normas y disposiciones internas,
generados en el diseño del Subsistema de Control Estratégico y
en el componente de Actividades de Control del Subsistema de
Control de Gestión? 2 E
93 Existe manual de políticas contables? 1 E
94 Existe manual de funciones para el área contable? 2 E
95
La autoridad y responsabilidad de las personas están definidas
en el manual de funciones? 1 E
96 Existe manual de procedimientos contables? 1 E
97
Los manuales existentes se han adoptado mediante actos
administrativos? 1 E
98
Los manuales de políticas y funciones han sido socializados entre
los funcionarios vinculados directamente con la ejecución de las
actividades del proceso contable y demás personal involucrado
con el procesamiento de la información contable? 3 E
99
Lo señalado en los manuales de políticas y funciones
efectivamente corresponde con las acciones ejecutadas en el
procesamiento de la información? 4 E
100
Existe una política de revisión y actualización de los manuales
según los cambios que se produzcan en la regulación contable o
necesidades de información? 3 E
2.2 INFORMACIÓN 3,8
2.1.1 INFORMACIÓN PRIMARIA: 2,6
101
El área contable cuenta con un manual o guia donde se
identifiquen claramente los documentos fuente de las
transacciones, hechos y operaciones realizados por la entidad
que son susceptibles de reconocimiento contable? 3 E
102
Se cuenta con un gráfico, recuadro o cualquier otra forma de
representación, donde se observe la forma como circula la
información o documentos a través de los diferentes procesos
de la entidad y hacia fuera de ella, asi como los hechos que estos
soportan, en especial de aquellos que soportan las
transacciones, hechos y operaciones susceptibles de reconocer
contablemente? 1 E
326
103
De acuerdo con lo anterior, la entidad ha implementado un
mecanismo de verificación, que permita asegurar que todas las
operaciones realizadas han sido incorporadas al proceso
contable? 5 E
104
El área contable ha establecido en el manual de políticas,
lineamientos y practicas contables las características y
oportunidad de los documentos fuente para efectos de una
adecuada identificación y clasificación de las transacciones,
hechos y operaciones realizadas por la entidad? 2 E
105
El área contable ha establecido en el manual de políticas,
lineamientos y practicas contables los criterios necesarios que
permitan archivar adecuadamente los documentos fuente para
efectos de dar cumplimiento al tiempo mínimo de conservación
señalado por la norma contable? 2 E
2.1.2 INFORMACIÓN SECUNDARIA 4,4
106
La entidad genera los libros de contabilidad principales (Diario y
Mayor) y auxiliares que soportan la contrucción de los estados,
informes y reportes resultado del proceso contable? 4 E
107
Los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares generados
tienen las características señaladas en el Plan General de
Contabilidad Pública? 5 E
108
Los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares generados
están debidamente oficilializados mediante el acta de apertura o
el registro en cámara y comercio? 5 E
109
Los valores que aparecen registrados en los libros de
contabilidad son iguales a los revelados en los estados, informes
y reportes contables? 5 E
110
La entidad tiene una política definida para la generación y
presentación de estados, informes y reportes contables a sus
diferentes usuarios y está de conformidad con los plazos y
requisitos señalados por la Contaduría General de la Nación? 5 E
111
La entidad pública suministra oportunamente los reportes
contables a la Contaduría General de la Nación en los plazos y
con los requisitos establecidos por este organismo regulador? 4 E
112
Se cuenta con una política para la generación de información
contable mensual y esta se suministra a la administración de la
entidad para lo de su competencia? 5 E
113
La entidad ha implementado mecanismos que permitan
determinar el grado de satisfacción de la información contable a
sus diferentes usuarios? 2 E
114
Se elaboran permanentemente planes de actividades
relacionados con la generación de información tales como:
conciliación de información, cierre contable, ajustes,
presentación de reportes y demás informes? 5 E
327
2.1.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4,4
115
La entidad cuenta con un aplicativo que permite el
procesamiento integrado de la información contable con la
información resultado de los demás procesos, evitando asi el
reprocesamiento de datos? 5 E
116
El aplicativo con que cuenta la entidad para el procesamiento de
la información contable funciona adecuadamente? 5 E
117
Existen políticas mediante las cuales se implementen
mecanismos de protección y salvaguarda de la información
contable? 5 E
118
La plataforma tecnologica en la que funciona el proceso contable
se debe a una política institucional de la entidad? 5 E
119
Existen equipos de computo y comunicación con la capacidad
suficiente para procesar la información contable en forma
confiable y oportuna? 5 E
120
Considera pertinente y conveniente los medios tecnológicos que
utiliza el ente público para procesar la información contable? 5 E
121
La entidad cuenta con las aplicaciones necesarias que permitan
el adecuado procesamiento de los datos contables? 5 E
122
Las aplicaciones que posee la entidad integran los diferentes
procesos, de tal manera que se evite el reproceso de
información? 5 E
123
Existe permanentemente apoyo del área de sistemas para el
procesamiento automático de datos contables? 3 E
124
Existe el suficiente soporte técnico por parte de las firmas con
las cuales se ha contratado la adquisición de aplicaciones
contables? 3 E
125
El contador de la entidad hace los requerimientos a la unidad de
informática o al proveedor del software para lograr un
procesamiento de datos e informes adecuados? 3 E
126
Existen planes de adquisición de equipos de cómputo para el
manejo de la información? 4 E
127
El personal encargado del área de sistemas o proveedor del
software satisface los requerimientos técnicos u operativos que
hace la dependencia de contabilidad? 3 E
128
El software con que cuenta la entidad para procesar la
información contable es adecuado? 5 E
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 4,0
2.3.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: 4,3
129
Existe en la entidad canales de comunicación efectivos para que
los responsables directos del proceso contable socialicen los
objetivos, estratégias, planes y proyectos relacionados con la
producción de información contable? 4 E
328
130
Existe en la entidad canales de comunicación efectivos para que
la administración comunique la información contable a los
usuarios internos? 4 E
131
Existe en la entidad una política de coordinación permanente
entre el área contable y las demás áreas o procesos
organizacionales? 5 E
2.3.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA: 3,6
132
Existe una política relacionada con el suministro oportuno y
permanente de los estados, informes y reportes que resultan del
proceso contable a sus diferentes usuarios? 5 E
133
Se han establecido políticas relacionadas con la forma de
analizar, interpretar y comunicar la información que resulta del
proceso contable? 3 E
134
Se efectúan análisis de tendencias de las cuentas que revelan la
situación y la actividad de la entidad? 5 E
135
Se efectúan análisis de la situación y la actividad de la entidad a
partir de indicadores previamente definidos mediante política
contable de la entidad? 4 E
136
La información contable generada mensualmente es publicada
en un lugar visible y público de la entidad, sea este en forma
virtual y/o físico? 1 E
2.3.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: 4,0
137
La entidad cuenta con los mecanismos, medios técnicos o
tecnológicos necesarios que permiten comunicar la información
contable en forma oportuna a sus diferentes usuarios? 5 E
138
Los medios de comunicación con que cuenta la entidad son
debidamente utilizados a efectos de transmitir adecuada y
oportunamente la información contable? 5 E
139
La entidad ha establecido una política mediante la cual se defina
el tipo de información contable que debe ser suministrada según
el tipo de usuario? 2 E
3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL 2,3
3.1 AUTOEVALUACIÓN 2,8
3.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: 3,5
140
Los funcionarios que desarrollan las actividades del proceso
contable cuentan con sus propios mecanismos de verificación? 5 E
141
Las políticas definidas por la entidad para reconocer y revelar la
información contable se ajustan a las normas de contabilidad
pública señaladas por la Contaduría General de la Nación? 5 E
142
El contador de la entidad ha implementado mecanismos que le
permita autoverificar la adhesión de los criterios contables
aplicados a las políticas debidamente implementadas? 2 E
329
143
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en
los libros de contabilidad? 5 E
144
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con
las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como
inventarios, propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre
otros? 4 E
145
Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 3 E
146
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
147
El contador de la entidad, asi como sus funcionarios, tienen por
costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del
funcionamiento del sistema contable? 2 E
3.1.2 AUTOEVALUACIÓN A LA GESTIÓN: 2,0
148
Se evalúa permanentemente mediante un instrumento el
cumplimiento de políticas y metas establecidas para el
reconocimiento y revelación de la información contable de la
entidad? 2 E
149
Las desviaciones observadas se incorporan en los planes de
mejoramiento funcional e individual? 2 E
150
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 2,5
3.2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: 1,8
151
Existe en la entidad una oficina de control interno como
instancia asesora de la administración que desarrolla
directamente las funciones de evaluación del control en forma
independiente? 1 E
152
La oficina de control interno presenta recomendaciones sobre el
sistema de control interno contable? 1 E
153
Se discuten con el contador de la entidad las recomendaciones
de Control Interno? 1 E
154
Adopta el contador de la entidad las recomendaciones de
Control Interno? 1 E
155
Realiza Control Interno las evaluaciones permanentes sobre la
implementación del control interno contable? 1 E
156
Producto de las recomendaciones que hace ocntrol interno se
observa un mejoramiento permanente del proceso e
información contables? 1 E
330
157
Las políticas definidas por la entidad para reconocer y revelar la
información contable se ajustan a las normas de contabilidad
pública señaladas por la Contaduría General de la Nación? 5 E
158
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en
los libros de contabilidad? 2 E
159
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con
las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como
inventarios, propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre
otros? 2 E
160
Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 2 E
161
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
162
El contador de la entidad, asi como sus funcionarios, tienen por
costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del
funcionamiento del sistema contable? 2 E
3.2.2 AUDITORÍA INTERNA: 3,3
163
El representante legal de la entidad muestra interés por la
implementación de los controles necesarios para atenuar los
riesgos de índole contable identificados? 4 E
164
El contador de la entidad muestra interés por la implementación
de los controles necesarios para atenuar los riesgos de índole
contable identificados? 4 E
165
Se efectuan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 3 E
166
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 1,7
3.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: 1,0
167
Se hacen planes de mejoramiento contable institucional a partir
de las evaluaciones y verificaciones realizadas por la Contraloría
demás organismos de control externo? 1 E
168
Las acciones que adelanta la entidad para mejorar su sistema de
información contable están de acuerdo con lo señalado en el
plan de mejoramiento institucional? 1 E
169
Se incluyen en el plan de mejoramiento las observaciones
derivadas de la evaluación al sistema de control interno
contable? 1 E
331
Encuesta Funcionario No 2.
3.3.2 PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL: 2,0
170
Se hacen planes de mejoramiento contable funcional a partir de
las evaluaciones y verificaciones realizadas? 2 E
3.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: 2,0
171
Se hacen planes de mejoramiento contable individual a partir de
las evaluaciones y verificaciones realizadas? 2 E
Valor Descripción
1 No se cumple
2 Se cumple insatisfactoriamente C =
3 Se cumple aceptablemente D =
4 Se cumple en alto grado E =
5 Se cumple plenamente T =
Verbal Documental
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 2,1
1.1 AMBIENTE DE CONTROL 2,7
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS 1,7
1
Existe en la entidad contable publica un documento o codigo de
etica que contega los acuerdos, compromisos o protocolos eticos
que involucre al area contable? 1 E
2
Se difunden los acuerdos, compromisos o protocolos éticos a
todos los servidores publicos de la entidad? 3 E
3
Se han puesto en marcha políticas y estrategias de gestión para
aplicar el documento o codigo de etica en el area responsable
del proceso contable? 1 E
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 2,3
4
Existen programas de inducción para los funcionarios que
ingresan por primera vez al area contable? 3 E
5
Existen programas de capacitación y actualización para las
personas vinculadas al área contable? 4 E
6
Es política de la entidad que los funcionarios vinculados con el
area contable reciban permanentemente capacitación? 3 E
7
Se reportan a la oficina competente las necesidades de
capacitación para el área contable y financiera? 1 E
8
Las personas vinculadas al área contable asisten a las
capacitaciones que desarrolla la Contaduría General de la Nación
u otras entidades? 3 E
9
Existen políticas mediante las cuales se establezca criterios
adecuados de selección del personal del área contable? 3 E
Taller
No
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Calificación
Evidencia
Encuesta
FORMULARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA
VICTORIA ESP SA
Califique cada afirmación del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de
valoración:Señalar en la columna evidencia,
el tipo de evidencia (Documental o
Verbal) con el instrumento o
fuente de información:
Consulta Mediante
EntrevistaInformación
Documental
332
10Los funcionarios del área contable son de carrera administrativa?
1 E
11
Existe (Para cualquier forma de contratación), estabilidad laboral
para los funcionarios vinculados al área contable? 1 E
12
Existe una política especifica relacionada con los estimulos a las
personas vinculadas con el área contable? 1 E
13
Se cumple con la política relacionada con los estímulos al
personal vinculado con el área contable? 1 E
14
Existe una política especifica relacionada con las sanciones a las
personas vinculadas con el área contable? 3 E
15
Se cumple con la política relacionada con las sanciones al
personal vinculado con el área contable? 3 E
16
Las personas vinculadas al área contable cumplen con los
criterios a que se refieren las políticas de selección de
funcionarios y contratistas? 3 E
1.1.3 ESTILO DE DIRECCIÓN: 4,0
17
Se observa del representante legal de la entidad una adecuada
disposición para garantizar las sostenibilidad del sistema de
contabilidad? 4 E
18
Se identifican claramente los niveles de autoridad y
responsabilidad para los funcionarios del área contable y
financiera, especialmente para la toma de decisiones
relacionadas con el procesamiento de la información? 4 E
19
Se observa del Contador de la entidad una adecuada disposición
para garantizar la sostenibilidad del sistema de contabilidad?4 E
20
Se encuentran adecuadamente segregadas las funciones de
ejecución y control en el proceso contable de la entidad? 4 E
21
Se realizan reuniones periodicas de evaluación de las actividades
del proceso contable? 4 E
22
Las funciones relacionadas con el área contable son distribuidas
equitativamente entre los servidores públicos que la
conforman? 4 E
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 2,7
1.2.1 PLANES Y PROGRAMAS 2,0
23
El área contable tiene debidamente establecida su respectiva
misión? 1 E
24
La misión que se tiene establecida es adecuada y coherente con
la misión de la entidad? 1 E
25
El área contable tiene debidamente establecida su respectiva
visión? 1 E
26
La visión que se tiene establecida es adecuada y coherente con
la visión de la entidad? 1 E
27 El área contable tiene debidamente definidos sus objetivos? 1 E
28
Existen sistemas de seguimiento de Planes, Programas y
Proyectos asociados con el proceso contable de la entidad? 3 E
333
29
Existe coherencia entre la misión y los objetivos que persigue el
área contable y los formulados para la entidad? 1 E
30
Existe dentro de la estructura del área contable la cantidad de
personas suficientes para adelantar las funciones de contaduría
que le corresponden a la entidad? 3 E
31
Se cumplen los planes de actividades que se elaboran para la
generación de la información contable? 3 E
32
Se cumplen los planes de actividades en los términos
inicialmente establecidos? 3 E
33
El espacio fisico asignado para el área contable es adecuado,
según el área física total de la entidad? 3 E
34
Son suficientes los recursos financieros asignados
presupuestalmente para que funcione adecuadamente el área
contable? 3 E
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: 3,0
35
En el área contable se identifica y evidencia la ejecución de las
actividades interdependientes que lo conforman? 3 E
36
Se evidencian por medio de flujogramas la forma como circula la
información a través de los subprocesos del proceso contable y,
en general, a través de los demás procesos de la entidad? 3 E
37 Los procedimientos se encuentran debidamente documentados? 3 E
38
Cada uno de los diferentes subprocesos que conforman el
proceso contable se encuentran debidamente caracterizados? 3 E
39
Se tienen debidamente identificados los productos del proceso
contable que deba suministrarse a las demás áreas de la
entidad? 3 E
40
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás
procesos que se constituyan en insumo del proceso contable? 3 E
41
Se tienen claramente identificadas las actividades de
identificación , clasificación, registros y ajustes, generación de
información, análisis, interpretación y comunicación de la
información contable, los cuales hacen parte del proceso
contable? 3 E
42
Las actividades del proceso contable están claramente asignadas
a los funcionarios vinculados al área contable? 3 E
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3,0
43
Existe dentro de la estructura organizacional una dependencia
que cumpla las funciones relacionadas con la contabilidad? 3 E
44
Existe formal y materialmente una estructura para el área
contable y financiera? 3 E
45
La estructura del área contable que se ha establecido es
funcional? 3 E
46
En la estructura se reflejan los subprocesos básicos del proceso
contable? 3 E
334
47
La estructura del área contable y financiera es pertinente en
relación con la responsabilidad y estructura del ente público? 3 E
48
Se han establecido claramente niveles de autoridad y
responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades
del proceso contable? 3 E
1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1,1
1.3.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO 1,4
49
Existe formalizada e institucionalizada por pate de la alta
gerencia una política adecuada de administración de riesgos
donde se incorpore los riesgos de índole contable? 1 E
50
Se han desarrollado programas de sensibilización interna
relacionados con la política de administración de riesgos? 1 E
51
Se tienen claramente establecidas las fortalezas y debilidades,
tales como: flujo de información entre las áreas de la entidad,
compromiso de la alta dirección y de los responsables de cada
área , calidad y oportunidad en el flujo de información entre las
áreas? 1 E
52
Se tienen claramente establecidas las oportunidades y amenazas
que afronta el área contable por factores internos, tales como:
compromiso del Contador responsable del área y de los
funcionarios adscritos al área, grado de formación y
conocimientos técnicos del contador responsable de la
información y de los demás funcionarios? 1 E
53
Se tiene identificados los clientes o usuarios de la información
contable, y ello está debidamente documentado? 3 E
1.3.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: 1,0
54
Se ha elaborado para el proceso contable un mapa de riesgos
donde se identifiquen, analicen y valoren los riesgos de índole
contable? 1 E
55
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con su etapa de identificación? 1 E
56
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de clasificación? 1 E
57
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de registro y ajustes? 1 E
58
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de generación de informes contables? 1 E
59
Se han identificado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de análisis , interpretación y
comunicación de la información? 1 E
1.3.3 ANÁLISIS DEL RIESGO: 1
60
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de identificación? 1 E
61
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de clasificación? 1 E
335
62
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de registro y ajustes? 1 E
63
Se han analizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de generación de informes contables? 1 E
64
Se han análizado los riesgos inherentes al proceso contable
relacionados con la etapa de análisis, interpretanción y
comunicación de la información? 1 E
1.3.4 VALORACIÓN DEL RIESGO: 1
65
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de identificación? 1 E
66
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de clasificación? 1 E
67
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de registro y ajustes? 1 E
68
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de generación de informes
contables? 1 E
69
Se han priorizado y ponderado los riesgos inherentes al proceso
contable relacionados con la etapa de análisis, interpretación y
comunicación de la información? 1 E
1.3.4 POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: 1
70
Se han establecido y formalizado las politicas necesarias para
administrar los riesgos estrategicos inherentes al proceso
contable? 1 E
71
Se cumplen las políticas de administración de riesgos
estratégicos inherentes al proceso contable? 1 E
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2,7
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2,2
2.1.1 POLITICAS DE OPERACIÓN: 3
72
Se encuentran claramente definidas mediante acto
administrativo las politicas que orientan el reconocimiento y
revelación contable de las operaciones desarrolladas por la
entidad contable publica, entre ellas el reconocimiento de los
procesos de depreciación, proveisión, amortización, depuración
de saldos, activos de menor cuantía, fechas para generar y
presentar información, entre otros? 3 E
73
Las políticas definidas por la entidad están de acuerdo con lo
dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? 3 E
74
Se han desarrollado procesos de capacitación y sensibilización
sobre las políticas de operación contable que han sido adoptadas
por la entidad? 3 E
75
Las decisiones relacionadas con el reconocimiento y revelación
de las operaciones de la entidad se toman con base en las
políticas de operación que han sido adoptadas? 3 E
336
2.1.2 PROCEDIMIENTOS: 3
76
Se describe claramente la forma como se ejecutan las diferentes
actividades que hacen parte del proceso contable? 3 E
77
Los procedimientos contables internos de la entidad se han
adoptado mediante un acto administrativo? 3 E
78
Los procedimientos contables internos relacionados
concretamente con la identificación; clasificación; registro y
ajustes; elaboración de estados, informes y reportes, estan de
conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad
Pública? 3 E
79
Se han desarrollado procesos de capacitación y sensibilización
sobre los procedimientos contables de la entidad? 3 E
2.1.3 CONTROLES: 1,8
80
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de identificación? 3 E
81
Se han establecido controles necesarios para atenuar los riesgos
inherentes al proceso contable relacionados con la etapa de
clasificación? 3 E
82
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de ajustes y registros? 1 E
83
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de generación de informes contables? 1 E
84
Se han establecido los controles necesarios para atenuar los
riesgos inherentes al proceso contable relacionados con la etapa
de análisis, interpretación y comunicación de la información? 1 E
2.1.4 INDICADORES: 1,4
85
Se han definido en un documento, de acuerdo con las
particularidades de la entidad, las variables que conforman los
indicadores necesarios para administrar y direccionar el proceso
contable? 1 E
86
Se han establecido claramente en un documento las unidades de
medida con las cuales se evaluará la gestión del proceso
contable? 1 E
87
Las variables y las unidades de medida que se han definido se
han contruido para evaluar la ejecución de las actividades de
identificación, clasificación, registros y ajustes, generación de
información y análisis, interpretación y comunicación? 1 E
88
Las variables y las unidades de medida que se han definido se
focalizan en los factores criticos del proceso contable? 1 E
89
Se han definido mecanismos que permitan medir el impacto de
la gestión del proceso contable en los usuarios de la información
con fines de gestión, control y divulgación y cultura? 2 E
337
90
El diseño de los indicadores ha atendido los criterios y directrices
establecidos por la alta gerencia de la entidad? 2 E
91
Se calculan y análizan los indicadores para administrar y
direccionar el proceso contable? 2 E
2.1.5 MANUAL DE OPERACIÓN 2
92
La entidad ha consolidado en un documento todos los
lineamientos, políticas, normas y disposiciones internas,
generados en el diseño del Subsistema de Control Estratégico y
en el componente de Actividades de Control del Subsistema de
Control de Gestión? 2 E
93 Existe manual de políticas contables? 2 E
94 Existe manual de funciones para el área contable? 2 E
95
La autoridad y responsabilidad de las personas están definidas
en el manual de funciones? 2 E
96 Existe manual de procedimientos contables? 2 E
97
Los manuales existentes se han adoptado mediante actos
administrativos? 2 E
98
Los manuales de políticas y funciones han sido socializados entre
los funcionarios vinculados directamente con la ejecución de las
actividades del proceso contable y demás personal involucrado
con el procesamiento de la información contable? 2 E
99
Lo señalado en los manuales de políticas y funciones
efectivamente corresponde con las acciones ejecutadas en el
procesamiento de la información? 2 E
100
Existe una política de revisión y actualización de los manuales
según los cambios que se produzcan en la regulación contable o
necesidades de información? 2 E
2.2 INFORMACIÓN 3,1
2.1.1 INFORMACIÓN PRIMARIA: 3
101
El área contable cuenta con un manual o guia donde se
identifiquen claramente los documentos fuente de las
transacciones, hechos y operaciones realizados por la entidad
que son susceptibles de reconocimiento contable? 3 E
102
Se cuenta con un gráfico, recuadro o cualquier otra forma de
representación, donde se observe la forma como circula la
información o documentos a través de los diferentes procesos
de la entidad y hacia fuera de ella, asi como los hechos que estos
soportan, en especial de aquellos que soportan las
transacciones, hechos y operaciones susceptibles de reconocer
contablemente? 3 E
103
De acuerdo con lo anterior, la entidad ha implementado un
mecanismo de verificación, que permita asegurar que todas las
operaciones realizadas han sido incorporadas al proceso
contable? 3 E
104
El área contable ha establecido en el manual de políticas,
lineamientos y practicas contables las características y
oportunidad de los documentos fuente para efectos de una
adecuada identificación y clasificación de las transacciones,
hechos y operaciones realizadas por la entidad? 3 E
338
105
El área contable ha establecido en el manual de políticas,
lineamientos y practicas contables los criterios necesarios que
permitan archivar adecuadamente los documentos fuente para
efectos de dar cumplimiento al tiempo mínimo de conservación
señalado por la norma contable? 3 E
2.1.2 INFORMACIÓN SECUNDARIA 3,6
106
La entidad genera los libros de contabilidad principales (Diario y
Mayor) y auxiliares que soportan la contrucción de los estados,
informes y reportes resultado del proceso contable? 4 E
107
Los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares generados
tienen las características señaladas en el Plan General de
Contabilidad Pública? 4 E
108
Los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares generados
están debidamente oficilializados mediante el acta de apertura o
el registro en cámara y comercio? 4 E
109
Los valores que aparecen registrados en los libros de
contabilidad son iguales a los revelados en los estados, informes
y reportes contables? 4 E
110
La entidad tiene una política definida para la generación y
presentación de estados, informes y reportes contables a sus
diferentes usuarios y está de conformidad con los plazos y
requisitos señalados por la Contaduría General de la Nación? 4 E
111
La entidad pública suministra oportunamente los reportes
contables a la Contaduría General de la Nación en los plazos y
con los requisitos establecidos por este organismo regulador? 3 E
112
Se cuenta con una política para la generación de información
contable mensual y esta se suministra a la administración de la
entidad para lo de su competencia? 3 E
113
La entidad ha implementado mecanismos que permitan
determinar el grado de satisfacción de la información contable a
sus diferentes usuarios? 3 E
114
Se elaboran permanentemente planes de actividades
relacionados con la generación de información tales como:
conciliación de información, cierre contable, ajustes,
presentación de reportes y demás informes? 3 E
2.1.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2,9
115
La entidad cuenta con un aplicativo que permite el
procesamiento integrado de la información contable con la
información resultado de los demás procesos, evitando asi el
reprocesamiento de datos? 4 E
116
El aplicativo con que cuenta la entidad para el procesamiento de
la información contable funciona adecuadamente? 3 E
117
Existen políticas mediante las cuales se implementen
mecanismos de protección y salvaguarda de la información
contable? 3 E
118
La plataforma tecnologica en la que funciona el proceso contable
se debe a una política institucional de la entidad? 3 E
339
119
Existen equipos de computo y comunicación con la capacidad
suficiente para procesar la información contable en forma
confiable y oportuna? 3 E
120
Considera pertinente y conveniente los medios tecnológicos que
utiliza el ente público para procesar la información contable? 3 E
121
La entidad cuenta con las aplicaciones necesarias que permitan
el adecuado procesamiento de los datos contables? 3 E
122
Las aplicaciones que posee la entidad integran los diferentes
procesos, de tal manera que se evite el reproceso de
información? 3 E
123
Existe permanentemente apoyo del área de sistemas para el
procesamiento automático de datos contables? 3 E
124
Existe el suficiente soporte técnico por parte de las firmas con
las cuales se ha contratado la adquisición de aplicaciones
contables? 2 E
125
El contador de la entidad hace los requerimientos a la unidad de
informática o al proveedor del software para lograr un
procesamiento de datos e informes adecuados? 3 E
126
Existen planes de adquisición de equipos de cómputo para el
manejo de la información? 3 E
127
El personal encargado del área de sistemas o proveedor del
software satisface los requerimientos técnicos u operativos que
hace la dependencia de contabilidad? 2 E
128
El software con que cuenta la entidad para procesar la
información contable es adecuado? 2 E
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2,7
2.3.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: 3,0
129
Existe en la entidad canales de comunicación efectivos para que
los responsables directos del proceso contable socialicen los
objetivos, estratégias, planes y proyectos relacionados con la
producción de información contable? 3 E
130
Existe en la entidad canales de comunicación efectivos para que
la administración comunique la información contable a los
usuarios internos? 3 E
131
Existe en la entidad una política de coordinación permanente
entre el área contable y las demás áreas o procesos
organizacionales? 3 E
2.3.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA: 3,0
132
Existe una política relacionada con el suministro oportuno y
permanente de los estados, informes y reportes que resultan del
proceso contable a sus diferentes usuarios? 3 E
133
Se han establecido políticas relacionadas con la forma de
analizar, interpretar y comunicar la información que resulta del
proceso contable? 3 E
134
Se efectúan análisis de tendencias de las cuentas que revelan la
situación y la actividad de la entidad? 3 E
340
135
Se efectúan análisis de la situación y la actividad de la entidad a
partir de indicadores previamente definidos mediante política
contable de la entidad? 3 E
136
La información contable generada mensualmente es publicada
en un lugar visible y público de la entidad, sea este en forma
virtual y/o físico? 3 E
2.3.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: 2,0
137
La entidad cuenta con los mecanismos, medios técnicos o
tecnológicos necesarios que permiten comunicar la información
contable en forma oportuna a sus diferentes usuarios? 2 E
138
Los medios de comunicación con que cuenta la entidad son
debidamente utilizados a efectos de transmitir adecuada y
oportunamente la información contable? 2 E
139
La entidad ha establecido una política mediante la cual se defina
el tipo de información contable que debe ser suministrada según
el tipo de usuario? 2 E
3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL 2,2
3.1 AUTOEVALUACIÓN 2,5
3.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: 3,0
140
Los funcionarios que desarrollan las actividades del proceso
contable cuentan con sus propios mecanismos de verificación? 3 E
141
Las políticas definidas por la entidad para reconocer y revelar la
información contable se ajustan a las normas de contabilidad
pública señaladas por la Contaduría General de la Nación? 3 E
142
El contador de la entidad ha implementado mecanismos que le
permita autoverificar la adhesión de los criterios contables
aplicados a las políticas debidamente implementadas? 3 E
143
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en
los libros de contabilidad? 3 E
144
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con
las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como
inventarios, propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre
otros? 3 E
145
Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 3 E
146
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 3 E
147
El contador de la entidad, asi como sus funcionarios, tienen por
costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del
funcionamiento del sistema contable? 3 E
341
3.1.2 AUTOEVALUACIÓN A LA GESTIÓN: 2,0
148
Se evalúa permanentemente mediante un instrumento el
cumplimiento de políticas y metas establecidas para el
reconocimiento y revelación de la información contable de la
entidad? 2 E
149
Las desviaciones observadas se incorporan en los planes de
mejoramiento funcional e individual? 2 E
150
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 2
3.2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: 2,0
151
Existe en la entidad una oficina de control interno como
instancia asesora de la administración que desarrolla
directamente las funciones de evaluación del control en forma
independiente? 2 E
152
La oficina de control interno presenta recomendaciones sobre el
sistema de control interno contable? 2 E
153
Se discuten con el contador de la entidad las recomendaciones
de Control Interno? 2 E
154
Adopta el contador de la entidad las recomendaciones de
Control Interno? 2 E
155
Realiza Control Interno las evaluaciones permanentes sobre la
implementación del control interno contable? 2 E
156
Producto de las recomendaciones que hace ocntrol interno se
observa un mejoramiento permanente del proceso e
información contables? 2 E
157
Las políticas definidas por la entidad para reconocer y revelar la
información contable se ajustan a las normas de contabilidad
pública señaladas por la Contaduría General de la Nación? 2 E
158
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables corresponden con las cifras que aparecen en
los libros de contabilidad? 2 E
159
La entidad verifica que las cifras de los estados, informes y
reportes contables se encuentran debidamente conciliadas con
las cifras que arrojan otros procesos de la entidad, tales como
inventarios, propiedades, planta y equipos; presupuesto, entre
otros? 2 E
160
Se efectúan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 2 E
161
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
162
El contador de la entidad, asi como sus funcionarios, tienen por
costumbre hacer evaluaciones periódicas respecto del
funcionamiento del sistema contable? 2 E
342
3.2.2 AUDITORÍA INTERNA: 2,0
163
El representante legal de la entidad muestra interés por la
implementación de los controles necesarios para atenuar los
riesgos de índole contable identificados? 2 E
164
El contador de la entidad muestra interés por la implementación
de los controles necesarios para atenuar los riesgos de índole
contable identificados? 2 E
165
Se efectuan pruebas a cuentas seleccionadas en forma aleatoria
o determinística a efectos de asegurarse de su respectiva
razonabilidad? 2 E
166
Se deja constancia de las evaluaciones y verificaciones
realizadas, asi como de las medidas que se toman para efectos
de mejorar el sistema de contabilidad? 2 E
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 2
3.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: 2,0
167
Se hacen planes de mejoramiento contable institucional a partir
de las evaluaciones y verificaciones realizadas por la Contraloría
demás organismos de control externo? 2 E
168
Las acciones qe adelanta la entidad para mejorar su sistema de
información contable están de acuerdo con lo señalado en el
plan de mejoramiento institucional? 2 E
169
Se incluyen en el plan de mejoramiento las observaciones
derivadas de la evaluación al sistema de control interno
contable? 2 E
3.3.2 PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL: 2,0
170
Se hacen planes de mejoramiento contable funcional a partir de
las evaluaciones y verificaciones realizadas? 2 E
3.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: 2,0
171
Se hacen planes de mejoramiento contable individual a partir de
las evaluaciones y verificaciones realizadas? 2 E
343
Anexo G. Procedimiento para la tabulación del Cuestionario del Diagnostico.
Una vez aplicada la encuesta correspondiente, se debió tabular las respuestas con
el fin de organizar la información que cada uno de los subsistemas arrojó y
analizarla para consolidar los resultados respectivos. Este procedimiento sirvió
realizar la tabulación del cuestionario de diagnostico utilizado.
Procedimiento de Tabulación.
Para efectos de la tabulación, a cada respuesta de la escala de valoración se le
asignó un valor, tal como se aprecia en la siguiente tabla:
Valor Descripción
1 No se cumple
2 Se cumple insatisfactoriamente
3 Se cumple aceptablemente
4 Se cumple en alto grado
5 Se cumple plenamente
Tomando como referencia lo anterior, fue necesario definir en cada pregunta, la
frecuencia o número de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores
establecidos en la tabla anterior.
Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Ambiente de Control 2,65
ELEMENTO: Acuerdos, Compromisos y Protocolos
Éticos 1,83
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
1
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
2
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
344
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Ambiente de Control 2,65
ELEMENTO: Acuerdos, Compromisos y Protocolos
Éticos 1,83
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
3
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0 ELEMENTO: Desarrollo del Talento Humano 1,96
4
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
5
F 1 1 2
2,5 % 0,5 0 0 0,5 0
P 0,5 0 0 2 0
6
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
7
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
8
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
9
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
10
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
11
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
345
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Ambiente de Control 2,65
ELEMENTO: Desarrollo del Talento Humano 1,96
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
12
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
13
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
14
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
15
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
16
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
ELEMENTO: Estilo de Dirección 4,17
17
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
18
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
19
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
20
F 1 1
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5 Fuente: Las Autoras. 2013
346
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Ambiente de Control 2,65
ELEMENTO: Estilo de Dirección 4,17
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
21
F 1 1 2
2,5 % 0,5 0 0 0,5 0
P 0,5 0 0 2 0
22
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
COMPONENTE: Direccionamiento Estratégico 2,91
ELEMENTO: Planes y Programas 2,63
23
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
24
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
25
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
26
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
27
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
28
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
29
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0 Fuente: Las Autoras. 2013
347
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Direccionamiento Estratégico 2,91
ELEMENTO: Planes y Programas 2,63
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
30
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
31
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
32
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
33
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
34
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
ELEMENTO: Modelo de Operación Por Procesos 2,94
35
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
36
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
37
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
38
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
348
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Direccionamiento Estratégico 2,91
ELEMENTO: Modelo de Operación Por Procesos 2,94
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
39
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
40
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
41
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
42
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
ELEMENTO: Estructura Organizacional 3,17
43
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
44
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
45
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
46
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
47
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
48
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
349
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Administración del Riesgo 1,98
ELEMENTO: Contexto Estratégico 2,20
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
49
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
50
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
51
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
52
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
53
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
ELEMENTO: Identificación De Riesgos 2,58
54
F 1 1 2
2,5 % 0,5 0 0 0,5 0
P 0,5 0 0 2 0
55
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
56
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
57
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
58
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
350
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Administración del Riesgo 1,98
ELEMENTO: Identificación De Riesgos 2,58
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
59
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
ELEMENTO: Análisis del Riesgo 2,60
60
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
61
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
62
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
63
F 1 1 2
3 % 0,5 0 0 0 0,5
P 0,5 0 0 0 2,5
64
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
ELEMENTO: Valoración Del Riesgo 1,00
65
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
66
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
67
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0 Fuente: Las Autoras. 2013
351
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control Estratégico 2,51
COMPONENTE: Administración del Riesgo 1,98
ELEMENTO: Valoración Del Riesgo 1,00
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
68
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
69
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
ELEMENTO: Políticas de Administración De Riesgos 1,50
70
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
71
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Actividades de Control 2,20
ELEMENTO: Políticas de Operación 3,50
72
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
73
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
74
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
75
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
352
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Actividades de Control 2,20
ELEMENTO: Procedimientos 2,75
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
76
F 1 1 2
2 % 0,5 0
0,5 0 0
P 0,5 0
1,5 0 0
77
F 1 1 2
2 % 0,5 0
0,5 0 0
P 0,5 0
1,5 0 0
78
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
79
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
ELEMENTO: Controles 1,40
80
F 1 1 2
2
% 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
81
F 1 1 2
2
% 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
82
F 2 2
1
% 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
83
F 2 2
1
% 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0 Fuente: Las Autoras. 2013
353
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Actividades de Control 2,20
ELEMENTO: Controles 1,40
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
84
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
ELEMENTO: Indicadores 1,36
85
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
86
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
87
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
88
F 2 2
1 % 1 0 0 0 0
P 1 0 0 0 0
89
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
90
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
91
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
ELEMENTO: Manual de Operación 2,00
92
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0 Fuente: Las Autoras. 2013
354
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Actividades de Control 2,20
ELEMENTO: Manual de Operación 2,00
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
93
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
94
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
95
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
96
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
97
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
98
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
99
F 1 1 2
3 % 0 0,5 0 0,5 0
P 0 1 0 2 0
100
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
COMPONENTE: Información 3,48
ELEMENTO: Información Primaria 2,80
101
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
355
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Información 3,48
ELEMENTO: Información Primaria 2,80
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
102
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
103
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
104
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
105
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
ELEMENTO: Información Secundaria 4,00
106
F 2 2
4 % 0 0 0 1 0
P 0 0 0 4 0
107
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
108
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
109
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
110
F 1 1 2
4,5 % 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
356
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Información 3,48
ELEMENTO: Información Secundaria 4,00
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
111
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
112
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
113
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
114
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
ELEMENTO: Sistemas de Información 3,64
115
F 1 1 2
4,5
% 0 0 0 0,5 0,5
P 0 0 0 2 2,5
116
F 1 1 2
4
% 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
117
F 1 1 2
4
% 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
117
F 2 1 1 4
5 % 1 0 0,5 0 0,5
P 1 0 1,5 0 2,5
118
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
357
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Información 3,48
ELEMENTO: Sistemas de Información 3,64
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
119
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P P 0 0 1,5 0
120
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
121
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
122
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
123
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
124
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
125
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
126
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
127
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
128
F 1 1 2
3,5 % 0 0,5 0 0 0,5
P 0 1 0 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
358
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Comunicación Pública 3,32
ELEMENTO: Comunicación Organizacional 3,67
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
129
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
130
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
131
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
ELEMENTO: Comunicación Informativa 3,30
132
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
133
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
134
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
135
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
136
F 1 1 2
2 % 0,5 0 0,5 0 0
P 0,5 0 1,5 0 0
ELEMENTO: Medios de Comunicación 3,00
137
F 1 1 2
3,5 % 0 0,5 0 0 0,5
P 0 1 0 0 2,5
Fuente: Las Autoras. 2013
359
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Control de Gestión 3,00
COMPONENTE: Comunicación Pública 3,32
ELEMENTO: Medios de Comunicación 3,00
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
138
F 1 1 2
3,5 % 0 0,5 0 0 0,5
P 0 1 0 0 2,5
139
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
SUBSISTEMA: Subsistema de Evaluación de Control 2,24
COMPONENTE: Autoevaluación 2,63
ELEMENTO: Autoevaluación del Control 3,25
140
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
141
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
142
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
143
F 1 1 2
4 % 0 0 0,5 0 0,5
P 0 0 1,5 0 2,5
144
F 1 1 2
3,5 % 0 0 0,5 0,5 0
P 0 0 1,5 2 0
145
F 2 2
3 % 0 0 1 0 0
P 0 0 3 0 0
146
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0 Fuente: Las Autoras. 2013
360
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Evaluación de Control 2,24
COMPONENTE: Autoevaluación 2,63
ELEMENTO: Autoevaluación del Control 3,25
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
147
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
ELEMENTO: Autoevaluación a la Gestión 2,00
148
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
149
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
150
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
COMPONENTE: Evaluación Independiente 2,25
ELEMENTO: Evaluación Del Sistema de Control Interno 1,88
151
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
152
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
153
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
154
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
155
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
361
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Evaluación de Control 2,24
COMPONENTE: Evaluación Independiente 2,25
ELEMENTO: Evaluación Del Sistema de Control Interno 1,88
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
156
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
157
F 1 1 2
3,5 % 0 0,5 0 0 0,5
P 0 1 0 0 2,5
158
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
159
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
160
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
161
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
162
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
ELEMENTO: Auditoría Interna 2,63
163
F 1 1 2
3 % 0 0,5 0 0,5 0
P 0 1 0 2 0
164
F 1 1 2
3 % 0 0,5 0 0,5 0
P 0 1 0 2 0
165
F 1 1 2
2,5 % 0 0,5 0,5 0 0
P 0 1 1,5 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
362
Continuación Cuadro 70: Tabulación Cuestionario para el Diagnostico
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL
MODELO DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
SUBSISTEMA: Subsistema de Evaluación de Control 2,24
COMPONENTE: Evaluación Independiente 2,25
ELEMENTO: Auditoría Interna 2,63
Pregunta Valor 1 2 3 4 5 TOTAL PP
166
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
COMPONENTE: Planes de Mejoramiento 1,83
ELEMENTO: Plan de Mejoramiento Institucional 1,50
167
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
168
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
169
F 1 1 2
1,5 % 0,5 0,5 0 0 0
P 0,5 1 0 0 0
ELEMENTO: Plan de Mejoramiento Funcional 2,00
170
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
ELEMENTO: Plan de Mejoramiento Individual 2,00
171
F 2 2
2 % 0 1 0 0 0
P 0 2 0 0 0
Fuente: Las Autoras. 2013
En Donde:
F: Frecuencia, número de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor.
363
%: Porcentaje, número de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de
respuestas.
P: Valor Parcial, que se obtiene de multiplicar el valor (1, 2, 3, 4, 5) por el
porcentaje.
PP: Puntaje por pregunta, corresponde a la suma de los valores parciales.
Total: Numero de encuestas aplicadas, que en todo caso, deberá corresponder a
la sumatoria de las frecuencias.
Interpretación de Resultados
Se ubica el puntaje total dentro del rango que le corresponde de acuerdo con la
siguiente tabla:
Rango Criterios
Puntaje Total entre 0,0 y 2,0 Insuficiencia critica
Puntaje Total entre 2,1 y 3,0 Insuficiente
Puntaje Total entre 3,1 y 4,0 Adecuado
Puntaje Total entre 4,1 y 5,0 Satisfactorio
Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una
valoración cualitativa del puntaje total. Con base en esta valoración se realizó la
interpretación de los resultados obtenidos en el cuestionario.
364
Anexo H. Constancia de Reunión 3.
365
Anexo I. Constancia de Reunión 4.
366
Anexo J. Cuestionario de Evaluación Interna del Área Contable.
UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE ZARZAL
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN INTERNA DEL AREA CONTABLE DE LA
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
FECHA: 05 de Junio de 2013
NOMBRE COMPLETO: Claudia Ximena Otálvora Peña
CARGO: Gerente
OBJETIVO:
Obtener información relevante del Proceso Contable en La Empresa de Servicios
Varios La Victoria ESP SA que permita identificar las principales fortalezas y
debilidades que afectan el Área Contable, para así analizar y utilizar los resultados
en la mejora de la gestión y el control interno.
A continuación se detallan las preguntas a realizar y a través de la cuales se
pretende conocer El Proceso Contable bajo diferentes aspectos:
CUESTIONARIO RECONOCIMIENTO INTERNO DEL AREA CONTABLE DE LA
EMPRESA DE SERVICIOS VARIOS LA VICTORIA ESP SA
1. ¿Cuáles son las funciones específicas que realiza el área contable?
Realmente son muy pocas las operaciones económicas que diariamente deban
realizarse, generalmente son operaciones que se hacen finalizando el mes, como
367
el pago de la nomina, de los servicios, pago a proveedores. En cuanto a la parte
contable se hace solo presentación de balances y estados de resultados, cada tres
meses o dos meses según lo requiera la Junta Directiva, las conciliaciones
bancarias se realizan mes a mes.
2. ¿Quién es el contador público encargado de direccionar y asesorar las
actividades contables de la entidad, hace cuanto tiempo presta sus servicios
a la entidad?
Edward Andrés Sánchez Gallego, Contador Público, titulado, egresado de la
Universidad Libre – Seccional Cali. Y esta con la Empresa desde el año 2.009 es
decir desde su creación.
3. ¿Cuáles son las funciones específicas del contador público que presta sus
servicios a la entidad?
Las actividades que debe realizar son: Prestar sus servicios de asesoría contable
y tributaria, Las aperturas de los libros de contabilidad, Establecimiento de sistema
de contabilidad, Estudios de estados financieros y sus análisis, Certificación de
planillas para pago de impuestos., Aplicación de beneficios y reportes de
dividendos, La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones,
conciliaciones bancarias, arqueos y informes mensuales.
4. ¿Quién es el auxiliar contable encargado de asistir las actividades contables
de la entidad, hace cuanto tiempo presta sus servicios a la entidad?
Jhuliana Escalante Ortiz, es la encargada de las actividades de auxiliar contable,
es Técnico Profesional en Producción Agropecuaria, del Instituto de Educación
Técnica Profesional INTEP - actualmente cursa Tercer Semestre en Salud
Ocupacional, en la Universidad del Quindío. Y se encuentra vinculada a la
empresa desde el año 2.009
5. ¿La entidad elabora los 5 estados financieros básico previstos en la
normatividad colombiana?
Si se elaboran.
6. ¿Quién es la persona a cargo de realizar los estados financieros básicos y
cuál es la periodicidad con la que se realiza?
El contador de la empresa y se hace regularmente cada dos o tres meses.
7. ¿La entidad elabora notas a los estados financieros?
Si elabora notas a los estados financieros
368
8. En caso de ser afirmativa la pregunta anterior: ¿Cuáles son las políticas y
forma previstas por la entidad para elaborar las notas a los estados
financieros?
Las notas se realizan cuenta a cuenta, tanto en el balance como en el estado de
resultados, explicando exactamente de que se trata cada uno de los valores
reflejados en las mismas.
9. ¿Cuáles son las políticas de cierre contable?
El cierre contable lo realizamos a más tardar la primera semana de enero de cada
año, y dentro de nuestras políticas está la de tratar de ejecutar lo mayor posible de
nuestro presupuesto.
10. ¿Cuáles son las políticas de caja menor (Forma de reembolso y
legalización)?
Solo hay monto de caja menor, se legaliza mensualmente, y se reembolsa en
cuento este legalizada en su totalidad.
11. ¿Cuáles son las políticas de depreciación?
Se causa mensualmente, a través del método línea recta.
12. ¿La entidad realiza conciliaciones bancarias?
Si se realiza la conciliación Bancaria
13. En caso de ser afirmativa la respuesta anterior: ¿Cuál es la periodicidad de
las conciliaciones bancarias, quien las elabora, quien las revisa?
Periodicidad mensual, las realiza la tesorera las revisa el Contador.
14. ¿La entidad realiza conciliación de cuentas reciprocas?
La Entidad no Realiza conciliación de cuentas reciprocas.
15. ¿Cuáles son las fechas de presentación de los informes a la Contaduría
General de la Nación, a la junta directiva y demás órganos de control?
A la contaduría de manera trimestral, a la junta directiva cada que se realiza
reunión, a los demás órganos de control cada que nos lo soliciten.
16. ¿Cuáles son las políticas de arqueo de caja menor (Son periódicas, quien la
realiza)?
Se realizan a la hora de contabilizar y legalizar la caja, se revisan antes de realizar
el siguiente reembolso
369
17. ¿Cuáles son las políticas de generación y entrega de los certificados de
retenciones realizadas por los diferentes conceptos, previstas por la
entidad?
Se entregan de manera anual, antes de que los usuarios comiencen a presentar
sus declaraciones de renta.
18. ¿La entidad realiza copias de seguridad de la información contable?
Se realizan back up
19. ¿De ser afirmativa la respuesta anterior: ¿Con que periodicidad se realizan?
Diaria
20. ¿Qué medidas de seguridad prevé la entidad para la salvaguarda de efectivo
y títulos valores?
No manejamos mucho efectivo solo caja menor, y estos permanecen bajo llave, al
igual que los cheques de la misma.
21. ¿Quiénes son los responsables de la preparación de la información
contable?
Área de tesorería, y Contador Público.
22. ¿La entidad realiza la parametrización en el modulo contable con base en los
cambios de la reformas tributarias y actualización contable?
El software que poseemos lo actualiza para eso pagamos un mantenimiento
mensual.
23. ¿Se tienen establecidas políticas de depuración contable?
Solo revisamos la existencia como tal de lo que tenemos contabilizado.
24. ¿Se consulta a la Contaduría General de la Nación las situaciones que ponen
en duda el adecuado reconocimiento y revelación de los hechos realizados,
por falta de norma o por dificultad en su interpretación?
Solo hasta este trimestre empezamos a reportar a la Contaduría General, cuando
existan dudas lo haremos.
25. ¿Qué puntos de la reforma tributaria de diciembre de 2012, afectan al
proceso contable de la entidad?
El proceso no se vio afectado, pero si hubo cambios que afectaron directamente
en valores presupuestados, además debimos actualizar software.
370
26. ¿La entidad se encuentra adelantando las acciones necesarias para la
convergencia a las NIIF?, de ser así mencionar cuales?
La Superintendencia de servicios públicos, nos ha dado los parámetros para
modificar PUC en cuento a las cuentas, y demás modificaciones, ellos nos indican
los pasos a seguir para ir adecuándonos a las NIIF.
27. ¿Se encuentran descritos los diferentes procesos contables?
Los procedimientos están descritos dentro de las funciones de los empleados,
pero el proceso como tal dentro de un plan no está escrito.
28. ¿Se encuentran descritas las políticas contables?
SI NO
X
OBSERVACIONES
Lleva la contabilidad de acuerdo a las normas generalmente aceptadas en el país, pero políticas particulares de la empresa no están escritas
29. ¿El catalogo general de cuentas se encuentra debidamente actualizado?
SI NO
X
OBSERVACIONES
Esta actualizado de acuerdo al PUC de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
30 ¿La contabilidad tiene registradas todas las operaciones hasta el día
anterior?
SI NO
X
OBSERVACIONES
La contabilidad se actualiza semanalmente, pero los registros de tesorería están al día.
371
31. ¿Cómo es el manejo y control del Servicio de Aseo en cuanto a: Facturación, contabilidad, cobranzas? Facturación manejada por un tercero, contabilidad es propia de la empresa, pero tenemos el control de la actividad hasta en 95%.
32. ¿Cuál es la versión utilizada del software contable? El software contable que se utiliza es SINAP (Sistema de Información para la Administración Pública) versión 5.3.
33. ¿Cómo se controlan los documentos generados en el software contable (Aprobaciones, Verificaciones)? Los documentos generados por el software contable una vez generados son verificados con la información ingresada y aprobada mediante la firma de la Gerente y la Tesorera según sea el caso.
372
Anexo K. Constancia de Reunión 5.
373
Anexo L. Constancia de Reunión 6.
374
Anexo M. Constancia de Reunión 7.
375
Anexo N. Constancia de Reunión 8.
376
377
Anexo O. Prueba Piloto de indicadores para el proceso contable
Cuadro 71: Prueba piloto de indicadores para evaluar el riesgo
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Identificación
Grado de identificación de
errores {
}*100 3,5% Bueno
Significa que el grado de identificación de errores en la entidades bueno, pero puede mejorar.
Nivel de ausencia de
reconocimiento de operaciones
{
}*100 0,0% Excelente
El nivel de ausencia de reconocimiento de operaciones es excelente, porque la entidad reconoce contablemente cada una de las operaciones económicas que realiza.
Nivel de sobrestimación o
subestimación por grupo de
cuentas.
{
}*100
1% Bueno
El resultado del indicador es bueno puesto que la cantidad de errores en la clasificación con respecto a la cantidad de registros es mínima.
{
}* 100 1% Bueno
Fuente: Las Autoras. 2013
378
Continuación Cuadro 71: Prueba piloto de indicadores para evaluar el riesgo
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Registro
Razón de imputación equivocada
{
} 0,01 Bueno
Quiere decir que por cada registro existen 0,01 codificaciones equivocadas.
Nivel de ausencia de
registros {
}*100 0% Excelente
Es excelente por que del total de operaciones todas han sido registradas contablemente.
Nivel de alteración de la
información
{
}*100 1% Regular
A pesar de que el % de alteración de registros es muy bajo, es una situación que no se debe permitir y por lo tanto la calificación es regular.
Actividad: Ajustes y reclasificaciones
Grado de alteración de
registros
{
}*100 1% Regular
A pesar de que el % de alteración de registros es muy bajo, es una situación que no se debe permitir y por lo tanto la calificación es regular.
Fuente: Las Autoras. 2013
379
Continuación Cuadro 71: Prueba piloto de indicadores para evaluar el riesgo
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar la Ocurrencia del Riesgo
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Ajustes y reclasificaciones
Nivel de ajustes no realizados
{
}* 100 0% Excelente
En la entidad no existen ajustes que no se hayan realizado, por lo tanto la calificación es excelente.
Actividad: Elaboración de Estados Financieros
Grado de equivocación en
reporte de la información
{
}* 100 0% Excelente
No existe informes financieros errados hasta la fecha, por lo tanto la calificación del indicador es excelente.
Actividad: Comunicación de Estados Financieros
Nivel de requerimientos por parte de las
entidades de control
{
}* 100 0% Excelente
Hasta el momento la entidad no ha recibido requerimientos por parte de los entes de control relacionados con los estados financieros.
Fuente: Las Autoras. 2013
380
Cuadro 72: Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Identificación
Nivel de verificación de documentos
{
} *100 75% Pésimo
A pesar de que la actividad de control se realiza, el resultado del indicador es pésimo, debido a que se debe aplicar a cada uno de los documentos soporte.
Nivel de verificación de
fechas
{
} *100 75% Pésimo
A pesar de que la actividad de control se realiza, el resultado del indicador es pésimo, debido a que se debe aplicar a cada uno de los documentos soporte.
Razón de relación entre documentos y transacción
{
} 1 Excelente
El resultado quiere decir que cada transacción tiene su documento soporte correcto.
Periodicidad de solicitud de información
15 Pésimo
La periodicidad de solicitud de información a terceros se debe realizar diariamente o cuando ocurra una operación económica, por lo tanto el resultado es pésimo.
Fuente: Las Autoras. 2013
381
Continuación Cuadro 72: Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Identificación
Periodicidad de confrontación con terceros
30 Excelente
La confrontación con terceros es excelente, puesto que se realiza cada 30 días.
Actividad: Clasificación
Grado de reclasificaciones.
{
} *100 100% Excelente
El grado de reclasificaciones es excelente puesto que por cada registro mal clasificado se realizó el respectivo ajuste.
Periodicidad de revisiones.
7,5 Bueno
Las revisiones deberían realizarse preferiblemente cada 7 días, por lo cual el resultado del indicador es bueno.
Nivel de validación de documentos
soportes
{
} *100 75% Pésimo
A pesar de que la actividad de control se realiza, el resultado del indicador es pésimo, debido a que se debe aplicar a cada uno de los documentos soporte.
Fuente: Las Autoras. 2013
382
Continuación Cuadro 72: Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Registro
Periodicidad de revisión
7,5 Bueno
Las revisiones deberían realizarse preferiblemente cada 7 días, por lo cual el resultado del indicador es bueno.
Grado de inspección de
los documentos soportes
{
} *100 75% Pésimo
A pesar de que la actividad de control se realiza, el resultado del indicador es pésimo, debido a que se debe aplicar a cada uno de los documentos soporte.
Nivel de confrontación de
registros vs soportes
{
} *100 60% Pésimo
Es pésimo porque la actividad se debe realizar al 100% de los documentos y registros.
Nivel de conciliaciones
entre dependencias.
{
} *100 0% Pésimo
La entidad no realiza conciliación de operaciones reciprocas entre dependencias.
Fuente: Las Autoras. 2013
383
Continuación Cuadro 72: Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Registro
Nivel de verificación
{
} *100 50% Pésimo
Esta actividad no se realiza en un 100% argumentando que las operaciones de la entidad son pocas.
Grado de validación de documentos
{
} *100 100% Excelente
En la entidad se verifica que cada uno de los documentos cumpla con las disposiciones tributarias.
Periodicidad de comprobación
de consecutivos
7,5 Bueno
La actividad debería realizarse preferiblemente cada 7 días, por lo cual el resultado del indicador es bueno.
Nivel de realización de
copias de seguridad
{
} *100 100% Excelente
La entidad realiza copias de seguridad de la información contable diariamente,
Fuente: Las Autoras. 2013
384
Continuación Cuadro 72: Prueba piloto de indicadores para evaluar los controles
Prueba Piloto de Indicadores
Proceso Contable
Indicadores Para Evaluar el Cumplimiento de los Controles
Nombre del indicador para
los riesgos Formula Resultado Interpretación
Descripción de Interpretación
Actividad: Ajustes y Reclasificaciones
Grado de comparación
{
} *100 60% Pésimo
Solo se realiza la comparación de estados de cuentas antes de realizar los ajustes en un 60%
Periodicidad de revisión
30 Excelente
La periodicidad de revisión de los ajustes es excelente, puesto que se realiza cada 30 días.
Actividad: Elaboración de Estados Financieros
Nivel de confirmación de
datos {
} *100 100% Excelente
Se realiza la confirmación de datos de los estados financieros a todos los saldos de cuentas.
Actividad: Comunicación de Estados Financieros
Grado de verificación de
información {
} *100 100% Excelente
La información de los estados financieros es verificada antes de ser enviada a los entes de control.
Fuente: Las Autoras. 2013
385
Análisis de la Prueba Piloto de indicadores
Con el fin de medir la pertinencia de los indicadores y probar su aplicación en la
realidad de la entidad para la que fueron diseñados, se llevó a cabo la realización de
una prueba piloto de los dos tipos de indicadores diseñados para medir la ocurrencia de
los riesgos y para medir el impacto de los controles. La prueba corresponde a datos e
información recolectada entre los meses de Julio y Agosto de 2013.
Los resultados de los indicadores, evidencian que la entidad a pesar de que no utiliza
mecanismos de control, tiene una ocurrencia de riesgos baja, sin embargo es
necesario, que se lleve un registro de las actividades de control, para que los resultados
obtenidos se ajusten a la realidad contable de la empresa y actúen como evidencia.
Además es necesario que la entidad implemente los controles y mecanismos
planteados en el desarrollo de la práctica, puesto que hará que la vulnerabilidad ante
los riesgos desaparezca casi por completo. La prueba también deja en evidencia la
eficacia y compromiso en la realización de las labores de cada uno de los empleados
involucrados con el proceso contable.
386
Anexo P. Informe Final de la práctica
387
388
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