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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21
Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co
Email: [email protected]
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA CAPACITAR, FORMAR, SENSIBILIZAR Y DESARROLLAR PRÁCTICAS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES INTERPERSONALES ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A TRAVÉS DEL AUTOCONOCIMIENTO Y CONCIENCIA PERSONAL, LA EVOLUCIÓN DE LAS DIMENSIONES INTEGRALES DEL SER HUMANO, EL LIDERAZGO Y LA ETICA, QUE PERMITAN GENERAR IMPACTOS POSITIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD.
1. Marco General de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2723 de 2014, por el cual se modifica la estructura de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR-, y se establecen, entre otras, las funciones de: fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación los servicios públicos notarial y registra, e implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.
2. Descripción de la necesidad.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR-, durante el año 2008 adecuó su Sistema de Gestión Integral, de acuerdo a los requisitos NTCGP1000:2009, dando cumplimiento a la Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios” y al Decreto 4110 de 2004, herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, haciendo especial énfasis en el mejoramiento continuo de su desempeño y su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Dentro del proceso de mejoramiento continúo, toma trascendental importancia el fortalecimiento de los conocimientos en la norma NTCGP1000:2009 y en temas de gestión de la calidad al personal de la Superintendencia. La gestión es vista en este punto no solamente como la circunscrita a los temas de operación de procesos, sino también a la que tiene que ver con la administración del recurso humano como factor clave en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión. Por esta razón, dentro de las actividades en que se enmarca el proyecto “Ampliación y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la Superintendencia de Notariado y Registro” se contempla como objetivo específico el fortalecer las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los funcionarios de la entidad, en el conocimiento de los requisitos de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, mediante el desarrollo de programas de capacitación y otra serie de actividades y herramientas.
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En el proyecto se han desarrollado diferentes actividades de capacitación centradas en la parte funcional y operativa del Sistema de Gestión de Calidad. No obstante, es necesario fortalecer la capacitación en temas que contemplen la otra dimensión del funcionario de la Superintendencia como ser humano. Es importante tener en cuenta que este año se ha surtido un proceso de transformación de la planta de personal, a raíz de la expedición del decreto 2723 del Ministerio de Justicia y del Derecho, de 29 de diciembre de 2014, el cual modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. Esta situación ha conllevado cambios que de diferentes maneras afectan a los funcionarios. La Entidad ha podido evidenciar variados comportamientos y actitudes en los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, quienes revelan estar expuestos a altos niveles de riesgo psicosocial asociados a condiciones de la organización y gestión de la tarea, ocasionados por las nuevas condiciones laborales, que han afectado incluso en algunos casos las relaciones interpersonales entre los funcionarios, que pueden estar influyendo en su bienestar, calidad de vida y en el desempeño laboral, posiblemente como producto de estas transformaciones. A esto se suma una exigencia adicional para la Entidad, como quiera que a mediados de septiembre del año en curso, se cumplirá la auditoria de sostenimiento de certificación de calidad bajo los estándares de la NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008 en los servicios de gestión servicio registral, gestión documental registral, orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral y gestión administrativa registral, procedimiento que exige total compromiso de los funcionarios no solamente los especialmente delegados para el manejo del Sistema Integrado de Gestión, sino la de la totalidad de funcionarios y contratistas de la Superintendencia. De acuerdo a lo anterior, es necesario generar un espacio de capacitación en donde se integren el fortalecimiento de las relaciones interpersonales de los funcionarios de la Entidad, el crecimiento personal, el trabajo en equipo, el sentido de pertenencia y la asimilación positiva de los cambios en los ambientes de trabajo con el fin de incentivar a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, a que construyan equipos de trabajo sólidos, a través de la promoción de un clima organizacional saludable, la apropiación de sólidos principios éticos que redunden en el fortalecimiento de los valores institucionales de la Entidad. Teniendo en cuenta que las actividades de capacitación para funcionarios del nivel central, se aprovechan para consolidar y unificar criterios como factor determinante para resolver las necesidades de los círculos registrales y propender por el mejoramiento del servicio notarial y registral. La reinducción requerida se realiza con el fin de conocer y apropiar a cada funcionario de su proceso individual, dado que el proceso de reestructuración conllevó a la creación de nuevos grupos de trabajo lo cual trajo consigo nuevas responsabilidades en la asignación de funciones, haciéndose evidente la necesidad de actualización de conocimientos en todas las áreas. Por lo expuesto, se hace necesario generar dentro de este mismo espacio, el fortalecer las relaciones interpersonales, el crecimiento personal, trabajo en equipo, sentido de pertenencia y cambios positivos en los ambientes de trabajo con el fin de incentivar a los funcionarios de SNR, la estructuración de equipos de trabajo sólidos, a través de la promoción de un clima organizacional saludable, la apropiación de los principio éticos de los servidores públicos y el fortalecimiento de los valores institucionales de la Entidad, generando el cambio de la actitud del ser humano desde la concepción de que el trabajo en equipo es una suma de talentos que poseen los servidores y que esta suma de talentos trabajando articuladamente, llegaremos a un bienestar en la labor y en la Entidad.
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3. Descripción del objeto a contratar, con sus respectivas especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
3.1. OBJETO A CONTRATAR: CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA CAPACITAR, FORMAR, SENSIBILIZAR Y DESARROLLAR PRÁCTICAS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES INTERPERSONALES ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A TRAVÉS DEL AUTOCONOCIMIENTO Y CONCIENCIA PERSONAL, LA EVOLUCIÓN DE LAS DIMENSIONES INTEGRALES DEL SER HUMANO, EL LIDERAZGO Y LA ETICA, QUE PERMITAN GENERAR IMPACTOS POSITIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD. 3.2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR: Entregar a los funcionarios de las diferentes áreas, herramientas y recursos prácticos que le permitan articular su labor individual al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, generando mejor clima laboral y organizacional, y proyectando liderazgo a través de la multiplicación del conocimiento obtenido. La capacitación se realizará a través de una charla motivacional, que se desarrollará de manera presencial, donde se propicie la creación de sentido de pertenencia de los servidores de la entidad, tanto a nivel de cliente interno como externo, con énfasis en la calidad de la prestación de los servicios notarial y registral. La metodología será dinámica y participativa, facilitando la interacción entre los participantes. Este espacio debe servir para entregar a los servidores públicos herramientas para la potencialización de las competencias y habilidades tanto personales como profesionales, generando la adopción de conductas y comportamientos pro activos concordantes con la misión de la Entidad, generando el mejoramiento de la calidad de vida y el clima laboral. Debe generar autodesarrollo para asegurar la conversión de las capacidades personales para un desempeño efectivo en los puestos de trabajo. Formar personas que respondan a las exigencias en función de la labor a su cargo y al cambio organizacional, de manera efectiva. Desarrollar niveles de conciencia para lograr la conexión, de la mente, el corazón, el cuerpo y el espíritu. Incrementar el sentido de pertenencia y de identidad con la Superintendencia de Notariado y Registro y la labor realizada, potencializando aptitudes, afianzando habilidades individuales y grupales, en pro de mejorar las relaciones interpersonales, con su entorno familiar, laboral y social. La Superintendencia de Notariado y Registro, busca la capacitación orientada en detectar habilidades, generar aptitudes y crear conocimiento en las áreas misionales, como parte de la estrategias de calidad del servicio y la identificación de la cultura organizacional, el cual deberá desarrollarse en una intensidad de cuatro horas. Esta capacitación deberá planearse y ejecutarse en conferencias participativas y prácticas que permitan la apropiación del conocimiento y su aplicación en el trabajo y el diario vivir de los funcionarios, que consientan el cambio de actitud, comportamiento y forma de pensar positiva, para unos resultados recomendables. La jornada de capacitación y formación, requiere un contacto directo con los servidores y desarrollará en un principio a nivel central y luego se difundirá de manera virtual a nivel nacional, de acuerdo al cronograma planteado por la entidad.
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Teniendo en cuenta que las actividades de capacitación para funcionarios del nivel central, se aprovechan para consolidar y unificar criterios como factor determinante para resolver las necesidades de los círculos registrales y propender por el mejoramiento del servicio notarial y registral. En este sentido, el contratista tendrá que conseguir los siguientes objetivos:
Sensibilizar y generar prácticas que promuevan la realización de la labor profesional con énfasis en el sentido de pertenencia y en el manejo inteligente de las relaciones interpersonales, a través del autoconocimiento y conciencia personal.
Sintonizarse de herramientas más creativas y dinámicas que sean útiles para su desempeño familiar, laboral y social.
Tener un mayor autoconocimiento y consciencia de sí mismos, para poder ser dinámicos y creativos en su proceso de evolución, cambio y misión de servicio.
3.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Las jornadas de capacitación, formación y sensibilización requieren del contacto directo con los funcionarios, y se llevará a cabo en el marco del proceso de reinducción, el cual se realizara con el nivel central de la SNR, y el contratista cerrará las jornadas de reinducción tal y como se demuestra en el siguiente cronograma:
PROCESO DE REINDUCCIÓN
GRUPO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
DÍA UNO
DELEGADA DE REGISTRO –DÍA UNO MAÑANA
HORA TEMA
7:45 am a 9:00 am ANTIGUO SISTEMA
9:00 am a 10:00 am
CAUSALES DE DEVOLUCIÓN
10:00 am REFRIGERIO
10:00 am a 11:00 am INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO
11:00 am a 11:30 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
11: 30 pm a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
DELEGADA DE NOTARIADO –DÍA UNO TARDE
HORA TEMA
12:45 pm a 2:00 pm
NOVEDADES EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO-DERECHO DE
PETICIÓN
2:00 pm a 3:00 pm
RESPONSABILIDAD DEL OPERADOR EN
LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL
DERECHO DISCIPLINARIO
3:00 pm REFRIGERIO
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3:00 pm a 4:00 pm
ASPECTOS GENERALES DE LA LEY 1448
DE 2011. PARTICIPACIÓN DE LA
PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA
RESTITUCIÓN DE TIERRAS EN LA LEY
1448
4:00 pm a 4:30 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
4: 30 pm a 5:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
PROCESO DE REINDUCCIÓN
GRUPO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
DÍA DOS
DIR. CONTRATACIÓN- SECRETARÍA GENERAL-DESPACHO –DÍA DOS MAÑANA
HORA TEMA
7:45 am a 9:00 am REFORMAS EN MATERIA DE
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
9:00 am a 10:00 am
RÉGIMEN APLICABLE A LOS
INTERVENTORES
10:00 am REFRIGERIO
10:00 am a 11:00 am PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
11:00 am a 12:00 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
12: 00 pm a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
OFICINAS CONTROL INTERNO DE GESTIÓN - PLANEACIÓN –DÍA DOS TARDE
HORA TEMA
12:45 pm a 2:00 pm FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROYECTOS
2:00 pm a 3:00 pm
ALINEACIÓN ENTRE EL PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES, PRESUPUESTO Y
PLANEACIÓN
3:00 pm REFRIGERIO
3:00 pm a 4:00 pm MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓN
4:00 pm a 5:00 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
5: 00 pm a 5:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
PROCESO DE REINDUCCIÓN
GRUPO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
DÍA TRES
DELEGADA DE TIERRAS –DÍA TRES MAÑANA
HORA TEMA
7:45 am a 9:00 am JUSTICIA TRANSICIONAL
9:00 am a 10:30 am
AVANCES IMPLEMENTACIÓN LEY DE
TIERRAS
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10:00 am REFRIGERIO
10:30 am a 11:30 am GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
11:30 am a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
TALENTO HUMANO-ATENCIÓN AL CIUDADANO –DÍA TRES TARDE
HORA TEMA
12:45 pm a 2:00 pm
FORMAS DE VINCULACIÓN
2:00 pm a 3:00 pm
CÓDIGO CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO-PQR
3:00 pm REFRIGERIO
3:00 pm a 3:30 pm CLIMA LABORAL
3:30 pm a 4:30 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
4:30 pm a 5:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
PROCESO DE REINDUCCIÓN
GRUPO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
DÍA CUATRO
INFORMÁTICA –DÍA CUATRO MAÑANA
HORA TEMA
7:45 am a 10:00 am SEGURIDAD INFORMÁTICA-
MINTIC
10:00 am
REFRIGERIO
10:00 am a 11:00
DESARROLLO INFORMÁTICO
11:00 am a 11:30 pm GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO
11: 30 pm a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS
PROCESOS
La duración de la actividad será de 4 días, donde el contratista tendrá un espacio diario de dos horas tres (3) días y el ultimo día una (1) hora, para un total de siete (7) horas, para desarrollar el proceso de capacitación que se está contratando, sin embargo es importante anotar que tanto las fechas pueden ser susceptibles de modificación por circunstancias ajenas a la Entidad, y por lo tanto serán comunicadas oportunamente al contratista, no generando costos adicionales a la entidad.
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2.4 Clasificación de los bienes y servicios
El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios:
CODIGO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO
86132001
Servicios
Educativos y de formación (88)
Servicios
educativos especializados
(13)
Servicios de Educación y
participación en administración (20)
Servicios de Entrenamiento y
(coaching) ejecutivo (01)
3. PLAZO DE EJECUCION
El plazo de ejecución del contrato será de cuatro (4) días hábiles contados a partir del inicio de las actividades de reinducción conforme a las fechas relacionadas en los cuadros de la programación de los talleres, las cuales son susceptibles de modificación por parte de la entidad y una vez se cumpla con los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato.
4. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION y ESTUDIO DE SECTOR:
El Grupo de Formación y Capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de establecer los valores reales con los que atenderá esta contratación, adelantó el estudio de mercado correspondiente, y verifico el valor de los bienes que serán atendidos durante la vigencia del 2015, teniendo en cuenta las actividades y la modalidad de ejecución utilizada en el proceso en curso, conforme al cual se decidió realizar el cálculo tomando el valor de las cotizaciones presentadas por algunos oferentes del mercado obteniendo como resultado el valor promedio que se debe asumir por el objeto del presente contrato.
EMPRESA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A
CONTRATAR
CANTIDAD DE
SERVICIOS
VALOR DE SERVICIO POR UNIDAD CON IVA INCLUIDO
EMPRESA 1
Servicios para capacitar, formar, sensibilizar y desarrollar prácticas que promuevan las relaciones interpersonales entre los funcionarios de la SNR.
1 $ 5.562.200
EMPRESA 2
Servicios para capacitar, formar, sensibilizar y desarrollar prácticas que promuevan las relaciones interpersonales entre los funcionarios de la SNR.
1 $ 5.638.892
VALOR PONDERADO $5.600.546
El valor total de la propuesta no podrá superar el valor de CINCO MILLONES SEISCIENTOS MIL SEISCIENTOS PESOS $ 5.600.600 incluido IVA, recursos que se sufragaran del proyecto de inversión de ampliación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión, del rubro de capacitaciones. 5.1 GRAVAMEN FINANCIERO:
El presente contrato generará costo adicional correspondiente a la tarifa del gravamen a
movimientos financieros y bancarios del cuatro por mil (4x1000), estipulado en el artículo
872 del Estatuto Tributario.
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4.2 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA
El proponente deberá ofertar de conformidad con lo previsto en la Invitación Pública.
El valor total ofertado, por parte de los proponentes, debe incluir todos los gastos, costos,
derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la
presentación de la oferta, suscripción y ejecución de la orden de servicio, de acuerdo con
las normas legales vigentes, ya que estos se entienden por cuenta del proponente.
Nota: La firma, empresa o persona natural contratista asumirá los costos de desplazamiento, hospedaje y alimentación de su equipo de profesionales colaboradores que se requieran para la ejecución del contrato.
5. FORMA DE PAGO:
El valor del contrato se cancelará en pesos colombianos, en dos pagos, el primero del
40% antes de iniciar el evento y 60% al finalizar el mismo, previa presentación de la
respectiva factura y cuenta de cobro, en moneda legal colombiana, dentro de los diez (10)
días siguientes a su radicación.
6.1 Soportes de la Factura
- Certificación de cumplimiento a satisfacción, expedida por el Supervisor del
Contrato.
- Constancia de cumplimiento por parte del Contratista, de las obligaciones con el
Sistema General de Seguridad Social, Parafiscales y ARL.
6. LUGAR DE EJECUCION:
La actividad se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C.
7. CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD:
El Grupo de Formación y capacitación de la Dirección de Talento Humano, será el responsable de adelantar los estudios de oportunidad y conveniencia y la parte contractual estará a cargo del Grupo de Contratación Administrativa.
8. SERVICIOS Y COSTOS CONTRATADOS
Las conferencias se desarrollaran para los funcionarios del Sector Central de la Superintendencia de Notariado y Registro. El proceso de reinducción se realizara en las ciudad de Bogotá D.C., dentro de las fechas comprendidas entre el cuatro (4) y nueve (9) de septiembre de 2015, las cuales pueden ser modificadas de acuerdo a las necesidades de la Entidad e igual que las fechas de realización sin que represente el pago de un valor adicional. El proveedor realizará la actividad de sensibilización en charla taller de una (1) hora diaria, de carácter presencial.
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9. REQUISITOS HABILITANTES.
9.1 Aspectos Jurídicos
Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas para su
evaluación técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de
orden legal exigidos en la Invitación Publica, verificando su estricto cumplimiento.
1. Carta de presentación firmada por la persona natural o por el representante legal
de la empresa, donde afirme de manera expresa el pleno conocimiento de las
condiciones y requisitos de la contratación igualmente expresará bajo la gravedad
del juramento, que no está reportado en el boletín de responsables fiscales de la
Contraloría General de la República, que no posee antecedentes disciplinarios ni
judiciales y que está al día en el pago de aportes parafiscales.
2. Documento de compromiso consorcial, suscrito por los integrantes y en los
términos de ley.
3. En caso de ser persona jurídica, acta de autorización al representante legal de la
sociedad para comprometer la firma por el valor de la propuesta cuando así lo
exijan sus estatutos.
4. Todos los documentos necesarios para acreditar la capacidad jurídica y los
requisitos para participar de acuerdo con lo señalado en esta invitación.
5. Cuando se trate de sucursal o agencia, se deberá anexar el certificado de
existencia y representación legal expedida por la Cámara de Comercio.
6. Registro Mercantil
7. Fotocopia del Registro Único Tributario
8. Hoja de vida Formato Único de la Función Pública
9. Declaración Juramentada de Bienes y rentas Formato Único de la Función Pública
10. Cédula de ciudadanía del representante legal
11. Libreta militar del representante legal cuando es varón menor de 50 años
9.2 Experiencia mínima específica
3 años en talleres, capacitaciones, procesos de formación relacionados con la temática a
contratar, ya sea en el sector público y privado que acredite su experiencia.
Para acreditar la experiencia específica, el proponente adjuntara la copia de los contratos
o las certificaciones de máximo dos (3) contratos celebrados con entidades públicas o
privadas, cuyo objeto sea similar al de la presente contratación y que hayan sido
desarrollados con posterioridad al 31 de diciembre de 2012 y cuyo valor facturado sumen
por lo menos dos (2) veces el presupuesto oficial.
Los certificados con los cuales se acredite la experiencia mencionada deben cumplir con
los siguientes requisitos:
- Para contratos públicos la certificación deberá ser expedida por el ordenador del
gasto de la Entidad contratante o el funcionario competente.
- Para contratos privados suscritos con personas jurídicas, por el representante
legal de la empresa contratante o la persona delegada o autorizada para
suscribirlo.
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- Para contratos privados suscritos con personas
naturales, por la misma persona natural con quien se suscribió el contrato.
- No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores o interventores externos
a la Entidad contratante.
-
- Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del
juramento y por tanto el contenido se desvirtúa con prueba en contrario.
- En todo caso toda certificación de contrato de derecho privado deberá anexar las
pólizas del contrato.
9.3 Requisitos de las certificaciones de experiencia
El proponente que pretenda acreditar experiencia específica, deberá hacerlo mediante
CERTIFICACIONES. Para que la acreditación sea válida, dichas CERTIFICACIONES
deben incluir como mínimo la información requerida para acreditar la experiencia y puede
contener la siguiente información:
Nombre de la empresa Contratante
Nombre del Contratista
Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el
documento de conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo
conforman y el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.
Número del contrato (si tiene)
Objeto del contrato
Área
Fecha de suscripción y/o inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y
año).
Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)
Nombre y firma de quien expide la certificación.
Valor del contrato
Adjuntar listado actualizado de los establecimientos en todo el territorio nacional,
en las que se podrán intercambiar los bonos y/o tarjetas
10. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección
El marco legal del presente proceso de contratación y del contrato que se derive de su
adjudicación está conformado por la constitución política, las leyes de la Republica de
Colombia en cuanto a la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el
Decreto 1082 de 2015, y las demás normas concordantes con la materia que rijan o
lleguen regir los aspectos del presente proceso de selección, y en todo lo demás no
regulado expresamente, se aplicarán las normal comerciales y civiles que regulen el
presente objeto sujeto a selección.
Que teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 y en especial el Artículo
94 de la Ley 1474 de 2011, se aplicará la modalidad de selección por mínima cuantía,
atendiendo la regla general señalada por la Ley, tomando como referente el valor de la
contratación a realizar que no supera el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del
presupuesto de la Entidad, no obstante se garantiza la libre concurrencia y la
transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para
terminar con éxito el presente proceso con el que se escogerá la oferta más favorable
para la entidad, permitiendo satisfacer la necesidad previamente identificada.
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“Artículo 94. Transparencia en contratación de mínima cuantía. Adiciónese al Artículo
2 de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral: La contratación cuyo valor no excede
del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto,
se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:
a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual
se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así
como las condiciones técnicas exigidas.
b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior
a un día hábil.
c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la
propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones
exigidas.
d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los
efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo
registro presupuestal.
…Parágrafo 2: La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará
exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En
particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el Artículo 12 de la
Ley 1150 de 2007.”
Que por tratarse de un proceso bajo la modalidad de selección de mínima cuantía,
independientemente de su objeto, solo serán aplicables las reglas y el procedimiento
descrito en la Subsección 5 del Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.5.2.
11. Obligaciones del contratista
Para cumplir con el objeto contractual, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones:
Obligaciones Generales:
1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales,
legales, contractuales, y la propuesta presentada.
2. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia del contrato.
3. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo.
4. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia.
5. Ejecutar las actividades en grupos adecuados de máximo 99 participantes para
lograr una efectiva asimilación del conocimiento en las ciudades donde el número de servidores es superior a este.
6. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato.
Obligaciones Específicas:
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1. Ejecutar el objeto del presente contrato dentro
de los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y
financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes.
2. Allegar a la Superintendencia de Notariado y Registro, en los plazos en los
que se le determine, los documentos requeridos para la cumplida iniciación
del contrato.
3. Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto contractual.
4. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las
instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato se le
impartan por parte del supervisor del contrato.
5. Brindar a los participantes todos los conocimientos de liderazgo y coaching
ejecutivo con el fin de lograr mayor éxito en el desempeño de sus funciones.
6. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando
dilaciones y trabas.
7. Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la
ejecución del objeto contractual.
8. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad.
9. La modalidad se desarrollará bajo la forma de seminario presencial.
10. Atender a los requerimientos y cambios que se presenten durante la realización del seminario.
11. El contratista se obliga a entregar a la SNR el diseño curricular, docente, memorias, listado de asistencia, papelería, material de estudio, certificados de asistencia. Evaluaciones e informe final.
12. Prestar la totalidad de los servicios ofrecidos en la propuesta y cuando lo
requiera la Superintendencia de Notariado y Registro.
13. Mantener reserva sobre la información que le sea suministrada para la
ejecución del objeto del contrato.
14. No acceder a peticiones o amenazas que actúen por fuera de la ley, con el
fin de obligarlo a hacer u omitir algo, frente a lo cual informará
inmediatamente a la Superintendencia de Notariado y Registro y demás
autoridades competentes.
15. Cumplir con los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza
del contrato, de los estudios previos y de la propuesta.
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16. Las memorias o productos del ejercicio del
contrato serán de propiedad de la SNR.
12. Obligaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro
1. Expedir el certificado de registro presupuestal.
2. Asistir diligentemente al contratista en el cumplimiento del objeto del contrato,
colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo.
3. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato.
4. Ejercer la supervisión del contrato.
5. Las demás inherentes al contrato, y las consignadas en la resolución interna que regula la actividad de interventoría y supervisión.
13. Supervisión
La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Director de Talento Humano.
14. OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE.
De acuerdo a lo previsto en el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo
2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, el único factor de selección para escoger la
propuesta adjudicataria será el menor precio ofertado, en consecuencia, solo se
verificarán los requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros, cuando sean
exigidos) respecto del proponente que oferte al menor precio.
El procedimiento de evaluación se efectuará conforme el Decreto 1082 de 2015, “La
Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio
cumple con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la
invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la
invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.” y “La Entidad
Estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones
establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación
de la oferta, la Entidad Estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del
contrato.”
Debe entenderse que la oferta con el menor precio será aquella que contenga el número
entero y dos decimales en pesos colombianos más bajo, el cual deberá cobijar la totalidad
de la oferta, por cuanto no se admiten propuestas parciales o alternativas.
La oferta económica propuesta contemplará todos los costos directos, indirectos,
impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución
del contrato resultado del presente proceso de selección, teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas contenidas en los Estudios Previos.
Cualquier error en la determinación del valor correspondiente, no dará lugar a su
modificación.
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No obstante, si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad en su deber de
análisis de que trata el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del decreto 1082 de 2015, el valor de una
oferta parece artificialmente bajo, La Entidad debe requerir al oferente para que explique
las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité
evaluador o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o
continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
Cuando el valor de la oferta sobre la cual La Entidad tuvo dudas sobre su valor, responde
a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta no ponen en riesgo el cumplimiento
del contrato si este es adjudicado a tal oferta, La Entidad debe continuar con el análisis en
el proceso de evaluación de ofertas.
15. ANALISIS DE RIESGOS
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O
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1 Operaciona
l Que no se firme el contrato
Impacto negativo y retrasos en
la necesidad de apoyo al grupo
de gestión documental para
efectuar la los tramites de
contratación
Raro
Me
nor
3
Bajo
2 Operaciona
l
El contratista no cumple con
la calidad de los servicios o
no efectúa los entregables
en términos de contenido
conforme a las
especificaciones técnicas del
proceso
Impacto negativo en el logro de
los objetivos estratégicos del
proyecto de sistematización de
los procesos administrativos y
jurídicos de la SNR
Posib
le
Mo
dera
do
5
Me
dio
3 Operaciona
l
La agenda de trabajo
propuesta de cumplirse en
los tiempos establecidos
Retrasos en los cronogramas
propuestos por las directivas
para la planeacion estratégica
de la Entidad.
Pro
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Me
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5
Me
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4 Operaciona
l
Mora en los pagos por parte
de la contratante
Afectación financiera al
contratista hasta el punto de
romper la ecuación económica
del contrato. Imp
roba
ble
Me
nor
4
Bajo
5 Operaciona
l
Se puede presentar cuando
las actividades objeto del
presente contrato no cuenten
con las características
técnicas mínimas lo cual
genera cambios
Afectación en el logro de los
objetivos y satisfacción de las
necesidades Posib
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1
Superinten
dencia De
Notariado
Y Registro
Asignar un
responsable del para
hacer seguimiento al
proceso contractual
desde la
presentación de
estudios previos
Raro
Insig
nific
ante
Bajo
No
Coordinad
or Grupo
De Gestión
Document
al
firma del
contrato
Enero
de
2015 seguimiento a
cronograma
contractual y
despliegue de
acciones
tendientes a la
suscripción del
diaria
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hasta el
perfeccionamiento
del contrato
contrato y al inicio
del mismo
2
Superinten
dencia De
Notariado
Y Registro
Y Agencia
Logística
De Las
Fuerzas
Militares
Terminación
unilateral del
contrato.
Imp
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Me
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Coordinad
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De Gestión
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al
ejecució
n del
contrato
terminació
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de la
ejecución
del
contrato
Revisión de los
productos y de las
actividades
ejecutadas previas
a la aprobación de
pago.
quinc
enal
y
mens
ual
3 Contratista
Establecer un
cronograma de
actividades que
permita coordinar y
monitorear las
actividades,
productos, etc…, en
los tiempos
establecidos en la
contratación
Posib
le
Me
nor
Me
dio
No Contratista
inicio de
la
ejecució
n del
contrato
terminació
n estimada
de la
ejecución
del
contrato
verificación de
cronogramas y
seguimiento de
avance del trabajo
quinc
enal
4 Entidad
Evitarse, realizando
la verificación total
del contrato y/o sus
adiciones en valor ,
de manera previa a
la expedición del
registro
presupuestal
Raro
Me
nor
Bajo
No
Dirección
Financiera
– Grupo
De
Presupues
to
inicio de
la
ejecució
n del
contrato
terminació
n estimada
de la
ejecución
del
contrato
En el momento de
expedir el registro
presupuestal del
contrato, se
deberán verificar
que se cuenta con
el presupuesto
para atender la
necesidad.
confo
rme
lo
previ
sto
en el
contr
ato
5 Contratista
Cada actividad debe
realizarse bajo la
supervisor del
contrato para evitar
cambios inesperados
que impliquen
mayores gastos para
la entidad
Posib
le
Me
nor
Me
dio
No
Supervisor
Del
Contrato
inicio de
la
ejecució
n del
contrato
terminació
n estimada
de la
ejecución
del
contrato
revisión y
aprobación
permanente de las
actividades que
comprenden cada
una de las fases
de ejecución del
proceso
perm
anen
te
I. GARANTIAS
Efectuado el análisis de riesgos de la presente contratación, establecida la valoración del
impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos, se estima que la
Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra que en el desarrollo del contrato
presenta principalmente riesgos de Incumplimiento del contratista en el desarrollo de las
obligaciones establecidas o deficiente prestación del servicio; por lo cual se exigirá al
contratista constituir a su costa y a favor de SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO - SNR, la garantía Única de que trata la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007y
el artículo 2.2.1.2.3.1.7 del decreto 1082 de 2015 consistente en garantía legalmente
autorizada para operar en Colombia con el fin de amparar el riesgo que se determina a
continuación:
a. CUMPLIMIENTO: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del
Contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (6) meses más.
b. CALIDAD: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del
contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más.
Parágrafo Primero: En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución del contrato
y/o se adicione el valor, el Contratista se compromete, dentro de los 5 días siguientes, a
presentar el certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo
y/o valor pactados.
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Email: [email protected]
Parágrafo Segundo: El contratista deberá mantener la garantía en plena vigencia y
validez en los términos expresados en este documento y deberá pagar las primas y
cualquier otra expensa necesaria para constituirlas, mantenerlas, prorrogarlas o
adicionarlas.
Atentamente -original firmado- OSCAR ANDRES NUÑEZ PARRA Director de Talento Humano Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: Maria Isabel Ortega- Grupo de Formación y Capacitación