etapas de implantacion

Ayuda Memoria Implantación de los módulos del SIGA

Versión al 16/05/2005

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PROCESO DE IMPLANTACIÓN SIGA-SIAF

1. Etapas en la implantación del SIGA

• ETAPA 1: Difusión del SIGA-ML a UEs 1.1 Presentación del SIGA – ML a los funcionarios de las diferentes áreas de la UE

piloto (Logística, Presupuesto, Sistemas, Patrimonio). 1.2 Exportación de la Base de Datos. 1.3 Instalación del Ejecutable, delimitando los accesos según el tipo de usuario. 1.4Capacitación in situ a los usuarios del Módulo (Programación, Pedidos,

Procesos de Selección, Adquisiciones, Almacén, Patrimonio) Las etapas siguientes se realizan bajo la supervisión y apoyo permanentes del Implantador SIGA.

• ETAPA 2: Carga de Tablas y Datos al SIGA-ML

Una vez instalado el Sistema, previamente a la ejecución de los procesos logísticos por el Sistema, la UE realiza las siguientes tareas, en algunos casos, en forma paralela y, en otros, en forma secuencial:

2.1 Actualización de los datos generales de la UE, código de la UE, Nombre, RUC.

Migración de la información Presupuestal: Metas y Marco Presupuestal a nivel de Metas y Específica del Gasto.

2.2 Registro del Catálogo de Bienes y Servicios. El usuario deberá ingresar los Items dentro de los Grupos, Clases y Familias comprendidos en la Tabla del Sistema. En caso fuera necesario considerar algún Grupo, Clase y/o Familia, diferente a los existentes, se informará a la Sede para su incorporación.

2.3 Registro de los datos de Personal, Almacenes, Sedes, Centros de Costo vinculado a la(s) Meta(s), etc. Matrícula de la información correspondiente en cada una de estas Tablas. Inventario Inicial de Almacén. Ingreso de los saldos de inventario al 31/12 del ejercicio anterior. Esta información servirá para llevar el control de los ingresos y salidas de almacén a través del Kardex.

2.4 Estimación de los stocks al 31/12 del ejercicio fiscal. Esta información servirá de referencia para elaborar el Presupuesto de Compras.

2.5 Registro por Centro de Costo del Consumo Histórico del ejercicio anterior. Esta información sirve de referencia para la elaboración del Cuadro de Necesidades.

• ETAPA 3: Programación del Cuadro de Necesidades, del Plan Anual de

Obtención (PAO) y del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)

Concluida la carga de las tablas del Sistema, la UE puede iniciar la programación del Cuadro de Necesidades a partir de cada Centro de Costo, previa capacitación y supervisión in situ de los procesos involucrados en esta tarea. 3.1 Registro de la distribución del techo presupuestal de bienes y servicios por

centro de costo y a nivel de específica del gasto, meta y fuente de financiamiento.

3.2 Registro del Cuadro de Necesidades por cada Centro de Costo, vinculando la fuente de financiamiento, Meta y respectiva tarea, con los bienes y servicios.



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Se tiene el control del Techo Presupuestal por Centro de Costo en forma opcional.

3.3 Ajuste del Cuadro de Necesidades por el responsable de la programación institucional, teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria así como el Consumo Histórico del Centro de Costo.

3.4 Elaboración del Presupuesto de Compras 3.5 Elaboración del Proyecto del Presupuesto Institucional de Bienes y Servicios,

con el que el área de Logística sustenta sus requerimientos ante la Oficina de Presupuesto. Generación del Plan Anual de Obtención (PAO) y del PAAC Inicial para su presentación al CONSUCODE.

3.6 Ajustes del Plan Anual de Obtención, incluyendo la reprogramación del mismo. • ETAPA 4: Ejecución de Pedidos y Requerimientos de Compra

En esta etapa, de ejecución del presupuesto, los Centros de Costo realizan sus pedidos y requerimientos de compra, observando los procedimientos establecidos en el Sistema.

4.1 Solicitud de Pedidos. Cada Centro de Costo solicitará los Bienes y/o servicios

según su Cuadro de Necesidades. 4.2 Aprobación de Solicitud de Pedidos. La persona autorizada aprobará ó

desaprobará la atención de los pedidos en base a la existencia de stocks. 4.3 Pedidos de Compras, en caso no se encuentre programada. 4.4 Autorización del Pedido de Compra. El responsable autorizará este pedido

luego de verificar los stocks y la disponibilidad de presupuesto. 4.5 Consolidación de Pedidos por el responsable de la Oficina de Logística, con la

finalidad de determinar el tipo de proceso de selección lo que permite actualizar el PAO y PAAC.

4.6 Requerimiento de Compras, referido a los Gastos Fijos, tales como agua, luz, teléfono, etc.

• ETAPA 5: Ejecución de Procesos de Selección

En base a lo programado en el PAAC, así como a los requerimientos provenientes de los Centros de Costo, la UE inicia la ejecución del proceso de selección respectivo por el Sistema.

5.1 Generación del Proceso de Selección elegido del PAO. 5.2 Registro de los parámetros generales del proceso según lo indicado en las

bases administrativas. 5.3 Registro de las invitaciones en caso de una Adjudicación Directa de Menor

Cuantía o Selectiva. 5.4 Recepción de las propuestas en el caso de procesos de Adjudicación Directa

de Menor Cuantía y Selectiva. Cuando se trate de Licitaciones o Concursos Públicos se registra a los Adquirientes de Bases.

5.5 Evaluación de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los postores, para luego realizar la evaluación final.

5.6 Registro del otorgamiento de la Buena Pro. 5.7 Registro de los postores adjudicados. 5.8 Registro de los Contratos.



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• ETAPA 6: Emisión de Órdenes de Compra o Servicio

Adjudicada la buena pro y suscrito el contrato, la UE procede a emitir la Orden de Compra u Orden de Servicio por el Sistema, según corresponda:

6.1 Generación del Cuadro de Adquisiciones, a partir de un Proceso de Selección

con adjudicación o contrato. 6.2 Generación de las Ordenes de Compra y/o Servicio. 6.3 Generación del archivo txt para la interfase con el Módulo SIAF-SP. La

ejecución del gasto en la fase Compromiso se reflejará en el Expediente SIAF haciendo uso de esta opción.

6.4 Seguimiento de Calendario. La emisión de las Ordenes de Compra/Servicio afectan los saldos de Calendario.

• ETAPA 7: Registro de Entradas y Salidas de Almacén

7.1 Registro del ingreso de Bienes a Almacén, en base a las Ordenes de Compra y

las Notas de Entrada al Almacén, previa conformidad del responsable del área. 7.2 Generación y atención de los Pedidos-Comprobantes de Salida (PECOSAS).

En forma automática se visualizará el Pedido aprobado para la generación y atención de la PECOSA.

7.3 Registro de la salida de Bienes del Almacén. Con la atención de la PECOSA se procede a dar la salida del bien del almacén.

7.4 Control de los movimientos a través del Kárdex de Almacén. En forma automática el Sistema muestra las Entradas y Salidas, así como el saldo correspondiente por cada ítem.

• ETAPA 8: Registro y Control de los Activos Fijos

8.1 Registro del Inventario de Activos Fijos al 01/01. De acuerdo al saldo al 31/12

del ejercicio anterior, el usuario debe ingresar por primera vez la información de la asignación de los bienes patrimoniales (puede ser migrada), posteriormente el Sistema es quien mostrará automáticamente los saldos de un año a otro.

8.2 Ingreso de bienes patrimoniales a través del Módulo de Logística. Dada la conformidad de los bienes de activo fijo se podrá asignar a un determinado usuario.

8.3 Actualización de la información de los Activos 8.4 Registro de las Salidas de los Activos.



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2. Esquema de Implantación

ETAPA 1

Diagrama Nº 1: Proceso de Implantación – Etapa 1

ETAPA 2

Diagrama Nº 2: Proceso de Implantación – Etapa 2

Charlas de Difusión /

Capacitación

EQUIPO DE CONTROL DE CALIDAD

SECTORISTAS / IMPLANTADORES

Unidades Ejecutoras

Taller de Entrenamiento

Manuales de Usuario Notas metodológicas

EQUIPO DE SOPORTE TECNICO A USUARIOS Instalación de software

IMPLANTADORES

Unidades Ejecutoras

EQUIPO DE SOPORTE TECNICO A USUARIOS

Solución de problemas de data o de instalación

•Observaciones,

•Nuevos Requerimientos

CONTROL DE CALIDAD

•Monitoreo

•Tratamiento de Consultas

•Capacitación In Situ (permanente)

•Supervisión registro de tablas

•Coordinación y supervisión de matching de catálogo.

•Supervisión de registro de la ejecución de procesos logísticos

EQUIPO DE

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