Etica Profesional para las Secretarias

Material de Ética Profesional 1

ETICA PROFESIONAL PARA SECRETARIADO

¿QUÉ SE ENTIENDE POR ÉTICA PROFESIONAL?

Todo el mundo comprende casi “por instinto” que la ética es un valor. Pero son

muy pocos los que se dan cuenta del porqué y del alcance de la Ética.

Ser éticos no es nada fácil y pocas profesiones lo saben tan bien como el

periodismo.

Abordar la ética desde el punto de vista de la comunicación presenta no pocas

dificultades. Cuando hablamos de Ética profesional nos referimos a dos

cuestiones bien distintas, dos campos diferenciados en cuanto a la lógica que los

organiza. Por un lado, tenemos la dimensión normativa, y por otro la dimensión del

sujeto con sus derechos y deberes como persona. Estos dos campos conllevan

modos diversos de abordar cuestiones fundamentales. Si se hace énfasis en la

norma, la deontología, los códigos y la ley en general constituirían el principal

objeto de estudio. Esta perspectiva de la ética profesional presenta no pocos

inconvenientes, el primero de todos es la imperfección propia de toda norma, que

tiene su fundamento en el anonimato del individuo considerado por la ley.

Un segundo movimiento de la ética prefiere insistir no tanto en la ley sino más bien

en la dimensión del sujeto, a su dimensión social y singular. Desde esta

perspectiva, el sujeto ya no es anónimo, sino que tiene un nombre y un apellido,

una familia y unos amigos, y un conjunto de relaciones que la ley no puede

considerar en toda su riqueza y complejidad. De todos modos, la ética que hace

énfasis en la dimensión del sujeto es una ciencia normativa porque especifica lo

que es bueno y lo que es malo. La ética fija la “norma” de la conducta humana. Es

una norma íntima al ser mismo del hombre, que se hace mejor al cumplirla o se

envilece violándola. La acción humana sólo puede ser comprendida de modo

adecuado si se asume el punto de vista del sujeto agente, si se la considera

enmarcada en un proyecto interior que mira a un fin conocido y querido como

bueno, siendo ese proyecto la razón que explica por qué se llega a tomar una

decisión y no otra.

* Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la

buena fe en sus actos y ser una persona honrada.

* Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y

hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su

profesión.


* El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de

Secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este

principio, por lo tanto una Secretaria no divulgará, ni podrá poner en conocimiento

de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente

hablar de ellos.

* La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a título

personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada.

* Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos

que la empresa los considere como confidenciales, más aún descuidarse con

estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas

para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.

PERFIL DE UNA SECRETARIA

Personalidad equilibrada y pro-activa.

Autoestima positiva.

Capacidad de adaptación a los cambios.

Habilidades comunicativas y escucha activa.

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

Disposición para trabajar en equipo.

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

Espíritu de superación.

Flexibilidad·

Sentido de humor.

FUNCIONES Preparar los documentos técnicos que le asignen los órganos de la CITEL y

los documentos de trabajo para sus reuniones.

Actuar como Secretario Técnico de las reuniones de la Asamblea.

Velar porque las actas, decisiones, documentos y proyectos de resolución

de todos los órganos que estén de acuerdo con las disposiciones de la Carta de la

Organización, los mandatos de la Asamblea General.

Recibir la correspondencia oficial relacionada y darle el trámite

correspondiente y tramitar las comunicaciones que conciernan al trabajo de la

Secretaría.

Ejecutar las decisiones y encargos que le indiquen los distintos órganos de

la CITEL.


Colaborar con el Presidente en la elaboración del anteproyecto de temario

de cada reunión de la Asamblea.

Preparar documentos, estudios e informes necesarios para las reuniones

de la Asamblea.

Informar por escrito a los Estados miembros la fecha y sede de celebración

de las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea.

ACTITUD

En general cuando se aborda el tema de la ética profesional se toma una de estas

dos dimensiones dejando aparcada a la otra. En efecto, existe la posición de

aquellos que toman como única referencia la letra de los códigos: qué está

permitido y qué está castigado hacer a un periodista en sentido amplio. No

siempre los profesionales demuestran un conocimiento cabal de las normativas,

ya sea para ajustarse a ellos o para descartarlos. Una crítica –injustificada- que se

hace a los profesionales que conciben así el ejercicio de su profesión es que

tomar las normativas como referencia para su acción significará interrumpir y

retrasar el trabajo, y desplazar el centro de atención hacia cuestiones que no son

esenciales.

Otra posición, en cambio, prefiere obviar por completo las normas jurídicas

vigentes. Se verifica la idea de una relación de exclusión entre el campo

deontológico y la dimensión práctica del ejercicio periodístico. Se ve con

escepticismo –incluso con cinismo- la relación entre la ética profesional y la

dimensión ética del sujeto.

Como es sabido, la deontología refiere a los deberes relativos a una práctica

determinada, los cuales están plasmados generalmente en los llamados “códigos

de ética”. La ética profesional aborda el estudio de los derechos y deberes de los

periodistas y comunicadores, no sólo en su dimensión individual sino también

social, en el contexto de una tradición y de unas costumbres sin las cuales no

sería posible hablar de comportamientos éticos.Publicado por FERNANDO PALACIO domingo, 7 de agosto de 2011

ETICA PROFESIONAL

Los valores y las normas generales de conducta en la práctica diaria, propician la

necesidad de contar con un Código de Ética y Conducta, que nos sirva de guía en

nuestro comportamiento y desempeño personal y profesional, y que impulse a

generar la confianza y credibilidad de la ciudadanía, al cumplir con eficiencia y

transparencia en las funciones encomendadas.

VALORES

HONESTIDAD


LEALTAD

JUSTICIA

LABORIOSIDAD

RESPETO

SOLIDARIDAD

RESPONSABILIDAD

FORTALEZA

DISCRECIÓN

CONDUCTAS QUE DEBEMOS APLICAR EN NUESTRO DIARIO DESEMPEÑO

PERSONAL Y LABORAL, Y QUE SE DESCRIBEN POSTERIORMENTE DEL VALOR

RESPECTIVO.

HONESTIDAD

Pensar y actuar en base a la verdad con coherencia y transparencia en

cada una de las actividades, como persona y servidor público encaminado

alcanzar el bienestar de la colectividad.

JUSTICIA

Ser imparcial ante situaciones que comprometan nuestra integridad como persona

y servidor público, con base en el derecho, la razón y la equidad, sin violentar los

derechos individuales de la ciudadanía.

LABORIOSIDAD

Es el cumplimiento eficiente en las tareas y deberes que asumimos en

forma personal y como servidor público, en busca de la excelencia del trabajo que

realizamos en beneficio de la sociedad.

RESPETO

Reconocimiento de los derechos y virtudes de los individuos, para dar un

trato justo y amable, independiente a su ideología

LEALTAD

Es la responsabilidad de estar fielmente convencidos del compromiso

personal que adquirimos como servidores públicos dentro de la Secretaría

Ejecutiva de Seguridad Pública.

DISCRECIÓN

Es la prudencia en el actuar, respecto de nuestros pensamientos, hechos e

informaciones que se tenga conocimiento, entre compañeros y como servidores


públicos, con el propósito de comunicar lo que por norma se encuentra

establecido.

SOLIDARIDAD

Es el alto sentido de adhesión, unión y compañerismo, dirigiendo esfuerzos

para lograr la protección, integridad física y patrimonial de los ciudadanos, con la

finalidad de que permanezca un ambiente de trabajo y tranquilidad social.

RESPONSABILIDAD

Cumplir con esmero, oportunidad y calidad las obligaciones y deberes que

a cada uno le competen como persona y servidor público, asumiendo las

consecuencias de sus actos.

FORTALEZA

Es la voluntad personal y como servidor público de la Secretaría

Ejecutiva de Seguridad Pública, para no desistir en alcanzar los retos, actuando

con convicción y carácter en el desarrollo de nuestro trabajo

¿CÓMO APLICAMOS LA ÉTICA PROFESIONAL EN NUESTRO

TRABAJO?

Se aplica tanto en la vida laboral como en la personal, cada vez que una persona

debe tomar una decisión que requiera de ciertos criterios deberá tener cierta ética

para hacerlo y es importante decir que la ética no es juzgada legalmente si no

moralmente.

ETICA PERSONAL:

Es la decisión que uno como individuo o como persona realiza para escoger

la opción buena o la opción mala, de acuerdo a los valores y la formación de cada

persona.

ÉTICA PROFESIONAL:

La profesión puede definirse como “la actividad personal, puesta de una

manera estable y honrada al servicio de los demás y en beneficio propio, a

impulsos de la propia vocación y con la dignidad que corresponde a la persona

humana”


La ética es la presencia de normas en la conducta del ser humano las cuales

han determinado su comportamiento, vemos como desde se niño aprende o

absorbe a través de diferentes maneras las normas morales que deben regir su

conducta en todas las circunstancias y momentos de la vida; La cuestión ética

es de gran relevancia para todo individuo y se extiende al ámbito laboral. En cada

decisión que se tome, estará inmiscuido algo de ética.

SABEMOS QUE..................

Un SECRETO es algo que pocos conocen, algo que no se dice a todo el mundo,

solamente reservado a unos cuantos; por lo tanto podemos decir que es un

privilegio conocer un secreto, pero también una gran responsabilidad

Las secretarias que son capaces de brindar un trato cordial han escuchado quejas

como "Si pues señorita, en la otra oficina la señorita no me explico cómo era este

trámite", o "hay señorita, usted si me escucha y hasta sabe mi nombre, la otra me

dijo solamente deme su ticket", lo cual nos hace saber lo importante también que

es saber escuchar a las personas y ponernos en su lugar, tratar a los demás como

esperamos ser tratados, empatía.

ELEMENTOS DE LA EMPRESA:

- La secretaria evitará hacer copias de información confidencial y conservarla fuera de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.

- El sigilo profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la cual trabaja, que debe corresponder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle información confidencial. Por eso, debe comunicar a su superior cualquier información que pueda perjudicarlo o beneficiarlo a él propio o a la entidad. Los límites de esta divulgación son marcados por el sentido de lealtad y por la integridad que conforman el perfil profesional de la asistente ejecutiva.

RELACIONES CON LOS COMPAÑEROS:

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación a sus compañeras. La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria es el fundamento esencial de su capacidad de salvaguardia del sigilo profesional. La secretaria o asistente ejecutiva debe tener conciencia de que la discreción es de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo pueden ser leves faltas de respeto o problemas de convivencia (comentarios de desprecio para con compañeros, comentarios ofensivos, jocosos o en tono de broma; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior) para la secretaria es algo que está vinculado a su comportamiento profesional.

Es obligación de cualquier secretaria ofrecer su colaboración a todos sus compañeros, cuando la intervención fuere necesaria, para que no se produzcan


atrasos en el trabajo, y no se perjudique el funcionamiento normal de la entidad donde presta sus servicios.

RELACIONES CON LA EMPRESA

Debes estar siempre lista a ofrecer apoyo y cooperación a la empresa y conocer igualmente los objetivos y la política interna de la misma.

No aceptarás una remuneración profesional que no corresponda a tu salario, ni incentivos y bonificaciones. Te es prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.

Tienes el deber de contribuir para la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones que van en el sentido de evitar su cumplimiento.

Relativamente a tu profesión:

Debes cultivar tus capacidades y actualizar tus conocimientos, a fin de que tu trabajo sea hecho con el más alto nivel de ingreso. Demostrarás permanentemente un esfuerzo de superación y de productividad, tanto en el plan personal como en su contribución para con la empresa.

Debes abstenerte de realizar cualquier otra práctica que pueda perjudicar la reputación de tu profesión.

NO VALERTE DE LA INFLUENCIA DE TUS SUPERIORES, NI APELAR A VÍNCULOS DE AMISTAD O LAS RECOMENDACIONES PARA OBTENER:

- Promociones inmerecidas y como consecuencia, una remuneración mayor que la que te es debida por la labor que desempeñas, impidiendo la promoción de otras personas que, por su experiencia, sus conocimientos y años de servicio, las puedan merecer más.

- Conseguir que personas que no estén preparadas para el ejercicio de tu profesión ejecuten las tareas propias de ésta.

- Tener conciencia de que representa un colectivo que tiene obligación de defender y de enaltecer.

- Hacer que se respete el Código Deontológico de tu profesión. En este sentido, es conveniente que sea instrumento de divulgación de este documento, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para apoyarse en el mismo.

HABILIDADES NECESARIAS EN UNA SECRETARIA O ASISTENTE EJECUTIVA

En el mundo laboral es necesaria desarrollar una serie de habilidades personales

y sociales, debido a que las normas que gobiernan el mundo laborar así lo exigen;

en la actualidad no se nos juzga por lo más o menos inteligentes que podamos

ser, ni por nuestra formación y experiencia, sino también por el modo en que nos

relacionamos con nosotros mismos y con los demás. Se trata de un criterio que se


aplica cada vez más con mayor frecuencia y que acaba determinando quien será

contratado y quién no. Estas habilidades son resumidas así:

Competencia general : se trata de las características o habilidades del

comportamiento general de la persona en el puesto de trabajo,

independientemente de su dominio de elementos tecnológicos o conocimientos

específicos.

Competencia técnica : se trata de aquellas relacionadas con las habilidades

específicas necesarias para el desempeño de un puesto determinado. En el caso

de las secretarias, la gestión de comunicaciones internas; organizar supervisar y

realizar trabajos de secretariado, organizar mantener y controlar el archivo soporte

convencional e informático, elaborar documentos de trabajo, integrando datos,

textos y gráficos.

Habilidades interpersonales: son las habilidades o competencias que se refieren a

la relación con otras personas.

Habilidades intrapersonales : son las habilidades que se refieren a la relación y

conocimiento de uno mismo.

Habilidades directivas: se refiere a las habilidades o competencias que resultan

imprescindibles para dirigir a otras personas, orientándolas en su trabajo.

Este curso estará dirigido a fortalecer la capacidad de reconocer los propios

sentimientos, los sentimientos de los demás y la capacidad de motivarnos y

conducir adecuadamente las relaciones con los demás y con nosotros mismos.

La importancia de desarrollar la llamada inteligencia emocional establecida por

Gardner es fundamental para establecer habilidades sociales como:

- capacidad para inducir respuestas deseables en los demás.

- influencia: utilizar prácticas de convicción.

- comunicación: emitir mensajes claros y convincentes.

- liderazgo: inspirar y dirigir a grupos de personas.

- canalización del cambio: iniciar o dirigir los cambios.

- resolución de conflictos: capacidad de negociar y resolver conflictos.

- colaboración y cooperación: ser capaces de trabajar con los demás en la

concesión de una meta en común.

- habilidades de equipo: ser capaces de crear la sinergia grupal en el logro de

metas colectivas.


HABILIDADES SOCIALES

Vamos a conocer y comprender lo que se ha dado en llamar habilidades sociales.

Significa la forma en que nos comportamos y lo que decimos cuando estamos con

los demás. Todos sabemos que hay “buenas maneras” y “malas maneras” de

hablar a la gente. Al aprender habilidades sociales aprendemos buenas o

apropiadas maneras de hacerlo. Si tenemos unas buenas habilidades sociales

probablemente nos llevaremos mejor con los profesores, compañeros de clase y

miembros de la familia, que alguien que no las

Tenga. Es importante aprender estas habilidades porque nos hacen más felices y

dan como resultado menos problemas con los demás.

Existen muchos tipos diferentes de habilidades sociales porque hay muchas y

diferentes situaciones en las que es importante comportarse y hablar de manera

apropiada. Por ejemplo, la forma en que hablas a un amigo es diferente de la

forma en que hablas a un hermano o a tus padres. Probablemente, hablas a tus

padres de forma diferente a como hablas a tu profesor. La forma en que hablas a

alguien que está triste es diferente de la forma en que lo haces con alguien que

está alegre. Incluso, cuando estas enfadado, tienes que prestar atención a lo que

dices, teniendo muy en cuenta quien es el interlocutor. Por lo tanto es importante

saber cómo hablar y comportarse en diferentes situaciones, con diferente gente.

La palabra social significa como nos llevamos con los demás, incluidos los amigos,

hermanos, padres o profesores. La palabra habilidades significa la capacidad o

talento que has aprendido y desarrollado al practicar a hacer algo cada vez mejor.

Por lo tanto, como probablemente ya habréis adivinado, las habilidades sociales

se refieren a nuestra habilidad para congeniar con los demás. Como hemos dicho,

existen muchos y diferentes tipos de habilidades sociales. Por ejemplo, hay

habilidades muy simples, como hacer un elogio a alguien cuando te gusta algo de

esa persona; pero también hay habilidades más difíciles, como por ejemplo, tener

que decir no a un amigo cuando nos pide un favor, de forma que no se

Enfade. En ocasiones, quieres solucionar un problema con un amigo, pero no

sabes que hacer; esto también es una habilidad social. Por lo tanto, el propósito

de este tema consiste en hablar sobre las razones por las que las habilidades

sociales son importantes, conocer que piensas sobre ellas. Después,

practicaremos algunas habilidades. Algunos ejemplos son: hacer elogios, formular

quejas, rechazar peticiones irracionales, compartir sentimientos, defender los

propios derechos, solicitar favores, solicitar un cambio en el comportamiento de


los demás, resolver conflictos, relacionarse el sexo opuesto, tratar con los

adultos...

AsertividadAhora, introduciremos una nueva palabra y explicaremos su importancia. La

palabra es asertividad. La asertividad se refiere a comportarse tal y como uno es,

ni como un ratón y ni como un monstruo. Es decir, ser asertivo significa dejar que

los demás sepan lo que sientes y piensas de una forma que no les ofenda, pero

que al mismo tiempo te permita expresarte. Puedes reconocer y respetar los

sentimientos, opiniones y deseos de los demás de forma que no te impongas y

que no te permita que los demás se aprovechen de ti.

También significa defender tus propios derechos e intentar siempre ser honrado,

justo y sincero. Ser asertivo no es sólo una cuestión de “buenas maneras”, es una

forma de comportarse ante los demás de modo que les permite conocer tus

sentimientos e ideas sin atropellar o ignorar las suyas. Lo ideal sería que todos

nosotros actuásemos de forma asertiva, en lugar de actuar como ratones o

monstruos, ya que entonces pocas veces no pelearíamos, perderíamos amigos o

sentiríamos miedo de estar con los demás.

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