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Organizacion de Eventos
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EVALUACIÓN DE EVENTOS
Zoraya Carolina Celi.
Admón. Turística y Hotelera..Organización de Eventos.
• Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario hacer una evaluación determinando
correctamente los parámetros y demás criterios que
prevalecerán para estimar los porcentajes en cuento al
rendimiento de lo planeado.
Conocer las oportunidades y los
puntos fuertes del comité organizador y de la
organización en general, y detectar las debilidades
que se deben corregir Identificar en forma especifica aquellas áreas
de la organización que presentan niveles críticos y que seguramente están afectando directamente
la consecución de los objetivos generales
marcados por el comité organizador
Proyectar una revisión general de todas las
actividades y sus interrelaciones, lo que
permite definir las áreas criticas que afectan el
desarrollo exitosos de los eventos.
• Si se alcanzo el objetivo general del evento.
• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron
• Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad.
• Si los resultados obtenidos eran los esperados.
Los factores principalesPara evaluar.
Que se evalúa???
• Cantidad de participantes.• Satisfacción de los participantes
• Participantes vs Asistencia real• Expositores esperados vs Expositores
Inscritos• Cuotas presupuestadas vs cuotas cobradas• Iniciación en horario programado vs retrasos• Gastos esperados vs gastos reales.• Ingresos presupuestados vs ingresos reales• Utilidades presupuestadas vs utilidades
reales• Participantes satisfechos vs particip.
insatisfechos
Indicadores
Es conveniente durante el evento aplicar a
los participantes cuestionarios Para conocer su sentir sobre la
organización en general
Coordinación Previa
Calidad técnicaCalidad en org.
Calidad en sonido
Hospitalidad en los org.
Claridad de los ponentesCalidad de la inf.
Alimentación
Hospedaje
• Cual fue el mejor ponente?• Cual fue la actividad mas importante
del evento• Como sintió la atención y trato durante
el evento• Considera que el evento se realizo en
fecha adecuada• Recomendarías este evento• Volvería usted a participar• Comentarios y sugerencias
EVALUACION PERSONAL
• Tambien se deben evaluar el coordinador general y sus colaboradores:
• He sido un buen coordinador?• Estoy satisfecho con los logros alcanzados• Trabaje organizadamente y utilice
correctamente los papeles de trabajo?• Las actividades se iniciaron en los horarios
previstos
• Que es lo que mas me gusto del evento• Que es lo que mas me gusto del evento• Mis colaboradores fueron eficientes y
entregados• Con que me gustaria volver a realizar un
evento y con quien no• Me gustaria volver a coordinar otro evento.
• Como ya se dijo participar en una exposicion o feria es una actividad costosa, de ahí que es necesario estudiar y justificar plenamente los gastos a realizar.
• La evaluacion se efectua desde el primer dia de la exhibicion y continua aun despues de finalizada.
• La evaluacion debe ser un proceso a corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficion de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participacion en diferentes tiempos
• Un aspecto importante en la evaluacion sera el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten lo mas redituables
• Las personas mas indicadas para evaluar la participacion en una exposicion o feria son.
• El director del modulo que conoce los problemas, avances y resultados
• El encargado de mercadotecnia de la empresa que conoce los resultados por clientes y productos
• Estado de animo y el ambiente en general de los expositores, clientes, visitantes e integrantes del comité org. Durante la exposición
• Resultados obtenidos en cuanto a la generacion de oportunidades de negocio en relacion a los gastos relacionados para participar en esta expisicion.
• Que tipo de asistentes participaron• Si tiene la impresión de éxito o de fracaso
• Calidad en la atencion en modulos y org.• Calidad y funcionalidad del montaje de los
salones y de los modulos• Logros alcanzados en relacion a los objetivos
inicialmente planteados.
Desde el punto de vista del area de ventas
• Cantidad y calidad de los contactos logrados• Clientes potenciales• Ventas concretadas• Ventas inmediatas• Ventas y mercado a largo plazo
• Muchas veces los resultados de una exposicion o feria comercial no son faciles de cuantificar y no por eso se deja de tener éxito
• Hay una forma mejor de determinar cuales son los beneficios obtenidos durante una exposicin y el la utilidad obtenida.