Evaluación por los archivos de los registros legibles a máquina: estudio del R A M P con directrices

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

2¿t JAN.1986

PGI-84/WS/27

París, 1984

PGI-84/WS/27 PARIS, noviembre de 1984 Original : Inglés

EVALUACIÓN POR LOS ARCHIVOS DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado por Harold Naugler

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo que se recomienda:

Naugle r, Harold

Evaluación por los archivos de los registros legibles a máquina: estudio del RAMP con directrices; preparado por Harold Naugler /para el/ Programa General de Infor­mación y el UNISIST - París: Unesco, 1984 - iif, 143 págs. - 30 cm - (PGI-84/WS/27)

I. Titulo

II. Programa General de Información de la Unesco y UNISIST

III. Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

O Unesco, 1984

PROLOGO

Con objeto de conocer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en par­ticular de los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha establecido un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), a largo plazo.

El RAMP se ciñe, en sus elementos básicos, a los temas globales del Programa General de Información y comprende, por ello, proyectos, estudios y otras activida­des encaminadas a:

1. Promover la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales).

2. Promover y difundir métodos y normas de manejo de la información.

3. Contribuir al desarrollo de las infraestructuras de información.

4. Contribuir al desarrollo de los sistemas especializados de información en los campos de la educación, de la cultura y la comunicación y de las ciencias exactas y naturales y las ciencias sociales.

5. Fomentar la formación de especialistas y usuarios de la información.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Inter­nacional de Archivos, tiene por objeto brindar a los archiveros, y a otros profesio­nales de la información interesados, una introducción a los registros legibles a máquina y ofrecer directrices para determinar su valor de archivo. El estudio parte del supuesto de que no existen conocimientos previos acerca de los registros legibles a máquina y se espera que sea útil para los archiveros de países tanto industriali­zados como en desarrollo. Las directrices que aquí se formulan están basadas en las políticas y prácticas de los países que han logrado el mayor cúmulo de experien­cia en esta esfera. El estudio incluye, asimismo, modelos de formularios para ins­pección y evaluación, así como un útil glosario de términos especializados.

Se invita a enviar observaciones y sugerencias a la División del Programa General de Información (Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 París), a la cual pueden pedirse también otros estudios preparados en el marco del Programa RAMP.

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INDICE

Página

Introducción . 1

I. Información básica sobre los sistemas de computadoras y los registros legibles a máquina 6

II. Gestión de registros legibles a máquina 17

III. Evaluación de los registros legibles a máquina: primera parte 32

IV. Evaluación de los registros legibles a máquina: segunda parte 49

V. Otros aspectos que han de examinarse 72

VI. Directrices 83

Apéndices

A. Formularios y procedimientos de evaluación

A.l Criterios de selección elaborados por la Oficina de registros públicos y evaluación de los ficheros de tratamiento automático de datos de los departamentos 88

A. 2 Extracto de "Eliminación de registros federales", manual de gestión de registros elaborado por el Servicio de archivos y registros nacionales, Administración de servicios generales 101

A.3 Formulario de evaluación y procedimientos conexos elaborados por la División de archivos legibles a máquina, Archivos públicos del Canadá 118

B. Glosario de términos 124

INTRODUCCIÓN

Desde que se inventaron los tipos móviles, ningún otro acontecimiento ha tenido tanta repercusión en la producción, difusión, almacenamiento y utilización de la información como la computadora electrónica, y ésta se introdujo hace apenas unos treinta y cinco años. Comparada con los otros grandes inventos en materia de comu­nicación de la información (la escritura, que tiene unos 5.000 taños de existencia; el alfabeto, que se creó hace unos 3.000 años; los tipos móviles de la imprenta, inventados hace unos 700 años), la computadora sólo se encuentra en su infancia1'.

¿Por qué es la computadora electrónica un instrumento tan poderoso en el mundo actual? En primer lugar, las computadoras electrónicas funcionan a velocidades difíciles de imaginar. El tiempo que requiere su funcionamiento interno se mide en nanosegundo-̂ (es decir, una mil millonésima de segundo) . Un corolario de esta velo­cidad es el volumen de trabajo que puede acometer una computadora. Abundan los ejemplos de aplicaciones industriales y científicas en las que se emplean computado­ras para resolver problemas que hubieran sido insolubles con cualquier otro medio práctico solamente por el enorme volumen de cálculos que requieren.

Una segunda característica de las computadoras electrónicas radica en la uni­formidad con que ejecutan las instrucciones que reciben. Los errores de la máquina son casi inexistentes, y debido a los sistemas generales de detección de errores con que cuentan, rara vez los resultados son imprecisos. La mayoría de los errores a los que se refiere la prensa con tanto júbilo son, en realidad, consecuencia de errores humanos y no de fallas de la máquina. Si la información que se suministra a la computadora es válida y los programas son correctos, se puede confiar en que arrojará los resultados que se requieren.

Una tercera e inapreciable característica de los sistemas electrónicos de tra­tamiento de la información consiste en su extraordinaria capacidad de almacenamiento. Las computadoras modernas pueden almacenar enormes cantidades de información en espacios relativamente pequeños, y de modo tal que ésta se puede recuperar y utili­zar con suma rapidez. Esta enorme capacidad de almacenamiento es especialmente con­veniente en casos como el cálculo de datos censales, en los que se puede procesar una información muy pormenorizada con relativa facilidad.

Otra de las ventajas de la computadora moderna es su versatilidad. Por ejemplo, se puede programa^ una misma máquina para que ayude al contador de una empresa a elaborar la nómina de pago, auxilie al director de ventas en el análisis de un informe sobre una investigación de mercados, y apoye a los ingenieros y arquitectos de la empresa en el diseño de un edificio nuevo.

Otro aspecto importante es la independencia que existe entre las tareas de programación y tratamiento. La máquina puede trabajar en cualquiera de un sinnúmero de tareas mientras el personal que atiende esta actividad prepara otro programa para un trabajo diferente. Es capaz de recibir instrucciones detalladas y almacenarlas en una unidad de memoria interna de alta velocidad. A partir de entonces tiene acceso casi inmediato a esas instrucciones y no depende de que un operador le sumi­nistre instrucciones mientras avanza el trabajo.

A la par con el desarrollo de las computadoras electrónicas, han ido en aumento las dificultades de los sistemas comerciales más antiguos. A continuación se esbo­zan algunos de los problemas que han tenido que enfrentar esos métodos de trabajo más tradicionales.

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1) Un creciente volumen de documentación. En la medida en que las empresas y la administración pública se hacen cada vez más complejas, se requiere un número cada vez mayor de documentos e informes. Todas las organizacio­nes se han visto obligadas a conservar mayor cantidad de información detallada sobre todos los aspectos de sus operaciones.

2) El aumento de los costos. Al igual que ha aumentado el nivel de vida, también ha subido el costo de la fuerza de trabajo. Esto ha obligado a las organizaciones de todo tipo a considerar la posibilidad de emplear métodos automáticos para tratar la información.

3) Escasez de personal. También en este caso, en la misma medida en que ha cambiado la sociedad ha aumentado la especialización. El hecho de que la población sea más educada ha dado lugar a una disminución de la cantidad de trabajadores disponibles para trabajos de tratamiento rutinarios.

4) Eliminación de errores. En esta era de creciente complejidad resulta cada vez más importante no cometer errores. Por ejemplo, en un vuelo a la luna es imperativo que los resultados de todos los cálculos sean confiables y que no se cometan errores de transcripción humanos.

5) La necesidad de decisiones rápidas. En materia de gestión moderna se precisa conocer lo que sucede tan pronto como sucede para que los gestores puedan tomar decisiones sensatas a la mayor brevedad posible. De esta manera se evita la pérdida de operaciones potenciales por desconocimiento de la dirección de la empresa.

Si se tienen en cuenta la capacidad técnica de las computadoras modernas y las dificultades que enfrentan los métodos antiguos de tratamiento de la información, no es de extrañar que se hayan introducido computadoras en los laboratorios, en el mundo de los negocios y en las oficinas estatales en la mayoría de los países. Por una parte, estas máquinas sustituyen a los sistemas más antiguos, y por otra, se utilizan para acometer tareas que no se podían realizar anteriormente.

¿Cuál ha sido la reacción de los archiveros ante la confluencia de tecnologías convergentes en materia de computadoras y de comunicaciones, de las nuevas inicia­tivas en la legislación y la gestión, del rápido incremento en la utilización de computadoras, y del crecimiento explosivo del volumen de información en forma de datos legibles a máquina? Acontecimientos de esta naturaleza dieron lugar, al menos parcialmente, al examen de las repercusiones de las computadoras por el Quinto Congreso Internacional sobre Archivos, celebrado en 1964, y un año después por la Novena Reunión de la Mesa Redonda de Archivos. Sin embargo, por entonces eran pocos los miembros del Consejo Internacional de Archivos que preveían la posibilidad de adquirir documentos legibles a máquina. Siete años después, en 1971, en la Décimo-tercera Reunión de la Mesa Redonda, se examinaron las aplicaciones del tratamiento de datos y sus repercusiones en los archivos. Como resultado del informe, el Con­sejo Internacional de Archivos estableció en 1972 el Grupo de Trabajo Ad Hoc sobre Repercusiones del Tratamiento Automático de Datos en los Archivos. Este Grupo de Trabajo fue el predecesor del actual Comité de Automatización del Consejo Interna­cional de Archivos. "Las deliberaciones del Grupo de Trabajo, y posteriormente las del Comité, dieron lugar a un intercambio de puntos de vista respecto de la utiliza­ción de las computadoras en la gestión de archivos y para abordar los problemas relativos a la evaluación de registros legibles a máquina"2). Fue aproximadamente por esa época cuando varios depósitos nacionales -en el Canadá, los Estados Unidos, el Reino Unido y Suecia- comenzaron a crear las condiciones propicias para la pro­gramación de registros legibles a máquina y la adquisición de aquéllos considerados como de valor a largo plazo.

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Sin embargo, la preocupación por la conservación y el uso de los registros legibles a máquina no se limitaba, ni se limita actualmente, a los archiveros tra­dicionales. En 1973, se creó una nueva organización internacional conocida como Asociación Internacional para los Servicios y Técnicas de Información en Ciencias Sociales (IASSIST). La Asociación está compuesta fundamentalmente por tres grupos de miembros: los creadores y difundidores de datos legibles a máquina, los archi­veros y administradores de bancos de datos, y los usuarios de esos datos, en parti­cular, los expertos en ciencias sociales. Los archiveros y bibliotecarios de bancos de datos eran representantes de archivos de datos sobre ciencias sociales que se estaban estableciendo en instituciones académicas de muchos países3). Aunque los antecedentes y la formación de los archiveros y bibliotecarios de bancos de datos no siempre son similares a los de sus contrapartes de los archivos tradicionales, unos y otros tienen muchos intereses comunes respecto de la gestión de los registros legibles a máquina. Una esfera concreta en la que los miembros de IASSIST han brin­dado una orientación considerable es la de la catalogación y descripción de ficheros de datos legibles a máquina '.

Es interesante destacar que una gran parte de la literatura inicial sobre los documentos legibles a máquina trataba sobre el problema crucial de la evaluación^). En realidad, este tema sigue siendo objeto de gran interés, debate y revaluación entre los archiveros que por más de un decenio han trabajado con registros legibles a máquina. Por ello, resulta muy oportuno que la División del Programa General de Información de la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos hayan acordado patrocinar conjuntamente este estudio en particular. El Dr. Frank B. Evans, de la Unesco y el Dr. Charles Kesceméti, Secretario Ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos, contribuyeron a la iniciación del proyecto y establecieron el marco en el que se realizaría el estudio. La asignación de esta tarea fue el resultado de un contrato entre ambas organizaciones.

El autor desea expresar su agradecimiento a los miembros del Comité de Automa­tización del Consejo Internacional de Archivos, que han brindado asistencia y aseso-ramiento en la revisión del esbozo del estudio y del primer borrador. El presente estudio es, en muchos aspectos, una obra de colaboración, puesto que el autor se apoyó considerablemente en trabajos realizados por otros especialistas en esta importante esfera de la ciencia de los archivos, varios de los cuales merecen un reconocimiento individual. Charles M. Dollar, ex Director de la Rama de Archivos Legibles a Máquina de los Archivos Nacionales y el Servicio de Documentos de Washington, y Thomas E. Brown, ex archivero superior de la Rama de Archivos Legibles a Máquina, han realizado numerosos análisis e investigaciones en este campo. El Dr. Dollar presentó un trabajo sobre el tema en la reunión anual de la Society of American Archivists (SAA), celebrada en 1977, que luego se publicó en The American Archivist. El enfoque básico presentado por el Dr. Dollar ha tenido una amplia aceptación en los círculos archivísticos, sobre todo entre quienes trabajan diaria­mente con registros legibles a máquina. El Dr. Brown amplió estos conceptos básicos y elaboró un manual de evaluación que ha utilizado en los seminarios que ha impartido durante los últimos cinco años en las reuniones anuales de la SAA.

A lo largo de 1979 y 1980, dos directores de línea de la División de Archivos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá, Katharine Gavrel y John McDonald, dedicaron un tiempo considerable a la elaboración minuciosa de directrices y procedimientos para la evaluación. Aunque los autores de estas directrices se basaron en los trabajos anteriores realizados por Dollar y Brown, abarcaron mucho más que aquéllos en sus análisis y enfoques. El personal de archivo de la División de Archivos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá utiliza ahora estas directrices para evaluar los registros legibles a máquina. El autor del pre­sente estudio se basó considerablemente en esas directrices para preparar los Capí­tulos 3 y 4.

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Los archiveros que administran documentos legibles a máquina a jornada completa reconocen sin titubeos que los procedimientos que se elaboran en un año pueden pre­cisar de una revision completa o parcial a los dos o tres años, lo que suele ser necesario para mantenerlos al día con relación a los múltiples y frecuentes cambios que se producen en la propia industria de las computadoras. Esto no sólo se aplica a la adquisición, el tratamiento y la conservación de registros legibles a máquina, sino que también es válido para la función de evaluación. Por ejemplo, a medida que los registros legibles a máquina se admitan como pruebas en los tribunales de los diferentes países, su evaluación se hará mucho más importante desde el punto de vista jurídico de lo que es en la actualidad. A medida que un volumen cada vez mayor de información textual se convierta en dígitos o se pueda leer a máquina, también se hará necesario revaluar el valor probatorio de los registros legibles a máquina. En otras palabras, el autor no considera en forma alguna que los criterios esbozados eh el presente estudio sean definitivos. Si bien se ha hecho el mayor esfuerzo por reflejar "el estado de cosas actual" de la evaluación de registros legibles a má­quina, hay que reconocer que en el transcurso de los años se producirán innovaciones que obligarán a revaluarla y, posiblemente, a revisarla. Por consiguiente, este enfoque no debe interpretarse como definitivo, sino más bien como una directriz para los archiveros que administran registros legibles a máquina.

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NOTAS

H . Thomas Hickerson, Archives and Manuscripts: An Introduction to Automated Access. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago, 1981, pág. 11.

Meyer H . Fishbein, Guidelines for Administering Machine-Readable Archives. Comité de Automatización, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D . C . , noviembre de 1980, pág. 7. Esta publicación en particular es un excelente ejemplo de la labor realizada durante años por el Comité de Automatización y, en especial, por algunos de sus miembros, en torno a los problemas relacionados con la administración de archivos de registros legibles a máquina. Los miembros del Comité también han dedicado tiempo y atención considerables al empleo de sistemas de computadoras en los archivos. Véase, por ejemplo, A. Arad y M . E . Olsen, An Introduction to Archival Automation. Comité de Automatización, Consejo Internacional de Archivos, Coblenza, República Federal de Alemania, enero de 1981. Asimismo, el Comité edita una revista, ADPA, que contiene artículos y otras informaciones acerca de la automatización en los archivos y de la gestión de registros legibles a máquina.

Para una explicación sobre los motivos que dieron lugar a la creación de este tipo de archivo, sobre todo en los Estados Unidos, y de las múltiples funciones que se realizan en estas instituciones, véas»e C. Cfeda, "Social Science Data Archives" en The American Archivist, Volumen 42, nQ 2, abril de 1979, págs. 158 a 166.

Véase, por ejemplo, el manual escrito por Sue A. Dodd, Cataloging Machine-Readable Data Files. American Library Association, Chicago, 1982.

Meyer H . Fishbein, "Appraising Information in Machine Language Form" en The American Archivist, Volumen 35, ns 1, enero de 1972, págs. 35 a 43; L. Bell, The Archivai Implications of Machine-Readable Records. Washington, D . C . : VIII Congreso Internacional sobre Archivos, 1976; Charles M. Dollar, "Appraising Machine-Readable Records" en The American Archivist, Volumen 41, nQ 4, octubre de 1978, págs. 23 a 30; C L . Geda, C . W . Austin, y F.X. Blouin, hijo (editores), Proceedings of a Conference on Archival Management of Machine-Readable Records, Held at the Bentley Library, The University, of Michigan, February, 1979. Society of American Archivists, Chicago, 1979.

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Capítulo I

INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LOS SISTEMAS DE COMPUTADORAS Y LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA

Conceptos básicos de la informática

1.1 Existen dos grupos de archiveros interesados en los conceptos de la informática: los que desean utilizar las computadoras para el control intelectual y bibliográfico de los materiales de archivo, y los interesados en la evaluación y adquisición de registros legibles a máquina. El objetivo primordial de esta sección del estudio es explicar la terminología básica relacionada con el tratamiento de datos y ofre­cer una visión general del funcionamiento de un sistema de computadoras.

Aspectos generales de los sistemas de computadoras

1.2 El sistema de computadoras comprende la entrada, el tratamiento y la salida de los datos. El soporte físico, o equipo físico, se utiliza para recibir los datos, tratarlos y proporcionar la salida. La función del soporte lógico o conjunto de instrucciones es indicar al soporte físico cómo debe tratar los datos.

1.3 El soporte físico es el equipo físico de un sistema de computadoras. Suele divi­dirse en dos tipos : la unidad central de tratamiento (CPU) y los equipos periféricos. La computadora efectúa el tratamiento en su memoria principal, que está bajo el control de la unidad central de tratamiento. Esta unidad constituye el centro que controla todo el sistema de computadoras. Por otra parte, el equipo periférico es el soporte físico, distinto de la unidad central de tratamiento, que se utiliza para introducir datos, comunicar con la unidad central de tratamiento y proporcionar la salida. Está compuesta por elementos como máquinas perforadoras, lectores de tarjetas, unidades de cintas y unidades de discos, terminales a distancia, así como impresoras de caracteres y de líneas. Sin embargo, es importante señalar que las máquinas de tratamiento de textos y las minicomputadoras hacen algo obsoleta la dis­tinción entre la unidad central de tratamiento y el equipo periférico. Estos dispo­sitivos son unidades integrales en las que todas las instalaciones para la entrada, el tratamiento y la salida de los datos están concentradas en un mismo lugar.

1.4 El soporte lógico consiste en instrucciones (o programas de computadora) que hacen funcionar el equipo físico (o soporte físico) y manipulan los datos. Incluye programas de "control maestro" que siempre residen en la memoria principal de la computadora y se utilizan universalmente para todas las operaciones en una sola instalación de computadoras. A estos programas se les denomina soporte lógico del sistema o sistema de funcionamiento de la computadora. El otro tipo de soporte lógico son los programas de aplicación. Estos programas, que suelen escribirse en un lenguaje de programación, dan instrucciones a la computadora para que siga una secuencia precisa de pasos a fin de manipular los datos y llegar al resultado deseado.

1.5 Los datos son representaciones de hechos o conceptos que se pueden comunicar ya sea por medios humanos o automatizados. Si bien los datos pueden estar compues­tos por palabras, números o símbolos especiales como los signos de puntuación, en un sistema de computadoras las letras, los números y los símbolos que constituyen los datos tienen que representarse conforme a un conjunto de reglas muy preciso.

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Representación de datos

1.6 Para entender cómo funciona un sistema de computadoras y cómo se acoplan los componentes del soporte físico, los del soporte lógico y los datos, hay que enten­der los diferentes métodos que se utilizan para representar las letras, los números y los símbolos especiales.

1.7 Para comunicarnos utilizamos lo que se denomina lenguaje natural. En nuestro lenguaje escrito empleamos palabras organizadas en oraciones y demarcadas por signos de puntuación. Nuestras palabras se forman a partir de un alfabeto de 26 letras (o caracteres), y nuestro sistema numérico, llamado sistema decimal, se basa en diez dígitos, del cero al nueve. Mediante diversas combinaciones de estas letras y dígitos, podemos construir todas las palabras y números que utilizamos.

1.8 Ahora bien, las computadoras utilizan un sistema mucho más sencillo, conocido como sistema binario, para representar todos los datos que tratan. En un sistema de computadoras los únicos valores son el cero y el uno. De esta forma, todas las letras, números, signos de puntuación y demás símbolos se representan mediante com­binaciones únicas de cero y uno. Para que la computadora manipule los tipos de información que nosotros conocemos, es preciso transcribirlos en una forma que la máquina pueda comprender.

1.9 La unidad de información más pequeña posible en un sistema de computadoras se denomina dígito binario o bitio. Todo lo que puede significar un bitio es la dife­rencia entre dos opuestos o la presencia o ausencia de algo. Un bitio contiene muy poca información al igual que ocurre en el lenguaje natural, donde una letra dice muy poco. Sin embargo, los bitios pueden combinarse en cadenas únicas para repre­sentar letras, números y símbolos.

1.10 Las combinaciones de bitios que representan números, letras y símbolos espe­ciales se conocen como bytes. Existen tres códigos corrientes para representar el lenguaje natural en forma de bytes. El primero de ellos es el BDC (código decimal codificado en binario), un código de seis dígitos, que significa seis bitios por cada byte. El segundo es el EBCDIC (código de intercambio decimal codificado en binario ampliado), un código de ocho dígitos. El tercero es el ASCII (código norte­americano normalizado para el intercambio de información).

1.11 Al igual que nuestro lenguaje natural se basa en una jerarquía que integra palabras a partir de grupos de letras, oraciones a partir de palabras, párrafos a partir de oraciones y así sucesivamente, los datos computadorizados también se rigen por una jerarquía. Primero se combinan los bitios para formar bytes, que son equi­valentes a caracteres del alfabeto o a dígitos del sistema numérico decimal. El siguiente paso en la jerarquía es el elemento de dato. Consiste en una cadena de bytes que se refiere a un rubro de información, por ejemplo, un nombre, un número de seguro social, o un valor para una entidad determinada. El espacio físico que ocupa un elemento de dato se llama campo. En realidad, los términos elemento de dato y campo suelen usarse indistintamente.

1.12 El siguiente paso en la jerarquía es el registro o registro lógico, compuesto por un grupo de elementos de datos relacionados que se refieren a una persona, lugar, cosa o acontecimiento. Un grupo de registros lógicos, que contenga los mis­mos elementos de datos en la misma disposición se conoce como fichero y se le suele llamar fichero de datos legibles a máquina (MRDF). El fichero de un sistema de com­putadoras es similar a la carpeta de archivo que contiene un grupo de modelos idén­ticos. El último escalón de la jerarquía es la base de datos, consistente en una colección de ficheros integrados cuidadosamente que suele almacenarse en un lugar central accesible a diversos usuarios!).

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Soportes de almacenamiento

1.13 Los soportes de almacenamiento son los materiales en los que se escriben y almacenan los datos. Existen varios tipos corrientes de estos materiales: tarjetas perforadas, cintas magnéticas, discos y tambores, diskettes y casetes. A estos soportes de almacenamiento se les llama a veces "portadores de datos" porque propor­cionan un medio para llevar los datos desde los dispositivos de entrada hasta la memoria principal de la computadora. Otra de las funciones del soporte de almacena­miento es conservar los datos en una forma legible a máquina fuera de la memoria principal de la computadora. De esta forma se reducen los gastos, ya que la conser­vación de los datos en la memoria principal resulta costosa, y también constituye un método para la seguridad y preservación de los datos.

1.14 Un lector de tarjetas es un dispositivo mecánico sencillo que puede reconocer las perforaciones hechas en una tarjeta al efecto y transmitir su significado a la unidad central de tratamiento. Sin embargo, el uso de tarjetas perforadas tiene varios inconvenientes. Los lectores de tarjetas son muy lentos en comparación con las cintas magnéticas o los discos. Además, antes de dar entrada a los datos hay que codificarlos en las tarjetas mediante un mecanismo perforador y luego transferirlos al lector de tarjetas. Este sistema de dos pasos puede dar lugar a que las tarjetas se pierdan o se mezclen, lo que causaría errores muy difíciles de detectar y corre­gir. Las tarjetas son voluminosas e incómodas para almacenarlas y trasladarlas, y deben tratarse con cuidado a fin de evitar que se dañen.

1.15 No obstante, tienen una ventaja singular. La tarjeta perforada es la única forma de entrada de información en la computadora que el hombre puede leer y mani­pular físicamente. Por esta razón probablemente se seguirán utilizando tarjetas para aplicaciones como las de los sistemas de facturación, en los que la información de salida de la computadora debe distribuirse a muchas personas y luego llevarse de nuevo a la computadora. Pero en la mayoría de las aplicaciones, se está sustitu­yendo rápidamente al lector de tarjetas por dispositivos de entrada que permiten pasar los datos directamente a cintas magnéticas o a discos, o por terminales que posibilitan una interacción directa con la computadora.

1.16 La cabeza de lectura/escritura de una unidad de cintas registra los datos en cintas de plástico revestidas con óxido de hierro en forma de combinaciones de pun­tos magnetizados. Las unidades de cintas modernas pueden leer o escribir datos en densidades de 1.600, 3.200 ó 6.250 caracteres por pulgada.

1.17 Con una densidad de 6.250 caracteres por pulgada, un carrete ordinario de 2.400 pies de cinta magnética puede contener teóricamente más de 180 millones de caracteres. En la práctica, la capacidad es algo menor que esta cifra. Durante el tratamiento, la cinta echa a andar y se detiene con frecuencia. En cada arrancada, aproximadamente cinco octavos de pulgada de cinta pasan por la cabeza de lectura/ escritura antes de que el dispositivo alcance la velocidad correcta de lectura o escritura. Dado que los datos sólo se pueden leer o escribir a la velocidad correc­ta, no se utilizan estos tramos de cintas, conocidos como "espacios entre registros".

1.18 Además de su gran capacidad de almacenamiento, la cinta tiene la ventaja de la velocidad. La unidad de cintas la pasa con suma rapidez y transfiere la infor­mación hacia y desde la unidad central de tratamiento a velocidades muy elevadas. Por otra parte, no son costosas y su carácter compacto facilita el almacenamiento y el transporte. Las cintas son el soporte de almacenamiento más utilizado con miras al almacenamiento masivo y la recuperación rápida.

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1.19 Con todo, la utilización de la cinta magnética presenta dos inconvenientes. En primer lugar la cinta sólo puede leerse en secuencia, por lo que no se pueden recuperar cantidades pequeñas de datos sin leer el fichero completo. La lectura de miles de registros en una cinta para recuperar sólo algunos de ellos es un medio de recuperación lento y costoso. Además, cuando hay que cotejar o comparar información de dos cintas durante el tratamiento, los datos de ambas tienen que estar en la misma secuencia. En segundo lugar, cada vez que se requiera una cinta el operador tendrá primero que localizarla y luego montarla en la unidad de cintas; cuando se trata de datos utilizados con frecuencia, el procedimiento resulta extremadamente lento e inconveniente.

1.20 Las unidades de discos pertenecen a una clase de dispositivos conocidos como "dispositivos de almacenamiento de acceso directo". Debido a que son más rápidos y pueden almacenar más datos que los demás dispositivos de almacenamiento de acceso directo, los discos han sustituido casi por completo a los tambores. Los discos son placas de metal circulares revestidas de un material magnético. Una cantidad determinada de ellos (generalmente seis u once) montados sobre un eje central cons­tituyen un paquete de discos. La superficie de un disco se divide en una serie de círculos concéntricos, conocidos como "pistas". Los datos se registran en esas pistas en forma de combinaciones de puntos magnetizados.

1.21 El paquete de discos se monta sobre el eje motriz, donde los discos giran a una velocidad muy elevada. Las cabezas de lectura/escritura se montan en brazos en forma de peine que se insertan entre los discos. Cada brazo tiene dos cabezas: una que se utiliza para el disco que queda sobre él, y otra para el disco que queda debajo. La superficie superior del disco de arriba y la superficie inferior del disco de abajo no se utilizan. Al girar los "discos, los datos pasan por las cabezas, donde se pueden leer o escribir. Los brazos se mueven hacia adelante o hacia atrás para abarcar todas las pistas.

1.22 Además de los discos metálicos de tamaño normal, también existen discos plás­ticos pequeños conocidos como "diskettes" o "discos flexibles". Estos se parecen a discos pequeños de 45 r.p.m. sellados en sobres de papel protector. Las diskettes no se combinan en paquetes de discos. Aunque su capacidad de almacenamiento es menor que la de los discos mayores, son muy económicos y fáciles de usar y almacenar. Las diskettes se utilizan fundamentalmente en los sistemas de minicomputadoras, o como soporte de almacenamiento auxiliar para terminales o máquinas de tratamiento de textos.

1.23 Los dos inconvenientes principales de las cintas se eliminan con el almacena­miento en discos. Aunque los paquetes de discos pueden desmontarse de sus mecanis­mos motrices, muchos de ellos quedan montados permanentemente. Los datos registra­dos en estos últimos pueden obtenerse sin la demora que entraña la localización y el montaje de una cinta magnética.

1.24 La segunda ventaja que ofrece el disco radica en que los datos así registrados pueden recuperarse por métodos distintos del tratamiento en secuencia. Existen mé­todos de acceso que permiten recuperar registros sin tener que leer el fichero com­pleto, así como insertar, cambiar o borrar registros sin necesidad de hacer una copia nueva de todo el fichero modificado. Además, los ficheros pueden leerse en varias secuencias diferentes.

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1.25 Aunque el almacenamiento en discos presenta ventajas que no tienen las cintas, los paquetes de discos y sus mecanismos motrices son mucho más costosos que aqué­llas y también suelen ser más lentos. La mayoría de las grandes instalaciones de computadoras utilizan ambos mecanismos : almacenan la mayor parte de los datos en cintas y usan los discos para ficheros pequeños de uso frecuente o para ficheros que no admiten el tratamiento en secuencias.

Soporte físico

1.26 Como ya se ha expuesto, existen dos tipos de soporte físico: la unidad cen­tral de tratamiento y los periféricos. Estos se utilizan para suministrar datos a la computadora y recibir información de ella.

1.27 La unidad de tratamiento se divide en dos partes. Una de ellas, llamada unidad aritmética y lógica (ALU), realiza todos los cálculos aritméticos y lógicos. La segunda parte, la unidad de control, dirige y coordina las operaciones en todo el sistema. Por ejemplo, controla el movimiento de los datos desde la fase de entrada y durante las operaciones que determina el programa hasta la fase de salida. La memoria principal de la computadora puede compararse a un gran conjunto de casi­llas postales semejantes a las de los correos. Cada casilla tiene un número que se denomina dirección. Mediante la dirección, la unidad central de tratamiento puede localizar la casilla deseada y utilizar los datos que contiene para llevar a cabo sus operaciones de tratamiento. Además de datos, estas casillas también pueden con­tener instrucciones que indican a la unidad central de tratamiento cómo procesar los datos que se encuentran en las otras casillas. Un grupo de instrucciones constituye un programa de computadora.

1.28 La unidad aritmética y lógica y la unidad de control de la unidad central de tratamiento están integradas por una serie de circuitos lógicos interconectados físicamente. Cada uno de estos circuitos está diseñado para efectuar una tarea concreta y no puede realizar ninguna otra. Por ejemplo, un circuito diseñado para sumar dos números no puede utilizarse para comparar dos números.

1.29 La otra parte de la unidad central de tratamiento, la memoria principal o el almacenamiento primario, se diferencia notablemente en sus requisitos de los sopor­tes de almacenamiento secundarios (como las cintas y los discos). Los datos regis­trados en cintas o discos pueden permanecer en ellos durante minutos, días o años. Los datos registrados en el almacenamiento primario pueden permanecer allí sólo durante una fracción de segundo debido a que los programas y los datos sólo se retie­nen en el almacenamiento primario mientras están siendo tratados.

1.30 Para que el almacenamiento primario sea eficaz, necesita un soporte de almace­namiento que permita cambiar, probar y mover los datos a velocidades sumamente ele­vadas. Actualmente se utilizan dos tipos diferentes de almacenamiento primario. Al primer tipo se le llama memoria de núcleos. Los núcleos son anillos de hierro dimi­nutos que se pueden magnetizar en dos direcciones. La memoria de una computadora puede estar formada por millones de estos núcleos enlazados mediante cables. Cada núcleo tiene cierto numero de cables que pasan por su centro. Hay dos cables desti­nados a suministrar la corriente para magnetizar el núcleo en la dirección deseada, uno para detectar la dirección de la magnetización y otro para evitar que el cable de detección invierta la dirección de la magnetización.

1.31 En las computadoras más recientes se ha remplazado la memoria de núcleos por circuitos integrados de tecnología avanzada. Estos minúsculos circuitos son el producto de intensas investigaciones en la esfera de la microelectrónica. Los cir­cuitos integrados no sólo almacenan datos en un espacio mucho más reducido que los

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núcleos, sino que son sumamente confiables y de larga duración y se pueden rempla­zar fácilmente cuando es necesario. Las investigaciones en curso en esta esfera continúan produciendo nuevos circuitos que son cada vez más pequeños, rápidos y económicos.

1.32 Para efectuar el tratamiento de datos se alimenta un programa (o un conjunto de instrucciones) y un conjunto de datos en la memoria principal de la computadora. Cuando la máquina está lista para realizar el programa, la unidad de control recu­pera una instrucción de la memoria principal y la descodifica. A esto se le llama tiempo - I, que significa tiempo de instrucción. El programa suele requerir alguna información de entrada que la unidad de control envía a la unidad aritmética y lógica. El periodo en que esta última ejecuta la operación en sí se llama tiempo -E, es decir, tiempo de ejecución. Este proceso se repite hasta que todas las instruc­ciones quedan ejecutadas sobre todos los datos, Las computadoras modernas ejecutan entre cinco y diez millones de estas instrucciones por segundo.

Soporte lógico

1.33 Es importante subrayar que las computadoras no resuelven problemas, ni pueden resolverlos; se limitan a cumplir las instrucciones que les da el programador. Las instrucciones son sencillas y rudimentarias, y se incorporan a la máquina en la fábrica. La programación no es más que la invocación de estas instrucciones en una secuencia capaz de resolver el problema.

1.34 El lenguaje de máquina es el nivel más bajo de los lenguajes de programación. Es, en realidad, el que utiliza la máquina. Cualquiera que sea el lenguaje en que esté escrito el programa, tarde o temprano tendrá que traducirse al lenguaje de máquina. Como las computadoras sólo son capaces de utilizar el sistema numérico binario para representar todos los datos e instrucciones, el lenguaje de máquina se expresa en binario. Esto significa que los códigos que representan las instruccio­nes y todas las direcciones del almacenamiento están en binario. En los primeros tiempos de las computadoras éste era el único lenguaje que se podía utilizar para programar. Era un método demasiado laborioso y poco satisfactorio. Se propuso entonces la creación de lenguajes que fueran más fáciles de escribir, y el primer resultado fue el diseño de los lenguajes simbólicos.

1.35 Si se lograba escribir un programa en un lenguaje cuya escritura fuera más fácil para el programador, se podría someter ese programa a otro de traducción y traducirlo a un lenguaje de máquina que ésta pudiera comprender (es decir, binario) . Estos lenguajes simbólicos se llegaron a conocer como lenguajes ensambladores, y pronto remplazaron al lenguaje de máquina como el nivel más bajo en que un progra­mador podía escribir el programa. Una característica importante de los lenguajes simbólicos o ensambladores es que una instrucción en estos lenguajes se traduce en una instrucción en lenguaje de máquina.

1.36 Aunque era más fácil hacer la programación en un lenguaje ensamblador que en lenguaje de máquina, la tarea seguía siendo prolongada y tediosa. A fin de simpli­ficar y abreviar la programación se desarrollaron lenguajes de alto nivel u orien­tados a procedimientos. En la actualidad, la mayoría de los programas se confeccio­nan utilizando estos lenguajes de alto nivel y en el futuro se empleará cada vez menos el lenguaje ensamblador. Hoy en día se usan más de 100 lenguajes de progra­mación. Los dos lenguajes más corrientes son el COBOL y el FORTRAN.

1.37 El COBOL (lenguaje común orientado a aplicaciones comerciales) fue ideado para aplicarlo a actividades comerciales y se utiliza en los sectores público y privado (es decir, por el Estado y la industria privada).

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1.38 El FORTRAN (traductor de fórmulas) es el lenguaje más popular para fines científicos. Generalmente, se escriben en FORTRAN los programas que tienen poca información de entrada y de salida, pero que llevan a cabo una gran cantidad de cálculos complejos durante su ejecución.

1.39 Cuando se escribe un programa en cualquier lenguaje de programación que no sea lenguaje de máquina, hay que traducirlo a este último. Si se utilizan lengua­jes de alto nivel (como el COBOL y el FORTRAN), el proceso de traducción se realiza mediante un programa especial llamado "compilador". En realidad, el compilador no sólo traduce instrucciones. Convierte cada nombre de dato o nombre simbólico en una dirección expresada en un código de máquina y da su extensión en bytes; forma etiquetas de código de lenguaje de máquina para las instrucciones que se "bifurcan" durante la ejecución del programa; traduce cada una de las instrucciones expresa­das en lenguaje de alto nivel a una o más instrucciones en lenguaje de máquina; y ofrece información de diagnóstico al programador (es decir, comprueba si el progra-mador ha seguido todas las reglas del lenguaje utilizado y le informa cuando encuentra errores o supone que se cometerán errores que traerán como resultado un funcionamiento defectuoso del programa en lenguaje de máquina).

1.40 Una vez compilado y probado el programa, el "módulo objeto" en lenguaje de máquina se coloca, en algún soporte como cinta o disco, en una biblioteca de pro­gramas para utilizarlo cuando proceda sin tener que volver a pasar por el proceso de traducción. Cuando es necesario modificar un programa, el programador efectúa el cambio en el programa en lenguaje de alto nivel, que entonces se compila, se somete a prueba y remplaza el programa en lenguaje de máquina en la biblioteca de programas.

1.41 Hoy en día la mayoría de los usuarios no tienen que aprender los lenguajes de programación porque dependen de paquetes de programas conocidos también como "pro­gramas enlatados". Estos programas en paquetes se almacenan en la memoria de la computadora y permiten al usuario utilizar instrucciones que se asemejan mucho al inglés. Por ejemplo, algunos permiten al usuario ordenar alfabéticamente o clasi­ficar con sólo pulsar una tecla, lo cual activa un programa almacenado. La mayoría de los paquetes de programas se basan en un lenguaje de programación y utilizan un compilador para traducir de las instrucciones sencillas al lenguaje de programación en los cuales se basan.

Características de los registros legibles a máquina

1.42 Hasta la fecha, el manejo de la información se ha centrado en la gestión de las entidades físicas en las que se graban los datos. La información y su soporte de almacenamiento físico se crean de una vez y luego se congelan en tiempo y con­texto. Los cambios, los borrados y las adiciones posteriores requieren otro proceso de creación (o de recreación) que entraña otra combinación (adicional o nueva) de la información y de su soporte de almacenamiento físico.

1.43 Ni siquiera la introducción de sistemas de microfilmes y de microfichas ha modificado este concepto básico. El término microfilme o microficha "actualizable" es realmente desacertado. Una ficha o un filme funciona básicamente como un expe­diente de archivo tradicional. Los documentos contenidos en el fichero (es decir, las imágenes fotográficas) no se actualizan en el sentido del tratamiento electró­nico de datos. Las imágenes que ya no se necesiten o que son inexactas se identi­fican como tales (se bloquean o se queman las imágenes fotográficas), y se adiciona la imagen nueva a la ficha o al filme. Por lo tanto, el documento viejo sigue existiendo físicamente, pero ya no se dispone de él en forma legible o utilizable, en tanto que se continúan agregando documentos nuevos a la ficha o al filme, usual-mente en secuencia. Los sistemas de recuperación de fichas o de filmes accionados

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por computadora son básicamente sistemas de indización/recuperación automatizados para localizar la ficha o el filme físico (es decir, los ficheros y no la propia información).

1.44 En cuanto al tratamiento electrónico de los datos, lo que se actualiza es la propia información tal como se halla en un soporte físico. El soporte físico pro­piamente dicho permanece específicamente como una entidad de almacenamiento cuyos contenidos se cambian (es decir, la información se destruye o sustituye, pero no el soporte físico de almacenamiento). En este contexto, la tecnología ha introducido un tipo diferente de información, a saber, la "información procesable". La infor­mación se hace accesible, interpretable, manipulable y transmisible sólo mediante medios automáticos o electrónicos. Este tipo de información no existe como un con­junto definido y estático de datos congelados en el tiempo sobre un medio físico específico, sino que debe considerarse como una entidad dinámica con determinadas propiedades orgánicas y compuesta por bitios de información únicos, fundamentales y discretos o por elementos de datos que se pueden reordenar, cambiar, manipular, intercalar o suprimir para generar el conjunto de información solicitado.

1.45 La información procesable o la información legible a máquina consiste en datos creados mediante una computadora que precisan de acceso a una computadora para pasar a una forma que pueda ser leída por el hombre. Como hemos podido apreciar, la información legible a máquina se puede registrar en una variedad de soportes físicos: tarjetas perforadas y soportes magnéticos como cintas, discos, tambores y diskettes. El contenido de la información puede abarcar desde el texto de una carta hasta una exposición detallada de ingresos y gastos, respuestas a cuestionarios de encuestas y combinaciones complejas de dígitos que representan las series de coordenadas que constituyen un mapa2^ .

Características únicas de los registros legibles a máquina

1.46 Los registros legibles a máquina presentan características que plantean una variedad de problemas especiales a los archiveros. En primer lugar, estos documen­tos no tienen el mismo tipo de estabilidad y duración que sus contrapartes impresas. No es posible almacenar y mantener inactivas durante varios años las cintas magné­ticas, medio en el cual se registran la mayoría de los. documentos legibles a máquina, sin someterlas a un tratamiento de conservación adecuado como suele ocurrir con otros bienes culturales textuales o impresos. Medidas de mantenimiento como la limpieza, el rebobinado con precisión y la copia de los datos prolongan la vida del soporte de almacenamiento y, por consiguiente, preservan la información que se encuentra en las cintas.

1.47 Los registros legibles a máquina se pueden actualizar, copiar, borrar y repro­ducir en formato nuevo fácilmente. Algunas de estas funciones se pueden realizar sin dejar huella alguna del cambio efectuado. Por consiguiente, es imperativo que los diseñadores de sistemas de computadoras conozcan el valor de parte de la infor­mación, y que al diseñar tales sistemas se tomen medidas para asegurar que la información de valor a largo plazo se pueda identificar y retener debidamente antes de transferirla al depósito de archivo correspondiente.

1.48 No basta con tener acceso a la información legible a máquina o a los datos en bruto propiamente dichos. Además de los datos, es preciso que el archivero obtenga documentación que describa el contenido, la ordenación, los códigos y las caracte­rísticas técnicas del fichero de datos legibles a máquina. Sin esa documentación, el archivero no estará en condiciones de apreciar el valor de la información y el investigador no podrá tener acceso a ella.

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1.49 El medio organizativo en que se producen y mantienen los documentos legibles a máquina es muy diferente de aquel en que se producen los materiales impresos. Los archiveros que trabajan con registros legibles a máquina tienen que coordinar las actividades de tres grupos de personas: los creadores de los registros, los usuarios, y el personal que procesa los datos. Los archiveros tienen que trabajar con estos grupos, y también con el personal de gestión de documentos cuando reali­zan actividades de inventario y de programación^).

Fuentes de registros legibles a máquina

1.50 En la medida en que avanzamos hacia una sociedad de información, la creación y el uso de la información en forma electrónica se convierte en una actividad cada vez más importante. El sector oficial es el mayor creador y consumidor individual de información en todos los países. Los datos originales creados con fondos públi­cos pueden tener aplicaciones en la esfera de las investigaciones y del análisis, y constituyen una base importante para registrar la evolución de una sociedad. Al principio, las aplicaciones de la tecnología de la informática se relacionaban pri-mordialmente con el tratamiento de números, es decir, con sistemas comerciales y financieros y con análisis científicos. Sus efectos en el ámbito de la cultura no se podían apreciar claramente. Sin embargo, varias facetas del desarrollo de la sociedad se registran cada vez más en forma electrónica o legible a máquina.

1.51 El advenimiento del tratamiento automatizado o electrónico de datos ha dado lugar a que los organismos oficiales creen numerosas bases de datos que contienen enormes cantidades de información sobre muchos aspectos de una nación. Existen ficheros censales, aspectos económicos regionales y nacionales, ficheros de empleos, registros sobre educación, estadísticas sobre delitos, incidencia de enfermedades, y distribución de recursos sanitarios. Existen bases de datos sobre el clima, el tiempo, la geología, la producción y el consumo de alimentos, el transporte y las comunicaciones, el costo de la vida, y el estado en que se encuentran muchas esfe­ras de las ciencias, la medicina y la tecnología. Existen ficheros sobre la repercu­sión de la tecnología en el medio ambiente, la seguridad de los productos, la cons­trucción de viviendas, el crecimiento de los bosques y el deterioro de las ciudades, y muchos más sobre las actividades y gastos oficiales del gobierno propiamente. La lista se hace interminable y sigue en aumento. Como depósitos definitivos de todos los registros valiosos de los gobiernos nacionales, los depósitos nacionales, así como los depósitos de otras jurisdicciones, se encuentran en una posición crucial para garantizar que se conserve un fondo adecuado de información para el futuro.

Usos de los registros legibles a máquina

1.52 Como ha señalado un autor, "el periodo relativamente corto que media entre los adelantos técnicos en materia de computadoras y su adaptación en diversas esferas queda de manifiesto en la prontitud con que esos adelantos se difundieron y fueron utilizados en cálculos, correlaciones y análisis por economistas, expertos en cien­cias políticas, sociólogos, historiadores, juristas y lingüistas, aproximadamente en ese orden"^).

1.53 A mediados del decenio de 1960 los expertos en ciencias políticas desarrolla­ron técnicas para analizar y registrar diversas variables como las encuestas de la opinión pública y el comportamiento en las urnas. Como resultado del empleo de esta nueva técnica en la investigación política, varias instituciones académicas comenzaron a almacenar encuestas de la opinión pública en formatos legibles a má­quina y a pasar datos políticos registrados en forma tradicional a diversos forma­tos de cintas. Esto dio lugar al establecimiento de registros legibles a máquina a nivel universitario. Motivó también la inclusión de la preparación de programas de computadoras en el plan de estudios de grados avanzados en las ciencias socia­les5) .

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1.54 Los sociólogos, al igual que los historiadores, no tardaron en utilizar téc­nicas de la economía, las ciencias políticas y otras disciplinas para "registrar, almacenar y tabular datos cuantitativos sobre individuos, instituciones, aconteci­mientos y artículos a fin de comprobar hipótesis anteriores y desarrollar ideas nuevas". Los juristas también descubrieron que las computadoras se podían utilizar en la búsqueda de leyes y decisiones en una -amplia gama de temas jurídicos y los lingüistas, igualmente, comenzaron a utilizar la computadora para analizar el uso de las palabras por diferentes individuos^). En realidad, hay pocas disciplinas, si es que las hay, que no utilicen la computadora de algún modo en sus investiga­ciones y análisis.

1.55 Durante los dos últimos decenios se han modificado los planes de estudio de un gran número de disciplinas en muchas universidades con la adición de cursos y seminarios sobre métodos cuantitativos. Se han celebrado numerosas conferencias en las que, de un modo u otro, se han abordado los estudios cuantitativos. Se ha dedicado mucho tiempo y atención al desarrollo y la difusión entre los académicos de "grandes colecciones de datos de investigación histórica legibles a máquina y de programas de computadora especializados para el análisis y la manipulación de dichos datos"''. Se han creado nuevas asociaciones y organizaciones que se ocupan de análisis cuantitativos, sistemas de computadoras y varios tipos o clases de datos legibles a máquina (ya sean numéricos, cartográficos o textuales). Asimismo, anualmente se editan multitud de revistas y boletines que tratan sobre varios aspectos cuantitativos.

Resumen

1.56 En la primera parte de este capítulo se ofrece una breve reseña de un sistema de computadoras en términos de soporte físico, soporte lógico y datos, una explica­ción acerca de las funciones de entrada, de tratamiento y de salida de un sistema de computadoras, así como una descripción de los diversos formatos o soportes en los que se pueden registrar los datos legibles a máquina. El objetivo de esta sección es ofrecer una información básica y esclarecer términos y funciones que se analiza­rán en capítulos posteriores, particularmente en el cuarto y el quinto.

1.57 En la segunda parte del capítulo se han esbozado una serie de características o particularidades singulares de los registros legibles a máquina a fin de demostrar la importancia que reviste el desarrollo de nuevos enfoques y procedimientos en materia de archivos y la modificación de los existentes. En capítulos posteriores, se analizarán otras características singulares, pero las analizadas aquí tendrán una influencia más directa en la función de evaluación propiamente dicha. Esta sección también presenta un breve esbozo de la gran cantidad de información que se produce actualmente en forma legible a máquina, así como una breve descripción de los variados usos de dicha información.

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NOTAS

Para esta parte del capítulo, el autor se basó en gran medida en el compendio elaborado por Margaret L. Hedstrom, de la State Historical Society de Wisconsin, titulado "Basic Computer Concepts Workshop". Este taller se pre­sentó en la 45a. reunión anual de la Society of American Archivists celebrada en Berkeley, California, en septiembre de 1981.

Estas ideas se han tomado de un informe redactado por Jake V.Th. Knoppers, Managing the Electronic Revolution, Archiving the Electronic Heritage: A Position Paper on Issues and Problems in EDP Records/Data Management, prepa­rado bajo contrato para los Archivos Públicos del Canadá, Ottawa, diciembre de 1981, págs. 7 y 8.

Para una descripción más detallada de éstas y otras características únicas de los registros legibles a máquina, véase Archival Preservation of Machine-Readable Records: The Final Report of the Wisconsin Survey of Machine Readable Public Records. The State Historical Society of Wisconsin, Madison, 1981, págs. 7 y 8.

Meyer H. Fishbein, Guidelines For Administering Machine-Readable Archives. Comité de Automatización, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D.C., noviembre de 1980, pág. 5.

Ibid., págs. 5 y 6.

Ibid., pág. 6.

Jerome M. Clubb, "Quantification and the 'New' History: A Review Essay", The American Archivist, Volumen 37, Número 1, enero de 1974, págs. 16 y 17.

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Capítulo II

GESTION DE REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA

2.1 Antes de describir los procedimientos o pasos que deben seguirse al evaluar registros legibles a máquina, es necesario analizar varios factores que podrían tener un efecto importante en la capacidad del archivero para llevar a cabo esta función correctamente. Es posible que algunos de esos factores no sean aplicables a todos los depósitos de archivos o que puedan influir sobre algunos de ellos en diferentes formas. Esos factores reflejan, en gran medida, algunos de los proble­mas con que han tropezado los archiveros de los Archivos Públicos del Canadá durante el decenio pasado en sus empeños para evaluar los registros legibles a máquina crea­dos por el gobierno federal del Canadá. No obstante, se ha hecho todo lo posible por presentar ejemplos de otros países en los casos en que se ha proporcionado información de esa índole al autor.

Identificación de registros legibles a máquina

Autoridades legislativas

2.2 Existen muchas instituciones de archivo que no pueden trabajar con registros legibles a máquina debido a limitaciones impuestas por las autoridades estatutarias u otras autoridades de reglamentación. Básicamente, esas limitaciones son de dos tipos : restricciones en cuanto al tipo o especie de registros que puede adquirir el depósito y restricciones relativas a la entrada de registros recientes.

2.3 Respecto de la limitación sobre el tipo de registros que se puede adquirir, de ser posible deben tomarse medidas correctivas. Afortunadamente, la rapidez con que se producen cambios en el registro de la información modifican automáticamente esas limitaciones. No obstante, en el caso de aquellas instituciones que aún tengan dudas sobre si pueden adquirir registros legibles a máquina, quizás sea necesario revisar la definición de lo que puede adquirirse a fin de incluir toda la informa­ción, con independencia de la forma física o del soporte en que resida.

2.4 Esta solución en particular no sólo es necesaria para ayudar a los archiveros, sino también para convencer a los creadores y custodios de registros legibles a máquina de que éstos son, de hecho, propiedad pública. Quizás debido al breve plazo de utilización de la información legible a máquina, la fragilidad del soporte de almacenamiento, el lugar donde se encuentra la información almacenada (en bibliote­cas de cintas o en centros de tratamiento de datos separados físicamente de otros registros) y la posibilidad de borrar, actualizar, copiar y cambiar el formato de los datos con gran facilidad, muchos creadores, uáuarios y custodios de esa infor­mación consideran erróneamente que es de su propiedad y no de la autoridad juris­diccional para la cual trabajan los empleados.

2.5 Respecto de la limitación o restricción para dar entrada a la información, que puede datar de 20, 30 ó 40 años, tal vez no exista una solución tan directa. No obstante, lo cierto es que en el caso de registros legibles a máquina de valor a largo plazo, no deben dejarse transcurrir periodos tan largos sin tomar determina­das medidas de precaución. De lo contrario, los datos se podrían borrar o hacerse ilegibles, o haber dejado de existir la documentación escrita que debe acompañar los datos.

2.6 En sus Guidelines For Administering Machine-Readable Archives, Meyer Fishbein hace tres sugerencias para resolver este tipo de problema. La primera es el "esta­blecimiento de bibliotecas departamentales de cintas para conservar información

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significativa en formatos legibles a máquina". La segunda es el "establecimiento de una organización central encargada de esa conservación". Y la tercera es "una modificación de la autoridad_competente que permita a les archivos aceptar una... copia de cualquier fichero /de datos/ legibles a máquina que, según el resultado de la evaluación, tenga valor permanente"^. Como indica Fishbein, la tercera opción es la más conveniente. De lo contrario, podría producirse una división entre los archivos tradicionales y los no tradicionales.

2.7 Otra solución posible es el establecimiento de normas para el almacenamiento de todo registro legible a máquina que se haya evaluado como poseedor de valor per­manente, las cuales deberán ser observadas por los departamentos y organismos crea­dores para poder transferir esos registros a los depósitos de archivos. En esas normas debe estipularse la necesidad de conservar la documentación escrita conexa, así como la necesidad de mantener la actualización de los datos legibles a máquina respecto de cualesquiera innovaciones en el soporte físico y el soporte lógico que puedan producirse mientras tanto en el departamento u organismo creador.

2.8 Suponiendo que por ley se haya conferido al depósito de archivos la facultad de adquirir registros legibles a máquina, puede suceder que ctras leyes oficiales abroguen esa facultad y que a causa de ello los archiveros no puedan evaluar tales registros ni adquirir los que tienen valor permanente. En muchos países suelen existir leyes rectoras de los organismos nacionales de estadística, de los órganos que controlan los ingresos o los impuestos sobre la renta, de los de defensa y policía, y así sucesivamente, que dificultarían en grado sumo, si no harían imposi­ble, que los archiveros examinaran la información que generan esos organismos o que la información de valor permanente se transfiriera al depósito de archivos. Si bien es cierto que este problema concreto no atañe solamente a los registros legi­bles a máquina, la situación se exacerba en particular con este tipo de información debido a que gran parte de ella es de carácter personal.

2.9 Se pueden sugerir varias soluciones para resolver el problema, pero esto depen­derá en última instancia, de la situación de cada país. Respecto de la capacidad de los archiveros para evaluar registros legibles a máquina en esos organismos, existe la posibilidad de que los archiveros trabajen "bajo juramento" como emplea­dos temporales del organismo creador, y queden sujetos entonces a las mismas normas y estatutos que los empleados permanentes. Si esto no es posible, se deberá pro­curar que la legislación en materia de archivo tenga prioridad sobre las otras leyes y reglamentos relativos al acceso a los registros con fines de evaluación y a la posible transferencia de los registros que tienen valor permanente al depósito de archivos. También se podrían tomar medidas para garantizar que cuando se redac­ten o se enmienden determinadas leyes, aparezca el nombre del depósito de archivos en la parte que trate sobre el acceso a los registros, y demás cuestiones afines. Si estos esfuerzos no dieran resultado, quizás habría que considerar la creación de "miniarchivos legibles a máquina" en algunos de estos organismos, pero en ese caso correspondería al depósito de archivos fijar las normas y procedimientos para el tratamiento, la descripción y la conservación de los registros, y la formación del personal encargado de esas funciones debería estar a cargo de archiveros profe­sionales. De hecho, debe hacerse cuanto sea posible para garantizar que esos empleados sean archiveros profesionales y tengan alguna relación práctica con el depósito de archivos.

Datos legibles a máquina generados por diferentes jurisdicciones oficiales

2.10 Otro problema usual para los. archiveros evaluadores de registros legibles a máquina es que, generalmente, los datos que posee un organismo estatal central son el resultado de la agregación o el acopio de datos creados por otras jurisdicciones oficiales. En este sentido surgen tres problemas: la cuestión del acceso, quien

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"controla" los datos y la cuestión de la propiedad. Si bien este problema puede surgir con más frecuencia en los países que tienen un tipo de gobierno federal, se puede presentar también en países con sistema de gobierno unitario.

2.11 No hay duda de que en los países con estructura federal existen muchos pro­gramas conjuntos federales y provinciales o federales y estatales, y que, como resultado de ello, se crean e incluso se "comparten" registros. Sin embargo, en la mayoría de los acuerdos que establecen esos programas apenas se menciona la orde­nación y demás aspectos de los registros. En consecuencia, los registros pueden estar sujetos tanto a reglamentos federales como a reglamentos provinciales y estatales. La existencia de programas de registros polémicos y las limitaciones de archivo a nivel federal y a otros niveles oficiales pueden complicar la situación aún más.

2.12 En cuanto a los registros legibles a máquina, es muy posible encontrar copias de ficheros de datos concretos para cada provincia o Estado en cada una de estas jurisdicciones y también a nivel federal, debido a que el departamento u organismo federal fusionó los diferentes ficheros de datos para llevar a cabo determinados tipos de análisis, u otras tareas. De particular interés para el depósito nacional de archivo es el proceso de adopción de decisiones que determina cuáles archivos de datos están bajo el control de la institución del gobierno federal o son propiedad de ésta. Ese mismo proceso de adopción de decisiones fija los límites acerca de cuáles archivos de datos puede adquirir el depósito nacional.

2.13 Para resolver el problema deben tomarse medidas a fin de que, cuando se redacten acuerdos de esa índole, se mencione concretamente la retención y ordena­ción de todo registro que se derive de tales acuerdos. Esas cláusulas deben ser revisadas y aprobadas por la autoridad de archivos competente. Acaso sea conve­niente revisar todos los acuerdos, nuevos y existentes, que puedan dar lugar a la creación de registros legibles a máquina para determinar con exactitud la condi­ción y la propiedad de esos registros. Se deben establecer entonces limitaciones para los archivos de los otros niveles oficiales. Por ejemplo, los registros que hayan sido identificados como de valor histórico e importancia nacional deben per­manecer en el depósito nacional, mientras que los de interés local o regional se pondrían a disposición de los archivos de los otros niveles oficiales. En los casos en que los registros tienen valor local y nacional, todos los depósitos de archivos interesados deberían poder obtener copias. Es importante recordar que los registros legibles a máquina pueden copiarse con facilidad y a bajo costo y que no existe el registro legible a máquina original, al menos en el sentido de una colección de manuscritos tradicional. Por ese motivo, la ordenación de los regis­tros legibles a máquina no debe plantear los problemas de jurisdicción que a menudo se presentan con los materiales de archivo de salida impresa más tradi­cionales.

2.14 Es imperioso resolver el problema de los datos federales y provinciales o federales y estatales legibles a máquina debido al rápido desplazamiento hacia aplicaciones de computadora en línea en tiempo real, en virtud de las cuales los datos legibles a máquina se comparten para la gestión y se ejecutan programas socioeconómicos compartidos (de fondos o de jurisdicción). Un sistema de gestión de la base de datos bien estudiado y ejecutado para esos programas constituiría una gran ayuda a la hora de determinar el "control" o la "propiedad" de los datos legibles a máquina.

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Datos legibles a máquina creados en virtud de contratos y subsidios oficiales

2.15 Los departamentos y organismos oficiales encomiendan cientos, si no miles, de estudios o proyectos muy costosos al sector privado, ya sean sociedades o indi­viduos. Para muchos de esos estudios y proyectos se acopian y tratan datos en for­matos legibles a máquina. Con frecuencia, los datos tienen un valor de archivo por lo menos igual, cuando no mayor, que el informe que se presenta con el resumen de los datos en forma agregada. En otras palabras, muchos de los datos legibles a máquina que se producen en virtud de contratos o subsidios oficiales constituyen un recurso que se puede volver a utilizar con un costo adicional marginal. Esos datos pueden ser de utilidad fuera del estudio o proyecto para el que se crearon. Es más, los datos acopiados o preparados pueden ser de interés para otros investi­gadores o para el público en general. La información también podría tener valor de archivo. Por consiguiente, es importante que cuando se creen registros legibles a máquina en el marco de un contrato o de un subsidio de investigación, se envíen, junto con cualquier documentación anexa y con el informe final, al departamento u organismo oficial contratante. De hecho, se ha dado el caso de que un investigador interesado en utilizar registros legibles a máquina creados por un contratista para un organismo oficial, ha terminado por pagar a ese contratista para tener acceso a dichos registros y obtener copias pese a que su creación ya había sido costeada con fondos públicos.

2.16 En la mayoría de los casos, todas las actividades relacionadas con el acopio de datos por parte del sector privado, cuyo pago se realiza mediante algún tipo de financiación oficial, entrañan algún tipo de contrato. En la mayor parte de esos contratos debe figurar una cláusula que estipule que todos los registros que se creen como resultado del contrato pasen a ser propiedad de la institución oficial contratante. El carácter y las posibles formulaciones de esas cláusulas pueden variar en dependencia del tipo o especie de contrato. En todo caso los registros que se creen bajo contrato deben entregarse al administrador de registros de departamento u organismo estatal responsable para fines de programación. De esa manera, el archivero podrá evaluar la información programada.

2.17 La situación es igualmente confusa respecto de los registros legibles a máquina creados en virtud de subsidios oficiales y mecanismos de financiación ofi­cial análogos.

2.18 En los Estados Unidos no existe una política general como tal para los registros legibles a máquina así creados, aunque algunos organismos del gobierno federal sí exigen el depósito de tales registros2'. En Inglaterra, el Consejo de Investigaciones Sociológicas pide al receptor de un subsidio del Consejo que depo­site una copia de los ficheros de datos legibles a máquina y de la documentación complementaria en la Social Science Data Archive de la Universidad de Essex, con los plazos para la liberación y divulgación, lo que permite el empleo de estos datos por otros investigadores a la mayor brevedad. En el caso de que no se depo­sitaran esos ficheros de datos legibles a máquina, el hecho se tendría muy en cuenta al evaluar una solicitud ulterior de subsidio formulada por el mismo peti­cionario (es decir, si no se realiza el depósito no se concederían más subsi­dios)^. El equivalente del Consejo de Investigaciones Sociológicas inglés en los Países Bajos exige el depósito de una copia de los ficheros de datos legibles a máquina y la documentación complementaria en el Steinmetzarchief de Amsterdam.

2.19 Al parecer, tanto en Inglaterra como en los Países Bajos se han establecido buenas relaciones de trabajo entre las entidades donantes y los archivos de datos. Estos últimos suelen ayudar al investigador en el acopio y preparación de los

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datos, el diseño y la metodología, así como en la preparación de la documentación pertinente. Asimismo, la política de depósito parece funcionar satisfactoriamente ya que los mismos datos se utilizan más de una vez, y de esa forma se evita la duplicación. Aparentemente, los organismos donantes están más dispuestos a asignar fondos que entrañan la creación de ficheros de datos legibles a máquina a los investigadores que tienen una hoja de servicios probada.

2.20 El Consejo de Investigaciones Sociológicas y de Humanidades del Canadá (SSHRCC) y el Consejo Canadiense constituyen dos de los principales organismos donantes del gobierno federal en el sector de las comunicaciones y la cultura de ese país. Ambos organismos conocen bien las repercusiones que puede tener el empleo de tecnologías automatizadas en el proceso investigativo y en la creación de información legible a máquina o digitalizada con valor de archivo o cultural.

2.21 El SSHRCC revisó recientemente su "Subsidio para la investigación-Guía para solicitantes". La sección dedicada a "Directrices complementarias" fue objeto de una revisión amplia y se aumentó considerablemente a fin de que reflejara las ten­dencias actuales en materia de investigación, métodos investigativos y el empleo de computadoras en esa esfera. La "Guía" expone de manera muy explícita que los datos acopiados en estudios financiados por el SSHRCC son propiedad pública y no del investigador principal. Los datos deben ponerse a disposición del público den­tro de los dos años siguientes a la terminación de la fase de acopio. Asimismo, el SSHRCC espera que los investigadores depositen sus datos en un archivo, banco de datos, centro de estudios, etcétera, donde pueda garantizarse su conservación y distribución. El Consejo exige igualmente a los solicitantes que indiquen el nom­bre de la organización seleccionada para el depósito y las condiciones del acuer­do. También es responsabilidad de los investigadores principales preparar manuales adecuados para los usuarios y la codificación. En determinadas condiciones, el Consejo está dispuesto a asumir el gasto que entraña dar a los datos una forma más asequible para otros investigadores o la preparación de un fichero de datos de carácter anónimo.

2.22 El Consejo Canadiense tiene el mandato de auspiciar y fomentar las artes en el país. Una de sus políticas consiste en que debe depositarse en el Consejo una copia de todo fichero de datos legibles a máquina que se haya creado bajo un con­trato de investigación con el propio Consejo. Recientemente el Consejo Canadiense estableció una sección que se ocupa de las nuevas tecnologías y los medios inte­grados y que, como parte de sus funciones, financia actualmente la creación de obras de arte en formatos legibles a máquina o digitalizados. Obviamente, estas obras de arte en formatos digitalizados (es decir, en combinaciones de soporte físico, soporte lógico o datos tales como arte computadorizado, hologramas, prepa­ración computadorizada de dibujos animados, etcétera) también forman parte del "patrimonio cultural electrónico" de todo país. En este sentido, es necesario que los archiveros se interesen por esa información^).

2.23 La tendencia general de la investigación en ciencias sociales y humanas es ensayar las hipótesis o los resultados del investigador en microdatos, ya se trate de observaciones sobre personas de nuestra época (mediante cuestionarios de encuestas, etcétera) o de cuerpos voluminosos de material de archivo que contengan microdatos (tales como registros de condados, declaraciones de impuestos, regis­tros aduaneros y portuarios, registros notariales y otros). En estas esferas, el empleo de métodos cuantitativos y de computadoras casi se ha convertido en una condición sine qua non para los investigadores de las ciencias sociales. Muy fre­cuentemente, la creación de datos legibles a máquina supone el empleo de cuantio­sos recursos, tanto humanos como financieros. En tal sentido, un solo fichero de datos legibles a máquina puede ser resultado de la inversión de decenas de miles de dólares de los fondos públicos y muchas personas-años de trabajo. El gasto que

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acarrea poner todos estos ficheros de datos a disposición de otros puede ser com­parativamente muy reducido. Por consiguiente, es necesario que los archiveros garanticen la adopción de medidas encaminadas a identificar y proteger los fiche­ros de datos que tengan un valor permanente.

Establecimiento de programas de gestion de registros de tratamiento electrónico de datos

2.24 La "información procesable" o en formato legible a máquina requiere un método de gestión diferente al que se aplica a los documentos de salida impresa. El método de gestión de la información desde el punto de vista de su forma física no es pertinente en el caso de los registros legibles a máquina. Mientras que en la gestión de documentos tradicional éstos consistían en hojas de papel, un expe­diente de archivo, una fotografía, un mapa, un diseño arquitectónico, etcétera, en lo relativo a la información legible a máquina los equivalentes son, en general, elementos de datos. De ahí que convendría hablar de creación de un "programa de gestión de datos" para denominar las directrices de política que garanticen la aplicación de los principios básicos de la gestión de la información registrada a la información legible a máquina o procesable.

2.25 A despecho de la terminología que se emplee, es indispensable crear progra­mas de gestión de registros de tratamiento electrónico de datos para garantizar que los depósitos de archivo cuenten sin falta con un programa de adquisición sis­temática de datos legibles a máquina. Sólo de esta forma los archiveros podrán identificar y evaluar debidamente los registros legibles a máquina creados en la jurisdicción particular en que laboran. Al igual que se han establecido procedi­mientos para efectuar la identificación, el inventario y la programación de la salida impresa, también es necesario establecer procedimientos de esa índole para la gestión de datos legibles a máquina.

Repercusiones de un programa de gestión de registros de tratamiento electrónico de datos en la relación costos-beneficios

2.26 Uno de los razonamientos principales aducidos en favor de un programa de gestión de registros ha sido la posibilidad de lograr algún ahorro mediante el almacenamiento de cantidades voluminosas de registros poco utilizados por el usua­rio en lugares al efecto (es decir, centros de registros) a bajo costo. También se ha demostrado que la organización intelectual de la información registrada en el soporte físico de almacenamiento podría clasificarse y ordenarse de una manera que facilitaría notablemente su recuperación. En la mayoría de los casos esto se ha logrado mediante la asignación de diversos atributos físicos de identificación a la información registrada colocándola en expedientes de archivo o en rollos de microfilme, etcétera, y utilizando una codificación de colores y medios físicos para organizar la gestión de la información.

2.27 En el transcurso de los años se han elaborado planes de clasificación temá­tica, centros de registros centrales y secundarios y programas de archivo e indi-zado. Por consiguiente, se han formulado diversos criterios de costos-beneficios en torno a las cuestiones de oficinas centrales frente a las descentralizadas, es decir, sin registros, las propuestas de microfilmes, las operaciones de oficinas de correos, diferentes sistemas de clasificación temática y otras.

2.28 Por otra parte, los análisis costos-beneficios para la gestión de registros de tratamiento electrónico de datos están aún en la etapa inicial. El análisis de los factores costos-beneficios de la información legible a máquina desde el punto de vista de los equivalentes de papel puede resultar un ejercicio útil, aunque sólo sea para demostrar el "factor de densidad" asociado a la información legible

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a máquina. Si se calcula en términos de gavetas de ficheros y pies lineales de espacio de almacenamiento, el equivalente en papel de una bobina de 2.400 pies de cinta magnética, almacenado a 6.250 bitios por pulgada sería unos 503 pies (o a 1.600 bitios por pulgada, sería unos 125 pies)5'. Una forma de estimar el valor de una sola bobina de cinta magnética sería calcular la cantidad de recursos (ma­teriales, financieros y de personal) que, como promedio, generaría o corresponde­ría a 503 (o a 125) pies de documentos textuales.

2.29 Es importante recordar que lo que tiene valor no es la cinta magnética por sí misma, sino la información que contiene. Es más, al realizar el análisis cos­tos-beneficios de un programa de gestión de registros de tratamiento electrónico de datos, se puede argumentar fácilmente que el costo del soporte de almacena­miento físico de los datos legibles a máquina es un factor relativamente insigni­ficante. El gasto que acarrea la creación de datos en la cinta es de un orden de valores muy superior al de la compra de la cinta o su almacenaje.

2.30 Otro factor que es preciso tener en cuenta es la cantidad de recursos que un gobierno o una compañía invierten en el tratamiento electrónico de datos. En muchas jurisdicciones existen políticas que consideran el tratamiento electrónico de datos como un medio de producción. Sin embargo, es igualmente importante poder garantizar un empleo eficiente y eficaz de este costoso medio de producción en función de los datos que se crean, tratan, producen y utilizan. En otras palabras, se impone un programa de gestión de registros de tratamiento electrónico de datos que sea plenamente eficaz.

2.31 En muchas jurisdicciones hay indicios de que se está produciendo una estabi­lización de la tasa anual de crecimiento de los gastos relativos al tratamiento electrónico de datos. Cuando se analizan esos gastos sólo desde el ángulo moneta­rio y del personal, con alguna consideración para el soporte físico y el soporte lógico, no se advierte el notable aumento de las capacidades para el tratamiento y almacenamiento de los datos debidos a la revolución tecnológica. Por ejemplo, de 1975-1976 a 1978-1979 inclusive, el costo industrial medio del almacenamiento electrónico de datos disminuyó en una proporción de seis a uno para las cintas magnéticas y de tres a uno para los discos magnéticos '. Por ende, con la misma cantidad de dólares de 1975, podía almacenarse en 1979 seis veces más datos en cinta y tres veces más en discos. O, dicho de otra forma, con un ligero aumento en los gastos monetarios, pero con inclusión del factor de los avances tecnológicos, la capacidad de almacenamiento de datos legibles a máquina se duplicó en tres años. Todo parece indicar que cada dos o tres años se duplicará el volumen del "armario de archivo electrónico" de las organizaciones.

2.32 Pocas organizaciones tienen cifras disponibles sobre el volumen de datos legibles a máquina que se "depuran" anualmente o han elaborado siquiera los proce­dimientos para obtener tales cifras. En realidad, este enfoque particular no es tan pertinente a los registros legibles a máquina por tres razones básicas.

2.33 En primer lugar, el soporte de almacenamiento se puede utilizar más de una vez. Mientras que el reciclaje de papel entraña que el soporte de almacenamiento abandone físicamente el sistema para revenderse en un futuro como papel virgen reciclado, las cintas magnéticas no tienen que abandonar el sistema.

2.34 En segundo lugar, la "depuración" de información legible a máquina es un proceso que se desarrolla dentro del propio sistema. En otras palabras, la infor­mación se elimina o depura a nivel de elemento de datos, o se depuran ficheros completos como parte del proceso de actualización.

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2.35 Por último, como se señaló anteriormente, la cantidad de información legible a máquina almacenada en soportes de almacenamiento electrónico va en aumento. Con una cinta magnética es posible pasar de 800 a 1.600 y a 6.250 bitios por pulgada, y posiblemente a bloques de mayor tamaño en el futuro, colocando así una cantidad de información mucho mayor en los mismos soportes físicos de almacenamiento. Esto significa que el mismo número de cintas magnéticas puede ahora almacenar ocho veces más información que hace quince años.

2.36 Sólo cuando las cintas magnéticas se desgastan o los paquetes de discos se hacen obsoletos pueden considerarse "depurados" en el sentido tradicional').

Programación de registros legibles a máquina

2.37 Aunque la depuración desempeña una función importante en la política y los procedimientos tradicionales de gestión de documentos -deshacerse del material consume tiempo y esfuerzos-, constituye un ejercicio de importancia secundaria en el mundo del tratamiento electrónico de datos. Si se permitiera que los encargados de los sistemas de computadoras hicieran su voluntad, eliminarían automáticamente la información no deseada o innecesaria.

2.38 Por tanto, es importante que se establezcan programas de registros para la información legible a máquina en la etapa de diseño del sistema o de planificación de nuevas aplicaciones o programas. Es en ese momento cuando deben darse las razo­nes o exponerse los argumentos para acopiar o crear una información. Igualmente se determinará cómo y dónde se han de utilizar los datos. Asimismo, surge la pregunta sobre cuánto tiempo se emplearán los datos con propósitos administrativos y opera-cionales.

2.39 Cuando el archivero cuente con esa información, deberá estar en condiciones de hacer una evaluación preliminar de los datos que interesan. Luego se incorpora­ría al diseño del sistema la identificación de determinados datos mediante etique­tas para su retención permanente. La depuración o destrucción autorizada de los datos conforme a un programa de registros aprobado, y la separación de los datos marcados para retención permanente de acuerdo con la limitación del archivo en el programa de registros, tendría lugar como parte de la operación regular del sis­tema de computadoras. A los efectos prácticos, esto significaría ir hacia la pro­gramación de registros y la adquisición archivística automatizadas.

2.40 Es importante tomar nota de que cuando se disponen los programas y periodos de retención para los datos legibles a máquina se deben emplear "ciclos", y que el lapso de tiempo lo determina el sistema de computadoras que sostiene el programa o la prestación de un servicio (como el seguro de empleo, las pensiones y otros pro­gramas socioeconómicos) que requieren información personal. Por consiguiente, en lugar de "dos años" el periodo de retención diría "dos ciclos" (o dos meses para cambio de dirección, estado civil, número de personas a cargo, etcétera, cuando existe un ciclo mensual) o "tres ciclos" (es decir, seis semanas, para cambio de dirección, estado civil, número de personas a cargo, etcétera, cuando existe un ciclo quincenal.

2.41 Como se ha mencionado anteriormente, debido a la naturaleza frágil y "depen­diente del tiempo" de los datos registrados electrónicamente, estos archiveros no pueden permitirse esperar, a diferencia de sus colegas que trabajan con registros de salida impresa. Si la información legible a máquina está programada para adqui­sición permanente, ésta debe efectuarse en un momento que permita verificar los datos mediante la obtención de copias o muestras de ficheros de movimientos y de auditoría, ambos generados por sistemas de computadoras. En otras palabras, pueden

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surgir situaciones (especialmente respecto de la información personal en un sis­tema de computadoras dinámico e interactivo) en que el archivero no sólo requiera que se produzca un fichero principal histórico o de archivo, sino también que se creen o copien determinados ficheros de movimientos con miras a documentar lo que ha ocurrido dentro del sistema. En la mayoría de los casos se tomarían muestras de esos ficheros de movimientos o de auditoría.

2.42 Cuando se analiza la programación de los registros legibles a máquina, es importante llamar a la atención el General Records Schedule 20, aprobado por el" Servicio de Archivos y Registros Nacionales (NARS) de los Estados Unidos8'. El Schedule 20 está destinado a servir de equivalente a un "programa general de depu­ración de documentos" para los registros legibles a máquina. Abarca la retención y depuración de los ficheros de datos legibles a máquina acorde con su contenido temático dentro de un sistema dado (es decir, ficheros de edición, de movimientos, ficheros principales, etc.). También aborda el interés del gobierno federal esta­dounidense en la propiedad de los registros legibles a máquina generados en virtud de subsidios, contratos, contribuciones, ventas u otros acuerdos federales y no federales. Los ocho párrafos siguientes contienen algunas observaciones generales y concretas acerca del General Records Schedule 20.

2.43 Aunque en el Schedule 20 se identifican cuatro factores que distinguen los registros legibles a máquina de los registros que emplean otros soportes, se debe analizar, además, un quinto factor. Es importante tener en cuenta la diferencia entre la retención y ordenación del soporte magnético y la retención y ordenación de los datos en el soporte.

2.44 Aunque la definición de fichero principal que aparece en el Schedule 20 es válida para muchas aplicaciones de computadora de propósito único, en el marco más complejo de la base de datos es difícil aplicarla. Por ejemplo, las entradas, movimientos y ediciones pueden alimentarse directamente en estados o tablas de salida, lo cual dificulta la identificación de los ficheros principales. Además, en la base de datos, se puede definir cualquier número de ficheros principales lógicos a partir de una base de datos física, según sea la estructura de ésta.

2.45 En la página dos del Schedule aparece la siguiente instrucción: "La planifi­cación adecuada de los ficheros de tratamiento puede aumentar la disponibilidad de espacio en los soportes legibles a máquina y reducir los gastos del organismo en suministros de soportes magnéticos". Huelga decir que ésta no debe ser la única razón en favor de un sistema de planificación. Debe insistirse en la aprobación de periodos de conservación jurídicamente establecidos, la respuesta a los problemas relativos al carácter privado (es decir, los organismos sólo deben retener la información personal el tiempo estrictamente necesario), cuestiones de la revisión para fines de archivo y otros aspectos por el estilo. También podría esgrimirse el argumento de que la aprobación de periodos de retención por un organismo central (como el Servicio de Archivos y Registros Nacionales) significa que cualesquiera acusaciones públicas respecto de una supuesta destrucción inadvertida de datos por un organismo oficial podrían recaer en los Archivos Nacionales si los datos fueron planificados y los planes aprobados por los Archivos Nacionales.

2.46 En este contexto, es dudoso que el Servicio de Archivos y Registros Naciona­les pueda esperar de manera realista que los departamentos establezcan periodos de retención manifiestamente diferentes de los periodos de retención o ciclos de vida establecidos en la descripción de los sistemas individuales. De hecho, al estable­cer normas para los periodos de retención de diversos ficheros de tratamiento (ta­les como "depúrese después de tres o más ciclos de vida"o "depúrese cuando ya no se necesite"), tal vez el NARS se esté acercando peligrosamente al establecimiento

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de normas para la creación de sistemas de información oficiales, situación ésta que quizás no acepten de muy buen grado los círculos de tratamiento electrónico de datos.

2.47 Muchos de los ficheros principales descritos en el General Records Sche­dule 20 son, de hecho, ficheros de tratamiento. Entre ellos figuran ficheros de reestructuración técnica, ficheros de impresión, ficheros de publicación y fiche­ros de muestra o submuestra o ambos. Los otros ficheros principales no conciernen a la función o tratamiento, sino más bien al contenido temático de los datos. En opinión del autor, el hecho de mezclar disposiciones de retención para la reten­ción y depuración tanto del contenido temático como de la función o tratamiento de los datos legibles a máquina, limita el valor del Schedule 20. El contenido temá­tico de los datos no debe constituir un factor para determinar los periodos de retención, excepto en lo relativo a diversas cuestiones jurídicas. Se deben unir las descripciones del contenido temático a las descripciones de inspecciones gene­rales del sistema con miras a permitir la valoración de archivo, pero no deben ser determinantes para establecer los periodos de retención. Se deben identificar las funciones o tratamientos de que son objeto los datos desde su creación inicial y durante su utilización hasta su depuración final, y se debe determinar y registrar el periodo durante el cual se retiene cada producto de un tratamiento determinado. Indudablemente, los periodos de retención y las descripciones genéricas del conte­nido temático de los ficheros principales anuales tendrán un interés mucho mayor para los archiveros que los productos de ediciones y validaciones. En resumen, el establecimiento de los periodos de retención debe estar relacionado con las fun­ciones o tratamientos (así como con los requisitos jurídicos), mientras que el establecimiento de las limitaciones de archivo debe responder al contenido temá­tico de los datos que circulan por el sistema.

2.48 En el Schedule 20 se describe un número considerable de ficheros de trata­miento. Para cada tipo de fichero existe un conjunto de condiciones de retención y depuración (por ejemplo, "preséntese un SF 115", "depúrese después de 3 ciclos", etc.). Este enfoque trata de destacar la importancia de los ficheros de "trata­miento" como posibles registros de archivo. Intenta, además, establecer un con­junto uniforme de prácticas de retención y depuración para todos los ficheros de tratamiento de todos los organismos estatales. Como ya se indicó, ésta es una tarea ambiciosa y algo peligrosa. Dicho enfoque entraría en conflicto con aquellos sistemas que, por ejemplo, no pueden mantener ficheros de movimientos válidos durante tres o más ciclos de actualización. En lugar de aplicar un conjunto de normas de retención a estos ficheros, el proceso de programación debe relacionarse directamente con las prácticas de retención y depuración vigentes dictadas por la descripción del sistema. Como se señaló anteriormente, la programación de sistemas debe concluir en la fase de diseño del sistema, cuando tanto los gestores de los sistemas como los administradores de los registros pueden examinar y aprobar (y ajustar cuando sea necesario) los periodos de retención para las diversas etapas o procesos dentro de un sistema dado.

2.49 También es motivo de preocupación para el autor la posibilidad de que un acento muy particular en la programación de ficheros de tratamiento vaya en detri­mento de lo que debe considerarse como la función de programación más importante -el establecimiento de disposiciones para la retención y depuración así como de limitaciones de archivo, para las etapas más importantes del sistema. En muchos aspectos, la programación de ficheros de tratamiento es análoga a los intentos de los administradores de registros por establecer programas para los ficheros de trabajo de salida impresa, diseños y demás información de "tratamiento" que sólo sirven como entrada para obtener un producto "final" (como una política, un memo­rándum, etc.). Muchos administradores de registros alegarían que ya tienen sufi­cientes problemas con tratar de programar el denominado producto "final" sin tener

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además que preocuparse con la programación de "tratamientos" individuales que con­duzcan al producto final. En igual sentido, sería difícil esperar que el personal de tratamiento electrónico de datos respondiera a los requisitos de retención para el "tratamiento" de ficheros de datos cuando ya tienen suficientes dificultades al tratar de programar los ficheros "principales".

2.50 El Schedule 20 proporciona un esbozo sumamente útil de las diversas formas de documentación que sirven de sostén a un sistema de información dado. Las cate­gorías dentro de esta documentación resultan útiles porque permiten que el perso­nal de tratamiento electrónico de datos comprenda con claridad el volumen de docu­mentación que se debe retener y programar con un sistema dado. Esto es en extremo importante en cuanto a las limitaciones de archivo que deben aplicarse a ficheros de datos concretos. Para que el sistema de gestión de archivos funcione (es decir, para que se conserven los datos), se debe conservar la documentación complementa­ria junto con los datos. Este vínculo puede lograrse con una programación uniforme tanto de los datos como de la documentación '.

2.51 El programa general de depuración para los datos legibles a máquina debe basarse en los ciclos de vida de los datos que circulan a través de los sistemas, y sólo puede aplicarse con éxito si no se limita únicamente a los datos legibles a máquina. Todo sistema de tratamiento electrónico de datos estará sustentado por registros de impresos de entrada y salida y por documentación complementaria. Por ende, los cuestionarios de documentos impresos, formularios y demás documentos de acopio de datos, de entrada, así como los estados, listas de salida, y otros docu­mentos deben programarse en el mismo contexto que los datos legibles a máquina que se crean, retienen y depuran como una serie de pasos dentro del sistema. Este enfoque garantiza la identificación de todos los pasos intermedios que forman el ciclo de vida de la información que circula a través del sistema.

2.52 Por último, hay que subrayar que las limitaciones de archivo para la infor­mación legible a máquina pueden diferir a menudo de las que se aplican a los docu­mentos de papel. Generalmente, los documentos de papel que corresponden a la "categoría preparatoria" se evalúan como carentes de valor de archivo, debido básicamente a que el costo (en tiempo y dinero) de la adquisición, el almacena­miento y la recuperación (es decir, la investigación) que entrañan es demasiado elevado en comparación con la "información útil" que puede obtenerse. Sin embargo, en un formato legible a máquina, esa misma información de escaso valor de archivo se comprime en forma densa y susceptible de tratamiento, lo cual aumenta en buena medida su valor. Por tanto, si bien un programa general de depuración para los registros legibles a máquina puede tener los mismos periodos de retención con independencia del soporte de almacenamiento físico, quizás su limitación de archivo sea muy diferente a la de su equivalente en papel. Esta es otra de las razones por las cuales debe considerarse seriamente la posibilidad de elaborar programas generales de depuración independientes para la información legible a máquina.

Papel de la gestión de documentos y del personal de tratamiento electrónico de datos en la programación de registros legibles a máquina

2.53 En la actualidad, la mayoría de los administradores y funcionarios de los registros carecen de formación y experiencia, así como de la comprensión de en qué consisten realmente la información legible a máquina, los sistemas de computadora y el tratamiento de datos. No se trata de culpar a nadie» es, simplemente, la rea­lidad. Asimismo, el personal de tratamiento electrónico de datos que comprende los principios y procedimientos de la gestión de registros o siquiera se interesa por ellos es igualmente escaso.

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2.54 Mientras no cambie esta situación, si es que cambia, el papel de los admi­nistradores de registros en la programación de información legible a máquina pro­bablemente siga siendo de escasa importancia. Por el momento, los administradores de registros deberán concentrarse al menos en servir de enlace con los depósitos de archivos y como funcionarios responsables de coordinar todas las solicitudes formales de aprobación de programas de documentos, incluidas las que abarquen información legible a máquina.

2.55 Tradicionalmente, los gestores del tratamiento electrónico de datos se ha-n interesado en el establecimiento y la gestión de servicios de producción y trata­miento de datos por medios electrónicos. Han participado en la adquisición de soporte lógico y físico, en la racionalización y armonización de las necesidades cambiantes de los usuarios del tratamiento electrónico de datos y han garantizado el mantenimiento de la integridad de los sistemas de computadoras, así como el funcionamiento satisfactorio de las redes de comunicación y otros protocolos de intercambio de datos. En los últimos veinte años han mostrado poca disposición cuando se les ha involucrado en alguna medida con el contenido de una información tratada en sistemas de computadoras, e incluso han sufrido fracasos en esa activi­dad. En realidad, han sido los usuarios del tratamiento electrónico de datos los que tradicionalmente han precisado qué información debía tratarse y almacenarse y quién sería responsable de rebuscar en la pista (o sea, qué cintas y ficheros de datos eran de su propiedad y si debían eliminarse o conservarse los datos).

2.56 Sin embargo, al menos en el Gobierno del Canadá hay indicios de que esas actitudes de los gestores de tratamiento electrónico de datos están cambiando len­tamente. En estos momentos algunos de ellos dan muestras de una preocupación mucho mayor por el empleo y la retención de los datos, así como de una mayor inclinación a supervisar a los usuarios de sus servicios en cuanto a la actividad o inactivi­dad de los ficheros de datos-"-0) . Este es un cambio muy positivo, ya que el ges­tor de tratamiento electrónico de datos es el funcionario que suele ejercer el control físico de la información legible a máquina.

2.57 Por lo tanto, se debe confiar a los gestores de tratamiento electrónico de datos que garanticen la programación de todos los registros legibles a máquina de sus instituciones. Estos son los funcionarios con quienes deben trabajar regular­mente los archiveros con miras a la correcta identificación, inventario y progra­mación de los registros legibles a máquina, y para que los documentos que se con­sideren de valor permanente se transfieran realmente al depósito de archivos al término de los periodos de retención y en el formato o formatos que se indiquen.

2.58 Ahora bien, debe recalcarse que corresponde a los usuarios del tratamiento electrónico de datos determinar cuáles son los datos que deben crearse, acopiarse, tratarse y almacenarse. También les corresponde indicar y justificar por qué tiempo se necesitan los datos para la ejecución o el análisis del programa.

Resumen

2.59 En la primera parte de este capítulo se bosquejaron diversos aspectos que podrían influir en la capacidad del archivero para evaluar los registros legibles a máquina. Se recalcó la importancia de que el depósito de archivo esté facultado para adquirir registros legibles a máquina, al igual que los problemas que pueden surgir cuando otras leyes o reglamentos sobreseen o abrogan la legislación en materia de archivos. Se citaron ejemplos de registros legibles a máquina creados por diversas jurisdicciones oficiales en el marco de acuerdos reglamentarios que no contienen aclaración alguna acerca de la propiedad de los documentos. También se explicó el valor de los registros legibles a máquina creados en virtud de con­tratos y subsidios estatales. En todos estos casos, se ofrecieron sugerencias sobre la forma en que podrían resolverse los diversos problemas.

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2.60 En la segunda parte del capítulo se describió la importancia del programa de gestion de registros de tratamiento electrónico de datos para garantizar el esta­blecimiento de un programa de adquisición sistemática de registros legibles a máquina. También se esbozaron algunas repercusiones del programa de gestión de registros de tratamiento electrónico de datos en la relación costos-beneficios. Se hicieron sugerencias sobre la forma de planificar registros legibles a máquina, así como un análisis crítico del General Records Schedule 20, que se emplea en el Servicio de Archivos y Registros Nacionales de los Estados Unidos. Por último, se describieron las funciones de los administradores de registros y de los gestores y usuarios del tratamiento electrónico de datos en la planificación de esta informa­ción, así como la importancia de que los archiveros trabajen en estrecho contacto con el personal que diseña los sistemas de computadoras a fin de garantizar que en las descripciones de los sistemas y los programas del soporte lógico se incluyan los periodos de retención y todas las limitaciones de archivo.

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NOTAS

1) Meyer H. Fishbein, Guidelines for Administering Machine-Readable Archives, pág. 9.

2) Thomas E. Brown, "Who Owns Contract and Grant Data and Who Can Use It? A look at the U.S.A.", IASSIST Newsletter, Vol. 6, n°3, verano de 1982, págs. 4 a 8.

3) Cally Brown y Marcia Taylor, "Who Owns Contract and Grant Data in the U.K. and Who Can Use It?", IASSIST Newsletter, Vol. 6, n°3, verano de 1982, págs. 9 a 15.

4) Véase Jake V.Th. Knoppers, Towards a Canadian Electronic Cultural Heritage/ Vers un patrimoine Canadien informatisé, documento de análisis preparado bajo contrato para el Departamento de Comunicaciones/Archivos Públicos del Canadá, Otawa, mayo de 1983, págs. 8 a 10.

5) La División de Servicios de Sistemas de Computadoras de los Archivos Públi­cos del Canadá creó el marco, etc., para calcular los equivalentes en papel del tratamiento electrónico de datos.

6) La información proviene del EDP Centre of Statistics Canada. También es interesante observar que Datamation informa un cambio del 70% para la unidad central de tratamiento y del 30% para el almacenamiento hace cinco años, al 40% para la unidad central de tratamiento y el 60% para el almacenamiento en 1983.

7) Gran parte de la información relacionada con las repercusiones en los costos-beneficios proviene de Jake V.Th. Knoppers, Managing the Electronic Revolution, Archiving the Electronic Heritage: A Position Paper on Issues and Problems in EDP Records/Data Management, págs. 10 a 14 y 50 a 51.

8) General Services Administration, National Archives and Records Service, General Records Schedule 20, Machine-Readable Records, FPMR 101- 11,4, 16 de febrero de 1977.

9) El autor expresa su agradecimiento a John McDonald, Director de la recién creada EDP Information Systems Section de los Archivos Públicos del Canadá por este análisis del General Records Schedule 20. Como parte de las respon­sabilidades de esta Sección el año próximo se elaborará un programa general de depuración de documentos para datos legibles a máquina.

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10) Donde mejor se manifiesta este interés es en la creciente utilización de "diccionarios de datos" en todos los organismos y departamentos del gobierno federal. En general, una base de datos consta de tres componentes : un dic­cionario de datos que define la estructura de la información; un lenguaje de manipulación de los datos que permite la entrada, modificación o eliminación de los datos» y un lenguaje de interrogación que permite al usuario recupe­rar la información de la base de datos. Generalmente, la base de datos tam­bién tiene capacidad para la comunicación. El diccionario de datos define cada uno de los elementos de dato que se encuentran en la base de datos y proporciona la longitud de campo, el formato, la utilización de los campos y quiénes podrían tener acceso a los datos. También se utiliza para establecer agrupamientos lógicos de los elementos de datos y enlaces entre estos agru-pamientos. Aparte de su uso interno dentro de la computadora, también ser­virá como documento externo que muestra quién es el encargado de generar datos y cómo deben corregirse los errores de los datos de fuente. Es un dis­positivo muy conveniente para eliminar la redundancia de datos y controlar la utilización de definiciones de datos normalizados. El diccionario de datos se emplea como función de control central que determinará y pondrá en vigor las normas relativas a los datos. Sólo esa función de control centra­lizada garantizará la integridad de la información contenida en la base de datos. El diccionario de datos también podría contener una programación de los registros (cuánto tiempo deberán mantenerse) y un componente de archivo (qué pasaría con los datos que están a punto de borrarse).

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Capítulo III

EVALUACIÓN DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: PRIMERA PARTE

3.1 La evaluación es "el proceso de determinación del valor de los documentos y, por lo tanto, de su conservación o no, basado en su empleo administrativo, jurí­dico y fiscal usuali su valor probatorio e informativo o para realizar investiga­ciones» su ordenación y, por último, sus relaciones con otros documentos"*•'. La evaluación de registros es la actividad más difícil que desarrolla un archivero e indudablemente la más importante. La investigación futura dependerá en gran medida del criterio de los archiveros de hoy. Por tanto, es de importancia crucial que ese criterio se base en un conocimiento cabal de los registros» las actividades y la organización del departamento, organismo o institución; el programa elaborado a partir de esos registros» la información contenida en ellos y la forma en que los investigadores podrían utilizarlos. Según ha expresado Theodore R. Schellenberg, "... La evaluación de los registros no debe basarse en la intuición o en suposi­ciones arbitrarias de su valor; por el contrario, debe apoyarse en un análisis minucioso de la documentación relativa al tema que aborden los registros. En mate­ria de archivo, el análisis es la esencia de la aprobación"2'.

3.2 La evaluación de registros legibles a máquina entraña una valoración de la información que éstos contienen (análisis de contenido), así como de sus aspectos técnicos (análisis técnico). El análisis de contenido comprende las actividades tradicionales que se desarrollan en la esfera de la evaluación de archivos además de algunas consideraciones nuevas propias de los registros legibles a máquina. El análisis técnico es una actividad relativamente nueva en la esfera de la evalua­ción de registros, pero que reviste suma importancia cuando se evalúan registros legibles a máquina.

Análisis de contenido - Consideraciones Generales

3.3 Para determinar el valor informativo de los registros legibles a máquina, el archivero que los evalúa debe formular las mismas preguntas que hacen sus colegas al evaluar registros textuales. ¿Tiene el registro valor jurídico, probatorio o informativo? ¿Tiene el registro un incuestionable valor permanente? ¿Tiene el registro valor investigativo a corto o largo plazo?

3.4 Los registros con valor probatorio son los que proporcionan "pruebas" o tes­timonio acerca de la existencia de un departamento, su organización, funciones y actividades. Para juzgar el valor probatorio de los registros legibles a máquina, es menester que el archivero conozca a fondo la organización interna del departa­mento u organismo, así como, el programa elaborado a partir de esos registros y las actividades que desarrolla. Como ha señalado un archivero experimentados "De inicio es importante recalcar que las evaluaciones del valor probatorio deben hacerse atendiendo al conocimiento que se posea de toda la documentación de un organismo y no de manera fragmentaria. Es menester que el archivero conozca la importancia de los grupos de registros que se elaboran en los diferentes niveles de organización y que guardan relación con sus programas o funciones principa­les"' . Los registros legibles a máquina tendrán valor probatorio si contienen aportes a las políticas o decisiones que toma un departamento u organismo o si documentan operaciones o procedimientos de importancia. En la segunda parte de este capítulo, que versa sobre la aplicación del análisis de contenido a diversas categorías de información, figuran ejemplos de registros legibles a máquina que pueden tener valor probatorio.

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3.5 Aunque en la actualidad son pocos los países en que los registros legibles a máquina se admiten como prueba ante los tribunales, hay indicios de que esta situación está cambiando. Según Meyer Fishbein, cuando los archiveros adquieren registros legibles a máquina y otros registros no textuales, deben tener en cuenta la cuestión de su admisibilidad como pruebas ante los tribunales. Respecto de los registros legibles a máquina, es la documentación complementaria la que resulta indispensable, tanto para entender los datos y tener acceso a ellos como para ase­gurar que los tribunales los admitan. Como ha explicado Fishbein, "es preciso que los custodios de los registros estén en condiciones de explicar ante los tribuna­les cómo se dio entrada a los datos, cómo se trataron, quién tuvo acceso al sis­tema y cuáles tipos de información generó éste". Incluso "el registro diario de los usuarios de un sistema" podría convertirse en una cuestión importante, pues contienen los nombres de las personas que pueden haber tenido acceso a la computa­dora y modificado el programa4'. Es evidente que este nivel de minuciosidad rebasa con creces el tipo de documentación que suele requerirse para evaluar, tra­tar y utilizar los registros legibles a máquina, según se explicará en el siguiente capítulo dedicado al análisis técnico. Por tanto, en el caso de la información legible a máquina con posible valor jurídico, quizás el proceso de evaluación deba incluir un examen de cada página de la documentación, así como de los registros administrativos automatizados que supervisan la utilización de la computadora.

3.6 Otro aspecto relacionado con el valor jurídico de los registros legibles a máquina es su vinculación con la ley de derecho de autor a nivel nacional y, a la larga, internacional. Aunque en muchos países la legislación en materia de derecho de autor no aborda aún las cuestiones relacionadas con los registros legibles a máquina, en los que poseen una legislación más actualizada en materia de derecho de autor existen disposiciones especiales al respecto que incluyen los programas de las computadoras. Muchas instituciones compran o arriendan programas "en exis­tencia" protegidos por derechos de autor. Aunque en la mayoría de los acuerdos concertados con los vendedores de programas se estipula que la institución tiene derecho de utilización y copia, puede que algunas veces no sea así. Si el depósito necesitase una copia del soporte lógico para tener acceso a determinados datos legibles a máquina, podría ocurrir que el acuerdo original prohibiera la reproduc­ción del soporte lógico privado. En esas circunstancias, podría ser necesario que la institución creadora o el depósito comprara nuevos derechos que le permitieran emplear el paquete de programas5'.

3.7 Al evaluar el valor jurídico de los registros legibles a máquina es menester tomar en cuenta un factor más. En todos los países existen diversas leyes de carácter nacional, provincial y estatal, que disponen la conservación de determi­nados registros durante algún tiempo a fin de cumplir requisitos jurídicos concre­tos. Estas leyes abarcan esferas como la banca, la educación, la salud, la asis­tencia social y el comercio. La mayoría de las veces se han redactado teniendo presentes los registros textuales, aunque algunas se refieren a la conservación de registros en microforma. No obstante, dado que esas leyes son objeto de revisión y actualización, se va incluyendo gradualmente en la definición de "registros" que es preciso conservar durante determinado periodo el tratamiento electrónico de datos o los datos legibles a máquina junto con su documentación complementaria. Por consiguiente, es de suma importancia que los archiveros conozcan las distintas leyes que guardan relación con la jurisdicción que abarca su mandato, y si en las diversas leyes se incluyen los registros legibles a máquina, cuando evalúen su valor jurídico deberán examinar las consecuencias que de ello se deriven. Esta valoración deberá basarse en toda la información que se produce, y se adoptará una decisión en cuanto al formato de la información (es decir, documento impreso, microfilme o registro legible a máquina) que sería aconsejable conservar en cum­plimiento de los requisitos jurídicos establecidos.

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3.8 Desde el punto de vista del análisis de contenido, el principal criterio de evaluación es el valor que puede tener la información contenida en los registros para fines distintos a aquellos para los que fue concebida. La determinación del valor informativo de los registros legibles a máquina se realiza de manera análoga a la evaluación de otros tipos de información con posible valor investigativo. En otras palabras, es menester que los archiveros evalúen la importancia del conte­nido temático para la investigación actual y futura. Puesto que el contenido temá­tico puede pertenecer a campos o esferas desconocidos para el archivero, quizás éste desee celebrar consultas con investigadores más familiarizados con el campo temático antes de tomar una decisión definitiva respecto del valor informativo de los registros.

3.9 Al evaluar registros legibles a máquina para determinar su valor informa­tivo, deben tenerse presentes varios aspectos generales: la unicidad de la infor­mación o de un formato, la importancia de la información, la posibilidad de mani­pularla, su nivel de agregación y su potencial de enlazamiento. La unicidad de la información se refiere a si puede encontrarse o no en otra parte y en qué formato (legible a máquina, textual, microfilme). Si los registros se encuentran solamente en formato legible a máquina, es importante conocer si existen otras copias o si son un extracto de un fichero mayor. Por ejemplo, la información contenida en muchos ficheros de datos legibles a máquina se reproduce por lo menos en un fichero más y probablemente en muchos otros. Primeramente, los registros textuales de entrada contendrán sin duda una información similar a micronivel, y las hojas de salida e informes contendrán información a micronivel y agregada. En segundo lugar, la mayoría de los sistemas de computadoras contarán con ficheros de entra­da, ficheros de movimiento, ficheros maestros, ficheros extractados, ficheros recapitulativos y otros. En cada uno de ellos hay información que reproduce, al menos en parte, la contenida en otros ficheros. Y en tercer lugar, debido a la transportabilidad de los datos legibles a máquina mediante líneas de telecomunica­ción o cinta magnética, muchos sistemas de computadoras se "acoplan" entre sí. Por esta razón, no es raro encontrar información de un sistema reproducida parcial­mente en otro de un organismo diferente con una aplicación informática distinta.

3.10 La importancia de la información que se evalúa es el aspecto más subjetivo de los que han de tenerse presentes al determinar el valor informativo de los registros. Es aquí donde resultan decisivos la experiencia, la capacitación, los conocimientos y el criterio histórico y archivístico. Es también en este aspecto donde el conocimiento del archivero sobre las tendencias y métodos corrientes en la esfera de la investigación y sobre el propio círculo de investigadores consti­tuirá un factor determinante para evaluar la información. Es indispensable conocer el empleo o empleos que se dio a la información (su empleo primario) y el empleo o empleos que se le puede dar (empleo secundario).

3.11 Ha habido ocasiones en que no se han adquirido registros textuales porque se les ha considerado muy engorrosos para utilizarlos provechosamente con fines de investigación y por ser además de una extensión desmesurada. No obstante, la misma información se puede manipular con facilidad en forma legible a máquina. Es posi­ble recuperarla rápidamente mediante cualquier variable o combinación de variables y analizarla por medio de diversas técnicas matemáticas y estadísticas. Como resultado de ello, la información que antes quizás se considerara de escaso valor de archivo, por el esfuerzo que entrañaba su empleo, debe examinarse ahora desde una perspectiva diferente.

3.12 El nivel de agregación es otro aspecto importante que ha de tenerse pre­sente. Los registros legibles a máquina pueden contener microdatos o datos no agregados (es decir, información sobre personas, objetos y actividades individua­les), o la información puede estar resumida o agregada. Los registros legibles a

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máquina que contienen información en un formato no agregado tienen mayor valor potencial de investigación que los datos agregados. También es cierto que un fichero maestro tendrá más valor potencial de investigación que un extracto del mismo fichero. Al evaluar registros legibles a máquina, los archiveros deben con­siderar si conviene conservar los datos a micronivel o los datos agregados en forma de recapitulación y de informes estadísticos o ambos6'.

3.13 La posibilidad de enlazar los registros es otro factor importante en la eva­luación de registros legibles a máquina. Esto consiste en combinar, a partir de dos o más fuentes, identificadores comunes como el nombre, la dirección, el numero del seguro social, y la fecha de nacimiento, o atributos comunes como el sexo, la raza y la edad. Aunque es posible realizar esos enlazamientos con registros tex­tuales, el proceso es muy dilatado. Ahora bien, con registros legibles a máquina se puede programar la computadora para que enlace los casos que presenten identi-ficadores o atributos comunes, lo que permite enlazar miles e incluso millones de casos.

Análisis de contenido - aplicado a las distintas categorías de información

3.14 Esta sección tiene como finalidad contribuir a un análisis más minucioso de los valores informativo y probatorio, en relación con las distintas categorías de información. Las categorías se han establecido de una forma algo arbitraria, es decir, según las clases temáticas de información que más comúnmente se administran en formato legible a máquina. Además, las categorías se han subdividido según el valor de investigación relativo de los diversos tipos de información vinculados con cada una de ellas. Estos valores pueden escilar entre "alto valor de archivo" y "valor de archivo muy limitado". No se acepta la información catalogada "sin valor de archivo".

3.15 El análisis del contenido debe realizarse en consulta con los usuarios del departamento, los encargados de tratar los datos y otras personas vinculadas con la información descrita en el fichero. Esta sección del capítulo pretende sólo servir de directriz, y el archivero no podrá utilizarla mientras no conozca en detalle la organización, su estructura informativa, el objetivo del fichero, la metodología empleada, su uso en el programa concreto, su relación con otros pro­gramas de la organización, e incluso su valor atendiendo a la apreciación del pro­pio usuario acerca de su utilidad tanto para la organización como para los posi­bles círculos de investigadores.

Datos administrativos

3.16 Los datos administrativos describen la información que un departamento u organismo ha acopiado y empleado para apoyar la infraestructura en la que ejerce su mandato operacional. Con frecuencia estos datos reciben el nombre de datos pre­paratorios.

3.17 Las categorías descritas en las páginas siguientes se han definido aten­diendo a los tipos de datos observados por los archiveros de la División de Archi­vos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá. En este contexto se emplean sólo para organizar con mayor claridad la exposición que aparece a con­tinuación, y no tiene la finalidad de remplazar otras definiciones. Son las siguientes: personal, suministro, finanzas y gestión de proyectos.

Datos de personal

3.18 Son datos acopiados para sustentar las necesidades administrativas de un departamento u organismo. Describen diversos atributos relacionados con cada uno de los empleados del departamento u organismo. Los registros suelen ser largos y

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contener variables como nombre, dirección particular, número del seguro social, grupo y nivel, cargo, ubicación, sexo, sección y dependencia, fecha de empleo, información sobre licencias, nivel de enseñanza, expediente laboral y otras. Por lo general, la duración de la información depende del periodo por el cual el departamento emplee a la persona. Aunque el número de registros variará según el numero de empleados de la organización, la mayoría de las operaciones relacionadas con el personal son centralizadas y, en consecuencia, los sistemas tienden a ser grandes. En la mayoría de los casos, el formato y la naturaleza de las variables de todos los sistemas de personal serán similares. Es posible que, por determina­das necesidades administrativas, los departamentos tengan que conservar los regis­tros por un tiempo después de finalizada su vida operativa.

3.19 Estos datos podrían tener valor probatorio por formar parte de los registros empleados como fuente para formular la política de recursos humanos de un departa­mento determinado. Pueden tener también valor informativo si documentan un grupo social significativo cuyo estudio podría ser importante para fines de investiga­ción ajenos a los relacionados con el departamento. En muchos casos cabe esperar que tengan algún potencial para la investigación aparte del que se vincula con la gestión del departamento u organismo.

3.20 La amplitud con que se empleen los datos estará determinada por (en orden de importancia)i

- la significación de los atributos de cada empleado; - ïl número de variables de información que se suministre; y - la unicidad de la organización de que se trate.

3.21 Su posible valor de investigación aumentará si se pueden vincular con otros registros. Cabe esperar que aunque estos registros se empleen primordialmente para el análisis estadístico, también sean solicitados para recuperar registros deter­minados .

3.22 Ejemplos

3.22.1 Los datos de personal que ofrecen mayores posibilidades para la investigación suelen describir con mucho detalle los atributos de un grupo de per­sonas socialmente significativo (es decir, un grupo definido de personas que se consideran significativas independientemente de su importancia administrativa en la organización)»

- sistema del personal militar - sistema del personal parlamentario

3.22.2 Entre los datos de personal que presentan menos posibilidades para la investigación están los extractos de datos de sistemas de personal más amplios que describen un grupo socialmente significativo.

- todos los gerentes superiores de un departamento - el personal del servicio diplomático perteneciente a un sistema de personal de relaciones exteriores.

3.22.3 Los datos de personal con posibilidades limitadas para la investiga­ción suelen servir de sostén a un número limitado de variables que describen a personas representativas de una amplia gama de grupo ocupacionales, niveles de enseñanza, expedientes laborales y otras variables. Esto ocurre, particularmente,

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cuando el sistema en su conjunto es semejante a otros sistemas de personal apoya­dos por el Estado:

- sistema de personal del departamento

Datos de suministro

3.23 Son datos que se acopian para sustentar las necesidades administrativas de un departamento u organismo. Describen los diversos atributos relacionados con el material que emplea un departamento para ejercer su mandato operacional. La longi­tud de los registros puede variar, pero suelen ser cortos y contener simplemente variables tales como el nombre del rubro, el número de inventario, el proveedor, el costo, el número de almacenamiento, el número de la orden y otras. Los regis­tros tienden a ser repetitivos y voluminosos. Los datos se cambian o actualizan con frecuencia y raras veces se confecciona una copia maestra anual u otra ver­sión única de los datos. La duración de cada registro depende del tiempo durante el cual el departamento emplee los distintos rubros de suministro. Puesto que el enfoque adoptado para la gestión de datos de suministro es común para todo el apa­rato estatal o la institución, la mayor parte de los sistemas de suministro emplearán estructuras de registros, definiciones de variables y técnicas de soporte lógico similares.

3.24 El valor probatorio de estos datos podría ser limitado ya que pueden formar parte de los registros empleados como fuentes para formular la política de sumi­nistro y material de un departamento u organismo. También es posible que tengan un valor informativo limitado si documentan un grupo significativo de rubros, cuyo estudio es importante para fines de investigación ajenos a los que se relacionan con el departamento. Ahora bien, la mayoría de las veces tendrán pocas posibilida­des de empleo en la investigación, aparte de lo que atañe a la administración del departamento u organismo.

3.25 La amplitud con que se empleen los datos estará determinada por (en orden de importancia):

la significación del rubro para fines de investigación, ajenos a los rela­cionados con la administración del departamento u organismo;

la relación de los rubros con las políticas operacionales del departamento u organismo» y

la unicidad del rubro con respecto a la organización de que se trate.

3.26 Aunque la mayoría de los datos de suministro tendrá un valor limitado para la investigación, su valor podría aumentar si existiera la posibilidad de vincu­larlos con otros registros. Estos registros se utilizarán esencialmente para aná­lisis estadísticos y raras veces para fines de recuperación de datos.

3.27 Ejemplos

3.27.1 Los datos de suministro que ofrecen algunas posibilidades para la investigación suelen describir con mucho detalle los atributos de un grupo de rubros significativos (es decir, un conjunto definido de rubros que se consideran significativos independientemente de su valor administrativo propio en la organi­zación), que pueden estar vinculados estrechamente con las actividades operaciona­les del departamento u organismo:

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- sistema de suministro de equipo de radar para la Defensa Nacional - sistema de suministro de radisótopos para la Energía Atómica

3.27.2 Entre los datos de suministro que presentan menos posibilidades para la investigación están los extractos de datos de sistemas de suministro más amplios que describen un grupo significativo de rubros:

- sistema de suministro para la Defensa Nacional» equipo pesado sobre orugas - sistema de suministro del Departamento de Comunicaciones:

fichero de suministros de equipo de comunicación por satélite.

3.27.3 Los datos de suministro con posibilidades limitadas para la investi­gación suelen describir los rubros que se relacionan más estrechamente con los procedimientos administrativos de un departamento. Sirven asimismo de sostén a un número limitado de variables que son comunes a la mayor parte de los departamentos y organismos:

- sistema de suministro de equipo de oficina del departamento - Oficina de Correos: sistema de suministro del parque

de camiones de reparto.

Datos financieros

3.28 Estos datos describen información relativa a la historia, la situación y el futuro financieros de una organización. Suelen centrarse en aspectos presupuesta­rios como los ingresos, las fuentes de financiación, la estructura de organiza­ción, los gastos, los gastos generales, los compromisos, los débitos y otros aspectos. Por lo general los registros son de gran longitud, con frecuencia con­tienen una información apreciable sobre los atributos funcionales de los distintos programas, diversos pormenores monetarios relativos a esos atributos y programas, y proyecciones financieras que abarcan la situación de los programas en un periodo dado.

3.29 Los datos se acopian periódicamente, por regla general con arreglo a un for­mato normalizado y con una frecuencia que depende de la actividad financiera de cada programa (por ejemplo, cuentas por cobrar y gastos). La pauta de actualiza­ción suele basarse en las necesidades particulares de la organización. La mayoría de las veces se confecciona un fichero que contiene un resumen final del ejercicio fiscal, el cual se mantiene durante un periodo dado (por regla general, tres años). En algunos casos el departamento puede retener estos datos durante un periodo prolongado porque en conjunto ofrecen datos valiosos sobre tendencias, cuyo análisis podría dar lugar a prácticas más eficaces de gestión financiera en la organización. Puesto que las organizaciones administran una cantidad de infor­mación financiera considerable, los ficheros de datos financieros son casi siempre grandes en función del número de registros que contienen. No obstante, como la mayoría de las actividades financieras están centralizadas, generalmente cada organización aplica un solo sistema financiero.

3.30 La mayoría de las veces, estos datos podrían evaluarse como poseedores del valor informativo debido a sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigación. En un número limitado de casos podría obligarse jurídicamente a un departamento a conservar los datos financieros durante un periodo determinado. Por tanto, esos datos podrían evaluarse como poseedores de valor jurídico.

3.31 La amplitud con que se empleen, los datos estará determinada por (en orden de importancia):

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la naturaleza de la actividad financiera; la naturaleza de la organización; y el número de variables de información que se suministre.

3.32 Sus posibilidades de empleo secundario en la investigación dependerá también de la medida en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que esos datos se utilicen para la confección de cuadros y para algunos análisis estadísti­cos (probablemente series cronológicas). Pocas veces se emplearán para fines de recuperación de registros. Aunque los datos financieros, sobre todo los que sólo documentan el estado financiero de la organización, se han considerado tradicio-nalmente registros preparatorios con poca importancia de archivo, conviene señalar que la mayoría de los departamentos emplean investigadores financieros que depen­den de la base de datos financieros central para diversos proyectos de inves­tigación.

3.33 Ejemplos

3.33.1 Los datos financieros que ofrecen grandes posibilidades de empleo secundario en la investigación suelen describir información financiera acopiada en forma (anual) periódica y que abarca con mucho detalle, los aspectos financieros de una actividad que ya de por sí reviste notable importancia:

- estados financieros para el Estado o la organización en su conjunto - sistema financiero de títulos de ahorros - sistema de asistencia en forma de préstamos para los nacionales.

3.33.2 Los datos financieros que presentan menos posibilidades de empleo secundario en la investigación suelen describir información financiera acopiada en forma periódica (anual) o de una sola vez que abarca, con detalle limitado, los aspectos financieros de una actividad que, de por sí, tiene una importancia nacio­nal limitada»

- sistema de contratos de Obras Públicas - sistema financiero de subsidios y becas del Consejo Nacional de Investigaciones.

3.33.3 Los datos financieros con posibilidades limitadas de empleo secunda­rio en la investigación suelen describir con poco detalle los aspectos financieros de una actividad que sólo tiene importancia administrativa y que tendría escaso interés fuera de la estructura administrativa de la organización:

- sistema financiero de los departamentos.

Datos de gestión de proyectos

3.34 Estos datos describen la información utilizada por los departamentos para supervisar la marcha de las diversas actividades o proyectos que tienen a su car­go. El departamento puede ejecutar estos proyectos por entero o puede delegar su ejecución en otras instancias externas. Los datos pueden describir variables de información como nombre del proyecto, número, descripción, información financiera, funcionario responsable, fecha de inicio, fecha de terminación, informes sobre la marcha del proyecto y otras.

3.35 Los datos iniciales que describen el proyecto y su información de apoyo sue­len acopiarse una sola vez, y a medida que el proyecto avanza se añaden al regis­tro los informes sobre la marcha de las operaciones y la información de control.

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Una vez terminado el proyecto, pueden eliminarse todos los datos relacionados con él. En algunos casos, es posible que los datos se conserven algún tiempo para fines de comprobación de auditoría.

3.36 Según la cantidad de datos que se acopie para cada proyecto, los registros pueden ser largos o de longitud variable. Podría ser difícil definir las caracte­rísticas de actualización puesto que los datos nuevos se suelen añadir en forma no periódica.

3.37 Como el número de proyectos que un departamento tiene a su cargo puede ser reducido, muchos de los sistemas de gestión de proyectos son, en general, peque­ños. La mayoría de las organizaciones, sobre todo las que centralizan la gestión de los proyectos, aplican un solo sistema de gestión de proyectos.

3.38 Estos datos pueden evaluarse en función de su valor jurídico, probatorio o informativo. Pueden referirse a un conjunto de requisitos jurídicos que afecte al departamento} también pueden proporcionar pruebas sobre la administración general de programas oficiales determinados o suministrar, en alguna media, información sobre las esferas que cada proyecto afecta.

3.39 La amplitud con que se empleen datos estará determinada por (en orden de importancia)»

la significación de las actividades del proyecto» y la índole de la organización.

3.40 Sus posibilidades de empleo secundario.en la investigación dependerán tam­bién de la medida en que se puedan vincular con otros registros (por ejemplo, con registros que describan proyectos o programas oficiales similares). Cabe esperar que estos datos se utilicen principalmente para fines de recuperación de registros y, en menor medida para análisis estadísticos y confección de cuadros. La mayoría de las veces, el valor principal de estos datos radicará en la información que suministran sobre la actividad oficial en diversos proyectos.

3.41 Ejemplos

3.41.1 Los datos de gestión de proyectos que ofrecen grandes posibilidades de empleo secundario en la investigación, suelen describir con mucho detalle las actividades de un gran número de proyectos muy polémicos cuya gestión está a cargo de un departamento estatal:

- sistema de gestión de proyectos de pozos de petróleo y de gas - sistema de gestión de proyectos de construcción de obras públicas.

3.41.2 Los datos de gestión de proyectos que presentan menos posibilidades de empleo secundario en la investigación suelen describir las actividades de un programa de investigación en curso de carácter menos polémico:

- sistema de proyectos de expansión económica regional - base de datos de contratos de suministro y servicios.

3.41.3 Los datos de gestión de proyectos con posibilidades limitadas de empleo secundario en la investigación suelen describir con muy poco detalle el estado de las actividades de proyectos no polémicos que por lo general son de índole administrativa:

- sistema de contabilidad de proyectos de investigación interna de los departamentos.

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Datos operacionales

3.42 Los datos operacionales describen la información que acopia y emplea un departamento u organismo para sustentar las actividades desarrolladas en virtud de su mandato jurídicamente establecido. Estos datos pueden tener valor jurídico, probatorio o informativo.

3.43 Las categorías que se describen en las páginas siguientes se han definido según los tipos de datos observados por los archiveros de la División de Archivos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá. En este contexto se emplean sólo para organizar con mayor claridad la exposición que aparece a conti­nuación, y no tienen la finalidad de remplazar otras definiciones. Las categorías son las siguientes: datos de medición (o de instrumentación)» datos de licencias; datos de encuesta; datos de inscripción e información automatizada de oficina.

Datos de medición (o de instrumentación)

3.44 Estos datos se acopian mediante instrumentos especiales para medir un suceso específico. Se pueden acopiar una sola vez o con el tiempo. Son registros de poca longitud y suelen ser voluminosos y repetitivos. Incluyen mediciones de sucesos específicos más bien que generales. Suelen utilizarse con frecuencia para ayudar a los científicos o a otros investigadores a entender mejor el suceso en sí o algún proceso que el suceso afecte en forma directa. Entre los ejemplos de datos de medición figuran las mediciones oceanógraficas y batimétricas, las mediciones atmosféricas, las mediciones geológicas y otras similares. Estos datos pueden abarcar una amplia región geográfica o limitarse a una localidad pequeña. El periodo puede ser muy breve, muy prolongado o un momento dado. Aunque hay excep­ciones, las mediciones por separado sólo contienen unas cuantas variables de información.

3.45 Estos datos deben evaluarse como poseedores de valor informativo debido a sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigación. En casi todos los casos tienen alguna posibilidad de empleo de este género. La amplitud con que se empleen los datos estará determinada por (en orden de importancia):

la zona geográfica de que se trate; la duración; y el número de variables de información que se suministre.

3.46 Sus posibilidades para la investigación dependerán también del grado en que se puedan vincular con otros documentos.

3.47 Ejemplos

3.47.1 Los datos de medición legibles a máquina que ofrecen grandes posibi­lidades de empleo en la investigación suelen describir mediciones atmosféricas, batimétricas, geológicas y otras similares acopiadas periódicamente y que abarcan una zona geográfica extensa (es decir, que tienen alcance nacional):

- mediciones diarias de las aguas costeras - mediciones diarias del estado del tiempo - levantamiento geológico de una zona extensa del país realizado una sola vez.

3.47.2 Los datos de medición legibles a máquina que se podrían considerar con menos posibilidades de empleo en la investigación suelen describir mediciones atmosféricas, batimétricas, geológicas y otras similares acopiadas en forma no periódica o una sola vez y que abarcan una región de un país (pero también deben ser de alcance nacional):

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- colección única de mediciones geotérmicas en regiones de suelos permanentemente helados

- mediciones oceanógraficas y batimétricas realizadas en el Mar de Labrador, 1960-1964

3.47.3 Los datos de medición legibles a máquina que se podrían considerar de posibilidad limitada para la investigación suelen describir las mediciones atmosféricas, batimétricas, geológicas y otras similares acopiadas una sola vez y que abarcan una región concreta del país o se relacionen con un problema muy con­creto de investigación o ambas cosas.

- el acopio único de datos sobre sondeos geológicos empleados para analizar las cargas de tensión para la construcción de un presunto centro de conferencias.

Datos de licencias

3.48 Estos datos describen información sobre licencias expedidas a una persona u organización que desarrolla una actividad para la que se requiere por ley un per­miso de esta índole. Los datos se utilizan con frecuencia para supervisar o regu­lar esas actividades. Suelen acopiarse periódicamente (por ejemplo, cuando se aprueba la solicitud o renovación de la licencia). Aunque los registros suelen ser extensos, su número varía según la cantidad de personas u organizaciones de que se trate. Por lo general, los datos ofrecen información pormenorizada sobre la per­sona o institución, así como sobre las actividades relacionadas con la licencia. En su conjunto, los datos de licencias tienen carácter nacional y no se limitan a una región concreta. Muchas veces se conservan hasta que expira la licencia. Por tanto, su duración dependerá de la duración de aquélla. Sin embargo, en muchos casos los datos se deberían conservar al menos un año. A causa de su importancia jurídica, podría exigirse a algunos departamentos su conservación durante un periodo dado. En tal caso cabe considerar que los datos poseen valor jurídico. Sin embargo, la mayoría de las veces deben evaluarse como datos de valor informativo por sus grandes posibilidades para la investigación. En casi todos los casos ten­drán algún potencial para la investigación.

3.49 La amplitud con que se empleen los datos estará determinada por (en orden de importancia):

la actividad para la que se haya concedido la licencia» las personas u organizaciones a los que se haya concedido la licencia; y el número de variables de información que se suministre.

3.50 Su posible empleo en la investigación dependerá también del grado en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que estos datos se empleen para análisis estadísticos y no para fines de recuperación de registros.

3.51 Ejemplos

3.51.1 Los datos de licencias que ofrecen grandes posibilidades de empleo en la investigación suelen describir información sobre licencias que se ha aco­piado de forma periódica (anual) y que abarca con mucho detalle las actividades de un grupo social importante o un grupo de organizaciones de importancia nacional:

- sistema de concesión anual de licencias a pescadores de mar con información detallada sobre cada pescador, su embarcación, especies capturadas, puertos visitados, zona de pesca y violaciones

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- sistema de concesión anual de licencia de radio con información pormenorizada sobre cada estación de radio, su propietario, empleados, potencia de radiodifusión y programación, alcance geográfico y otras variables.

3.51.-2 Los datos de licencias que presentan menos posibilidades de empleo en la investigación suelen describir la información sobre licencias acopiada de una sola vez que comprende las actividades desarrolladas una sola vez por un grupo de personas y organizaciones:

- acopio único de datos de licencias que describen el alcance permisible de la actividad de perforación de pozos de petróleo en una zona dada del norte

- acopio único de datos de licencias que contienen información sobre las cuotas y normas de seguridad de un parque de camiones destinado al transporte de productos químicos peligrosos.

3.51.3 Los datos de licencias con posibilidades limitadas de empleo en la investigación suelen ser datos de licencias no periódicos, periódicos o únicos que sólo contienen algunas variables de información:

- sistema de concesión de licencias para locomotoras: actualización anual de información limitada que describe el tamaño, peso, tipo y año de todas las locomotoras que se utilizan en un país

- sistema de concesión de licencias para la venta al por menor de armas de fuego: actualizada cada tres años con información limitada sobre los establecimientos comerciales minoristas que participan en la venta de armas de fuegos (tipo de armas, lugar donde está ubicado el establecimiento comercial minorista, propietario e información sobre las ventas).

Datos de encuestas

3.52 Estos datos describen los resultados de la investigación de un suceso o fenómeno concreto que afecta a la sociedad. Pueden describir las opiniones de las personas sobre los sucesos o fenómenos o también las características reales vincu­ladas con sucesos o fenómenos determinados.

3.53 Los datos suelen acopiarse de una sola vez, pero algunas veces también se acopian a intervalos regulares. Aunque usualmente describen las características concretas de los acontecimientos y fenómenos y no las generales, en el caso de los sondeos de opinión pueden describir las actitudes generales, y no las concretas, de la población ante un acontecimiento dado. Cada registro contiene un gran número de variables. No obstante, cada fichero de datos contiene por lo general un número relativamente reducido de registros (por ejemplo, de 1.000 a 3.000 registros). Como las encuestas suelen constituir una muestra representativa de la información sobre la opinión o sobre los propios sucesos y fenómenos, la complicada metodolo­gía, así como los pormenores de la muestra, deben documentarse adecuadamente.

3.54 La mayoría de los datos de encuestas se colocan en un depósito inactivo o se descartan una vez que el departamento ha terminado su análisis. Por lo tanto, estos datos dependen en gran medida del factor tiempo, es decir, que su utilidad para fines de investigación secundaria puede disminuir con el tiempo, sobre todo si el suceso objeto de la encuesta es de índole muy concreto.

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3.55 Aparte del factor tiempo, estos datos deben evaluarse como poseedores de valor informativo por sus grandes posibilidades de empleo secundario en la inves­tigación. En casi todos los casos tendrán algún empleo en la investigación. La amplitud con que se empleen estará determinada por (en orden de importancia):

la importancia del acontecimiento o los fenómenos que son objeto de encuesta;

la medida en que los datos serán de importancia para diversos intereses de investigación con el decursar del tiempo

la medida en que se pueden vincular con otros registros o en que puedan complementar otros ficheros similares de datos de encuestas; y

el número de variables de información que se suministre.

3.56 Los datos de encuestas se utilizarán por lo general para análisis estadísti­cos y no para fines de recuperación de registros. Dado que muchos de esos datos describen una información que ha sido objeto de muestreo, no se recomienda la adquisición de una muestra, extracto o resumen de ellos.

3.57 Ejemplos

3.57.1 Los datos de encuestas legibles a máquina que tienen grandes posibi­lidades de empleo en la investigación suelen describir información sobre encuestas acopiada de forma periódica (anual) que abarca con mucho detalle las característi­cas relacionadas con un suceso o fenómeno de especial importancia:

- datos de encuestas acopiados periódicamente de carácter demográfico e importancia nacional (censos, delitos, fuerza de trabajo, uso indebido de estupefacientes y otros)

- datos de encuesta acopiados periódicamente de carácter no demográfico (tales como producción industrial, salarios, construcción y otros).

3.57.2 Los datos de encuestas con menos posibilidades de empleo en la investigación suelen describir encuestas e información sobre sondeos de opinión realizados una sola vez que abordan características propias de sucesos o fenómenos concretos:

- encuesta única sobre un hecho socioeconómico concreto (como una encuesta de la opinión pública sobre un programa estatal)

- encuesta única de carácter demográfico o no demográfico que no pueda vincularse fácilmente con otros ficheros de datos (como una encuesta sobre les médicos realizada en 1972 o una encuesta sobre la producción de los aserraderos realizada en 1976).

3.57.3 Los datos de encuestas con posibilidades limitadas de empleo en la investigación suelen describir con poco detalle encuestas e información sobre son­deos de opinión realizados una sola vez que abordan las características propias de un suceso o fenómeno muy concreto.

- encuesta única sobre un suceso muy concreto de escaso interés para posibles investigadores (como una encuesta sobre la comercialización de productos de marca registrada)

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- encuesta única de carácter demográfico que abarca un grupo muy singular de personas (como una encuesta a estudiantes de un curso oficial de idiomas, que se realizó en 1973).

Datos de inscripción

3.58 Estos datos se acopian como resultado de la necesidad jurídica de registrar determinados tipos de información. Los datos suelen utilizarse para administrar y supervisar un suceso concreto. Se acopian por lo general en forma periódica (o sea, cuando se asienta la inscripción). Aunque la información de cada registro puede ser limitada, el número de éstos puede ser amplio, en dependencia del número de personas o rubros inscritos. En su conjunto, las inscripciones tienen alcance nacional y no se limitan a una zona geográfica concreta o a un asunto de interés local. La mayoría de las veces se conservan mientras dura la inscripción. En algu­nos otros casos, sobre todo si es preciso que un rubro se inscriba con carácter periódico, su conservación trasciende de la inscripción inicial. Por consiguiente, la duración de cada registro dependerá del periodo en que deban estar inscritas las personas o rubros.

3.59 Debido a la importancia jurídica de los datos de inscripción inactivos, puede exigirse a algunos departamentos que los conserven durante un periodo dado. En tal caso pueden evaluarse como datos de valor jurídico. Sin embargo, en la mayoría de los casos deben evaluarse como de valor informativo por sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigación.

3.60 La amplitud con que se empleen estos datos estará determinada por (en orden de importancia):

la actividad inscrita» las personas o sucesos inscritos; y el número de variables de información que se suministre.

3.61 Sus posibilidades de empleo secundario en la investigación dependerá también del grado en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que estos datos se utilicen para análisis estadísticos y no para fines de recuperación de registros.

3.62 Ejemplos

3.62.1 Los datos de inscripción que ofrecen grandes posibilidades de empleo en la investigación suelen describir información de inscripciones acopiada de forma periódica (anual), que abarca con mucho detalle las actividades relacionadas con un grupo social o grupo de organizaciones importantes o una serie de sucesos de importancia nacional tratados en forma colectivas

- registro central de divorcios con información demográfica y otros antecedentes sociológicos

- registro de la industria química con pormenores financieros y de producción de todas las industrias químicas

- registro de accidentes aéreos con pormenores de todos los accidentes aéreos ocurridos en el país

- registro de pasaportes

- datos de tributación.

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3.62.2 Los datos de inscripciones que presentan menos posibilidades de empleo en la investigación suelen describir con detalle limitado la información sobre inscripciones acopiada tanto periódicamente como de una sola vez que abarca las actividades relacionadas con un grupo de personas, organizaciones o sucesos de importancia nacional:

- inscripciones de patentes - registro de nombres de sociedades - registro de nombres y precios de medicamentos (1975).

3.62.3 Los datos de inscripciones con posibilidades limitadas de empleo en la investigación suelen describir con muy poco detalle la información sobre ins­cripciones acopiada una sola vez que abarca actividades relacionadas con un grupo muy concreto de personas, organizaciones o sucesos:

- licencias de pesca para una zona geográfica pequeña.

Información automatizada de oficina

3.63 Estos datos describen la información que figura generalmente en la corres­pondencia, informes, memorandos y otros documentos que se almacenan en formato legible a máquina (tales como diskettes para el tratamiento de textos). Aunque suelen emplearse para acelerar la edición y producción de documentos textuales o de papel, también se pueden emplear exclusivamente en formato legible a máquina mediante una red de telecomunicaciones que enlace varios terminales.

3.64 Por lo general los datos se elaboran de una sola vez, se editan durante un periodo breve y se eliminan después de producido el resultado en papel. Sin embar­go, en algunos casos se pueden almacenar en diskettes durante un periodo más pro­longado y, aunque a veces las versiones editadas pueden producirse en formato de papel, el formato inicial puede permanecer en disco a fin de satisfacer algunos requisitos conexos. Usualmente los registros son textos completos y varían en extensión según el tipo de información que contengan. La longitud de algunos registros puede ser la de un memorando corto, mientras que la de otros, como las listas de correos y los informes extensos, puede ser mayor.

3.65 La utilidad de estos registros a largo plazo puede ser limitada, ya que en muchos casos bastaría con retener la copia en papel de la información legible a máquina. No obstante, en algunos casos deberán tenerse en cuenta para su retención en archivos porque pueden ser más útiles si se almacenan en forma legible a máquina que si se hace en formato de papel.

3.66 Ejemplos

3.66.1 Los datos automatizados de oficina legibles a máquina con grandes posibilidades de empleo futuro suelen describir información de especial importan­cia para las operaciones de la institución desde una perspectiva administrativa e histórica:

- registro de los ministerios.

3.66.2 La utilidad de estos registros a largo plazo puede ser limitada, ya que en muchos casos la retención de la copia de papel que presenta menos posibili­dades de empleo futuro suele describir información contenida en memorandos, correspondencia y otros documentos que se consideran de menos importancia para la organización que los descritos anteriormente:

l, í

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- memorandos entre oficinas - correspondencia.

3.66.3 Los datos automatizados de oficina legibles a máquina con posibili­dades limitadas de empleo futuro suelen describir información contenida en infor­mes, listas y otros documentos publicados de fácil acceso y que tienen posibilida­des limitadas de ser manipulados o vinculados con otros documentos»

- informes anuales.

Resumen

3.67 Para determinar la importancia de los registros legibles a máquina es pre­ciso evaluar la información que contienen los registros (análisis de contenido), así como sus aspectos técnicos (análisis técnico). En la primera parte de este capítulo se describen los procedimientos utilizados para realizar el análisis de contenido de los registros legibles a máquina. Se ha señalado que no se diferen­cian de las actividades tradicionales de evaluación de archivos y que requieren un examen del valor probatorio, informativo y jurídico de los registros. Se ha anali­zado sucintamente cada uno de estos factores y subrayado las características pro­pias de los registros legibles a máquina.

3.68 A fin de contribuir a la aplicación de los valores de índole informativa, probatoria y jurídica a los registros legibles a máquina, en la segunda parte del capítulo se ofrece un análisis más pormenorizado de estos atributos en relación con las distintas categorías de información. Las categorías se han establecido de forma un tanto arbitraria, atendiendo a las clases de información que con más fre­cuencia se manipulan en formato legible a máquina. Los datos administrativos (o preparatorios) se han dividido en cuatro categorías: personal, suministro, finan­zas y gestión de proyectos. Los datos operacionales se han dividido en cinco cate­gorías amplias: medición (o instrumentación), licencia, encuesta, inscripción e información automatizada de oficina. Estas categorías se han subdividido además según el valor relativo que tienen para la investigación los diversos tipos de información que se relacionan con cada una de ellas.

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NOTAS

1) Frank B. Evans, et al, "A Basic Glossary for Archivist, Manuscript Curators, and Records Managers", The American Archivist, Vol. 37, n° 3, julio de 1974, pág. 417.

2) Theodore R. Schellenberg, The Appraisal of Modern Records. Archivos Nacionales, Washington, 1956, pág. 45»

3) Ibid., pág. 11.

4) Meyer H. Fishbein, "The Evidential Value of Nontextual Records i An Early Precedent", The American Archivist, Vol. 45, n° 2, primavera de 1982, págs. 189 y 190.

5) Thomas Brown, The Impact of the Federal Use of Modern Techonology on Appraisal, informe interno preparado para el Appraisal and Disposition Task Force de los Archivos Nacionales y el Servicio de Documentos, Washington, D.C., marzo de 1983, págs. 74 y 75.

6) Para una explicación más pormenorizada de los procedimientos empleados en la agregación véanse los párrs. 5.15 a 5.18 inclusive del Capítulo V.

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Capítulo IV

EVALUACIÓN DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: SEGUNDA PARTE

4.1 La evaluación del contenido de los registros legibles a máquina responde, salvo algunas excepciones, a las mismas directrices que la evaluación de documen­tos tradicionales. Sin embargo, en el caso de los registros legibles a máquina no cabe limitarse al contenido» también es necesario examinarlos en función de sus requisitos técnicos. Un ejemplo evidente es que cuando los registros legibles a máquina se deterioran y se tornan ilegibles, no pueden evaluarse como poseedores de valor investigativo. También puede suceder que la disposición interna de los datos sea tan compleja que afecte el tratamiento de los registros y, llegado el caso, su servicio. Evidentemente, el tamaño de los ficheros de datos legibles a máquina y la frecuencia con que se actualizan podría ser una consideración impor­tante en relación con el costo futuro de la conservación de los registros. Quizás en teoría esas consideraciones técnicas no ocupen un lugar en el proceso evalua-tivo, pero no es posible pasarlas por alto en vista de la vulnerabilidad del soporte de almacenamiento actual y de los gastos que entrañan el tratamiento y el aseguramiento del servicio de los registros.

4.2 El archivero debe conocer cómo se crearon los registros legibles a máquina objeto de la evaluación, si existen otros registros similares con otros formatos, así como los métodos que se emplearán para conservar adecuadamente la información y el costo aproximado que entrañarán. Estas cuestiones exigen un conocimiento pro­fundo de los registros y de cualesquiera otros documentos conexos. También es necesario poseer algún conocimiento de las técnicas y métodos de tratamiento de datos que se aplican en la esfera a fin de evaluar los aspectos técnicos de los registros.

Análisis técnico - consideraciones generales

4.3 Antes de poder emitir un juicio sobre el valor histórico o investigativo a largo plazo de este tipo de registros, hay que determinar si la cinta de computa­dora es legible. Si bien la cinta de computadora sigue siendo el soporte de alma­cenamiento más común de los registros legibles a máquina, existen también otros tipos de soportes físicos (entre ellos las tarjetas perforadas, la cinta perfo­rada, los discos magnéticos, los discos flexibles y los tambores magnéticos).

Legibilidad de los registros

4.4 Comprende la verificación de la legibilidad física de la cinta magnética, que, a ese efecto, se coloca en una unidad de cinta y luego se ordena a la compu­tadora que lea la información. De no ser esto posible, el archivero debe tratar de determinar cuándo fue la última vez que se leyó la cinta, si se presentaron pro­blemas, dónde estuvo almacenada la cinta, etcétera.

4.5 En ocasiones se producen errores de lectura temporales que pueden eliminarse pasando la cinta por un limpiador de cinta. Cuando se detectan errores permanen­tes, la decisión de si la cinta es legible o no dependerá del alcance y la magni­tud de los errores. Si sólo son ilegibles algunos bloques, el valor del fichero no se verá gravemente afectado. Sin embargo, si más del cinco por ciento de los registros no se pueden leer, en la mayoría de los casos habría que considerar ile­gible el fichero de datos legibles a máquina. Cuando se lee una cinta, es buena política sacar una hoja de salida o "vaciamiento" de algunos registros del fichero de datos. Así el archivero podrá determinar si la documentación corresponde a los datos.

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4.6 También se deberá verificar la legibilidad de los datos obtenidos de otros soportes de almacenamiento, para lo cual se deben probar en un dispositivo de entrada adecuado.

Idoneidad de la documentación

4.7 Este aspecto se relaciona con la documentación textual que acompaña a los registros legibles a máquina. Es requisito indispensable disponer de un diseño de registro y de un libro de códigos. El primero es un diagrama o lista del contenido de un registro lógico que describe la unidad de la información y la longitud de cada campo y la posición que ocupan en el registro. El libro de códigos contiene una explicación de los códigos que se emplean para representar la información en forma numérica o abreviada. Se debe considerar documentación mínima aquella que contiene suficiente información para evaluar y someter a tratamiento los regis­tros, e información suficiente para que un investigador los utilice en la investi­gación secundaria. En ocasiones, la cantidad de documentación que se necesitará para los tres usos será la misma. Otras veces, un diseño de registro no bastará para realizar análisis secundarios. El archivero debe revisar la documentación teniendo en cuenta todos los usos.

4.8 Es posible que la documentación necesaria esté ubicada en el mismo fichero, en una guía para el usuario, o en alguna otra colección de materiales. Sin embar­go, muchas veces el archivero encontrará la documentación en distintos lugares de un departamento, o incluso en distintos departamentos. Es imprescindible localizar documentación suficiente para evaluar, someter a tratamiento y usar los registros, ya que, de lo contrario, los datos legibles a máquina no podrán usarse.

4.9 Si los datos son legibles y se dispone de la documentación adecuada, el archivero puede proceder a realizar el análisis del contenido de los registros legibles a máquina (en la forma descrita en el capítulo anterior), y un análisis técnico más minucioso de la ordenación de los registros y de los problemas que podría provocar un almacenamiento prolongado (como se esboza más adelante). Las etapas siguientes incluyen un examen a fondo de los requisitos técnicos de los registros respecto de las repercusiones que podrían tener para la adquisición, el tratamiento, la conservación, el servicio y las restricciones en cuanto al acceso.

Repercusiones en la adquisición y el tratamiento

4.10 El archivero debe estudiar el tamaño del fichero, su complejidad desde el punto de vista de la estructura interna, y su grado de dependencia de los soportes lógico y físico concretos. En lo que respecta al tamaño del fichero, quizás el archivero deba considerar la posibilidad de obtener solamente una muestra de los registros. En tal caso, habría que determinar las posibles consecuencias del mues-treo para el valor informativo-*-'.

4.11 Debe examinarse la ordenación interna de los datos para determinar las repercusiones que tendrá en el tratamiento del fichero. El tratamiento es la acción de comparar o verificar las hojas de salida de muestra de los datos con la documentación textual que contiene el diseño de registro y el libro de códigos.

4.12 Por lo general, el ordenamiento real de cada registro en el carrete de cinta es una consideración secundaria, de la misma manera que la colocación de los registros en cualquier orden determinado es un proceso muy simple y barato. Sin embargo, es posible que un fichero utilice un código de caracteres poco usual mientras que otro tenga un código de caracteres normalizado. Un fichero podría utilizarse solamente con determinados programas de computadora mientras que otro, funcionaría con cualquier programa. Por otra parte, quizás un fichero necesitaría

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algún elemento no habitual del equipo de soporte físico de un fabricante determi­nado, mientras que otro se podría tratar prácticamente en cualquier equipo. En la mayoría de los casos se considerará que el fichero que utiliza códigos normaliza­dos, una serie de programas diferentes y un equipo corriente, tiene la ordenación más conveniente. En lo que respecta a los registros legibles a máquina que contie­nen información duplicada en documentos textuales, en la mayoría de los casos el evaluador considerará que los registros legibles a máquina tiene la mejor ordena­ción ya que pueden manipularse más fácilmente.

4.13 Al emprenderse el análisis técnico debe considerarse seriamente la subordi­nación de los diversos soportes de almacenamiento al soporte físico así como la de determinados formatos de información al soporte lógico. Existe subordinación al soporte físico cuando el tratamiento de la información depende de un elemento o tipo concreto de equipo, mientras que la subordinación al soporte lógico ocurre cuando ese tratamiento depende de un conjunto determinado de programas de computa­dora. Sin embargo, debe señalarse que estos tipos de dependencia no difieren mucho entre sí. Algunos tipos de equipo físico dependen de determinado soporte lógico. Por el contrario, algunos soportes lógicos pueden utilizarse solamente con deter­minados tipos de equipo.

4.14 Al evaluar ficheros de datos legibles a máquina que dependen del soporte lógico, es importante que los archiveros "tengan en cuenta los gastos que ocasio­naría la reestructuración de los datos o la adquisición del soporte lógico necesa­rio, así como las posibilidades de que la utilidad de los datos disminuya al rees­tructurarlos en un formato nuevo". Habrá ocasiones en que las necesidades de soporte lógico sean tales que el depósito de archivo se vea imposibilitado de adquirir un fichero de datos. Huelga decir que la reestructuración de datos en un formato nuevo dependiente del soporte lógico, o la adquisición del soporte lógico necesario para tener acceso a los datos, aumentará notablemente el costo de adqui­sición de un fichero de datos^ .

4.15 También habrá ocasiones en que será necesario reestructurar los ficheros de datos legibles a máquina en un nuevo formato porque dependen de un equipo de com­putadora o un soporte físico particular. En realidad, se puede observar que algu­nos ficheros de datos necesitan un soporte físico poco usual u obsoleto para some­terlos a tratamiento. En tales casos, posiblemente habrá que tratar los datos en la misma máquina que creó originalmente la información en dígitos y que quizás permanezcan aún en la institución creadora. El segundo paso será reproducir la información en un formato inteligible sobre un soporte que no presente problemas de subordinación al soporte físico.

4.16 En los depósitos de archivo que han manipulado hasta el momento registros legibles a máquina, se ha seguido la práctica de adquirir solamente ficheros que no dependen del soporte físico ni del soporte lógico. Sin embargo, esa práctica ha presentado problemas y continúa presentándolos» ha dado lugar a varias opciones para los depósitos. En primer lugar, pueden tratar que se exija a las institucio­nes creadoras que suministren a los depósitos sólo los ficheros de datos que no dependan del soporte físico ni del soporte lógico. En segundo lugar, pueden negarse a adquirir la información en formatos dependientes y autorizar su destruc­ción, lo que traerá como resultado la pérdida de una información importante. En tercer lugar, los propios depósitos pueden reestructurar la información en un for­mato nuevo, conociendo que esta alternativa los obliga a invertir recursos para hacerla utilizable. Por último, los depósitos pueden adquirir los datos tal como están y dejar que los investigadores se enfrenten a los problemas técnicos. Esta opción puede dejar la información en una estructura tan poco usual que los archi­veros no puedan determinar qué información ha sido transferida y, por tanto, no puedan describir el contenido de los registros ni prestar ayuda a los investigado­res para que tengan acceso a los datos.

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Repercusiones de la conservación

4.17 Las repercusiones de la conservación de los registros legibles a máquina incluyen el costo de la conservación de los datos. Estos costos se determinan generalmente con arreglo al número de carretes de cinta magnética. El análisis debe incluir lo siguiente: el precio de compra de un carrete de cinta magnética; el costo de la duplicación de cintas así como la frecuencia del programa de dupli­cación, y la posibilidad de conservar una copia de seguridad de cada cinta. Si el contenido informativo de un fichero es mínimo y el fichero consta de varios cien­tos de carretes de cinta, es posible que sea rechazado debido a los excesivos cos­tos de conservación.

Repercusiones del servicio

4.18 La complejidad de un fichero de datos legibles a máquina y el formato en que se ha de conservar la información podría afectar el aseguramiento del servicio del fichero. También es indispensable determinar quién prestará ese servicio, si será el departamento de origen o el depósito de archivos. Si el fichero depende del soporte lógico y del soporte físico, podría ser más fácil para el departamento de origen controlar todas las solicitudes de servicio. Habida cuenta de que ya el archivero ha evaluado el contenido de los registros, incluido su uso investigativo actual y potencial, debe ser posible determinar, previa consulta con el creador, cómo se han de utilizar los datos.

Restricciones sobre el uso

4.19 El mismo tipo de restricciones se aplica tanto a los registros legibles a máquina como a los registros textuales. Sin embargo, la manera en que se controlan dichas restricciones es diferente. Si sólo determinadas partes de la información están limitadas, es posible eliminar el resto de ella del fichero para usos inves-tigativos, con lo que se crearía una versión para uso público de un fichero limi­tado. No obstante, muchos ficheros de datos legibles a máquina contienen informa­ción personal y tienen una limitación que prohibe divulgar la identidad de una persona. Si sólo se aliminan los identificadores personales quizás no se proteja la identidad personal, ya que se podría identificar a una persona determinada con la información que queda en el fichero. Por tanto, al examinar las restricciones sobre el uso de un fichero, el archivero debe tener en cuenta qué partes concretas de la información pueden o deben retirarse para imperdir la divulgación de una información limitada. Una vez determinado esto, el archivero debe analizar el efecto de estas restricciones en el valor informativo así como el costo que ten­dría la producción de una versión para el público3'.

Análisis técnico - aplicado a clases o tipos determinados de datos

4.20 Esta sección tiene por objeto contribuir a la evaluación de atributos técni­cos tales como el soporte lógico, el soporte físico, el tamaño y el ordenamiento físico de diversos tipos o clases de datos. Se ha definido cada tipo de datos con­forme a un conjunto de características técnicas comunes. La característica princi­pal que influye en estas definiciones es el conjunto de soporte lógico dentro del cual se administró originalmente cada tipo de dato (como la base de datos, numéri­cos o estadísticos, cartográficos, textuales, etc.). Sólo se han valorado tres clases o tipos de datos legibles a máquina: ficheros de encuestas, ficheros de series cronológicas y bases de datos. El enfoque se puede aplicar, indudablemente, a otros tipos de datos. Sin embargo, es precisamente con estos tipos de datos que los archiveros han tenido mayor experiencia hasta el momento. A medida que los archiveros adquieren mayor conocimiento y experiencia respecto de los datos carto­gráficos y textuales digitalizados, el enfoque puede y debe ampliarse o modi­ficarse.

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4.21 El análisis de las consideraciones técnicas del fichero debe conducir a un enfoque más racional de la adquisición, el tratamiento y el servicio de los datos. El propio enfoque debe reflejar la disposición del depósito de archivo para cubrir los gastos que entraña cada una de estas funciones archivísticas. A tal fin, y con miras a un análisis más sistemático de estas consideraciones, se incluye un con­junto de instrumentos de planificación pregunta/respuesta con las definiciones de cada tipo de dato. Con todo, estos formularios sólo constituyen una guía y no deben utilizarse sin analizar antes detenidamente todas las características parti­culares que seguramente estarán asociadas a cada fichero de datos legibles a máquina.

4.22 Para cada tipo de dato, la última pregunta del formulario de preguntas y respuestas establece la etapa de evaluación de los resultados del análisis técnico en relación con un fichero y en contraposición a los resultados del análisis de contenido. Los resultados de la evaluación deben culminar en la decisión de acep­tar o rechazar el fichero.

4.23 En la mayoría de los casos, el fichero evaluado como aceptable debe adqui­rirse de inmediato. Sin embargo, en algunos casos puede aplazarse esa decisión. Por ejemplo, la vida operacional de los datos y la disposición del departamento creador de ayudar en el aseguramiento del servicio de un fichero de datos, podría afectar el momento de su adquisición e incluso su formato de archivo.

4.24 A continuación se esbozan algunas de las estrategias que se podrían aplicar en varias situaciones de esta índole. Es importante observar que la decisión eva-luativa y las condiciones del servicio que se ofrecen en cada ejemplo pueden afec­tar el fornato de archivo definitivo de los ficheros (por ejemplo, un fichero del sistema para un número determinado de años y posteriormente un fichero secuen-cial). Todas están basadas en la existencia de periodos de retención que se deben aplicar a todos los ficheros antes de que se inicie el proceso de evaluación. Aun­que puede haber una serie de periodos de retención que respondan a los diversos procesos (movimientos, datos iniciales, etc.) de un sistema de computadoras impor­tante, los ejemplos siguientes están relacionaos solamente con los ficheros maestros.

4.25 Primer tipo de fichero de datos ; acopio de datos una sola vez» no se añade ningún dato.

Ejemplo 1;

Periodo de retención indicado: eliminación inmediata (el departamento borrará el fichero de datos inmediatamente después de su creación y análisis).

Decisión de evaluación: fichero aceptable; se transferirá una copia del fichero de datos a los archivos inmediatamente des­pués de su creación.

Condiciones del servicio: los archivos atenderán todas las solicitudes.

Ejemplo 2:

Periodo de retención indicado: diez años inactivos y borrado (el departa­mento copiará los datos en cintas de almace­namiento inactivo inmediatamente después de su creación y análisis).

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Decisión de evaluación; fichero aceptable» se transferirá una copia del fichero de datos a los archivos inmediatamente des­pués de su creación.

Condiciones de servicio; las solicitudes relativas al fichero de datos se desviarán hacia el departamento creador durante un periodo de diez años, tras el cual los archivos atenderán todas las solicitudes» se renovará el acuerdo inmediatamente antes de eliminar las cintas de almacenamiento inactivo.

Segundo tipo de fichero de datos ; actualizado continuamente» todos los datos históricos y todas las actualizaciones se mantienen de forma activa en el fichero (no se elimina ningún dato ni se copia en las cintas de almacenamiento).

Ejemplo 1;

Periodos de retención indicados ; diez años y revisión (el departamento man­tendrá de forma activa todos los datos en el fichero de datos durante diez años» es decir, no se borrará ni se copiará ningún dato en las cintas de almacenamiento» la administración de registros, los archivos y el personal del departamento revisarán el estado del fichero de datos durante diez años, transcurridos los cuales se renovará el programa (es decir, otros diez años y revisión) o se podrá aplicar un conjunto más concreto de periodos de retención).

Decisión de evaluación; fichero aceptable, pero los archivos no adquirirán ninguna parte del fichero de datos hasta que el departamento señale una fecha de eliminación mediante un programa revisado.

Condiciones del servicio; todas las solicitudes en relación con los datos serán remitidas al departamento.

Tercer tipo de fichero de datos i actualizado continuamente» se eliminan los datos históricos o se copian en cintas de almacenamiento a fin de mantener el fichero actualizado.

Ejemplo 1;

Periodo de retención indicado; todos los datos del primer año se borrarán a los diez años (el departamento mantendrá de forma continua y activa los datos de los diez años más recientes como parte del fichero de datos» no se borrará ni copiará ningún dato en las cintas de almacenamiento» los datos del primer año se borrarán mientras se crean los datos del año más reciente).

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Decisión de evaluación: fichero aceptable} los archivos adquirirán anual­mente una copia de cada año del fichero de datos a medida que se crea.

Condiciones del servicio: solicitudes relativas a los datos de los últimos diez años se remitirán al departamento» las soli­citudes relativas a los datos creados antes de los correspondientes a los últimos diez años serán atendidas por los archivos; se revisará el acuerdo inmediatamente antes de que el departamento realice la primera eliminación de datos del primer año.

Ejemplo 2:

Periodo de retención indicado: diez años, todos los datos del primer año se mantendrán inactivos durante cinco años (el departamento mantendrá de forma continua y activa los datos de los últimos diez años como parte del fichero de datos» es decir, no se borrará ni copiará ningún dato en las cin­tas de almacenamiento; todos los datos del primer año se copiarán en cintas de almacena­miento, se mantendrán en almacenamiento inac­tivo durante cinco años y se borrarán).

Decisión de evaluación: fichero aceptable» los archivos adquirirán anual­mente una copia de cada año del fichero de datos a medida que se crea.

Condiciones del servicio: las solicitudes relativas a los datos de los últi­mos quince años se remitirán al departamento» las solicitudes relativas a los datos confeccionados antes de los correspondientes a los últimos quince años serán atendidas por los archivos» se revisará el acuerdo inmediatamente antes de que el departa­mento realice la primera eliminación de datos del primer año.

Ejemplo 3:

Periodo de retención indicado: activo para la vida operativa de los regis­tros individuales (por ejemplo, periodo durante el cual la persona recibe prestacio­nes, etc.), inactivo durante cinco años (el departamento copiará los datos relativos a las personas en cintas de almacenamiento al término de la vida operativa de sus datos» se mantendrá en almacenamiento inactivo durante cinco años y se borrará).

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Decisión de evaluaciónt fichero aceptable; los archivos adquirirán anual­mente una copia de la cinta de almacenamiento inac­tivo (si el departamento hubiera preferido borrar los documentos individuales al terminar su utilidad operativa, los archivos podrían haber solicitado que esos datos se copiaran en cinta para adquirirlos anualmente o, por el contrario, que se tomaran ins­tantáneas del fichero de datos regularmente).

Condiciones del servicio» las solicitudes relativas a datos confeccionados antes de los últimos cinco años serán atendidas por los archivos (si el departamento hubiera pre­ferido borrar los registros individuales al tér­mino de su utilidad operativa, los archivos podrían haber atendido todas las solicitudes rela­tivas a datos históricos; no obstante, antes de atender la solicitud el personal de archivo habría tenido que garantizar que el registro estaba inac­tivo. De estar activo el registro, la solicitud se habría remitido nuevamente al departamento).

Ficheros de encuestas

4.28 Se trata de ficheros de datos legibles a máquina que contienen colecciones de información relativa a una persona, cosa o actividad. Las encuestas se realizan generalmente para describir las características de una población, evaluar progra­mas, generar modelos explicativos o probar una hipótesis. Las encuestas son más comunes en la esfera de las ciencias sociales. La gestión de las encuestas reali­zadas en formato legible a máquina suele estar a cargo de bloques estadísticos como SPSS, SAS, OSIRIS y DATATEXT.

4.29 Las encuestas pueden ser de tres tipos:

encuesta única: se encuesta una población en un momento determinado.

ejemplo: Estudio sobre las elecciones nacionales, 1974.

longitudinal: se encuesta una población en momentos diferentes; aunque la población puede tener las mismas características, las personas no son las mismas.

ejemplo» Tendencias del uso de estupefacientes entre los estudiantes de las zonas rurales, 1974.

encuesta de grupo: se encuesta la misma población en diferentes momentos y las personas incluidas en la población son siempre las mismas. Los estudios de grupos se utilizan con frecuencia para estudiar tendencias.

ejemplo: Estudio de grupo sobre la dinámica de la renta.

4.30 Los elementos básicos de los ficheros de encuestas son los siguientes:

diseño del cuestionario; hipótesis formulada minuciosamente; procedimientos de muestreo adecuados; y adquisición de datos y asiento exactos.

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4.31 La inclusión de determinadas variables básicas aumentará de seguro la utili­dad de los datos, así como su valor y compatibilidad con los datos creados a par­tir de otras fuentes de información. La cuestión de la conservación del anónimo es muy importante con respecto a los ficheros de encuestas» es decir, habrá que determinar si es necesario mantener los datos en el anónimo y, si es así, qué efecto tendrá en su utilidad.

4.32 Los requisitos técnicos deben valorarse de dos formas: la metodología de muestreo y el formato de los datos.

4.32.1 Metodología de muestreo

El archivero debe valorar la metodología de muestreo al mismo tiempo que el contenido de los registros. Ello es parte integrante de la determinación del valor informativo.

4.32.2 Formato de los datos

El formato en que se han codificado los datos constituye el problema princi­pal al evaluar los requisitos técnicos del fichero. Para brindar al investigador la información básica que necesita en su trabajo es mucho más útil poder adquirir los datos básicos en bruto. Estos datos se pueden encontrar en un fichero del sis­tema utilizando uno de los bloques estadísticos o, simplemente, los datos en bru­to. Si el archivero está evaluando un fichero de sistema, debe asegurarse de que el fichero de datos en bruto todavía se encuentre intacto y esté accesible. Los creadores de los ficheros de sistema suelen crear sus propias variables y ejecutan una serie de recodificaciones a sus propias indicaciones. Esos cambios pueden afectar sustancialmente la utilización del fichero por otra persona.

4.33 Las consideraciones técnicas de los ficheros de encuestas no tienen un alcance tan amplio como en el caso de las bases de datos, pero deben evaluarse cuidadosamente. Las interrelaciones que existen entre las variables y entre los registros desempeñarán indudablemente un papel importante en la verificación de los datos y, en consecuencia, en el costo de su tratamiento.

4.34 El instrumento de planificación que se describe más adelante puede utili­zarse para hacer una evaluación completa del fichero y ofrecer al depósito de archivo algún indicio sobre las consecuencias que puede traerle la adquisición, el tratamiento, la conservación y el aseguramiento del servicio de un fichero par­ticular.

4.35 Instrumento de planificación del fichero de encuestas

4.35.1 ¿Es éste un fichero de encuestas?

Sí

No

4.35.2 Si respondió afirmativamente, ¿qué tipo de fichero de encuestas es?

encuesta única

encuesta longitudinal

encuesta de grupo

otra (especifique)j

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4.35.3 ¿Cuál es el formato de los datos?

datos en bruto

fichero de sistema

4.35.4 (Si es un fichero de sistema) ¿Qué bloque estadístico se utilizó?

SPSS DATATEXT

OSIRIS BMD

SAS P-STAT

Otro: (especifique):

4.35.5 ¿En qué tipo de soporte físico se utilizó el bloque?

Burroughs Honneywell Xerox

CDC IBM

PDP UNIVAC

Otro (especifique):

4.35.6 Si los datos se encuentran en un fichero de sistema, ¿se ha creado un número sustancial de registros y variables?

Sí

No

4.35.7 Si contestó afirmativamente la pregunta 6, ¿se puede tener acceso a los datos en bruto utilizando el fichero de sistema?

Sí

No

4.35.8 Si contestó negativamente la pregunta 7, ¿pueden convertirse los datos a un formato en bruto?

Sí

No

4.35.9 Número de variables:

4.35.10 Número de registros lógicos:

4.35.11 ¿Contiene el fichero identificadores personales?

Sí

No

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4.35.12 ¿Es posible crear una versión del fichero para conservar los datos en el anónimo sin cambiarlos sustancialmente?

Sí

No

4.35.13 ¿Cuánto le costará al archivo la gestión de datos?

a) Costo de la adquisición costo de computadora $ (copia de cintas/documentación) persona/tiempo (días)

b) Costo del tratamiento costo de computadora $ (conversión, si procede/ persona/tiempo (días) Verificación/copias de archivo)

c) Costo de la conservación (anual) costo de computadora $ (almacenamiento en cinta/ persona/tiempo (días) rebobinado/duplicación)

d) Costo del servicio costo de computadora $ i) conservación del anónimo persona/tiempo (días)

ii) servicio al público costo de computadora $ (copia de cintas/ persona/tiempo (días) documentac ion)

Evaluación

4.35.14 ¿Está el archivo en condiciones de pagar los gastos de la gestión de los datos según el formato propuesto?

Sí (llene el formulario de evaluación)

No (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

Costo total de computadora $

Costo total por persona $

Personas/tiempo (días) $

Ficheros de series cronológicas

4.36 Las series cronológicas pueden definirse como la secuencia discreta o conti­nua de los datos cuantitativos designados para momentos específicos, que general­mente se estudian con respecto a su distribución en el tiempo. En las series cronológicas los elementos de observación se registran cronológicamente y los "registros" verdaderos del fichero están representados por variables o series. Los datos de las series cronológicas se actualizan regularmente (diariamente, semanal-mente, mensualmente, etc.) y generalmente están relacionados con la esfera de la economía. También se pueden utilizar con relación al registro de medidas. El for­mato de los ficheros de series cronológicas es sencillo en comparación con el mismo tipo de datos cuando están a cargo de un sistema de gestión de base de datos. Generalmente la gestión de los datos se efectúa.mediante bloques como MASSAGER, MATOP, DATABANK, y otros.

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4.37 Existen varios elementos importantes que es preciso conocer para evaluar los aspectos técnicos de los ficheros de series cronológicast el número de variables o series; el número promedio de registros lógicos; la frecuencia de la actualización de los registros y si se borran datos durante la actualización de los ficheros. El archivero también debe investigar si habrá una fecha de terminación para las series.

4.38 Para clasificar los datos como series cronológicas será menester que no haya ningún cambio en las variables definidas para las que se acopian los datos.

4.39 A continuación se ofrecen varios ejemplos de ficheros de series cronológicas!

Precios de venta industrial (contiene datos, ajustados y desajustados por temporada, que describen los precios de venta industrial de una variedad de productos, incluidos alimentos, productos manufacturados, ropa, materiales de construcción y vehículos);

Programa para el control semanal de los precios de los alimentos (contiene datos sobre índices de precios semanales calculados a partir de los datos de ocho ciudades).

4.40 Instrumento de planificación de los ficheros de series cronológicas.

4.40.1 ¿Es éste un fichero de series cronológicas?

Sí

No

4.40.2 ¿Qué bloque se utilizó para la gestión de datos?

MASSAGER TROLL

MATOP Otro (especifique)»

DATABANK

4.40.3 ¿Qué soporte físico utilizó el bloque?

Burroughs Honeywell Xerox

CDC IBM Otro (especifique):

PDP UNIVAC

4.40.4 ¿Cuántas series contiene el fichero?

4.40.5 ¿Cuál es el tamaño estimado del fichero?

(N° promedio de registros lógicos)

4.40.6 ¿Con qué frecuencia se acttualizan las series?

Diariamente Mensualmente Anualmente

Semanalmente Trimestralmente Otro (especifique)s

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4.40.7 ¿Conoce el departamento/organismo durante cuánto tiempo se manten­drá la actualización de la serie?

Sí (diga la fecha)s

No

4.40.8 ¿Se eliminan datos o series de los ficheros?

Sí

No

4.40.9 ¿En qué momento se pueden adquirir las actualizaciones?

4.40.10 ¿Cuánto costará a los archivos la gestión de datos?

a) i) Costo de la adquisición Costo de computadora $ (copia de cintas/ persona/tiempo (días) documentación)

ii) Adquisición proyectada Costo de computadora $ Costo de las actualizaciones persona/tiempo (días)

b) Costo del tratamiento Costo de computadora $ (conversión, si procede/ persona/tiempo (días) verificación/copias de archivo

c) Costo de la conservación (anual) Costo de computadora $ (almacenamiento en cinta/ persona/tiempo (días) rebobinado/duplicación)

d) Costo del servicio Costo de computadora $ persona/tiempo (días)

4.40.11 ¿Está el archivo en condiciones de pagar los gastos de la gestión de los datos según el formato propuesto?

Sí (llene el formulario de evaluación)

No (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

Costo total de computadora $

Costo total del personal $

Persona/tiempo (días) $

Base de datos

4.41 La base de datos es un ordenamiento complejo de datos que depende de un com­plicado conjunto de soporte lógico conocido como sistema de gestión de la base de datos (DBMS).

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4.42 La base de datos aventaja a los ficheros en la organización de los datos. Los ficheros de datos agrupan los bitios en caracteres, los caracteres en unidades elementales de información y a estas unidades en registros, mientras que la base de datos hace todo eso y además agrupa los registros en conjuntos. El conjunto se define como una colección de registros que guardan alguna relación. Cada tipo de conjunto tiene un nombre particular y puede haber un número indefinido de conjun­tos de un tipo dado. Sin embargo, cada tipo de conjuntos se define independiente­mente del resto. Un tipo de conjunto es una estructura de dos niveles que incluye los tipos de registros propietarios y los tipos de registros miembros. En el con­texto de la base de datos, estos tipos suelen agruparse en una estructura jerár­quica o de red. El encadenamiento de cada tipo de registro hasta formar un con­junto se obtiene mediante la utilización de indicadores, que generalmente están incorporados en los propios datos. Así, en la figura que aparece a continuación, que es un ejemplo de estructura jerárquica, una serie de indicadores podrían diri­gir el acceso de "A" ii B i "D" •H" según el conjunto que se necesite.

D

1

E 1

F

4.43 Los tipos de documentos del siguiente nivel contendrían, a su vez, indicado­res hacia otras ramas diversas, y así sucesivamente a todo lo largo de la jerar­quía. De ese modo, un tipo de registro se convertiría en propietario de varios miembros de tipos de registros. Se considera que este concepto de acceso mediante indicadores es una importante cualidad de la base de datos. Es también la causa de que la gestión de todas las bases de datos se efectúe en discos.

4.44 Otra característica importante que se deriva del análisis anterior es el concepto de la independencia de los datos. O sea, no es necesario tener acceso a toda la base de datos para responder a una aplicación que requiera sólo un pequeño segmento de los datos. Por lo tanto, la base de datos suele diseñarse de manera que sólo se necesite tener acceso a una parte de ella mediante un programa deter­minado para una aplicación dada.

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4.45 El soporte lógico que se emplea para definir y manipular la base de datos se conoce como sistema de gestión de la base de datos (DBMS). La estructura del DBMS es necesariamente compleja y sus indicaciones pueden estar sujetas a numerosas modificaciones con el tiempo como resultado de mejoras y avances técnicos.

4.46 En consecuencia, la base de datos depende de tres factores: la compleja estructura física relacionada con su diseño» el DBMS que sirve de sostén a la base de datos, y, a veces, el soporte físico en que se gestiona.

4.47 Los sistemas de gestión de la base de datos que con mayor frecuencia se emplean son los siguientes:

ADABAS DMS 1100 IDMS MANAGE RAPID BASIS DMS 11 IMAGE/3000 MARSVI SIR COMPOSIT-77 EDMS (XEROX) IMS/VS MIDAS SYSTEM 1022 DBMS 11 IDS/11 INQUIRE MPLDR SYSTEM 2000

TOTAL

4.48 Los sistemas de gestión de la base de datos manejan la información de tres formas distintas. Un tipo de sistema conserva todos los datos incluso después de que se actualizan los registros individuales. Por ende, estos DBMS no poseen rutina de eliminación de la información no actual. El segundo tipo son los siste­mas que substituyen la información no actual por la actualizada. Estas rutinas de eliminación pueden anular la información por completo o almacenarla en un fichero histórico, generalmente en cinta. El último tipo está compuesto por los sistemas de gestión de base de datos que operan con datos acopiados una sola vez y la información nunca se actualiza.

4.49 Suele haber tres formatos distintos en que el archivo puede aceptar la información que porporciona la base de datos. Estos son el vuelco de sistema, la cadena de caracteres descargada y la estructura secuencial de ficheros. Cada opción plantea algunos problemas que el archivero debe conocer para poder realizar una evaluación completa.

4.50 El vuelco de sistema es una copia del fichero DBMS exactamente como aparece en el disco. Esta salida presenta todos los problemas que supone cualquier vuelco de disco, entre ellos la dependencia del sistema de funcionamiento que produce el disco. También depende de la versión especial del DBMS y del tipo especial de soporte físico que creó el formato. La ventaja principal de este proceso es que volcar un disco y recargarlo en la misma máquina es relativamente económico.

4.51 La segunda opción, adquirir una salida de una cadena de caracteres descar­gada en cinta, se puede obtener con los sistemas de gestión de base de datos que permiten que los datos se "descarguen" del DBMS a la cinta en un formato utiliza-ble. En esta ordenación, cada fichero individual de la jerarquía se descarga por separado. Si bien los registros de cada fichero tienen una ordenación secuencial, los registros de una base de datos descargada de este género son de longitud variable, los identificadores de campo están empotrados y pueden repetirse varios campos de datos o tipos de registros, según los requisitos de los diferentes registros. Los campos individuales también pueden ser de longitud variable, pero como se incluyen identificadores de campo y existe una pauta lógica para la infor­mación, es posible tratar los datos en esta forma. Debe tenerse en cuenta, empero, que estas rutinas no se crearon principal ni necesariamente para tratar la infor­mación con otro soporte lógico. Por lo tanto, aunque teóricamente es posible some­ter a tratamiento la salida de la cadena de caracteres descargada con otros pro­gramas de computadora, para todos los fines prácticos sólo puede tenerse un acceso

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fácil a los datos con el empleo de una versión del mismo DBMS. A causa de ello, para utilizar la información el depósito de arvhivo o el investigador necesitarían tener acceso a la versión del DBMS que creó la información original.

4.52 La tercera opción, reestructurar los datos en registros secuenciales de lon­gitud fija, emplea un elaborado programa para copiar cada conjunto de datos en una cinta en la que se incluye un número progresivamente mayor de datos a medida que se copian conjuntos de datos de niveles inferiores de la jerarquía. En el diagrama del párrafo 4.42 supra, esto significaría que se copiaría el fichero A, luego el fichero A-B, luego el fichero A-D, luego el fichero A-G, luego el fichero A-H, luego A-B-C y así sucesivamente a lo largo de la jerarquía en sentido descendente. Otra opción sería reunir varios ficheros de datos para formar grupos de ficheros. La ventaja más importante de esta opción es que la información sería independiente del soporte físico y el DBMS originales. Por lo tanto, cualquier lenguaje de pro­gramación podría tratar los datos en cualquier máquina. Existen, no obstante, algunas desventajas graves. Primeramente, la programación que se requiere para convertir la estructura de base de datos a un formato secuencial es dilatada y costosa. Cada vez que se adquiriese una base de datos se repetirían los costos de persona/tiempo y computadora. En segundo lugar, el número de repeticiones de datos y ficheros de datos dificultarían al investigador el acceso a partes selec­cionadas de la información y su recuperación, ya que la información se encontraría en una forma inconveniente para recuperarla.

4.53 Instrumento de planificación de base de datos

4.53.1 ¿Es ésta una base de datos?

Sí

No

Si contestó negativamente, ¿se realiza la gestión de los datos mediante uno de los siguientes sistemas de gestión de la base de datos (DBMS)?

ADABAS EDMS INQUIRE RAPID

BASIS IDS II MANAGE SIR

COMPOSIT-77 IDMS MARS VI SYSTEM 1022

DMS 1100 IMAGE MIDAS SYSTEM 2000

DMS II IMS/VS MPLDR TOTAL

NOTA: Si no se realiza con ninguno de estos sistemas, analice de nuevo el tipo de datos refiriéndolo a otras categorías.

4.53.2 ¿Qué tipo de análisis se realizó originalmente con los datos? (indique % de tiempo para cada uno)

% recuperación ocasional de registros

% vinculación ocasional de registros

% producción ocasional de cuadros

% análisis estadístico ocasional

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4.53.3 ¿Qué tipo de análisis se espera que realicen los investigadores con los datos? (indique % de tiempo para cada uno)

% recuperación ocasional de registros

% vinculación ocasional de registros

% producción ocasional de cuadros

% análisis estadístico ocasional

4.53.4 ¿Se necesitará la base de datos completa para los fines señalados en 3?

Sí (pase al 6)

No

4.53.5 De no ser así, ¿qué parte de la base de datos bastará para el análi­sis de los propósitos de recuperación que se indican en 3?

toda

extracto

resumen

agregado

muestra

4.53.6 ¿Cuántas veces se espera que los investigadores tengan acceso a esta base de datos o a parte de ella?

menos de una vez al año

de 1 a 5 veces al año

de 6 a 12 veces al año

más de 12 veces al año

4.53.7 ¿Qué tipo de soporte lógico se utilizó por primera vez en la gestión de la base de datos?

ADABAS

BASIS

COMPOSIT-77

DMS 1100

DMS II

EDMS

IDS

IDMS

IMAGE 3000

IDMS/VS

INQUIRE

MANAGE

MARS VI

MIDAS

MPLDR

RAPID

SIR

SYSTEM 1022

SYSTEM 2000

TOTAL

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4.53.8 ¿Qué tipo de soporte físico dio sostén originalmente a la base de datos?

Burroughs Honeywell Xerox

CDC IBM Otros (especifique):

PDP UNIVAC

4.53.9 ¿Tendría la mayoría de los investigadores acceso razonable a un centro de cálculo automatizado que dé sostén al soporte físico y lógico descrito anteriormente?

Sí

No (convierta los datos a un formato secuencial en bruto)

4.53.10 ¿Tendrían los archivos acceso a un centro de cálculo automatizado que sirviera de sostén al soporte físico y lógico descrito ante­riormente?

Sí

No (convierta los datos a un formato secuencial en bruto)

4.53.11 Dada la información descrita anteriormente, ¿cuáles son los forma­tos de archivo óptimos para los datos?

vuelco de sistema

descarga secuencial (compacta, longitud variable)

secuencia de longitud fija

4.53.12 ¿Durante qué periodo se espera que los círculos de investigación actuales usen los datos en el formato de archivo descrito ante­riormente?

menos de un año (fecha de revisión )

de 1 a 5 años (fecha de revisión )

de 5 a 10 años (fecha de revisión )

de 10 a 15 años (fecha de revisión )

de 15 a 20 años (fecha de revisión )

de 20 a 25 años (fecha de revisión )

de 25 a 30 años (fecha de revisión )

más de 30 años (fecha de revisión )

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4.53.13 ¿Cuánto le costará al investigador reconstituir y usar la base de datos según el formato de archivo descrito anteriormente? (calcule por año)

costos de computadora

menos de $ 50

de $ 50 a $ 100

de $ 100 a $ 500

de $ 500 a $ 1.000

más de $ 1.000

4.53.14 ¿Estarían dispuestos los investigadores a pagar la cantidad des­crita anteriormente?

Sí

No (reanalice el formato de archivo)

4.53.15 ¿Cuánto costará a los archivos la gestión de los datos según el formato descrito anteriormente?

a) Costo de la adquisición (copia de cintas/preparación del programa)

b) Costo del tratamiento (preparación de documentación/ verificación de datos)

c) Costo de la conservación (anual) (almacenamiento en cinta/ rebobinado/duplicación)

d) Costo del servicio (anual) (copia de cintas/fotocopia/ restauración de la base de datos/programación)

Evaluación

4.53.16 Respecto del valor de archivo de los datos, ¿están los archivos en condiciones de pagar los gastos de la gestión de la base de datos según el formato de archivo propuesto y por el periodo que transcu­rra hasta la primera fecha de revisión del archivo?

Sí (llene el formulario de evaluación)

costo de computadora $ persona/tiempo (días)

costo de computadora $ persona/tiempo (días)

costo de computadora $ persona/tiempo (días)

costo de computadora $ persona/tiempo (días)

No (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

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Costo total de computadora $

Costo total del personal $

Personas/tiempo (días) $

Evaluación y plan de acción

4.54 Es en esta etapa que el archivero deberá reunir los resultados del análisis de contenido y el análisis técnico y justificar la decisión de adquirir los regis­tros o rechazarlos. En muchos casos, la evaluación debería ser bastante directa. Por ejemplo, un fichero podría tener un valor investigativo tan elevado y tener un costo*tan reducido en función de la adquisición, el tratamiento, etc., que se jus­tificaría plenamente la recomendación de "aceptar". Asimismo, sería muy lógico recomendar el rechazo de un fichero con valor investigativo en extremo limitado y que pudiera absorber costos sustanciales en función de la adquisición y el tra­tamiento.

4.55 En otros casos, sin embargo, podría ser más difícil argumentar la justifica­ción de aceptar o rechazar. Es posible que para ponderar el valor investigativo de un fichero en relación con su costo de adquisición, tratamiento, conservación y servicio, se necesite la asistencia y la pericia no sólo del archivero y su super­visor, sino también de los usuarios de la institución creadora, así como de cua­lesquiera grupos de investigación que pudieran tener interés en el fichero.

4.56 En la mayoría de los casos un fichero que se evalúe como "aceptable" debe ser adquirido de inmediato, pero en algunos casos podría aplazarse esa decisión. La vida operacional de los datos, por ejemplo-, y la disposición de la institución creadora para contribuir al servicio de los datos podrían muy bien afectar el momento en que se ha de efectuar la adquisición e incluso el formato de archivo.

4.57 Si la decisión de evaluación es favorable, se sugiere elaborar un plan de acción basado en la información contenida en los instrumentos de planificación. El plan de acción debe abarcar las funciones de adquisición, tratamiento, conserva­ción y aseguramiento del servicio.

Plan de adquisición

4.58 El plan de adquisición debe bosquejar las medidas que se adoptarán para adquirir un fichero de un organismo donante. Debe describir el formato de los datos, el tamaño y número de cintas necesarias, los programas necesarios, los cen­tros de computadoras que participen y las funciones generales del depósito de archivo y el organismo donante. Debe indicar también la cantidad y tipo de docu­mentación y su método de adquisición (fotocopia, microfilme, transferencia direc­ta, etc.). Si no se ha de adquirir de inmediato el fichero, deberá indicarse la posible fecha de adquisición y exponer una posible estrategia de adquisición.

4.59 De ser posible, debe calcularse el costo aproximado de la adquisición (por ejemplo, la copia de cintas, la preparación de programas, etcétera). También sería útil conocer la cantidad de recursos de personal (en tiempo y dólares por concepto de salarios). Los archiveros no podrán ofrecer esta información de inicio, pero la acumulación de experiencias en la manipulación de registros legibles a máquina para los archivos, unida al acopio y la compilación de datos de medición del fun­cionamiento, debe permitirles ofrecer este tipo de información. Estos mismos comentarios son válidos para todas las funciones de archivo que se describen a continuación.

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Plan de tratamiento

4.60 Se deberá describir la estrategia de tratamiento propuesta, y explicar las medidas que se adoptarán para someter a tratamiento el fichero adquirido a fin de darle formato de archivo. También deben describirse las verificaciones (etiqueta, vuelco, frecuencia) así como el grado de verificación (sólo vuelco parcial, veri­ficación de todos los datos, etc.). Debe incluirse además la preparación y dispo­sición de la documentación, incluido el grado en que ésta debe convertirse a una norma de archivo.

4.61 El formato final de archivo de los datos debe describirse en sentido gene­ral. Se incluirá el tamaño (número de caracteres, número de registros, etc.), la ordenación (en secuencia, vuelco de sistema, etc.), la complejidad, el número de cintas requerido, la dependencia del soporte lógico (si existe) y la dependencia del soporte físico (si existe).

4.62 De ser posible, se calculará el costo aproximado del tratamiento del fiche­ro. Este cálculo abarcará elementos como el tratamiento por computadora, la con­versión, la verificación, la preparación de documentación, etcétera. También debe ofrecerse el costo por persona.

Plan de conservación

4.63 De ser posible, debe bosquejarse una estrategia de conservación. Esta incluiría el número de rebobinados de la cinta (por ejemplo, diez rebobinados en diez años), el número de recopias de la cinta (por ejemplo, dos recopias en diez años) y la cantidad de documentación que sea necesario microfilmar o someter a otro tratamiento de conservación.

4.64 De existir información al respecto, deberá ofrecerse el costo anual de con­servación del fichero de datos, así como el costo del personal asociado con el plan de conservación.

Plan de aseguramiento del servicio

4.65 Deberá bosquejarse la estrategia que se seguirá para asegurar el servicio de los datos. Deberá describirse el tipo más probable de solicitud de investigación (como copia y documentación directas de la cinta, extracto, resumen, análisis estadístico, etcétera). De existir la necesidad de convertir el formato de archivo a un formato adecuado para la investigación, también deberá identificarse este particular. De ser posible, también sería conveniente describir el número de cin­tas que participarían en una solicitud típica de investigación y el número de solicitudes posibles por año. Deberá mencionarse cualquier arreglo especial que se haya convenido con el organismo donante o algún otro organismo en relación con el servicio de los datos. También deberá identificarse toda restricción para el acceso a los datos.

4.66 Por último, también de ser posible, deberá calcularse el costo del servicio de los datos. Este cálculo incluiría la copia de cintas, la preparación de la documentación, la programación, etcétera. Asimismo, deberá incluir el costo del personal.

Resumen

4.67 En este capítulo se describieron los procedimientos del análisis técnico de los registros legibles a máquina. Se mencionaron dos factores técnicos que deberán tomarse en cuenta incluso antes de emprender el análisis de contenido: si los

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datos son legibles (por encontrarse en tarjetas perforadas, cintas magnéticas u otro soporte de almacenamiento), y si existe documentación suficiente para eva­luar, tratar y usar los datos. También se describieron otros factores técnicos: el tamaño del fichero de datos legibles a máquina, la disposición interna o estruc­tura de los datos, el grado de dependencia del soporte lógico o el soporte físico y el formato en que se conservarán los datos.

4.68 Con el propósito de contribuir a la aplicación de los diversos factores téc­nicos, en la segunda parte del capítulo se ofreció un análisis más pormenorizado de estos atributos en función de tipos y géneros concretos de datos legibles a máquina. Estos se limitaron a ficheros de encuesta, ficheros de series cronológi­cas y bases de datos. Cada tipo de datos se definió con arreglo a una serie de características técnicas comunes, cuya principal característica es el soporte lógico con que se realizó originalmente la gestión de cada tipo de datos. También se ofreció un conjunto de instrumentos de planificación de preguntas y respuestas con cada tipo de datos para permitir un análisis más sistemático de las considera­ciones técnicas.

4.69 Sólo después de terminados los análisis de contenido y técnico, puede adop­tarse la decisión evaluativa final. En la última parte del capítulo se indica que si la decisión evaluativa es adquirir el fichero de datos, convendría elaborar un plan de acción basado en la adquisición, el tratamiento, la conservación y el ser­vicio de los datos. Se describieron los diversos factores que deberán tomarse en cuenta en relación con cada una de estas funciones de archivo.

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NOTAS

1) Para una explicación más pormenorizada de las técnicas de muestreo, etcéte­ra, véase el Capítulo V, párrafos 5.24 a 5.33 inclusive.

2) Margaret L. Hedstrom, Archives and Manuscriptst Machine-Readable Records. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago, su publicación está programada para 1984.

3) Para una explicación más pormenorizada de los procedimientos que se emplean para conservar en el anónimo los datos legibles a máquina, así como de las repercusiones que entraña esta medida, véase el Capítulo V, párrafos 5.5 a 5.18.

4) Véase John F. McDonald, The MRA and System 2000 Data Bases, informe de un proyecto especial realizado en la División de Archivos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá, abril de 1980.

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Capítulo V

OTROS ASPECTOS QUE HAN DE EXAMINARSE

5.1 En el segundo capítulo se examinaron varios factores que deben tomarse en con­sideración antes de proceder a la evaluación de los registros legibles a máquina. En lo esencial, esos factores se relacionaban con la índole o forma de la creación y la gestión de registros legibles a máquina, y los problemas que plantean a los archiveros al realizar la función de evaluación.

5.2 En este capítulo se abordarán algunas cuestiones que forman parte de la fun­ción de evaluación y que ya se mencionaron en los capítulos dedicados al análisis técnico y de contenido de los registros legibles a máquina, especialmente las rela­tivas al carácter personal de una gran cantidad de datos legibles a máquina y al papel que desempeña el muestreo en el proceso de evaluación. Se ha tomado la deci­sión arbitraria de analizar estas cuestiones individualmente, en particular para poder ofrecer una explicación más amplia de algunos de los factores que intervienen en ellas y de algunas de las formas en que se puede proceder. También se abordará en este capítulo el problema relacionado con la puesta en práctica de una política de reevaluación y el valor de ese enfoque con respecto a los registros legibles a máquina.

Evaluación de la información personal en formato legible a máquina

5.3 Muchos registros legibles a máquina contienen información confidencial que documentan la condición actual o el pasado reciente de muchas personas, empresas u organizaciones. Comoquiera que los archiveros prefieren adquirir datos a micro-nivel mejor que datos agregados, y que hacen todo lo posible por adquirir copias de los ficheros valiosos de datos legibles a máquina poco después de su creación, el resultado inevitable es que los depósitos continen un gran volumen de información contemporánea que se puede identificar con personas. A esto se suma el hecho de que será posible vincular algunos de los ficheros de datos con datos procedentes de otras fuentes. Los creadores de los ficheros de datos legibles a máquina se podrían mostrar reacios a transferir copias de esos ficheros a los archivos debido al carác­ter confidencial de la información, a la posibilidad de acceso no autorizado y a lo fácil que resulta copiar los datos.

5.4 Cuando el archivero se enfrenta a semejante situación puede ser necesario ela­borar, de consuno con la institución generadora, un procedimiento para conservar los ficheros en el anónimo cuando se trate de datos sumamente delicados. En tales casos habrá dos ficheros de datos en el depósito: uno que contenga los datos ini­ciales, es decir, sin tratar; y otro que contenga los datos presentados en un for­mato para uso público o divulgable. No se recomienda adoptar esta medida durante el proceso de evaluación. Sin embargo, quizás sea necesario que en esa etapa el archivero haga una valoración preliminar de los beneficios que podrían derivarse de conservar los datos en el anónimo, así como un estimado basado en suposiciones del costo en función del tiempo del personal y el costo de computadora que tal opera­ción entrañaría. Cabe esperar que los generadores y los usuarios de los ficheros de datos puedan prestar alguna ayuda en relación con estas cuestiones.

Conservación del anónimo o preservación del carácter confidencial

5.5 En su expresión más sencilla, el objetivo de conservar el anónimo es garanti­zar que sea muy difícil, si no imposible, identificar a una persona o a un caso individual en un fichero de datos. En teoría, un proceso perfecto de conservación

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del anónimo requeriría una amplia gama de verificaciones cruzadas de intervariables para asegurar que ninguna combinación de la información contenida en el fichero pueda utilizarse para identificar un caso particular cualquiera. Sin embargo, en el caso de ficheros de datos de tamaño apreciable este proceso resultaría poco prác­tico, sobre todo por la cantidad de trabajo que entrañaría. En los siguientes párrafos se describe brevemente un método más práctico que también puede garantizar en alto grado el carácter confidencial de los datos.

5.6 En general, los ficheros de datos se componen de uno o más de tres tipos amplios de información: información demográfica, por ejemplo la edad, el sexo, el estado civil y el lugar de residencia; información socioeconómica como la profesión, la educación y los ingresos: e información sobre las actitudes y opiniones. Este tipo de datos pocas veces permite identificar de manera exclusiva a una persona en un fichero debido a que las actitudes y opiniones no suelen corresponder a una persona determinada, y a lo difícil que resulta hallar un registro permanente relativo a las actitudes y opiniones de una persona en un momento dado. En cambio, como gran parte de la información demográfica y socioeconómica sí está a disposición del público en registros permanentes, es en estos tipos de información donde se deben concentrar los esfuerzos encaminados a ocultarlos en el anónimo.

5.7 Además de la cuestión de qué tipos de información se pueden utilizar con mayor facilidad para identificar los casos en un fichero, lo cual depende principalmente del carácter de su contenido, la preservación del carácter confidencial también pre­senta el aspecto del volumen o la cantidad. Hay dos factores importantes. El pri­mero está relacionado con el número de valores de respuesta que contiene una varia­ble, y el segundo tiene que ver con la relación entre el número de encuestados o de casos que contiene un fichero y la población total a la que éste se refiere -la población de referencia. En general, mientras mayor sea el número de valores únicos de respuesta de una variable, mayor será la probabilidad de que uno o más de ellos contengan cómputos de muy baja frecuencia. Hay que velar por que los valores con baja frecuencia de respuesta no conduzcan a la identificación de casos individuales en el fichero. A medida que aumenta el cómputo de frecuencia en los valores de respuesta de una variable, más difícil será identificar a individuos determinados en un valor dado. En cuanto al segundo aspecto, el volumen o relación entre el número de casos contenidos en un fichero y la población de referencia de los datos, a medida que aumenta el volumen del fichero y de la población de referencia se hace más difícil identificar casos.

5.8 Como el propósito del anónimo es evitar, en la mayor medida posible, la identi­ficación de casos individuales en un fichero, es necesario comprender cabalmente las formas en que puede llevarse a cabo esa identificación. En esencia, existen tres vías para identificar los casos: sobre la base de una sola característica individual; sobre la base de una combinación de características que resulte en una identificación concreta; y sobre la base de una combinación de características que permita identificar un número limitado de casos calificados.

5.9 Los objetivos más evidentes de la conservación del anónimo son los del primer tipo; es decir, las características únicas. El fichero contiene elementos de información o variables que por sí mismos identifican de forma única a los casos o a los encuestados. Ejemplo de ello son los datos de nombre y dirección, seguro social o número de seguridad social, número de la licencia de conducción y número del expediente laboral. Estos tipos de características son únicas para cada caso del fichero y para cada caso de la población de referencia. Además, por lo general existe información de este tipo fuera del contexto del propio fichero de datos y, por tanto, es posible efectuar la identificación exacta del caso. Por ejemplo, generalmente el nombre y la dirección pueden hallarse fácilmente en un directorio telefónico o urbano. Por otra parte, no toda la información única que contiene un

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fichero conduce obligatoriamente a la identificación de un caso individual. A menudo el fichero contendrá un número de secuencia único para cada caso, pero a menos que exista alguna correspondencia entre el número de secuencia del caso y otro dato de identificación, el primero no identificará un caso por sí solo.

5.10 La segunda vía para identificar los casos parte de una combinación de carac­terísticas mediante la cual se obtiene la identificación precisa. Aun cuando nin­guna de tales características proporcione la identificación única de uno o más casos, pueden conducir a ella si se toman de forma combinada.

5.11 La tercera vía para la identificación comprende una combinación de caracterís­ticas que resulta en la identificación de un caso del fichero con un número muy limitado de encuestados o de casos en la población de referencia. Es difícil tra­bajar con este tipo de posible identificación, ya que la medida adecuada depende de lo que se quiera decir con preservación del carácter confidencial. Si significa imposibilidad de identificar un caso en el fichero por tratarse de un individuo determinado de la población de referencia, podrá lograrse un nivel adecuado del carácter confidencial sin mucha dificultad. Ahora bien, si preservar el carácter confidencial significa que no se dará a conocer la información proporcionada por el encuestado en una forma que pueda tener un efecto adverso o aislado sobre éste, es probable que el criterio de identificación individual sea demasiado estrecho. La dificultad que entraña evaluar el carácter delicado de la información de un fichero, requiere que en el proceso de conservar el anónimo se proceda como si toda la infor­mación fuera delicada. Cuando parte de la información es obviamente contenciosa, hay que tomar más precauciones aún para limitar la posibilidad de una identificación siquiera cercana, si no precisa, de los casos del fichero.

5.12 Existen dos enfoques fundamentales que cabe considerar respecto de la conser­vación del anónimo de los datos legibles a máquina. El primero consiste en elimi­nar totalmente varios elementos de información del fichero, es decir, borrar las variables. El segundo es agregar la información que aparece en una o más variables de manera que desaparezcan las características de identificación al incluirlas en categorías de información sucesivamente más amplias.

5.13 Si bien la selección del enfoque más apropiado o correcto para mantener la información en el anónimo se basa fundamentalmente en consideraciones relativas a la preservación del carácter confidencial, también deberá incluir una evaluación del efecto que tendrá la eliminación o agregación o ambas de variables en la utili­dad global del fichero de datos para análisis ulteriores^. En cierto sentido se trata de un análisis costos/beneficios del proceso de conservación del anónimo, en el que el beneficio es la preservación del carácter confidencial y el costo es el grado de pérdida de información resultante. Borrar variables de un fichero o agre­gárselas siempre trae como consecuencia una reducción de la utilidad de los datos para el análisis secundario. Eliminar información de un fichero representa siempre una pérdida absoluta de información. Cualquiera que sea la cantidad de conocimien­tos sobre el grupo de estudio contenido en la variable eliminada, se hace total­mente inasequible para los investigadores y, puesto que la información acopiada para incluirla en un fichero de datos generalmente tiene un fin determinado e importante, su eliminación afecta la utilidad de los datos restantes. La agrega­ción también representa una pérdida de información aunque, generalmente, no tan completa como en el caso de la eliminación. El efecto de la agregación es reducir el carácter específico de los datos. Mientras más agregaciones sucesivas sufra una variable, serán menos las investigaciones que se pueden acometer y menos los pro­blemas que se pueden analizar. En resumen, cualquiera que sea el enfoque utilizado para conservar el anónimo de un fichero, es preciso lograr un equilibrio entre la necesidad de preservar su carácter confidencial y el efecto que tiene la pérdida de información en la utilidad de los datos con fines investigativos. Estos son aspec­tos que el archivero deberá tener en cuenta, al menos de forma general, cuando

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efectúe el análisis del contenido de la información. Como se señaló anteriormente, el nivel o grado de agregación y el carácter personal de la información pueden afec­tar decisivamente el resultado de la evaluación.

5.14 La eliminación de una o más variables como método para preservar el carácter confidencial deberá aplicarse siempre como último recurso. En general, este método sólo es necesario cuando se trata de una información que asigna un solo valor único a cada encuestado o caso, como por ejemplo, el seguro social o el número de la seguridad social. Dado que las variables de este tipo suelen aparecer en los fiche­ros sólo como medios para identificar cada caso y no como elementos de información vitales para los fines investigativos del fichero, pueden borrarse sin perjudicar la utilidad de éste.

5.15 Siempre que sea posible, debe preferirse la agregación como método para con­servar en el anónimo un fichero de datos. Se trata, en esencia, de un proceso de recodificación o combinación de los valores de una variable hasta obtener niveles sucesivamente más elevados o más amplios de generalidad en el factor que se mide. Cuando se impone la agregación para mantener el carácter confidencial, existen dos formas principales de recombinar los valores de una variable. La primera consiste en recodificar todos los valores. Luego se reagrupan todos los valores de res­puesta de la variable de forma tal que ésta, ya recodificada, mida la caracterís­tica específica correspondiente a un nivel más alto de generalidad. Aunque en el proceso se pierde algo de la información, una recodificación de este tipo mantiene parte de la característica original de la variable. En general, este enfoque sólo deberá emplearse cuando el cómputo de todos y cada uno de los valores de la varia­ble sea tan pequeño que exista una probabilidad bastante alta de identificar los casos de que se trate, ya sea mediante la variable solamente o mediante su combina­ción con otras variables del fichero.

5.16 Una situación más común en el proceso de conservar el anónimo de un fichero, se produce cuando uno o dos valores de una variable contienen sólo una o un número reducido de respuestas. En tal situación, dicho proceso puede llevarse a cabo de dos formas. La primera, y a la vez la más aconsejable, es combinar el valor único con otro al que esté muy vinculado conceptualmente. Aunque este procedimiento aca­rrea alguna pérdida de información, esa pérdida se limita a los valores que inter­vienen y los restantes conservan sus pormenores. Sin embargo, en algunas situacio­nes quizás no exista otro valor de la variable que tenga suficiente vinculación conceptual con el que requiere agregación. En una situación de este tipo tal vez sería adecuado combinar el valor determinado con un valor no disponible de esa variable, con lo que se trataría el caso individual como una información que la variable no posee. La recodificación del valor de una variable con un código de datos que faltan se recomienda en especial cuando no se trata de combinar dos valo­res vinculados conceptualmente, sino de que no existe otro valor en el que podría incluirse aquel que presenta el problema. Es probable que esto ocurra sobre todo cuando el valor del problema es absolutamente diferente al resto de los valores de la variable.

5.17 Para conocer con certeza cuáles valores de qué variables o combinaciones de variables podrían servir para identificar uno o más casos individuales, sería nece­sario invertir mucho tiempo en la tabulación cruzada y la evaluación. Generalmente, no es práctico realizar un examen tan completo cuando se trata de ficheros con muchas variables. Aunque no existen normas rígidas acerca de cuándo se debe agre­gar información, el enfoque general es que siempre que una variable proporcione información muy detallada sobre una característica especialmente "visible" de los casos de que se trate, deberá analizarse cuidadosamente el valor de respuesta único que contenga tres o menos casos, sobre todo cuando ese valor represente una porción pequeña de la población de referencia. Esta última calificación se refiere al hecho de que aunque un valor de variable puede contener muy pocos casos, si la

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población de donde se extrajeron los datos de ese mismo valor es numerosa puede resultar muy difícil identificar a una persona.

5.18 Aunque casi todos los tipos de variables demográficas o socioeconómicas podrían servir para identificar casos particulares en un fichero, los tipos de variables más frecuentes son los que se relacionan con el lugar de residencia, la profesión, la educación y los bienes, y, en menor grado, las variables de edad, fecha de inmigración, religión y antecedentes étnicos. Estas son de interés espe­cial ya que, generalmente, la información que contienen se encuentran fácilmente en fuentes distintas de los ficheros de datos2).

Repercusiones del flujo transnacional de datos

5.19 El flujo transnacional de datos se define como "las instrucciones o datos legibles a máquina o de lectura automática que se transmiten o envían a través de las fronteras nacionales a fin de tratarlos, almacenarlos o recuperarlos, utili­zando en la mayoría de los casos sistemas de computadoras y de comunicación e inter-fases". La convergencia de las computadoras y las comunicaciones se desarrolla rápidamente, tanto entre países como a nivel nacional. De hecho, el rápido aumento de las redes de sistemas de computadoras y de transmisión de datos interconectados a escala mundial han conferido un carácter internacional a asuntos tradicionalmente nacionales. Además de la interconexión de redes nacionales de comunicación, la velocidad con que circulan los datos en volúmenes crecientes, más allá de las fron­teras nacionales y la naturaleza "no física" de esa circulación han traído como consecuencia que muchos de los métodos tradicionales empleados por los países para mantener su soberanía ya sean obsoletos o inaplicables. La capacidad de las tecno­logías nuevas para acopiar, manipular, almacenar y transmitir eficaz y eficiente­mente enormes cantidades de datos ha provocado inquietudes respecto de su vulnera­bilidad, dependencia y carácter confidencial, de los cuales es muy importante el aspecto relativo a la protección de los datos personales (es decir, su carácter privado).

5.20 Desde el punto de vista práctico, las fronteras físicas nacionales tienen poco o nada que ver con el número cada vez mayor de redes de comunicaciones por computadoras. Por esta razón, la extensión directa de los mecanismos que se han mantenido dentro de las fronteras nacionales en el mundo físico al mundo de los dígitos electrónicos puede presentar algunos problemas. Con todo, es el procedi­miento que han adoptado una serie de países. Estas medidas se han fundamentado generalmente en las inquietudes sobre el carácter privado de los datos y, en esen­cia, consisten en establecer prohibiciones para la "exportación" de datos legibles a máquina que reúnan determinadas condiciones. Es obligatorio que los archiveros se familiaricen con toda la legislación de esta índole cuando evalúen el valor jurí­dico de los datos legibles a máquina.

5.21 El surgimiento de flujos transnacionales de datos comunicados por medios elec­trónicos ha tenido múltiples consecuencias relacionadas con la soberanía de las naciones. De ellas, la fundamental es el no poder aplicar las leyes del país a los datos almacenados en el exterior. Huelga decir que esto afecta los derechos de secreto que otorga la legislación nacional a sus ciudadanos, cuando se almacena fuera del país información personal sobre ellos. Asimismo, afecta la preservación del carácter confidencial de la información que se considere como tal en virtud de la legislación de un país, en los casos en que dicha información abandona esa juris­dicción. Otras repercusiones de este problema son la posible frustración de políti­cas oficiales que requieren la generación de información con miras a adoptar deci­siones y órdenes judiciales para elaborar determinados registros, cuando éstos y la información se encuentran fuera de la jurisdicción territorial del país. Pero al mismo tiempo, cada país tiene jurisdicción plena y total para aplicar sus leyes

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ât, los datos generados en otro país que se encuentran almacenados dentro de sus lími­tes nacionales.

5.22 Además de la inquietud acerca del carácter privado de los datos, la existen­cia de bancos de datos personales en el exterior plantea problemas concretos rela­cionados con la soberanía cultural. Por ejemplo, si un sindicato internacional automatizara sus actividades de conservación de registros y mantuviera sus archivos y bases de datos en su sede en el exterior, los futuros investigadores que estudia­ran la historia laboral de una ciudad o determinada actividad industrial del país afectado se verían obligados a salir de éste y pedir autorización a personas que no son nacionales de dicho país para tener acceso a la información nacional pertinente, suponiendo, que los datos existieran todavía. Es evidente que se trata de un aspecto muy singular del flujo transnacional de datos que incide en la soberanía cultural y no guarda relación alguna con las consideraciones sobre el carácter pri­vado de los datos^).

5.23 Tanto desde el punto de vista nacional como internacional es muy necesario que se elaboren leyes o se modifiquen las existentes para poder dar respuesta a los requisitos del flujo transnacional de datos comunicados por medios electrónicos. El presente estudio no pretende en modo alguno explicar lo que conviene hacer en esta esfera determinada ni cómo debe hacerse. Al plantear el tema del flujo trans­nacional de datos, el autor ha querido presentar una serie de aspectos que pueden llegar a tener importancia cada vez mayor a la hora de evaluar los datos legibles a máquina.

Muestrto de registros legibles a máquina

5.24 Puede haber ocasiones en que el volumen de un fichero de datos legibles a máquina sea tal que el archivero tenga que tomar en consideración la necesidad de efectuar un muestreo de la información. Aunque el enfoque o los criterios que aplique el archivero en el muestreo pueden variar según la institución de archivos o el país de que se trate, hay una serie de principios básicos que deberán tomarse en cuenta, independientemente del criterio o enfoque que se aplique. Por lo tanto, esta sección se limitará a esbozar brevemente aquellos factores que es preciso con­siderar si el archivero decide que debe tomarse una muestra de la información como resultado de su evaluación de los registros. En muchos sentidos, los factores ana­lizados no son exclusivos de los registros legibles a máquina pero deben aplicarse por igual a toda la información independientemente del medio físico donde ésta res ida4).

5.25 Con frecuencia los ficheros de casos de las instituciones estatales contienen información sobre todos los aspectos relativos a la población, industria y desarro­llo de un país. Consisten en grandes bloques de ficheros que, en esencia, contie­nen el mismo tipo de información. Por su enorme volumen a menudo es preciso apli­car procedimientos de muestreo para generar un registro histórico o de archivo que sea representativo.

5.26 Al crear ficheros de casos, las instituciones oficiales elaboran paralela­mente copias y extractos en forma micrográfica y en formatos legibles a máquina. De hecho, no pocas veces la información que aparece en los ficheros de casos se encuentra en formatos de papel, después se sustituye por microfilmes para reducir el volumen y finalmente se pasa a un formato legible a máquina para mejorar la eje­cución del programa. Es frecuente que un registro del fichero de casos sobre una persona o una empresa tenga al mismo tiempo un componente de papel, de microforma y de tratamiento electrónico de datos. Por lo tanto, de ser posible la estrategia de muestreo utilizada por los depósitos de archivos deberá desarrollarse de forma tal que pueda aplicarse por igual a documentos cuyo soporte sea el papel, a microformas

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y a registros legibles a máquina. Lo primero que debe tenerse en consideración al realizar un muestreo de este tipo de registros es seleccionar los más completos, que no estén reproducidos en otra parte y que sean de fácil muestreo, almacena­miento, servicio y recuperación. Además, para que un método de muestreo sea viable, es necesario saber quiénes están creando los ficheros de casos, a qué velocidad lo hacen y cuál es el formato, además de las cantidades que se mantienen en institu­ciones estatales.

5.27 El archivero utiliza dos tipos generales de muestreo: el cualitativo y el cuantitativo. El muestreo cualitativo es el proceso que se describe en los capítu­los tres y cuatro del presente estudio. En otras palabras, en el muestreo o la evaluación cualitativa, los ficheros o registros se seleccionan sobre una base cua­litativa o sustantiva, en ocasiones por su interés como objeto y contextual tanto como por su valor informativo o de contenido. Por otra parte, el muestreo o evalua­ción cuantitativa exige, o en realidad debería exigir, la aplicación de técnicas estadísticas o científicas.

5.28 Con respecto a la mayoría de los programas oficiales, los archiveros identi­ficarán para su conservación en archivos prácticamente todos los ficheros de polí­tica, un número significativo de ficheros operativos y, de vez en cuando, una mues­tra de los ficheros de casos. Hasta la fecha, la mayoría de las muestras de los ficheros de casos se han tomado sobre bases que no son estadísticas ni científicas. Más que seleccionarlos atendiendo a un contenido de información representativo, a menudo los ficheros de casos se han retenido para documentar los tipos de formatos utilizados y proporcionar así una percepción más amplia de las operaciones o la administración de un programa determinado. Aunque este enfoque puede satisfacer a la clientela tradicional de los archivos, por ejemplo los historiadores políticos y administrativos, no se aviene al carácter variable de los registros oficiales (es decir, el volumen creciente, los ficheros .por casos y las tecnologías de almacena­miento múltiple), ni a las modalidades cambiantes de los métodos de investigación, las actividades y los intereses de la ciencia social (o sea, la "historia a partir de la base hasta el nivel superior", el empleo de métodos y técnicas cuantitativas, y la reconstrucción del pasado mediante microdatos encadenados).

5.29 También es importante recordar que, en las actividades cotidianas de las empresas y el Estado, el muestreo es un instrumento de uso corriente muy apreciado para la administración, la medición de los resultados, el control de la calidad, la evaluación de programas, la planificación, y otras actividades. En el pasado dece­nio se produjo también un rápido aumento del uso de muestreo y los métodos cuanti­tativos conexos por los expertos en ciencias sociales. Esta tendencia responde perfectamente al hecho de que el fichero de casos se ha convertido en el punto de interacción entre el Estado y el individuo, la empresa y la organización.

5.30 Sin embargo, cabe hacer una advertencia. Es harto frecuente que el muestreo se lleve a cabo para reducir el volumen y pocas veces tiene en cuenta la esencia de la información que contienen los registros propiamente dichos. En muchas de las cuestiones que se relacionan con el muestreo intervienen las mismas consideraciones, análisis y criterios que los archiveros deben tener presentes cuando evalúan el con­tenido informativo de los registros. Si la unicidad o la importancia de cada regis­tro es lo fundamental, esos registros no se deben someter a muestreo. Por consi­guiente, el muestreo debe efectuarse cuando el registro o fichero determinado carece de importancia particular, pero más bien cuando la información del registro o del fichero proporcionará al investigador una visión de un aspecto, cambio o ten­dencia en particular con relación a la sociedad. En suma, el muestreo no debe ser un sustituto de la evaluación. Es simplemente un instrumento muy poderoso de que se vale el archivero al aplicar una decisión evaluativa.

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5.31 Existen varios factores o parámetros que los depósitos de archivos podrían considerar como, por ejemplo, el medio en el que desearían efectuar el muestreo.

5.31.1 El plan de muestreo que se emplee para los ficheros de casos debe ser aplicable también a los soportes de papel, microfilme, formatos legibles a máquina y demás componentes del soporte de almacenamiento, y resultar adecuado para las diversas tecnologías empleadas.

5.31.2 El plan de muestreo deberá ser eficaz en función de los costos, fácil y sencillo de aplicar, así como viable desde el punto de vista administrativo dada la limitada disponibilidad de recursos financieros y humanos.

5.31.3 El plan de muestreo seleccionado deberá ser sencillo, y, de ser posi­ble, uniforme para todos los organismos oficiales.

5.31.4 El plan de muestreo deberá ser uniforme durante un periodo largo, a fin de elevar al máximo las probabilidades de crear registros longitudinales y posi­bilidades para la investigación.

5.31.5 El plan de muestreo deberá elevar al máximo las posibilidades de enlace de registros.

5.31.6 El plan de muestreo para los ficheros de casos deberá reducir al mínimo el desvío general en el plano global u oficial, y cuando éste sea inevitable en un sector determinado, deberá conocerse el grado de desvío posible.

5.31.7 El plan de muestreo deberá prestarse fácilmente a la realización de un muestreo suplementario para fines determinados cuando el archivero lo considere adecuado y necesario.

5.32 La aplicación de una estrategia para el muestreo de archivo que utilice el muestreo sistemático dirigido o cualquier otro plan de esta índole, deberá hacer posible determinar rápidamente y con un alto índice de exactitud si existe o no un registro sobre una persona, empresa u organización determinadas en el depósito de archivos. Cuando se efectúa el muestreo se destruye toda la serie del fichero de casos excepto la muestra. No será posible utilizar estos documentos de archivos ni a favor ni en contra de una persona, empresa o tercera parte, ya que todos los demás documentos de índole similar se habrán destruido intencionalmente de confor­midad con un plan de registros. Además, esos registros de muestra del fichero de casos se habrían destruido de no haber sido por la decisión deliberada y consciente del archivero de conservarlos, no como registros individuales, sino como un grupo de registros representativo de las características de la serie del fichero de casos.

5.33 Por lo tanto, es extremadamente importante que la información registrada e incluida en el depósito de archivos como resultado del muestreo no se pueda utili­zar más en función de decisiones administrativas que afecten directamente a la parte interesada, salvo con el consentimiento mutuo de todas las partes que. inter­vienen. De lo contrario, se derivarán irregularidades positivas o negativas del hecho de que aún hay determinada información a disposición de unos y no de otros. De igual forma, la muestra de archivo deberá considerarse jurídicamente "muerta". En otras palabras, la información registrada que existe como muestra de archivo no deberá estar disponible para su empleo en ningún litigio civil o penal ni en la aplicación de leyes o reglamentos a menos que todas las partes interesadas consien­tan en ello. Esto se debe a que todo el otro material similar se ha destruido y la persona, empresa u organización cuyo material está retenido en la muestra no deberá poder utilizarlo en beneficio propio ni se deberá utilizar ese material en su per-juicio5).

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Revaluación de los registros legibles a máquina

5.34 Debido a los costos sustanciales que representaría la conservación a largo plazo, incluida la conversión de los datos a formatos corrientes para evitar el envejecimiento tecnológico, es posible que no todos los ficheros de datos legibles a máquina adquiridos por un depósito de archivos se retengan permanentemente. Podría analizarse el establecimiento de una política de revaluación a fin de deter­minar qué ficheros de datos deberán conservarse y por qué tiempo^).

5.35 Una forma práctica de aplicar esta política sería fijar una fecha de revisión a todos los ficheros de datos legibles a máquina tan pronto son adquiridos por el depósito de archivos. La fecha sería sugerida por el archivero y aprobada por el funcionario de archivos pertinente. La fecha de revaluación o revisión deberá basarse en una serie de consideraciones. Una de éstas debe ser el tiempo durante el cual cabe razonablemente esperar que los datos tengan valor para los círculos de investigación (cinco, diez o más años). Otra consideración podría ser las condi­ciones de su conservación. Por ejemplo, aunque el depósito de archivos haya adqui­rido la copia de un fichero de datos, la institución creadora de los registros puede haber convenido en asegurar el servicio del fichero hasta el final del periodo de retención. En ese caso la fecha de revisión sería la fecha de termina­ción del periodo de retención, momento en que el depósito de archivos podría optar por cambiar las condiciones de conservación, el formato de los datos y otros aspec­tos. La fecha de revisión también debe reflejar las condiciones o requisitos esta­blecidos por la institución que transfiere y las restricciones para el acceso a los datos, o si éstos representan una sola fuente o forman parte de una serie o colec­ción. Sin embargo, ninguna fecha de revisión deberá exceder los treinta años y, para la mayoría de los ficheros de datos, la revisión deberá efectuarse con una frecuencia de cinco a diez años.

5.36 El proceso de revaluación debe ser el mismo utilizado para la evaluación ini­cial; es decir, incluye los análisis de contenido y técnico que se describen en los capítulos tres y cuatro del presente estudio. Ahora bien, en esta ocasión el proceso requerirá mucho menos tiempo, ya que se conocerán de antemano la legibili­dad de los datos y la disponibilidad de la documentación necesaria. Al efectuarse la revaluación debe de existir una información más concreta que cuando se realizó la evaluación inicial: cantidad y naturaleza de las solicitudes de investigadores, posibilidades para actividades de investigación y costos de almacenamiento y posi­bles conversiones técnicas. En aquellos casos en que haya que revaluar al mismo tiempo un número de ficheros de una serie o colección de ficheros de datos, sólo será necesario revisar una muestra representativa. Cuando se revalue un fichero de datos que forma parte de una serie o colección, deberá revisarse dentro del con­texto de la serie o colección ya que tal vez su valor particular sólo se ponga de manifiesto como parte de un conjunto mayor.

5.37 Todos los datos se considerarán inocentes mientras no se demuestre su culpa­bilidad. En otras palabras, se considerará que todos los datos objeto de revisión merecen la conservación continuada en el archivo a menos que la revisión demuestre claramente que el costo y demás factores de su conservación exceden en gran medida su valor para la investigación.

5.38 Cuando se efectúa una revaluación deben tomarse en cuenta una serie de medi­das de salvaguardia. Ante todo, el archivero deberá asegurar que el fichero ha estado en circulación el tiempo suficiente para dar a conocer su existencia y dis­ponibilidad. En segundo lugar, se debe analizar la consulta con los investigadores y usuarios reales o posibles. En tercer lugar, se podría convocar a un grupo de archiveros en los casos en que se ponga en tela de juicio la naturaleza de los datos y su valor de archivo.

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5.39 Si como resultado del proceso de revisión queda claramente demostrado que el depósito de archivos no debe retener por más tiempo un fichero de datos, éste se deberá poner a prueba durante un periodo que puede ser de uno o dos años. Durante este tiempo de prueba se harán todos los esfuerzos posibles para garantizar que se informe a los círculos de investigación, a los otros archivos y bancos de datos y, especialmente, la institución generadora, que el fichero de datos se eliminará a menos que pueda restablecerse su valor. En caso de que una persona u organización se interesara en utilizar los datos o presentara argumentos convincentes en favor de su retención, el depósito de archivos retendría el fichero sin más trámite y le asignará una nueva fecha de revisión. En algunos casos se podría llegar a un acuerdo para transferir el fichero de datos al organismo interesado. Por otra parte, si se demostrara claramente que ninguna persona u organización ha expresado interés por los datos, éstos se eliminarán al concluir el periodo de prueba.

5.40 Cabe señalar que aunque el procedimiento esbozado anteriormente podría consi­derarse demasiado complicado y complejo para justificar el tiempo que requiere, si la evaluación inicial se efectuó correcta y minuciosamente el resultado del proceso de revisión debe ser una franca confirmación de la primera decisión. Sin embargo, en el caso de los ficheros que, según los resultados de la revaluación, carecen de valor suficiente para justificar su retención a largo plazo, el autor considera que el tiempo invertido en el proceso de revaluación es una inversión beneficiosa. El costo puede ser de menor cuantía si se consideran los gastos que representa la con­servación de registros legibles a máquina durante mucho tiempo.

Resumen

5.41 En este capítulo se ha descrito bastante detalladamente el proceso de conser­var el anónimo de los datos mediante la eliminación de variables o su agregación. Se explicaron las ventajas y desventajas de cada método, de los cuales el más acep­table es la agregación. Se plantearon varias cuestiones relativas a los flujos transnacionales de datos (es decir, la transferencia de datos legibles a máquina a través de las fronteras nacionales como resultado de los enlaces entre las comuni­caciones y las computadoras), con énfasis especial en la información personal sobre ciudadanos de un país que se encuentra localizada en una base de datos en otro país. En la segunda sección del capítulo se abordó la importancia del muestreo en el pro­ceso de evaluación, y se hizo hincapié en el establecimiento de una estrategia de muestreo que pueda aplicarse igualmente a los documentos textuales, a las microfor­inas y a los registros legibles a máquina. En la última parte del capítulo se brin­dan algunas sugerencias sobre la forma en que podría aplicarse una política de reva­luación de registros legibles a máquina y se describen algunos de los factores que deben tomarse en consideración.

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NOTAS

1) Véase el Capítulo III, párrafo 3.12.

2) Gran parte de la información que aparece en esta sección sobre la conservación del anónimo y la preservación del carácter confidencial ha sido tomada de Report on Data File Anonymization, preparado por Kevin Selbee como resultado de un contrato de servicios personales, servicio concertado con la División de Archivos de Documentos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá, agosto de 1979.

3) Los aspectos presentados en esta sección se han basado en Report on Sovereignty Aspects of Transborder Data Flows preparado por el Dr. J.V. Th. Knoppers en septiembre de 1982, bajo contrato con el Canadian Department of Communications. Este fue uno de los diversos temas que abordó el Interdepartmental Task Force on Transborder Data Flows, creado en febrero de 1981 en coordinación con el Departamento de Comunicaciones.

4) Para un estudio sobre los enfoques o las técnicas de muestreo internacionales los lectores deberán consultar a Felix Hull, The Use of Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Study with Guidelines, Programa General de Información y UNISIST, Unesco, París, 1981.

5) Para una explicación más detallada de los aspectos presentados en esta sección y un análisis completo de la estrategia y la metodología de muestreo propues­tas para los Archivos Públicos del Canadá, véase Report on Archival Sampling Strategy and Related Issues, elaborado por el Dr. J.V. Th. Knoppers bajo con­trato con la División de Archivos de Documentos Legibles a Máquina de los Archivos Públicos del Canadá, octubre de 1983.

6) En su artículo "No Grandfather Clause: Reappraising Accessioned Records", The American Archivist, Volumen 44, ne 2, primavera de 1981, págs. 143 a 150, Leonard Rapport aplicó la propuesta de revaluación a los documentos textuales oficiales. La sugerencia de establecer una política de revaluación para los registros legibles a máquina se basa en una propuesta anterior de Rapport.

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Capítulo VI

DIRECTRICES

6.1 El objetivo del presente capítulo es facilitar a los lectores conclusiones sumarias redactadas en forma de recomendaciones políticas y prácticas o de direc­trices. Los números que aparecen entre paréntesis se refieren a determinados párra­fos del estudio en los cuales se brinda una explicación más completa del tema o de los temas de que se trate.

6.2 Los archiveros que administren registros legibles a máquina deben conocer la terminología básica relacionada con el tratamiento de datos y con las operaciones de los sistemas de computadoras (1.2 a 1.41).

6.3 También es importante que los archiveros conozcan la naturaleza de los regis­tros legibles a máquina y en qué se diferencia la información legible a máquina de otros tipos de información, como por ejemplo los documentos textuales y las micro-formas (1.42 a 1.45). Los registros legibles a máquina presentan una serie de características especiales que es preciso conocer (1.46 a 1.49), así como sus fuen­tes (1.50 a 1.51) y su utilización (1.52 a 1.55).

6.4 Es posible que algunas instituciones de archivos no puedan trabajar con regis­tros legibles a máquina debido a las limitaciones impuestas por las autoridades estatutarias y de reglamentación. Entre estas limitaciones figura el tipo o género de registros que pueden adquirir las instituciones de archivos, así como restric­ciones para la adquisición de registros recientes. Los administradores de archivos pueden resolver cada uno de estos problemas de diversas formas (2.3 a 2.9).

6.5 Al evaluar registros legibles a máquina, surge una serie de problemas con los cuales el archivero debe estar familiarizado. Uno de ellos es la existencia de datos en los organismos estatales centrales que suelen ser una compilación de datos generados por otras jurisdicciones estatales, y que no contienen indicaciones res­pecto de qué instancia posee los datos y controla el acceso a ellos (2.11 a 2.14). Otro problema es el control de registros legibles a máquina creados bajo contrato con el Estado o como resultado de donaciones para la investigación (2.15 a 2.23).

6.6 Es de suma importancia que se establezcan programas de gestión de registros mediante el tratamiento electrónico de datos a fin de garantizar que los depósitos de archivos cuenten con un programa de adquisición sistemática de datos legibles a máquina. De esta forma, los archiveros pueden identificar y evaluar debidamente los registros legibles a máquina creados en la jurisdicción particular en que labo­ran. Si bien uno de los argumentos fundamentales que se han esgrimido en favor del programa tradicional de gestión de documentos ha sido el ahorro que representa el almacenamiento de cantidades voluminosas de documentos poco utilizados en depósitos de bajo costo, los análisis costos-beneficios de la gestión de registros mediante tratamiento electrónico de datos aún se encuentran en una etapa incipiente (2.26 a 2.36).

6.7 La depuración desempeña un papel fundamental en la política y los procedimien­tos tradicionales de gestión de documentos. En cambio, no sucede así en el ámbito del tratamiento electrónico de datos ya que, si se permitiera que los encargados de los sistemas de computadoras hicieran su voluntad, eliminarían automáticamente la información no deseada o innecesaria. Por esta razón, es absolutamente necesario que en la fase de diseño o planificación del sistema se establezcan planes de registros para la información legible a máquina destinados a aplicaciones o progra­mas nuevos (2.38 a 2.51). Asimismo, es importante recordar que, por lo general,

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las limitaciones de los archivos para la información legible a máquina son diferen­tes a sus limitaciones para los documentos de papel (2.52).

6.8 Los archiveros seguirán trabajando con los gestores de documentos, al menos en cierta medida, en lo que concierne a la programación de los registros legibles a máquina. Ahora bien, deberán trabajar sistemáticamente con el personal de trata­miento electrónico de datos de los organismos que generan los documentos a fin de garantizar la correcta identificación, inventario y programación de los registros legibles a máquina.

6.9 La evaluación de registros legibles a máquina comprende la evaluación de la información que contienen (análisis de contenido) y la evaluación de sus aspectos técnicos (análisis técnico). El análisis de contenido abarca las actividades tra­dicionales de la evaluación de archivos conjuntamente con algunas consideraciones nuevas relacionadas especialmente con los registros legibles a máquina. Por su parte, el análisis técnico es una actividad relativamente joven en la evaluación de documentos pero sumamente importante en la evaluación de registros legibles a máquina.

6.10 Los registros legibles a máquina pueden tener valor probatorio si contribuyen a las políticas o decisiones adoptadas por un departamento u organismo, o si docu­mentan operaciones y procedimientos significativos. En la sección del estudio que trata sobre la aplicación del análisis de contenido a las diferentes categorías individuales de información (3.18 a 3.66) se dan ejemplos de registros legibles a máquina que pueden tener valor probatorio.

6.11 Los archiveros deben considerar también el valor jurídico de los registros legibles a máquina que evalúan. Existen por lo menos tres factores que podrían influir en la determinación del valor jurídico. El primero es si estos documentos son admisibles como prueba ante un tribunal (3.5). El segundo factor es la rela­ción que existe entre los registros y las leyes del derecho de autor, tanto en el plano nacional como, llegado el caso, en el internacional. Toda disposición espe­cial que se refiera a los programas de computadoras o al soporte lógico (3.6) tiene una importancia particular. El tercer factor es la existencia de cualquier ley que estipule la retención de algún tipo de registro por un periodo establecido en vir­tud de determinados requisitos jurídicos. Este caso se aplica en particular a las leyes que incluyen los datos legibles a máquina con su documentación suplementaria en la definición de "documentos" que deben ser retenidos por periodos determinados (3.7) .

6.12 Otro factor jurídico que los archiveros deben conocer al evaluar registros legibles a máquina es si existe alguna legislación que impida la "exportación" de tales registros, generalmente con información personal, del país donde fueron crea­dos. Así es como han respondido algunos países a los efectos del flujo transnacio­nal de datos comunicados por medios electrónicos. Hay algunas otras cuestiones relativas a la soberanía que tienen que ver con el flujo transnacional de datos y que los archiveros también deben conocer (5.19 a 5.23).

6.13 Desde el punto de vista del análisis de contenido, el criterio fundamental de evaluación es el valor de la información que contienen los registros para fines distintos a aquellos para los que fueron creados. La determinación del valor de la información de los registros legibles a máquina es similar a la evaluación que se hace de otros tipos de información para hallar su valor potencial para la investi­gación, a saber, evaluar la importancia del contenido temático para la investiga­ción actual y futura. Con todo, existen varios factores exclusivos de los regis­tros legibles a máquina que se deben tener en consideración al evaluarlos para

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determinar su valor informativo. Uno de estos factores es la unicidad de la infor­mación o de su formato (1.46 a 1.49 y 3.9 a 3.11). Un segundo factor es la posibi­lidad de vincular los registros (3.13). Otro factor importante que hay que conside­rar es el nivel de agregación (3.12 y 5.12 a 5.18).

6.14 El análisis de contenido debe realizarse en coordinación con los usuarios del personal que trata los datos y otras personas que estén relacionadas con la informa­ción descrita en el fichero. Es importante recordar que para poder realizar el aná­lisis de contenido, el archivero debe haber obtenido primero la información deta­llada sobre la organización, la estructura de información de ésta, el propósito del fichero de datos legibles a máquina, la metodología utilizada, su empleo en el pro­grama concreto, sus relaciones con otros programas de la Organización e incluso el criterio del usuario en lo que se refiere a su utilidad para la Organización y para posibles círculos de investigación.

6.15 Antes de determinar el valor histórico o el valor investigativo a largo plazo de los registros legibles a máquina, es necesario decidir primero si la información contenida en cintas, tarjetas perforadas, discos flexibles u otros soportes se puede leer (4.4 a 4.6). Asimismo, debe decidirse si los registros legibles a máquina están acompañados de la documentación necesaria, compuesta al menos por el diseño de registro y un libro de códigos para evaluar y procesar los registros, y suficiente información para que el investigador pueda utilizarlos (4.7 y 4.8). Si los datos se pueden leer y se cuenta con una documentación adecuada, el archivero puede entonces iniciar el análisis de contenido de los registros legibles a máquina y un a;.álisis técnico más detallado de su ordenación y de los problemas que podrían presentarse debido al almacenamiento a largo plazo.

6.16 Al efectuar el análisis técnico detallado hay que tener en cuenta varios fac­tores. Uno de ellos es el tamaño del fichero de datos legibles a máquina. Si el tamaño del fichero presenta dificultades, probablemente el archivero tendrá que con­siderar la posibilidad de obtener solamente una muestra de los registros. Para esto, el archivero tendrá que determinar el efecto que podría tener el muestreo en el valor informativo. Es importante recordar que el muestreo no sustituye la eva­luación. Es simplemente un instrumento muy poderoso de que se vale el archivero para aplicar una decisión de evaluación (5.24 a 5.33).

6.17 Otro factor que se debe tener en cuenta al realizar el análisis técnico deta­llado es la ordenación interna de los datos. Generalmente la ordenación de los registros individuales en la bobina de la cinta no es un factor importante, pero los códigos de caracteres utilizados y la dependencia de determinados programas de computadora sí pueden afectar notablemente el tratamiento de los datos (4.11 y 4.12) .

6.18 Lo más importante al realizar el análisis técnico es tener presente que diver­sos soportes de almacenamiento dependen del soporte físico, y determinados formatos de información dependen del soporte lógico. En ambos casos los archiveros deben conocer los gastos que entrañaría la reproducción de los datos en un formato nuevo en caso de que fuera necesaria (4.13 a 4.16).

6.19 Asimismo, es preciso recordar que hay que conservar también cualesquiera registros legibles a máquina que se adquieran. Durante el análisis técnico el archivero debe determinar, de ser posible, los costos que acarreará la conservación de los datos durante un periodo largo (4.17).

6.20 También hay que tener en cuenta otros dos factores. El archivero tendrá que decidir quién atenderá las solicitudes de servicio de los datos -si será el depar­tamento de origen o el depósito de archivos. Si el fichero de datos dependiera del

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soporte lógico y del soporte físico podría decidirse que la institución de origen atendiera todas las solicitudes de servicio. También habrá que determinar el carác­ter de cualesquiera restricciones de los datos. Aunque puede aplicarse el mismo tipo de restricciones a los registros legibles a máquina y a los documentos textua­les, la forma en que se manejan es diferente. Si sólo se limitan determinadas par­tes de la información, es posible extraer del fichero toda la información restante para su empleo en la investigación y de esta forma crear una versión de un fichero restringido para uso público. Sin embargo, es importante que el archivero consi­dere los efectos que esas medidas tendrían en el valor informativo, así como el costo de producción de una versión para uso público (4.18, 4.19 y 5.5 a 5.18).

6.21 El análisis de las consideraciones técnicas de un fichero de datos legibles a máquina debe traer como resultado el establecimiento de un método más racional para la adquisición, el tratamiento, la conservación y el mantenimiento de los datos. El propio método se debe crear teniendo en cuenta la disposición del depósito de archivos para absorber los costos que entraña cada una de estas funciones archivís-ticas. Para poder ayudar a evaluar atributos técnicos como el soporte lógico, el soporte físico, el tamaño y la disposición física, y para facilitar un análisis más sistemático de las funciones del archivo, tal vez los archiveros deseen emplear los instrumentos de planificación de pregunta y respuesta que pueden elaborarse para los diferentes tipos y géneros de datos (4.35, 4.40 y 4.53).

6.22 Ya en esta fase el archivero deberá reunir los resultados del análisis de con­tenido y del análisis técnico y justificar la decisión de adquirir o rechazar los registros. Si la decisión evaluativa resultase favorable, se sugiere establecer un plan de acción con la información que aparezca en los instrumentos de planificación mencionados en el párrafo 6.21. Ese plan de acción podría incluir las funciones de adquisición, tratamiento, conservación y servicio (4.58 a 4.66).

6.23 Es posible que el depósito de archivos no retenga permanentemente los fiche­ros de datos ilegibles a máquina adquiridos debido al costo sustancial de la con­servación a largo plazo, incluida la conversión de los datos en formatos corrientes para evitar su envejecimiento tecnológico. Los administradores de archivos podrían estudiar la elaboración de una política de revaluación a fin de decidir qué fiche­ros de datos se conservarán y por cuánto tiempo. Una forma práctica de ejecutar esta política es que el depósito de archivos fije una fecha de revisión (5.35 a 5.40) a todos los ficheros de datos legibles a máquina tan pronto los adquiera.

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APÉNDICES

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APÉNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

A.l

CRITERIOS DE SELECCIÓN

CRITERIOS DE SELECCIÓN ELABORADOS POR LA OFICINA

DE REGISTROS PÚBLICOS Y EVALUACIÓN DE LOS FICHEROS DE TRATAMIENTO AUTOMÁTICO

DE DATOS DE LOS DEPARTAMENTOS

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REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA PARA PRESERVACIÓN PERMANENTE

1. Selección

1.1 Al evaluar los ficheros de computadora, la Oficina de Registros Públicos ha elaborado criterios de selección que no contradicen la recomendación de la Comisión Grigg en el sentido de que "deberán examinarse los documentos de instancias especia­les para determinar cuáles, si se retuvieran, brindarían la mayor cantidad de infor­mación en el menor espacio posible".

Los criterios que se adoptaron son los siguientes:

a) el contenido de información deberá ser elevado;

b) la información no deberá estar disponible en forma aceptable en registros convencionales;

c) el registro deberá ser un conjunto de datos primarios y no una compilación de diversas fuentes en el mismo u otro soporte en otro lugar;

d) la información no deberá estar agregada en ningún grado significativo;

e) la información deberá ser susceptible de análisis para fines distintos de aquellos para los que se acopió;

f) los conjuntos pequeños de datos sólo deberán recopilarse cuando el acopio de datos de forma legible a máquina presente ventajas positivas respecto de los registros convencionales de los cuales se compilaron.

1.2 Estos criterios, unidos a los criterios normales de selección han conducido a la identificación de los ficheros que aparecen relacionados en el Anexo A.

1.3 En el Anexo B de este documento se describe la labor principal realizada mediante computadora en diversos departamentos.

2. Consideraciones prácticas

2.1 La Oficina de Registros Públicos ha encontrado diversos problemas durante su trabajo con registros legibles a máquina. Los más importantes son la escala de tiempo, los cambios de soporte y formato y el costo.

2.2 Para los registros legibles a máquina la escala de tiempo que se enuncia en la Sección 3 (4) de la Ley de Registros Públicos de 1958, a saber, que los registros seleccionados deben transferirse al cabo de 30 años. En particular:

a) la documentación no puede corregirse tanto tiempo después de elaborados los registros; y

b) la transitoriedad de los datos en cinta o disco hace imprescindible que se dé un mantenimiento adecuado al material seleccionado para garantizar su supervivencia.

2.3 Algunos de los ficheros identificados como de posible conservación permanente han cambiado ya su formato y muchos pueden conservarse ahora en disco y no en cinta. Algunos de estos cambios tienen un costo elevado en recursos humanos y equipos.

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2.4 El costo de mantenimiento de la cinta se ha estimado entre 30 y 70 libras esterlinas por cinta al año, y se piensa que esta última cifra es la más fiable. Se observará que la conservación de un archivo modesto de unas 5.000 cintas, que en su mayor parte no estarán disponibles para uso público durante otros 25 años, es un importante gravamen económico; por ejemplo, el costo del archivo anterior ascende­ría a 8.750.000 libras esterlinas en 25 años.

Ante este tipo de gastos, es necesario asegurarse cuanto sea posible de que lo que se selecciona tenga utilidad objetiva y sea utilizado.

¿Qué lugar deberían ocupar los registros legibles a máquina en una lista de prioridades? ¿Deberá reducirse la cantidad de registros convencionales que se retienen?

3. Conclusión

Los registros legibles a máquina ocupan un lugar en nuestros archivos. El costo puede parecer elevado en la actualidad, pero las transformaciones técnicas probablemente lo harán disminuir. No es posible hacer caso omiso de ellos, porque se están tornando demasiado numerosos. Es preciso conocer lo que hay en existencia y evaluar con gran rigor lo que deberá conservarse en forma permanente. También hay que asegurarse de no guardar las cientas que ya no se necesiten, pues ocuparían un valioso espacio y posiblemente tiempo de computadora.

D. Ashton

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ANEXO A

FICHEROS DE TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS DE LOS DEPARTAMENTOS

AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIÓN (Computadora ICL 1904S)

No hay ficheros destinados a la conservación, pero se aceptaría el Censo Agrí­cola si se permitiera la divulgación de su información mediante una enmienda a la Ley Agrícola de 1947. Entrada potencial de 8 cintas al año.

ARANCELES E IMPUESTOS DE CONSUMO (Computadora ICL 4/72 y 2966 (2))

1 IVA

Información sinóptica sobre comerciantes. Entrada de 7 cintas al año.

2 Importación y exportación

Los ficheros estadísticos de importación y exportación son un posible rubro para ser transferido. Entrada potencial de 48 cintas al año.

DEFENSA (Varias computadoras)

No ha aflorado nada que merezca ser conservado de forma permanente, pero nues­tras indagaciones no han tenido la profundidad requerida debido a la limita­ción de recursos. Entrada potencial desconocida.

EDUCACIÓN Y CIENCIA (Computadora ICL 1906A)

1 Encuesta de alumnos Inmigrantes 1969-1973. Se recibieron 4 cintas.

2 Posibilidades. Existen posibilidades de acopiar más estadísticas de maestros y alumnos. No hay ficheros definidos. Se desconocen las posibilidades.

EMPLEO (Computadora ICL 1904S-)

No se ha transferido nada aún. Se ha seleccionado para su conservación la encuesta de gastos de los hogares (los ficheros datan de 1961). Entrada de 4 cintas al año.

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Posibilidades. Sería posible conservar otros ficheros de enmendarse la Ley de Estadística Comercial de 1947; por ejemplo: Encuestas sobre el Costo de la Mano de Obra, Censo de Características Laborales de los Desempleados. Entrada potencial de 30 cintas al año.

MEDIO AMBIENTE (Computadora PRIME 550 ICL 1904S)

Se han recibido ficheros de la Encuesta Nacional sobre la Condición de los Hogares y de las Hipotecas de la Sociedad de Edificación y la Autoridad Local. Se recibieron 4 cintas. No se han designado otros ficheros, pero existe algún margen. Posibilidad de 4 cintas al año.

COMISIÓN FORESTAL (Computadora IBM 1130)

Se recibieron ficheros del Censo Forestal y la Encuesta sobre la Enfermedad del Ulmus hollandica. Se recibieron 100.000 tarjetas (ahora en cinta magnética). Probablemente convenga preservar otras encuestas sobre mamíferos pequeños y aves. Entrada de una cinta al año.

SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL (Computadores ICL 2980 y 2956)

Se han seleccionado para su preservación los siguientes ficheros estadísticos anuales :

1) Prestación suplementaria 2) Neumoconiosis, bisinosis y otras enfermedades 3) Prestaciones por heridas y enfermedad 4) Prestaciones por incapacidad 5) Enfermedades para las que se ha prescrito tratamiento médico 6) Prestaciones a familiares de trabajadores fallecidos 7) Prestaciones por desempleo 8) Población asegurada

Existen unas 500 cintas pendientes y cada año se acumulan otras 8. Hemos convenido adquirir una copia del fichero principal de los Registros de Newcastle en el momento oportuno. También se transferirán los registros sobre salud mental cuando sea posible. Posibilidad de 220 cintas cada diez años. Se han analizado los registros del Reading Computer Centre, pero sólo se consi­deran con posibilidades los relacionados con medicamentos de algún carácter confidencial. Posibilidad de una cinta al año.

OFICINA DEL INTERIOR (Computadora ICL 2960/10(2))

Se han destinado a preservación los siguientes ficheros. Estadística Penal Nacional 1970-1973 Estadística Penal Nacional 1974-Indice de Libertad Condicional índice de la Cárcel

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Estadística de la Junta de Relaciones Raciales Estadística de Apelaciones de la Junta de Inmigración (El examen se ha detenido debido al carácter confidencial de estos documentos y al aspecto relacionado con la protección de los datos). Entrada potencial de 80 cintas al año.

RENTA NACIONAL (Computadora IBM 3081)

Se han destinado a preservación los siguientes ficheros estadísticos: Encuestas sobre ingresos Evaluaciones del Programa "D" Impuesto a las sociedades Transferencia de capital Entrada potencial de 4 cintas al año

POLICÍA METROPOLITANA (Computadora ICL 1904S)

Se ha destinado a conservación en el futuro un fichero sobre "Grupos sanguí­neos" . Entrada potencial de una cinta.

OFICINA DE CENSOS Y ENCUESTAS DE POBLACIÓN (Computadora ICL 1960/10)

Hemos convenido en aceptar cintas magnéticas de los censos levantados a partir de 1961, pero como la Oficina de Censos y Encuestas de Población todavía nece­sita estos registros y los conserva responsablemente, no contemplamos la posi­bilidad de transferirlos a la Oficina de Registros Públicos en los cinco años venideros.

Entrada potencial : Censo de 1961 100% 42 carretes Censo de 1961 10% 13 carretes Censo de 1971 10% 30 carretes Censo de 1971 100% 200 carretes Censo de 1981 100% 200 carretes

También cada año se realiza un gran número de encuestas; las Encuestas Gene­rales de Hogares se han destinado a conservación. El Departamento de Encues­tas Sociales analiza ahora su actitud y política respecto de la preservación de otras encuestas. Posibilidad de 2 cintas al año.

Además, hay varias cintas sobre demografía cuyo traspaso a la Oficina de Regis­tros Públicos está analizando el Departamento, pero se piensa que caen en el ámbito de la Sección 4.2 de la Ley de Estadísticas Demográficas de 1938.

COMERCIO E INDUSTRIA (Incluido el BSO) (Computadora ICL 2982)

La Ley de Estadística del Comercio de 1947 prohibe la divulgación de informa­ción, pero una enmienda a esta Ley significaría una apreciable entrada en la Oficina de Registros Públicos. Posibilidad de 20 cintas al año (?)

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14. Los ficheros de computadora de los siguientes departamentos no se consideran dignos de ser conservados en estos momentos:

Oficina Central de Estadísticas Energía Registro de Tierras Departamento de Lord Canciller Oficina Meteorológica (conservación in situ) Junta Nacional del Carbón Cartografía Correos

15. Además de las encuestas antes mencionadas, se están realizando otras especía­le s,algunas de las cuales merecerían ser preservadas todos los años. Posibilidad de 4 cintas al año.

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ANEXO B

PRINCIPALES TAREAS AUTOMATIZADAS; DEPARTAMENTOS ESTATALES

1. Agricultura, pesca y alimentación

1.1 Contabilización, contabilidad de capítulos del presupuesto y control presu­puestario de los departamentos.

1.2 Sistemas de pago de garantías para ganado de ceba.

1.3 Pago de donaciones y subsidios, incluidos los planes de la CEE.

1.4 Nóminas y registros de personal mensuales y semanales.

1.5 Censos agropecuarios y encuestas económicas, incluida la Encuesta de Gestión Agrícola.

1.6 Encuesta Nacional de Alimentación.

1.7 Salarios y empleo agrícolas.

1.8 Encuesta sobre renta agrícola.

1.9 Estadísticas de mataderos.

1.10 Preparación de cuentas y estadísticas para un centro de cría de bovinos.

1.11 Proyectos científicos y técnicos ADAS, por ejemplo, ordenación de granjas lecheras, pronóstico a largo plazo de los rebaños lecheros, análisis de sue­los, etc.

1.12 Investigación pesquera, incluidos análisis de datos biológicos, radiobiológi-cos e hidrográficos.

1.13 Estadísticas de captura.

1.14 Técnicas estadísticas normalizadas.

1.15 Avance de la erradicación de la brucelosis.

1.16 Localización centralizada.

1.17 Trabajo del organismo para la Junta de Intervención de Productos Agropecua­rios.

1.18 Plan de Ordenación de Granjas Lecheras: Márgenes Brutos.

1.19 Encuesta de Estructura Agrícola de la CEE.

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2. Arancexes e impuestos de consumo

2.1 IVA: Mantenimiento de los ficheros de comerciantes inscritos; emisión de declaraciones, advertencias y determinaciones de impuestos; contabili­dad del pago de impuestos y emisión de reintegros; labor de vigilancia del IVA; generación de estadísticas de gestión, comercio e ingresos fiscales; servicios de interrogación por lotes y en línea.

2.2 Estadísticas de Comercio e Ingresos Fiscales del Reino Unido: cotejo de datos, preparación de cuentas mensuales y anuales y producción de tabulacio­nes especiales para otros departamentos estatales y la CEE.

2.3 Control automatizado de existencias en almacenes aduaneros y preparación de las estadísticas de ingresos fiscales pertinentes.

2.4 Preparación de cuentas diarias y periódicas del dinero recaudado en oficinas de aranceles e impuestos de consumo en todo el Reino Unido.

2.5 Control del plan de Aplazamiento de Derechos, incluido el suministro de cin­tas magnéticas con detalles pertinentes sobre el débito directo a Bankers Automated Clearing Services Ltd.

2.6 Traslados y nombramiento de personal.

2.7 Análisis de asignación de costos y recursos de los departamentos.

2.8 Registro Central de la Oficina de Archivo.

3. Defensa

3.1 Control de pertrechos.

3.2 Registros y paga del personal.

3.3 Diseño de buques.

3.4 Astilleros.

3.5 Diversas aplicaciones científicas, por ejemplo, investigación sobre el túnel aerodinámico, sistemas de vuelo, análisis de datos de laboratorio e investi­gación de aterrizaje ciego.

4. Educación y ciencia

4.1 Mantenimiento del Registro Principal Mecanizado de Maestros (MMRT) y elabora­ción de directorios de maestros.

4.2 Tratamiento de datos, principalmente, en el MMRT, para apoyar la administra­ción de los Reglamentos de Jubilación de los Maestros.

4.3 Producción de Estadísticas de Maestros para uso interno del departamento, para publicación, para su empleo en la valoración actuarial oficial y para el Comité Burnham.

4.4 Producción de Estadísticas Escolares para uso del departamento y publicación; censo anual de alumnos y personal de escuelas primarias, medias, secundarias, de párvulos y especiales, mantenidas con fondos públicos ingleses; también

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de escuelas inglesas y galesas subvencionadas por donaciones estatales direc­tas y escuelas independientes.

4.5 Encuesta anual por muestreo que abarca a los alumnos que abandonan las escue­las subvencionadas e independientes de Inglaterra y Gales, y analiza el número de alumnos que abandonan las escuelas clasificados por edad, calificación y destino. Las escuelas participantes también proporcionan informes censales de candidatos a los exámenes del Certificado General de Educación (GCE) y el Cer­tificado de Educación Secundaria (CSE). Las estadísticas se preparan para uso del departamento y para su publicación.

4.6 Encuesta por muestreo de los resultados de nivel "A" del GCE en instituciones de enseñanza postescolar en Inglaterra y Gales. Las instituciones ofrecen también las cifras del censo de candidatos a los exámenes GCE/CSE. Las esta­dísticas se preparan para uso del departamento y para su publicación.

4.7 Encuesta sobre candidatos que se han presentado a la Junta de Examen GCE/CSE y sus resultados. Las estadísticas se preparan para uso del departamento y para su publicación.

4.8 Producción de estadísticas a partir de encuestas por muestreo de algunas escuelas seleccionadas, para el cuerpo de inspectores de Su Majestad.

4.9 índice de instituciones docentes: mantenimiento de un fichero maestro indi-zado de escuelas, enseñanza postescolar y otras instituciones docentes.

4.10 Edificios escolares: mantenimiento de un fichero de proyectos de edificios para escuelas.

4.11 Mantenimiento de cuentas de capítulos presupuestarios y no presupuestarios del DES.

4.12 Escuelas voluntarias: mantenimiento de registros de pago de donaciones para el trabajo de edificación de escuelas.

4.13 Censos de bibliotecas en instituciones importantes de educación postescolar y personal que labora en servicios de biblioteca e información.

4.14 Producción de estadísticas de estudiantes matriculados en cursos de escuelas de educación postescolar (incluidos los departamentos universitarios de edu­cación) . La información sobre los estudiantes se acopia mediante un sistema de conversión de datos.

4.15 Encuesta del primer destino de los estudiantes politécnicos.

4.16 Elaboración de tarjetas de servicio y certificados de calificación de los maestros a partir de los registros de estudiantes del último año de formación de maestros.

4.17 Encuesta sobre Educación de Adultos.

4.18 Sistema de Premiación de Estudiantes Postuniversitarios.

5. Empleo

5.1 Nómina del Departamento de Empleo y de los organismos.

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5.2 Estadísticas, incluidas la Nueva Encuesta de Ingresos, la Encuesta de Gastos de la Familia, el Censo de Empleo, el índice de Precios Minoristas y las Estadísticas de Desempleo.

5.3 Conciliación manual de transferencias postales.

5.4 Estadísticas del Plan de Oportunidades de Capacitación.

5.5 Servicio de oficina para el Grupo del Departamento de Empleo.

5.6 Encuestas médicas para el HSE.

5.7 Sistema de ocupación de vacantes profesionales y ejecutivas.

5.8 Información de Gestión para la División de Servicios de Empleo y Servicios de Capacitación del MSC.

6. Salud y Seguridad Social

6.1 Tareas principales.

6.1.1 Las tareas principales son el registro de todas las contribuciones que se pagan en virtud de las leyes de seguridad social y un servicio de encues­tas para las oficinas locales del Departamento de Salud y Seguridad Social y el Departamento de Empleo. El fichero maestro de registro de contribu­ciones contiene unos 46 millones de cuentas; estos datos se conservan en cinta magnética y se consultan a diario.

6.1.2 Otro sistema concilia más de 100 millones de transferencias postales que emiten cada año el Departamento de Salud y Seguridad Social y el Departa­mento de Empleo.

6.1.3 Jubilaciones y pensiones de viudez.

Existen registros de pago de unos 7 millones y medio de pensiones, que se conservan en cinta magnética y se tratan para emitir libros de pedidos (se imprimen en impresoras autónomas y se componen en equipos de ensam­blaje de libros de pedidos CEM), órdenes de pago y transferencias posta­les. Además, en el fichero maestro se conservan los registros de un millón y medio de casos en que las oficinas locales pagan las pensiones de jubilación junto con prestaciones complementarias a fin de prestar a las oficinas locales el servicio de actualización de las pensiones de jubilación. El fichero completo se actualiza a diario.

6.1.4 Prestaciones a los niños.

El sistema de computadoras mantiene registros de más de 7 millones de familias con derecho a estas prestaciones y emite los pagos. El fichero maestro se actualiza a diario y se producen por computadora libros de pedidos correspondientes a 18 semanas, que se imprimen en impresoras autónomas MDS y se encuadernan con máquinas CEM en forma similar a la de los libros de pedidos de pensiones de Newcastle.

6.1.5 Nóminas.

El sistema de nóminas abarca unos 94.000 trabajadores del Departamento y mantiene información sobre el personal.

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1.6 Estadísticas.

2 Reading.

2.1 Más del 96% del tratamiento por computadora que se realiza en Reading es en apoyo del Sistema Nacional de Prestaciones de Desempleo. La instala­ción está vinculada al Departamento de Prestaciones de Desempleo (UBO) del Departamento de Empleo mediante la transmisión de datos.

2.2 En marzo de 1980 se emitían semanalmente unas 296.000 transferencias pos­tales con un valor en efectivo de alrededor de 13,8 millones, y el sis­tema manejaba unas 600.000 solicitudes de prestaciones, es decir, el 45% de la carga nacional. El sistema posee una carga de diseño de 800.000 solicitudes, con dispositivos de contingencia para 100.000 solicitudes más.

2.3 Entre otras aplicaciones del cálculo automático existentes en Reading se encuentran:

2.3.1 Patentes de medicamentos: Este sistema mantiene datos farmacéuticos y de otra índole de productos médicos debidamente patentados para fines admi­nistrativos y de interrogación con el uso de FIND-2 y FILETAB.

2.3.2 Vigilancia de medicamentos: mantiene registros, con los nombres omitidos, de pacientes en los que se sospecha la presencia de reacciones adversas a la terapia de medicamentos, así como algunos datos de laboratorio en forma adaptada a la interrogación mediante una sucesión de programas escritos en BCPL, PLAN, COBOL, y FORTRAN. También se ofrece periódica­mente un gran número de tabulaciones corrientes.

Cartografía

1 Facturación de ventas, control de créditos y análisis de ventas por medio del nuevo sistema interno implantado en abril de 1978.

2 Control y contabilidad del activo fijo y producción de un léxico de exis­tencias.

3 Producción de mapas digitales en escala grande y pequeña derivados de datos de mayor escala por medio de un sistema de reemplazo muy perfeccio­nado introducido a fines de 1977.

4 Cálculos para levantamiento de planos por aire y tierra y para trabajos de nivelación.

5 Estadísticas de gestión. Se proporciona información unificada de gestión y contabilidad a cuatro divisiones por medio del bloque ICL NIMMS.

6 Modelo de planificación a largo plazo.

7 Ajustes y análisis de la red científica de levantamiento de planos.

8 Generación y composición por computadora de textos marginales para mapas.

9 Tratamiento de salida de cinta de papel de planímetros de registro automático utilizados para medir superficies? un producto marginal de los cálculos en cinta de papel para composición fílmica.

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7.10 Tipografía para diccionarios geográficos y leyendas de mapas.

8. Censos y encuestas de la Oficina de Demografía

8.1 Censos de población.

8.2 Producción de estadísticas a partir de registros de nacimientos, defun­ciones y otros datos médicos y demográficos.

8.3 Encuestas sociales especiales.

8.4 Encuesta general de hogares.

8.5 Encuesta de fuerza de trabajo.

8.6 Preparación de índices trimestrales de todos los nacimientos, defunciones y matrimonios registrados en Inglaterra y Gales.

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APÉNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

A.2

EXTRACTO DE "ELIMINACIÓN DE REGISTROS FEDERALES",

MANUAL DE GESTION DE REGISTROS

ELABORADO POR EL SERVICIO DE ARCHIVOS Y REGISTROS NACIONALES

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

(7610-01-055-8704)

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III. EL PROGRAMA: LOS VALORES DE LOS REGISTROS Y EL PROCESO DE EVALUACIÓN

La evaluación es la valoración de los registros para determinar si son permanentes o temporales.

Es una responsabilidad conjunta del organismo y del Servicio de Archivos y Registros Nacionales (NARS)

Los valores de los registros son

Primario: de interés para el organismo.

Secundario: de interés para los investigadores futuros y para el publico

Ambos valores son igualmente importantes.

La mayoría de los registros permanentes reflejan la continuidad de gobierno.

Objetivos de la evaluación

Una vez concluido el inventario, es menester determinar el valor que tiene cada serie para el organismo y para otras entidades. Este procedimiento se deno­mina evaluación. La evaluación sitúa a todas las series en una de las siguientes categorías :

Registros de valor permanente, que han de ser preservados por el NARS.

Registros eliminables, ya sea de inmediato o posteriormente.

Los especialistas encargados de la eliminación de los registros desempeñan un papel importante en el proceso de evaluación. Aunque la responsabilidad final de los juicios de evaluación es del NARS, los especialistas de los organismos deben estar familiarizados con los objetivos y normas de la evaluación, puesto que los emplean para elaborar los programas.

La determinación de los valores de los registros es fundamental para su elimi­nación y su gestión de archivo. No es posible diseñar técnicas que reduzcan a una operación mecánica la determinación de los valores. El éxito que se alcance en esta tarea dependerá de :

la comprensión de la forma en que están documentadas las actividades del organismo;

el reconocimiento de la función de los archivos y la importancia de nuestra comprensión del pasado.

Ante todo, los evaluadores deben percatarse, de que algunos valores de los registros trascienden los intereses inmediatos del organismo. Las necesidades del organismo son importantes. De igual importancia son los datos que se pueden obte­ner en los registros mucho después de que éstos han dejado de tener valor para el organismo.

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Análisis de inventarios

El primer paso en el proceso de evaluación consiste en analizar los modelos de inventarios de series para lograr una visión general del grado en que están documen­tadas las funciones del organismo. El evaluador siempre debe tener presentes tres características de los registros federales comunes a todos los organismos, como se refleja en la figura 11 :

La proporción entre el volumen de registros programables y no programa-bles o preparatorios.

La proporción entre los volúmenes pre­vistos de registros permanentes y tem­porales.

La proporción de ficheros de movi­miento en relación con todos los demás registros.

Documentos Permanentes

5%

Ficheros de actas

65%

El evaluador tiene que preguntarse :

. ¿Cuáles son los registros que parecen reflejar formulación de políticas?

. ¿Existen registros resumidos? ¿Dónde?

. ¿Hace distinción el inventario entre los registros producidos por

a) actividades preparatorias o de tra­bajo administrativo corriente

b) actividades de programa o de impor­tancia para el organismo?

35%

Figura 11 : El proceso de evaluación: tres aspectos de los registros federales.

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Valores; primario y secundario

Tomando como base la larga experiencia del NARS con la administración de los organismos y con la investigación histórica, resulta evidente que los valores de los registros no pueden reducirse a normas exactas, sino que son poco más que prin­cipios generales o patrones. Todos los valores de los registros quedan comprendi­dos en dos categorías amplias :

Valores primarios:

El punto de vista del organismo

Estos valores son de interés sólo para el organismo que preserva los docu­mentos mientras sean necesarios para usos administrativos, jurídicos y fiscales. Cuando ya no se precisan para las actividades corrientes, se eliminan de la oficina en virtud de un programa concebido para que su volumen no obstaculice la adminis­tración. Los evaluadores de los organismos tienen la responsabilidad de establecer su utilidad para operaciones corrientes o futuras del organismo.

Valores secundarios:

El punto de vista archivístico

Estos valores existen cuando los registros dejan de ser de utilidad para los funcionerios del organismo.

En interés que pueden tener para otros estriba en las necesidades investigati-vas y académicas a largo plazo. El NARS pres'erva los registros valiosos para que el público los pueda utilizar.

Aunque la responsabilidad fundamental de la determinación de los valores secundarios de los registros recaiga en el NARS, los organismos pueden contribuir a esa evaluación. El archivero aporta su comprensión sobre la investigación y el especialista del organismo contribuye con información importante sobre la creación y utilización de los registros.

Aspectos de los valores primarios

A continuación, se ofrece un análisis de los valores primarios. Muchas series pueden tener más de un valor primario.

Valor administrativo

Los documentos tienen valor administrativo si ayudan al organismo a desempeñar su trabajo corriente. La duración de este valor puede ser larga o corta, en depen­dencia del propósito que sirva. Registros tales como las solicitudes habituales tienen un valor de corta duración. Los ficheros de movimientos cerrados pueden ser propios de actividades fiscales, reglamentarias o de vigilancia a largo plazo, y su valor administrativo puede ser prolongado. Las directivas, las órdenes y los regla­mentos tienen, evidentemente, un valor administrativo a largo plazo.

Muchos registros de niveles operativos poseen escaso valor administrativo porque :

. están reproducidos en otro lugar, como la correspondencia o las directivas;

. están resumidos en niveles superiores del organismo, como en informes, datos en bruto y documentos de trabajo;

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. son controles temporales, como los diarios y los ficheros auxiliares.

La mayoría de los registros preparatorios poseen valor administrativo a corto plazo, porque documentan movimientos habituales que concluyen con celeridad. Pueden ser solicitadas, órdenes de compra, registros de control de existencias, registros de personal y otros por el estilo.

Valor jurídico

Los registros poseen valor jurídico si contienen pruebas de derechos u obliga­ciones estatales que sean ejecutables por ley. Entre estas obligaciones figuran los derechos jurídicos de las personas a presentar reclamaciones contra el gobierno.

Entre los registros que tienen valor jurídico están:

. las decisiones y opiniones jurídicas;

. los documentos relacionados con acuerdos jurídicos, tales como arrendamien­tos, títulos y contratos;

. las pruebas de medidas adoptadas en casos determinados, como documentos de reclamaciones y actas jurídicas.

La duración de los valores jurídicos varía de acuerdo con el asunto de que se trate. Por ejemplo, para el Estado los valores jurídicos de los registros de con­tratos y reclamaciones disminuyen rápidamente no bien se llega a un arreglo defini­tivo, y pueden desaparecer con la expiración de cualesquiera estatutos de limita­ciones pertinentes.

Valor fiscal

Los registros que tienen valor fiscal guardan relación con todas las transac­ciones financieras. Pueden ser registros de presupuestos, que muestran cómo se planearon los gastos. Pueden ser registros de comprobantes o de erogaciones de diversos tipos, que documentan los fines para los que se emplearon los fondos del organismo, o pueden ser registros de contabilidad. Varios organismos de servicio prescriben la forma y el contenido de muchos registros fiscales: la Oficina de Gestión y Presupuesto, la Oficina General de Contabilidad, el Departamento de Hacienda, la Administración de Servicios Generales y otros. En la mayoría de los casos, sólo varían de un organismo a otro los datos de los formularios. No deben confundirse los registros relativos al desarrollo de la política fiscal con los de las transacciones fiscales. Los ficheros de política fiscal pueden tener valor permanente.

Valor científico y tecnológico

Los registros que tienen valor científico y tecnológico constan de grandes cantidades de datos técnicos reunidos como resultado de la investigación pura y aplicada. De no utilizarse los datos inmediatamente o de no publicarse los resul­tados de la investigación, es posible que los registros precisen de un largo periodo de retención.

Las características de la investigación científica pueden dificultar la eva­luación. Series que han permanecido inactivas durante mucho tiempo pueden conver­tirse de repente en el eslabón de una cadena conducente a un nuevo descubrimiento. Aunque estas circunstancias no son fáciles de predecir, los científicos del orga­nismo pueden ofrecer alguna orientación.

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CUADRO 3

VALORES DE LOS REGISTROS

CUADRO GENERAL

VALORES PRIMARIOS

Administrativo jurídico Fiscal Científico INTERESES DEL ORGANISMO

VALORES SECUNDARIOS

Valores probatorios Datos sobre los orígenes del organismo Datos sobre los programas del organismo Datos sobre las políticas del organismo Datos sobre los procedimientos del organismo

INTERESES A CORTO PLAZO Organismo

INTERESES A LARGO PLAZO

Otros organismos Investigadores futuros

Valores informativos Datos sobre personas Datos sobre cosas Datos sobre lugares Datos sobre fenómenos

INTERESES A LARGO PLAZO Investigadores futuros

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Aspectos de valor secundario

Los valores secundarios, que trascienden las necesidades e intereses del orga­nismo, son de dos tipos:

. Valores probatorios. Se refieren a las pruebas que contienen los registros sobre la organización y funcionamiento del organismo que los produce.

. Valores informativos. Se relacionan con la información que contienen los registros sobre personas, cosas, problemas y condiciones con los cuales el organismo tuvo algo que ver.

La definición jurídica de registros que se analiza en el Capítulo I presenta la diferencia existente entre los valores probatorios y los informativos. Como ya se señaló, la palabra registro, según se define parcialmente en la Ley de Eliminación de Documentos de 1943, incluye todos los materiales que se preservan como "pruebas de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Estado...". Estos tipos de registros se relacionan con el ori­gen, desarrollo y logros del organismo y se conocen como registros probatorios. Con­tienen pruebas de los logros del organismo. El estatuto también define como "regis­tros" los materiales que se puede preservar "por el valor informativo de los datos que contienen...".

Pese a que la mayoría de los registros creados por el Gobierno Federal son tex­tuales, éstos no se limitan a la correspondencia, los memorandos, los informes y los documentos similares preparados en papel. Los registros del Gobierno Federal tam­bién incluyen microformas, fotografías, películas, registros sonoros y de vídeo, mapas, planos arquitectónicos, fotografías aéreas y cintas y discos legibles a máquina. Los registros pueden tener valores secundarios independientemente de su forma. Por consiguiente, las decisiones de cuáles registros preservar y cuáles des­truir se refieren fundamentalmente al contenido y no a la forma.

Valores probatorios

El término "probatorio" se refiere a pruebas de la estructura organizativa y las funciones de un organismo. Algunos registros que contienen este tipo de prue­bas poseen valor de archivo. Tales registros son necesarios como puebas de las res­ponsabilidades del organismo y de la forma en que las desempeña. Se les precisa para poder analizar posteriormente las experiencias del organismo.

Se deben preservar los registros que contengan pruebas de la "organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades" de un organismo. Estos registros deben mostrar el origen del organismo, su desarro­llo administrativo y su estructura organizativa. Deben mostrar las políticas que siguió, las razones por las cuales éstas se adoptaron y los procedimientos que se utilizaron para ejecutarlas.

Los registros probatorios ofrecen precedentes que contribuyen a economizar esfuerzos de planificación cuando se requieren decisiones rápidas. Para los estu­diantes de la administración pública, los historiadores, y otros especialistas en ciencias sociales, los registros son fuentes que contienen pruebas de cómo el Gobierno concibió las necesidades de sus ciudadanos y las atendió.

¿Qué registros son probatorios?

. Los registros relacionados con los orígenes del organismo reflejan las condi­ciones que dieron lugar a su creación:

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a) Estatutos b) Ordenes ejecutivas c) Investigaciones del Congreso u otros órganos d) Otra documentación dispersa

. Debe dedicarse una atención especial a los registros relacionados con las políticas y los procedimientos del organismo. Esos registros reflejan la comunicación de las oficinas de las políticas y los procedimientos.

En general, los registros que se retengan deben mostrar la organización, los planes, los métodos y las técnicas utilizados por el organismo para realizar su ges­tión. La facilidad con que se localicen los materiales sobre políticas y procedi­mientos dependerá de la calidad de la documentación del organismo. La calidad, a su vez, depende en gran medida de si se han registrado debidamente las decisiones y de si se han archivado o no aparte de los materiales temporales.

Las fuentes de registros sobre políticas y procedimientos son las siguientes :

a) Directivas, manuales y guías, junto con los endosos, comentarios y aclara­ciones conexos. Deben retenerse juegos de todo lo que se emita (corriente y obsoleto).

b) Diagramas de organización y directorios, que ofrecen una documentación importante sobre la estructura del organismo. Debe disponerse la preserva­ción de los juegos maestros. Deben retenerse también juegos de directo^ rios telefónicos. La parte organizativa de los directorios ofrece datos sobre la estructura organizativa.

c) Informes narrativos y estadísticos sobre logros alcanzados a nivel de divi­sión o a niveles organizativos superiores. Estos materiales son importan­tes. Suelen existir resúmenes narrativos sobre la dirección y ejecución de programas de organismos, preparados para informes anuales u otros fines. Una versión narrada de la historia de un organismo, realizada por historia­dores oficiales, puede tener aún más valor que los informes anuales u otros informes periódicos de los logros alcanzados y deben retenerse.

d) Materiales de publicidad, en forma de comunicados de prensa, discursos oficiales, diagramas y carteles, que muestren la administración real de los programas.

No es fácil encontrar o identificar otros registros sobre política. Para extraerlos de los registros del organismo se necesita un análisis cuidadoso. Deben retenerse los registros sobre la gestión superior, ya se encuentren en oficinas o en ficheros centrales. Los registros de los funcionarios principales pueden conte­ner sus ficheros de correspondencia, minutas de conferencias o de reuniones del personal, memorandos, directivas y otras pruebas de actividades oficiales. (Véase el cuadro 4). Generalmente, el valor de los registros de las oficinas va decre­ciendo a medida que descienden en la escala administrativa. Hasta dónde tendrá que descender el evaluador en esa escala para obtener documentación importante de polí­tica variará en cada organismo. Dependerá de la organización, de la delegación de autoridad en el organismo y de los sistemas de información, archivo y documentación. El evaluador debe encontrar e identificar los registros de política y, de ser posi­ble, llenar lagunas mediante registros de niveles inferiores. En este proceso, el evaluador encontrará que la mayoría de los registros de los niveles operativos, o no ejecutivos, no reflejan políticas, sino que:

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a) tratan sobre asuntos preparatorios; b) son elementos auxiliares temporales destinados a facilitar la realización

del programa; c) son ficheros de caso de movimientos.

Los dos primeros tipos de registros suelen retenerse por periodos cortos. Aunque no es usual que los ficheros de movimientos en su conjunto tengan valor per­manente, se pueden conservar algunas muestras de ellos.

Valores informativos

Los valores informativos están relacionados con la información que se crea como resultado de los programas de los organismos. Los valores probatorios, que se analizan en este capítulo, se relacionan con los organismos en sí. Al buscar valo­res informativos, el evaluador no se interesa en el organismo que creó los regis­tros ni en los programas que éstos abarcan. Su interés radica más bien en la infor­mación que contienen. La información se relaciona con personas, cosas, lugares y fenómenos, y es tan diversa como el trabajo del Gobierno Federal. Cuando se eva­lúan los valores informativos de los registros, deben ponderarse con cuidado varias consideraciones. En primer lugar, los registros con valor de referencia probado o previsto normalmente se designan para su traslado al NARS. En segundo lugar, debe evitarse la duplicación innecesaria de información mediante la comparación de regis­tros potencialmente permanentes con registros similares creados en diversos niveles organizativos. Generalmente sólo se designa para su preservación el conjunto más completo de documentos. En casos aislados, pueden identificarse para su retención permanente dos conjuntos de registros que contengan la misma información histórica si están ordenados en forma diferente (por ejemplo, cronológica y no alfabética­mente por materia) y esas modalidades de ordenamiento diferentes facilitan su utili­zación como referencia. En tercer lugar, la significación de los programas varía de un organismo a otro y, por consiguiente, también deben variar las evaluaciones de los registros. De ahí que la cantidad de series de registros que se seleccione para retención permanente en cada organismo dependerá de la importancia de sus pro­gramas .

Existen tres indicadores para determinar los valores informativos:

. Unicidad. Significa que la información que contiene un grupo de registros no se puede hallar en ningún otro lugar en una forma tan completa y utiliza-ble. Por "otro lugar" puede entenderse las fuentes federales o no federales. En estos casos, el evaluador tiene que conocer otras fuentes posibles de datos sobre un tema determinado o consultar a archiveros que las conozcan.

. Forma. Este indicador atañe fundamentalmente al grado de concentración de la información y también se refiere a la condición física de los registros. Cuando hay que elegir entre dos series ordenadas de modo diferente que con­tienen prácticamente la misma documentación, con frecuencia deberá tomarse en cuenta la facilidad de acceso a los datos. Quizás haya que elegir entre registros de papel, registros legibles a máquina o registros almacenados o tratados por otros medios, pero la concentración de datos y la facilidad de acceso siguen siendo las pruebas de mayor importancia.

. Importancia. La importancia investigativa que puede tener una serie res­ponde a un criterio razonado del evaluador. Este aspecto debe entrañar la realización de consultas con el personal del NARS. Tales decisiones deben basarse en un conocimiento amplio de las técnicas investigativas y del mundo académico. También es importante conocer la historia de los Estados Unidos

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y los intereses de los expertos en ciencias sociales y del público en gene­ral. Los especialistas del NARS aportan este conocimiento al proceso de eva­luación..

Los valores informativos se refieren a:

. Personas y órganos corporativos, como juntas, comisiones y empresas.

Es difícil decidir qué registros sobre seres humanos deben conservarse. La mayoría de los registros sobre personas están normalizados y poseen muy poco valor investigativo, salvo los que se refieren a personalidades. Sólo los datos resumidos sobre personas suelen tener importancia para estudios demográficos, sociológicos u otros similares. El mejor ejemplo son los registros censales.

Las listas de nombres, tales como las de pasajeros y otros registros que man­tiene el NARS, son a veces importantes para los genealogistas.

Entre los registros de órganos corporativos figuran ficheros recapitulativos de organismos reglamentadores, algunos de los cuales pueden ser valiosos. Como sucede con los registros de personas, los de empresas sólo cobran valor cuando están agregados, a menos que se trate de una empresa de importancia histórica.

. Cosas. Los valores informativos sobre cosas abarcan las estructuras histó­ricas, las naves, los caminos, los ficheros de patentes, y, en general, los objetos hechos por el hombre. Los valores se derivan de la información que contienen los registros acerca de las cosas en sí, y no de la información sobre lo que ocurre a las cosas. Entre los ejemplos extraídos de los fondos del NARS figuran ficheros sobre planos de naves, ficheros de patentes, y ficheros de edificios públicos.

Los registros sobre edificios tienen valor de archivo sólo si se trata de edi­ficios importantes; esto puede deberse a que se identifiquen con personas importan­tes o a que su arquitectura sea ingeniosa.

. Lugares. La información cartográfica sobre lugares se refiere a localidades individuales concretas en diversos niveles -zonas, regiones, Estados, países, divisiones civiles menores u otras unidades geográficas. La información básica que contienen estos registros responde generalmente a la naturaleza geográfica de la localidad o a la relación de características culturales y paisajes físicos. Entre los documentos que ofrecen información sobre luga­res están los mapas y diagramas, las fotografías aéreas, las imágenes de teledetección, las imágenes fijas y las películas cinematográficas, los cua­dernos de levantamientos de planos, los ficheros de decisiones sobre nombres de lugares y los informes sobre ubicación de lugares. La correspondencia, los informes, las publicaciones y otros materiales escritos también pueden contener información sobre las características topológicas, geológicas y geo­gráficas de una zona y de su historia.

. Fenómenos. Los registros relacionados con fenómenos contienen datos acerca de lo sucedido a personas o cosas. Describen condiciones, actividades, acontecimientos, episodios y circunstancias. La tarea del evaluador es fácil cuando los registros tratan sobre un acontecimiento concreto como una batalla, unas elecciones o una catástrofe natural. Los registros sobre fenó­menos contienen fundamentalmente un gran volumen de datos estadísticos sobre asuntos sociales y económicos como la producción industrial, la población, los precios, los ingresos, el costo de la vida y otros por el estilo. Los evaluadores deben obrar con cautela y tino al evaluar registros estadísticos.

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Deberán sin duda consultar a los especialistas del NARS, quienes conocen los intereses de los especialistas en ciencias sociales y otras personas al determinar las posibilidades de investigación.

¿Qué debe hacerse con los datos en bruto que sustentan los registros estadísticos? Con los datos que no son legibles a máquina deben seguirse cuatro principios:

a) No es necesario retener los datos en bruto una vez que se han realizado todos los estudios posibles.

b) Si los datos no se han utilizado de inmediato, lo más probable es que no se utilicen nunca.

c) Una vez que se ha determinado que los datos no se pueden utilizar por su forma física o porque presentan fallas desde el punto de vista estadístico, deben ser destruidos.

d) Los datos científicos deben conservarse si son esenciales para investiga­ciones ulteriores.

Evaluación de registros legibles a máquina

La evaluación de registros legibles a máquina reviste una importancia especial porque en ellos consta buena parte de los datos estadísticos que tienen que ver con los fenómenos. La evaluación de un fichero legible a máquina se basa en:

El tema Sus posibilidades para el análisis estadístico La validez de los datos registrados Las condiciones físicas de los registros.

El evaluador debe conocer las técnicas de manipulación de los datos computado-rizados. Si sólo es posible una manipulación limitada, el evaluador debe sopesar ese factor respecto del carácter del tema para determinar si el fichero tiene valor de archivo. Además, el evaluador debe tener conocimientos técnicos suficientes para analizar los aspectos físicos del fichero que determina su legibilidad; entre otros la densidad de los datos, el número de pistas y la naturaleza de los grupos de datos.

Los cambios continuos en la tecnología de las computadoras ocasionan problemas. Es menester observar la compatibilidad de los modos y sistemas de las computadoras con los diferentes productos de los fabricantes. El peligro del borrado siempre está presente.

Muchos historiadores, economistas y otros especialistas en ciencias sociales elaboran estudios sobre temas sociales y económicos con la ayuda de registros- legi­bles a máquina. Una programación adecuada les permite correlacionar los datos en formas que no serían fáciles de lograr con soportes de papel. Por ejemplo, los datos de los registros censales pueden relacionarse con la distribución de los ingre­sos y la población.

Los funcionarios encargados de los registros deben estar familiarizados con los usos potenciales de los datos legibles a máquina y con los problemas especiales de evaluación que representan. Cuando el NARS adquiere registros legibles a máquina, también obtiene la documentación relacionada con el sistema. Esa documentación, que suele estar en forma escrita, es vital para programar la recuperación de los datos en cintas.

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Factores de costos

Los evaluadores podrían considerar elevado el costo de conservación de una serie que sólo tenga valor marginal. En ese caso, la retención permanente debe jus­tificarse con cuidado. El evaluador debe demostrar que si se destruyera esa serie, se perdería una documentación importante e irremplazable.

Muestreo

En algunas ocasiones podrían preservarse muestras de un número limitado de ficheros de casos de movimiento mediante uno de dos posibles métodos. El enfoque cuantitativo supone la aplicación de la teoría o los métodos estadísticos y se emplea para preservar registros con el fin de ilustrar la forma en que se adminis­tró un programa determinado. Por ejemplo, se conservaría cada décimo o centesimo fichero de caso o cada fichero de caso concluido en años terminados en 0 ó 5. El método cualitativo requiere la aplicación de criterios de importancia y se utiliza para preservar registros sobre la base del tipo de datos que se acumularon. Los criterios que suelen usarse figuran en el acápite 2 del cuadro 4.

CUADRO 4 - DIRECTRICES PARA LA EVALUACIÓN DE REGISTROS PERMANENTES

Las descripciones de series genéricas que se relacionan a continuación ilus­tran el tipo de registros que normalmente evalúa el NARS para retención permanente. Debic".o a la amplia variedad de registros que crea el Gobierno Federal y al carácter complejo del proceso de evaluación, esta relación no puede recoger en detalle todos los tipos de series que se podrían seleccionar para su retención. Además, la lista sólo se aplica a los registros corrientes cuyo ciclo de vida ha estado sometido a un cuidadoso control. Existen normas algo diferentes para los registros creados en periodos anteriores de nuestra historia, cuando el mantenimiento y el ordenamiento de los registros federales no estaban tan bien reglamentados. Debido a que el fuego, las inundaciones o el descuido general han provocado la destrucción acciden­tal de muchos registros importantes del siglo XIX, con frecuencia se preservan registros administrativos y preparatorios de rutina de ese periodo con el fin de ilustrar las funciones del Gobierno Federal.

1. Ficheros de temas generales que documentan los programas sustantivos de los (paganismos

Correspondencia con otros organismos federales, miembros y comités del Con­greso, la Oficina Ejecutiva del Presidente, el Presidente, organizaciones y perso­nas privadas, memorandos internos del organismo, informes narrativos y estadísticos, estimaciones y justificaciones presupuestarias y otros registros diversos relacio­nados con todos los programas sustantivos y específicos de los organismos. Estas series representan el sistema básico de registros que documentan la evolución de las políticas y procedimientos fundamentales y suelen designarse para su retención permanente cuando se crean en los siguientes niveles: secretario, subsecretario, vicesecretario, secretario adjunto; administradores, presidentes de comisiones, comisionados y directores de dependencias administrativas, oficinas y servicios de un ministerio; y jefes de organismos federales independientes y sus ayudantes prin­cipales. Cuando los programas importantes del organismo no están documentados en la correspondencia del programa sostenida a estos niveles superiores, deben desig­narse para su preservación los registros similares creados en niveles inferiores. El número de series de un organismos determinado que se seleccionen dependerá del grado de duplicación que se observe mediante comparaciones entre los ficheros crea­dos en los distintos niveles administrativos. En los casos en que la duplicación sea considerable, se seleccionará el fichero creado en el nivel más alto. Cuando

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la duplicación sea poca o no exista, se tomarán series de todos los niveles y, en algunos casos, de niveles inferiores a los anteriormente indicados.

2. Ficheros de casos seleccionados

Muchos de los registros federales se crean en forma de ficheros de caso. Estos registros pueden incluir correspondencia, memorandos, informes narrativos periódi­cos y materiales similares relativos a una actividad, acontecimiento, persona, lugar, proyecto u otro tema concreto, y ofrecer la documentación completa de prin­cipio a fin de las actividades de un organismo. Pese a que la mayoría de las series de ficheros de caso son desechables en alguna fecha futura, es posible que a veces se designe un conjunto completo para su retención permanente, sobre todo cuando los ficheros están recogidos en formato legible a máquina. Sin embargo, lo más usual es que se seleccione sólo una parte de la serie de un fichero de caso para su traslado al Archivo Nacional. Por regla general, los que se seleccionan están comprendidos en una o más de las siguientes categorías. El caso:

a) estableció un precedente y por lo tanto dio lugar a un cambio importante de política o de procedimiento;

b) fue objeto de un litigio prolongado;

c) recibió amplia atención de los medios de difusión;

d) por su unicidad, recibió un amplio reconocimiento de autoridades no oficia­les, establecidas;

e) se analizó pormenorizadameñte en el informe anual del organismo al Con­greso; o

f) se seleccionó para documentar procedimientos del organismo y no para obte­ner información relacionada con el tema del fichero del cual se extrajo.

Las categorías de la a) a la e) establecen la naturaleza excepcional de un fichero de caso concreto, mientras que la categoría f) se relaciona con los fiche­ros corrientes escogidos porque ejemplifican las políticas y procedimientos del organismo creador. Los tipos de ficheros de casos que se seleccionan para retención permanente según los criterios antes mencionados abarcan, aunque no de forma exclu-yente, los subsidios de investigación concedidos para estudios; los proyectos de investigación y desarrollo; los ficheros de caso en materia de investigación, eje­cución y litigio; los ficheros de caso de servicios sociales y bienestar social; los ficheros de caso sobre relaciones laborales; los ficheros de caso relacionados con el desarrollo de recursos naturales y la preservación de estudios históricos; los ficheros de caso de obras públicas; y los ficheros de caso de los tribunales federales y otros más.

3. Informes analíticos

Estudios analíticos de investigación e informes periódicos preparados por el organismo o por una organización privada o un particular bajo contrato con el orga­nismo o en virtud de un subsidio de éste. Los estudios e informes seleccionados para retención permanente pueden ser de carácter estadístico, narrativo, legible a máquina o audiovisual. Los informes regionales preparados por oficinas exteriores y elevados a la sede del organismo suelen seleccionarse por contener información relacionada con aspectos étnicos, sociales, económicos o de otra índole de locali­dades geográficas específicas. No se incluyen en esta selección los estudios e informes que se publican y, por lo tanto, pueden adquirirse sin ninguna dificultad en las bibliotecas públicas; tampoco se incluyen los informes periódicos cuyo resu­men aparece anualmente. (Véase el acápite 13 para las publicaciones que se retie­nen permanentemente). En algunos casos, sólo se conservan estudios e informes selec­cionados para investigaciones futuras.

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4. Minutas formales de juntas y comisiones

Las minutas de las reuniones de las juntas y comisiones de los organismos fede­rales que documenten decisiones importantes sobre política y procedimiento. La dirección ejecutiva de un organismo federal suele estar a cargo de una junta o una comisión y no de una sola persona designada. Generalmente estos organismos son de índole reguladora como la Federal Trade Commission, pero también incluyen organiza­ciones como la Pension Benefit Guaranty Corporation y la Commission of Fine Arts. Las minutas pueden ser transcripciones literales o resúmenes preparados. También deben preservar las grabaciones sonoras de estas reuniones.

5. Registros de comités internos de organismos, interinstitucionales y no federales

Las minutas, programas y propuestas presentados para análisis, y las recomen­daciones finales de las reuniones de comités ad hoc, así como de consejos, confe­rencias (por ejemplo, conferencias de la Casa Blanca), y equipos de tarea más con­vencionales a las cuales asisten funcionarios superiores de los organismos. Estas reuniones pueden estar limitadas al personal interno del organismo o pueden incluir a representantes de otros organismos federales o incluso de grupos no federales. Los registros seleccionados para retención permanente con el fin de documentar reu­niones entre organismos se limitarán al organismo designado como secretaría del grupo. Las minutas seleccionadas pueden ser de carácter resumido, transcripciones literales o grabaciones sonoras o de vídeo.

6. Opiniones y comentarios jurídicos sobre legislación

Los memorandos preparados por el asesor jurídico de un organismo o por oficia­les del programa en relación con interpretaciones de leyes y reglamentos vigentes o con los efectos de leyes y reglamentos propuestos que rigen el organismo o que tie­nen un efecto directo en sus operaciones. Los registros seleccionados en virtud de este acápite se refieren a las misiones principales del organismo y por regla gene­ral excluyen las opiniones y comentarios generales que se relacionan con otros orga­nismos federales. Se incluyen comentarios formales sobre legislación pendiente pre­parados a solicitud del Congreso o de la Oficina de Gestión y Presupuesto. La mayoría de estos registros son de carácter permanente cuando emanan de oficinas de aseso­res generales de departamentos y organismos independientes. Se excluyen las copias de proyectos de ley, audiencias y estatutos que se retienen a modo de referencia útil. El valor de archivo que puedan tener los registros de esta índole que se con­serven en un nivel inferior al de departamento dependerá de su contenido y de la relación que guarden con los documentos del asesor departamental.

7. Evaluaciones de operaciones internas

Estudios realizados para determinar la eficacia de los procedimientos adopta­dos para alcanzar los objetivos de la política establecida. Estos pueden incluir evaluaciones del programa y de operaciones administrativas y las puede realizar el propio organismo (inspectores generales) u organismos externos de vigilancia (Ofi­cina General de Contabilidad). Sólo se conservan aquellos estudios que recomiendan cambios significativos de política o tratan sobre violaciones de procedimientos. Además, se designan para su preservación en el organismo creador un conjunto com­pleto de registros de estudios preparados por organismos de vigilancia. Todos los demás ejemplares son depurables.

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8. Directivas formales, comisión de procedimientos y manuales de operación

Directivas formales distribuidas como órdenes, circulares o en forma de manual de hojas sueltas en las que se dan a conocer cambios importantes en las políticas y los procedimientos del organismo. Normalmente se emiten, con la autorización del director del organismo. Los procedimientos extensos suelen describirse en detalle en voluminosos manuales de operación.

9. Registros sobre la organización funcional

a) Diagramas de organización y estudios de reorganización

Ilustraciones gráficas que ofrecen una descripción detallada de la disposición y la estructura administrativa de las unidades funcionales de un organismo. Los estudios de reorganización se realizan a fin de diseñar el marco organizativo efi­caz más idóneo para llevar a cabo los programas del organismo, e incluyen materia­les como recomendaciones finales, propuestas y evaluaciones del personal. Estos ficheros también contienen mapas administrativos que indican las fronteras y sedes regionales de los organismos descentralizados o muestran la extensión o los límites geográficos de los programas y proyectos de un organismo.

b) Declaraciones de funciones

Descripciones formales de las responsabilidades asignadas a los oficiales eje­cutivos superiores de un organismo a nivel de división y superior a éste. Si las declaraciones de funciones aparecen en el Código del Reglamento Federal, no se designan para su preservación como serie separada.

10. Materiales informativos

Informes estadísticos y narrativos y otros materiales sumarios preparados para los directores de organismos recién nombrados y para sus consejeros principales con el fin de ponerlos al corriente de la situación del organismo. Además, en ciertas ocasiones, también se preparan documentos informativos para poner a un director al corriente de la situación de un problema importante que enfrente el organismo, o en preparación de una audiencia, conferencia de prensa o un discurso importante.

11. Registros de relaciones públicas

a) Discursos, intervenciones y comentarios

Observaciones hechas en ceremonias oficiales y durante entrevistas con direc­tores de organismos o sus ayudantes superiores sobre los programas de sus organis­mos. Los discursos y alocuciones pueden estar dirigidos a ejecutivos de otros orga­nismos federales, a representantes oficiales estatales o locales o a grupos privados tales como estudiantes universitarios o de centros de enseñanza superior, asociacio­nes comerciales y organizaciones culturales. Se pueden conceder entrevistas a comentaristas de la radio, de la televisión o de los medios impresos de comunica­ción de masas. El formato seleccionado puede ser papel, cintas de sonido o de vídeo, cintas o discos legibles a máquina o películas cinematográficas.

b) Comunicados de prensa

Una copia de cada declaración o anuncio preparados y entregado a los medios de comunicación de masas para su distribución. Los comunicados de prensa anuncian acontecimientos como la aprobación de nuevos programas del organismo, la terminación

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de programas en curso, cambios importantes de política y cambios del personal supe­rior del organismo; pueden ser un registro textual como un comunicado de prensa oficial, o un registro no textual como una película y grabaciones de vídeo o sonoras.

12. Historias del organismo y materiales de antecedentes seleccionados

Narraciones sobre la historia del organismo, incluidos proyectos de historias orales preparados por historiadores del organismo u oficiales a cargo de los asun­tos públicos, o por historiadores privados contratados por el organismo. También pueden seleccionarse para su retención permanente algunos materiales de anteceden­tes (como entrevistas con el personal anterior y el actual) generados durante la fase de investigación. Se excluyen las copias electrostáticas de documentos del organismo realizadas por el investigador para facilitar las consultas.

13. Publicaciones

Publicaciones preparadas oficialmente e impresas por la Government Printing Office, el National Technical Information Service o por el propio organismo. Entre esas publicaciones figuran los informes anuales al Congreso; los estudios realiza­dos por el organismo o para el organismo bajo contrato con éste; folletos, panfle­tos y manuales de procedimiento distribuidos como guías a otros organismos federa­les, dependencias oficiales estatales y locales y organizaciones privadas y ciudadanos particulares; materiales de instrucción y enseñanza en formatos audiovisuales (grabaciones de sonido y vídeo, películas cinematográficas, documentales cinemato­gráficos y producciones de cintas de vistas fijas); mapas; producciones fílmicas y programas de radio y televisión preparados para ofrecer información sobre las políticas del organismo o para fomentar programas y operaciones del organismo. La existencia de copias de referencia de artículos audiovisuales en depósitos no ofi­ciales no excluye la retención de los elementos de producción original que sea nece­saria para garantizar la preservación de los artículos audiovisuales.

14. Materiales visuales, de audio y gráficos

Películas cinematográficas, fotografías fijas, grabaciones sonoras y de vídeo, materiales cartográficos, o dibujos arquitectónicos que se originan en el organismo y han sido creados para registrar acontecimientos importantes o información que no puede registrarse en forma escrita o que normalmente no se registra así. Ejemplos de estos materiales son las grabaciones instantáneas o la constancia fotográfica de fenómenos científicos o tecnológicos significativos y acontecimientos importantes que no se repiten, como las operaciones de combate, las exploraciones lunares y los hechos, debates y entrevistas extemporáneos; mapas con información topográfica para zonas geográficas definidas; y dibujos arquitectónicos y de ingeniería que registren el programa de construcción de organismos federales individuales.

15. Datos científicos y técnicos

Datos que se obtienen como resultado de observaciones de acontecimientos o fenómenos naturales o de experimentos controlados en el laboratorio o en el terreno. Generalmente estos datos se crean a nivel de proyecto o de ejecución y no a nivel administrativo. Estos datos pueden estar registrados tanto en formato legible a simple vista como legible a máquina, encontrarse en cuadernos de laboratorio, for­mularios llenados, tabulaciones y cómputos, gráficos, microformas o ficheros legi­bles a máquina. Los datos científicos y técnicos se seleccionan para preservación permanente si son únicos, utilizables e importantes. También cabe considerarlos utilizables cuando son precisos, amplios y completos, cuando pueden aplicarse, y es probable que se apliquen, a una amplia gama de problemas investigativos. Los datos

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que se puedan recrear porque documentan actividaes repetibles también pueden consi­derarse únicos y utilizables si constituyen un conjunto de datos de referencia con-cluyente, crítico o estándar. El costo que entraña el acopio de los datos es una medida de su importancia, pero no la única. Al valorar la importancia de cualquier conjunto de datos, debe tenerse en cuenta su significado histórico tanto como cien­tífico.

16. Datos socioeconómicos a micronivel

Datos a micronivel acopiados como información de entrada para estudios e infor­mes estadísticos periódicos y únicos, que incluyen información archivada en cumpli­miento de los reglamentos oficiales. La información puede abarcar temas de carác­ter económico y fiscal, atención a la salud, tendencias demográficas, educación, discriminación y otras esferas comparables de las ciencias sociales. Aunque los informes y estudios, los materiales informativos y los comunicados oficiales de los organismos suelen contener estos datos en forma resumida, la información a microni­vel, generalmente en forma legible a máquina, tiene un valor permanente. Evidente­mente, los datos deben ser utilizables en bruto si no se han convertido a una forma legible a máquina.

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APÉNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

A.3

FORMULARIO DE EVALUACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS CONEXOS

ELABORADOS POR LA DIVISION DE ARCHIVOS LEGIBLES A MAQUINA

ARCHIVOS PÚBLICOS DEL CANADA

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Archivos Públicos Canadá

FORMULARIO DE EVALUACIÓN

Departamento/Organo/Organización que transfiere N secuencial del fichero de datos legibles a máquina

Título descriptivo del fichero

3. ¿Son legibles los datos? /~7 Sí /~7 No

¿Están documentados los datos A~7 Sí /~7 No

Fuente de los datos /*~7 estatal

A~7 privada

Tipos de datos

/~7 Encuesta /~7 Econométricos

/~~7 Base de datos /~7 Bibliográficos

/~7 Gráficos /~7 Cartográficos

/~7 Otros (especifíquese)

Análisis de contenido

5. Análisis técnico

Evaluación

7. Decisión evaluativa

fichero aceptable

fichero rechazado

Archivero Supervisor

Director, Division de Archivos Legibles

a Máquina

fecha

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FORMULARIO DE EVALUACIÓN

Procedimientos

1. Departamento/Organo/Organización que transfiere

Nombre del departamento, órgano u organización donde se adquirirá o será posible adquirir el fichero de datos legibles a máquina.

N° del inventario secuencial de datos legibles a máquina del fichero

Indique el número del Inventario de Datos Legibles a Máquina que corresponda al fichero. (Se llenará el formulario de Inventario de Datos Legibles a Máquina, ARC-890).

2. Título descriptivo del fichero

Consigne el título descriptivo completo del fichero, incluidas las fechas que corresponden a los datos.

3. ¿Son legibles los datos?

Indique si los datos administrados por el organismo que transfiere se pueden leer bien tal como están almacenados en cada dispositivo (cinta, disco, tarjeta perforada, etc.). Si la respuesta es "no", marque la casilla "fichero rechazado" en el bloque siete y remita el formulario para su aprobación.

¿Están documentados los datos?

Indique si la documentación que acompaña los datos es suficiente para que el archivero pueda acopiar un conjunto de documentación que responda adecuadamente a las necesidades de los investigadores interesados en utilizar los datos. Si la respuesta es "no", marque la casilla "fichero rechazado" en el bloque siete y remita el formulario para su aprobación.

Fuente de los datos

Indique si los datos pertenecen a una institución estatal, a una institución privada o a un individuo.

Tipo de datos

Indique el tipo de dato marcando la casilla correspondiente.

4. Análisis de contenido

Explique la finalidad y la utilización general de los datos así como su papel con respecto a las funciones generales de los programas que intervienen.

Explique cuál es su valor investigativo. Debido a que todos los datos deben tener, por lo menos, algún valor, no será posible contestar simplemente "sin valor". No obstante, al exponer los argumentos en la explicación al efecto se podrá indicar que quizás los datos tengan un valor de archivo muy limitado.

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Además del valor investigativo de los datos, también debe tenerse en cuenta su nivel de agregación, sus posibilidades de vinculación con otros ficheros de datos u otra serie de datos y el grado en que la eliminación de campos de datos identificables (o sea, conservarlos en el anónimo) puede limitar la utilidad del fichero.

5. Análisis técnico

Explique aquellas características técnicas que podrían afectar la decisión evaluativa. Detalle los tipos de datos, el tamaño, la complejidad, las caracterís­ticas del soporte lógico y el soporte físico conexos, las características de actualización, el volumen y la complejidad de la documentación, etc.

En caso de que existan registros duplicados, deben tenerse en consideración si se determina que puede disponerse de ellos, que tienen una ordenación más con­veniente y que su conservación podría ser menos costosa.

6. Evaluación

Basándose en los resultados del "Análisis de contenido" y teniendo en cuenta el "Análisis técnico", explique sus argumentos para aceptar o rechazar el fichero. Esta sección debe llenarse en consulta con el supervisor.

En muchos casos la evaluación debería ser bastante directa. Por ejemplo, un fichero puede tener un valor investigativo tan alto y acarrear un gasto tan pequeño por concepto de adquisición y gestión de archivo, que la decisión de "aceptar" puede justificarse con facilidad. Asimismo, se puede recomendar fácil­mente el rechazo de un fichero con valor investigativo muy limitado y que podría acarrear gastos sustanciales por concepto de adquisición y gestión de archivo.

Sin embargo, en otros casos, puede ser más difícil justificar la "aceptación" o el "rechazo". Para sopesar el valor investigativo de un fichero y los gastos de adquisición y gestión de archivo será necesario contar con la experiencia de, por lo menos, el archivero y el supervisor y, en determinados casos, del Comité de Gestión de la División. El supervisor estará encargado de velar porque la decisión concuerde con las prioridades y las políticas de acopio de la División. La deci­sión dependerá también del conocimiento que tenga el archivero del campo temático y del departamento u organización afectados. En muchos casos será necesario con­sultar con el departamento o la organización que utilizan el fichero, así como con todos los grupos de investigación a los que pueda interesar. En la mayoría de los casos, un fichero evaluado como "aceptable" debe adquirirse de inmediato. Sin embargo, algunas veces puede postergarse esa decisions por ejemplo, la vida opera-cional de los datos y la disposición del departamento u organización para prestar ayuda en el aseguramiento de su servicio pueden afectar la decisión de cuándo adquirir el fichero, e incluso su formato de archivo.

7. Decisión evaluativa

Basándose en la evaluación, indique si se debe aceptar o rechazar el fichero de datos legibles a máquina.

8. Plan de adquisición

En esta sección se esbozan los pasos necesarios para adquirir el fichero de un donante en el caso de que se haya aprobado formalmente la decisión de "acep­tar". Se describirá el formato de los datos, el tamaño, el número de cintas que se

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necesitan, los programas que se requieren, los centros de tratamiento que parti­ciparán y el papel general que desempeñan los Archivos Públicos del Canadá, su División de Archivos de Documentos Legibles a Máquina y el donante. También debe indicarse el volumen y el tipo de la documentación así como el método para su adquisición (por medio de fotocopias, microfilmes, etc.).

Si el fichero no se ha de adquirir de inmediato, indique la fecha de su posi­ble adquisición y la estrategia que se podría seguir al efecto.

Calcule el gasto aproximado de la adquisición (copiado de cintas, preparación de programas, etc.) e indíquelo en el espacio correspondiente. El supervisor informará del costo en personal o del importe de los salarios en dólares sobre la base de la cantidad de personas/tiempo que se determine.

9. Plan de tratamiento

En esta sección se propone y describe una estrategia de tratamiento, y se esbozan las medidas que habrán de adoptarse para tratar el fichero adquirido a fin de darle formato de archivo. Se deben describir los controles de verificación (etiqueta, vuelco de memoria, frecuencias) así como el grado de verificación (vuelco de memoria parcial solamente, todas las unidades de datos verificadas, etc.). También debe indicarse la preparación y el ordenamiento de la documenta­ción, incluido el grado en que deba ser convertida a un formato corriente de archivo.

El formato final de archivo de los datos debe describirse generalmente haciendo referencia al tamaño (número de caracteres, número de registros, etc.), ordenamiento (en secuencia, vuelco de memoria del sistema, etc.), complejidad, número de cintas necesarias, dependencia del soporte lógico (si la hubiera), dependencia del soporte físico (si la hubiera), volumen de la documentación, etc.

Calcule el costo aproximado del tratamiento del fichero (tratamiento automa­tizado, conversión, verificación, preparación de la documentación, etc.) e indí­quelo en los espacios correspondientes. El supervisor informará del gasto en per­sonal basándose en la cantidad de personas/tiempo que se determine.

10. Plan de conservación

En esta sección se describe la estrategia de conservación que habrá de apli­carse para asistir al personal de conservación en la preservación del fichero de datos durante el periodo que media hasta la primera revisión. Por lo general, se indicará en esta sección el número de rebobinados de la cinta (por ejemplo, 10 rebobinados en 10 años), el número de recopias de la cinta (por ejemplo, dos recopias durante 10 años) y la cantidad de documentación que se reproducirá en microfilmes (por ejemplo, dos metros durante el primer año).

Calcule los gastos de conservación durante el número total de años de que se trate y divídala por el número de años para determinar el gasto anual. El supervi­sor calculará el gasto en personal basándose en la cantidad de persona/tiempo que se determine.

11. Restricciones para el acceso

Sobre la base de contactos establecidos con los funcionarios competentes del departamento u organización, describa las restricciones que se aplicarán para el acceso a los datos y el tiempo durante el cual estarán en vigor, si procede. Las restricciones definitivas para el acceso a los datos deben detallarse por separado en una carta que se enviará al Director de la División.

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12. Plan de servicio

En esta sección se esboza una posible estrategia de aseguramiento del servi­cio de los datos que pueda aplicarse durante el periodo que media hasta la primera revisión. Debe describirse el tipo de solicitud de investigación más probable (por ejemplo, copia completa de cinta y documentación directas, extracto, sumario, aná­lisis estadístico, recuperación de registros, etc.). Indique si será preciso con­vertir el formato de archivo en uno que sea adecuado para la investigación. Des­criba el número de cintas que comprende una solicitud de investigación típica y la cantidad de documentación que se solicitará generalmente. También deberá indicarse el número de posibles solicitudes por año (estimado).

Deberá señalarse si existe algún acuerdo especial con el departamento u orga­nización donante o con algún otro organismo respecto del aseguramiento del servi­cio de los datos.

Calcule los gastos de servicio de los datos (por ejemplo, duplicación de cin­tas, preparación de la documentación, reconstitución del fichero del sistema, pro­gramación, etc.) durante el total de años de que se trate y divídalo por el número de años para hallar el gasto anual. El supervisor informará el gasto en personal basado en la cantidad de persona/tiempo que se determine.

13. Fecha de revisión

Todos los ficheros de datos legibles a máquina que la División adquiera deben ser revisados a fin de garantizar su conservación permanente. La "fecha de revi­sión" se refiere al año en que se reevaluarán los datos. (Para una explicación más detallada sobre el método que se debe seguir para establecer la "fecha de revi­sión", refiérase a la declaración de política de la división y al documento de procedimiento sobre revaluación).

14. Firmas de aprobación

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APÉNDICE B

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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ACCESO

Véase ACCESO DIRECTO y ACCESO SECUENCIAL

* ACCESO DIRECTO

Método para almacenar datos o recuperar datos almacenados utilizando sólo una dirección y con independencia de los datos almacenados o recuperados más recientemente.

* ACCESO SECUENCIAL

Método para almacenar datos en la memoria o recuperarlos de ésta cuando están ordenados en secuencia, como en la cinta magnética.

* ACTUALIZAR

Introducir datos nuevos en un fichero mediante la adición de registros o cam­pos nuevos o la eliminación y enmienda de los viejos, o ambas cosas, sin cam­biar su estructura.

ANALÓGICO

Relativo a la representación de datos en forma de cantidades físicas conti­nuamente variables como el voltaje eléctrico, en oposición a digital.

* APLICACIÓN

Problema o tarea a los que se aplican técnicas automatizadas.

ASCII (CÓDIGO NORTEAMERICANO NORMALIZADO PARA EL INTERCABMIO DE INFORMACIÓN)

Código de caracteres normalizado que se utiliza ampliamente para representar los caracteres en código binario. El ASCII es uno de los códigos que asigna una combinación determinada de los dígitos binarios (bitios) a cada carácter. El código normalizado ASCII tiene ocho bitios. El ASCII-10 es un código nor­malizado que se utiliza en telecomunicaciones.

BASE DE DATOS

Colección de ficheros integrados meticulosamente que suelen estar situados en una ubicación central y se ponen a disposición de varios usuarios simultá­neamente para diversas aplicaciones. Los usuarios pueden tener acceso a la base de datos completa o a partes de ella solamente.

BCD (CÓDIGO DECIMAL CODIFICADO EN BINARIO)

Código utilizado para representar números decimales con dígitos del sistema numérico binario (bitios). El BCD es un código de seis bitios.

* BIBLIOTECA DE CINTAS

Almacén de cintas magnéticas que contienen datos de valor permanente para el centro de cálculo automático creador y que incluye el personal conexo y sis­temas de recuperación.

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* BINARIO

Relativo a un objeto, condición, acción o variable que puede tener uno de dos valores o estados posibles.

Relativo al sistema de representación numérica de base dos que utiliza los dígitos 0 y 1.

+ BITIO

Uno de los dos dígitos, 0 y 1, de la notación binaria. Abreviatura de b(inary dig)it.

BITIOS POR PULGADA

La abreviatura es B.P.I. y suele ser sinónimo de caracteres por pulgada. Medida de la densidad de bitios.

Véase DENSIDAD

BLOQUE

Sección de una cinta magnética o un disco magnético que contiene la informa­ción registrada y está separada de los otros bloques por una zona pequeña no registrada de la cinta o disco, llamada espacio entre registros. Un bloque puede contener numerosos registros lógicos, o un registro lógico puede abar­car varios bloques, en dependencia del tamaño de los registros, el soporte físico utilizado y la decisión del programador. El bloque también recibe el nombre de registro físico.

+ BYTE

Una cadena de bitios contiguos, generalmente ocho, que se utiliza como unidad en el tratamiento automático de datos.

La representación de un carácter en el tratamiento automático de datos.

CAMPO

Zona específica de un registro asignada a una categoría particular de datos, generalmente un elemento de dato. En algunas aplicaciones se asigna a cada campo un número fijo de posiciones (campos de longitud fija), mientras que en otras la longitud de los campos pueden variar dentro de determinados límites (campos de longitud variable). En algunas aplicaciones los campos pueden estar o no presentes en cada uno de los registros (campos de incidencia variable).

+ CARÁCTER

Letra, dígito u otro símbolo utilizado para representar datos.

CINTA MAGNÉTICA

Cinta con una superficie magnetizable sobre la cual se pueden registrar datos para su almacenamiento mediante la polarización selectiva de la superficie.

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CÓDIGO

Conjunto de reglas precisas para representar información o instrucciones en forma simbólica. Por ejemplo, el código establecido por un usuario para representar sus datos de manera que puedan ser tratados, y un código estable­cido por fabricantes u organizaciones normativas para representar los carac­teres en forma binaria.

CÓDIGO DE CARACTERES

Código utilizado para representar datos alfanuméricos en forma binaria. Véase también ASCII, BCD y EBCDIC.

* COMPILADOR

Programa que convierte en código de máquina las instrucciones representadas en otro lenguaje. El intérprete realiza una función similar en la mini-computadora .

+ COMPUTADORA

Máquina para el tratamiento de datos con arreglo a instrucciones registradas sin la intervención del hombre durante la operación. Véase también MICRO-COMPUTADORA Y MINICOMPUTADORA.

CONJUNTO DE DATOS

Colección de registros legibles por una computadora que guardan alguna rela­ción entre sí y se consideran como una unidad. La expresión conjunto de datos se utiliza con el mismo significado que fichero de datos y base de datos.

* CONVERTIR

Cambiar la representación de los datos de un formato a otro en el mismo soporte o en otro diferente.

* DATOS

Representación formal de la información preparada con el propósito de some­terla al tratamiento automático, especialmente de la que se ofrece en la for­mulación de un problema y es diferente a sus resultados, o de la que es objeto del tratamiento a diferencia de las señales de mando que lo controlan.

DATOS A MICRONIVEL

Datos en el nivel más bajo posible de agregación; generalmente se refieren a un caso, acontecimiento, transacción, etc., individual.

DATOS EN BRUTO \

Datos que no han sido editados o no se han tratado totalmente. Algunas veces se usa como sinónimo de datos a micronivel. Véase también datos a micronivel.

+ DENSIDAD

En el tratamiento automático de datos, número de bitios o de caracteres que

se puede almacenar por unidad de dimensión de un soporte. En el caso de la

cinta magnética se expresa como bitios por pulgadas (bpi).

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DEPENDIENTE DEL SOPORTE FÍSICO

Todo fichero legible a máquina que requiera un tipo o modelo de computadora especial, o las características que sólo correspondan a equipos de cálculo automático de una configuración determinada se consideran dependientes del soporte físico (se les llama también dependientes de máquina).

DEPENDIENTE DEL SOPORTE LÓGICO

Todo fichero de datos legibles a máquina que requiera un determinado programa de computadora, paquete de programas, soporte lógico básico o sistema opera­tivo, para dar entrada a los datos en el fichero, recuperarlos o tratarlos.

DIGITAL

Se refiere a la representación de datos en forma discreta (discontinua) a diferencia de analógico, que denota la representación en forma continua.

DÍGITO BINARIO

Número del sistema numérico binario, a saber, el 0 ó el 1. En la electrónica, el 0 representa generalmente la ausencia de impulso y el 1 la presencia de éste.

DIRECCIÓN

Nombre, número o etiqueta que representa un registro o una localización determinada en la memoria o almacenamiento de la computadora.

DISCO

Placa circular con revestimiento magnético por ambos lados. Para almacenar o recuperar los datos, la placa gira y pasa por una o más "cabezas de lectura-escritura" transfiriendo así la información hacia la computadora y desde ella. La información legible en computadora se puede registrar sobre un disco suave (flexible) o duro (rígido) por uno o ambos lados de éste.

DISEÑO

Véase FORMATO.

DISEÑO DE MUESTRA

Selección de una porción (muestra) del total (población) para realizar infe­rencias acerca del conjunto.

DISEÑO DE REGISTRO

Diagrama o lista que muestra la longitud y la unidad de información de cada campo y la disposición de éstos en el fichero. También se le llama diseño de fichero.

DISKETTE

Dispositivo de almacenamiento que consta de un disco mylar flexible protegido por una cubierta de material plástico cuadrada y semirrígida. Generalmente los diskettes tienen un diámetro de 5 1/4 u 8 pulgadas. La cabeza de lectura-escritura de la unidad de disco toca la superficie o el diskette a través de

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una ranura abierta y permite el acceso a la información registrada. A los diskettes se les llama con frecuencia discos "flexibles" para diferenciarlos de sus contrapartes más rígidos.

+ DOCUMENTACIÓN

Serie organizada de documentos descriptivos que explican el sistema operativo y el soporte lógico necesarios para utilizar y conservar un fichero, y el ordenamiento, el contenido y la codificación de los datos que contiene.

EBCDIC (CÓDIGO DE INTERCAMBIO DECIMAL CODIFICADO EN BINARIO AMPLIADO)

Código de ocho bitios utilizado para representar caracteres, que se emplea en computadoras IBM y en muchas otras.

ELEMENTO DE DATOS

Combinación de caracteres o bytes que se refieren a una sola unidad de infor­mación como el nombre, la dirección, la edad y otras.

ENTRADA

La inserción de datos en una computadora o en uno de sus componentes. Dispo­sitivo de entrada es aquel que puede comunicar datos a una computadora.

ENTRADA Y SALIDA

Calificativo general para el equipo periférico que se emplea para establecer comunicación con una computadora» los datos que intervienen en esas comunica­ciones; el soporte que sustenta esos datos; o las actividades de lectura y escritura de esos datos.

ESTRUCTURA DE FICHERO

Forma en que se organiza un fichero determinado. Cuando el diseño de registro consiste en un registro por asiento, la estructura de fichero es rectangular. Cuando el diseño consiste en varios registros por asiento, la estructura de fichero es jerárquica.

ETIQUETA

Identificador que brinda información acerca de un fichero, cinta magnética o dispositivo de acceso directo. Hay dos tipos de etiquetass externas e inter­nas. Las etiquetas externas identifican el soporte físico y se utilizan para localizar cintas, discos, etc. Las etiquetas internas se escriben en formato legibles a máquina al inicio o al final de un fichero, o en ambos extremos, y brindan información para identificar el fichero o los registros que contiene.

* FICHERO

Conjunto de registros relacionados entre sí que se pueden tratar como una unidad. Véase también FICHERO DE SEGURIDAD, FICHERO DE DATOS LEGIBLES A MAQUINA, FICHERO MAESTRO Y FICHERO DE PROCESO.

FICHERO DE DATOS LEGIBLES A MAQUINA

Un cuerpo informativo codificado y estructurado de forma tal que su interpre­tación correcta requiere el empleo de una máquina de tratamiento de datos o computadora.

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FICHERO DE TRATAMIENTO

Fichero de carácter relativamente provisional usado para generar, corregir, reorganizar u obtener una salida de un fichero oficial o almacenar datos uti­lizados para actualizar el fichero oficial. También se les denomina ficheros de movimientos y ficheros de producción.

FICHERO DE SEGURIDAD

Fichero que contiene información duplicada de otros ficheros, y que puede utilizarse para sustituir o reconstituir el fichero original en caso de pér­dida o destrucción de su contenido.

FICHERO MAESTRO

Fichero de datos legibles a máquina relativamente permanente que contiene un juego coherente y organizado de registros, con una información completa y exacta.

* FORMATO

Descripción detallada del contenido y la organización de los datos. También se conoce como diseño.

FORMATO DE REGISTRO

Ubicación o disposición de los registros en un soporte de datos. La disposi­ción puede ser constante o variable.

FUSION

Para combinar datos provenientes de dos o más conjuntos ordenados de manera análoga, en un solo conjunto o fichero clasificado en el mismo orden.

HOJA DE SALIDA

Documento que contiene una versión legible por el hombre de la información de un fichero de datos legibles a máquina, ya sea completa o de partes selec­cionadas .

LEGIBLE A MAQUINA

Información expresada en una forma que la computadora puede tratar directa­mente, por lo general en forma de impulsos magnéticos o electrónicos.

LENGUAJE

Un conjunto de símbolos definidos y las normas o convenciones que rigen las formas en que pueden combinarse esos símbolos para lograr una comunicación significativa. Véase también LENGUAJE ENSAMBLADOR, LENGUAJE DE MAQUINA y LEN­GUAJE DE PROGRAMACIÓN.

LENGUAJE DE MAQUINA

El nivel más bajo de lenguaje, escrito en código binario, que una computadora entiende directamente sin necesidad de traducción. La mayor parte de las com­putadoras tienen capacidad para emplear lenguajes más evolucionados que se traducen al lenguaje de máquina por medio de programas llamados ensambladores

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o compiladores, los cuales se almacenan en la computadora como parte del sis­tema de trabajo. Véase también LENGUAJE ENSAMBLADOR y LENGUAJE DE PROGRA­MACIÓN.

* LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

Conjunto de representaciones, convenciones y normas que se emplean para transmitir instrucciones a una computadora. El lenguaje que permite escribir las instrucciones de una manera más natural y condensada se conoce como len­guaje evolucionado. Tales lenguajes son relativamente independientes del tipo de máquina.

LENGUAJE ENSAMBLADOR

Lenguaje de computadora utilizado para escribir programas con instrucciones simbólicas en lugar de hacerlo con instrucciones binarias en lenguaje de máquina que la unidad central de tratamiento puede entender directamente. La computadora utiliza un programa llamado ensamblador para traducir las ins­trucciones a su propio lenguaje de máquina. El lenguaje ensamblador es un lenguaje de bajo nivel que permite al programador escribir las instrucciones utilizando términos como "CARGAR", "EJECUTAR" y "BORRAR" en vez de las series de dígitos 0 y 1.

LIBRO DE CÓDIGOS

Explicación de los códigos utilizados para representar la información en forma numérica o abreviada.

LISTA DE VARIABLES

Conjunto secuencial de variables cuyos valores constituyen los casos de un fichero. Cada variable tiene un mnemónico. La secuencia de mnemónicos repre­senta la lista de variables.

LONGITUD DEL REGISTRO LÓGICO

El número de caracteres o bytes que contiene un registro lógico.

MEMORIA

Todo dispositivo en el que se puedan registrar y almacenar datos y del cual se puedan recuperar.

MICROCOMPUTADORA

Una computadora en su forma más simple, compuesta por un microprocesoi y memoria principal limitada, sin almacenamiento masivo. En sus inicios estas máquinas efectuaban una sola función, pero en la actualidad pueden realizar diferentes tareas.

MICROPROCESOR

Unidad central de tratamiento contenida en una sola pastilla de silicio.

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MINICOMPUTADORA

Una computadora para fines generales que se caracteriza por su costo relati­vamente bajo, su pequeño tamaño y su capacidad para funcionar en las condi­ciones normales de las oficinas. Puede estar conectada a una estructura prin­cipal como terminal.

MUESTRA

Subconjunto de una población.

MULTIPROCESOR

Computadora que utiliza dos o más unidades de tratamiento que funcionan bajo control integrado y almacenamiento compartido.

+ NOTACIÓN BINARIA

Sistema de tratamiento automático de datos en el que los números se represen­tan mediante dos dígitos: 0 y 1.

PAQUETE

Conjunto de programas diseñado para realizar funciones análogas para diferen­tes usuarios. Cada programa estipula cualesquiera adaptaciones necesarias en la forma que se establece en la documentación que forma parte del paquete.

PAQUETE DE DISCOS

Conjunto de discos magnéticos fijados a un eje común. Se pueden extraer físi­camente de la unidad de discos para su almacenamiento y sustituirlos por otros paquetes similares.

PERIFÉRICO

Concerniente a un dispositivo separado de la unidad central de tratamiento que puede conectarse a esa unidad y someterse a su control.

* PREPARAR EN FORMATO

Disponer los datos en una estructura o formato determinados.

* PROGRAMA

Serie de instrucciones o declaraciones expresadas en una forma aceptable por la computadora y preparada para obtener un resultado determinado.

PROGRAMA DE UTILIDAD

Programa facilitado por el sistema operativo con el fin de que los programa-dores no tengan que escribir sus propios programas para tareas que hay que realizar con frecuencia.

* PROGRAMACIÓN

El proceso de diseñar, escribir y ensayar un programa.

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REGISTRO

1. Colección de elementos de datos relacionados entre sí que son tratados como una sola unidad. Componente básico de un fichero.

2. Dispositivo utilizado para almacenar una cantidad determinada de datos en la memoria de una computadora y que, por lo general, tiene suficiente longitud para hacer un trabajo completo. Como ejemplos cabe citar los registros de direcciones, los registros de índice, y los registros de instrucciones.

REGISTRO FÍSICO

Registro tratado como una unidad debido a su forma física (por ejemplo, un bloque). Colección de datos que se define en función de sus parámetros físi­cos en lugar de su contenido lógico.

REGISTRO LÓGICO

Compilación de elementos de datos relacionados entre sí que se refieren a una persona, lugar, objeto o acontecimiento, considerados como una unidad. Los registros lógicos pueden tener un número de caracteres determinado (registros de longitud fija) o variable dentro de ciertos límites (registro de longitud variable).

SALIDA

Datos que suministra una computadora. Relativo a la parte de la computadora o al periférico capaz de efectuar esa entrega, y a su ejecución. Véase también ENTRADA/SALIDA.

SALIDA IMPRESA

Información impresa en papel u otra superficie duradera como el microfilme. El término se utiliza para diferenciar la información impresa de la imagen temporal representada en una pantalla TRC (tubo de rayos catódicos) y de la información legible a máquina grabada sobre una cinta magnética, disco, etcétera.

SISTEMA DE GESTION DE LA BASE DE DATOS (DBMS)

Sistema de soporte lógico utilizado para tener acceso a los datos que están almacenados como elementos de datos en un fichero común, llamado base de datos, y para recuperarlos. Los elementos de datos están almacenados aleato­riamente y todos tienen un sistema de dirección o de apuntador fijo. El DBMS permite el acceso a los datos y combina los elementos de datos en los regis­tros o ficheros para atender las especificaciones de los usuarios.

SISTEMA DE OPERACIÓN

Soporte lógico que controla la ejecución de los programas de la computadora. Este soporte lógico es específico para un tipo particular de máquina y, ade­más del control, suele utilizarse para compilar, eliminar los fallos, progra­mar y manipular ficheros.

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SOPORTE

Material cuyas características físicas se pueden cambiar en diferentes puntos para registrar datos» por ejemplo, la cinta magnética y las tarjetas per­foradas •

SOPORTE DE ALMACENAMIENTO

Materiales en los que se escriben y almacenan los datos, por ejemplo, tarje­tas perforadas, cintas magnéticas, discos, diskettes y tambores.

SOPORTE FÍSICO

Las unidades físicas que integran un sistema de computadoras en oposición al soporte lógico.

SOPORTE LÓGICO

Conjunto de programas de computadora, procedimientos y documentación conexa relacionados con la operación de un sistema de tratamiento de datos, en opo­sición al soporte físico.

SOPORTE LÓGICO DE APLICACIÓN

Programa de computadora destinado a resolver un problema concreto o a hacer un trabajo, a diferencia del soporte lógico del sistema, que controla la ope­ración del sistema de la computadora o realiza numerosas funciones. Véase también SISTEMA DE OPERACIÓN y SOPORTE LÓGICO DEL SISTEMA.

SOPORTE LÓGICO DEL SISTEMA

Programas que corresponden a un sistema completo y no a un usuario indivi­dual, y que habitualmente ejecutan o apoyan una función.

TAMAÑO DE LA MUESTRA

Cómputo numérico de la muestra (o subconjunto de la población). El cómputo puede expresarse en casos, observaciones, encuestados, etcétera.

* TARJETA PERFORADA

Tarjeta que puede perforarse con un patrón de perforaciones para representar datos. La forma más usual de disponer las perforaciones es en 80 columnas y 12 filas. Otras tarjetas tienen 96 columnas y 6 filas.

* TELETRATAMIENTO

Tratamiento de los datos por medio de instalaciones de telecomunicación.

TEXTUAL

Se refiere a la información legible a simple vista.

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* TRANSCRIBIR

Transferir datos de un soporte a otro realizando las conversiones que requiera el nuevo soporte. En la biblioteca de cintas o archivos legibles a máquina, copiar de una cinta magnética a otra con el fin de conservar los datos.

* TRANSMISIÓN DE DATOS

Transferencia de datos obtenidos mediante el tratamiento automático de datos o destinados a éste, desde las terminales remotas hasta una computadora cen­tral o desde un sistema de computadoras a otro.

TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS (ADP)

Se refiere a la manipulación de información mediante una computadora de con­formidad con un conjunto de instrucciones. Se utiliza como sinónimo del tér­mino TRATAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDP).

* TRATAMIENTO DE DATOS

La ejecución de un conjunto de operaciones sistemáticas con los datos, como la clasificación o el cálculo.

TRATAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDP)

Se refiere a la manipulación de información mediante una computadora electró­nica. Se utiliza como sinónimo de TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS (ADP).

TUBO DE RAYOS CATÓDICOS (TRC)

Dispositivo para presentar visualmente los datos por medio de haces de elec­trones controlados, pero generalmente se refiere a cualquier pantalla tipo televisión.

UNIDAD ARITMÉTICA Y LÓGICA

Parte de la unidad central de tratamiento que realiza las operaciones aritmé­ticas y lógicas. Véase UNIDAD CENTRAL DE TRATAMIENTO (CPU).

* UNIDAD CENTRAL DE TRATAMIENTO (CPU)

Parte de la computadora en que tiene lugar el tratamiento. Incluye las unida­des de control, las unidades aritméticas y el almacenamiento principal. Tam­bién se le ha llamado unidad principal, expresión que ahora se utiliza gene­ralmente en un sentido más liberal para denominar a una computadora grande y compleja, en oposición a la minicomputadora.

UNIDAD DE CINTA

Dispositivo utilizado para registrar, leer y borrar datos en la cinta magné­tica. Controla el movimiento de la cinta magnética y se utiliza para hacerla pasar bajo el ensamblaje de lectura-escritura y rebobinarla.

UNIDAD DE CINTA MAGNÉTICA

Dispositivo que hace pasar la cinta magnética por una cabeza de lectura-escritura.

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UNIDAD DE CONTROL

Parte de la unidad central de tratamiento que supervisa la operación general de la computadora y los otros componentes del soporte físico. La unidad de control lleva a cabo la recuperación de las instrucciones y los datos en la secuencia debida, interpreta cada instrucción y regula la transferencia de datos entre los componentes del soporte físico.

UNIDAD DE DISCO

Dispositivo que lee o escribe datos en los discos magnéticos.

UNIDAD PRINCIPAL

Estructura principal de una computadora grande, a distinción de sus periféri­cos y de las minicomputadoras y microcomputadoras.

VARIABLE

Nombre de una cantidad. Una variable puede representarse como una caja en la que se puede escribir un valor. Generalmente, cada elemento de dato es una variable. Cada pregunta de una encuesta puede también constituir una variable.

FUENTES

+ Términos de informática que aparecerán próximamente en ICA Multilingual Glossary of Archival Terminology, compilado por Peter Walne.

* Definiciones tomadas de un proyecto de publicación de Elementary Terms in Archival Automation, compilado por miembros del Comité de Automatización del ICA.

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Pueden obtenerse ejemplares gratuitos de estos estudios e informes, siempre que los mismos estén disponibles, escribiendo a:

División del Programa General de Información Centro de Documentación 7, place de Fontenoy 75700 París, Francia