Eventos sostenibles  ISO 20121 ‐ para la industria, por la industria  

Por Fiona Pelham 

La  norma  ISO  20121  es  una  norma  de  sistema  de  gestión  que  apoyará  la  implementación  de  la sostenibilidad en la industria de los eventos. La industria de los eventos es una industria global, vibrante y creciente. Ya sean eventos deportivos, comerciales o culturales, los mismos son una manera de catalizar el cambio de comportamiento. La nueva norma ISO 20121 tiene como objetivo apoyar a los organizadores de eventos  de  todo  tipo,  desde  fiestas  locales  a  “Megaeventos”,  tales  como  los  Juegos  Olímpicos,  para asegurarse  de  que  dejen  un  legado  positivo. La  norma  también  es  relevante  para  los miembros  de  la cadena  de  suministro  de  la  industria  de  eventos,  incluyendo:  recintos,  restauración  y  cualquier  otra empresa cuyos clientes estén mayormente relacionados con el evento.  Las conferencias, conciertos, eventos deportivos, exposiciones y festivales pueden ofrecer una amplia gama de beneficios al público, a la comunidad local y beneficios económicos. Sin embargo, la puesta en escena de un evento también puede generar impactos negativos económicos, ambientales y sociales. Por ejemplo, el desperdicio de material  y el  consumo de energía pueden  tener  impactos negativos en  las  comunidades locales.  La norma  ISO 20121:2012, Sistemas de gestión de  sostenibilidad de eventos  ‐ Requisitos  con orientación para su uso, hará una gran diferencia en  la  industria de  los eventos. Proporciona una herramienta para  la identificación de los posibles impactos negativos sociales, económicos y ambientales de los eventos, y para eliminarlos o reducirlos al máximo, a través de una mejor planificación y procesos.  Entre  los actores que han proporcionado datos para  la elaboración de  la norma están  los miembros del equipo de sostenibilidad para  los  Juegos Olímpicos de Londres 2012 y  los  Juegos Paralímpicos. El  Jefe de Sostenibilidad,  David  Stubbs,  comenta  “Londres  2012  está  orgulloso  de  haber  sido  el  catalizador  de  la norma  ISO 20121. Esta es una pieza de  legado  con el potencial de  transformar  la manera en  la que  los eventos en todo el mundo consideran sus impactos económicos, ambientales y sociales”.  

En acción  La norma adopta el enfoque  de los sistemas de gestión ya familiar para miles de organizaciones en todo el mundo  gracias  al  éxito  de  normas  tales  como  ISO  9001  (gestión  de  la  calidad)  e  ISO  14001  (gestión ambiental). Debido  a que el enfoque de  sistema de  gestión es  flexible,  responde  a  las necesidades  y  la naturaleza de las diversas organizaciones que conforman el sector de eventos. Al mismo tiempo, ofrece una metodología basada en el consenso de expertos internacionales para el logro de resultados positivos en la aplicación de la sostenibilidad.  La norma ISO 20121 es aplicable a cualquier organización o individuo ‐ incluyendo clientes, proveedores y organizadores de eventos ‐ que participan en todo tipo de eventos, incluyendo exposiciones, competencias deportivas,  conciertos,  etc.,  es  tan  relevante  para  las  reuniones  de  pequeñas  conferencia  como  para eventos deportivos a gran escala. Uno de  los resultados del uso de esta estructura es probablemente un mayor nivel de  comunicación dentro de  la  industria de  los eventos  con  respecto a  su enfoque hacia  los impactos económicos, ambientales y sociales.  La  norma  ISO  20121  proporcionará  un  esquema  de  trabajo  útil  para  demostrar  el  compromiso  con  la sostenibilidad  de  una manera  reconocida  a  nivel mundial. Los  eventos  con  sede  en  diferentes  lugares geográficos de todo el mundo experimentarán diferentes temas de sostenibilidad, pero todos ellos estarán en condiciones de aplicar el esquema ISO 20121.  

Una  vez  que  un  usuario  de  la  norma  ha  identificado  los  temas  que  son  relevantes  para  su  situación individual, las etapas posteriores de la norma los apoyarán con el establecimiento de objetivos, la creación de un plan de acción y seguimiento y  la medición de  las medidas adoptadas. La norma crea una forma de trabajar que debe revisarse a intervalos regulares para asegurar la mejora continua.  

Aportes de la ISO 26000  Entre los trabajos que proporcionaron información para la norma ISO 20121 está la norma ISO 26000:2010, Guía  sobre  la  responsabilidad  social. Una parte del equipo  involucrado en el desarrollo de  la norma  ISO 26000 también participó en la creación de la ISO 20121.  Un ejemplo de la influencia de la ISO 26000 en la nueva norma se encuentra en el área de la identificación del  problema. Una  parte  clave  de  la  norma  ISO  20121  pide  a  los  usuarios  identificar  y  comprender  sus problemas económicos, sociales, ambientales  y sus impactos. Una pregunta común hecha por los usuarios que no están familiarizados con un sistema de gestión por procesos es  la siguiente “¿Cuáles deberían ser mis problemas?”  Debe quedar claro para cualquiera que esté familiarizado con  la  industria de  los eventos que  los eventos varían  en  tamaño,  tipos  de  asistentes,  lugares,  contenidos  y  muchos  otros  factores,  por  lo  que  es prácticamente  imposible  definir  una  única  lista  de  temas  relevantes  para  la  industria  internacional  de eventos. En  lugar de promover una  lista de verificación,  la norma  ISO 20121 promueve  la creación de un proceso para que cada usuario pueda identificar sus propios problemas.  La norma ISO 20121 Guía para la identificación del problema se refiere a la lista de impactos incluidos en la norma ISO 26000. Con ello se pretende que los usuarios de ambas normas adopten un enfoque similar en la definición y comprensión de los temas, según sea requerido por sus circunstancias únicas.  Tiene sentido resaltar el contenido de la norma ISO 26000 para los usuarios de la norma ISO 20121, ya que esta última norma puede ser relevante en la consideración de los temas sociales.  El objetivo es que  la  ISO 20121  se utilice en  todo el mundo por  la  industria de eventos en  todo  tipo de eventos, ya sea de negocios, culturales o deportivos. Los eventos de cualquier tamaño tienen un tremendo poder para hacer una diferencia en  la sociedad a través de  la transferencia de conocimientos o proyectos heredados.  Al igual que los elementos de la norma ISO 26000 inspiraron partes de la norma ISO 20121, es posible que la aplicación de la norma ISO 20121 inspire a una mayor consideración de la responsabilidad social.  

Desarrollo de fondo  La norma ISO 20121 ha sido creada por la industria de eventos para la industria de los eventos. En julio de 2005,  cuando  Londres ganó el derecho de organizar  los  Juegos Olímpicos de  Londres 2012  y  los  Juegos Paralímpicos,  el  Jefe  de  Sostenibilidad,  David  Stubbs,  estaba  dispuesto  a  encontrar  una  manera  de demostrar  que  los  compromisos  de  sostenibilidad  establecidos  en  la  licitación  se  transformarían  en acciones más eficaces.  El entablar conversaciones con el  Instituto Británico de Normalización  (BSI), condujo en 2006 a  lanzar el trabajo de BSI para desarrollar  la BS 8901, Especificación de un Sistema de Gestión de Sostenibilidad para Eventos, con la participación de expertos de la industria de los eventos, la normalización y la sostenibilidad.     

La  norma  fue  publicada  en  2007  y  probada  por  un  número  de  usuarios,  lo  que  condujo  a  una  versión mejorada, que salió en 2009, que fue igualmente probada. Los usuarios de una u otra de las ediciones que dieron  información  incluyen: Old Trafford Manchester United Football Ground, Lord’s Cricket Groundy, y eventos  como  el  Festival  Internacional  de  Manchester  y  la  Reunión  de  Profesionales  Internacionales Europeos, en Reuniones, Eventos y Conferencia de Londres en 2008. Meses después del lanzamiento de la segunda edición, había evidencias de que  la BS 8901  se estaba  implementando en América del Norte  y Europa.  En  enero  de  2010,  se  comenzó  a  trabajar  dentro  de  ISO  para  desarrollar  la  edición  internacional,  ISO 20121. Más de 30 países y organismos de enlace participaron en el trabajo en el proyecto de comité de ISO, ISO/PC 250, Sostenibilidad en  la gestión de eventos, dando  lugar a  la publicación en  junio de 2012 de  la norma ISO 20121.  Desde la idea de la norma en 2005, el proceso de desarrollo ha sido liderado por miembros de la industria de los eventos de todo el mundo que tienen experiencia en gestión de eventos e iniciativas de liderazgo en sostenibilidad.  

Las mejores prácticas y la reputación  En  resumen,  la  norma  ISO  20121  es  una  norma  creada  por  la  industria  de  eventos  por  un  número importante de personas que actualmente trabajan en la industria de los eventos, entienden el proceso de planificación de un evento y cómo este sistema podría ser  implementado. A diferencia de un negocio que podría funcionar de la misma forma los 365 días del año, la industria de los eventos es de carácter cíclico y dependiente de una  significativa  cadena de  suministros. Sin embargo, aunque  cada  caso es diferente, el proceso para un evento tiene una estructura similar que permitirá que un enfoque de sistema de gestión funcione bien.  La norma ISO 20121 proporciona un marco de trabajo para todos los miembros de la cadena de suministro del  evento  (salas,  productoras,  empresas  de  restauración,  etc.)  para  considerar  sus  impactos  sociales, económicos y ambientales. Es relevante para todos  los tamaños de evento, y para todo tipo de eventos  ‐ empresariales,  deportivos  y  culturales. El  uso  potencial  de  la  norma  ISO  20121  es  por  lo  tanto significativo. Entre  sus  principales  ventajas  reconocidas  por  los  usuarios  que  lo  han  probado,  están  las siguientes:  

• Mejores prácticas empresariales Tiene sentido tomar un enfoque organizado y procesado para la gestión de impactos económicos, ambientales  y  sociales. Además,  lo que  se monitorea  y  se mide  se puede  reducir, por  lo que es probable que los gastos generales sean más bajos. 

• Ventaja  de reputación El  uso  de  un  enfoque  reconocido  internacionalmente  permitirá  a  los  líderes  en  sostenibilidad demostrar sus acciones de una manera creíble y transparente.  

 Sobre la autora  Fiona Pelham es Directora Gerente de Eventos  Sostenibles,  Ltd. Es Presidenta del  ISO/PC 250, Sostenibilidad en  la gestión de eventos, que desarrolló  la  ISO 20121, y ha sido Presidenta del comité técnico de  la BS 8901 Sistemas de gestión  de  sostenibilidad  para  eventos  del  Instituto  Británico  de  Normalización  (BSI),  desde  el  2007. Dirige  la organización  sin  fines  de  lucro  Impacto  Positivo  que  ofrece  educación  a  nivel  internacional  para  la  industria  de eventos, y fue co‐autora de Cómo Hacer Eventos Más Sostenibles publicado por BSI.  Fuente: Revista ISO Focus+, Edición junio 2012 Traducción al español: Secretaría Ejecutiva de COPANT