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CarpetayDenominacindearchivosConvencin10ReglasparaMejoresPrcticas

Archivo/carpetadenomenclaturaproblema?

Unpaslibreparatodosmentalidadesbastantefrecuentecuandosetratadeladenominacindelosarchivoselectrnicosycarpetas.Elproblemaradicaenelhechodequenoexistennormasoficialesoarchivodenombresypolticasdealmacenamientodentrodelamayoradelasorganizaciones.Entalescasos,lagestinmsprobableesquenohatomadolainiciativadecrearcarpetasyficherosconvencionesquelosfuncionariospodranseguir.Lamayoradelosempleadosharnloqueellospiensanqueesmejor,perosinlaspolticasadecuadasenellugarquelosresultadospodranserimpredecibleyextremadamentecostoso.Enlosdasdelagestindearchivosycarpetasdepapel,lasmejoresprcticassehanestablecidoparaasegurarquelosactivosenpapelsepresentaronadecuadamenteparafacilitarlarecuperacin.Asqueporqunoelmismoparalosactivosdeinformacinelectrnica?

ConvencindenomenclaturaCmo?

Lafuerzadeunaconvencindecarpetasyarchivosdenombresdependedelaestructuradedenominacinpropuestaylacalidadycantidaddeloselementosdedatosseleccionadosparasuconstruccin.Debeserdeningunasorpresaqueparacualquieractividadcomercialsiemprehayunaestructuradenombresideal.Sinembargo,cualquierconvencindenomenclaturaestructuradoquetratadeserloabarcatodopuederesultarenexcesoypesadez.

Aquhaydiezreglasbsicasquepodranservircomounaguageneralenlacarpetaestructuracinyconvencionesdenomenclaturadearchivos:

1.Evitelosnombresdelargocarpetaextrasyestructurasjerrquicascomplejasperoelusodenombresdearchivosricoseninformacinensulugar.

Dos:Z:\Prod\QA\AssL7_WO_Suzuki_L3688_20090725.xls||Z:\Pubs\Article_eXadox_FileNamingConventions_V03.docQunohacer:Z:\rdenesdeproduccin\CalidadControl\Asamblealnea7\Trabajo\Clients\SuzukiMotors\LOT3688_July252009.xls||Z:\Publicaciones\Artculos\eXadox\FileNamingConventions_V03.docMotivo:Complejasestructurasdecarpetasjerrquicasrequierenexploracinadicionaleneltiempodealmacenamientoyenelmomentodelarecuperacindearchivos.Altenertodalainformacinesencialdeformaconcisaenelpropionombredearchivo,tantolabsquedaylaidentificacindelficheroesgilyprecisa.

2.Pongasuficienteselementosenlaestructuraparafacilitarsurecuperacineidentificacin,peronoexagere.

Dos:NOVALEC_37507_INVOICE_20090703.pdf||FUJITSU_S1500_SPEC_Scanner.pdfQunohacer:NOVALEC_INVOICE.pdf||FUJITSU_S1500_SPEC_Black_Desktop_Scanner_ModelReplacesS510_.pdfMotivo:Precisindirigidarecuperacinrequiereelementossuficientesparaevitarresultadosambiguosperodemasiadainformacinagregaunesfuerzoexcesivoennomenclaturadearchivostiempoconpocooningnretornoeneltiempoderecuperacin.

3.Utiliceelguinbajo(_)comoelementodelimitador.Noutiliceespaciosniotroscaracterestalescomo:#$%&'@^`~+,.=)(

Dos:SMITHJ_AXA_76546_POLICY_20120915.pdf||FUJITSU_S1500_SPEC_Scanner.pdfQunohacer:SMITHJAXA76546POLTICA20120915.pdf||FUJITSUS1500$$$SPECScanner.pdfMotivo:Elguinbajo(_)esuncuasiestndarparaelcampodedelimitacinyeselpersonajemsergonmicovisualmente.AlgunasherramientasdebsquedanofuncionanconespaciosydebenserevitadosespecialmenteparaarchivosdeInternet.Otrospersonajespuedenserinteresantesperovisualmenteconfuso

ytorpe.

4.Utiliceelguin()paradelimitarpalabrasdentrodeunelementooenmaysculalaprimeraletradecadapalabradentrodeunelemento.

Dos:SmithJohn_AIG_76546_POLICY_20090915.pdf||WhitePaper_StructuredFileNamingStrategy.docQunohacer:JohnSmithAIG76546POLTICADE20090915.pdf||archivoLibroBlancoEstructuradonombrarstrategy.docMotivo:Losespaciossonpobresdelimitadoresvisualesyalgunasherramientasdebsquedanofuncionanconespacios.Elguin()esundelimitadordepalabracomn.Alternativamente,lacapitalizacindelaspalabrasdentrodeunelementoesunmtodoeficientedelaspalabrasdiferenciadoresperoesmsdifcildeleer.

5.Loselementosdebenserordenadosdelogeneralalosdetallesespecficosdeimportanciatantocomoseaposible.

DOS:FY2009_AcmeCorp_Q3_TrialBal_20091015_V02.xls||Production_PaintShop_WorkOrder_7752.xlsnodebehacer:TrialBal_Q3_20091015_AcmeCorp_V02_FY2009.xls||PaintShop_7752_WorkOrder_Production.xlsMotivo:Engeneral,loselementosdebenserordenadaslgicamente,delamismasecuenciaquenormalmentebuscarunarchivoespecfico.

6.Elordendeimportanciareglaesverdadcuandoelementosincluyenfechayhora.Lasfechasdebenserordenados:AO,MES,DA.(Porejemplo,AAAAMMDD,AAAAMMDD,AAAAMM).Eltiempodebeserordenada:hora,minutos,segundos(HHMMSS).

Dos:RFQ375_CablesIlimitado_BID_200910151655.pdf||20091120_AMATProj_Phase1_Report.docQunohacer:RFQ375_CablesIlimitado_BID_101520091655.pdf||Nov202009_AMATProj_Phase1_Report.docMotivo:Paraasegurarsedequelosarchivosseordenanencorrectoordencronolgicoloscomponentesdefechayhoramssignificativosdebenaparecerenprimerlugarseguidoconloscomponentesmenossignificativos.

7.Losnombresdepersonasdentrodeunelementodebetenerelnombredelafamiliaenprimerlugar,seguidodelosnombresdepilaoiniciales.

Dos:TatePeter_SunLife_175662_POLICY_10YrTerm.pdf||SmithJ_ID3567_ADMIN_WageReview.xlsQunohacer:PeterTate_SunLife_175662_POLICY_10YearTerm.pdf||JSmith_ID3567_ADMIN_WageReview.xlsMotivo:Elnombredelafamiliaeselestndardereferenciaparalarecuperacinderegistros.Tenerelapellidoprimeroseasegurardequelosarchivosseclasificanenordenalfabticocorrecto.

8.abreviarelcontenidodeelementossiemprequeseaposible.

Dos:RevQC_QST_2009Q2.xls||MCIM_27643_POD.docQunohacer:MinistrodelaRentaQuebec_QuebecVentasTax_20092ndQuarter.xls||MultiCIMTechnologiesInc_27643_ProofOfDelivery.pdfMotivo:abreviarayudaacrearelarchivoconcisalosnombresquesonmsfcilesdeleeryreconocer.

9.UnelementodecontroldeversionesdebecomenzarconVseguidoporalmenos2dgitosydebesercolocadocomoelltimoelementoms.Paradistinguirentrelosborradoresdetrabajo(esdecir,revisionesmenores)utilizanVx01>Vx99alcanceydeproyectofinal(esdecir,versinprincipal)utilizanV100>V9xx.(Dondex=09)

Dos:MCIM_Proposal_V09.doc||eXadox_UserManual_V102.docQunohacer:MCIM_Proposal_9.doc||eXadox_UserManual_V2FinalDraft.docRazn:La"V"ayudaadenotarqueelelementoserefiereaunnmerodeversin.Serequiereunmnimode2dgitosconunceroparaasegurarquelosresultadosdebsquedaestndebidamenteordenados.Laintencinesevitarlasituacinenlaque,porejemplo,unnombredearchivoconun"V113"sererrneamentecompareceranteunnombredearchivoidnticoaunnmerodeversin"V12"cuandoordenadosenordenascendenteordenalfabtico/numrico.Paradistinguirentreeltrabajo,larevisinyredaccinfinaldeunnicoprefijodgitosseguidodeguin""eselpreferidoparafacilitarlaclasificacinadecuadaelusodepalabrasenelnombredelarchivotalFinal,ProyectodeRevisinoenelnombredelarchivoafectaalordenydebeserevitado.

10.Prefijodelosnombresdeloscorrespondientessubcarpetasalnombredearchivodelosarchivosquesecompartenatravsdedispositivosdecorreoelectrnicoodealmacenamientoporttil.

Dos:Prod_PS_AssL7_WO_Suzuki_J368820090725.xls||FY2009_AcmeCorp_Q3_TrialBal_20091015_V02.xlsQunohacer:WO_Suzuki_J368820090725.xls||Q3_TrialBal_20091015_V02.xlsMotivo:archivosyarchivosadjuntoscompartidosatravsdedispositivosporttilesincluyensloelnombredelarchivoypuedesertotalmentedesprovistodeelcontextoenelqueesgeneralmenteprovistoporlaestructuradecarpetasdeorigen.Paracompensaryevitarconfusionesavecesesesencialparaprefijarelnombredelasubcarpeta(s)aestetipodenombresdearchivo.

ConvencindenomenclaturaPlanificacinSolucin

Cualquieresfuerzoparainstituirpolticasdearchivos/nombresyalmacenamientodecarpetapuedeseriniciadoporcualquierpersonaenunaorganizacinSinembargo,paraasegurarelxitoesmuyimportantequeestaspolticasdictadasporelinteresadoconlamximaautoridad.Estapersonadebeapreciareinculcaratodoslosparticipantesquelosarchivoselectrnicos:

sonlosactivosdeinformacinquesonpropiedaddelaorganizacin.sonrecursosquesepuedencompartiraunqueavecessloparausuariosrestringidos.soncomponentescrticosparalasoperacionesqueafectanlaproductividadylarentabilidad.

Idealmente,seradeseablealcanzarunconsensosobrelacarpetayarchivodelosconveniosdedenominacindentrodeunequipoodepartamentoSinembargo,estonosiempreesposibledebidoaquecadaparticipantepuedecreersusideassonlasmejores.Alreferirsealasdiezreglasbsicasanteriores,puedeposibleresolverlamayoradeloslitigiosyfacilitarlatarea.Siestonoessuficiente,puedesernecesariorecibirayudaexteriorosimplementeestarendesacuerdosobreaquellascuestionesmenores,peroenltimainstancia,nodebehaberunsoloestndarparacadaactividaddenegocionicoseauniversalmenteaceptadaono.

Ejecucin

Unavezquesefinalicenlaspolticasdenombresydealmacenamientodearchivos,debenestardocumentadosyponerseadisposicindetodoslosparticipantesaseguir.Todoelmundodebesersensiblealaimportanciadeaplicarcondiligencialaspolticasdeasignacindenombresyquesedesveocomprometerenlaadhesinpolticapodratenerconsecuenciascostosasparalaorganizacin.Porlotantoesresponsabilidaddelagestinquelaadhesinpolticacontrolarsetantocomoseaposible,porquesiemprehayunatendencianaturalparaquelosparticipantesseapartanensumayoradebidoafactoreshumanos.Siestoseconvierteenunproblema,esimportantetenerencuentaqueexistedenominacinyalmacenamientodearchivosdesoftwaresemiautomatizadoestructuradoquesepuedeutilizarparaayudarahacercumplirysupervisarelcumplimientodenombrarypolticasdealmacenamiento.Paramsdetalles,consulteelLibroBlancoeXadox:Denominacindearchivosestructuradosemiautomatizadayalmacenamientoovisitewww.exadox.com.

SobreelAutor

VicenteSantaguidaeselpresidentedeMultiCIMTechnologiesInc.,unaempresadeingenieradesoftwareyautomatizacindeprocesosdenegocio.FueelarquitectodediseoconceptualparaeXadox,unaaplicacinqueseaprovechadeunaestrategiadeasignacindenombresyalmacenamientodearchivosestructuradosemiautomticocomounsimplemediodeorganizaryrecuperararchivoselectrnicosycarpetas.