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5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
MODALIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS YSUBSISTENCIAS EN EL INTERIOR, OTORGADOS POR
EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE OBRAS ICO,
PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2012
AUTOR:
NGELO PATRICIO MARCHI VARGAS
DIRECTORA:
MG. NATALIA LARGO SNCHEZ
LOJAECUADOR2013
TESIS PREVIO A OPTAR EL GRADO
DE INGENIERO EN CONTABILIDAD
Y AUDITORA CPA.
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II
Mg. Natalia Largo Snchez, DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
LOJA, CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA, MODALIDAD DE
ESTUDIOS A DISTANCIA, Y, DIRECTORA DE TESIS.
CERTIFICO
Que una vez revisado y dirigido el presente trabajo de tesis titulado EXAMEN
ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL INTERIOR,
OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE OBRAS ICO,
PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2012, desarrollado por el postulante ngelo
Patricio Marchi Vargas; previo optar el grado de Ingeniero en Contabilidad y
Auditora, Contador Pblico Auditor; la misma que ha cumplido con los requisitos
necesarios para su elaboracin y aprobacin, por lo tanto autorizo la
presentacin ante el respectivo Tribunal General Instrumental.
Loja, Mayo de 2013.
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III
AUTORA
Yo, ngelo Patricio Marchi Vargas, declaro ser autor(a) del presente trabajo de
tesis y eximo expresamente a la Universidad Nacional de Loja y a sus
representantes jurdicos de posibles reclamos o acciones legales, por el contenido
de la misma.
Adicionalmente acepto y autorizo a la Universidad Nacional de Loja, la publicacin
de mi Tesis en el Repositorio Institucional-Biblioteca Virtual.
Autor: Angelo Patricio Marchi Vargas
Firma:
Cedula: 170907494-0
Fecha: Mayo del 2013
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IV
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento a la Universidad Nacional de Loja, Carrera de Contabilidad y
Auditora, por su contribucin acadmica en mi formacin integral. Ofrecindome
la oportunidad de llegar a ser un profesional en el campo contable.
De manera especial mi agradecimiento a la Magister Natalia Largo Snchez, por
su direccin, orientacin y apoyo para el cumplimiento del proyecto, quien
contribuyo a la culminacin de esta investigacin.
A los docentes de la Carrera de Contabilidad y Auditora, gracias por su tiempo,
por su apoyo as como por la sabidura que me transmitieron en el desarrollo de
mi formacin profesional
Al Ingeniero Juan Carlos Checa Reinoso, Director Ejecutivo y funcionarios del
Instituto de Contratacin de Obras ICO, por haberme facilitado la informacin
requerida para el desarrollo del Examen Especial.
A mis familiares gracias por ensearme da a da lo importante que son los
valores, la bondad, la humildad y el apoyo incondicional que se debe dar a los que
ms necesitan; a mis familiares que participaron directa e indirectamente en la
elaboracin de esta tesis
A mis amigos y compaeros, que gracias al equipo que formamos logramos llegar
hasta el final del camino y que hasta el momento, seguimos siendo amigos.
Gracias a todos!
NGELO PATRICIO MARCHI VARGAS
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V
DEDICATORIA
Quiero dedicar este trabajo a mi familia, por acompaarme en cada una de las
etapas que he emprendido y ser siempre mis ms fervientes hinchas Este trabajo
de investigacin desarrollado con amor y con dedicacin, se lo dedico:
A Dios.
Por haberme permitido llegar a este momento tan especial en mi vida, por los
triunfos, por los momentos difciles que me han enseado a valorar cada da ms
la vida.
A mi madre
Por apoyarme en todo momento, por sus consejos, sus ejemplos de
perseverancia, sus valores, por la motivacin constante que me ha permitido ser
una persona de bien, pero ms que nada, por su infinito amor.
Gracias mamita por haberme dado la vida!
A mi esposa e hijasLes agradezco por el cario, la compresin, la paciencia y el apoyo que me
brindaron da a da, siempre cont con ellas ya que son parte de este triunfo.
Gracias Isabel, Francis y Nury las amo mucho!
Gracias!
NGELO PATRICIO
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a. TTULO
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DEOBRAS ICO, PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2012.
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b. RESUMEN EN CASTELLANO Y TRADUCIDO AL INGLES
El EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2012 profundizan los
conocimientos en relacin a las auditorias en el sector pblico y dar una opinin,
de qu manera y en qu medida se justifica el pago por concepto de viticos y
subsistencias en el interior, otorgados por Instituto de Contratacin de Obra ICO,
mediante la revisin de la informacin financiera, a travs de un examen especial
para lo cual se emple las tres fases de la auditora es decir: Planificacin,
Ejecucin y El Informe Final, adicionalmente re realizo la evaluacin del control
Interno.
De acuerdo con los objetivos planteados al inicio del trabajo, se examin y se
revis la documentacin, verificando la propiedad, legalidad y veracidad de los
gastos efectuados por concepto de viticos, adems se evalu el control interno y
se elabor el informe. Al final del trabajo se deja detallado las respectivasestrategias que ayudarn al Director y Contadora a dar solucin a las principales
deficiencias encontradas durante el examen especial, a travs de las
Conclusiones y Recomendaciones.
Entre las principales conclusiones a las que se lleg, est enfocada en la entrega
tarda de las liquidaciones de viticos, lo que causa registros contables nooportunos ms an en cierre de ejercicio fiscal, ya que afectan al presupuesto del
siguiente ao. Se recomend disponer que se cumpla con lo que establece el Art.
19 de la Resolucin SENRES-2009-0080, del 03 de abril del 2009.
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3
SUMMARY
The SPECIAL CONSIDERATION TO ITEM PER DIEM and livelihoods INSIDE
GRANTED BY THE INSTITUTE OF PROCUREMENT OF WORKS ICO, PERIOD
JANUARY TO JUNE 2012 deepen the knowledge in relation to audits in the public
sector and give an opinion, how and the extent to justify payment for travel and
subsistence within, granted by Hiring work Institute ICO, by reviewing financial
information, through a special examination for which use the three phases of the ie
audit Planning, Execution and Final Report, further re performed internal control
assessment.
In accordance with the objectives set at the beginning of the work, was examined
and reviewed the documentation, verifying ownership, legality and veracity of the
expenses incurred for travel, also evaluated the internal control and the report was
drawn up.
At the end of the work is left to the respective detailed strategies that will help the
Director and Accountant at solving the major gaps identified during the specialexamination by the Conclusions and Recommendations.
Among the main conclusions reached, is focused on late delivery of viatical
settlements, leading to more timely accounting records not yet in close fiscal year,
as they affect the budget for the following year. They have recommended that
complies with the provisions of Article 19 of Resolution SENRES-2009-0080, from
April 3, 2009.
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4
c. INTRODUCCIN
El Instituto de Contratacin de Obras, fue creado con Decreto Ejecutivo 731 del
11 de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial NO. 430 de abril 19 del 2011.
Entidad Pblica que se encarga de contratar, administrar y fiscalizar obras
integrales de infraestructura social de los Ministerios incluidos en el Decreto
Ejecutivo N 731 y otras instituciones que lo soliciten, para mejorar las
condiciones fsicas de los servicios que prestan a la ciudadana, cumpliendo con
normativas, reglamentos y polticas del Estado Ecuatoriano para contribuir al
Buen Vivir.
El EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2012, fortaleci de gran
manera los conocimientos adquiridos, que permiti analizar y evaluar la
informacin relacionada con el proceso, puesto que garantiza el accionar
econmico de la misma. Cabe recalcar que la realizacin de un examen
especial es de gran importancia por cuanto nos permite establecer si los objetivosy metas propuestos han sido alcanzados, brindando a la institucin certeza sobre
el rubro examinado en un perodo establecido.
Con la investigacin y los resultados obtenidos luego de realizar el examen, es
aportar de gran manera con Instituto de Contratacin de Obras, estableciendo las
conclusiones y recomendaciones ms adecuadas que permita una gestin
financiera eficiente enmarcado en el cumplimiento de las normas legales vigentesy la toma oportuna de decisiones por parte de la autoridades.
El trabajo de tesis ha sido realizado de conformidad con lo que establece la
Normatividad vigente de la Universidad Nacional de Loja, contiene: Ttulo, en el
que consta el tema de investigacin; Resumen en castellano y traducido al
inglsen donde se justifica la realizacin del mismo, el cumplimiento de objetivos
como al principal conclusin y recomendacin; Introduccin que resalta la
importancia del tema; el aporte que se pretende brindar y una breve sntesis del
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contenido; Revisin de Literatura que contiene conceptos, definiciones,
referentes al examen especial; Materiales y Mtodos se detalla en forma
ordenada los materiales y los mtodos que se hicieron imprescindibles para la
realizacin del presente trabajo; Resultados presentan el desarrollo de la
prctica; Discusin, que es un contraste entre lo encontrado y la aplicacin de los
recomendaciones producto del examen especial; Conclusiones, que se
obtuvieron al realizar el proceso del examen especial; Recomendaciones a las
que se lleg en el trabajo; Bibliografa consultada en forma ordenada y
actualizada para soportar los contenidos tericos; Anexos donde estn copia del
Registro nico de Contribuyentes, Estados Financieros, documentos soporte y el
Proyecto que dio origen al presente trabajo.
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d. REVISIN DE LITERATURA
AUDITORIA
La auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de
personas independientes del sistema auditado. Aunque hay muchos tipos de
auditora, la expresin se utiliza generalmente para designar a la auditora externa
de estados financieros, que es realizada por un profesional experto en
contabilidad, a los libros y registros contables de una entidad, para opinar sobre la
razonabilidad de la informacin contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las
normas contables.
El origen etimolgico de la palabra es el verbo latino "Audire", que significa "or",
que a su vez tiene su origen en el hecho de que los primeros auditores ejercan su
funcin juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificacin
principalmente oyendo.
CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA
Segn el rea a examinar:
Auditora Financiera.-Es el examen de los estados financieros de una empresa,
con la finalidad de emitir una opinin profesional sobre los estados financieros en
su conjunto, es decir que presentan o no razonablemente la posicin financiera de
la empresa y sus resultados.
Auditora de Gestin.- Es el examen sistemtico y profesional efectuado por
equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de
una entidad, programa, proyecto u operacin.
Auditoria Operativa.-Es el examen en la cual una empresa o parte de ella es
evaluada la eficiencia, efectividad y economa de sus actividades en funcin de
los objetivos o metas trazadas.
http://es.wikipedia.org/wiki/Estados_financieroshttp://es.wikipedia.org/wiki/Estados_financieros5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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Auditora Ambiental.- Es un examen a las medidas sobre el medio ambiente
contenidas en las leyes del pas y s se estn cumpliendo adecuadamente.
Auditora Informtica.-Examen que se prctica a los recursos computarizados
de una empresa, comprendiendo capacidad del personal que los maneja,
distribucin de los equipos, estructura del departamento de informtica y
utilizacin de los mismos.
Auditora Gubernamental.-Es aquella que se aplica en las entidades pblicas y
es efectuada por la Contralora General del Estado y otros organismos u oficinas
de Auditora Interna, su objetivo principal es la de valuar los recursos humanos y
financieros de acuerdo a los objetivos vigentes.
Auditoria de Seguimiento.- Se hace con el propsito de verificar si se estn
cumpliendo las medidas y recomendaciones dejadas por la auditora anterior.
Segn el personal:
Auditora Interna.-Es el examen crtico y sistemtico de los sistemas de control
de una unidad econmica, ejecutado por un profesional con vnculos laborales
con la misma institucin, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de los mismos, realizado
por auditores de las unidades de auditora interna1.
Auditora Externa.-Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistemade informacin de una unidad econmica, ejecutado por un contador pblico sin
vnculos laborales con la misma institucin, utilizando tcnicas determinadas y
con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el
sistema, el control interno y formular sugerencias para su mejoramiento, realizado
por firmas auditoras independientes.
1Modulo IX-Universidad Nacional de Loja, pg. 54 ao de publicacin , 2011
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EXAMENESPECIAL
Comprende la revisin y anlisis de una parte de las operaciones o transacciones
efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de verificar aspectospresupuestales o de gestin, el cumplimiento de las disposiciones legales, as
como reglamentos aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
El Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos financieros y
operativos, o restringirse a slo uno de ellos, dentro de un rea limitada o asunto
especfico de las operaciones.
Tambin se efectan exmenes especiales para investigar denuncias de diversa
ndole y ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos
licitarios, del endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin
gubernamental, entre otros. El Examen Especial se sustenta en mtodos,
procedimientos y tcnicas de auditora y se adecuan a las polticas y normas de
auditora gubernamental. 2
Alcance del examen especial
Como parte de la auditoria gubernamental, el examen especial verificara,
estudiara y evaluara aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas
a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio ambiental con
posterioridad a su ejecucin, aplicara las tcnicas y procedimientos de auditorade la ingeniera y afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la
materia de examen y formulara el correspondiente informe que deber contener
comentarios, conclusiones y recomendaciones3, como es el caso de la presente
investigacin donde se revisar el rubro de viticos y subsistencias en el interior,
otorgados por el Instituto de Contratacin de Obras, con posterioridad a su
ejecucin, donde se aplicarn tcnicas y procedimientos de auditora de la
2(Contralora General de la Repblica, MANUAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998)3Art. 19 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (LOCGE)
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ingeniera y afines, o de las disciplinas especficas, de acuerdo con la materia de
examen y se formular el correspondiente informe que deber contener
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Objetivos
El objetivo principal del Examen especial es expresar una opinin profesional
sobre la confiabilidad de un determinado rubro, para nuestro caso se logra
determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los gastos efectuados por
viticos y subsistencias en el interior otorgados por el instituto en el perodo de
julio a diciembre del 2011.
Adems se realiza un examen especial para evaluar los controles internos con la
finalidad de implantar las respectivas correcciones a tiempo (oportuno), el control
interno permite a la entidad salvaguardar los recursos pblicos, y lograr las metas
y objetivos institucionales.
Un examen no tiene como objetivo expreso descubrir errores o irregularidades, y
no puede dependerse del mismo para ello. Sin embargo, al efectuar un examen y
al emitir su opinin sobre lo razonable de los estados financieros, el auditor toma
en cuenta la posibilidad de que puedan existir errores o irregularidades.4
Fases de un examen especial
Las fases para llevar a cabo un examen especial sus faces comprende:
planeacin, ejecucin, y comunicacin de resultados, sin embargo existen
algunos matices de diferencia en cada una de las etapas del proceso dado que
sus procedimientos son ms simplificados que en una auditora de alcance
amplio. Se aplican Las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental
(NEAG) ya que el Instituto de Contratacin de Obras ICO es una entidad
gubernamental.
4Gua Didctica de Auditora Financiera: Dr. Jaime Freire Hidalgo, Pg. 60. Ao 2011
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Actividad previa para el examen especial
Para dar inicio a un examen especial en las entidades o instituciones pblicas, es
necesaria la Orden de Trabajo, que debe contener lo siguiente:
- El motivo del examen
- Los objetivos generales
- Tiempo de Ejecucin
FASES
D
E
UN
EXAMEN
ESPECIAL
FASE I: PLANIFICACIN
FASE II: EJECUCIN
FASE III: COMUNICACI N DERESULTADOS
- Gua o plan para visita de evaluacin previa
- Informe de Visita previa
- Planificacin especfica
- Objetivos y alcance del examen especial
- Anlisis preliminar del control interno
- Evaluacin del Control Interno
- Anlisis del riesgo preliminar- Elaboracin de Programa del examen especial
- Las pruebas del examen especial
- Tcnicas de muestreo
- Evidencia del examen especial
- Papeles de trabajo
- Informe del examen especial
- Contenido del informe
- Elaboracin del Informe
- Responsabilidad en la presentacin del
Informe
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FASE I: PLANIFICACIN
Planificacin Preliminar
Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cuales
debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las
actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los
objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre
otros elementos, la revisin debe estar fundamentada en programas detallados
para los componentes determinados, los procedimientos del examen especial, los
responsables, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la
determinacin de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del
equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial
nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los
resultados del examen especial esperados, conociendo de las fortalezas,
debilidades y de las oportunidades de mejora de la entidad cuantificando en lo
posible los ahorros y logros esperados.
Gua o plan para visita de evaluacin previa
Se debe obtener informacin y documentacin precisa para una buena
planificacin, por lo que es necesario elaborar una gua o plan para visita de
evaluacin previa, en la cual se establece una relacin entre el auditor y la
entidad, y contiene los siguientes elementos:
Tipo de Intervencin
rea a ser examinada
Ciudad en la cual se realiza el examen especial
Antecedentes
Objetivos
Metodologa para analizar el rubro de viticos y subsistencias en el interior
Nmina de funcionarios a entrevistar
Plazo de ejecucin de la visita previa
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Auditor actuante
Recursos a utilizar
Resultado mediante memorando
Firmas de responsabilidad
Informe de Visita Previa
Luego de realizar las entrevistas, realizar el conocimiento de la institucin, obtener
la informacin y documentacin necesaria, se debe emitir un informe de visita
previa, la misma que contiene los siguientes elementos:
Antecedentes
Informacin general de la institucin examinada
Descripcin de la institucin
Misin institucional
Visin institucional
Objetivos institucionales
Financiamiento o valor a ser examinadoEstructura orgnica
Nmina de funcionarios y Ex funcionarios principales
Exmenes especiales o auditadas realizadas
Informacin financiera (Modulo de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera y
Control Previo)
Sistema de Archivo
Control InternoConclusin
Planificacin Especfica
Para la revisin de una determinada cuenta se debe elaborar un plan, el mismo
que deber ser tcnico y administrativo, donde la parte tcnica hace referencia a
los procedimientos que se van a realizar mientras que la parte administrativa
contempla el personal y el tiempo que durar el trabajo de revisin y
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principalmente se fundamenta en la planificacin preliminar.
Existen varios elementos que servirn para el desarrollo de la planificacin
especfica:
El objeto del examen y el reporte del conocimiento de la entidad y
evaluacin del control interno.
Recopilacin de informacin adicional de acuerdo con las necesidades.
Matriz para calificar los factores especficos de riesgo y definir el enfoque del
examen, considerando los sistemas de informacin computarizada.
Los principales productos de la planificacin especfica del examen son:
La distribucin del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen
ajustndose a lo establecido en la orden de trabajo.
Uso de tcnicas de auditora.
Memorando de planificacin.
Papeles de trabajo de la fase de ejecucin. Informe de evaluacin al control interno para conocimiento del titular de la
entidad examinada, con comentarios y recomendaciones.
Objetivos y alcance de los procedimientos
Los objetivos indican el propsito del examen especial que se persigue, el para
qu y por qu? informar a la parte interesada, y que sirva como base para la tomade decisiones.
El alcance est relacionado con la extensin del examen, por lo que es necesario
que en la determinacin del alcance se defina con absoluta claridad el objeto del
examen, que puede referirse a los procesos y las decisiones adoptadas por la
administracin de la entidad, como es el caso de la presente investigacin donde
se debe definir una sola decisin de una accin que se va a ejecutar que es el
examen al rubro de viticos y subsistencias en el interior.
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Anlisis Preliminar del Control Interno
Este anlisis permite acumular informacin sobre el funcionamiento de los
controles existentes, y de su resultado depender la extensin del plan y los
procedimientos a utilizarse durante el examen, confirmar la estimacin de los
requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas
especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir el trabajo y
presentar el informe, despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre
el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin, adems de los
procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de
auditora que son: inherente, de Control; y de Deteccin.
Evaluacin del Control Interno
Uno de los procedimientos que se debe realizar dentro de los programas para el
examen especial es la evaluacin del control interno para determinar el grado
cumplimiento de los controles implantados en la entidad, de modo que se pueda
determinar el nivel de confiabilidad de la informacin emitida a lo largo decualquier actividad ejecutada.
Al tratarse de un examen especial, la evaluacin de control interno debe
realizarse de manera detallada, pormenorizadas y profunda, ya que la opinin
emitida es de vital importancia en la toma de futuras decisiones.
Uno de los mtodos ms utilizados para la evaluacin del control interno es elMtodo de cuestionario, el mismo que ser utilizado en el presente examen
especial.
Mtodo de Cuestionario
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados, los que tienen
un conjunto de preguntas cerradas (SI-NO), orientadas a verificar el grado de
aplicacin de la normativa vigente en la entidad.
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Las preguntas son formuladas considerando las caractersticas del rubro a
examinarse, de forma tal, que las respuestas afirmativas determinen la existencia
de una adecuada medida de control y las negativas sealen una falla o debilidad
en el sistema establecido.
El formato a ser utilizado queda a criterio de la persona que lo realiza, sin
embargo se considera necesario que contenga por lo menos la siguiente
informacin:
a) Encabezamiento
Nombre de la entidad
Cuenta Evaluada
Fecha de evaluacin
b) Nmero de orden de la pregunta
c) Descripcin de las preguntas
d) Registro de las respuestas
S
Noe) Validacin, Observaciones
Este mtodo representa un ahorro de tiempo, adems que por su amplitud cubre
diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter
o descontinu y como ltimo punto es flexible para conocer la mayor parte de las
caractersticas del control interno.
Lo que se puede lograr con el control interno:
El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de
rentabilidad y rendimiento y prevenir prdida de recursos. Puede ayudar a la
obtencin de informacin financiera fiable. Tambin puede reforzar la confianza
en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede
ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el
camino.
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Lo que no se puede lograr con el control interno:
Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que est y lo bien que
funcione, nicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluto, a
la direccin y al consejo en cuanto a la consecucin de los objetivos de la entidad.
El control interno no puede hacer que un gerente malo se convierta en buen
gerente.
Anlisis del Riesgo Preliminar
Este anlisis implica que el auditor debe aplicar procedimientos analticos en esta
fase, para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la
identificacin de la existencia de un riesgo potencial.
Este riesgo adems implica la posibilidad que el auditor exprese una opinin
errada en su informe, debido a que la informacin suministrada por la entidad,
estn efectuados por una distorsin o no sea real.
Como ya lo mencionamos anteriormente se conocen tres tipos de riesgo:
Inherente.-Est ligado a la ejecucin de las actividades de la entidad, en las
que se pueden presentar errores que constan en los resultados y en la
informacin procesada, lo que puede ocasionar que el examen emita
criterios equivocados sobre el anlisis realizado.
De control.-El riesgo de control est relacionado con la posibilidad de que
los controles internos imperantes no proveen o detecten fallas que estn
dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos
ms efectivos.
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De deteccin.- El riesgo de deteccin est relacionado con el trabajo del
auditor, y es que este en la utilizacin de los procedimientos de auditora, no
detecte errores en la informacin que le suministran.
A continuacin se detalla los elementos que debe contener una planificacin
especfica:
Encabezado
Antecedentes
Motivo del examen especial
Objetivo del examen especial
Alcance del examen especial
Base legal de la institucin examinada
Financiamiento o monto a examinar
Nmina de Funcionarios y Ex Funcionarios principales
Grado de confiabilidad de la informacin financiera administrativa
Estructura de la direccin Administrativa Financiera
Identificacin de funciones de los directoresDeterminar el grado de centralizacin de las actividades financieras.
Puntos de inters para el examen especial
Matriz de evaluacin preliminar del riesgo
Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas
Metodologa de trabajo
Mtodo de ejecucin
Distribucin del trabajoComunicacin de resultados
Tiempo estimado para la ejecucin del examen
Distribucin de tareas
Recurso requerido
Tcnicas a utilizarse
Supervisin del trabajo
Resultado final
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Elaboracin del Programa del examen especial
Como se indic anteriormente es otro documento preparado por el auditor
encargado, donde seala un conjunto de tareas especficas que deben de ser
cumplidas para el desarrollo del examen especial, en los plazos fijados para cada
actividad.
El auditor proporciona un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro
permanente de las pruebas de auditora llevadas a cabo. As mismo mediante
referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del control
interno de la entidad hayan sido cubiertos.
Para realizar el examen especial se debe tener a la mano el programa detallado
de los objetivos y procedimientos planteados.
Por lo antes expuesto podemos deducir que el programa est compuesto por
objetivos y procedimientos.
Objetivos
Los objetivos provienen directamente de las afirmaciones de los ejecutivos
contenidas en los estados financieros de la entidad, al disear un programa
para la revisin de una determinada cuenta, lo primero que hacen los
auditores es listar los objetivos relacionados con ella, despus identifican los
riesgos inherentes a cada uno de los objetivos especficos.
Procedimientos
Los procedimientos se determina a partir de la evaluacin del riesgo
inherente y de control que nos da la gua de lo que se debe revisar en el
examen, su diseo se presenta por la forma organizada en que los datos se
registran. El flujo de esta informacin comienza al incluir miles de
transacciones individuales en documentos como son las facturas y los
comprobantes de pago.
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Para la revisin de los viticos es recomendable seguir con los procedimientos
mencionados a continuacin:
Utilizar procedimientos analticos y de ser posible clculos directos.
Verificar comprobando las transacciones realizadas por el periodo
examinado.
Verificar el cumplimiento de la normativa vigente para el clculo de viticos y
subsistencias en el interior.
Comprobar los saldos finales mediante pruebas sustantivas.
FASE II: EJECUCIN
En esta etapa se ejecuta propiamente el examen especial, pues se desarrolla los
hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de
auditora y procedimientos definidos en el programa, para sustentar lasconclusiones y recomendaciones del informe.
Aunque todas las fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que
es el trabajo de ejecucin del examen especial, donde se realizan todas las
pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las
evidencias que sustentarn el informe del examen especial.
Elemento Relevantes de esta Fase
Las Pruebas del examen especial
Tcnicas de muestreo
Evidencias del examen especial.
Papeles de trabajo
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Las Pruebas del examen especial
Son tcnicas o procedimientos que se utiliza para la obtencin de evidencia
comprobatoria.
Las pruebas pueden ser de dos tipos:
Pruebas Sustantivas: Las pruebas sustantivas son procedimientos
diseados para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de
errores monetarios que afecten la presentacin de los Estados Financieros.
Dichos errores son la clara indicacin de que los saldos de una determinada
cuenta pueden estar desvirtuados, la nica duda que el auditor debe
comprobar es que si dichos errores son suficientemente importantes como
para requerir ajuste o su divulgacin en los Estados Financieros.
Una vez valorados estos resultados de las pruebas se obtienen conclusiones
que sern comentadas y discutidas con los responsables directos del rea
afectada con el fin de corroborar los resultados.
Por ltimo, el auditor deber emitir una serie de comentarios donde se
describa la situacin, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y
dependiendo del caso se sugerir la posible solucin.
Pruebas de Cumplimiento: Las pruebas de cumplimiento representan
procedimientos de auditora diseados para verificar si el sistema de control
interno del cliente est siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se
describi al auditor y de acuerdo a la intencin de la administracin de la
entidad. Si despus de la comprobacin, los controles del cliente parecen
estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en
el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Estas pruebas estn relacionadas con tres aspectos de los controles del
cliente:
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
21
- La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron
llevados a efecto, si estos procedimientos se estn cumpliendo
consistentemente, el auditor ver la posibilidad de reducir las pruebas
sustantivas.
- La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los
procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La
calidad de su ejecucin puede ser probada mediante discusiones sobre
el criterio seguido para ciertas decisiones.
- La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de
los procedimientos de control, deben ser independiente de funciones
incompatibles para que el control sea efectivo.
Tcnicas de muestreo
Se usa la tcnica de muestreo ante la posibilidad de efectuar un examen a la
totalidad de los datos, por lo tanto esta tcnica consiste en la utilizacin de una
parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (poblacin o
universo). Es decir este mtodo se relaciona con las transacciones que han de serescogidas para el examen y que normalmente es empleado por el auditor, ya que
al realizar un examen detallado de todas las transacciones registradas durante un
perodo que se revisa, supondra un enorme gasto y tiempo que generalmente no
proporciona ninguna informacin relevante.
El muestreo que se utiliza puede ser estadstico o no estadstico. Para el
desarrollo de esta investigacin, se utilizara un mtodo estadstico y as
determinar la o las muestras de anlisis.
Se elaborar una tabla estadstica la misma que contenga celdas con rangos que
irn con un valor de 200 en 200, as mismo reflejara los meses a ser examinados,
luego se proceder a determinar los valores que se repitan ms, y se proceder al
anlisis respectivo por meses.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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Los auditores escogen un nivel apropiado de la seleccin de la muestra, tomando
en cuenta que la muestra no debe ser demasiado pequea, ya que aumentara el
riesgo de auditora debido a que se pueden requerir ms pruebas para aceptar
que el saldo de la cuenta es materialmente correcto.
Por lo general para la realizacin de un anlisis a una determinada cuenta se
toma la muestra un 30% de las transacciones mensuales realizadas (poblacin
total), durante el periodo examinado y considerando los montos significativos.
Evidencias del examen especial.
Se llama evidencia a Cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar
si la informacin que se est examinando, se presenta de acuerdo al criterio
establecido o de otra forma es cualquier informacin que corrobora o refuta una
afirmacin5
Tambin se define la evidencia, como la prueba adecuada del examen especial
que es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograrlos resultados de la ejecucin del examen especial y que cualitativamente, tiene la
imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.
La evidencia debe tener ciertas caractersticas para que tenga valor de prueba:
Suficiente: Se refiere a la cantidad de evidencia en los riesgos de los
errores (cuanto mayor sea el riesgo, ms evidencia se requerir).Competente: La evidencia es competente, si guarda relacin con el alcance
del examen y adems es creble y confiable.
Pertinente:La evidencia es relevante, es decir la informacin es apropiada,
y tiene una relacin lgica y sensible.
5O. RAY Whittington: Auditora Un Enfoque integral.pg. 205. INTERAMERICANA DE COLOMBIA,2000
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
23
Tipos de evidencias
Evidencia Fsica: mapas, fotos, etc.
Evidencia documental: contratos, facturas, etc.
Evidencia testimonial: obtenida de personas que trabajan en la entidad o que
tienen alguna relacin con la misma.
Evidencia analtica: datos comparativos, clculos, etc.
Tcnicas Para La Recopilacin de Evidencias
Las Tcnicas son utilizadas a fin de obtener informacin apropiada y necesaria,
para fundamentar las opiniones y conclusiones contenidas en el informe.
Existen varias tcnicas para la obtencin de evidencias:
Oculares
Comparacin: Permite observar la similitud o diferencia de una operacin.Observacin: ver el desarrollo de un acontecimiento.
Revisin Selectiva: Consiste en un examen rpido de datos presentados por
escrito.
Rastreo: Su fin el seguimiento de una operacin, hasta el final de la misma.
Verbal
Indagacin o consulta al personal que labora en la entidad.
Escrita
Anlisis documental: Revisar documentos de la compaa
Conciliacin; Su fin determinar la relacin entre dos conjuntos de datos.
Confirmacin: con personas ajenas a la empresa
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Verificacin Documental
Comprobacin; verifica la evidencia que sustenta una operacin, a travs de
facturas, cheques, entre otros.
Computacin; Totaliza la informacin numrica y as verificar la exactitud de
las operaciones efectuadas.
Verificacin Fsica
Inspeccin Fsica: constatar el desarrollo de un acontecimiento.
Procedimientos comparativos: Realizar anlisis comparativos.
Recalculo: Volver a realizar al anlisis.
Papeles de trabajo
Papeles de trabajo son archivos que maneja el auditor y que contienen todos los
documentos relativos a la planificacin y aplicacin de los programas, los mismosque contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
Estos archivos se dividen en permanentes y corrientes:
Archivo Permanente
Est conformado por todos los documentos que tiene el carcter de
permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por la tanto sepueden volver a utilizar en exmenes futuros, como son: los Estatutos de
Constitucin, contratos de arriendo, informes de exmenes anteriores, etc.
Archivo Corriente
Est conformado por todos los documentos que el auditor va utilizando para
la ejecucin del examen especial y que le permitirn emitir su informe previo
final.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
25
Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicacin
de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de
su tarea, son el vnculo entre el trabajo de planeamiento de ejecucin y del
informe. Por lo tanto, contendrn la evidencia necesaria para fundamentar
los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten
en el informe final.
Los papeles de trabajo estarn bajo la responsabilidad y custodia del auditor,
cautelar la integridad de los mismos asegurando en todo momento y bajo
cualquiera circunstancia el carcter de reservado de la informacin
contenida en los mismos.
El formato y contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al
juicio profesional del auditor, no hay sentencias disponibles que indiquen lo
que se debe incluir en ellos, sin embargo es esencial que contengan
suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones
alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad,
no de la cantidad.
En las cdulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe
considerar la referenciacin de los papeles de trabajo y las marcas de
auditora, para lo cual a continuacin explicamos lo que son las marcas que
contendr el examen especial:
Marcas
Las marcas de revisin del examen especial son los signos que utiliza el
auditor para identificar el trabajo que realiza, las cuales se colocan en los
libros, formularios y otros documentos que examine, con el propsito de
dejar constancia fehaciente de la comprobacin que hubiere efectuado, as
como para indicar si tuviere o no alguna observacin como resultado de su
comprobacin.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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De la utilizacin de las marcas depender el que se pueda interpretar con
posterioridad que fue lo que se quiso indicar al momento de la revisin, se
mantiene como datos histricos de referencia que podrn ser utilizados en
futuros anlisis con el mismo criterio de asignacin, en tal forma que se
constituyen en signos estndar que signifiquen o representen una
determinada finalidad. De esta manera una persona diferente al auditor que
realiz la intervencin, que revise los documentos sealados tendr suma
facilidad en interpretar el significado de cada signo, para el efecto existir un
ndice explicando lo que representa cada uno de los signos o marcas que
han sido utilizados.
Todas las marcas de revisin deben ser hechas con la mayor uniformidad
posible. Adems, habrn de ser de tamao pequeo, aunque claramente
visibles, con el propsito de no perjudicar la legibilidad y la buena apariencia
que debe tener todo documento contable.
ndice
Al ser datos convencionales de tipo alfabtico, numrico o compuesto; su fin
es facilitar el acceso a la informacin plasmada en los papeles de trabajo al
sistematizar su ordenamiento; el ndice se escribe en el ngulo superior
derecho de cada hoja.
A continuacin se enuncian los ndices a utilizarse en el examen especial.
N D E T A L L E
1.- OFIC Oficio para realizar el Examen Especial.
2.- P.V.P Plan de visita previa.
3.- PRO.V.P Programa de visita previa.
5.- C.V.P Correspondencia enviada recibidavisita previa.
6.- V.P Informacin obtenida visita previa y P/T de visita previa.
7.- M.P.P Informe de visita previa.
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8.- Progr. Programa de Auditoria.
9.- P.E Planificacin Especfica.
10.- O.T. Orden de Trabajo.
11.- C.C.I. Cuestionario de control interno.
12.- N.I Notificacin inicial.
13.- C.E Correspondencia.
14.- N.R Correspondencia recibida.
15.- I.P.T ndice de Papeles de Trabajo.
16.- A.C.F Acta conferencia final, delegacin a la conferencia final.
17.- D.R.P.C.F Documentacin recibida con posterioridad a la
conferencia final.
18.- P.T Papeles de Trabajo - Viticos y subsistencias en el
interior.
Utilizacin de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son utilizados para:Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno
Documentar la estrategia que se utiliza en la ejecucin del examen
especial
Documentar la evaluacin detallada de sus sistemas
Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentacin aplicadas
a las operaciones de la entidad.
Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado yrevisado.
Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles
observados durante el trabajo.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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Tipos de papeles de Trabajo
Para la realizacin de un examen especial es importante realizar los
siguientes papeles de trabajo:
Cdulas Sumarias
Son los resmenes o cuadros sinpticos de conceptos o cifras
homogneas de la cuenta, es decir son las cuentas del mayor general, a
las cuales se les da un formato adecuado para la revisin y verificacin
que el saldo de la cuenta est de acuerdo a lo registrado en los estados
financieros, tambin en estas cdulas se permiten demostrar el
movimiento de los saldos de las cuentas de la siguiente manera:
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO ENERO A JUNIO DEL 2012
CEDULAS SUMARIAS
Saldo Inicial al 01
de julio de 2011
(+)
Aumento
(-)
Disminucin
Saldo Final al 31 de
diciembre de 2011
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Cdulas Analticas
En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforma una cdula
sumaria, con la finalidad de llevar los procedimientos de anlisis de una
determinada cuenta y de esta manera formular una expectativa respecto
al saldo de una cuenta, determinar el monto de las diferencias entre el
saldo de la entidad y el saldo esperado de la cuenta, que se presenten y
que inmediatamente se proceder a hacer investigaciones o explicar las
diferencias de las mismas.
Para el caso de la presente investigacin que es el examen especial al
rubro de viticos y subsistencias en el interior podemos realizar la
siguiente cdula analtica:
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO ENERO A JUNIO DEL 2012
CEDULAS ANALITICAS
Fecha Concepto Proveedor Factura Valor
20/07/2011 Alimentacin Luis Quezada 564 342
C
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Explicacin de marcas:
Verificado con la documentacin de respaldo
C Cruzado con el comprobante de pago, factura y recibos
Mediante esta cdula podremos analizar si los gastos se han registrado
en el perodo en que se han efectuado, si la factura se encuentra a
nombre de la entidad, si los clculos aritmticos estn realizados
correctamente, etc.
Con las observaciones determinadas en la revisin se elaborarn hojas
resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado,
donde se expresa la condicin, criterio, causa y efecto del mismo, estas
observaciones posteriormente sern expresadas en la carta a la
administracin.
FASE III: COMUNICACIN DE RESULTADOS
Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al
control interno, se preparar un informe final, el mismo que contendr los
hallazgos encontrados en la revisin.
En la entidad examinada el supervisor, jefe e integrantes de equipo con los
resultados obtenidos llevan a cabo las siguientes actividades:
Redaccin del informe del examen especial, en forma conjunta entre los
auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor.
Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso
del examen especial para promover la toma de acciones correctivas deinmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin,
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deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la
revisin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen;
esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen
sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.
Informe del examen especial
El informe es el producto final del trabajo del auditor, en el cual se presenta sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones. El informe del examen especial
debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.
En trminos generales, se entender por informe, al resultado final proporcionado
por el auditor, como un resultado del examen practicado sobre una determinada
cuenta de los estados financieros. Bajo cualquier modalidad, el informe
presentar todos los elementos informativos que permitan a la administracin de
la entidad formarse una opinin sobre el estado general de sus registros
contables, as como adoptar todas las resoluciones que sean pertinentes en virtudde los expresamente especificado en este informe, a travs de las
recomendaciones.
Contenido del informe
En el contenido del informe, se debe tomar en cuenta los siguientes parmetros:
Indicar el alcance y objetivos de la auditora.
El plan de la auditora y se detallan a los miembros del equipo ms los
representantes del ente auditado.
Identifican los documentos o definiciones frente a los que se realiz la
auditora.
Hacen las observaciones de las no-conformidades halladas.
Detallan los descubrimientos del equipo auditor sobre la forma en que el
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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rubro examinado, se equipara con las normas frente a las que se la juzgo.
Elaboracin del Informe
Todo informe debe tener la composicin siguiente:
Cubierta
Contenido
Resumen
Texto
Anexos
Esta presentacin facilitar la lectura del informe, en tal forma que se puede
interpretar adecuadamente su contenido.
Cubierta
Para el original de todo informe se utilizar como cubierta exterior, una
cartula que contenga impresos el nombre de la institucin y el de ladireccin de la auditora, en la parte inferior derecha.
La mencionada cubierta exterior tendr un corte rectangular en el centro de
su mitad superior, la finalidad de este corte ser permitir que, a travs del
mismo, puedan leerse los detalles ms importantes del ttulo del informe, tal
como ha de escribirse en la cubierta.
Contenido
El contenido comprender la enumeracin del resumen en su caso, as
como del texto anexos del informe.
Debajo del resumen deber detallarse, en su caso el rubro objeto del
informe, y los captulos, secciones de que el mismo constare.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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En la parte derecha del contenido habr de anotarse, en el rengln que
corresponda y de modo que termine en lnea con el margen derecho de las
pginas del texto, el nmero de la hoja en que comience cada uno de los
conceptos detallados en el contenido, excepto los anexos, respecto de los
cuales solamente se har constar el detalle de su nmero y ttulo.
Resumen
Si el texto del informe es de ndole tal, que no se adapta satisfactoriamente a
la composicin del modelo oficial del informe, por ello el auditor deber
preparar un resumen de los puntos ms sobresalientes de su informe.
Texto
Con la finalidad de facilitar su agrupacin ordenada, el texto de todo informe
ser dividido en captulos, secciones, prrafos, incisos, tems y cualesquiera
otras subdivisiones que fueren necesarias.
El texto de todo informe constar, como principal divisin, de los siguientes
captulos nmeros en la forma ya sealada y que corresponde a los
siguientes:
- Introduccin
- Resultados
- Conclusiones
- Recomendaciones
Anexos
En los anexos se presentarn algunos papeles proporcionados por la
institucin auditada que tambin demuestran la evidencia que respalda la
opinin que se ha emitido.
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Responsabilidad en la presentacin del informe
La responsabilidad de un informe en ningn caso habr de ser compartida, la
preparacin de todo informe, por consiguiente, ser responsabilidad de un solo
auditor.
Todo examen especial, en condiciones normales, deber llevarse a cabo por un
solo auditor, en caso de que ms de un auditor hubiese formado parte de la
ejecucin del examen, solo uno firmar el informe y asumir la responsabilidad
general del trabajo, para lo cual deber revisar los papeles de trabajo que l no
prepar, con el objeto de cerciorarse de su absoluta veracidad y exactitud.
Tipos de Opinin
Al momento de manifestar una opinin el auditor tiene las siguientes opciones:
Opinin sin salvedades
Esta opinin expresa que los estados financieros estn de acuerdo a las
normas y principios establecidos, es una opinin limpia.
Opinin con salvedades
Esta opinin establece que los Estado Financieros han sido presentados
razonablemente a excepto de los efectos de algn asunto, este informe seemite cuando los estados financiero difieren de manera material de los
principios establecidos o cuando se le imponen limitaciones al alcance de los
procedimientos de los auditores.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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Opinin negativa
Esta opinin establece que los estado financieros no han sido presentados
razonablemente, o sea las deficiencias en los estados financieros son
significativas que estos son considerados como engaosos.
Abstencin de opinin
Los auditores se ven en la necesidad de abstenerse de opinar cuando existe
una limitacin significativa del alcance del trabajo, los mismos que se ven
imposibilitados para formarse una opinin de los estados financieros de la
entidad
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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e. MATERIALES Y MTODOS
MATERIALES
Computadora, digitacin del proceso de investigacin.
Flash Memory para almacenar informacin.
Impresora, para la impresin de los avances.
Internet, buscado informacin sobre el tema analizado.
Cuadernos, lpiz, calculadora, borrador, esferogrficos para realizar
anotaciones y clculos matemticos y estadsticos.
Copias de Libros.
Copias de Tesis de Exmenes Especiales.
Copias de Estados Financieros.
Copia de Libro Diario
Copia de libro Mayor
MTODOS
Cientfico.- Este mtodo permiti recopilar y obtener los fundamentos tericos
que se requiere, ayudando a conceptualizar y estructurar todo el proceso para
realizar el examen especial en orden lgico, del trabajo investigativo.
Inductivo.- A travs de este mtodo se revis la documentacin soporte, que
justifique el pago realizado por concepto de viticos y subsistencias en el interior,
fue posible establecer de manera clara precisa y concreta los objetivos, los cuales
nos guiaron en la construccin y desarrollo correcto del proyecto.
Deductivo.- Este mtodo ayud a conocer el desenvolvimiento global de la
institucin, el estudio de las normas y reglamentos que rigen en la actualidad,
para el proceso de pago por concepto de viticos y subsistencias en el interior, el
cual permiti establecer las respectivas conclusiones y recomendaciones.
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
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Analtico.- Este mtodo me permiti someter a anlisis todas las evidencias
encontradas.
Sinttico.-Mediante la aplicacin de este mtodo se pudo elaborar de manera
clara y adecuada el resumen del trabajo investigativo el cual enmarca la
importancia y aporte del mismo, destacando las causas que motivaron la
realizacin del mismo.
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f. RESULTADOS
OFICIO No. 001-LNS-2013
Asunto:Orden de TrabajoOT-2013-No.001
Quito D.M., 12 de abril 2013
Seor
ngelo Marchi Vargas
AUDITOR
Presente.-
En cumplimiento al Art. 129 del Reglamento de Rgimen Acadmico de la
Universidad Nacional de Loja, autorizo a usted para, realice el Examen Especial
al rubro viticos y subsistencias en el interior, otorgados por el Instituto de
Contratacin de Obras ICO, periodo enero a junio del 2012.
Los objetivos generales son:
Estudio y anlisis de las operaciones administrativas y financieras para
determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los gastos efectuados por
viticos y subsistencias en el interior, de conformidad con las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas vigentes.
Verificar la eficiencia y efectividad en la utilizacin y uso adecuado de los
recursos entregados por concepto de viticos y subsistencias en el interior.
El tiempo estimado para la ejecucin de esta accin de control es de 60 das que
incluye la elaboracin del borrador del informe y la conferencia final.
Atentamente,
SUPERVISORA
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NDICE DE PAPELES DE TRABAJO
ARCHIVO PERMANENTE
N D E T A L L E
1.- OFIC Oficio para realizar el Examen Especial.
2.- P.V.P Plan de visita previa.
3.- PRO.V.P Programa de visita previa.
5.- C.V.P Correspondencia enviada recibidavisita previa.
6.- V.P Informacin obtenida visita previa y P/T de visita previa.
7.- M.P.P Informe de visita previa.
8.- Progr. Programa de Auditoria.
9.- P.E Planificacin Especfica.
10.- O.T. Orden de Trabajo.
11.- C.C.I. Cuestionario de control interno.
12.- N.I Notificacin inicial.
13.- C.E Correspondencia.
14.- N.R Correspondencia recibida.15.- I.P.T ndice de Papeles de Trabajo.
16.- A.C.F Acta conferencia final, delegacin a la conferencia final.
17.- D.R.P.C.F Documentacin recibida con posterioridad a la
conferencia final.
18.- P.T Papeles de Trabajo - Viticos y subsistencias en el
interior.
19.- L Detalle de funcionarios que salieron en comisin deservicios
Elaborado por: Aprobado por:
ngelo Marchi Vargas
AUDITOR SUPERVISORA
I. P.T
1.1
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40
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO ENERO A JUNIO DEL 2012
MARCAS DE PAPELES DE TRABAJO
= Verificado con la documentacin de respaldo.
* = Valores que no han sido depositados en forma inmediata.
= Cruzado con comprobante de pago, factura y recibos.
= Total.
Z = Valores tomados de la documentacin proporcionada por la
institucin.
@ = Diferencia establecida por auditora.
C = Valor cruzado con libro mayor.
= Reclculo de Auditoria
Elaborado por: Aprobado por:
ngelo Marchi Vargas
AUDITOR SUPERVISORA
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41
GUA O PLAN PARA VISITA DE EVALUACIN PREVIA
TIPO DE INTERVENCIN Examen Especial al rubro de viticos y
subsistencias en el interior, otorgados por
Instituto de Contratacin de Obras ICO,
periodo enero a junio del 2012
REA Financiera
CIUDAD Quito
a.- ANTECEDENTES
La Directora de Tesis, segn memorando N OT-2013-001, de abril 12 del 2013,
dispone se realice las gestiones necesarias para obtener toda la informacin y
documentacin para efectuar la visita previa para la realizacin del Examen
Especial al rubro viticos y subsistencias en el interior, otorgados por el Instituto
de Contratacin de Obras ICO, periodo enero a junio del 2012.
b.- OBJETIVOS
Coordinar las labores de auditora entre el personal auditado y el auditor.
Obtener informacin que permita su revisin y anlisis.
Obtener conocimiento del Control Interno que permita evaluar el grado de
eficiencia y solidez de estos, que permita determinar la profundidad de lamuestra a ser analizada en el transcurso del examen.
c.- METODOLOGA
VITICOS
Obtencin de la base legal para el pago de viticos como son: reglamentos,acuerdos ministeriales, resoluciones e instructivos emitidos por la Entidad,
P.V.P
1
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42
durante el perodo de ejecucin del examen. (anticipo y liquidacin de
viticos)
Se verificar a travs de la documentacin de respaldo el proceso que tiene
una transaccin para el pago de viticos, con el fin de identificar los puntos
dbiles de control.
Se seleccionar la documentacin a ser analizada considerando el
movimiento que por este concepto tengan cada uno de los empleados.
d.- NOMINA DE FUNCIONARIOS A ENTREVISTAR
Contadora General responsable de los registros contables, Tesorera
responsable de los pagos por concepto de viticos y subsistencias en el
interior, Personal de control interno responsable del anlisis y clculo de
viticos, finalmente funcionarios y empleados.
e.- PLAZO DE EJECUCIN
Para el desarrollo de la visita previa, se ha considerado 2 das laborables a partirdel 12 al 13 de abril del 2013, que sern distribuidos de la siguiente manera:
ACTIVIDADES DA
LUNES 12:
1. Reunin de trabajo a fin de coordinar las labores.
2. Obtencin de evidencia, y aplicacin gua visita previa3. Entrevistas con el personal involucrado en el examen
1
MARTES 13:
1. Aplicacin cuestionario de control interno
2. Pagos a funcionarios y empleados por concepto de viticos y
subsistencias en el interior.
1
P.V.P
1.1
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
43
f.- AUDITOR ACTUANTE
ngelo Marchi Vargas
g.- RECURSOS A UTILIZAR
FINANCIEROS: 1.- Pasajes terrestres
MATERIALES: 1.- Los indispensables para elaboracin de los papeles de
trabajo
h.- RESULTADOS
Los resultados de la visita de evaluacin previa se pondrn a conocimiento de la
Directora de Tesis mediante memorando, el mismo que contendr los aspectos
importantes a ser tomados en cuenta para la planificacin y programacin
especfica, especialmente en cuanto a los objetivos, alcance del examen,
seleccin de las muestras, evaluacin de control interno, posibles reas crticas ytiempo estimado a utilizar en la ejecucin del examen especial.
PREPARADO POR: APROBADO POR:
ngelo Marchi Vargas
AUDITOR SUPERVISOR
P.V.P
1.2
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
44
INSTITUTO DE CONTRATACIN DE OBRAS ICOEXAMEN ESPECIAL
PROGRAMA DE VISITA PREVIAPERIODO: ENERO A JUNIO DEL 2012
Pgina No.No. PROCEDIMIENTOS
REF.P/T
AUDITOR FECHA
OBJETIVO:Obtener informacin bsica necesaria para laejecucin del Examen Especial del rubro viticos ysubsistencias en el interior, otorgados por elInstituto de Contratacin de Obras ICO, periodoenero a junio del 2012.A base de esta efectuar una evaluacin preliminarque permita fundamentar su realizacin en cuantoa la naturaleza y alcance del examen especial.
1
Revise el archivo permanente y corriente existenteen la Direccin de Auditora Interna y elabore lascedulas descriptivas con los aspectos principalesde su contenido.
V.P AM
2
Obtenga la base normativa aplicables como:Reglamento de viticos, remuneraciones controlde personal, estructura orgnica funcional, normasinternas con el fin de evaluar su observancia
V.P AM
3
Obtenga informacin como libro diario, libro mayory comprobantes de pago con sus respectivosdocumentos de soporte, legalizados
correspondiente al periodo examinado.
V.P AM
4Obtenga informacin sobre el ltimo examenpracticado con el fin de programar el seguimientoal cumplimiento de las recomendaciones.
V:P. AM
5
Convoque a los responsables del rea decontabilidad, tesorera y control interno, a unareunin de trabajo, con el fin de comunicar sobrelas actividades a desarrollar, los resultados aobtenerse, al igual que solicitar la colaboracinnecesaria y ubicacin del espacio fsico
V.P AM
6Aplique y desarrolle la gua de visita previa, datosque servirn de base para elaborar el Plan
Especfico del Examen Especial
V.P AM
8Elabore el correspondiente informe de visita previacon los resultados obtenidos
V.P AM
Elaborado por: ngelo Marchi V Fecha: 12-04-2013
Firma:
Aprobadopor: SUPERVISORA Fecha:
Firma:
P.V.P.
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INSTITUTO DE CONTRATACIN DE OBRAS ICO
MEMORANDO DE PLANIFICACIN PRELIMINAR
ANTECEDENTES
En cumplimiento a la orden de trabajo, constante en oficio No. 001-LSN-2013 del
12 de abril del 2013, se realiz la visita de evaluacin preliminar, con el propsito
de planificar la realizacin del Examen Especial al rubro viticos y subsistencias
en el interior, otorgados por el Instituto de Contratacin de Obras ICO, periodo
enero a junio del 2012.
1.- INFORMACIN GENERAL
IDENTIFICACIN
ENTIDAD: INSTITUTO DE CONTRATACIN DE OBRAS - ICO
DIRECCIN: Av. 10 de Agosto N 17-189 y Santiago, Quito
TELFONO: 023964824
RUC: 1768159220001
2.- DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD
El Instituto de Contratacin de Obras, fue creado con Decreto Ejecutivo 731 del
11 de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial NO. 430 de abril 19 del 2011.
3.- MISIN INSTITUCIONAL
Contratar, administrar y fiscalizar obras integrales de infraestructura social de losMinisterios incluidos en el Decreto Ejecutivo N 731 y otras instituciones que lo
M.P.P
1
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46
soliciten, para mejorar las condiciones fsicas de los servicios que prestan a la
ciudadana, cumpliendo con normativas, reglamentos y polticas del Estado
Ecuatoriano para contribuir al Buen Vivir.
VISIN INSTITUCIONAL
Ser el lder nacional en estudios, contratacin, administracin y fiscalizacin de
obras integrales de infraestructura social, con responsabilidad y tica, aplicando
estndares internacionales de calidad y eficiencia, e integrado por un equipo de
trabajo altamente calificado y comprometido con el Buen Vivir del pas.
5.- OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Incrementar la eficiencia y la eficacia en el anlisis, la contratacin y
ejecucin de las obras de infraestructura social que realiza la Institucin.
Incrementar la transparencia en los procesos del ICO.
Incrementar la eficiencia operacional de la Institucin.
Incrementar el desarrollo del talento humano.
Incrementar la eficiencia en la ejecucin presupuestaria.
6. FINANCIAMIENTO
El Instituto de Contratacin de Obra ICO, para el desarrollo de sus actividades,
se financia con recursos econmicos del Presupuesto General del Estado,
expresados en dlares americanos, el monto a ser examinado es USD. $23.467.00
M.P.P.
1.1
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47
7. ESTRUCTURA ORGNICA
De acuerdo con la Estructura y Estatuto Orgnico por Procesos, el Instituto de
Contratacin de Obras, se encuentra conformada por los siguientes procesos:
PROCESO GOBERNADOR: Director Ejecutivo
PROCESO HABILITANTE: Direccin Financiera
PROCESO GENERADOR DE VALOR: Direccin de Anlisis Tcnico de
Proyectos, Direccin deAdministracin de Contratos.
M.P.P
1.2
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
48
El Instituto de Contratacin de Obras, cuenta con 185 servidores amparados por
la Ley Orgnica del Servicio Pblico, bajo la modalidad de contratos ocasionales y
15 chferes que se rigen por el cdigo de trabajo.
8.- NOMINA DE FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS PRINCIPALES
NOMBRE Y CARGO PERIODO
DESDE HASTA
DIRECTOR EJECUTIVO
Ing. Juan Carlos Checa 2011-04-01 fecha (*)
SERVIDORA PBLICA 7
Ing. Myrian Guerrn 2011-04-01 fecha (*)
(Responsable rea de contabilidad)
SERVIDORA PUBLICA 1
Egresada Mercedes Morales 2011-06-01 fecha (*)(Responsable de viticos Control Interno)
SERVIDOR PUBLICO 1
Egresado Sebastin Jcome 2011-08-01 fecha (*)
(Responsable de viticos Control Interno)
SERVIDORA PUBLICA 1Srta. Johanna Moya 2011-05-01 fecha (*)
(rea de presupuesto)
SERVIDORA PUBLICA 1
Egresada Carolina Ayerbe 2011-09-01 fecha (*)
(Responsable rea de tesorera)
M.P.P
1.3
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49
SERVIDORA PUBLICA 1
Egresada Andrea Chiran 2011-12-01 fecha (*)
(Responsable rea de tesorera)
* Continua
9.- EXMENES ESPECIALES O AUDITORIAS REALIZADAS
No se han realizado exmenes especiales ni auditoras internas como externas,
en el Instituto de Contratacin de Obras ICO.
10.- INFORMACIN FINANCIERA
SISTEMA DE CONTABILIDAD
El Sistema de contabilidad eSIGEF, est conformado por los siguientes mdulos:
Mdulo de Presupuesto ( compromiso)
Mdulo de Contabilidad (devengado) Mdulo de Tesorera ( pago)
Mdulo de Nmina (roles de pago)
MODULO DE PRESUPUESTO.- Estuvo bajo la responsabilidad del Sr. ngelo
Marchi (Servidor Pblico 2). Con la documentacin de respaldo (Formulario de
anticipo y liquidacin de licencia, facturas de hotel, pasajes areos o terrestres y
orden de pago) el responsable registra en el eSIGEF y emite el Comprobantenico de Registro (CUR-Compromiso), documento que es pre numerado y
contiene datos como: N de CUR, fecha, N cuenta ahorros y/o corriente, nombre
del banco, beneficiario, concepto, afectacin presupuestaria, partida, nombre de
la cuenta, monto y lquido a recibir, en la parte inferior del documento consta
un casillero de solicitado y datos de aprobacin y firma de responsable.
MODULO DE CONTABILIDAD.- Esta bajo la responsabilidad de la Ing. MyrianGuerrn (Servidora Pblica 7), quien recepta la documentacin de respaldo y
M.P.P
1.4
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
50
procede a comprobar la legalidad y veracidad de los documentos, luego emite el
comprobante (CUR-Devengado). En el documento consta los mismos datos que
el CUR de Presupuesto, en la parte inferior del documento consta un casillero
de aprobado y datos de aprobacin y firma de responsable.
MODULO DE TESORERA.- Est bajo la responsabilidad de la Srta. Carolina
Ayerbe (Servidora Pblica 1) quien con la documentacin de respaldo y los
Comprobantes nicos de Registro (CUR-Compromiso y Devengado) emitidos
tanto en presupuesto como en contabilidad, registra en el eSIGEF y emite el
comprobante de pago, que contiene datos como, N de CUR, monto, estado
(aprobado) N de cuenta a la que ha sido acreditada, concepto, beneficiario y
monto a recibir.
CONTROL PREVIO.- De esta gestin son responsables la egresada Mercedes
Morales (Servidora Pblica 2), y egresado Sebastin Jcome (Servidora Pblica
1), quienes revisan tanto la orden de pago como los documentos soporte. Una vez
que la transaccin cuenta con la documentacin requerida, emite el formulario de
Control Interno, luego esta documentacin se enva a presupuesto, contabilidad ya tesorera para que se realice el pago.
11.- SISTEMA DE ARCHIVO
Los comprobantes del ao 2012 que se emitieron en el sistema eSIGEF, la
documentacin de respaldo en original se encuentran archivados en el rea
financiera del Instituto de Contratacin de Obras, el mtodo utilizado para elarchivo de los comprobantes de pago es alfa-numrico.
Atentamente,
ngelo Marchi Vargas
AUDITOR
M.P.P
1.5
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
51
EXAMEN ESPECIAL AL RUBRO VITICOS Y SUBSISTENCIAS EN EL
INTERIOR, OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE CONTRATACIN DE
OBRAS ICO, PERIODO ENERO A JUNIO DEL 2012
MEMORANDO DE PLANIFICACIN ESPECIFICA
1. ANTECEDENTES
De acuerdo con Oficio No. 001-LSN-2013, de abril 12 del 2013 mediante el cual
se dispone al Sr. Angelo Marchi realizar el Examen Especial al rubro viticos y
subsistencias en el interior, otorgados por el Instituto de Contratacin de Obras
ICO, periodo enero a junio del 2012.
2. MOTIVO DEL EXAMEN ESPECIAL
En cumplimiento a la orden de trabajo, mediante Oficio No. 001-LNS-2013 del 12
de abril de 2013, para que obtenga la informacin y documentacin requerida y
realice la visita previa para la ejecucin del Examen Especial al Instituto deContratacin de Obras - ICO.
3. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL
Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los pagos realizados por
concepto de viticos y subsistencias en el interior, de conformidad con las
disposiciones legales, reglamentos y normativa vigente. Evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones Administrativas y
Financieras ejecutadas durante el periodo sujeto a examen.
4. ALCANCE DEL EXAMEN
El examen especial contemplar el anlisis de las Operaciones Administrativas,
Financieras del Instituto de Contratacin de Obras ICO, por el periodocomprendido del 1 de enero al 30 de junio del 2012.
P.E
1
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52
5. BASE LEGAL
El Instituto de Contratacin de Obras, fue creado con Decreto Ejecutivo 731 del
11 de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial NO. 430 de abril 19 del 2011.
Se encuentra ubicado en la ciudad de Quito, en la Av. 10 de Agosto No. N17-189
y Santiago, Edificio EDIMCO, telfono 3964-824
6. FINANCIAMIENTO
El Instituto de Contratacin de Obra ICO, para el desarrollo de sus actividades, se
financia con recursos econmicos del Presupuesto General del Estado,
expresados en dlares americanos, el monto a ser examinado es USD. $
23.467.00.
7. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA,
ADMINISTRATIVA
Estructura de la Direccin Financiera
La Direccin Financiera est conformada por diez funcionarios.
1. Seor Angelo Marchi, Servidor Pblico 2, responsable del modulo de
presupuesto, y de la emisin de los compromisos presupuestarios (CUR).
2. Ingeniera Myrian Guerrn, Servidora Pblica 7, responsable del mdulo
de contabilidad y de la emisin de los devengados y control del anticipo y
liquidacin de viticos.
3. Seorita Carolina Ayerbe, Servidora Pblica 1, responsable del mdulo de
tesorera, quien es la persona que realiza los pagos por diferentes
conceptos que se realizan en el Instituto de Contratacin de Obras - ICO.
P.E
1.1
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
53
4. Seorita Mercedes Morales, Servidora Pblica 2, responsable del control
previo de los anticipos y liquidacin de viticos y subsistencias al interior.
5. Seorita Vernica Reinoso, Servidora Pblica 1, responsable del control
previo de los anticipos y liquidacin de viticos y subsistencias al interior.
6. Seorita Viviana Moya, Servidora Pblica 1, responsable del registro de
compromisos presupuestarios previo al devengado.
7. Seor Sebastin Jcome, Servidor Pblico de Apoyo 4, responsable del
registro del devengado previo al pago.
8. Seorita Andrea Chiran, Servidora Pblica de Apoyo 4, responsable del
registro previo al pago.
Identificaciones de funciones de los Directores
DIRECTOR EJECUTIVO Y DIRECTORES DE REA
Emiten la orden de pago, por medio del cual se inicia el trmite respectivo
para cancelar las obligaciones del Instituto de Contratacin de Obras
ICO.
Determine el grado de centralizacin o descentralizacin de las
actividades financieras.
Las actividades financieras del Instituto de Contratacin de Obras, est
basada en el Sistema de Administracin Financiera (SAFI), y se utiliza la
herramienta informtica eSIGEF.
P.E
1.2
5/21/2018 Examen Especial Al Rubro Viaticos y Subsistecias en El Inter
54
a. Seale la informacin financiera y reporte que produce la entidad,
con indicacin del ttulo periodicidad, usuarios directos, finalidad y
acciones tomadas a base de dichos reportes.
- Estado de Situacin Financiera
- Estado de Flujo de Efectivo
- Estado de Ejecucin Presupuestaria
- Estado de Resultados
- Balance de Comprobacin
Cuando se produce cada pago
- Comprobante de pago
- Orden de pago
- Formulario de Control Interno
- Formulario de Solicitud de Licencia con Remuneracin
- Formulario de Informe de Licencia con remuneracin
- Cronograma de Actividades- Pasajes areos o terrestres
- Factura de Hotel
b. Evale el nmero de personal frente a la carga de trabajo
El rea financiera est conformada por 5 funcionarios: responsable de la
seccin financiera (estn a cargo mdulos de presupuesto contabilidad ytesorera), de control interno y declaracin impuestos.
c. identifique el volumen de transacciones promedio por mes,
relacionadas con el examen especial
Se tom como muestra el mes de enero del 2012, del que se present 58
registros.
P.E
1.3
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55
8 PUNTOS DE INTERS PARA EL EXAMEN
Los hechos importantes que ameritan revelar en la informacin de la entidad, y
que seran considerados como reas crticas son:
Seguimiento de recomendaciones del informe de Auditora Interna, si lo
hubiere.
Anlisis de viticos. (periodo examinado)
Proceso de clculo de viticos y subsistencias. ( periodo examinado)
Verificacin del procedimiento de control previo para el pago de viticos y
subsistencias en el interior.
9. ANLISIS Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
CICLO DE GASTOS
Viticos y Subsistencias en el Interior
Personal Clave
Director Financiero
Coordinador Contabilidad
Coordinador TesoreraCoordinador Presupuesto
PROCESAMIENTO DE PAGO POR LIQUIDACIN DE VITICOS
El proceso se inicia con la una vez que el Servidor Pblico haya presentado sus
servicios para comisin y esta se considere como un viatico o subsistencia en el
interior
P.E
1.4
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56
Direccin Financiera.-
Recepcin Direccin:
El expediente de viatico o subsistencia en el interior ingresa a la Direccin
Financiera y la recepcionista es quien procede a poner un sello con fecha y hora
de recepcin del documento el cual a su vez se verifica que ingrese con el
memorando y solicitud de pago respectivamente.
Pasado este primer control de validacin y verificacin de documentacin se
procede a ser ingresado dentro de la base de datos que mantiene la Direccin
Financiera colgado en la red interna con el fin de mantener y realizar el
seguimiento y control.
Una vez completado este proceso la recepcin de la Direccin Financiera culmina
su proceso entregando la documentacin al Director para ser sumillada y
direccionada a cada una de las reas dependiendo el trmite a tratar.
Contabilidad:
El expediente de viatico y subsistencia en el interior ingresa a contabilidad con
fecha y hora de recepcin para empezar el proceso de verificacin y proceso de
pago. Para lo cual la Contadora General es quien sumilla al personal responsable
de control interno.
Control Interno:
Los analistas de control interno que estn a cargo del proceso de viticos y
subsistencia en el interior proceden a revisar cada uno de los documentos se
encuentren realizados de la manera correcta. Dentro de este proceso se revisa:
Facturas de hospedaje
Cronograma de actividades a realizarFormulario de resultados obtenidos
P.E
1.5
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Informe de licencia con remuneracin
Solicitud de licencia con remuneracin
Dentro de estos dos ltimos documentos que son de mucha importancia se valida
que existan las firmas de responsabilidad para seguir dando trmite a este
proceso y dentro de estar firmas tenemos:
Servidor solicitante / Servidor Comisionado
Director de anlisis tcnico de proyectos
Coordinador general tcnico ICO
Una vez validada estas firmas se sigue procesando el trmite en el cual se verifica
el memorando en el que el Director de Anlisis Tcnico de Proyectos da luz verde
al trmite y se lo enva al Director Financiero indicando los das, fechas y periodos
que el funcionario sali de comisin.
Analista de Contabilidad:
El Funcionario analista de contabilidad realiza la hoja de control interno en la cual
se detalla cada uno de los procesos y datos importantes para el pago con el fin de
realizar un cuadro resumen en el que se especifica.
Nombre del Funcionario beneficiario
Tipo de Servidor publico
Numero de SolicitudConcepto por el cual se realiz la comisin
Valor a Transferir
Afectacin Presupuestaria
Unidad de Presupuestos:
Una vez que ingresa la Hoja de control interno el personal de la unidad de
presupuestos valida que los valores estn calculados de acuerdo a la que se
P.E
1.6
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58
estipula en la ley y se procede a realizar el proceso que corresponde a esta
unidad, se valida dentro del sistema de la Institucin que exista disponibilidad
presupuestaria para incurrir en este pago de Viticos y Subsistencias en el Interior
y se realiza el compromiso de esta partida presupuestaria.
Para constancia de que se ha dado proceso dentro de la unidad de presupuestos
en la hoja de control interno se inserta el sello de la unidad con el valor por el cual
se realiz el compromiso y la fecha que se dio trmite a este adicional a la sumilla
del Servidor responsable de este proceso.
Unidad de Tesorera:
El proceso una vez comprometido ingresa a la unidad de tesorera donde se
procede a realizar el pago mediante el sistema de la Institucin y por interfaz con
el Banco central para posteriormente se acreditado los valores a la cuenta del
Funcionario beneficiario del Viatico.
El cual para constancia del pago se imprime el comprobante de pago y se adjuntaal proceso el cual una vez cancelado es archivado.
10. MATRIZ DE EVALUACIN PRELIMINAR DEL RIESGO DEL EXAMEN
CALIFICACIN DE RIESGO Y SU FUNDAMENTO
ENFOQUEPRELIMINAR DEL
EXAMEN
COMPONENTE INHERENTE CONTROL
GASTOS: ALTO ALTOFundamento: Fundamento:rea financiera Viticos pagados en exceso, y
otros sin documentos derespaldo.
PRUEBASSUSTANTIVAS
Pago de viticos y subsistenciasen el interior de acuerdo a lanormativa vigente.
PRUEBAS DECUMPLIMIENTO
P.E
1.7
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59
11. DETERMINACIN DE MATERIALIDAD E IDENTIFICACIN DE CUENTAS
SIGNIFICATIVAS
La cuenta de gastos
12. METODOLOGA DEL TRABAJO
12.1 MTODO DE EJECUCIN
El examen especial se efectuar de acuerdo con normas y disposiciones
establecidas en las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental y de
acuerdo a la planificacin especfica.
12.2 DISTRIBUCIN DEL TRABAJO
El trabajo ser desarrollado por el Sr. ngelo Marchi, de acuerdo al Programa de
Auditoria, actividad que ser coordinada con la Supervisora.
12.3 COMUNICACIN DE RESULTADOS
En cumplimiento con lo dispuesto en el Ar